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第1篇

關鍵詞：檔案工作；建設；中等專業學校

1　學校檔案和檔案工作的概念及其作用

1.1　什么是學校檔案

學校檔案是指學校從事黨務、行政管理以及教育、教學、科研等各項活動中直接形成的有保存、利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

學校檔案包括文書檔案、教學檔案、科研檔案、財務檔案、學生檔案等各種載體形式的檔案，它具有原始性、客觀真實性、信息性和知識存儲性，有著非常重要的憑證作用和參考作用。

1.2　什么是學校檔案工作

學校檔案工作是指運用科學的原則和方法對學校檔案進行有效管理，它是學校管理的一項基礎工作，在反映和維護學校歷史真實面貌、為教學服務、為學校經濟建設服務、為學校管理服務方面發揮著重要作用。

學校檔案工作的基本內容包括檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編日與檢索、編輯與研究、統計和利用服務等。檔案管理業務的各個環節，實際上可以劃分為兩個基本的組成部分，即檔案基礎工作和檔案提供利用工作。檔案基礎工作為提供利用工作創造條件；提供利用工作則反映了檔案基礎工作的成果，同時也向基礎工作提出了新的要求。

1.3　學校檔案的重要作用

檔案是第一手的原始材料，它不僅記錄了歷史活動的事實經過，還記錄了人們在各項活動中的思想發展、社會實踐中的經驗教訓，以及科學研究和文化藝術的創造成果。

檔案管理是學校管理的重要組成部分，是辦好學校的重要基礎性工作，是衡量一所學校管理水平的重要標志之一。充分有效地開展檔案工作，無論在總結教育教學經驗，探索、掌握教育工作規律方面，還是在維護學校教學、科研和管理人員合法權益方面，都有著極其重要的不可估量的作用，這主要表現在以下幾個方面，一是利用檔案為學校各項事業的發展提供計劃和管理依據，有利于學校進行科學管理，提高教育教學質量；二是檔案可以作為學校各項工作查考的依據，有利于對教職工和學生進行全面考核；三是利用檔案為學校歷史、理論研究和科技研究提供第一手資料，為教學科研事業服務；另外，在教育競爭激烈的今天，檔案在擴大學校影響力和知名度、爭創教育品牌、促進學校發展、推進社會文明建設等方面具有不容忽視的作用。

2　中專學校檔案工作存在的問題

2.1　思想認識上不夠重視

從思想認識方面看，一部分同志對檔案管理的認識較為膚淺，“重教學、輕檔案”的意識還存在，認識不到檔案工作在中專學校建設中的重要性和必要性，意識不到檔案對教育事業的促進作用，總認為學校檔案管理沒必要要求得那么嚴格，甚至有人認為檔案工作可有可無。有部分學校領導對檔案工作也不夠重視，對檔案工作不理不問，將一些責任心不強、年齡偏大的人員安排在檔案工作崗位上。上述對檔案管理不夠重視的思想認識，導致檔案歸檔意識不強、檔案證據不足，許多資料已經丟失，或者一時找不到，檔案信息資源開發不足，最終造成檔案利用率不高。

2.2　檔案管理方法陳舊落后

目前，中等專業學校檔案工作的管理方法陳舊落后。文件立卷歸檔后不能夠及時對其進行加工、調整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行開發利用，而且因管理方式落后，導致在查閱檔案時候速度慢、準確率低。同時，很多中等專業學校的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。中等專業學校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中等專業學校工作發展的關鍵。

2.3　檔案立卷工作不規范

檔案立卷工作不規范主要表現在：領導機構、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關內容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系，比如：教學檔案管理制度、基礎數據匯編、專題概要等。對檔案資料的收集、整理、錄人不規范。對本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規范，電子文檔的掛接不全，特別是對教學檔案的收集、整理、錄入有些學校還未進行整理。

2.4　檔案專業技術人員缺乏

近幾年，學校檔案人員的學歷、職稱雖然都有明顯提高，但既有理論知識，又有豐富實踐經驗的檔案技術人員卻相當匱乏。學校檔案人員受各種客觀條件限制，培訓力度不夠。檔案人員參加檔案部門組織的檔案培訓，尤其是檔案保管技術專題的培訓相當有限。這些原因都明顯的制約了檔案管理的專業性。

3　中專學校加強檔案工作建設的途徑

檔案資料的收集、整理和保存工作，是一項具有重要現實主義和深遠歷史意義的工作，切不可等閑視之。搞好中專學校檔案管理工作是一件有利于科學育人。有利于科學管理，有利于后人且造福后代的大事，應從以下幾方面加強中等專業學校檔案管理工作，建立和完善科學的檔案管理機制。

3.1　強化檔案管理意識

領導重視是關鍵，要加大中專學校檔案管理的檢查與考核力度，配置專業人員進行檔案管理，對管理人員要進行崗位培訓。各中專學校要有專門的檔案室或檔案櫥，學校也要把檔案管理列入重要議事日程，實行責任負責制。

同時。確實提高和增強中專學校全體教職工對檔案工作重要性的認識。這是搞好學校檔案工作的先決條件。要認真學習國家《檔案法》，在廣大教職工中深入進行檔案法律知識的普及學習與宣傳，使學校領導干部和全體師教職工都普遍認識到檔案工作的重要意義，扎扎實實搞好檔案工作，建立嚴密的切實可行的檔案管理制度，按照《檔案法》的要求規范各類檔案的分類、歸檔和管理，使檔案工作做到有章可循。有法可依。

3.2　加強檔案的收集和整理

中專學校檔案資料的收集要全，不分巨細，悉數保存，原始的東西往往是最寶貴的東西，只有在廣博的收集留存的基礎上，才能所謂“取精用宏”。中專學校資料的收集工作主要有以下幾種類型：

一是人員資料。每年師生員工變動較大，中專學校要抽出專人搞好人員資料的收集整理工作，幫助教師建立個人檔案，并幫助他們整理保存，這樣不少教師，尤其是成績顯著的教師一定很重視這項工作，這必將對教職工產生不小的凝聚和促進作用。教職工個人資料每年要由教職工本人填寫一次，學生情況由班主任填寫。

二是圖片資料。中專學校每年要舉行各類活動，諸如學術交流、崗位培訓、教學觀摩、來訪接待、采訪錄相、師生獎懲及各種會議等等，這些活動都要留下珍貴的圖片資料，并按年度登記保存。

三是新聞報道和論文刊發資料。這主要是指在國內外各類報紙、刊物及電視、電臺上發表的圖片和文字報道資料，平時要注意收集、存檔。教職工撰寫發表的論文資料，也要整理好編印成冊，全部歸檔保存。

四是要撰寫《學校年鑒》，按時間順序依次記載中專學校一年中的各項工作和各類活動。

五是建立榮譽檔案。這是指中專學校和師生每年獲得的各類榮譽獎勵，要認真建冊登記，并將獎品的照片、證書的復印件及原件(師生個人的原件由本人收藏)作為資料存檔。

六是非文字資料。這主要包括中專學校的校舍、遺跡、繪畫、文物、歌謠及視聽資料等，都要留心收集，認真建冊登記存檔。

3.3　合理運用現代化科學技術

隨著社會科技的進步，檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向。中專學校檔案現代化管理主要體現在兩個方面：一方面是利用現代化高科技手段提高檔案工作效率，克服以往檔案工作的人工操作的落后性，不斷地添置現代化的設備，如利用計算機進行檢索，檔案的縮技術、掃描技術、傳真技術、網絡技術及現代化的檔案保護技術，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理；另一方面是利用現代化管理手段推進文檔一體化的管理，克服學校各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復勞動等問題，通過計算機技術對文件、檔案的全部信息進行統一管理，把文件信息的生成到檔案信息的轉化，以至檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理，讓中等專業學校檔案室不僅成管理部門，更是一個信息供應中心。

3.4　加強人員配備，搞好檔案實施

中專學校各類檔案要實行統一保存和科學管理，并配備思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得辦學規律、有較好政治素質和較強業務能力的同志負責，檔案工作人員不僅要“具備檔案業務知識”，還要具備“相應的科學文化知識以及現代化管理技能”。同時，要建立健全檔案工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保密制度等各項規章制度，嚴格按規章辦事。此外，還要加強硬件建設，這是提高檔案水平的基礎，也是保障檔案管理質量的最佳手段，要配備六防(防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬)實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。