時間：2023-05-23 11:31:29
引言：易發(fā)表網(wǎng)憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇檔案管理認知范例。如需獲取更多原創(chuàng)內(nèi)容，可隨時聯(lián)系我們的客服老師。
關(guān)鍵詞：電子文件；定義；特點；管理
1 電子文件定義
在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等，具有文件的各種屬性，特別是具備特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。
2 電子文件特點
從邏輯上說，電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件，具有自身的特定用途和效力。它具有以下幾個特點：
2.1 電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不同，它必須借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用。
2.2 電子文件還可以通過手機、計算機、存儲卡、網(wǎng)絡(luò)等硬件、軟件迅速地處理和傳遞。
2.3 電子文件可由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享，不受時間和距離的影響。
2.4 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
3 如何做好電子文件檔案管理工作
3.1 首先解決電子文件的分類問題
電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類原則與方法也應當有所區(qū)別。我們可以按照不同公司、部門或時間先后順序?qū)﹄娮游募诸悺１热纾荷舷录壒尽⒏髯圆块T、文件錄入者的姓名、以及發(fā)文年月日等等加以區(qū)別，給予每個文件的制發(fā)單位一個獨立的數(shù)碼。可參照國家檔案局制訂的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》劃分，把企業(yè)中的全部電子文件劃分成公務(wù)文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類等。
3.2 確保檔案部門所保管電子文件的原始記錄性
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領(lǐng)導者的親筆簽署等。
可自動化辦公的電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，常常被修改、復制，這就要求檔案部門通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)；檔案部門也將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護電子文件的權(quán)威性，歸檔的電子文件復制件應注明原制發(fā)單位和復制人，使之與原件相區(qū)別。
3.3 解決好電子文件的保管儲藏問題
隨著信息的網(wǎng)絡(luò)化日漸成熟，大量的電子文件應運而生。如何確保電子文件的存儲安全？需要做好以下三項工作。
3.3.1 傳統(tǒng)的電子文件存儲介質(zhì)有磁帶、軟磁盤、光盤和硬磁盤等，所以電子檔案應當存放在具有防磁性能的裝具中，充分考慮環(huán)境、誤操作等對電子檔案的傷害，以保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性，確保電子檔案的安全可靠。
3.3.2 必須每年一次對電子檔案進行定期檢測，包括：確認載體表面是否有損壞或變形以及載體上的信息進行讀寫校驗，電子檔案的拷貝（并將原件與拷貝件同時保存一段時間）。以確保電子檔案信息的可靠性、安全性。
3.3.3 計算機技術(shù)新技術(shù)層出不窮，如果檢索、傳輸或編輯電子文件的軟件中任何一項技術(shù)過時，都會影響她的讀取。在電子文件的保存管理工作中，必須采取有效的技術(shù)策略：技術(shù)保存、仿真、遷移與標準化，保障電子文件能夠隨時及永久地處于可準確提供利用的狀態(tài)。
3.4 檔案管理人員要有較高的業(yè)務(wù)知識和政治素質(zhì)
現(xiàn)代社會已進入信息時代，檔案作為信息資源的組成部分，檔案人員應增強對其信息性的認識程度，提高辯別水平和處理能力，適應信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展需要。尤其是做好以下三個方面：
3.4.1 業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員必須拓寬知識面、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，既要具備檔案管理基礎(chǔ)知識，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握微電子技術(shù)、電子計算機軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等，努力尤為適合信息時展的復合型人才。
3.4.2 政治素質(zhì)。檔案人員要做到有正確的政治方向、政治立場和政治觀點，加強政治紀律，提高政治鑒別力和政治敏銳性，恪守檔案工作紀律貫徹執(zhí)行《檔案法》及相關(guān)法規(guī)，嚴守黨和國家、公司的機密，正確處理大局利益和自身利益的關(guān)系！
（一）檔案管理工作方法單一
檔案管理工作在工作方法上堅持使用傳統(tǒng)的管理方法，在檔案的分類和歸屬問題上，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力有所欠缺。在檔案管理工作中有一個普遍的錯誤觀點，認為檔案管理工作工作枯燥，缺乏創(chuàng)造性和吸引力。這是由以在檔案管理的方法上，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新的意識，對于現(xiàn)代化的操作手段沒有及時的進行吸收和學習，這就造成了工作上的積極性減弱，檔案管理工作的方式相對就無法實現(xiàn)豐富。檔案管理工作應該在意識和行動上實現(xiàn)統(tǒng)一，以積極有效的工作方法的創(chuàng)新帶動檔案管理人員的業(yè)務(wù)創(chuàng)新實踐，充分的體現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代價值，為干部檔案管理工作帶來新的面貌。
（二）檔案管理工作人員缺乏
專業(yè)素質(zhì)檔案管理工作人員對于檔案管理工作的認知不明確，在工作的態(tài)度上給大眾一種悠閑的感覺。檔案管理工作人員的工作壓力不明顯，沒有認識到社會對于檔案信息資源的急需程度。在檔案管理和檔案的查找過程中，檔案管理人員沒有熟練的業(yè)務(wù)能力，甚至于造成檔案的丟失。檔案管理工作責任重大，關(guān)系到人力資源的管理工作，檔案管理人員應該不斷的提升業(yè)務(wù)能力，注重提升專業(yè)素養(yǎng)，將檔案管理工作作為人力資源保障的重要基礎(chǔ)，實現(xiàn)對檔案管理工作的專業(yè)化發(fā)展，以業(yè)務(wù)能力和熟練的操作技能實現(xiàn)對檔案管理工作的促進。
（三）檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱
檔案管理工作的基礎(chǔ)比較薄弱，其中有很多有效的資源無法得到充分的開發(fā)，對于檔案管理工作應該建立一定的管理機制，以提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過一定的制度規(guī)范和機制的創(chuàng)設(shè)，提升檔案管理工作的社會責任感，明確檔案管理工作的工作內(nèi)容，積極的開發(fā)檔案基礎(chǔ)工作的有效資源。提升檔案管理工作的基礎(chǔ)性，為檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力的發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，積極的促進檔案管理工作現(xiàn)實發(fā)展。
二、干部人事檔案管理人員激勵機制構(gòu)建
（一）加強檔案管理人員職業(yè)技能培訓
增強職業(yè)吸引力檔案管理工作應該注重對檔案管理人員的職業(yè)技能進行有效的培訓，通過對先進的檔案管理技術(shù)培訓，提升對檔案資源的整合能力。在意識上明確檔案管理人員工作認知，了解檔案管理工作的重要性，提升行業(yè)的吸引力。重視啟發(fā)式的激勵機制，通過績效考核和獎勵機制，對檔案管理工作人員的主動性和積極性有所調(diào)動。鼓勵檔案管理人員積極的進行創(chuàng)新，提升業(yè)務(wù)能力，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代性發(fā)展。
（二）調(diào)整薪酬分配制度
提升福利待遇檔案管理人員的工作熱情不高，最為主要的原因就是單位的激勵機制不健全，通過有效的獎勵機制的創(chuàng)設(shè)，讓檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和工資待遇相掛鉤，在福利待遇上、假期安排上都給予表現(xiàn)突出的員工進行積極的獎勵。通過薪酬制度的調(diào)整實現(xiàn)對檔案管理工作的積極性的提升，在保障檔案管理人員基本的薪資待遇的基礎(chǔ)上，加大獎勵制度，讓檔案管理人員提升工作的熱情，以認真主動的態(tài)度去投入到工作中去。通過獎勵和晉升制度，促進檔案管理人員積極的進取，主動的學習，加強信息交流培訓力度，自覺的提升自身的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。
（三）注重文化交流
實現(xiàn)人文關(guān)懷檔案管理工作接觸的工作內(nèi)容比較單一，因此應該注重對檔案管理人員的人文關(guān)懷，促進員工之間的工作交流。通過增加人文關(guān)懷等方面內(nèi)容，提升檔案管理人員的職業(yè)歸屬感。構(gòu)建“以人為本”的干部人事檔案管理人員激勵機制，實現(xiàn)獎懲分明的管理制度，保障每一位員工的基本權(quán)益。在日常的工作中，積極的深入到檔案管理工作的基層工作中，了解檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)需求和情感訴求，幫助員工解決工作上的困難。
三、結(jié)論
【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理制度；改革創(chuàng)新
目前在一些單位中檔案管理部門對人事檔案管理的制度及模式還存有一些不足之處，這些管理問題在一定程度上限制了管理工作的開展，影響了人事檔案在單位中的作用效果。目前我國經(jīng)濟形勢處于轉(zhuǎn)型及調(diào)整時期，這對單位人員調(diào)動有著非常大的影響，人事檔案的作用所起到的效果也愈加突出，因此，對其管理制度與模式的改革創(chuàng)新就更應受到單位和社會的重視。
一、當前人事檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理不當，人員流動性大。
事業(yè)部門聚集了大量的高素質(zhì)以及高層次人才，這些人才在單位處于專業(yè)要求較高的崗位中，因為這些人的發(fā)展前景、專業(yè)特點以及再教育等原因?qū)е缕淞鲃有暂^大。傳統(tǒng)的檔案管理方法由于工作繁雜，單一重復，導致很多人才不愿意長期從事檔案管理工作，造成人員的大量、快速流動。
（二）管理工作不科學，缺乏合理的考核規(guī)范。
當前，我國缺乏科學的員工考核依據(jù)和人事檔案管理制度，很多用人單位是根據(jù)人事檔案對員工進行工資晉級和職務(wù)晉升，而不是根據(jù)員工的貢獻價值、工作能力以及知識水平，用人單位缺乏公正、合理、科學的考核標準，對員工的工作積極性造成很大的負面影響。
（三）檔案管理工作秩序混亂，歸檔不及時。
當前，很多用人單位已經(jīng)充分認識到人才對單位和企業(yè)發(fā)展的重要性，因為，紛紛采取相關(guān)的優(yōu)惠政策來吸引專業(yè)人才。在原用人單位限制人事檔案不能辦理工作調(diào)動的情況下，用人單位使用三不要做法，即不要遷移戶口、不要人事檔案、不要調(diào)出手續(xù)，造成部分檔案歸檔不及時，影響正常的檔案使用秩序。
（四）人事檔案管理內(nèi)容陳舊。
人事檔案管理中所涉及的管理內(nèi)容比較陳舊，無法滿足現(xiàn)代單位對于人才的基本管理需求，也無法切實適應于現(xiàn)代單位檔案管理的需要，而對于個人參加各類培訓，獲得技能證書情況等又缺乏相應的記錄格式。另一方面，由于個人關(guān)系等主觀情況導致人事檔案中出現(xiàn)很多虛假的記錄，這就使得人事檔案管理失去真正的意義，無法充分反映個人的真實情況。
二、人事檔案管理工作進行改革創(chuàng)新的對策措施
（一）正確認知人事檔案管理，樹立服務(wù)意識。
要正確認知人事檔案管理，建立正確的管理理念，促進管理工作的全面開展。首先，管理人員要充分重視人事檔案管理工作，提高管理觀念，從整體安排管理工作，合理配置管理人員，建立和完善檔案管理的監(jiān)督體系。第二，管理人員要大力宣傳人事檔案的管理理念，使企業(yè)以及機關(guān)等每位員工都是檔案管理的參與者，將檔案管理當做基礎(chǔ)工作來做，引導相關(guān)管理人員執(zhí)行自己職責，在實際工作中提高工作水平，促進管理工作的提高。只有全員重視檔案管理工作，才可以使檔案管理更好的為全體人員服務(wù)。
（二）改進檔案管理方法，提高工作效率。
相關(guān)單位要改進檔案管理方法，為提高管理水平提供條件，對人事檔案進行管理要從傳統(tǒng)的分散模式向統(tǒng)一模式轉(zhuǎn)變。加強事業(yè)企業(yè)同社會管理機構(gòu)的交流合作，整合檔案信息資源，促進檔案管理向信息化方向發(fā)展，加強檔案資源的應用和開發(fā)。同時，還要建立完善的檔案管理條例，科學制定管理方法，使檔案管理充分滿足市場經(jīng)濟的需求，促進檔案管理水平的提高。
（三）做好管理人員培訓工作，提高隊伍的專業(yè)素養(yǎng)。
人事制度的深化改革對管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出高要求。在新時期下，領(lǐng)導一定要選擇責任感強、工作態(tài)度認真嚴謹?shù)娜藛T從事檔案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和專業(yè)素質(zhì)的管理團隊，并且對其進行培訓教育，提高管理人員的工作能力和工作水平。同時，還要聘請專業(yè)檔案管理人員進行專業(yè)培訓，樹立正確科學的管理理念，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案管理，更新檔案管理方式。
（四）充實檔案管理內(nèi)容，便于查閱相關(guān)個人信息。
聘用書、工作協(xié)議、勞動合同等相關(guān)法律文件是人事檔案的關(guān)鍵組成因素，一定要進行及時歸檔，同時，解聘、辭聘以及考核等相關(guān)資料也要及時存入檔案中，充實檔案內(nèi)容、豐富個人信息，為以后的查閱提供便利。
（五）成立檔案管理機構(gòu)，制定科學合理的管理制度。
由于人員流動頻繁，人事檔案不能由所在企業(yè)或者單位完全控制，要成立專門的、中立的、社會性的管理機構(gòu)。檔案管理機構(gòu)要遵守國家檔案管理、勞動以及人事的相關(guān)政策、制度以及法律，接受檔案管理部門、勞動部門以及國家人事部門的檢查和監(jiān)督，制定科學的管理條款。總之，要想適應單位的發(fā)展及市場經(jīng)濟的轉(zhuǎn)變就需要突破原有管理模式的局限，通過時代的角度去探索及創(chuàng)新管理制度，根據(jù)人事檔案的作用及要求對其制度及模式進行科學合理的改進。上文的內(nèi)容主要指出人事檔案應具有一定的隱私性，并在實際中受法律的保護，在尊重員工的同時，建立公開、透明、公正的高效的人事檔案管理體系，利用創(chuàng)新的角度對人事檔案進行有效管理。
參考文獻：
[1]鐘莉梅.論新時期人事檔案管理制度的改革[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2013(09):216-217.
[2]王麗濤.人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(03):154.
[3]馮雯棋.人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新[J].科技資訊,2012(07):184.
一、研究對象與方法
以便利抽樣的方法抽取山西省251名醫(yī)院人事檔案管理職員進行問卷調(diào)查。樣本含量的大小根據(jù)統(tǒng)計學家的觀點，即樣本數(shù)為量表條目的5-10倍而定。研究工具包括兩部分，第一，一般資料：包括性別、年齡、學歷、職稱、職務(wù)、工作年限、初始學歷、最終學歷、專業(yè)聘用形式等。第二，測評工具：通過大量文獻回顧，結(jié)合國內(nèi)外學者相關(guān)研究，經(jīng)過小范圍專家討論，自行設(shè)計醫(yī)院人事檔案工作者勝任能力測評問卷，本套問卷是專門用于醫(yī)院人事檔案管理職員勝任力的測評工具，針對性強，具有較高的信效度，Cronbach'a系數(shù)是0.861，分半信度是0.754。重測信度是0.890。問卷分為專業(yè)知識儲備能力、檔案價值鑒定能力、檔案收集能力、檔案整理能力、統(tǒng)計分析能力、檔案保管與維護能力、信息檢索能力、應對突發(fā)事件能力，信息化管理能力9個維度，共21道題目。向研究對象說明本研究的目的、意義、內(nèi)容及問卷填寫方法，現(xiàn)場發(fā)放問卷并當場收回，問卷填寫時間約5～10min，本次調(diào)查共發(fā)放調(diào)查問卷151份，收回151份，有效回收率為100%。采用SPssl7.0統(tǒng)計軟件進行數(shù)據(jù)處理，用構(gòu)成比、t檢驗、方差分析和相關(guān)分析等進行數(shù)據(jù)分析。
二、調(diào)查結(jié)果
結(jié)果顯示，人事檔案管理職員年齡與工作勝任力呈正相關(guān)，職稱與工作勝任力呈正相關(guān)，工作年限與崗位勝任力呈正相關(guān)，而學歷與工作勝任力無相關(guān)。以性別、醫(yī)院等級、編制情況、職務(wù)等為自變量，以醫(yī)院人事管理職員工作勝任力總分作為因變量進行兩兩t檢驗或方差分析，結(jié)果顯示編制情況和醫(yī)院等級2個變量對醫(yī)院人事管理檔案職員工作勝任力總分有顯著影響，P
三、討論
本次調(diào)查發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院人事檔案管理職員工作勝任力均與年齡、工作年限、職稱呈正相關(guān)。這說明隨著年齡、工作年限的增加、職稱的提升，醫(yī)院檔案管理職員的工作經(jīng)歷和經(jīng)驗逐漸豐富，實踐性知識和管理技能得到不斷積累和深化，核心勝任力也隨之增強，此結(jié)果與Benner 關(guān)于不同發(fā)展階段知識形態(tài)和行為特征的“從新手到專家”的理論相一致。學歷與醫(yī)院人事檔案管理職員人員工作勝任力無相關(guān)性，這一結(jié)果從側(cè)面反映出我國人事檔案管理專業(yè)教育和在職培訓中存在問題。我國人事檔案管理教育缺乏專科統(tǒng)一的培養(yǎng)標準和課程體系，高等人事檔案管理教育尤其是本科及碩士研究生教育項目匱乏，在職培訓不規(guī)范，使得醫(yī)院人事檔案從業(yè)人員工作勝任力的培養(yǎng)面臨瓶頸。此外，編制情況和醫(yī)院等級2個變量對醫(yī)院人事管理檔案職員工作勝任力總分有顯著影響，這可能是因為醫(yī)院檔案管理職員的工作流動有差異，以及各醫(yī)院的管理實踐和培訓方式自成體系，缺乏統(tǒng)一的人事檔案管理規(guī)范化培訓模式和標準，造成了專業(yè)能力發(fā)展的障礙。本研究中，醫(yī)院人事檔案職員勝任力各維度中，檔案價值鑒定能力、檔案收集能力、檔案整理能力、統(tǒng)計分析能力、檔案保管與維護能力均處于高能力狀態(tài)。而其中專業(yè)知識儲備能力、信息檢索能力、應對突發(fā)事件能力，信息化管理能力得分相對較低。這說明醫(yī)院人事管理職員未接受過專門的信息檢索培訓、突發(fā)事件應急預案培訓，大部分醫(yī)院在檔案管理方面采取的是分散式、多部門的模式，管理系統(tǒng)和軟件不統(tǒng)一，不利于管理系統(tǒng)維護。
四、建議
1、強化醫(yī)院領(lǐng)導的現(xiàn)代化管理意識
為了加強醫(yī)院人事檔案信息現(xiàn)代化的建設(shè)工作，要提高院領(lǐng)導對此項工作的認識，以及加大對人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的力度，為促進人事檔案信息化管理工作的建設(shè)創(chuàng)造有利條件，使人事檔案管理實現(xiàn)科學化和現(xiàn)代化，以適應新形勢下醫(yī)院的發(fā)展。
2、完善與規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理職員工作勝任力模型
在醫(yī)療體制改革和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)迅速發(fā)展的今天，醫(yī)院管理者勝任力的模型構(gòu)建為我國公立醫(yī)院在人力資源管理方面提供了一個新視角。不同醫(yī)院的發(fā)展策略和管理模型均不同，從而對醫(yī)院管理者的勝任力要求也有所不同，因而各醫(yī)院應將醫(yī)院管理者勝任力模型應用于管理實踐中，促進醫(yī)院管理績效的提升。
3、提高檔案管理人員的素質(zhì)水平
大部分醫(yī)院的人事檔案管理部門的檔案管理人員配備難以與人事檔案管理的現(xiàn)實需求相匹配。尤其缺乏專業(yè)的檔案管理人才，從業(yè)人員的學歷、信息化操作技能、業(yè)務(wù)素養(yǎng)、工作認知參差不齊，這極大地降低了醫(yī)院檔案管理的專業(yè)化水平。因此，醫(yī)院應注重人才培養(yǎng)，不斷引進人才，定期對檔案管理人員進行檔案管理新技術(shù)、新知識培訓，使管理人員掌握信息管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計算機技術(shù)等，提高管理人員檔案管理綜合素質(zhì)與水平。
[關(guān)鍵詞]當代 圖書檔案管理人員 素質(zhì)
[中圖分類號]G251.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）11-0093-01
進入21世紀，人類社會已經(jīng)邁入信息時代，知識總量呈幾何級增長，作為知識傳播主要載體的圖書也浩如煙海。各學校尤其是高校圖書館的藏書往往數(shù)以百萬計，面對如此駭人的數(shù)量，讀者想要僅憑個人來查找所需的圖書無疑是很困難的。這樣的情況下，往往需要圖書檔案管理人員的輔助。這就要求圖書檔案管理人員具有相應的專業(yè)素質(zhì)，對圖書檔案管理領(lǐng)域知識掌握非常扎實，明確自身職責，對如何立卷、整理上架圖書等專業(yè)知識了然于心，才能更好地完成自己的工作，更好地服務(wù)于讀者。那么，在信息時代，圖書檔案管理人員應該具備哪些素質(zhì)呢？根據(jù)筆者從事圖書檔案管理工作多年經(jīng)驗，接下來就論述一下自己的觀點。
一、思想素質(zhì)
（一）敬業(yè)精神
無論是哪一級的圖書檔案管理員，都要有愛崗敬業(yè)的精神和對工作的責任感。首先，這需要認識到圖書管理工作的重要性，對工作有著清醒全面的認識，并抱有一定的熱忱。圖書館作為知識的寶庫，為人類社會的發(fā)展與進步做出了不可磨滅的貢獻。時至今日，圖書館是人類學習知識最重要的場所之一，因此，圖書管理員的工作看似微小，實則重大，因為這份工作擔負著向讀者傳播知識、為讀者在書山引路的任務(wù)。認識到工作的重要性，有利于工作人員提高對圖書管理工作的重視程度，進而激發(fā)起工作的熱忱。在實際的工作中，往往會遇到一些瑣碎的問題。來館學習讀書的人，文化水平和年齡大小都是參差不齊的，會有文化程度較高的人來此充電，也必然會有知識儲量很低的讀者，這對圖書館里人員的耐心和服務(wù)熱情是一種考驗。擁有愛崗敬業(yè)的精神，以飽滿的熱情和溫和的態(tài)度來為讀者答疑解惑，指點迷津，才是一個新世紀圖書管理人員應有的精神狀態(tài)。
（二）奉獻精神
圖書管理的工作注定了其休息時間與其他工作的不同。在節(jié)假日的時候，圖書管理員往往正是忙得不可開交的時候。因此，在節(jié)假日的時候難免與家人聚少離多，這就需要從事圖書管理的人員具有一定的奉獻精神。只有具有了奉獻精神，才能克服工作帶來的種種困難，為讀者奉上優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（三）進取精神
信息時代，知識的數(shù)量呈現(xiàn)幾何級的增長，更新速度極快。圖書管理人員只有擁有進取精神，不斷學習吸收新的科學文化知識，才會在時展的浪潮中始終“屹立不倒”。
二、業(yè)務(wù)素質(zhì)
身為圖書管理人員，如果沒有一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)，怎么可能做好工作，為讀者服務(wù)呢？業(yè)務(wù)素質(zhì)不僅僅是指書籍的閱讀量，它主要包括以下幾個方面：
（一）專業(yè)素質(zhì)
即對圖書管理學科的知識和技能有熟練的掌握。具體包括豐富的圖書專業(yè)知識，對圖書館的工作規(guī)律和構(gòu)造熟知，對自己工作崗位的要求有清晰的認知，對圖書、期刊、報紙的采訪、訂購、驗收、登記、分類、編目、入藏、借閱、查詢、讀者管理、統(tǒng)計等的計算機圖書管理集成系統(tǒng)的操作及科學排架、規(guī)范上架、保管、裝訂、維護等人工勞動都能熟練掌握。
（二）文化素質(zhì)
圖書館藏書數(shù)量巨大，各時代、各學科的材料都很詳盡。作為圖書管理人員，如果沒有深厚的文化底蘊，在工作的時候一定會心有余而力不足。此外，對文獻和書籍進行整理、歸納，也是圖書館的日常工作之一，圖書管理人員因此必須具有一定的文化知識水平，才能勝任這項工作。
（三）信息技術(shù)
隨著人類社會進入信息時代，圖書館也告別了過去人工管理的模式，各種圖書管理系統(tǒng)相繼走入了學校和社會上的圖書館。這就要求圖書管理人員具有一定的信息技術(shù)能力，以便對現(xiàn)代化、數(shù)字化的圖書管理系統(tǒng)進行操控，必要的時候甚至還要有維護的能力。
（四）加強新老圖書檔案管理人員的經(jīng)驗交流
關(guān)鍵詞：人工智能;檔案管理;應用
檔案管理是一項重復繁瑣、枯燥乏味、并容易出錯的工作，但在人工智能時代，這種局面在未來將會有較大的改觀。人工智能在檔案管理領(lǐng)域的應用將推動檔案資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、用戶使用便利化，對檔案管理和社會服務(wù)的影響會是革命性的，呈現(xiàn)一種完全不同的情景。
一是存儲數(shù)字化，檔案柜架消失。這包括檔案的數(shù)字化采集和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案數(shù)字化采集指使用專業(yè)化的數(shù)字設(shè)備，將實物與聲像檔案中的圖文，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實現(xiàn)檔案采集的目標;數(shù)據(jù)庫建設(shè)則是用數(shù)據(jù)庫將收集和編碼的檔案數(shù)據(jù)存儲和管理起來。概括起來就是檔案生產(chǎn)資料的智能化。
二是無人檔案館，檔案的收集、整理、分類、歸檔智能化，這包括網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源智能收集、數(shù)字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價值鑒定和智能化檔案安全管理。在檔案工作中可以應用人工智能，包括應用自然語言處理、模式識別和機器學習的相關(guān)科學技術(shù)對數(shù)字檔案信息資源進行智能分類，以及應用神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)算法來讓計算機做檔案開放鑒定，它通過模仿人腦的機制來解釋和處理數(shù)據(jù)，建立大腦神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳遞信息，分析圖像、聲音和文本。機器鑒定檔案會有以下三個優(yōu)點：鑒定標準統(tǒng)一，效率高， 無須相關(guān)專業(yè)知識即可鑒定。簡單說，人工智能將使檔案管理生產(chǎn)力大幅度提升。
三是檔案管理關(guān)系將被重新定義，呈現(xiàn)的是全時空機器關(guān)系。常言說“生產(chǎn)力決定生產(chǎn)關(guān)系，生產(chǎn)關(guān)系反作用生產(chǎn)力，生產(chǎn)力與生產(chǎn)關(guān)系需要相互適應，并且在矛盾中相互促進發(fā)展”。人工智能進入檔案管理領(lǐng)域，也將帶來檔案 管理關(guān)系的重大變化，這種關(guān)系的解讀可以從人工智與檔案工作者、人工智能與檔案服務(wù)、人工智有與檔案使用者。任何一種新技術(shù)在檔案工作中應用的初期都會使檔案工作者產(chǎn)生一定的抵觸情緒，特別像人工智能這樣的技術(shù)，可以應用到檔案工作的方方面面，勢會顛覆檔案工作者的原始認知，這需要通過教育來改變。
近年來，隨著大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，人工智能技術(shù)已經(jīng)被廣泛應用于人們的生活生產(chǎn)中，其應用也將為檔案管理工作帶來了一系列歷史性變革與發(fā)展。人工智能技術(shù)應用于檔案管理中可以實現(xiàn)智能分類檢索與智能安全管理，滿足用戶對檔案管理的多元化需求。如2019 年由浙江省檔案館與國家級AI+檔案聯(lián)合實驗室（國家檔案局檔案科學技術(shù)研究所和科大訊飛股份有限公司聯(lián)合成立）（以下簡稱“聯(lián)合實驗室”）共同簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，同時為“國家級成果應用示范基地”揭牌。一項用于檔案管理的“黑科技”—科大訊飛檔案機也在今天正式亮相。AI賦能，成效顯著。目前實驗室成功利用智能語音識別和實時轉(zhuǎn)寫技術(shù)實現(xiàn)口述征集，實現(xiàn)了智能語音檔案著錄，音、視頻數(shù)字檔案檢索利用等這些革命性成果，極大的提升了檔案工作的效率;用OCR技術(shù)識別民國繁體文書類檔也取得突破性進展，識別率85%以上，達到可用級別;尤為重要的是，基于機器學習的檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)研制及知識庫建設(shè)，利用OCR識別與智能語音“雙結(jié)合”方式以及檔案行業(yè)規(guī)則和知識庫學習，對數(shù)字化加工應用的創(chuàng)新，整體效能提升40%以上。這些先進成果和技術(shù)應用，為聯(lián)合實驗室和浙江省檔案館的合作奠定了堅實的基礎(chǔ)。雙方合作以后，聯(lián)合實驗室將利用自身的技術(shù)、人才、產(chǎn)品、服務(wù)等核心優(yōu)勢，浙江省檔案館提供權(quán)威、專業(yè)的檔案管理研究資源支持，雙方共同制訂“人工智能+檔案”科研成果應用及推廣的可行性方案規(guī)劃設(shè)計，共同推動相關(guān)成果在區(qū)域性國家重點檔案保護（華東）中心和浙江省檔案館的國家重點檔案保護與開發(fā)、口述歷史采集室建設(shè)運行、音視頻檔案整理利用、檔案開放鑒定、檔案著錄等工作中的成果轉(zhuǎn)化及推廣，創(chuàng)新檔案管理工作模式，提升“智慧檔案”建設(shè)水平。聯(lián)合實驗室首款產(chǎn)品—訊飛檔案機，以檔案信息安全為基礎(chǔ)，具備高保密性。可隨時隨地進行口述史的征集整理;重大活動全過程記錄建檔。產(chǎn)品上手簡單，操作便捷，是實驗室首款既有顏值又有才華的檔案專業(yè)人工智能創(chuàng)新型產(chǎn)品。浙江省檔案館目前正在進行一系列口述歷史的搶救性采集整理工作，從此前走訪浙江籍名人，到接下來走訪浙籍老藝術(shù)家、抗戰(zhàn)老兵，包括檔案機在內(nèi)的人工智能黑科技都將發(fā)揮巨大的作用。
人工智能是研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴展人的智能的理論、方法、技術(shù)及應用系統(tǒng)的一門新的技術(shù)科學。自誕生以來，人工智能的理論和技術(shù)日益成熟，應用領(lǐng)域也不斷擴大，基于技術(shù)革命的大膽預測，未來人工智能帶來的科技變革，將會是人類智慧的一大挑戰(zhàn)。綜上所述，傳統(tǒng)的檔案提供利用服務(wù)方式一般包括閱覽服務(wù)、展覽服務(wù)和咨詢服務(wù)等被動方式實現(xiàn)，而新型的檔案提供利用服務(wù)方式主要是網(wǎng)站服務(wù)、新媒體服務(wù)、精準推送服務(wù)等主動方式實現(xiàn)。人工智能可以應用大數(shù)據(jù)人工智能對使用者的需求進行深度挖掘，及時準確地掌握使用者的個性化需求，真正地實現(xiàn)“以用戶為中心”的現(xiàn)代檔案服務(wù)，包括“萬物互聯(lián)”“萬物智能”“無時不在”“無處不聯(lián)” “無所不有”的等智能服務(wù)特點。
參考文獻
[1]張江.淺析人工智能技術(shù)在檔案管理中的應用與發(fā)展[J];決策探索（下）;2018 年08 期.
[2]楊洋.人工智能技術(shù)的發(fā)展及其在教學中的應用[J];軟件導刊（教育技術(shù)）;2018 年07 期.
[3]李曉丹.人工智能技術(shù)在教育考試中的應用[J];教育現(xiàn)代化;2018 年28 期.
【關(guān)鍵詞】高職院校；人事檔案；管理；簡要分析；現(xiàn)階段
前 言
隨著我國高等教育管理機制改革深化程度的提升，人力資源管理水平在各種類型的高職院校競爭的過程中起到的作用變得越發(fā)的重要了，假如說想要使得高職院校在越發(fā)激烈的市場競爭中謀得一席之地，一定是需要擁有數(shù)量眾多的高素質(zhì)人才的，人事檔案在人才的引進、開發(fā)以及應用等環(huán)節(jié)中起到的作用是十分重要的。怎樣才可以使得人事檔案更好的為高職院校干部人事工作提供服務(wù)，這就是一個人事檔案管理部門需要解決的問題了。
一、對高職院校人事檔案使用和作用發(fā)揮造成影響的相關(guān)因素
（一）管理水平較為低下、意識滯后性強
人事檔案是檔案學中的一個分支領(lǐng)域，從專業(yè)的層面上展開分析，人事檔案是隸屬于檔案部門包含的范圍之內(nèi)的，針對檔案人員展開的管理工作也應當由檔案部門負責，才可以為人事檔案理論研究及檔案人員的專業(yè)培訓工作順利開展奠定較為堅實的基礎(chǔ)。但是在各種類型的原因的影響之下，現(xiàn)階段我國高職院校內(nèi)部人事檔案管理領(lǐng)域中卻存在這雜亂無章這樣一種問題，有一些檔案是歸屬于檔案室來管理的，有一些是歸屬于組織部門管理的，還有一些是歸屬于辦公室來管理的。上文中提及到的這種管理歸屬問題的多元化，使得檔案記載內(nèi)容及具體使用呈現(xiàn)出一種分散的態(tài)勢，涌現(xiàn)出來了“一人多檔案”這樣的問題，難以形成系統(tǒng)、完善的綜合性檔案資料。
（二）填寫的資料并不是十分的準確
有些職教工作人員在個人履歷表、任免書以及工資審批表中填寫的資料，出現(xiàn)了年齡、具體參加工作時間以及文化程度不同這樣一種問題，比方說某些檔案中的出生年月就有三四種，從而也就會在職教工人檔案管理工作進行的過程中起到一定程度的阻礙性作用。
（三）施行的管理模式滯后性比較強
現(xiàn)階段高職院校使用到的人事檔案管理方法，局限在“看堆式”管理的范圍之內(nèi)。重視管理、輕視服務(wù)、操作難度高、反應能力比^弱，現(xiàn)代化管理水平相對來說較為低下。在對信息技術(shù)加以一定程度的應用的基礎(chǔ)上，可以使得呈現(xiàn)出不斷增長態(tài)勢的檔案信息資源實現(xiàn)暢通無阻的交流共享，從而也就可以從時間和空間層面之上為檔案使用者提供更多的方便，進而也就可以從某些層面之上使得高職人事檔案管理工作的效率和簡易程度得到一定程度的提升，但是現(xiàn)階段某些高職院校卻沒有予以信息技術(shù)充分的重視，從而也就難以使得人事檔案將其作用發(fā)揮出來了。
二、高職院校人事檔案管理工作進行的過程中應當使用到的措施
制度規(guī)范意識的強度應當?shù)玫揭欢ǔ潭鹊奶嵘趯嵺`的過程中逐漸的使得各項規(guī)程的完善程度得到一定程度的提升，依據(jù)規(guī)程中提出的明確要求的基礎(chǔ)上辦理事務(wù)，克服掉工作當中的隨意性，將檔案進口關(guān)、出口關(guān)管理好，細化收集、處理、歸檔以及節(jié)約等流程的規(guī)則，以便于可以對檔案材料的完整性和真實性做出一定程度的保證。應當將人事檔案部門設(shè)置在和人事工作有著較為密切的相互聯(lián)系的人事處當中，從而也就可以為后續(xù)的協(xié)調(diào)和材料收集工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)；其次在檔案經(jīng)費管理這個領(lǐng)域中，一定是需要對經(jīng)費的落實情況做出一定程度的保證的，并適當?shù)脑鎏肀匾挠布O(shè)施。
各個單位及部門中形成的人事檔案資料往往都是需要在處理結(jié)束之后移交到人事檔案部門中做歸檔處理的，任何相關(guān)的組織及個人都不能夠使用任何理由來積壓和滯留應當做歸檔處理的材料
結(jié) 語
總而言之，只有在實踐的過程中逐步依據(jù)本學校的實際情況構(gòu)建出完善的人事檔案管理機制，提升管理工作的水平，并積極的推行人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)，逐步的使得人事檔案向著制度化、規(guī)范化和科學化的方向轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)之上，才可以實現(xiàn)管理范圍拓寬這一個目標。優(yōu)化調(diào)整管理模式，在管理等層面之上做出創(chuàng)新，只有在使得先進的設(shè)備的總體應用能力得到一定程度的提升的基礎(chǔ)上，才可以逐漸的實現(xiàn)認識檔案工作現(xiàn)代化管理，才可以滿足我國市場經(jīng)濟發(fā)展進程向前推進的過程中提出的客觀要求，最終也就能夠更好的為教育事業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)了。
參考文獻：
人事檔案作為一項重要的人事制度，是有效評價事業(yè)單位員工的重要途徑。然而傳統(tǒng)的人事檔案制度已經(jīng)跟不上社會發(fā)展的腳步，與我國社會經(jīng)濟體制之間也存在著的較大的差距。只有將人事檔案管理工作進行不斷的創(chuàng)新完善才能改變這一現(xiàn)狀。因此，適當當代社會需求的認識制度該改革已經(jīng)在各個事業(yè)單位中進行。人事制度改革工作也是人事檔案管理在未來發(fā)展的必然趨勢。
1 人事制度改革與人事檔案管理作用機制的關(guān)系
人事制度改革是促進我國事業(yè)單位人力資源應用實現(xiàn)人才資源綜合應用的重要措施，人事制度改革不僅在人員管理制度，企業(yè)服務(wù)機制上實施人力資源的綜合能分配。人事檔案管理是實施人事制度改革的重要管理依據(jù)，事業(yè)單位作為國家建設(shè)人力資源建設(shè)的一部分，實施合理的人事檔案管理推進人事制度改革的進一步完善和發(fā)展。例如：某地區(qū)事業(yè)單位對人事檔案管理的人才資料整合、分配層次進行全面分配，提高人事?n案管理的科學性發(fā)展，引導事業(yè)單位人事制度改革向著合理機制發(fā)展。
2 人事檔案管理制度隨著社會的發(fā)展所形成了全新特征
2.1 國內(nèi)企業(yè)員工可以“有檔無存”
隨著社會不斷的發(fā)展，一些事業(yè)單位的人事制度也跟隨著社會發(fā)展的 腳步而發(fā)生一定的改變。這對人事檔案管理來說也不例外，破除了傳統(tǒng)的終身責任制度，員工可以選擇自己所喜歡的模型進行發(fā)展。
2.2 個人可以根據(jù)自身意愿選擇“無檔擇業(yè)”
社會對于人才的需求逐漸增加，傳統(tǒng)的用人機制也發(fā)生了巨大的改變。一些事業(yè)單位在招聘人才時，最為注意的就是員工在自身素養(yǎng)，同時還有與其他員工之間建立的企業(yè)合作關(guān)系，只有這樣才能提高員工在社會中的流動性。
3 人事檔案制度自身存在著的不足
3.1 人事檔案本身信息量較少，無法將個人的有效信息體現(xiàn)出來
隨著社會不斷的發(fā)展，傳統(tǒng)的信息收集模式已經(jīng)不能跟上社會發(fā)展的腳步[2]。在以往的人事檔案記錄中，主要由一些政治歷史、組織經(jīng)驗、社會關(guān)系、工作經(jīng)驗等部分組成，導致人事檔案本身的信息量較少，無法將更有價值的個人信息展現(xiàn)出來。人事制度改革打破了傳統(tǒng)事業(yè)單位“鐵飯碗”的人事檔案管理局面，事業(yè)單位中人員應用和人才選拔隨著事業(yè)單位發(fā)展趨勢變革而變革。部分事業(yè)單位中傳統(tǒng)的人事檔案管理中信息資源不明確，實施人事制度變革后，事業(yè)單位內(nèi)部人員調(diào)動性較大，導致事業(yè)單位內(nèi)部出現(xiàn)人員分配“空白”現(xiàn)象發(fā)生，造成事業(yè)單位人事調(diào)動出行檔案丟失或者信息資源不全的現(xiàn)象發(fā)生，對事業(yè)單位人事制度變革的開展造成巨大的麻煩，制約了社會主義制度建設(shè)的完善程度。例如：某事業(yè)單位內(nèi)對人員檔案信息填寫不全，實施認識制度改革后，導致事業(yè)單位中部分員工的退休年齡和養(yǎng)老保險繳納受到影響。
3.2 制度不健全，與相關(guān)法律制度沖突
根據(jù)人事檔案的制定制度得知，人們都不能直接閱讀、查閱自己或者直系親屬的人事檔案。但是，就我國當前行的形式來看，沒有完整的人事檔案管理制度，導致人事檔案管理沒有較高的封閉性，在處理人事檔案信息過程中也沒有使用科學合理有效的方法進行處理[3]。這些問題都會直接的體現(xiàn)出社會中民主制度不能跟上社會發(fā)展的腳步，也不能滿足人們的需求。
3.3 服務(wù)意識較差，缺乏進取精神
由于人事檔案管理工作具有一定的保密性，但是在實際工作期間，由于一些檔案管理的本身套件較差，防盜、防潮等措施都存在著一定的不足，很難將人事檔案進行妥善管理。再加上事業(yè)單位中的各級檔案管理工作技術(shù)存在著較大的差異，從而導致人事檔案管理工作不能進行統(tǒng)一，使信息無法正常進行共享。
3.4 檔案秩序混亂
當前，很多用人單位已經(jīng)充分認識到人才對單位和企業(yè)發(fā)展的重要性，因為，紛紛采取相關(guān)的優(yōu)惠政策來吸引專業(yè)人才。在原用人單位限制人事檔案不能辦理工作調(diào)動的情況下，用人單位使用三不要做法，不要遷移戶口、不要人事檔案、不要調(diào)出手續(xù)，這種做法雖然暫時解決了人才的后顧之憂，但造成了檔案秩序出現(xiàn)混亂。
3.5 人事檔案管理人員分配程度不合理
此外，實施人事制度改革后，企事業(yè)單位需要進行精兵簡政，實現(xiàn)人事制度的人才應用精簡化發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)部人事資源開展大幅度調(diào)動充足，部分事業(yè)單位內(nèi)部對人事檔案管理的的重視程度較低，導致事業(yè)單位中人員調(diào)動速率快，但人事檔案調(diào)動速率較低，甚至出現(xiàn)人事檔案無法對接的現(xiàn)象，不僅使事業(yè)單位內(nèi)部人事資源管理作用機制的作用性降低，同時也影響了事業(yè)單位人力資源的分配與應用。
4 人事檔案管理的改革措施
4.1 消除人事檔案對制約限制的作用
現(xiàn)階段，一些事業(yè)單位中的人事制度在實施過程中主要以合同的方式進行，這種方式已經(jīng)跟不上社會發(fā)展的腳步，只有將傳統(tǒng)的用人制度進行不斷的創(chuàng)新、完善才能改變這一現(xiàn)象，讓員工自主就業(yè)，形成一種全新的用人機制。
4.2 正確認知人事檔案管理
要正確認知人事檔案管理，建立正確的管理理念，促進管理工作的全面開展。第一，管理人員要充分重視人事檔案管理工作，提高管理地位，從整體安排管理工作，合理配置管理人員，建立和完善檔案管理的監(jiān)督體系；第二，管理人員要大力宣傳人事檔案的管理理念，使企業(yè)以及機關(guān)等每位員工都是檔案管理的參與者，將檔案管理當做基礎(chǔ)工作來做，引導相關(guān)管理人員執(zhí)行自己職責，在實際工作中提高工作水平，促進管理工作的提高。只有全員重視檔案管理工作，才可以使檔案管理更好的為全體人員服務(wù)。
4.3 破除過去“身份”的分類
傳統(tǒng)的人事檔案對每個人的身份有著非常明確的劃分，不同的身份可以享受不同的待遇。因此有必要改變這種分類，讓人們在工作期間得到其他人的尊重，創(chuàng)造出一個公平、合理的工作環(huán)境，只有這樣才能促進社會發(fā)展，提高社會中的人才數(shù)量。
4.4 做好對管理人員的培訓工作
人事制度的深化改革對管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出高要求。在新時期下，領(lǐng)導一定要選擇責任感強、工作態(tài)度認真嚴謹?shù)娜藛T從事檔案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和?R鄧刂實墓芾磽哦櫻?并且對其進行培訓教育，提高管理人員的工作能力和工作水平。同時，還要聘請專業(yè)檔案管理人員進行專業(yè)培訓，樹立正確科學的管理理念，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案管理，更新檔案管理方式。
4.5 完善檔案信息
隨著社會不斷的發(fā)展，一些事業(yè)單位對于檔案信息的公開要求也在逐漸的提升。對此，我國相關(guān)部門需要將傳統(tǒng)的人事檔案進行修改，提高檔案信息的真實性、可靠性。
4.6 成立專門的人事檔案管理結(jié)構(gòu)
當前，因為人員流動頻繁，人事檔案不能由所在企業(yè)或者單位完全控制，要成立專門的、中立的、社會性的管理機構(gòu)。檔案管理機構(gòu)要遵守國家檔案管理、勞動以及人事的相關(guān)政策、制度以及法律，接受檔案管理部門、勞動部門以及國家人事部門的檢查和監(jiān)督，制定科學的管理條款。
[關(guān)鍵詞]人力資源管理 退休 檔案管理體系
中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0150-01
職工退休一直是企業(yè)職工關(guān)心的熱點話題，而人事檔案是職工退休辦理的重要支撐和依據(jù)。因此如何做好人事檔案的管理與退休申報、辦理工作，是關(guān)系到職工切身利益，保障職工退休隊伍穩(wěn)定，已成為當前企業(yè)極為重視的一項工作任務(wù)。
一、職工退休申報與人事檔案管理的關(guān)系
按照國家有關(guān)退休政策以及退休辦理流程對職工達到法定退休年齡，符合退休政策的職工進行退休申報和審批，并計算養(yǎng)老待遇等一系列的工作。但在為職工辦理退休申報手續(xù)過程中，出生日期、參加工作時間、職稱、工作履歷等重要信息的認定需要從職工人事檔案中進行核查，這是為職工退休辦理提供資料的重要依據(jù)，職工人事檔案是記述和反映職工的歷史和現(xiàn)狀，人事檔案由原始資料構(gòu)成，包括職工歷年工作經(jīng)歷、學歷、職稱、人事調(diào)動、新職工登記表、入伍表、工資待遇調(diào)整等信息。所以職工退休與人事檔案之間有著緊密的關(guān)系，退休審批需要職工人事檔案，人事檔案內(nèi)容記載的是否清晰、準確也關(guān)系到職工的退休申報和審批。因此人事檔案管理和職工退休辦理是一個有機的整體，二者不可分離，同步發(fā)展。
二、辦理職工退休申報過程中出現(xiàn)的問題
（1）職工檔案資料記載模糊致使出生日期難以認定。尤其是職工入職或計算工齡的第一張表上的出生日期模糊或有涂改等現(xiàn)象，這就給企業(yè)的退休申報和社保機構(gòu)經(jīng)辦部門的退休審批工作帶來困難，也會直接影響到職工的退休時間。
（2）檔案資料不全，參加工作時間等退休信息不好認定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應的資料。 從目前企業(yè)的人事檔案管理中，如職工履歷、工資、職稱、崗位變動等情況的材料未能及時歸檔，有的檔案里有聘任手續(xù)資料，但變?yōu)楣と藣徫粫r，無解聘等手續(xù)，或者到新的崗位上工作，沒有新崗位任何紙質(zhì)材料及相關(guān)手續(xù)，還有的檔案記載是當兵入伍，但沒有退伍證明材料，以及職工履歷上記載是下鄉(xiāng)的，但沒有下鄉(xiāng)工齡認定材料和下鄉(xiāng)證明材料，由于檔案內(nèi)容不完整，不能反映其本人的真實情況，不能客觀地反映一個人的全貌。也不能確定職工的參加工作時間，以及職工的身份和崗位等問題，致使會影響到職工的退休和待遇計算等問題，給職工造成不可彌補的損失。
（3）人事檔案中的紙質(zhì)材料與企業(yè)管理系統(tǒng)上的電子信息不同步。隨著管理手段的提高，以及科技信息技術(shù)的進步，供電企業(yè)現(xiàn)在各項管理均利用計算機管理復雜的工作，人力資源管理方面推廣使用的是人力資源管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)中存儲了大量的人員基本信息。但是不同程度的存在有些員工的電子信息同紙質(zhì)檔案并不完全相符的問題，如紙質(zhì)檔案有材料而ERP系統(tǒng)沒有維護到位，或是ERP系統(tǒng)有信息而缺少相應的紙質(zhì)檔案。動態(tài)管理工作水平有待于進一步提高。
檔案管理工作是關(guān)系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務(wù)，現(xiàn)在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現(xiàn)出它的效果。
三、申報退休遇到問題的原因分析
（1）表象原因。首先，由于歷史因素，職工檔案缺失或者是丟失。其次，職工人事檔案的記載比較模糊，有些企業(yè)并沒有對人事檔案設(shè)定專人管理，檔案一直都是無人管理的狀態(tài)，因此檔案的涂改、前后記載差異等等都是比較常見的問題，也導致了檔案的審查工作變得非常的困難。
（2）本質(zhì)原因。職工在辦理退休手續(xù)的時候，除了有歷史原因影響之外，其檔案管理過程的不規(guī)范仍然是主要問題。我國在建國甚至改革開放初期的時候都是以經(jīng)濟建設(shè)作為主要的工作內(nèi)容來進行管理，因此對于人事檔案的關(guān)注度不高，檔案意識相對就比較落后，檔案管理思想更加如此，因此管理過程的規(guī)范性非常差。檔案管理人員自身的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的差異也讓檔案管理工作質(zhì)量好壞不一，人事檔案并沒有作為企業(yè)的重要工作來開展，檔案丟棄也是因為管理疏漏導致的，因此這一現(xiàn)狀是比較嚴重和主要的問題，目前這一狀態(tài)還是沒有獲得很好的改善，因此需要建立起全局人事檔案管理的思想。
四、建立人事檔案管理體系，提升檔案管理工作。
（1）強化檔案管理認知能力。職工檔案作為企業(yè)職工退休的一個重要依據(jù)，是每一個職工都需要的重要資料，當這個資料沒有獲得妥善的管理和保護的時候，其企業(yè)職工的權(quán)益就會收到損害。所以加強企業(yè)各部門對于檔案管理的認知能力是提升檔案管理工作質(zhì)量的首要任務(wù)，讓檔案管理的軟硬件設(shè)施能夠符合規(guī)范要求，制定出相應的管理制度來確保檔案的質(zhì)量和安全性。
（2）組建檔案管理隊伍。檔案管理工作需要由專人來執(zhí)行，那么組建一支高效、高水平的管理隊伍就是非常有必要的事情，當前的檔案管理隊伍正是因為能力不足、水平不高，才會容易出現(xiàn)檔案管理問題，因此企業(yè)的檔案管理部門應該對其員工進行培訓或者引入新的高新技術(shù)人才，讓檔案管理工作能夠規(guī)范、嚴格，這樣企業(yè)職工的檔案才能夠獲得妥善的管理和保存。
（3）增加企業(yè)檔案管理培訓項目。單位檔案部門的人員素質(zhì)高低不齊，因此為他們開展專項培訓，提升他們的技能水平，能夠顯著的改善目前的問題。檔案部門管理人員的素質(zhì)通過培訓項目有有針對性的培養(yǎng)和強化，能夠讓他們在不影響自身經(jīng)驗的同時，增加業(yè)務(wù)能力，這樣等同于提升了檔案管理工作的質(zhì)量，為企業(yè)職工的檔案管理提供了保障。
（4）建立職工知悉人事檔案的相關(guān)機制，建立人事檔案監(jiān)督檢查機制。人事檔案管理工作非常的紛繁復雜，涉及的內(nèi)容多，牽涉的部門廣，因此其工作需要建立一個多層面、立體的監(jiān)督考核制度，通過檢查制度來督促檔案管理人員的工作質(zhì)量，通過定期或不定期對檔案資源進行抽查和檢查，能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范，滿足時效性和規(guī)范性的要求。
（5）嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度。人事檔案管理工作要順利的進行，需要有一套嚴格的檔案管理規(guī)章制度來保障檔案收集、鑒別、轉(zhuǎn)移、查詢等一系列工作的有效運行，因此應當建立、健全《人事檔案收集制度》、《人事檔案利用權(quán)限轉(zhuǎn)移制度》、《人事檔案查詢制度》等制度，并且嚴格要求各單位按制度辦事，確保檔案管理工作的有效開展。
企業(yè)退休職工的申報和檔案管理之間的聯(lián)系非常緊密，檔案作為他們退休資料的一個基礎(chǔ)，如果不能夠保證其完整和完善，那么就會影響對職工退休各項福利的管理，損害了員工的利益，因此檔案管理工作必須要正確的認識，放在一個高度上來對待，加強檔案管理工作人員的素質(zhì)，提升檔案管理工作質(zhì)量，能夠讓企業(yè)退休職工的申報工作更加順利。
參考文獻
