時間：2023-05-24 18:03:29
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文獻標識碼： A一、當前檔案管理工作存在的問題
檔案管理觀念落后，重視不夠：檔案管理工作者在觀念認識上比較落后，認為自己就是一個“倉庫管理員”，只負責各種資料的收集和整理，對于現代化的檔案管理的重要性沒有足夠的重視，認為保管好就行，處于了一種松懈、安于現狀的狀態，落后的檔案管理觀念，缺乏現代化創新意識，嚴重影響了檔案管理規范化的進程。
檔案管理人員素質有待提高：檔案管理工作是一個需要有一定責任心，工作認真、細心、嚴謹的崗位，專業素質要求也較高。然而目前檔案管理工作人員多數綜合素質偏低，新時代新形勢對檔案工作人員的素質的要求更高，管理者的整體素質問題更加嚴重。對于檔案管理工作缺乏認識和重視，安排一些年齡偏大、兼職、新調動人員做檔案工作，導致檔案工作的質量得不到保證，嚴重影響管理工作的效率和水平。 管理技術手段落后，設施陳舊：同樣由于對檔案工作的重視不足，財力投入偏少，使得陳舊的檔案管理的設施得不到更新，基礎設備缺乏，很多檔案室存在到不到規定的安全指標，建設不規范、不標準，嚴重阻礙了檔案管理現代化的建設。二、檔案管理規范化的重要性及研究1檔案管理規范化的重要性檔案是一個單位能否健康發展的重要因素，隨著時代的快速進步，檔案的管理工作也更為重要，受到社會各界的重視。要想使檔案工作適應新時展的腳步，做好檔案管理的規范化是實現檔案工作現代化的重要條件。檔案對單位的各種決策、提議都提供了有價值的依據，檔案管理的規范化能為今后檔案的使用提供方便，對單位的信息采集起到的巨大的作用，發揮出了檔案的最大貢獻。2檔案管理規范化的前提工作是公文制發公文經過轉化才演變為今天的檔案，所以在公文制發中一定要妥善處理好規范化的問題，為提高檔案的總體質量以及實施規范化的管理打下堅實的基礎。公文用紙的質量要符合標準，紙的尺寸、規格要統一規范。制發公文的簽發手續是否符合審批標準，公文的標題是否準確無誤，抄送單位和主送單位是否準確，其落款同公文是否相同。公文的使用文種要合理、格式也要規范，文中不能出現簡稱以及不規范的字，這樣做有利于標準化檢測手段的實施。公文上的字跡要清晰牢固，不僅是公文還是各種報表、記錄、批注，都不能使用容易褪色的筆，要保證字跡的清晰明了有利于長久保管。3檔案管理規范化的保證是提高檔案的質量通過很多的實踐證明了，影響檔案價值的因素中最主要的就是案卷材料是否完整，而案卷裝訂質量和立卷方法則成為影響檔案工作規范化的主要因素。所以在檔案管理規范化的工作中，首先要重視案卷裝訂方面的質量問題，其次重視解決立卷方法上的問題，這樣做有利于檔案的規范化管理。4檔案管理規范化的關鍵內容是“以我為主”的歸檔原則檔案管理規范化的任務就是實現檔案管理利用價值的最大程度，而實現這個目標的關鍵就在于“以我為主”的立卷歸檔工作。“以我為主”原則就是指文件以本單位形成的文件為主，這不僅是我國歸檔工作中堅持的一條原則同時也是有效推進檔案工作規范化的一條重要原則。它要求我們在執行《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎之上解決好以下三個問題：（1）在堅持執行“以我為主”原則的前提上，要維護全宗的完整性。（2）明確立卷歸檔中的重點以及合理的分工。要在《以我為主》的原則下明確立卷歸宗的重點方向，工作中要特別注意在內容形式上有很都相同點的文件，降低檔案管理中的重復率，整體提高檔案利用的效果。（3）要把握好文件立卷歸檔的時效性，對現行階段任務的可以進行立卷歸檔，但是對沒有完成的則不能立卷歸檔，否則就會造成檔案管理的混亂。三.檔案管理規范化的改革目標
科技不斷發展創新，檔案的管理技術逐步發展得更深層次。以前的傳統管理方式都是以人力資源來管理，最近的檔案管理根據用戶的需要在不斷提高，不僅在服務質量上有所改進，在不同層面也用不同方法進行嘗試。
我們分析檔案信息化管理的情況，檔案管理技術的大致發展趨向為：對檔案進行綜合化、分布式管理。要想實現綜合化、分布式的管理是需要對管理系統進行多樣的改造。在信息管理中，我們要不斷的做到一對多的完善工作，例如，可以用一臺計算機可以同時兼顧多臺計算機的檔案管理，這樣就可以有效的節省時間，而且會使工作的多臺計算機相互之間聯系起來，在檔案的管理系統中，我們可以利用web對系統進行檢測，同時，我們也要不斷的完善檔案的目錄，做到能夠“快”“準”的找到自己所需要的檔案。這樣做的好處既對管理者有利，又對查閱者有利，管理者可以減少很多不必要的麻煩，查閱者又可以通過系統和目錄很快的找到自己所需要的檔案，對工作效率會有顯著的提高。 四、檔案管理規范化措施1嚴格規范檔案管理日常工作單位可通過制定明確的規章制度，確定檔案工作人員的分工，職責及權限，使得檔案工作人員的日常工作的進行有條不紊。實行責任到人制度，促使工作人員之間相互敦促相互監督，讓消極懈怠不負責任的行為無處遁形。在制定一套明確合理的考核評估及獎勵處罰規定，以引導促進檔案日常管理工作規范高效，并緊跟時代的步伐，走向現代化的進程。2.從“利民”角度出發，拓寬服務渠道
新形勢下，計劃生育檔案管理工作規范化具有重要意義，有利于實現信息互通、方便管理決策、為流動人口提供服務。但目前管理工作存在不足，需要采取改進和完善措施；健全制度，明確責任；增加投入，強化管理；健全臺賬，規范管理；改進服務，注重檔案資源的有效利用。
【關鍵詞】
計劃生育檔案；檔案管理；規范化；管理制度；資金投入
為提高計劃生育服務水平，確保各項工作的制度化和規范化，采取相應措施，提高檔案管理水平，促進檔案管理規范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，制約檔案管理水平的提升，需要采取措施改進和完善。
一、新形勢下計劃生育檔案管理工作規范化的意義
采取相應措施，推動檔案管理規范化具有重要作用，也是必須重視和關注的內容，其重要意義表現在以下方面：
（一）有利于實現信息互通。規范檔案管理，有利于檔案管理人員和利用者進行有效交流和溝通，為檔案資料查閱和利用創造便利。通過對檔案信息的記錄、采集和查閱，可以對計劃生育檔案的政策法規、生育指標、生育措施、優惠政策等資料進行整理和歸納。進而有效解答人民群眾遇到的疑惑和困難，促進信息有效交流和溝通。
（二）有利于方便管理決策。計劃生育檔案記錄計劃生育檔案政策的執行和落實情況，采取措施促進檔案管理規范化，有利于管理部門在作出相關決策時，具有可靠的參考資料和依據。在制定計劃生育決策時，通過查閱各項歷史資料和記錄，進行對比和分析，然后結合當前計劃生育工作實際，有針對性地制定解決方案。不僅提高決策水平，還能推動計劃生育各項工作順利進行。
（三）為流動人口提供服務。促進計劃生育檔案管理規范化，建立并完善檔案管理制度，能對流動人口的數量和方向進行準確把握，及時掌握流動人口的婚育情況，了解不同地區計劃生育執行效果和人口流動情況。并且還可以實現信息交流與互動，構建計劃生育信息交流平臺，防止工作疏漏，促進計劃生育檔案管理水平的提高。
二、新形勢下計劃生育檔案管理工作的不足
由于相關制度沒有嚴格落實，一些管理人員素質偏低，制約檔案管理水平提升，存在的不足表現在以下方面：
（一）制度缺失。一些單位的計劃生育檔案管理制度不完善，相關人員職責不明確，制約各項工作有效開展下去。獎懲激勵機制不健全，難以有效調動管理人員的積極性。管理人員的培訓機制不完善，難以有效提升管理人員素質，對計算機技術的掌握程度不夠，制約檔案管理工作水平的提升。
（二）投入不足。相關單位將工作重心放在其他方面，對檔案管理不夠重視，資金投入不足，難以有效提升檔案管理工作水平。由于資金缺失，計算機、掃描設備等投入不夠，忽視設備更新和完善。管理人員培訓的資金投入不足，難以提高他們的素質。獎懲激勵機制不健全，制約管理人員素質的提高。
（三）管理不當。一些檔案管理人員的責任意識淡薄，管理臺賬不完善，沒有嚴格執行管理規范措施。對檔案資源的開發和利用存在不足，管理流程不規范，難以提高計劃生育檔案管理水平。
三、新形勢下計劃生育檔案管理工作規范化的路徑
為彌補存在的不足，推動檔案管理規范化，可以采取以下改進措施：
（一）健全制度，明確責任。建立健全完善的檔案管理制度，明確管理人員職責，推動管理工作制度化和規范化。建立并嚴格落實責任制，讓檔案管理人員認真履行職責，嚴格落實各項制度措施，提高管理工作的規范化水平。建立完善的管理人員培訓制度，落實獎懲激勵機制，讓管理人員努力開展工作，提高計劃生育檔案管理水平。
（二）增加投入，強化管理。增加相應的資金投入，合理安排檔案管理預算，滿足各項工作需要。資金投入用于管理人員工資、管理人員培訓、計算機和掃描設備的購買和更新等。要加大資金投入，滿足檔案管理的資金需要，為各項活動順利開展提供資金支持。重視資金使用的監督和管理，確保各項資金落實到位，使其為計劃生育檔案管理工作的有效開展提供保障。
（三）健全臺賬，規范管理。根據計劃生育檔案管理的相關規定，制定健全完善的制度措施，有效規范檔案管理。在建立健全本單位檔案資料管理制度的同時，還要嚴格管理規章制度，明確相關人員的職責和權限，推動檔案管理規范化。另外還要建立并完善本單位的檔案卷宗目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、查詢借閱登記簿、利用登記簿等。建立計劃生育檔案安全檢查、檔案庫存溫度和濕度記錄簿，有效規范和引導各項工作，努力提高檔案管理水平。
（四）改進服務，注重利用。提高檔案管理人員素質，改進服務，為檔案資料使用人員提供熱情、周到的服務，提高人們的滿意度。構建完善的管理服務系統和信息平臺，方便檔案資料查閱。注重對計劃生育檔案資料的查閱和利用，對檔案資料進行整理和匯編。從而為決策者提供便捷服務，讓利用人員能夠高效、便捷、迅速使用所需要的檔案資源，最大限度挖掘檔案的利用價值，為計劃生育各項工作順利開展提供參考和依據。
四、結語
總之，推動計劃生育檔案管理規范化具有重要意義。作為管理人員，應該明確不足，健全并落實各項制度措施，增加資金投入，注重檔案資源利用和開發。從而有效規范檔案管理工作，提高服務水平，為計劃生育各項工作開展提供更加優質的服務。
作者：潘之柱 單位：菏澤市巨野縣衛計局
【參考文獻】
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[2]武麗榮.人口與計劃生育檔案規范化管理途徑[J].蘭臺世界,2014(6)：67.
關鍵詞：醫院 檔案管理 規范化 可行性 探究
一、傳統管理檔案的方法嚴重阻礙了對信息資源的科學合理利用
傳統管理檔案的方法主要是指在次年的第一個季度對前一年醫院工作中的全部檔案信息資料進行科學的整理，并且對其進行分門別類的立卷和歸檔。然而，醫院全年工作總結中的各項具體數據主要還是來源于各科室的各種總結報告和統計方面的報表，并且只能從眾科室的眾多材料中將所需要的各種數據信息提取出來。造成這種復雜情況的原因主要與以下幾方面有關：第一，醫院檔案管理的方法仍然采用的的傳統的管理方法，檔案管理尚未形成一個完整的規范制約。第二，醫院各科室的主任大多都是專業性非常強、技術水平高超的干部，一般在業務管理方面肩負著重要的責任，并且還肩負著對各科室進行行政管理的重要使命，但是部分主任對于行政方面的管理工作不熟悉的情況普遍存在，相應的便對檔案的收集和整理并不是十分的清楚，再加上行政管理工作本身與和各科室的業務工作聯系并不密切，便使得科室內的主任在行政管理工作中的狀態是十分的被動，檔案的管理工作也就更難形成科學的體系。因此，在醫院檔案的管理中對信息收集不全面、重復利用信息等現象經常出現。為確保能夠更好的利用醫院檔案信息資源，更好的為人民服務，醫院就必須對新的管理檔案的方法和有效途徑進行深入的探究，從而保證醫院檔案信息的不會流失，并且不斷充實醫院在衛生方面的信息，從而能夠最大限度的保證醫院檔案信息資源使用價值的有效發揮。
二、將收集檔案工作的重心轉移到各科室的管理上
為更好的適應社會主義市場經濟的發展需要，和基于一切為了病人的服務理念，醫院逐漸形成了以各科室的龍頭管理模式，并且將收集檔案工作的重心轉移到各科室的管理上面。同時為保證更好的為臨床一線服務，醫院檔案收集工作就必須有所改變和提高，通過更上一個全新的臺階，來實現信息資料的系統化、科學化、完整化的收集和整理，并且醫院的檔案管理工作朝著更加規范化和科學化的方向發展。利用這種方法不僅可以將各科室的具體情況系統化的反映出來，并且還能通過報表中的具體數據及時的發現問題，并采取針對性的措施進行及時的整治，從某種意義上講這非常有利于科室主任全面掌握各項情況，是做好總結性報告和提高報告水平的重要依據。
三、醫院各科室檔案管理工作規范化、可行性的嘗試
根據醫院的實際發展情況和經濟條件，可以建立專門的檔案室評審，不僅與目前醫院所進行的醫療衛生條件改革相應，并且將檔案工作的管理工作在每個科室內滲透，從而最大限度的發揮重要作用。一方面，它完全不需要動用科室大量的人力、物力以及時間去進行各項資料的整理和收集，也不需要專門人員去進行管理，只需要制定科室內的一個技術人員在規定時間內不耽誤自己工作任務完成的同時，花費少量時間在表格內容和要求的提示下，將科室工作中的各項數據通過文字記載的方式真實的記錄下來。另一方面，表格的填寫對于推動科室的工作的進展、主任的管理、新業務新技術的科學研究以及行政管理等具有非常重要的作用。
四、有效解決醫院各科室檔案管理工作難題的重要方法和有效途徑
醫院科室的檔案管理工作對管理整個醫院都起著非常積極的作用，但是任何新事物的出現和發展的過程都不是一帆風順的，都是在艱y困陷中逐漸成長和發展起來的，醫院檔案的管理也不例外。因此，相關的檔案管理者要積極的開動腦筋，使檔案管理的工作在大多數人的支持、理解中獲得不斷的發展。第一，要得到醫院領導和各科室主人的理解和大力支持，通過采取各個擊破的方式，并將實踐付諸于行動中，使他們都能夠對這項工作有所了解，明白其中所蘊藏的重要意義和目的，并將具體的實施辦法講解清楚，在此基礎上對他們進行一定的動員，確保其能夠積極主動的接受這項工作。第二，在非常具有代表性的醫院進行試點，并與其他未采用這種方法科室在年終的評比活動中進行科學有效的對比，從而將其本身的對醫院管理發展的重要作用凸顯出現，為檔案管理工作在醫院整個管理的正常實行打下牢固的基礎。
五、結語
隨著社會經濟的快速，以計算機為載體的電子信息技術獲得了巨大的進步。檔案作為醫院管理中的至關重要的組成部分，是醫院得以正常運行和發展的重要保障。為適應社會發展和醫院的實際需要，必須加強對醫院檔案的管理，使其能夠根據管理工作的重心，有針對性的展開工作，通過重點分析隱藏在其中重點問題，做出科學的決策以此來有效促進醫院檔案管理工作朝著科學化的管理方向發展。綜上所述，本文通過對醫院檔案管理工作的重要性進行了仔細、科學的分析，并在此基礎上經過深入的分析和考慮，從傳統管理檔案的方法嚴重阻礙了對信息資源的科學合理利用、將收集檔案工作的重心轉移到各科室的管理上、醫院各科室檔案管理工作規范化、可行性的嘗試以及有效解決醫院各科室檔案管理工作難題的重要方法和有效途徑等方面對醫院檔案管理規范化的可行性進行了科學有效的探究，從而為醫院檔案管理水平的有效提升和新時期醫院的健康發展具有非常重要的意義。
參考文獻：
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關鍵詞：高職院校；檔案管理；規范化
高職院校檔案管理脫胎于企業檔案管理，在對檔案管理工作進行完善過程中，更多地借鑒了其他高校成熟的檔案管理經驗。高職院校檔案管理的本土適應性差，契合高職院校的檔案管理規范與措施的缺失，使得高職院校檔案管理不能與院校建設相適應，造成檔案利用率低、學術成果不能更好地推廣，檔案資源未能更好地推動高職院校健康發展，反而成為其發展的阻力。要改變高職院校檔案管理現狀，首先要在思想認識層面端正對檔案管理的態度，充分地認識到檔案管理的重要性，其次在制度方面進行有效規范，使檔案管理規范化、體系化，最后在資源上進行傾斜，使檔案管理網絡化、信息化，使檔案資源的作用得以充分發揮。
一、高職院校檔案管理存在的問題
總結而言，高職院校檔案管理存在兩個突出問題，其一是對檔案管理重要性的認識不足，其二是對檔案資源利用率低下。首先，對檔案管理重要性的認識不足，使檔案管理工作長期處于學院管理的底層位置。高職院校現階段將主要管理精力放在教學管理中，學科建設、學術研究、學生管理等工作是學院管理的重點，對待檔案管理的態度則是需要時查閱，不需要時無人關注。陳舊管理制度下的檔案管理，也不能發揮出檔案資源的價值，在學院建設中，對檔案管理的資源投入較少，管理人才滯后、管理設備落后等因素，嚴重制約檔案管理的正常發展。其次，對檔案資源的利用率低下。現階段高職院校檔案管理中，檔案資源只是作為被查詢的資料，被動服務于高職院校建設，而檔案管理的目標，是檔案資源主動服務于高職院校建設。檔案資源的利用率低還表現在檔案資源的共享性差，區域內高職院校的檔案管理工作各自為政，導致檔案管理的重復建設，檔案資源不能共享，使得檔案資源的深層次價值不能更好地挖掘出來。
二、高職院校檔案管理規范化路徑
規范高職院校檔案管理，應從以下幾點做起：以制度為保障，以人員為基石，以技術為支撐，以服務為目的。
（一）以制度為保障
統一化、科學化的管理機制才能保證高職院校檔案管理工作的順利開展，才能實現檔案管理工作的標準化和規范化。高職院校應出臺針對檔案管理的規章制度，以此來強化檔案管理，使檔案管理真正成為高職院校管理的重要環節。高職院校檔案管理制度的出臺，要借鑒成熟院校檔案管理的先進經驗，并以自身特點作為基礎，對檔案管理中的各個環節進行規范，制定行之有效的檔案管理制度。
（二）以人員為基石
檔案管理工作的質量與工作人員的素質密切相關。現階段檔案管理工作未受重視，檔案管理工作人員也是魚龍混雜，普遍認為檔案管理工作所需要的專業性不高，因此擔任管理的人員多不是專業出身。另外，由于對檔案管理工作的認知誤區，使檔案管理工作待遇不高，難以留住專業人才，人員流失現象嚴重。如果要把檔案管理工作提升到一個新的臺階，就必須建立一支專業性強、有責任心、綜合素質高的隊伍。在吸收專業人才的同時，也要注重現有員工的知識更新，輪番進行技能培訓，使專業的管理團隊成為檔案管理工作全面提升的動力。
（三）以技術為支撐
高職院校應積極推行檔案管理信息化系統，使檔案的收集、整理、檢索更加高效。完善高職院校辦公自動化的建設，將文獻資料進行數字化處理，豐富檔案資源拓展檔案服務范圍。在檔案管理中，不僅要對傳統的管理模式進行優化，更要結合信息技術、網絡技術、大數據技術等，以技術手段提高檔案管理效率，提高檔案資源利用率。
（四）以服務為目的
傳統的檔案管理，更注重檔案的歸檔、保存，新時期的檔案管理，其目標是檔案資源價值的深層次挖掘。檔案管理要突破傳統觀念，檔案資源不僅是記錄歷史的憑證，更要成為建設高職院校的武器。
三、結語
綜上所述，高職院校檔案管理的規劃化，要從思想認識入手，以行之有效的制度規范檔案管理的各個流程，做好高職院校檔案管理工作，提高檔案管理部門的服務質量與服務意識，立足于檔案管理工作是服務于院校建設的基本點，進一步推動檔案管理的數字化建設，為高職院校的發展做出應有的貢獻。
參考文獻：
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【關鍵詞】新農保；檔案管理；研究
新型農村社會養老保險（以下簡稱“新農保”），是繼農村地區取消農業稅、開展農業直補、建立新型農村合作醫療等政策之后農村的又一項重大惠農政策。新型農村社會養老保險制度遵循的是“保基本、廣覆蓋、有彈性、可持續”的基本原則，根據黨的十七大和十七屆三中全會精神，國務院決定從2009年起開展新型農村社會養老保險的試點工作，至此，新型農村居民養老保險檔案管理工作同步開始建立和開展起來。
一、新農保檔案管理規范化的意義
1.有利于維護農村居民的合法權益
實施規范化的新農保檔案管理，是保證全體參保農村居民利益的最好保障。農村居民參保新農保，需要提供個人相關證明資料并經審核通過才可參保，需要定期交納參保費用并留存信息，參保資金合法使用計息并歸入相應帳戶，養老資金依法支付并核算收支狀況，各環節管理均要制定規范化的程序和制度，才能維護參保農村居民的合法權益不受侵害。參保農民的檔案信息是證明農民參保、付費并享有養老保險待遇的主要依據，是農村養老保險管理工作的重點，因此，在檔案管理全過程中要嚴格遵照國家相關法律法規和規章制度開展工作，使新農保檔案管理有法可依、有據可循，讓參保農民放心，令參保農民信服，才能更好地保障全體農民的合法權益。
2.有利于城鄉養老保險的統一和公平
開展規范化的新農保檔案管理，是建立統一的城鄉居民基本養老保險制度的基礎和保障。2014年國務院《關于建立統一的城鄉居民基本養老保險制度的意見》中提出，到2020年前，全面建成公平、統一、規范的城鄉居民養老保險制度。我國三項養老保險制度的銜接合并，首先需要的就是信息資源的整合和完善，還需要詳盡的檔案信息資料、相似的檔案管理方法、一致的檔案管理模式以及相同的信息管理系統，這些都有利于城鄉養老保險制度的統一。我國三項養老保險制度的同步推進，體現了國家對農村農民的重視，體現了在社會保障面前人人平等，體現了我國社會主義的公平正義。
3.有利于農村養老保險管理工作效率的提升
建立規范化的新農保檔案管理，是提高政府管理效率的最好方法。規范化的資料采集收錄、資料歸納整理、資料查詢利用，大大降低農村基層檔案管理的工作難度和強度，提高檔案管理工作效率。同時規范化的檔案管理工作反過來也促使農村養老保險資金的籌集、分配、使用更加科學合理，形成互相制約互相促進的機制，有利于農村養老保險檔案管理整體水平的提高，有利于新型農村養老保險制度的可持續發展。
二、新農保檔案管理中存在的問題
1.農村基層檔案管理人員重視程度和專業程度不夠
農村基層的檔案管理工作一直是整個檔案管理的薄弱環節，部分地區沒有專職的檔案管理人員，只是隨意的安排人員處理檔案工作，重視程度嚴重不足。個別地區的領導甚至沒有檔案管理的意識和觀念，根本認識不到檔案管理的重要性，無視上級部門對檔案管理的要求和監管。注重直接利益、眼前利益、短期利益，完全是一種短視行為。對于檔案管理這種不能直接創造收益的工作、不能立竿見影看到效果的工作或者認為只有投入沒有任何產出的工作放任自流，任其發展。這種不規范的檔案管理直接造成對參保人員信息統計不全面、不準確，影響正常養老保險工作的進展，也極大地影響了參保人員的積極性，阻礙了新農保的普及推廣。農村地區養老保險檔案管理人員專業能力差別很大，專業素質參差不齊。檔案管理工作人員不固定，流動性太強，崗位調整頻繁，普遍采用兼職人員，即使是專職管理人員也很少具有本專業知識，都是轉行過來，缺乏檔案專業人才。沒有專業人才，很難勝任繁瑣復雜的檔案管理工作，隨著農村養老保險參保人員不斷增多，城鎮養老保險的接續銜接，檔案資料會越來越多，工作會越來越零散，管理難度會越來越大，沒有很好的檔案管理能力，沒有統籌的管理思路，沒有規范化的操作方案，檔案管理工作只會拖累養老保險進程的推進，阻礙我國社會保障改革的發展。
2.農村養老保險檔案資料損毀丟失現象嚴重
基礎設施匱乏，基本辦公條件不具備。有些農村地區養老保險機構自身辦公場所很簡陋，甚至沒有獨立的辦公場所，都是和其他部門合署辦公，專門的檔案室更不具備，收集的參保人員資料隨意放置，沒有建檔歸檔，沒有整理梳理，損毀丟失現象時有發生。即使有檔案室，檔案資料擺放整理混亂，沒有條理，一旦發生參保人員調入調出，資料變更情況、查詢、改動都很困難。由于經常性的翻動查找，有些資料發生損壞，信息被破壞。個別農村地區養老保險檔案管理還未完全實現電子化、信息化、網絡化，甚至連基本的電腦都不具備，檔案管理難度很大，檔案信息很容易遺失。保障措施不到位。檔案管理部門安全防范意識差，措施不得力，衛生條件不合格，檔案資料容易發生受潮、霉變、蟲蛀，甚至發生水淹、火災、腐爛，偶爾還有失竊現象發生，資料受損、毀壞、丟失，造成無法挽回的損失。
3.缺乏統一的檔案管理標準和規章制度
目前養老檔案管理方法還不一致，管理程序還不明確，管理體系還不健全，管理制度還不規范，各個環節均存在不同程度的問題，致使檔案資料管理效率低下。資料是否留存、是否銷毀、是否歸檔、是否分類，農村居民養老保險跨地區轉移如何延續，城鄉養老保險如何轉換，各地檔案管理還處于各自管理、各自為政的局面，尚未形成統一的規范化的管理制度。檔案管理標準的缺失，缺少相應的檔案管理規章制度，就無法進行統一的約束和監管，檔案管理的規范化就無法實現。即便很多地區制定了相應的管理標準和規章制度，但實際執行過程中仍然存在很多漏洞，缺乏管理的嚴謹性、高效性和規范性。管理中任何環節的疏忽和遺漏，都可能影響到參保農民利益，影響到保障資金公平公正的運行。比如，目前比較嚴重的問題主要體現在對參保農民的信息管理的更新不及時。每年都會有農民參保，每年都會有適齡人群達到補償標準，也會有一部分逝去的老人，不能按照規章制度定期開展檢查和核實，不能及時修改和完善信息，并將造成信息收集的錯誤，從而影響部分農民的利益和保障資金的分配使用。隨著我國老年人越來越多，新農保檔案管理難度會越來越大，各種新問題也必將不斷出現。
三、提高新農保檔案管理規范化的對策
1.加大農村檔案管理的宣傳教育，提高管理人員的整體素質和能力
對農村基層管理人員加強宣傳教育，檔案管理絕不是可有可無，讓他們認識到檔案管理工作的重要性，逐漸建立起日常資料留存歸檔的習慣，提高日常檔案管理的意識，不斷提高養老保險檔案管理的質量和效率。農村參保人員人數眾多，分布廣泛，人口流動性大，這些都給養老保險機構帶來很大困惑，檔案管理起來愈發復雜繁瑣，管理難度巨大，所以檔案管理工作人員需要有細心認真、一絲不茍、高度負責的態度，看似簡單枯燥，實則要求很高，需要農村養老保險機構配備合適人員從事此項工作，不能隨意安排。檔案管理工作需要有比較固定的專業人員從事，崗位人員調整不能過于頻繁，謹慎使用兼職人員。養老機構還要統一對檔案從業人員定期進行培訓，并對培訓效果進行考核，考核合格者方可從事檔案管理工作。隨著農村養老保險工作的不斷深入，檔案管理也要與時俱進，跟上養老保險改革的步伐，檔案管理要統籌安排、整體梳理、細化分解，做到越來越規范化、專業化。專業人才是養老保險檔案管理發展的基礎，因此要加大人才培養力度，組建專業人才隊伍，提高人才整體素質，為檔案管理人才搭建學習交流的平臺，共同研討，共同提高。
2.加強檔案管理軟硬件建設，保證檔案資料的完整
規范化的檔案管理需要完善的基礎設施作為保障，需要完備的軟硬件條件作為基礎。縣鄉村各級養老保險機構均要提供相應的辦公區域，配置相應的辦公條件，方便檔案管理工作的順利開展。辦公場所要科學劃分、分區明確，保證各項工作不受干擾。我國已進入大數據時代，先進的檔案管理是電子化、信息化、網絡化、自動化的結合，農村養老保險檔案管理要跟上信息時展的步伐，所以要利用先進的檔案管理技術，實現信息資源共享。個人信息個人可以通過網絡隨時調取查詢，信息變動隨時監控，使檔案管理更加現代化和規范化。各級政府部門必須加大投入，全面采用電子網絡化辦公，使用統一的養老保險參保軟件，整合城鎮居民和職工養老保險各種信息資源，共同納入我國社會保險子系統，為我國“金保工程”建設打好基礎，全面提升社會保障各項業務的管理水平。養老保險檔案信息關系到全體參保人的利益，必須高度重視，嚴格管理。檔案信息的保存要求很高，無論是紙質版還是電子版檔案材料，在保證空氣通暢的環境下抓好各方面細節，房間溫度濕度控制要適宜，需要做好防火、防盜、防水、防潮、防光、防蟲、防鼠、防塵“八防”措施，電子版資料還要做好備份和日常檢查工作，杜絕一切安全隱患，確保檔案質量，避免損壞。
3.完善養老保險檔案管理規章制度，保證管理方法的科學性
檔案管理各地區要遵循統一的管理方法，明確的管理程序，制定完善的規章制度。檔案管理的每一個環節都應該有科學的管理方法作為指導，明確的管理程序作為保障，規范的管理制度作為約束，管理人員按照標準管理體系按章辦事、依法管理。如建立人員責任制度、收集制度、整理制度、存檔制度、保密制度、統計制度、歸檔制度，等等。縣鄉村各級工作人員要分工明確，責任到人，制度上墻，按照制定好的工作程序和要求，科學有序的開展各項檔案工作。檔案管理是一項長期的持續性的復雜繁瑣的工作，需要嚴格按照工作流程和規章制度辦事，做到定期更新參保農民信息，及時調整檔案歸類，工作人員要深入農村基層，掌握參保農民的最新詳細信息，相應的及時修改和補充檔案資料，保證信息的準確性和時效性。在檔案管理規范化的基礎上，同時檔案管理還要有一定的靈活性，面對復雜的工作要學會化繁為簡，在工作中探索新的管理方法和手段，提高檔案管理工作效率。新農保經過8年的發展，已經完成了初期建機構、保基本、廣覆蓋的階段，進入可持續發展時期，所以必須對新農保進行規范化管理，才能保證和城鎮居民養老保險的順利合并，保證和城鎮職工養老保險的銜接有序，最后實現全國養老保險制度的統一。
【參考文獻】
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關鍵詞：檔案管理；規范化；標準化
科學化規范化的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應改革開放的需要，開創檔案管理工作的新局面，很多人在認識上存在一個誤區，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。多年來，檔案管理工作對我國經濟發展和現代企業制度改革發揮著至關重要的作用。要規范化管理好檔案工作，就必須立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，完善檔案管理工作的新要求，激發檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感。使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路，為經濟建設和社會進步發揮更大作用。
一、全面普查案卷
這是實現檔案管理規范化、標準化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準確，有案卷標題不規范或無標題，有缺少卷內目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重復現象，也有相當一部分無查考價值的文件充數其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現重復與低效率的情況。
二、提高案卷質量
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。
三、注意有效的維護全宗的完整性
在堅持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護全宗的完整性。“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
四、嚴格立卷歸檔原則
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。
二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
五、用“關鍵詞”替代“主題詞”
用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關于廠房基礎建設施一事的關鍵詞有人寫“基本建設”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統一規范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發展趨勢：比如設備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規劃。
六、實施“以我為主”的歸檔原則
實現檔案保管的完整化、價值的最大化和檢索的便捷化是當代檔案工作規范化、標準化的根本目標。近似公文的重復、立卷的無序無疑成為阻礙檔案工作規范化、標準化的最大障礙，推行“以我為主”的歸檔方式則是解決這一問題的關鍵所在。
“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。
在實際工作中，不僅要嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》，更要注意處理好以下三點問題：
首先：要避免檔案的無序及混亂，就應從準確掌握文件歸檔時機著手，明確劃分已經完成的任務文件及未完成的。為已經完成現行階段任務的文件予以立卷或歸檔。其次：要在“以我為主”原則指導下確立文件歸檔的重點，進行明確合理的分工，注意區分文件與資料。在工作中，會遇到許多在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，這就要求我們有針對性的對文件進行分類整理，減少歸檔中出現的重復現象，降低信息冗余度，實現檔案利用價值的最大化，提高檢索效果。
七、提高人員素質
檔案管理人員對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。
當然，實現檔案工作規范化，標準化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結。我們通過實行標準化、規范化的工作，推進了檔案管理，現代化的進程，為初步建成計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎。
參考文獻
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（赤峰學院 學報編輯部，內蒙古 赤峰 024000）
摘要：評估檔案的規范化管理是高校評估工作的重要組成部分，也是促進高校教學水平提高的重要方式.學校的精品課評估、實驗室評估等評估工作都可以通過查閱檔案得到及時的信息反饋，為高校評估工作帶來了極大的方便，因此規范高校評估檔案的管理一直都是教育界的重要研究課題.本文結合高校評估檔案管理的重要地位，分析教學評估中檔案管理存在的缺陷，提出高校評估檔案規范化管理的優化措施.
關鍵詞 ：高校評估；檔案管理；規范化
中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2015）02-0197-02
在高校開展教學評估不僅是政府職能部門管理方式上的創新，也是對高校辦學進行規范管理的要求[1].因此為了更好的發揮評估檔案管理在教學評估中的重要作用，提高高校評估工作的效率，促進評估過程的可靠性，需要高校轉變已有的檔案觀念以及管理制度，加強檔案管理的規范化建設.
1 高校評估檔案及其范圍
1.1 上級機關的評估文件
這里所指的上級主要是國家教育部以及省（自治區）教育廳，其評估文件則是指有關教學評估的政策性方針，以及對評估工作的批復和正式的評估結論，上級領導來校視察過程中的講話、會議資料也屬于上級機關評估文件的范疇.除此之外，校外的有關評估專家所形成的正式的錄音錄像等材料也可以被納入此行列.
1.2 評估專家組形成的指導文件
專家聽課，對教學環境、教學設備的實地考察，師生會議記錄以及課堂抽查過程中所形成的記錄材料都屬于專家組的評估指導文件，專家組根據這些記錄材料可以對評估結果形成初步的反饋意見，供上級機關參考[2].
1.3 本校有關評估工作的文件資料
本校的教學工作計劃、季度總結、請示建議、各種會議材料以及本校的自評總結等資料都屬于本校評估工作中的文件.本校根據評估工作制定的一系列規章制度以及關于評估工作的計劃和經費支出等，也屬于本校的評估文件.
1.4 評估后有關教學整改的材料
高校在評估結束之后，要根據上級的工作指示和教育專家的意見進行為期一年的整改工作，整改是評估工作結束之后的重要環節，是深化教育體制改革的重要手段.高校評估的最終目的是為了提高高校的辦學水平與教學質量，因此廣大高校要對不符合評估標準的事項進行及時的整改，整改過程中所形成的整改方案需要向教育部評估中心報送，所以有關整改方案的評估材料也是評估檔案的重要組成部分[3].
2 高校評估檔案規范化管理的重要地位
我國高校普遍實行本科教學水平評估制度，這也是繼“211工程”之后教育領域的又一次重大教育改革.在高校開展教學評估不僅有利于進一步明確教學理念，更有利于深化教育體制改革，保證人才培養的質量，提升高校的辦學水平和社會地位[4].因此高校評估作為一項重要的實踐活動，需要不斷向著規范化的方向發展，廣大高校也要將這一過程中所產生的文件資料及時的轉化為檔案，因此加強高校評估檔案的規范化整理可以有效的促進教學評估工作的順利開展.
2.1 保證評估工作的連續性
高校評估工作并不是一次性的評定工作，而是實行“五年一輪”的評估制度，這就意味著高校評估工作是一項經常性的工作，不能使高校因為一次評估結果符合要求標準就放松教學管理.高校評估最主要的目的就是使未獲得優秀的高校奮起直追，努力改變現有的教學情況，興利除弊，為下一次的教學評估做準備.評估檔案真實的記錄了每一次的評估情況，因此可以保證評估工作的連續性，起到承上啟下的重要作用.
2.2 豐富高校檔案內容
高校評估作為一項嶄新的激勵機制，可以極大的促進我國高等教育的快速發展，因此從形式上來講，評估檔案也豐富了現有檔案的內容，為高校的教育科研工作增添了新的研究內容，促進了高校檔案事業的進一步發展[5].
2.3 提升高校的管理水平
高校評估檔案可以為高校的長期發展提供完整、詳盡的記錄，其明確的標準和嚴格的程序也記載了評估工作的整個過程，為高校提供了成功的經驗和失敗的教訓，同時也為高校管理水平的提高提供了寶貴的參考意見，對于高校管理質量的全面提升具有重要的意義.
2.4 提高學校的社會影響力
只有提高檔案管理的規范化水平，才能對檔案資源進行充分的利用.教學檔案管理中有關專業、課堂設置等方面的資料可以為教學改革提供原始的參考信息，并能夠滿足廣大用人單位的實際需求，加強學校與社會的聯系，因此只有保證檔案管理質量，才能為學校與外界的聯系及時提供有效的教學信息，提高學校的社會影響力和聲譽[6].
3 高校評估檔案管理的現狀
3.1 沒有對評估資料進行全面收集
評估檔案是對評估資料的歸納統一，要保證評估檔案的完整性，就需要對評估資料進行科學系統的收集，形成一系列的評估文件.在實際的評估工作中，許多高校往往忽略了本校評估資料的收集，而且只注重文字資料的收集，忽視了音像資料等的收集，有些學校對領導視察的講話和評估專家的訪談也沒有進行及時的記錄和歸檔，造成真正被記載下來的評估資料少之又少，檔案沉淀不多，使評估檔案失去了完整性，不能有效的記錄評估工作的全部過程.
3.2 對評估檔案沒有進行統一管理
評估工作是近年來才開展的一項教育實踐活動，因此大部分高校還沒有形成一套合理有序的檔案管理制度，在實際的工作中往往重視評估工作的現實投入卻忽略了評估材料的歸檔整理，有些高校認為評估結果出來了評估工作就結束了，至于評估文件的檔案整理則拋之腦后，教務處、財務處、人事處各管各的，各部門對評估檔案進行分別管理，失去了檔案資料之間的聯系和溝通，嚴重影響了評估檔案的有效利用.
3.3 評估檔案歸檔之前沒有進行科學鑒定
在整個評估過程中會形成大量的文件資料記載，如果對這些資料沒有統一的鑒定標準與明確的歸檔范圍，就很難及時發現有價值的資料.因此在評估資料歸檔前應該進行科學系統的劃分和鑒定，去偽存真，實現評估檔案的科學管理和有效利用.
3.4 缺乏評估檔案的專業管理人員
高校評估工作存在的時間并不長，因此對評估檔案的管理還沒有形成規范化的管理制度，許多評估檔案都沒有專門的工作人員進行管理，大部分院校還是將檔案管理工作交給現職工作人員，導致評估檔案管理工作因為缺乏專業管理而無法有序的開展[7].
4 實現高校評估檔案管理規范化的措施
4.1 增強評估檔案規范化管理的意識
對檔案規范化管理意識的缺乏是導致我國高校評估檔案管理水平不高的主要原因.評估檔案是衡量學校教學水平和管理水平的重要參考，因此為了發揮評估檔案在管理工作中的重要作用，就需要加強檔案管理人員的意識教育，通過形式多樣的宣傳活動，使評估檔案管理的重要性深入高校每一個教職工的心里，鼓勵高校全體成員參與到評估檔案的管理工作中，增強檔案管理人員的積極性和主動性.高校管理人員還要改變傳統的管理觀念，提高自身的服務創新意識，合理的制定評估檔案規范化管理的各項制度，保證學校各部門之間的協同合作，形成全員參與的良好局面，實現評估檔案管理的規范化和科學化.
4.2 以教學評估檔案管理為基礎
教學評估是高校評估工作的重要內容，因此學校各部門要切實的以教學評估為基礎，不斷優化其他各項評估檔案管理制度，提高評估檔案管理的整體水平.教學評估能夠及時發現檔案管理中存在的缺陷，是衡量學校教學質量和檔案管理水平的重要標準，因此要加強對教學評估檔案的審查和監督.有些高校管理不到位，沒有嚴格落實崗位責任制，歸檔機制也不健全，最終導致了重復歸檔和漏檔現象的發生.針對這個問題，需要建立統一的院系檔案，明確各院系的管理職責，加強管理人員的教育培訓，提高實踐技能，為日后評估檔案的規范化管理奠定良好的基礎[8].
4.3 健全評估檔案管理制度
評估檔案規范化管理離不開健全的管理制度，因此為了切實的發揮評估檔案的重要作用，需要建立健全高校的評估檔案管理制度，制定一系列科學有效的管理方法和措施來實現評估檔案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科學的分類機制，按照評估檔案的專題性質進行合理劃分，對各類評估材料進行科學的歸納整理，建立一個全面有效的檔案管理體系.對獲取的評估檔案要及時移交給學校的有關檔案管理部門，防止評估資料的漏檔.
4.4 提高評估檔案信息化管理的水平
信息技術的迅猛發展使其在各行業領域都有了廣泛的應用，因此評估檔案的信息化管理也成為一種必然的趨勢.高校評估檔案的信息化管理離不開檔案信息管理系統的網絡建設，因此要不斷加大評估檔案的網絡化建設力度，確保檔案信息在網絡環境下的共享和保存.評估檔案管理系統首先要保證檔案信息的安全保存，只有在對檔案信息進行完整保存的前提下才能順利開展其他工作.提高檔案的管理水平還要通過網絡信息技術實現對檔案管理的動態監督和審查，及時發現存在的問題，保證網絡環境的安全和檔案資料的完整，保證檔案信息化管理的質量.
結語
高校評估檔案對高校的教學、科研、黨政管理等各項活動都具有非常重要的作用，它不僅能夠完整的記錄學校的發展軌跡與歷史沿革，還能衡量高校的管理水平，因此要切實做好評估檔案的管理工作.為了提高評估檔案的管理水平，需要增強管理人員的管理意識，加強專業技能的教育和培訓，建立健全評估檔案管理制度，提高評估檔案信息化管理的水平，不斷完善高校評估檔案的管理，使評估檔案管理向著規范化的方向發展.
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一、農村土地流轉合同檔案管理亟須規范化
土地是我國農村重要的生產資料,隨著經濟結構的變化,農村土地流轉現象越來越多,城鄉建設頻繁征占用農戶承包地,農戶土地承包狀況時常發生變動,這就使得相關合同和檔案管理工作規范化顯得尤為重要,一方面關系到切實維護農民的正當權益,另一方面有助于促進黨的農村土地承包政策的落實與貫徹,事關農民土地承包權益的維護保障。
調查顯示,由于種種原因,當前許多地方農村土地流轉檔案的管理不夠規范化,保護措施疲軟,諸如:有的地方不能對相關合同和檔案材料及時立宗歸檔,可能導致信息遺失;還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位,也容易造成信息遺漏和檔案損失;再者就是傳統的書面辦公中存在的材料填寫不規范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現出當前許多地方的土地流轉合同管理沒有跟上社會經濟的發展步伐,不符合《檔案法》的規定,更與農村土地承包管理規范化和制度化的精神相悖,甚至帶來實際的消極影響,給維護農民土地承包權益工作帶來重大影響。
二、如何完善農村土地流轉檔案管理工作
各級單位要充分認識到農村土地流轉合同規范管理的緊迫性,在國家相關法律法規的基礎上探索契合當地實情的管理方式,加強責任意識和憂患防范意識,以期確保檔案的完整與安全,為妥善解決農村土地流轉和經營中的糾紛、依法維護農民土地流轉權益奠定基礎。
1.普及檔案管理法制知識,提升管理能力
檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制,要注意宣傳法制知識。首先,要進行分級培訓。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點知識和案例進行全面化的分級培訓,加深大家對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》以及土地流轉相關法律法規的理解和認識,促進各單位依法開展檔案工作。其次,要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學習法制內容后進行全面的考核,考核合格后領取《法制培訓合格證》,然后才能參加檔案管理工作,這樣一來就可以將法律學習培訓納入全員崗位培訓內容,在綜合培訓中加強法律知識的培訓,以增強全員的法律意識。
2.明確管理責任,嚴格依法歸檔
各級單位對土地流轉合同檔案管理有不同的針對對象和責任,明確管理權限和責任是規范管理的基礎,只有這樣才能落實依法歸檔,才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責任的相互推諉。比如,簽訂五年或五年以上土地流轉合同的,必須一式五份,縣、鄉、村、當事人各存一份,還有一份由鄉鎮管理機構集中向當地綜合檔案館移交備份實行一體化管理。另外,土地流轉過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管,不得遺失。
一般來說,目前土地流轉相關歸檔中的土地承包經營權登記申請書、農村承包土地調整方案批件、土地承包經營權登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經營權權屬證明文件、現場勘界確認材料、公告材料、登記核準文件、登記臺賬、權屬變更登記材料、登記發證原始材料、登記管理信息系統備份等交由縣級人民政府農村土地承包管理部門歸檔保存;土地承包工作小組名單、承包土地調整方案、土地承包方案、土地流轉委托書等檔案材料,由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座,責任由歸,防止管理上越俎代庖造成混亂,杜絕責任追究中李代桃僵等不規范的事情發生。
3.嚴審檔案質量,規范收集整理
傳統的檔案大多是手寫體,其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規范管理中,土地流轉相關合同務必經過嚴審確保材料真實有效,要求數據準確、字跡工整、圖譜易讀,落款、日期及公章簽字等清晰明確,具有可標識性和合法性;紙質合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫,紙張及裝訂要嚴格按照檔案保護的要求,不易損壞和失散。
及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度,責任到人,及時將合同信息及相關材料進行收集整理,完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢,合同整理歸檔后,應編制目錄以備查詢。
4.注意安全保管,完善信息管理
關鍵詞：醫院檔案管理；規范化；可行性分析
醫院檔案管理在醫院的發展中非常重要，醫院作為基礎設施建設中一個重要的環節，不能被忽略。在醫院的建設中，要重視醫院檔案管理，隨著醫療衛生事業的不斷發展，熱門對醫院檔案管理也有著較高的要求，尤其是醫院檔案管理上的要求在逐漸增加，在醫院檔案管理的過程中，對規范化有著較高的要求，醫院檔案管理應該實現規范化，這樣對醫院檔案的使用也是有利的，也會減少醫院檔案丟失的情況，在檔案管理上規范化是一個重要的發展趨勢。
1 醫院檔案管理的發展現狀
醫院檔案管理在醫院的發展中是非常關鍵的，醫院檔案主要是記錄醫院的具體工作情況，對醫院的患者基本情況進行記錄，醫院檔案還可以為領導的決策作出貢獻，除此之外，對醫院的正常運轉也有著重要的影響，在醫院檔案的管理中還存在著很多的問題，如果不將這些問題解決，那么我國的醫院檔案管理是無法發揮作用的。現在的醫院檔案管理中存在著很多不規范的行為：
首先，在檔案管理方面的人才十分的少，有很多的檔案管理人員并不了解檔案，由于醫院的不重視，這樣就導致了醫院檔案管理人員有些是借調，有些是其他崗位的即將退休人員，這樣就導致了檔案管理面臨著規范化的問題。其次，在醫院檔案的收集上僅僅重視對病歷檔案的收集，對其他檔案的收集并不重視，這樣就導致了有很多的醫院檔案存在著丟失的情況，在出現問題的時候沒有可以參考的依據。
再次，醫院檔案管理在機制上缺乏統一性，醫院檔案與其他的檔案是不同的，這主要是由于醫院檔案管理有著特殊性，因為醫院檔案的種類較多，就導致了檔案管理的時間和程度是不同的，在有限的時間中，其他的檔案就無法進行保存，在管理上也去缺乏措施，沒有進行分級管理，僅僅是通過同一個檔案管理層級進行管理，這樣對檔案管理有著很大的限制。
最后就是醫院檔案的設備存在著落后的現象，由于醫院對檔案管理并不重視，為了減少成本并不會及時進行設備的更新，在管理設備上就存在著落后的現象，在信息化設備出現的今天，醫院的檔案管理已經無法滿足醫院發展的要求。大部分醫院的管理設施還是比較落后的。仍然采用傳統的紙質載體與傳統的書面檔案管理方法，受保存地點的環境、濕度影響較大，同時保存時間段較短。海量的患者檔案嚴重的占用了醫院有限的檔案管理資源，保存與管理設施的落后直接導致了檔案管理工作的混亂，嚴重制約了醫院正常的工作秩序。
2 醫院檔案管理規范化可行性的分析
2.1 保存傳統的檔案有利于進行規范化的管理
醫院檔案有很多的用處，是醫院發展的依據，利用傳統的手段保存的檔案在整個醫院發展中是十分關鍵的，從這些檔案中可以看出醫院的發展歷史，也可以從這些傳統的檔案中找到醫院檔案管理中存在的問題及時的解決。傳統的醫院檔案管理雖然面臨著不規范的問題，但是由于由很多的紙質檔案都保存下來，這樣可以作為醫院檔案管理規范化的必要依據，在對醫院檔案進行規范化管理的過程中，要將整個醫院的檔案進行有序的整合，按照患者的病情進行分類，這樣就可以將檔案進行劃分，還可以根據實際的需要，將檔案按照就診的時間進行劃分，總之，可以按照醫院的正常標準對醫院檔案進行分類，保證醫院檔案管理的規范化。
2.2 利用傳統的模式建立統一的管理體系
傳統的醫院檔案管理中主要存在的問題就是缺乏統一的管理，在整個醫院檔案管理的過程中，要想進行規范化的管理，就要建立統一的管理體系，參照傳統的醫院檔案管理模式可以將醫院檔案管理中存在的問題進行合理的解決。傳統的醫院檔案管理中存在的問題有很多，例如分工不明確，在保存上缺乏有效性，都是傳統的醫院檔案管理中存在的問題，面對這些問題可以有效的規劃，對這些問題進行分析和研究，將有利的一面應用到醫院檔案管理體系中，在新檔案管理模式下，杜絕傳統檔案中出現的問題，完善檔案管理體系，對整個醫院檔案管理有著重要的影響。
有的醫院是各個科室各自保管患者的檔案，有的醫院是患者檔案與其他檔案分開管理，只有統一的患者資料檔案管理辦法，對其他例如行政、人事檔案的管理并不重視，所以沒有建立一個有效的檔案管理體系。沒能將整個醫院所有的檔案都納入到統一的檔案管理體系當中來。在新的規范化檔案管理中，正好需要建設統一有效的檔案管理體系，這不需要過去已有的管理基礎重新建立一個管理體系，只需要設立一個嶄新的管理體系，一定程度上簡化了規范化管理的程序。
2.3 科技的運用使管理更加方便
傳統的檔案管理雖然能夠保證檔案儲存的長久性和完整性，但也存在很多問題，往往占用大量的空間，工作人員在查找時也比較麻煩，費時費力。隨著網絡科技的發展，檔案管理逐漸實現電子化管理，醫院逐步建立了檔案數據庫。電子檔案管理可以節省大量的存儲空間，同時減少了貯存面積，使工作人員檢索起來更加方便，從而提高了工作效率。電子檔案管理應該和傳統檔案管理結合起來，對于特殊的檔案實行數據庫管理。這不僅使檔案管理更方便快捷，還適應了科技發展的要求，使檔案管理更加科學規范，有利于實現醫院管理的科學化、規范化。
2.4 可以為規范化管理節約資金，減少浪費
由于過去投入不足等原因，導致醫院相關的檔案保存管理設備不齊全，保管條件不達標，甚至保管場所不夠用，各種因素都制約了醫院相關檔案的管理與保存。新的規范化管理模式要充分的利用高科技手段，使用音頻、視頻、射頻等方法對檔案進行分類管理，并且需要高科技的保管場所與保管設備。這些都需要投入大量的資金與人力物力。但是由于許多醫院以前本身并不具有這些相關的設備與儀器，在一定程度上避免了設備的折舊與浪費。由于設備與管理人才的缺失，正好可以引進最新的科技與人才，從頭建立一個完善的檔案管理系統。
3 結論
在當前的情況下，隨著經濟的不斷發展，人們對醫療水平需求的提高，以及正在進行的醫改等活動，對醫院的檔案管理提出了更高更艱巨的要求。醫院要充分把握好這次改革的機遇，通過對規范管理的可行性分析，建立一個完善的檔案管理體系，為醫療水平的進步提供充實的保障。
參考文獻
