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大型醫院建設過程中，基建檔案管理往往滯后。如何在管理好基建項目的同時，做好項目基建檔案的管理，是每一個院長和檔案管理者應認真解決的問題。
關鍵詞
大型醫院?基建項目?檔案管理
Abstract
In the process of the large hospital construction, the archives management usually lags behind. Each director of hospital and archivist must take the archives serious while doing the construction management.
Keywords
Large hospital?Construction project
Archives management
doi:10.3969/j.issn.1671-9174.2012.07.006
隨著新醫改的推進和城市化進程的加快，公立醫院迎來了新一輪的建設浪潮。很多三級醫院床位從以前的1000張猛增到2000張、甚至是3000張，建筑面積也動輒十幾萬，甚至二十幾萬平方米。但在這些大型醫院建設過程中，基建檔案管理卻往往嚴重滯后。
一、大型醫院基建項目檔案的特點
（一）工藝流程復雜，檔案種類多易分散
大型醫院建設工程除了一般建設項目都有的土建安裝裝修外，還有其特殊的工藝流程，如醫患分流、潔污分流，手術室和ICU空氣凈化，放射放療核醫學科射線防護，醫療廢水廢物處理等等，這些都有專門的工藝流程標準和要求。另外，一般醫院建設項目要招標40～45個，多者能達到80多個，由此產生大量的招投標和評標資料。因此大型醫院建設涉及面廣，參與部門多，檔案資料容易分散。
（二）建設周期長，檔案資料容易流失
醫院建設工程從立項、招投標、勘測、設計、辦理手續、開工，到主體和配套施工，再到裝飾裝修、綠化亮化，最后到竣工驗收投入使用，一般最短周期為兩年半時間。如果遇到汛期長、天氣冷等天氣因素，或建設期間通貨膨脹，人工費、材料費大幅漲價等市場因素，或者工程前期論證不細，設計大量變更、決策機制效率不高、建設資金不能保證等甲方因素，或者安全出問題、組織管理不善、資金斷鏈等乙方因素，都會使項目工期不同程度延長，工期少則三四年，多則五六年。時間越長，檔案資料流失可能性越大。
二、大型醫院基建檔案管理中存在的主要問題
醫院基建檔案是指在醫院建設項目從醞釀、決策到建成使用的全過程中形成的、應當歸檔保存的文件材料。包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、竣工、驗收、試運行等工作活動中形成的文字材料、圖紙、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。目前大型醫院建設中檔案管理存在以下問題——
（一）建檔意識不強
根據2006年6月國家檔案局、國家發改委聯合的《重大工程基礎設施建設前期檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的工程基礎設施建設前期，不得進行或通過整個工程基礎設施建設前期的竣工驗收。但很多醫院院長和基建管理人員不知道也不清楚此項規定。有的醫院院長認為，檔案只是建設工程竣工后的資料整理，是建設工程的末端。常常對檔案工作表現出敷衍塞責的態度，在建設中重進度，輕資料的現象非常普遍。有的醫院到項目驗收時匆忙找補，有可能不全或不真，使項目留下永久遺憾和欠缺。
（二）沒有很好建立檔案管理機制
很多醫院本身就沒有檔案管理的專門機構，基建檔案更是被忽略。大部分醫院工程指揮部或籌建辦公室都不配備專職檔案資料管理人員，對基建檔案也沒有考核和檢查。還有的把大堆圖紙資料放到檔案室就算歸檔，沒有交接，缺乏整理，需要時卻找不到。
（三）資料收集歸檔不及時、不完整
由于大型醫院建設周期長、資料多、工藝復雜，很多建設資料不同程度掌握在不同人的手里。有的在甲方專業技術人員處，有的在乙方施工人員處，有的在監理單位，還有的在中標單位。工程人員不了解檔案專業和技術知識以及工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規范。
（四）檔案管理手段落后
醫院工程指揮部或籌建辦公室大都在工地現場，用房緊張，條件簡陋，很多基建過程中形成的資料堆疊在辦公室里，少有甚至沒有檔案管理的櫥柜和工具。聲像檔案、電子檔案缺乏硬件保存的介質，不能做到定期整理和檔案轉移，檔案的質量安全得不到保障。
三、對策
（一）轉變觀念，重視基建檔案管理
醫院基建檔案真實反映了醫院建設工程項目管理過程和工程實體的現實面貌，對醫院日后的管理、使用、維護都有著十分重要的作用。醫院基建檔案還是建設項目評價的依據，“魯班獎”、“泰山杯” 都是以建設工程檔案為基礎，以指標的量化統計分析為手段，結合現場進行綜合測評的結果。同時基建檔案也能反映醫院建設項目的決策過程。
（二）健全制度，理順檔案管理機制
對有大型基建項目的醫院來說，應成立工程項目建設檔案工作領導小組，明確工程項目指揮部或籌建辦公室中有檔案專業培訓背景的專職檔案資料管理人員1名，其他籌建人員也要“一崗雙責”，除做好專業技術工作外，做好資料的及時收集和整理，建立起工程建設檔案工作人員網絡體系。同時，建立檔案資料收集整理歸檔制度，定期催交，及時整理，加強考核，理順檔案工作管理體制和工作程序，爭取項目完成竣工驗收時，資料完整。
關鍵詞：火電廠；基建項目；檔案管理；管理途徑
隨著我國改革開放以來，我國社會主義經濟體制不斷改革和完善，檔案管理工作的體制在經濟體制的促進下也不斷變化和完善。火電廠基建項目檔案是項目每個階段的工作內容，包括項目的決策階段、立項階段、施工階段以及驗收竣工階段，項目檔案是火電廠基建項目建O的主要組成部分，也是其中的關鍵性要素。所以，火電廠基建項目的檔案管理工作必須嚴格把關到位，從而確保基建項目的檔案管理工作能有效落實，確保火電廠基建項目能順利完成。
一、項目檔案管理的意義
項目檔案是項目建設過程中所積累下來的寶貴文件，它具有很高的技術含量、具有實際性較強、系統性較強、規范性較強的特點。項目檔案在項目前期工作中是作為申報和編制材料的主要依據；在項目施工階段是施工方案確定的主要參考文獻；在竣工驗收階段，主要根據項目建設過程中記錄的檔案來確定項目的質量、工序、施工方法等各個方面是否符合標準要求，是最主要的質量驗收的必備條件和憑證；更是投產后生產運行，管理、使用、維護、檢修，改建和擴建的重要依據，是企業不可估量的寶貴財富。
二、火電廠基建項目檔案管理現狀
（一）企業領導缺乏對項目檔案的重視
企業領導對項目檔案的重視程度不夠，認為項目檔案重要的是后期的整理歸檔，前期沒有檔案人員什么事，檔案管理人員沒有及時參與到項目的的前期工作中，使項目檔案工作與項目建設未能同步進行，造成檔案管理的脫節；同時未認真落實檔案管理的“三納入”、“四參加”、“五同步”，造成檔案部門的管理職能未能充分體現。
（二）檔案管理的組織和制度體系不健全
檔案管理相關制度不完善，制度的執行力度和操作流程中存在控制措施不到位現象，缺乏明確的檔案業務規范。
（三）管理人員素質不高
檔案管理人員的管理素質、基本技能、業務水平有待提高，主動開展檔案形成、收集、服務等工作的意識有待提升。火電廠項目有的管理人員缺少檔案管理的意識，并且對檔案管理沒有一定的認識，這就導致火電廠各部門的檔案管理工作中存在溝通不足，未能盡到各自的責任，對自身的管理工作沒有做到位，對外部的監督管理沒有落實檔案管理制度，久而久之，使得基建項目的檔案管理與項目的建設存在嚴重的漏洞。
（四）缺乏專業檔案管理人才
施工單位多數是技術人員兼職資料員，檔案管理概念不高，而資料的整理、組卷較多是外聘的當地的臨時工，人員較為復雜，人員素質參差不齊，缺少專業知識，并且，這些人員都是在需要組卷時才招聘的，沒有經過培訓，因此，所歸檔的資料存在較大的質量問題。
（五）缺乏監督機制
項目建設單位及監理沒有對施工單位的資料進行嚴格的監督管理及審核，導致施工單位上交的竣工資料不能完全滿足要求。
三、加強火電廠基建項目檔案管理的有效途徑
（一）充分認識建設項目檔案的重要性
充分認識建設項目檔案的重要性，加強檔案的培訓及宣傳力度，提高全員檔案意識和重視度，端正檔案管理工作的作風，以便提高基建檔案管理的水平。需要管理單位、設計單位、施工單位的檔案管理人員之間相互配合、溝通協調，在管理工作中不斷增加自身的檔案管理意識和責任意識，不斷促進基建檔案管理的真正意義。
（二）加強檔案管理工作的組織體系建設
實行項目檔案工作領導責任制，確定檔案工作分管領導，確定各職能部門、各項目檔案工作負責人；建立以企業分管領導為首，檔案部門為核心，各職能部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系，建立檔案管理網絡，以及各部門文件材料歸檔的崗位責任制及考核機制；建立健全項目檔案的各項制度和業務規范，制定有效措施保障項目文件材料的準確性、完整性、真實性和系統性。
（三）建立專業的檔案管理機構
由擁有充分專業知識和豐富管理經驗的人員組成專業的檔案管理機構，并明確各自的職責。不斷加強檔案管理機構中人員的專業學習和定期培訓，對檔案管理工作的各個影響因素進行分析，對管理工作的提高措施進行改進和完善，增加檔案管理者的業務素質。
（四）加強制度執行力度，實行過程管控，規范檔案管理工作
項目建設單位應加強各檔案制度的執行力，檔案人員應提前介入，全程參與、實現“前期策劃、過程控制，同步形成，及時歸檔”，使基建項目每個階段的檔案工作都能得以規范管理，確保項目檔案的完整、準確和系統。
【關鍵詞】企業；科技檔案；檔案管理；工作思路
從當前企業科技檔案管理的實際情況來看，科技檔案管理現狀不佳，存在諸多問題，這與管理者秉持傳統思想觀念、管理人員綜合素質不高、管理制度不健全等因素有很大關系。為了盡可能地杜絕此類問題再次發生，應當強化企業科技檔案管理工作，也就是做好企業科技檔案管理工作的思路規劃，加強科技原始資料、科技檔案分類、科技檔案整理、科技檔案歸檔等方面的監管，盡可能保證科技檔案的應用價值，為企業提供科技信息，便于企業更好地進行科技項目的研究或為科技應用提供數據支持，從而使企業更好發展。由此看來，合理規劃企業科技檔案管理工作思路，有序、合理、規范地實施科技檔案管理工作是非常有意義的。
一、企業科技檔案管理的原則
參考相關文獻及筆者工作經驗總結，確定企業之中科技檔案管理的有效實施，需要遵循以下原則：
其一，統一領導，分級管理。出于充分發揮科技檔案管理作用的目的，遵循統一領導，分析管理的原則，合理地實施科技檔案管理，可以對企業的全部檔案實施綜合管理，如根據科研項目檔案的內容及其作用，合理分類科研準備方面、研究實驗方面的、總結鑒定驗收方面的檔案，并進行有針對性的控制，以此來提高科研檔案管理效果。
其二，維護檔案的完整與安全。因科研檔案資料收集、整理、分類等工作實施的過程中容易出現資料丟失、資料破損等現象，導致檔案的使用價值大大降低。為了避免此種情況出現，在實施科技檔案管理的過程中，還要注意遵循維護檔案的完整與安全的原則，對涵蓋企業全部活動所產生的各種檔案文書進行監管，并且嚴格監督檔案整理、分類等工作，避免檔案被破壞。
二、做好企業科技檔案管理工作的思路
相關調查顯示，國內企業科技檔案管理存在一些問題，如科技檔案收集不齊全、科技檔案制度不健全、科技檔案人員素質不高等，導致科技檔案管理現狀不佳。針對此種情況，應當結合科技檔案實際情況及其管理情況，合理規劃企業科技檔案管理工作思路，有計劃、有目的地實施各項檔案管理工作，必然能夠提高檔案管理效果。對此，筆者的建議是：
首先，建立科學檔案管理制度，理順科技檔案管理歸檔程序。科技檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果。它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科技檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性和階段性。基于此，應當結合相關法律法規合理規劃制定科技檔案管理制度，進而統一檔案管理標準，規范合理實施科技檔案管理。另外，還要注意理順檔案歸檔程序，以便檔案歸檔工作的能夠有序進行，避免出現檔案遺漏或檔案丟失的現象。
其次，加大重大科研項目的檔案管理。重大科研項目檔案中明確了科技的成果及研究過程，對于有效應用科技及深入研究科技有很大幫助。為了保證重點科研項目檔案的使用價值，科技檔案管理實施中應當將重大科研項目檔案管理作為重點任務或內容來對待，將此項工作的責任具體落實到管理人員的頭上，以便管理人員能夠認真對待，規范化、合理化地監督控制重大科研項目檔案。
最后，加大科技檔案的開發利用。目前一些企業之中科技檔案查閱依舊采用手工方式，導致檔案查閱既浪費時間，又浪費人力。對此，應當有效利用計算機技術、網絡技術、信息技術等，構建科研檔案信息化平臺，以便更好地開發利用科技檔案。
三、結束語
因管理者秉持傳統思想觀念、管理人員綜合素質不高、管理制度不健全等因素影響，導致目前我國一些企業科技檔案管理不佳，未能有效保障科技檔案的使用價值，致使科技檔案在企業部門之中的應用效果不佳，未能促進企業更好發展。對此，筆者建議遵循企業科技檔案管理的原則，合理規劃科技檔案管理工作思路，如理順科技檔案歸檔程序、加大重大科研項目的檔案管理、加強科技檔案的開發利用等，可以大大提高科技檔案管理水平，更好地保障科技檔案的使用價值。
【參考文獻】
[1]戴志艷.加強企業科技檔案管理的實踐意義分析[J].中國科技縱橫，2014（6）：290-290.
[2]房秀霞.企業科技檔案管理工作現狀及改進策略[J].企業改革與管理，2014（6）：33-33.
[關鍵詞]事業單位人事檔案管理；研究分析；工作意義；重要性
中圖分類號：C939 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）02-0000-01
引言
事業單位人事檔案是在工作的開展過程之中逐步形成的用來很好的記錄工作者學歷資料、學習經歷、工作表現以及個人情況的重要文件資料。事業單位人事檔案管理對于單位的發展和個人工作的進步有著重大的意義，總的來講相關管理工作是當前現代化人力資源管理之中的核心環節。隨著當前事業單位工作的不斷改革和工作制度的不斷向前發展，事業單位人事檔案管理在實踐之中的重要性不斷凸顯出來，為了更好的實現事業單位工作的向前發展，更好的為人事單位的工作進步奠定基礎，還應當重點的對事業單位人事檔案管理工作之中存在的問題和基本缺陷等進行系統性的研究，以求更好的實現管理政策和管理手段的創新發展。
1. 事業單位人事檔案管理的重要性分析
明確事業單位人事檔案管理的重要性和深遠的價值對于工作的發展和創新有著重大的意義，所以還應當對此環節的工作加以高度的重視。事業單位人事檔案管理具有一定的機密性，這一點是工作的基本原則之一，同時還需要注意的是事業單位人事檔案管理具有較強的專業性和極強的系統性。在實踐的管理過程之中相關工作部門需要對工作的開展和進行引起高度的重視，并且有針對性的、有政策性的加強管理水準，對其中出現的問題需要進行妥善的處理。此外，事業單位人事檔案管理作為當前事業單位人才信息和人力資源管理的主要載體，對于整個單位的建設和人才的控制也有著重大的意義。相關管理工作是當前現代化人力資源管理之中的核心環節。隨著當前事業單位工作的不斷改革和工作制度的不斷向前發展，事業單位人事檔案管理在實踐之中的重要性不斷凸顯出來，隨著當前我國人事制度的不斷改革和創新發展，在機關單位和事業單位之中，加強事業單位人事檔案管理重要性可謂是不言而喻。加強對相關信息和資料的管理，可以明確人員的工作經歷和教育經歷，這一點對于人才信息的管理控制以及人員的評價意義重大，不論是機關單位還是事業單位，都需要對相關檔案進行系統化的分析，并且充分的結合信息資料對人力資源進行重新的調整和整合，進而保證配置的合理性和完善性。通過對檔案進行分析，還可以結合人員的綜合素質促進整個單位的發展，有針對性的進行員工技能培訓，進而從根本上增強人才綜合素質，使得人才可以為單位提供更好的服務。
2. 建議及對策
根據上文針對我國當前事業單位人事檔案管理工作開展過程之中的基本現狀和開展過程之中存在的主要問題等進行集中性的研究可以明確后續工作的開展核心方向。下文將針對不斷增強事業單位人事檔案管理工作水準的基本方式和工作開展的主要政策等進行系統性的研究，旨在以此為基礎更好的實現單位的改革和工作的創新發展。為了更好的實現事業單位工作的向前發展，還應當重點的對事業單位人事檔案管理工作之中存在的問題進行系統性的研究，以求更好的實現管理政策和管理手段的創新發展。
要想做好人事檔案管理的工作，首先就是需要提高事業單位領導對人事檔案管理的重要性認識，要將人事檔案管理工作放入日常工作中來，建立相關的檔案管理小組，定期對人事檔案管理進行相應的檢查，如果發現問題可以進行及時的解決。還可以制定相關的人事檔案管理工作的考核制度，定期對管理人員進行考核，從而提高管理人員對人事檔案管理的重要性認識。？總的來講有檔案是廣大企業單位、國家機關單位以及個人在社會之中活動所直接形成的重要文件形式，其作為一種原始的文件記錄形式，可以以不同的形式，諸如圖像、文字以及聲音等方式，表現出不同的歷史記錄。所以檔案的管理是廣大單位日常工作之中的核心環節，需要注意的是檔案對于社會的發展和經濟的建設也有著重大的意義。
人事檔案管理是一項比較瑣碎繁雜的工作，如果沒有相關的管理條例來制約，就會導致管理工作比較雜亂，沒有章法可循。所以應根據社會的發展，對人事檔案管理工作相關制度進行相應的調整和完善，并進行落實。從而提高人事檔案管理工作效率。根據相關管理制度對檔案資料進行嚴格的審查，防止虛假信息進入檔案中。從而提高人事檔案管理的工作效率，為事業單位的人事工作提供更好的服務。
3. 結束語
總的來講事業單位人事檔案管理是當前相關工作項目的核心環節，正如上文所分析到的，事業單位人事檔案是在工作的開展過程之中逐步形成的用來很好的記錄工作者學歷資料、學習經歷、工作表現以及個人情況的重要文件資料。綜上所述，根據對當前現代化事業單位人事檔案管理工作現狀等進行系統性的分析，從實際的角度著手對工作開展的方式和基本的流程等進行集中性的研究，旨在以此為基礎真正意義上實現工作項目的創新發展，真正意義上實現工作的不斷改革。從本質上加以分析加強事業單位人事檔案管理工作水準是當前單位發展和制度健全的核心環節，所以應當加強對相關工作的重視程度，以健全的思想和完善的理念真正意義上實現相關制度的健全，為更好的增強事業單位的發展水平奠定堅實基礎。
參考文獻
[1] 賴博熙.試論事業單位人事檔案管理[J]. 蘭臺世界. 2006（10）.
一、高校檔案管理的重要意義
關于普通高校檔案管理的重要性，可從國家明確規定的《普通高等學校檔案管理辦法》中看出端倪。《普通高等學校檔案管理辦法》明確規定高校應當將檔案管理工作作為高校基礎管理工作，并應當將高校檔案管理工作納入高校管理整體體系之中[1]。高校檔案管理主要包括高校教學檔案資料、學生個人信息檔案資料以及科研檔案資料、黨政工檔案資料。這些檔案資料從某種程度上是高校教育、科研管理的縮影，對于高校的發展和規劃具有重要意義。
（一）高校檔案管理對于提升高校教學水平具有重要意義。教書、育人是高校存在的最根本目的，也是高校對于社會的最重要的價值所在。高校的教學檔案主要包括高校在教育過程中所積累形成的文字材料、圖文、影像視頻等用于教學的資料。這些教學資料往往是集高校所有教師的知識、文化和教育方法等之大成，是高校教學過程中教師與學生們勞動成果、學習成果的積累，這些資料基本能夠反映教育的發展的歷史變遷和當時的思想動態以及最先進的教學理念、教學思想等。高校教學檔案資料對于今后的教學不僅僅是可供研究的寶貴資料，更是可供其它教師、學生在教學過程中可以借鑒的寶貴資料。同時高校教研部門通過研究高校教學檔案，能夠適時評估當前高校的教學質量，為推進教學改革和提高教學質量具有重要意義。
（二）高校檔案管理對于提升高校科研水平具有重要意義。在開展教學活動的同時開展科研活動是高校建設的主要目標之一。高校檔案管理對于科研檔案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研檔案記錄了高校在進行科學研究過程中的實驗數據、實驗方法、科研成果、科研目的、科研經費等關鍵要素。通過科研檔案的記錄，能夠充分反映高校教研工作的水平，能夠全方位檢查高校科研過程中存在的問題，提升高校科研水平，獲得更好的科研成果。
（三）高校檔案管理是高校進行學生管理的重要手段。高校檔案管理的重要組成部分之一學生檔案資料，主要記錄了高校學生的個人資料、學習成績、身體狀況、家庭背景等重要檔案資料，這些檔案資料一般會伴隨學生終身。高校學生檔案資料對于高校管理學生有重要作用[2]。通常高校學生都多大數千甚至上萬人，學生的整體狀況，包括學習狀況、身體狀況、家庭背景狀況都是高校在實際管理過程中必須掌握的原始材料，通過對學生檔案的管理、分類，對于學生的家庭狀況了解，可以按需為學生申請特困獎學金；通過了解學生的學習成績狀況，給學生分發獎學金；通過了解學生的特長與愛好，有針對性地培養學生的特長；通過對于學生檔案的掌握，為學生未來的升學、就業提供幫助。這些都是高校檔案對于高校學生管理的意義。
（四）高校檔案管理對于高校黨政工作開展的意義。黨政工作也是高校的生存與發展的必不可少的重要工作之一。黨政資料作為高校檔案管理的重要組成部分，對于高校的人事管理和各個教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案主要記錄高校教職人員的人事檔案資料，高校黨員檔案資料，高校政務資料等。高校黨政工作檔案對于高校教職工隊伍的管理，對于高校教職工、高校黨團組織、黨團活動的開展以及高校整體政治生態具有現實意義。高校黨政工作是保證高校科學發展觀的理論依據，高校黨政檔案管理則為高校黨政工作的開展提供了理論基礎，記錄了黨政工作開展狀況。通過黨政檔案管理，提高了高校行政機構改革，高校院系設置與調整，高校教職工績效考核，高校人事調動管理等提供參考與評定依據，有利于高校黨政工作的順利開展。
二、高校檔案管理中存在的問題
高校檔案管理伴隨著高校的發展不斷進步，然而由于當前高校的國際化進程不斷加快，高校師生力量暴增以及檔案管理的信息化、專業化程度不斷加強，高校檔案管理在實際工作中也出現了一些與高校當前發展速度不相符的問題，主要表現在如下幾個方面：
（一）高校對檔案管理工作的重視程度不夠。高校的檔案管理工作與現今的高校的高速發展不匹配，高校的教學規模和高校的管理模式日新月異，但高校的檔案管理還停留在手工階段。高校檔案管理的重要意義還沒有在高校管理者心目中留下較深刻的印象。高校的管理過程中片面重視高校對于教育、科研的作用，但沒有認識到檔案管理工作對于教育、科研以及校園管理的積極作用，根據發達國家著名大學的管理經驗，高校檔案管理對于學校積累教學方法、分層管理學生、積累科研經驗有重要意義。
（二）我國高校檔案管理手段滯后。信息化的發展使檔案管理全面進入了信息時代，然而我國多數高校的檔案管理發展水平嚴重滯后，一些高校的檔案管理還停留在手工階段，多數高校沒有較為先進的信息化管理體系來對高校檔案進行科學化的管理。高校的檔案管理工作的信息化程度較低，管理模式和檔案建設、分類、檢索等手段落后，導致檔案利用率低，不能充分發揮檔案在高校學生教育培養，科研過程控制以及重要資料的保存，教學過程的優化和記錄等中的作用。同時高校對于檔案管理人才的培養和培訓工作滯后，使檔案管理相關人員難以適應現代化的檔案管理工作的實際需要。高校檔案管理信息化系統沒有形成，一些形成了初步的檔案管理系統，但檔案管理系統與高校校園網絡共建信息平臺中往往不能與共享信息和通訊。此外高校檔案管理信息更新緩慢，利用率不高也是我國高校檔案管理中存在的主要問題。
三、高校檔案管理模式創新的路徑
（一）構建高校高效檔案信息管理系統。高校先進化的信息管理系統是提高高校檔案科學化管理的必要手段,在當前社會信息化的進程中,面對高校的教職工規模不斷擴大的現實,高校的科研、教學、學生信息檔案等檔案信息越來越復雜，海量檔案信息利用傳統手工檔案管理方式已經不能滿足實際需要，因此構建高校檔案管理信息化體系是高校檔案管理模式創新的必經之路。構建高校檔案信息管理系統的首要任務是調研檔案管理和檔案應用過程中的實際需要，統一高校檔案管理信息系統的標準和聯網協議標準，確保高校檔案信息化管理體系能夠在高校校園網、高校數據接口、數據庫來源等統一協議，確保高校檔案信息化管理體系能夠實現校園網、互聯網、教育網等信息在有權限范圍內共享，實現信息資源共同管理。其次，高校檔案信息化管理體系的構建應當全面整合高校檔案中的教育、科研、黨政、教職工人事檔案等方面全面信息整合與檔案資料數據統一采集，建議統一數據庫，并及時更新數據庫，避免重復數據庫建設。再次，在高校檔案信息化管理體系構建過程中必須重視信息化管理體系的安全性。信息化的最大弱點就是安全性，安全性在網絡體系中可能會造成致命的缺陷。高校信息化管理體系構建過程中必須通過加強系統操作應用權限，通過數據加密保護以及信息認證和信息傳輸加密以及網絡簽名等方式加強高校檔案管理信息化體系的構建。
（二）提高高校檔案管理地位。檔案管理對于高校教學質量和人才培養水平以及高校基于高校檔案管理在提升高校教學水平、提升高校科研水平、提高高校進行學生管理水平、提高高校黨政工作開展效率上的重要作用，高校檔案管理水平是體現高校學術研究水平和科研技術水平的重要手段，高校管理者和政府相關部門應當高度重視高校檔案管理工作，提高高校檔案管理在高校整體管理中的地位，通過整合高校信息化檔案管理資源，合理規劃高校檔案管理的未來出路，通過不斷加大對高校檔案信息化管理的投資，構建科學現代化的高校檔案信息化管理系統。國家對于檔案管理建設制定和出臺了相關標準，在高校檔案管理體系的建設中應當按照相關標準提高高校檔案管理系統建設水平。同時應當加大高校檔案管理相關人員的培訓、培養力度，專業人員，通過檔案管理理論和實際管理培訓，提高檔案管理隊伍的人員素養，提升高校檔案管理的整體水平。
（三）創新高校檔案管理的實際應用。高校檔案管理的主要目標之一是為高校日常教研活動和開展校園文體活動提供幫助。創新高校檔案管理模式的主要目標之一是提高檔案對高校各項管理工作的開展提供切實幫助。提高高校檔案管理的實際應用首要任務是提高檔案管理人員的服務意識，應當與高校各個院系和相關職能部門之間做好信息聯動，深層次研究和總結高校檔案信息中的對科研、教學和人事管理有價值的信息資料。其次應當強化高校檔案信息的檢索、開發和利用。高校信息檔案管理部門應當結合各個部門、院系、科研小組的實際情況，建立快捷方便的高校檔案的檢索體系，使使用者能夠在權限范圍內方便地檢索相關資料，從而提高高校檔案的利用和實際應用，使檔案管理起到為科研、教學和校園管理服務的作用。
（四）創新高校檔案管理人才培養機制。高校檔案管理模式的創新和提升離不開專業的檔案管理團隊和管理人員。創新高校檔案管理模式必須培養專業素養強、思想道德素養高的高校檔案管理團隊。應當根據高校檔案管理的崗位職責需要，優化檔案管理團隊，明確各個崗位的崗位職責和人員素質條件。其次應當通過健全的管理制度和績效考核制度，規范檔案管理人員的作業標準和工作績效，提高工作效率提高準確率和積極主動性，通過激勵制度保證檔案管理工作及時、標準、規范。再次，通過可持續發展的教育工作和再學習制度保證檔案管理人員持續進步、提高，及時學習最新、最前沿的檔案信息化管理知識，開展多樣化的技能比武、演練和檔案管理技術研討會等活動保證檔案管理知識、人才培養的有效性。
四、結語
檔案管理信息化就是指利用計算機和網絡對檔案信息的進行收集、傳輸以及儲存的活動。檔案管理的信息化是檔案管理發展趨勢，對于檔案管理工作的順利開展有非常深遠的意義。在新時期要對檔案信息化管理中存在的問題進行研究，從而不斷提高檔案管理信息化水平。對檔案管理信息化的意義做了闡述，同時也對新時期檔案管理信息化的對策做了簡單分析。
關鍵詞：
信息化；檔案管理；制度
中圖分類號：F27
文獻標識碼：A
文章編號：16723198（2013）02009201
當前隨著計算機技術的發展，計算機技術在各項管理中的使用也越來越多，檔案管理部門開展信息化管理有效提高了檔案管理水平，同時也提高了檔案的利用效率。但是因為檔案信息化管理中觀念、設備、人的因素的影響，在檔案的信息化管理中存在的問題是比較嚴重，沒有充分發揮出信息化管理的優勢。所以在新時期要對檔案信息化管理中存在的問題進行研究，從而不斷提高檔案管理信息化水平。
1檔案管理信息化及其意義
檔案管理信息化就是指利用計算機和網絡對檔案信息的進行收集、傳輸以及儲存的活動。真正意義上的檔案管理信息化有兩個內容：分別是檔案信息數字化、檔案傳遞的網絡化。檔案管理的信息化只是一種檔案管理的方法，在管理的過程中還是要遵循檔案管理法規。檔案管理的信息化是檔案管理發展趨勢，對于檔案管理工作的順利開展非常深遠的意義。
利用信息化手段開展檔案管理工作的意義主要有以下三點：第一，有效改善檔案管理工作。在實行信息化檔案管理之后，才能促進檔案管理職能的轉變，沖破管理中的各種限制，從而為檔案信息使用者提供更好的服務。第二，對檔案信息的開發和利用有很重要意義。利用信息化手段開展檔案管理工作，可以使檔案信息更加的系統，最大限度的挖掘檔案信息價值，提高檔案信息的利用率。第三，擴大了檔案服務范圍，因為在信息化的管理中，檔案信息可以進行拷貝，總的信息占據的空間較小，而且檔案信息的傳輸比較快，能及時將檔案信息傳遞給需要的人員。
雖然檔案管理信息化給檔案管理工作效率的提高帶來了很大的好處，但是利用信息技術開展檔案管理工作也存在一定的問題，檔案信息的安全性就是最突出的問題，因為信息化管理中要使用計算機軟件和網絡，而這兩者受到外界不法分子的入侵較多，所以檔案信息被非法竊取和丟失的現象嚴重。
2新時期加強檔案管理信息化的策略
2.1加強設備建設
要實現檔案管理的信息化最基本的是要完善軟硬件設施。第一，完善硬件設施。在檔案信息化管理中不僅需要使用到計算機設備，而且光盤刻錄機、掃描儀等設施也是不能缺少的，要加大在信息化管理的中的投入，配備完善的硬件管理設施，同時要完善網絡的敷設，保證將信息使用主體與檔案管理設備聯系在一起。第二，要選擇合適的管理軟件，在當前很多信息化管理中軟件的使用不當，很多管理軟件中漏洞比較多，在檔案管理中安全隱患比較多。為了有效解決這種情況要對管理系統的技術成熟度深入研究，選擇各方面技術比較成熟的軟件。
2.2建立完善的信息化管理制度
檔案管理工作本來就是一項比較復雜的工作檔案管理人員不僅要對信息進行加工處理，還要負責檔案信息的收集，而信息化管理模式中，管理的內容就更多的，為了保障管理工作的順利進行必須要建立完善的檔案信息化管理制度。第一，檔案管理部門應該根據檔案管理信息化的需要對各項管理流程的管理人員的行為進行有效的規范和控制，對于信息化管理的各個步驟形成嚴格的約束。第二，要建立安全管理制度。針對電子檔案信息丟失和泄漏等情況制定安全管理制度，對檔案管理系統的操作等都嚴格限制，設置權限。第三，要完善責任制。對檔案管理人員的責任不斷落實，增強他們的責任意識，在檔案管理中可以進行自我的控制，有效提高檔案管理工作效率。
2.3建立統一的檔案管理標準
檔案管理信息化是一種管理手段，其目的是實現檔案資源，利用的最大化。因為在檔案管理中各個環節的工作方法是千差萬別的，在信息化管理中要做到檔案信息共享就比較麻煩。所以有必要建立統一的檔案管理標準，對于檔案的整理、檔案的統計、檔案的服務標準等進行統一，以此作為衡量檔案管理工作的標準。通過這樣的標準的建立，檔案信息在網絡中傳遞的時候就可以暢行無阻，在檔案信息使用中就能做到資源的共享。
2.4加強檔案管理隊伍建設
檔案管理人員對檔案管理水平的影響是比較深遠的，信息化的檔案管理使用到的各種設備、技術比較多，所以對檔案管理人員的素質也有了新的要求。檔案管理人員不僅要有專門的檔案管理知識，而且對一些設備操作和技術使用要非常熟練，高素質的檔案管理人員是檔案管理信息化的需要。所以檔案管理部門應該加強對檔案管理人員的培訓，不僅要讓他們在培訓中掌握最新的檔案管理理念和管理方法，而且重點是要對他們的計算機技術、信息技術以及網絡技術等進行加強，提高他們的綜合素質，從而能更好的適應信息化管理的需要。
3結論
總之，信息化檔案管理是未來檔案管理的趨勢，檔案管理部門要提高信息化檔案管理水平首先要轉變觀念，樹立現代化的檔案管理理念，建立完善的檔案管理信息化制度，加強對檔案管理各個環節的控制。為了實現檔案信息共享，針對的檔案信息化管理的各個環節建立統一的管理標準，另外檔案管理部門還應該不斷加強管理人員的素質，讓他們掌握現代化的管理知識和操作技術。
參考文獻
[1]牛家旺.檔案管理信息化下檔案管理員應具備的素質[J].中國中醫藥現代遠程教育，2010，（12）.
[2]楊永慧.論新時代檔案管理的信息化[J].科技創新導報，2010，（26）.
科學的檔案管理對醫院管理的促進作用是相當明顯的，而目前大部分醫院的檔案管理存在著很多問題。
一是檔案管理方式相對落后。在新的形勢下醫院檔案資料的管理方式上卻沒有很大的變化醫院檔案管理從管理的硬件或軟件等都存在著差距。醫院珍貴的文字影像等資料一旦造成損毀或遺失便會造成難以估量的損失甚至無法補救和挽回。
二是檔案管理部門的相對混亂。目前隨著社會的發展醫院也在不斷變化。醫院不同時期的各項檔案一直在不同的管理部門內部保存，隨著醫院的變遷機構調整個別檔案不可避免地要出現遺失或損毀。
三是對檔案管理工作的意義認識不足。由于檔案工作不能直接創造經濟效益，因此醫院的檔案工作在管理上存在著許多問題。主要原因是醫院對檔案管理的意義認識不足、重視不夠。檔案工作建檔是基礎，管理是關鍵，利用是目的。認識不到這一點必然不能充分開發現有檔案資料的使用價值，為醫院建設所用。
二、加強醫院檔案管理的對策
1、普及檔案法，提高管理者檔案意識，加強檔案制度建設。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展；要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、醫院管理者、醫院職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。措施方面，應制定相應的考核制度，將檔案管理納入各科室責任目標中，責任到人，與考核獎懲掛鉤，從制度上強迫各科室加強檔案管理工作。才能使醫院檔案管理工作順利開展，更上新臺階。病案是醫院檔案的重要內容，要加強對醫務人員病案書寫的教育，提高對病案嚴肅性的認識，使醫務人員從思想上以予以重視，養成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規章制度，加強病案書寫規范化的培訓，要實行專人負責。實行監督制度，對病歷實行抽查，有獎有罰，要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業精神和態度，也反映了醫療質量的好壞。
2、健全制度，明確職責，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。通過建立檔案管理科，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。目前醫院正處于醫改的深入調整階段，面臨諸多新的問題。因此，拓展歸檔范圍，加強有關內容的收集是檔案工作的新課題。如醫院經營方面，基建項目資料、經濟核算方案、專家聘用合同等材料應實行歸檔收集。又如提倡采購招標，其招標方法、程序、協議、合同也應進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全檔案管理組織，落實專人收集。
3、重視醫院檔案管理規劃，保證檔案建設與醫療業務建設同步發展。醫院檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，在醫院的建設和發展中是不可缺少或替代的。醫院在制定中長期規劃中，應充分考慮檔案管理的設計和建設，要根據醫院發展規模和需要，不斷增加投入，提高檔案管理的建設力度，使檔案管理的用房條件、設備配置、人員配備、業務培訓、管理水平等綜合實力與醫院的業務發展相適應。
關鍵詞：高校；試卷檔案；紙質試卷；技術性問題
高校試卷內容十分豐富，所以試卷的整理歸檔就會涉及各個學院、各個系和相關的老師。試卷的歸檔是一個復雜的工程，尤其是后期的管理，如果沒有科學合理的管理方法，就會出現管理混亂，也就說明高校的管理水平低。因此，建立一個科學合理的試卷檔案管理體系和制度，有助于提高學校的管理水平。
一、試卷檔案管理存在的問題
目前，高校在試卷檔案管理方面還存在一定的問題。由于信息技術的發展，一部分試卷從紙質轉變成了電子版的試卷。但是這兩類試卷都存在一定的管理問題，高校對于紙質試卷的管理是有經驗的，但是在管理的過程中，還會出現紕漏。高校對于電子試卷的保管，還有一定的技術性問題。試卷檔案建立的目的是為了讓學校和老師充分利用，以便改善教學質量和明確教學方向，但是目前試卷檔案查詢利用率卻不是很高。
二、規范高校試卷檔案管理
1.試卷檔案管理制度應該與時俱進
當今社會是信息化社會，因此學校要與時俱進，檔案管理也要信息化。這樣才能減少檔案管理的手續和縮短過程。過去我國的高校對于試卷檔案管理都是由人工記錄管理，但是試卷管理是一個龐大的工程，涉及各個學院和各個系，過程十分繁瑣，浪費人力、物力和時間。所以，試卷檔案管理也要與時俱進，進行信息化改革，這樣才易于保存、易于查找、易于管理。同時樹立科學的、先進的管理理念，有助于規范試卷檔案管理。
2.優化試卷檔案信息管理系統的應用功能
（1）教務系統信息的整合與利用
試卷管理是教務管理的職責之一。在教務管理中，有關試卷的內容繁多，因此在查詢試卷有關信息的時候十分不易。但是在信息化時代，教務系統也要信息化，所以要整合教務系統中有關的試卷信息。根據試卷的年份、學院、班級、科目和老師進行整理。同時可以建立相關的數據庫，在錄入一份資料之后，就可以共享信息，避免重復記錄相同的信息，減少學校工作人員的工作量。因此試卷檔案管理信息化是整合試卷檔案管理信息的有效途徑。
（2）試卷檔案系統功能的設計與優化
優化試卷檔案管理系統的設計，可以降低重復錄入信息量，避免信息出現錯誤，而且數據庫的建立，可以節省查找數據的時間。科學合理地設計數據輸出路徑，設計查找條件，比如學院、科目、班級等。實現試卷檔案信息系統的升級和優化，可以統一管理試卷檔案信息，解決由于信息出現錯誤，導致管理混亂的問題，方便抽查試卷信息。
3.簡化試卷歸檔程序
由于試卷的內容十分多，所以根據不同的內容進行歸檔也是十分復雜的事情。因此，要想減輕試卷歸檔的繁重工作，就要簡化試卷歸檔流程。由于試卷的歸檔和各個學院及老師都有關系，因此在確定簡化歸檔流程之前，首先要弄清楚最重要的歸檔步驟，然后制作歸檔流程圖，按照流程進行試卷歸檔。這樣試卷歸檔就一目了然了。
4.保證試卷檔案的真實性
試卷是檢驗學生學習成果和學校授課質量的有效手段，所以試卷檔案管理就關系到學校的管理能力。但是，所有的試卷檔案的內容必須是真實有效的。試卷需要及時回收，記錄試卷相關信息，并且保證在這一階段沒有人能更改有關信息。只有保證試卷檔案記錄的真實性，才能在調取檔案的時候輕易地找到。
5.簡化試卷檔案查詢程序
高校的試卷檔案建立，目的是利用試卷了解自身教育的不足，以便提高教育教學質量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的試卷檔案調取查詢程序，減少不必要的手續。
三、高校試卷檔案管理的意義和重要性
高校試卷檔案管理是考核學校的管理能力的重要標準，也是學校的教學成果。試卷記錄的不僅僅是學生的成績，還有考核老師和學校之間的配合，這就間接地考核了學校各部門之間的配合能力和執行能力。同時老師還可以根據試卷的測試結果，調整接下來的教學方向和重點，讓學生更容易接受老師所教的內容。
高校建立科學合理的試卷檔案管理機制，可以提高學校的管理水平。高效節能的管理方法，可以極大地節省人力、物力和時間，同時可以保證試卷保存完整，簡化了查找試卷檔案的步驟和手續。只有認識到試卷檔案管理的重要意義和作用，才能真正發揮試卷檔案管理的作用。
參考文獻：
[1]鄧斐蔚，葉小泮，羅云卿，等.構建高校試卷檔案管理模式的實踐探討[J].黑龍江檔案，2011（3）：33.
關鍵詞：高校；試卷檔案；紙質試卷；技術性問題
高校試卷內容十分豐富，所以試卷的整理歸檔就會涉及各個學院、各個系和相關的老師。試卷的歸檔是一個復雜的工程，尤其是后期的管理，如果沒有科學合理的管理方法，就會出現管理混亂，也就說明高校的管理水平低。因此，建立一個科學合理的試卷檔案管理體系和制度，有助于提高學校的管理水平。
一、試卷檔案管理存在的問題
目前，高校在試卷檔案管理方面還存在一定的問題。由于信息技術的發展，一部分試卷從紙質轉變成了電子版的試卷。但是這兩類試卷都存在一定的管理問題，高校對于紙質試卷的管理是有經驗的，但是在管理的過程中，還會出現紕漏。高校對于電子試卷的保管，還有一定的技術性問題。試卷檔案建立的目的是為了讓學校和老師充分利用，以便改善教學質量和明確教學方向，但是目前試卷檔案查詢利用率卻不是很高。
二、規范高校試卷檔案管理
1.試卷檔案管理制度應該與時俱進
當今社會是信息化社會，因此學校要與時俱進，檔案管理也要信息化。這樣才能減少檔案管理的手續和縮短過程。過去我國的高校對于試卷檔案管理都是由人工記錄管理，但是試卷管理是一個龐大的工程，涉及各個學院和各個系，過程十分繁瑣，浪費人力、物力和時間。所以，試卷檔案管理也要與時俱進，進行信息化改革，這樣才易于保存、易于查找、易于管理。同時樹立科學的、先進的管理理念，有助于規范試卷檔案管理。
2.優化試卷檔案信息管理系統的應用功能
（1）教務系統信息的整合與利用試卷管理是教務管理的職責之一。在教務管理中，有關試卷的內容繁多，因此在查詢試卷有關信息的時候十分不易。但是在信息化時代，教務系統也要信息化，所以要整合教務系統中有關的試卷信息。根據試卷的年份、學院、班級、科目和老師進行整理。同時可以建立相關的數據庫，在錄入一份資料之后，就可以共享信息，避免重復記錄相同的信息，減少學校工作人員的工作量。因此試卷檔案管理信息化是整合試卷檔案管理信息的有效途徑。（2）試卷檔案系統功能的設計與優化優化試卷檔案管理系統的設計，可以降低重復錄入信息量，避免信息出現錯誤，而且數據庫的建立，可以節省查找數據的時間。科學合理地設計數據輸出路徑，設計查找條件，比如學院、科目、班級等。實現試卷檔案信息系統的升級和優化，可以統一管理試卷檔案信息，解決由于信息出現錯誤，導致管理混亂的問題，方便抽查試卷信息。
3.簡化試卷歸檔程序
由于試卷的內容十分多，所以根據不同的內容進行歸檔也是十分復雜的事情。因此，要想減輕試卷歸檔的繁重工作，就要簡化試卷歸檔流程。由于試卷的歸檔和各個學院及老師都有關系，因此在確定簡化歸檔流程之前，首先要弄清楚最重要的歸檔步驟，然后制作歸檔流程圖，按照流程進行試卷歸檔。這樣試卷歸檔就一目了然了。
4.保證試卷檔案的真實性
試卷是檢驗學生學習成果和學校授課質量的有效手段，所以試卷檔案管理就關系到學校的管理能力。但是，所有的試卷檔案的內容必須是真實有效的。試卷需要及時回收，記錄試卷相關信息，并且保證在這一階段沒有人能更改有關信息。只有保證試卷檔案記錄的真實性，才能在調取檔案的時候輕易地找到。5.簡化試卷檔案查詢程序高校的試卷檔案建立，目的是利用試卷了解自身教育的不足，以便提高教育教學質量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的試卷檔案調取查詢程序，減少不必要的手續。
三、高校試卷檔案管理的意義和重要性
高校試卷檔案管理是考核學校的管理能力的重要標準，也是學校的教學成果。試卷記錄的不僅僅是學生的成績，還有考核老師和學校之間的配合，這就間接地考核了學校各部門之間的配合能力和執行能力。同時老師還可以根據試卷的測試結果，調整接下來的教學方向和重點，讓學生更容易接受老師所教的內容。高校建立科學合理的試卷檔案管理機制，可以提高學校的管理水平。高效節能的管理方法，可以極大地節省人力、物力和時間，同時可以保證試卷保存完整，簡化了查找試卷檔案的步驟和手續。只有認識到試卷檔案管理的重要意義和作用，才能真正發揮試卷檔案管理的作用。
參考文獻：
［1］鄧斐蔚，葉小泮，羅云卿，等.構建高校試卷檔案管理模式的實踐探討［J］.黑龍江檔案，2011（3）：33.
［2］楊杰.高校檔案資料規范化管理探索［J］.攀枝花學院學報，2015（3）：33-40.
