時間：2022-10-18 22:52:34
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一、創建范圍
2016年全縣9個鄉鎮，名單附后。
二、申報創建時間
根據全市村鎮建設檔案室創建計劃目標，我縣9個鄉鎮今年內要全部完成村鎮檔案室創建工作，并于10月份前申報創建驗收時間。
三、申報認定程序
申報工作由屬地城建檔案管理機構組織實施，申報材料報市城建檔案管理處，由市城建檔案管理處推薦省住房城鄉建設廳建設檔案辦公室進行認定，最后由省住房城鄉建設廳發文并授牌。申報“省級特級”村鎮建設檔案室的認定，由省住房城鄉建設廳檔案辦公室負責組織實施；申報“省一級”及以下級別的村鎮建設檔案室由省住房城鄉建設廳委托市城建檔案管理處組織實施。對于成功創成“省特級村鎮檔案室”和“省一級村鎮檔案室”的鄉鎮，市住建局將通過以獎代補形式給予一定資金獎勵。
四、工作要求
（一）制定方案，推進創建工作。縣住建局和新農辦將督促各相關鄉鎮加強組織領導，成立創建領導小組，落實具體工作人員，確保創建村鎮建設檔案室各項工作盡快啟動、迅速推進、如期完成。在計劃安排上，要細化分解工作進度，精心編制工作計劃，合理安排創建時序。各相關鄉鎮要明確一名創建村鎮建設檔案室聯絡員，負責定期上報創建進展情況。
（二）成立機構，加強資金爭取。各相關鄉鎮要以創建村鎮建設檔案室目標管理工作為依托，扎實推進村鎮建設檔案管理工作，積極爭取專項資金，要細化工作方案，落實專項資金，保障檔案庫房，購置相關設備，配備專職人員，確保創建工作扎實開展。
1 明確責任，始終把檔案管理工作擺在重要位置
為切實加強檔案管理工作，該局從三個方面入手，強化檔案管理工作的主體意識和責任意識。
一是強化領導到位。將檔案管理工作始終擺在全局工作的突出位置，納入每年整體工作計劃，與各項業務工作同部署、同推進、同考核。同時，為加強檔案的管理與利用，專門成立了以分管局長為組長檔案管理領導小組，相關科室負責人、崗位業務人員組成檔案網絡體系，對全局形成的各種門類、各種載體的檔案實行綜合管理，建立了統一領導、統一管理、統一制度，層次分明、健全完善、運轉高效的檔案管理機構。領導小組經常調度，及時了解解決工作中出現的困難和問題，并在人、財、物上向檔案工作傾斜，為檔案管理工作全面上水平、上臺階打下良好基礎。
二是責任落實到位。嚴格實施檔案工作責任制，把檔案工作納入目標管理，實行主管領導、政工科長、檔案管理人員三級責任連帶責任制，并與年終考核掛鉤，層層簽訂目標責任書，明確工作目標，落實領導責任，形成了分管領導負總責、政工科長日常抓、專職檔案員具體抓，一級抓一級，層層抓落實的檔案管理責任運行機制。
三是人員配備到位。政工科配備了一名兼職檔案員，負責全局檔案工作管理，在各科室確定了3名責任心強、熱愛檔案工作的兼職檔案員，具體負責本科室檔案的收集、整理和歸檔工作，形成了以局檔案室為主、各科室齊抓共管的檔案管理工作網絡。
2 加強建設，全面提高檔案管理工作的軟硬件水平
該局嚴格按照檔案管理標準，切實加強制度建設、基礎設施建設、檔案管理隊伍建設，全面提升檔案管理工作的軟硬件水平。
一是加強制度建設。嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》和《山東省檔案管理條例》等法律、法規，建立完善了以崗位責任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統計為主要內容的《乳山市機關事務管理局檔案管理規定》、《乳山市機關事務管理局檔案分類大綱》及其它9種規章制度，并把各項檔案管理制度上墻公布，使檔案管理工作行之有據、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規范有序。
二是加強基礎設施建設。根據檔案室建設規模的要求，累計投資10多萬元，建立了兩個專門的檔案室，設置面積50多平方米，配備鐵皮檔案柜36個，安裝豪華型移動密集架4組、防磁柜1臺、溫濕度計1個、電腦2臺、復印機1臺、打印機1臺、碎紙機1臺，掃描儀1臺等，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案管理提供了良好的設施保障。安裝了窗簾、防盜門，防盜窗、滅火器等設施，保證了檔案的安全，嚴格達到“十防”要求，為檔案管理上檔次、上水平創造了扎實的物質條件。
三是加強檔案管理隊伍建設。該局高度重視加強檔案管理人員的培訓，提高檔案人員的業務素質。一方面，每年都組織檔案人員參加市檔案局組織的檔案知識培訓及文書檔案歸檔培訓，累計培訓人員20多人次；另一方面，每季度舉辦一次內部檔案業務知識培訓班，組織人員認真學習《檔案法》、《檔案管理規范》及檔案利用等方面熱藎提高檔案業務素質，能夠利用政府系統辦公系統軟件，接收上級來文、內部公文制發，以及文書檔案的歸檔、存放、查閱等，使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用。
3 突出重點，充分發揮好檔案管理工作的作用
在檔案利用上，該局突出重點，積極發揮檔案管理工作的作用，為機關事務各項工作的開展提供保障和依據。
一是突出規范整理。按照《文件材料歸檔范圍及要求》，檔案管理人員專門對文書、會計、基建、財務、聲像等各門類檔案進行了持續的完善補充和規范整理，從材料的形成、收集，到編排、裝訂、歸檔等各個環節上嚴格把關，保證了歸檔案卷的質量。截止目前，歸檔文書檔案30卷462件，財務檔案2639冊、基建房產檔案3564卷7635件，公車檔案86卷1118件，人事檔案259卷357件，其它檔案89卷（件）。對所有檔案都做到了檔案目錄符合規則，保管期限劃分準確，排列編號規范。編有醒目的庫房、柜、格檔案存放指引標記。建立了檔案統計臺帳和檔案基礎數據庫，檢索工具編制配套，能保證查找檔案資料快捷、準確。
但是,由于我國科學技術檔案工作基礎差,回復時間短,當前仍是個薄弱環節,遠不能適應社會主義現代化建設的需要。比較突出的問題是用現代化技術管理檔案。隨著社會主義現代化建設的發展,科學技術檔案與日俱增,各單位應逐步采用現代化手段來解決庫房緊張和設備不足的問題,提高查閱,復制效率和保管技術,當前,首先要解決縮微的成套設備,并推廣普及靜電復印技術,電子計算機儲存、檢索等方面技術,逐步實現檔案工作現代化,更好地為社會主義現代化建設服務。
第一,應該把計算機化、縮微化與標準化有機結合起來。檔案工作計算機化是檔案工作技術現代化的核心。將目前建立的少數計算機檢索系統,早日變成普及實用性檢索系統,并以檢索為突破口,建立起各種計算機系統,最終形成網絡,使其網絡化。縮微化也要全面開展,力爭在短期內實現檔案館(室)重要檔案縮微化,并把檔案縮微與計算機結合,使檔案縮微庫成為巨大的外存儲器。標準化更是現代化的重要內容。不搞標準化、檢索系統、目錄中心、機讀目錄、數據庫、計算機網絡的建立,都會遇到各種各樣的的困難。所以要搞計算機化、縮微化,就要早日實行標準化,方能加速檔案工作現代化的進程。
第二,要大中小型機械化組合。高檔案工作現代化就需要購置和引進各種大中型機械設備,這是實現檔案工作現代化的物質條件。但是,對于一些易于普及,價格低廉,技術雖不先進,卻適合于中小型檔案館(室)使用的設備,亦應大力推廣,這樣可以較快地改善中小型檔案館(室)的工作條件。對原有的各種設備,也要開展革新和挖掘潛力,發揮其應有作用,減輕工作人員的勞動強度,節約人力物力。
第三,要處理好傳統技術與現代化技術的關系。傳統技術在我國目前仍占主導地位,發揮著重要作用,因此必須重視傳統技術,對其不斷改進,使之日趨完善,傳統技術與現代化有機結合起來,是檔案工作在近期內就能提高工作效率和服務質量,取得顯著效益,有利于加速檔案工作現代化。
第四,要選擇實現現代化的最佳途徑和方法。檔案工作實現現代化,必須對不同類型的檔案部門,采取不同的途徑。科技檔案工作現代化,應納入本行業系統現代化管理的范疇,成為其中一個重要組成部分,并與行業現代化同步發展。這樣做能減少基數投資困難,也便于協調,且能發揮行業檔案部門的作用。
一、學習方面
全局干部職工認真學習貫徹黨的十七屆大精神，學習省州檔案局有關檔案工作的方針、政策和業務知識，努力開展學習實踐科學發展觀教育活動，按照縣委科學發展觀教育活動的要求，積極開展科學發展觀教育活動，依照各項工作步驟，全體干部職工撰寫心得體會、自我剖析、撰寫個人總結，扎扎實實地按“科學發展觀”的要求，堅持檔案發展方向，樹立科學發展做好檔案服務工作。不斷強化理論與實踐的結合。在學習中進行實踐，在實踐中不斷深化理論知識，使科學發展理論指導檔案工作，為實踐服務。
二、工作開展
(一)、檔案工作“六項工程”建設。全年共計劃達標37個單位，到目前為止已有15個單位已予以驗收，已通過驗收的單位有：電力公司(由州縣一同驗收)、縣政協、衛生局、交通局、安全生產監督管理局、環保局、農業局、發展計劃局、文化局、旅游局、扶貧辦、黨史縣志辦、縣委宣傳部、金華鎮人民政府檔案室達到三星級標準，地方稅務局檔案室達到了四星級標準。另外一些單位檔案室將在年底或下一年年初達標。
(二)、檔案搶救保護。我局加大古老檔案和破損檔案的搶救和保護工作，積極向省、州反映××檔案待修復搶救現狀、申請檔案搶救和保護經費。積極購置檔案搶救設備。今年申請到檔案搶救經費5萬元，共搶救瀕危檔案586卷，購置了打印機2臺、掃描儀1臺、筆記本電腦7臺、數碼相機1臺，u盤5塊等檔案搶救設備，對科學有效保護館藏檔案的歷史面貌和長久性，加強面上檔案達標業務指導，創造了良好的硬件基礎。
(三)、檔案提供利用。全年共接待查檔人員679多人次，查閱案卷1200多卷(冊)。其中土地祥查方面的檔案利用占一半左右，有效地配合了國土資源部門的工作;婚姻檔案、落實政策、工作查考、編史修志、也占近一半，查出米子坪電站檔案資料及豆腐社檔案取得了很好的經濟效應。有效地服務縣委、政府中心工作和部門工作。工作中，做到熱情服務、細心周到、讓來訪來查人員不管查到與否，都能夠感受到溫暖，改變了機關單位臉難看的局面，得到了社會的一致好評。
(四)編制了××縣檔案館建設規劃。及時按照省州要求，編制了14套申報規劃，爭取把檔案館建設立入中央擴大內需對西部檔案館建設的補助政策。
(五)、林改檔案的業務指導和檢查驗收。由于“林改”工作政策性強、時間長、變化大、戰線長、檔案多，“林改”辦抽調我局局長、副局長及兩個業務人員多次參加全縣“林改”檔案的業務跟蹤指導和執法檢查，經過幾個月的努力，使“林改”檔案在工作中能村村按要求及時歸檔、規范歸檔。按州“林改”檢查組本文來源：文秘站提出的幾項整改要求，逐條完成整改，取得了顯著的成績。
(六)、平安創建。平安是一切工作的基礎，我局一直重視平安創建工作，成立了專門的領導機構，制定 檔案館安全管理的各項制度，職責明確，自平安創建以來，沒有發生過一起違法案件，全體干部職工及家屬遵紀守法，無黃、賭、毒行為，無迷信、無上訪，良好的環境為檔案工作的開展提供了安定的工作條件，更是為檔案事業的健康發展提供了保障。
(七)、做好檔案保密。我局按縣保密局、保密委的文件要求，成立了××縣檔案事業局保密工作領導小組，制定了《××縣檔案局計算機安全使用及保密管理規定等九項規定》，并印發到各科室和人員。做到人手一份，讓計算機保密及安全管理責任到人，各負其責。同時在計算機和u盤上標明使用者、或非，提醒干部職工嚴格管理資料。
(八)、信息公開和四項制度建設。檔案館是服務機構，被政府認定為信息公開的重點單位。我局自政府要求開展“四項制度”建設以來，引起重視，成立了××縣檔案事業局四項制度領導小組、陽光政府四項制度領導小組，明確信息公開責任人、聯系人、實行a\b角交換負責機制。區分信息和非，及時把各種信息在網上公開，方便群眾了解檔案信息，保證工作的透明度，收到了較好的社會效應。
(九)、加強電子信息化建設。有兩臺計算機安裝了南天檔案管理軟件。錄入了電子目錄一萬多條(其中館藏目錄有1200條)，電子文檔上千份，根據達標硬性要求向達標單位接收電子目錄6萬多條，部分已刻錄成光盤，在檔案信息化、電子化建設上邁上了一個新的臺階。
(十)、服務縣委政府中心工作。一是積極幫助扶貧掛鉤村慶華村上黨課兩次，下鄉慰問、幫扶兩次，為掛勾村的經濟建設和社會進步獻計獻策。同時，下派一名工作隊員參加新農村建設，積極支持其在金坪新農村建設的各項工作。
三、20__年的工作思路：
(一)、繼續加大檔案館建設的資金爭取力度，千方百計推動檔案館的啟動工作;
(二)、繼續加強受損和不規范檔案的搶救和重新整理工作，提高技術保護手段，增加檔案的科學搶救含量。
(三)、進一步加大檔案星級達標工作和檔案業務培訓工作的廣度和深度，以促進全縣檔案《新歸則》和國家檔案局8號令的有效貫徹。
(四)、推動南天電子檔案管理軟件在全縣各機關的推行。
一、堅持改革，以黨的十八屆三中全會精神統領檔案工作
1.進一步將十八屆三中全會及重要講話精神的學習引向深入，進一步解放思想，轉變觀念，開拓創新，切實用全會精神和講話精神統一思想、指導實踐、推動工作。
二、鍥而不舍，扎實推進市和區縣檔案館館舍建設
2.針對市檔案館開工建設階段的特點，健全施工現場指揮管理機制，推進新館建設。
3.繼續推進區縣檔案館建設，整體推動工作進度，指導科學化建設，落實資金補助。
三、以數字檔案館建設為重點，全面推進信息化建設
4.抓好數字檔案館建設。注重頂層設計，制訂工作方案，扎實推進實施。
5.抓好“存量數字化”。繼續推進“十二五”期間數字化工作任務的完成，完善市檔案館數字化工作流程，指導市屬單位和區縣檔案館按標準做好數字化工作。
6.抓好“增量電子化”。制發《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理工作規定》、《北京市電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表編制指南》、《北京市檔案館電子檔案移交與接收辦法》，開展電子檔案接收試點和市檔案館電子檔案異質備份試點工作。
四、完善檔案鑒定開放工作，更好地服務人民群眾
7.建立健全檔案開放鑒定和解密工作制度，指導區縣、市屬單位檔案部門做好檔案解密、劃控、鑒定等工作。
五、積極探索檔案資源布局管理，提高檔案工作科學化水平
8.開展檔案資源合理布局研究，優化檔案資源建設體系，研究提出科學的檔案資源布局管理方案。
六、開展檔案社會化服務組織規范管理研究，促進檔案服務多樣化
9.研究檔案社會化服務的范圍和條件，規范社會化服務組織的管理，提出檔案社會化服務的實現方式。
七、加大檔案宣傳力度，增強全社會檔案意識
10.以“國際檔案日”暨北京市第六屆“檔案館日”活動為契機，加大檔案宣傳力度。
11.研究制定加強檔案宣傳工作的辦法，深入研究檔案宣傳工作的特點，采取多種形式、利用多種方法進行宣傳，整合宣傳資源，形成宣傳合力，增強宣傳的整體性、實效性，提高全民的檔案意識。
關鍵詞：電子化；檔案工作；影響；益處
一、電子文件對檔案業務管理工作的影響
1.傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由技術人員、檔案人員所共享。這就使得檔案與文件之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作原則、方法及流程，如文件的立卷歸檔制度。檔案工作流程的起點是文件的歸檔立卷工作，也是檔案工作和文書工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，通常一年歸檔一次。而電子文件隨時更改，隨時產生，存貯在計算機光盤或磁盤中。因而，其對計算機具有很強的依賴性。倘若歸檔，必須采用光盤或磁盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
2.由于電子文件載體與信息的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的內容特征和形式特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行多角度、有效、迅速的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的使用者可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
3.由于電子文件的保存價值同時取決于其可讀性和自身價值，其鑒定的標準、內容、方法均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其參考價值和憑證價值確定保管期限，而電子文件一方面由于用戶的需要，數據和信息不斷地補充和修改，另一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其管理、鑒定方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管要求、方法以及對外利用和檢索等方面也與紙質文件有許多不同之處。
二、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以室藏檔案資料采用機讀形式做為主要物質對象，用計算機對檔案文獻進行不同層次的加工和篩選、收集，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1.可充分發揮和利用現有計算機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案室對計算機的開發功能簡單，應用單一，有的僅僅用于文件打字貯存或檔案著錄，使用的低效率造成時間、財力、物力和人力的極大？良費，使現代化設備不能盡其用。
2.縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題一選材一編輯一出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，導致信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。而檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3.檔案信息電子化，可多次產出，一次投入，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，期望農場給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
4.檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到各個部門及領導，就拓寬了服務范圍，擴大了社會影響，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
5.檔案信息電子化，可使最新技術順利地與檔案信息接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在建設階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的要求和變化，使現在的檔案電子化，為將來“信息高速公路”中有一份檔案信息打下基礎。
關鍵詞：數字化時代；檔案
數字化時代，基層檔案工作從傳統的、專人檔案規整、分類、編碼等逐漸轉變為以電子信息技術主導的開放化、共享化，智能化、網絡化。
一、數字化時代基層檔案工作的時代新要求
1.信息化社會大背景下，基層檔案工作要開放化、共享化。
在信息大爆炸的時代，信息交換成為社會交往主要形態，基層檔案工作越來越突現出其信息屬性，人們對于其關注也日漸加強。信息開放化、共享化狀態存在就為基層檔案工作信息提出了杜絕“重藏輕用”的要求。基層檔案工作就要改變過去封閉、僵化的工作模式，實現真正的共享，要求基層檔案信息更好的與社會相融合，要盡可能優化與豐富檔案庫藏，以實現基層檔案物質基礎的充分積累。同時，檔案信息的查閱形式應多樣化，通過完善體制實現電話、傳真及信函查詢等。
2.順應時展，實現基層檔案工作網絡化、自動化 。如今，知識經濟多依靠高新技術為主要發展形態，而網絡技術無疑為當前核心領導技術，對于信息處理的便捷性不可小覷。當前基層檔案工作要做的就是以信息技術為基礎，結合計算機技術、互聯網技術，將檔案管理模式轉變為大容量、低勞動強度、高效率性。在@一過程中，計算機技術是實現自動化管理的基礎，在信息存儲、處理方面能力巨大，尤其是在建設紙質檔案數字化模式、大容量、高精確度信息數據庫方面。另外，現代通信技術能夠實現檔案收、發的便捷化，在互聯網日漸普及的大趨勢下，基層檔案信息網絡化成為必然。
二、數字化時代基層檔案工作開展新思路
1.在整體發展規劃中充分納入檔案工作
基層檔案工作的順利開展，首先要實現對于檔案工作的充分優化，制定科學、合理的檔案策劃方案，然后再將目標細化為若干小任務，并逐步落實，有效整合，從而實現基層檔案工作的終極目標。從檔案工作規范化角度來看，計劃的制定非常關鍵，他能保證與基層發展步調一致，通過各個部門的密切配合和全體相關人員的有效參與，能夠有效保障檔案資源的全面收集與科學規整，是基層穩步、長遠發展的重要保障。
2.有條不紊的落實對于基層檔案目標的管理
在最近幾年，很多基層都開始實施“檔案工作的目標管理”，即將檔案工作具體任務分解，并安排到各相關部門。在這一過程中，檔案工作領導機制的構建十分必要，它建立在檔案館基礎上。其次，通過教育、宣傳及培訓，發展壯大檔案工作責任隊伍，強化相關部門中檔案管理者專業化乃至綜合素質。另外，健全檔案管理制度也是必要項，這一點主要是針對諸如歸檔規范性、統計準確、全面性而言。最后，要采取措施充分調動廣達參與者的工作積極性，例如在進行基層基建項目竣工驗收的檔案工作中，可以將群眾力量充分調動起來，使工作整體質量有效改善。
3.積極推薦基層檔案檔案雙套制管理體系
讓電子檔案與紙質檔案從根本上融合在一起，從而認真做好檔案雙套制管理的銜接工作。
（1）充分運用數字檔案基本理論考察檔案雙套制管理模式
在當前檔案管理過程中實施雙套制管理模式，紙質檔案和電子檔案在應用過程中都受到傳統檔案管理基本知識影響。在當前檔案信息自動化的管理過程中，檔案管理的信息內容更加準確可靠。一般情況下，檔案管理強調電子檔案管理體系的原始性，而這里提及的原始性主要是指檔案資料記載內容的原始性，而并不是指管理檔案資料載體的原始性。因此，在當前檔案管理過程中，我們應該緊跟時展的步伐，不斷創新管理理念，根據實際情況采用檔案雙套制管理模式，有條不紊的開展基層檔案工作。
（2）結合基層檔案資料管理內容，初步限定雙套制模式管理范圍。為了有效提高基層檔案管理的水平，檔案管理部門負責人應該根據實際情況明確規定雙套制檔案管理的范圍，從而確保檔案資料內容能夠永久性保存。一般情況下，針對需要保存時間較長的檔案資料可以不用雙套制管理模式。其中，各個基層可以根據自身檔案資料的實際情況，探究多種載體保管形式，并提出具有較高應用價值的管理措施。尤其是在檔案管理過程中，應該合理的將電子檔案和紙質檔案有效結合起來，構建完善的管理模式。同時，基層檔案管理部門應該定期整理檔案資料，進行分類處理，對于一些具有較高應用價值的檔案資料采取掃描措施，實行雙套制保管方式。
（3）對基層檔案“雙套制”模式管理的內容進行合理安排。在檔案管理過程中，實施雙套制管理模式其主要是針對檔案管理資料的內容而定。根據檔案資料的合理情況，對檔案雙套制模式管理的內容進行合理安排，有利于提高檔案資料的應用水平。在現代化檔案管理過程中，為了有效提高檔案資料的利用效率，需要檔案管理工作者切實轉變工作思路，將檔案資料管理的重點放在檔案資料的利用中。在實行檔案雙套制管理模式的過程中采取循序漸進的模式，制定明確的檔案管理目標以及檔案管理計劃。根據不同檔案資料內容的利用程度，從實際情況出發最大限度提高檔案資料的利用價值。
數字化時代，基層檔案工作新模式還要有很長的路要走。在當前基層檔案管理的過程中，積極大膽采用電子檔案與紙質檔案雙套制管理模式是推動檔案事業發展最為有效的改進措施。
參考文獻：
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的否則輸入的數據與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3結合本館實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
5規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可 以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
4用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
一、要嚴格按照規章制度，加強公文處理工作的管理
公文處理的日常工作包括文件的收發、登記、傳遞、閱辦、催辦、收回、檢查、核對等各個環節，這是一項時間性強，手續繁瑣、嚴格細致的業務工作，有時會出現丟失或不能按時歸檔的情況，要求公文處理工作人員一定要認真負責，嚴格按制度辦事，做到：一是文件收發有登記、借閱有手續、處理完畢要歸檔，保管要妥善，召開各種會議要有記錄，形成文件要存檔，以保證文件材料的齊全完善。二是公文處理案卷類目要規范、標準，便于查找，文件材料的綱目在擬制時一定要分類恰當、科學、準確。三是處理完畢的文件材料應及時分類歸檔，對于處理完畢的各類文件，包括本單位制發的文件和上級、下級、同級機關的文件，都要及時分類歸檔，并在收發文登記薄”歸入卷號”一欄用鉛筆臨時標明本文所歸的文書處理號，這樣就能從收發文登記薄上了解文件是否處理歸檔，既便平時正常查找利用，又能及時對未辦理完畢的文件進行催辦，做到心中有數。四是定期清查核對。為了保證公文處理的齊全完整，以收發文登記為依據，對所經辦的文件定期檢查，發現差錯，及時糾正。五是對于處理完畢的文件，要按期進行鑒定、分類、編號、歸檔，同時輸入微機形成電子文檔。對于歸檔后的文件，查找利用更安全、快捷、方便。
二、做好文件的收集工作
文件材料收集是立卷歸檔工作的重要基礎工作。文件材料收集工作的好與壞，直接關系到檔案的齊全完善問題。
文件材料收集工作是一項涉及面廣、難度大、時間性強的工作，也是一項艱苦細微的工作。注重文件材料的收集工作，做到平時收集和年終收集相結合，重點收集和一般收集相結合，文號檢查與登記檢查相結合，把文件收集齊全，保證立卷質量。所以，必須從形成抓起，做到隨時收集。具體方法是要做好：一是處理完畢的文件要隨時收。在個人手里不能保存文件，以免散失或影響他人使用；二是經常用的文件要履行借用手續定期收，在貫徹執行過程中經常用的一些條例、辦法等法規性文件，可以履行借閱手續定期收回。這樣可以使借用文件者產生一種責任感，能注意文件的管理防止散失；三是單位發文，在蓋章時當時收，特別是業務部門起草承辦的，以單位名義發的，在蓋章時一定連同底稿一次收齊，堅持數次就會形成規律，收到明顯效果；四是內部形成的各種材料，要注意掌握線索有針對性的收。內部形成材料發現線索以后，就應及時點名去收集，以免形成打埋伏，留后手不交；五是常規性的文件材料要逐項收。如領導會議記錄、各種統計報表、各種關系信和存根等年年都有的常規性文件材料，在立卷前一定要逐項收集齊全；六是立卷前要全面收。在立卷前，要按照具體歸檔范圍，對各種文件材料進行全面收集，部門借用的文件材料，也應收回放好卷再借用；七是在立卷過程中，發現不全要反復收。通過分類、組卷及卷內文件排列等程序，發現文件材料不全的，還應反復收集達到齊全完整為止。
三、搞好檔案整理工作
提高立卷質量就要搞好檔案鑒定、分類、立卷整理，我們在這個方面主要做了兩項工作：一是科學編制檔案分類方案。根據規范要求，結合本單位檔案形成的特點，分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、項目工程類、基建類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類，每個大類按年度、問題分類，做到了分類科學、細致、便于運用。二是合理組卷，在組卷時，我們堅持逐份文件分析，具體研究每份文件分到哪個類更合理，組在哪個卷更確切，在同一卷內的文件排在哪個位置更符合規范要求等等。
四、盡快實現檔案的計算機全文錄入和檢索
