時間：2023-04-01 10:30:14
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筆者就現在的情況進行了研究調查，發現水利電子檔案管理上有以下一些缺陷和不足之處。
1硬件與軟件設施的不足
由于電子檔案受到硬件設備的影響，并且可隨時進行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設備中；二是電腦、硬盤這些存儲設備容易損壞。電子文檔和傳統通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設備的限制，不能夠直接進行瀏覽，必須借助電腦等辦公設備，否則不能進行瀏覽、閱讀、查找、整理。
2電子文檔管理人才的不足
電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業素質的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進行信息化建設的過程中，已經增添了電腦等現代化的辦公設備，但管理人員卻無法在短時間內完成對辦公設備操作的學習，使這些資源浪費了。
3存在一定的安全隱患
由于電子檔案的信息資源是利用網絡進行共享和傳輸的，而網絡的受眾面非常廣，任何人都可能通過網絡手段竊取信息甚至篡改，網絡本身也存在不穩定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導致電子文檔中的重要內容保密性、穩定性受到質疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。
4出現虛假信息
在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質文檔轉變為電子文檔，在進行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現信息的錯漏，檔案的信息就在不經意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現，某種內容往往對應一種體現形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內容卻沒有關聯，檔案檢測部門很難在進行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進行傳閱，修改，在這期間很容易發生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設備，以不同格式進行存儲時也會發生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。
二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策
電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎，每個檔案管理人員應養成這樣的習慣。加強單位電子文檔管理工作，應做到以下幾點。
1加強對電子文件檔案管理知識的培訓
提高檔案管理者的業務素質筆者調查發現，檔案管理人員中具備高技術、高素質的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應加強工作人員這方面的培訓，可以安排檔案管理人員到其他先進單位學習交流，增加工作經驗，提高技能水平，掌握現代化檔案管理手段。
2加大對電子文件軟件、硬件設施管理與完善
水利電子檔案管理信息化建設對硬件設備和軟件設備方面都有極高的要求，必須加強硬件、軟件建設，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環節開始，增添自動化辦公設備，實現硬件設備的統一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機、照相攝像設備等，硬件設備是水利電子檔案建設的基礎，加強硬件設施能促進水利部門檔案信息化建設。其二，在軟件方面加大投入，重點在于軟件的開發和應用方面，保障同網段的電腦能夠實現資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項目多（南水北調等），在項目計劃、實施、結束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數據量也十分龐大，進行相關電子文檔建設、保存，方便以后瀏覽查詢使用。
3必須確保檔案管理部門的嚴肅性和權威性
檔案管理工作必須嚴肅、嚴謹的進行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會和經濟不斷的發展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創新和改革傳統管理方式，改革和創新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業務的管理制度，并對電子檔案管理工作進行細致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內容和職責；并透明化水利電子檔案管理工作，加強社會監管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強電子檔案傳閱、查詢過程中的監管，把責任落實到個人，確保電子檔案管理嚴謹、嚴肅執行。
4加強安全方面的法律保障
在實踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應有的法律效力。第一是要將相關的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進，緊跟電子檔案發展趨勢和現實狀況及時補充所需法律；第二就是要嚴格執法，強有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現問題的部門責任人實施強力處罰。
5確保真實性與原始性電子檔案的真實性和原始性是后期管理的基礎
所以說電子檔案的兩種驗證手續，其中之一就是經由身份驗證，先由用戶根據自己的信息進行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴防相關人員弄虛作假和，歸檔時要有負責人簽字和在載體背面蓋章等。
三結語
檔案的收集、歸檔、整編、保存工作科技檔案管理的基礎工作是收集、歸檔、整編、保存。我們要做好這些基礎工作，一是要利用先進的檔案管理軟件，對科技檔案進行系統、有效的收集及整編。二是按照科技檔案歸檔的標準及要求，嚴把質量關，保證歸檔的科技檔案資料文字清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完善。三是優化硬件設備，提升檔案庫房的保管環境，配備空調、抽濕機、電腦等設備，防止檔案老化、發霉。
二、加強水利水電勘測設計院科技
檔案信息化管理作為水利水電勘測設計單位，科技檔案管理的信息化管理是必然的。我們要做到科技檔案管理的信息化管理要做到以下幾方面：一要建立統一的檔案管理系統，形成高效管理檔案信息資源的管理系統，提高檔案的自動化和信息化管理。二要建立科技檔案數據庫和多媒體數據庫，使檔案資料更加便于查找和利用。三要嚴格按照《電子文件歸檔與管理規范》等相關規定，全面收集、整理、管理、利用水利水電勘測設計科技檔案，使檔案管理朝著信息化方向發展。
三、加強水利水電勘測設計院科技
檔案制度化管理沒有規矩不成方圓，要提高水利水電勘測設計院科技檔案管理的質量，必須依據水利水電勘測設計院科技檔案的特點及存在的問題，全面規范檔案的業務工作。根據國家《檔案法》、《保密法》等有關法律法規的規定，對水利水電勘測設計院科技檔案資料的收集、整理、歸檔、管理、利用、安全保密等方面進行規范，制定《科技檔案管理與歸檔制度》、《科技檔案借閱制度》、《科技檔案保密制度》、《科技檔案鑒定銷毀制度》、《庫房管理制度》等各項制度。建立水利水電勘測設計院科技檔案管理臺賬，做到歸檔、借閱有登記。規范科技檔案業務管理，制定科技檔案分類大綱、整編規范、保管期限等。
四、提高水利水電勘測設計院科技
一般而言，完善的水利檔案管理制度必須包括以下幾個方面：
1.檔案室的管理需要和限制
對于檔案室應當做到，始終保持檔案室的整潔和衛生狀況，防止因為火災，潮濕，塵土，強光照射，高溫，蟲害和鼠患以及盜竊等形成的對檔案原件的損壞。檔案室內部應當嚴格禁止對于其他物件的存放，做到一室一用。同時，管理人員要注意出入時要將檔案室的電子設備全部關閉，同時注意關門落鎖。
2.檔案室的檔案保密準則
如果工作人員要進入檔案室，必須攜帶相關的證件和身份資格證明，通過審查后，到指定的鑰匙存放地點取出要查閱的檔案所在檔案室的鑰匙；如果是內部文件，必須出示上級批注以及該工作與檔案的密切關系證明。
3.檔案室的借閱準則
一般情況下，檔案室的資料查閱要在管理人員的監督下進行，只能閱讀有批準資格的檔案部分，不得外借。不準對任何檔案進行毀損和復制。如有需要將檔案外帶或復制，必須經過上級批準。
4.檔案的鑒定和銷毀
工作人員應當根據相關準則和規章制度，定期對檔案進行鑒定，如發現過期檔案應該按時進行登記造冊，向上級打銷毀報告，批準后進行銷毀。毀損過程仍然要注意確保保密，不使檔案外泄。這樣完善的檔案管理制度，能夠保證社會主義新農村的水務建設時時刻刻有據可查，且所查內容真實可信，工作內容不會泄漏。這對水務檔案的管理人員提出了比較高的要求：首先，管理人員應當意識到農村水務檔案管理對于村民生活的密切關系和重要作用，強化保密意識和服務意識。更新觀念，從而實現水務檔案管理的多層次管理和制度的嚴格遵守。其次，要對管理人員的綜合素質和專業技巧進行培訓，保證其能夠對檔案進行定期審查和養護。同時充分提高其對信息的駕馭能力和道德意識，從而防止監守自盜的情況發生。
二、水務檔案管理與其它技術部門的密切配合是建設社會主義新農村的保障
水務檔案管理是對社會主義新農村的水利建設的準備和改進工作的支持，其和工程管理部門，其他技術人員，甚至是上級部門的配合程度都會極大的影響水利工程的正常運行。因此，應當從以下角度加強水務管理部門和他人的配合工作：
1.水務檔案管理部門與工程管理部門的配合
水利工程屬于社會主義新農村建設工程的一種，因此水務檔案管理部門應當服從于工程管理部門。在工程計劃開始施行之后，確定本檔案管理部門的的管理范圍和歸檔標準。在工程的圖紙完善和審查時積極參與，從檔案管理的角度提出對專業資料格式和內容的具體意見，做好保障工作。工程預驗收的時候，檔案室的管理人員應當參與進去，通過信息審核系統，查看文件材料數據的真實性，工程項目的完善性，資料整理的規范性，從而確保各單位竣工檔案的編制合理合格，施工職責劃分明確。檢出過程中發現的問題，檔案管理人員應當立即向工程管理部門匯報，要求按照標準進行整改，以便整體工程的歸檔能夠達到預期要求。
2.水務檔案管理部門與技術部門的配合
在一個完善的水利工程中，檔案人員主要負責歸檔的制度制定和審核，而技術人員則是形成該檔案的中堅力量。水利工程的特殊性導致其檔案的形成過程中需要大量技術人員的參與，檔案內容包括了較多的專業名詞，對于不熟悉該項目的人來講往往難以理解，更難審核。因此，檔案管理人員要充分學習水利工程的基礎知識，在審核過程中通過對技術人員的詢問確保理解的正確性和審查的規范性不因專業難度而受到影響。對于技術人員來說，往往對于檔案的格式不甚了解，則應該配合檔案管理人員的要求，保證水利工程檔案的完整和準確。
3.水務檔案管理部門與建設單位的配合
檔案工作人員的任務之一就是擬定檔案的建立標準和管理規范。這一點必須與建設單位的要求相互配合，幫助其一起制定技術文件的編制要求，爭取做到不重不漏，相互依仗。保證檔案管理符合水務建設單位的后期要求。同時這也可以確保檔案的規范制定和后期審核符合建設單位的基本情況。
4.水務檔案管理部門與上級部門的配合
在稅務檔案管理過程中，往往需要進行多方面的協調，這離不開上級部門的支持。只有遇到問題及時向上級部門進行反應，在可控范圍內對問題進行解決，防止其最終影響整個工程的完工。同時，一些新出臺的規章制度和管理內容都需要上級部門及時反饋給水務檔案管理部門對其進行更新和完善。因此，主動爭取上級部門的支持對水務檔案管理部門極為重要。
三、水務檔案管理的創新意識是提高社會主義新農村水利工程建設效率的基礎
當今信息技術的進一步發展對于水務檔案管理的創新提出了新的要求。如何充分利用信息化技術，建立完善的檔案信息庫，是當今社會主義新農村建設的重要內容。主要包括以下三個方面：
1.加強信息的硬件基礎建設和軟件使用
必要的硬件基礎設施是現代化檔案建設過程中不可或缺的部分，如何保證資金利用的合理性，設備使用的正確性，軟件購買的高效性以及后期培訓的必要性，是水務檔案管理的新的內容。
2.加強水務檔案數據庫的建設
為了將水務信息進行更好的分析和共享，需要建立數據庫。首先要對檔案室中的檔案進行數字化，通過掃描技術等實現從紙質檔案到電子檔案的轉化。通過數據結構的建立和完善，保證信息的查詢和分享愈發便利。
3.培養新型檔案管理人才
現代化的檔案管理和創新意識需要高素質高能力的檔案管理人才。通過對其的業務知識培訓和基本信息技術的使用培訓，才能充分應對水務檔案管理過程中出現的信息化要求。
四、結論
關鍵詞：基建檔案；規范化管理
隨著我國經濟社會的不斷發展和綜合國力的提高，國家和地方對水文工程建設的投入日益加大，水文工程建設是水利工程的重要基礎建設。近年來，長江委水文局進行了包括水文巡測基地在內的一系列水文工程建設。這些水文工程項目具有高度分散、單位建設工程復雜、專業性強且各項目相對獨立的特點給水文工程基建檔案管理造成了很大的困難。加強水文工程建設項目檔案資料的管理是提高水文基建工程質量的一項重要工作。
目前，水文工程基建檔案的管理主要是依據水辦【2005】480號（水利工程建設項目檔案管理規定）、水辦【2008】366號（水利工程建設項目檔案驗收管理辦法）及水建管【2008】38號（水利部直屬單位基礎設施建設項目驗收管理辦法）。這些管理文件從管理制度、收集歸檔范圍、歸檔責任人員、驗收等方面均作了詳細的規定，為水文基建檔案規范化管理奠定了堅實的基礎。
一、水文基建檔案的特點
（一）水文基建點多面廣、小而散
水文基建項目投資從幾十萬到上千萬，分布在房屋、堤防、設備設施、測報系統建設等方面。
（二）系統成套性強
水文基建項目，大多是獨立的項目，從前期設計、施工、驗收及后續使用的資料均可完整收集歸檔。
（三）專業性強
水文基建，涉及面廣，專業不一。要求資料收集責任人員具備較廣的專業知識。
二、水文基建檔案管理的現狀
（一）檔案管理機制欠完善
水文局下轄7個勘測局，機關有項目辦，主要負責項目的申報、管理、驗收等，而項目的實施多在7個勘測局。項目管理人員和檔案管理人員參與項目的設計、施工、驗收及資料收集的力度不夠，項目管理和檔案管理要求的“同步管理”還有待加強，材料收集、整理的責任落實不到位。
（二）歸檔材料不齊全
水文基建項目有的建設年度跨度長，中間經手的人較多，收集、歸檔的材料不齊全，不能反映工程項目建設的全過程。如有的缺乏相應的聲像資料和照片檔案，竣工圖收集不全、標準也不一。
（三）檔案資料歸檔質量不高
歸檔材料中，有的缺少原件，復印件較多，而很多復印件沒法補蓋單位印章，整理裝訂不符合組卷要求，頁碼編制也不符合有關規定。
三、加強水文基建檔案規范化管理的措施
為使水文基建項目的歸檔資料符合有關規定要求，提高水文基建項目的建設質量，改進和規范檔案管理，須采取以下措施。
（一）完善體制，加強組織領導
水文基建項目檔案質量取決于相應制度保障和組織領導。必須完善有關項目資料的收集、整理的有關規定，明確相關歸檔責任人，從源頭規范歸檔質量，從制度上保障歸檔質量。
（二）建章立制，明確崗位職責
根據有關管理制度，完善組織機構，對每一個項目層層指定相應層次的歸檔責任人，明確其歸檔責任，跟蹤項目，實行項目建設和檔案管理同步進行。做到項目完成，須歸檔的資料也收集完畢。
（三）加強教育培訓，提高歸檔工作質量
水文基建檔案質量同專職或兼職檔案人員職業素質密切相關，因此，必須定期對有關人員進行檔案業務知識培訓，了解有關檔案規定及操作規程，明確檔案管理工作職責。
1.強化監督檢查，加強指導
專職檔案人員應參與項目建設的過程，對資料收集、歸檔人員定期指導，提出歸檔的有關詳細要求，對資料的合規性進行檢查，發現問題，及時補救處理。
一、當前水利單位檔案管理干部隊伍存在的問題及原因
（一）存在的問題
水利單位檔案管理干部隊伍青黃不接，斷層嚴重。人才斷層一直都是水利檔案管理中的一個十分突出的問題。進入新世紀后這個問題不僅沒有得到解決，反而還有繼續擴大的趨勢，這個問題的存在影響到水利檔案管理工作的正常發展。這種情況在但在短期內這種現象很難得到改善。
水利單位檔案管理干部的業務知識不足。在水利單位中，現在很多的檔案管理干部的業務知識都存在著一定的缺陷。同時有檔案干部的年齡普遍都比較大，接受新知識的能力較為不足，再加上變動頻繁和經費等原因，使得培訓工作沒有跟上，特別是基層水利單位檔案人員業務多數不很熟悉。
缺乏足夠的信息技術知識。在現在的水利檔案管理干部中，很多人的年齡都比較大，他們當中只有很少的一部分人才懂得一點信息技術知識，很多的人卻是一點都不懂。現在的檔案管理人員中基本上沒有熟練操作的工作人員，同時很多基層單位辦公室沒有配備電腦，檔案干部中能熟練操作者就寥寥無幾了。
水利單位檔案管理領導班子需要進一步的加強。如今很多水利單位中的檔案管理都存在著領導班子配備不全而且不及時補充完善現象，領導班子成員由于業務水平的限制，成員中沒有配備精通業務的，大部分是外單位選調進來的，沒有從本部門本系統提拔干部，也不同程度地影響了檔案事業的健康快速發展。
（二）原因分析
一些水利單位為了進行人員精簡從而實行減員，檔案部門成為了“重點照顧對象”，很多單位都大幅的裁剪檔案部門的人員，大幅的壓縮檔案人員定編。在這樣的形式下，很多的經驗豐富、責任心強的老同志提前退出工作崗位，而留下的那些較為年輕的干部卻又不能夠很快的適應新的崗位，從而出現了“斷層”現象。
同時形成以上問題的主要原因還有現在的水利單位干部們都缺乏足夠的檔案意識，他們不夠重視檔案工作，認為檔案工作不能直接產生經濟效益，不能直接完成某項經濟指標，可有可無，在確定人員時有較大的隨意性，沒有考慮檔案工作的特殊性和對工作人員的特殊要求，導致選配檔案領導班子時出現主觀隨意性。同時缺乏對檔案部門的監督管理。現在的檔案行政管理部門沒有嚴格按照檔案法律法規的要求履行指導監督的職責，強調檔案業務而放松了對檔案人員的要求。最后是機構改革導致有些單位一人多崗的現象，致使檔案人員兼職過多，有些單位干脆花錢請檔案局館的人員整理檔案，完了把檔案一鎖了事，束之高閣，不再管它，從而失去了檔案工作的意義。
二、加強水利單位檔案干部隊伍建設的具體措施
（一）彌補人才斷面，度過困難時期
不管是從哪一個角度來看讓經驗豐富、責任心強的四五十歲的業務骨干提前退休，對于檔案工作來說都是一種損失。在任何單位中檔案工作對于管理經驗有很強的依賴性，一個沒有經驗的人想搞好檔案工作只是一廂情愿，水利單位也是如此。當下首先就是必須要吸收有經驗的老同志。水利單位應該返聘一些經驗豐富的老同志，讓他們回來繼續做好檔案工作，同時利用三五年時間帶出一批年富力強的接班人，這樣做對水利單位的檔案工作長遠發展意義重大。同時還必須要穩定中年人這些人雖然經驗比老同志少一些，但屬于承上啟下的一代人，有些已經成為本單位業務骨干。想方設法穩定中年人，發揮他們的聰明才智并將青年人團結在自己周圍，以增強檔案工作凝聚力，度過人才斷裂層造成的困難時期，才能在此基礎上發展檔案事業。再次是努力培養年輕人，讓他們早成才，快成才，頂起檔案事業一片藍天，是本單位檔案事業發展的百年大計。
（二）加強檔案隊伍業務學習，拓寬檔案干部知識面
在當今社會，作為檔案工作人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創新，水利單位中的檔案管理人員也是如此。因此，創造積極向上的學習氛圍非常重要。要將水利單位中的檔案人員的學習作為生活中的重要環節，讓他們把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及的工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。同時可以制定相應的制度，提出具體要求，以促進檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考、多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創新氛圍。
一、水政執法案件管理中存在的問題及原因
1、案卷收集不齊全，歸檔不及時
水政執法案卷不但有一般文書檔案的性能，同時具有法律文書的法律憑證性能，所以其齊全完整尤為重要。在目前的管理過程中，水政執法檔案存在管理分散、缺失不全問題。造成這個問題的原因，一是我市水政執法隊伍的橫向指導、縱向監管的職責不清，市水政監察綜合執法支隊與其它水利業務部門、科室管理、執法有交叉。各水利業務部門有的自行處理、自行立卷歸檔；有的直接融合到了業務工作中，沒有形成專門的水政執法檔案。二是秦皇島市市級水政執法隊伍與各區、縣的水政執法隊伍的縱向監管職責不明確，造成區、縣執法隊伍各自處罰、各自管理立卷。同時處罰完畢后不能及時主動向市水政執法支隊檔案室移交，造成水政執法案卷在各業務科室和區、縣均有散落，對集中保管、提供利用造成困難。
2、卷內文件排列不規范，材料有缺失
秦皇島市的水政執法案卷目前案卷狀況是有單獨排列的、有按文書檔案屬性排列的、也有單獨排列與文書檔案屬性相結合排列的；同時存在結論、決定、結案處理性文件與依據材料不分先后，隨意穿插排列的；有的案卷還存在材料不齊、證據材料缺失等問題，這些造成收集上來的案卷有很多各不相同，為今后的查找利用造成隱患。造成上述問題的原因主要是因為水政執法檔案保管分散、管理人員素質參差不齊，沒有針對水政執法檔案管理的規范性文件。
在實際工作中，水政執法檔案證據資料缺失造成的危害已逐漸顯現。去年的一起水政處罰案件中，由于當事人對海港區水政監察支隊的水土保持處罰款項不服，向法院提訟。在應訴過程中，水政執法部門在水政執法案卷中查找不到該地方被建成建筑物前植被狀況原貌照片，只有文字記錄，很難有說服力，（因為處罰力度是根據原地點原水土損失程度決定的）。由于卷內缺少損害前水政執法人員現場取證照片，使水政部門的應訴工作產生了極大難度。造成這個問題的原因主要是執法人員檔案意識不強，只注重水政執法行為的程序和結果，而沒有檔案積累意識。
3、卷內文件填寫問題突出
在對收集上來的水政執法案卷進行整理的過程中，我們發現，有的執法文書字跡潦草，用圓珠筆書寫；有的有隨意涂改的現象；有的案卷送達回證中沒有當事人的簽字；個別案卷承辦人及領導審批簽字是機打的；詢問筆錄中沒有注明“記錄屬實”字樣；有的詢問筆錄只有一名執法人員簽字；有的案卷的行政處罰告知書中被告人簽字時間早于發案時間等。這些問題的出現主要是因為水政執法人員的業務素質不過硬，檔案知識缺乏造成的。因為水政執法案卷的法律文書憑證的特性，很多材料不能隨便補充、修改，這樣對案卷質量造成了很大影響。
二、加強水政執法檔案管理的對策
1、理順管理體制，促進水政執法檔案統一、系統管理
在目前存在的水政執法檔案管理問題中，重要的源頭因素就是由于水政執法機構的管理機制不順暢，造成移交、歸檔混亂。由于市、區、縣水政執法機構之間管理權限交叉重疊，縱向職權劃分不清，造成水政執法檔案處于多頭管理狀態。同時很多保管單位不能對相關的執法檔案內容進行及時補充，使水政執法檔案依據性缺乏。所以建立順暢、清晰、明確的水行政執法管理體制，不僅是水政執法管理工作的迫切需要，也是水政檔案管理工作的必然要求。
2、建立水政執法檔案管理制度，促進水政執法檔案規范化管理
制定水政執法檔案管理各項規章制度，是做好水政執法檔案管理工作的關鍵，是規范管理者行為的主要手段。在我市現有水政檔案存在的問題中，我們看到卷內文件目錄與卷內文書名稱不一致、文書裝訂不整齊，排列不規范、無目錄等問題屢屢出現。這些問題的存在都是因為沒有統一的“水政檔案管理制度”來制約立卷歸檔工作，而是由基層檔案管理人員和執法人員憑借自己的工作經驗和一般文書檔案的知識來管理而造成的。要想使水政執法檔案更好地服務于水政執法工作，必須健全機制，全市水務系統實施統一的行政執法文書樣本，按照統一的“水政檔案管理辦法”要求搜集、整理、歸檔、立卷，遵循一致的案卷樣式、裝訂格式、排列順序。
3、全面提高水政執法人員的業務素質和檔案意識
加強水政執法人員業務素質培訓，不但是水政執法工作的需要，也是水政執法檔案管理的必然要求。水行政執法人員不熟悉水行政處罰的業務知識，是造成水行政處罰案卷上述問題的一個基本原因。如案卷中有被處罰文書與繳款文書主體不一致現象；檢查筆錄、詢問筆錄、行政處罰決定書等不同的法律文書中對違法事實的基本要素記述不一致；詢問筆錄中缺少“以上情況屬實”“和我說的一樣”的意思表示；授權委托書制度不規范；時間倒置，處罰決定書日期和水行政機關負責人批準或決定日期不一致等。同時，個別執法人員檔案意識缺乏，只重實體，認為只要把違法事實查清了，追究了當事人的違法責任就行了，不注重問題材料的形成和積累。水政執法檔案記錄了水政執法人員依法管水的具體過程，是依法行政的重要依據，因此，執法人員必須增強檔案管理意識，認真學習檔案管理的有關規定和業務知識，自覺遵守，身體力行。
4、加強水政檔案管理人員的業務素質培訓，提高業務技能
首先，要選擇政治素質較好，熟悉檔案管理工作，懂得水政法律法規，熱心于水政執法工作和責任心較強的執法人員擔任水政執法檔案的管理人員。同時，要加強學習培訓。水政執法工作的不斷深入推進、檔案管理技術的新發展，都對水政檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員既要掌握水政法律法規、水政執法程序和檔案管理的基本知識；又要學會檔案的實際操作技能，做到理論聯系實際。同時還要適應時代的發展要求，掌握計算機應用技術，適應電子文件檔案的管理需要，隨時注重自己整體素質的完善提高，這樣才能適應新時期水政檔案管理工作的需要。
1、在社會觀念層面，隨著社會競爭的日漸激烈，檔案造假、履歷造假、學歷造假等不道德的事件時有發生，使學生檔案的嚴肅性受到影響，難以得到應有的重視。甚至有的高校為使畢業生就業順利，也為了學校的社會聲譽，對學生檔案進行篡改。[王德欣.做好學生檔案工作 為大學生就業服務[J].中國檔案,2005(10)：3233.]⑸雖然是個別現象，但其影響惡劣，直接降低了高校學生檔案的公信力，致使學生檔案在人才選拔過程中的參考價值隨之降低。現在很多用人單位不再把學生檔案作為選拔錄用人才的依據，甚至還會發生丟失檔案的情況。受此影響，高校、學生對檔案的重視程度也在逐漸弱化。
2、在社會體制層面，隨著我國經濟體制改革的逐步推進，非公有制經濟得到長足發展，逐漸成為吸納高校畢業生就業的主要渠道。非公有制的用人單位沒有人事檔案管理權，事業單位、國有企業也在探索聘任制改革，人事管理逐步與市場接軌，而作為我國新型人事管理社會化模式[孫鵬紅.人事中的檔案管理問題探析[J].中國校外教育,2009(12)：136.]⑹的人事制度尚不完善，導致很多用人單位不過問學生的檔案，以勞動合同關系完全取代人事關系。這也是很多畢業生成為棄檔戶的原因。
3、在管理制度層面，高校學生檔案管理缺少明確的法律和制度依據。制度的缺位是制約高校學生檔案管理水平提高的主要原因。1993年，國家教育委員會了《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》，對高等學校檔案劃分了黨群、行政、教學等十個類別，學生檔案沒有列為一個單獨的類別。2005年，教育部頒布了《普通高等學校學生管理規定》，對學生的學籍管理、獎勵與處分等提出了明確的規定，但仍沒有涉及學生檔案管理。作為高等學校學生管理工作在新時期的綱領性文件和主要依據，缺少對學生檔案管理的關注，不能不說是一種遺憾。究其原因，主要是學生檔案具有個體性，并且不在學校永久保存的范圍之內，大學教育也只是學生檔案生成過程中的一個階段。2008年，教育部和國家檔案局頒布《高等學校檔案管理辦法》，在文件材料的歸檔范圍中增加了學生類，主要包括學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。這體現了國家教育和檔案工作行政部門對高校學生檔案的重視，但總體來說比較籠統，對具體操作的指導性不強，缺少標準化、規范化的指標體系。
關鍵詞：CNKI；EndNote；中文文獻；亂碼問題
中圖法分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)23-5728-02
Method and Solution of Importing CNKI Literature to Endnote
HE Xiao-tian
(Henan Zhengzhou Water Conservancy School, Zhengzhou 450008, China)
Abstract: As a professional management tool of references, EndNote has been applied by more and more scientific researchers. The paper has introduced a fast method to import CNKI Chinese literature to the Endnote database, and solved the Chinese messy codes during the importing process. Finally, the paper has introduced the method to import more article information to the database according to actual demands of scientific researchers.
Key words: CNKI; EndNote; chinese literature; messy word
隨著互聯網的發展， 科研人員能夠通過各種文獻數據庫接觸到海量的文獻資源。以國內來說，CNKI中文文獻數據庫是國內最具有權威和最受歡迎的綜合性文獻數據庫，包含多種類型的文獻: 期刊、學位論文、會議論文等。如何對數量眾多、類型繁多的文獻進行高效的管理，在科技論文中以正確的格式引用是科研人員面臨的重要問題。能夠輔助科研人員完成文獻整理和標注的專用工具軟件有EndNote、Note Express、Reference Manager 等。其中EndNote由Thomson Corporation下屬的Thomson Research-Soft(http：//)開發。EndNote是一個專門用于科技文章中管理參考文獻數據庫的軟件，使用最為廣泛。EndNote不僅可以完成文獻檢索、文獻整理等文獻統一管理，還能在諸如word、latex等環境中完成引文統一標注、在文末自動按特定格式生成參考文獻列表等強大功能。
使用Endnote 軟件的第一步是建立個人參考文獻庫。本文首先簡要介紹如何利用CNKI 中文文獻數據庫的網上資源檢索的結果建立個人參考文獻庫，實現對參考文獻進行統一管理。EndNote沒有為中文文獻的導入和文獻格式的編排提供模板，給中文文獻的處理帶來了很大的不便。姚煒等人提出了利用RefWorks格式和cnki filter導入中文文獻，但filter的格式存在多種選擇，容易出錯；目前CNKI對endnote文獻的導出格式進行了全面的改版，改版后，文獻各種信息可以完全的導出，包括卷，期，頁碼，摘要等信息，本文詳細介紹該方法及解決該方法導入文獻時出現的亂碼問題、添加個別信息的方法。
1 CNKI文獻的檢索及導出
通過單位已經購買的CNKI數據庫連接進入網站，并進入中國學術文獻網絡出版總庫。打開檢索頁面，輸入需要查找的關鍵字，并點擊搜索按鈕，選中你需要導入的文章（單選或者多選均可），點擊文獻條目表上面的“存盤”按鈕。在打開的新的頁面中，選中左邊欄中的EndNote，則右邊欄顯示了多條文獻的輸出格式。點擊“輸出到本地文件”，將內容保存本地電腦。該文件包含了多個參考文獻的相關信息，順序依次是文獻類型、作者、出版地址等。其中期刊文獻的題錄格式如下：
%0 Journal Article
%A 顧建新
%+ 東南大學;
%T 談聯機檢索中的敘詞檢索和自由詞檢索
%J 情報科學技術
%D 1995
%N 02
%K 敘詞檢索:5409，自由詞檢索:4772，聯機檢索:4102，敘詞表:2586，手工檢索:2438，數據庫:2416，自然語言:1990，計算機:1713，文獻記錄:1708，文獻標引:1686
%X 計算機情報檢索技術的發展，給人們帶來了極大的便利，為用戶提供了更多的檢索途徑……。
%P 38-40
%L 11-2324/N
%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=ZGKX199502012&dbname=CJFQ1995
%W CNKI
會議論文的題錄信息如下：
%0 Conference Proceedings
%A 溫雪茹 %A 翟國平 %A 李銀羅
%+ 中國地質科學院水文地質環境地質研究所;
%T 將情報語言與自然語言一體化檢索應用于地質資料檢索系統
%C 中國青海西寧
%? 中國圖書館學會專業圖書館分會、敦煌研究院
%D 2009
%K 地質資料;;信息化檢索;;情報檢索語言;;自然語言
%X 地質資料是地質工作成果的重要載體，是重要的信息資源……。%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=ZTUZ200909001035&dbname=CPFD2009
%W CNKI
學位論文的題錄信息如下：
%0 Thesis
%A 張海霞
%T 當前我國檔案信息資源開放利用存在問題及其對策研究
%Y 傅鎖根
%I 內蒙古大學
%9 碩士
%D 2010
%K 檔案資源;;開放利用;;問題;;對策
%X檔案是人類活動的真實記錄……。
%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=2010182164.nh&dbname=CMFD2011
%W CNKI
2 EndNote數據庫的建立、文獻導入
啟動EndNote程序，彈出一個窗口，如果是第一次使用，選擇Create a new EndNote library創建一個新的EndNote圖書館，命名文件(如命名為filecontrol)并保存文件。然后系統自動生成擴展名為enl的filecontrol。enl文件，即EndNote個人參考文獻圖書館。如果已建好圖書館，選擇Open an existing EndNote library，在下拉選單中選擇，如filecontrol. enl ，接著點選OK。如果filecontrol. enl沒有出現在下拉選單中，點選Browse按鈕，系統會跳出一個窗口讓您選擇，開啟filecontrol library。另外也可以使用EndNote reference library 下的File menu 來開啟檔案。
文獻導入的方法有三種：第一種是手工錄入，即將文章題名作者等信息手工錄入到對應的標簽欄中；第二種是直接將輸出的題錄文件直接導入；第三種是利用EndNote進行聯機檢索將結果直接輸入到EndNote圖書館中。采用第二種方法，利用CNKI輸出的EndNote 題錄格式文件直接將參考文獻導入到數據庫中。Files->Import，在彈出的對話框中，點擊choose，選擇自己保存的題錄信息文件；Import Option 選擇EndNote Import，Duplicates選擇Import All，Text Translation選Chinese Simplified(GB2312)，執行Import，EndNote就會依據模板將題錄信息逐條導入到數據庫中。
3 文獻導入時亂碼解決
在實驗過程中，如果Text Translation的選項設為默認的No Translation，則導入的題錄信息全是亂碼，這時需要將導入的參考文獻全部選中，刪除，進行重新導入。正確的設置選型如圖1所示。
4 在EndNote中為數據庫中的文件添加信息
在往EndNote數據庫中導入題錄時，還可以對題錄添加某些信息，Translate Title，Electronic Resource Number等信息。添加方法是對題錄信息文件的末尾，輸入相應的Tag corresponding Fields。EndNote Tags 及Corresponding Fields如表1所示。
5 結束語
本文給出了CNKI文獻導入EndNote方法，以及在導入時出現的亂碼問題的解決方案，文章還研究了EndNote的Tags信息，用來方便科研人員為文獻添加更多信息。將CNKI文獻導入到EndNote數據庫之后，科研人員可以對文獻進行集中的管理、閱讀、批注，結合EndNote的Word插件，還可以系統對科研論文中的參考文獻進行自動編號，自動更改參考文獻格式等，為科研人員的論文撰寫工作提供了便利。
參考文獻：
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關鍵詞：航道數字化 信息化綜合平臺 電子航道圖 安全應急
中圖分類號：U697 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）10（c）-0225-02
楊傳堂部長在2014年的交通運輸工作會上，明確提出，要實施交通運輸創新驅動發展戰略，深化行業科技體制改革，加快推進科技創新，不斷提升交通運輸信息化智能化水平，為加快綜合交通、智慧交通、綠色交通和平安交通建設提供堅實支撐。并特別強調要著力推動包括智能航道在內的多個關鍵領域取得技術新的突破。
航道作為航運的三要素之一，是水運發展的重要基礎，對航運經濟起著關鍵的支撐保障作用。由于歷史的原因，目前國內航道普遍存在著建設資金投入不足，基礎設施薄弱，與國家大力發展航運經濟，并實現航運與國家戰略及流域經濟可持續發展相協調的總體趨勢不相適應。
為了提高內河航道管理的能效，實現航道的管理和服務水平的大幅度提升，推動由傳統服務型向主動服務型轉變，養護方式由勞動密集型向技術管理型轉變，管理手段由單純行政管理向依法綜合管理轉變，盡早開展內河航道信息化的研究、規劃和建設，具有十分重要的意義。
1 國內外現狀
1.1 國內現狀
我國長江南京至瀏陽河段建立了數字航道系統，實現了“電子航道圖數字化”、“航標監測自動化”、“信息服務網絡話”;長江部分大型航運企業實現了基于GPS定位的船舶監控系統、綜合物流系統和財務管理系統等，部分航運企業還實現了與通航管理部門信息的互聯。重慶港建設了以朝天門港口中心區局域網為主節點，覆蓋全港七大生產經營公司的計算機網絡;長江航務管理局下屬單位完成了“DGPS手持機在航標定位上的應用”、“長江下游航道電子海圖自動測繪和生成系統”、“航道站船實時動態管理系統”、“計算機過壩優化調度輔助決策系統”和“長江三峽工程船閘引航道河床信息系統”等課題。
1.2 國外現狀
目前，歐洲國家運行的內河航運信息系統，代表性的有荷蘭的船舶報關信息系統（IVS90系統），比利時的船舶報關信息系統（IBIS/GINA系統），法國的內河航運信息網絡系統（VNF2000系統），德國的航程及貨運（尤其是危險品運輸）報關的航運信息系統（MIB/MOVES系統），奧地利的航運信息系統（DoRIS系統），匈牙利的航運信息服務及緊急呼救系統（DISR系統），歐盟提出的內河航運綜合信息服務系統（River Information Services Sysem）。
從國內外現狀可以看出，數字航道信息系統在國外建設比較成熟，國內航道數字化建設僅在長江流域比較成熟，因此加強對內河航道信息化綜合平臺的建設研究，對國內其他流域航道的建設具有指導意義。
2 內河航道信息化系統建設框架
內河航道信息化系統是以航道基礎數據以及交通航運信息為核心，在信息互通互享的基礎上，通過網絡互連，建立航道信息化綜合平臺，通過對各系統的建設，對航道以及航道水情實現全區域、全過程、全方位的及時、動態、準確的監測、管理和服務。其總體框架如圖1所示。
3 航道信息化綜合平臺
航道信息化綜合平臺主要是向電子臺賬系統、航道三維顯示、水上應急指揮中心、電子航道圖系統、航保設施管理系統等提供所需的一切靜態及動態信息服務，實現一體化應用，從而實現航運業務管理的信息化智能化。
它依托于網絡平臺，利用網絡的數字、語音、圖像信息的通信功能，集信息采集系統提供的基礎數據、動態數據以及分析功能于一體，以電子航道圖為人機交互界面，成為全方位的信息中心。在這里，可以通過電子航道圖直接了解航道全線的水情變化，航槽變化、航標移動、航道尺度、通航狀況以及各種應急預案的實施情況，并可以通過語音、文字等形式實現航道維護與管理的電子化調度。
3.1 電子航道圖系統
電子航道圖系統是以GIS平臺為系統框架基礎，以大比例尺地形測繪、水深測量數據和高分辨率衛星遙感影像數據圖形為基礎，提供圖層管理、屬性管理、定位查詢服務。
它包括電子航道圖生成系統，電子航道圖系統，電子航道圖分析系統，電子航道圖二維顯示系統等功能模塊，可用于航道沖淤演變分析、水上應急救助指揮。
電子航道圖生成系統包括電子航道圖數據庫系統、測量數據處理系統、電子航道圖編輯系統、電子航道圖出版系統。可完成對測量數據進行輸入、編輯、輸出等操作;可以對岸線、航標、水位、水深等進行二維矢量化顯示。
電子航道圖分析系統研究用于航道邊界變化分析、航道淤積分析、水上應急救助指揮等專用電子航道圖應用系統。
電子航道圖二維顯示系統為岸線、航標、水位、水深等進行二維矢量化顯示; 可為洪水預警系統、水文泥沙信息系統、航保設施管理系統、水上安全應急系統提供直觀的顯示管理窗口。
3.2 電子臺賬系統
為解決傳統管理工作中所遇到的材料雜而多、紙質文檔傳遞困難、無法快速數據查詢、手工數據統計工作繁重、統計數據準確率低、數據無法共享的問題，同時也為了構建長效、科學管理機制，滿足實現精細化管理的要求，確保科學有序高效推進，需要建立電子臺賬系統。
電子臺賬系統充分依托現代化信息網絡技術對航道項目實施動態管理。通過互聯網把在不同地區項目的信息實時、動態地連接起來，在統一的信息平臺上進行處理。
通過電子臺賬系統，可對航道、岸線、航標、碼頭等港口設施測量、維修、維護資料及日常檔案進行電子化管理。并具有查詢、分析和統計等功能，可按時間軸進行統計，生成報表。
3.3 航道三維動態顯示系統
航道三維動態顯示系統能在計算機中再現真實的三維世界，在這種三維世界中，不僅能夠真實再現航道的三維景觀，同時可在對各種數據進行有效管理和開發基礎上，對數據進行多種分析和應用。
航道三維動態顯示系統通過三維場景的實時可視化實現交互式操作與動態瀏覽。它既利用三維引擎提供的場景渲染功能使得三維效果盡可能逼真，又充分利用多種技術，加快場景的繪制速度，使得其圖形刷新速率在場景極其復雜時仍保持在每秒25幀以上，保證用戶能進行實時操作和動態瀏覽。
另外航道三維動態顯示系統能夠在利用歷史數據的基礎上為航道岸線、島嶼岸線演變，水下近岸回淤提供三維顯示窗口系統。對航運管理、航道疏浚與整治、工程設計規劃、水情分析及決策分析等具有十分重要的意義。
3.4 水文泥沙信息系統
水文泥沙是影響航道利用的關鍵問題。反映航道泥沙淤積變化歷程，準確判定水深變化，實時總結航道泥沙淤積和演變規律，是航道利用和航運調度正確決策的需要。建立一套能對航道水文泥沙的觀測數據和科研資料進行科學分類管理和分析使用的系統，便于管理人員及時了解航道泥沙運動變化規律，為航道維護、合理運用提供依據，從而更加充分地發揮航道效益。
水文泥沙系統包括以下幾個功能模塊。水位實時采集、存儲、分析、預報系統;風況實時采集、存儲、分析系統;自動及報告系統，自動匯總系統監控結論;依據當前和歷史上航道及相關水域的地形、水文、氣象資料，分析航道沖淤演變的影響動力因素，根據分析結果制定航道規劃及維護建議。
系統的功能和特點有幾個方面：一是采用了GIS技術;二是采用了數據庫ORACLE管理技術;三是實現了GIS平臺和數據庫平臺的無縫集成;四是數學模型和物理模型互為補充，能正確反映航道淤積情況;五是采用三維可視化技術提高了管理效率;六是該系統的應用將大大提高管理水平。
3.5 航保設施管理系統
航標作為重要的航行保障設施，在港口和航道中扮演著重要角色，是水上運輸、海洋開發等必不可少的安全保障，傳統的依靠巡檢船定時巡檢和過往船只的義務報告等形式維護周期長，特別是由于自然或人為的突發因素，造成航標損壞、漂離，電池老化或航標燈器損壞情況時，往往不能及時發現并修復，給來往的船只造成危險，極大地影響航道安全和航道的使用率。為提高航道管理和航標維護的水平，建設航保設施管理系統，實現航標維護管理自動化、智能化。
航保設施管理系統是在電子地圖基礎上，利用航標遙測遙控系統采集導標、浮標等設施基礎信息，進行航保設施的信息管理，監控導標、浮標的工作狀態，監控導標、浮標的位置狀態，并進行維護提醒和安全預警。
3.6 水上安全應急系統
水上安全應急系統旨在優化現有水上交通安全監管與應急保障流程，解決現有紙質安全應急預案文件，信息不暢通，使用不方便的問題。在流程設計上，實現報警人員與接警員之間的多種媒體信息交互，將應急預案文件進行分解和數字化，實現系統根據自身模型自動判定事故等級，并啟動相應的處置預案。在應急預案信息準備與分發過程中擁有具體、迅速、準確等特點。另一方面水上安全應急預案系統不僅包括水域船舶航行安全管理，也包括水域自然環境條件的監控預警預報。
水上交通安全應急預案系統不只是片面的一個管理系統或地理信息系統，而是信息化技術與水上交通安全應急預案的深度融合，是對水上應急數據資源的重新規劃和應急處置流程的優化設計。
4 效益分析
4.1 經濟效益
從推廣前景上看，建設航道信息化系統可以提高航運管理部門的服務水平，節省大量的人力物力，大大提高管理部門的管理效率，方便管理部門實時了解航道淤積情況，航道變化情況，為航道維護提供合理化建議。同時航道信息化系統的使用可以提高航道管理的應急安全處理水平，減少了突發事故造成的直接和間接經濟損失。
4.2 社會效益
航道信息化系統能夠強化航道動態管理。通過內河航道信息化，可以使管理部門更加精確、全面、及時地掌控轄區內航道動態、水情變化，通過和其他業務管理系統的有機結合，建立有效的水上安全風險控制和預警機制，進而能更好地保障水上交通運輸安全。提高監管能力，提高指揮調度的科學化程度，提高航道管理決策能力和航道養護監管能力，并為加快建設水運的物流體系提供基礎性支持和有力保障。
5 結語
內河航道數字化的建設目標是為了在計算機中虛擬一個航道，實現航道的演變分析、應用管理和維護服務現代化。本文通過對內河數字航道系統框架和綜合平臺進行介紹，為其他內河進行數字化航道建設提供一定的參考意義。
參考文獻
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