時間：2023-11-11 09:14:32
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇高級檔案管理范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
前言
高級中學科研課題的檔案管理是學?？蒲姓n題研究的重要組成部分，也是一所學校對檔案工作重視與否的一個重要考查指標。它如實詳細地記載了學校內科研課題開展的全部過程，包括從課題的構思策劃、立項申報、過程研究到最后的結題工作。它不僅是課題成果的佐證材料和課題驗收時的重要依據，并且更是能否順利開展科研工作的有力保證，同時也是課題研究的基礎和依據，是實踐升華為理論的中介。課題材料的客觀、真實、可靠程度直接關系到課題研究的結論和成果的質量，是課題能否順利完成的重要因素和保證。因此，課題檔案的建立和管理就突顯得尤為重要。
1.加強與課題組的溝通聯系、注重檔案資料的收集與整理工作
1.1專人協助、專題負責
高級中學的學科較多，各課題組所研究的內容也非常豐富，如何加強與各課題組的溝通聯系，及時有效地將課題資料進行收集與整理是我們要認真考慮的問題。我們在實際的操作中建立了一套完整的管理制度，從課題開始的策化、立項到實際研究和結題都有專人進行跟蹤和協助，每一個課題都指定到專題專人負責，課題組的研究日程安排都要做到“心中要有數，文字、音像有記錄”，在整個課題研究過程中，及時地把各種材料和信息收錄在檔，這樣就避免了課題材料的遺漏、缺失和空洞。
1.2注重材料收集的真實性是全面性。
在學校課題研究的過程中，課題資料的占有量及資料的客觀性和真實性決定了課題研究成果的最終質量。所以全面收集整理和保存課題研究資料，是課題檔案管理的中心工作。
課題的研究資料一般包括事實資料、歷史資料和文獻資料。
課題的大量事實資料是通過在實際研究過程中逐漸積累起來的，是課題研究過程中的第一手材料，也是課題檔案的主題部分。如：教案、個案調查、觀察記錄、研究課實錄、學生心理測評資料、調查問卷、訪談記錄、考察資料，各種統計數據等都屬于事實資料。另外，如果對學生或被調查者進行了問卷調查，就需要對問卷進行認真系統的統計和分析，形成文字材料留檔保存。在課題研究的過程中還會出現一些影像和圖片、聲音資料，我們統稱為“多媒體資料”，這些資料的收集與保管也要做到及時和妥善。無論是什么資料，這里需要著重強調的是：收集事實資料必須做到原始、全面、完整和真實。而文獻資料則是課題研究的理論依據，它重點收集與課題研究相關的理論資料，比如：教育行政部門的文件、教育教學理論專著、報刊文章和會議資料等。文獻資料可以是原件，摘錄，節選，網絡下載、裁剪或文獻索引等。歷史資料則是指曾經在國內外教育史上發生過的與課題研究相關的材料，如對同類問題的觀點、認識、經驗、做法、教訓等。
我們要對收集到的資料，進行認真整理，在大量的原始資料中篩選出真實、典型、有用的資料，為課題研究得出科學結論打下良好基礎。
2.要細化課題檔案建立的范圍與類型
2.1細化課題研究的建檔范圍
對課題研究建檔的細化可以提高課題檔案管理的質量，加強和促進課題組對課題的研究工作。細化后的課題檔案應至少包括以下六個方面：
①立項選題階段（表1）、②實踐研究階段（表2）、③反思提高階段（表3）、④總結鑒定階段（表4）、⑤成果推廣階段（表5）⑥成果獲獎材料（表6）。
2.2細化課題的建檔類型
高中課題研究是屬于教育科研的一部分，課題檔案的建立具有其自身的特點，應該形成獨立的檔案體系，我校的基本做法是：
①獨立建檔，實施“一題一檔”制。學科的不同決定了課題研究的范圍和特點不同，而學校課題的建檔應與學校其它教育教學工作檔案區分開，實行獨立建檔，這是構建完整的教育課題檔案體系的基礎。
②分期建檔，體現課題研究軌跡。我們根據課題研究的不同階段，采用分期建檔的形式，分別建立前期、中期、后期檔案，便于通過課題檔案能更好地呈現出課題研究的整個軌跡。
前期檔案就是課題研究的準備階段所形成的各種檔案材料，主要包括：課題申報立項材料、開題論證材料、課題實施方案等。中期檔案是在課題研究的過程中所形成的檔案材料，它是課題研究過程中的真實材料，也是課題檔案的核心部分，主要包括：實驗記錄、實驗數據資料、教案、教學計劃、撰寫的論文、課堂實錄、中期報告等階段性成果等。后期檔案是課題研究結題驗收階段形成的檔案材料，主要包括：課題研究的總結、結題驗收材料、成果鑒定及推廣等。
③分卷建檔，形成檔案系列。在課題檔案的管理上，為了使檔案更加條理化、系統化，便于查閱和研究，我們將課題檔案應分主卷和副卷進行存檔保管。主卷是課題研究過程中的主要文件和階段性反思及總結材料，是永久保存的課題檔案。其中包括前期資料、中期資料和后期資料。副卷是課題研究過程中的形成的全部實驗資料，是形成主卷中結論、文件的原始依據，是主卷的佐證材料。如：作業、會議記錄、調查問卷、訪談紀實、備課筆記、實驗課錄像、學生試卷、考查記錄、文獻論文等等。
3.加強課題檔案管理工作、提高檔案對課題研究的促進作用
3.1課題檔案由課題負責人建立，應有專人負責收集、整理和保管
定期進行檢查，確保材料完整、準確、系統，凡歸檔的文字材料，要求格式統一，工整清晰、規范，便于保存和查閱，所有材料必須有紙質材料和電子文檔。歸檔工作要及時，一般一個階段結束后就要進行歸檔，待課題研究全部結束時，再一并綜合調整，把全部課題資料完整無缺地歸檔保管好。
3.2挖掘課題檔案潛能，提升課題檔案價值
根據工作需要，現擬面向社會公開招聘書記員、檔案管理員、駕駛員，由派遣機構以勞務用工方式派遣至貴州省高級人民法院工作，派遣人員不具備國家公務員身份，不具備執法資格，屬于輔崗位。根據有關規定，按照公開、公平、公正的原則，特制定本招聘簡章。本次面向社會公開招聘派遣至貴州省高級人民法院工作人員共計16人(含貴陽鐵路運輸法院2人)。
一、招聘名額:
1、書記員9名，其中貴陽鐵路運輸法院2人;
2、檔案管理員1名;
3、駕駛員5名;
4、洗車工1名。
二、招聘對象及條件：
1、書記員：具有大專及以上學歷，年齡在26周歲以下，具有一定的邏輯思維能力、文字表達能力和較強的學習能力，能夠熟練操作計算機進行中文錄入、編輯等工作,中文錄入速度要求每分鐘60字、正確率95%以上。同等條件下法學(法律)專業優先錄用。
2、檔案管理員：具有大專及以上學歷，年齡在26周歲以下，工作認真細致，熟悉檔案工作者優先。
3、駕駛員：熟悉汽車駕駛，駕齡3年以上，身體健康，年齡在45周歲以下，A1駕照2名、A2或B1駕照3人。
4、洗車工：身體健康，踏實肯干，吃苦耐勞，年齡在45周歲以下。
5、具有中華人民共和國國籍，戶籍不限。
6、守國家法律法規，品行優良。
7、身體健康、品貌端正，無口吃、無色盲、色弱、無肢體殘疾、無聽覺障礙、身高要求男168厘米以上、女158厘米以上。
8、無違法犯罪記錄。
三、報名方式：報名時間2018年2月26日上午9:00至3月9日下午4:00，報名采取網上報名的方式進行，網上報名請登錄貴陽人力資源網gyrc.cn，報名時須上傳本人近期免冠證件照。
四、資格審核:凡在網上進行報名人員在3月12日上午9:00至下午4:00到貴陽市解放路117號(貴陽市考試指導中心2樓)貴州林城人才派遣有限責任公司進行資格審核。報名人員須帶本人學歷證書(畢業生就業推薦書)、身份證原件及復印件等相關證件，報考駕駛員的考生還須帶機動車駕駛證原件及復印件到現場進行資格審核。
考生應對提交的信息和材料負責，如個人填寫錯誤或填報信息失真，不符合應聘條件和崗位要求的，或與其他用人單位已簽訂勞動合同，未經用人單位同意，隱瞞真實情況，擅自報考的，造成的一切后果由本人負責。
五、考試內容：
派遣制書記員職位考試包括中文錄入測試、筆試和面試，成績分別占總成績的30%、30%、40%。
檔案管理員職位考試包括筆試和面試，成績分別占總成績的50%。
駕駛員職位考試包括駕駛技能考核和面試，成績分別占總成績的50%。
洗車工職位考試為面試。
中文錄入測試、筆試、面試的標準和時間、地點及相關要求另行通知，詳見貴陽人力資源網gyrc.cn。
六、準考證領取時間及考試時間、地點：
網上打印準考證及中文錄入測試、筆試和面試時間、地點另行通知，通知將在貴陽人力資源網gyrc.cn。
七、面試：書記員職位考生按照中文錄入測試及筆試總成績，檔案管理員職位考生按照筆試成績，按聘用人數由高分到低分1：3確定面試人員。駕駛員職位考生按照駕駛技能考核成績，按聘用人數由高分到低分1：3確定面試人員。洗車工直接進入面試。
八、體檢：參加招聘體檢的考生按照擬聘用人數1∶1的比例，根據總成績從高分到低分確定。體檢標準參照《貴州省公務員錄用體檢通用標準(試行)》。參加體檢的考生，體檢費用由考生自理。
九、考核：
體檢合格人員，按總成績從高分到低分順序，按招聘職位人數1:1比例確定考核對象。考核內容主要包括“德、能、勤、績、廉”五個方面，注重工作實績，以現實表現和學籍檔案為主要內容?？己俗龅饺?、客觀、公正。在考核中發現有下列情況之一者，取消考生的聘用資格:
(一)被司法機關確定為犯罪嫌疑人的，存在違法犯罪前科的，因政治、經濟問題被追究黨紀政紀責任的，具有該三種情形之一者;
(二)組織紀律渙散、嚴重違犯勞動紀律者;
(三)不符合報考崗位的資格條件;
(四)經招聘單位和用人單位研究確定不能聘用的其他情況。
體檢、考核出現不合格情況是否遞補，由招聘單位和用人單位研究決定。
十、聘用及待遇：
辦理聘用手續：經中文錄入測試、筆試、面試、體檢、考核、政審合格的人員，確定為聘用人選。被聘用人員與派遣機構簽訂《勞動合同書》，由派遣機構派遣至貴州省高級人民法院工作。
本次經招考聘用人員將按照《勞動法》及《勞動合同法》的規定，聘用人員實行試用期制度，試用期二個月。試用期滿，經考評合格后正式聘用，聘用單位為聘用人員繳納有關社會保險并發放勞動報酬。書記員、檔案管理員工資標準：基本工資(1650元)+績效工資(0-1000元)+工齡工資+值班費(0-320元);駕駛員工資標準：基本工資(1530元)+績效獎金(按公里數核算)+工齡工資+值班費;洗車工工資標準：基本工資(1300元)+績效獎金(0-1000元)+工齡工資。試用期間，基本工資按80%發放。以上工資待遇均含社保及住房公積金個人承擔部分。
咨詢電話0851-85280358 聯系人：游老師
1 現狀分析
1.1 部門間信息系統無統一標準，不互通
當前多數高職院校的各個業務部門的信息資源管理基本是從自身需求出發，沒有全局統籌與規劃，信息共享無法實現。另一方面，各部門之間的數據沒有統一標準，系統的數字格式、 結構不統一，導致信息的不兼容， 資源共享的瓶頸出現。各部門信息系統管理各自為政， 導致了檔案信息重復開發、建設，人力、物力、財力的浪費無法避免，有時個別部門存在占有信息的心理也導致信息無法共享。
1.2 檔案管理人員水平參差不齊
檔案管理人員的基本要求是能夠有效地管理檔案館的各項業務，主管人員要求具備高級及以上專業技術任職資格條件，在檔案業務素質和檔案學術科學研究上具有一定權威和成果。但是目前高職院校的檔案管理人員以及部門的負責人大多來自學校的其他部門，不是專門的檔案管理專業科班出身，有的甚至只是兼職管理檔案人員、實習人員或臨時編制的工作人員。他們不具備檔案專業的知識和水平，會使檔案管理工作任務的完成造成障礙。
1.3 檔案管理的數字化建設需進一步加快
信息時代，數字化技術由于其經濟、方便等特點將紙質的文本文件取代已成為趨勢，數字化檔案損耗少，查找利用率高。但部分高職院校的檔案管理工作中實現數字化管理的相對還比較少。一些高職院校的行政人事檔案、學生的學籍資料還是以紙質文檔為主，在查找時需要檔案管理人員在檔案庫房花費很長時間，造成工作效率底下。
1.4 檔案意識不強，普及度不高
很少有高職院校特別重視檔案工作，比如在校園進行檔案基礎知識的宣傳等，師生不了解檔案對子的的作用和意義，造成其檔案意識不強，在獲得獎勵和成果時沒有承擔起很好的保管責任，不能及時將證書原件歸檔。需要使用證時由于材料的遺失不得不找各種途徑去補開證明，費時費力，甚至耽誤前途。
2 高職院校檔案管理工作的若干建議
2.1 健全檔案管理機制
《高等學校檔案管理辦法》中規定，高校檔案館應當作為與圖書館同級別的獨立機構而設立，提高檔案管理人員的準入門檻，引進專業的檔案專業管理人員，這樣學校的檔案管理才能為其服務功能的實現創造可行的環境，增強檔案在校園內和校園外的影響力。作為學校來說，檔案管理工作要做到對過去負責、為現在記錄，為將來傳承，從檔案形成的最初到材料的收集保管，再到文檔的利用和銷毀的各個環節都要制定和執行有效的規章制度。
2.2 重視檔案管理人員培訓，推進檔案信息化建設
可組織檔案管理人員參加檔案工作的集中學習和培訓，重點學習檔案工作的數字化，將文檔數字化整理和歸類。學校應出臺措施，將校內各類文件進行統一規范，讓各類檔案實現規范化和歸檔及時化，可購買符合自身檔案特點的管理軟件進行檔案的管理。這還有利于對各類檔案的及時更新和維護，實現無紙化辦公。另外，對現有的紙質文件應通過掃描等數字化手段盡快進行歸檔和整理，滿足師生調閱和查詢的需要。
2.3 加強檔案意識的普及和宣傳力度
檔案管理人員應增強服務意識，提供檔案的管理和查詢服務，提升工作態度和服務成效。多為師生宣傳檔案的重要性，深化大眾的檔案意識，增強師生對檔案和檔案管理重要性的認識，讓全體教職工和學生支持和配合檔案管理工作，提高檔案的利用價值。
［關鍵詞］ 高職院校； 學籍檔案管理
近年來，隨著我國職業教育的大力發展，高職院校擔負著培養社會主義經濟建設急需的技能型、應用型、實操型的高級專門人才的任務。要實現這一任務，必須加強和完善學生學籍管理工作，因為學生學籍管理工作在穩定教學秩序、提高教學效果、優化育人環境、保證辦學目標的實現等方面有著十分重要的意義。本文認為，為加強高職院校學籍檔案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重視程度， 健全規章制度
在競爭日益激烈的今天，各個企業、各個部門的競爭， 更是各類專業人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學籍檔案發揮著重要的價值與作用， 直接關系到畢業生的就業與前途。高職院校領導、各職能部門以及學生本人， 都應提高對學籍檔案的重視和認識， 自覺收集、更新、完善學籍檔案。高職院校構成比較復雜，學籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓中心特別多，學生成分復雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞和管理利用等環節帶來一定的難度，因此校領導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作， 改善辦公、管理環境， 加強關于學籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學籍檔案管理規范化、科學化、現代化提供有力的保證。科學化、正規化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規章制度。依據《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學籍檔案形成的規律， 制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規章制度， 規定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。如制定 “學籍管理規定”、“學籍收集整理制度”、 “學籍管理人員崗位職責”等， 使學籍檔案管理做到有章可循， 有據可依， 照章辦事。
2. 搞好學籍檔案的開發利用，做好檔案信息的社會化服務
隨著計算機技術和網絡技術的發展，學籍檔案管理也逐漸實現信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應現代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M的教學管理系統，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網絡信息系統，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業生登記表、畢業證書編號等，由教務部門的總網站下轄各系的分網點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規范化。
3. 加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質
加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員素質，是學籍檔案管理科學化、現代化的關鍵所在。高職院校必須采取切實措施，重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，不斷提高他們的管理水平和業務素質。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學習黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業，愛崗敬業，認真學習檔案法律法規，維護學籍檔案的真實面貌；其次，在業務方面，學籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和規定，還要努力學習檔案管理方面的專業知識和技能，熟練使用計算機等現代化管理設備，與時俱進，優化知識結構，在理論上和實踐上成為學籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學籍檔案人員隊伍的相對穩定，關心和激勵學籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強事業心和責任感。學校要努力創造條件，充分調動學籍檔案管理人員的工作積極性、主動性和創造性，促進高職院校學籍檔案管理工作逐步走向規范化、科學化和現代化。
總之，高職院校學籍檔案管理工作是一項涉及學生個人、高校、社會機構等多方面利益的服務工作，學生就業、提干、晉級、考評、學歷認證等都離不開學籍檔案，只有充分運用科學的管理方法、現代的管理技術、合理的管理手段，健全和完善學籍檔案的管理，加強學籍檔案信息資源的開發和利用，才能使高職院校學籍檔案的管理工作適應學校教學發展和社會發展的需要。
主要參考文獻
［1］ 李玉萍． 高校學籍檔案管理的問題與對策分析［J］． 齊齊哈爾醫學院學報，2008，29（17）．
［2］ 黃錦旺． 談談高校學籍檔案管理存在的問題及對策［J］． 廣西大學學報：哲學社會科學版，2008（z2）．
［3］ 陶改蘭． 淺談技工學校學籍檔案管理［J］． 數字與縮微影像，2008（1）．
關鍵詞：高職院校；《高等學校檔案管理辦法》；對策
為規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，教育部和國家檔案局共同制定了《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），并以教育部第27號令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行?！掇k法》是新時期新階段促進高等教育又好又快發展的一項重要舉措，是指導新時期新階段高校檔案工作科學發展的法規性文獻，對于加快推進現代大學管理制度建設，深化高校檔案工作管理內涵建設，提高檔案服務高等教育與經濟社會發展的能力和水平，具有十分重要的意義。
一、高職院校在實施《高等學校檔案管理辦法》過程中存在的問題
根據《辦法》的精神和要求，2008年12月江蘇省教育廳、江蘇省檔案局聯合印發了《關于認真貫徹實施高等學校檔案管理辦法的意見》，目前全省高校中已掀起了一股貫徹實施《辦法》的。雖然同為高等學校，但與普通高校相比，高職院校在學校的歷史沿革、辦學方向、辦學性質和學校規模等方面都具有一定的特殊性，因此在貫徹實施《辦法》過程中，高職院校應當從自身的實際出發，有效地將《辦法》的精神和要求落到實處。通過幾年的實踐，筆者初步感到高職院校在貫徹實施《辦法》過程中，主要存在以下三個方面的問題。
（一）檔案機構的設置問題
關于高校檔案機構的設置、性質及其職責，《辦法》都作了具體的規定。其中對于檔案機構的設置規定了兩種形式，即檔案館和綜合檔案室。而且要求只要具備建校歷史在50年以上、全日制在校生規模在1萬人以上、或者已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上三個條件中的任何一項，就應當設立檔案館。未設立檔案館的高校應當設立綜合檔案室。從目前高職院校的實際情況來看，大多數院校都基本具備上述三項條件，理應按照《辦法》的規定設立檔案館或綜合檔案館。但一般高職院校都如同筆者所在的南京交通職業技術學院一樣，均是由中專學校升格成為高等學校的，所以在規格上比普通高校要略低一些，這就決定了高職院校在教學機構、行政管理機構的設置上都與普通高校都有所差別。尤其在設置專門的檔案管理機構上，往往沒有得到應有的重視，限制了檔案工作人員工作創造性的發揮。檔案工作由于其工作性質的緣故，在短期內工作的好壞對學校大局影響不會很大，因此其重要性容易被忽視。正是由于這些原因的存在，在貫徹落實《辦法》中關于檔案機構的設置問題上沒能很好的得到解決。
（二）檔案人員的配備問題
關于高校檔案機構負責人的配備及應具備的條件、專職檔案工作人員編制及職數等，《辦法》也作了具體的規定。其中對檔案機構負責人的條件也有具體要求，應當具備熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；年富力強，身體健康等條件。這為高等學校檔案干部隊伍建設提供了強有力的依據，非常有利于高等學校檔案干部隊伍的建設。
檔案管理人員專業水平的高低，直接影響檔案事業的發展。高職院校檔案工作者中大多畢業于非檔案專業，有些人根本沒有經過專業培訓，缺乏檔案的基本理論，也缺乏檔案管理工作的實踐，只能起到簡單的保管作用，不能真正做到檔案管理的科學化、規范化。
對于普通高校來說，選拔任用具有高級以上專業技術職務任職經歷的人員擔任檔案機構負責人，可以說絲毫不成問題。但是對于高職院校來說，其教學、管理人員數量規模和結構層次都相對局限，具備高級以上專業技術職務任職經歷的人員本來就有限，所以要求檔案機構負責人也具有高級以上專業技術職務任職經歷，就顯得比較苛刻，一般高職院校都難以企求。
（三）歸檔門類的確定問題
《辦法》對高等學校文件材料的歸檔范圍作了明確規定，包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類等若干門類，這是從全國高等學校的整體考慮而確定的，具有高度的概括性、普遍的針對性和廣泛的適用性，廣泛適用于各類高等院校。高職院校主要從事高級技能教育，培養能獨立處理工藝技術中的“疑難雜癥”，能手腦并用有較高心智，具有一定的專業技術理論視野的應用型高級技能人才，它的主要任務是對學生進行技能教育，很少承擔科研任務、開展產學研合作和外事往來。但目前高職院校還未能從實際出發，更為科學合理地確定歸檔門類。
同時《辦法》還指出高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。目前高職院校在進行歸檔相關文件材料時，沒有形成切實有效的歸檔制度。檔案管理上還存在一定的問題，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄等工作還沒有形成制度性管理。
期刊文章分類查詢，盡在期刊圖書館
（四）檔案學術研究缺失問題
《辦法》進一步加強了檔案工作的學術性要求，指出要將“編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源”列入了高校檔案機構的管理職責，同時指出“有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課”。從目前高職院校檔案工作的學術研究來看，對檔案工作深入研究的力度不夠。大多數高職院校只是簡單的把相關檔案材料歸檔整理，沒有很好的對檔案資料和管理進行研究，沒有進行相應的編研以及出版相應的檔案史料。在沒有系統的對檔案工作進行學術研究的基礎上，對于在《辦法》中提及的開設有關的檔案管理的選修課更是難以實施。
二、解決《高等學校檔案管理辦法》實施過程中存在問題的路徑分析
（一）成立綜合檔案室來為學院保存和利用檔案提供服務
高職院校檔案機構作為學校行政管理機構的組成部分之一，理所當然在規格上也比一般的普通高校的檔案機構要略微簡約一些。有鑒于此，筆者所在的學院并沒有設置檔案館，而是設置綜合檔案室，隸屬于院長辦公室領導。同時明確規定，綜合檔案室作為學院保存和提供利用檔案的專門機構，全面履行《辦法》規定的高校檔案機構應履行的九個方面管理職責。從運行狀況和實際效果來看，采用綜合檔案室這一機構形式，更加適用于高職院校，完全能夠保證各項工作的有效開展。
因此，各高職院校結合自身情況設置相應的檔案管理機構，充分發揮檔案工作在高校中的作用。
（二）選配高素質的檔案管理人員，增強檔案開發技術力量
穩定專兼職檔案人員、提高其整體素質是做好檔案工作的基礎。檔案事業發展的關鍵在人，在檔案管理過程中，人始終是最重要的，檔案管理水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。只有選配高素質的檔案管理人員，才能增強檔案開發的技術力量。
筆者所在學院現共有教學、管理人員560余人，其中具有高級以上專業技術職務任職經歷的不足80人，僅占總數的1.4%，而且他們都在教學第一線。隨著招生規模逐年擴大，他們都擔負著繁重的教學任務。因此要從教學第一線抽調本來有限的高級人才到檔案機構工作，顯然有些不太現實。為此南京交通職業技術學院堅持從實際出發，選用一名具有館員任職經歷的同志擔任綜合檔案室負責人，由于該同志十多年來一直從事本院檔案工作，具有較好的政治素養和較高的檔案管理業務水平，完全適應工作需要，勝任綜合檔案室負責人這一職位。同時學院各系部均明確兼職檔案員，負責做好各自所在系部文件材料的歸檔和移交。在選配兼職檔案員時既考慮了人員素質，又考慮其業務水平。學院鼓勵專兼職檔案人員學習新技術、新知識和參加業務培訓。各種培訓注重針對性和實用性，重點加強電子文件、電子檔案管理新技術以及計算機網絡知識的培訓，提高其業務素質和實際工作能力。不斷提高學院檔案管理人員素質和穩定檔案管理人員隊伍。
（三）準確進行歸檔分類，促進檔案管理工作的科學化與規范化
由于高校各項活動的特殊性，其檔案具有多樣性、客觀規律性、周期性等特點。因此應針對其各種特點進行科學化和規范化管理。從而提高檔案管理工作效率以及有效利用檔案。
筆者所在學院在確定歸檔門類時，對《辦法》規定的相關門類作了一些調整，省略了產品生產類，并將外事類歸入行政類、科研類歸入教學類。同時突出記錄學院主要職能活動和歷史面貌的黨群類和行政類、涉及民生的人事類和學生類、體現學院學生培養水平的教學類，使得學院文件材料的歸檔范圍科學合理，更加符合高職院校的實際。
（四）加強檔案工作學術研究，推進檔案管理工作的蓬勃發展
檔案管理的工作不僅在于各種文檔的歸檔整理，還要求對檔案工作進行一定量的學術研究。只有豐富檔案管理工作的研究，才能更好的對檔案科學有效的管理與利用。
筆者所在學院，領導高度重視檔案管理工作。學院積極組織專兼職檔案管理人員參加相應的學術交流活動，提升其業務水平以及加深對檔案管理工作的認識。學院出臺各項政策鼓勵檔案工作人員申報研究課題，以提升檔案管理工作的科學水平和檔案管理人員的自身素質。檔案管理人員應充分發揮高職院校的研究平臺，加強檔案管理工作的學術研究，進一步推進檔案工作的蓬勃發展。
三、小結
在貫徹實施《辦法》的過程中，高職院校要秉承實事求是，一切從實際出發的原則，采取切實可行的措施和辦法。從硬件與軟件兩個方面來加強高職院校檔案管理工作，發揮檔案工作在高校中的作用。由于實踐比較有限，筆者將不斷摸索，繼續深化對貫徹實施《辦法》的認識，逐步解決出現的新情況、新問題，把規范的精神和要求與學院的實際緊密結合起來，更好地推動學院檔案工作的科學發展，為創建全國示范高職院校作出應有貢獻。
參考文獻
[1]高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號，2008年9月1日實行.
[2]張明香.檔案管理現代化進程中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2009，(8).
【關鍵詞】基礎工作；檔案管理；現代化
1.檔案管理基礎工作存在的主要問題分析
我國檔案管理基礎工作存在的不足。
總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：
一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。
二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。
三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。
四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。
五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
2.實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
2.1全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2.2重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
2.3結合本館實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
2.4統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
2.5規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
3.加快數據準備推進檔案現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3.1分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
3.2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3.3分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
關鍵詞 高職院校；學籍檔案；管理創新俗話說，教育使國家發展的根本，是民族進步的源泉。近年來，隨著社會各方面的發展進步，我國對教育事業的工作重視程度越來越高，尤其是對于擔負著我國技能型、應用型等具有專業操作技能的高級人才的培養的高職院校的建設工作，國家投入了極大的關注。學生的學籍管理工作是教學秩序穩定進行的有效保障，對于確保辦學目標的實現、優化高職教學環境，以及提高教學質量等方面都具有非常積極的影響意義。
一、高職院校學生學籍檔案在學校管理中的作用
學籍檔案是由學生在校學習、實習、參加社會實踐、畢業等方面的動態構成的，全面記錄了學生在學習期間的德、智、體、美、勞等方面的實際情況。它是學校對學生活動情況的掌握途徑，同時也是學校為實現合格人才培養目標，對學生進行規范化管理的主要依據。學籍檔案作為學校管理的重要組成部分，對高職院校提高管理水平和管理質量，加強完善學籍管理工作有至關重要的作用。另外學籍檔案還是社會用人單位對學生的能力、性格、優缺點等進行全面評價的重要依據。完備的學籍檔案對高職院校的畢業生就業服務有很好的輔助作用。
二、現階段高職院校學生學籍檔案管理中存在的問題
縱觀各大高職院校中的學籍檔案管理工作，都還是處于很不完善的狀態，在管理中也有非常多的漏洞和缺陷，究其原因主要表現為以下幾個方面。
首先，高職院校的領導階層對學生的學籍檔案管理工作不夠重視。學生的學籍檔案在管理中和使用的時候具有潛在性和滯后性，再加上對它的投入往往不能夠達到立竿見影的效果，因此很容易被管理者忽視。
其次，高職院校學籍檔案管理工作人員的管理觀念落后，專業素質較低。目前高職院校學籍檔案管理還沒有形成一個統一的、詳細的規章制度，也沒有統一的標準，每個院?；旧线€是沿用老模式，老方法進行學籍檔案的管理。另外，管理的不嚴格導致工作的隨意性比較大，檔案的保管保密性、信息利用和歸檔整理等工作都很不規范。隨著現代網絡信息技術的不斷發展，檔案管理也逐漸向網絡化發展，但是大多數檔案管理人員都沒有受過專業的培訓，對網絡管理手段不熟悉，這些因素都對高職院校的學生檔案管理工作帶來了不便。
再次，學籍檔案管理人員的隊伍不穩定。大多數高職院校由于對學籍檔案管理員的培訓和管理不重視，往往會導致管理人員的頻繁調動，再加上在管理的過程中又缺乏相應的規范制度，缺乏統一的標準，管理職責不清不楚，甚至還有一些部門只按照適合自己的方式進行學籍檔案管理，使學籍檔案管理出現脫節的現象。這些現象最終使學籍檔案的完整性、準確性和可利用性都受到了極大的影響。
最后，學籍檔案的開發利用還不夠充分。
三、高職院校學生學籍檔案管理模式進行創新的一些可行性措施
1.加強完善學籍檔案管理制度的完善，對學籍檔案進行規范化管理
高職院校學籍檔案管理是一項復雜且系統的工作，各大院校要采取科學、合理的措施完善學籍檔案管理有關的各項規章制度，實現管理的規范化和科學化。使學籍檔案管理能夠有章可循、有法可依。另外學籍檔案管理制度還要與高職院校的實際情況有效的結合起來，改革以教務部門管理為主的管理模式，使其實現以各個教學系為主實行管理過程。
2.加強宣傳力度，從學生、學校、管理人員等全方面加強學籍檔案管理意識
學籍檔案是學生在校學習情況的真實反映，同時也是教學水平的真實體現，對學校教學工作中有非常重要的作用。高職院校的領導要高度重視學籍檔案管理工作，有效的利用學籍檔案對學校的管理狀況進行分析和改善。同時還要加強對學生有關學籍檔案的重要性教育，使他們在進行檔案填寫的時候能夠更加的慎重、認真，保障學籍檔案的真實性和完整性。
3.加強檔案管理隊伍的建設工作，提高管理人員的專業素質
學籍檔案管理工作不僅是一項具有技術性特點的工作，同時也是一項服務性的工作，是學校對學生切身利益進行保護的體現。檔案管理隊伍在學生的檔案管理中起到關鍵作用。高職院校要通過對檔案管理人員進行宣傳和教育，使他們能夠充分認識到檔案管理工作的重要意義，樹立良好的管理意識，在學籍資料的整理中能夠認真、及時的對資料進行收集、歸檔和保管等工作，以確保學生學籍檔案的準確性和完整性。另外，還要對他們進行計算機技術的培訓，使他們能夠熟練的操作電子信息系統，對學生的學籍檔案進行更好的管理。
4.采用電子信息技術進行學籍檔案的管理
高職院校在進行管理模式創新的時候尤其要注重將電子信息技術應用到學籍檔案管理工作中，采用先進的軟件管理系統，通過計算機網絡建立學籍檔案管理平臺，并且通過教務管理等部門對學籍檔案的查詢和記錄進行授權，從而能夠實現檔案資源的共享、保密和一定程度的開放性，增強學籍檔案的利用率。學籍檔案從形成到使用要經過很多個環節的處理，我們要在檔案的登記和管理工作中對檔案備份、密碼設置、身份驗證等方面進行有效的設置，以保證檔案的真實性和原始性。
四、結語
總的來說，高職院校的學生學籍檔案管理是一項需要得到高度重視的工作，隨著社會的發展，電子信息技術滲透到各個領域，學生的檔案管理也不能例外。另外，高職院校還要加強對學校領導、學生以及檔案管理人員的教育工作，加強對檔案管理重要性的認識，不僅能夠有效的促進學校管理水平的提高，還對學生未來的就業提供了良好的保障。
參考文獻：
關鍵詞：高職院校；《高等學校檔案管理辦法》；對策
為規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，教育部和國家檔案局共同制定了《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），并以教育部第27號令的形式公布，自2008年9月1日起正式施行?！掇k法》是新時期新階段促進高等教育又好又快發展的一項重要舉措，是指導新時期新階段高校檔案工作科學發展的法規性文獻，對于加快推進現代大學管理制度建設，深化高校檔案工作管理內涵建設，提高檔案服務高等教育與經濟社會發展的能力和水平，具有十分重要的意義。
一、高職院校在實施《高等學校檔案管理辦法》過程中存在的問題
根據《辦法》的精神和要求，2008年12月江蘇省教育廳、江蘇省檔案局聯合印發了《關于認真貫徹實施高等學校檔案管理辦法的意見》，目前全省高校中已掀起了一股貫徹實施《辦法》的。雖然同為高等學校，但與普通高校相比，高職院校在學校的歷史沿革、辦學方向、辦學性質和學校規模等方面都具有一定的特殊性，因此在貫徹實施《辦法》過程中，高職院校應當從自身的實際出發，有效地將《辦法》的精神和要求落到實處。通過幾年的實踐，筆者初步感到高職院校在貫徹實施《辦法》過程中，主要存在以下三個方面的問題。
（一）檔案機構的設置問題
關于高校檔案機構的設置、性質及其職責，《辦法》都作了具體的規定。其中對于檔案機構的設置規定了兩種形式，即檔案館和綜合檔案室。而且要求只要具備建校歷史在50年以上、全日制在校生規模在1萬人以上、或者已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上三個條件中的任何一項，就應當設立檔案館。未設立檔案館的高校應當設立綜合檔案室。從目前高職院校的實際情況來看，大多數院校都基本具備上述三項條件，理應按照《辦法》的規定設立檔案館或綜合檔案館。但一般高職院校都如同筆者所在的南京交通職業技術學院一樣，均是由中專學校升格成為高等學校的，所以在規格上比普通高校要略低一些，這就決定了高職院校在教學機構、行政管理機構的設置上都與普通高校都有所差別。尤其在設置專門的檔案管理機構上，往往沒有得到應有的重視，限制了檔案工作人員工作創造性的發揮。檔案工作由于其工作性質的緣故，在短期內工作的好壞對學校大局影響不會很大，因此其重要性容易被忽視。正是由于這些原因的存在，在貫徹落實《辦法》中關于檔案機構的設置問題上沒能很好的得到解決。
（二）檔案人員的配備問題
關于高校檔案機構負責人的配備及應具備的條件、專職檔案工作人員編制及職數等，《辦法》也作了具體的規定。其中對檔案機構負責人的條件也有具體要求，應當具備熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；年富力強，身體健康等條件。這為高等學校檔案干部隊伍建設提供了強有力的依據，非常有利于高等學校檔案干部隊伍的建設。
檔案管理人員專業水平的高低，直接影響檔案事業的發展。高職院校檔案工作者中大多畢業于非檔案專業，有些人根本沒有經過專業培訓，缺乏檔案的基本理論，也缺乏檔案管理工作的實踐，只能起到簡單的保管作用，不能真正做到檔案管理的科學化、規范化。
對于普通高校來說，選拔任用具有高級以上專業技術職務任職經歷的人員擔任檔案機構負責人，可以說絲毫不成問題。但是對于高職院校來說，其教學、管理人員數量規模和結構層次都相對局限，具備高級以上專業技術職務任職經歷的人員本來就有限，所以要求檔案機構負責人也具有高級以上專業技術職務任職經歷，就顯得比較苛刻，一般高職院校都難以企求。
（三）歸檔門類的確定問題
《辦法》對高等學校文件材料的歸檔范圍作了明確規定，包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類等若干門類，這是從全國高等學校的整體考慮而確定的，具有高度的概括性、普遍的針對性和廣泛的適用性，廣泛適用于各類高等院校。高職院校主要從事高級技能教育，培養能獨立處理工藝技術中的“疑難雜癥”，能手腦并用有較高心智，具有一定的專業技術理論視野的應用型高級技能人才，它的主要任務是對學生進行技能教育，很少承擔科研任務、開展產學研合作和外事往來。但目前高職院校還未能從實際出發，更為科學合理地確定歸檔門類。
同時《辦法》還指出高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。目前高職院校在進行歸檔相關文件材料時，沒有形成切實有效的歸檔制度。檔案管理上還存在一定的問題，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄等工作還沒有形成制度性管理。
期刊文章分類查詢,盡在期刊圖書館
（四）檔案學術研究缺失問題
《辦法》進一步加強了檔案工作的學術性要求，指出要將“編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源”列入了高校檔案機構的管理職責，同時指出“有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課”。從目前高職院校檔案工作的學術研究來看，對檔案工作深入研究的力度不夠。大多數高職院校只是簡單的把相關檔案材料歸檔整理，沒有很好的對檔案資料和管理進行研究，沒有進行相應的編研以及出版相應的檔案史料。在沒有系統的對檔案工作進行學術研究的基礎上，對于在《辦法》中提及的開設有關的檔案管理的選修課更是難以實施。
二、解決《高等學校檔案管理辦法》實施過程中存在問題的路徑分析
（一）成立綜合檔案室來為學院保存和利用檔案提供服務
高職院校檔案機構作為學校行政管理機構的組成部分之一，理所當然在規格上也比一般的普通高校的檔案機構要略微簡約一些。有鑒于此，筆者所在的學院并沒有設置檔案館，而是設置綜合檔案室，隸屬于院長辦公室領導。同時明確規定，綜合檔案室作為學院保存和提供利用檔案的專門機構，全面履行《辦法》規定的高校檔案機構應履行的九個方面管理職責。從運行狀況和實際效果來看，采用綜合檔案室這一機構形式，更加適用于高職院校，完全能夠保證各項工作的有效開展。
因此，各高職院校結合自身情況設置相應的檔案管理機構，充分發揮檔案工作在高校中的作用。
（二）選配高素質的檔案管理人員,增強檔案開發技術力量
穩定專兼職檔案人員、提高其整體素質是做好檔案工作的基礎。檔案事業發展的關鍵在人，在檔案管理過程中，人始終是最重要的，檔案管理水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。只有選配高素質的檔案管理人員，才能增強檔案開發的技術力量。
筆者所在學院現共有教學、管理人員560余人，其中具有高級以上專業技術職務任職經歷的不足80人，僅占總數的1.4%，而且他們都在教學第一線。隨著招生規模逐年擴大，他們都擔負著繁重的教學任務。因此要從教學第一線抽調本來有限的高級人才到檔案機構工作，顯然有些不太現實。為此南京交通職業技術學院堅持從實際出發，選用一名具有館員任職經歷的同志擔任綜合檔案室負責人，由于該同志十多年來一直從事本院檔案工作，具有較好的政治素養和較高的檔案管理業務水平，完全適應工作需要，勝任綜合檔案室負責人這一職位。同時學院各系部均明確兼職檔案員，負責做好各自所在系部文件材料的歸檔和移交。在選配兼職檔案員時既考慮了人員素質，又考慮其業務水平。學院鼓勵專兼職檔案人員學習新技術、新知識和參加業務培訓。各種培訓注重針對性和實用性，重點加強電子文件、電子檔案管理新技術以及計算機網絡知識的培訓，提高其業務素質和實際工作能力。不斷提高學院檔案管理人員素質和穩定檔案管理人員隊伍。
（三）準確進行歸檔分類，促進檔案管理工作的科學化與規范化
由于高校各項活動的特殊性，其檔案具有多樣性、客觀規律性、周期性等特點。因此應針對其各種特點進行科學化和規范化管理。從而提高檔案管理工作效率以及有效利用檔案。
筆者所在學院在確定歸檔門類時，對《辦法》規定的相關門類作了一些調整，省略了產品生產類，并將外事類歸入行政類、科研類歸入教學類。同時突出記錄學院主要職能活動和歷史面貌的黨群類和行政類、涉及民生的人事類和學生類、體現學院學生培養水平的教學類，使得學院文件材料的歸檔范圍科學合理，更加符合高職院校的實際。
（四）加強檔案工作學術研究，推進檔案管理工作的蓬勃發展
檔案管理的工作不僅在于各種文檔的歸檔整理，還要求對檔案工作進行一定量的學術研究。只有豐富檔案管理工作的研究，才能更好的對檔案科學有效的管理與利用。
筆者所在學院，領導高度重視檔案管理工作。學院積極組織專兼職檔案管理人員參加相應的學術交流活動，提升其業務水平以及加深對檔案管理工作的認識。學院出臺各項政策鼓勵檔案工作人員申報研究課題，以提升檔案管理工作的科學水平和檔案管理人員的自身素質。檔案管理人員應充分發揮高職院校的研究平臺，加強檔案管理工作的學術研究，進一步推進檔案工作的蓬勃發展。
三、小結
在貫徹實施《辦法》的過程中，高職院校要秉承實事求是，一切從實際出發的原則，采取切實可行的措施和辦法。從硬件與軟件兩個方面來加強高職院校檔案管理工作，發揮檔案工作在高校中的作用。由于實踐比較有限，筆者將不斷摸索，繼續深化對貫徹實施《辦法》的認識，逐步解決出現的新情況、新問題，把規范的精神和要求與學院的實際緊密結合起來，更好地推動學院檔案工作的科學發展，為創建全國示范高職院校作出應有貢獻。
參考文獻：
[1]高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號,2008年9月1日實行.
[2]張明香.檔案管理現代化進程中存在的問題及對策[j].辦公室業務,2009,(8).
隨著信息化時代的到來，檔案管理也進入信息化時期，信息化在檔案管理中的應運越來越廣泛，在檔案信息化管理的過程中，如何有效利用信檔案管理資源，實行個性化的檔案服務工作，是目前高職院校檔案管理重要課題。然而，我國高職院校的檔案管理隊伍人員缺乏有效的管理手段，管理隊伍缺培訓制度與激勵機制與高職院校管理進行有效的融合，規范檔案管理，加強檔案管理人員培訓研究工作，是目前高職院校檔案管理工作之重點。
二、檔案管理隊伍存在的問題
檔案管理就是對個人的經歷，在社會活動中各個方面的表現，以個體為單位按檔案制度進行整理與保管，以便查詢使用的信息載體。是各組織了解使用的參考依據，加強對檔案的管理，發揮應有的職能，需要高職院校對人事檔案管理隊伍進行制度化建設，保障教職員工的合法利益，進行人事制度調整等各個方面起到至關重要的作用，然而在現行的檔案管理隊伍中還存在諸多問題＼[1＼]，主要體現在以下幾個方面：
1.人員結構問題。由于我國高職院校建校歷史不長，對于檔案管理還初在初級階段，組成結構存年齡偏小，職稱太低，專業知識不強，學歷不高等許多不合理象。主要體現在檔案管理團隊未形成，管理層次不清新，缺少領導管理人才，檔案管理專業人員配比嚴重不足，并且人員流動性大，隊伍缺乏穩定性。
2.高職院校管理與檔案管理缺乏相融性。檔案管理是服務于組織機構，是對高職院校管理工作進行有效的記錄，檔案管理的好壞是學校今后發展規劃的參考依據，兩者密不可分。當前高職院校的檔案管理工作是為收集信息而注重檔案管理，在對高職院校管理的同時忽略對檔案的管理，未能將院校管理與檔案管理進行有機的結合，為了應付檔案管理而進行隊伍的臨時組建，無法將檔案工作進行系統化，檔案管理不具有適用性，不能服務于院校管理。
3.檔案管理人員素質不高，缺乏培訓機制與激勵機制。檔案管理工作在高職院校管理中視為非技術工種，專職的檔案員在高職院校中沒有引起足夠的重視，通常擔當一個文件整理員的角色，劃為后勤管理類工作者＼[2＼]。由于得不到重視，使得檔案管理員的沒有工作激情，思想長期被壓抑，工作單調而乏味，不能參與享受職稱評定，優秀評選，培訓，學習交流，績效考核等許多的學校政策，導致檔案管理人員流動性大，管理隊伍不具有穩性。
三、建設高職院校檔案管理隊伍的幾點建議
高職院校檔案管理工作必須與時俱進，堅持創新的管理方式，才能具有持久的生命力，在檔案隊伍建設的過程中，努力探索，創新管理理念，改革管理模式，才能體現檔案管理的重要性與適用性，如何加強高校檔案隊伍建設提出以下幾點可行性建議：
1.改革創新是建設高職院校檔案管理隊伍的新思路。要重視檔案管理工作的重要性，把檔案管理工作視為學校重點管理工作之一，堅持專兼結合的方針，即在檔案管理隊伍中配備一些兼職人員，以專職工作為重心，實現檔案管理與院校管理的高度協調與統一。由于高檔案管理具有兩面性，既要遵守學校教育管理規定，同時又要符合檔案管理之規定與檔案管理操作規范＼[3＼]。因此高職院校檔案管理隊全應配備專業的檔案專職人員與高素質的管理人員，高技術的檔案管理人員負責監管檔案管理過程的技術指導，同時還要負責培養一批專業的檔案管理員，具有綜合素質的檔案技術人才既是管理者又是導師，負責組織人員，技術指導，專業培訓起好帶頭作用；兼職的檔案管理人員負責檔案的管理與收集，而實現檔案管理信息化建設，實現信息化管理手段，改革傳統檔案管理模式需要專業檔案管理員提供現代化的技術支持。高職院校的職能是培養專業高技能人才，檔案管理的工作重心就是記錄記載人才培養的過程，因此檔案管理隊伍的管理必須與高職院校的管理完美結合，需要復合型的檔案管理專業人才為領頭軍，配備檔案管理崗位需要的各種專兼職人才，形成一支具有綜合實力的高級檔案管理隊伍。
項桂芳，計娜：加強高職院校檔案管理隊伍建設的幾點思考十堰職業技術學院學報2013年第4期第26卷第4期2.建立健全激勵機制。充分調動檔案管理人員積極性與創造性，需要有效的激勵政策與體制。首先，激勵機制的創建要根據員工的生活需要，心理需要，分析員工心理狀態，實行激勵機制；其次，根據實際的工作狀況建立激勵機制，讓檔案管理工作者參與到學校績效考核，職稱評定等各個環節之中，運用物質與精神激勵相結合的方法，充分的激發員工的主動性與使命感，讓員工感到成就感與不可或缺性。改革檔案人事管理制度，實施聘用制，使管理團隊向職業化，專業化的方向發展＼[4＼]。增加檔案管理的硬件設施，改變檔案工作條件，加大資金投入，同時大力宣傳檔案管理重要性，營造管理文化氛圍，采取不同的方法轉變檔案管理人員的思想，激發工作熱情。
3.加強檔案人員管理培訓工作，打造專業的管理團隊。培養檔案管理人員有服務意識，奉獻意識，敬業精神，專業的檔案管理知識，高度的組織協調能力，應辨能力。檔案管理培訓工作要從以下幾個方面入手：
首先，改變思想。通過培訓轉變思想，調整心態，樹立一切以學校發展為宗旨的思想；以服務為光榮的檔案管理理念，增強檔案管理的責任心；以良好的心態，奉獻的精神投入到檔案管理事業之中。
其次，加強綜合素質培養。通過專業的培訓，加強檔案管理員有組織能力，協調能力＼[5＼]，語言表達能力以及書寫能力。
最后，加強專業知識培訓，通過對檔案管理學，檔案管理技術，檔案管理法規等各個專業的知識的培訓，加強檔案管理者的管理意識，創新意識，打造一支具有技術過硬的高素質管理隊伍。
4.加強高職院校檔案管理手段，創新檔案管理模式。檔案管理工作隨著科學信息的發展在不斷的改變，改變傳統的經驗管理模式，創新科學管理方法，做到集中與分散相結合，柔性與剛性相結合，傳統與現代相結合的三結合管理模式對高職院校檔案進行管理，有效的實現檔案管理信息化與現代化目標＼[6＼]。
四、結束語
總之，做好高職院校人事檔案管理工作，必須加強檔案管理隊伍的建設，把檔案管理隊伍建設做為高職院校行政工作之重點。首先從現今隊伍建設現狀中分析發現，主要存在人員結構、高職院校管理與檔案管理缺乏相融性、檔案管理人員素質不高，缺乏培訓機制與激勵機制等問題，因此必須要結合高職院校實況采取改革創新管理隊伍思路、建立健全激勵機制、加強檔案人員管理培訓工作等各種措施，努力實現檔案管理服務于院校管理，打造專業的高素質的管理隊伍，為高職院校的戰略規劃打下堅實的基礎，推動我國高職院校的發展。
[參考文獻]
＼[1＼] 朱平.檔案管理的學習型團隊組織建設＼[J＼].南北橋，2009（6）：173.
＼[2＼] 曾葦.論高校檔案人員激勵機制的構建＼[J＼].電腦知識與技術，2009（10）：54.
＼[3＼] 陳鵬.論檔案利用與檔案隊伍建設的關系＼[J＼].蘭臺世界，2009（24）：103.
＼[4＼] 吳晶.以人本思想建設檔案編研的創新團隊＼[J＼].機電兵船檔案，2007（5）：28.
