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1 當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀
1.1 科學(xué)規(guī)范的檔案管理及利用制度較為缺失
新時期機關(guān)事業(yè)單位若想高效的開展檔案管理工作，需要充分借助科學(xué)化的規(guī)章制度以及完善的工作管理流程來進行。目前，各個部門自行處理內(nèi)部事宜是大部分機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作主要現(xiàn)狀，各個部門依照實際所需資料自行進行查閱與相應(yīng)管理，致使檔案管理非但沒有被充分的集中起來，還在各個科室中分散開來，實際管理中缺乏可以直接利用的高效制度作為主要實施依據(jù)。另外，信袋式管理模式依據(jù)在存在于部分機關(guān)事業(yè)單位檔案管理階段中，實際采集、提取及有效利用信息的效率并不高，這也嚴重阻礙了檔案管理工作不能科學(xué)、規(guī)范的開展。
1.2 硬件設(shè)施在實際檔案管理中還不齊全
當(dāng)前影響機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作流程順利開展的主要因素之一便是管理經(jīng)費投入力度不夠?qū)е碌摹２块T事業(yè)單位沒有及時的更新與經(jīng)費投入對于之前構(gòu)建的檔案管理庫房與管理系統(tǒng)，長期下去嚴重導(dǎo)致新時期檔案更新與各項管理工作遠遠超過現(xiàn)有檔案硬件設(shè)施運行水平。部分機關(guān)事業(yè)單位所建立的檔案室內(nèi)部環(huán)境較差，且基礎(chǔ)設(shè)施相對不完善，如鐵質(zhì)結(jié)構(gòu)的檔案柜在長期使用用出現(xiàn)老化、生銹現(xiàn)象，沒有較好的通風(fēng)性，檔案室管理中因缺少健全的防霉、防蟲等安全管理措施，使得檔案管理工作質(zhì)量一直無法提升上去。
2 新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標準化的實施策略
2.1 構(gòu)建完善的檔案管理體系，將檔案管理職責(zé)進行明確
一套健全的檔案管理體系需立足于本單位檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀上來進行積極構(gòu)建，將各個管理崗位人員自身的職責(zé)?M行明確劃分，所開展的各項檔案管理工作必須嚴格的依照建立的制度體系進行，這樣可以確保在實際的檔案管理中，違法亂紀行為有效降低；嚴格遵循統(tǒng)一管理、管理分級化的原則來做好實際的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，分級管理檔案管理內(nèi)部現(xiàn)存的各類信息，在具體實施分級管理中要依照規(guī)章制度進行，這樣有助于檔案管理的規(guī)范化與標準化。在機關(guān)事業(yè)單位日常管理工作中，需將檔案管理劃定為一項重要的管理工作內(nèi)容，依據(jù)實際情況將檔案管理日常工作計劃詳細的制定出來，并將規(guī)范管理小組在檔案管理內(nèi)部積極成立起來，這樣在專業(yè)化的小組團隊中依照所制定出的管理計劃來按部就班的針對檔案管理的各項事宜進行詳細管理，促使檔案管理工作更加的規(guī)范標準。
2.2 加強檔案管理方式的改革升級
新形勢下我國各地機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理當(dāng)中，都會因檢查各項數(shù)據(jù)信息以及不定期開展的治理、檢查程序?qū)е鹿ぷ髁吭黾樱ぷ鲏毫眲∩仙@樣所采用的陳舊管理方式不能從根本上提升管理效率，還會致使管理人員的工作熱情喪失。例如：針對機關(guān)事業(yè)單位就要其生產(chǎn)方式及各項管理工作內(nèi)容的整改大檢查中，會調(diào)取檔案資料，為了提升工作效率，可以運用現(xiàn)代化的檔案管理方式，將重要的檔案信息內(nèi)容都錄入到電腦中，構(gòu)建完善的檔案共享平臺，在檔案管理信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)對檔案分門別類的加以管理，當(dāng)需要時可以及時的對以往數(shù)據(jù)信息進行查找及調(diào)取，并且可以促使監(jiān)管質(zhì)量所有提升。與此同時，為了增強檔案信息的搜索效率，將檔案信息記錄的更加全面且完善，需積極借助計算機、互聯(lián)網(wǎng)等新型設(shè)備軟件工具，將檔案信息賦予圖像、文字及影音等效果，便于檔案管理人員進行及時查找，促使檔案信息內(nèi)容更加的豐富、生動，由此可以改進以往管理形式及方式，使單一的管理模式變得更具多樣化，提升了管理質(zhì)量。另外要定期的對各式各樣的檔案材料展開維護工作。基于目前各機關(guān)事業(yè)單位都開展信息化檔案管理，構(gòu)建了檔案管理信息系統(tǒng)，為此需采取數(shù)字化掃描、病毒查殺及在線病毒檢測的方式進行統(tǒng)一維護管理，做好重要檔案文件的備份工作，并予以妥善保存，這樣既確保檔案信息管理的安全性，由此節(jié)省了大量維護管理時間，促使檔案管理工作更為標準化、效率性。
2.3 檔案案卷全面的實施精細化普查
當(dāng)前的檔案管理工作中，經(jīng)常會涉及到一些陳舊、沒有使用價值的檔案，一些早先紙質(zhì)的檔案制作較為粗糙，這樣在實際管理中既占用了管理人員大量的處理時間，同時也占據(jù)了一定的檔案管理資源。基于此，新時期檔案管理工作中，可將有價值的檔案內(nèi)容進行保存，清理出一些無用的檔案，若是機關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)構(gòu)建了信息化管理平臺，可直接在網(wǎng)上查出存放年限較長，且沒有使用價值的檔案直接刪除，若沒有及時備案，還存有紙質(zhì)檔案，則需分門別類的對檔案進行清查，將沒有任何存儲價值的檔案資料予以銷毀，隨后再對檔案管理信息系統(tǒng)進行完善補充。
2.4 檔案管理隊伍構(gòu)建
大部分機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員更多都是從其他崗位下來直接上崗的，因此其自身對于檔案管理專業(yè)知識還十分欠缺，影響到檔案管理工作質(zhì)量。為此新時期檔案管理人才隊伍構(gòu)建中，不光要求在崗人員檔案管理專業(yè)知識掌握牢固，自身的服務(wù)精神及檔案管理能力也要有所提升。所外聘的檔案管理人員要善于迎接新問題、新挑戰(zhàn)，勇于摒棄傳統(tǒng)管理思想，在實際管理中要同社會發(fā)展形式相看齊，管理理念要與時俱進，針對檔案業(yè)務(wù)管理需不斷的創(chuàng)新完善，要有質(zhì)的突破；機關(guān)事業(yè)單位要定期對在職的檔案管理人員進行業(yè)務(wù)及專業(yè)知識的培訓(xùn)，結(jié)合單位經(jīng)濟實力及檔案管理現(xiàn)狀，聘請社會上一些檔案管理專家就目前存在的檔案管理現(xiàn)狀進行有效講解。根據(jù)市場化檔案管理模式，將引進來、走出去的新型管理方式積極應(yīng)用到現(xiàn)行檔案管理模式中，促使檔案管理人員可以對工作流程盡快的掌握，熟練的操作各項檔案業(yè)務(wù)管理；在檔案收集和管理工作中，要切實的遵循完整、統(tǒng)一、效率原則，對于各項歸檔檔案內(nèi)容加緊完善；檔案管理人員知識再教育培訓(xùn)模式要所有增強，在培訓(xùn)過程中促使其自身的檔案專業(yè)知識及應(yīng)用技術(shù)水平得以不斷提升，全面了解檔案管理工作中的內(nèi)容、數(shù)量、資料價值以及各種類別等專業(yè)知識，促使機關(guān)事業(yè)單位日后的檔案管理工作效率得以全面提升。
關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作 檔案管理 現(xiàn)代化
一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析
1、檔號不規(guī)范，一卷多冊且沒有目錄號現(xiàn)象較多。
2、案卷標題不規(guī)范，不能反映主題內(nèi)容甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象比較普遍。
3、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以致于部分內(nèi)容永遠無法檢索而不能利用。
4、許多案卷未標注頁碼，一旦使用中掉頁便很難發(fā)現(xiàn)。
5、案卷組卷混亂無序現(xiàn)象比較嚴重。
6、案卷厚薄不一，有的幾頁紙一文一卷，有的幾百頁紙一類一卷。
二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理。
公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的如何，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題。所以要求檔案管理的各個環(huán)節(jié)都要統(tǒng)一有序和科學(xué)進行。
1、全面普查案卷，去糟取精。
實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作就是普查案卷。對于綜合性檔案館來由于說很少進行全面的清查，難免存在許多無查考價值的文件，所以首先要將這些文件剔除，才能避免使用計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與效率低的情況。
2、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
對于那些相互存在某種聯(lián)系的文件要盡可能將其組合在一起。同時對那些無頁碼、無案卷標題以及無卷內(nèi)目錄的，還要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范，內(nèi)容完整。重新組卷可以優(yōu)化館藏，同時還可提高計算機管理檔案的利用效率。案卷要求：一是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準。二是要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限。三是公文字跡要牢固清晰，不要使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，有利于日后長久保管利用。四是要合理使用文種，擬制格式要規(guī)范，以利于實施應(yīng)用標準化、現(xiàn)代化檢索手段。
3、實施“以我為主”的立卷歸檔原則
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。應(yīng)從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求實施“以我為主”的立卷歸檔原則，這是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要注意解決好三個問題：
（1）要準確把握文件立卷歸檔的時效性，在完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的情況下，才能進行立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂
（2）明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。
（3）堅持貫徹“以我為主”歸檔原則，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。
4、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再根據(jù)情況制定出一些具體細則。在分類的過程中還應(yīng)及時校正分類人員的某些錯誤。提高校正人員業(yè)務(wù)水平，增強其責(zé)任心，從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號是檢索查全率的保證，而題名準確才能保證檢索的查準率。要做到即保證查全率又保證查準率。因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名，防止在檢索時出現(xiàn)文不對題、含混不清的情況發(fā)生。
三、提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證
在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于分類和檢索，促進檔案標準化管理。還要注意提高案卷裝訂質(zhì)量，以有利于檔案規(guī)范化管理。
四、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
1、分清輕重緩急，循序漸進
檔案為社會所用是檔案管理的一個重要目。而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的則是提高檔案的利用率。要加強計算機的維護和使用，大力推進計算機管理檔案，并在使用過程中從卷宗的整體出發(fā)，對所有全宗進行排隊，分清主次和輕重緩急，對于可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案，予以側(cè)重考慮，進行優(yōu)先加工整理。這樣有利于加快提高檔案的社會利用率。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
著錄時要分類標引，對特殊形式的檔案可用計算機程序直接錄入人名、地址、時間及使用案卷目錄，然后分類號用計算機統(tǒng)一給出。這樣可以使著錄環(huán)節(jié)減少，使著錄速度明顯地提高。
【關(guān)鍵詞】計劃生育檔案；檔案管理；規(guī)范化；管理制度；資金投入
為提高計劃生育服務(wù)水平，確保各項工作的制度化和規(guī)范化，采取相應(yīng)措施，提高檔案管理水平，促進檔案管理規(guī)范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，制約檔案管理水平的提升，需要采取措施改進和完善。
一、新形勢下計劃生育檔案管理工作規(guī)范化的意義
采取相應(yīng)措施，推動檔案管理規(guī)范化具有重要作用，也是必須重視和關(guān)注的內(nèi)容，其重要意義表現(xiàn)在以下方面：
（一）有利于實現(xiàn)信息互通。規(guī)范檔案管理，有利于檔案管理人員和利用者進行有效交流和溝通，為檔案資料查閱和利用創(chuàng)造便利。通過對檔案信息的記錄、采集和查閱，可以對計劃生育檔案的政策法規(guī)、生育指標、生育措施、優(yōu)惠政策等資料進行整理和歸納。進而有效解答人民群眾遇到的疑惑和困難，促進信息有效交流和溝通。
（二）有利于方便管理決策。計劃生育檔案記錄計劃生育檔案政策的執(zhí)行和落實情況，采取措施促進檔案管理規(guī)范化，有利于管理部門在作出相關(guān)決策時，具有可靠的參考資料和依據(jù)。在制定計劃生育決策時，通過查閱各項歷史資料和記錄，進行對比和分析，然后結(jié)合當(dāng)前計劃生育工作實際，有針對性地制定解決方案。不僅提高決策水平，還能推動計劃生育各項工作順利進行。
（三）為流動人口提供服務(wù)。促進計劃生育檔案管理規(guī)范化，建立并完善檔案管理制度，能對流動人口的數(shù)量和方向進行準確把握，及時掌握流動人口的婚育情況，了解不同地區(qū)計劃生育執(zhí)行效果和人口流動情況。并且還可以實現(xiàn)信息交流與互動，構(gòu)建計劃生育信息交流平臺，防止工作疏漏，促進計劃生育檔案管理水平的提高。
二、新形勢下計劃生育檔案管理工作的不足
由于相關(guān)制度沒有嚴格落實，一些管理人員素質(zhì)偏低，制約檔案管理水平提升，存在的不足表現(xiàn)在以下方面：
（一）制度缺失。一些單位的計劃生育檔案管理制度不完善，相關(guān)人員職責(zé)不明確，制約各項工作有效開展下去。獎懲激勵機制不健全，難以有效調(diào)動管理人員的積極性。管理人員的培訓(xùn)機制不完善，難以有效提升管理人員素質(zhì)，對計算機技術(shù)的掌握程度不夠，制約檔案管理工作水平的提升。
（二）投入不足。相關(guān)單位將工作重心放在其他方面，對檔案管理不夠重視，資金投入不足，難以有效提升檔案管理工作水平。由于資金缺失，計算機、掃描設(shè)備等投入不夠，忽視設(shè)備更新和完善。管理人員培訓(xùn)的資金投入不足，難以提高他們的素質(zhì)。獎懲激勵機制不健全，制約管理人員素質(zhì)的提高。
（三）管理不當(dāng)。一些檔案管理人員的責(zé)任意識淡薄，管理臺賬不完善，沒有嚴格執(zhí)行管理范措施。對檔案資源的開發(fā)和利用存在不足，管理流程不規(guī)范，難以提高計劃生育檔案管理水平。
三、新形勢下計劃生育檔案管理工作規(guī)范化的路徑
為彌補存在的不足，推動檔案管理規(guī)范化，可以采取以下改進措施：
（一）健全制度，明確責(zé)任。建立健全完善的檔案管理制度，明確管理人員職責(zé)，推動管理工作制度化和規(guī)范化。建立并嚴格落實責(zé)任制，讓檔案管理人員認真履行職責(zé)，嚴格落實各項制度措施，提高管理工作的規(guī)范化水平。建立完善的管理人員培訓(xùn)制度，落實獎懲激勵機制，讓管理人員努力開展工作，提高計劃生育檔案管理水平。
（二）增加投入，強化管理。增加相應(yīng)的資金投入，合理安排檔案管理預(yù)算，滿足各項工作需要。資金投入用于管理人員工資、管理人員培訓(xùn)、計算機和掃描設(shè)備的購買和更新等。要加大資金投入，滿足檔案管理的資金需要，為各項活動順利開展提供資金支持。重視資金使用的監(jiān)督和管理，確保各項資金落實到位，使其為計劃生育檔案管理工作的有效開展提供保障。
（三）健全臺賬，規(guī)范管理。根據(jù)計劃生育檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定健全完善的制度措施，有效規(guī)范檔案管理。在建立健全本單位檔案資料管理制度的同時，還要嚴格管理規(guī)章制度，明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限，推動檔案管理規(guī)范化。另外還要建立并完善本單位的檔案卷宗目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、查詢借閱登記簿、利用登記簿等。建立計劃生育檔案安全檢查、檔案庫存溫度和濕度記錄簿，有效規(guī)范和引導(dǎo)各項工作，努力提高檔案管理水平。
（四）改進服務(wù)，注重利用。提高檔案管理人員素質(zhì)，改進服務(wù)，為檔案資料使用人員提供熱情、周到的服務(wù)，提高人們的滿意度。構(gòu)建完善的管理服務(wù)系統(tǒng)和信息平臺，方便檔案資料查閱。注重對計劃生育檔案資料的查閱和利用，對檔案資料進行整理和匯編。從而為決策者提供便捷服務(wù)，讓利用人員能夠高效、便捷、迅速使用所需要的檔案資源，最大限度挖掘檔案的利用價值，為計劃生育各項工作順利開展提供參考和依據(jù)。
四、結(jié)語
總之，推動計劃生育檔案管理規(guī)范化具有重要意義。作為管理人員，應(yīng)該明確不足，健全并落實各項制度措施，增加資金投入，注重檔案資源利用和開發(fā)。從而有效規(guī)范檔案管理工作，提高服務(wù)水平，為計劃生育各項工作開展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
【參考文獻】
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在高等職業(yè)教育迅速發(fā)展的今天，如何運用現(xiàn)存教學(xué)資料檔案與學(xué)籍檔案為高等職業(yè)教育服務(wù)，使檔案更好地發(fā)揮其作用，這已成為當(dāng)前急待解決的問題。解決這個問題的關(guān)鍵是使檔案工作逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化，然而與現(xiàn)代化有關(guān)的檔案工作標準化是解決問題的根本所在。在國務(wù)院頒布的《中華人民共和國標準化管理條例》中就明確指出：“標準化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。在社會主義建設(shè)中推行標準化是國家的一項技術(shù)經(jīng)濟政策，沒有標準化就沒有現(xiàn)代化，就沒有高質(zhì)量高速度。”這就清楚地闡明了標準化在教學(xué)檔案和學(xué)籍檔案管理工作中的重要地位和作用。
學(xué)籍檔案是高等職業(yè)學(xué)院的寶貴財富。檔案工作是一項以提供檔案與教學(xué)服務(wù)的工作，同其它各行各業(yè)一樣，需要制定各種標準，作為開展工作的依據(jù)和準繩。檔案工作標準化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，它是指在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由上級主管機關(guān)或會同標準化主管機關(guān)以及各有關(guān)部門共同協(xié)商對檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等，制定出科學(xué)的統(tǒng)一的規(guī)定和技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行進而修訂的全部過程。目的就是通過科學(xué)的制定、貫徹、修訂各科標準，使檔案工作逐步走向規(guī)范化、統(tǒng)一化。它的基本內(nèi)容有：檔案工作名詞術(shù)語標準、代號代碼標準、檔案著錄標準、標引語言標準、收集、整理、鑒定標準、檔案統(tǒng)計標準、提供利用標準、檔案編纂及出版格式標準、檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)標準、檔案裝具、檔案制成材料標準等。這些標準從制定到成熟需要一個相當(dāng)長的發(fā)展過程，而且這個過程是有規(guī)律的螺旋式上升，檔案工作現(xiàn)代化的水平也將隨著標準化運動形式上升而逐步提高。因此，檔案工作者必須重視檔案工作標準化。下面對檔案工作化標準化談點粗淺的看法。
一、標準化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提
檔案工作是高等職業(yè)教育事業(yè)中的重要組成部分。高等職業(yè)教育檔案工作要實現(xiàn)現(xiàn)代化，首先是檔案工作的一系列環(huán)節(jié)，如名詞術(shù)語、檔案著錄、代號代碼等都必須有統(tǒng)一的標準，以便在進行工作時有統(tǒng)一的原則和規(guī)范。因為檔案工作現(xiàn)代化是建立在先進的科學(xué)基礎(chǔ)之上，如果沒有統(tǒng)一的標準不僅不利于檔案工作的開展，而且檔案的作用也將大大減弱。要實現(xiàn)高等職業(yè)教育檔案工作的現(xiàn)代化和學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化，還須建立檔案工作標準化體系，在這個標準下開展工作才能實現(xiàn)現(xiàn)代化。可見實現(xiàn)高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案工作現(xiàn)代化首先是檔案工作標準化，離開了標準化就沒有現(xiàn)代化。
二、標準化是衡量檔案工作質(zhì)量的尺度之一
檔案工作是一項專業(yè)性的服務(wù)工作，對高等職業(yè)教育服務(wù)的效果直接與檔案工作一系列環(huán)節(jié)中的標準化程序有關(guān)。檔案工作中的組卷、分類標引、鑒定工作中的保管期限確定檢索工具的編制、提供利用、裝具設(shè)備等都必須制定出統(tǒng)一的標準，對質(zhì)量規(guī)格、工作程序以及要求等相應(yīng)的做出明確的規(guī)定，嚴格地按標準進行工作，就能促使各項工作早日走向規(guī)范化、統(tǒng)一化，從而提高檔案工作的質(zhì)量。例如檔案標引工作，它是將文件或案卷的主題內(nèi)容賦予一定的標識，作為存儲和檢索的依據(jù)，利用者查找檔案通過檢索標識去判斷自己所需的材料，如果檢索人員按標準給出的檢索標識準確、恰當(dāng)，利用者就能迅速地找出自己所需要的資料，節(jié)約查找時間，而且查找效果好、效益高。如果檢索標識不完全，專職性低，文件或案卷就可能被漏掉，使有用的檔案被埋沒，又有可能檢索出自己無用的材料。所以標引工作必須要有標引的規(guī)定與規(guī)則，保證標引的一致性，使標引工作標準化、規(guī)范化。同樣道理，高等職業(yè)教育檔案工作的各個環(huán)節(jié)都達到了一定的標準，實現(xiàn)了標準化，學(xué)籍檔案工作的質(zhì)量才有可靠的保證，才能為發(fā)展高等職業(yè)教育提供豐富的資料。
三、標準化是提高檔案工作的工作效率，節(jié)約人力物力財力的有效措施
標準化能提高檔案工作的工作效率。搞好標準化對節(jié)約人力物力財力有重要作用，根據(jù)合理地標準化要求，人力物力財力資源都可以得到合理的利用。以整理工作中的組卷為例，過去由于文件和案卷的組卷方法沒有統(tǒng)一合理的標準，往往把不同歷史時期，不同組織單位的文件和案卷組織在一起，或者把不應(yīng)該分割的文件或案卷進行分離組卷，致使文件或案卷本身固有的聯(lián)系被分割，隨意搬家，脫離形成單位，組卷不合要求，給查找者帶來麻煩，使利用者浪費了很長時間還查找不到自己所需要的資料，造成人力物力的很大浪費，影響檔案的社會效益。通過制定標準既可以把檔案的本來面貌反映出來，又能使文件或案卷在來源時間、內(nèi)容和形式等幾個方面形成一個有機的整體，查找迅速、方便、節(jié)約人力、使檔案工作者省出更多的時間去從事其他工作。在財力方面如能進行裝具的改革、創(chuàng)新、制定出技術(shù)先進、 經(jīng)濟合理的裝具標準，按標準化、系列化集中生產(chǎn)出一批耐腐蝕、耐老化的裝具就能降低造價，提高技術(shù)水平，節(jié)約大量的人力物力財力，加速高等職業(yè)教育檔案工作現(xiàn)代化。
四、標準化是實現(xiàn)高等職業(yè)教育檔案工作科學(xué)管理的重要組成部分
所謂科學(xué)管理就是根據(jù)檔案形成的規(guī)律和特點，運用先進的技術(shù)和方法，依據(jù)各種科學(xué)管理制度對檔案進行管理，開展各項工作，科學(xué)管理要求做到的標準是：檔案管理機構(gòu)高效化，管理方法科學(xué)化，管理工作計劃化，管理技術(shù)現(xiàn)代化等。要實現(xiàn)高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案管理工作的標準化，只有各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都達到標準化，檔案工作才能按標準化實現(xiàn)科學(xué)管理。因此要實現(xiàn)科學(xué)管理必須大力推行標準化。
五、標準化是推動高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案管理發(fā)展的重要條件
檔案學(xué)是社會科學(xué)和自然科學(xué)之間的一門邊緣科學(xué)，是一門綜合性的科學(xué)，實踐性強。它既含有檔案和檔案工作的基本理論，名詞術(shù)語概念，也包含著實際工作中的技術(shù)性和方法性的內(nèi)容。它的研究成果，經(jīng)過實踐的檢驗證明是科學(xué)的概念、原則、技術(shù)和方法，用條紋的形式予以固定化、制度化，作為共同的語言，公認的準則和規(guī)范，就是標準。所以標準化本身就是檔案學(xué)的一個組成部分，標準化工作的開展，必將推動檔案學(xué)理論的發(fā)展，一方面檔案學(xué)為檔案工作標準化提供了理論指導(dǎo)和科學(xué)指導(dǎo)，另一方面，標準的制定與貫徹優(yōu)勢將檔案理論運用到實際工作中取得保證，以便進一步完善和發(fā)展。
關(guān)鍵詞：新時期 信息化技 檔案管理
隨著信息科技的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代管理工作中不可或缺的工具，在提高管理精度和進度中發(fā)揮了極其重要的作用。作為一個單位運行管理重要一環(huán)的檔案管理工作，卻仍然停留在“以紙質(zhì)檔案為主、信息化檔案為輔”的狀況下，與時代的要求及事業(yè)的發(fā)展之間存在較大的不適應(yīng)性。如何探索運用信息化技術(shù)強化檔案管理工作，對提升檔案管理工作科學(xué)化水平有著重要的意義。
1.當(dāng)前檔案信息化管理中存在的不足
檔案管理旨在保存資料、記錄歷史、服務(wù)發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理手段是將記錄分門類別地存放在檔案室中，其管理重心就放在了收集記錄、編目編冊及日常管理等環(huán)節(jié)上。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理已逐漸無法滿足事業(yè)發(fā)展需求，其不足之處正日漸顯現(xiàn)。
1.1工作任務(wù)與人力資源之間存在的矛盾
隨著事業(yè)的發(fā)展，檔案資料來源日趨多元化，使周期性的收集記錄、編目編冊工作任務(wù)變得越來越繁重。往往是只有一名檔案管理人員，必須同時兼顧周期性的檔案歸檔工作和檔案日常管理工作，且檔案管理人員對信息化技術(shù)的應(yīng)用能力普遍較差，為檔案管理工作形成了巨大的壓力。
1.2檔案數(shù)量與保存空間之間存在的矛盾
一個單位經(jīng)過幾十年的發(fā)展和積累，檔案數(shù)量日漸龐大，檔案室的空間則日趨緊張。而檔案室在建設(shè)標準上有著規(guī)范的要求，很多單位在建設(shè)檔案室時往往缺乏前瞻性，沒有預(yù)留足夠大的空間，對實體檔案的保存形成了較大的制約。
1.3檔案調(diào)閱與運用需求之間存在的矛盾
傳統(tǒng)檔案的調(diào)閱存在現(xiàn)場性、單一性等特征。調(diào)閱人員必須到檔案室現(xiàn)場，且要在檔案室里“大海撈針”，造成了調(diào)閱效率低下。此外，還存在資料一經(jīng)借出，其他人無法查閱的問題以及外地工作人員無法遠程查閱的問題，對檔案的運用效率造成了較大的影響。
1.4長期保存與安全保障之間存在的矛盾
傳統(tǒng)的檔案多為紙質(zhì)記錄，雖然檔案室按照較高的規(guī)范建設(shè)而成，對檔案起到了較好的保護作用。但在借出過程中及保存過程中往往會出現(xiàn)一些不可預(yù)料的因素，使檔案的長期性保存存在隱患。
2.以信息化技術(shù)融入新形勢下的檔案管理工作
傳統(tǒng)檔案管理存在的不足的矛盾，迫切需要引入信息化管理手段加以改進、予以破解。結(jié)合本人的思考和實踐，筆者認為，在運用信息化技術(shù)強化新形勢下的檔案管理工作中，必須抓好以下工作：
2.1立足規(guī)范性，建立規(guī)范的管理體系規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作是檔案管理信息化建設(shè)的前提。制定和實施檔案信息化工作的標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的必然要求，是提高工作質(zhì)量和效率的前提所在。由于現(xiàn)行的檔案學(xué)學(xué)科理論較為陳舊，使檔案信息化建設(shè)無現(xiàn)成可借鑒的管理規(guī)范。因此，在引入信息化技術(shù)管理檔案的前期，必須立足規(guī)范化建設(shè)，著眼于建立一套全新的符合本單位檔案管理工作實際、適應(yīng)單位事業(yè)發(fā)展需求的檔案信息化管理體系。在建設(shè)過程中，首先要解決紙質(zhì)檔案數(shù)字化的規(guī)范問題，按照各類紙質(zhì)檔案的不同需求，明確其轉(zhuǎn)化為電子文檔的方式、類型及參數(shù)等要求和操作規(guī)程；其次要解決電子文檔歸檔的規(guī)范問題，按照不同類型的電子文檔，明確其編制規(guī)范和歸檔流程；再次要解決數(shù)字化檔案日常管理的規(guī)范問題，在制定實施數(shù)字化檔案分類編號原則的基礎(chǔ)上，對收集、整理、調(diào)用等環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的流程、記錄、權(quán)限和審批程序，實現(xiàn)檔案信息化管理的有序化、標準化和規(guī)范化發(fā)展。
2.2保障安全性，落實可靠的防護措施信息化技術(shù)是把“雙刃劍”，其在為檔案信息化管理工作帶來便利的同時，也為檔案管理工作的安全帶來的極大的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理的先決條件就是真實和安全，而這也是檔案管理中的重中之重、難中之難。應(yīng)該預(yù)見的是，檔案的信息化管理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理還將在相當(dāng)長的一段時期內(nèi)并存，對檔案管理工作的真實性和安全性構(gòu)成“雙保險”。因此，在落實并加強傳統(tǒng)檔案管理安全防護措施的同時，要大力加強信息化技術(shù)引入后的安全防范，為檔案信息化管理工作的發(fā)展提供安全保障。在強化安全防范過程中，首先要從檔案管理人員入手，制定落實相應(yīng)的安全管理守則，提高檔案人員的安全防護能力，守住檔案信息化安全的第一道保護屏障；其次要從硬件日常安全管理入手，制定實施身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護制度，消除網(wǎng)絡(luò)安全對檔案信息化管理的威脅。
【關(guān)鍵詞】新時期；人口；計劃生育；檔案管理
檔案是對歷史的記錄，如何做好新時期的人口和計劃生育工作的檔案管理工作對我國新時期人口和計劃生育工作更好開展和促進社會經(jīng)濟有好又快發(fā)展有著積極的作用。新時期的人口和計劃生育工作已經(jīng)邁入了法制化，規(guī)范化，制度化發(fā)展，對人口和計劃生育檔案管理工作也提出了更高的，更新的要求。做好新時期的人口和計劃生育檔案管理工作已經(jīng)不能夠停留在以前的管理模式上了，必須要有采取新的管理模式，并加強管理工作等實踐方面的創(chuàng)新研究。
一、我國人口和計劃生育檔案管理工作現(xiàn)狀
我國是一個人口大國，我國的人口和計劃生育工作的開展面臨著許多嚴峻的形勢，這也為我國人口和計劃生育檔案管理工作也帶來了一些問題，主要就集中在兩方面：
1 領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視
基層檔案整理和保管是整個檔案管理工作全過程的基礎(chǔ)，這卻是我國的人口計劃生育工作檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)對基層的檔案管理工作一般都不夠重視，檔案管理部門在人們的心中也是“冷衙門”，基層的檔案管理工作人員不具有什么地位，對工作提出的建設(shè)性建議總是不能夠獲得應(yīng)有的重視。檔案的管理工作并沒有列入各級計生考核體系中，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事情一直都是計生的實踐工作，檔案的管理已被自然忽略了。在錄用管理人員之時，一般考慮政治背景就行了，幾乎不關(guān)注檔案管理方面的專業(yè)能力是否已經(jīng)具備。
2 缺乏檔案管理意識，檔案保管條件差
檔案管理工作的不受重視對工作人員的工作積極性也是一個沉重的打擊，而基層工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理意識方面也跟本不可能獲得提高，離《檔案法》的要求相差實在是太遠了。計生工作檔案管理人員對檔案的保管技術(shù)工作和業(yè)務(wù)方面的知識背景都非常的缺乏，多停留在“存放便萬事大吉”的狀態(tài)，這使得檔案管理總是顯得雜亂無章的狀態(tài)。因為檔案管理工作本身就缺乏應(yīng)有的重視，因此檔案保管方面的硬件設(shè)施也跟不上時代的要求，檔案庫缺乏相應(yīng)的保護措施，這些都為檔案管理工作帶來了許多的隱患。盡管現(xiàn)在國家提出了一些列的嚴格規(guī)章制度和法律法規(guī)，但是人口計生檔案管理工作方面依舊是出現(xiàn)一房多用，辦公用品質(zhì)量低下等現(xiàn)象，甚至檔案資料出現(xiàn)污損和丟失等重大工作失誤。
二、我國計生檔案管理工作的加強與新管理方式的引入
1 領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)提高對計生檔案管理工作的重視
領(lǐng)導(dǎo)對計生檔案管理工作的重視是對檔案管理工作制度化，標準化最為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，是計生檔案管理工作能夠順利進行，能夠科學(xué)管理現(xiàn)代化的前提。人口和計劃生育部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)更新觀念，充分認識到計生檔案管理工作對計生工作開展的決策依據(jù)方面的作用，為育齡婦女提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的作用，為流動人口提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的作用，促進計劃生育工作改進的作用，為農(nóng)民致富方面的作用。要把計生檔案管理工作提到和計劃生育協(xié)會，法制建設(shè)等部門同等重要的地位，把管理和建設(shè)納入到主要的議事日程，劃撥必要的財政投入，為檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)，為計生檔案管理工作進一步的科學(xué)化，標準化，現(xiàn)代化做好準備。
2 提高工作人員的管理素質(zhì)
檔案管理工作人員的知識技能水平和科技水平直接關(guān)系到檔案工作的管理水平，我國的計生檔案管理工作需要提高工作人員的管理素質(zhì)。這些素質(zhì)可以從以下幾個方面綜合入手：第一、重視對高素質(zhì)、復(fù)合型人才的培養(yǎng)；第二、重視計生檔案工作人員的在職培訓(xùn)；第三、鼓勵檔案工作人員自我成才；第四、合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)和提高一定要結(jié)合信息時展的技能需求，為下一步引入計算機等技術(shù)進行檔案管理工作做好人才的儲備和培養(yǎng)工作，使得我國的計生檔案管理工作的臺階能夠跟上時代的步伐。
3 引入計算機，多媒體等技術(shù)
人們進入圖書館的時候有―個檢索系統(tǒng)，這個系統(tǒng)為人們尋找需要的書籍帶來了許多便利，而計生檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)積極引入類似的系統(tǒng)，為工作帶來便利，而不是搬照以前的工作方式，只是對文案歸檔處理。在檢索的過程中，尋求用關(guān)鍵詞代替主題詞的方法避免主題詞存在的繁瑣，效率低下的弊病。計算機技術(shù)在應(yīng)用過程中，首先要做好數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建工作，構(gòu)建一個良好的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅有利于將來工作的人員對檔案的錄入工作，也有利于將來文件的查找工作。而且構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)簡便易操作，不能是部門請來了構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的工程師，但體統(tǒng)太過專業(yè)化，不易于一般工作人員操作那么計算機技術(shù)的引入也就失去的了應(yīng)該具有的意義了。在檔案的保管方面，由于紙質(zhì)的文檔不容易保存，容易受到許多環(huán)境因素的影響。現(xiàn)實中檔案管理庫并不是非常的完善，而且還多存在一房多用的情況，文檔容易受到損壞，因此，可以積極利用多媒體等手段對檔案進行有效的保管。比如把文檔做成很小的膠卷，這在許多大的圖書館就有利用這種技術(shù)，而且還非常的經(jīng)濟，這不僅有利于檔案的保存，還能夠極大的減小檔案對空間的占用。同時把一些數(shù)據(jù)制作成相應(yīng)的可以在計算機上觀看的視頻或者音頻之類的文件，不僅有利于檔案的查閱，更有利于檔案的永久保存和復(fù)制。
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學(xué)的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢，哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢，總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、時間跨度長、且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：
一是檔號不規(guī)范沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多。
二是案卷標題不規(guī)范，有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。
三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用。
四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。
五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。
2 實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3、結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如鄒平縣計劃委員會簡稱為縣計委；鄒平縣計劃生育委員會簡稱為縣計生委而不能都簡稱為縣計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種、必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
3 加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
1.信息時代技工學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的必要性
信息技術(shù)為檔案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法。然而，目前很多技工學(xué)校由于教學(xué)工作任務(wù)繁重，很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，導(dǎo)致檔案收集不全。很多學(xué)校的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，較少運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行管理，沒有充分發(fā)揮檔案的作用。這樣不僅難以適應(yīng)信息化時代的要求，也對于技工學(xué)校的長遠發(fā)展不利。
因此，在技工學(xué)校檔案管理過程中應(yīng)該加快管理工作的信息化建設(shè)，檔案存儲的信息化建設(shè)可以提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本，并可超越時間、空間、機構(gòu)等因素，滿足校內(nèi)外人士對于學(xué)校檔案的需求。而且學(xué)校的各類繁雜檔案通過計算機的管理，可以對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，提高了檔案工作的社會效益和經(jīng)濟效益。
2.技工學(xué)校檔案管理信息化的創(chuàng)新路徑
2.1健全與檔案管理信息化相關(guān)的標準和規(guī)范
進一步健全與檔案管理信息化相關(guān)的標準和規(guī)范，是技工學(xué)校落實信息化建設(shè)的根本保障。首先，學(xué)校要不斷規(guī)范檔案管理制度，加強網(wǎng)絡(luò)與信息安全規(guī)章制度建設(shè)，建立常規(guī)的檔案信息化管理標準，以制度的形式將檔案管理落到實處，實現(xiàn)以制度管人，按制度辦事。
2.2加強相關(guān)的軟硬件建設(shè)
技工學(xué)校要樹立檔案管理信息化建設(shè)的意識，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是普通教職工都要認識到信息技術(shù)對于檔案管理的重要性。在硬件方面，學(xué)校要引進并且使用先進的信息設(shè)備，如計算機設(shè)備、通訊設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等，通過這些設(shè)備將教育教學(xué)各類信息生成和整理出來，使各類信息規(guī)范化、標準化、數(shù)字化，從而向社會各界、學(xué)校師生員工提供完備的數(shù)據(jù)庫和光盤檢索系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)虛擬系統(tǒng)等信息服務(wù)。在軟件方面，學(xué)校要引進合適的檔案管理軟件，并且進行開發(fā)和合理利用，盡快建立起包括信息采集、信息管理、信息服務(wù)的完善的自動化系統(tǒng)。比如學(xué)校可以用powerpoint制作“教師業(yè)務(wù)檔案”和“學(xué)生成長記錄袋”，利用現(xiàn)在手機、相機、電腦多種普及化的信息采集途徑，全方位記錄師生的工作學(xué)習(xí)、生活交流，以豐富學(xué)校檔案容量，增強直觀性。
2.3提高管理人員綜合素質(zhì)
電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員的綜合能力直接影響到檔案信息建設(shè)的創(chuàng)新。他們不僅僅要懂計算機操作、聯(lián)機檢索、上網(wǎng)查詢等信息技術(shù)，又要具備一定的教育管理知識，這樣才知道需要收集什么信息和知道如何進行信息的加工處理，從而提高學(xué)生信息素養(yǎng)，推動教師信息能力的提高。具體來說，技工學(xué)校檔案管理者必須有具有較好的基礎(chǔ)知識、教育教學(xué)知識、較高的專業(yè)知識及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識水平。因此，學(xué)校應(yīng)該對教職工進行計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，比如現(xiàn)代化歸檔管理系統(tǒng)的使用、新型載體檔案材料的開發(fā)利用等等，使他們盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能，不斷擴大知識面，及時調(diào)整和完善自己的知識結(jié)構(gòu)。
2.4促進檔案信息資源共享
檔案管理工作的創(chuàng)新要注重信息資源共享。技工學(xué)校要注重加強檔案信息資源建設(shè)過程中的聯(lián)系與合作，將學(xué)校的檔案信息資源融入整個社會的信息資源體系之中，通過積極的檔案信息資源共建，提高檔案信息資源共享。具體來說，學(xué)校要以校檔案網(wǎng)站為主體，利用學(xué)校統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)出口與其他學(xué)校檔案網(wǎng)站鏈接，形成一個共同的整體檔案工作信息網(wǎng)。同時，學(xué)校要充分利用和發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口，向全校師生提供網(wǎng)上查詢和使用服務(wù)，進一步發(fā)揮檔案信息資源的共享作用。
2.5健全安全保障措施
技工學(xué)校在進行檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新的同時，必須認識到其中存在的安全隱患。學(xué)校要加強對檔案信息的安全管理，建立專人負責(zé)制度，實行檔案信息傳輸安全管理制度。對于檔案信息網(wǎng)站上載的信息，要嚴格執(zhí)行上網(wǎng)信息審核制度，防止檔案信息失密情況的發(fā)生。檔案信息資源庫與開放檔案信息數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)、檔案網(wǎng)站等實行嚴格的物理隔離措施，防止黑客入侵。同時，學(xué)校應(yīng)該加強對檔案信息資源庫的管理，設(shè)置分級管理權(quán)限。杜絕非法操作情況的發(fā)生，確保檔案信息資源庫的絕對安全。檔案管理人員要定期在硬磁盤上備份所存儲的信息，保證計算機系統(tǒng)發(fā)生災(zāi)難性故障時檔案數(shù)據(jù)庫信息的恢復(fù)。
一、目前檔案管理工作中存在的問題
1.檔案管理工作者觀念陳舊，不適應(yīng)科學(xué)發(fā)展的需要
日常的檔案管理工作從舊的觀念來看，就是人工手動收集、整理、分類、保管、統(tǒng)計和提供利用資料的一個過程，是靜態(tài)的處置。對于一個檔案來講，存放的意義就是妥善保管，提供利用。如果哪一天要對某個檔案進行調(diào)閱或做些鑒別比較，想要查找和分析的過程也只能通過工作人員手工進行，不但速度慢，準確率不高，而且還要耽誤事情的進展，大部份檔案仍采用傳統(tǒng)的管理方式。對檔案的數(shù)字化、信息化進程緩慢。檔案的利用服務(wù)方式不適應(yīng)科學(xué)發(fā)展的需要，你要我查，你需要我找的被動利用服務(wù)方式未得到根本改善;服務(wù)范圍和服務(wù)內(nèi)容狹窄;服務(wù)機制和服務(wù)手段缺少創(chuàng)新。正是因為有這些弊端，計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)才應(yīng)用到了檔案的管理工作中，但工作人員甚至有些領(lǐng)導(dǎo)觀念陳舊，不愿意改革和學(xué)習(xí)新的管理模式，嚴重阻礙和限制了檔案事業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展進程。
2.重視程度不夠，基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費投入不足
從上一級領(lǐng)導(dǎo)開始就不特別重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案的現(xiàn)代化管理設(shè)備都配備不全或不夠，這怎么能使管理工作過渡到智能化、數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化的辦公，工作人員甚至半手工半電腦的進行操作，不但使管理工作變得麻煩還增加了成本和檔案的安全隱患。沒有足夠的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，就談不上檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。所以，經(jīng)費問題一直都是檔案管理工作的大問題。
3.檔案管理專業(yè)人員缺乏，培養(yǎng)力度不大
檔案管理工作人員大部分仍然沿襲老的工作方法和手段，好一點的也是人機參半的操作，大部分沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案信息化現(xiàn)代化技術(shù)培訓(xùn)，僅僅憑借一些對電腦的簡單了解和基礎(chǔ)操作在勉強應(yīng)對工作，這樣一來，對檔案的電子化和數(shù)據(jù)的整理和分類造成了很大阻礙，使檔案管理工作處于皮毛建設(shè)階段，很難深入。此外，部門單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案人員思想、工作、生活上的關(guān)心、支持、了解不夠，使檔案人員對本職崗位工作熱情降低，給檔案工作發(fā)展造成了許多制約因素。沒有專業(yè)的人才，就很難使檔案管理工作專業(yè)化，目前這方面的專業(yè)人才還十分缺乏，現(xiàn)有的在崗工作人員由于種種原因培養(yǎng)力度和進步程度也不夠。
二、如何解決檔案管理工作中的問題，提出幾點建議
l.提高認識，加強對檔案管理工作的高度重視
要想使檔案管理工作進入快速的發(fā)展軌道，就必須讓所有人都意識到檔案管理對經(jīng)濟發(fā)展和社會進步的重要作用。從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員，無一例外的積極的投身于檔案管理工作，解決眼下的難題，共同戰(zhàn)勝困難，把檔案工作和經(jīng)濟利益有效掛鉤。要想做好檔案管理工作為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，就必須搞好檔案信息資源的開發(fā)利用。開發(fā)檔案資源為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)是時代的需要，客觀實踐的需要，因此要用科學(xué)的手段，做好基礎(chǔ)工作。過去由于一般檔案部門不注意基礎(chǔ)工作，造成檔案殘缺不全，整理也不是很科學(xué)，檢查工具單一，給檔案信息開發(fā)帶來了不利的因素，因而就從一定程度上影響了檔案為經(jīng)濟服務(wù)的功能。所以開發(fā)檔案信息，做好基礎(chǔ)工作是十分重要的。要做好檔案工作，必須先有檔案資料，然后才談得上利用，檔案資料信息資源的開發(fā)利用，要有豐富的館藏、寶藏，才有為社會服務(wù)的條件，才有為社會主義建設(shè)服務(wù)的條件，才能開發(fā)出豐富的有用的信息資源，才能滿足社會各方面的需要。在收集中要明確種類、數(shù)量、質(zhì)量，要制定出收集的范圍和步驟，進館檔案的質(zhì)量標準等要采用電腦，電控等代手段來建設(shè)，信息資料的面要廣，內(nèi)容要豐富，科學(xué)價值要高。
2.加強檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增加經(jīng)費支持
加強對檔案管理工作的資金投入，增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費，為檔案管理工作配備足夠的計算機設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)所需要的耗材，只有硬件設(shè)施完善，才能建立起科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)管理體系，才能使檔案的存入、調(diào)出和其他利用時方便、快捷，因此，經(jīng)費支持是建設(shè)的前提，一定要保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的資金投入。
3.培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才，擴大檔案管理隊伍
檔案管理缺乏的是技術(shù)性、專業(yè)性人才，沒有懂管理的人就不可能帶領(lǐng)大家共同進步，因此，檔案管理事業(yè)必須培養(yǎng)出一批專業(yè)化的管理人才，善于計算機操作，對檔案工作了解，能做到二者的有效結(jié)合，只有這樣擴大了檔案管理的工作人員隊伍，才能使檔案管理隊伍的整體素質(zhì)有所提升，做到高素質(zhì)、高技術(shù)、高質(zhì)量，使檔案工作加快前進步伐，早日與現(xiàn)代化和信息化接軌，以便更好的服務(wù)于社會。
4.檔案管理工作必須緊緊圍繞公司生產(chǎn)經(jīng)營這個中心，擴大服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)機制，改進服務(wù)手段，提高服務(wù)質(zhì)量。必須堅持以人為本，立足基層，服務(wù)基層，從利用者的角度出發(fā)，提供積極主動超前的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。應(yīng)對已有的檔案資源進行整合與開發(fā)，編輯公司概況匯編，優(yōu)秀施工組織設(shè)計、施工方案實例匯編，優(yōu)秀工程技術(shù)總結(jié)匯編以及不同類型檔案資料示范樣本等高質(zhì)量的編研資料。應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)開辟檔案知識講座、利用聲像檔案進行圖片展覽，利用錄像進行視頻宣傳等多形式的利用服務(wù)方式。應(yīng)為基層提供方便快捷的檔案網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)、提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息資料共享平臺等多種手段，盡顯其能地做好服務(wù)，發(fā)揮檔案為企業(yè)科學(xué)發(fā)展服務(wù)的強大功能。
總之，管理是制度的體現(xiàn)，好的管理會使工作更好的開展，事業(yè)更好的進步，檔案管理也不例外，建立健全和完善檔案管理工作，是一項長期的艱巨的任務(wù)，必須打破舊的觀念，高度重視檔案管理工作，從領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理工作人員，上下一致，不斷解決改革過程中的問題，使檔案的管理工作更加真實、快捷的為人們服務(wù)。
參考文獻:
