時間：2023-03-23 15:20:12
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（一）高校缺乏必要的硬件設施，軟件系統也是滯后不前
高校學生信息管理系統，一直缺乏必要的高校和社會關注度。當擴招開始后，學生成倍增長，然而需要進行這些信息處理的服務器和存儲器卻沒有得到相應的升級。甚至在有些高校，學校機房所使用的計算機還是很陳舊的淘汰機型。這也從另一方面導致了辛苦開發的軟件系統在老牛的帶動下發揮不出應用的作用。要知道，計算機硬件水平是整個系統得以實施的平臺所在，如果沒有完善的硬件配備只能導致，校園網絡管理癱瘓。長此以往，信息管理系統也就成了擺設。真正成了老牛拉破車了。
（二）高校教師計算機水平技術有待提高
相關資料顯示，我國大部分高校在招聘高校學生管理人員的時候，只要以管理水平和思想教育水平為基準線，而忽視其自身基本素質和計算機能力的要求。我們可以這么理解，現階段我國高校整體缺乏信息化處理的概念和要求。在這種觀點下，政治教育才是核心才是管理的真正意義所在。然而，當前我國正在開展數字化校園的推廣，這從一定程度上為新時期的學生管理工作定了性，從數字化的角度為現階段我國的學生管理人員提出了新的要求，那就是必須劇本相應的計算機水平和專業知識能力。
二、新時期高校學生信息管理系統設計分析
由此可見，當前的時代是信息化的時代，是綜合性數據處理的核心時代。筆者根據多年所學，有感于當前我國高校學生信息化管理系統設計中的種種問題，擬設計一套全新的高校信息化工作平臺，以數據驅動的交互管理為基礎，來實現各個大數據的綜合后臺管理，并根據高校目前需求，定制各種功能性板塊。通過單賬號，多站點的方式來實現整個資源合理化利用。
（一）關于設計需求分析和背景分析
第一，現階段我國高校各部門應當配合學生信息管理平臺的使用并出臺相應管理制度在該制度中，我們要進一步明確系統的操作和處理要求，以便于管理人員開展日常的數據維護和查詢、更新工作。第二，按系統設計定制權限。舉個例子來說吧，該系統采取權限分離制，高校高層領導可以管理學生所有信息，輔導員可以查詢信息并對部分數據擁有修改權利，學生只擁有查詢信息的權限。對不同類型數據，采取不同分段操作，這樣才能最合理的進行資源利用。
（二）關于高校信息管理系統的功能板塊設計
本系統擬設計這些信息板塊：
1、學生基本信息模塊：包括學生的各項基本資料，如專業、班級、學號、政治面面貌、民族、住址、聯系方式等等；
2、學生教務信息模塊：包括對學生各種成績的處理，如四六級成績、等級考試成績、學期成績等等，教務部門安排接口，便于該部門進行更新維護；
3、學生輔助信息模塊：包括學生各項輔助信息，如獎懲記錄、獎學金信息、貸款信息等等，學工部門設計接口，負責定期更新維護；
4、學生住宿管理模塊：包括對學生生活等各類情況的記錄，如住宿情況、衛生情況、各項衛生評比等等；
5、學生財務信息模塊：包括學生學費繳納情況、教材購買情況等等，由財務部門設置接口負責定期更新維護；
6、學生圖書管理模塊：主要包括學生在童書館的借閱情況更新，由學校圖書館部門進行定期更新和維護工作；
7、學生素質拓展模塊：包括學生才加各類活動的記錄、建立、職業規劃、實習記錄等等。由團委部門設置接口負責更新和維護工作。
（三）關于云技術理念下的設計
(一)系統管理理論各子系統與留學生輔助項目組成部分的對接
從系統管理論的視角看留學生輔助項目的建設，會更加清晰，經歷從總到分再由分到總的過程，項目的完整性和系統性得以彰顯。
1．目標和準則子系統明確了建立輔助項目的宗旨和必要性。留學生在當今國際社會的大背景下，中國文化環境中以及校園文化影響下產生的文化適應障礙和特點決定了輔助項目的必要性，實用性和時效性，這是“變”;可萬變不離其“宗”，這個“宗”就是最大程度的幫助新來留學生縮短文化適應期，調整好心理等諸多方面為未來的學習生活做好準備。
2．技術子系統的內涵最為豐富。主要包括三個方面:留管人員的工作指導思想、跨文化管理能力以及輔助項目建設的具體內容。工作指導思想包括服務意識、奉獻精神、人性化管理的理念。跨文化管理能力指外語水平、跨文化交際能力、對不同民族國家留學生特點的準確把握和工作中的有的放矢。管理不能搞一刀切，不能想當然，要深入到學生中去，發現真正的需求和存在的問題。輔助項目具體內容包括:入學教育、學業指導、中國國情及文化宣講、生活服務、語言社會實踐活動、語言和心理輔導。入學教育重點是我國法律法規教育、校紀校規教育、和社會風俗教育，建議分國籍分語言進行宣講，并以生動例子加以說明，使之達到最佳效果。學業指導主要通過授課教師指導和開展留學生之間的學習經驗交流會完成。中國國情及文化宣講不僅包括第二課堂等對中國傳統文化的介紹和體驗，更應該把關注和討論中國社會當今熱點問題放在重要的位置，使學生真正了解發展中的中國，啟動主觀思考，使學習不止步于書本知識。生活服務范疇廣泛，可通過制作手冊的形式解答學生普通提出的重點問題，強調實用性。語言社會實踐活動包括社交活動，如為留學生介紹中國助學伙伴，鼓勵學生參加社團活動等;觀光游覽名勝古跡，開展形式多樣的文體活動、漢語競賽等，創造機會讓留學生參與中國社會生活的方方面面。
3．社會心理子系統，指對不同民族和國家留學生特點的準確把握，包括他們的思維模式、行事風格、心理特征和團體情感，以及有針對性地開展心理輔導、座談會和語言社會實踐活動等工作。廣大留學生是愿意參與到學校管理的方方面面的，他們希望自身價值在新的文化環境中得到認可并樹立新的文化身份，只是有時候找不到合適的渠道和完全的表達。這就需要留管人員深入的了解學生，發現其閃光點和內心真正的需要，抓住機會鼓勵學生勇敢的在新的文化環境中塑造真實的自己，幫助其建立起多元文化背景下的自信心和文化認同感。
4．組織結構子系統，主要包括三個方面:一是建立多層次的學生工作管理組織，如留學生會、各國分會，特別可以嘗試以勤工助學的形式聘用優秀留學生作為本國學生事務的管理者，這可以充分發揮其語言和文化背景上的優勢，提高管理效率，組織學生體現其有特色的活動和社團，及時反應留學生學習和生活中的問題和訴求，活躍留學生管理。二是規章制度的建立和完善，規范每項事務的流程。例如對校外住宿學生的管理，從外宿申請到及時在轄區派出所登記再到文明住宿保證書的簽字，規范是學生安全的有力保障。三是利用現代通訊方式，進行實時溝通。使用微信、微博等手段確保信息高效傳達及征集反饋意見。
5．外界因素子系統主要指影響留學生教育管理的外在因素，如國際形勢的變化、相關法律法規的調整以及社會發展對高效管理提出的諸多方面的新的要求等。特別強調的是對突發事件的應急機制和處理辦法。高效留管部門必須對可能發生的突況有預見性并建立應急預案，一旦發生突發事件，保證第一時間與教育行政部門、公安機關等有效聯系，協同解決，降低不良影響。
(二)留學生輔助項目各組成部分之間的內在聯系
目標和準則子系統即幫助留學生解決在文化適應過程中遇到的問題，為其順利的在華學習和生活做好相應準備是留學生輔助項目建立的出發點，包括留管人員綜合素質和服務具體內容在內的技術子系統是留學生輔助項目的基礎，社會心理子系統和組織結構子系統是輔助項目順利運行的保障，外界因素子系統又直接作用于目標和準則子系統，對其發展具有決定性意義。總之，留學生輔助項目各組成部分既是統一的整體又保持著動態的平衡，需要相輔相成才能充分發揮其作用。
二、留學生輔助項目系統化建設的意義
(一)提升我國留學生教育的國際形象，吸引更多海外學子來華求學
對一所大學、一個國家留學生教育管理工作和服務質量的滿意度是對其大學教育綜合評價中重要組成部分，完善、靈活而又人性化的留學生輔助項目能夠切實的幫助每一位來華留學生更好的認識中國、了解中國和熱愛中國，并在中國文化氛圍中建立起新的身份和自我認同，這無疑將提升我國大學教育的國際形象，有助于吸引更多的海外學子來我國留學，從而實現把我國建設成為留學大國的理想。
(二)完善制度建設，發揮留管人員主觀能動性，全面提高高校留學生教育管理水平
建立系統性的留學生輔助項目對高校教育管理提出了更高的要求。完善的制度和管理體系是法治和人文關懷的高度統一。因此，留管人員有更大的空間發揮自身優勢、運用跨文化交際能力，做多元文化的溝通使者，幫助留學生以飽滿的精神狀態迎接新的學習生活。通過留學生輔助項目的建立，我國的高校管理能夠真正與世界接軌，同時為教育國際化貢獻一份力量。
(三)調動全社會資源，使政府和企業參與留學生教育事業，為我國的經濟和社會建設輸入新鮮血液
1 個人數字圖書館的定義
近年來，隨著科學技術的飛速發展，個人數字圖書館作為傳統圖書館的新形式，在計算機和網絡技術的推動下應運而生。那么，什么是個人數字圖書館呢？
總體來說就是在自己的計算機上，為實現讀書治學的目的，使雜亂無章的信息資源變成有組織的信息集合，通過免費的或基本免費的軟件，將網上的有關信息資源，通過該管理軟件進行存取，在軟件內完成編輯管理，根據個人需求，供其有效利用。個人數字圖書館的意義在于，通過這一軟件系統，對于個人知識儲備的數字化整合可以順利完成，用戶能夠自己創建、維護、使用該軟件系統。
這一新形式的個人數字圖書館與傳統圖書館比較，突出的特點是：
（1）數字化。使紙質資料的文獻形態改變，使其數字化。曾經的紙質圖書存放時間較長后，其一、積少成多，體積增大，內容增多，越來越不利于文獻資料的整理和保存，其二、隨著時間的推移，部分資料由于保管不善肯定會發生丟失損毀，舊資料查找時也是一個大工程，那么如何處理這些破舊書刊紙質資料？去粗存精選擇性保管顯然不是最理想的方法，那么使其數字化可以妥善保存，不遺失資料的同時更加能夠便于查找。
（2）數據庫化。當今，互聯網上供人免費下載的數字資源日益增多，大家將自己感興趣的文件和資料下載到本地電腦的文件夾中，供日后查閱或使用。但是文件夾不具有數據庫結構，并不能有效的進行檢索文件，當我們下載的文件日益增多的時候，無法有效的管理這些下載的文件，那么，就可以通過個人數字圖書館對其進行統一管理，在需要時通過搜索引擎，快速準確的查找到目標文件，無論文檔文件還是圖片文件或是視頻文件，均可自動識別并打開后臺運行，操作簡單，使用方便。
（3）檢索功能增強化。因為個人數字圖書館的使用者們并不是專業的情報學工作人員，無法精確的對于所需檢索的內容進行輸入，所以，要快速準確的查找到文獻資料，在檢索功能的設置上要加強，即使是模糊的搜索關鍵詞也一樣能迅速的找到需要的文獻資料。基本的檢索功能中至少具有字段檢索、單項檢索、截詞檢索、全庫掃描檢索等，并且，各種類型的文件要在統一的檢索界面，使用方便查找快捷，檢索歷史隨時保存便于隨時調用。
2 個人數字圖書館論文管理系統在高校應用的可行性研究與分析
在高校設立個人數字圖書館論文管理系統，不僅為學生讀者帶來很大方便，同時在系統設計初期的可行性研究與分析中得出其具有很多的優勢，下面將通過3個方面詳述分析。
（1）高校圖書館豐富的信息資源，配合校園內完善的網絡環境。豐富的館藏資源，電子文獻資料較全，是高校圖書館館藏的重要特點，面向高校大學生，購買了種類豐富的各類論文數據庫供學生學習查閱，同時自建論文數據資料庫，為學生查閱下載論文資料提供了很大的方便。另外，高校的現代化設施建設完善，如學生宿舍的高速網絡、圖書館的電子閱覽室、校園全網無線覆蓋等，這些設施為個人數字圖書館的建設提供了堅實的基礎和現實保障。
（2）借鑒國內外成功的案例，為我們提供了寶貴經驗。美國康奈爾大學圖書館曾成功開發個人數字圖書館平臺――My liberty。用戶可以自行通過該平臺搜集電子資源，既可以來自公共網絡的任何地方，也可以來自校園網絡的內部門戶，在這個平臺上管理、編輯、下載，打造屬于自己的個人圖書館。在國內，浙江大學也曾成功開發“我的圖書館”，系統功能如：新書通告、數字資源定制、搜索引擎、書簽功能、個人信息保護等。雖然開發項目不是完全相同，但這些成功的案例都具有一定的可借鑒性。
（3）數量穩定的受眾用戶群。高校龐大的用戶群體都具有高學識、高素質，比較熟練掌握計算機應用、網絡通訊知識、文獻檢索知識等，他們無論是論文創作還是課題研發，都需要強大的學術資料支持，這一軟件系統可以為他們提供高水平、多層次的個性化信息服務，相信廣大師生都能夠廣泛的參與其中，構成穩定的軟件系統的受眾群體。
3 個人數字圖書館論文管理系統的開發構想
根據個人數字圖書館的基本研究發現，個人數字圖書館的數字化、數據庫化特點，以及高等學校的軟硬件設施和環境，以及推廣使用面向的目標群體，非常便于個人數字圖書館論文管理系統的開發與利用。
系統初步設計按照功能大致分為四個部分，論文管理模塊、新聞欄目管理模塊、多媒體管理模塊、系統管理模塊。（1）論文管理。作為本軟件最主要的模塊，用戶可以對本地論文進行有效的管理。通過web server技術訪問中國知網、中國萬方數據庫的接口，對類別數據進行綁定，通過類別選擇，分頁加載該類別下對應的論文，論文打開后可在線瀏覽或下載，下載后的論文按類別分類管理，可對論文進行分類，重命名等操作。集下載、管理、檢索于一體，用戶隨時查閱，實現個性化的分類管理。（2）多媒體管理。作為特色模塊開發，添加了音頻視頻等多媒體共享的個性化的功能，使用者可以通過管理系統自行上傳下載視頻、音頻、圖片到軟件中，方便同學們在使用論文管理軟件學習的同時寓教于樂，在增長知識的同時豐富了同學們的課余生活。（3）新聞欄目管理。這一模塊的設計主要服務于在校的大學生，用戶在這里可以得到關于學術資源的最新消息和校園動態，以及優秀論文推薦等，自己也可申請上傳消息，經管理員批準核實后可自行上傳。（4）系統管理。管理模塊的主要功能是內容、信息反饋、系統設置、修改參數等項目，主要用于后臺管理工作。
【關鍵詞】研究生教育 信息管理 系統化
近幾年，我國研究生教育發展迅速，相應地研究生教育管理工作也變得越來越復雜。而研究生教育管理工作的效率在很大程度上則依賴于系統而科學的信息管理系統。隨著現代管理科學和計算機技術的發展，基于系統客戶端C/S（客戶機/服務器）與系統瀏覽器B/S（瀏覽器/服務器）體系結構的信息管理方式逐漸成為主流。實施系統化管理既是教育發展的必然趨勢，也是提高管理水平的客觀要求，然而，在實施研究生信息管理的系統化進程中，仍存在一些發人深省的問題。
1 研究生信息管理的系統化表征
根據系統論的觀點，世界的萬事萬物都是系統的，系統性是自然界和人類社會的根本屬性。研究生信息管理工作自然也具有系統性。一方面它是研究生教育系統的組成部分(子系統)，另一方面它又自成系統，一般由招生信息管理、培養信息管理和就業服務信息管理等子系統組成，而每一個子系統又由更小的系統（或要素）組成。在要素一定的情況下，系統的結構決定著系統的功能，不同的結構可以產生不同的功能，要使信息管理系統運轉合理、有序，必須優化整個系統，使各個子系統發揮最佳功能，收到整體大于部分之和的效果。
1.1研究生信息管理是一項復雜的系統工程
隨著研究生教育的發展，傳統的研究生信息管理模式已經無法滿足現階段的需要，必須借助數據庫和網絡技術，實現研究生信息管理的信息化、系統化。影響和制約研究生信息管理水平的因素很多，涉及到的部門也非常多，相關部門需要運用系統論的管理方法，根據研究生信息管理本身的規律和特點，把管理過程中的各個環節、各個部門的活動與職能圍繞研究生信息管理的目標合理組織起來，形成各系統之間相互聯系、相互協調、相互促進、權責明確的有機整體。完善的、系統化的研究生信息管理體系又是由若干個子系統組成的，管理活動又是由教師、研究生和教學管理人員共同參加的多邊活動。因此，在研究生信息管理系統化運作過程中，只有充分發揮系統的協調作用，才能使三方人員更有效地配合，及時了解教師的科研和教學效果，反饋研究生的學習和科研信息，提出新的管理目標，使教學、科研和管理工作始終處在一個新起點和高水平的層次上運轉。
1.2系統化管理提高管理效率
研究生信息管理系統一般涉及招生、學籍、培養、思政教育、學位、學科、就業七個職能部門，信息需要在不同部門之間傳遞和處理，某個部門數據的輸入可能是另一個或幾個部門數據的輸出。大多時候，數據并不是從第一個部門順序地傳遞到最后一個部門，而是經過一些中間部門的處理重新回到前一個部門，有些甚至會經過有限次的循環，才會進入下一個部門。信息的價值在于其準確性和時效性，凡是上級部門和學校領導需要掌握、處理的重要情況和突發性事件、重要思想動態等信息，要及時收集、迅捷上報。這樣才能最大限度的體現信息的價值，提高管理效率。
系統化管理就是用系統理論和系統工程方法，來處理物流、人流和信息流的關系，處理好三流的關系是現代系統管理的關鍵。物流是組織運行的主體，物流中伴有信息流，而信息流是對物流、人流的反映，調節著物流和人流的數量、方向、速度和目標，駕馭著人和物，做有目的和有規則的活動。在研究生管理中，信息量和信息速度與研究生規模呈正比例關系，研究生規模越大、越復雜、信息量的增長就越大，對信息傳遞的速度的準確度要求就越高，信息流發生堵塞、中斷、停頓的風險就也就越大。
實行系統化管理可以從以下三個方面提高管理效率：
（1）系統化管理可以避免信息系統重復開發。重復開發造成人力、物力的極大浪費，而且由于力量分散，開發的信息系統大多質量不高。實行系統化管理可以集中力量，整合資源，開發出高質量的信息系統。
（2）系統化管理可以規范、統一信息標準。目前研究生信息管理系統大部分是各個學校根據需要自行設計的，其操作平臺、數據庫管理系統、開發工具、網絡環境等均沒有統一標準。在教育部的信息標準頒布之前，各個學校自行設計的信息系統的數據庫是不相同的，數據庫的字段名、類型、長度等也不相同，無法實現信息共享。即使在同一學校，各主管部門為適應自身的需要而開發的管理信息系統之間也缺乏整體間的統一規劃，很難實現各部門之間的信息共享與信息傳遞。實行系統化管理能夠把各個院校，各個部門使用的信息系統統一起來，提高信息處理和信息傳遞的速度和準確率，提高管理效率。
（3）系統化管理能使信息實現適時處理。雖然信息系統實現了聯網，但受技術條件限制或安全方面的考慮，某些信息的處理工作仍是單機條件下的事務處理系統，信息還不能真正實現實時處理，例如學籍情況的變動，并不能立刻在其它部門反映出來。只有實行系統化管理才能實現真正的實時處理，提高信息管理的效率。
1.3系統化管理水平提高的標志
隨著研究生規模的不斷擴大，傳統的管理方式、手段，已經不能滿足研究生管理工作的需要。因此，利用信息技術和網絡技術，實現研究生教育管理的信息化，盡可能減少管理人員的工作量，使數據可以重復利用與充分共享，為學校師生和社會各界提供多樣化的信息服務勢在必行。為了適應研究生教育高速發展的需要，不僅要從研究生教育的管理體制、運行機制上加以改變，還應當從管理的觀念、手段和方法上加以變革，加快信息化建設的步伐，全面提高研究生教育的管理水平。
系統化管理就是要協調研究生教育各個部門，發揮各個部門的優勢，避免各自為政，重復開發等造成資源的不必要浪費，也有利于數據在各部門的共享和傳遞。系統化最重要的作用是實現研究生信息管理的有序性，研究生教育需要經過各個階段，大多數情況下，只有上一個階段工作完成，才能開始下一階段工作，如：只有修夠足夠的必修課和選修課學分，才能進行答辯。這就需要對信息管理進行系統化設計，保證此功能的實現。系統化管理是研究生信息管理水平提高的一個重要標志。
2 研究生信息管理的系統化管理理念
長期以來，由于管理人員、資金和技術等方面的原因，研究生教育管理工作仍然處于分散式管理的初級階段，部分管理人員已經習慣了“傳統管理”的工作方式，要實現由“傳統管理”到“信息系統化管理”的轉變，將是一個十分困難的過程，需要一段較長的時間。信息系統化管理不僅是簡單地在辦公桌上放一臺計算機，管理人員能操作計算機，能打字上網就行了，而更多地是需要這些管理人員管理觀念的轉變，以及自身素質的不斷提高。研究生信息管理的系統化管理理念主要有：
2.1統一認識，信息共享
研究生教育一般為2年或3年，從時間的先后順序上可分為招生、培養和學位三部分，具體管理工作是由許多個部門共同完成的，各個部門負責不同的工作，如：招生部門負責研究生入校的初試、復試和錄取；培養部門負責研究生在學期間的學習、培養等；就業部門負責研究生的就業指導工作。各司其職，顯得合理有序。但從現實來看，許多高校都遇到了一個突出問題，即因在不同部門應用不同的管理方法，雖然在不同范圍內有不同收效，但要實施統一管理、系統管理卻出現了問題。一些高校明顯暴露出研究生培養部門之間各自為政，協作環節薄弱等問題。研究生教育管理成本加大，整體管理水平卻有所降低。基于系統化的管理要求，在研究生教育管理過程中需要各部門統一認識，信息共享。
目前研究生教育管理存在的主要問題是各部門管理者的認識問題。一是領導者中傳統的管理思維方式認為管理是領導者對他人的管理，習慣于采用人管人的方法。二是一些高校領導只是將研究生教育管理工作交給各部門分管領導負責，并沒有納入高校研究生教育整體的戰略規劃。三是一些高校缺乏研究生教育的系統思考，難以實施統一管理。解決上述問題的有效方法之一就是強化培訓，在培訓的基礎上使各部門領導統一認識，只有在統一認識的基礎上，系統化管理才能奏效。
信息共享，顧名思義就是各部門共享信息資源，信息資源的共享和利用，可以有效地提高研究生教育管理水平，降低信息搜集和處理的費用。但是由于缺少總體規劃，多年來研究生教育各部門分散開發或引進的信息系統，有相當一部分相互之間信息不能共享，形成了信息孤島，嚴重制約了信息共享。因此，高校必須采取有效措施，盡快減少甚至消除信息孤島，提高信息資源的利用效率。
2.2協同管理，職責分明
協同就是協作，即共同作用。協同效應是指在復雜大系統中各子系統的協同行為產生出的超越各要素自身的單獨作用，從而形成整個系統的統一作用和聯合作用。從系統學角度看，協同管理就是要通過對有若干子系統組成的系統進行時間、空間和功能結構的重組，產生一種具有“競爭—合作—協調”的能力。具體到研究生教育管理中，協同管理就是將高校的各種資源(包括人、科研成果、財物、信息、流程)關聯起來，使之能夠為了完成共同任務或目標而進行的協調或運作，通過對有限資源的最大化開發利用，實現這些資源的利益最大化，消除在協作的過程中產生的各種壁壘和障礙。
部門協同管理自然涉及到權責和利益分配問題，為了避免部門協作中出現問題，必須堅持“職責分明”原則。無論是設置崗位，還是配備人員，最重要的一點就是崗位人員要“職責分明”，誰該做什么，不該做什么；誰有權做什么，無權做什么，都要清清楚楚，明明白白。“職責分明”的優點有三：一是研究生管理的每個工作崗位都有專人負責，以防止出現因無明確分工而使有些工作好像人人有份但出了事又找不到人承擔責任和后果；二是讓研究生管理中每一個人都有特定的工作范圍和權力，使他們各司其職，各負其責，把精力集中于自己的工作，既能提高工作效率，又易于提高個人的業務水平；三是使研究生管理中每個人的職責和權限經緯分明，防止越級施權行為的發生，當有人越權時也可追究責任。并且制定嚴格的獎懲措施，促進研究生管理工作的良性循環和健康發展。
3 研究生信息管理的系統化管理方式和手段
研究生信息管理涉及到的部門、數據庫和用戶都比較多，對某些數據安全性要求高，因而信息管理系統的設計、開發以及后期維護將會是一個比較復雜的系統化過程。系統人員需要在對系統進行調研、分析和研究的基礎上提出開發信息管理系統的總體規劃原則、設計方案和使用時的維護計劃。基于研究生教育信息管理的特殊性和復雜性，研究生信息管理的系統化管理必須從管理的規范化入手，制定一整套嚴格的管理制度。研究生信息管理的系統化管理方式和手段主要有：
3.1建立“管理系統”，搭建共享平臺
研究生教育管理工作核心內容的一致性，為研究生教育管理部門建立管理系統，搭建共享平臺提供了可實施性。研究生教育管理部門在規模、機構設置和管理模式等方面雖存在諸多差異，但其教育管理工作的核心內容具有一致性。以學籍為例，學籍管理內容中包括研究生的姓名、性別，出生年月、畢業院校等基本信息，每個信息都可以用標準的數據來描述，并對數據進行歸納和提煉，從而形成可以廣泛應用的標準。在管理過程中即使有些很難形成統一標準的，如課程等，也可在分類方式、編碼方式上統一規定。在目前不同的管理體系下，如果沒有一個統一規范的標準，研究生教育管理將面臨許多問題，如軟件設計開發平臺較多，軟件設計水平不一，擴充性、開放性、靈活性、兼容性較差，重復開發，資源浪費嚴重，信息管理服務對象少，服務范圍小等。研究生教育管理共享平臺的建立，為解決上述問題提供了有力的工具。它不但可以解決信息編碼不準確而導致的上報信息不能直接傳遞，系統不能交叉應用，開發人員之間不能對話等問題，也可以為各個高校之間的信息交流提供一條高效便捷的通道。同時可以利用服務與數據庫技術，建立更為人性化的信息系統，為管理人員和研究生提供多方面的服務。因而，研究生教育信息管理系統標準和共享平臺的建立，是提高研究生教育管理水平的必由之路。
3.2共同維護，完善數據信息
研究生教育管理在一個管理周期中均包括招生、培養、學位授予等基本環節，每個環節下又有一些子環節。例如，招生環節包括錄取、學籍子環節；培養環節包括課程學習、科研技能學習子環節；學位環節包括論文預答辯和論文答辯子環節。各個環節相輔相成，組成一個有序的整體，這是研究生教育管理工作的本質及共性。數據信息就是在這些環節或子環節中產生、加工、儲存、傳遞的。一個完整的信息往往是由多個部門共同“生產”的，所以信息系統需要教育管理部門共同維護。然后再根據研究生教育管理部門使用的情況，利用數據倉庫對數據挖掘分析，對信息管理系統進行科學改造，從而增加它的科學性和適用性。
3.3加強安全管理，制定應急預案
研究生教育系統化管理是基于Web的，不可避免的會存在網絡方面的問題，這是我們實現系統化管理所必須考慮的，也是系統化管理面臨的主要挑戰。首先是網絡癱瘓問題。雖然網絡技術已經有極大的發展，但仍會出現各種新的問題，造成網絡的不順暢甚至癱瘓，給研究生信息管理系統造成極大的麻煩。其次是網絡安全問題，計算機病毒及蠕蟲、網絡黑客都會給系統的安全帶來威脅，尤其是學生成績、財務信息等敏感信息一旦泄露或被篡改，都會造成不可彌補的損失。所以，我們在進行系統化管理時，一定要考慮網絡安全因素，加強防火墻建設。對一些重要數據要隨時備份，以防系統出現問題時，造成數據丟失。與此同時，還要制定應急預案，避免網絡出現問題，整個管理工作陷入癱瘓狀態。
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