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員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括：
1.記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化進程的履歷，自傳材料;
2.員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑒別和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料;
3.對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料;
4.記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料;
5.記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。
第二條人事檔案保密規定。
公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
第三條員工個人情況變更規定。
1.員工進入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。
2.項目內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。
根據學校體制管理現狀和教學發展的需要，在教學檔案管理實踐中，本文對本科教學檔案歸檔范圍和管理做了進一步的分析和思考，以期對學校教學檔案的規范化和標準化管理有現實意義。
一、編制教學檔案歸檔范圍的依據
我校在2010年提出了“黨委領導、行政負責、民主管理、教授治學”新的管理體制并實施。在新的管理模式下，教學管理的重心下移到二級學院，使之在教育教學管理上有了更大的自主權，能夠根據學院發展在教學計劃、專業設置、學科建設等各個方面充分發揮管理職能，二級學院的教學檔案從具體內容、歸檔范圍及管理的職責等發生了變化，在教學改革發展過程中產生了大量的具有保存價值的文件資料，需要統一分類標準，進一步加工整理歸檔。
明確教學檔案的歸檔范圍是做好教學檔案工作的基礎。鑒于目前教育部和國家檔案局對教學檔案管理的分類標準和要求尚未統一規定，使得各高等院校教學檔案工作也明顯呈現多樣狀，且從《高等學校教學文件材料歸檔范圍》的內容來看，其中涉及教學檔案的歸檔部門不僅限于教學管理部門，還涉及學生工作部、人事處、招生就業處等相關部門，即使有統一的執行標準也難以準確執行。因此，高等院校在實際工作中亟需編制符合自身教學檔案工作特點的歸檔范圍及管理辦法。
在2008年教育部與國家檔案局聯合的《高等學校檔案管理辦法》中，第三章第三十五條指出“高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔范圍”，也明確了高校具有編制教學歸檔范圍的自主權。
二、高校教學檔案的特征
高校教學檔案是高校教師和學生在教學管理和教學實踐活動中形成的最直接且具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體材料，它是衡量高校教學質量和教學管理水平的重要標志之一。教學檔案是教學活動的客觀反映和總結，除具有一般檔案的屬性外還有自身的特征，表現為以下幾方面：
1.廣泛性
隨著高等教育的發展，相繼出現了很多新的學科門類，在此基礎上高校專業規模也迅速增加，如我校目前有60個本科專業，涵蓋理、工、文、經、管、法、藝術等學科門類。這使得教學檔案的數量增加、管理規模擴大，各學科專業在人才培養方案、培養計劃、課程設置、教學管理等方面也各具特色，多學科相互交叉、滲透，使得教學檔案內容越來越多樣化。
2.周期性
高校的教學活動一般是以每年的九月至次年的六月為一個學年度，學歷教育以四年或者五年為培養周期。因此高校教學檔案材料有的以學年劃分，也有會以自然年度劃分，使得教學檔案的產生具有了不同的周期特點。
3.通用性
高等院校的學科專業設置都必須以教育部制訂的《普通高等學校本科專業目錄》為依據。各高等院校會在專業設置上具有相同性，隨之所產生的教學檔案具有一定的通用性。
4.特色性
各高等院校因地域特點、辦學定位、辦學規模及辦學層次的不同，在人才培養目標上也有差異，根據本科教學評估指標體系中專門設有一個特色指標，各高校在辦學過程中逐步形成自身的特色，各高等院校產生的教學檔案又會具備與其他高校不同的特點。
三、新體制下教學檔案的歸檔范圍與管理
1.教學檔案的分級制管理模式
根據我校新體制下教學管理的實際情況，教學檔案可采用四級管理模式，即校級檔案管理機構（檔案館）教學管理部門及相關教學檔案管理部門（教務處、人事處、學生部、招就處）、各教學單位（學院、部、實訓中心）教研室（系）和實驗室。學校檔案館主要歸檔管理宏觀的教學檔案：如上級部門和學校產生的相關文件及規章制度、教學評估材料、課程建設和專業設置、招生及學籍等方面的檔案材料，以及教師和學生比較重要的記錄和登記表格等。學院及系（部）保管學校和本部門產生的教學文件及教學活動檔案：如教學課程檔案、學生記分冊、試卷及畢業論文等數量較大且又比較微觀的教學資料，這樣就會既有利于各單位查詢，又緩解了學校檔案館的館藏壓力。教務處教學檔案資料的保管范圍介于兩者之間，教務處作為教學的組織和綜合管理部門，既要管理好宏觀的資料，也要保存微觀的資料：如教務處要保管相應的教學檢查紀錄，而教師上課的記分冊則由系部保管，而檢查紀錄會反映了全校記分冊的填寫情況，這樣就避免大量的微觀資料占有學校檔案館的存儲空間。
2.教學檔案的歸檔范圍
根據這樣的管理模式，學校及教學管理部門就可以逐級制定相應的歸檔范圍。
（1）學校檔案館教學檔案歸檔范圍：主要包括上級各管理部門下達的有關教育、教學管理的文件，學校管理的各項規章制度、學生成績報告單、畢業生登記表和成績單、學籍異動相關材料、畢業資格以及學位資格的審核材料等等。
（2）教學管理及相關部門教學檔案歸檔范圍：教務處主要歸檔包括上級主管部門下達的教育、教學管理文件、教學管理規章制度、學科建設規劃和專業設置、教學計劃、教學大綱、課程計劃總表、教學進程表、課程表、校歷表、學生名冊、畢業生質量的調查計劃和總結、調查畢業生質量評價意見相關材料等等。人事處主要歸檔教師隊伍建設材料：新教師崗前培訓、教師年度總結和考核，教師國內外進修記錄、對學校骨干教師國家培訓班等方面的文件及形成的材料。學生部主要歸檔學生紀律和獎懲材料：如學生各類違紀處分文件、學生的各種競賽活動、校園文化活動和課外科技活動等獲獎情況。招就處主要歸檔學生招生就業工作材料：如學校年度招生計劃，錄新生取名冊，應屆畢業生就業方案，往屆畢業生就業統計等材料。
（3）各學院（部、實訓中心）教學檔案歸檔范圍：如學校及教學管理部門下發的文件、本單位在教學管理活動中所產生的相關文件；單位的師資情況、教師課堂教學質量評估材料、教師任課安排表、教師業務檔案、教學工作總結、考試命題及題庫、試卷；省、（校）級重點課程、精品課程立項建設及成果材料，主編教材各專業教材目錄等相關材料。
關鍵詞：事業單位；檔案管理；數字化管理
中圖分類號：D630．1;G270．7文獻標識碼：A文章編號：1006－0049－(2016)01－0235－02
事業單位檔案是對事業單位組織建構、發展以及人員調動、財務狀況等進行的信息保存。在事業單位改革的新時期，檔案管理擔負著為事業單位的進步一發展提供第一手資料和建議的責任，發展事業單位檔案管理工作值得我們進行思考和探索。
一、事業單位檔案管理的新發展
(一)檔案形式的變化
事業單位的檔案傳統形式是紙質，一份員工個人檔案就占用較大的空間并且難以查找，隨著信息技術的不斷進步，目前檔案的形式發生了根本改變，普通的員工檔案和財務會計檔案可以通過數字信息的形式存入電腦磁盤中，占用空間小，通過文件名查找就可以迅速找到;重要的會議檔案則可以通過視頻和音頻進行記錄，客觀性更強。
(二)檔案管理模式的變化
事業單位檔案形式的變化使檔案本身的價值提升，檔案不再是對事業單位發展歷史的記錄，而是可以當做資料進行分析，為事業單位的未來發展提供相關的建議，因此，檔案管理模式也隨之發生變化。目前事業單位檔案管理多采用數字化的管理模式，這不僅提高了檔案管理的效率，也提高了檔案本身的利用率。
二、事業單位檔案數字化管理方法
(一)進行檔案管理系統的建立
數字化的檔案管理即通過計算機和網絡進行檔案管理，包括原有的檔案資料的數字化轉化、新的檔案收集和整理、檔案分類保存、調取以及分析應用等。這一系列的數字化的管理是項綜合活動，涉及多方面的內容，所以事業單位需要建立有效的數字化管理系統，有效結合事業單位自身的實際情況，并要涉及設備選型、總體設計、檔案整理、系統管理、軟件開發、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等。檔案管理系統的建立是數字化檔案管理的最基本方法，即在單位內部建立一個特殊域名的網站，時期成為一個聯網性質的檔案存儲庫，使所有檔案數據都成為這個存儲庫中的一部分，以便統一管理。
(二)合理規劃檔案管理工作的責任分配
紙質檔案的數字化轉化過程比較復雜，同時由于事業單位各項事務的進行和發展，檔案資料內容越來越多、分類也越來越詳細。傳統的由檔案管理工作人員收取檔案信息并保存管理的工作環節，會給工作人員造成巨大的負擔，因此，應合理規劃檔案管理工作的責任分配，不要求檔案管理工作人員能夠獨立勝任所有的管理工作，而是要求在數字化檔案管理的過程中，任何一個環節都有優秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務、解決工作問題。以檔案管理中的資料收集為例，事業單位應將其劃分為一至二人的專項工作，使工作人員能夠勝任檔案資料類型的編輯、分類任務，并且能夠協助其他部門和員工們，使上交的檔案格式規范、整齊。
(三)對檔案管理工作進行標準化建制
事業單位檔案管理數字化工作并非是檔案管理部門獨立的工作，除了對企業現存的檔案進行數字化掃描、建立各種檔案表格并將會計財務檔案、員工個人檔案和單位發展規劃檔案等進行分門別類的電子信息輸入和歸檔之外;還需要根據事業實際需要，對各類檔案的提交格式、提交時間等進行規定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔。因此，應對檔案管理工作進行標準化建制，即根據檔案資料的來源、類型以及存檔位置等，設置相關的檔案資料范本，將范本下發到單位各部門，要求各部門按照檔案資料范本進行檔案的自主提交;另外，對檔案資料的調取和應用也應該設計標準化的程序，例如，對員工檔案設置統一格式的賬號和登陸密碼，方便資料的調取。
(四)積極推進檔案安全管理
數字檔案管理除了檔案資料的存儲形式不同于傳統的檔案管理，在檔案安全管理上也有很多特殊性，積極推進檔案的安全管理，是做好數字檔案管理所必須的。建議事業單位在進行數字庫建設時選擇合適的設備生廠商和供應商，要注意檔案數據庫的建設無論是在結構還是硬件的組成上都要嚴格依據設計的標準要求，從而為日后功能的升級打下基礎性條件;同時要根據檔案的重要程度不同選擇多種形式的保護級別，進而讓使用者獲得最佳的處理效果。此外，硬件要支持熱插撥，有效保障系統功效，提高系統數據的安全性。
三、進行數字化檔案管理的關鍵
事業單位檔案管理的數字化進程能夠使檔案工作本身得到迅速的發展，檔案數字化管理并不是一朝一夕能夠完成的，要進一步推進該項工作，還需要把握住兩個關鍵。第一，以檔案管理工作人員職業能力提升為基礎，事業單位應開班業務學習班、業務比拼競賽等，通過這種方式使檔案工作人員的職業能力不斷提升，以滿足事業單位檔案管理工作的需要;第二，應重視數字化檔案管理的硬件設施添置，根據檔案數字化發展的進程以及計算機技術的革新，不斷更新檔案管理部門的硬件設施，使其為下一步工作的開展提供助力。
四、結語
綜上所述，事業單位的檔案管理工作要順應時代的潮流，就需要以數字化檔案管理模式的建設為主要發展方向，根據檔案管理的特殊性以及數字化建設需求，進行管理系統建立、責任分配、工作標準化建制等各項工作，以確保數字化檔案管理工作行之有效。
參考文獻
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xx年5月18日國家事業單位登記管理局印發了《事業單位登記管理檔案管理辦法》,對登記檔案管理工作進行了具體規范。筆者認為，做好事業單位登記檔案管理工作，需要從以下方面著手：
一是增強專業性培訓。檔案管理人員的專業知識和綜合素質的高低，在一定程度上決定著檔案管理工作的水平。要把檔案管理列入相對穩定的工作崗位，由專人負責登記檔案管理工作的同時，需要積極支持檔案員參加檔案現代化管理的理論知識和操作技能業務培訓，不斷提高檔案工作人員素質。
目前，我市事業單位登記管理局配備了3名事登干部，具體負責311個事業單位的年檢登記、網上辦公、事業單位登記管理監督和檔案管理工作，其工作量大，業務繁重，規范和提高事登檔案管理水平，筆者認為自上而下組織專門培訓，增強其專業性和穩定性很有必要。
二是注重基礎性工作。登記檔案資料的完整性和真實性是體現檔案利用價值的關鍵所在。檔案歸檔的基礎性工作在于各個事業單位，我們登記管理部門需要從基礎抓起。
就要提高登記檔案管理人員隊伍的整體素質，通過舉辦登記檔案管理知識培訓班、下發事業單位登記檔案標準和范本等形式，提高登記檔案員的檔案歸檔業務知識，這樣就從源頭規范了檔案，提高了檔案標準，便于后期年審、網上辦公、集中進行歸檔等各項工作。
個人簡歷網權威黨政辦公務員自我鑒定范本，更多黨政辦公務員自我鑒定范本相關信息請訪問個人簡歷網。 作為一名黨政辦的公務員，在過去的時間里，在組織的正確安排，領導的帶領下，通過本人個人努力和同事的互相幫助，本人在思想上堅決擁護黨的領導，支持黨的路線方針政策，聽從領導的指示，服從組織的安排。在負責黨政辦負責文件管理、檔案管理等方面的工作中盡忠盡責，不斷學習、適應，在黨政辦其他同志的幫助下，我很快就適應了工作，并順利完成領導安排的各項工作。
協助辦公室主任做好各類會議的準備工作。每次鎮內召開較大型的會議都準時做好會前各種資料的準備工作。
在文件管理方面，能及時把上級下發的各種文件呈送給鎮領導閱覽，并由鎮主要領導根據文件的要求作出具體的工作安排，使上級下達的各項工作能及時開展，順利完成。由黨政辦起草的各類文書亦及時交給鎮主要領導審閱、批示，然后按文件的要求交由具體的部門跟蹤落實，確保鎮內的各項工作有條不紊地進行。
做好檔案的歸類、整理工作，同時對到檔案室查找檔案、資料的部門同事或群眾提供熱情服務。
在日后的工作中一定會再接再厲，努力提高檔案管理水平及會務接待水平，堅持把學習作為自我完善和提高的重要途徑，既積極參加所在單位和支部組織的各種學習，又廣泛地開展自學。學習內容除政治理論知道和黨的各項方針、政策外，還涉及歷史、經濟、科技、計算機以及各項業務知識。為更好地做好本職工作，服務群眾打好基礎。爭取做一名為人民服務的名副其實的公務員。
關鍵詞：土地檔案管理;問題;解決措施
中圖分類號： F301.2;G271 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/ki.jlny.2016.24.085
1檔案以紙質存儲，不便查閱
在土地檔案管理中檔案的歸檔很多地區仍然以紙質材料為主，電子檔案使用沒有得到普及。紙質檔案管理中會遇到很多問題，比如年久出現文字的褪色、模糊，紙質檔案資料少頁丟失，查閱后不歸還現象時有發生。電子檔案不存在這些缺點，查閱方便的同時也提高了工作效率。但是電子檔案管理也要十分注意，電子檔案以儲存電腦、優盤等為主，電腦容易中毒，而優盤容易丟失，所以也要加強對電子檔案的管理。
2 檔案利用率低，達不到最大利用率
檔案利用率低，檔案資源整合能力較弱。目前，基層對檔案資源主要用于提供近幾年領導決策的工作思路;提供制定各種工作措施、規章制度的“范本”，及上級部門頒布的法律、法規及司法解釋等單一供給，并沒有真正的把檔案資源合理整合，總結出一套行之有效的開發利用方法。特別是未能發揮檔案本身的文獻庫效應，讓檔案資源形成“館藏文化”，在檔案資源的利用上，極大規模地實現時效性、綜合性的特征。
3檔案管理人員專業水平不足
有些地區檔案管理員一直是被忽略的職務，認為檔案管理工作簡單，什么人都可以勝任，甚至采用兼職管理，這種管理意識是錯誤的，土地檔案管理是土地資源規劃中不可或缺的部分，具有重要的價值和意義。所以要改變這種不重視的態度，加強檔案管理，提高管理人員的專業水平，發揮檔案的應有價值和社會效益。
4 對檔案的重視程度不夠
檔案所發揮的作用是隱性的，往往不被重視，而且這種現象在多個地區均有存在。對檔案管理工作的不重視說明對檔案了解不夠深入，不了解檔案的存在價值和其所發揮的作用。對檔案管理工作的輕視，致使相關人員的工作積極性不高，得過且過，否定了自我的工作價值。這是工作中的一種惡性循環，沒有工作熱情，糊弄了事，最終會導致檔案歸檔不及時、資料不完整、丟失嚴重，對于后期的使用和查閱造成相當大的影響。
5 檔案管理人員管理意識薄弱
土地檔案管理人員在檔案管理上認識比較模糊。有些地區沒有將土地檔案管理工作放到夯實基層基礎的戰略高度加以認識，所以在檔案管理上不知如何進行檔案管理。另外，在實際工作中對檔案管理的重視程度不夠。一些地區沒有意識到檔案在信息化時代的重要作用和實用價值，認為土地檔案管理只是對已經發生材料的收集和整理，在此過程中需要投入人力、財力和物力，但是還出不了成績，因此被看做是一種徒勞工作，得不到重視。
6土地檔案管理力量相對薄弱
土地檔案管理不被重視，導致從業人員流失嚴重。甚至有些地區采用兼職人員肩負檔案管理工作，而且人員變動頻繁，這樣就造成了部分管理人員的專業素養不高，導致檔案的管理極為混亂，在檔案提取和利用中問題百出，不利于檔案發揮其最大作用和價值。有些檔案管理人員只會立卷歸檔，對于檔案的全宗號、目錄號、類別號以及保管期限等混淆不清。
7檔案門類不夠豐富
有的地區只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及有關資料的收集，影響了土地檔案的系統性和完整性。
檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷檔現象;部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。
重保管輕利用。一些地區在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為該地區的土地資源規劃和利用提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。
參考文獻
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公司工作年限證明范本【1】茲有我單位______同志，至______年底已累計從事______專業工作共______年。
起止年月在何單位從事何種專業工作
______年______月-______年______月
______年______月-______年______月
______年______月-______年______月
在我單位工作期間，該同志遵守國家和地方的法律、法規，無任何違反職業道德的行為。我單位對證明的真實性負責。
特此證明。
單位（公章）：
經辦人（簽名）：____________
公司工作年限證明范本【2】公證處：
茲證明__________，本單位___________同志，男/女，于_________年____月____日出生。
自________年____月____至________年_____月，在____________________________中學（技校、中專）學習。
自________年____月____至________年_____月，在____________________________大學學習。
自________年____月____至________年_____月，在____________________________單位從事_____________工作。
自________年____月____至________年_____月，在____________________________單位從事_____________工作。
自________年____月____至________年_____月，在____________________________單位從事_____________工作。
自________年____月____至________年_____月，在____________________________單位從事_____________工作。
于________年____月____日，由____________________單位評定為__________專業的____________________技術職稱。
單位蓋章：
填表人簽名：__________
填表日期：__________
注：此表交當事人所在工作單位（或人事檔案保管部門），由組織、人事部門根據當事人檔案記載填寫，并蓋組織、人事部門（或人事檔案保管部門）印章。
公司工作年限證明范本【3】茲有我單位職工_________同志，從事_____________（專業）相關工作_____年，其主要工作經歷如下：
起止年月
在何崗位
從事何專業工作
獲何專業
技術資格
______年______月——______年______月
______年______月——______年______月
______年______月——______年______月
______年______月——______年______月
______年______月——______年______月
經查，該同志在工作期間，能遵紀守法，無違反職業操守的行為。我單位對本證明真實性負責。
特此證明
單位（蓋章）人事檔案管理部門（蓋章）
經辦人簽字：______
【關鍵詞】:檔案管理 信息技術 學校
一、傳統學校檔案管理方式的缺點
學生檔案管理系統是一個教育單位不可缺少的部分,它的內容對于學校的決策者和管理者來說都至關重要,所以學生檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點：
（1）效率低。傳統人工的方式管理文件檔案，由于信息大使檔案的檢索極為煩瑣，嚴重影響著檔案管理工作人員的工作效率。
（2）保密性差。傳統人工的方式管理文件檔案，檔案所接觸的主體較多，這給檔案的保密工作帶來了很大的威脅。
（3）檔案查找、更新和維護困難。在傳統檔案管理模式下，若檔案積累的時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于檔案的查找、更新和維護都帶來了不少的困難。
二、信息化檔案管理系統的特點
隨著新世紀的到來，科學技術日新月異地發展，一場以科技進步為主題的信息化浪潮席卷全世界，電腦的普及迅速地推動著社會和經濟的發展，高科技正深刻地影響著人們工作和生活的方方面面。隨著辦公自動化的普及，檔案管理工作也越來越多的運用網絡技術進行信息化管理。筆者認為，針對傳統檔案管理方式所存在的問題學校應當建立起信息化的檔案管理體制，實現檔案管理信息化、自動化。信息化的檔案管理系統應具備以下特點：
（1）現代檔案管理系統具有處理迅速、存儲量大、查閱方便的特點。信息化檔案管理系統應用電腦文字處理軟件，靈活使用表格、圖形對檔案分門別類，并組成學校檔案管理系統，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復使用。
（2）信息化的學校檔案管理工作需要高素質的專職工作人員擔任。學校檔案工作人員必須熱愛自己所從事的檔案工作，掌握館藏檔案的內容，這樣，才能做好學校檔案管理的各項工作。從當前全國的情況來看，檔案人員隊伍普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結構不盡合理等現象。21世紀是信息時代，要跟上社會發展，解決檔案事業發展中的問題，必須重視整個檔案工作者隊伍素質的提高，不斷調整更新檔案人員專業結構和知識結構。如何進一步提高檔案工作者整體知識水平以適應檔案事業的迅速發展，已成為檔案管理工作迫在眉睫、刻不容緩的問題。信息化檔案管理存在的不足和需要改進之處。
（3）信息化檔案管理方式作為現代科學技術的一項新生事物，仍有諸多不夠完善和亟待改進的地方：（1）隨著計算機技術在各項工作中的使用，產生了大量電子文件，檔案載體大部分變為磁介材料或其他載體，信息記錄方式也由原來的筆寫文字或圖形變成了只有機器才能識別的數碼，新型檔案載體的產生，提出了新型檔案載體歸檔和保管的新問題。（2）國家目前尚沒有電子文件歸檔與電子檔案管理方面的規范標準，也沒有從法律上予以明確規定。（3）電子文件易修改性、拷貝性、真實性和完整性、歸檔管理及檔案信息載體的原始性，要求檔案管理學理論予以深入研究并做出指導。
三、建立信息化學校檔案管理系統的意義
現在我國的中小學校中檔案的管理水平還停留在紙介質的基礎上，這樣的機制已經不能適應時代的發展，因為它浪費了許多人力和物力，在信息時代這種傳統的管理方法必然被計算機為基礎的信息管理所取代。建立信息化學校檔案管理系統有著重要的意義。
（1）信息化學校檔案管理系統有著很大的容量， 可以存儲歷屆的學生檔案，并且能夠安全、高效地實現學校師生的檔案日常管理；
（2）信息化學校檔案管理系統只需一至二名檔案管理員可以大大節省人力，從而減少檔案管理的成本；
（3）信息化學校檔案管理系統可以隨時迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。
四、實現學校師生檔案管理信息化的路徑
為適應當前社會經濟發展的需要，學校應盡快建立起信息化的檔案管理系統，走檔案管理信息化之路。本文筆者認為實現學校檔案管理信息化應從以下途徑進行：
（1）著力提高檔案標準化、規范化水平。目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件紛雜。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
（2）抓好學校檔案數據庫的建設。目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。
（3）加強辦公自動化建設，提高檔案管理工作的質量。 微機應用，網絡管理，是知識經濟時代的檔案管理標志。利用微機進行文書檔案的管理，其優點是： ①以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件的優勢。如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作時效。②微機管理一是有利于遺漏文件的補漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。隨機存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時修改一下檔案目錄便及時解決遺漏問題，實現文書檔案管理工作以及服務水平質的飛躍。有利于文檔的保密。
學校檔案管理系統是一所學校不可缺少的組成部分，它的內容對于學校的決策者和管理者來說都是至關重要的。所以，學生的檔案管理系統應該是能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。
筆者認為，針對傳統檔案管理方式所存在的效率低、保密性差、檔案查找和維護困難等問題，學校應當建立起現代化的檔案管理體制，實現檔案管理的信息化和現代化。因為，現代化檔案管理系統具有處理迅速、存儲量大、查閱方便等特點，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復使用，對促進學校檔案管理的高視點、高層次、科學化和規范化具有十分重要的意義。
一、現代化的檔案管理，呼喚高素質的專職人員
從當前來看，由于受傳統檔案管理意識的影響，現在學校的檔案管理水平還停留在紙介質的基礎上，檔案管理工作流程還停留在傳統的管理層面上，檔案管理人員隊伍普遍存在著觀念落伍、知識老化、知識結構不合理等現象，浪費了許多人力和物力。二十一世紀是信息時代，要跟上社會的進步，解決檔案事業發展中的問題，就要不斷提高檔案管理工作者的整體素養，以適應檔案事業的迅速發展。一個檔案管理人員必須具備的素質，應該是其思想素質、業務素質和能力素質最佳狀態的綜合表現。因而，合格的檔案管理工作者應該是一個與時俱進，善于吸收新理念、新技術、新模式、新方法的廣涉博學的多面手。只有具備了較好的基礎知識、較高的專業素養和良好的管理能力，才能使學校的檔案管理工作跟上時代的發展步伐，向更高的層次邁進。
二、實現學校師生檔案管理信息化的途徑
為適應當前社會經濟發展的需要，學校應盡快建立起現代化的檔案管理系統，走檔案管理信息化之路。我認為，實現學校檔案管理的信息化應從以下途徑入手：
1、有效地推進檔案管理自動化建設。
目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案的標準化、規范化管理滯后和應用軟件的多且亂，檔案歸檔內容分類不科學、文件格式不統一、部門之間管理系統不能相互兼容等現象，這些都嚴重影響了檔案管理系統整體水平的提高。我認為，能對這一問題達成共識是檔案管理建設意識上的一次飛躍，它使我們的視野在立足于計算機系統的基礎上，擴大到整個檔案信息管理系統。因為，檔案信息自動化的內涵應包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是規范檔案業務、建立健全檔案標準和真正的實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，抓好檔案的標準化、規范化建設，掌握好兩者之間的相輔相成、相互促進的辯證關系，才能有效地推進檔案管理的自動化建設。
2、抓好學校檔案的數據庫建設。
從總體來看，目前檔案信息自動化系統仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，而完成這一步的關鍵完全在于檔案信息的數據庫建設。數據庫的含義是依托于先進的信息技術對所歸檔的資料進行科學的管理和方便的使用。因此，全力抓好學校檔案的數據庫建設，是全面提高學校檔案管理標準化、科學化和規范化的基礎，也是其基本的前提。
3、提高學校檔案管理的工作質量。
要全面推進檔案管理自動化建設，學校必須在人力、物力、財力上給予優先支持，創造條件，切實抓好學校的檔案硬件建設。發揮庫房、辦公區和閱覽室的獨立功能，嚴格按照檔案保管“八防”要求，配備相應設備。建立分管領導、教研組長、檔案員等組成的檔案管理網絡機構，及時調整充實檔案管理人員，配備專職檔案員，通過職業道德教育和業務技能培訓，全面提高檔案管理人員的素質。堅持檔案工作為領導決策服務、為教育教學服務、為教職工服務的導向，努力提高檔案的利用率。加強檔案的編研工作，利用現有的數據和資料，進行研究匯集，為檔案的綜合利用開辟重要的途徑。嚴把質量檢查關，嚴格歸檔入庫手續，及時將歸檔的文件資料按照有關檔案要求，進行自動化處理和存檔。對不符合要求的歸檔材料進行退回整改，并對歸檔情況進行鑒定評估。
總之，學校檔案管理的信息化是檔案工作發展的必然趨勢。因此，積極利用現代化的信息技術，結合學校傳統檔案工作的管理經驗，開拓信息化、網絡化的學校檔案管理事業，對全面推進學校教育整體改革、維護學校權益、促進教師隊伍的發展具有十分重要的作用。
【參考文獻】
