時間：2023-02-28 15:58:40
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一、做好導查工作
所謂導查就是檔案館工作人員利用其本身職業的熟知度、對檔案館館藏內容的了解,引導利用者查閱到所需的檔案信息。眾所周知,當一個人第一次來到一個極不熟悉的環境,自己置身于很陌生的領域中時,如有人為其引導,那當然是利用者求之不得的好事情。需要導查的對象常常是以下幾種類型:1、是從來沒有到檔案館查過檔案的利用者;2、是對其查檔線索掌握不夠全面的利用者;3、是所查的內容需要跨越多個全宗才能查找到的利用者;4、是按檔案館通常查閱方法,即查閱了全引目錄后,沒有查到所需檔案的利用者;5、是在檔案館查閱了相關的檔案全引目錄和資料目錄后,都無法找到所需檔案的利用者。
接待室導查的方法通常是:1、主動詢問式,即主動詢問利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內容的線索,如所查檔案內容的時間、人物、單位、事件等等。2、主動介紹式,主要包括本館現有查檔檢索工具介紹,其次是本館以往至當前利用檔案編研資料的種類、內容、查找使用方法、查檔應注意事項等的介紹。3、主動告知式,即主動告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號和檢索工具存放位置、查閱注意事項等。4、主動引導式,也就是當利用者自己不能順利地查找所需檔案內容時,作為接待人員,就應主動為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關檔案的全宗名稱及目錄的情況或別的檢索工具,還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。
二、做好排查工作
在檔案館查檔接待室,當一個利用者自己不能順利地找到所需檔案時,作為檔案館接待工作者,不能簡單地宣判該檔案資料查不到或沒有,而是要認真分析檔案可能存在的位置,從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過程就是排查。首先,分析利用者所查檔案文件之間的有機聯系,包括文件之間的流轉關系,如請示與批復、收文與發文的關系等;各文件之間的包含關系,如工作總結、會議講話稿、年報等包括全年很多的單個信息內容;文件之間的辦理程序關系,如會議記錄與發文,一般是先研究后發文的程序;信息不同載體之間的互補關系,如檔案、資料、報紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補等。其次,梳理利用者所需檔案所在機構的歷史沿革情況,如過去與現在隸屬關系的變更,內部機構的設置、分立、改組、合并、撤消等。第三,掌握各級各類檔案館(室)的保管內容、范圍、功能與區別。這就要求檔案館的查檔接待人員:一要自己熟知館藏信息和檔案業務;二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責任感;三是在檔案館閱覽室的接待工作者,對待每一位查檔利用者應一視同仁,要有足夠的耐心與細心,盡職盡責的做好本職工作。
三、做好代查工作
代查是指檔案館工作人員代利用者查找檔案信息或線索的一種業務。代查是在新的形勢下為滿足利用者不同類型、不同層面需求的一種市場行為,是一種有償服務方式。代查可分為三種,1、現場代查,這又分為兩種,一種是被動現場代查,即利用者因為查閱檔案業務上的障礙,而要求檔案館工作人員予以代查。另一種是主動現場代查,指利用者因為查檔行為上的障礙,需檔案館工作人員主動代查,這主要是指那些卻需社會給予關愛的特殊群體,如老人、文盲、殘疾人等,對這部分特殊群體不僅要我們主動給予熱情關愛,而且要盡可能給予無償服務,給他們以人文上的關懷。2、委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、信函委托式、網絡委托式等形式,只要檔案館承諾有代為查找檔案資料工作的業務,利用者和檔案館雙方就建立了一種簡單的勞務合同關系。3、協議代查。機關、企業、鄉、鎮、村等單位為編史修志、著書、研究、考證歷史等,需要查找大量的檔案資料,為降低成本,提高效率,與檔案館簽訂代查協議,檔案館根據其所列清單,代為查找所需的檔案資料,利用者付出一定的查檔費、復印費、代查勞務費,這叫協議代查。代查程序為:接收受理、告知利用事項(包括保密要求、收費項目和標準、完成時間期限等)、收取費用、送達所查資料。
四、做好協查工作
協查是指以國家綜合檔案館為主體,協同各類專業檔案館和各部門各單位檔案室,形成一個檔案查閱系統,實行檔案資料源的互補與共享。在實際工作中,常碰到以下四種情況:1、在大多數社會公眾眼中,政府部門的檔案館是能找到所有檔案的地方,一旦需要查找檔案史料,只想到檔案館,他們不了解,更很難知道各類檔案館(室)的功能與分工,在此,綜合檔案館里常碰到利用者走錯路入錯門的現象。2、在其他專業檔案館(室)接待查檔設置的門檻往往比較高,如需領導層層審批,要正式介紹信,內控檔案不便利用等等。還有就是機關、企事業部門檔案員對外接待查閱不是他們的主要工作,對利用者大多不是推諉就是找不到人,使利用者有時不是跑“冤枉路”就是“望門興嘆”。3、個別檔案館(室)沒有收費依據標準,造成亂收費、超標準收費的現象時常發生。4、在個別檔案室里,給利用者開具的檔案證明,一些部門“不買賬”,有關部門只認準檔案館的“檔案證明專用章”,因而使利用者交了錢拿了證明卻辦不了事。按當前理論界“大檔案”的理念與思路,把各級綜合檔案館辦成真正意義上的綜合檔案館,這在實際操作中需要一個較為艱難而長期的過程。在這個過渡期,要徹底解決以上問題,為利用者做好協查工作,就顯得更為重要和必要。通常為利用者協查的具體做法是:首先,檔案館應將館藏的全部目錄集中到一起存放,使利用通過導查能在較短的時間內,掌握檔案館館藏的內容,為利用者查找檔案提供有價值、有意義的線索。其次,向利用者明確檔案館在查檔上的主體地位,即有統一、有步驟的調度、安排、監管查閱者的權利。第三,在檔案館內統一查檔制度,統一收費票據,統一收費標準。最后,根據利用者的要求,檔案館應主動在利用者所查檔案資料上加蓋“檔案證明專用章”。
1.1相關人員檔案意識薄弱。
眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業主的檔案資料非常多。在短時間內如果沒有出現工程質量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結束工程，但在短時間內，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統性的檔案資料管理。
1.2建筑工程檔案資料管理質量低下。
作為建筑工程管理的重要環節，包括施工前準備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當前，很多建筑企業對于建筑工程檔案只注重資料的數量接受和內容分析，而缺少對資料的堅定，嚴重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進而影響對檔案的優化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。
1.3缺乏嚴謹的建筑工程檔案資料管理體制。
因施工企業和建筑企業的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設輕管理”的現象。很多企業的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業創造更多的經濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規范、不科學對于工程質量的影響不大的思想，所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業還缺乏相關的建立人員對工程檔案管理進行監管。施工監理為建設方提供專業化、社會化的服務，以幫助建設單位對建筑工程的質量、進度、技術等方面進行控制，因此，監理方還要對工程檔案資料的管理負起責任。嚴把各個環節的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。
2加強建筑工程檔案資料管理的具體措施
2.1提高對建筑工程檔案資料管理的意識。
當前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關領導的意識與認識，糾正傳統的重建設、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術人員、工程監理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應有組織、有計劃地進行檔案管理相關法律學習，使其充分掌握專業知識的情況下，進一步統一其思想、業務標準、工作要求，強調建設檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責任意識，明確法人的職責，構建職責明確，科學嚴密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發揮作用。
2.2建立并完善檔案資料管理的相關機制。
缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業共同的問題，也是嚴重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領導應重視起建筑工程檔案建設工作，將工作計劃納入建筑企業的議事日程中，確保有專人負責。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負責人，并成立由建設單位、監理單位以及施工單位組成的領導小組，對工程檔案管理工作進行全方位的考慮與統籌規劃，建立相關制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設中的各環節的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導建筑工程檔案組織機構，根據市場的需求，建立開放、推廣、服務為一體的機制，進一步開拓企業的服務領域。
2.3明確分工，協調相關業務。
建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當大，這些原件又與建筑工程有著密切的關系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴格按照國家頒布的相關規定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進行掌握與熟悉法律規定，自覺進行相關法律的學習，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業的相關工程檔案管理標準。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續的完整性，明確移交的重要性，確保萬無一失。
2.4打造綜合素質較高的工程檔案資料管理團隊。
建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業務能力強，綜合素質高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業應為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關專業人士進行培訓，成立相關的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進行自我提升的同時制定相關的行為規范，對檔案管理工作的標準進行規劃。
3結語
關鍵詞：電子文件個人資料個人資料權利
隨著計算機的廣泛應用和辦公自動化的實現，電子文件大量產生。電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件[1].電子文件的誕生標志著檔案開始發展到一個新的階段——電子檔案階段。信息技術融入檔案工作，使得檔案管理更加高效、迅捷、低成本化，加上檔案電子化和網絡化后，最大限度的利用了檔案資料，產生了巨大效益。然而，電子檔案和許多新生的信息技術產物一樣，從出生時起就面臨著許多法律上的尷尬，如電子檔案的法律地位問題[2]、原始性問題[3]、保密性問題[4]等等。隨著國際社會對個人資料的保護，電子檔案所涉及的個人的權利問題成為一個十分敏感的法律問題，這個問題在我國的檔案管理中更是突出。
一、電子檔案與個人資料
電子檔案是傳統紙面檔案的電子化與網絡化產物，與紙質檔案有相同的本質，都是文件存在的一種方式。但是，電子檔案與紙質檔案也有明顯的特點[5]：首先，電子檔案中信息與載體可以分離（信息數據化、載體虛擬化）；其次，可復制性強，復制件和原件不易區分；第三，信息的穩定性較弱，比如說修改相對容易，并不留痕跡，信息容易丟失等。電子檔案的這些特點使得電子檔案中的個人資料容易處理，也容易遭受侵害。電子檔案中記載的公民的基本特征和情況的資料，構成個人資料。所謂個人資料，也稱個人數據（personaldata）是指自然人的姓名、性別、年齡、民族、籍貫、住址、學歷、職業、婚姻、家庭、健康、病歷、特征等單獨或與其他信息共同形成的，足以識別該個人的資料。這種資料以一定的媒介作為載體，在計算機和計算機網絡環境下，通常以網絡、光纖、硬盤和其它硬件設施為載體，采用豐富的表達方式，如符號、聲音、動畫、電影、錄像等等。
個人資料有如下特征：
1、個人資料的主體限于自然人，而不包括法人。自然人是基于出生而取得民事主體資格的人。自然人是個人資料的信息源，個人資料負載了自然人的人格利益，個人資料應得到法律保護，這是當代保護自然人一般人格權的必然選擇。民事主體的外延十分廣泛，除自然人外，還包括法人和非法人組織。法人和其他非法人組織雖然擁有它們在經營活動中形成的各種資料，但這些資料并不構成本文所研究、討論的個人資料。即純粹關于法人及其它非法人組織的資料不是個人資料。當然在法人及其它非法人組織營業活動中收集的關于其客戶、員工的資料中，有一部分或全部可能會構成個人資料。
2、個人資料是可以單獨或與其他信息結合共同識別特定自然人的資料。在紙張、證件、文件、硬盤、網絡服務器等媒體上儲存的個人信息是很豐富的，它們涉及個人的方方面面，包括姓名、性別、愛好、興趣、社會保險號碼、身份證號碼、個人習慣、肖像、漫畫、獎勵、職業、收入、學歷、婚姻狀況、病歷等等。其中，有些能直接指向某人，有些則不能直接指向而必須與其它資料一起才能用于識別某人。能直接指向的，筆者稱之為直接個人資料，如肖像、姓名、身份證號碼、社會保險號碼，即為此類。與其它信息結合才能指向的，稱之為間接個人資料，如性別、愛好、興趣、習慣、職業、收入、學歷等等，無法僅通過它們之一就能判斷出這是何人的資料。由此可見，間接個人資料并不是嚴格意義上的個人資料，它只是一種可能意義上的個人資料。需要指出的是，不論是直接或是間接個人資料，它們的要件在于足資識別某人。
3、個人資料并不必然為個人資料本人[6]所知。如個人上網時被網絡服務提供商非法收集的個人資料，醫生掌握的絕癥患者未知的個人現實疾病情況的資料，父母知道的而子女不知道的關于子女出生地、出生日期的資料等等。個人資料的這一重要特征，不論在理論和實踐中都有重要意義：A、個人資料不僅指個人知道的資料，其還包括本人不知而足以識別自己的資料；B、個人資料保護法保護的不僅是本人知道的個人資料，而且也保護本人不知道的關于本人的資料，這就提供了在本人不知情的情況下，對個人資料的保護。
4、個人資料是關于特定或得特定自然人屬人或屬事之資料。屬人的個人資料反映的是個人資料本人的自然屬性和自然關系，它主要包括本人的生物信息。屬事的個人資料反映的是本人的社會屬性和社會關系，它反映出資料本人在社會中所處的地位和扮演的角色。所謂“特定”是指“若某一個別資料得自于某人，而且只有該某人始可能產生此種結果者，該某人即為特定之人。至于以何種方式來辨識關系人和呈現其間之關系，則非所問?！彼^“得特定”是指“當某特定人雖然無法單獨以資料來確認，但藉由其他相關資訊之綜合研判，仍可得出系某特定人時，此時既可謂該資料系”得特定“為某當事人所有。例如，從大學考試所公布之成績統計表中，可以相當簡單地查知參加某一學科考試之唯一考生?！盵7]
二、電子檔案中個人資料引發的法律問題
（一）問題的提出
在現代社會中，對個人資料的計算機處理和網絡傳輸經常引發各種問題，概括起來有如下幾種：
1、大量的個人資料在不知不覺中被收集、處理、傳播、利用，加上計算機資料比對，使個人資料本人成為無任何隱私可言的“透明人”，讓人們普遍感到不安；
2、非法收集、處理、保存和利用個人資料，使個人資料不能與人格保持同一性并帶來其他人格利益的損害等問題；
3、隨著信息技術和網絡的發展，個人資料經由計算機和網絡被非法或不當收集、處理、利用的可能性大大增強，人們的人格利益以外的合法權益受到個人資料泄漏的影響而處于極大的危險之中。這些問題使個人資料保護獲得越來越多的支持，引起各主要發達國家的關注。
就電子檔案而言，國內目前出現的一些情況和現象急需法律來調整和規范。例如，未經檔案所涉及的個人的同意以營利為目的向各有關組織出售其檔案記錄，檔案管理機關未對電子檔案采取足夠的安全措施致使個人資料泄露，檔案管理機關不允許檔案所涉及的個人查閱檔案中的個人資料，通過網絡可以查知電子檔案中的個人資料等等。
（二）保護的法律基礎
個人資料保護的法律基礎究竟為何，是個值得研究的問題。國內學者的著述和論文多認為，保護個人資料就是為了保護個人資料本人的隱私，個人資料本人享有的各種權利淵源于個人對其隱私信息的支配。筆者認為，這種觀點，值得商榷。舉一個例子，就能否定這種認識。交友網站上公開給網民閱覽的個人資料不構成隱私，沒有承載隱私利益，這時有人非法修改、刪除這些資料，如果援用隱私權的規定，個人資料本人將得不到任何救濟。
既然不是隱私權，個人資料的民法基礎究竟為何？筆者認為，個人資料的法律基礎在于保護個人資料所承載的民事主體精神性人格利益。個人資料不但是個人自然屬性、生物屬性的表現形式，而且是個人的社會屬性和各種社會關系的表現形式，其上承載了個人資料本人的各種精神性人格利益，侵犯個人資料必然造成本人的某種精神利益的損害，甚至帶來精神痛苦。為此，個人資料本人可以如姓名權人支配其姓名、肖像權人支配其肖像那樣，依法支配和控制其個人資料，保護其精神性人格利益，任何人不得非法干涉，否則構成侵權。
個人的精神性人格利益是難以列舉窮盡的，它的具體內容只能在個案中予以確定。對自然人精神性人格利益的保護，多采取保護精神性人格利益載體的方法來實現。對姓名權、肖像權的保護就屬于這種情況。因此，我們只能說個人資料承載了精神性人格利益，而不能抽象的確定究竟承載了那些精神性人格利益。應注意的是，個人資料保護的精神性人格利益也包括隱私利益，當某種個人資料構成隱私信息時，這種個人資料獲得隱私權和個人資料保護法的同時調整，發生競合。
那么，個人資料承載的利益可否是財產利益呢？筆者認為個人資料保護的核心意義在于精神性人格利益，而不是財產利益。有學者認為“個人資料是一種具有潛在價值的信息，個人對該資料享有無可爭議的所有權。”并認為“……所有權人均享有對個人資料的占有、使用、收益、處分權?！盵8]這種認識顯然不妥。個人資料是個人人格的外化，它本身體現的是人格利益而非財產利益，它不具有直接的財產內容。而且所有權的客體必須是獨立物和特定物，個人資料也無法滿足這一要求。把本人對個人資料的權利理解為所有權，會導致邏輯上的混亂。
個人資料體現的主要是人格利益而非財產利益，并不是說個人資料毫無價值。相反，同其它人格權客體一樣，個人資料可以間接表現出它的財產價值。[9]如名人的個人資料可以被利用于電影，名人可以從中獲得收益；個人資料被侵權后，本人可以要求精神損害賠償等等。正是個人資料的這種財產價值，使得個人資料被廣泛的非法收集、處理、保存和利用，使得個人資料保護問題更顯緊迫。
由于個人資料直接關涉個人的精神性人格利益，在社會各界的呼吁下，個人資料保護在發達國家很快得到了立法支持。美歐等發達國家先后出臺各自的個人資料保護法和相關法律、法規，如德國1977年《聯邦個人資料保護法》、英國1984年《自動化處理個人資料之利用與將其提供于公務規范法》、法國1978年《資料保護法》、日本1988年《有關行政機關電子計算機自動化處理個人資料保護法》；國際組織也制定了個人資料保護的相關規則，如經濟合作與發展組織1980年《隱私權保護及個人資料跨國流通準則》、歐洲理事會1981年《個人資料自動化處理時個人保護公約》、聯合國1990年《自動化資料檔案中個人資料處理的有關準則》。不僅如此，我國臺灣和香港地區也出臺了相關立法。
三、個人資料保護的原則
個人資料保護得到立法的支持后，很快形成了一些原則：
1、限制收集原則。這一原則的內涵主要是，對個人資料的收集原則上應加以限制；資料的收集應有法律上的依據或當事人的同意。
2、資料完整正確原則。這一原則的內涵主要是，收集、處理、保存和利用的個人資料應是關于個人的某一方面的完整的信息，資料的內容反映資料本人當前的而不是過去的實際狀況，資料不但是完整的而且是正確的。
3、目的明確原則。收集個人資料應基于特定目的，目的應當是合法的；利用個人資料原則上應與收集時的目的相一致；只有在為維護自身重要利益、社會公益或經資料本人同意的情況下，才可用于不同與收集時的目的。
4、利用限制原則。個人資料的利用除法律規定和經當事人同意外，不得為收集時目的以外的利用。
5、安全原則。收集、處理、保存和利用個人資料的主體應當盡謹慎小心之注意義務，采取各種可能的措施保證個人資料不被非法收集、處理、刪除、更改、利用并免于其它潛在的危險。
6、本人參與原則。本原則是指個人資料本人對其個人資料得依法進行支配和控制的權利，與個人資料相關的其他主體負有不干預權利人實現其權利的義務。
7、公開原則。這一原則是指收集個人資料應當公開，不應秘密進行。收集方式、方法、程序、個人資料目錄等內容應當公之于眾。這里需要指出的是，公開的信息不應包括個人資料的內容，這里的公開主要是為了使個人資料本人知道何人于何時在何地以何種方式收集、處理、保存和利用其個人資料。
上述這些原則的主要任務在于保障資料本人對其個人資料依法進行支配和控制，從而保護資料本人的存在于個人資料上的人格利益。
四、電子檔案中的個人權利與檔案管理者的義務
法律主要是通過規定當事人之間的權利義務來調整各種社會關系的，個人資料保護法同樣通過規定個人資料當事人之間的權利義務來調整他們之間的關系。
（一）本人所享有的權利
世界各國個人資料保護法均有當事人權利的明文規定，且各有不同。[10]在這里不能一一闡述，只能擇其要者和普遍規定者并根據學理予以介紹。本人依個人資料保護法和個人資料保護理論可以享有如下主要權利：
1、公開權。除法律另有規定外，本人可以決定，何時何地向何人公開其個人資料。
2、請求告知權。查詢權的基本內涵是本人可以要求檔案管理者告知是否保存了他的個人資料、保存了他的何種個人資料、保存了多少他的個人資料、個人資料的收集方式等有關其個人資料的信息。
3、保持個人資料正確完整的權利。本人有權要求檔案管理者就其保存的個人資料與本人的實際狀況一致。在不一致時可以要求更改、刪除錯誤的內容或補充不完整的內容，以確保檔案管理者收集的關于本人的某方面的信息的真實性。
4、閱覽及制給復制本權。本人可以依法查閱檔案管理者保存的個人資料，并請求檔案管理者制給復制本。
5、刪除權。依學說的一般觀點，資料收集、處理或利用后，原則上不應保存，除非法律有特別規定須要保存，始得保存。因而，在檔案管理者沒有法律規定和合同約定時，非法儲存本人的資料、超過范圍儲存資料、逾期儲存資料，本人均得要求予以刪除。
6、報酬請求權。報酬請求權，簡稱報酬請求權，是指本人因其個人資料被收集、處理與利用而得以向資料處理主體請求支付對價的權利。未經本人同意檔案管理者不得將其個人資料用于營利目的，檔案管理者將個人資料應用于營利目的應支付報酬。對檔案管理者非法將本人檔案資料用于營利目的所得收入，本人可以以不當得利要求返還。[11]
7、損害賠償請求權。檔案管理者違反個人資料保護法致本人權益受損的，本人可以要求檔案管理者承擔損害賠償責任，但檔案管理者可以證明自己無過錯的不在此限，即在歸責原則上適用過錯推定原則。
本人享有上述權利，是為了本人能以積極的行為支配其個人資料，同時在個人資料受侵犯時又可以得到法律的救濟。從積極權利和消極權利兩方面入手保護本人基于其個人資料而享有的人格利益。
（二）檔案管理者負有的義務
檔案管理者的義務是與本人的權利相對的，檔案管理者作為本人檔案的建立者和使用者，對本人檔案中的個人資料負有如下幾項重要義務：
1、告知義務。檔案管理者應以適當的方式向個人資料本人告知其收集個人資料的方式、程序、范圍、目的、使用期限等信息，方便本人知悉有關其個人資料檔案的收集、處理、保存、利用狀況。
2、保護本人電子檔案資料同一性的義務。電子檔案資料同一性是指收集、處理、保存和利用的個人資料與本人的實際情況相一致。建立電子檔案時，應如實收集、處理、保存和利用本人的個人資料。不得收集不真實的資料，也不得斷章取義地收集個人資料。處理后的資料要與收集時的資料相一致，處理后的資料與收集時的資料不一致的，要以收集時的資料進行校對。保存的資料要如實的反映本人信用的實際狀況。利用過程中的信用資料也應與本人的實際狀況相符。從這四個環節把握，才能保證本人信用資料的真實性、全面性，才不致于發生侵權。
3、維護本人電子檔案庫安全的義務。維護安全的義務，是為了防止本人檔案信息被非法收集、處理、保存和利用。據此，檔案管理者在人員、技術設施、管理制度上都應加強對本人電子檔案庫的保護。特別是那些將檔案網絡化的檔案管理者，更應注意預防黑客和計算機病毒的攻擊。
4、在本人行使查閱、復制、更改、刪除等權利時提供必要條件和方便的義務，如提供網絡的接入服務、告知檔案密碼、設置專人提供檢索服務等。
5、未經本人同意不得將本人電子檔案資料用于營利目的或其它目的。未經本人同意，將本人電子檔案資料用于收集個人資料時的目的以外的用途，要承擔相應的侵權責任，據此獲利的，要承擔不當得利返還責任。
6、承擔侵權責任。
檔案管理者承擔上述義務主要是為了協助本人權利的實現，在利用本人電子檔案的同時，對本人的個人資料提供最大限度的保護，以維護本人的合法權益。
要指出的是，以上介紹的權利和義務，在有個人資料保護的國家都得到普遍的承認，同時也適用于其它因個人資料保護而形成的其它關系。個人資料本人享有以上本人享有的權利、個人資料的其它當事人也負有以上檔案管理者負有的各項義務。
為捍衛本人的精神性人格利益，檔案管理者收集、處理、保存和利用本人個人資料急需相關立法的調整。雖然現在還沒有個人資料的全國性立法，但可喜的是，我國地方性立法已開始保護特定領域的個人資料。[12]相信在不久的將來，我國將建立起個人資料的保護制度，對個人資料提供充分的保護。
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[1]韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學學報》，2003年第1期。
[2]徐富榮：《論電子檔案的法律憑據》，《檔案學研究》，2002年第2期。
[3]何玲：《電子檔案原始性的認定》，《中國檔案》，2001年第2期。
[4]康燕玲：《淺析電子檔案的安全保密及法律認可》，《河南社會科學》，2002年第4期。
[5]韓捷：《淺析電子文件與電子檔案》，《黃河科技大學學報》，2003年第1期。
[6]個人資料本人是指以個人資料識別的特定的自然人。
[7]羅明通等著：《電腦法（下）》，[臺]群彥圖書股份有限公司，1994年版，第525頁。
[8]湯擎：《試論個人資料與相關的法律關系》，《法學論壇》，2000年第5期。
[9]參見王澤鑒：《民法總則》，中國政法大學出版社，2001年7月第1版，第134頁。
[10]例如，美國1974年隱私權法第d、h條；德國聯邦個人資料保護法第19條至21條，第33條至35條；瑞典修正咨詢法第8、10條。
[11]卲建東等譯：《德國民法中的一般人格權制度》，梁慧星主編：《民商法論從》第23卷，第463頁。
[關鍵詞]檔案;字跡;耐久性;分析
檔案是黨和國家的寶貴財富,是一種重要的信息資源,是歷史的真實記錄,具有重要的憑證作用和情報價值,必須永久或長期的加以保存。字跡材料是記錄和反映檔案內容的重要物質材料,其耐久性直接關系到檔案內容的保存壽命。為了最大限度地延長檔案的壽命,在形成檔案時就應該使用耐久性較好的字跡材料,如:碳素墨水、墨汁、藍黑墨水等,杜絕使用圓珠筆或復寫紙等不耐久的字跡材料。
一、各種字跡材料耐久性的分析
字跡材料的耐久性主要是取決于色素成分的耐久性及轉移的固定方式,即與紙張結合的方式。耐久的字跡材料,其色素成分是為碳黑或顏料,轉移的固定方式是結膜或吸收;不耐久的字跡材料,其色素是染料,轉移的固定方式是濡附。
二、造成字跡材料耐久性差的原因
1.碳素墨水一般是采用碳黑、蟲膠、硼砂、甘油、酒精、氨水和水等配置而成,屬于溶液狀態使用的字跡材料。其色素是最為穩定的無機顏料中的單質顏料碳黑,而少量的甘油則作為液態墨水的穩定劑和字跡的干燥速度調節劑。書寫的時候,碳黑顆粒隨著液體對紙張的侵潤被攜帶到紙張纖維表面,但絕大部分無法進行纖維內部,原因主要是碳黑的大顆粒徑限制了它的被攜帶能力。伴隨著液體的揮發,蟲膠等大分子有機物質就在字跡表面逐漸凝結形成皮膜?？梢娞妓啬舟E的形成過程是表層吸附和結膜兩種方式的運用。這樣的字跡極不易因環境的影響而蛻變而又不易擴散,雖然偶有磨損的現象,但實踐證明不失為耐久性很好的字跡。
2.藍黑墨水形成的檔案量是相當大的。其中起色素作用的原始成分是硫酸和沒食子酸亞鐵,它們在墨水中存在時是無色的,寫在紙上的時候就被空氣中的氧氧化成耐水、低黑度的鞣酸鐵和耐光、高黑度的沒食子酸鐵,它們都是有機顏料,兩者互為補充則使字跡的黑度、耐水性、耐光度取得最佳效果,可以說是較耐久的字跡色素。藍黑墨水字跡的轉移固定方式是深層吸收,與紙張結合較為牢固,其原因是比較明顯的;藍黑墨水同樣是以溶液狀態使用的字跡材料,起色素作用的原始成分都具有一定的極限和較小的粒徑,容易被液體攜帶深入紙張纖維內部;而添加的適量甘油成分除了潤濕筆尖調節字跡干燥程度等積極作用外并不足以攜帶色素顆粒進行遷移,所以正常條件喜愛不會出現長久保管擴散問題。但是我們發現這種字跡在長期潮濕環境下仍會擴散,其原因是為使墨水顯色而加入的少量著色劑是一種不穩定的有機染料,遇水會溶解擴散;它的另一不足在于過多的酸性物質易造成紙張纖維素水解。但此種字跡褪色后可采用化學方法恢復的獨特優勢大大彌補了這些不足,使之成為較合格的檔案字跡材料。
3.激光打印字跡。信息社會的發展,迫使檔案人員越來越頻繁地面對它,所以必須認真思考所帶來的問題,激光打印所用的字跡材料是墨粉,而檔案字跡一般都采用黑色墨粉,其主要成分有色素碳黑、起黏結和成膜作用的熱塑性樹脂、樹脂增塑劑石蠟以及電荷控制劑等。這種字跡的色素穩定性是毋庸置疑的,那么色素與打印紙的結合是否牢固呢?現通過激光打印和字跡形成過程進行分析:首先由計算機輸出文字或圖像信號來控制激光光束閃爍并經過三棱鏡折射到光鼓上形成靜電潛影,然后用帶有異種電荷的墨粉顯影,此時再以黏附的方式將墨粉影像從感光鼓上轉移到打印紙上,最后用熱加熱,此時墨粉中的熱塑性樹脂融化并冷卻成膜將墨粉字跡牢牢地固結在紙張上,此即所謂的定影。如果檔案保管不慎產生局部高溫、高濕或高壓就可能接近它的軟化點,長時間作用就會導致表皮膜變軟出現黏性;另外如果與其他含有增塑劑的物品密切接觸,這些增塑劑就會向字跡的樹脂皮膜遷移進一步降低它的軟化點從而使其甚至在正常的保管條件下就會軟化黏連或黏脫。而這除了提醒我們對其保管條件還很欠缺外并不能說明別的問題。
三、從根本上解決檔案字跡材料的耐久性
各種各樣的書寫字跡材料,其耐久性千差萬別,選用不好就會給檔案壽命帶來隱患,面對這種狀況,有關部門應該采取下列措施:
1.積極宣傳《檔案法》,宣傳檔案工作的重要性。工程建設是“百年大計,質量第一”,檔案工作更是如此。編制好建設工程竣工檔案是“功在當代,利在千秋”的大問題。所以書寫檔案的字跡材料,應該使用耐久性的字跡材料。
2.開發新的計算機應用軟件,直接運用計算機書寫技術材料,逐步使竣工檔案工作由手工操作方式向計算機操作方式轉變,這樣做就從源頭上解決了檔案字跡材料的耐久性問題。
3.針對施工攀位存在的普遍使用普通圓珠筆、復寫紙書寫施工文件材料的問題,上級主管部門應該采取適當的措施,逐步改變這一狀況,并進一步強調,必須使用耐久性的字跡材料書寫檔案材料,從根本上解決工程檔案保護工作中的這一難點問題。
綜上所述,各有關單位要高度重視,大力宣傳檔案保護工作的基本知識,宣傳字跡材料對于檔案保護工作的重要性。當然要從根本上解決字跡材料的耐久性問題,還有待于科學技術的不斷提高。因為字跡材料品種繁多,配方多變,原料穩定性懸殊,質量不易保證,所以檔案字跡材料的耐久性是一個較為復雜的問題。影響字跡材料耐久性的因素很多,如何保證檔案字跡不褪不變、長期耐久,是我們檔案工作者在保護技術工作方面的一項極其艱巨的任務。
參考文獻:
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[2]楊潤珍. 靜電復印件字跡材料耐久性分析[J]. 廣西師范學院學報 (自然科學版),2002,(1).
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
一、學生課程成績與畢業論文檔案資料特點
在高校，每一個學生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業論文（少數專業學生沒有畢業論文要求）。學生課程成績與畢業論文是反映教學效果和質量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學生身份信息唯一和明確具體，體現在每位學生的學號具有唯一性。在教學進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學生課程成績每學期都有記載，畢業論文在本科學制最后一學期提交歸檔。此外，學生課程成績具有私密性、調用頻率高等特性；畢業論文屬于學生科研成果，成果歸屬權清晰，學校有對成果進行使用的權利，除保密論文外，一般畢業論文均具有開放性，可供其他人和機構查詢。畢業論文還具有頁碼多、圖表字數多等特點，紙質檔案占據較大的保存空間。歸納和理解學生課程成績和畢業論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎。
二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理
傳統的常用的成績檔案和畢業論文檔案組卷方法是采用入學年度與院系別（專業）相結合如組卷方法，或者采用以畢業年與院系別（專業）相結合的組卷方法。例如：××學?！痢良墶痢猎合担▽I）學生成績冊（畢業論文），××學?！痢翆谩痢猎合担▽I）學生成績冊（畢業論文）。由于受到院系、專業調整和更名的影響，受到辦學模式多樣化的影響，受到學分制和學籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教學檔案管理的實際而言，學生成績和畢業論文一般都采用了紙質檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學生成績電子檔案一般依托高校教務管理部門的教務管理信息系統，學校檔案館無權調閱；學生成績電子檔案雖然采用了學號查詢入口，系統也具有一般的統計匯總功能，但對學生課程成績的統計分析功能開發的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學管理的較高級需求；畢業論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內容和查詢瀏覽。這說明，目前的所謂教學檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現紙質檔案管理和電子檔案管理各自的優勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務需求。
因此，建立以學生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學時候，教務管理部門可以建立一個學號姓名及身份證號對應的數據庫，實現使用學號或身份證二選一的查詢方式。以學號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學校學生成績總冊（學號范圍），把學號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準確調檔[4]。同時在教務管理信息系統中，建立以學號或身份證入口的查詢界面，在主字段學號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業、學期、班級、課程名稱、課程性質、授課教師等，充分實現多維學生課程成績數據分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎。譚玲玲等（2009）把整個學生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業論文檔案管理信息系統設計方案，對系統分析與結構、關鍵技術，以及系統實現進行了論述，提出的系統具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業論文電子檔案管理信息系統也是基于學生學號關鍵身份識別信息而建立起來。以學生身份信息為支點，可以把紙質檔案和電子檔案對應聯系起來，實現雙重管理。同時，利用計算機網絡信息的強大技術，可以最大限度地體現教學檔案的價值。
三、學生成績與畢業論文檔案的編研要點
檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學研究的基礎上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學校和社會服務的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環節，是充分開發檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應立足于服務學校，做好選題規劃，體現學校特色[7]，對于反映教學效果和教學質量的學生成績和畢業論文，學校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質檔案和信息化電子檔案，選擇一些關鍵選題，開展教學檔案編研工作，供教學管理者和教師參考，便于了解教學質量狀態，進一步改進教學工作，加強高校內部教學質量監控。例如：對于學生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學英語、高等數學、計算機基礎等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學生學籍異動警示分析等。對于學生畢業論文，可選擇的編研題目有結合教師科研和生產實際題目的比例；歷年選題的重復情況分析；不同職稱教師指導學生人數情況分析；本科畢業論文質量分析等。
學生課程成績和畢業論文是重要的教學檔案資料，是學生學習歷史的記載。對其開展科學管理和編研工作，不僅有利于實現一般的快速查詢功能，還能實現紙質檔案和信息化的電子檔案優勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優質檔案服務，為改進教學和教學管理，提高教學質量提供優質檔案服務。
參考文獻：
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[2]錢愛華.高校教學檔案分類探討[J].安慶師范學院學報（社會科學版），2010，29（12）：100-103.
[3]王玉武.網絡環境下高校教學檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案，2011，（5）：52.
[4]朱惠鈺，劉美娟.淺談高校學生成績檔案組卷方法[J].浙江檔案，2001，（12）：25.
[5]譚玲玲，鄒妙玲，譚年元.基于教務網絡管理系統的高校成績管理的探索與實踐——以湖南工程技術學院為例[J].湖南醫科大學學報（社會科學版），2009，11（3）：190-192.
關鍵詞：臨床教學；教學檔案；教學管理
【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-7526（2012）12-0434-02
教學檔案是在教學管理、教學研究、教師教學和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子文本等不同形式的文件材料或信息載體，它是教學活動過程中的真實記錄。狹義上，教學檔案包括教學文件、課件、教案、試卷、試題、論文、輔助教材、圖書等；廣義而論，除上述資料以外，還包括“教師”、“學生”、“專題性網絡課程”、“專題輔導”、“問答”、“作品”等資源。教學檔案管理不只是為了收集、整理、借、存、管理教學過程形成的有價值的文件材料，更主要的是給教學決策、教學管理、教學科研提供良好的服務。在臨床教學中，教學檔案對臨床醫學教學工作的影響不可估量，值得臨床醫學教學工作者高度重視。
1 教學檔案在臨床教學中的作用
1.1 提高臨床教學質量與水平：教學質量好壞的評價形式主要以學生、同行及專家的評價為依據，是在教師教學質量檔案（如教案、課件、問卷表格等）的某礎之上，加上同行評教、學生抽樣調查、考核等手段實施的。教學水平的提高也要依據教學檔案，尤其是對既往教學成功經驗和失敗教訓進行分析總結。因此，教學檔案的質量，并可反映臨床教學質量.并可為教學水平的提高提供重要參考依據。
1.2 為改革教學手段和方法提供素材：教學手段與方法的優劣，直接影響教師的教學質量與學生學習積極性。現代電子信息網絡技術的運用使我們積累豐富的電子教學檔案成為可能，包括紙質、電子、實物等形式在內的完整的教學檔案，可以為教學手段與方法的多樣性、形象性、生動性改革提供豐富、便捷的素材；豐富的電子教學檔案可以通過電子網絡成為共享資源。教學檔案為教學改革、教學活動提供了必要的依據和豐富的經驗。因為檔案記載了歷年教學工作積累下來的寶貴經驗，更是進行現代化教學、規范化管理的重要根據。充分利用教學檔案，是促進提高教學管理水平的重要手段之一。
1.3 為教學管理與評估提供依據：教學檔案對教學管理的作用是眾所周知的；評估是管理的重要方式，在教學評估中，評估的大部分材料來源于教學檔案，教學檔案資料的充足與完善與否對評估的結論有很大的影響。根據教學計劃書、教學大綱、學生人數來制定教學工作計劃和教學計劃，合理地安排教學內容與師資力量，抽出合適的臨床醫師進行脫產帶教是教研室教學管理的主要任務，而這一切都離不開教學檔案。教學檔案是科學研究的基礎和條件。科學就是對某一現象的學科領域所特有的某一矛盾的研究，一切科學都是研究事物發展客觀規律現象。無論是研究哪一領域，首先者必須只有材料，這是不可缺少的重要條件。那么，檔案是原始記錄，它就是為進行醫學教育研究，繼承教學研究的成果，吸收有益的經驗教訓提供原始資料，以便管理工作人員從檔案資料中熟悉和掌握各項工作的關系和來龍去脈，為我們更進一步研討教學工作中的規律，使教學管理工作逐步向科學化、規范化、標準化的推進提供有效依據。
1.4 為編寫教材、撰寫論文和教育名人事跡提：供原始材料教學檔案真實的記載了教學和科研發生、發展的全過程，為撰寫論文提供真實而很有價值的參考文獻資料。教學圖片、照片、錄像、課件、圖書等資料不但為教師備課、制作教學課件提供了豐富的素材，而且可為編寫教材、撰寫論文提供重要的參考資料。教學檔案也是編寫教育名人先進事跡的第一手史料，它詳細記載著“名師”的教學理念、教學方法、學術成果、先進事跡等。
2 臨床教學醫院在教學檔案管理中存在的問題
盡管教學檔案在教學工作的各方面起著很大的作用，但在實際教學活動過程中，教學檔案的作用仍沒有得到充分的發揮。臨床教學醫院教學檔案管理存在下列問題。
2.1 教學檔案管理設備陳舊：現代化的教學手段要求現代化的工具收集和管理教學檔案，以往將教學檔案資料用手工進行處理、以紙質形式保存不符合現代化教學的要求。臨床教學檔案資料絕大部分來源于臨床教學過程，許多授課教師同時又是臨床一線的醫師，雖平時在臨床工作中他們遇到許許多多典型的教學病例或可用于教學的標本素材，但要收集這些教學素材，往往苦于找不到相應的工具（如數碼相機或攝像機）而流失。
2.2 教學檔案資料收集不及時，影響教學檔案的完整性、連續性：臨床教學檔案絕大部分來源于從事臨床教學工作的教師和在院學生。一方面，由于擔任臨床教學的教師還肩負著繁重的醫療、科研任務，醫學學生由于醫學課程設置量大，同時兼有基礎課程學習和臨床生產實習任務，常常導致教師和學生本人撰寫的文件材料只有單份，在沒有收集之前，長期保存在教師和學生個人手中極易丟失。同時，擔任臨床教學的教師大多是從臨床醫療一線臨時脫產進行教學，生產實習的在院學生也是輪科實習，導致了他們流動的頻繁性，如不及時收集，將容易引起流失和各學年教學檔案的不連貫。
3 加強臨床教學醫院教學檔案管理的建議
3.1 強化教學檔案管理意識，健全教學管理制度：加大檔案管理的宣傳，對教學工作人員強化檔案信息的保密、傳播和更新轉換意識，使教學領導或教學工作人員對重要的文件資料及時歸檔。在人員調離崗位時，應進行交接手續，使這些寶貴教學檔案資料不遺失或被隨意處理。
3.2 做到定期收集和隨時收集相結合，確保相關材料的齊全完整：對教學指導性的文件、各種教學規章制度性文件、教學通知、教學計劃、教學總結、教學周歷、教案、講稿、課件、試卷、試題庫、試題分析、教學活動記錄、作業、成績表、病歷書寫記錄、教學素材等資料做到隨時收集，對教學課題申報原始記錄、論文、教材、圖書、師資管理、學生管理等材料定時收集。對一些重要教學工作和重大教學活動及時保存完整材料并整理相關記錄。
3.3 檢查遺缺，及時補漏：定期檢查檔案材料，如發現應有而缺少的教學檔案資料，應及時通過各種形式收集補齊，使之齊全完整。
3.4 充分利用現代檔案收集管理器材，確保檔案收集的完整：文獻檢索主要依據書目、索引、文摘、傳記資料和專題綜述及工具書、復印稿件、網絡資源等工具來完成。檢索的文獻通過拷貝、復印、專題索引等方法來整理、分析，并不斷的加以積累進行歸檔處理。臨床教學活動中有如集體備課、授課預講、專家示范性教學、課外輔導、臨床見習帶教的示范演示及生產實習臨床基本技能操作示范操作，除有教學活動記錄外，還應對教學活動過程中教師的教學行為、學生參與教學的狀態及師生互動的狀況進行攝影、錄音、錄像，制成圖片、影像、錄音帶作為教學歷史檔案資料保存。醫學院校的教師隨時將平時適合于臨床教學的文獻資料、圖片、影像等進行及時整理并不斷的積累保存，為日后的教學備課、編寫教材、撰寫論文提供素材。
3.5 嚴格把關，確保教學檔案質量：教學檔案文件應定時檢查質量，對所有規范的文件統一格式，如時間、文章標頭、文尾的落款等。并對檢查出來的質量問題及時解決。
3.6 合理歸檔，系統排列：教學檔案應按學年度與年度進行分別歸檔，以利于檔案的立卷和卷寫目錄。對紙質的教學檔案（照片、書籍等）應防蟲防潮保管，非紙質的（光盤、軟盤錄像帶）應妥善防磁防濕保存。
3.7 高校教學檔案收集四法則
3.7.1 常規收集法：是通過教學管理部門和教學業務機構，將教學工作活動中產生和處理完畢的檔案材料，由產生與形成的單位或個人，按照學校檔案部門的歸檔要求，在規定的時間內向檔案館（室）移交。完成這種方法，要具備以下具體的完整的配套實施方法：指定各類檔案材料的歸檔范圍和要求；規定歸檔的工作程序和手續；建立教學檔案工作網絡，明確直接向檔案館（室）歸檔的單位或部門負責人名單和職責范圍；規定立卷（件）的質量標準與要求；規定歸檔的時間。這種方法是教學檔案收集中的主渠道。
3.7.2 零星收集法：是對教學工作網絡中規定的單位與部門不能按時完成或遺漏的檔案材料的收集。這是對屬于歸檔的教學檔案材料的一種隨機收集方法。一般適用情形有：教學管理部門組織的臨時性大型的、重要的中心工作及重要活動；撤銷的機構，職能沒有機構代替，其工作活動中產生和形成的教學檔案材料的收集；高校教學活動中典型事件和重大教學事故。
3.7.3 積極主動收集法：即教學檔案工作機構（館、室）認真履行職責，積極主動開展收集活動和機關的檔案業務工作，并以優質、高效的工作信譽，贏得全校教職員工的信賴和支持，增強他們的檔案意識，力爭獲得收集工作的最佳效果。通常做法是：利用一切機會，采用多種形式和方法，宣傳《檔案法》和檔案工作在高校教學活動中的意義和作用，宣傳教學檔案工作的基本知識；在校內定期舉辦檔案工作講座或培訓班，培訓學校檔案網絡中具體負責積累、收集、立卷歸檔的專職或兼職檔案工作人員，不斷提高他們的檔案工作理論水平和操作技能；定期召開工作會議，交流經驗，提出解決工作中存在的一些問題，表彰檔案工作中有突出成績者；高校檔案館（室）要主動開展服務，積極為教學科研等各項工作提供利用，以完整、系統、全面的館（室）藏為他們排憂解難，幫助利用者解決問題，使他們認識到在工作中離不開教學檔案，做好檔案資料歸檔工作是他們的需要。
3.7.4 激勵協作收集法：通常采用一些做法是通過成立教學檔案管理委員會，把學校的一些主要教學管理職能部門和教學人員吸收過來，明確他們的責任和義務，使其主動地配合校檔案機構做好教學檔案工作，并將各部門教學檔案收集列入歸檔計劃，年終做通報，把平時立卷與歸檔工作作為高校教學管理部門負責人和專、兼職檔案員年終考核依據，以此激發他們的工作積極性、協作性，更好地服務于教學檔案工作。
總之，教學檔案來源于教學過程不斷積累，并能反饋到教學過程，使廣大師生受益。因此，我們要不斷加強教學檔案的收集與管理，使之充分的為教學發揮應有的作用。
參考文獻
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第二條本辦法適用于全省各級各類鑒定機構，包括各級職業技能鑒定（指導）中心、鑒定所（站）等鑒定組織實施機構及有關配合實施單位。
第三條本辦法所指考務檔案包括：（一）考務管理過程檔案，包括記載考務實施過程的檔案資料、試卷及工件；（二）考試結果檔案，包括記載合格人員成績的表冊及發證審批資料；（三）鑒定機構評估及年檢資料；（四）考評人員檔案；（五）職業技能鑒定統計資料；（六）證書管理資料。
第四條職業技能鑒定組織實施機構（鑒定中心或鑒定所站）應對下列日常鑒定考務過程檔案收集整理并歸檔：鑒定申請資料（個人申報表及鑒定申請表、申報名冊）、考核方案、鑒定任務通知書、制卷申請資料及試卷清樣、試卷交接單、考評人員派遣使用資料、考場記錄、評分記錄、成績匯總；組織開展質量督導的，應該保存現場督導資料。以上檔案資料保存期一年。根據誰負責組織實施誰收集保存的原則，由各省轄市職業技能鑒定中心（以下簡稱市中心）規定檔案管理職責，做到職責明確，銜接有序，互相佐證，采用上下聯形式的，應分開保存。閱過的考卷、答題卡應收集保存，保存期一年；考核工件應編號保存，保存期6個月；委托保存的，應辦理相關委托手續，明確保存期限和要求。
第五條全國全省統考由省職業技能鑒定中心（以下簡稱省中心）負責考務資料收集歸檔，包括：鑒定公告、考前會議記錄、報名人數、補考人員情況登記表、考場安排表、試卷交接單、考場記錄表、考試匯總表、考生用過的試卷(答題卡)、論文及評分表，保存期一年；各職業和等級的空白試卷保存兩份，保存期兩年；其他考務資料保存在“全國統一鑒定管理系統”或“考務管理軟件”中，保存期二年；全省統考的制卷資料，保存期一年。考生個人申報資料由各市中心和省屬報名點保存，保存期三年。
第六條技師/高級技師理論考試和操作技能考核，參照第四條由省中心、省屬鑒定所、省批準的高級技師統一鑒定試點單位或各市中心保存或委托保存考務資料；業績評審和論文答辯還需保存業績考核評分表、論文答辯評分表；綜合評審資料由實施綜合評審的省中心或市中心保存，省中心保存省屬鑒定所站技師、中烹等職業技師以及所有除競賽以外的高級技師理論試卷、技能考核評分表及綜合評審資料。以上資料保存期一年。
第七條考試結果檔案（合格人員成績表冊及發證審批資料）由負責發證的勞動保障部門和省市中心永久保存。
第八條鑒定機構評估及年檢資料由負責評估和年檢的省市中心和勞動保障部門永久保存。
第九條考評人員檔案包括：資格申報表、聘約、培訓及資格考核記錄，履職和年度考核記錄，續聘申請等。高級考評員檔案由省中心收集保存，考評員檔案由負責培訓考核使用的省、市中心收集保存。各市中心受省中心委托開展考評員培訓的，必須填寫《考評人員培訓班申請表》一式兩份，省市中心各留存一份?？荚u人員檔案保存期三年。
第十條職業技能鑒定統計報表，省、市中心各留存一份，永久保存。
第十一條證書管理資料包括：空白證書訂購申請表、購領臺帳（進庫）、發放臺帳（出庫），以上表格和臺帳永久保存。
第十二條檔案資料按年度收集整理，編目歸檔?？紕者^程檔案以時間為序按鑒定批次整理歸檔。
第十三條有條件的鑒定機構可設立自有檔案室，沒有條件設立的，可整理后移交所在單位檔案部門統一管理。鑒定機構設立自有檔案室的，應指定內部相關部門和人員負責檔案收集整理和歸檔，明確職責，歸檔時應查驗檔案的完整性。檔案管理人員變動的，應辦理檔案移交手續。
第十四條檔案應保存在安全、干燥、通風之處，具備必要的設施、設備、環境，并有相應的管理制度。
第十五條檔案可以是書面形式記錄的紙質資料，也可以是電子文檔數據。以電子文檔保存的數據檔案應及時備份，并進行編號保存。
第十六條檔案應分時間、類別保存，便于查找。應根據不同保存媒介的不同保存要求選擇適合的保存地點。
第十七條因業務原因需要借閱、查詢檔案的，必須履行必要的借閱手續，在主管領導和檔案管理人員同意后方可借閱、查詢，在借閱期間必須確保檔案的安全，使用完后及時歸還檔案。
第十八條質量督導人員因工作需要查閱考務檔案的，鑒定機構必須提供，不得以任何理由拒絕和推托。
第十九條保管期限到期的檔案，可以登記造冊，經批準后定期由保密部門銷毀。
【關鍵詞】醫院；檔案管理；科研項目
科研檔案是對于科學技術研究過程加以真實、詳細記錄，是一種十分關鍵的信息資源以及技術儲備，是國家重要的科學財富，對其務必實施集中、規范管理，保證科研檔案的齊全、準確、安全，以便于利用以及研究。筆者結合多年的工作實踐，就如何規范醫院科研檔案的管理工作淺談幾點體會。
一、建立和完善醫院科研檔案相關管理制度，實現科學規范管理
建立和完善醫院科研檔案相關管理制度，實施集中規范管理是對醫院科研檔案進行科學規范管理的前提與基礎，也是檔案管理工作的發展方向。同時，應當建立并完善檔案相關的工作制度，實施檔案工作的規范化以及標準化管理。醫院的科研管理部門應當根據國家相關規定將科研檔案的管理工作真正納入到有關的科研管理制度中去，并有機融入到計劃、課題以及成果管理等各項工作中去。科研以及建檔工作實施四同步管理的制度：下達的科研計劃和提交對應的科研文件材料的歸檔工作應當同步進行；檢查科研計劃工作的進度和檢查對應的科研文件材料的完成情況應當同步進行；對于科研成果的驗收、鑒定工作應當和科研檔案材料的驗收、鑒定工作同步進行；科學技術成果的上報登記工作、獎勵評審工作和科研人員的考評與提拔工作應當和檔案管理部門出具相應的歸檔證明資料工作同步進行。
二、高度重視重要的技術資料的系統性和完整性，嚴格把好歸檔關
重要的技術資料對于醫院而言十分重要，它是科研檔案中最為精華的部分，它能夠推動醫療科學研究水平的進一步發展。在收集過程中必須加以分類以及鑒別，同時，還應當向廣大醫務工作者做好檔案法以及相關的科研檔案管理制度的宣傳工作，進一步提升他們的檔案意識，保證科研檔案資料的系統性以及完整性。
三、提升檔案管理和科技人員的自身素質，以便更好地為醫療科研服務
作為一名檔案管理或者相關的科技人員應當具備一定的專業知識以及相應的管理理念；同時具備一定的信息意識、創新思維以及強烈的參與意識，以不斷提升自己的業務素質。由于醫院的科研檔案種類繁多，內容廣泛，載體以及記錄形式各式各樣，所以，醫院的科研檔案職能管理部門應當進一步完善檔案存儲以及相應的檢索手段，充分運用電腦以及網絡信息等最新技術，不斷提升管理水平，發揮科研檔案資料的價值，以便更好地為醫療科研服務。
四、全過程參與到課題管理工作，保證科研檔案的質量
（1）對科研立項進行指導。由可以將科研項目的有關歸檔內容以及要求利用電子郵件或者下發書面通知給項目負責人，并且對其加以指導，收集該項目的有關文件資料一并交到科研檔案管理人員進行歸檔，同時當作對項目進展進行檢查的依據。（2）專卷的建立。將科研項目在課題準備期所形成的各種文件資料，由項目負責人建立專卷，以保證項目準備期的相關文件資料的完整性。（3）實行科研項目負責人負責立卷、歸檔的制度。從項目的啟動，項目負責人應當對科研活動中產生的相關文件資料加以收集并整理之后教給科研管理部門，以便檔案管理人員及時收集、整理、編號、保管，確保不丟失。（4）嚴格把好論文的質量關。在論文對外發表之前，作者應當到科研管理部門對于刊物進行核實（是不是正規的期刊）；出具論文外投證明信并加蓋公章；論文正式發表之后，論文的原件以及復印件應交到科研管理部門歸檔保管。（5）階段性檢查。在科研課題研究中，科研管理部門的檔案管理人員應當了解并掌握課題的研究進展，對于課題每個階段應當產生的原始資料加以檢查，查出問題及時整改，以保證研究中產生的原始資料形真實可靠性。（6）參與項目的驗收工作。檔案管理人員應當對項目的原始資料、實驗記錄以及過程管理進行檢查，以對項目研究產生資料的質量進行驗收，如果檔案不滿足要求，該項目不能進行結題驗收。
綜上所述，對于醫療科研檔案進行管理的最終目標為了更好將科研檔案為醫療科研服務，進一步提升醫療水平以及醫院的總體素質。所以，應當不斷創新科研檔案管理工作制度，用全新的管理方法與理念加強科研檔案的管理工作，改進科研管理機制，充分利用科研檔案資源，更好地為提高醫療水平服務。
參 考 文 獻
[1]，項濱．醫院科研檔案管理創新的思考[J]．中國醫院．2007，11（2）：62～64
