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一、Z保險公司基本概況

Z保險公司是國內知名中外合資人壽保險公司，亦是國內率先推出團險業務的合資壽險公司之一。公司經營范圍為人壽保險、健康保險和意外傷害保險等保險業務與相關業務再保險業務。目前公司在全國15個省和直轄市設立分公司，各分支機構與總公司業務相互關聯，內部往來在管理審批方面層級眾多、制度流程復雜繁瑣。Z保險公司組織結構的優化目標傾向于：具備權力的較高集中度、深化資源共享度、建立標準化的內部管理營運流程，這將強化各分支機構間橫向協調能力，促使保險企業能在內部管控方面提升營運效率。

二、共享模式下費用預算管理系統的流程設計

Z保險公司通過聘請外部咨詢專家對其費用預算管控現狀進行系統性的調研和分析，經過對公司140余個費用類會計科目所涉及的27條財務報銷流程與預算審批業務規則的全面梳理，為優化費用管理的組織架構，完善費用預算的管控制度出謀劃策。Z保險公司費用預算管理共享管理系統的業務架構如圖1所示。在費用預算管理與共享模式的業務架構設計之下，Z保險公司針對費用報銷流程進行了重新劃分。逐步細化流程的具體環節，并且制定了相應的簽字權制度與預算管控方案。在搭建共享模式下的費用預算管理系統中，Z保險公司財務部已經完成建設的InforSUN、OracleHyperionEPM、DCI系統等各大財務職能平臺進行數據交換，實現費用會計分錄編制、預算數據同步、財務主數據分發等功能，實現費用管理數據的共享與協同。費用管理系統的數據流如圖2所示。

三、共享模式下費用預算管理系統流程優化效果

在系統流程中持續挖掘關鍵節點和對其進行深度剖析、規劃，實時為財務共享系統流程提供改進建議，并指明優化方向。后續對共享管理系統流程運行效率、成本產出率、質量控制體系進行實時評估、跟蹤，實時修正，最終使業務流程設計得到最優解。財務共享費用預算管理系統實施上線后，目前已初步達到Z保險公司內部費用預算信息系統的全面對接、數據共享，公司的費用預算管理依靠財務共享服務得以快速、準確地去財務數據進行調閱、分析、處理并執行。實現預算管理的有效管控。也使財務共享系統在財務業務相融合的操作上較傳統的財務管理方式上有了一定的改進。通過系統的實施，進一步貫徹落實了多維度的管控模式。在流程再造方面，所有的費用支出都需事先申請并申報預算限額，之后才可以進行費用報銷或對私借款。事項發生后，報銷人將提交的報銷單據關聯事先申請的單據，以達到順利完成費用報銷流程的目的。共享系統實現了自動化的費用預算控制。用戶在提報費用審批時，系統會自動將該筆費用與預算進行對比，如果超過預算，系統會提醒用戶。預算的編制信息通過接口實施同步至費用報銷管理系統，保證了數據的一致性和時效性。若需要費用與預算的詳細對比，則可以通過查詢系統中的定制化報表來達到預算監控、審查、分析的目的。進一步有效地對集團內部日常管理費用進行管控。

共享系統對原有費用報銷審批流程進行了改進。實現了單據線上審批功能，在壓縮費用報銷周期的同時也節約了單據傳閱的快遞費用。共享系統實現了與集團內其他管理系統的相互識別。Z保險公司在INFORXM基礎平臺上搭建的共享管理系統，成功實現了與SUN財務系統、海波龍預算系統、影像掃描系統等相關管理系統進行數據對接與共享，通過對信息流、單據流、審批流的集中管控，優化了各個端口所產生數據的交互性和準確性，大幅縮短了財務人員低效處理、分析數據的工作時間。共享系統適應財務制度與審批權限與人員的調整。對于不頻繁的財務制度調整，可以通過系統自帶的工具由管理員手動修改。審批權限可能變化較頻繁，可以通過接口方式與HR系統進行連接共享，定期更新審批權限。同時系統可以通過接口或者DCI（數據收集平臺）手工導入，定期更新相應的維度信息，從而適應此類信息的調整。共享系統中影像功能助力財務核算效率與成本。系統支持附件掃描，并且支持附件自動與電子單據相關聯，任何審批流程都可以看到報銷單所附附件。實現電子流審批，減少快遞費用、紙張費用。同時，系統支持電子審批單據提交后的附件上傳，功能簡化且靈活便捷。共享系統支持單據全面管理、附加郵件通知功能。每筆費用審批在提交以后都會自動形成唯一的條形碼以及可唯一識別的單據流水號，方便客戶對單據進行管理。并且追蹤單據的全部活動流程。同時系統支持郵件通知設置，可以根據要求設置郵件通知，包括待審批通知、單據完成通知等并且支持郵件直接審批。提高審批速度、縮短流程時間，提高員工滿意度。共享系統與總賬系統對接自動生成會計憑證。在財務共享費用預算系統上完成所有的審批流程后，系統會導出記賬文件到總賬系統中。接口數據中會含有借、貸和記賬要求的成本中心等信息。共享系統新增銀企直聯、自動支付等流程。在系統中完成所有審批流程后，接口程序按照需要格式生成網銀付款文件存儲在預設目錄下，由財務人員導入相應網銀系統完成付款。同時，系統自動生成銀行付款記賬憑證。財務管理共享化服務進一步增加了集團內部員工的滿意度。集團內所有員工均為費用報銷模塊的潛在用戶，財務共享服務中心面對如此之廣的用戶群非常有必要提供高效、實時反饋的支持服務系統，例如通過建立集團內部郵箱的方式來為內部員工提供財務管理制度咨詢、拒絕報銷溝通交流、費用報銷進度查詢等服務。報銷員工可以通過登錄財務共享費用預算系統來實時查看審批流程節點與審批進度。如遇到審批退回，審批人的退回原因也會以郵件形式及時提醒報銷員工，員工僅需要補充上傳所缺單據與情況說明至系統即可恢復審批流程。在財務共享費用預算系統模式下，出納導入支付數據后系統與網銀自動對接，即銀企直聯模塊開啟系統自動支付功能。在財務共享資金出賬模塊下，Z保險公司財務報銷支付的周期大大縮短、支付效率大幅提升：對私支付周期由15.2天縮短為5.3天、對公支付周期由5.2天縮短為3.1天。

由于Z保險企業將費用報銷流程歸集到共享管理系統統一運作，各分支機構財務負責人可以對其基本戶資金頭寸進行優化管理。由于重要的日常開支已并入財務共享管理系統集中操作支付，僅剩下小部分必須在當地繳納的資金需求：如需要托收承付、繳納稅金等硬性規定的本地支出。因此為了縮減分公司賬戶上多余資金的沉淀，進一步加強資金頭寸的風險控制，提高了資金利用率。當地提交申請資金時采用一事一報、一事一批的操作流程進行細化管理。在此環境下，2016年較2015年沉淀資金的收益總額增長率39.29%超出營業收入漲幅26.98%近12%，如表1所示。合理化的業務流程設計能有效支持財務共享管理系統實施工作的順利開展。首先，合理化的流程設計利用共享化平臺壓縮了流程中一個端口到另一個端的處理時間，又通過對操作流程與節點的統一設定，進一步支持集團內日常經營業務操作效率的提升。其次，流程化運營可以優化集團的成本產出率，降低業務運作流程中增值效應不足或無效的節點數量，使業務流程的經濟效益得以顯現。再者，合理化流程設計通過對關鍵節點的縝密布局，將大部分節點加以設限，降低人工干預，使操作誤差率限制在一定水平內；同時在各個流程節點設立了對潛在風險點地識別、預警及控制機制。由此來達到確保業務操作質量、管控集團操作運營風險的目的。最后，合理化的流程設計對各部門之間權力與職責的界定進行了明確的劃分，降低部門之間對職責不清的工作相互推諉的情況，真正做到每一項工作任務的下達，其責權歸屬都細化到個人。企業核心競爭能力也得到進一步增強。

四、財務共享管理降本增效成效分析

（一）改善財務工作效率與服務質量

在高新信息科技的快速發展與支持下，財務共享服務模式將冗余的操作步驟和流程進行完善與改進，將業務量大的基礎性工作集中在財務共享管理系統統一處理、流程化操作、精細化分工。該模塊財務專員只需人工操作全財務管理流程中的一個或某幾個重要環節，有效提升了財務管理效率和會計信息核算質量。與此同時，財務共享服務中心在集團全轄推行完善、統一的績效考核制度，激發了員工工作熱情和積極性，間接地有效提升了集團人力資源管理能力。在費用管理人力投入、財務審單效率、支付周期等關鍵指標上有明顯改善，如表2所示。

（二）優化營運成本

財務共享管理系統借助現代化信息系統的標準化管理，統一處理集團內各分支機構可復制性強、易于標準化的常規性業務，形成了一定的規模效應；同時共享管理系統進一步對業務操作規范與財務管理制度進行了梳理整合，將后臺管理范圍擴展至業務前端，向業財一體化的管理模式靠攏。Z保險公司2015年年初通過并正式實施了財務共享費用預算管理系統，加速業務、管理信息在集團內部的流通，在全轄范圍內進行合理的資源調配，力爭資源配置效用最大化，壓縮管理運行成本以達到提高管理效益的最終目標。運營成本趨勢如表3所示。自項目上線起，費用管理共享管理系統帶來的邊際貢獻可謂十分明顯，原因有以下幾點。第一，費用管理共享管理系統的建立依賴于信息系統的建設，將原先的線下紙質溝通轉化為線上電子傳遞與反饋，有效地節約了通信費成本和差旅費成本。第二，與費用管理共享管理系統的建立，Z保險公司的費用管控實現了集中化與統一化，故分支機構財務核算人員相應地進行編制調整，實現了從基于重復勞動的傳統財務執行崗向基于分析的財務政策與研究崗的轉變。第三，公司內控管控得當、預算管控執行到位，節約了不必要的費用開支。基于以上原因，Z保險公司的變動成本占收入比逐年下降，從2015的21.39%下降至2017年的17%。

（三）標準預算控制管理

共享管理系統中預算控制模塊無論以何種操作手法或表現形式，其最終的核心目標就是對企業費用支出進行事先控制，將資金財務風險從源頭予以遏制，使集團層面的預算管控的成效真正發揮出來。在共享模式下成功扭轉了傳統觀念下的預算制定、憑借以往經驗的模糊化預算、實際執行與預算編制大相徑庭、預算后考核機制的缺位等思維模式，取而代之的新認識：在精細化預算的基礎上，顯現出預算事前控制、事中監督、事后考核的科學、高效的費用管控手段。

1.例外或特殊事項將成為過去

在財務共享管理系統成立之后，票據審核賬務處理進入隨機分配、流水作業。各項費用都將嚴格按照公司規章制度執行。分支機構及所管理的各項目不僅沒有核算和賬務處理的權限，成功地杜絕了人為干預。

2.無預算或超預算費用不可報銷

在財務共享管理下，業務處理將以預算為導向，對無預算、超預算的費用不進行賬務處理且有權將票據退回，費用無法報銷。如果每位員工都能嚴格執行預算管理，申請過程中合理規劃，執行過程中嚴格管控，事后認真分析糾偏，在集團層面不僅能夠提高管理水平，培養員工的管理能力，做到工、時、量均優，得到各個業務單位的認可，還能夠達到開源節流的目的，為集團利潤添磚加瓦，企業日常運營也將進入良性循環。

3.預算精準編制管理

在細化分析企業費用管理成效時，往往以成本性態作為分類標準把企業費用劃分為兩大品類：固定費用和變動費用，能反映出總費用與業務量之間一定的勾稽關系，為企業研究成本優化管理方案提供了理論依據。在企業實踐中細化費用性質有助于各項成本費用預算限額分配更合理、更科學。對此我們著重研究財務共享費用預算系統下對企業變動成本的影響。現梳理出各因素在Z保險公司傳統財務預算費用管理模式下影響預算執行差異金額與所占總差異率的權重，如表4所示。而在財務共享費用預算系統幫助下，月末集中報賬、預算編制質量不高、超預算不能報賬等問題均有一定的改善。

五、總結與展望

本文針對Z保險公司在傳統財務管理模式下存在的諸多缺陷提出利用財務共享平臺的管理優化方案。首先確定了Z保險公司財務共享管理系統的流程設計目標與原則，并通過對信息系統流程管理、費用預算管理這兩個方面進行財務共享平臺運作模式前后的對比分析，試圖從企業流程優化、降本增效、企業內部管控嚴謹性這三個方面作為切入點，對Z保險公司的財務共享管理系統進行運作分析并針對當下財務共享系統的一些缺陷與風險點提出了改進建議。向打造出集團統一監管的共享集成化管理平臺的企業愿景而努力奮斗。

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作者:劉安格 單位:上海海虹實業集團有限公司