時間：2023-05-16 15:54:35
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關鍵詞：檔案管理；房地產；轉變
中圖分類號：F293文獻標識碼： A
近年來隨著房地產業快速發展，房地產檔案管理的現代化建設也被提上日程。房地產企業檔案管理的內部環境和外部環境發生了許多變化，同時也出現了一些問題。房地產檔案的數量越來越大，門類越來越多，但是檔案管理的手段和方式卻很落后，嚴重影響了房地產檔案的利用和管理，導致檔案管理工作質量不高。過去的房地產檔案管理主要是被動型、封閉型和管理型，現在逐漸向科技型、開放型和服務型轉變。作為房地產行業的管理人員，如何實現這一轉變，怎樣實現檔案管理促進房地產業的健康發展是本文研究的問題。
一、房地產企業檔案管理的現狀分析
檔案管理本來是一項政策性和專業性很強的工作。在當今社會，正處在一個知識爆炸、信息迅猛增速的時代，房地產業也正處速發展的時期，因此，怎樣管好、用好房地產檔案對于當地資源的有效開發和房地產企業經營管理水平的提高有著非常重要的意義。
但是，在當前的新形勢下，一些房地產企業檔案管理工作還存在管理意識淡薄，對于一些檔案的收集范圍和保管的時間比較模糊，一些企業檔案盒資料存在歸檔不夠及時、收集不夠完整和齊全的現象。同時，房地產行業面對檔案管理門類的不斷增多，檔案數量的不斷加大，缺少一些檔案管理的措施。管理方法和手段的落后，導致房地產檔案管理水平不高，在一定程度上給檔案的保管和利用帶來一些麻煩。對于房地產行業的一些原始的資料，特別是一些房地產建設項目的原始檔案缺乏系統性和規范化的管理，一些房地產企業的領導存在對檔案認識不足的現象，做不到及時對資料收集、保管、整理和分類，這樣就會導致一些檔案在企業需要的時候找不到、資料丟失或者很難查找的現象。另外，房地產檔案的管理機制和管理體制不夠健全，存在對制度的認識程度不到位，理解不夠透徹的現象，不能充分發揮檔案的真正作用；缺少完善的保障體制和專門的檔案管理設施，還沒有形成一套完善的良性循環機制。這些問題的存在必然會影響到企業對資源的有效利用，制約了檔案管理工作的開展，不能夠有效發揮檔案的有效性和實用性，出現檔案管理工作和企業的經營管理互相脫節。
二、房地產檔案管理的創新途徑
為了有效的滿足房地產行業的高效化和現代化發展的內部需求，房地產檔案管理部門和檔案管理人員必須在認清房地產檔案管理現狀的基礎上，對一些傳統的管理機制和管理手段進行改革和創新，推動房地產檔案管理逐步走上現代化和信息化的軌道。
1、重視技術創新，加速房地產檔案管理手段的現代化進程。現代科技在實際工作中的作用越來越突出，檔案工作的技術創新也就越來越重要。要實現科技創新首先應深刻認識到科技知識在檔案工作中的重要性，向科學要效益，在現代化管理上下功夫其次，要改善工作中運用的工具、設施和手段，它包括微機、傳真、網絡等現代化的辦公工具及通信手段。檔案信息系統主要包括：建立檔案、檔案管理、交易審批、住房補貼申報、綜合查詢、統計分析、數據轉換、系統維護等功能模塊。該系統能全面反映房產的多種統計信息，并且要及時收集綜合各地住房檔案管理的實際要求，設計出多種版本（中心版、單位版）以適合各級房改機構以及大、中、小單位檔案管理的業務需要，實現全方位的信息交換，也能為上級部門的查詢、統計、分析以及決策提供依據。好的房地產檔案管理信息系統應該是建立在住房普查的基礎上的一套動態管理系統 ，能全面反映職工家庭、單位 、以及轄區住房的統計情況，能提供有效的數據處理和分析工具，能為正在實行的住房貨幣化分配、開放住房二級市場和建立新的住房供應體系提供服務。要建設本地域內高效的區域網和基礎數據庫，開發房地產交易登記系統做到所有資料能統存統取，隨查隨閱。
2、建立健全管理機制。首先要健全績效考評激勵機制。因缺乏有效激勵機制，房地產檔案管理人員的工作積極性和創造性不足。房地產檔案管理部門應當根據自身特點，創新激勵機制，將個人工作能力和業績作為考核的重要內容，并將考核評價結果與勞動報酬、職位晉升相聯系。根據能力素質按能定崗、按崗定責。根據職責難易度確定薪酬系數，按照實際業務量實施計件考核取酬，全面落實績效考評激勵機制。其次要建立崗位培訓機制。崗位培訓機制是實施檔案管理創新活動的人力資源保障。房地產檔案管理信息化是現代信息技術、科學管理方法在檔案管理領域的應用。檔案管理工作人員的綜合素質和專業技能直接影響著檔案管理與服務的質量和效率，因而，實現房地產檔案管理創新就必須建立崗位培訓機制，提高員工的專業理論知識、業務操作技能以及現代管理理念和技術。
3、改進房地產檔案管理的服務模式，促進檔案管理人員由被動型向服務型轉化。知識信息時代對房地產檔案資料的需求呈現大量化和多樣化，這就要求檔案管理工作人員轉變傳統 “坐店等客” 的被動式服務為需求為導向的主動式服務。在服務意識、服務態度、服務方式、服務機制上不斷完善和創新。增強房地產檔案宣傳服務力度，提高社會對房地產檔案的認知，開展多樣化的服務形式，以適應社會發展的客觀需要。
三、結論
總之，檔案是一個企業的歷史，是一個企業文化的傳承和載體，擔負著企業繼往開來、承前啟后的歷史重任，來源于民生、應該于民生，為人民的生產生活服務是檔案的最終使命。檔案的轉播和交流，不但豐富了人們的精神生活，還增進了人類的智慧。因此，房地產檔案管理要采取走出去、引進來的方式，不斷創新科技技術、創新管理模式，及時搜集工作中的第一手資料，積極主動的為利用者服務，我們的房地產檔案管理才能跟上時代的步伐，才能做到為民所用，為企業所用。
參考文獻：
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Abstract: It is a new task for us to understand the characteristics of the real estate file, function and the problems that should be paid attention to in management, in order to make it serve for community high-quality, fast-paced, multi-channel.
關鍵詞： 依法；房地產檔案；管理
Key words: according to law; real estate files; management
中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2011）23-0315-01
1新形勢下房地產檔案的特點
房地產檔案的基本概念是指城市房地產管理部門在房地產產權登記、產權調查、變更登記等權屬管理活動中形成的，反映產權人、房屋自然狀況及土地使用狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、光盤等各種載體的文件材料。
1.1 房地產檔案管理具有動態性在社會主義市場經濟體制下，我國城市土地實行的“有償、有限期、有流動”的使用制度，城市房屋實行了商品化，房地產市場行為相當活躍和頻繁。尤其隨著房地產業成為國民經濟新的增長點，房屋產權出現了多元化的特征，房產抵押行為增多。這一時期，對于房地產交易、分析、抵押、查封、保全、評估過程中產生的種種糾紛，法院如何裁決，在房地產權屬管理工作中直接形成的檔案資料，就成了司法部門對房地產糾紛進行仲裁的主要依據。因此，房地產管理部門必須對這些產權轉移、產權變更后所形成的文件材料加以收集、整理、鑒定歸入房地產產權檔案，保障權屬結論與權利現狀的一致性，從而完成房地產檔案的動態管理。
1.2 房地產檔案必須與房屋產權相對應也就是說有一份產權就會有一卷房地產檔案，且在辦理房地產交易、繼承、抵押、查封、評估及處理房地產糾紛，以及城市規劃、舊城改造、拆遷安置中都要涉及到房地產檔案的利用。
1.3 房地產檔案管理的基本原則是屬地管理根據此原則，各地房地產管理部門在對房地產進行管理的過程中對本地區的房地產檔案處于獨占和壟斷地位。因此，本地區房地產市場混亂、房地產信息匱乏和產權管理無序等都可能由開發利用工作不到位而直接引發。
2新形勢下房地產檔案的作用
①為房地產權屬登記服務。房地產權屬檔案是房地產的取得、滅失和合法變更的合法依據；②為房地產交易服務。房地產權屬檔案是確認房地產交易行為合法有效性的依據；③為房地產糾紛仲裁服務。隨著住房商品化、私有化的轉變，房產抵押行為增多，房屋產權的多元化，使得房地產糾紛呈上升趨勢；④為物業管理服務。房地產權屬檔案信息是物業管理公司開展物業管理工作的依據；⑤為城市建設服務。進行城市規劃、拆遷安置、舊城改造等時，引進房地產權屬檔案和現代化的圖形數據庫不僅能夠系統的反映公私房產的數量、面積、結構等，可以及時地為建設部門提供各類數據，既節省資金又能較快地計算出成本，加快工程進度。
3采取有效措施，依法加強房地產檔案管理
3.1 做好前期控制法律依據性要求房地產檔案必須真實準確，完全符合事實。必須做好前期控制，規范好檔案資料的收集、整理工作，全面準確地提供檔案信息。
①確保房地產權屬檔案的完整。要依照檔案管理有關法規及有關業務的規定，房地產權屬檔案須納入以下五個方面的文件資料，即房地產權利人、房地產權屬登記確權、房地產權屬轉移及變更、設定他項權利等有關的證明和文件；房屋及其所占用的土地使用權權屬界定位置圖、房地產分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等；房地產產權登記工作中形成的各種文件材料，反映和記載房地產狀況的信息資料。②確保房地產檔案的真實。工作人員在辦理房屋登記時就要把好文件資料的審核關。要認真審核當事人的手續是否完備，提供的原始資料是否齊全、合法，有無虛報、瞞報產權和涂改、偽造資料等違法現象，總之，應確保“手續完備、材料齊全、內容真實”。檔案管理部門還應把好歸檔關，在檔案交接時，檔案室工作人員對資料逐項逐條進行最后審核。
3.2 建立動態管理機制，規范檔案資料的收集、整理工作房地產檔案的動態性要求我們對房地產檔案進行動態管理，做到正確、完整、及時的完成因產權轉移、產權變更后所形成的文件材料，使房地產檔案能夠清晰、完整地反映房地產的真實信息。①在房屋狀況發生變動時要再次進行實地測量，制作新的產籍平面圖，并計算相應的面積，還要將房屋狀況發生變動的原因登記的相關的文件材料中；②房屋滅失的，要進行現場勘查，同時將房產證收回注銷，并將之與原產權檔案放在一起。
3.3 采用科學的管理方法和先進的管理手段管理房地產檔案數量巨大、使用頻繁是房地產檔案的兩大特點。先進的管理方法和技術手段的運用，能夠使檔案管理和提供利用的工作效率得到提高。
①采用分類管理的辦法。按照登記種類的不同，房地產檔案一般有產權、滅失、注銷、測繪、評估、拆遷、抵押、查封、拍賣、統計檔案等十幾種；②現代化的管理手段。利用現代科學技術，方便快捷地搞好檔案利用。廣、快、精、準是信息化社會人們信息需求的基本特點，為了滿足這一需求，必須借助于先進的技術手段。作為社會信息業的組成部分，房地產檔案管理部門有必要實現檔案管理現代化。首先普及使用計算機技術，實現檔案管理自動化。將計算機技術引入到房地產權屬檔案管理中來，提高檔案信息處理效率。其次，實現檔案信息傳遞網絡化，將網絡技術引入到檔案管理中來，更好地發揮計算機技術的優越性，使對利用者的服務更加方便快捷。
【關鍵詞】數字化技術的應用；檔案管理；房地產行業
在經濟快速發展的當下，房地產行業增長迅速，在增長過程中帶來的大量檔案也成為相關企業所面臨的一大難題。但是隨著相關數字化技術的發展相關檔案管理工作得到了一個滿意的解決方案，現代化的數字化技術大量使用漸漸取代了傳統的手工處理方式，并且數字化技術同傳統的手工處理方式相比便捷程度較高。除此之外數字化技術還具有一定的智能化特點，可以以較高的效率處理相關數據文檔，基于網絡還可以在一定程度上實現資源共享，加強有關方面的信息交流，進一步提升管理效率，提升房地產行業檔案管理工作的水平，滿足企業以及社會發展的需求。
1房地產檔案管理數字化的內涵及數字化運
用所注意的事項目前房地產檔案管理數字化主要通過大量的運用現代電子計算機技術以及現代化的攝影掃描技術完成，在此過程中將大量的紙質數據轉化為數字化信息通過電子計算機的形式加以保存，建立相應的電子信息庫，進一步方便相關數據的整理加強數據的管理，提升相關檔案的使用效率，增強在檔案管理方面的安全性能。在當下的房地產檔案數字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數據檔案的形式表現出來，數據檔案是檔案數字化的最終結果。在數據化檔案的管理當中必須按照一定的原則對相關數據檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現代化網絡技術給我們帶來了很多的便捷，但是在網絡環境中倘若沒有較好的保護措施相關信息的安全性很難得到保障。為了總分保證相關信息的安全性，房地產企業應當做好充分的準備，從細節入手認真仔細的做好每個環節的安全工作，安裝相應的防木馬軟件，聘請專業的技術人才充當顧問，進一步保證檔案的安全，使檔案的安全性得到充分的保障。除了安全性以外相關檔案的真實性也是檔案管理的重要組成部分，對于檔案而言其本身最基本的特征就是真實性。在房地產檔案管理數字化的過程中這一基本特征必須要得到保留加強，防止有關人員借檔案管理數字化之便，對相關信息進行更改，進一步減少日后糾紛帶來的不變，在公司管理上加強在該方面的監管力度要堅決杜止此類行為。檔案數字化管理的根本目的在于提升數據管理的便捷程度，在檔案數據化管理的過程中相關管理者要注意不斷提升數據使用的便捷程度，不僅是要滿足房地產行業相關管理者的使用需求，還要進一步滿足普通用戶的使用需求。數據的處理不能局限于管理，還要不斷提升數據內容的可讀性，不斷滿足用戶的需求，增強用戶的體驗感。
2房地產檔案數字化管理目前所面臨的問題
當前我國有關檔案數字化管理發展速度迅猛，這一進步推動了檔案管理智能化，增強了相關檔案管理的安全性和便捷度。但是一個事物的發展是長期的，在房地產檔案數字化管理的過程中漸漸的也出現了很多問題需要我們解決。首先在檔案數字化管理的過程中相關檔案的搜集存儲還存在不少問題，在相關信息搜集上還有不少難度，在搜集中的不確定性也有可能導致相關資料的錯誤性，這會讓信息的真實性降低，進一步降低數字化管理的可信賴程度。此外相關的檔案管理的數字化應用缺乏足夠的創新意識，服務單一，很難滿足消費者漸漸增長的需求，這讓房地產檔案管理數字化僅僅停留在表面，這不但限制了相關管理工作的進行，還將令相關房地產企業的業務受損導致很多服務的開展能力低，進一步限制相關房地產企業的發展。在房地產檔案管理數字化開展的同時企業的相關人才結構很難滿足企業數字化發展的需要，相關技術能力還有待提升。相關房地產企業應當依據企業發展實際，積極培養相關人才，增強管理者的管理能力和技術水平，進一步促使相關管理人員能夠更好的進行數字化檔案管理工作。檔案管理數字化發展的過程中還將面臨如何處理傳統的信息錄入同現代化數字技術檔案處理的關系問題。電子檔案的信息錄入通過一些電子媒介，只有在一定條件的情況下才可以進行檔案錄入和信息化處理。而傳統的信息管理模式較現代化的數字管理模式而言所受的約束條件相對較少，但是錄入方式相對較為繁瑣，查找不夠便捷。在檔案管理數字化過程中受某些客觀因素影響容易造成相關數據的丟失，而面對房地產之一信息量和數據量都很巨大的行業而言一些存在的錯誤很難被找到。在電子檔案的傳播過程中，受全環境的影響這些內容的真實性極有可能得不到保證。所以相關管理者在進行相關數字化管理的過程中還應當注意保留相關的原始文件，以便于相關管理人員更好的進行檔案管理工作。
3房地產檔案管理數字化應用策略和方法
在房地產管理數字化日漸興起的當下，做好管理工作不應僅僅停留在房地產數據的管理上，還要不斷拓展到公司管理上。相關公司應當借助檔案管理數字化的契機，進一步改革公司管理制度。培養大量的數字化、信息化人才，積極吸收相關專業人才滿足企業在信息化時展的需求。在檔案管理方面，相關部門要依據信息的內容作出合理的劃分，依據信息內容提供相應的檔案信息保存處理方案，進一步保證相關信息的安全程度，防止相關信息遭到不法分子的更改、竊取和破壞。企業還應當營造良好的信息安全環境，建立相應的安全保護制度和應急處理方案，防止信息安全遭到破壞，同時在企業信息遭到破壞時可以將損失降到最低。對于檔案管理數字化的管理制度體系不能僅僅局限于某些方面，對于公司的全局包括人員、設備、以及硬件的運用都應當作出具體的規定。建立行之有效的檔案管理制度，同時還應當建立相應的系統運行環境的安全管理制度。系統運行環境安全管理主要是指基于信息保護外部環境的安全的保護，包括相關人員對數字化檔案管理的影響，以及信息庫外部自然條件如電磁波、自然災害、防護措施的管理等方面。應用系統運行安全管理是一項很大的工程，包括操作安全管理、操作權限管理、操作規范管理、操作責任管理、操作監督管理、操作恢復管理、應用系統備份管理、應用軟件維護安全管理等。進一步從技術上防止相關數字化信息遭到竊取和破壞。在檔案數據化管理的同時，相關管理者還應當注意對相關信息原件的保護，建立相應的檔案室，配備專門人員保護這些信息。嚴格限制有關人員對檔案的獲取，防止相關檔案被篡改，進一步保證相關檔案的真實性。與此同時，建立相應的檔案室保護相應的檔案原件也是防止數字化檔案出錯的有效方法，方便在有關數字化數據出錯時可以找到相關原件進行更改和查詢。
4結束語
總而言之，建立一個完善并且安全程度高的檔案管理數字化系統是一個漫長的過程，在這個過程當中會遇到各式各樣的問題，還將會有越來越多的挑戰，相關企業的經營管理者要做好充分的打算面對這一過程中的困難。要不斷積累自身經驗同時加強與同行業企業的相關合作，積極探索同相關計算機網絡企業的合作，不斷壯大發展。要積極面對在房地產檔案管理數字化的挑戰，積極采取相應的措施，加強對房地產檔案管理數字化的風險調控，最大限度的降低存在的風險和危機，保障企業及用戶的信息安全。科學技術的進步帶給了房地產業管理現代化的機會，相關部門要利用好這一機會加快內部系統檔案管理的升級，加快檔案管理系統的內部升級，加強房地產行業的內部監管制度和外部環境監管制度，建立健全相關制度設施，建立有利于房地產行業發展的長效機制，將數字化的有效成果充分運用在房地產管理上來，將科技成果真正運用社會發展中。
作者:劉熙華 單位:南平市建陽區不動產登記中心
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1 房地產檔案管理風險相關問題
1.1 信息化風險問題
互聯網的迅速發展，完善了檔案管理模式，提高了檔案管理的有效性，但通過信息化的方式，進行檔案管理會帶來一定的風險，比如計算機病毒、黑客侵犯、數據不準確以及管理等方面，這些因素的危害性較大，病毒黑客會導致檔案信息泄漏，使得檔案信息被他人切取，給企業造成了很大的損失，因此這些因素使得房地產檔案管理工作存在一定的信息化風險。
1.2 投資風險問題
投資風險也是影響房地產檔案管理工作的一項重要的因素，房地產企業一般考慮到運行過程中可能發生的因素，就會采取異地檔案備份，但是在這種情況下，如果進行異地檔案備份，就會投入很多的成本，包括人員方面以及設備方面等，投資風險就會慢慢凸顯出來。在投資的過程中，如果得到的回報與投資無法實現協調平衡，就會很容易產生投資風險。比如在實行網絡檔案建設的過程中，會引入大量的計算機、掃描儀等等設備，加大了資金的投入，在進行投資時，管理不到位，投資風險就會不可避免。
1.3 知識產權風險問題
現今階段，房地產檔案管理在信息化建設下就是為了能夠達到資源共享。但是涉及到資源共享，在某種程度上很有可能會誘發到知識產權問題上，資源分享的過程中，無法對資源信息進行有效的保護，會使得資源信息出現篡改以及丟失的情況，房地產檔案管理互聯網制度還并不完善，與檔案有關數據信息在分享參考時，知識產權風險問題就會產生。
1.4 人員素質有待提高
互聯網信息化的發展，對于檔案管理人員提出了更高的要求，但部分檔案管理人員缺乏檔案管理知識，信息觀察力也不足，無法及時將檔案進行歸總，信息技術的應用不廣泛，不具備信息技術操作能力，當前在房地產企業中，既能夠掌握房地產業務又能夠運用互聯網技術的人員少之有少，很多檔案管理人員在實際的過程中經常會出現失誤，檔案管理不到位，給房地產企業帶來了不利的影響。
1.5 缺乏檔案管理重視
在房地產企業中很多對檔案管理并不重視，普遍認為房地產檔案的管理工作即文件復制粘貼，進行簡單的統計，并不是房地產登記所重要的工作，也無法對登記產生一定的利潤效益，只要確保檔案不會丟失以及信息不竊密等即可，這樣的思想意識嚴重的影響了檔案管理工作的進展。因此部分房地產企業對檔案管理缺乏認識，從而出現了各種風險，給檔案管理工作產生了不好的因素，影響了企業的發展。
1.6 檔案管理技術手段較為落后
在市場經濟體制下，房地產檔案管理離不開互聯網信息系統，但部分房地產企業檔案管理部門在信息系統開發方面還存著不足，無法實現規范化、科學化，由于技術方面認識不足，還有一些資金方面的局限，導致互聯網自動化技術比較滯后，無法對信息系統的各個功能進行更新，還有計算機設備也沒有及時的更換，使得信息系統在房地產檔案管理方面得不到很好的發揮，還有部分房地產企業沒有專門的檔案管理部門，無法將檔案管理工作落實到位，依舊延續著傳統的紙質檔案激勵，沒有運用先進的技術手段，限制了檔案管理工作的進展。
2 房地產檔案管理風險的應對策略
2.1 房產檔案抵御風險的能力
房地產企業應加強房產檔案管理，最大限度的避免風險的產生，應對檔案管理人員加強認識，為他們講解風險的危害性。在進行異地備份的情況下加強管理，合理的運用檔案數字化處理，新檔案在歸總時需進行電子化的處理，如果需要進行紙質記錄檔案，與此同時也應采取電子檔案，將電子檔案進行備份，防止丟失以及泄漏，檔案采取一式三份的形式，這樣的情況下，一份檔案丟失還有其它的備份，一定程度上避免了風險源的產生。
2.2 完善信息?c資料檢索體系
為了使房地產企業檔案資料的完整性，應對其進行全面的核對，對檔案的內容要認真的核對，確保檔案的內容與現實所要記錄的內容一致，如果發現檔案內容存在問題，不符合實際的情況，應及時的采取調整，按照一定的程序對檔案采取分類編目，創建案卷號、文號等多方面目錄，設置可靠的檢索資源，方便于用戶能夠迅速的查找。另外不斷的擴大檢索范圍，完善檢索的條件，使得用戶能夠及時的查找到房地產信息，但在這個過程中需要對檔案采取防護措施，避免丟失。
2.3 健全檔案管理體系
房地產檔案信息至關重要，應不斷的健全檔案管理體系，保證檔案管理工作的有序進行，確保檔案的準確性與有效性，房地長檔案管理過程劃分為三方面，收集信息、整理信息以及信息歸檔，需要重視這三方面的流程，為檔案的信息共享與傳遞創在良好的條件，在這個過程中需要不斷的對檔案進行更新，定期對檔案進行核實與監督，對從中所發現的問題，比如信息不一致、信息空缺以及信息丟失等問題應及時的解決，保證檔案信息的完整性，使得檔案管理工作更加規范化。
2.4 提高工作人員的素質
房地產企業應加強人員的管理，提高熱人員的檔案管理知識，提高信息觀察力，及時將檔案進行歸總，對人員進行技術方面的培訓，使其能夠精通互聯網信息技術，提高人員的職責意識。強調應要求人員學會使用計算機上技術對房地產登記信息統計，合理的對房地產資源進行整合，從中能夠挖掘出重要的信息資源，認識到檔案管理的重要性，企業應加強對人員的培訓力度，可以實施獎勵的措施，通過人員的業績，為他們實施獎勵，提高人員工作的積極性，增強他們的歸屬感，更好的對檔案進行管理，從而能夠使檔案管理工作有序的進行。
2.5 做好房地產檔案的風險評估工作
在房地產檔案管理中，應對風險采取一定的評估，從而掌握風險產生的成因以及風險的危害性，從而能夠針對性的運用應對方法來解決這些風險，對檔案存在的某一個特定的風險進行分析，對其所產生的概率進行研究，然后再決定運用哪一種方法解決這一風險比較有效，久而久之，就能夠避免這種風險產生。在進行風險評估工作的過程中，需要結合實際情況來進行，最好請這方面的專家來進行風險評，有效的減小風險帶來的危害。
【關鍵詞】房地產檔案；管理；房地產業
房地產檔案，是指過去和現在的房地產管理機構、房地產工作人員從事房地產經營管理活動，直接形成的各種形式的對國家和社會有保存價值的歷史記錄。
一、房地產檔案的作用
1、憑證作用。房地產檔案不僅反映了房地產的演變過程和本來面目，這些都具有無可爭辯的法律效力，還客觀地記錄了以往的歷史，包括從申請人提出申請、提交相關證件、房地產登記收件、核查、測繪、出圖、領導審批等一系列程序中形成的各種文件，所反映的內容具有無可置辯的證據作用。
2、參考作用。房地產檔案不僅記錄了歷史活動的事實和經過，而且記錄了人們在活動中的思想發展，檔案材料是歷史的真實記載，所以從檔案中獲得的信息具有更高的可靠性。各類房屋的所有權、使用權、占有權、收益權等的演變歷史和所有權歸屬均在房地產檔案中有真實記錄，這就要求房地產檔案管理必須根據自身的特點，按照檔案管理的一般規律結合房地產檔案的特殊規律，做好房地產檔案管理工作。
二、房地產檔案的特點
1、時間長、變動大。房屋從建好居住到拆遷，中間最短需要幾十年，長可達幾百年。在這一時間段內，有關房屋的各方面都不是一成不變的，其中包括房屋的產權問題、結構、使用等。為了更好地管理、使用、修理房屋而建立的房地產檔案也隨著時間的推移不斷變化。
2、來源廣、內容雜。房地產檔案來源于房屋管理、使用、修理的全過程，所產生的材料規格大小不一，體式復雜多樣，這給檔案材料的收集、整理帶來了一定難度。所產生的具有保存價值的文件材料包括：房屋所有權性質辦理及變化記錄、改變使用功能和房屋結構所產生的材料、修繕記錄、使用記錄等等，內容較復雜。
3、專業性比較強。房地產業是一個比較龐大的系統工程。這其中不僅要有土地劃撥、開發企業、施工隊伍等硬件，還要有房產銀行、房產監察、價格體系、法制建設等軟件，因此，要保證房地產檔案的齊全完整，做好動態管理工作和提洪利用工作，必須了解黨和國家有關房地產工作的一系列方針政策，了解地方有關房管工作的各項具體規定和辦法，熟悉單位內部各項業務工作的力之事規則和程序。
4、利用率很高。房地產檔案是房屋管理、使用、修繕的原始記錄，對房屋的所有權、淺談房地產檔案的特點及管理方法結構面積、功能變化等都有詳細記錄。權威、及時、準確的房地產檔案信息是一切企業經營活動的基礎，其實質在于反映市場的真實情況及市場運動規律，幫助人們做出正確的決策，因此它的利用率非常高。
三、加強房地產檔案管理的幾點思考
1、要加強法制化建設，樹立全員管理檔案概念。
《檔案法》的頒布標志檔案工作步入了法制化軌道，我們要采取多種形式、廣泛宣傳房地產檔案的經濟社會價值，提高人們對房地嚴檔案作用的認識。同時要加大行政執法力度，確保檔案與實物的高度統一，積極推進房地產檔案管理工作的法制化進程。要通過學習檔案法律法規以及檔案管理知識樹立全員參與管理、全員重視檔案的觀念。在房地產開發企業的各項管理工作中要強化檔案意識，以責任感、使命感指導我們的工作。
2、我們要完善現有的管理信息系統，引進新的管理理念。
我們要建立完善準確的電子檔案庫，電子檔案與紙質檔案相比可操作性強，占據空間小，不受限制，還可以保護紙質檔案。但是紙質檔案本身就是資源，承載著一段歷史，這是電子檔案無法比擬的。因此，我們實際操作當中應該做到二者并存，互相補充，實現紙質檔、電子檔的相輔相成。
3、加強房地產檔案管理工作人員隊伍建設。
實現房地產檔案有效管理，離不開高素質的管理人才。加強房地產管理工作人員隊伍建設，要著力抓好以下幾點：一是檔案主管部門要加強業務指導，使檔案工作人員及時掌握有關檔案工作的法規、政策、規范并運用到自己的工作中去。二是房地產檔案管理人員，要具有高尚的思想覺悟和職業道德，積極參與經濟建設，立足本崗，甘于奉獻。同時，要不斷完善自身的知識結構，既要掌握檔案專業知識，又要熟悉房地產權管理知識，更好地適應工作需要。三是加強檔案管理人員的業務培訓，提高其業務知識和管理水平。四是開展房地產檔案管理單位之間的業務交流，在交流中取長補短，不斷提高單位的整體業務能力，使房地產檔案管理適應新形勢的需要。
4、檔案管理人員應該不斷提高自身的服務水平
嚴格來說，檔案管理同時也是一種專業的服務 ，是專門服務社會的。現如今，社會各界對房地產檔案信息服務的需要越來越迫切，希望通過房地產檔案管理信息系統了解房地產的相關政策。因此作為房地產檔案管理人員，我們要努力提高服務水平，積極服務好社會、群眾，接受新的服務理念，順應時代的發展，滿足人民的需要。
5、加強房產檔案管理，為城市基本建設服務
隨著城市建設的飛速發展，舊城區的改造步伐越來越大。舊城改造、道路拓寬和內河整治等大量的建設拆遷工程，無不牽涉到眾多居民住宅及部門單位房的拆遷安置工作。它關系到千家萬戶的切身利益，關系到社會穩定。由于被拆遷人的房屋及附屬物大多年代久遠，歷史上這些房屋的產權演變情況復雜，一些居民擅自搭建違章簡易房屋，因此對原有房屋的歷史沿革和現實狀況客觀、真實的歷史記載就顯得更為重要。工程初期，房產檔案部門要根據規劃部門批準的拆遷范圍，對所有房屋逐棟逐戶進行查檔核對，將房屋的結構、樓層、建筑面積、四界關系、產權來源等房產檔案材料，提供給拆遷單位進行可行性分析。由于拆遷范圍的規模大、戶數多，而且時間緊，為讓拆遷人盡快進入拆遷階段，房地產檔案部門還要及時組織人力，加班突擊。
6、檔案管理人員要為檔案內容保密
首先要加固存放檔案的庫房的門窗，把庫房作為重點保護對象，安排專人負責看守庫房，看守人員應該嚴格遵守庫房管理制度，閑雜人等一律不準入內。嚴格管理庫房是做好保密工作的基礎。
其次在檔案的使用時加強保護。檔案管理人員的素質與檔案的安全有直接關系，因此每一個檔案管理人員都應該努力提升自身素質：第一，要熱愛自己的工作，對自己及社會負責，對工作兢兢業業，不求回報，努力服務好社會及人民。第二，要努力學習相關的法律法規，熟悉掌握相關的檔案內容，提高專業素質。第三，在日常工作中要不斷的發現問題并總結經驗，能夠處理一般的問題。第四，要完善相關的借閱制度，并嚴格執行。
總之，房地產檔案管理工作已成為經濟體制改革進程中房地產經濟領域的一個重要環節，是一項十分重要的基礎業務建設，是房地產管理部門重要任務之一。為了進一步發揮房地產檔案在房地產管理中的作用，加強和完善房產檔案的規范化、現代化管理，深入開發房產檔案信息資源，為房地產經濟發展服務，是擺在城市房產檔案管理部門面前的重要任務。我們應充分重視并加強房地產檔案管理工作，以推動經濟發展，加大管理力度、提高服務功能為己任，努力實現房地產檔案管理工作的新突破。
參考文獻：
【關鍵詞】房地產；檔案；管理；創新
房地產檔案是房地產行政部門在房地產發證登記、房地產交易買賣等房地產管理活動中所形成的反映產權人、房屋自然狀況及土地使用狀況等具有保存價值的文字、圖紙、音像、磁介質軟盤等各種載體內容的歷史記錄。隨著信息技術的發展及社會對房地產檔案需求增多，傳統的房地產檔案管理模式已難以滿足現代化、高效化的社會發展需要。需要對傳統的房地產檔案管理進行創新，以推動房地產檔案管理步入信息化、現代化的軌道。
一、房地產檔案管理的重要性
房地產行業是我國基礎性支柱產業之一。隨著經濟發展和社會需求的擴大，房地產業也迅猛發展。房地產管理承擔著檔案信息的收集、整理及對外服務工作，既提供及時準確、高效的查閱服務，又服務于國有資產的保值增值和維護消費者合法權益的需要。
房地產檔案管理準確記錄了房地產經濟活動和房地產地項目情況，服務于城市建設和社會經濟發展。它所提供的信息披露服務，是多元化、全方位的服務，為信息利用者提供了一個良好的溝通平臺。
房地產檔案是法律認可的確認房地產權歸屬方、鑒證房地產處置的有效法律證明。作為房地產產權界定的有力存證，它為產權管理和產權保護提供了可靠法律依據。其內容客觀性決定了它作為法律依據的憑證性和權威性，使之成為國家實行有效產權保障體系的一個要素。
房地產檔案是城市發展的歷史見證， 是對城市發展史、發展規律等進行研究資料的重要來源。隨著信息化發展在檔案管理中運用，促進了檔案管理的功能得到有效地發揮。
二、房地產檔案管理中存在的問題
雖然我國房地產產權管理開始時間較早，有很多經驗積累，但房地產管理仍顯得落后，主要存在以下問題：
（一）檔案管理技術落后。房管部門雖然使用計算機管理，但多用于數字計算、制作圖表打印，沒有使用于管理全過程，不能根本改變技術落后的局面。
（二）檔案管理低效率。舊的被動型管理的管理機制，難以發現產權管理中存在的問題。即使發現，也因管理法制不健全、產籍資料不完備、管理體制混亂或管理手段落后，不能及時處理問題。
（三）工作人員綜合素質低。部分產權檔案管理人員綜合素質低，業務能力不強。產權管理工作要求檔案管理人員熟悉登記制、具備測繪知識、清楚有關法律條文，否則在驗收文件時就不能及時發現存在的問題，很容易導致不符合要求的資料混入檔案。
（四）房地產檔案使用中存在使用率低、使用面窄、檔案缺乏立體開發利用的問題。
三、房地產檔案管理的創新路徑
為了滿足現代化、高效化的發展需要，房地產檔案管理部門必須在認清房地產檔案管理重要性和問題的基礎上，對傳統的管理體制、管理手段等進行創新，推動房地產檔案管理步入信息化和現代化的軌道。
（一）房地產檔案信息化
1. 提高管理信息化的認知，形成信息化管理思維。社會經濟發展給房地產行業帶來生機，也對房地產檔案管理提出新的要求。傳統手工方式的檔案管理、封閉型管理模式已經難以滿足要求。因此，需要管理人員管理觀念的轉變，要跟隨社會的發展，將信息化的管理理念應用到房地產檔案管理中，形成信息化的管理思維，推動房地產檔案管理深化改革和創新。
2. 推動房地產檔案數字化。房地產檔案信息化建設的前提和基礎是房地產檔案數字化建設。對房地產檔案資料加以數字化處理、整編，生成檢索工具，為檔案資料利用者提供優質高效、準確便捷的信息查詢服務。
3. 建立房地產檔案信息歸集系統。建立房地產檔案信息歸集系統，將房地產檔案信息系統與房地產交易系統相結合，房地產交易過程中生成的全部產權信息自動歸集到房地產檔案信息管理系統，并加以保存，從而保證房地產信息收集的及時性、全面性和準確性。
（二）建立健全管理機制
1. 績效考評激勵機制。因缺乏有效激勵機制，房地產檔案管理人員的工作積極性和創造性不足。房地產檔案管理部門應當根據自身特點，創新激勵機制，將個人工作能力和業績作為考核的重要內容，并將考核評價結果與勞動報酬、職位晉升相聯系。根據能力素質按能定崗、按崗定責。根據職責難易度確定薪酬系數，按照實際業務量實施計件考核取酬，全面落實績效考評激勵機制。
2. 崗位培訓機制。崗位培訓機制是實施檔案管理創新活動的人力資源保障。房地產檔案管理信息化是現代信息技術、科學管理方法在檔案管理領域的應用。檔案管理工作人員的綜合素質和專業技能直接影響著檔案管理與服務的質量和效率，因而，實現房地產檔案管理創新就必須建立崗位培訓機制，提高員工的專業理論知識、業務操作技能以及現代管理理念和技術。
（三）轉變被動式服務為主動式服務
知識信息時代對房地產檔案資料的需求呈現大量化和多樣化，這就要求檔案管理工作人員轉變傳統 “坐店等客” 的被動式服務為需求為導向的主動式服務。在服務意識、服務態度、服務方式、服務機制上不斷完善和創新。增強房地產檔案宣傳服務力度，提高社會對房地產檔案的認知，開展多樣化的服務形式，以適應社會發展的客觀需要。
參考文獻
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【關鍵詞】房地產；檔案管理；信息化
檔案管理在房地產管理中具有非常重要的作用，可以為后期的工作提供詳實的原始資料，也可以為一些重要的決策提供參考。但是，在傳統的檔案管理中，由于手段比較落后，效率比較低，因此，造成一些重要的信息丟失或者遺漏。計算機信息技術的出現和迅速發展，為我們提高檔案管理工作水平、全面收集有關信息、提高檔案資料利用率提供了良好的契機和技術支撐。目前，信息技術已經逐步得到房地長行業檔案管理部門的重視和開發利用，在當前形勢下，充分認識加快實現房地產檔案管理信息化建設的重要性，采取切實可行的措施搞好房地產檔案管理已經成為房地產行業和有關部門的一個重要課題，同時，也是社會各界的強烈需求。
一、檔案管理信息化建設的重要意義
在房地產檔案管理中搞好信息化建設，具有以下幾方面的重要意義：一是能夠切實發揮檔案管理部門的服務職能。管理檔案的目的就是利用檔案，當我們采用先進的計算機技術對檔案進行管理以后，與傳統的檔案管理方式相比，檢索的速度會大大提高，更方便人們查閱檔案，有利于檔案管理部門職能的充分發揮。二是計算機檔案管理系統信息容量比較大，方便檔案資料的攜帶和保存，同時，可以提高檔案的保密性，延長檔案資料的使用壽命。三是實現房地產檔案信息化管理可以降低檔案管理成本，節約房地產檔案管理部門的資金。傳統的檔案管理模式中，檔案的日常維護和管理工作比較繁重，需要投入大量的人力、物力和財力，但是，在實現信息化以后，主要依靠計算機系統存儲信息，可以大幅度地節約人力、物力和財力的投入。因此，加快實現房地產檔案信息化是實現房地產管理科學化、標準化、規范化的前提和保障，是信息化社會對檔案管理部門提出的適應當前形勢發展的、新的、更高的要求。
二、信息化建設基礎工作分析
在我國當前的房地產管理部門，一項重要的工作就是進行房屋產權產籍檔案的管理，但是，總體上來看，管理的方式還比較落后，不能適應新形勢的需求，由于受到條件的限制，大量的歷史積壓信息不能及時得到處理。為了完善信息庫建設，避免原始信息的丟失，需要及時錄入有關信息，當然，要做好這項工作，需要投入一定的人力、物力、財力來完成信息錄入工作，因此，首先要在人力、物力和財力各方面為房地產檔案信息化建設提供必要的物質和人力資源保障。同時，我國的房地產信息化系統還處在研發的初級階段，系統本身還不夠完善，功能還不夠健全，一些問題會在系統投入到具體實踐中以后，逐步體現出來，因此，房地產檔案系統的開發是一個逐步完善的過程，要考慮到在具體研究、開發、利用中堅持循序漸進的方法，在代價較低的情況下，盡快為房地產檔案管理部門構造一個科學地軟件系統模型，通過調查研究盡快全面掌握用戶的客觀需求，在此基礎上對管理系統進行不斷更新和完善，盡可能地實現系統應該具備的所有功能，在使用過程中，要依據自己的工作需要，對管理系統進行研究和升級。
三、管理系統應實現的功能
隨著房地產市場的日漸活躍和有關政策的頒布實施，我們所構建的房地產信息查詢系統應該實現以下三方面的功能：一是為滿足房地產交易市場對有關信息的查詢，首先應該實現房地產信息系統的查詢功能，堅持方便、準確、快捷、易于操作等原則，最大限度地滿足客戶查詢方面的需求；二是要滿足房地產管理部門對相關資料進行管理的需要，讓信息系統所儲存的相關信息服務于房地產管理工作，確保整個系統服務職能的發揮。在系統構建過程中，要以房產檔案管理系統為中心，逐步研究開發出以檔案管理系統為基礎的房屋權屬登記系統、房屋交易系統、房屋測繪系統等相關應用管理系統，通過局域網或者互聯網實現資源共享，進而構建一個以房地產管理部門為中心的、能夠最大限度地方便群眾、提高相關部門辦事效率的服務系統；三是對資源進行信息化管理的同時，還應該實現房地產檔案管理系統對惡意攻擊等破壞性活動的防御功能。以確保系統的信息不遭受損壞，充分發揮系統信息的安全，對于一些違法的行為和外界的攻擊系統能夠主動進行控制，并能做到有效防御有可能引起信息丟失和破壞的事情發生。
四、實現檔案管理系統功能的思路
結合以上的分析，我們為了提高房地產檔案的管理水平，必須加快信息化建設的進程，在認識房地產檔案信息化建設重要性的基礎上，做好必要的基礎性工作，利用當前先進的信息化技術，結合房地產檔案管理的工作實際，設計出來一個能夠實現查詢功能、滿足房地產檔案管理需求、可以實現自身防御功能的信息化管理系統。為實現房地產檔案管理系統的各項功能，我們提出以下思路：
（一）、打造人性化的工作軟件平臺。在整個系統中，數據庫是儲存檔案管理相關數據、運用數據進行操作的基礎，要能夠實現對錄入數據的具體運算，也就是在系統收到錄入的數據以后，能夠合理地進行儲存，自動進行數據的分發，按照一定的標準進行運算。隨著計算機技術的不斷發展，能夠實現數據庫基本功能的計算機語言很多，我們應該選擇比較常用的計算機語言，為用戶和管理者構建一個人性化、科學化、準確化的工作軟件平臺，并做好相關維護和升級工作。
（二）、結構檔案管理系統基本體系。信息化過程中主要做好兩個方面的工作，一是要妥善保管原件，二是及時建立相應的檔案數據庫。原件是房產檔案的原始資料，是不能夠被替代的，譬如：房產證既是檔案數據的來源，也是房產身份的合法依據，具體工作中不能因為信息化的發展而忽視了對于原件的保存和管理工作。計算機系統為檔案查閱、管理提供了便捷的手段，但是，不意味著因為信息化建設而替代對原件的保存和管理。
1.1安全性
“互聯網+”的應用雖然給房地產檔案管理工作帶來了極大的方便，在在運用數字化管理技術的時候，首先需要遵循的就是安全性的原則。由于房地產檔案往往具有極高的商業價值，這樣導致了一旦檔案信息流失將會給房地產業造成無法估量的損失。因此在實際的管理過程中，檔案管理人員需要注重對檔案信息的安全性管理，并定期的對相關的軟件進行升級，從而使得房地產檔案信息能夠得以長時間的保存。
1.2真實性
對于在房地產檔案管理過程中，在使用數字化技術的時候，還需要注重檔案信息的真實性。嚴禁相應的管理人員在實施管理的過程中篡改相應的檔案信息，并且對于檔案信息的記錄和保存需要進行嚴格地核對，以保證所儲存的檔案信息的真實可靠。
1.3簡便性
在進行檔案管理的過程中，之所以需要使用到“互聯網+”技術的應用，主要是為了方便人們更好地進行房地產檔案的管理和查閱。因此，在運用數字化技術的過程中，還需要保證檔案信息管理的簡便性。這樣當相關人員需要查閱檔案信息的時候，能夠一改以往的查閱方法，可以使其在不同的時間、不同的地點都能對所需要的檔案信息進行快速的讀取，更為重要的是還能更改以往一份檔案在同一時間只能一人讀取的缺點，最終更好地為房地產業的發展服務。
1.4可讀性
可讀性是指在對房地產檔案信息進行保存、壓縮和傳送之后，相關的使用者能夠真實準確的對所接收的檔案信息進行閱讀。可讀性的應用原則，其一是需要保證檔案信息處理之后的真實準確性，其二是對于使用者來說能夠進行仔細地閱讀。如果對于數字化技術的應用，喪失了可讀性這一特性，那么在房地產檔案管理的過程中對于“互聯網+”技術的應用將會變得徒勞無功。
2.互聯網在房地產檔案管理應用中存在的問題
2.1房地產存量檔案數字化問題
對于房地產檔案信息，人們一直使用傳統的手工信息加工方式，所耗費時間長，資料占用面積大，查找麻煩，容易損壞和變霉。這樣的處理方式因其效率低、保密性差、費時費力，一旦發生意外難以彌補。更重要的是傳統方式形成與保存的房地產檔案無法在網絡中傳輸，在“互聯網+”環境中無法使用。
2.2房地產電子文件的檔案屬性認定問題
房地產檔案是指房產管理部門在進行房地產管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、表冊、卡片以及聲像、電子文件等材料。盡管在房地產檔案定義中已將電子文件列人其中，但是在實踐中，每當要求提供憑證時，仍然要求提供紙質原件或復印件。網絡上可以傳輸的電子文件信息仍然不能作為憑證使用，電子文件的檔案屬性仍沒有得到確定與認可。
2.3信息標準化不統一
房地產檔案信息來源、形式、格式多樣化，程序軟件無統一，入內容也無法保持相同。雖然國家頒布了電子文件相關標準，但對于房地產檔案管理則無相應的行業標準，兼容性較差。
2.4信息安全性較低
“互聯網+’，背景下房地產網絡檔案為各企業、監管部門及社會大眾提供了極大便利，然而其安全性卻令人擔憂。房地產檔案管理的硬件設備配備落后，如電源ups系統缺失、硬盤備份不及時、網絡傳輸通道紊亂、密鑰準入制度不健全等，這些都是檔案管理過程中存在的安全隱患。
2.5制度有待完善
“互聯網+”時代對房地產檔案管理更加嚴格，科學合理的制度是重要保證。很多房地產企業并沒有重視檔案管理的制度建設，導致很多制度缺失，如檔案信息安全防范制度、信息安全追責制度、檔案信息共享制度等。制度上的缺失使得檔案管理存在極大的不安全性，人的不安全行為及物的不安全狀態均沒有得到有效制約，使得檔案管理工作更加嚴峻。
2.6信息真實性與唯一性的確認問題
在“互聯網+”環境下，由于多方參與、多家使用、多頭存儲，難免出現涉及同一項目、同一人等的房地產網絡檔案信息不一致的情況，這樣就會有一個在出現這類情況時，由誰，如何判定其真實性與唯一性的問題。
3.基于互聯網的房地產檔案管理問題的解決辦法
3.1提升管理人員水平
房地產檔案管理人員水平直接影響信息準確及安全，企業要加強對相關人員的技能培訓，特別是管理技術、應急能力、安全防范及責任心等方面。有條件的企業可為相關人員提供學習平臺，與其他企業進行而對而交流，不斷汲取別人長處。房地產企業要構建年齡、知識結構合理的檔案管理人才梯隊，通過引入高素質的大學生充實管理隊伍，也可對企業自身的專業人員加強培訓，從而提高相關人員的業務素質。
3.2加快房地產檔案數字化進度
互聯網的發展是迅速的，房地產檔案管理可以借其發展趨勢完成數字化。建立電子檔案，并保持電子檔案和紙質檔案保持一致性。
3.3強化檔案資源標準監理正規體系
對于房地產檔案信息的管理工作，需要有強有力的監督管理體系，這樣能夠使得檔案信息更加的完整和標準，這樣對于數字化技術的應用才能更加得心應手。
3.4明確數字化房地產檔案的認定屬性
目前電子檔案的作用比較有限，一般不會作為有效的證明材料，缺乏法律屬性。主要是目前的證明材料還是以紙質檔案為主。隨著互聯網的發展以及人們對檔案信息調用的方便性要求越來越高，人們對電子檔案的使用范圍會越來越大。
3.5檔案數據動態化管理
房地產數據因主客觀因素時常變動不可避免，如房屋坍塌、繼承、租賃、買賣等，房地產企業要及時更新數據，以確保檔案的時效性和準確性。特別是我國基礎建設加快，街道、地名等變化較快，房地產檔案數據要實行動態化管理及時修正，避免數據遲滯性。因此，房地產各相關單位要與檔案管理部門或機構溝通保持暢通，使檔案數據動態化管理成為常態。
【關鍵詞】房地產；檔案；管理
房地產行業是我國的基礎性支柱產業之一，房地產檔案管理工作則是房地產行業的基礎業務建設。研究和開發房地產檔案管理，提升房地產檔案的價值，對于房地產業的發展以及我國的經濟建設具有很重要意義。
一、房地產檔案管理中存在的問題
（一）管理體制不健全
我國房地產產權管理開始時間較早，在這方面有很多經驗積累，但管理體制仍顯得落后，主要表現在以下幾個方面：（1）法律法規不健全導致了檔案管理混亂，歷史遺留問題也造成了管理障礙。自從城鎮八十年代完成房產登記發證工作后，經過三十年的發展，《中華人民共和國城市房地產管理法》、《城鎮房屋所有權登記暫行辦法》、《城市房屋產權產籍管理暫行辦法》等相關制度陸續出臺標志著房地產檔案管理制度日臻完善，使得房地產活動進一步規范化。但這些制度仍有諸多不足。有的條款具有過渡性質，需后續補充。有的制度條款只是宏觀層面規定，實踐中缺乏可操作性。（2）檔案管理技術落后。房管部門雖然使用計算機管理，但多用于數字計算、制作圖表打印，沒有使用于管理全過程，不能根本改變技術落后的局面。（3）產籍資料不完備。產籍建設以前不受重視，產籍資料不全是普遍現象。這增加了城市的擴建改建規劃難度，也常常導致城市改建中，重新規劃，重復建設，產生浪費和損失。（4）檔案管理低效率。舊的被動型管理的管理機制，難以發現產權管理中存在的問題。即使發現，也因管理法制不健全、產籍資料不完備、管理體制混亂或管理手段落后，不能及時處理問題。
（二）房地產檔案資料收集中的問題。雖然國家對房地產檔案資料收集的內容范圍有詳細規定，但是實踐中存在一些問題，影響到檔案收集資料的信度和效度。（1）工作人員綜合素質低。部分產權檔案管理人員綜合素質低，業務能力不強。產權管理工作要求檔案管理人員熟悉登記制、具備測繪知識、清楚有關法律條文，否則在驗收文件時就不能及時發現存在的問題，很容易導致不符合要求的資料混入檔案。（2）產權檔案種類不齊全，載體不豐富。檔案收集工作被動。近年來，企業改制、資產重組、房產買賣、抵押等涉及房地產產權的活動大量發生，產生了許多產權資料。要做到檔案與房地產現狀一致，僅靠登記部門移交的檔案難以做到，需檔案管理人員主動去收集檔案資料。權屬登記檔案外的其它類型檔案收集少。房地產產權產籍管理部門不僅收集產權登記檔案，也應收集房產交易、拆遷和司法等相關文件。但有部門認為權屬檔案有價值，其他檔案耗時無用，所以對權屬登記檔案外的其它類型檔案收集少。然而，其他檔案往往對鑒別房地產檔案的價值有重要。特殊載體的產權檔案收集不完整。除了紙質材料的產權檔案外，還有記錄反映產權現狀的以影像、光盤等為載體的資料。然而，這些載體的檔案收集缺乏，導致產權檔案內容不完整，載體不豐富。（3）缺乏全國統一的檔案的收集范圍、歸檔文件的標準。標準化是房地產檔案管理現代化的基礎。因缺乏統一標準，各地房屋產權管理部門就自行制定。各地管理水平、工作流程、管理方法千差萬別，給產權檔案管理現代化造成障礙。
（三）房地產檔案使用中存在的問題。（1）使用率低。據統計，城市房地產檔案平均每年利用率為2%—6%。（2）使用面窄。房地產檔案使用主要局限于本部門、本系統，不面向社會。而且房地產檔案使用往往局限于房屋建筑工程竣工檔案。（3）房地產檔案缺乏立體開發利用。房地產檔案的編研處于利用工作的末端，房地產檔案編研成果少，效果不理想。開發利用工作缺乏系統性，也沒有形成多角度、多層次的立體開發利用模式。
二、房地產檔案管理工作的建議
（一）提高房地產檔案收集工作的建議。（1）提倡終身學習的理念，實施團隊學習，提升檔案管理人員綜合素質，加強檔案管理知識和技能以及相關的測繪、登記、計算機等知識與技能的學習。（2）組建綜合檔案室，為檔案升級，規范房地產檔案的管理工作。房地產檔案管理部門要重視特殊載體檔案的收集和管理。產權檔案管理人員要注重與有關產權文件形成單位保持經常性的聯系，及時收集相關文件。產權管理部門做好產權資料的前期控制，同時，歸檔環節也要做好審核工作。（3）制定全國統一的包括產權檔案收集范圍，具體規定每項業務所需歸檔的文件內容，文件材料的具體規格，技術指標等產權檔案管理規范和技術規則。使用目標管理，促進房地產企業檔案工作規范化，進而提高產權檔案的收集工作。通過“綜合目標管理、標準規范要求”推動了房地產行業的檔案工作。
（二）改進房地產檔案利用的措施。（1）完善開發利用機制。除確認產權歸屬外的其他房地產檔案的開發利用工作很難在短期內看到“實立竿見影”的效果。因為房地產信息具有系統性、連續性的特點，開發的過程需要不斷完善其系統性、連續性。否則，房地產檔案的開發利用就會半途而廢。（2）檔案利用逐步面向社會。雖然從形式上房地產檔案己經開放了，但是仍處于封閉或半封閉狀態。應多做宣傳工作，以充分利用國家資源。（3）不斷豐富房地產檔案內容和載體。為促進廣泛利用房地產檔案，除了豐富本行業的資料外，還要重視收集與本行業相關的文件材料，從而豐富檔案內容。
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