時間：2022-10-17 09:54:10
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一、醫學院校人文社科檔案管理工作現狀
作為醫學為主的專科型大學，多數醫學院校普遍存在著對人文社會科學檔案重視不夠和管理不到位等現象，主要表現在以下幾個方面：一是檔案意識薄弱，對人文社會科學檔案工作的重要性認識不足。在多數醫學院校沒有把人文社會科學資料管理列為檔案管理工作，沒有專門的檔案管理崗位設置，多以辦公室人員兼管為主，許多人認為社科檔案只是圖書館檔案工作的一部分，沒有獨立的必要。二是人文社會科學檔案管理模式落后，三是管理制度不健全。長期以來，人文社會科學檔案工作被忽視，沒有建立相應的規章制度，從而形社會科學檔案工作隨意性強、管理混亂的局面。一方面收集的檔案資料不全，大家普遍認為人文社科的檔案資料都是常規性資料，存不存檔也沒人看，不是斷檔，就是缺檔；另一方面檔案缺乏系統性和完整性，或是應立卷的卻沒有立卷。此外，對收集到的檔案資料沒有進行系統的整理，沒有按照《檔案法》的要求進行分類、編目和排列。這樣不僅給查找、利用檔案帶來許多不便，還會造成檔案丟失，給思政課教學、科研查找相關資料帶來麻煩。三是人文社會科學檔案管理多未實行專人專職管理，在用人上具有一定的隨意性，在日常工作中，容易被其他行政事務所取代，使檔案管理經常處于無序狀態；四是檔案管理手段上缺乏科學性，目前仍有部分高校基地在檔案管理中實行原始的手工勞動方式，特別是在編制目錄索引的方法上，還沒有很好地通過現代化手段進行編制《檔案目錄索引》，在很大程度上影響了檔案管理效率。四是人文社會科學檔案工作信息化程度不成比例。近幾年，高校圖書館的數字化建設與自動化建設程度大大提高，通過回溯建庫，實現了館藏資源的數字化建設，館內不僅建有自己的局域網，而且與院域網互通，實現了館藏資源的網上利用。相比之下，人文社會科學檔案工作的基礎設施、設備條件和技術條件都比較落后，限制了人文社會科學檔案的發展。
二、提高醫學院校對人文社會科學檔案重要性的認識
首先，人文社會科學檔案是思想政治課程評估的客觀條件。2007年6月，廣東省教育廳下發《廣東省高等學校（本科）思想政治理論課建設評估指標體系（修訂）》，人文社會科學檔案被列為思想政治理論課建設評估指標體系保障條件的重要部分，是醫學院校思想政治課程評估的客觀要素和優勢條件。人文社會科學檔案的建設和管理水平，涉及到人文社會科學有關課程的教學和科研的實施環節，代表著思想政治課程的整體建設水平。人文社會科學檔案應充分開發利用檔案信息資源，探索為教學和科研服務、為學科建設服務的新方法，提高服務的層次和水平[1]。
其次，人文社會科學檔案是思想政治教育基地的重要信息資源。建立思想政治教育基地，是開展大學生思想政治教育的有效形式，引導大學生黨員接觸當代社會，感受時代脈搏、重溫革命歷程，激發愛國熱情，培養和弘揚當代大學生核心價值觀；通過認識教育基地的歷史，解讀我國革命歷史、社會主義改革發展史，對增強當代大學生的社會責任感，加強大學生修養有著不可替代的重要作用。我校從2005年起先后建立了數十個思想政治教育基地，幾年來在我校大學生思想政治理論教育教學中發揮了重要作用，其中人文社會科學檔案中大量圖書、影象及案例資料也發揮了不可磨滅的作用。
另外，人文社會科學檔案是思政課和通識教育的信息資源。思想政治教育一直是我國高等教育的重要內容，對大學生樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀起著非常重要的作用。隨著教育的深入發展和社會的急劇變化，高校的思想政治教育也暴露出一些問題，比如教學內容跟不上時代的變化，實效性不高等。鑒于思想政治教育一直是我國高校教育的重要內容，不能削弱只能加強，所以在現階段要探尋思想政治教育的途徑。目前高校的思想政治教育與通識教育是分開實施的，而二者在教育目標、課程設置等很多方面都有共通之處，因此怎樣使二者結合起來，相互促進，相互補充，共同推動高等教育的發展，達到培養高素質人才的目標。為在醫學生中開展通識教育，培養專業知識扎實，動手能力強，有創新意識，人格好，人緣好，會辦事的醫學應用型人才，我校于2013年成立了通識教育中心，致力于培養具有合理的知識結構、能力結構、全面發展的高素質人才。人文社會科學檔案成為思政課和通識教育的主要教學資源，通識教育有關文獻還需要不斷補充和完善。
三、加強醫學院校人文社會科學檔案的建設與管理
首先，要提高對人文社會科學檔案管理的重視。檔案管理人員的業務素質直接影響到人文社會科學檔案管理的管理水平[2]。學校領導要重視檔案管理工作的重要性，并設置專人負責管理或由資料管理員兼職。學校檔案部門一定要重視社科檔案的建設，把社科檔案管理人員列入學校檔案人員，同意管理和定期參加檔案培訓，推動社科檔案管理的專業化和專門化。
要樹立檔案管理的法規意識和誠信意識，制定一系列的制度和標準化操作規范，保證檔案管理的科學化。人文社會科學檔案必須按照《檔案法》的要求，科學、規范地收集和整理圖書等檔案資料，切實做好各類統計數據、文件檔案的整理和保存工作，把檔案信息資源的管理和建設納入圖書館整體資源建設中進行。
檔案建設和管理應遵循“三化”，即目錄設置科學化，管理過程規范化，開發利用人性化[3]。醫學院校要根據自身學科特點及對人文社會科學檔案需求的特殊性，圍繞“為教學服務、科研服務、為學科建設服務”的宗旨，不斷加強人文社會科學檔案的建設與管理。一是拓寬檔案信息收集范圍，準確、全面地做好各類人文社會科學檔案信息的收集、整理、存儲工作，開展文獻采購與典藏檔案、課題跟蹤服務檔案、讀者借閱檔案等。二是建立檔案管理制度，確保檔案的完整與系統，保證圖書館檔案信息資料齊全、完整。三是充分利用現代化技術手段，不但重視紙本文件的收集與整理，更要關注電子文檔的收集、整理與保存。三是開展檔案信息資料的編研工作，對原始材料進行有目的、有計劃的篩選、分析與研究，編制具有典型性、規律性、有使用價值的各類綜合檔案信息。充分開發利用人文社會科學檔案信息資源，探索人文社會科學為教學科研服務、為學科建設服務的新方法，不斷滿足教學科研人員對人文社會科學檔案的需求，提高人文社會科學檔案服務的層次和水平。
四、提高醫學院校人文社會科學檔案的服務水平
在醫學院校中，人文社會科學檔案不僅要為思想政治理論課教學和開展科研工作提供豐富的文獻資料，還要充分發揮其在醫學生思想政治教育和人文素質培養中的重要作用。
一是根據學校人文社會科學檔案發展的具體情況和發展要求，人性化地設置醫學院校人文社會科學檔案，包括紙質檔案、電子檔案和實物檔案，其中紙質檔案根據科技檔案管理辦法編目；電子檔案如相關紙質檔案的數字化、實物檔案拍照和攝像的電子檔案、考察等相關的照片，適合按分類或時間進行編目，最大程度的方便提取應用。二是要提高人文社會科學檔案的服務意識和服務水平，在檔案利用上要采取領域拓展與服務跟進，推動檔案文化建設。
一、基建檔案在醫院管理中的作用
近年來，我國對醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案載體種類多、檔案數量大、保存價值高。這些檔案既是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分之一，它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和事業不斷發展服務。因此，檔案部門在收集檔案時要抓住兩個環節：一是收集基建開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同、洽商變更等；二是在交付使用過程中的改建、裝修、設備安裝等施工過程和結果的記錄。
二、 基建檔案管理中存在的問題
醫院基建檔案在其形成過程中存在的問題往往被忽視，對一些數字的統計整理不夠齊全，一些數字和報表不夠規范。這些結果構成的原因主要有以下方面：
1.對檔案管理工作重視不夠。由于醫院建筑物改變設計用途不是經常施行，因而醫院往往忽略了基建檔案的管理或是管理不善，導致檔案殘缺不全等現象。
2.檔案管理水平跟不上。在項目檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規范化管理。檔案管理制度不健全，檔案制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制，在執行上也存在“軟”現象。
3.檔案專業人才缺乏，知識結構老化，知識層次低。在工程建設中，檔案人員一般是新參加工作的同志多，缺乏檔案專業知識，對工程檔案比較陌生。檔案專業畢業或者檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規制度，熟練掌握網絡技術、軟件制作，用電腦操作并對檔案進行開發再利用的專業人才更是奇缺。
三、保證檔案完整準確應采取的措施
1.檔案的工作質量關鍵是領導的重視問題。醫院施工負責人與施工方應進行了協調和核對，并將醫院檔案管理員的工作納入醫院的管理制度，納入有關干部的年終目標考核內容，從制度上提升檔案管理的重要性，才能解決檔案不被重視的問題。
2.加強檔案的宣傳教育工作，增強檔案意識。通過宣傳教育制造輿論，端正人們對檔案工作的態度，進而引起關注，取得支持，才使最早一部分遺失的檔案得到補充和完善。
3.建立健全檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等制度。做好基建檔案前期的收集工作力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性。檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程。工程的管理、設計、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。一套完整、準確、系統的檔案，必須發揮全體參戰人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃。
4.醫院基建檔案應實行集中統一管理。及時歸檔，認真整理，確保檔案資料的完整、準確、系統、安全和有效利用，這也是國家對于各類檔案管理的基本要求。
論文摘 要: 科研檔案是高校檔案的重要組成部分，反映了一所高校具備的學術水平和實力，但是新建本科院校由于自身發展過程中的諸多問題，使得科研檔案管理水平滯后。本文在分析新建本科院校科研檔案管理存在的問題的基礎上，提出了加強新建本科院校科研檔案管理的有效對策，以期能提高科研檔案的管理水平。
高校科研檔案是高校在科研管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料，是高校科研活動的真實記錄，在科研工作中發揮著知識儲備的作用。隨著高校科研事業的不斷深入和發展，科研檔案在高校發展和建設中的作用地位越來越突出。但對于20世紀末后建立或升格起來的普通本科院校來說，由于本科辦學歷史不長，科研能力和學術水平較低，對科研檔案管理的重要性認識不足，使得科研檔案管理水平滯后，無法保證科研檔案價值的實現。因此，研究分析科研檔案管理中存在的問題，探討解決問題的途徑，對于提高新建本科院校科研檔案整體管理水平，發揮科研項目檔案的利用效益，更好地為教學和科研服務有著積極的意義。
一、高校科研檔案管理的作用
1.有利于促進高校科研工作的發展。在知識經濟背景下，信息與知識成了發展的最重要的因素。無論哪個行業，能否持續發展，在很大程度上取決于是否擁有足夠的知識，只要擁有足夠的知識，就能夠更快地獲取知識，就會在知識經濟時代獲得成功。高校是創造知識和傳播知識的場所，是教學科研中心，而高校科研檔案又是教學、科研知識資源的存儲載體，詳細記載了高校科研活動的全過程和具體成果，是學校教育改革與科技知識資源的重要組成部分。它匯集了學校教育、科研的最新成果，為學校科研人員開展科研提供了背景資料和所研究領域的最新成果。從這個意義上說，完整、系統、準確的科研檔案對科學研究是必不可少的。
2.有利于促進高校科研管理的決策。科研檔案具有依據憑證的功能，它直接反映了高校科研活動的原貌與進步，真實反映了學校的科研水平及辦學實力，是高校提高科研管理水平的基礎和前提。有效地管理好科研檔案，可以為學校領導和科研部門的工作決策提供重要憑證和依據，實現科研管理的科學化、規范化、現代化，促進高校科研工作的持續發展。
3.有利于促進科研成果的利用和推廣。科研檔案管理不僅僅是將科研材料整理、分類和保管，而是歸檔后的再利用，以實現科研成果的經濟效益和社會效益。有效地管理好科研檔案，既可以完整、準確、系統地記錄科研活動的全過程，更為重要的是也為進一步的項目研發和成果推廣提供技術資源，從而實現科研成果的經濟效益和社會效益。
二、新建本科院校科研檔案管理存在的問題
高校科研檔案具有成套性、階段性、集體性、專業性強、載體多樣、內容多、范圍廣等特點。這些特點對科研檔案的管理提出了很高的要求。但是，由于新建本科院校基礎弱、管理意識不到位等原因，雖然科研工作得到了快速發展，但是科研檔案管理工作卻存在著種種弊端，影響了科研檔案的質量及開發利用。
1.檔案意識薄弱，科研檔案管理的重要性認識不足。為提高競爭力，新建本科院校都把大量的精力集中用于校園基礎設施建設，提高教學質量和科研水平之上，卻忽視了檔案工作的發展，檔案意識薄弱，沒有認識到檔案工作在學校發展中的作用，使得學校檔案事業嚴重滯后于其它各項工作。在這種環境影響下，各級領導、科研人員和科研管理部門往往忽視了科研檔案管理的重要性，沒有認識到科研檔案管理在整個科研工作中占著舉足輕重的作用。首先，受傳統觀念的影響，部分科研人員認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理，從而輕視研究過程中檔案資料積累、歸檔工作，往往把它們排斥在檔案管理之外。其次，部分科研人員沒有認識到自己是科研檔案的主體，只重視科研項目的申報、立項及科研成果的發表、獲獎，認為歸檔是檔案管理人員的事，與己無關;或者認為在科研過程中形成的材料屬于個人資源，是否歸檔無關緊要，擔心交到檔案部門后給自己查找利用帶來不便而不愿意上交。再次，科研管理部門重視的是項目的申報、評比，追求的是項目數量、經費的增加，只要科研材料不會影響到項目的申報、鑒定、評比即可，并不對科研檔案的歸檔提出明確、具體的規定和要求，從而使得科研人員只片面強調科學研究的重要性，對科研檔案工作的投入不足，重視不夠。
2.歸檔材料質量不高，科研檔案原始性、完整性、系統性差。高校科研檔案收集的準確性與完整性是保證歸檔材料質量的前提。一套完整齊全的科研項目檔案應包括科研準備階段的項目申請書、審批文件、論證材料、項目計劃任務書、開題報告和相關協議等文件材料，研究實驗階段的原始記錄、實驗報告、計算材料等文件材料，總結鑒定驗收階段的工作總結、結題報告、論文、專著、結題鑒定等材料。部分科研項目檔案還包括申報獎勵階段的成果材料、獎勵申報與審批材料、獲獎材料、推廣應用階段的轉讓協議、推廣應用方案及推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。然而，在新建本科院科研檔案的實際歸檔中，無論是縱向科研項目，還是橫向科研項目，其歸檔的材料都普遍存在著依據性、結果性文件多，科研記錄少;文字材料多，磁盤、光盤、照片、實物少;復印件多、原件少等的問題。這些問題直接影響了科研檔案的系統性、完整性、原始性，使得科研檔案的價值大打折扣，最終不能有效地開發和利用科研檔案。
3.管理制度缺失，科研檔案歸檔工作的職責不明確。目前，新建本科院校大都根據《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法規，結合各單位實際，制定了相應的科研檔案管理辦法，堅持由科研課題(項目)立卷的制度，再由科研管理部門對項目檔案進行檢查驗收，然后在一定期限內由科研管理部門統一向學校檔案部門移交。這種模式也是比較易于落實科研檔案的“三納入”、“四同步”管理。但是，在實際工作中，各高校制定的管理辦法往往不具體，未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負責人的職責，科研管理部門對課題文件材料的形成和積累的管理把關不嚴，科研人員不配合，科研檔案管理員交什么收什么。有的學校雖然也有“三納入”、“四同步”的制度，但在實際操作上困難重重，科研管理部門、檔案部門之間缺乏統籌協調，科研管理部門把工作的重點和核心放在立項、經費及成果管理上，科研檔案的管理往往由于事務性、瑣碎性的特點而不受重視;檔案部門由于不是科研工作的管理主體，又缺乏相應的配套措施和有效的制約手段，對科研檔案的監管力度很小甚至無力監管，使得科研檔案“三納入”、“四同步”制度形同虛設，科研檔案歸檔管理處于失控狀態。
4.工作意識落后，科研檔案歸檔工作的業務指導不到位。長期以來，高校檔案部門都處于封閉狀態，“藏在深閨人未識”，內無動力，外無壓力，工作缺乏競爭和創新，只注重移交后科研檔案的管理，忽視了對移交前的科研材料建檔工作的業務指導、監督和檢查，基本上處于你交多少、我管多少的情況。而科研人員、科研檔案管理員沒有經過正規檔案管理教育與培訓，專業性不強，業務素質偏低，對科研檔案歸檔的內容不明確，對歸檔范圍把握不準，再加上他們還要承擔其他大量的工作，投入到檔案管理的時間有限，而檔案部門業務指導又不到位，難免不影響到項目材料歸檔的質量和數量。
三、加強新建本科院校科研檔案管理的對策
為確保科研檔案的完整、準確、系統，提高科研檔案質量，針對目前新建本科院校科研檔案管理中存在問題，我們必須采取一系列的措施加強科研檔案的管理，充分發揮科研檔案為教學和科研工作服務的重要作用。
1.增強檔案意識，提高科研檔案形成者歸檔工作的主動性。檔案意識是人們對檔案及檔案工作的認識，以及以這種認識為基礎形成的對檔案和檔案工作的思想觀念，它是檔案工作存在和發展的基礎。因此，科研檔案管理水平的提高，增強全校師生檔案意識尤為重要。首先，檔案部門要經常向學校領導匯報檔案工作，爭取學校領導和科研管理部門領導的支持，將科研檔案管理納入科研工作的程序和檢查內容，增強科研人員對科研檔案的責任意識。其次，學校檔案部門要利用各種場合和機會深入宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《普通高等學校檔案管理辦法》等檔案法規及檔案基本知識，讓檔案貼近教職工，提高科研人員檔案法制觀念，使大家認識到科研檔案管理工作的重要性，從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作，主動承擔科研檔案歸檔的職責。再次，檔案部門要改變“重藏輕用”的舊觀念，積極開發科研檔案信息資源，編制各種檢索工具和專題目錄，為科研人員利用提供方便。“潤物細無聲”，科研人員逐步認識到科研檔案在教學、科研中的重要作用，就不會產生抵觸情緒，反而會主動支持和配合科研檔案歸檔工作。
2.完善管理制度，促進科研檔案工作的規范化。《高等學校檔案工作規范》中明確規定:“科研檔案必須實行集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全，便于開發利用。”《高等學校檔案管理辦法》也規定:“科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔，并且個人對其從事科研活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。”為此，新建本科院校應堅持集中統一管理的原則，理順檔案部門、科研管理部門、科研人員之間的工作關系，明確各級各類人員在科研檔案工作中的職責，建立行之有效的科研檔案歸檔制度和模式，使“三納入”、“四同步”真正落實。制度應包括科研項目從開始到結題的過程材料的管理，明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式，如項目檔案的收集內容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，這樣才能使各個業務環節都有章可循，從而促使科研檔案管理工作朝著制度化、規范化方向發展。此外，還應該采取一定措施，把科研檔案的歸檔情況與科研項目的驗收、成果申報掛鉤，在課題驗收時，要由檔案部門對歸檔材料進行審查，凡是歸檔材料不完整的不予項目驗收、報獎，從而保證科研檔案的質量。
3.加強跟蹤收集，實現科研檔案歸檔工作的全程監督。在實際工作中，由于大部分科研人員還肩負著繁重的教學任務，投入到檔案管理的時間有限，難免在科研檔案的材料積累和收集上有遺漏或對應歸檔的材料把握不準，導致歸檔材料的不完整、不準確。因此，檔案部門不能只注重移交后的檔案管理，而應根據科研檔案形成的特點，堅持前端控制的原則，提前介入，將科研檔案的跟蹤收集工作貫穿于科研活動的全過程，才能真正保證科研檔案的完整、準確、系統。在計劃管理、課題管理、成果管理等階段，檔案部門應同科研管理部門、科研項目人員加強聯系，密切配合，及時了解和掌握科研課題的整體進程，指導和協助科研人員將整個科研活動中有價值的文件材料收集齊全，確保科研檔案的質量。
重大、重點科研項目及高級別獲獎成果最能反映出一所高校的科研能力，但由于新建本科院校缺乏科研競爭力，爭取到的重點、重大科研項目鳳毛鱗角，其所形成的科研檔案資源既是學校科研能力的歷史見證和進一步提升科研能力的基礎，又是新技術、新創新的基礎，對學校有重大意義。這些科研項目，往往研究周期長，涉及范圍廣，研究人員多，檔案內容復雜多樣，甚至還包括若干科研子課題，如果仍按一般課題一樣進行收集歸檔，極易造成檔案材料割裂的現象。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，配備專門的檔案管理員參與全程，從科研材料形成之始就注意收集整理，以免遺漏，確保重點、重大科研項目檔案的完整、系統、準確。
4.提升檔案管理者綜合素質，強化為科研檔案工作服務的能力。人的素質是關系到工作成敗的最重要的因素，因此科研檔案人員綜合素質的提高是做好科研檔案管理工作的根本保證。一方面，科研檔案的特點，要求檔案人員要有較為廣博深厚的知識基礎，系統學習檔案學概論、檔案管理學、科技檔案管理學等理論知識，還要不斷擴展知識領域，優化自身的知識結構和能力結構，掌握國內外先進的科研檔案管理方法和技術，具備科研項目管理知識，熟悉科研項目檔案的來源情況和產生工作規律。唯此，檔案人員才能具備較高的綜合素質，增強科研檔案工作服務能力。另一方面，檔案部門要轉變觀念，克服“坐等上門”等傳統封閉的工作意識，樹立服務意識，積極開展對科研人員、科研管理部門兼職檔案員的業務培訓，使他們熟悉科研檔案管理工作的各個業務環節的基本技能;主動加強與課題組、科研管理部門的溝通協調，指導科研人員、兼職檔案員做好平時的預立卷歸檔，定期檢查或抽查立卷歸檔工作，逐步提高科研人員、兼職檔案員的業務水平和工作能力。
參考文獻:
[1]孫天波.加強地方高校科研檔案管理工作對策[J].重慶三峽學報學報，2008，(4).
【關鍵詞】醫院檔案；檔案管理；檔案文化
【中圖分類號】R197.322 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-7484（2012）11-0612-02
醫院檔案是在醫院各項醫療、教學、科研、預防保健、衛生行政管理以及其他各項活動中形成具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院重要的信息資料和寶貴財富，更是醫院開展工作的可靠依據。為了更好保存醫院歷史真實面貌，我院于2011年成立綜合檔案室集中管理全院各門類、各載體檔案，下面是我院開展檔案工作的一些做法。
1 開展檔案管理的必要性
1.1 實現檔案管理是醫院自身發展的需要
當前醫院規模不斷擴大，各項醫療活動產生了龐大的具有保存價值的醫療檔案特別是一些科研資料。現代化醫院要求規范化管理的結果是各職能部門的文書類檔案越堆越多；另外在等級醫院評審過程中檔案資料不僅是評審的重要依據同時檔案管理還是評審的一項重要指標；其次自《醫療事故處理條件》出臺后，要求醫院在處理醫療事故時“舉證責任倒置”，這就倒逼醫院在進行診療時，需要不斷收集并保存一切與病人治療相關的所有信息，包括法律法規、醫療標準、操作常規、財務收費、各種設備（材料）使用以及管理部門需要提供的各類資質證明等。實現醫院檔案的統一管理有利提高醫院管理水平，保持醫院可持續發展。
1.2 開展檔案管理是落實國家檔案法規的需要
《中華人民共和國檔案法》規定，全部檔案均由本機關檔案部門集中統一管理。同時昆山檔案局對本地區檔案管理工作提出了三年目標，要求各部門做好檔案室建設和達標升級工作。為了改變當前醫院檔案分散保管的狀況，需有一個綜合管理檔案的職能部門，推動醫院檔案管理規范化科學化現代化進程，促進檔案開發利用，提升檔案管理水平更好的為醫院建設和發展服務。
2 醫院開展綜合檔案管理建設的具體方法
如何做好檔案建設與管理？我們的起步較晚，但是我們始終以高起點、高標準為工作目標。通過“三項工程”對醫院檔案工作實施管理，實現檔案資源共享，提高檔案管理水平，培育良好的檔案文化促進醫院文化發展。
2.1 實施檔案管理的建設工程，夯實基礎
2.1.1 設施設備建設
檔案庫房的設施建設是醫院開展檔案管理的先決條件，檔案庫房選址得當便于檔案的保管利用，做到檔案庫房、辦公室、閱檔室三分開，庫房面積要有一定的預留空間，配備必要的溫濕度控制、消防安全等專用設備，落實“八防”措施，醫院檔案室建筑總面積原則上不小于300m2。
2.1.2 組織網絡建設
建立檔案的三級管理網絡體系，醫院檔案管理委員會領導開展全院檔案工作；綜合檔案室專職管理醫院的檔案工作，它既是職能部門又是檔案工作的業務部門；各職能科室負責人是部門檔案第一責任人，各部門配備一名兼職檔案人員，負責本部門各類檔案材料的收集、預整理工作，并定期向綜合檔案室移交，確保歸檔材料的安全。
2.1.3 工作制度體系建設
三個不同層次、不同重點內容的制度構成了醫院檔案工作的制度體系，分別為：工作規章是醫院檔案工作的綱領性文件，將醫院檔案系統分為6大類12小類82項；管理制度由檔案的保管、調閱、鑒定銷毀等制度和各崗位職責組成；檔案的業務規范性文件包括需要區分各類檔案的不同生命周期和價值的保管期限表，以及規定各類檔案的分類原則、層次和綱目條款等的分類大綱，它們是檔案管理工作的重要技術性文件之一，是本單位檔案管理的行為指南，這些需要醫院檔案部門在建設的第一年建立完成，隨著工作的不斷深入和外部因素的改變需對檔案工作制度體系不斷的充實和完善以適應科學管理需要。
2.1.4 基礎業務建設
檔案的業務工作主要包括四個方面：檔案的收集、整理、保管、利用等。檔案工作從收集開始，對文書檔案產生部門從檔案管理的角度在文件形成階段即提出“檔案化”管理要求，推動各職能部門規范科室管理，提高科室管理水平，為等級醫院評審打下基礎。除文書檔案外需同時做好會計、基建、設備、科研等檔案的收集工作，對于反映醫院主要職能活動情況的照片、聲像、實物等特殊載體檔案應隨時收集歸檔并保持資料的齊全完整。另一方面在全院范圍內（包括退休職工）廣泛征集反映醫院歷史的文字、圖片、實物、影像等有價值檔案。
根據《醫院檔案分類實施細則》的要求做好所有收集檔案的整理工作是檔案提供利用的前提。
由各職能科室自行管理的檔案如病案檔案、會計的憑證檔案等，需做到“四”統一，即統一制度、統一標準、統一目錄、統一管理。
2.2 通過人才培養工程， 提高專業水平
檔案工作人員專業水平和業務素質的好壞，直接影響檔案質量以及開發利用效率。檔案工作是一項業務性很強的工作，檔案人員除掌握專業知識外，還涉及文書學、計算機基礎學、圖書情報學等領域，因此只有不斷更新觀念重視自身業務能力，才能適應新時期檔案管理的需要。加強隊伍建設我們的做法：（1）引進（或招聘）檔案專業本專科實用型人才。（2）選調目前從事檔案工作的專（兼）職人員通過繼續教育的方式完成檔案專業學習。（3）安排專（兼）職檔案員在職培訓。（4）不定期對專（兼）職檔案員進行崗位考核。
2.3 通過信息化工程，完成數字檔案
檔案管理的本質就是保存有用資料用于今后的開發利用，加強檔案管理信息化建設就是為了提高檔案開發利用率[1]。依托現有的醫院綜合內網平臺，建立符合醫院特點的檔案管理系統軟件，軟件除了具有數據管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統維護等功能模塊外，無縫對接醫院內網平臺，實現內網電子公文的歸集，逐步與各管理軟件鏈接采集各部門日常工作資料。
目前保存的紙質檔案，其保存壽命受到多種因素影響。為了解決這一問題我們在進行檔案管理的建設階段就提出對所有檔案進行數字化處理，建立醫院的數字檔案室以達到及時提供利用，資源共享的目的[2]。
以上僅是我院開展綜合檔案管理的一些做法，要想做好新時期醫院檔案管理的工作，發揮檔案保存歷史、積淀承載歷史的作用，做好檔案文化建設更好的為醫院服務，需要我們檔案人的不懈努力。
參考文獻：
關鍵詞：職業道德；檔案管理；人員；研究
檔案作為記錄一個人的學歷信息、經驗等各種信息的載體，在企業發展以及個人發展中都發揮著重要的作用，它不僅能夠體現一個企業的歷史發展以及現在的建設情況，同時也是企業進行人事管理的重要依據。隨著企業的不斷發展和規模的壯大，企業的檔案管理工作越來越復雜，這樣就要求檔案管理的相關人員要具備良好的職業道德素質，在工作中嚴格按照規定進行檔案管理。本文就檔案管理工作的現狀以及工作人員職業道德建設進行分析和研究。
一、檔案管理人員職業道德素質建設的意義
為了能夠更好地進行企業的檔案管理工作，相關的工作人員要具備較高的職業道德素質，這主要是因為：首先只有相關工作人員具有職業道德素質，在檔案管理中能夠有較強的責任心，他們的職業道德素質要求他們熱愛檔案管理工作，從思想上重視檔案管理工作，進而促使他們能夠在實際的工作中無私奉獻，認真工作，切實履行檔案管理工作的職責；其次職業道德素質能夠有效地提高檔案管理人員為企業以及企業員工服務的質量，作為企業管理工作的重要組成部分，檔案管理工作也是進行企業內部服務體系的重要組成部分，檔案管理人員你在實際的工作中要重視這份工作，同時要加強職業道德素質教育和學習，提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識程度，進而提高他們對企業內部的服務質量；最后提高檔案管理工作人員的職業道德素質能夠更好地提高檔案管理工作質量和水平，隨著企業的不斷發展和規模的壯大，企業在實際的檔案管理工作中將會面臨著更多新的挑戰和變化，這些工作上的變化和挑戰將會要求檔案管理工作人員要從不同的角度和層面上進行問題分析，這樣就要求檔案管理工作人員具有較高的職業道德素質。
二、檔案管理人員職業道德建設的現狀
企業檔案管理工作主要是依賴于檔案管理的相關工作人員，具有較高職業道德素質的工作人員能夠更好地促進檔案管理工作的發展，但是在實際的檔案管理人員職業道德建設過程中仍然存在一些問題需要解決，具體存在的問題如下:1.服務意識差。目前企業的檔案管理工作中員工實際工作中經常會以檔案資料是保密文件，不允許其他員工查看，這樣就會導致檔案資料的開放性比較差，出現這種現象的主要原因就是檔案管理工作人員沒有必要的服務意識，在工作中他們沒有意識到檔案工作是為企業提供服務的，除此之外檔案管理人員的日常工作中服務態度也非常傲慢。2.責任感不強。檔案管理工作因為其自身具有的復雜性、細致性、保密性特點，所以要求檔案管理工作人員需要有較強的責任心，嚴格按照國家以及企業的相關規定和制度執行實際的檔案管理工作，但是在實際的工作中經常會發現，因為檔案管理工作人員在實際的工作中沒有責任心導致檔案資料損壞、丟失甚至是重要文件信息被泄露等問題。3.專業技能素質不高。企業在進行檔案管理工作的職位招聘時，并沒有根據崗位的具體工作職能進行員工招聘，許多檔案管理工作人員是由企業其他部門的員工兼任檔案管理的工作人員，這樣就會導致他們的專業技能素質不高，工作效率低下，具體表現在首先是檔案管理的工作人員不是很熟悉檔案管理的具體工作流程，這樣導致檔案資料的存放沒有制度性，為檔案查閱造成嚴重的不利影響；其次是檔案管理工作人員自身沒有較強的邊沿能力，他們只是了解一些基本的管理知識，但是在實際的工作中缺少專業能力。
三、檔案管理人員職業道德素質建設的途徑
檔案管理本身就是一門標準化、規范化、科學化極強的學科知識，在實際的管理工作中相關的工作人員不僅要具備專業的能力和素養，同時還需要有較高的職業道德素質。本文就企業檔案管理中工作人員職業道德建設中出現的問題進行分析和研究，具體解決途徑如下：1.端正工作態度，認真工作。為了能夠更好地提高檔案管理人員的職業道德素質，首先應該要端正檔案管理工作人員的工作態度，在實際的工作中，要讓員工意識到檔案管理工作的重要性，加強對檔案管理的工作認識，檔案管理工作是企業發展的重要內容，同時也是體現旅行自己工作職責的崗位；其次是要提高檔案管理工作人員的敬業精神，要鼓勵他們認真工作，做好自己崗位的工作；最后是要提高檔案管理工作人員的責任感，使其能夠熱愛自己的工作，并無私奉獻，在工作中腳踏實地，認真負責，做好各種細節工作。只有工作人員的態度端正了，在實際的工作中他們才能夠認真對待自己的工作，并做好自己的工作。2.提高服務水平和質量。檔案管理工作的目的和本質就是為企業提供檔案服務。隨著企業的不斷發展和規模壯大，檔案管理工作人員應該要與時俱進，改變傳統的被動管理模式，不斷創新，推動專業化的服務管理模式，在實際的檔案管理工作中要以用戶的需求作為工作的出發點，重視對企業提供服務的實效工作，在提供檔案服務的過程中要堅持以人為本的原則，突破單一的檔案服務模式，以企業未來的發展作為著眼點，充分利用企業發展以及社會大環境，積極創新，提高檔案管理的人性化服務，提高檔案管理服務的水平和質量。3.提高檔案管理工作人員的專業技能。為了能夠促進企業的長遠發展，檔案管理工作應該要與時俱進。隨著我國信息化技術的不斷發展和應用，傳統的檔案管理方式和模式需要進行較大的改變，這些改變就要求檔案管理工作人員需要不斷提高自身的專業技能，具體提高檔案管理工作人員的專業技能途徑有：首先是可以通過網上學習、培訓等不同方式進行計算機技術的學習，提高自身的計算機應用能力，這樣能夠在檔案管理的具體工作中利用計算機技術促使檔案管理實現電子化；其次是檔案管理工作人員需要提高自身的創新能力，在實際的工作中檔案管理人員要推陳出新，用積極、創新的思想來面對工作中遇到的問題，經過多方面經驗考察、借鑒和分析，在此基礎上創新企業的檔案管理工作，繼而實現企業檔案管理工作的科學化；最后企業應該要不斷完善和規范檔案管理的相關制度，要重視檔案管理工作人員的實際工作待遇和福利，不僅要在精神層面上要為提高檔案管理工作人員專業技能提供支持，同時還應該要提供必要的物質支持。
四、結語
總而言之，隨著我國經濟的不斷發展和社會的進步，企業的發展也是十分迅速，規模也在不斷擴大。檔案管理工作時企業發展的重要組成部分，為了能夠促進企業的發展，企業需要十分重視檔案管理工作，在實際的工作中要加強檔案管理工作人員的職業道德素質，端正他們的工作態度，使其能夠熱愛檔案管理工作，對工作富有責任心，提高對檔案管理工作的認識，在實際的工作中不斷提高自己的服務質量和水平，提高自身的檔案管理專業技能，進而提高檔案管理的工作質量和效率，完善檔案管理工作，促進企業的發展。
作者:王艷 單位:沈丘縣史志辦
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[關鍵詞]電子文件；醫院檔案管理；應用
中圖分類號：TP32 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）05-0394-01
隨著信息化高速發展，傳統檔案管理模式極難滿足時展所需。從檔案管理現狀來看，電子文件成為檔案管理中的新課題。因此，探究醫院檔案管理對電子文件的應用具有現實意義。
一、電子文件的特點
在管理檔案的時候，將各種檔案文件存電子檔，有利于構建企業、單位的電子文檔庫，建立電子文檔庫一方面可以確保文檔的安全性保密性，另一方面也有利于實現企業檔案文件的網絡查詢和資源共享，為檔案文件現代化信息管理奠定基礎。信息化管理是指在管理、保存、處理檔案資料等活動時，利用現代化信息技術、計算機技術以及通信通訊技術等使信息交流傳送更加便捷高效。社會不斷進步，科技不斷發展，辦公室自動化進程也在不斷的深化和普及，越來越多的企業將自動化管理納入到企業文化中來了。為什么這些企業要更新自己的管理方式呢？因為傳統的的管理模式采用的是人工進行檔案資料的梳理和保管，在梳理保管的過程中很容易導致信息的疏漏等情況出現，而且采取人工進行檔案管理的話，實際上體現的是一個企業只重視管理，并不重視信息利用的心態，這樣下來將很難滿足當代企業、單位的實際需求。對現代化企業而言，信息化水平越高，資源的開發利用效率越高。回顧曾經的檔案管理方法，很少會利用計算機和網絡科技技術，很多歸檔工作都是采用人工收集，查找等方式，這種檔案管理方式其實有很多弊端，比如消耗大量人力財力，同時浪費時間和精力，而且在收集利用檔案資料方面也存在很多弊端。因此利用計算機等計算對檔案進行管理歸類，既節約了大量查找的時間，也節省了大量的人力物力和資金，促進了工作效率的提高。
二、電子文件在醫院檔案管理中的應用
l.電子文檔收集和積累
不管是電子文件還是紙質文件，種類都較多，因此對電子文件進行分類處理非常的有必要，我們可以以紙質文檔的歸檔范圍作為電子文檔的歸檔依據，其中也包括了文書和醫療業務中的電子文檔等等。電子文件及由其衍生的外部環境和元數據都需要實時進行保存和更新，使其能在儲存空間內進行有機結合。
2.鑒定電子文件
我們需要對電子文件的真實性進行鑒定，其中就包括了對其內容。背景和文件結構進行真實性鑒定。鑒定方法的話，主要是通過將現存電子文件與其原始形成的狀態進行對比，確認是否一致。而文件的真實性卻不適合進行鑒定。原因在于，電子文件不同于傳統的紙質文件可以對其內容及載體等進行鑒別，電子文件它本質上就是由紙質文件轉化而來的虛擬文件。電子文件具備有“數字信息”和“文件”兩個特征，是時展下的高新技術產物，在聯合加密和簽署等技術的保障下，使得電子文件的可靠性有了很大的提升，同時也以針對電子文件建立信息管理制度。其實電子文件的價值都在于電子文件的完整性，“完整性”主要是指數量上是否齊全，內容是否完備，以及背景數據等不存在受損和丟失等情況。因為電子文件結構上比較復雜，而儲存方式又是多種多樣的，所以非常容易出現電子文件信息缺失乃至丟失等狀況，因此針對這一問題，建立健全收集數據以及保證數據完整性的管理機制已經迫在眉睫了，設立一個專門的緩存空間，將還未來得及進行分類處理的文件進行儲存，實施規范化的管理，保證鑒定真實性的有效推進。
3.電子文件的歸檔
在文件檔案管理工作中既有一般的電子文件，也有重要的文書檔案內容。電子文件依靠計算機得以產生，而具體存在方式則為文本文件。當然文書檔案也不例外，都是通過文件處理軟件生成的，包括其文字、數字、符號等等都是通過文字處理軟件得以形成。因此文書檔案在電子文件歸檔中也處于重要的位置。醫院檔案管理工作者首先需要做的工作是對所有電子文件進行歸檔處理，選擇除系統硬盤C盤之外的硬盤內建立一個新建文件夾，并將其命名為“醫院歸檔電子文件”，之后便根據不同的年份將文件進行歸檔處理，最好再根據保管氣象分類法將文件進行時效性分類，最后將分類歸檔好的文件用紙質稿打印出來存在相應時間的文件夾內，這樣雙重保存分類，更能保障文件的準確性和完整性。
4.歸檔審核
定期對各個歸檔文件進行鑒定和審核及檢查，保證其時效性，準確性，在問題出現之前做好檢查工作，在出現問題之后及時采取相應處理辦法，在鑒定合格之后再交由檔案管理領導進行審核意見的簽署。隨著信息技術的普及和發展，醫院檔案管理也朝著數字化方向不斷發展，也得益于高效便捷的數字化信息管理機制，提高了整體工作的效率，也使得醫院各類檔案數據得到了充分的利用，促進醫療事業的高效發展。
三、醫院檔案工作應用電子文檔對策
（1）加強檔案軟硬件設施建設；加強檔案建設，確保軟件建設不出問題，應全力以赴加大硬件設施的投入，比如為促進醫院檔案管理的信息化建設應該增加對數字化設備的運用，通過數字化掃描將紙質檔案轉化為電子文件再進行歸檔，再利用高端借閱系統來提高對檔案的查找利用，這樣既節約了大量資金人力資源，也提高了工作效率，同時還保證了文檔的完整性和流動性。
（2）建立健全電子文檔管理制度；建立健全電子文檔管理制度，首先應該規范電子文檔的歸檔儲存制度，即文檔信息管理辦法。其次，針對電子文檔的使用，應該制定相應的操作規則，充分利用紙質文檔和電子文件相結合的辦法，增強兩者之間的不可分割性，實現紙質稿電子稿的一體化管理制度。最后構建完整監督系統，以保證信息管理者工作中不出現紕漏導致文件丟失泄露等問題。
（3）加強電子檔案安全性控制；經濟全球化，信息全球化已經是當今社會發展的一大趨勢，所以網絡安全成了我們不得不考慮的問題，因此加強信息保密技術是保障電子檔案安全性的一大手段，由于醫院文件大多包括了病人許多隱私，以及醫療科研等方面的信息，所以保障醫院電子文檔安全性是勢不可當的。
（4）培養檔案管理人才；醫院應該培養和重視專業檔案管理人員，同時也要注重引進檔案管理先進人才，合理利用這批人才，促進醫院檔案管理更加專業化和有序化。同時要定期不定期對這批管理人員進行培訓，不斷提高其服務意識和專業知識。
參考文獻
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一、醫院檔案管理存在的問題
（一）醫院管理機制不健全
隨著社會的進步發展，使得檔案管理工作形式多樣化，檔案范疇也逐漸擴大，但很多醫院管理模式仍不健全，制約了醫院檔案管理現代化進程。醫院大量檔案管理材料分散管理，缺乏相關規章制度制約，沒有嚴格的考核，管理體制不夠健全，或有相關管理體制，但是缺乏監管制約機制，執行不力，形同虛設等大大浪費了檔案管理的人力物力，嚴總影響醫院檔案管理的現代化建設。同時缺乏相關檔案管理技術，網絡技術的發展已覆蓋各行各業，當檔案管理技術沒有跟上時展。
（二）專業檔案管理人才缺乏
檔案管理專業研究人才的缺乏是制約醫院檔案管理發展的重要因素之一，隨著社會科學技術的發展，檔案管理專業的研究進一步深入，不斷涌現出大量專業從事檔案研究的人才，各大高校的檔案學專業學生也日益壯大起來，但通過調查發現，大批量的檔案管理專業人才從事的職業往往傾向于專業研究機構館員或是圖書館館員一類更具專業性崗位，醫院檔案管理往往由其他專業人員負責。這在很大程度上限制了醫院檔案管理的現代化進程及進一步發展，缺乏相關專業知識經常造成醫院檔案管理混亂，分類不清，標識不明，查找困難，對醫院的各項工作都造成影響。
（三）檔案管理硬件設施缺乏
隨著醫療保障制度的完善及現代醫療條件的提高，醫院就醫量大大增加，醫院各類檔案信息的采集量也隨之增加，然而現代醫院單位對醫院檔案管理設備方面的投入并沒有相應增加，許多設備老舊、管理庫房不足等嚴重制約醫院檔案管理的發展。尤其隨著現代信息化水平的提高，計算機技術在檔案管理應用的普及，檔案信息化要求進一步提高，醫院陳舊的計算機設備使得醫院檔案管理仍采取手工收集、資料抽取等水平，降低了工作效率，與醫院整體信息化水平不相匹配。同時因存放時間過長、設施條件落后、醫院檔案存放庫房破舊等因素，檔案破損丟失等情況也會發生，并不滿足檔案局對檔案管理存放的要求。
二、醫院檔案管理的建議
（一）加強檔案管理意識，健全檔案管理制度
首先要爭取領導的重視，增強領導的檔案意識，使其在多方面給予支持，爭取創造便利的條件，爭取將檔案管理納入醫院管理的重要議程中，加強檔案管理隊伍建設，與醫院業務建設同抓同管，同步發展。促使醫院認識到檔案管理的重要性，對檔案管理工作要有責任感，開拓思想，更新觀念。醫院要根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案管理需求，制定本單位檔案管理制度，進一步完善檔案管理制度，同時加強檔案管理監管責任制，完善考評制度，確保檔案管理每個環節有章可循，有法可依，落到實處。
（二）全面提升檔案管理人員素質
檔案管理工作的成敗與效果離不開管理人員的實踐與操作，建立一支現代化檔案管理隊伍是實現醫院現代化檔案管理的重中之重。將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提升檔案管理人員素質。加強對檔案管理人員的檔案知識培訓，定期參與檔案局等專業檔案管理單位組織的培訓班，通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。同時針對醫院檔案管理的特殊性，要組織檔案管理人員深入臨床一線調查學習，不斷更新醫院檔案信息的新需求，探索總結適宜醫院檔案管理工作，進一步推進醫院檔案管理的發展。
（三）加大投入，加強硬件設施建設
隨著檔案管理信息化的發展，計算機應用對檔案管理的影響不可忽視，通過引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理的重要手段。首先要提高檔案存放設備和技術現代化的配備，如庫房、檔案柜、檔案盒、空調等硬件設施的配備。另一方面，隨著社會信息化程度的提高，計算機在檔案管理的應用進一步加深，醫院要注重引入計算機管理，通過計算機存儲檔案信息，檢索快捷、方便、高效，減少人力資源的浪費。
【關鍵詞】 醫院檔案 存在問題 對策
醫院檔案是醫院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。檔案管理是醫院科學管理中重要的一環，是必須重視的基礎性工作。當前，醫療改革日益深化，醫院管理工作面臨新的機遇和挑戰，那么新形勢下的醫院檔案工作該如何發展才能更好地為醫療服務，是當前亟待解決的問題。
一、現行醫院檔案管理中存在的問題
隨著現代化信息的發展，檔案在醫院管理中的地位和作用越來越被人們所重視，盡管如此，作為醫院管理的一個重要組成部分，醫院檔案工作仍無法與日益發展的醫療、科研、教學工作相適應，主要表現在：
1、檔案意識不強，檔案利用率不高。具體工作中，不少同志，甚至領導干部，對檔案重視程度不夠，“重經營、輕檔案”的意識還很強，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
2、管理制度不健全，檔案收集效率不高，管理分散，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的醫院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。
3、檔案管理人員素質參差不齊。目前從事醫院檔案管理的人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來，而檔案專業出身的人員較少，且存在著專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時展的要求懸殊較大，難以適應新形勢下的檔案事業發展。
4、重管輕用，檔案開發利用率低。由于檔案系統長期形成的封閉或半封閉環境的影響，許多檔案工作者仍然停留在
“重管輕用”的觀念上，檔案收集了、管理了，卻忽視了最重要的信息資源的利用。檔案信息的開發和利用方式單一，形式陳舊，檔案室設備、技術條件落后，也造成了醫院檔案開發利用工作停滯不前。
5、檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高。有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，雖然近年來隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理被廣泛運用，而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發。
二、改善醫院檔案管理的對策
1、加強領導、宣傳，增強檔案意識。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展； 要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。
2、健全檔案管理制度，規范檔案管理行為。檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。醫院要根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使檔案工作的每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度約束。并將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。
3、加強培訓，提高檔案管理人員素質。提高專、兼職檔案管理人員的業務水平，創造條件吸引和培養一批具有現代科學知識和專業技能的人才，同時加強對現職人員的業務培訓，或聘請專家講學，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。
4、解放思想，更新觀念，提高檔案開發利用率。檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務為中心的業務指導思想，重視研究如何提高檔案為醫院建設與發展服務的效益，要從被動坐等上門的服務方式，逐步走向主動開發檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過統計、分析、總結等方法編寫資料捉供給醫院領導和有關部門及人員，為醫院整體發展提供借鑒和參考。
5、強化檔案室的硬件建設。根據醫院的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作，改變傳統的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫院，可以將檔案目錄和部分內容納入局域網，利用網絡系統加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫療、教學、科研等多方面的需求，從而推動醫院各項事業的發展。
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健康檔案是指患者身心健康過程的科學、規范記錄，是以患者健康為核心、實現信息多渠道動態收集、涵蓋各種健康相關因素、貫穿整個生命過程、滿足患者健康管理和自身需要的信息資源，是記錄有關患者健康信息的系統化文件。
二、醫院建立健康檔案的意義
（一）對醫院的有益之處
（1）有利于掌握患者的基本情況和健康狀況
醫院建立健康檔案應該重視患者的基本資料，包括生物、心理、行為方面的背景資料，注重記錄健康問題的形成、發展和轉歸過程中健康危險因素及其干預效果，這樣有利于醫生全面掌握患者的基本情況和健康現狀，為制定臨床預防、診斷治療、預防保健和康復計劃提供可靠的依據。
（2）有利于開展全科醫療服務
健康檔案詳細記錄了患者的健康問題及相關危險因素，可以為醫生提供一體化服務的工具；健康檔案詳細記錄了患者的基礎資料，便于健康檢查結果的前后對比；有利于主動發現健康問題把醫生和醫院從繁重的數據管理和系統規劃的工作中解放出來，精力集中在提高醫療水平與質量，減少重復檢查與過度醫療，有效改善醫患關系，實現疾控和衛生信息的動態監管和統計，提供更多、更及時、更有效的衛生保健服務，產生新的市場。
(二)對病人的有利之處
（1）為解決患者主要健康問題提供依據
建立健康檔案是醫生主動挖掘并掌握衛生問題和有效配置資源的最佳途徑。只有對患者疾病譜、死因譜等資料進行統計分析，才能全面了解患者的主要健康問題，制定出切實可行的衛生服務規范。
（2）有利于為司法工作提供依據
健康檔案的原始記錄具有全面性、客觀性和公正性，可以為解決醫療糾紛或某些司法問題提供客觀的依據。
三、醫院如何建立健康檔案管理
(一)醫院建立健康檔案的原則
醫院建立健康檔案要遵循以下五個原則：1、逐步完善的原則。患者健康檔案中的內容，有些可以通過短期觀察和了解做出定論。較復雜的問題只有通過長期的觀察、分析、綜合，才能做出全面、正確的判斷，如社會適應狀態、家庭關系印象、人格特征等。另外，有些資料只有病人或其家庭成員非說不可或與醫生建立了非常親密的關系時，醫生才能了解到。2、資料收集前瞻性原則。健康檔案記錄的重點應是過去曾經影響、目前仍在影響、將來還會影響個體及家庭健康的問題及其影響因素。檔案資料的重要性，有時并非目前都能認識到，它隨著病人或家庭所面臨問題的變化而變化。3、基本項目動態性原則。健康檔案所列出的基本項目，尚不能包含影響到個體或家庭健康的全部資料，在應用中必須對一些不切實際或已經發生變遷的資料進行及時更新、補充。4、客觀性和準確性原則。健康檔案資料的客觀性和準確性是其長期保存、反復使用的價值所在。在收集資料時，醫生要以嚴肅、認真、科學的態度規范操作[3]。醫生在接受病人或家庭其他成員提供的主觀資料的同時，應通過多次的臨床接觸深入了解病人及其家庭，獲得更多客觀準確的資料。5、保密性原則。健康檔案中可能涉及到個人的隱私問題，應充分保障當事人的權利和要求。
（二）醫院建立健康檔案的方式與程序
對于職工醫保病人、居民病人，農村合作醫療病人及來院體檢的人員就診后醫院應為其進行登記并建立健康檔案，實現就診、入戶服務、疾病篩查、健康體檢相結合，由醫院門診科室、住院部、預防保健科室負責，程序：建立檔案，填寫記錄，發放信息卡，調查、疾病篩查、健康體檢，填寫相應記錄，裝檔統一存放。首次就診者，醫務人員應依據自愿原則為其建立健康檔案；重點管理人群則主要根據當地政府部門有關重點人群管理要求，通過調查、疾病篩查、健康體檢、門診接診等方式，由責任醫務人員建立健康檔案。
(三)醫院對健康檔案進行合理使用與管理
一是對健康檔案進行合理使用
到醫院復診的患者就診時應出示個人健康檔案信卡，由醫護人員（或導診人員）根據信息卡信息調取健康檔案并轉給接診醫生。轉、會診病人，接診醫生應根據復診情況，同時填寫轉、會診記錄、住院記錄（注：需轉入上級醫院的病人，要填寫雙向轉診二聯單，并將存根粘貼在轉診記錄表中）及時更新、補充相應記錄內容；對于住院的病人，應在病人出院3天后進行隨訪并補充完整各項記錄后存檔。
（四）醫院加強對健康檔案進行合理管理
（1）規范填寫健康檔案
醫院應該按照國家有關專項服務規范要求記錄相關內容，記錄內容應齊全完整、真實準確、書寫規范、基礎內容無缺失。各類檢查報告單據和轉、會診的相關記錄應粘貼留存歸檔。
（2）必備檔案保管設施設備
醫院應該按照防盜、防曬、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等要求妥善保管健康檔案，并指定專職人員負責健康檔案管理工作，保證健康檔案完整、安全。醫院可以設立檔案室/處，由專職人員管理。
（3）加強健康檔案信息化建設
計算機及網絡技術應用于基層醫療服務時，最主要的目的就是對健康檔案的建立和管理。計算機及網絡技術可以實現多用戶功能，可以擁有多個使用者，基本資料只需一次錄入，避免了診斷、治療、護理預防、康復和行政管理等記錄中重復的內容，簡化操作，提高工作效率。利用計算機計算及查詢功能，可以自動查詢電子病例資料中需要做預防保健服務、慢性病的隨訪觀察、康復治療的自我保健指導等項目的服務對象及時間安排，也可以設置提醒功能，從而極大地方便疾病監測和慢性病病人管理。
