時間：2023-03-13 11:26:25
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇文書檔案管理制度范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
（一）嚴格文書檔案室管理制度，無關人員不得入內查閱、翻閱文件，隨手關門，切忌將鑰匙掛在抽屜或門上。
（二）切實做好保密工作，各種有密級的文件、資料、會議記錄等保密材料閱后及時收回，隨時入柜，不得放在辦公桌上過夜。保密廢紙統一到指定地點粉碎，不得另行處理。
（三）負責各類發文的編號、登記、印發，做到準確、無誤。
（四）及時做好各種來文的登記，按規定程序分別送局領導、中層干部傳閱，做到當日收文，當日傳閱，及時收回。
（五）按月做好各類文件、資料的收集整理工作，做到不漏、不缺、不破損、不重復、不零亂，文件資料完整，查找方便。
（六）做好文件資料的歸檔工作。須在次年五月底前完成，按規定編寫序號、目錄、頁碼，裝訂成冊，及時歸檔；因工作需要調閱檔案，須經局領導同意，閱后及時歸還。
文件收發、傳閱、立卷歸檔管理制度
（一）發文：因工作需要應由局名義對外行文（函、通知、答復件、上報請示件等），先由有關科（室）提出要求，對于需要協調和解決的事項，事先進行協調，取得一致意見。然后有關科（室）擬定行文稿件（包括發文稿紙上的有關項目），送辦公室審核認可，并在核稿上簽字后，報局領導簽發。再由辦公室登記編定發文號，打印的稿件經有關科（室）校對無誤后，交辦公室司印、裝訂、留存、分送。
（二）收文：收文辦理包括簽收，登記、申核，擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。文件收發按照收文辦理的程序簽收登記后，送辦公室領導審核來文是否受理，對應轉辦的文件要及時轉交，在此基礎上提出擬辦意見，分送領導及有關科（室）閱讀或對應辦的事項作出批示。
（三）傳閱：根據領導的意見需傳閱的文件，由辦公室負責收發的同志依次送有關科（室）和有關人員傳閱，傳閱文件一般做到當天送達，當天閱畢，簽名交回，以提高傳閱時效。因需要而暫留的文件，要打好招呼。
（四）承辦：需要承辦的文件根據領導批示，由辦公室及時轉交給有關科（室）或有關同志，按照要求及時辦理；超過時限的，由辦公室催促辦理。辦理結束后，將辦理結果書面交辦公室，需要答復對方的，擬寫成初稿，由辦公室報請領導審定后行文。由縣委辦、縣府辦轉給需提出擬辦意見的文件，辦公室應及時報送局領導，簽署意見后，直接送交轉給有關部門。
（五）立卷：收發的文件一般按照收發序號一月整理一次，對缺少或殘缺的文件，及時追查、彌補。次年五月底前分門別類，附上目錄，立成卷宗，保證文件、資料的整齊、完整。
（六）歸檔：按照要求嚴格做好一年一次的歸檔工作，檔案要擺放整齊，便于查找，同時落實防潮、防火．防蛀、防鼠等措施，保證檔案安全。調閱檔案須經局領導同意，并由工作人員具體操作，檔案一般不外借。
（七）保密：切實按照文件密級要求做好保密工作。
督查反饋制度
（一）為認真落實局長辦公會議決定，局領導批示和上級交辦的任務，及時反饋有關信息，特制定本制度。
（二）督查反饋的具體工作由辦公室負責。根據局領導意見對應辦未辦的事項，由辦公室發出督查通知單，有關科（室）根據要求，立即辦理。做到急事不過日，一般不過周，一些比較復雜、工作過程較長的任務，無法按時辦理的事項要及時向局領導匯報。
（三）各科（室）對督查通知單辦理的情況，在規定時間內，應向辦公室作出反饋，并根據需要答復對方當事單位或當事人，辦公室應及時將督查事項的辦理情況向局領導匯報。
（四）各科（室）書面通過辦公室向局領導提出要求或請示的，由辦公室在三個工作日內將領導批復或不能批復的原因及時作出反饋。
【關鍵詞】醫院；辦公室文書；檔案管理；缺陷；對策
文書檔案管理是指以書寫文件的形式對醫院的日常工作及管理活動進行記錄，包括認識管理記錄、財務管理記錄、業務管理記錄等。其工作難點在于文書檔案的收集整理和分類保管。
一、醫院辦公室文書及文書檔案管理的現狀及存在缺陷
（一）文書檔案管理制度不完善。文書檔案管理制度不完善或管理制度不貼合實際管理工作需要，是各大醫院在文書檔案管理工作中普遍存在的現象。文書檔案管理工作的重點和難點是文書檔案的收集整理和分類保管。需要制定明確的規范制度，對需要進行收集的文書檔案進行規定，避免重要文書檔案被遺漏，也需要明確地整理分類辦法，保證檔案文書的妥善保管，方便日后調用。但各大醫院目前的狀況是缺乏詳細的文書檔案管理制度。
（二）文書檔案管理工作缺乏重視。在醫院也加入市場化經營的當下，醫院的工作人員普遍存在重視業務效益、輕視檔案管理的意識。也有部分工作人員認為文書檔案管理工作可有可無，意義不大。其工作內容沒有什么技術含量，只是比較繁瑣。檔案文書被收集整理后也很少被調用，利用價值低。在這一系列觀念引導下，文書檔案管理工作缺乏重視，工作質量得不到保障，由此造成的檔案缺失、混y的現象不在少數。
（三）管理人員整體素質有待提高。醫學知識和醫療技術是醫院招納人才的主要衡量標準以及日后培訓的主要內容，醫院的文書檔案管理人員通常不是檔案管理的專業人才，只是由其他科室臨時抽調組成的管理團隊。可想而知，這樣的文書管理團隊缺乏專業的文書管理辦法，只是以生活經驗和傳統的管理思想進行文書檔案管理工作，難以實現文書檔案的規范化管理和高效調用。醫院文書檔案管理人員整體素質有待提高。
二、文書檔案管理工作整改策略
（一）建立健全文書檔案管理的規章制度，提高對檔案管理工作的重視。建立健全文書檔案管理的規章制度、對文書檔案的收集整理規定，嚴格制定文書檔案等級劃分標準，明確每一等級的文書檔案的處理辦法。對文書檔案實施分類存儲，根據其內容性質保管到相應部門。同時制定相應的人事管理制度和考核措施，將文書檔案管理的職責落實到個人，在工作過程中實施監督，其考核結果與績效掛鉤，不能達到標準的要采取相應的處罰措施。通過文書檔案管理制度、人事管理制度與考核制度的全面落實，提高工作人員對文書檔案管理工作的重視，保證文書檔案管理的工作質量。
（二）加強管理人員的素質培訓工作，提高文書檔案管理能力。在制定文書檔案管理制度的同時，要積極開展管理培訓工作，提高管理人員的工作能力，使其能達到考核制度中的工作標準。首先要提高領導干部對文書檔案管理的重視，加大文書檔案管理工作的宣傳力度，帶動中層干部、基層職工積極開展文書檔案管理培訓工作。文書檔案管理確實不能給醫院帶來直接的經濟效益，但只有做好文書檔案管理工作，才能給醫院其它工作的正常開展提供保障，同時也對醫院工作進行記錄，日后可以有檔可查。在文書檔案管理培訓中，要注意先進管理理念和新管理辦法的引入，通過開展培訓切實提高文書檔案管理人員的整體素質和工作能力。
（三）改善文書檔案管理的硬件配置。醫院要加強文書檔案管理工作的資源投入，不僅是人力資源投入，還包括引進新技術和新設備，采用現代化的管理辦法和設備進行檔案管理。在技術上包括采用信息技術和電子技術等，實行文書檔案的信息化管理，提高檔案利用率。在設備上可以采用先進的電子設備，豐富文書檔案的形式，實現文書檔案的音像化和影像化。另外對文書檔案的存儲保管要格外注意，做好防火、防潮、防蟲等工作，同時加強信息安全管理，防止檔案失竊造成重要信息泄露。
三、結語
醫院辦公室文書與文書檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，醫院領導和相關工作人員應加大對文書管理工作的重視、建立健全管理制度、提高管理人員的素質能力、優化管理設施，全面提高文書檔案管理工作的質量和效率。在文書檔案管理工作過程中積極總結存在的問題和不足，隨時更新管理理念和管理辦法，讓醫院文書檔案管理工作跟得上醫院的發展需要。
【參考文獻】
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[2]張冀紅. 醫院文書檔案管理存在的問題及對策[J]. 檔案天地，2012（08）：53.
一、文書檔案實現現代化管理的優勢
（一）提高檔案歸檔人員的工作效率
通過做好文書檔案現代化管理工作，可以進一步規范文書檔案管理的流程，改變傳統的文書檔案管理方式，全面提高文書檔案管理工作的效率。而且通過運用計算機技術來對文書檔案進行整理和歸檔，可以有效的減輕檔案管理人員的工作量，文件信息資料的收集、存放、分類等工作更為快捷和便利，提高檔案管理工作的效率。
（二）提高檔案的查閱速度
利用現代化管理方式來做好文書檔案管理工作，可以有效的提高文件查閱速度。在實際工作中，通過運用計算機網絡技術能夠隨時對文書檔案資源進行檢索，檔案使用者在利用檔案信息時不受時間和空間的限制，能夠在極短時間內查到自己所需要的資料，有利于檔案利用工作的效率的大幅度提高，實現了人力和物力資源的有效節約。
（三）提高文件的傳遞速度和安全性
文書資料在日常公文處理過程中，傳遞時極易發生丟失的情況。通過運用計算機技術和網絡技術，文書資料可以通過網絡進行傳遞和流轉，有效的提高了文書資料的傳遞速度，保證了文件的安全性。同時還可以通過檔案管理系統來對檔案密級進行確定，并設置具體的操作權限，以此來保證文書檔案信息的安全。另外，現代化管理方式下的電子文書檔案，有效的提高了檔案信息的利用率和檔案管理工作的效率。
二、加快文書檔案現代化管理的策略分析
（一）建立現代化的文書檔案管理制度
強化文書檔案的制度化建設，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現代化文書檔案管理制度與技巧的結合，可有效保護存儲文書檔案。建立現代化的文書檔案管理制度，要求機關企事業單位應當摒棄過往傳統的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導，結合組織內部的管理體制和組織架構等實際情況，建立起符合自身實際情況的文??檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質檔案與電子檔案共存等。現代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應當注重文書檔案編修制度的規格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。
（二）應用先進手段實現文書檔案現代化管理
當前辦公自動化系統得以普及，在具體辦公過程中，通過OA流轉即能夠完成收文和發文，這就要求檔案管理人員要加快文書檔案管理觀念的轉變，充分的利用現代化化手段來提高文書檔案的管理水平。因此在文書檔案管理工作中，需要充分的運用現代化管理軟件，依托于計算機技術來對文書檔案進行整理、儲存和查閱。同時還要通過創建OA系統軟件與現代化管理軟件的接口，實現來完成公自動化系統與檔案管理系統之間的無縫對接，這樣電子文件數據通過辦公自動化系統即能夠直接進入到檔案管理系統中，完成歸檔工作。而且有效的保證了紙質檔案與電子文檔之間信息的一致性。另外，各機關單位還要通過運用相應的軟件來加快推動檔案管理信息系統的建設，在保證文書檔案質量的基礎上，全面提升文書檔案的應用價值，加快促進文書檔案管理的現代化水平。
（三）提高文書檔案檢索效率
在文書檔案檢索方面，首先通過對當前的文書檔案進行全面的普查，根據各行業發展的需要，針對一些不具有利用價值的文書檔案進行移除，以減少文書檔案管理工作中內容的重復性；而對文書檔案進行普查與無用檔案的清除，也是文書檔案管理工作實現標準化與科學化的前提。其次，通過對文書檔案進行組合，對于一些內容較多的文書檔案將其分為幾個類別清晰的案卷，并重新梳理內容繁雜的檔案，將各檔案之間的聯系明確，以促進文書檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時，嚴格按照相關標準來規范檔案題名，以提高文書檔案檢索的準確性與效率。因為實施文書檔案的規范分類，其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書檔案的題名準確性，才能使檔案發揮其具體的效用。
（四）不斷完善和健全文書檔案管理體系
為了能夠更好的提高文書檔案管理水平，需要在日常工作中注重構建完善的文書檔案管理體系，進一步完善文書檔案管理要求。在實際工作中，各單位需要針對自身的實際情況，并按照文書檔案管理的要求來建立健全文書檔案管理體系。同時還要注重文書檔案綜合管理水平的提升，各部門之間在日常工作要做好協調工作，加強工作中的交流和配合，確保實現信息的全面傳輸和實現對文書信息的完整記載。文書檔案管理工作是一項長期性及繁瑣的工作，需要在實際工作中配備專業的檔案管理人員，并在實際工作嚴格按照具體的要求來做好檔案資料的收集和整理工作，確保檔案管理人員整體素質的提升，并對每一個檔案人員的相應職責進行明確，全面提升文書檔案現代化管理的質量。
1 文書檔案管理工作中存在的問題
（一）文書與檔案工作銜接不合理
在??前各行各業發展過程中，文書檔案管理工作的重要性不斷突顯出來。在實際工作中，文書工作與檔案工作之間存在十分緊密的聯系，因此在文書檔案管理工作中，需要正確處理好文書工作和檔案工作兩者之間的關系，確保文書檔案管理工作的質量。但在日常文書檔案管理工作中，文書工作與檔案工作之間缺乏有效的銜接，在管理體系和制度方面也不完善，這對文書檔案管理工作的規范性帶來了一定的制約，不利于文書檔案管理水平的提升。
（二）文書檔案管理工作人員素質有待提高
近年來文書檔案管理工作的重要性越來越突顯出來，這也對文書檔案管理人員的整體素質提出了更高的要求。但在當前很大一部分單位文書檔案管理工作中，部分文書檔案管理人員綜合素質都不高，不僅檔案管理人員專業技能有所欠缺，而且工作中存在較強的隨意性，缺乏標準性和規范性。在當前檔案管理現代化水平不斷提高的新形勢下，需要文書檔案管理人員努力提高自身的綜合素質，更好的促進文書檔案管理工作的持續發展。
（三）對文書檔案管理工作不重視
當前在各行業中文書檔案管理工作中普遍得不到重視，這主要是由于人們對文書檔案的重要性缺乏有效的認識，因此在實際工作中，人力、物力和財力投入普遍不足，這就對文書檔案管理工作的質量和工作效率帶來了較大的影響，很難發揮出文書檔案的真正效率和價值。
2 提高文書檔案管理工作的強化措施
（一）重視文書與檔案工作的銜接效果
文書檔案管理水平的高低與文件的質量具有直接的關系，因此在實際工作中，需要重視文書工作與檔案工作之間的有效銜接，從而為文書檔案管理水平的提升創造良好的條件。這就需要在日常工作中在重視文書檔案的宣傳工作，使人們對文書檔案管理工作的重要性有一個深入的認知，準確對文書材料進行歸檔和立卷，實現文書與檔案工作的一體化發展。嚴格對文件進行審核，及時對文件材料進行收集，為文書檔案工作的順利開展奠定良好的基礎。
（二）建立現代化的文書檔案管理制度
強化文書檔案的制度化建設，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現代化文書檔案管理制度與技巧的結合，可有效保護存儲文書檔案。建立現代化的文書檔案管理制度，要求機關企事業單位應當摒棄過往傳統的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導，結合組織內部的管理體制和組織架構等實際情況，建立起符合自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質檔案與電子檔案共存等。現代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應當注重文書檔案編修制度的規格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。
（三）采用現代化的文書檔案管理技術
在文書檔案現代化管理過程中，應當注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確保現代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現代化管理中，應當加大資金技術投入，強化網絡體系建設，購買相關軟件和設備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網絡安全管理上可采取的現代化管理技術包括設置登錄權限、信息查詢權限、密匙技術和系統部保護密碼等，這些技術的應用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技?g的應用，還能在文書檔案信息管理系正常運行的前提下，對各類數據信息進行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關資料的用戶必須在得到實名認證通過后才能進入系統。可見，現代化技術和設備在文書檔案管理中的應用與推廣，不僅能夠促進文書檔案管理工作的規范化、信息化發展，還能切實提高文書檔案的開發利用價值，最終促進單位的可持續發展。
（四）打造高素質的文書檔案管理隊伍
在文書檔案現代化管理工作中，對于檔案管理人員整體素質提出了更高的要求，需要打造一支專業化和高素質的文書檔案管理隊伍。因此在實際工作中，需要重視文書檔案管理人員的培訓工作，通過專技能、信息技術和現代管理方法等多項針對性的培訓有效的提高文書檔案管理人員的綜合素質。同時還要重視計算機網絡信息技術人才的培養工作，努力提高文書檔案管理的現代化和信息化水平。另外，還要對文書檔案管理人員進行多種形式的學習和培訓活動，使檔案管理人員樹立良好的服務理念，增強檔案管理人員的競爭意識，使喚其能夠更好的掌握各種現代化管理技術，全面推動文書檔案的現代化管理水平。
一、新形勢下事業單位文書檔案管理的重要性
（一）為社會工作提供檢索服務。作為社會主義國家，我國經濟體制主體主要為社會主義市場經濟體制，市場經濟體系正處在持續完善的進程中。事業單位作為市場經濟的重要組成部分，其在我國社會經濟活動中發揮著不可或缺的重要作用。文書檔案是有效記錄事業單位及分支機構、住所、業務范疇、?y行信息、法人代表以及開辦資金等眾多資料與業務的重要載體，倘若能夠針對上述資料與業務進行科學的開發利用，不僅能夠促進事業單位的有序發展，同時能夠為社會工作提供各種檢索服務。
（二）發揮法律憑證效力。事業單位文書檔案全面記錄了事業單位的建立、變更、注銷，并且涵蓋了事業單位各種活動的開展，真實反映事業單位所有內容。而上述檔案資料，能夠為各級管理部門或者有關機構檢查事業單位是否存在違法亂紀情況提供真實有效的法律依據，其本身具有良好的法律憑證效力。
（三）促進國家檔案不斷完善。事業單位在我國文化生活、經濟領域以及政治層面均具有至關重要的作用，關系到我國社會與經濟的發展。文書檔案作為客觀記錄事業單位發展變化的資料，能夠為祖國保存一份詳盡、真實、客觀的歷史材料，進一步完善國家檔案。
二、加強事業單位文書檔案管理的措施與建議
（一）建立健全文書檔案管理制度。建立健全文書檔案管理制度是有效保障事業單位文書檔案管理工作順利開展的先決條件。這就需要事業單位綜合參考自身實際情況與檔案管理工作現狀，針對現有的文書檔案管理制度進行有效的整理優化，并積極借鑒企業在檔案管理工作方面的成功經驗，進一步完善文書檔案管理制度。與此同時，為進一步保障檔案管理制度的有效落實，建立對等的獎罰制度，將文書檔案管理相關的工作納入考核指標當中，針對工作能力與業績突出的人員，不僅需要給予物質層面的獎勵，同時還需要提供晉升渠道，在有效明確檔案管理人員責任的同時，更好地發揮激勵作用。除此之外，為進一步保障文書檔案管理工作的質量，事業單位應當定期進行核查，通過構建科學合理的審查機制，以便于針對文書檔案進行全面的審查核對，進一步保障文書檔案的規范、真實以及完整。
（二）加大文書檔案信息化建設力度。事業單位文書檔案管理工作本身是一項極為復雜、繁瑣的工作，當中涉及的內容較為廣泛，傳統的文書檔案管理不僅投入巨大的人力資源，同時還需要高度重視文書檔案管理工作的質量，避免檔案資料存在遺漏或者不完善的現象。“互聯網+”時代，事業單位應當主動引入檔案管理信息化技術，通過加大文書檔案信息化建設，在有效節約人力、物力的同時，全面提升文書檔案管理的效率與質量。首先，加強文書檔案數據庫建設，主動針對各種分散的、多種介質的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進行有效的轉化歸檔處理，真正實現檔案資料的自動整理、檢索、查閱以及利用。其次，建立健全文書檔案信息化管理制度，事業單位應當綜合參考自身實際發展情況與檔案資料庫大小，建立一套完善的信息管理規章制度，進一步明確檔案管理的數量、人員以及檔案室進入要求等，將責任進行細化，并落實到具體崗位。最后，事業單位文書檔案管理還應當主動嘗試融入辦公一體化，通過外包給企業的方式，基于辦公一體化的基礎，設計文書檔案管理軟件，使其能夠真正融入整個事業單位的管理工作中，進一步提升文書檔案管理工作的效率與質量。
（三）加強檔案管理隊伍培訓教育。首先，事業單位檔案管理部門應當加強檔案管理人員的后繼管理工作，通過制定業務考核體系、檔案管理人員任免體系、繼續教育體系等，進一步提升廣大檔案管理人員的緊迫感，使其能夠主動投入到學習中。其次，事業單位應當綜合參考檔案管理工作的實際情況，制定針對性的晉升體系，在有效調動檔案人員能動性的同時，吸引更多的綜合素質過硬、信息技術專業能力強的檔案管理專業人才，以此來充實檔案管理隊伍，帶動整個檔案管理隊伍綜合素質的提升。最后，加大檔案管理隊伍的繼續教育力度，通過主動開展多種類型的教育形式，包括講座、委培等形式，積極進行檔案管理專業知識、信息化專業知識的培訓，全面提升檔案管理隊伍的專業水平、信息化水平，為文書檔案管理工作提供更好的服務。
（四）創建新型文書檔案管理模式。首先，事業單位文書檔案管理模式的特征應當逐漸從封閉型朝著社會型變革。隨著全球經濟一體化的不斷深入，我國社會主義市場經濟體系越來越完善，社會中多元化的經濟組織形式，新舊文書制度正在進行著交替，事業單位相關活動逐漸轉變為社會性的活動。與之相對的，作為文書管理當中至關重要的文書檔案管理工作，其必然也需要朝著社會化趨勢進行轉變。該種形勢下，事業單位文書檔案管理工作顯然不能夠沿用傳統管理模式，僅僅注重本單位的文書檔案管理，還應當逐漸面向市場經濟，構建具有一定社會性的文書檔案管理部門，相應的管理對象不僅僅局限于事業單位相關內容，同時還應當逐漸涉及所有社會事業，使得文書檔案管理服務具有更好的社會性，能夠為社會提供更多的服務。
1 做好文書檔案管理工作的重要性和必要性
一直以來，文書檔案都是單位的重要信息資源，該信息資源的準確與完整將直接影響到單位所制定各項重大決策。因此，作為單位管理者，應對文書檔案管理工作給予足夠的重視。
首先，要認識到文書檔案這種信息憑證的重要性。大多數人群僅了解文獻內容具有一定的主觀性，但文書檔案并非等同于一般文獻，其中詳細記載著單位員工的個人信息以及單位的真實工作，具有強烈的客觀性，且伴隨著明顯的法律作用；其次，單位文書檔案在一定程度上起到了補充國家檔案的作用。單位文書檔案雖是國家檔案的重要組成部分，然而由于國家檔案信息并非與單位檔案信息一樣完整，因此完善的單位文書檔案信息有效補足了國家檔案中的缺陷[2]；最后則是為社會提供信息服務方面。由于單位的文書檔案信息中對各方面信息記錄均較為全面，因而能夠很好的反映出當前我國社會注意市場經濟的發展現狀，并能為之后的發展提供相應的信息服務。
2 分析當前文書檔案管理工作中存在的問題
2.1 文書檔案管理不夠規范
目前，我國大多數單位在文書檔案管理工作方面依然存在不規范的現象，主要表面在以下幾個方面：檔號不規范、標題不規范、案卷目錄不規范、組卷混亂等。導致文書檔案管理不規范的最主要原因便是缺乏一套行之有效的管理制度，也未能確定任何監督制度。從而導致目前單位的文書檔案管理工作的參差不齊。
2.2 文書檔案檢索效率不高
隨著社會的不斷發展，我國已全面步入信息化時代。然而在此新的時代背景下，絕大多數單位的文書檔案檢索工作并未實現辦公自動化，即仍以傳統的手工檢索為主。此外，部分單位的文書檔案管理人員，雖編制出了多種形式的檢索工具，用以提到檢索的效率，然而由于文書檔案數量的不斷增加，致使檢索的效率始終難以得到有效提到。這是因為大多數文書檔案管理人員，其所編制的檢索工具過于注重檢索內容的數量，而忽略了檢索的質量。如針對專題類的文書檔案，便未能就題材進行相應的歸類。
2.3 文書檔案管理人員的專業素質不高
隨著時代的不斷發展，現代社會對文書檔案管理工作的要求也越來越高，相應的也對文書檔案管理人員提出了更高的要求。然而目前，國內大多數單位的文書檔案管理人員文化程度與專業素質并不滿足時展的要求。在信息化與科學化全面普及的今天，甚至有部分文書檔案管理人員仍舊不懂得如何運用電腦，或缺乏相應的電腦應用知識。此外，國內針對文書檔案信息進行研究與開發的專業人才并不多，從而導致了我國的文書檔案管理工作質量始終難以得到有效提升[3]。
3 文書檔案管理工作的創新途徑
3.1 加強制度建設，提升執行力度
上文中我們提到，缺乏相應的文書檔案管理制度是影響單位文書檔案管理水平的重要因素之一。加之領導對文書檔案管理工作缺乏系統的認知，進而導致文書檔案管理工作始終難以得到有效開展。因此，要想做好單位的文書檔案管理工作，首先應從制度方面入手，新制度的制定要以原有制度為基礎，并在此基礎上結合我國基本國情進行合理創新。
具體而言，單位的文書檔案管理制度制定應在不違背相關規定的前提下，創建一套符合自身發展規律的文書檔案管理制度，其中既要包括文書檔案管理的要求、結構、形式以及內容，又要包含一套較為完整的領導體制，已明確在文書檔案管理過程中各自的責任[4]。此外，在制定出一套相對較為合理的管理體系之后，單位還應建立一套與之相對應的監督體系，用以確保該制度體系的執行力度。如針對單位的文書檔案管理工作，相關領導可定期對其進行評審，從而有效提升文書檔案管理工作的效果。
3.2 積極構建文書檔案管理信息系統，提升文書檔案管理水平
造成我國文書檔案管理信息化水平不高的主要原因，除了領導的不重視之外，更多的是由于目前所使用的文書檔案管理系統已逐漸無法滿足現代社會對文書檔案管理工作的需求。目前，單位所使用的文書檔案管理系統僅僅實現了檔案分級錄入管理的功能，至于更方便快捷的全文檢索則未能得以有效實現。此外，由于傳統的文書檔案管理系統未能預留能與OA對接的接口，致使單位的檔案數據安全存在一定的風險。因此，要想切實提高單位的文書檔案管理水平，相關管理系統的革新與升級勢在必行。
3.3 優化隊伍結構，提高隊伍質量
無論國家單位或是企業，其競爭的核心均是人才，文書檔案管理工作亦是如此。對此，作為單位領導者，應該在完善文書檔案管理制度的同時加強對人才隊伍的建設，從而提高單位的文書檔案管理水平。首先，在單位用人方面，務必要挑選具有相應資質的專業人才。其次，針對現有的文書檔案管理人員，單位應對其展開進一步的培訓，以提升相關管理人員的專業素質，進而提升單位的文書檔案管理水平。最后則是要及時清除不合格的文書檔案管理人員，從而確保文書檔案管理的水平與管理人員的素質均符合社會對文書檔案管理工作的要求。
3.4 文書檔案實現辦公自動化，確保文書檔案信息的安全性
隨著社會的不斷發展，各類電子文檔以及現代化辦公技術的普及標志著我國已全部步入信息化時代。在此新的時代背景下，單位的文書檔案管理工作也應逐步往信息化、現代化的方向發展。然而，為了能夠實現文書檔案辦公自動化，首先針對單位文書檔案管理的信息錄入工作，應采用統一的專業用于以及統一的技術標準，以滿足科學管理的要求。其次，單位應積極建立與文書檔案管理工作相對應的檔案數據庫，規范數據的轉入與轉出。再次，為確保檔案信息的安全，針對文書檔案的電子信息除了采取相應的監管措施外，還需進行內外網的隔離。通過建立完善的管理體系，推動文書檔案管理工作的自動化辦公。
1醫院文書檔案管理存在的問題
面對衛生部將醫院文書檔案管理納入醫院評審的新要求，我院為了提高醫院文書檔案管理質量，分析我院醫院文書檔案管理存在的問題，通過發現問題、解決問題，在不斷的解決問題中發展。我院文書檔案管理存在的問題主要有以下幾方面問題：
1.1缺乏管理制度 當前醫院檔案管理制度不完善、不健全，科室的文書檔案管理意識薄弱，缺少檔案統一管理的意識，并且存在不嚴格執行檔案管理規章制度的現象。部分行政部門更是辦理文件效率差，不能及時將上級文件上交辦公室，甚至為了科室查詢方便，自行留存本科室。加之檔案檔案管理人員不固定，容易造成資料缺失或者丟失。
1.2硬件設施差 醫院辦公條件的限制，造成部分醫院文書檔案管理科室無獨立的辦公空間，并且沒有相應的專用檔案存儲電腦、掃描儀等設備，不能實現檔案管理信息化要求。同時醫院對文書檔案管理重視度不夠，對其的資金支持和投入較少，限制了文書檔案管理工作的發展[2]。
1.3管理人員綜合素質差 多數醫院文書檔案管理人員屬于非專業人員，缺少專業的知識，并且對新知識的應用不足，從而造成文書檔案辦理不及時，歸檔不合理等問題。或者文書檔案管理人員工作積極性差，檔案管理工作不認真，不能全身心的投入到文書檔案管理工作中。同時管理人員綜合素質差，歸檔過程中不嚴格遵守文書檔案管理要求。
1.4拓展應用 醫院文書檔案管理人員自身操作水平差，對于信息化管理手段不能熟練應用，造成信息檢索慢、工作效率低。同時在文檔資料開發利用過程中，檔案管理不全面、不系統，導致文書檔案資源浪費現象，缺少具有科研成果的檔案管理內容，出現文書檔案管理輕重失衡現象，不能發揮文書檔案管理的價值[3]。
2 PDCA循環原理的探索應用
PDCA循環原理是指通過制定計劃、執行計劃、檢查結果、處理問題等工作的循環過程。在管理活動中應用PDCA循環，可以不普遍提高管理質量和工作效益。在醫院文書檔案管理中應用PDCA循環原理，我們應該嚴格遵循PDCA循環原則，使醫院文書檔案管理質量以車輪式提高，促進醫院文書檔案管理高效規范化的實現。
2.1制定計劃 針對醫院文書檔案管理存在的問題，制定注針對性的對策。主要體現在以下幾方面：為醫院文書檔案管理科室配備標準化的檔案辦公室；綜合分析確定新建檔的方案；配備專門的電腦、打印機、掃描儀等檔案管理專業設備；加強對檔案管理人員的培訓和學習，提高工作人員檔案管理的專業技能；建立完善健全的文書檔案管理制度，明確崗位職責[4]。
2.2執行計劃
2.2.1將紙質文書檔案轉化為信息化檔案，可以通過掃描方式進行。對于需要錄入的內容，不能隨意更改檔案內容，并且對檔案進行嚴格分類和歸檔。轉變傳統的文書檔案管理觀念，正確認識檔案管理信息化的重要性。
2.2.2綜合我院文書檔案管理現狀以及醫院的實際情況，制定科學合理的檔案管理制度，明確各崗位人員職責。同時明確規范文書檔案管理流程，為文書檔案管理提供制度保障和依據。
2.2.3嚴格醫院文書檔案管理人員的聘任制度。招聘人員必須是專業從事檔案管理人員，并且經專業培訓取得檔案專業上崗證。通過不斷的招聘，提高檔案管理人員綜合能力和專業水平[5]。
2.2.4加強對文書檔案管理人員的培訓，定期對檔案管理人員進行培訓，提高管理人員的檔案管理意識，培養檔案管理人員專業能力。通過組織學習和培訓，對醫院文書檔案管理人員進行考核和評估。培養檔案管理人員規范化的工作流程，保證檔案管理內容和分類的齊全。
2.3檢查結果 依據PDCA循環工作原理，對醫院檔案管理工作進行評價。檢查醫院檔案管理應用PDCA循環原理建設的檔案管理制度、制度落實情況、文書檔案辦理效果以及歸檔分類情況。結合醫院文書檔案評審工作的不斷深入，通過自查和檢查、定期檢查和不定期檢查、跟組檢查等方式，科學合理的檢查文書檔案管理質量。結合檢查結果，制定評審方針，并就發現的問題提出整改措施。同時及時跟蹤整改效果，分析整改措施的可行性，從而有效促進檔案管理質量的持續改進。
2.4處理問題 定期開展檔案管理工作研討會，及時發現計劃、執行以及檢查中存在的問題，分析發生的原因，并且明確調整措施的重要性，保證文書檔案管理工作向著標準化、規范化方向改進。特別是對于文書檔案辦理流程，應該及時改進，保證文書檔案按時限辦理，不斷提高當日辦理率、三日歸檔率。同時，辦公室組織相關人員進行經驗總結，促使檔案管理的具體工作逐步進入一個更高層次的質量循環過程。
1.單位忽視了文書檔案管理工作的重要意義
文書檔案管理受自身工作特點的影響，其作用需要很長時間才能展現出來，要想在短時間內就為單位整體效益的大幅度提升做出貢獻著實很難。正是由于這樣，不僅僅是單位領導甚至是一些文書檔案管理工作人員都產生了“文書檔案管理工作可有可無”的極端思想。而這種想法帶來的直接后果就是單位不肯花錢為文書檔案配備先進的設備、不肯為文書檔案管理工作改進辦公場所、不肯為文書檔案工作人員進行講座培訓等等。除此之外，文書檔案管理工作人員的不重視還會直接影響其工作積極性，甚至有些文書檔案管理人員只是做一些簡單抄寫、錄入、作，對文書檔案資料的收集、開發、編研、歸檔等工作一概不管，因此要想發揮出檔案資料的價值，難上加難。
2.文書檔案管理方式較為落后
影響文書檔案管理工作的一個重要點就是檔案管理的方式。當前很多事業單位的檔案管理工作依然采用傳統的那種方式，即人工收集、人工歸檔、人工查找。不僅占用了寶貴的人力資源，而且使得檔案管理與利用的效率極為低下。
3.文書檔案管理制度不健全，文書檔案管理不規范
一方面由于檔案管理工作極為復雜和繁瑣，稍有不慎就會因為程序混亂而前功盡棄；另一方面由于當前單位尚缺乏一套細致、完善、科學的管理制度作為支撐。加之目前領導、工作人員缺乏對這項工作的重?，因此單位文書檔案管理工作的規范性實在是有待提高，嚴重降低了文檔管理與利用效率。
4.文書檔案管理工作人員的業務素質較為薄弱
首先，由于單位對文書檔案管理工作的不重視，導致了文書檔案管理工作人員缺乏對工作的責任感，降低了對工作的熱情和積極性。其次，由于單位在文書檔案管理人員的選用上存在一些問題，直接導致文書檔案管理工作人員的專業素質不足，檔案管理經驗不足。再次，單位缺乏對文書檔案管理工作人員的后期培訓，使其無法及時滿足工作發展的需要。最后，由于部分文書檔案管理工作人員道德素質較差，對需要保密的工作內容做不到保密，而嚴重影響了文書檔案管理工作的質量和效率。
5.單位內部各個科室不協調，阻礙文書檔案管理工作的進一步發展
文書檔案管理工作內容涉及廣泛，包含對各個部門工作行為、過程的記錄。因此，與其他部門之間的良好配合有利于文書檔案管理工作的進一步開展，但是反觀當下，由于很多其他部門人員對檔案管理意識不足，直接或者間接表示拒絕配合工作，從而造成了檔案資料收集不到位現象的出現。除此之外，單位內一些部門由于過程繁瑣所以不愿意將需要歸檔的材料交給我們統一保管，而是采取各自存放的方式，這樣不僅無益于檔案利用效率的提升，而且還會就造成檔案的丟失或者是損壞。
6.配套不全，條件較差
這方面問題主要體現在以下幾點：
（1）檔案管理設備陳舊落后，無法及時跟上信息化潮流。
（2）檔案管理系統落后，軟件條件差。
（3）存放檔案的基礎設施參差不齊，柜架破舊不堪。
（4）缺乏專項資金對一些已經破損的紙質檔案進行修復。
7.缺乏必要措施來維護檔案信息內容的安全
事業單位的有些資料會涉及到一些機密問題，因此在進行對傳統檔案進行理時要特別注重對文件內容進行保密。但是反觀當下，我們在對文書資料進行信息化處理時卻忽略了這一點。不僅缺乏嚴密的防護系統進行信息維護，而且對一些文書檔案審查不嚴，黑客很容易就能侵入我們單位內部計算機系統，解鎖密碼，從而造成一些需要保密的文書檔案外泄。
2 提升事業單位文書檔案管理工作質量、效率的措施探討
1.提升事業單位工作人員對文書檔案管理的意識
文書檔案管理工作對于促進單位整體工作水平的提升具有深遠的影響。因此，單位領導要起到帶頭作用，對文書檔案管理工作的重要性有一個深刻的認知。給文書檔案管理工作配備專業化的設施、專業化的人員、專業化的辦公場所等。
2.以多種手段提升文書檔案管理者的素質
首先，要提升事業單位文書檔案管理人員的準入門檻，在人員選拔上注重對他們專業知識以及工作經驗的考察，以從源頭上提升檔案管理隊伍的整體素質；其次，單位要加強對文書檔案管理工作人員的任職教育培訓，經常性的組織一些講座、或者是新老工作人員之間的經驗交流座談會，使一些新入職人員能夠在前輩那里獲取一些工作技巧，增強個人操作技能。再次，單位要采用優勝劣汰的方式來提升文書檔案管理人員的工作積極性。最后，要對一些道德素質低下的工作人員進行及時的教育，或者是要求他們參加一些必要的道德素質培訓活動，防患于未然。
3.更新檔案管理設備，創新文書檔案管理思路，革新文書檔案管理方式
創新是進步的源泉。事業單位的文書檔案管理工作也一樣，要想實現自身的發展與進步，就必須緊跟時展潮流，創新檔案管理思路，積極的運用一些新技術、新方法來革新工作方式。如我們在進行檔案管理工作時，要積極引進一些操作便捷的先進設備，建立起良好的檔案處理系統；為了保證檔案信息的安全，要引進計算機輔助系統；為了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式進行文書檔案管理等等
4.完善文書檔案管理制度
由于當前單位內部的文書檔案管理部門仍處于由傳統檔案管理方式向信息化檔案管理方式的過渡階段，加之我們缺乏一定的信息化檔案管理經驗。因此，文書檔案管理工作出現了很大的隨意性和不規范性，對檔案管理信息化建設進程造成了一定的阻礙。為了有效解決這一問題，單位應當結合發展實際情況，建立起一套符合目前發展規律的文書檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依，從而保證檔案管理制度化、規范化建設的順利進行。單位在進行完善檔案管理制度時，要注意以下兩點：一是要注意根據自身發展實際制定一些科學合理的檔案管理規則，有針對性的開展文書檔案管理工作。二是單位在制定檔案管理規則時要充分注意到與其他工作的協調配合，以使所制定的規則能夠具有較強的靈活性
【關鍵詞】企事業單位；文書檔案；規范化
一、引言
文書檔案管理是企事業單位內部管理體系的重要組成部分，是提升單位管理與服務質量的關鍵要素。在文書檔案管理中，分類和歸檔是核心部分。但是隨著現代化水平的提升，企事業單位的文書檔案管理工作出現了諸多問題。這就需要單位結合具體情況，針對問題提出具體的解決措施，促使文書檔案管理工作更加科學化、規范化。
二、企事業單位文書檔案管理現狀
當前，我國企事業文書檔案管理理念和管理方法較為落后，且企事業單位領導對文書檔案管理工作并不重視，也沒有結合企事業單位實際情況健全和完善文書檔案管理制度，導致企事業單位文書檔案工作無法滿足發展所需。首先，企事業單位領導不夠重視文書檔案管理工作。這是造成文書檔案管理資金不足的主要原因，無論是人員配置還是設備配置，都無法滿足企事業單位實際要求。甚至不少企事業單位文書檔案部門人員均是兼職人員，或者是依靠單位領導裙帶關系進入檔案管理部門的關系人員，兼職人員專業能力欠缺、關系人員綜合素質較低，這是造成單位文書檔案管理工作效率和服務質量低的關鍵要素。其次，單位沒有加大對文書檔案工作人員的培訓，也沒有做好崗前和崗位培訓工作，導致工作人員的綜合素質普遍低下、責任意識不強、管理水平不高。這種惡性循環致使企事業單位檔案管理工作的針對性不強，準確性不高，也就不能充分發揮文書檔案管理部門應有的作用和效益。
三、加強企事業單位文書檔案規范化管理的具體對策
（一）以人為本。隨著國家的進步和社會的不斷發展，以人為本思想逐步被推廣和應用至各行各業。將以人為本思想引入企事業單位文書檔案管理工作中，是有效改善單位工作人員管理思想和管理方式的主要途徑。單位領導需要加強對文書檔案管理工作的重視，并加大對文書檔案部門的人力、物力、資金投入力度，加強對工作人員的關注，從而使工作人員充分認識到文書檔案管理工作在單位內部管理體系的重要性。除此之外，單位領導應積極加強與工作人員之間的有效溝通與交流，真正深入群眾內部，了解工作人員的實際需求和心理情緒，并引導各部門之間加強溝通與聯系，從而確保文書檔案管理工作的順利實施，并促使文書檔案工作引起各部門領導的認可與支持，實現提高文書檔案管理效率和工作人員工作積極性的目的。除此之外，單位領導應積極創設有利條件，增加工作人員學習與培訓的機會，進而提高工作人員專業能力和綜合素質。并做好人員配置工作，綜合分析人員的綜合能力，將其安排在最為合適的崗位，進而促使工作人員在工作中找到歸屬感，并實現其自身價值。對于培訓活動的安排與展開，應安排專業人員負責，從而在提升工作人員綜合能力的同時提高他們的責任意識，為企事業單位建立一支專業能力強、綜合素質高的管理隊伍奠定堅實的基礎。（二）引入現代化技術。隨著現代信息技術的不斷發展，企事業單位應改變落后單一的文書檔案管理方式，結合現代化信息技術，促使文書檔案管理方式逐步向現代化、數字化、網絡化方向發展。將現代化信息技術引入企事業單位文書檔案管理體系，不僅可以大大提高檔案管理工作效率，還可以提高文書檔案管理工作的真實性和完整性，對于構建新型管理模式具有積極的促進作用。1.健全和完善各項管理制度，促使管理制度的規范性和科學性。健全和完善管理制度的目的是確保文書檔案管理工作順利展開，并確保管理工作規范化，進而滿足單位發展所需。單位應配置專門的檔案室負責管理文書檔案。對于資料入庫管理或者出庫管理，都需要事先征求科室主要負責人的同意才能執行。2.提高工作人員的計算機操作能力。在構建現代化和數字化管理模式的同時，單位領導應積極引入計算機，將計算機作為培養管理工作人員管理水平的主要工具，從而起到提高工作人員綜合能力和管理效率的目的。利用計算機建立資料檔案，將文書檔案資料及時錄入數據庫，利用計算機進行資料管理，這樣既可以給上級領導檢查提供便利，又可以減少不必要的人力和資金投入。另外，其他部門需要文書檔案資料時，可以直接用電腦將資料發送至部門主要負責人處。由此可見，利用計算機管理企事業單位文書檔案工作，既可以提高文獻檢索速度和檔案管理效率，又可以確保文書檔案資料的完整性和真實性。
四、結語
隨著現代信息技術的不斷發展，企事業單位的文書檔案管理工作取得了不錯的成效。但是由于單位領導的不重視、管理制度的不健全、管理思想和管理方法的落后，導致單位文書檔案管理工作不夠規范化。針對以上問題，單位領導需要加強對文書檔案管理工作的重視，并結合單位實際情況健全和完善管理制度，積極引入現代信息技術提高文書檔案管理效率，從而進一步滿足單位的發展所需，為促進企事業單位的長遠健康發展提供保障。
作者:畢彩云 單位:威海通明照明工程有限公司
【參考文獻】
[1]劉世英.淺談事業單位文書檔案的規范化管理[J].辦公室業務,2013(15):100.
