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第1篇

[關(guān)鍵詞]檔案管理;知識(shí)管理;知識(shí)服務(wù)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.134

[中圖分類(lèi)號(hào)]F270;G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）22-0-02

不同于傳統(tǒng)的知識(shí)的定義，知識(shí)經(jīng)濟(jì)賦予“知識(shí)”更加深刻而豐富的內(nèi)涵。按《關(guān)于知識(shí)經(jīng)濟(jì)與國(guó)家知識(shí)基礎(chǔ)設(shè)施的研究報(bào)告》，“知識(shí)”是指“經(jīng)過(guò)人的思維整理過(guò)的信息、數(shù)據(jù)、形象、意向、價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)以及社會(huì)的其他符號(hào)化產(chǎn)物，不僅包括科學(xué)技術(shù)知識(shí)，還包括人文社會(huì)科學(xué)的知識(shí)、商業(yè)活動(dòng)、日常生活以及工作中的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)、人們獲取并運(yùn)用和創(chuàng)造知識(shí)的知識(shí)，以及面臨問(wèn)題做出判斷和提出解決方法的知識(shí)。”根據(jù)知識(shí)的顯現(xiàn)程度，又可分為隱性知識(shí)和顯性知識(shí)，顯性知識(shí)指編碼化的知識(shí)，隱性知識(shí)指存在于頭腦中尚未公開(kāi)的知識(shí)。

知識(shí)內(nèi)涵的變化促使我們不能停留在檔案和檔案工作的原有認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，我們需要從知識(shí)的角度重新審視檔案和檔案工作。

1 檔案是貯存和傳播知識(shí)重要載體

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、明確的原始記錄作用的固化信息，它本身具有知識(shí)的屬性，檔案與知識(shí)的關(guān)系可以歸納為以下3個(gè)方面。

1.1 檔案是承載顯性知識(shí)的重要媒介

知識(shí)，無(wú)論是顯性知識(shí)還是隱性知識(shí)，作為一種客觀存在，其存在狀態(tài)總要以信息的形式表現(xiàn)出來(lái)，檔案是信息大家族中的重要一員，也承擔(dān)著記錄顯性知識(shí)的任務(wù)。檔案直接產(chǎn)生于行政管理、建筑工程、科研生產(chǎn)等各項(xiàng)社會(huì)和組織的實(shí)踐活動(dòng)，這些檔案中包含了技術(shù)訣竅、設(shè)計(jì)方案、工作經(jīng)驗(yàn)等方面的知識(shí)。這些知識(shí)不同于文獻(xiàn)知識(shí)，其特點(diǎn)在于所記錄的知識(shí)針對(duì)特定的空間、時(shí)間和工作對(duì)象，既有具體的優(yōu)點(diǎn)，又存在零散、不系統(tǒng)的缺點(diǎn)。

1.2 檔案可通過(guò)人腦轉(zhuǎn)化為顯性或隱性知識(shí)

知識(shí)是人腦對(duì)信息進(jìn)行綜合處理的結(jié)果，人腦是信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)的重要器官。檔案承載的知識(shí)類(lèi)型是顯性知識(shí)，通過(guò)編纂工作，將這部分知識(shí)系統(tǒng)化、抽象化，匯編出的年鑒、工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等小冊(cè)子，從而實(shí)現(xiàn)了顯性知識(shí)到顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化，如歷年地震檔案材料被歸納分析提煉出經(jīng)驗(yàn)型知識(shí)成果。同時(shí)，檔案上記錄的知識(shí)通過(guò)利用，轉(zhuǎn)化為讀者自己頭腦中的隱性知識(shí)。

1.3 檔案對(duì)人頭腦中的隱性知識(shí)具有指示作用。

人事檔案記錄了個(gè)人履歷和獎(jiǎng)懲情況，反映了個(gè)人經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人知識(shí)水平和能力等方面的隱性知識(shí)。另一方面，檔案中的文書(shū)類(lèi)檔案、科研檔案等其他種類(lèi)的檔案真實(shí)記錄了機(jī)構(gòu)的各種活動(dòng)，這些活動(dòng)無(wú)不留下了人參與活動(dòng)的痕跡，因此，通過(guò)對(duì)檔案所記錄的活動(dòng)過(guò)程與結(jié)果的分析，可以對(duì)參與活動(dòng)的人的隱性知識(shí)的類(lèi)型和數(shù)量等情況進(jìn)行判斷。

2 檔案管理與知識(shí)管理的互動(dòng)關(guān)系

知識(shí)管理的涵義，不同學(xué)者從不同角度對(duì)其進(jìn)行了分析，大致可以歸納為以下幾個(gè)方面：①知識(shí)管理的目的：通過(guò)管理使知識(shí)有序流動(dòng)，使適當(dāng)?shù)闹R(shí)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候傳遞給適當(dāng)?shù)娜?②知識(shí)管理的層次性：個(gè)人知識(shí)管理、團(tuán)體知識(shí)管理、組織知識(shí)管理;③知識(shí)管理的核心：知識(shí)創(chuàng)新，因此，簡(jiǎn)單的知識(shí)傳遞是無(wú)意義的，要通過(guò)知識(shí)共享提高能力。知識(shí)管理被提上日程根本上是基于對(duì)知識(shí)是經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的根本動(dòng)力以及知識(shí)稀缺性的認(rèn)識(shí)。直接原因是全球化趨勢(shì)對(duì)商業(yè)的深入影響，機(jī)構(gòu)裁員、業(yè)務(wù)外包及高新技術(shù)引進(jìn)對(duì)工人操作熟練程度要求降低等問(wèn)題使組織面臨人才的流失，知識(shí)被看作一種需要管理的財(cái)產(chǎn)。因?yàn)榻M織開(kāi)始意識(shí)到當(dāng)人才從組織離開(kāi)的同時(shí)也帶走了有價(jià)值的知識(shí)，而組織的全球化迫切需要工作在不同地區(qū)的個(gè)人與組織進(jìn)行知識(shí)共享。

檔案管理屬于信息管理的一種。檔案管理活動(dòng)是為解決實(shí)踐活動(dòng)對(duì)檔案信息的利用需求與檔案的無(wú)序存在狀況之間的矛盾而產(chǎn)生的。微觀層面上的檔案信息管理主要是指通過(guò)對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用、編研、統(tǒng)計(jì)和登記活動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值。它與知識(shí)管理的關(guān)系表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

2.1 檔案管理是知識(shí)管理的重要積累途徑

從時(shí)間的角度看，檔案對(duì)知識(shí)管理起到“留知”的作用。檔案信息管理是一種對(duì)真實(shí)可靠的歷史性信息的管理，如科研檔案、農(nóng)業(yè)檔案、設(shè)備檔案、地質(zhì)檔案、基本建設(shè)檔案等科技檔案中記錄了組織在某一項(xiàng)活動(dòng)中從活動(dòng)的籌備、實(shí)施到后期的總結(jié)的全過(guò)程，其實(shí)質(zhì)是工作人員知識(shí)內(nèi)化于生產(chǎn)活動(dòng)的記錄，包括了生產(chǎn)如何操作，有什么樣的經(jīng)驗(yàn)等知識(shí)。通過(guò)對(duì)這些知識(shí)的提煉便形成了企業(yè)的知識(shí)財(cái)產(chǎn)。“任何企業(yè)，在其內(nèi)部都會(huì)隱藏著大量‘最佳實(shí)踐’這些最佳實(shí)踐如果能夠加以整理和推廣，可以大大提高企業(yè)的運(yùn)行效率。”因此，隨著時(shí)間的推移和人才的流動(dòng)或流失，組織的知識(shí)以檔案的形式留在了原單位。一個(gè)典型的例子是臺(tái)積電的知識(shí)管理方案。“臺(tái)積信息科技處處長(zhǎng)林錦富指出，臺(tái)積電是用central team（中央檔案）的概念來(lái)做smart copy（聰明復(fù)制）新廠。也有所謂的copy executive（復(fù)制主管）來(lái)確保其他廠的人是否做到正確的copy（復(fù)制）……臺(tái)積公關(guān)經(jīng)理曾晉皓指出，譬如股東大會(huì)該怎么辦，每個(gè)人要負(fù)責(zé)什么事，都列入文件檔案中。同時(shí)，每年辦完股東會(huì)，公關(guān)部門(mén)會(huì)再開(kāi)檢討會(huì)，并將每年討論出應(yīng)該改善的項(xiàng)目（譬如經(jīng)營(yíng)團(tuán)隊(duì)胸前所別的花不要選擇有花粉的，一直到今年干脆不要?jiǎng)e上花朵）打入舊檔案中，讓舊工作手冊(cè)有更新的機(jī)會(huì)。‘哪天我不在公司了，這些東西還會(huì)在’……”。

從空間的角度看，知識(shí)在組織內(nèi)流動(dòng)和共享的過(guò)程中檔案的作用不可忽視，這主要體現(xiàn)在人事檔案上。人事檔案不僅是個(gè)人過(guò)去經(jīng)歷、各方面精神面貌的記錄，而且人事檔案具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，即隨著實(shí)踐活動(dòng)的進(jìn)展它不斷收集了個(gè)人在組織活動(dòng)中形成的各種材料，如業(yè)績(jī)考核材料等。這樣，人事檔案材料中就包含了個(gè)人知識(shí)狀態(tài)的信息，為知識(shí)管理過(guò)程中知識(shí)源的查找提供了媒介。

2.2 知識(shí)管理對(duì)檔案管理具有重要的指導(dǎo)作用

知識(shí)管理不僅是一種活動(dòng)，更是一種思想，這種思想強(qiáng)調(diào)將適當(dāng)?shù)闹R(shí)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間傳遞給適當(dāng)?shù)娜耍诵氖峭ㄟ^(guò)知識(shí)的傳遞、共享最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)的創(chuàng)新，提高組織的競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，“知識(shí)就是力量”體現(xiàn)的尤為充分。檔案管理水平的提高不僅要靠先進(jìn)的設(shè)備和高素質(zhì)的人才，更依賴(lài)于組織內(nèi)知識(shí)的共享和創(chuàng)新，提升檔案管理的綜合實(shí)力。

3 企業(yè)檔案知識(shí)服務(wù)的涵義與實(shí)施路徑

自古以來(lái)，檔案在知識(shí)服務(wù)方面已經(jīng)發(fā)揮了重要作用。從“學(xué)在官府”“官師合一”到《史記》《漢書(shū)》的編寫(xiě)都是檔案進(jìn)行知識(shí)服務(wù)的寫(xiě)照。又如《關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若干歷史問(wèn)題的決議》是在查用了大量檔案材料基礎(chǔ)上編寫(xiě)而成的，總結(jié)了治黨治國(guó)的大量經(jīng)驗(yàn)。此外，檔案工作者還通過(guò)科技檔案的編纂總結(jié)了大量生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，知識(shí)被賦予豐富的內(nèi)涵，我們也有必要對(duì)知識(shí)服務(wù)的涵義進(jìn)行重新定義。

筆者認(rèn)為，檔案知識(shí)服務(wù)應(yīng)包括宏觀和微觀兩個(gè)層面的涵義。在微觀上，檔案管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的收集、加工和提供利用等工作;在宏觀上，檔案部門(mén)利用知識(shí)管理的思想指導(dǎo)檔案工作，建立學(xué)習(xí)型檔案組織。新的時(shí)代要求我們樹(shù)立檔案知識(shí)資源觀，進(jìn)一步提升檔案部門(mén)的服務(wù)，積極開(kāi)展檔案的知識(shí)服務(wù)。

首先，從知識(shí)資源觀的角度確定檔案的收集范圍。檔案進(jìn)館范圍決定了館藏資源的豐富性和完整性，并決定了后期檔案提供利用工作的水平。檔案是一種重要的知識(shí)資源，具有重要的“留知”作用。例如，某些工藝包含了技術(shù)工人的經(jīng)驗(yàn)性知識(shí)，這是一筆重要的財(cái)富，而這部分工藝檔案一般沒(méi)有進(jìn)館，限制了檔案知識(shí)的挖掘。因此，在確定檔案收集范圍時(shí)更要站在知識(shí)資源觀的角度上保存檔案知識(shí)。

其次，檔案信息編研不僅要從傳統(tǒng)的歷史角度進(jìn)行編纂，更要側(cè)重從多學(xué)科角度在檔案中挖掘知識(shí)，不僅要進(jìn)行匯編等層次的編研，還要進(jìn)行更深層次的知識(shí)性編研。“認(rèn)知理論認(rèn)為，知識(shí)在人腦中是以一種‘經(jīng)濟(jì)的’或說(shuō)是‘便捷的’形式存儲(chǔ)的，這種存儲(chǔ)方式?jīng)Q定了人們將怎樣理解所學(xué)習(xí)的內(nèi)容，每個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)都表明他已經(jīng)學(xué)到了哪些知識(shí)同時(shí)，這種知識(shí)結(jié)構(gòu)也為每個(gè)人提供了建立新舊知識(shí)與新內(nèi)容之間有意義的聯(lián)系的方法和工具。”所以，對(duì)于相同的信息，認(rèn)知結(jié)構(gòu)不同的人會(huì)有不同的認(rèn)識(shí)。因此，要從編纂人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)入手，引進(jìn)不同知識(shí)背景的人才。就檔案編纂現(xiàn)狀看，檔案信息編纂側(cè)重史料性匯編，或從歷史角度進(jìn)行歷史性知識(shí)的開(kāi)發(fā)，這很大程度上與檔案編纂人員多是歷史學(xué)科背景有關(guān)，束縛了檔案編纂過(guò)程中多角度開(kāi)發(fā)檔案的知識(shí)。

再次，檔案提供利用要提高服務(wù)主動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)檔案信息最大范圍的共享。檔案實(shí)現(xiàn)由信息到知識(shí)的轉(zhuǎn)化要以檔案信息的傳播為前提。因此，要加強(qiáng)檔案信息公開(kāi)，促進(jìn)檔案信息在組織內(nèi)部的共享，為檔案信息為具有不同認(rèn)知結(jié)構(gòu)的人所利用和開(kāi)發(fā)創(chuàng)造條件。

第四，建立學(xué)習(xí)型檔案組織。提升檔案部門(mén)的服務(wù)，不僅要抓好微觀方面，更要把握好宏觀層面，才能實(shí)現(xiàn)檔案部門(mén)服務(wù)的全面提升。建立學(xué)習(xí)型組織是檔案部門(mén)知識(shí)管理的重要途徑。通過(guò)建立學(xué)習(xí)型組織，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)知識(shí)的傳遞、共享和創(chuàng)新，從而提高組織的管理水平。

主要參考文獻(xiàn)

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[2]高利明.重要的是從信息到知識(shí)的轉(zhuǎn)化[J].中國(guó)遠(yuǎn)程教育，2000（7）.

[3]北京市檔案局.以來(lái)檔案工作重要文件選編第一集[Z].北京：北京市檔案局，1985.

[4]北京市檔案局.以來(lái)檔案工作重要文件選編第二集[Z].北京：北京市檔案局，1985.

第2篇

關(guān)鍵詞： 建筑設(shè)計(jì)公司檔案文件 管理方式

中圖分類(lèi)號(hào)：S611文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

一、建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理的基本特點(diǎn)

1.1 歸檔內(nèi)容繁雜，文檔數(shù)量多

眾所周知一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目完整的設(shè)計(jì)檔案包括了六個(gè)階段的檔案資料，分別為前期設(shè)計(jì)階段、總規(guī)設(shè)計(jì)階段、方案設(shè)計(jì)階段、擴(kuò)初設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段、施工配合階段。前期、總規(guī)、方案、擴(kuò)初、施工圖階段需要?dú)w檔的文件資料分為項(xiàng)目管理文件、設(shè)計(jì)依據(jù)性文件、來(lái)往函件、設(shè)計(jì)文件四大類(lèi)；其中設(shè)計(jì)依據(jù)性文件就很多，包含建設(shè)單位上級(jí)機(jī)關(guān)的任務(wù)批準(zhǔn)文件、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)或招標(biāo)書(shū)、規(guī)劃部門(mén)批準(zhǔn)的用地范圍及紅線(xiàn)圖、規(guī)劃設(shè)計(jì)要求通知單、建設(shè)單位上級(jí)機(jī)關(guān)的方案批準(zhǔn)文件、建設(shè)單位對(duì)方案的修改意見(jiàn)、初步設(shè)計(jì)審批意見(jiàn)書(shū)、上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門(mén)批準(zhǔn)的初設(shè)文件、消防、環(huán)保、交通、衛(wèi)生、供電、環(huán)衛(wèi)、水、煤氣、電話(huà)、人防等部門(mén)的有關(guān)文件、地質(zhì)勘察報(bào)告等；外加各階段設(shè)計(jì)文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要?dú)w檔，比如技術(shù)核定單、建筑工程消防驗(yàn)收證書(shū)、試樁、地基驗(yàn)槽記錄、沉降觀測(cè)和建（構(gòu)）工程測(cè)量復(fù)核等測(cè)試記錄等等。總之，文檔種類(lèi)多，歸檔庫(kù)藏?cái)?shù)量大，為建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理工作增加了新難度。

1.2 時(shí)間跨度較長(zhǎng)，材料變更快

建筑設(shè)計(jì)公司檔案形成于工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)技術(shù)活動(dòng)之中，一方面反映了建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)水平，是建筑工業(yè)的重要史料；另一方面許多項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間跨度大，基本是跨年度甚至幾個(gè)年度，設(shè)計(jì)歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，項(xiàng)目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時(shí)間精力花費(fèi)較大，效率低下。特別是一些設(shè)計(jì)項(xiàng)目面臨政府政策調(diào)整、源環(huán)境變化、資方后續(xù)資金不足等多種因素造成項(xiàng)目負(fù)成果或中途停建，作為設(shè)計(jì)方有必要進(jìn)行文檔保存，一些項(xiàng)目在設(shè)計(jì)過(guò)程中甚至還會(huì)出現(xiàn)產(chǎn)能的擴(kuò)大或縮減的調(diào)整，需要同步對(duì)設(shè)計(jì)做出相應(yīng)調(diào)整，相應(yīng)增加了檔案整理歸檔等工作的人力財(cái)力成本。

1.3 用戶(hù)范圍廣泛，應(yīng)用程度高

設(shè)計(jì)檔案是設(shè)計(jì)科技活動(dòng)的記錄，承載著設(shè)計(jì)專(zhuān)業(yè)科學(xué)技術(shù)知識(shí)，體現(xiàn)了現(xiàn)實(shí)的長(zhǎng)期使用功能和價(jià)值，在生產(chǎn)生活中應(yīng)用極為普遍。設(shè)計(jì)檔案的適用性原則也使得設(shè)計(jì)成果存在共享可能，也就是無(wú)論在設(shè)計(jì)階段還是施工、竣工階段，設(shè)計(jì)成果必須及時(shí)提供給投資方或業(yè)主、施工方參考應(yīng)用。在實(shí)踐中，還存在項(xiàng)目建設(shè)完工之后的后續(xù)設(shè)計(jì)施工，比如一些民用建筑項(xiàng)目需要接受建設(shè)方、業(yè)主和城建、規(guī)劃、環(huán)保、綠化等政府部門(mén)的層層驗(yàn)收，一些商業(yè)地產(chǎn)、住宅項(xiàng)目還需要為個(gè)體業(yè)主的裝修、維修等提供咨詢(xún)服務(wù)。

二、 建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理方式的基本趨勢(shì)

2.1 檔案內(nèi)容由多元化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)檔案主要以工程圖紙和技術(shù)文件管理為主，內(nèi)容多數(shù)量大，存儲(chǔ)與維護(hù)較難。信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過(guò)利用電子文件、電子圖片、技術(shù)報(bào)告、聲像等多種電子信息檔案，把內(nèi)容龐大的紙質(zhì)形態(tài)的檔案資料實(shí)施電子分類(lèi)與歸并，并形成數(shù)字信息儲(chǔ)存、查詢(xún)、修正等各種手段的信息媒體與服務(wù)介質(zhì)，使得建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作模式中慢慢解放出來(lái)，極大地促進(jìn)了檔案管理工作的革新。

2.2 管理手段由手工向計(jì)算機(jī)操作轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作效率低。在信息化條件下，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)編排，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，開(kāi)發(fā)圖檔管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了工程圖紙、設(shè)計(jì)文件等網(wǎng)上自動(dòng)歸檔；完善了圖檔網(wǎng)絡(luò)整理、編目、分類(lèi)、編號(hào)等功能；增強(qiáng)了實(shí)現(xiàn)建筑設(shè)計(jì)公司內(nèi)部局域網(wǎng)在線(xiàn)檢索、瀏覽、申請(qǐng)、審批和下載借閱利用電子文件等功能。

2.3 管理方式由紙質(zhì)實(shí)體向信息媒介為主轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設(shè)計(jì)藍(lán)圖、硫酸底圖實(shí)體為主。信息技術(shù)的普及使得建筑設(shè)計(jì)公司檔案工作在積極主動(dòng)做好檔案利用服務(wù)工作的同時(shí)，能夠集中精力放在做好工程參考、質(zhì)量追蹤、各類(lèi)資質(zhì)申報(bào)、職稱(chēng)評(píng)聘、質(zhì)量抽查、財(cái)務(wù)審計(jì)等大量的專(zhuān)題信息查詢(xún)工作上，這為拓展檔案功能的多元化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、 建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1大力推進(jìn)觀念創(chuàng)新

一是要主動(dòng)提高認(rèn)識(shí)。充分認(rèn)識(shí)企業(yè)信息化給檔案工作的傳統(tǒng)理論、方法、手段帶來(lái)的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，進(jìn)一步深化檔案信息化建設(shè)的重要意義，樹(shù)立將檔案信息化納入建筑設(shè)計(jì)公司企業(yè)信息化整體規(guī)劃中的觀念。二是要注重順應(yīng)趨勢(shì)。準(zhǔn)確把握形勢(shì)變化對(duì)檔案工作帶來(lái)的新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)，從思想和行動(dòng)上適應(yīng)當(dāng)前文件形成電子化、文件管理動(dòng)態(tài)化、圖紙歸檔網(wǎng)絡(luò)化、圖紙儲(chǔ)存數(shù)字化的新趨勢(shì)，進(jìn)一步加快推進(jìn)檔案數(shù)字化、文檔一體化、信息標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理，利用信息平臺(tái)，建立與企業(yè)信息化相適應(yīng)的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規(guī)章制度，重點(diǎn)要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，強(qiáng)化電子圖紙形成、流轉(zhuǎn)、接收、監(jiān)控、歸檔、鑒定以及安全責(zé)任機(jī)制；加強(qiáng)對(duì)原有紙質(zhì)檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。

3.2大力推進(jìn)管理創(chuàng)新

認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局檔案信息化建設(shè)規(guī)范和“十一五”期間全省信息化建設(shè)的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持以企業(yè)信息化建設(shè)為載體，著力推動(dòng)管理機(jī)制和手段創(chuàng)新。一是加強(qiáng)圖檔資料等的編研應(yīng)用，緊密結(jié)合建筑設(shè)計(jì)公司的工作實(shí)際，探索圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化的管理模式，有效服務(wù)于建筑設(shè)計(jì)公司工作需求。二是創(chuàng)新管理內(nèi)容，一方面強(qiáng)化原始檔案材料保管；另一方面要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，積極收集國(guó)內(nèi)外核心專(zhuān)業(yè)期刊新出現(xiàn)的同類(lèi)建筑設(shè)計(jì)公司的設(shè)計(jì)成果報(bào)道、專(zhuān)業(yè)研究進(jìn)展情況等相關(guān)信息，特別是與本司業(yè)務(wù)有直接相關(guān)的新穎設(shè)計(jì)科學(xué)技術(shù)知識(shí)和成果為我司使用。三是加強(qiáng)特色檔案信息開(kāi)發(fā)，根據(jù)建筑設(shè)計(jì)公司歷年形成的優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果，重點(diǎn)圍繞技術(shù)先進(jìn)、效益顯著、適用性強(qiáng)的設(shè)計(jì)項(xiàng)目，做好編研、推介工作。

3.3大力推進(jìn)監(jiān)管創(chuàng)新

高度重視設(shè)計(jì)成果信息的長(zhǎng)久保存，積極采取措施防范檔案風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)行檔案?jìng)浞葜浦贫龋㈦娮游募蛿?shù)字檔案登記備份中心，對(duì)建筑設(shè)計(jì)公司參與的重大建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)資料、電子圖紙、電子文件實(shí)行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，制定實(shí)施細(xì)則和配套舉措，強(qiáng)化工作落實(shí)。探索多元存儲(chǔ)手段應(yīng)用，綜合運(yùn)用三維設(shè)計(jì)成果、元數(shù)據(jù)管理等不同類(lèi)型的檔案登記工具，按照規(guī)定格式存儲(chǔ)到一次光盤(pán)或磁帶等脫機(jī)載體，保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、完整性和可讀性。

3.4大力推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新

按照“存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動(dòng)檔案工作方式和手段由傳統(tǒng)向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統(tǒng)，即在其他計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)和功能的擴(kuò)展中，檔案信息系統(tǒng)要同步組織實(shí)施。二是要加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，重點(diǎn)突出建筑設(shè)計(jì)公司歷年積累的紙質(zhì)載體優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果、典型項(xiàng)目的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全力以赴創(chuàng)建名牌信息資源，為有關(guān)用戶(hù)提供特色服務(wù)，體現(xiàn)檔案室?guī)觳靥厣c價(jià)值，這是建筑設(shè)計(jì)公司在合作競(jìng)爭(zhēng)并存的信息時(shí)代更好地生存與發(fā)展的重要保障。三是充分應(yīng)用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)功能。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息資源本身的特點(diǎn)和屬性，運(yùn)用合適的工具和方法，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開(kāi)發(fā)自動(dòng)分類(lèi)，形成主題指南，使之有利于其存儲(chǔ)、傳播、檢索和利用。

3.5大力推進(jìn)服務(wù)創(chuàng)新

創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓展服務(wù)領(lǐng)域，把主動(dòng)服務(wù)、規(guī)范服務(wù)、滿(mǎn)意服務(wù)貫穿到檔案工作全過(guò)程。一是建立專(zhuān)業(yè)化信息服務(wù)模式。按照管理職能和設(shè)計(jì)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域組織檔案信息資源服務(wù)，保障對(duì)用戶(hù)需求和用戶(hù)環(huán)境的把握，不斷提高信息服務(wù)對(duì)用戶(hù)需求和用戶(hù)任務(wù)的支持水平。二是樹(shù)立個(gè)性化服務(wù)觀念。根據(jù)檔案用戶(hù)研究課題的特殊需要，以及檔案信息用戶(hù)的個(gè)性、使用習(xí)慣等，通過(guò)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增強(qiáng)檢索工具的功能和性能，提供多種檢索途徑，整合不同檔案資源集成檢索系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向用戶(hù)提供個(gè)性化的信息服務(wù)同時(shí)開(kāi)辟設(shè)計(jì)檔案寄存服務(wù)、個(gè)體業(yè)主檔案維權(quán)服務(wù)、建設(shè)項(xiàng)目跟蹤服務(wù)等項(xiàng)目。

四、結(jié)束語(yǔ)

以上是本人在工作中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，僅供參考。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱秀宇.淺析創(chuàng)新思考對(duì)現(xiàn)代檔案管理的重要意義[J].黑龍江科技信息，2009（20）：197.