時間：2023-06-08 15:17:34
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對于企業而言，檔案管理和文件建設是企業經營管理中的重要內容，對企業經營管理產生了重要影響。只有對檔案管理和企業文件建設引起足夠的重視，才能達到提高企業檔案管理和企業文件建設水平的目的。基于這一認識，在企業經營管理中，應對檔案管理和企業文件建設的重要性進行認真分析，并把握檔案管理和文件建設原則，認真分析企業檔案管理與企業文件建設存在的問題，并以此為依據制定具體的應對措施，保證企業檔案管理和企業文件建設能夠取得實效。
2 企業檔案管理和企業文件建設的重要性
從目前企業經營管理來看，企業檔案管理和企業文件建設是經營管理的重要內容，其重要性主要表現在以下幾個方面：
2.1 企業檔案的規范管理為企業后期的生產經營、決策、創新、訴訟提供了重要依據
在企業經營管理中，有許多重要數據和原始憑證需要及時保存，特別是生產數據和財務數據等，不但關系到企業后期的生產經營，同時也為企業的決策和意外因素導致的財務訴訟以及其他訴訟提供原始材料支撐。從這一點來看，企業檔案的規范管理是企業經營管理的重要內容，對企業的整體運營有著直接或間接的影響。只有重視企業檔案管理工作，才能保證企業檔案管理取得實效，進而為企業的經營管理提供可靠保障，保證企業的經營管理水平不斷提高。
2.2 記錄了企業的成長發展歷程
企業的檔案資料，是企業發展歷史的全面反映，同時也是企業發展歷程的集中體現。加強企業檔案資料的管理，不但能夠使企業檔案資料管理更加科學規范，同時還能提高企業檔案資料管理的實效性，為企業的經營管理提供可靠支持。從這一點來看，鑒于企業檔案是企業成長發展歷史的重要見證，加強并完善企業檔案管理工作，對企業經營管理而言具有重要意義。同時，依托企業檔案管理衍生出的企業文件建設工作，也對企業的發展起到了重要的支持和促進作用。
2.3 企業檔案是企業文化的重要載體
從目前企業檔案中記錄的信息來看，企業檔案不但包含了企業經營管理過程中的所有信息，同時也包含了企業經營管理中的重要經歷和細節特征。對于企業來講，檔案已經成為了企業文化的重要載體，通過檔案這一有效手段，企業的各種信息數據得以保留，對企業的發展有著直接的影響和促進。同時，企業檔案的發展也催生出企業文件建設這一概念，在這一理念的指導下，企業對檔案文件的認識更深一步，對檔案管理和文件建設的重視程度得到了持續加強。
3 企業檔案管理與企業文件建設存在的問題
雖然企業檔案管理與企業文件建設對于企業發展而言非常重要，但是受到企業管理機制、管理手段和管理理念等因素的制約，企業檔案管理和企業文件建設還存在較多問題，主要表現在以下幾個方面：
3.1 企業檔案管理與企業文件建設，沒有建立起良好的管理機制
通過了解發現，企業檔案管理與企業文件建設，雖然得到了一定程度的重視，但是在具體的管理過程中，并沒有建立起良好的管理機制，導致企業檔案管理工作和企業文件建設不能全面有效的開展，最終對企業的經營管理工作產生較大影響。因此，企業在檔案管理和文件建設過程中，只有建立起良好的管理機制，才能達到提高檔案管理和企業文件建設水平的目的。
3.2 企業檔案管理與企業文件建設，缺乏強有力的管理手段
在目前企業檔案管理與企業文件建設中，所采取的管理手段相對陳舊，不但沒有形成對現代化管理手段的全面應用，也沒有在管理手段上進行有效創新，最終導致企業檔案管理與企業文件建設在整體效果上難以滿足實際需要，制約了企業檔案管理和文件建設的發展。因此，企業要想加強檔案管理和企業文件建設效果，就要在管理手段上進行不斷創新，確保管理手段有較強的針對性。
3.3 企業檔案管理與企業文件建設，在管理理念方面需要不斷更新
檔案管理與企業文件建設是企業經營管理過程中的重要內容，同時也是關系到企業經營管理實效的重要手段，只有在管理理念上進行不斷更新，并及時引入先進的管理理念，才能保證企業檔案管理與企業文件建設取得積極效果。但是從目前企業檔案管理與文件建設理念來看，目前的管理理念相對陳舊，不但談不上創新，能否滿足目前的管理需要都是未知數。因此，管理理念的更新迫在眉睫。
4 企業檔案管理和企業文件建設的具體措施
基于企業檔案管理和企業文件建設的重要性，在企業經營管理中，應對檔案管理和企業文件建設的作用和地位有正確認識，并根據企業的經營管理特點和實際需要，制定具體的檔案管理和文件建設措施，具體應從以下幾個方面入手：
4.1 企業檔案管理和文件建設應建立起良好的管理機制
為了保證企業檔案管理和企業文件建設能夠取得積極效果，在企業檔案管理和文件建設過程中，應根據企業實際建立起具有較強針對性的管理機制，使檔案管理和文件建設能夠融入企業經營管理過程中。其中檔案分類管理和文件按重要性保管都是先進管理機制的具體體現。因此，企業檔案管理和文件建設應提高其實效性和針對性。
4.2 企業檔案管理和文件建設應采取現代化的管理手段
結合企業檔案管理和文件建設的實際需要，在具體管理中，應采取現代化的管理手段。例如，在檔案管理中，應建立電子文件數據庫，將所有紙質文檔掃描轉化成電子文檔。同時還要根據文件形式建立電子文件庫和紙質文件庫，使文件建設能夠滿足企業的現實需要，達到降低企業檔案管理和文件建設難度的目的，提高檔案管理和文件建設的整體效果。
4.3 企業檔案管理和文件建設應積極更新管理觀念
鑒于企業檔案和文件的更新速度較快，在企業檔案管理和文件建設過程中，應建立起動態管理理念，重視對企業檔案和文件的動態化管理，提高企業檔案管理和文件建設水平，最終滿足企業檔案管理和文件建設的實際需要。因此，更新管理理念，并積極建立動態管理手段，對企業檔案管理而言具有重要的現實意義和推動作用。
【關鍵詞】 工程文件；文檔資料；檔案管理
一、施工單位在建設工程檔案管理中的主要職責
1、實行技術負責人負責制，逐級建立健全施工文件管理崗位責任制。配備專職檔案管理員，負責施工資料的管理工作。工程項目的施工文件應設專門的部門（專人）負責收集和管理。2、建設工程實行施工總承包的，由施工總承包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總承包單位。3、可以按照施工合同的約定，接受建設單位的委托進行工程檔案的組織和編制工作。4、按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢，再移交建設單位進行工程竣工驗收。5、負責編制的施工文件的套數不得少于地方城建檔案管理部門要求，但應有完整的施工文件移交建設單位及自行保存。
二、施工文件檔案管理的主要內容
施工文件檔案管理的內容主要包括：工程施工技術管理資料、工程質量控制資料、工程施工質量驗收資料、竣工圖四大部分。
（一）工程施工技術管理資料：工程施工技術管理資料是建設工程施工全過程中的真實記錄，是施工各階段客觀產生的施工技術文件。主要內容包括：
1、圖紙會審記錄文件2、工程開工報告相關資料（開工報告表、開工報告）3、技術、安全交底記錄文件4、施工組織設計（項目管理規劃）文件5、施工日志記錄文件6、設計變更文件7、工程洽商記錄文件8、工程測量記錄文件9、施工記錄文件10、工程質量事故記錄文件11、工程竣工文件
（二）工程質量控制資料：工程質量控制資料是建設工程施工全過程全面反映工程質量控制和保證的依據性證明資料。應包括原材料、構配件、器具及設備等的質量證明、合格證明、進場材料試驗報告，施工試驗記錄，隱蔽工程檢查記錄等。
（三）工程施工質量驗收資料：工程施工質量驗收資料是建設工程施工全過程中按照國家現行工程質量檢驗標準，對施工項目進行單位工程、分部工程、分項工程及檢驗批的劃分，再由檢驗批、分項工程、分部工程、單位工程逐級對工程質量做出綜合評定的工程質量驗收資料。但是，由于各行業、各部門的專業特點不同，各類工程的檢驗評定均有相應的技術標準，工程質量驗收資料的建立均應按相關的技術標準辦理。
（四）竣工圖：竣工圖是指工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。它是真實、準確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構筑物等詳細情況的技術文件，是工程竣工驗收、投產或交付使用后進行維修、擴建、改建的依據，是生產（使用）單位必須長期妥善保存和進行備案的重要工程檔案資料。竣工圖的編制整理、審核蓋章、交接驗收按國家對竣工圖的要求辦理。承包人應根據施工合同約定，提交合格的竣工圖。
三、施工文件的立卷
立卷是指按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷。
（一）立卷的基本原則：施工文件檔案的立卷應遵循工程文件 的自然形成規律，保持卷內工程前期文件、施工技術文件和竣工圖之間的有機聯系，便于檔案的保管和利用。
1、一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件按單位工程立卷。2、施工文件資料應根據工程資料的分類和“專業工程分類編碼參考表”進行立卷。3、卷內資料排列順序要依據卷內的資料構成而定，一般順序為封面、目錄、文件部分、備考表、封底。組成的案卷力求美觀、整齊。4、卷內資料若有多種資料時，同類資料按日期順序排列，不同資料之間的排列順序應按資料的編號順序排列。
（二）立卷的具體要求
1、施工文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷，竣工驗收文件按單位工程、專業組卷。2、竣工圖可按單位工程、專業等進行組卷，每一專業根據圖紙多少組成一卷或多卷。3、立卷過程中宜遵循下列要求：案卷不宜過厚，一般不宜超過40mm，案卷內不應有重份文件，不同載體的文件一般應分別組卷。
（三）卷內文件的排列：文字材料按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前，請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙在后。
（四）案卷的裝訂：案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》統一折疊成A4幅面，圖標欄外露在外面。
四、施工文件的歸檔
歸檔指文件形成單位 完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷后，按規定移交相關管理機構。
（一）施工文件的歸檔范圍：對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。
（二）歸檔文件的質量要求：1、歸檔的文件應為原件。2、工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。3、工程文件的內容必須真實、準確。與工程實際相符合。4、工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。5、工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。6、工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。7、所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。
企業文化隨著企業的產生而存在，而企業檔案者在企業產生后，在企業的各種生產、經驗、過程當中產生的各種歷史資料。企業文化包含了企業物質文化、精神文化以及制度文化。在市場經濟制度下，企業能在日益激烈的市場競爭中處于不敗之地，有了企業文化的先進，就有了競爭的優勢。在社會主義文化建設的大浪潮中，必將促使企業經濟的不斷發展。企業經濟的發展必將帶動企業檔案與企業文化的發展，因為檔案和文化是在經濟發展過程中產生的財富。企業檔案是企業文化的表現形式之一，企業檔案隨著企業的發展而產生，得以保存的檔案將會使得企業文化不斷的傳承下去。加強對檔案管理工作不僅可為企業文化建設提供借鑒參考依據，同時又是企業文化建設的內在要求。一方面，企業文化建設離不開企業檔案這一內容；另一方面，企業檔案記錄和傳承了企業文化。
二、企業檔案在企業文化建設中的作用
1.企業檔案是企業文化的歷史見證。企業檔案是記錄企業發展的一部奮斗史，記載了企業的過去，見證了企業的現在，是企業歷史的證明者，同時承載和傳承了企業的無形和有形文化。隨著信息化時代的發展，企業的各種檔案資料也將越來越豐富，所在承載的歷史文化也將越來越多樣化，檔案記錄保存內容也將非常豐富，檔案管理工作也將越做越復雜。在企業不同時期的發展過程當中，記錄下來的各種視頻、圖像及文字檔案等將為企業精神文化、物質文化和制度文化的建設提供參考依據。
2.企業檔案傳遞企業文化建設正能量。檔案資料是文化的載體，弘揚企業文化傳遞正能量發揮了重要作用。這主要是由于企業文化是在企業檔案、企業發展歷史中提煉出來的有利于企業不斷發展的精神產物。而檔案充當文化的一類載體，常常作為企業提高核心競爭力、擴大再生產的根據，同時更是企業維護自身在競爭當中的合法權益的重要保證。
3.塑造企業的核心文化。企業不停的發展、社會不斷的進步，企業文化同樣處在不斷的更新、發展當中。在企業發展過程當中，需要面臨很多選擇與判斷，而企業要根據自身的實際情況作出何種選擇與判斷又只能借鑒與企業檔案，在檔案中吸收各種經驗教訓。因為檔案中記錄著的并不全是企業光輝的一面，同樣存在失誤和不足的一方面。只有結合其實檔案資料，根據自身實際情況進行合理的判斷與選擇，才能推動公司事業不斷向前發展。
三、優化企業檔案管理，服務企業文化建設
眾多企業將企業文化建設工作作為新世紀的企業建設的重點內容之一，一些企業在自身不斷發展過程中逐步形成適合企業發展、順應社會發展歷史潮流的特色文化。近年來，企業文化建設方面得到了重視，而作為企業文化載體之一的企業檔案在管理方面仍然存在著諸多的不足之處。因而，企業領導、各部門主管負責人及企業員工，特別是檔案管理部門及其員工必須高度重視檔案管理工作，以服務于企業文化的建設。公司應該從以下三個方面入手：
（1）重視企業檔案管理工作，并將其納入企業文化建設管理工作當中；
（2）提高檔案管理人員的工作能力及個人素質，保證檔案質量，為企業文化建設提供基礎保證；
（3）不斷更新檔案管理新技術新設備以適應全球經濟社會的發展，為企業文化建設更好的服務。
四、總結
進行檔案管理，一個標準化的流程是十分必要的。一套科學、可操作性強、合理、適用的檔案管理辦法會減輕企業檔案管理的難度，增強檔案查閱、修改等工作的方便性。要對組織領導、職責分工、獎懲機制、崗位培訓等等方面做出系統化、標準化的體制建立。對文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗收等提出具體要求。
2對于檔案管理工作的具體工作及要求
多媒體工具的運用和標準化工作流程的的制定，提高了電力企業檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復雜程度，但對于如何運用這些工具提出了一些具體要求，對此我們需要在日常工作中對員工進行培訓。
2.1建立學習考核制度
有效提高檔案管理的準確性、全面性、真實性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎的電力工程建設知識，對多媒體工具的熟練運用以及標準化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統的培訓與考核機制。首先，應制定檔案室職員的學習規劃，請專業的教師團體對檔案員工進行培訓，或科室內部培訓。給科室員工制定詳細的課程表、授課時間、及所學內容的規劃，做到每一位職員都有學習新知識的機會與時間。其次，加強員工的考核機制。制定了職員的學習規劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機制，進一步激勵職員學習的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實際操作練習，定期對員工進行考核，并記錄到員工績效。對于學不會和不肯學，以及積極性不高學不好的員工進行有效處理。對檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機制，怎么處理學不會、學不好、不肯學的員工都需要管理人員進一步探索。
2.2提高電力企業建設工程檔案管理的意識
檔案管理對于電力設施的運行，改建，設備升級，企業自身經濟效益有著至關重要的作用，這一思想必須深入到每個員工的頭腦。對于企業經濟效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權益、做到賬目透明、如何記錄企業真實的精神面貌、工作作風等，電力建設工程檔案提供了有效憑據。從電力設施的運行、改建、擴建等方面來說，電力建設工程檔案提供了有效依據。只有從根本上認識了這一點，電力工程企業才會真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個檔案管理室就能做好的，需要各個部門的配合與支持，需要電力企業的負責人有效重視。必須在全企業樹立這一思想，把這一思想深入到每個員工的心中。提高認識，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網絡。加強各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統一各單位檔案管理的標準，步驟，要深入到每一個施工單位，每一個設備廠商，每一個材料供應商。在電力建設工程開始，就要統籌各方，建立統一的檔案管理網絡，細化責任到個人，定期核定審查各部分的檔案管理進度，做到有效管理。對于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個人，做出有效處理，整頓。以推動電力工程檔案的透明化和標準化。
2.3如何應對電力施工過程中的不同步
在電力工程進行中，各施工單位的工作進度，難易程度都各不相同，加之建設工期較長，施工單位眾多，工期不能統一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負擔。面對這一情況，需要我們時時做好檔案的收集、審定、整理、驗收的相關工作，細化到每一工程，做到一工程一驗收。時刻追蹤各項工程的進展情況，檔案的收集整理驗收要與工程進度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進行中的檔案整編驗收，再到每項工程竣工時的審定整理，再到全部完工時的檔案匯總整理與驗收歸類，這四個過程缺一不可，必須做到實時追蹤、實時管理、把檔案管理從以前的最后一個環節，貫徹到整個電力工程施工項目的始終。
3結語
關鍵詞：企業管理 文書檔案管理 信息化
隨著網絡信息技術的快速發展，計算機已經被廣泛應用于社會生活的諸多領域，其功能的強大已經被人們所認識到，可以說現代人的生活已經無法離開計算機。在這樣一個時代背景下，傳統的文書檔案處理方式顯然已經無法適應企業快速發展的需要，而出現了種種弊端。因此，企業文書檔案管理人員，必須要認清這一形勢，將計算機技術引入到企業文書檔案管理工作中，積極推進企業文書檔案管理的信息化進程，如此才能夠為企業的快速發展打下堅實基礎。
一、企業推進文書檔案管理信息化的意義
（一）可以實現信息共享
對紙質文書檔案進行電子化處理之后，文書檔案的儲存方式發生了根本性的改變，再加上網絡技術的廣泛應用，我們就可以對文書檔案進行隨時、隨地的檢查，而且查準率非常高，這些優勢都是傳統管理方式無法企及的。傳統的文書檔案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量資源，也使這些資料所包含的信息大量浪費。而且對于紙質文書檔案的查找工作，也非常困難。實現文書檔案管理信息化之后，檔案管理就由原來的案卷級上升到文件級，管理途徑也由原來的單途徑上升為多途徑，進而使文書檔案的信息資源得到最大限度的開發。
（二）提高工作效率
企業實現文書檔案管理信息化之后，計算機將被應用于文書檔案管理工作的每一個環節，使文書檔案管理工作者從繁重的檔案管理工作中解脫出來。比如傳統的文書檔案管理工作，是將紙質的文書檔案裝訂在一起，如果想要對某一份檔案進行修改，必須要對整個檔案進行拆卷重做，這勢必會增加檔案管理人員的工作量，使大量時間與精力浪費。但企業實現文書檔案管理信息化之后，這種情況就不會出現。我們只需要利用計算機將需要修改的檔案找到，使用鍵盤操作就能夠完成對檔案的修改，既省時，又省力。而且對于文書檔案工作的收集、整理、儲存、統計以及借閱等工作，我們都可以借助計算機來完成，使文書檔案管理工作的效率大幅度提高。
（三）加快了信息傳輸的速度
傳統文書檔案的長距離傳遞主要依靠的是郵政系統，傳送的時間也無法確定，而且傳遞的過程中，一旦發生了丟失的情況懷，將會為企業帶來無法彌補的損失。實現文書檔案信息化管理之后，文書檔案就可以以電子文件的方式進行傳遞，不但提高信息傳送的速度，同時也保證了文書檔案的安全。
（四）電子檔案的儲存更加穩定
電子檔案與紙質檔案相比，不但質量輕、壽命長，而且更容易保存。比如紙質檔案在高溫、酸、氧化劑、潮濕的情況下，可能產生水解或者是氧化反應，這勢必會給企業帶來不必要，也無可挽回的損失。但電子檔案就不同了，隨著計算機網絡技術的快速發展，我們可以根據不同的實際需要，而選擇不同的載體，比如移動硬盤、光盤以及U盤等等，及大的方便查閱與攜帶。
二、實現企業文書檔案管理信息化的建議
（一）打造文書資料的“收集網絡”
通常情況下，很多企業都有年底收集、整理文書檔案的習慣，年底的時候，企業各部門都比較忙碌，這一時間進行文書檔案的收集與整理工作，顯然是不妥的。因此，企業需要將年度收集轉變為平常收集。企業必須要建立獨立的文書檔案管理部門，部門工作者可以是從其他部門抽調出來的，也可以是企業招聘來的，同時在企業的每一個科室再安排一名兼職文書檔案管理人員，從而組成一個文書資料“收集網絡”。文書檔案管理部門負責整個企業的文書檔案收集工作，而各科室的文書檔案管理人員則負責科室的文書檔案收集工作，將每日收集到的文書資料以周、月、季度統一上交到文書檔案管理部門進行保管。文書檔案資料在收集的過程中，必須嚴格登記，這樣才能夠做到有據可查，相關責任人要檢查好文件資料的完整性，并且要保證文書的字跡、紙張是符合相關規定的。文書檔案管理部門收到科室上交的文書檔案之后，要進行妥善管理，可以根據實際需要，預備出不同的檔案盒，將上交的文書檔案分類別的進行存放。
（二）將信息系統的內、外網進行隔離
為了保證電子文書檔案的安全性，有必要在信息系統的內網與外網之間，構建出一條物理隔離帶，以保證內網所儲存的資料的安全。第一層隔離帶依靠的是路由器，我們可以對路由器進行安全設置，從而過濾掉補屏蔽的IP地址。或者是先屏蔽全部IP地址，然后有選擇性的放行一些IP地址進入內部網絡系統。第二層隔離帶依靠的是防火墻。現階段，大部分防火墻都具有認證機制，只要設置防火墻之后，我們就可以對進與出的網絡數據進行實時監控；阻止一些禁止操作；對通過防火墻的一些信息、內容以及活動進行詳細的記錄；對用戶的訪問行為進行實時監控；對攻擊網絡的行為進行檢測，并發出警報。
（三）加強文書檔案管理人員的素質建設
網絡技術的進步對于文書檔案管理的信息化建設有著重要影響，但是人員仍舊是文書檔案管理的信息化建設的關鍵所在。因此，想要推進企業文書檔案管理的信息化建設，首先要完成管理人員的“信息化”建設。企業可以采用培訓的方式，培訓的內容要包括計算機網絡技術、檔案學以及相關軟件操作等等，同時還要鼓勵文書檔案管理人員進行自學，幫助他們樹立終身學習的意識，如此才能夠使檔案管理人員的意識與技能共同進步，以適應計算機網絡技術的快速發展。除此以外，還需要加大對檔案室的硬件設施的投入，這樣文書檔案管理人員所學到的知識才能夠有用武之地，文書檔案資料的價值才能夠更深入的挖掘，從而為企業發展而服務。
綜上所述，隨著現代科學技術的快速發展，傳統的文書檔案管理方式已經無法適應現代企業快速發展的需求，迫切需要我們運用計算機網絡技術，實現文書檔案管理的信息化，從而滿足人們的查詢需求與借閱需求。我們可以從打造文書資料的“收集網絡”； 將信息系統的內、外網進行隔離；加強文書檔案管理人員的素質建設等三個方面入手，推進企業文書檔案管理信息化，從而使文書檔案發揮出其應有的價值。
參考文獻：
關鍵詞:檔案;管理;企業文化
企業文化是企業的強大軟實力,是企業管理的最高境界。鄭煤集團公司將今年定位企業文化建設年,力爭在近幾年內打造全國煤炭系統企業文化建設示范基地。告成礦作為鄭煤集團公司的主力礦井,確立了今年成功創建河南省煤炭系統企業文化建設示范礦,明年成功創建全煤行業企業文化示范礦的目標。推進企業文化建設作為企業的檔案管理人員也有義不容辭的責任。
一、加強企業人事檔案工作,實現以人為本的人力資源管理文化
人力資源管理的目的在于在企業內部最優化地配置八人才,做到"人盡其才、才盡其用",提高企業的核心競爭力。煤炭企業,特別是生產礦井各類專業技術人員比較缺乏,建立完善的人員檔案,對于穩定專業技術人員隊伍至關重要。人事檔案是職工學習、工作等綜合表現的全部記載,較為全面地反映了個人的學習能力、業務能力、職業道德和文化素質等基本內容。完整的人事檔案,有助于企業更有效地挖掘員工的潛能,更加合理地安排人力資源,最大化地發揮每個職工的才能,積極推進科技興企戰略。
完善健全人事檔案內容制度,適應現代企業人力資源管理和時展的要求。現代企業人力資源管理要求人事檔案記載的內容能全面地反映個人的成長經歷和社會活動,因此,必須摒棄傳統的內容單一重復、政治性強、不具有修改化和記載內容與時展要求脫節、不能被社會所利用的人事檔案內容制度。切實從企業人力資源管理和利用的角度出發,把反映個人業務水平、技術專長、工作業績、、職業培訓等方面的記錄納入人事檔案的內容中去,適當采用定量指標考核作為對個人工作業績和態度的記錄,突出個人能力的發展,提高人事檔案信息的利用價值。
結合企業檔案工作規范化管理體系,對人事檔案工作進行評估,形成切合企業實際的人才評價體系。只有收藏和管理、沒有良好的監督和考核的人事檔案管理是不健全、不科學的。結合企業檔案工作規范化管理體系,探索市場化的企業人力資源評估體系和人事檔案評估體系,形成公平、公正、公開的人才競爭機制,為企業人力資源的開發帶來直接效益。人事檔案評估體系,以人事檔案的利用和對人力資源最大化的開發為評價宗旨,以個人的業務能力考核、職業道德評價等和定性指標為評價標準,作為對個人的崗位、薪酬的評判依據,進而形成企業員工完整的人事檔案管理和人才評價體系,帶動企業人力資源的開發工作。可以推行主管部門定期考核制度或中介機構測評制度,加強監督力度。
開放式的企業從事檔案管理模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式,與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關,所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式是面向社會化、公開化的方向發展,有利于對企業人事檔案進行歸檔齊全完整,有得于實行規范化管理,我國的私營企業規模不斷發展壯大,管理體制比較靈活,人才流動大,對人才的管理已經不能夠再利用管理干部那一套體制來進行社會化開放模式在這種背景中應運面生,這種模式對促進人才合理流動、推動技術創新、完善企業管理制度等諸多方面有極為重要的創新意義。
二、建立企業信用檔案,弘揚企業誠信精神文化
企業誠信文化,作為企業文化建設的有面組成部分,是企業文化經營哲學的重要內容,是企業文化精神層面的直接體現,是企業文化建設的重要內容。
企業信用檔案是企業誠信文化的載體,企業誠信文化則是企業信用檔案的表現形式,二者相互依存,構成了企業文化建設的重要組成部分。企業誠信文化的建立離不開對企業信用的管理與監督,而對企業信用原則實施過程的監督與管理是建立在掌握企業真實、準確、可靠以及系統全面的信用數據基礎之上的,即對企業信用的監督與管理是建立在對企業信用檔案的規范化管理基礎之上的。從企業檔案工作的基本屬性來看,系統、全面地收集并管理企業的信用數據,保證企業信用數據的真實可靠性,保證企業信用數據的原始憑證性,正是企業信用檔案管理的基本原則。因此,建立一套規范的企業信用檔案,是構建企業信用監督與管理機制必不可少的重要環節,即企業信用檔案的建立是企業誠信文化建設的重要內容和根本保證。
三、加強企業檔案管理,樹立企業良好的形象
企業檔案與企業形象宣傳,是企業管理文化的不同層面,它們都對企業管理起到了積極的促進作用,是企業管理體系中不可缺少的一部分。良好的企業形象,不僅能推動企業內部的生產經營管理活動,還能在企業外部產生巨大的形象推動力,給企業帶來不可估量的經濟效益和社會效益。企業檔案中記載的企業在成長、發展歷程中所榮獲的各種獎項和成果,都是樹立企業形象的典型素材。
檔案管理工作的開展與施工企業的日常運營管理有著密切的管理，企業管理者要重視當昂管理工作的開展，并且將檔案管理工作納入到企業發展戰略層面上予以重視。在生產經營中，工程管理部門要組建專門對工程檔案管理的隊伍，對于工程檔案進行統一的協調和管理，并且指派專人負責專項檔案管理工作。建筑企業管理者要對于相關的管理制度進行不斷的完善，并且構建一套科學的檔案管理組織，通過落實不同崗位的職責和權限，層層把關的保證檔案管理工作質量。在日常檔案管理工作開展的過程中，管理者也要通過定期舉辦會議，并且制定和落實工作任務計劃，有條不紊地將檔案管理工作抓好。
2加強宣傳
檔案管理工作的開展離不開先進的思想意識，而先進的思想意識的產生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業內部要提高對檔案管理工作的認識，并且定期的組織企業內部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進行學習，了解國家有關的法律法規，并且將檔案管理發揮政策的學習納入企業內部標準培訓流程當中。企業管理者在開展建筑工程項目中，要對于自身的檔案服務范圍進行拓展和跟蹤，積極地實現綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務。針對于企業檔案管理工作人員素質培訓上，要積極地組織相應的培訓活動，讓員工主動參與進去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業務水平和職業道德修養。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項檔案資料及時地進行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。
3規范管理
在開展檔案管理工作時，要對于相關的檔案管理行為進行規范化操作，通過制定一個統一的標準來執行，可以有效地提高管理效率，實現規范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經營管理、行政管理、生產技術、科研技術、設備、會計、工程建設、特殊等不同類別進行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關的存放、保密以及查閱條例，并嚴格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業檔案管理方面的規章制度，收集整理企業各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應的檢索目錄。
4信息化建設
企業的檔案管理工作開展，需要與時俱進地進行創新和改進，引入信息技術，實現檔案管理信息化是現階段企業檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業技術進步和發展的重要信息資源，也是提高企業競爭力的關鍵。通過對信息化技術的應用，構建一個科學的檔案信息管理平臺，可以實現對信息的充分利用，并且高質量、高效率地對檔案信息進行匯總管理，提高了檔案服務水平。隨著辦公自動化系統的應用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統的應用，可以實現對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機密檔案管理上，檔案信息管理系統可以實現對權限的有效分配，實現了檔案保密的功能。檔案管理工作中，紙質文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進行數字化轉換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進行提高，并且對檔案信息的保管設備進行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關的審批，保證查閱檔案人員的查閱經過嚴格的授權，并嚴格遵守相關的保密要求。信息化建設的過程，可以有效地將傳統檔案管理工作中的不足和局限進行改進，提高了管理效率，并且實現了檔案信息的高效利用。
5做好檔案服務
檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業的經營生產提供服務。在檔案信息管理的過程中，也要重點關注對檔案信息的開發與利用。對建筑施工企業來說，檔案信息中包含了很多技術方面的信息，是企業施工過程中技術和經驗的匯總，是企業智慧的結晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進行科學地處理，并且及時地提供給相關部門進行利用。通過對于檔案的科學整理，可以有效地為企業技術創新提供科學依據。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業參與招投標中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關部門，也可以提高企業的市場競爭力，提高業務部門的業務開展效果。檔案管理工作的服務對象是整個企業，工程檔案的管理和利用要具有一套標準的服務流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業各個部門對檔案資料的需求。
6結束語
檔案載錄了企業始建至發展歷程中的點點滴滴，而科學、規范化的檔案管理不僅能夠為企業文件查閱與利用帶來極大便利，使得企業檔案管理水平切實提高，同時也為其未來發展提供了強大的資源支撐。由此，展開對其管理效能的研究與分析，具有一定現實意義。
一、現代企業檔案管理的職能意義
檔案管理工作內容包含了記錄企業上下、生產前線或后勤等一系列資料信息，同時記錄著相關財政收入和支出的財務檔案；行政文書和企業印章的保存、管理，行政工作登記備案的行政檔案；工作人員基本信息與人員流動情況的人事檔案；記錄相關產品研究資料的研發檔案等。一言蔽之，檔案資料載錄著企業發展的各個印記，是企業展現其歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應對新挑戰的咨詢手冊，也是制定未來發展戰略規劃的指南針。同時，每一檔案都各有其收錄與管轄范圍，且中心內容已各不相同，但卻都與企業發展與運作密不可分，必須予以高度重視，采取規范化管理，借以嚴謹的發展觀推動企業檔案管理整體水平的提高。
二、企業檔案管理工作中常見問題
結合筆者多年工作經驗，現代企業檔案管理工作過程中的常見問題主要集中在下述幾方面：其一，是檔案利用方面。由于社會經濟發展迅速，社會改革不斷推進，從而衍生出社會各界對檔案的要求亦不斷提高，因此企業在檔案收集工作中遇到的問題越來越明顯，尤其檔案收集與利用之間脫節嚴重。例如，企業在進行運營或執行方案研討時，通常較少、甚至從不在以前存留下的類同檔案，或是已探討的檔案中尋找方案或依據，由此導致大量事宜進行重復研究，不僅在人力、物力與財力上造成了浪費，同時亦有礙于方案的及時執行，從而影響單位整體運作。其二，是隊伍建設方面。隨著檔案管理信息化程度不斷縱深發展，為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。但大多企業在市場經濟的調控和競爭之下，一直都將發展戰略重點投放在經營上，對待檔案管理工作的態度普遍徘徊在一種“可有可無”的形態中，導致愿意投身檔案管理事業的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業培訓而致使業務能力無法適應檔案管理工作的發展需求。
三、完善企業檔案規范化管理的工作策略
（一）健全檔案歸檔制度規范。檔案規范化管理是企業檔案管理工作開展的重中之重，對其管理制度的制定必須予以嚴格審視，參照實際情況與需求可能性，以及權衡各部門、各對象受眾的利益。比如，制度應對檔案管理工作的每一環節作出明確的分工指引，如具體的工作細則、詳細的管理要求、人性化的獎懲措施、完善的應急預案等。此外，還應對檔案的復印、備份以及保密等手續予以嚴格限定，以提高檔案管理人員的警惕性，降低工作失誤風險。
（二）提高管理隊伍素質。因檔案資料收集與管理是一項專業性較強的工作，新上崗的人員必須接受一定時期實習才能完全勝任，對此，企業要根據檔案管理工作實際，配備相應的檔案收集人員，并確保其工作相對穩定，以為企業檔案管理工作的長足穩定儲備人才資源。工作實踐亦證明，保障企業檔案收集人員工作的連續性與穩定性，不僅有利于企業對檔案管理隊伍的培養，更有助于檔案管理人員工作效能的發揮。
（三）加快檔案的信息化建設。企業應廣泛借鑒其他企企業先進的管理經驗，加大對檔案信息化管理的資金投入，結合企業實際情況與經濟實力合理適度的引入相關先進設備，對以往紙質檔案全面以電子文檔形式收編歸檔，并同步設置電子檢索功能。但需要注意的是，推廣信息化管理的同時，必須警惕信息技術的“利弊同在性”，即在享受信息技術為檔案管理帶來的便捷時，必須強化網絡安保措施，防止電子檔案遭受病毒漏洞、網絡竊取等技術攻擊。
一、中小企業建設工程檔案管理問題分析
（一）檔案管理人員專業素養偏低
由于中小企業受經濟基礎的制約，在人員配備方面也力求精簡。一個職員兼多種職務的情況在中小企業中是常有的。據調查，許多中小企業的檔案管理工作都是由辦公室某一人員兼管，很少有設立專職檔案管理員。這種兼職檔案管理員，要么缺乏檔案管理專業素養，要么由于一身多職，顧此失彼，難以做好檔案管理工作。中小企業對檔案管理人員的業務培訓也不夠重視，影響了檔案管理人員專業素養的提高和視野的開闊。一些檔案管理人員自覺學習意識不強，對企業工作流程和技術知識不熟悉，也無法適應新形勢下中小企業檔案工作的需要。
（二）檔案材料因竣工拖后而無法按時報送
近年來，隨著建筑市場的不斷規范化，國務院、建設部分別頒發《建設工程質量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》，旨在增強建設單位和施工單位對工程竣工檔案管理的重要性，但是由于建筑企業的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識比較淡薄，致使工程竣工時不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時的向城建檔案館報送，如一些建設單位注重工程進度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗收完成時，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建設工程檔案移交滯后。
（三）竣工后由于人為原因檔案移交不及時
由于施工到了后期，大多的技術人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時；有些建設單位、施工單位及建材供應單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗收后無法收齊，這些原因都會造成了施工檔案移交不及時。
二、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法
（一）加強人力物力和財力投入
加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業應當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設同步發展和建設。同時，保障建筑工程檔案管理的現代化建設，逐步實現辦公自動化。針對檔案管理也應發放專項資金，避免方案管理經費不足。有條件的企業還可以購買諸如計算機、掃描儀、傳真機、攝像機等現代化檔案管理設備。
（二）加強業務培訓，提高專業素養
檔案業務培訓是檔案工作的一項重要基礎工作。要加強檔案業務培訓，首先，必須根據中小企業檔案管理人員的特點和要求，舉辦形式多樣的培訓班，有針對性地解決中小企業檔案管理急需解決的問題；其次，培訓的內容要跟上社會發展的步伐，及時將檔案管理的新技術，新方法、新理念傳授給受訓者，增強檔案人員與時代步伐相一致的時代意識，幫助他們更新知識，掌握新技術，以滿足新形勢下企業檔案管理的需要；第三，要重視檔案培訓師資隊伍建設。培訓教師要具備過硬的專業理論知識和技能，熟練掌握檔案管理工作的政策、法規、標準，了解現代社會有關檔案管理的新知識和新信息，圍繞檔案工作的重點、難點和熱點問題，有的放矢地開展培訓，從根本上提升中小企業檔案管理人員的業務素養。
（三）革新管理意識
革新建筑檔案管理意識首先需要加強建筑企業領導的認識，提升企業對于檔案管理的重視程度。這是因為只有建筑企業領導認識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各建筑企業應當建立以企業領導為核心的檔案管理小組，加強建筑檔案管理重視，重新構建檔案管理意識。其次，各部門應當就建筑工程檔案管理人員進行管理意識強化和管理思想的培訓。
