時間：2023-07-24 16:25:42
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一、工作平臺創新
建立信息系統的目的是將傳統業務工作流程優化后，借助于軟件編程和數據庫管理技術，重塑計算機工作流程來支持、執行和管理機構各項職能的業務活動。這些信息系統在企業辦公領域創建起數據信息的產生登錄、流轉處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大、參與應用崗位人員眾多、數據庫功能強大、信息傳遞迅速、易于交流、信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。為企業員工提供了現代文明辦公和規范管理的工作平臺。同時，信息系統的建立為機構業務活動提供了信息流向規范、控制集中、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上了一個新的臺階。
二、流程創新
在紙質文件時代，由于受工作環節、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關注具體的業務活動，管理活動就如一個一個的串行節點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創建文檔一體化流程成為全新的理念，它是對分工后的工作環節、工作崗位、工作步驟的一體化集成的過程，它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據總體目標經過技術和業務的互聯提供無縫的互操作平臺。企業檔案載體的轉變，使企業在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如，生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。文件從生成、流轉到歸宿的文檔一體化流程，意味著信息系統在滿足業務活動管理要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。
流程的創新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現無縫鏈接成為現實，它不僅改變了文件與檔案工作的質量和內容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。
三、管理創新
應有適應時展的管理手段，對于企業檔案部門來說，采用科學的管理手段，為實現檔案管理的現代化打下基礎是非常必要的。信息化時代，計算機設備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災害等各種因素，都會造成計算機系統的破壞，導致存儲數據被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。
信息管理通過采用設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環節上阻隔不安全隱患，保證系統運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢、安全可靠。流程管理是對整個系統運行狀態的監控和對系統的每一項目或任務的流轉、執行情況的跟蹤和監控。通常系統管理員負責流程的監控管理，這是系統安全穩定運行的重要環節，也是確保系統產生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證。因此，文件、檔案管理人員有責任和義務關注流程管理的科學性、準確性。信息工作人員管理主要是加強對信息工作人員的管理，“建設一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員、技術人員隊伍”。
四、制度創新
如何保證信息系統在應用過程中能適應不同階段、不同性質用戶的需求，以發揮最大效能；如何規范地應用、開發信息系統，以獲得最好的效果，靠的是企業提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設與辦公業務管理、信息化管理密不可分。
從保證信息系統的規范應用、合理開發、信息安全等方面綜合考慮，企業需要在行政規章、業務規范、技術規則等幾個層面，組織信息部門、業務部門，共同建立起企業級信息管理的標準規范體系。
五、服務創新
信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。
創新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。
信息服務強調主動服務。檔案部門要對信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經常動腦筋、想辦法去收集信息，調查了解系統用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發、加工，并轉化、制作成信息產品，提供服務。業務部門在建立信息系統之后，面對的一個問題是信息數據的長期大量積累。如何科學地保管、利用它們，成為建設者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經驗解決這些問題的部門。因此，為信息系統建設單位提供信息數據的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務。
六、企業檔案管理創新
1、要具備現代化的觀念。計算機和信息技術的快速發展，已經和正在檔案管理工作中產生劃時代的巨大影響。隨著企業辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個觀念問題，就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上來，而是要借助現代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步入現代化的第一步。
1.企業檔案管理的主要內容
企業檔案管理的對象即是企業內部各種各樣的檔案，而服務的目標就是這些提供檔案的各類成員，檔案管理的主要內容包括對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計以及對其進行利用等。檔案管理人員每天按照企業的相應管理制度將大量的文件和檔案進行分類整理，將一系列有相關性的檔案進行統一的集中化整理后歸檔，無相關性的文件檔案進行分類歸檔，這就是企業檔案管理工作的主要內容。
2.當前我國企業檔案管理的現狀和存在問題
2.1.企業檔案的收集存在的一定難度
由于我國目前的企業并沒有完全進入到科學化管理的階段，一些中小型企業的員工并沒有較強的檔案管理意識，檔案管理人員在檔案收集的過程中存在一定的難度。在一些生產制造型的企業，由于很多員工的學歷水平不高，無法上交個人檔案或檔案經歷不全面都是企業檔案收集過程中存在的問題，同時在檔案的收集和管理過程中，也存在一些員工為方便自己的工作需要，不主動上交個人檔案導致企業不能及時對員工的檔案進行整理，這種現象對企業的檔案管理水平的提升產生嚴重影響。
2.2 企業檔案的信息缺乏系統管理
目前，企業的檔案管理仍處于傳統的檔案管理方式，一些企業檔案的保管、保存仍然分散在各個部門、機構之間，沒有對檔案進行統一化的系統管理。同時由于檔案的分散管理，不利于信息的有效整合和資源共享，不利于企業的長久發展也使檔案管理的科學化發展出現了阻礙。如果不對檔案管理進行有效的變革，企業的經濟發展將無法滿足社會的需求。因此，面對這一現象，許多企業都需要對企業內部的檔案管理工作進行變革，以知識指導思想為導向，建立合理的檔案管理方式以更好的適應企業檔案管理的新要求，更使其滿足現代企業的發展步伐。
2.3企業檔案管理的發展滯后于信息化的發展
隨著信息技術的不斷發展，很多企業都認識到了信息技術的應用對企業檔案管理的重要性。在企業不斷壯大的過程中，因企業的各項活動產生的數字信息不斷增多，而企業傳統的檔案信息管理模式已無法適應大量的信息管理要求，另一方面，企業信息技術的不斷發展，致使企業檔案管理人員的信息化掌握能力難以及時跟上信息化進程，致使企業檔案的信息化管理出現了阻礙。
2.4企業檔案管理工作人員的專業知識不高
檔案資源的建設工作對檔案管理人員的知識素養和專業能力要求比較高，但是目前很多企業的檔案管理人員的綜合素質、知識結構與這一要求還有一定差距。同時，目前很多的企業的檔案管理人員都缺少專業的檔案管理訓練，并且很多檔案管理的工作人員均來自非檔案專業，使企業的許多檔案管理做不到科學化發展和有效的為公司內部服務，由于檔案管理人員的專業性技術不強，無法及時的掌握信息技術在檔案管理中的應用，導致企業的檔案管理不夠現代化，阻礙了企業的長久發展。
3加強企業檔案管理措施，提高企業檔案管理水平
3.1企業需加大檔案管理新技術的應用
當前，信息化的發展對企業檔案管理提出了新的發展要求。以往的紙質檔案管理是對檔案的實體化管理，目前已很難適應企業管理的要求。隨著信息技術大量應用于企業生產和管理，可以利用信息技術加強企業的檔案管理工作，工作人員在積極開發檔案信息資源的同時，并使用信息技術更好的為企業服務，提供企業相關知識文獻等。因此，企業若想更好的應用信息技術并得到長久的發展，企業必須積極利用各種信息技術帶來的優勢，開發并使用具有數據分析和決策支持的檔案知識管理系統，促進企業檔案管理水平整體的提高。
3.2強化企業的知識服務能力，實現知識共享
對企業內部的知識服務體系，企業通過構建內部知識網絡來實現知識的傳遞和共享工作。而對于企業外部的知識傳遞工作，企業也可以外部知識網絡實現企業和外部的客戶資源和外部市場的交流。為了使信息資源達到安全性的標準，公司內部可以建立相應的共享權限，使公司內部用戶可以直接訪問此系統，而外部網的客戶或市場用戶必須通過檔案管理部門的主頁或者站點系統鏈接，獲得權限后實現知識的查找工作。實現知識共享有利于企業的知識體系發展，更加快了檔案管理整體水平的提升。
3.3提高企業檔案管理人員的專業知識水平
為了更好的完成企業的檔案管理工作，檔案管理部門可以引進有專業知識的人才或有相關工作經驗的成員，使其迅速融入到企業的工作流程中。同時管理部門的負責人要對檔案管理的成員進行公司內部的介紹，使成員加深對公司經營情況的理解，使其自身的知識結構可以適應于公司的發展需要，并且要加強檔案管理人員的技能培訓，使其適應于當前信息技術的高速發展，運用先進的知識管理手段更好的為企業服務。
關鍵詞：檔案；管理；供水企業；問題；改進措施
中圖分類號：C29 文獻標識碼：A 文章編號：
在供水企業中每一天都在產生大量的需存檔的檔案，如何對這些檔案進行管理工作是供水企業的一個非常重要的工作。隨著科學的進步，檔案管理系統也在不斷開發，供水企業的檔案管理工作也逐漸有了一套自成體系的辦法，但是在使用過程中，仍舊存在一些問題。
一、供水企業在檔案管理工作面臨的問題
一是沒有認識到供水檔案管理工作的重要性，缺乏有效的機制來對檔案實施管理工作。部分企業重視供水安全及優質的服務，但卻忽略了檔案管理工作，沒有從長遠發展的眼光去對檔案進行現代化管理，甚至有些檔案管理員本身也忽略了工作的重要性，對工作不上心。
二是沒有嚴格規范檔案管理工作，檔案的收集也缺乏力度。一方面，檔案的收集歸檔制度不健全，在執行工作時要求也不夠嚴格，收集檔案人員處于被動收集的狀態，通常是移交過來什么檔案就直接接收，導致有些不必要的資料被接收，而重要資料卻散失在外；另一方面，歸檔工作也沒有按照規范執行，經常存在案卷標題與檔號不規范，甚至大量的案卷缺少卷內目錄及組卷非常混亂的現象。
三是缺乏硬件投入。部分供水單位為檔案管理提供的面積比較狹小，甚至將倉庫、辦公及閱檔三個區域放在同一間辦公室，沒有設置鐵門鐵窗等檔案室的基礎設施，也沒設置其他有效的防護設備，不具備檔案保管的設施要求。
四是管理人員缺乏，專業素質不達標。很大一部分的供水企業的檔案管理工作人員是兼職做這份工作，在工作前并無得到系統性的訓練，從專業程度上來說并不具備應有的知識。在對人才進行培養的過程中也沒有將檔案管理人員的素質提高納入計劃和提出要求，使供水企業中的檔案管理人員僅依靠以往的工作經驗來執行管理工作，思想及管理水平都無法與時代的發展接軌。
五是比較落后的管理方式導致供水企業的檔案現代化管理水平偏低。科技的進步為供水企業帶來了生機，供水企業已經廣泛將網絡技術及計算機技術應用與供水工作中，但卻很少企業將這種技術應用在檔案管理工作上，許多企業的檔案管理工作仍然停留在原始的收工操作方式中，這種操作方式直接導致了檔案越來越殘缺，安全性也無法保證。
二、供水企業檔案管理工作的改進措施
（一）提高領導對檔案管理工作的重視程度并明確管理目標
大部分供水企業檔案管理工作的完善程度取決于該單位領導對這項工作的重視程度。提高企業領導對供水檔案管理工作的重視程度，定期檢查、指導、監督檔案管理工作的進度，及時發現問題解決問題。與此同時也要根據《檔案規范化管理辦法》的要求，結合實際來制定管理目標并執行，以此來促進及推動供水企業檔案管理工作的健康發展。
（二）完善管理制度，提高管理水平
檔案管理工作對嚴肅性及條理性的要求非常高。完善的管理制度可以減少工作人員對檔案管理工作的隨意性，以此來保證移交資料的正確、齊全及完整度。供水企業也要結合實際，逐步地將歸檔、保管、堅定及利用制度完善起來，明確各個工作崗位的責任，完善檔案的工作程序，逐步把檔案工作統一綜合管理起來，使檔案管理工作的每一方面每一環節都規范起來。
（三）建立供水企業檔案管理網絡，規范管理行為
檔案的管理工作由形成到歸檔等多個環節組成，供水企業應建立完善的管理體制，除了設立專門的管理部門及專職的檔案管理人員之外，還應當在各個管理部門、安裝及維修單位、水廠中指定專門的檔案管理人員，組成完整全面的檔案管理網絡，并將這項工作納入個人的工作職責范圍之內，對之進行嚴格的考核，以此來確保各個工作環節的檔案資料不散失，不疏漏。
（四）通過專業培訓來提高檔案管理人員綜合素質
隨著供水事業的快速發展，新興的供水技術被廣泛使用，對供水檔案的使用也越來越頻繁。要做好檔案管理工作，除了檔案管理的專業知識，還要相應學習一些相關的工程知識、人事、財務知識，以此來對供水企業所在地的道路分布情況進行了解，并根據這些情況對檔案進行科學的分類及管理。為此，供水企業應當加強檔案管理工作人員的相關技能培訓及學習，從整體上提高其專業的素養，同時調動工作人員對檔案管理工作的積極性及創造性，以此來推動檔案管理工作的發展。
（五）加大檔案室硬件的資金投入
資金投入不足是阻礙供水企業檔案管理工作發展的一個重要原因。為促進其發展，企業應當將檔案室硬件設施納入每年的投資預案算當中，是檔案室的管理設施得到及時的更新。
三、結束語
供水企業的檔案管理工作發展能夠使城市供水事業及城市經濟得到更好的發展。提高檔案管理工作水平在促進這些發展的同時也為城市居民用水帶來了更大的方便。
參考文獻：
一個企業的良性發展不但要歸結于企業的工作管理，還要考慮到整個企業各個方面的管理狀況，有效的檔案管理是提高企業經濟效益的基本保證。換句話說，檔案管理工作的有效進行是上市公司在對外服務中發揮企業經濟效益的重要保證。有效的檔案管理工作是一個上市公司能夠實行時代化發展趨勢的關鍵保證。對于企業來說，檔案管理能夠對企業的信息進行整理與收集，同時能夠根據時代的最新發展來對企業的發展提供發展方向，是企業緊跟時展的腳步。企業的工作水平與企業的經濟效益成正比，而企業的工作水平也是需要良好的工作環境來保證的，檔案管理不但可以保證企業信息的留存與整理，還能夠保證企業內制度的穩定，有利于提高企業的工作水平。
2當前企業檔案管理創新現狀
2.1企業高層檔案管理創新意識不強
我國上市企業的檔案管理工作中，有些工作人員大局觀念不強，對于檔案管理的工作不夠重視，認為檔案管理只需要檔案部門的人來完成即可。但是在企業的實際檔案記錄的工作中，由于的檔案部門的人無法將企業的經濟發展情況與檔案本身結合在一起，無法將記錄的企業檔案與企業的建設結合在一起。很多企業都不能正確認識這一問題，相關部門的的工作在企業中得不到關注。
2.2企業高層對新時期檔案工作的本質屬性缺乏全面的認識
檔案部門的工作人員對于新時期檔案部門的工作本質和屬性缺乏全面的認識，就會造成對企業的各類信息編排不合理，使信息混淆性增大，給企業造成不必要的損失。另一方面，由于企業員工的職業素養不夠，檔案工作創新發生停滯，造成企業設置的檔案管理窗口作用弱化。對于企業來說，高層對于檔案管理的重視程度是管理人員能否對檔案工作進行有效創新和管理的基本出發點，但當前我國企業在這方面的發展還存在欠缺。
2.3企業檔案管理機制及體系不完善
不能適應新時期的需要我國企業的檔案管理功能工作還處于初級階段，對于一些企業來說，雖然企業設置了檔案管理，但是企業的檔案管理體系還不夠健全，制度還不夠完善，并且對于企業來說，現擁有的檔案管理工作并不能滿足企業日益發展的信息要求，對于企業的內部信息以及指標來說，由于企業對檔案管理工作創新沒有具備一定的發展潛力，沒有對檔案管理的發展提供足夠的支持，導致檔案管理工作停滯不前，無法達到企業的與市場進行及時溝通，制約了企業的進一步發展，因此傳統的檔案管理制度早已無法適應于新時期的需求。
2.4企業員工檔案管理責任心不強
企業內部人員對企業的檔案管理工作并不重視，認為檔案管理無非就是記錄本企業日常發展的各項信息，毫無技術性可言。企業內部出現人員不夠重視的現象，對于企業工作，沒有按照上級指示或者要求去做，絕大多數對其自己的工作態度就是干完自己的就行，安于現狀，小富即安，毫無進取心。特別是一些檔案工作人員認為自己的工作就是公司中邊緣部分的工作，自認為檔案部分比其他部門低一等級，缺乏自信心，更是一種沒有責任心的表現。
3檔案管理工作的創新對策
3.1企業高層要在思想上創新
增強檔案意識檔案管理要想改變上市公司檔案管理創新意識不夠的現狀，就必須要在思想上進行創新，首先要擁有一個新穎的具體想法，即檔案管理工作要怎么樣展開新的改革，要發展什么樣的創新。對于我國上市公司檔案管理方案來說，可以引用同行業企業的檔案管理方式或者引入國外的先進檔案管理工作，從上市公司的實際情況出發，進行先思想上創新，帶動實績。再進行檔案管理工作的創新，在企業內部增強員工的檔案管理意識。企業員工培養思想創新能力，增強檔案意識是企業有效進行檔案管理創新工作的重要對策。
3.2企業高層要普及檔案工作創新的本質屬性認識
檔案管理的主要工作人員是檔案部門的管理人員。因此，增強檔案管理人員對檔案管理創新工作的本質認識和重要性是解決檔案管理人員對檔案管理創新基本技能不了解的重要方法。檔案管理工作是一份枯燥的工作，他要求比較有責任心的員工來進行開展。對于上市公司開說，要想將本上市公司的檔案管理工作順利穩定有效的進行開展，普及檔案管理相關的知識是不可或缺的工作環節，一方面，工作人員要對檔案管理工作具有良好的熟悉性；另一方面，要求上市公司該領域相關人員要對這份工作進行熟練地掌握，給檔案管理工作的創新提供扎實的基礎。
3.3企業要建立新的管理機制和管理體系
檔案管理工作需要一個科學的管理環境，這就需要上市公司為檔案管理工作制定一套有效的監督機制和完整的管理體系，只有在一個整體體系中檔案管理工作人員才會充分發揮該領域人員的熱情和創新意識，檔案管理工作才會更有效率的進行，才會適應連續以及快速的指標。
3.4員工要強化責任意識，提高自身素質
檔案管理工作是一個上市公司總體管理情況甚至上市公司的經濟發展情況的一個縮影。因此，高效檔案管理工作對整個上市公司的運營來說具有十分關鍵的作用。首先，管檔案管理工作既需要特定的工作程序和科學的管理方式，同時還需要企業員工樹立起社會意識，檔案管理工作需要擺脫思想保守、的態度；同時還需要工作人員強化對檔案管理工作的訓練，掌握基本的檔案管理工作技能，做到觀念意識和自身工作素質同時提高。對于檔案管理來說，員工增強責任意識，提高自身素質是檔案管理創新工作的重中之重。
4結束語
[關鍵詞]國有企業檔案；管理；對策
人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發揮為經濟社會服務的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。
一、當前企業人事檔案管理存在的問題
企業人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業人事檔案管理模式與市場經濟體制環境下企業發展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來。具體可以總結為：
（一）僵化的國有企業人事檔案管理體制與國有企業靈活的用人機制不適應
隨著市場經濟體制的建立，人們的思想觀念發生了重大改變，企業在招聘使用員工的時候，更多地注重個人的能力，國有企業對員工的約束主要是靠合同、協議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現了許多員工為謀求個人發展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現了“死檔棄檔”、“人檔脫節”、“人質檔案”、 “虛假檔案”的情況。加之國有企業人才流動較快，使現行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發揮其服務功能，因而也難以適應這類型企業靈活的用人機制需要。
（二）國有企業人事檔案單一的管理模式與國有企業職工層次的多樣性不適應
目前，我國國有企業人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。國有企業職工層次的多樣性決定了企業的人事檔案管理方法要與之相適應。國有企業人事檔案還是要堅持統一由人事部門管理，以及企業人事檔案工作也必須由企業各級組織、人事部門根據自己的管理權限負責某一級的人事檔案的管理方式已經沒有辦法再適應企業職工的這種多樣性的特點了。
（三）國有企業人事檔案的內容不夠完備
現代國有企業制度最明顯的特征是“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中的一項內容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經歷、成長、德才情況等。企業是以最大限度激發員工創造力，達到最佳的經濟效益作為目標，這跟一般的機關干部的做法還是有很大的區別，所以企業的人事檔案除目前的基本內容以外，還應結合國有企業自身管理需求充實一些內容。同時，通過調整國有企業人事檔案的內容構成，才能形成具有國有企業自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。
（四）檔案利用價值不高
有些企業管理本來就不是很規范，人事檔案管理更是不規范。有的員工職務升降、工資待遇隨意性很大，甚至還存在著企業主口頭上說了就算的現象，使員工的工資級別、職務任免等材料根本無法形成。由于企業人事檔案管理的不規范，產生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執行，對當前配置以及未來人力資源的供求造成負面影響。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位；有的企業違反規定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現象時有發生。由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人經歷的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業內部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業人事檔案利用率的降低。
（五）檔案管理人員素質薄弱
由于受傳統觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業務素質不高，工作不熟練難以勝任檔案工作。隨著當前國有企業規模不斷發展，員工數量不斷增加，檔案數量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關的管理措施跟不上。
二、適應現代企業發展要求，改進人事檔案管理工作的對策
（一）建立健全科學合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。
（二）建立科學的人事檔案分類系統，充實檔案內容
人事檔案的內容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質、社會責任、職業特點、素質要求、任用方式、考核內容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必然存在著較大的差異。國家公務員的檔案體現了政治要求，專業技術人員的檔案側重于服務社會、創新技術的業績記載，中介組織人員的檔案體現其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內容可以進入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態。根據這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。
（三）加快人事檔案管理工作的科學化、現代化進程
人事檔案管理工作的科學化、現代化既包括管理手段的科學化、現代化，又包括管理理念的現代化、科學化。管理手段的科學化、現代化，最終是要在企業中建立一個以國有企業員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。而這個系統的初步要求則是建立人機結合的技術性管理系統，實現人事檔案的計算機管理。
（四）引進高素質人才，加強人員培訓，提高人員素質
人才是國有企業前進、發展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經濟時代，在現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案人才是企業檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時，企業也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業檔案管理人員的素質。
（五）增強服務意識，積極主動的提供利用
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理，促進國家企業人力資源管理，是企業知識管理的基礎。
（六）建立人事檔案的網絡化管理模式，增強人事檔案的信息服務
轉變觀念。解決好思想認識問題
科技檔案是生產、科研、基建等活動的原始記錄，它是第一手材料。是企業全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。科技檔案是一種非常重要的資產，它除了具有企業無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業管理者認識到科技檔案是一種非常重要的資產以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產。加強科技檔案的開發和運用，有利于提高企業核心競爭力，有利于企業以最小的資源消耗去換取較大的經濟效益：有利于企業開發新產品、新工藝、提高產品在市場上的競爭力。同時，強化科技檔案的開發和運用，也是一種潛在的經濟效益。為此，要解放思想，更新觀念，進一步統一企業管理者及廣大職工群眾的思想認識，把科技檔案管理工作列入企業管理的議事日程，并入財力、物力和人力，使其發揮出應有的作用，推動企業管理，推動企業的快速發展。
加強科技檔案的管理
企業要設置專門的科技檔案室，配備專職檔案工作人員建立健全檔案工作規章制度，要將科技檔案管理作為一項重要內容抓好。在科技檔案人員隊伍建設上，要大力引進檔案、計算機應用等相關專業管理人才。
企業科技檔案管理部門要負責對各職能部門的監督、檢查和指導，避免科技檔案由部門或個人分散保存，要確保科技檔案的完整、準確和齊全。要實行總經理負責、檔案部門和技術部門齊抓共管的機制。
要做好科技檔案規范化、標準化、科學化管理，大力加強科技檔案信息化建設，應用現代化計算機網絡信息技術，對科技檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，使科技檔案管理模式由傳統的檔案管理模式，逐步轉變為現代化的管理。
嚴格執行檔案管理規程，做好科技檔案收集、整理、保管工作
國務院科學技術檔案工作條例？明確了科技檔案人員的職責、職權和工作規程，為科技檔案管理提供了法定的依據。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，企業各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術。如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業造成無法挽回的損失。及時收集、整理科技檔案是檔案人員的重要工作，所以，企業領導應支持科技檔案人員依法履行職責，企業各職能部門應積極支持和配合科技檔案部門工作。科技檔案管理人員要本著對事業認真負責的精神，根據各單位工作情況，把握時機，不斷調整，既保證科技檔案的正常使用，又能及時、完整、準確的把需要歸檔的科技檔案集中到檔案部門，實現科技檔案的集中統一管理。
做好科技電子文檔資料的收集、整理和保管
目前，計算機技術越發展、應用越普及，許多產品研發、工程技術、基建工程資料的設計、制作都是通過計算機進行的，產生的電子文檔就越來越多。目前電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤等，對于它的完整性、真實性、版本等從外觀上看不出來，它的信息內容“出錯”的概率和機會遠高于紙質檔案，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。因此，在產品、工程設計資料交接時，除了要注重紙質文件資料的交接，還要注重電子文檔的交接，而且檔案部門要有專門的設備、專門的人員負責收集電子文件。
搞好科技檔案信息化及網絡綜合應用系統
企業要建立科技檔案數字化、網絡化信息管理中心，一要正確選用企業科技檔案管理軟件，其體系結構、系統功能、適用網絡結構、后臺數據庫、與辦公自動化系統數據接口、以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設的要求。二要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數據庫的錄入、查詢和維護工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實現科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，使科技檔案管理模式由傳統的檔案實體保管，逐步建成科技檔案數字化、網絡化信息管理平臺。
加強學習培訓，提高管理人員的素質，調動檔案管理人員工作積極性
知識經濟，信息時代為科技檔案管理工作提供了發展的空間，同時也帶來了嚴峻的挑戰。隨著現代化科學技術的發展，特別是電腦、數據庫等技術以及辦公自動化設備等應用于科技檔案工作，科技檔案管理工作的方法和手段也發生了深刻的變革，正在從傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。首先企業領導者要做好科技檔案管理工作的宣傳和教育工作，使檔案人員明白科技檔案工作的重要性，對工作有積極的認識。其次科技檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使科技檔案工作者清楚的認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度的發揮個人潛力，使科技檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。
關鍵詞：企業合同；合同檔案；檔案管理
Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.
Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management
1 引言
在現今社會大環境下，企業為了維護自身的權益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關系的重要紐帶，不僅成為了企業進行經濟活動的重要文件，也是解決各種事務糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業合同檔案的管理，發揮其在現代企業管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據此，本文根據合同建立的必要性，結合目前企業合同管理中存在的問題對企業合同檔案的管理進行闡述。
2 企業合同檔案建立的必要性
企業合同是指該企業合同承辦部門為了實現某種經濟目的，依照合同法及其有關法規和規定，代表該企業與平等民事主體之間簽訂的設立、變更、終止民事權利與義務關系的書面協議。企業合同檔案是企業在經濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業合法權益，防范法律風險。作為一家核電企業集團下的二級子公司，涉及的合同大多數是以核電技術服務合同為主，與核電廠的運行和服務工作都密切相關。因此，做好本企業的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。
2.1 外部環境的影響
隨著經濟的迅速發展，全球大環境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發展核電，對本企業的發展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務的本企業，管理層在順應時展潮流，尊重客觀規律，增強法制法律觀念，處理國際關系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規則，增加自身合同風險化解能力，提高企業核心競爭力。而企業為維護自己的利益， 在生產經營，提供技術服務時會簽訂許多合同協議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產生合同檔案， 因此，企業需建立完善科學的合同檔案管理機制③。
2.2 內部發展的需求
企業每一項經濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數方根據國家法律和行政法規，遵循平等互利、協商一致的原則，為實現一定的經濟目的和明確相互間的權利義務而訂立的一種契約，它只適用于合同當事人，對合同當事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業的合同主要以技g服務為主，當然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現任何糾紛或問題，當事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業要發展，要保持穩定，遵照合同規章履行相應條款，必須要建立合同管理辦法⑤。
3 企業合同檔案管理中存在的問題
3.1 合同收集歸檔不及時
目前，企業合同中技術服務合同是由負責商務活動的部門進行管理，而采購合同是由業務需求部門自行負責。基本上，合同審批流程是由合同承辦人負責，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經過一系列復雜的環節。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現文件遺失或保管不全等現象，從而導致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發生兩年后才歸檔的情況出現。
3.2 合同檔案的管理不規范
現國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規范和辦法，也就是說，對企業的合同檔案的管理缺乏相應宏觀性的依據文件和具有指導性的工作指南。企業對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發利用工作等沒有形成明確的規章制度，企業現僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔保書、抵（質）押書、資質證明書、法人授權委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉讓、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。
3.3 合同檔案質量有待加強
現階段，企業對文件的管理沒有專門的機構進行把控，雖然企業有設置質量管理機構，但其職責并不對企業的文件模板、格式、內容進行負責。部門里設置的質量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責范圍和工作要求企業沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規范、格式不齊全，合同編號出現重復等現象，也使得合同文本生成質量大打折扣。
4 深化企業合同檔案管理的工作思路
4.1 建立完善的合同檔案管理制度
企業合同檔案管理是企業生產、經營和管理等各項活動正常運轉的重要保障，也是當事人重要的法律憑證⑥。企業根據檔案相關規定，需制定一套與本企業相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構建和完善企業檔案管理體系，提高合同檔案管理的規范性。合同檔案管理規定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業合同檔案收集完整性、規范性和準確性。
按照國家對檔案工作實行“統一領導、統一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業的寶貴財富，是體現企業技術水平、經濟實力、資質、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規范。
4.2 規范企業合同檔案科學管理
現企業里的合同檔案是作為企業檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質量把控，明確文本格式和歸檔符合規范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關的附屬內容，以確保合同檔案的成套性、內容完整性和準確性。
在需要得到企業領導大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規范，并能有效利用，使管理層認識到企業合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發生事務糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發揮出來，能為企業在維護自身權益時起到關鍵性的重要作用，也就能讓領導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結果會大不相同。為此，需要企業檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用⑧。
4.3 加快信息化建設，提升合同檔案管理的網絡化和信息化水平
“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。”在信息化快速發展的今天，通過檔案信息化建設，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、檔案利用網絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網絡連接手段提高資源利用率，實現信息資源共享。同樣，在企業合同管理工作中，采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現網絡平臺的在線處理和管理，完成實現合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發和利用合同檔案⑨。
企業在辦公平臺上納入了合同管理系統，從合同準備、訂立、執行和合同關閉等都實現了文件追蹤查詢，但其基礎信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質文件也要按照合同管理要求同步管理。
4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識
近年來，企業加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓力度，但對企業合同檔案方面的培訓相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關的法律知識和簽約技巧，增強企業經營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責任感；另一方面加強業務部門經辦人員的檔案意識和法律意識，為企業合同檔案的管理奠定良好的基礎。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態化，將宣傳滲透到日常工作中。
4.5 處理好合同檔案利用與保密的關系
《合同法》規定：當事人在訂立合同中知悉的商業秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當地使用該商業秘密給對方造成損失，應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業秘密、技術秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據法律法規或交易規則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎上大力開發合同檔案資源，服務于企業的各項工作⑩。
5 結束語
在經濟快速發展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業經營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業經驗合同檔案的管理水平，最終提升企業業務糾紛法律抗風險能力。如果糾紛一旦發生，我們可以及時運用合同檔案記載的內容和原始依據，依法維護企業的合法權益，將企業發展壯大。
參考文獻
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社會化管理是指企業把本單位所形成的檔案的全部或部分交由社會上成立的專業或非專業檔案管理機構進行管理，管理的內容一般包括：檔案的實體管理、檔案數字化加工、檔案管理軟件的開發或是檔案庫房的建設等③。目前常見的有：檔案寄存中心、檔案事務所及商業性文件中心等。選擇社會化的管理模式可以幫助企業減少投資成本，使企業有更多的精力和時間去投入到其它建設中去，從而間接地提高了企業的經濟效益，增強企業的競爭力，而且將本企業檔案存放在中介機構，既不影響本企業業務的正常運行，又能夠使企業檔案得到很好的保管，可謂“一舉多得”。但社會化管理模式也存在一定的風險，比如中介機構的管理不規范、操作不當，可能會威脅到檔案內容與實體的安全，其次，檔案的利用程序也會較存放在本單位更繁瑣更復雜，這點尤其體現在急需檔案的利用上。
二、堅持因企制宜、自主選擇
（一）重要性
由于規模、所屬行業、所有制結構等的不同，企業可以分為多種類型。比如：按規模可分為：特大型企業、大型企業、中型企業、小型企業和微型企業；按所有制結構可分為：全民所有制企業、集體所有制和私營企業和外資。一般來說大型企業、國有企業在技術水平和資金能力等方面較強，而中小型企業、私營企業則相對較弱。不同類型的企業有其不同的特點，但他們的共同的目的都是一樣的，為了盈利，所以企業所做的一切都是為了使成本最低化、利益最大化，在檔案管理方面亦是如此。通過前面的學習，我們知道不同的檔案管理模式有其不同的特征，而企業應該根據自己的實際情況，選擇適合自己發展的管理模式，提倡有能力的大中型企業建立專門的檔案管理部門，而針對那些小型企業則建議選擇檔案寄存中心等檔案中介機構，為了節約成本而忽視檔案工作，或是為了跟風而過于追求高標準的檔案建設，都只會取得適得其反的效果。
（二）必然性
企業規模小，形成的檔案數量少，沒有必要建立專門的檔案管理部門，那企業就可以選擇分散式管理，即將檔案分散保存在各個形成部門，而各職能部門對本部門形成的檔案進行收集保管；或是選擇社會化管理，即將本單位形成的檔案存放在檔案寄存中心等中介結構進行管理；企業資金不足，技術水平不夠，沒有能力建立屬于自己的檔案部門，也可以采用社會化管理模式，比如把檔案的一些業務活動，特別是技術方面的活動交由專業外包機構進行處理，既節省了人、物、財力，又能在一定程度上保證檔案管理的進程和質量。所以說企業檔案管理模式不一定非得按照某種固定不變的套路，選擇最適合本企業發展的檔案管理模式才是最佳的。一些企業，尤其是那些處在起步階段的中小企業，在企業管理方面尚處于摸索階段，如果不顧及人、財、物力的限制而盲目跟風，一開始在缺乏檔案實體等基礎管理的情況下就建立圖書檔案情報一體化平臺，只會造成資源的浪費。
（三）自主選擇是相對的
1.構建信息開放中心隨著信息社會的日益發展，網絡信息資源的日益豐富，以人力和傳統的“實體保管”的檔案管理方式已不適應今天檔案資源的管理與服務構建基于WEB平臺構建太鋼檔案管理服務模式，提供全方位開發利用開展企業檔案的開發利用工作，是提高檔案資源效率的重要手段針對檔案資源的開放利用和回收，越來越多的企業通過構建信息開放中心的方式來推動企業適應時代的發展為優化傳統檔案服務方式，利用信息化手段發揮新的服務方式，企業檔案開發可以積極地探索檔案宣傳的內容、重點和方式上的問題而實現信息開放的多元化有多種途徑:首先，需要通過網絡資源的形式建立支持用戶通過登錄系統的信息查詢方式其次，針對客戶的實際需要，企業在對檔案信息管理的問題，可以通過電子郵件等多媒體方式進行遠程服務與此同時，為延伸檔案資料的服務時間和空間，企業應該適應時代的發展，建立高效的信息系統最后，為方便用戶檢索信息資料，利用資源網定期檔案服務數據包、構建檔案數據庫當然，我們不能忽視對企業檔案資源的編研與利用而針對這一方面所出現的問題，信息開放中心還可以在分析檔案原始信息的基礎之上，為形成信息含量高、具備針對性的檔案產品，以保證企業得到充分發展，對檔案原件的價值進行開發。
2.進行深化層次編研充分優化檔案原始信息，是檔案資料的編研工作的重要內容同時，我們必須要注意到的是檔案資料主要是針對企業的日常工作以及實際的數據和運行需要等諸多方面，必須對原有數據進行整理，根據現實工作的實際需要，對所需信息進行處理而出來的工程是根據企業現有館藏經所需信息根據實際工作種類和企業運行的各個階段，進行分類處理但同時，要保證信息的真實性，對于有價值的信息進行匯總而這些步驟都是為保障企業的檔案編研符合企業的利益需要可以為企業良好、穩定的發展提供有力的依據在實際操作中，企業倘若要想改善其檔案信息資料管理必須要注意以下事項:第一，針對檔案數量繁多，種類多樣的信息的實際需求情況，檔案資料的處理要以優先級的方式有序進行第二，因為企業檔案資料對于企業自身利益密切相關，在其編研的工程中，我們必須請要具備豐富經驗的檔案專家來進行，以保證其檔案資料處理的合理性與科學性第三，在檔案資料內容處理上，對于來自企業管理部門或者國家行業協會的指導性文件檔案，應定期編研匯總第四，檔案資料處理的過程中，充分發揮檔案資料的價值，必須保障編研資料能夠及時提交，檔案資料也必須按照周密的時間流程來進行，保證編研資料的全面性和概括性，而對于涉及企業生產具體細節的資料，則編研時更應注重其細致性和完整性。
3.強化規范化制度化建設，建立工程檔案檢查考核制度項目前期預知管理，項目開工統一檔案管理標準，項目實施階段實時監控，項目交工階段總結反饋的各個階段等都所屬于企業項目工程全過程管理的主要內容針對項目檔案的分散管理，制度不完善，業務監督、指導力度不足;工程檔案殘缺、不完整、不能準確地移交歸檔的現狀首先，為保證歸檔資料及圖紙的準確、完整，必須建立健全檔案各項規章制度其次，建立健全檔案資料保證金制度，在項目工程的初期階段抓起，檔案人員參加重要設備的開箱驗收，及時做好傳遞和變更記錄其次，大力推行對電子文件檔案在工程檔案中運用做到企業檔案為企業文化建設服務，為企業的文化建設提供詳實的素材同時，為保障基建檔案管理工作流程與優化，文書檔案管理工作流程與優化，會計檔案管理工作流程與優化，經營檔案管理工作流程與優化，必須建立工程檔案檢查考核制度針對檔案管理的實際情況，對于有價值的信息資料，進行定期的匯總和檢查對于那些對于企業發展沒有借鑒意義的資料進行處理，合理分類和匯總。
二、結束語
