時間：2023-02-04 17:16:35
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關鍵詞：檔案征集；規范化；管理
作者簡介：楊彩虹（1978-），女，五常人，大學本科，副研究館員，檔案管理
隨著社會的進步，檔案工作顯得愈發重要，我們要不斷發展檔案館中的檔案類型，促進檔案事業的發展，要想做到檔案資源的豐富，就要進行檔案的收集工作。在我國的眾多地區，都已經逐步開展了檔案征集工作，并且取得了明顯的效果。本文通過借鑒一些省市的檔案收集工作的經驗，進一步探討了如何對檔案的收集工作進行規范化的管理，希望在今后的收集工作中，相關人員能夠不斷提升工作效率，為我國的檔案事業作出應有的貢獻，豐富檔案館內的收藏。
一、檔案征集工作的涵義
要相對檔案進行有效的收集，首先我們要明確檔案征集工作所具有涵義，這樣才能使人們重視起檔案的收集工作，將這一工作作為發展檔案事業的重點任務。檔案征集就是將檔案進行收集整理的工作，這些檔案散落在各處，需要相關工作人員進行細致的分析，進行查找，最終將遺落在民間的檔案回收進檔案館內。檔案具有重要的意義，不僅能夠體現出一個國家發展的狀況，還能預示今后國家的進一步發展，所以我們要加強檔案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的檔案征集，主要是指收集的行為，并不包含在完成收集后對檔案進行的進一步整理或是保管工作。
二、檔案征集工作的流程
在檔案征集的過程中，我們應該從如下幾個方面開展，大致的流程可以分為五個部分，其中又可以細化為多個步驟，下面我們來進行大致的了解。首先，要想進行檔案的收集，就要制定合理的計劃，這樣才能有序的進行工作，在完成規劃的制定后，我們就可以廣泛對檔案的征集提出意向了，在此基礎上，對檔案的規劃進行評估，看使其否符合檔案征集的相關要求，并且召開專家會議，對檔案征集的可行性進行詳細的探討，在完成上述步驟后，就可以進行檔案的審批了，如果審批通過，我們就可以開展檔案征集工作了。其次，從全國各地進行檔案的收集過程中，篩選出有價值的檔案進行接收，將這些收集到的檔案交接給其他部門進行整理，同時要對檔案的捐贈者進行一定的獎勵，在完成檔案的整理后，就可以移送至庫房進行保管了，在保管的同時，還應該建立專門的業務檔案，以便做到有據可依，也便于對檔案進行查找。
三、檔案征集工作流程規范化管理探討
檔案的征集工作每一個環節、每一個步驟都要設立相應的制度，以便在今后的檔案查找過程中具有一定的依據。只有進行規范化的管理，才能將我國的檔案事業發展得越來越好，同時也能夠促進檔案征集工作的進一步發展，下面我們對其中的幾個環節進行一定的分析。
1、“檔案的征集規劃”是保證檔案征集工作順利實施的基礎，工作人員在對檔案進行征集的過程中，都是以該規劃為向導而開展工作的。對檔案征集進行規劃其中包含了較多的內容，以征集原則為基礎，涵蓋了各個方面的內容，例如征集的方式，對不同的檔案信息進行不同方式的征集工作，還有從經費的方面進行考慮，進行經費的預算等。其中征集原則是十分重要的，因為其涵蓋了檔案征集工作的重要內容。要在檔案館的收藏范圍內進行檔案的征集，并不是所有的檔案信息都要收藏進館的，如果將所有的信息都收集進檔案館內，其空間也不能夠滿足相應的要求，所以我們應該從實際出發，充分考慮到檔案館內所需要的資源。除此之外，對檔案收集的信息來源要明確，工作人員要對檔案的相關信息進行詳細的記錄，以便在今后的工作中向貢獻檔案的人員進行一定的獎勵。
2、“召開專家鑒定會”并不是檔案征集工作必需的程序，只有當單件或批量征集金額超過規定金額，或對征集對象的真偽或者價值存在爭議的時候，才由檔案館或者征集對象持有人提請召開專家鑒定會。“征集檔案移交整理”，整理人員可以由檔案征集人員兼任，也可以是獨立于征集人員的其他人員。筆者認為，為了保證征集檔案及時交到檔案館，及時完成整理工作進入庫房，由獨立于檔案征集人員的其他人員來完成征集檔案進館后未能進入庫房這一暫存時期的管理，更為穩妥。
3、“獎勵捐贈”。獎勵僅適用于持有人無償向檔案館捐贈檔案的行為。為了達到規范的目的，在控制流程的基礎上，需要制定系列配套的制度和相應的文本。
四、規范檔案征集人員行為
1、現有的行政規章，如某省《檔案征集辦法》對征集人員的行為做出了規定“：檔案館征集檔案，應當有2名以上工作人員共同進行。征集檔案時，檔案征集人員應當主動出示表明身份和工作任務的證明文件。檔案征集人員應當自征集完成之日起10日內將征集到的檔案交檔案館。檔案館應當將征集的檔案登記造冊。檔案征集人員將征集的檔案據為己有的，由縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門責令其交檔案館，并依法給予行政處分；造成損失的，依法賠償損失；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
2、征集工作是一項政策性、技術性都很強的工作，檔案館可以在行政規章的基礎上，依據《檔案工作者職業道德準則》和《國際博物館協會職業道德準則》等，制訂《檔案征集人員行為規范》，對檔案征集人員提出道德、行為方面的要求：一是平等坦誠地對待征集對象持有人。征集人員不能以欺騙等不良手段從持有人手中取得征集對象；二是必須認真收集、科學記錄擬征集對象的原始資料；三是嚴格執行新征集檔案移交制度；四是不得開展與職務工作領域相同的私人收藏活動；五是嚴格執行保密制度。
3、加強檔案征集工作，是檔案館豐富館藏的重要途徑之一。全國各級各類檔案館積極開展檔案征集工作，這些行政規章的出臺，對加強、規范檔案征集工作，有效地保護和利用檔案是十分必要的。《檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規雖然對檔案征集有所規定，但涉及條款不多且較為原則，各省出臺的行政規章則較為具體。筆者工作在檔案征集崗位上，深感為了規范檔案征集工作，有必要在上述法規規章的基礎上進一步認真梳理檔案征集工作流程，制定工作規范。
五、結語
綜上所述，檔案的征集工作是檔案事業進一步發展的重點環節之一，為了不使眾多具有價值的檔案流落在民間，我們要加強檔案的征集工作，使檔案征集工作順利、規范的進行，促進檔案征集工作的發展。
參考文獻：
[1]李林森.走出檔案征集工作的困境[J].山西檔案.2007(S2)
[2]菅春梅.檔案征集工作的探討[J].職大學報.2007(03)
檔案管理工作是企業的基礎工作，入職以來我深深地感受到了公司各級領導對檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務的嚴峻性。我將努力在最短的時間內完成領導提出的工作目標。使公司檔案管理工作向規范化、專業化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發展同步。
現將檔案管理做如下工作計劃，請領導指正。
一、對公司檔案室現存檔案進行了解
作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構、部門設置等進行了了解，之后對檔案室現存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。
二、對公司檔案室現存檔案進行分類、整理。
通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現存檔案的大致內容，同時結合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經驗對檔案室現存檔案進行分類、整理，做好卷內目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規定前提下，根據公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業的經營管理和各項工作服務。由于現存檔案基本沒有卷內目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。
三、跟領導及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。
具體工作計劃為以公司現有檔案管理辦法為基礎，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規定；6檔案保密規定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領導進行審批，之后將根據部門領導的審批意見修改后的修訂版報分管領導審批。(此項工作預計在9月下旬完成)。
四、根據新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集
在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。
五、 檔案管理辦法試行、修改
在 10月、11月進行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過兩個月的短暫試行，發現一些檔案管理方面存在的問題，進而為下一輪的修訂工作做準備。
作為檔案管理員要切實增強檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識全面提高檔案管理人員的綜合素質，加強檔案管理工作力度，逐步完善檔案管理配套建設和信息網絡化建設，下面是小編收集推薦的檔案管理員個人工作計劃，僅供參考，歡迎閱讀。
檔案管理員個人工作計劃
一、指導思想
認真貫徹《檔案法》，嚴格按照檔案管理的要求，使鎮村檔案工作再上新臺階，為檔案工作鞏固省二級、爭創省一級打下堅實的基礎。以新的檔案團隊工作為出發點，繼續做好基礎工作，發揮優勢作用。
二、工作措施
(一)加強組織領導，完善工作制度。調整我鎮檔案工作領導組，進一步加強對檔案工作的領導，下設辦公室，確定專職和兼職檔案人員。全面負責檔案業務管理和建設工作。建立和健全檔案管理的各項工作制度。
(二)加強檔案業務學習，提高檔案人員的自身業務素質和管理水平。首先要組織全體干部職工認真學習貫徹《檔案法》使大家進一步提高對檔案工作重要性的認識;尤其是檔案管理人員要堅持經常學、自覺學、熟悉和掌握檔案知識，增強以法治檔意識，提高自身業務素質和管理水平。
(三)狠抓檔案業務建設，使之達到規范化、科學化和制度化。今年在檔案業務建設上，要著力抓好五個重點：
1、首先要制定出20__年檔案工作計劃，明確具體任務，目標和要求;同時，按照縣檔按局的要求，把我局檔案等級認定等級作為今年檔案工作重中之重來抓緊抓好，按時報送有關材料。
2、按照檔案等級認定的標準、認真做好檔案自查工作，寫出自查報告;自查工作要逐項進行，認真細致，對自查中存在的問題，要提出整改措施，限期整改，原則上缺什么補什么，完善補充，提高標準，保證質量。
3、加強檔案基層設置建設，配齊所需的相關設施。
4、建立健全檔案管理制度，即：立卷歸檔制度、工作職責制度、崗位責任制度、保密制度、考核制度以及學習制度、工作程序、查借閱檔登記簿、報送統計登記簿等，形成檔案管理制度化、經常化、規范化和科學化。
三、具體要求
一要加強領導。把檔案工作擺上重要位置，堅持領導主抓，專人負責，明確責任，落實獎懲.
二要加強指導.注重對檔案管理人員和相關人員法規、業務培訓，增強檔案管理意識，提高業務水平，管好屯用好檔案。
三要加強督導.采取檢查與督查相結合的方法，確保檔案管理按規范化要求抓到位，對檢查中發現的問題，督促整改到位。
總之，今年檔案工作任務重，要求嚴、標準高、只要大家齊心協力，共同努力，我們就一定能做好檔案工作，一定能達到重新認定的標準，實現我局檔案管理提檔晉級的新目標。
檔案管理員個人工作計劃
一、指導思想：
根據學校領導的安排，我擔任多項管理工作。雖然工作面廣，事情繁瑣，但是管理員應該樹立“以人為本“的管理理念，確立“主動服務”為宗旨，切實加強圖書室、閱覽室、資料室建設，不斷規范管理，積極引導學生課外閱讀、擴大閱讀量、增長知識、陶冶情操，提高人文素養，熱情服務教育教學，為教師提供快捷、周到的服務，真正發揮圖書館、閱覽室在實施“新基礎教育”的功能。
二、主要工作
1、積極配合學校各項活動，做好服務工作。
2、對圖書進行科學管理，提高圖書利用率。
3、開拓創新，讀書活動力求有特色，以豐富多彩的活動來激發學生們的讀書熱情。結合學校“營造書香校園”，為各班建設小圖書角做好參謀;定期向學生推薦適合他們閱讀的新到書籍、報刊雜志，讓他們及時借閱;開展諸如“我愛祖國”征文比賽、創新作文、課外閱讀知識競賽、講故事比賽、編手抄報比賽、讀書筆記展評等活動，激勵學生讀名著、背名詩。
4、優化圖書館管理。做好新書整理工作和新書借閱的準備工作，并對學生進行愛護新書的教育。要合理安排閱覽室的開放時間以及進閱覽室閱覽的年級，不斷充實圖書館的內容，切實加強圖書館的基礎管理，努力改革圖書借閱方式，調動學生讀書積極性，確保本學期內人均借書10冊以上，使圖書借閱及管理更方便、有效。
5、報紙雜志及時整理，當日上架，半年裝訂完畢，為教師查找資料提供一切便利，并做好借閱的記錄。
6、更進一步完善好學校特色項目的檔案，迎接區“特色項目年度評估考核”;認真收集上學期資料并整理歸檔，20__年上級文件檔案整理歸檔。
7、按時按質地統計上報學校“小學教育技術裝備綜合統計”表。
8、認真務實地做好學校固定資產的總賬和低值易耗品的總賬，定期檢查各功能室的'臺帳，做到帳物相符;認真做好迎市政府“兩項制度督導評估”考核。
9、做好財產保管工作，為學校的教育、教學工作提供強有力的后勤保障。
10、分7、12月及時向區信息中心提交學校師生獲獎情況。
檔案管理員個人工作計劃
一、職工檔案信息完善
企業職工檔案是企業職能部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據，是職工檔案的組成部分。在實際檔案整理工作中發現少數員工檔案材料存在不完善的情況，主要表現在以下五類材料：
一、學歷材料;
二、黨群材料;
三、獎勵材料;
四、職務變動材料;
五、薪酬變動材料。
針對以上不完善的員工檔案材料，做好查漏補缺工作。根據公司發文文件和人力資源系統信息梳理員工檔案信息，將梳理后的信息與員工紙質檔案材料進行核對整理，對缺少材料做好記錄，并與相關職能部門聯系溝通，明確所需歸檔材料名稱及歸檔材料移交時間段。做到全面清理，逐步完善。年底完成原長期員工缺少材料補充工作，逐步完成所有員工檔案信息的建立健全工作。
明年具體安排如下：
針對不完善材料，采取措施如下：
檔案管理是一項持續地不斷補充完善信息材料的工作，需要相關部門領導、同事的支持與配合，樹立檔案材料歸檔意識，將歸檔材料妥善保存并按規定時間段移交，讓公司所有員工檔案信息更加充實、完善。
二、檔案信息化建設
積極開發檔案信息資源，做好加工、整理、開發、利用工作，拓寬檔案的信息功能。具體措施：
1、購買計算機、掃描儀等硬件設施。
2、與計算機軟件系統開發人員溝通，為檔案信息化提供數據支持。
作者單位：432400 湖北省應城市城北衛生院 “前端控制”是現代文件管理理論的重要內容。在“文檔一體化”管理理念被廣泛接受的現代，“前端控制”被越來越多地應用到檔案管理理論中去。本文試就基層醫療機構檔案管理“前端控制”問題談談幾點看法。1 前端控制概念
所謂“前端控制”，是以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。在這一過程中，文件的形成為前端，永久保存或銷毀是后端，其他處理、鑒定等環節則是中端。文件是檔案的來源，前期控制好文件的質量，就可以從源頭保證檔案的質量。本文討論的“前端控制”，就是把在文件形成階段可能實現的或部分實現的管理功能盡量在這階段實現，并將文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等階段實行全程管理與監控，將過去分為環節的階段性管理調整為協同管理，確保了歸檔文件的真實可靠、完整安全。
“前端控制”不僅提高了醫療機構及工作人員的檔案意識，使其注意到業務文件的記錄性屬性，同時還避免了文件要素不全，過程性文件收集保管不利等情況，使在現行業務工作過程中形成、積累的文件從產生伊始就符合檔案工作的要求。在業務項目的進程中注入檔案工作機制，加強前端控制，強化業務文件的記錄性，可以使形成的文件既滿足現行任務的需要，又符合檔案工作的要求，從而形成高質量的業務檔案，同時也保證了工作本身質量的提高。2 前端控制引入基層檔案工作的前提
基層檔案工作前端控制的成敗關鍵，是從制度上將“前端控制”納入文書處理和檔案工作全過程。具體內容就是，相關科室在制定任務工作計劃時，把業務文件的形成、積累、整理工作列為各科室工作的組成部分，把文件的形成、積累和整理歸檔納入醫療機構文書處理的工作計劃和工作人員的日常職責范圍之中，并配備專門或兼職的業務文件材料收集管理人員，在第一線把業務文件的質量抓好。在項目結束進行驗收時，要把所產生業務文件及時歸檔。并要求檔案人員對業務文件材料的形成、積累工作進行幫助與指導，使其明確自身的具體責任，把歸檔文件的完整、準確、系統和規范作為項目完成的重要標志。3 檔案前端控制管理的具體辦法31 切實執行質量管理體系中的相關制度 文件資料的前端是做好文件資料歸檔管理的重要前提，嚴格執行歸檔責任制，確定項目負責人，把來務文件材料的形成、積累和歸檔工作，作為任務完成的一個標志。在工作中做到“三納入”，即建檔工作要“納入工作人員職責范圍”、“納入計劃管理”、“納入制度管理”。工作結束后沒有完整、準確、系統的歸檔材料，不算完成任務。32 依照規定做好文件材料規范工作 文件材料的形成過程中，必須注意規范化、標準化問題，以提高業務檔案質量，為檔案工作的規范化、標準化打下牢固基礎。業務工作人員在日常的工作中，產生大量的原始工作情況記錄。業務工作人員既是業務檔案的主要形成者，又是業務檔案的主要利用者。檔案整理質量的好壞直接涉及到日常的利用，進而影響到其業務工作的質量。由業務工作人員負責業務文件材料的規范整理，要求業務工作人員負責業務規范，注重業務記錄資料的完整與真實，將工作記錄整理齊全。33 檔案室協同做好業務檔案工作 檔案室對工作的進展都有著比較全面詳細的了解，在工作過程中要發揮管理與監督的作用，要對業務文件材料的產生情況與質量進行監督，同時還要協助相關業務部門做好檔案的鑒別和歸檔工作，在文件產生的前端就保證好業務檔案的質量。相關科室檔案管理員定期將相關需存檔的資料按規定時間交資料室存檔，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作，在查驗人員體檢資料時，要查驗檢測醫院名稱、檢測項目是否完整、時間是否符合規定、醫生簽名及醫院簽章是否清晰等等，符合要求才予以登記，為歸檔做準備。34 檔案室專職人員要發揮現場指導作用 檔案人員應深入工作的現場，掌握業務工作每一環節的實際情況，處理好與業務部門的關系，為業務文件形成、積累、整理提供最直接的幫助與指導，保證業務檔案的質量。真正實現業務檔案的前端管理，檔案室工作人員自身的工作素質過硬是前提。要積極發揮檔案室工作人員的主觀能動性，對應歸檔的業務文件材料的把關驗收，收集齊全。
實施業務檔案的前端管理，目的是為了進一步提高業務檔案工作的質量，進而提高檔案工作的整體水平。只有將規范化、標準化的檔案工作機制注入工作制度并嚴格執行，真正做好檔案的前端控制，業務檔案的質量才能得到保證，才能更好地為衛生工作服務。
一、依據與目的
各業務科室根據《國土資源檔案分類方案》、《國土資源文件資料歸檔范圍和保管期限》、《檔案立卷歸檔制度》等有關規定，對照分類方案和歸檔范圍規定的歸檔資料內容進行檢查，將本科室應歸檔而未歸檔的文件資料進行收集、整理、立卷、歸檔。取消各科室資料室，所有業務檔案歸綜合檔案室統一保管、利用。
二、組織保障與管理網絡
為使檔案整合工作順利開展，特成立檔案整合工作領導小組（附件2）。
檔案整合辦公室組成人員同時擔任各國土所（分局）、局屬各部門擔任兼職檔案員，負責本部門在工作、活動中形成的文件材料的整理、立卷、移交工作。
同時，為適應新形勢，擬對檔案立卷歸檔、鑒定、保管、保密等各項制度重新進行修訂。
三、工作內容與時間安排
㈠資料歸檔范圍：
1.綜合類：文秘；勞動人事；黨群、紀檢；行政；政策法規；外事活動。
2.計劃財務類：綜合統計年報、財務統計年報；財務預決算報表；專項檢查材料；財務總帳、分戶帳、明細帳、日記帳；會計憑證等。
3.地籍管理類：土地調查；土地登記；國土資源統計；土地分等定級、估價、處置；土地動態監測。
4.土地利用規劃類：土地利用總體規劃；土地利用專項規劃；基本農田保護；土地利用計劃；土地開發復墾；建設用地預審。
5.建設用地類：國家分批次用地審批；國家建設具體項目和地審批；個人建設用房地審批；土地租賃、抵押、轉讓審批；土地儲備。
6.國土資源監察類：案件處理；來信來訪材料。
7.國土資源宣教、科技、信息類：宣教、科技、信息工作計劃等；國土資源科技計劃規劃報告、合同書；國土資源信息化建設的規劃、方案、招標方案等
8.電子、聲像材料類：電子材料：光盤、軟盤、磁帶；錄音、錄像帶、照片（底片）等。
9.地質礦產管理類：地質勘查管理；礦產開發管理；礦產資源儲量管理；地質環境管理等。
㈡完成時間
1.各業務科室指定專人，將本科室遺留檔案進行整理、立卷，于2013年6月底前完成，移交綜合檔案室。7月份開始進行紙質檔案的掃描工作。
2.部分土地登記檔案（由于整理不規范，需要返工重新整理），于2013年12月底前完成。
四、工作方式、經費開支
㈠采用外承包和各業務部門自行整理、立卷方式實施檔案整合工作。
1.在保證時間與質量的前提條件下，對土地登記（重新返工部分）檔案約20萬至24萬卷宗和地質礦產檔案整理實施外包，按卷計價。
2.各業務部門12月前應立卷歸檔而未整理的文件材料，由各業務部門整理、立卷。
㈡檔案整合及裝具費用
費用開支根據實際檔案數量及所耗檔案裝具實際數量計算，經費列入專項資金預算。
㈢紙質檔案掃描工作，仍按原定價格外包給杭州網新超圖公司；整理工作擬外包給縣檔案局檔案服務中心進行。
五、技術指導與監管
㈠檔案室負責檔案專業業務指導，各科室指定專人負責本科室專業業務的指導，土地登記（重新返工部分）檔案由褚曉敏負責技術指導。
㈡鑒于目前檔案室工作量大，任務重，人手缺等原因，請局黨委抽調專人進行此項工作的監督檢查。
六、檔案整理具體要求
㈠檔案整理的原則
1、充分利用原有業務檔案材料。
2、遵循業務檔案資料的形成規律和特點，保持檔案材料之間的有機聯系。
3、便于檔案的保管和利用。
㈡檔案整理依據
《歸檔文件整理規則》、《國土資源檔案分類方案》、《國土資源檔案歸檔范圍及保管期限》、《科學技術檔案案卷構成一般要求》。
㈢案卷整理要求
1、卷內材料的整理
⑴剔除卷內重復材料；
⑵破損材料須修裱后才能歸檔；
⑶超大紙張（大于A4幅面）必須折疊，頁數較多時，宜單張折疊，如報表、圖紙等；
⑷卷內材料歸檔，應除去金屬物如訂書釘、大頭釘、回形針等；
⑸卷內文件材料按各類專業業務規范要求排列。（一般按照批復在前請示在后，文字在前表冊在后的原則）
2、卷內材料頁號的編制
⑴卷內材料有文字內容的均須編制頁號，每卷單獨編號，頁碼要求三位數，頁號從“001”開始；
⑵頁號的位置，單面書寫的材料在右上角，雙面書寫的資料，正面在右上角，反面在左上角，折疊圖紙一律在右上角；
⑶案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。
3、卷內目錄編制
⑴序號：以一份完整文件為單位，用阿拉伯數字從“1”依次注；
⑵日期：完整填寫形式日期，用8位數字，例：20070601；
⑶文件題名：填寫文件標題全名稱；
⑷頁次：填寫文件材料在卷內所排列的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號；
⑸卷內目錄排列在卷內資料之前。
4、文件材料裝訂及封面填寫
⑴每卷資料應使左邊、下邊對齊，在左側以“三孔”式用線裝訂，并確保裝訂完成后無掉面頁。
⑵封面填上相應的內容，起止時間應填寫卷內全部文件材料形成的的起止日期，各備考表填上立卷人、檢查人、立卷時間等。
5、檔案盒上檔案號的書寫
檔案號按照“全宗號--目錄號--分類號--案卷號”編寫規范，清晰。
6、紙質案卷的排列
1.項目檔案管理專業性強，檔案文件材料整理要求高
固定資產投資項目的主要內容是基本建設工程，包括儀器設備的采購、引進，非標設備儀器的研制。建設項目是一項復雜的系統工程，項目檔案是在建設項目立項、設計、施工、設備采購、安裝、竣工驗收等一系列專業活動過程中形成的，內容涉及專業較多，形成的載體也呈多樣化，有紙質、聲像、電子文件等，這就要求檔案管理人員要熟悉項目的運行過程，了解項目建設的內容，根據不同階段不同內容、按其不同的專業，采用不同的方法進行文件材料的歸類、整理和組卷。
2.項目檔案價值高，保存利用意義大
項目檔案是建設過程中形成的真實的歷史記錄，是一種不可再生的寶貴資源，也是企業發展的重要物質基礎。項目檔案不僅在資政維權過程中能夠發揮鎖定證據、驗證效果的作用，更是企業保障研制、投產運行、使用維修、管理、評估等工作的重要依據，做好項目檔案管理，確保檔案的完整意義重大。
二、對建設項目實施全過程管理的措施
1.建章立制，規范管理
及時做好項目檔案文件材料的收集工作，需要依靠所有參建單位、相關部門及人員的協調合作，同時還需要通過完善各項規章制度規范各項工作的運行和操作。一是建立合同管理制度。在簽訂勘察設計委托、工程施工招標、設備制造采購等合同時，在合同條款中應將當事雙方就文件形成、收集與管理的職責及要求加以描述，明確各自的責任，便于監督和管理。二是建立項目檔案管理制度。依據上級部門頒發的關于固定資產投資項目檔案管理規范和有關檔案管理的法律法規，結合本單位項目管理實際情況，制定本單位項目檔案管理制度，將項目檔案管理工作納入項目建設管理程序中，與項目建設同步，建立切合實際的項目檔案管理體制和工作程序，加強對項目檔案管理工作的領導，保證項目檔案管理工作的順利開展。
2.緊抓源頭，控制過程
固定資產投資項目從立項、設計、施工直到竣工，建設周期較長，企業從項目立項審批、開工后就應組建項目管理領導小組，由企業主管項目建設工作的廠(院、所)領導擔任組長，檔案部門和項目管理部門的領導擔任副組長，該小組主要職能是負責項目建設和項目檔案工作的管理、組織及協調，從源頭抓起，著重做好項目檔案的全過程管理。
(1)項目前期策劃階段。在項目前期立項時，應把項目檔案歸檔工作列入企業年度工作計劃一同下達，并實施考核。檔案管理人員應從項目立項起就開始介入，并全過程參與。要針對項目建設周期、節點等情況制定檔案工作計劃，同時建立項目檔案管理人員網絡，對項目檔案的歸檔范圍及工作要求進行事先交底，同時開展檔案業務指導和培訓，提高他們的檔案意識和業務水平，從源頭抓起，避免項目檔案管理工作脫節和滯后。
(2)項目過程控制階段。項目檔案工作與建設進度同步，應掌握項目建設進度情況，檔案部門要參加項目建設工作協調會，參加設備開箱、項目驗收等工作。在檢查落實建設項目實施的過程中，檢查落實檔案管理工作的情況。在過程檢查時，發現問題應及時予以糾正和整改，避免項目檔案在竣工驗收時“突擊”收集、整理“補課”的弊端。
(3)項目竣工檢查階段。著重對竣工檔案進行嚴格檢查，第一，按歸檔范圍檢查各階段各專業檔案內容是否齊全；第二，檢查項目檔案與項目建設內容是否一致，歸檔文件材料中有關責任人的簽章手續是否有遺漏、是否匹配；第三，檢查歸檔文件材料是否為原件，歸檔文件材料質量是否符合檔案管理要求；第四，整理、分類和目錄編制是否規范。從項目檔案完整性、準確性、系統性三方面進行系統檢查，發現問題及時整改，以保證項目檔案的質量，做好項目檔案的末端控制。
三、加強學習，提高技能
一、工作回顧
（一）認真履行職責，積極開展工作
1、努力做好行政管理工作
①協助領導做好行政管理工作，組織召開全體教職工大會、中層干部會議、班子會議等。會前做好各種準備工作及會議記錄，做到了保密和及時歸檔。
②認真做好材料的撰寫、打印、信息上報和檔案管理工作
③完成2009年上學期工作總結，撰寫好2009年下學期學校工作思路。
④完成2009年高考宣傳造勢工作。
⑤做好了2009年秋季招生的宣傳工作。
⑥完成了下半年省督導評估材料目錄的整理歸檔。
⑦完成了2009年下學期開學開辦宣傳工作。
⑧完成了第25個教師節的宣傳工作。
⑨做好了電話業務咨詢、投訴舉報與縣長信箱問題的回復。
⑩做好新學期教學業務學習資料的編印及組織學習工作。
2、完成黨務工作計劃的一季度工作內容
①完成了2009年上學期黨委工作總結，撰寫好了2009年下學期黨委工作計劃。
②召開了各支部大會，指導制定好各支部工作計劃，完善支部基礎檔案。
③完成了7位新建黨員的建檔工作。
④配合縣局在學校開展了進一步規范教師從教行為的活動。
（二）辦公室內部工作
1、人事工作
完成了2009年上學期學校人事情況上報，并配合教務處對請假后重返工作崗位的教師的工作內容作了安排。清理了學校在職未在崗對象的工資關系，摸清了未在崗人員的去向，并按局要求及時上報。
2、安排行政值班
根據新學期的工作特點，辦公室將行政人員的值班安排到了年級，特別是國慶維穩期對值班提出了新的要求。
3、按照學校總的計劃要求，根據行政干部的工作特點，要求在周五上交周工作匯報。辦公室在收集整理的基礎上在《一周通報》刊專頁“工作安排”，較好地顯示了學校工作的預見性。
4、完成了省督導評估迎檢材料目錄的整理成冊
2009年11月我校將迎來省示范性高中的督導評估。學校將此項工作走到了前面，9月份辦公室組織人員對這些目錄進行了整理對資料進行歸檔。
5、檔案工作
我校的檔案工作是南縣的一個示范窗口，學校歸檔工作一直以來都做得很好。學校檔案室在人手不多的情況下，加班加點及時完成學校各類檔案資料的整理。
（三）加強思想作風建設
“思想有多遠，我們就能走多遠”思想是建設的先導，是指揮棒，加強思想建設是優化辦公室各項工作的前提。因此，我室同志一年來始終把學校放在重要位置，努力提高自身綜合素質。我們嚴格按照同志提出的“勤于學習、善于創造、樂于奉獻”的要求，堅持“講學習、講政治、講正氣”的原則，始終把增強服務意識作為一切工作的基礎，腳踏實地埋頭苦干。
二、2009年四季度工作內容
（一）配合學校積極做好開展進一步規范教師從教行為的活動
①配合黨委搞好教師的政治學習。
②在全校范圍內開展從教行為的自查自糾并向上級做好匯報。
③在全校范圍內掀起“忠守職責，樂于奉獻”的從教活動。
（二）進一步完善督導評估迎檢材料目錄的整理，充實材料的內容。
（三）進一步規范文檔工作
（四）做好黨務工作
①開展建黨積極分子培訓工作。
②籌備慶“國慶”活動。
（五）做好接待及對外聯絡工
①認真做好來客來訪的接待工作。
②主動拓展對外聯絡的渠道，進一步擴大學校的影響。
（六）配合學校新一輪課改計劃，積極參加教學改革。
（七）做好九屆三次教代會的文字資料準備工作。
（八）做好家長會的宣傳工作。
辦公室每月工作計劃
辦公室工作在局委會和局領導班子的正確領導下，根據我局工作總體要求，堅持“以人為本、服務為民”的宗旨，以為局領導、為職工、為全局工作服務為己任，加強學習，立足本職工作，以人為本，服務一線，當好參謀助手，服務全局干部職工，完善管理，充分發揮辦公室的職能作用，全面做好局辦公室的各項工作，為確保辦公室工作再上新臺階，特制定xx年度辦公室工作計劃如下：
一、工作目標
1、強化、細化內部管理運行機制，規范辦公室管理，營造團結、合作、和諧的工作氛圍。
2、重點協助局領導抓好制度建設及全局工作程序運行等工作，督察工作落實情況。
3、協助局領導做好宣傳、人事等工作。
4、協助各科室完成上級部門及局委會安排的其他工作。
5、重點抓好內部文件制發、通知、文件管理、上報材料把關等規范管理工作。
6、完成領導交辦的其他事務。
7、迎接各項檢查，包括目標管理、精神文明、綜合治理，檔案管理、計劃生育、黨建、黨風廉政等各項檢查，做好準備工作。
二、重點工作
(一)嚴格按照檔案管理制度，認真做好檔案管理工作
1、加強對機關檔案工作目標管理。積極做好檔案材料的收集、分類整理、歸檔工作，力爭檔案規范完備。做好機關檔案工作目標管理的各項工作。
2、加強對文書檔案的管理。做好上級文件、本局文書資料的收集、分類、編號歸檔及卷案整理工作。
3、根據《檔案法》的具體要求，負責管理各類文件資料，按規定把文件資料及時整理、分類、裝訂、保管，發揮檔案的作用，力求做到檔案管理規范化，科學化。根據工作需要，即使向局長及有關部門提供需查閱的文檔資料。進一步規范文書檔案，提高檔案的查閱效率，努力為本局工作服務、為監督對象服務;要及時做好各類材料的準備和歸檔工作;要認真仔細正確地做好各類報表數字的統計、核對工作，及時報送，統一存檔。
(二)加強本局精神文明創建活動
進一步提高全局干部職工的思想道德素質為核心，以構建社會主義和諧社會為目標，鞏固和提高創建精神文明、計劃生育、環境衛生、綠化、綜合治理等各項工作力度，積極開展群眾性精神文明創建活動，做好精神文明創建活動的各項資料的收集、整理、歸檔工作。
(三)安排會議，作好記錄
在局領導的指示下，認真做好行政例會和全局干部職工大會的組織工作，做好局行政會議、職工會議和其它重要會議的記錄工作，做好重大節日慶祝活動以及承辦各項活動的準備工作和組織工作，及時出好會議通知、工作安排通知、節假日放假安排等通知, 記好考勤，作好總結。
(四)做好文件的各種登記處理工作
1、做好接受、傳送、催辦及文件管理工作，信息采集、上報、保密和檔案管理工作，對來文的閱批、領導批示的督辦、重要文件的核稿、接聽電話、收發文件、打印文件、會議記錄等日常工作，做到嚴謹有序，不出差錯。及時收發書面和網上文件， 并交局領導審閱， 根據審閱意見，及時轉達給相關職能科室辦理或通知相關職工。各項文件材料，力求及時、準確、高效。
2、負責本局文字材料的起草工作，通知、計劃、總結、匯報等，按照上級要求和工作需要，編寫有關行政文件、表格，同時把好保密關。作好文件的登記、編號、收發等相關工作，文件及時上報，按規定作好文件的上報保存等工作。
(五)做好教職工考勤工作
1、嚴格執行考勤制度，做好簽到、早操考勤和政治學習會議的考勤工作，考勤情況做到每周一公示、每月一匯總。
2、嚴格請假制度。務必持假條請假，嚴格執行本局的請假程序。
三、常規工作
(一)深入開展局務公開工作
1、進一步完善“局務公開宣傳欄”，對涉及干部職工切身利益的事項及時予以公示。
2、積極參與局的各種會議，采集干部職工寶貴意見，并及時上報局領導，加強與職工之間的思想溝通。
3、積極利用省、市、縣網站、電視臺、宣傳欄等媒體，加大宣傳和監督力度。
(二)法制工作
做好“六五”普法工作。堅持“兩個轉變，兩個提高”，以“法治衛生計生”建設規范化活動，進一步加大我局法制建設的步伐。以宣傳《傳染病防治法》、《職業病防治法》、《醫療機構管理條例》、《公共場所衛生管理條例》、《社會撫養費征收管理辦法》等法律法規為切入點，以“六五”普法宣傳為契機，深入研究普法工作，推動普法、依法治教工作的新發展。完善各項規章制度，強化全局法制建設，依法管理各項事務;充分發揮利用“3.15消費者權益日”、“法治宣傳周”“職業病防治宣傳周”、“打擊非法行醫宣傳周”“12.4法治宣傳日”等宣傳日，利用電視、報紙、網站、設咨詢點等宣傳形式，大力宣傳法律法規知識，繼續辦好法制宣傳專欄、板報、圖展，搞好法律宣傳活動;通過開展“法制講座”、“法律知識競賽”等具體措施和活動，深化法制安全宣傳月、周、日的成效，督促全縣市民掌握了解衛生計生法律法規知識，提高全縣人民法律素質，逐步養成人人懂法、守法、用法的良好社會氛圍。
(三)做好宣傳及信息反饋工作
1、 進一步做好各部門的統籌協調工作。上情下達，下情上達及時、準確;做各部門之間溝通的橋梁，維護好局班子的團結，提高工作效率。
2、建立重要的來信來電來件的登記制度。及時將全局的工作動態、典型人事、重要工作向上級進行匯報。對于上級布置的各專項工作要以文字形式及時向上級反饋，根據信息來源和內容恰當及時地進行處理，及時與相關部門進行溝通，準確掌握實際情況，合理地做好反饋工作。
(四)完成好局領導交辦的其他工作，完成好上級布置的急辦任務和各項臨時性工作。
1、負責協調局黨政各科室共同辦理的綜合性工作，經常了解各科室的工作情況，協調關系，做上情下達，下情上達。
2、注意調查研究，掌握局內外信息，主動了解與局有關的情況和問題，積極為局領導決策提供參考意見。
3、關心辦公室工作人員及全局干部職工的工作、學習和生活，組織好全局干部職工的政治學習和思想教育工作，不斷提高辦公室及全局干部職工的工作效率和服務水平。
4、辦公室工作人員做好上述各項工作外，積極主動、認真完成其它臨時性工作任務。
四、常規工作安排：
1、制定工作計劃，做好上年的工作總結及2015年全局干部職工大會前準備工作;
2、進一步規范全局干部職工考勤管理工作;
3、組織召開20XX年全局干部職工工作會議。
3月份：
1、根據省市縣文件精神和要求，制定2015年竹溪縣衛生計生綜合監督執法工作要點、計劃及其它各項工作計劃和實施方案。
2、加強機關檔案管理工作，及時收集2014年檔案資料進行整理、歸檔;
2、組織全局婦女開展慶祝“三八”婦女節活動;
3、組織全局干部職工參加省市縣組織的公益性活動和“3.15國際消費者權益日”活動。
4月份：
1、繼續做好機關檔案目標管理工作;
2、清明節放假安排;
3、加強干部職工普法工作;
4、開展公民道德建設月活動。
5月份：
1、五一勞動節放假安排;
2、組織召開精神文明創建活動動員會議;
3、組織開展《職業病防治法》宣傳周活動。
6月份：
1、對上半年工作進行全面工作總結，及時上報半年各項工作資料;
2、做好半年工作考核檢查準備及迎檢工作。
1、對半工作考核檢查情況進行分析，制定下半年工作整改方案;
2、組織召開下半年全局工作布署會。
3、組織入黨積極分子參加入黨。
4、組織開展紀念建黨94周活動。
8-11月份：
1、對上半工作存的問題進行查漏補缺，完善上半年各項工作資料的收集整理。
2、組織全局干部職工參加各項專業知識學習及突發公共衛生事件應急處理演練等工作。
12月份：
1、組織開展“12.4”法制宣傳日活動。
2、總結全年工作，按要求上報各項工作總結及報表。
3、收集整理各項工作資料的收集整理歸檔，將資料裝訂成冊，做好年終省市縣考核準備工作。
一、進一步明確清理、整理歸檔文件的重點
清理、整理歸檔文件的重點是一九九六年以來各鎮（區）勞動和社會保障管理服務所形成的文件（具體參考本意見二：各類歸檔文件保管期限的確定），上級機關普發的文件暫不作為清理、整理的重點。
二、各類歸檔文件（案卷）保管期限的確定
（一）文書檔案
1、被征地農民基本生活保障材料（永久）
2、農村和社會養老保險繳費匯總表、花名冊（長期）
3、大集體企業、劃規企業養老保險與退休養老金統籌資金平衡表、花名冊、登記表（長期）
4、城鎮職工養老保險、花名冊、登記材料、一次性退保人員花名冊（長期）
5、鎮（鄉）辦企業人員花名冊、登記表（長期）
6、企業勞動合同制工人花名冊、登記表（長期）
7、勞動爭議仲裁協議書、處理文件（長期）
8、養老保險進度統計表、資金測算表、年報表（長期）
9、領取失業救濟金人員花名冊（長期）
10、勞動用工監察文件（長期）
11、勞動和社會保障所年度工作計劃、總結（長期）
12、勞動合同文件、外來務工人員花名冊等（短期）
（二）會計檔案
勞動和社保所形成的會計檔案在參照《會計檔案管理辦法》檔案保管期限的基礎上，再延長10年。
三、整理方法的選擇
各鎮（區）勞動和社會保障管理服務所形成的歸檔文件，原則上采用《*市歸檔文件整理規則》進行裝訂、分類、排列、編號、編目和裝盒，如果2003年之前形成的檔案案卷質量符合檔案工作業務建設規范要求，則可以保留原整理方法，即不再拆卷進行重新整理。
四、加強檔案信息化建設
