時間：2023-12-29 10:41:34
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇企業信用檔案管理范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
關鍵詞：工商企業；信用檔案管理；建設
在市場經濟的發展浪潮中，信用是一切經濟活動的前提和基礎，而工商企業是市場經濟下各種活動中最重要、最活躍的主體，企業在市場活動中形成的信用檔案，對我國的社會主義市場經濟的發展以及各項經濟制度的完善起著至關重要的作用。工商企業建立信用檔案是企業加強管理的需要，是維護合法權益的需要，是參與市場競爭的需要。把工商企業形成的對國家和社會具有保存利用價值和應當保密的檔案完整地保留下來，是工商企業應依法履行的義務。
工商企業信用檔案是指和企業及其法人的基本情況、企業的信用狀況相關的文件材料的總和，集中體現出企業在市場行為過程中的可信度、公信度和誠實信用的綜合競爭力，是證實企業是否誠實守信、遵紀守法或有無違法違約、欺詐、拖欠及逃避債務等行為的重要憑證和依據。工商企業信用檔案是企業信用最直接的證明，有了它不但可以依法規范企業的行為，也可以使信用企業贏得其應有的經濟利潤。如果企業搶先一步，早日建立企業信用檔案，就有可能在激烈的市場競爭中勝出一籌，占得先機。因此，工商企業建立檔案，特別是建立信用檔案是檔案工作的一個新領域，也是一個社會系統工程，加強工商企業信用檔案的創建工作，對建設社會誠信環境、規范企業經營行為、促進企業健康有序發展都具有積極的意義。
1 工商企業建立信用檔案的必要性
1.1 工商企業信用檔案的建立有利于企業信用體系的建設和完善。建立健全企業信用體系，關系到社會主義市場經濟體系的完善，關系到經濟社會的健康持續發展。企業信用體系的建設，在很大程度上依賴于企業信用檔案的建立與完善。完整、齊全、真實的企業經濟行為材料，是判斷和評價企業信用狀況的第一手材料。企業信用評價、信用監督、信用約束、信用擔保等配套體系的建立，都要依賴于企業信用檔案。
1.2 工商企業信用檔案的建立有助于組織了解企業的有關情況，幫助企業獲得更多的發展機會。對與企業有來往的組織或個人而言，建立企業信用檔案有利于組織或個人了解企業的有關情況。通過企業信用檔案，了解企業的經營資質、業績、歷史、誠信狀況等，有助于消除市場上信息不對等的狀況，保護組織或個人的合法權益。與一些組織或個人合作過程中，相互之間如果沒有誠信基礎，合作就很難進行下去。因此，企業信用檔案在信用大環境下對企業來說至關重要，主要表現在以下幾個方面：第一，企業信用檔案準確記載企業生產產品狀況，為企業贏得市場商機；第二，企業信用檔案的建立是提升企業形象和產品品牌形象的需要；第三，企業信用檔案是提升企業經營者社會形象，擴大企業知名度的需要；第四，企業信用檔案有利于提高企業經營管理水平、企業整體素質和綜合競爭能力，對促進企業健康發展能起到非常重要的作用。[1]
1.3 工商企業信用檔案的建立，有利于上級主管部門對工商企業的規范化管理。企業信用檔案可以幫助企業主管部門對市場主體進行監督管理，褒獎遵守誠信的企業，處罰不守誠信的企業，從而規范企業的經營行為。工商部門的企業信用檔案在其利用過程中，因與其他檔案性質不同，展現出了一些特性，主要包括以下幾方面：
1.3.1 針對性強。從企業信用檔案利用過程中所服務的對象來看，工商部門企業信用檔案具有較強的針對性。由名稱可以看出，工商部門企業信用檔案的性質就是為了反映企業的信用狀況，工商部門的職能一方面決定了它管轄和治理的范圍限于在市場中進行經營活動的企業和個體戶，而另一方面卻也形成了其在規范企業行為、治理市場活動方面的專業優勢。
1.3.2 影響范圍廣。從企業信用檔案在其利用過程中所服務的對象看，工商部門企業信用檔案具有廣泛的影響力。工商部門企業信用檔案與社會的每一方面都息息相關，影響著處在市場經濟中的每一個活動主體。
1.3.3 資源共享的同時能夠保護工商企業的商業機密。從企業信用檔案的利用方式來看，在利用企業信用檔案的過程中具有共享性和保護性的特征。一方面，社會上任何組織或個人都能獲取企業的基本信息，在法定的規范程序下還可獲得相關的信用信息，并以此作出信用決策，可有效防范信用風險；另一方面，企業信用檔案中的某些內容又涉及商業秘密和個人隱私，如企業資產狀況、企業的交易活動、法人的個人資料等，具有一定的機密性，不宜對外公布利用。[2]
2 工商企業信用檔案的基本內容
企業信用檔案從形成渠道看，可分為直接信息與間接信息。直接信息是指企業自身活動中形成的信用材料，如企業基本情況、資產狀況、借還貸記錄、納稅記錄、會計報表等；間接信息是與企業相關的單位形成的反映企業信用狀況的材料，如工商、稅務、金融、質量認證等部門關于企業經營、納稅、貸款產品質量等記錄以及來自客戶或消費者的評價。
從具體內涵看，主要包括企業資本信用檔案、商業信用檔案、管理信用檔案等三個方面的內容。第一，企業資本信用檔案，主要指企業按照公司章程的規定繳納投資款，按期歸還各種借款本息，按公司章程向投資者分配股利；企業的貸款記錄，貸款方式、作用，還款情況；擔保單位、金額、期限等情況記錄等。第二，商業信用檔案，主要指企業在生產經營過程中不生產銷售假冒偽劣產品，不進行商業欺詐，按時向購貨方供貨，以及產品質量記錄，產品質量標準、狀況等。第三，管理信用檔案，主要指企業向外提供真實合法的財務會計報告，嚴格執行各項合同、協議，按期交稅等記錄。[3]
3 工商企業信用檔案管理體系建設的具體舉措
3.1 加大宣傳力度，重視工商企業信用檔案的建設。工商企業作為經濟實體，應該更加重視信用問題。只有充分在思想上重視，轉變單純追求經濟利益、無視信用的落后觀念，才能在目前的市場競爭中占據有利地位，形成規范的企業信用檔案體系，達到國家強調的可持續發展要求。企業信用檔案體系建設既是一項長期而復雜的系統工程，又是一項當前亟待加強的重要工作。各企業要高度重視企業信用檔案的建立工作，切實加強組織領導，指定專門的職能部門和人員負責此項工作，做到科學籌劃，精心組織，以推動企業信用體系建設的規范有序進行。現階段，我國企業的信用檔案意識淡薄，不利于企業發展，所以，我們要通過企業報刊、宣傳欄、各種會議和培訓，加強宣傳，營造重信用、講信用、守信用的輿論氛圍。努力增強職工的“信用檔案”意識，促使企業珍惜自己的信用記錄，這也是建立企業信用檔案的基礎和切入點。[4]
3.2 工商企業信用檔案可與業務檔案統一管理，做到及時更新和完善。收集是檔案工作的首要環節。由于信用檔案的來源廣泛，它不完全由企業自主產生，因而一定要把好“收集關”，收集時要注意以下幾個方面：1.注意內部收集與外部收集相結合，使來自政府管理機關、銀行、稅務、審計等外部生成的信用檔案不至于流失；2.注意集中收集和隨時收集相結合，強調隨時收集；3.注意專職檔案員和兼職檔案員相結合，特別注意發揮企業兼職檔案員的作用。
3.3 完善規章制度，建立工商企業信用檔案管理制度。建立工商企業信用檔案，首先要建立企業信用檔案的管理制度，以此促進企業信用檔案有序管理和依法移交。制度制定要在國家有關法律法規的基礎上，對信用檔案管理原則、信用檔案的形成和歸檔、信用檔案的開發、信用檔案的利用等作出規定。培育良好市場信用體系的核心是要建立使守信者得利、失信者受罰的制約機制，確保契約主體權利不受侵害。各有關企業要按照建立企業信用檔案的要求，建立和完善相關的規章制度，為企業信用檔案建設提供制度保障。
3.4 工商企業信用檔案的安全維護。工商企業信用檔案中，有些內容涉及商業秘密和國家安全法保護范疇，因此在提供信用檔案利用時，注意保護好商業秘密和國家安全利益。只有經過授權的機構，才可以利用信用檔案，同時，根據各個授權機構的不同權限和特定需求，提供不同內容層次的信用檔案。要在保護好隱私權的前提下，開發利用好企業信用檔案信息。企業信用檔案建立后就要依照法律的各項規定合理公開。當前，企業信用檔案的利用過程中公眾最主要的疑問聚集在企業信用檔案利用是否會侵犯隱私權。企業信用檔案中披露的信息主要是針對企業的財務收入信息和名譽內容，記錄企業的優良行為和不良行為，而這些信息通常被人們視為隱私不愿意公開，我們有必要弄清楚隱私權的法律規定，根據法律規定合理披露企業信用檔案，在保護好隱私權的前提下，最大限度地發揮企業信用檔案應有的作用。 [本文由WWw.dYlW.nEt提供，第 一專業檔案管理論文，歡迎光臨dYLW.neT]
參考文獻：
[1]夏鳳娟，白爽.對加強民營企業信用檔案管理工作的思考[J].黑龍江史志，2008（2）.
[2]趙惠，尚珊.論工商行政管理部門企業信用檔案的利用[J].科技情報開發與經濟，2014（6）.
中小企業是社會經濟活動的重要組成部分，在國民經濟中起著越來越重要的作用。但由于各種原因，中小企業的企業信用信息異常缺失，成為中小企業進一步發展的瓶頸。因此，在當今信用社會、網絡社會的時代背景下，完善中小企業信用信息檔案化管理，成為促進中小企業發展的戰略機遇。
企業信用信息與企業信用信息檔案化管理
企業信用是指一個企業履行自身承諾的意愿與能力，它的基本載體應該是企業履行承諾的歷史記錄。具體而言，企業信用涉及到企業與企業之間、企業與政府主管或者相關部門之間、企業與銀行之間以及企業與消費者和內部職工之間的相互信用行為。現代企業信用應該是指企業能夠履行與客戶、員工、消費者以及社會約定的職責而取得的信任。企業信用不僅僅包括狹義的借貸信用，應更廣泛地包括企業的生產經營質量信用、服務道德信用、貿易合同信用、內部管理信用等諸方面。而所謂企業信用信息檔案化管理是指先形成企業信用信息檔案，然后再進行日常動態管理。企業信用檔案是指對企業信用信息通過運用檔案學的原理、方法對其在生產過程中產生的各種信用信息，包括產品質量信用信息、服務道德信用信息、貿易合同信用信息、內部管理信用信息等各種信用，按一定原則進行收集、整理并儲存形成該企業相應的包括文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體在內的文件匯總。企業信用檔案動態管理是指通過對企業信用檔案進行動態更新，即建立以企業信用的舉報核銷機制為中心的動態管理模式，確保企業信用信息的時效性、真實性、準確性、可靠性和合法性，達到社會認可并最終實現信息共享，產生良好的經濟效益和社會效益。
著名經濟學家厲無畏曾經指出：建立社會信用體系，首先要建立一個完整的信用檔案，全過程地記錄市場經濟主體的交易行為，并實行信息聯網。企業作為市場經濟主體，在其經營活動的各個階段和各個方面都會留下其特定的信息記錄，是社會信用體系建設的重要基石。因此，隨著市場經濟的發展，加強企業信用的檔案化管理刻不容緩。大企業由于影響大，受到社會方方面面的關注，因而大企業信用信息的征集、運用比較方便。而中小企業由于知名度不大，不太受社會關注，可能相應的信用信息難于征集、運用。但中小企業是社會經濟活動的重要組成部分，在擴大就業、活躍市場、增加收入、穩定社會以及形成合理的國民經濟結構方面起著難以替代的作用。因此，在企業信用管理中要尤其重視對中小企業信用信用的檔案化管理工作。
中小企業信用信息檔案化管理的必要性
對中小企業信用信息進行專門的檔案化管理，可以將中小企業完全置于社會各界的監督之下，對促進中小企業的發展產生具有極大的推動作用。
1、信用信息檔案化管理有利于政府加強對中小企業的市場監管
企業信用檔案是企業的重要資產，關系到企業的生存和發展，在企業改制上市、申報馳名商標、開拓市場以及在政府管理部門及其他有關部門對企業信用的評估和監督中都發揮著重要的作用。相關政府部門通過對中小企業信用信息檔案的調閱、公示、使用，能更好地對企業進行市場監管。如上海啟動的企業信用警示系統，其重要功能之一就是將關于企業信用的不良信息(包括法人代表)記錄在案，鎖進“黑名單”，使失信者付出沉重的代價；而出現在“紅名單”里的優良信息，表明該企業具有良好的信譽，是值得依賴的優質企業，從而使該企業得到更好的發展。
2、信用信息檔案化管理有利于維護廣大消費者的切身利益
目前，由于中小企業信用信息檔案管理不完善，某些中小企業為了暫時的利益，不惜以假亂真、以劣充優，嚴重地損害了廣大消費者的利益。以至于“瘦肉精”事件、“三聚氰胺”事件、“仿瓷餐具”諸如此類的惡性事件頻發。如果有了一個完善健全的具有權威的中小企業信用信息檔案的超然存在，凡是這些損害消費者利益的事件發生，都會在該企業檔案內記下不光彩的一筆，從而影響該企業的聲譽，這樣將形成極大的震攝力，無須司法介入，就能對企業形成強有力的約束。
3、信用信息檔案化管理有利于加大金融機構對中小企業的融資支持
目前，金融機構對中小企業發放貸款時，十分重視中小企業信用信息的調閱、使用，并以此作為是否對中小企業發放貸款的依據。而中小企業信用信息的異常缺失，往往造成中小企業融資困難。因而，借助于完善的中小企業信用檔案，金融機構可以大大簡化在貸款審核、審批環節的程序，從而加大金融機構對中小企業的融資支持力度。
4、信用信息檔案化管理有利于中小企業提高信用自律意識
當今社會是開放性社會，網絡系統異常發達，只要中小企業信用信息檔案管理完善、具有權威性，那么只要有企業敢涉及坑蒙拐騙事件，那么利用強大的網絡，定會讓該企業在市場競爭中黯然退場。為了在市場競爭中贏得客戶信任和提高企業自身的美譽度，中小企業就會強化自我約束，提高信用自律意識。
中小企業信用信息缺失及其成因
當前，制約中小企業信用信息檔案化管理的突出問題是中小企業信用信息異常缺失，對一個中小企業，相關政府機關、金融機構或客戶很難系統地得到其詳細的信用信息。信用信息缺失的原因包括：
1、信息的完整性與準確性有待提高
中小企業的信用信息包括企業概況、注冊資本、對外投資、高管人員情況、主要財務指標、企業經營以及其他重要信息等lOO多項指標。這些指標在目前征信體系下很難如實地體現在信用記錄中去。
2、中小企業重視程度不夠
企業缺乏積累信用的意識是中小企業信用體系建設的最大障礙，盡管采取多種措施開展宣傳教育，但是中小企業相關人員對建立信用信息檔案的認識不高，參與和配合中小企業信用檔案建設的積極性較低。
3、行政規章，法律不健全
由于目前相關配套的法律法規尚未建立，中小企業并沒有向金融機構、消費者等提供信用信息的義務，而僅僅依靠宣傳和上門說服來推動中小企業信用體系建設，一時很難達到預期目標。
中小企業信用信息檔案化管理的對策
強化立法建設，充分保證社會各界對中小企業的失信行為的舉報權，同時也應保證受舉報企業對失信行為進行補救糾錯后的核銷權。目前在我國中小企業信用信息的相關行政規章、法律尚未健全的情況下，在盡陜制定《信用信息征集法》、《信用公示法》的基礎上，要尤其注意要制定《企業信用舉報核銷法》，社會各界對企業(包括中小企業)應對其不信守承諾的不誠信行為有舉報權，中小企業信用信息管理機構在基本事實清晰、證據確鑿的情況下就應把這些信息記錄下來。當然，對于被舉報企業只要在規定的時限內進行了相應的整改，應有相應的申請把其不良記錄進行核銷的權利。這樣，動態進行中小企業信用檔案管理就做到了有法可依。
合理整合機構，組建高效的能滿足社會需求的中小企業信用信息管理機構。凡是涉及到企業信用信息的包括工商、海關、稅務、銀行、質檢、統計、環保、勞動等諸多相關政府部門應相互配合，為中小企業信用信息檔案化管理工作群策群力。根據我國實際，結合國際經驗，可以考慮建立專門負責中小企業信用信息的國家級主管部門――中小企業信用管理局。該機構由中國人民銀行、國家工商行政管理總局、國家稅務總局等部門相關負責人組成，它直接隸屬于國務院，全面負責中小企業信用信息檔案化管理工作。
一、燃氣企業深化檔案管理信息平臺建設的必要性
在燃氣企業深化檔案管理信息平臺建設的意義主要體現在三個方面。首先，檔案管理信息平臺能夠切實的保證企業檔案信息管理的真實性、實效性、完整性以及可用性，與傳統的檔案管理手段相比，檔案管理信息平臺的建設能夠更好地實現檔案管理的這四種功能，這對提高企業檔案管理工作效率和效能具有十分積極的意義。其次，檔案管理信息平臺強化了檔案的實用性，通過信息管理平臺，檔案使用者能夠快速的查找和檢索到自己需要的檔案信息，能夠在企業海量的檔案資料中迅速的定位自身的需要，而且還能夠檢索出其他相關的資料，與傳統手工檢索相比，定位更精確、迅速，內容也更加豐富。最后，作為一個一體化的綜合信息管理平臺，能夠促使企業檔案信息在縱向上實現貫通，橫向上實現信息集成，并且能夠實現高度的信息共享，企業建立檔案管理信息平臺之后，能夠通過網絡實現檔案信息傳輸、檔案管理自動化，實現檔案信息利用在線化，這在一定程度上來說擴寬了檔案信息的使用時間和空間，能夠為企業戰略決策、企業管理提供更加及時的服務和參考。
二、檔案管理信息平臺在燃氣企業中的建設探究和分析
1.確立檔案管理信息平臺建設目標
燃氣企業建立檔案管理信息平臺的建設目標是為企業檔案管理提供一個管理科學、功能齊全和優質服務的現代化管理網絡平臺。根據燃氣企業檔案管理工作的實際，檔案管理信息平臺建設的具體目標可以分為三個主要方面。首先，要在企業內部建立一個綜合檔案綜合管理平臺，開展燃氣企業檔案管理工作，并且能夠在橫向和縱向上為檔案管理工作提供服務，另外，還要建立一個對外統一的檔案系統數據接口，能夠燃氣企業管理中常用的OA辦公系統、GIS系統等數據輕松導入到檔案信息管理平臺上。其次，要根據燃氣企業的業務范圍和規模等建立檔案信息數據查詢中心，一般情況下，要包括檔案信息管理中心和現行文件查閱中心兩個主要的數據查詢中心，這樣能夠方面各個部門通過統一的數據方式進行檔案目錄管理和相關文件查詢。另外，為了確保檔案管理信息平臺的正常運轉，還要在燃氣企業公司內部建立一支專業化的檔案信息業務管理隊伍，對檔案管理工作人員進行專業培訓和相關的計算機性能培訓，為檔案管理信息平臺的建設提供有力的人力資源支持。
2.燃氣企業檔案管理信息平臺建設的方案和實施
在確定了檔案管理信息平臺建設的目標之后，要針對燃氣企業的實際建設檔案管理信息平臺的實施方案。為了更好地將檔案信息管理工作與企業其他經營活動緊密地結合在一起，可以采用以OA辦公平臺為基礎，分兩期建設的實施方案。其中，一期建設的內容是實現檔案管理信息平臺與OA辦公平臺的數據鏈接，二期平臺建設的內容是實現檔案管理信息平臺與GIS系統的數據鏈接，通過兩期建設能夠實現燃氣企業檔案管理信息平臺數據收集的網絡化和全面化、檔案業務管理的高效性、管理工作的規范性以及查詢檢索的共享性。在人員建設方面，需要建立以企業內部檔案管理辦公室為核心的，以各相關辦公室組成專、兼職檔案管理網絡隊伍。在組織實施的過程中，要注意以下幾個方面的問題。首先，要明確企業統一組織、統一規劃和統一實施的工作方式，要對企業內部各個單位和部門的檔案管理理念和經驗進行總結和分析，統一檔案管理信息平臺的建設規范、建設標準以及后期的檔案管理信息平臺操作標準。其次，要成立一個專門的工作小組來負責檔案管理信息平臺的建設工作，負責整個建設過程的組織協調和項目建設情況，并且要配備相關的業務小組和技術小組，明確各個小組的工作任務，其中業務小組的主要任務是編制檔案管理信息平臺需求說明書，為檔案管理信息平臺建設提供方向和內容指導，而技術小組的主要任務是完成檔案管理信息平臺的總體設計方案，對其提供技術指導和監督，確保平臺建設工作的人力支持。
三、燃氣企業檔案管理信息平臺的技術優勢分析
1.管理信息平臺實現了檔案電子文件的前段控制
所謂的前段控制就是將企業檔案管理工作中的某些環節能夠提到文件管理階段來進行，這樣能夠提高檔案管理工作的效率。在平臺建設的過程中，可以將綜合的檔案管理做法和經驗融入到管理系統中，在檔案文件材料的形成過程、流轉過程中就考慮到檔案的歸檔和保存要求，這樣能夠在電子檔案文件的源頭對電子文件進行控制，在歸檔過程中能夠保證電子檔案的各個屬性得到妥善和準確的保存，確保歸檔工作質量，通過檔案管理信息平臺能夠實現檔案數據的一次性采集和終身使用功能。
2.管理信息平臺實現了檔案電子文件的集成管理
所謂的集成管理就是將檔案管理的各個環節如著錄、堅定、錄入、保存和管理等與電子檔案文件的形成、流轉、整理、簽發、歸檔和保存各個使用功能緊密地結合起來，例如在電子文件流轉的過程中就對預歸檔文件進行歸檔標記，這樣在檔案管理人員進行文檔鑒定的時候，就能夠做到有的放矢，既保證了文檔堅定質量，又提高了檔案鑒定工作效率。電子檔案的集成管理能夠極大地減少人為因素對檔案管理工作的干擾，降低檔案接收和保管的復雜性，規范了檔案歸檔的過程和程序，確保了檔案管理的安全性，對提高企業檔案管理工作效能具有十分積極的意義。
四、燃氣工程中檔案管理信息平臺的實際應用
燃氣工程文件材料在檔案管理信息平臺一期工程中可以得到更好的控制，檔案管理信息平臺可以對燃氣工程項目施工中的立項審批、環評工作、安全性評估、設計和工程管理、設備采購等環節的信息全部實施管理，并構建完善的燃氣工程的檔案管理目錄，通過檔案管理平臺可以對詳細信息進行查詢。檔案管理信息平臺二期工程能夠和GIS聯系，因此GIS數據可以和檔案目錄信息進行一一對應，對于燃氣管道的屬性資料可以方便快捷的在檔案管理信息平臺中進行查詢，可以使人員物力大大減少，提升工作的效率，為燃氣工程項目施工提高具體的信息。
五、結語
關鍵詞：企業檔案管理；技術；網絡信息化；建設
檔案是企業、政府機關單位、事業單位等多個組織機構的重要歷史記錄，其主要以圖表、數據、文獻等多種形式作為載體。而網絡信息化下的檔案主要是一種信息資源，即能夠實現網絡共享，并以信息和多種載體形式一同呈現出來，即這種檔案信息包括與檔案載體有關的信息資源，能夠使檔案內容更加真實完整及可靠。而隨著我國社會形態，經濟與科技的迅猛發展，檔案管理模式逐步走向了信息化、網絡化、數字化等的多種檔案管理形態，使得檔案資源能夠充分開發，便于企業等多種組織機構辦公作業。
一、檔案管理實現網絡信息化的現實意義與重要價值體現
檔案管理實現網絡信息化必須要以信息產業技術作為主要媒介，通過計算機、網絡硬件平臺等多種設備或渠道體現出來。簡單來說，它最為重要的現實意義與價值就是使得檔案管理由紙質管理走向了信息化形態下的整合管理模式，使其實用性與可靠程度大有提高。具體體現在以下幾個方面：
（一）工作效率大幅度提升
檔案管理由紙質管理時代過渡為微機網絡化形式后，能夠輕松的將過去以立卷形式為主的檔案管理轉變為實時文件歸檔管理形式。這樣不僅使得以往的工作量大幅度降低，同時還能隨時查缺補漏，將遺漏之處或整合管理不足之處加以彌補，如可以隨時插入辦公所需的其他信息文件，從而能夠滿足現代化檔案管理辦公所需，提高工作效率與質量。同時，網絡信息化形態下的檢索功能的體現也能夠使得辦公作業更加方便與實用。
（二）檔案能夠實現可靠與完整
網絡信息化下的檔案管理能夠利用現代辦公作業自動化所需的掃描儀與數碼影像等設備進行掃描，掃描后的圖片還能與原檔案進行對比，從而起到了完善檔案文件內容這一目的，而不會向傳統紙質檔案管理時那樣繁縟，即整理不好或工作疏漏時造成檔案文件腐爛與丟失等。
（三）調用檔案文件更加實用與方便
以往在使用辦公所需的檔案文件時，要先查閱檔案記錄簿以找出檔案文件所在區間，從而才能調出檔案。而網絡信息化形態下的檔案調用，可以利用模糊搜索、結果查找、以及高級檢索等功能去篩選檔案信息。這樣不僅使得檔案使用更加實用與方便，還利于異地查閱相關檔案文件，即實現了檔案遠程管理與調用，能夠更為充分地體現檔案的使用價值。
（四）分級管理與權限設置能夠保障檔案保密程度
網絡信息化形態下的檔案查閱可以設置登陸查閱權限。這種權限設置，一是明確了使用者自身可查閱文獻資料的權限級別，二是能夠將使用者的登陸情況與調取文獻資源情況進行在案。也就是說，使用者通過查閱權限等級的設定，能夠保障文獻資源的保密性及完整性，在其使用文獻資源的基礎上，將使用情況及時反饋給檔案庫相關工作人員，以便利于掌握檔案工作的執行情況。
二、檔案管理網絡信息化建設進程中存在的主要問題
網絡信息化形態下，檔案文件的相關數據與信息資源等能夠存儲于光盤、磁盤、優盤等多種媒介中；即以數字化代碼形式載體依賴于存儲媒介、計算機軟件、網絡硬件平臺等，從而真正體現其重要價值。所以，檔案管理實現網絡信息化有著它實用方便的特性的同時，還存在著自然因素與人為因素影響著它的操作安全程度。另外，信息產業技術下的檔案信息資源或電子數據等，對操作設備與操作環境的依賴程度較高，所以在檔案網絡信息化管理形態下的檔案安全為之重要。相比檔案紙質管理時，檔案管理網絡信息化的實現更加方便實用，而傳統紙質檔案管理時可能會出現自然耗損與人為管理不當造成的檔案資料、重要文獻的損失與破壞。由此看來，檔案網絡信息化管理更加看重于信息資源的絕對安全。尤其是在當前信息產業技術盛行的年代，網絡黑客也應運而生，他們的破壞手段無所不在，可以利用電腦病毒、木馬程度等實現遠程攻擊計算機系統，從而有很大可能會導致檔案重要文獻、電子文件的災難性后果發生。除此之外，檔案管理辦公人員的操作不當或相關計算機應用體系知識欠佳，也會造成重要文件資源的損壞，即安全性或者說是檔案可靠程度難以保證。
三、檔案管理網絡信息化的必要實行舉措
（一）提高檔案信息安全程度
檔案信息安全程度必須得以保證，以此才能實現檔案使用階段的充分價值，且使得網絡信息化建設進程的開發效率與質量更進一步。所以，檔案管理工作必須要做好殺毒軟件的安裝以及防火墻的安全設置與維護。利用殺毒軟件和防火墻定期對電腦進行安全檢查，盡量防止病毒的入侵。而對于數據載體的物理故障和設備的技術故障，就必須要管理人員在管理的過程中定期對數據載體和設備進行檢查，從而避免發生故障后造成不可挽回的局面。除此之外，還應該加強檔案數據資源與重要文獻信息等的保密工作；在管理時應該制定管理制度，使檔案管理網絡信息化建設工作進程能夠有章可循；為了防止人為的破壞，可以采用進入系統時輸入密碼的方式對網絡進行管理，讓登陸系統的人都進行身份驗證，預防了一些蓄意破壞資料的人入侵系統。
（二）開發自身單位所需的檔案管理軟、硬件設施
要加快檔案信息化的建設，就要配置與檔案管理信息化相適應的軟、硬件調教，從而使企業檔案信息化建設加快發展。企業等組織機構要開發適合本部門、本行業使用的專門的檔案利用軟件。企業實現檔案信息化管理的主要軟、硬件設施包括計算機軟硬件基礎環境和各類輔助設施，如信息高速公路和寬帶網，各種通信子網，內部局域網及與之配套的軟硬件設備如交換器、路由器、大容量儲存設備、高性能服務器，以及操作系統、高可靠性的信息安全系統、數據庫管理系統等。
（三）打造一支技術團隊
任何行業都需要人才作為先進技術生產力，尤其是當前競爭異常激烈的知識經濟時代。同樣，檔案管理由以往紙質時代過渡為信息網絡化應用進程時代，檔案管理工作的技術含量也大幅度提升
。另外，當前網絡信息化檔案管理的人才也很金貴，人力資源稀缺程度較高。這是因為檔案信息化管理需要大量的信息處理、技術研發、計算機語言編程人員、數據維護人員等多種崗位工作人員，并且需求這幫人才的專業知識儲備程度夠強，能夠滿足現代化檔案工作所需。為此，企業應當打造一支專業技術與自身素質水準較高的工作團隊。要求其能夠熟練操作計算機信息管理系統與做好檔案管理工作的基礎上，樹立起責任意識及保持好健康工作心態，以此才能滿足網絡信息化檔案管理工作所需的各項要求。
結 語：
總之，檔案信息管理的工作任務在現代企業管理角度看來十分艱巨，并且責任重大。這是因為當前信息產業技術盛行，企業必須在滿足市場需求的前提下，還要兼具滿足自身所處發展環境下的各項建設作業進程的開發技術需求，以此才能實現穩定經營與健康發展。
參考文獻：
[1] 王瑤. 檔案信息自動化系統管理問題的思考[J]. 黑龍江科技信息, 2007,(21) .
[2] 郭志敏. 檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題[J]. 山東檔案, 2008,(05) .
關鍵詞：企業檔案 檔案信息 開發 利用
中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（b）-0156-02
當前，人類社會已經進入信息時代，信息管理對于人類社會化生產、生活活動開展質量和效率的影響無法估計。作為信息的重要載體，各種檔案文件受到人們越來越多的關注。現代企業生產活動繁雜，日常經營生產活動中會產生大量檔案信息，這些檔案是企業生產活動的具體反映和記錄。對企業檔案進行科學、規范、高效的管理和運用，是現代企業日常管理的重要課題之一，也是企業信息化建設中不可或缺的一個重要組成部分。現代企業要實現健康可持續發展，自身檔案信息建設必不可少。實際工作中，少數企業忙于生產銷售環節，對檔案管理缺乏足夠的重視，結果在需要的情況下沒有充分的檔案支持，造成經濟上的嚴重損失，這些都是現代企業經營管理人員應引以為戒的。
1 現代企業檔案信息開發利用的基本原則
我國改革開放以來，市場逐漸取代政府，承擔起資源配置的重要職責。在社會主義市場經濟體制下，企業獲得了空前發展，同時，市場競爭激烈程度與日俱增。面對嚴酷的市場競爭形勢，企業必須想方設法、千方百計謀求對策。現代企業間的競爭是多方面的，但大體而言，信息管理方面的競爭是最主要的一個領域，企業規模越大、面對的局勢越激烈，對于信息的需求也就越大。哪個企業能夠搶先一步取得重要信息，往往就能在后續競爭中立于主動地位。檔案管理是企業信息化建設的基礎環節，檔案信息的開發利用，在企業運營體系中的地位日益凸顯。作為一個現代企業的經營管理人員，必須重視企業檔案信息開發利用工作。那么，面對紛繁復雜的企業檔案管理工作，要如何著手，予以有效的開發利用呢？筆者結合多年工作實踐，認為企業檔案信息開發利用工作需要遵循以下幾項基本原則。
1.1 要做好企業檔案信息開發利用工作，就必須充分發揮主觀能動性，創造性地開展工作
長期以來，我國企業檔案管理工作停留在檔案收集、存放階段。檔案管理部門只有在其他部門提出需求時才給予配合，工作處于被動狀態。現代社會，工作頻率加快，檔案管理工作必須主動出擊，積極探索信息開發利用的方式、方法，創新檔案信息管理模式，變被動為主動，從而為企業的生產經營提供更好的服務。
1.2 過硬的檔案管理人員素質是做好企業檔案信息開發利用的關鍵
檔案管理開發利用工作質量、效率與工作人員的業務水平及精神狀態有著直接且重要的關系。檔案工作人員不僅要熟悉檔案管理業務本身，更要對企業經營生產活動的各個環節、細節有著全面的了解和把握，只有這樣，才能在面對海量的企業信息時，針對性地開展工作，做好重點信息開發，兼顧常規信息管理，盡可能提高有限的信息管理資源效能。
2 開發、利用檔案信息資源，服務企業生產經營實例
筆者所在公司檔案管理人員特別重視檔案資料的利用，每年的檔案利用率都很高。尤其檔案管理實現數化管理后也更加方便、快捷。公司領導的離任審計、財務監察審計、職工的職稱晉級、晉升，工資的查詢、公司評審四好班子、優秀工程公司等各類榮譽等都需要查閱利用檔案資料，每次借閱檔案的人員都先按照檔案借閱辦法的要求，填寫檔案借閱審批登記表，原始檔案資料出庫時必須有檔案對口的業務領導審批簽字后方可借閱。檔案管理人員都會充分利用檔案管理系統先進行查閱，需原始紙質資料時再進行實時查取。業務熟練，查閱方便。近3年來，檔案的利用率也越來越高，每年都至少有四五個檔案實例，特別是會計檔案查閱利用率。例如：2015年5月20日，由于江西中鐵利達公司欠該公司工程履約保證金480萬一直不給，該公司清欠辦的同志到檔案室查2001年會計憑證，復印當時的付款帳單，向法院提交了大量的證據，為該公司挽回了經濟損失。再有2006年3月，該公司承建了山西省省道臺運線運城至稷山段一級公路路基工程第四合同段的施工，2007年6月該工程完工。完工后，業主（運城市鑫佰融交通建設有限公司）以各種理由拖欠該公司工程尾款。2013年9月，經雙方對賬確認剩余工程款為1 883 607.13元。在此期間，該公司派清欠人員多次催要未果，于2012年12月一紙訴狀將運城市鑫佰融交通建設有限公司告上法庭，要求其支付剩余工程款及利息損失。在該案的過程中，公司檔案室協助公司法務人員查閱復印了相關的會計檔案及工程資料。2013年5月，該公司訴運城市鑫佰融交通建設有限公司拖欠工程款糾紛一案，經山西省運城市中級人民法院開庭審理，現已調解結案，為公司挽回經濟損失200余萬元。
3 做好現代企業檔案信息開發與利用的意見和建議
現代企業信息化建設是個全方位的工程，作為其中的重要環節，企業檔案信息開發利用也是非常復雜和繁瑣的。從當前實際情況出發，筆者認為，需要從以下幾個方面著手開展企業檔案信息管理開發利用工作。
3.1 轉變思想，提高對企業檔案信息管理工作的重視
企業開展檔案信息管理和開發，根本目的在于利用檔案信息為企業經營發展、實現經營目標提供服務。也就是說，檔案信息的利用是企業檔案信息管理工作的核心所在。企業管理人員要充分認識到企業檔案信息管理開發利用工作的重要意義，明確檔案管理工作的目的和原則，規范企業信息管理流程，養成經營決策前需求企業檔案信息支持的良好習慣。
3.2 提高企業架構中檔案部門的地位
由于企業缺乏對檔案管理工作重要性的認知，負責檔案管理工作的責任部門也得不到應有的重視，處于邊緣化的位置，由此導致在資源配置、工作人員的精神狀態、工作效率和質量等方面，檔案管理部門都落后于其他部門，這進一步限制了檔案信息開發利用事業的發展。檔案開發利用工作沒有發揮應有作用，受到外界輕視，從而陷入負面循環。為了避免這個問題，企業管理者必須要突出檔案管理部門在企業架構中的重要地位，賦予其應有的職能、權限，給予必要的資源支持，讓企業檔案管理和企業發展相同步，協調發展，互相促進。
3.3 健全企業檔案信息管理工作
企業檔案信息管理要為企業生產經營服務。納入企業檔案信息管理范疇的信息，必須保證是真實、可靠的，并在條件允許范圍內，盡量提高信息的精度。由于企業信息量十分龐大，責任部門必須對企業檔案進行規范化管理，根據規范標準進行分類歸檔。特別是要注意使用現代化信息技術手段，提高企業檔案信息管理、儲存和使用的效率。同時，企業要構建企業檔案管理安全體系，確保檔案原件存放安全。只有在企業需要時提供充分的支持，檔案信息管理工作的意義才能得以體現。
4 結語
現階段，我國正處于經濟高速發展時期，特別是全球市場一體化趨勢的不斷加強，更是給企業帶來了巨大的發展空間和前所未有的競爭壓力。面對國外企業迅猛入侵，我國企業必須從各個方面強化實力，提高市場競爭力。在這個過程中，企業檔案信息所發揮的作用無疑是十分巨大的。企業要切實做好檔案信息管理開發利用工作，汲取企業檔案信息中的積極因素，推動企業健康有序發展。
⒖嘉南
論文摘要：信息產業化的快速發展，給企業檔案管理工作帶來了巨大影響。檔案管理工作在企業乃至社會的發展中起著非常重要的作用，進行檔案管理相當于將各類知識進行濃縮、融匯，是信息的傳承。認識到檔案管理的重要性，并對其進行合理的開發與利用，可以達到事半功倍的效果。
檔案，可以說是人類文化與知識的結晶，對其進行合理的開發、利用，實現檔案信息化，對各類信息資源進行分類、分析，加以提取并利用，既能提高檔案的利用效率，又能降低檔案管理的成本，還能為企業和社會提供優質的服務，可謂一舉多得。
1對檔案信息進行合理的開發和利用，是企業生存與發展的重要保障
我們所說檔案的價值可以從兩個方面來理解，一個是檔案對于本單位的價值，另一個是檔案對于其他單位的利用價值。從這兩個方面我們就可以看出對檔案進行管理的重要性以及檔案的可利用價值。開發與利用檔案信息是企業求生存、求發展的需要。在市場經濟的法則下，適者才能得到生存，與時俱進的強者才能得到發展，這就好比逆水行舟，不進則退。所以，高明的智者或聰慧的企業家都能做到與時俱進，并高效地開發與利用檔案信息，為企業的發展提供決策依據。
1.1檔案信息的生命力源于開發與利用
首先，要重視推廣交流以及服務環節的緊密連接。為適應市場經濟發展的規律，企業就要重視檔案信息的開發與利用，這是保障企業與時俱進的需要。因此要立足于廣泛地搜集信息，其中包括政策、高科技、新的管理模式、新技術推廣與應用等各方面的信息持有，并從中進行科學地整理、分類歸檔以及動用網絡平臺進行錄入，為企業的發展提供可靠性、科學性和前瞻性的信息。
其次，在信息的開發與利用的時候，要注意用科學的方法，加以甄別和求證，不斷提高分析、整理的能力，使其信息開發與利用功能得以釋放，進而提高信息開發與利用的工作價值。因為你提供的信息有吸引力、現實性強、參考價值大，就必然會引起領導者的注意和研究，這也是信息開發利用重要性的一個方面。
1.2 提供的檔案信息要及時準確
信息重要性具有可采用性和價值性。為此，檔案工作者要在浩瀚的信息之海中，應以獵人般的敏銳嗅覺、科學工作者般的縝密思維去匯集有用的信息，還要善于用檔案管理系統的網絡進行收集。為了確保信息的及時與準確就要定期舉辦各單位兼職檔案員培訓班，著力宣講檔案信息開發與利用的重要性、信息收集及時準確的必要性、檔案信息申報標準及要求。以此來提高信息提供者的素質，力求信息提供的質量高、可信度強，從而保證信息提供的時效性。
2 建立企業檔案信息網絡平臺的重要性
2.1 建立信息網絡為企業發展提供信息共享平臺
建立檔案信息網絡平臺是適應市場經濟高速發展、新科學、新技術不斷涌現的需要。因為任何一個企業不能做到與時俱進，就有可能被時展的大潮所淘汰；只有跟上時代的速度，適應時展的步伐，才能積淀發展的實力。為什么有的企業發展到一定程度就停滯不前了，而有的企業可以發展到跨國公司的高度？其中一個重要問題就在于企業領導者重視信息開發利用的程度。運用網絡平臺資源共享，其效能是顯而易見的。
2.2 建立檔案信息網絡，做到信息共享，共同開發與利用
企業檔案信息開發與利用工作有其獨到的地位與作用。為了使企業領導者在制定發展戰略規劃時體現其科學性，可行性，就必須發揮檔案信息開發與利用的功能作用。檔案信息系統在大范圍集成化、凝聚信息量，利用計算機管理就能使檔案管理實現現代化，因為隨著社會經濟、科技、文化的發展，檔案信息的總量也出現了驚人的增長速度。所以運用計算機的管理功能，就能使檔案信息達到圖、文、聲一體化，并在視覺和心理上，引起了領導者的關注。同時也體現出了檔案信息存儲量巨大、保管時限長、存儲成本低和調用與參考及時的顯著優勢。
轉貼于
2.3 建立信息網絡平臺強化檔案管理功能的需要
作為檔案管理部門有著得天獨厚的條件與優勢，這就是掌控大量的資料，存儲相當多的信息。因此，要把信息的開發與利用納入現代化管理工作之中，并不斷強化檔案管理的功能，提升檔案信息管理的質量。企業建立檔案信息網絡，就為企業檔案信息開發與利用提供一個平臺。檔案管理者利用網絡獲得大量信息，對信息及時進行分類開發編著。把企業內部網絡與檔案管理信息系統建立相關公開信息的鏈接就可以共享資源，在節約資源的同時，把信息公開職能逐漸遷移到檔案管理信息網絡中，讓檔案信息利用者形成一種意識，有利于檔案管理其他資源的開發利用。企業各職能部門就可以通過網絡平臺對檔案信息進行有效的利用與開發，從此提高其工作效率，為企業可持續發展發揮職能部門的作用，為企業增創效益。檔案管理部門要精心地做好檔案的收集工作，依據企業生產特點，切實搞好跟蹤服務。對企業的基建、技改措施、科研等項工作。需要檔案管理部門主動上門服務，以保障檔案收集信息齊全，這樣才能保證及時了解需求，提供必要的資料。例如：一個大型基建項目，從項目立項開始，檔案管理人員就要事先編制歸檔工作計劃、標準及要求，事中進行跟蹤管理，參與計劃與鑒定，事后進行歸檔資料的審查與驗收。凡是對企業有價值的信息都應為檔案收集的內容，以保證館藏質量。以此享有豐富的信息量，開發才會有豐富可采用的信息，利用才滿足企業可持續發展的要求。檔案管理工作職能的加強，就在于把檔案開發利用的價值植于生產，科研的建設之中，從而將檔案知識財富及其潛在的生產力轉化為直接的生產力，從而獲得新的效益。
3著力提高檔案工作者的素質及信息開發與利用的能力
檔案的管理部門在認清企業檔案信息管理開發利用的重要性同時，也理應加強對檔案管理的科學性，信息開發與利用的價值性和獨特性進入深入研究，在保管好大量信息的前提下，應及時地進行分類、鑒別及收錄，為企業的發展提供科學有價值的信息。這就要求檔案工作者要注重提高自身素質與能力，以適應現代化檔案管理工作。為此，要強化五種意識：
3.1 強化學習與運用現代化管理知識的意識，提升檔案管理的能力
檔案工作者有別于其他專業，不僅專業性強，也要求其涉獵現代化管理知識，科學技術知識以及與檔案管理相關的法律知識等。應當提供檔案管理工作人員進修提高的機會，以不斷提高自身素養。其作用是活用檔案信息開發與利用，讓檔案信息所具有的功利性能有效地激活并開發與利用，為企業發展服務。同時也要在電子檔案管理上有所創新。
3.2 強化超前意識，豐富檔案信息
檔案管理人員要了解和熟悉本企業的生產經營流程，掌握企業基本的生產屬性，了解企業產品更新與發展的動態，以便隨時地介入，以獲取更加豐富的信息。要堅持做到三優化：第一，優化檔案材料的征集范圍，制定詳實的工作標準。第二，要優化接收征集工作程序，明確重點、解決疑點、理順難點。第三，要優化整理歸檔分類登錄等工作，做到精化，細化和量化，使檔案信息及時有效地傳遞企業相關部門，為理順企業管理服務。
3.3 強化精通業務意識，不斷吸納新的管理工作標準與要求
業務學習要融會貫通，善于捕捉新的相關知識并適時地補充，以此來提高檔案信息管理能力，有效地盤活檔案信息的開發與利用工作。
4總之，企業檔案信息開發與利用工作是現代化管理企業的一個重要環節，為此要在工作的實踐過程中，不斷修正管理工作標準，提高管理質量。因為這是檔案管理現代化的一個顯著標志，也是提高企業管理效益和經濟效益的重要手段。所以企業檔案管理人員要認真圍繞管理，生產和效益這三個基準點，審時度勢地進行檔案信息開發與利用，以此推動企業管理在質與量上有一定的提升，進而使企業管理效益和經濟效益得到顯著的提高。
參考文獻
[1]聶云霞. 信息公開環境中信息服務之對策思考[J]. 檔案學通訊，2007（6）：37-39.
[2]李金峰.檔案利用信息反饋工作的問題與對策探討[J]. 檔案學通訊，2007（3）：27-29.
[3]周毅. 檔案信息化中的信息技術外包策略[J]. 檔案學研究 ，2004（1）：54-56.
論文摘要：信息產業化的快速發展，給企業檔案管理工作帶來了巨大影響。檔案管理工作在企業乃至社會的發展中起著非常重要的作用，進行檔案管理相當于將各類知識進行濃縮、融匯，是信息的傳承。認識到檔案管理的重要性，并對其進行合理的開發與利用，可以達到事半功倍的效果。
檔案，可以說是人類文化與知識的結晶，對其進行合理的開發、利用，實現檔案信息化，對各類信息資源進行分類、分析，加以提取并利用，既能提高檔案的利用效率，又能降低檔案管理的成本，還能為企業和社會提供優質的服務，可謂一舉多得。
1對檔案信息進行合理的開發和利用，是企業生存與發展的重要保障
我們所說檔案的價值可以從兩個方面來理解，一個是檔案對于本單位的價值，另一個是檔案對于其他單位的利用價值。從這兩個方面我們就可以看出對檔案進行管理的重要性以及檔案的可利用價值。開發與利用檔案信息是企業求生存、求發展的需要。在市場經濟的法則下，適者才能得到生存，與時俱進的強者才能得到發展，這就好比逆水行舟，不進則退。所以，高明的智者或聰慧的企業家都能做到與時俱進，并高效地開發與利用檔案信息，為企業的發展提供決策依據。
1.1檔案信息的生命力源于開發與利用
首先，要重視推廣交流以及服務環節的緊密連接。為適應市場經濟發展的規律，企業就要重視檔案信息的開發與利用，這是保障企業與時俱進的需要。因此要立足于廣泛地搜集信息，其中包括政策、高科技、新的管理模式、新技術推廣與應用等各方面的信息持有，并從中進行科學地整理、分類歸檔以及動用網絡平臺進行錄入，為企業的發展提供可靠性、科學性和前瞻性的信息。
其次，在信息的開發與利用的時候，要注意用科學的方法，加以甄別和求證，不斷提高分析、整理的能力，使其信息開發與利用功能得以釋放，進而提高信息開發與利用的工作價值。因為你提供的信息有吸引力、現實性強、參考價值大，就必然會引起領導者的注意和研究，這也是信息開發利用重要性的一個方面。
1.2 提供的檔案信息要及時準確
信息重要性具有可采用性和價值性。為此，檔案工作者要在浩瀚的信息之海中，應以獵人般的敏銳嗅覺、科學工作者般的縝密思維去匯集有用的信息，還要善于用檔案管理系統的網絡進行收集。為了確保信息的及時與準確就要定期舉辦各單位兼職檔案員培訓班，著力宣講檔案信息開發與利用的重要性、信息收集及時準確的必要性、檔案信息申報標準及要求。以此來提高信息提供者的素質，力求信息提供的質量高、可信度強，從而保證信息提供的時效性。
2 建立企業檔案信息網絡平臺的重要性
2.1 建立信息網絡為企業發展提供信息共享平臺
建立檔案信息網絡平臺是適應市場經濟高速發展、新科學、新技術不斷涌現的需要。因為任何一個企業不能做到與時俱進，就有可能被時展的大潮所淘汰；只有跟上時代的速度，適應時展的步伐，才能積淀發展的實力。為什么有的企業發展到一定程度就停滯不前了，而有的企業可以發展到跨國公司的高度？其中一個重要問題就在于企業領導者重視信息開發利用的程度。運用網絡平臺資源共享，其效能是顯而易見的。
2.2 建立檔案信息網絡，做到信息共享，共同開發與利用
企業檔案信息開發與利用工作有其獨到的地位與作用。為了使企業領導者在制定發展戰略規劃時體現其科學性，可行性，就必須發揮檔案信息開發與利用的功能作用。檔案信息系統在大范圍集成化、凝聚信息量，利用計算機管理就能使檔案管理實現現代化，因為隨著社會經濟、科技、文化的發展，檔案信息的總量也出現了驚人的增長速度。所以運用計算機的管理功能，就能使檔案信息達到圖、文、聲一體化，并在視覺和心理上，引起了領導者的關注。同時也體現出了檔案信息存儲量巨大、保管時限長、存儲成本低和調用與參考及時的顯著優勢。
2.3 建立信息網絡平臺強化檔案管理功能的需要
作為檔案管理部門有著得天獨厚的條件與優勢，這就是掌控大量的資料，存儲相當多的信息。因此，要把信息的開發與利用納入現代化管理工作之中，并不斷強化檔案管理的功能，提升檔案信息管理的質量。企業建立檔案信息網絡，就為企業檔案信息開發與利用提供一個平臺。檔案管理者利用網絡獲得大量信息，對信息及時進行分類開發編著。把企業內部網絡與檔案管理信息系統建立相關公開信息的鏈接就可以共享資源，在節約資源的同時，把信息公開職能逐漸遷移到檔案管理信息網絡中，讓檔案信息利用者形成一種意識，有利于檔案管理其他資源的開發利用。企業各職能部門就可以通過網絡平臺對檔案信息進行有效的利用與開發，從此提高其工作效率，為企業可持續發展發揮職能部門的作用，為企業增創效益。檔案管理部門要精心地做好檔案的收集工作，依據企業生產特點，切實搞好跟蹤服務。對企業的基建、技改措施、科研等項工作。需要檔案管理部門主動上門服務，以保障檔案收集信息齊全，這樣才能保證及時了解需求，提供必要的資料。例如：一個大型基建項目，從項目立項開始，檔案管理人員就要事先編制歸檔工作計劃、標準及要求，事中進行跟蹤管理，參與計劃與鑒定，事后進行歸檔資料的審查與驗收。凡是對企業有價值的信息都應為檔案收集的內容，以保證館藏質量。以此享有豐富的信息量，開發才會有豐富可采用的信息，利用才滿足企業可持續發展的要求。檔案管理工作職能的加強，就在于把檔案開發利用的價值植于生產，科研的建設之中，從而將檔案知識財富及其潛在的生產力轉化為直接的生產力，從而獲得新的效益。
3著力提高檔案工作者的素質及信息開發與利用的能力
檔案的管理部門在認清企業檔案信息管理開發利用的重要性同時，也理應加強對檔案管理的科學性，信息開發與利用的價值性和獨特性進入深入研究，在保管好大量信息的前提下，應及時地進行分類、鑒別及收錄，為企業的發展提供科學有價值的信息。這就要求檔案工作者要注重提高自身素質與能力，以適應現代化檔案管理工作。為此，要強化五種意識：
3.1 強化學習與運用現代化管理知識的意識，提升檔案管理的能力
檔案工作者有別于其他專業，不僅專業性強，也要求其涉獵現代化管理知識，科學技術知識以及與檔案管理相關的法律知識等。應當提供檔案管理工作人員進修提高的機會，以不斷提高自身素養。其作用是活用檔案信息開發與利用，讓檔案信息所具有的功利性能有效地激活并開發與利用，為企業發展服務。同時也要在電子檔案管理上有所創新。
3.2 強化超前意識，豐富檔案信息
檔案管理人員要了解和熟悉本企業的生產經營流程，掌握企業基本的生產屬性，了解企業產品更新與發展的動態，以便隨時地介入，以獲取更加豐富的信息。要堅持做到三優化：第一，優化檔案材料的征集范圍，制定詳實的工作標準。第二，要優化接收征集工作程序，明確重點、解決疑點、理順難點。第三，要優化整理歸檔分類登錄等工作，做到精化，細化和量化，使檔案信息及時有效地傳遞企業相關部門，為理順企業管理服務。
3.3 強化精通業務意識，不斷吸納新的管理工作標準與要求
業務學習要融會貫通，善于捕捉新的相關知識并適時地補充，以此來提高檔案信息管理能力，有效地盤活檔案信息的開發與利用工作。
4總之，企業檔案信息開發與利用工作是現代化管理企業的一個重要環節，為此要在工作的實踐過程中，不斷修正管理工作標準，提高管理質量。因為這是檔案管理現代化的一個顯著標志，也是提高企業管理效益和經濟效益的重要手段。所以企業檔案管理人員要認真圍繞管理，生產和效益這三個基準點，審時度勢地進行檔案信息開發與利用，以此推動企業管理在質與量上有一定的提升，進而使企業管理效益和經濟效益得到顯著的提高。
參考文獻
[1]聶云霞. 信息公開環境中信息服務之對策思考[j]. 檔案學通訊，2007（6）：37-39.
[2]李金峰.檔案利用信息反饋工作的問題與對策探討[j]. 檔案學通訊，2007（3）：27-29.
[3]周毅. 檔案信息化中的信息技術外包策略[j]. 檔案學研究 ，2004（1）：54-56.
關鍵詞：信息技術企業管理人事檔案
中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）34-7936-03
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。是企業選拔、任用、考核的主要依據。隨著我國人事管理制度改革不斷深化，對企業人事檔案管理工作也提出了更高要求，深化和提升人事檔案信息化管理，是目前企業人事檔案管理工作中急需考慮的問題，如何使用信息化手段管理人事檔案是當前企業人事檔案管理的重要任務。
1 企業人事檔案管理信息化的基本內容
企業人事檔案管理信息化的核心內容是計算機技術的應用，信息化的主要表現就是利用計算機來對人事檔案信息資源進行管理，因此企業人事檔案管理信息化的基本內容可以概括為以下幾個方面：
1）實現人事檔案信息的數字化
人事檔案信息的數字化是整個人事檔案管理信息化的基礎，其它一切環節都建立在此基礎之上。人事檔案數字化管理是人事檔案的管理由傳統介質檔案和紙質檔案管理為主向數字化人事檔案管理為主轉變。企業首先要做好室藏檔案的數字化進程，把以前形成的傳統檔案通過掃描、拍照等途徑轉化為數字文件，以便通過計算機直接利用。
2）實現檔案查借閱的網絡化
人事檔案服務由以往面對面服務為主轉變為以網絡服務為主。人事檔案信息化管理中，借閱者通過網絡提交借閱申請，經相關人員批準后，檔案管理人員通過網絡審核并借出。整個借閱過程，借閱者無須到檔案室聯系，方便借閱工作和開展，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
3）實現信息檢索的自動化
計算機檢索速度快，效率高，可實現多角度檢索的特點，是傳統檔案管理檢索工具所不具備的。尤其當檔案的數量較大時，傳統檢索工具的檢索效率遠遠低于計算機檢索。同時，計算機檢索還可以通過網絡實現。
2 人事檔案管理信息化設計
人事檔案信息化管理的實現，必須考慮到人事管理的實際問題。根據問題按照企業的具體情況，分析研究，找到切實可行的解決辦法。
2.1 功能設計
人事檔案管理系統從工作要求上要求具有人事檔案室基礎設施管理、人員信息管理、組織機構管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、零散材料收集管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關統計查詢管理等功能。
2.1.1人事檔案室基礎設施管理
包括基礎設施名稱、數量等。以便于對照標準核對及上級檢查工作
2.1.2人員信息管理
這里指人員的基本信息。主要包括姓名、個人身份（干部、工人）、性別、出生日期、身份證號、檔案編號、人員狀態（在職、退休、死亡）等。
2.1.3組織機構管理
組織機構管理根據企業具體情況設定。對于較大型企業尤其是具有二級甚至多級管理的企業，需要對組織機構進行分級別管理。對于一般的企業僅需具有部門管理即可，為了直觀和方便一般和公司人力資源管理系統一致。
2.1.4人事檔案目錄管理
目錄管理是人事檔案管理的主要內容。主要包括檔案材料類號、序號，形成材料時間、份數、頁數、備注等。這些信息的維護可以自動生成檔案目錄直接打印出來。
2.1.5人事檔案的轉遞管理
轉遞管理應包括轉遞類別（轉入、轉出）、轉遞日期、對方單位名稱、轉遞原因、轉遞編號、轉遞方式（專人、機要）、經辦人、檔案轉遞單的自動生成打印、回執日期、回執人等。
2.1.6人事檔案的查（借）閱管理
查（借）閱管理是做查（借）閱記錄。包括查（借）閱方式、日期、查（借）閱天數、查（借）閱人、查（借）閱原因、經辦人、批準人、歸還日期。系統還應具有查（借）閱到期自動提醒功能。
2.1.7零散材料收集管理
零散材料收集工作是做好檔案整理前的重要工作。主要內容可以與檔案目錄管理內容合并記錄。零散材料轉遞應具有專門記錄。
2.1.8檔案整理記錄及缺失材料登記管理
人事檔案應定期整理。在整理過程中檔案目錄可能會有所變化。整理記錄應當包括整理時間、整理人。同時應按照員工的實際情況確定缺失的材料名稱，以便于管理人員向相關部門收集。
2.1.9相關統計查詢管理
查詢功能包括人員查找、內容查找、模糊查找等各類查詢功能，統計功能包括檔案統計、人員數量和各類材料統計、轉遞、查（借）閱統計等功能。
2.1.10數據的導入導出管理
包括建立系統初期數據的遷移功能，日常維護的數據備份和數據恢復。
2.2 系統設計要求
2.2.1界面要友好、工作效率要高。
企業人事檔案管理系統必須有良好的界面，便于使用人員操作，各類功能能夠比較直觀的反映和標示，能夠是操作使用人員很快的掌握，減少企業培訓費用。在信息維護過程中，盡量使用代碼維護，增加智能化操作，減少信息錄入條數，解決部分人事檔案管理人員信息錄入較慢的問題，提高數據維護速度。盡量在界面上以菜單和按鈕形式完成人事檔案管理事物，使得煩瑣的事務只需點一下鼠標即可完成，降低錯誤率，同時提高工作效率。增加匯表工具提高數據的匯總的速度。
2.2.2兼容性要強、資源能共享
當前大部分企業建立了企業人事管理系統（HR-ERP），人事檔案管理系統要和前期開發的企業人事管理系統（HR-ERP）功能兼容。企業的組織機構和人員信息等關鍵詞段的兼容，使得“人檔匹配”、“機構同步”成為可能，匯表工具導出的數據以Ecxel、Access等格式保存，與辦公系統軟件兼容。同時，人事檔案在系統內部轉遞時，通過秘鑰文件，只有系統能夠自動解密，可以將人員信息直接加到轉入單位，避免了信息的重復錄入，達到資源的共享。同時也可以為雙方交接留下了電子依據。
2.2.3克服工作矛盾，增強工作連續性
人事檔案管理系統的建立，使企業人事檔案開始走向電子化管理，工作效率大大提高。但是，系統在實施過程中并不是一帆風順的，也存在著許多困難和矛盾，如國有企業遺留的許多問題并不是人事檔案管理系統在短時間內能夠解決的，有些電子操作流程和實際操作流程還有不一致情況，但只要能夠本著人事檔案管理要求和發展趨勢，結合現代計算機技術，沿著人事檔案管理的電子化（Electronic）、高效化（Efficiency）和全面化的方向發展，人事檔案管理一定會在企業人力資源管理中發揮重要作用。
3 企業檔案管理信息化必須解決的幾個問題
3.1 企業領導的高度重視和大力推動
領導的重視和支持是人事檔案管理的信息化建設的根本，領導的意識水平直接決定了是否會進行信息化以及信息化的深度和廣度。企業的領導者應該投入大量的精力關心和支持這一事業，在資金、設備、人才等方面予以適當的投入，并把檔案信息化管理納入本企業工作計劃和考核范圍。主管檔案工作的領導，要經常過問此項工作，了解檔案工作人事檔案管理現狀，提出人事檔案管理要求，指導人事檔案管理部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。
3.2 檔案管理人員的培訓教育
人事檔案人員素質的提升，是檔案管理信息化是不斷完善、優化的基礎。作為應用性很強的人事檔案管理工作，我們必須加強檔案人員的繼續教育，使他們掌握新知識、新技能。計算機技術的應用是人事檔案信息化管理的主要內容和核心。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，人事檔案管理者必須學會利用計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作
3.3 確保傳統的管理方式向新的管理方式的順利轉變
任何管理方是的轉變不是一蹴而就的，必然會存在一個長期的過渡階段。在此過程中必須確保日常的檔案管理活動仍然能夠正常運轉，不能出現因為過渡影響檔案的保存和利用的問題，在一段時間內，可以采取信息化管理和手工管理雙軌制，即兩種管理方式在一定時間內同時存在，直到新的方式能正常運行。
3.4 安全問題
檔案管理的安全不僅包括了檔案管理系統軟、硬件自身的安全，還包括人事檔案信息傳播過程中信息的安全。前一種問題主要需要通過技術手段來解決，后一種安全問題不僅要靠技術手段，還要依靠完備的規章制度。通過技術手段的提高和規章制度的建設，并把兩者結合在一起，防止不被許可的人接觸到相關檔案信息，避免機密信息的泄漏。
參考文獻：
[1] 楊公之.檔案信息化建設實務[M].北京：中國檔案出版社，2003.
[2] 劉家真.電子文件管理導論[M].武漢：武漢大學出版社，1999.
關鍵詞：人事檔案；信息化管理
一、企業干部人事檔案管理的現狀
目前，大部分企業都能夠按照《干部檔案工作條例》，加強企業干部檔案工作，提高科學管理水平，有效地保護和利用檔案。特別是2014年《干部人事檔案專項審核工作實施方案》文件下發后，對干部“三齡兩歷一身份”、家庭主要成員及重要社會關系等信息進行審核，注重審核檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實準確，重要原始依據材料是否完整規范，通過這項工作的開展，企業的干部人事檔案規范化、制度化等方面均得到了進一步加強，有效地對原有干部檔案管理松懈、人事年齡信息不準確、檔案涂改等亂像進行了整改和治理。個別單位以干部人事檔案信息數據化平臺為基礎，建設了檔案編碼管理系統，實現干部人事檔案信息化、規范化、動態化管理，集制度查詢、編碼信息、統計分析、預報提醒、查借閱管理等工作內容和服務功能為一體的全新系統，減少了查找時間和檔案原件的使用率，為干部工作提供優質高效的檔案信息服務，保護檔案原件、提升工作效率。
二、檔案管理信息化平臺建設的必要性
（一）檔案管理信息平臺是綜合平臺，能夠使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。
（二）面對檔案工作的新形勢，企業干部人事檔案工作的外部條件和內部需求都在發生新的變化，在新時期，要適應檔案工作的要求，必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，剔除影響檔案事業發展的體制弊端，檔案管理信息化平臺建設可以促進傳統檔案管理理念的轉變，有利于新一代檔案管理體制的建立和完善。
（三）企業干部人事檔案管理信息化是提高工作效率，節約資源的必然要求。傳統檔案工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工勞動為主的管理模式，花費了大量的人力、物力。檔案管理信息化不僅大大提高了檔案的儲存量，提高了工作效率，還有力地促進了節約型社會的建設。
三、制約檔案管理信息化平臺建設的主要因素分析
（一）檔案的本質屬性的影響。原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上。在檔案管理信息化中，檔案多數以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發都在計算機上進行，具有便于修改、便于復制特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。
（二）缺乏統一標準和規范，法律法規不完善。檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。
（三）在日常檔案管理中只有根據其來源，才能形成相應的法律責任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，缺乏法律依據使得大量的電子檔案無法充分發揮其應有的使用價值，相關法律條例的制定迫在眉睫。
四、檔案管理信息化建設的幾點對策
檔案信息化平臺建設需要制定企業干部人事檔案信息化管理的有關標準，統一檔案管理應用軟件；做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，具體講，檔案管理信息化建設的主要對策有以下幾點：
（一）組織人員研究建設企業干部人事檔案信息化統一平臺，規范企業各單位在硬件設施的投入和建設、做到硬件配套、數據導入導出格式統一，內容上要包括發展的總體框架、規劃、措施、技術支撐、標準規范以及相關內容，使檔案信息化建設駛入規范、有序的發展軌道。
（二）建立電子文件管理的圖文記錄系統，保證檔案的真實性可靠性。由于電子化、信息化手段的應用，檔案資料大多可以進行數字化處理，并按數字化手稿進行管理，以磁盤、光盤存貯量，已經有效地解決了傳統檔案管理中存在的“保存”問題，在新建檔案或整理原始檔案的過程中，要注意圖文掃描收集，通過密鑰、口令等手段控制圖文修改權限，做到收集、掃描、存檔三同時，做到紙制材料與圖片資料的一致，保證檔案的真實性可靠性。
