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中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0178-01
前 言：在我國城市化建設水平不斷提高的當下，城建工作所涉及的道路橋梁、地下管線、房屋建筑和基礎設施等工程項目的數量也越來越多，給城建檔案管理工作到來了一定的挑戰。城建檔案作為城市發展進程研究的重要依據，傳統的紙質檔案管理方式已經無法適應現代化的發展需求，特別是在以互聯網為代表的信息時代中，無法滿足人們對信息實現傳遞和共享的實際要求，且存在調閱困難、占用空間大、管理效率較低等缺點，如何以計算機技術為依托，大力推進城建檔案管理數字化建設已經成為城市發展中的重要內容，因此必須要亟待解決的實際問題。
一、 檔案管理數字化概述
檔案管理數字化的實現是通過掃描儀、數碼相機等圖像采集設備，對原始紙質檔案信息進行完整的采集，進而形成能夠被計算機系統所識別的文件類型，最后存儲到磁帶、光盤等信息載體之中，以提高對檔案的管理效率，實現資源共享。檔案管理的數字化建設是一項復雜且系統的工作，主要涉及到了資料整理、數據備份、設備選擇、存儲與建庫、掃描錄入等多方面的工作內容，在科學技術水平不斷發展的現階段主要呈現出以下兩方面的的態勢：一是在全社會范圍內都開展了檔案管理數字化建設工作，在高校、城建、企業等各個行業領域中都嘗試了檔案管理方式的轉變；二是初步形成較為合理的管理體系，雖然紙質檔案仍是主要的保存方式，但數字化建設已經成為檔案管理的必然發展趨勢。
二、 城建檔案管理數字化建設的意義
（一） 符合時展的需要
在城市現代化發展的過程當中，推進城建檔案管理數字化建設，創新傳統管理模式，是是到發展的必然趨勢。依托計算機信息技術，在城建各部門中建立起檔案管理的數字化平臺，一方面徹底改變了以往分散式管理的模式，使得檔案的查詢統計等工作的效率實現了提高，另一方面又為檔案資料信息的共享提供了實現的可能。
（二） 利于城建檔案管理的規范化
推行城建檔案管理的數字化建設，將城市建設中的所有工程項目都納入到數字化管理的體系當中，通過網絡和數據操作技術等，按照統一的標準對城建檔案進行管理，確保了其工作的安全、準確和高效，使得檔案管理各項工作的開展都更加的規范化，從而為城市建設提供更好的基礎服務。
（三） 利于城建檔案的開發
城建檔案管理數字化建設，對于城建檔案的開發產生了極大的促進作用。城建檔案管理數字化建設為用戶構建了信息資料查詢的平臺，用戶只需要直接登錄到城市基礎設施建設信息服務平臺，就可以進行相關的信息搜集和業務申請，并與社會其他行業領域之間形成合作，進而形成了集成化管理的運行模式，實現了數字化資源的整合。
三、 城建檔案管理數字化建設的內容
城建檔案管理數字化建設是城市實現現代化規劃和建設的重要參考，對于城市的可持續發展具有著十分重要的現實意義，開展和完善城建檔案管理數字化建設的工作，應該對原有的思維定式進行突破，并從以下幾方面內容進行著手：
（一） 規范城建檔案管理數字化的指標和要求
規范城建檔案管理數字化的指標和要求是推動其工作開展的前提條件和主要方式，特別是對檔案資料信息的收集、整理、加工和存儲等一系列工作而言，進而實現對城建檔案管理的規范化和標準化控制。在參考國家和行業標準的基礎之上，對以下工作要求進行明確：①城建檔案信息資源的數據格式要保持一致，以保證信息傳遞的有效性，消除交流障礙；②城建檔案業務處理的要求要實現各部門的統一，特別是檔案數據統計口徑的統一設計，以保證檔案數據的實用性；③對檔案管理工作者的行為進行規范性指標的要求，盡可能的避免因人為原因而出現的工作漏洞，以保證城建檔案的安全性和真實性。
（二） 合理設計檔案信息數據庫存儲功能系統
城建檔案管理系統通常是由專業的軟件開發企業來承擔建設的，但是為了保證系統建設的科學合理性，其檔案管理部門的工作人員也應積極參與到前期的方案設計工作當中，使得管理系統的網絡建設中的硬件平臺和軟件平臺都具有穩定性和可靠性；其次，要對數據庫進行合理的設計，主要涉及到文檔庫、空間庫和影像庫三方面，且三者之間存在相互聯系，對其進行資料編碼，以保證用戶能夠準確的調取所需要的內容；再次要創建高效的檢索系統，利用多媒體技術對不同載體的檔案信息進行高效整合，實現對檔案資源的多層次開發，以保證檔案數據信息的安全性。
（三） 加大城建數字化檔案館建設的力度
城建檔案館的建設是實現城建檔案管理數字化建設工作中的重要環節，其是對城建檔案進行集中管理的主要場所，是社會資源消費的系統之一。數字城建檔案館的建設應該以信息資源的高效利用為最終目的，以數字信息系統平臺為途徑，以面向館內的“統一管理平臺”和面向館外的“統一門戶網站”為核心，實現信息服務從“被動”向“主動”模式的轉化。加大城建數字化檔案館的建設力度，實際上就是在城市中建立較為完善的信息化網絡，將城市建設項目、發展規劃等多方面實現綜合，在城市建設部門、審批部門和管理部門等實現資源共享和協調配合，實現城市科學合理化的未來發展。
（四） 發展城建檔案數字化管理的人才隊伍
檔案管理工作人員的自身素質和水平能力是影響其管理工作質量和效率的直接因素，因此為了保證城建檔案管理數字化建設的有序性，必須要建立檔案數字化管理的專業人才隊伍。一方面要通過開展多種渠道和形式的業務培訓活動，使得工作人員能夠熟練的掌握現代化信息技術，提高其運用計算機網絡平臺的技能；一方面要通過開展多種形式的教學教研活動，向其介紹最新的科技動態的應用現狀，以提高城建檔案管理人員的素質；另一方面還要對領導層人員的知識結構和領域進行更新，確保城建檔案管理數字化建設具備優秀的領路人。
結束語：綜上所述，城建檔案管理數字化建設是一項系統且復雜的工程，要想切實發揮出城建檔案管理的重要功能，提高城建檔案管理工作的效率和水平，就必須要轉變工作人員陳舊的管理理念，打破傳統紙質檔案管理的模式，從發展信息化人才隊伍、完善檔案管理制度體系、設計數據庫存儲系統等方面來實現城建檔案管理的數字化建設；當然，由于城建檔案管理數字化仍然處于一個探索的階段，還需要工作人員對其進行不斷的深入研究，以推動城市經濟的可持續發展。
參考文獻
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【關鍵詞：城建檔案 數字化管理 意義 問題 實踐方式 】
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
信息化時代的到來，深刻改變了社會的交流和管理方式。城建檔案以記載了城市歷史的原貌，記錄了城市的變遷，是城市發展和規劃的得力輔助和依據。如何加快城建檔案信息化系統建設，增強信息化城建檔案的管理和服務能力，實現檔案最終的數字化，是我們檔案工作者面臨的新課題。
一、 城建檔案數字化管理的意義
檔案數字化是城建檔案管理邁向信息化時代的必由之路。它首先可以解決存儲檔案日益空間匱乏的問題。隨著城市化進程的日益加快，產生了越來越多的城市建設檔案，這些越來越多的檔案使得檔案館的存儲空間越來越吃緊。檔案信息化的電子接收方式是解決這一問題的長久之道，可以真正做到釋放存儲空間吃緊的壓力。其次，是可以為重要的檔案資料提供保存的手段和為異地備份準備條件。很多珍貴的城市資料在時間和反復使用的情況下，如何保存其信息資源的需要變得越來越迫切。檔案的數字化管理是這種情況的不二選擇，既可以使珍貴的檔案信息長期永久保存，又可以使其利用和服務電子信息化，還為城建檔案珍貴資料的異地備份提供了條件。最后就是實現信息的資源共享和利用。檔案信息化的目的就是最終實現城建檔案檢索、查閱和利用由紙質檔案向計算機的本質轉變。利用互聯網實現任何時間任何地點的檔案信息查詢利用是檔案服務行業巨大的飛躍。
二、 實踐城建檔案數字化管理的問題
各地實踐城建檔案數字化的過程中，或多或少都遇到過帶有共性的問題，試簡要羅列:
1、城建檔案數字化管理資金投入不足
城建檔案管理經費普遍存在撥款不足現象。實現檔案數字化，必須具備一定數量的計算機和計算機輔助設備，目前應用于檔案數字化管理的計算機擁有量仍有不足，輔助設備配備也不齊全，不能滿足城建檔案數字化管理的客觀需要。
2、標準化規范有待確定
電子檔案規范標準的制定，關系到檔案數字化方式、方法和范圍的確定，沒有統一的標準化規范，會給檔案數字化工作帶來難度。
3、城建檔案數字化信息化利用意識滯后
城建檔案管理的主要目的是提供利用和服務，檔案數字化的作用主要是提高檔案利用效率和服務水平。城建檔案利用服務對象主要是政府部門、建設單位、施工單位、設計、勘察單位及社會民眾，這些單位和個人總體上數字化應用水平還比較滯后，大都習慣利用原有的紙質圖文檔案，涉及數字化檔案利用的主動需求很少。在實際工作中既要實行數字化利用的服務方式，又要保留原有紙質檔案提供利用的服務方式，檔案數字化利用意識滯后，在一定程度上影響和制約著城建檔案數字化建設的發展。
4、城建檔案數字化管理人才缺乏
城建檔案數字化管理是一個多專業、跨學科、涉及面廣的復雜系統工程。數字化管理不僅需要配備必要的計算機設備和輔助器材，而且還要擁有既精通檔案業務，又掌握現代計算機信息技術的復合型人才，才能夠滿足檔案數字化建設的發展需求。實際上，現有從事城建檔案工作的人員普通存在學歷偏低、專業知識單一、城建檔案數字化管理人才不能滿足需要的現象。
三、城建檔案數字化實踐方式探討
1、建立統一的標準化規范
統一的標準化規范是檔案數字化建設的準尺。建立長期持久統一的標準化規范對數字化檔案形成的信息系統可用性是基礎性的保障，避免低水平的重復浪費，和從源頭為數字城建檔案館提供穩定、規范、標準化的數據資源。
2、側重檔案的輕重緩急建立檔案信息化數據庫
城建檔案的絕大部分館藏和接收檔案是建設工程檔案。以社會需求統計論，是前期準備階段文件和竣工圖紙為社會需求的絕對數量。這部分應該最為檔案數字化的重點，而施工技術資料和監理資料，雖然數量龐大，但社會需求極小，所以不必全部數字化，只需要選擇其中的重要部分數字化即可。
3、、建設高標準的城市空間地理信息系統
這項工作目前仍處于起步的探索階段，運用虛擬仿真、三維、“3S”（遙感RS、衛星定位GPS、地理信息系統GIS）等技術建設城市空間地理信息系統，如果一開始就考慮數字化檔案的要求，將來就可以順利實現與基礎數據庫的無縫對接，為人們提供實時的、三維的動態信息，讓利用者可以發揮城建檔案的最大價值。
4、加快信息化窗口對接和服務網絡世界的建設
城建檔案數字化、信息化的目的，不僅僅是為了提高服務的效率，完成以紙質實體檔案的查閱向計算機查閱的轉變，而且更是將服務通過互聯網絡實現時間和空間的無限擴延。對檔案管理來說，這是一種本質的不同，即從你有什么檔案，有多少檔案，到你掌握多少城市基礎信息，可以隨時提供給社會需求方。目前全國很多檔案館都有信息中心和門戶網站，它們的主要任務之一正是將信息化檔案成果對接和服務外部網絡世界。
城建檔案館的數字化管理不僅僅是城建檔案技術設備的換代，更多的是要求管理理念、管理模式、服務方式的變革，信息化大潮是時代給予我們的機遇，只要抓住這一時代機遇，積極應對，勇于開拓，我們的城建檔案信息化事業必能獲得成功！
【作者簡介：周萬山 1996年畢業于河北科技大學計算機及應用專業 正式本科 97年進入保定市城建檔
【關鍵詞】歷史背景 檔案信息化 總體目標 主要任務
隨著科學技術的發展和信息時代的到來，計算機和人們的生活形成了越來越緊密的聯系，各類應用軟件層出不窮，例如，以前的工程圖紙只能手繪，而如今越來越多的工程圖紙也直接以數字化形式存在于電子文件中。檔案數字化，是城建檔案管理邁向信息化時代的必由之路。它首先可以解決存儲檔案日益空間匱乏的問題。通過對數字內容的管理，利用采集的新的管理模式，對每一個工作環節的檔案信息進行優化整合以及做到更加的規范化與標準化，這樣一來不但是可以使城建檔案資源實現最大化利用，更能夠實現對珍貴的檔案信息長期永久保存，在使用的過程之中也更加的方便，減少了一些不必要的環節從而提供了一種快捷有效的新的通信方法。我們要善于運用現代化信息技術來提高城建檔案的信息服務功能，使城建檔案在城市建設中發揮其應有的重要作用。
一、信息管理是城市建設檔案工作發展的必然要求
城建檔案信息產業化的發展趨勢，決定了城建檔案工作必須步入數字時代。在我們建設領域時，產生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應用；如何保證，在信息時代城建活動中的真實歷史，作為記錄長期保存下來并向社會隨時提供利用。這種需求、這種信息產業化的發展趨勢必然使得城建檔案工作走進科技時代與數字化時代。
二、對城建檔案信息化工作的指導思想
我國建設部城建檔案工作辦公室，根據國家城建檔案發展的需求，組織有關專家，在總結，近年來我們國家電子文件和電子檔案管理的實踐經驗上，借鑒國際上先進的科研成果、標準規范的基礎上，制定了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》〔建辦檔（2004）39號〕、《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2001）、《城市建設檔案著錄規范》（GB/T50323 -2001）等等。07年又頒發了關于標準《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117―2007）等等。這些標準的頒布和實施對全國城建檔案信息化建設起了積極的促進作用。這些《規范》和《標準》是各單位收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件和加強電子檔案管理的依據。
三、城建檔案信息化建設的總體目標
《全國城鄉建設檔案事業“十一五”規劃》提出要構筑“三網”城建檔案內部局域網、城建檔案信息上因特網、參與當地政務網建設和“一庫”城建檔案建設信息庫的基本框架。總體目標就是為社會、經濟、城市建設的發展提供城市建設檔案數字資源信息，以滿足政府、公眾對城市建設檔案資源的需求與利用。
（一）利用現代信息化管理手段，以當前建設工程項目為首，以建設工程報建開始，從而收集各個部門在工程建設過程當中的相關方面信息（主要有報建信息、工程驗收備案情況、房地產預售狀況等信息），實現對建設工程的動態可視管理。
（二）通過城市地下綜合管線動態管理系統的建立，從而為我們保持地下管線信息管理系統以及建立動態地下管線數據庫的更新和管理工作做好鋪墊。
（三）建立城建檔案空間型數據庫，建立城建實物檔案的信息管理和城市空間信息管理結合為一體，為了全面實現城建檔案的集成化，可視化管理提供廣闊的發展空間。
（四）通過數字化建設，用于實現城市建設信息的遠程數字服務與利用，現在我們可以使用網絡，直接登錄城市建設信息服務，網站進行相關信息的調查，為社會公眾暢通的檔案利用渠道提供了有效的方法，與此同時各級領導以及相關部門能夠更為直接的了解城市建設的相關信息，并且，對此進行有關調查與決策，這樣就可以避免重復以及鋪張浪費的投資與建設。
（五）對城建檔案工作的內在價值發展進行開發利用，為城市的規劃，建設與管理提供具體、準確以及全方位的保障，使城建檔案館真正成為城市規劃以及建設的信息中心。
四、城建檔案信息化建設的近期主要任務
對當前高速發展的城市來講，數字城建檔案館的建設是一項極具有戰略意義的工程，它不單單是城市的基礎平臺建設工程，同時它也是城市信息化水平的提升工程，數字城建檔案館必將成為檔案館的發展的方向，建設好這樣一個工程對我們的意義重大，對社會的影響對人們將來的的生活都起到一定的作用。
（一）從城建檔案工作實際出發，充分發揮建筑規劃機構職能
城建規劃機構需對土地、勞動力、資金等資源根據城市發展需求進行規劃補給的綜合管理機構，建筑規劃機構需根據不斷發展進步社會獲取豐富、全面、準確信息作為建筑規劃基礎，而建立完善的建筑規劃信息網絡系統，可以提高對收集資料和數據整理和歸納效率，更好對相關數據進行科學處理；筑規劃信息網絡系統建立，可充分提升建筑規劃機構職能發揮。
（二）加速數字化進程
建立積極開展和探索電子檔案接收與管理，讓建筑規劃設計者能夠知曉公眾實際喜好和需要，讓我們加強對電子文件的形成和收集還有積累等鑒定、歸檔的監督與指導，以及電子文件的歸檔管理，加大對城建電子檔案的接收力度。
（三）整合資源，優化服務
創建城建檔案特色數據庫，建立基礎的地理信息數據庫和地下綜合管線數據庫以及規劃審批成果數據庫，同時建立最重要的竣工項目數據庫和城市規劃方案數據庫，聲像資料數據庫等等多種。
數字時代，知識經濟呼喚數字化檔案館早日成為現實，建設數字化檔案館是檔案信息化發展到一定程度必然進入的軌道，也是城建檔案館發展的方向。除具有傳統的檔案及其相關的管理知識外，還要掌握新技術尤其是現代信息技術和網絡技術，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展走向正軌，為現代化城市建設的需要，以及構建和諧社會的需要，做出貢獻。
參考文獻：
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[3]《日照市城市建設檔案管理辦法》 2008年2月3日
關鍵詞：城建檔案；數字化管理；檔案管理
城建檔案是城市規劃以及建設的重要的支持和保證，并且能夠促進城市的建設和社會的發展。目前我國正逐步呈現城市化，城建檔案的信息量也隨之攀升，為此，檔案管理所負擔的壓力也越來越大。那么更換新的檔案管理模式是我們所能想到的最好的檔案管理方法，也是當前形勢下所必須要做的。數字化管理能夠全面記錄城建信息，并且與科技掛鉤，更能夠與時俱進。除此之外，它的服務質量也是傳統的管理模式所不能媲美的。
一、使用數字化城建檔案管理的意義
過去的城建檔案大部分是依靠人力進行信息的分類和管理，并且以紙質的形式儲存的，存儲起來需要很大的空間，保存很不方便。此外，大量的城建檔案都是僅僅建立了檔案的分類目錄以及全部的宗卷目錄，在查看時需要找人來進行搜查，進而導致調檔的速度很慢，效率很低。最重要的是，由于檔案儲存的比較分散，要查詢一些信息時，必須要靠一大批人來進行查詢和整理；紙質的檔案也比較容易損壞，經過多次的翻閱，有可能會損失很多重要的信息，尤其是年代久遠的一些檔案；如果有大的自然災害或者是人為的意外發生，也會導致檔案的損壞；城建檔案是在規定的館內分類存儲的，所以只能本地閱讀，不能遠程查看，很難實現資源共享以及信息的交換；城建檔案信息的系統性以及完整性不夠好，因此在廣度和深度上不夠完善。上述一系列問題的存在，使得城建檔案的管理面臨很大的困難，相反，數字化的管理就能很好的解決這些問題。主要是因為首先它是基于數字技術，其次又是根據計算機網絡和它的儲存技術等。在結合現代信息技術的基礎上實現了分享資源，也使得檔案信息很好的發揮它的查詢以及使用的作用。
二、目前城建檔案管理所面臨的一些問題
檔案管理最注重的是它的時效性，因此在進行城建檔案管理時，我們首先要考慮的也是最關鍵的問題就是時效性。此外，直接影響它的因素有科學技術的進步、計算機的軟件以及計算機的硬件等問題。數字化的城建檔案信息是在物質載體的基礎上進行的，也就意味著物質載體的性能決定著存儲時間的長短。因此在進行存儲載體的選擇時一定要選擇穩定性高和使用時間長的載體。城建檔案自身的性質使得它具有一定的法律價值。由于數字化比紙質存儲更容易改變，所以在法律價值上，數字化的城建檔案的法律價值遠遠不及傳統化的城建檔案。要想實現資源的共享，就需要有一個統一的標準，可是現在我們的數字化城建檔案并沒有能夠找到一個統一的方式，進而會對資源的共享帶來一定的影響，也使得資源交換的難度上升到另一個階段。與傳統的紙質版的城建檔案相比，數字化的穩定儲存需要更高的要求，比如：良好的技術設備，嚴格的環境條件以及穩定性高的存儲載體等。
三、基于數字化城建檔案的幾點思考
1.規劃
前期的規劃對于城建檔案的數字化建設來說是一個非常重要的環節，我們可以想象將全部的紙質檔案轉化為數字化的檔案是多么大的一項工程。只有對本館的館藏檔案有一定程度的了解以及徹底的調查才能很好的進行數字化規劃。在這一過程中，執行人員需要特別認真、謹慎，找出工作的重點，按程序辦事，遵守各項規章制度，為城建檔案的數字化做好鋪墊。
2.建設標準化
數字化的城建檔案之所以要特別強調標準化，是因為它具有資源共享的性質，而這一特質的發揮對標準化的要求是很高的。所以，在數字化建設過程中就需要我們制定一個完整的制度，主要涵蓋以下內容：標準規范體系的信息化以及管理標準。所謂前者是指在使用數字化對信息進行收集、整理以及分類時要嚴格按照數字檔案所規定的格式，還要依照網站的各種相關規定。后者則是指標準的接收以及細目的管理。加強這方面的建設能夠為它的一系列的操作提供科學的依據。
3.信息建設
總的來說，城建檔案的管理還是以計算機為主，首先是創建一個管理系統（需要相應的設備和軟件），之后建立一個網絡平臺，協助檔案的管理以及資源的共享。此處，最需要的說明的是信息系統的安全性問題，需要對使用者在進入系統時進行身份的識別。避免重要信息被盜走或者非法使用，進而保證信息的安全。
4.資源庫的建設
信息資源庫的建立是城建檔案中必不可少的一個元素，是城建檔案的支柱。主要做的包括目錄數據、全文數據庫、多媒體數據庫以及目錄中心等的建設。為了凸顯數字檔案更專業，我們將會把重心放在特色資源庫的建設上，即將不同專業、不同類型的信息建立專門的數據庫，使得數據庫的管理更方便，也有利于檔案管理工作的順利進行。
5.提高檔案使用率
城建檔案作為相關資料的存儲者，除了要記錄一些信息外，還應該為使用者提供查詢、使用的功能，為社會建設奉獻自己的力量。數字化的城建檔案更要能夠滿足不同部門對相關檔案的需求，進而提高城建檔案的使用率。
四、總結
城建檔案的數字化是現代社會發展的產物，是不可避免要出現的新生事物，它對于城市的建設所發揮的價值是不可估量的。要做好城建檔案的數字化就需要檔案管理者在這方面多用一些精力，更加認真一點，只有他們這一流程能夠保質保量，才使得數字化的城建檔案具有現實的意義。與此同時，需要管理者在檔案建設過程中重視檔案信息是否安全，確保系統的穩定性是否合格，關注數據庫的建設是否完善等等。這樣才能使得數字化的使用效益大大提高，才能使得檔案管理的工作順利發展，進而為社會的快速發展提供更高效的信息服務。
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【關鍵詞】檔案管理； 數字化技術；
【 abstract 】 the development of digital technology and used for urban construction archives technology to promote the efficiency of management bring great convenience. The author combined with the personal working experiences under the condition of informatization, urban construction archives with digital construction technology management platform, enter the orbit of a more scientific and more efficient.
【 key words 】 file management; Digital technology;
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：2095-2104（2013）04-0000-00
城建檔案管理部門肩負著保管文字、圖紙、地形圖、聲像等各種載體的城市建設檔案資料任務，是城市重要的信息基礎部門。隨著經濟的發展和社會的進步，信息資源的重要性日益突出。城建檔案工作要在城市數字化建設的機遇和挑戰中，獲得自己的生存和發展空間，就必須抓住城市數字化帶來的契機，發展、提高自己，加速城建檔案管理數字化建設，全面提升城建檔案工作在城市建設中的地位和作用。下面結合筆者個人工作經驗談信息化條件下，城建檔案技術管理如何借助數字化建設平臺，邁入更科學、更高效的軌道。
一、城建檔案管理人員要轉化觀念，加快檔案管理數字化建設
城建檔案管理人員要樹立檔案管理數字化意識。以加快館藏數字化進程為基礎，特別是網絡化的建立，檔案管理部門要加快檔案管理數字化建設步伐，以適應社會公眾對檔案信息技術需求。所以，必須從思想上提高對加快檔案管理數字化建設步伐的認識，并以積極的態度抓好這項工作，使檔案管理數字化工作跟上時代的步伐。提高檔案管理現代化水平。檔案管理數字化建設的逐步推進，館藏紙質或其他類型載體檔案的數字化工作，已經成為檔案管理數字化建設的重要內容之一。許多檔案原件是非常珍貴的，把珍貴的檔案原件錄入計算機形成數字化的多媒體文件，用機讀的方式提供作用，不僅能提高利用率，而且還有利于原件的保管。利用數據庫檢索方式提供檔案利用所具有的全面、快速、準確的特點，擴大了檔案利用范圍，使檔案利用更為便捷。現在由于檔案管理數字化建設和計算機網絡的發展為檔案信息資源共享成為可能。檔案學科的新名詞“數字檔案館”就是旨在通過網絡，使檔案利用者能夠跨越時空對所需檔案、資料進行查詢利用，將封閉的檔案服務擴展成開放性的、社會化的服務。
二、管理部門要優化組織運行，提高城建檔案管理的效益
管理部門要有高瞻遠矚的全局意識。城建檔案數字化需要開展四個階段的工作：其一，策劃準備階段，這個階段主要是為檔案數字化工作的開展進行戰略策劃，并根據計劃的內容，為工作的開展作好準備及前期工作；其二，初步開展和試行調整階段，在這一階段各方面工作已經展開，但是也出現了一些問題，工作在不斷改進中前進；其三，趨于成熟階段，這一階段數字化系統配置已經較為完善，數字化工作體系初步形成，但是信息庫并沒有建設完整，信息資源利用率低；其四，成熟階段，這一階段主要特征是信息庫已經建立完善，檔案工作流程已經完成數字化改造，依托數字化系統建立起了高效率的工作業務流程，拓展服務內容和質量是這一階段工作的重點。這四個階段相互依賴，逐層遞進，在開展工作時必須注意各階段的先后順序，一步一個腳印，讓前面的工作為后面打好基礎，后面的工作體現前面工作的價值。防止不切實際的冒進或者漫無計劃的遍地開花，避免出現目的被計劃拖累的局面。需要制定詳盡合理的工作計劃。在開展數字化工作的四個階段中，策劃準備階段是開頭部分，也是整個工作的核心部分。只有把頭開好了，后面的路才能夠走得正、走得直。在制定計劃時，決策者應該考慮清楚自己單位的需求，明確開展工作的目的。這是一個看上去非常簡單的事情，所以往往會被輕視甚至忽視，不過越來越多的案例表明，設計時需求的混亂、開展工作時目的的不明確，是很多數字化工作陷入瓶頸的原因。
各部門要進行相關的網絡建設。通過網絡建設，建立規范的城建檔案目錄，實現城建檔案部門與相關的聯網，提高城建檔案信息資源的利用效率，實現資源共享，使各級城建管理人員及時掌握城建工作及檔案管理的基本信息，進而及時為城市建設活動提供優質、高效的信息服務。
三、建立數字化城建檔案管理系統措施
城建檔案應當在辦公自動化管理的基礎上，利用信息管理系統，將業務管理和檔案管理有序鏈接，實現電子文件從登記、歸檔、著錄的一體化管理。
城建檔案接收是城建檔案管理工作的源頭，隨著電子文件的日益增多，要從傳統紙質檔案“后控制”管理升級為“前端控制”管理，不僅要參與電子文件生成、運轉、歸檔過程的管理，還要在辦公自動化管理的基礎上，利用業務管理和檔案管理的有序連接，減少傳統檔案整理、錄入環節，實現電子文件從登記、立卷、著錄到歸檔的一體化管理。
電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵和有害氣體的侵害，從理論上講能夠長期保存。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，一方面電子文件必須采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮禮會效用；另一方面對于長久保存的電子文件，還需要定期進行復制，防止信息損失。
四、加強城建檔案數字化網站建設
網站是現代社會信息公開的重要工具，開設城建檔案網，或將城建檔案信息化納入電子政務系統，到政府的網站上，實現信息資源在互聯網上的共享，能擴大城建檔案的服務范圍，使城建檔案成為政府政務公開的一部分，更好地為領導決策、經濟建設和社會公眾服務。要利用城建檔案信息多元化優勢開展信息的深加工，從城建檔案資料的收藏者和提供者轉變為信息產品的生產者、開發者和提供者，主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出信息成果進行提供利用，從內容、形式上實現完全不同于以往的主動服務，并利用網絡環境實現不同服務方式之間的優勢互補，實現大量館際信息資源的的廣泛共享，有效、快速、優質地為社會提供檔案信息服務。
城建檔案信息網絡的成熟運用，為數字化城建檔案館提供了極好的網絡環境，也為開展城建檔案信息個性化服務提供了良好的條件。未來城建檔案利用服務的主要方式將不再是提供物理存在的實體，而是指引終端用戶通過網絡獲得存儲在檔案館庫的數字化信息。只要城建檔案編制與城建檔案檢索采用同一系統軟件，將檔案內容用一定的格式固定下來，再進行分類、歸檔、編號等管理，在編制檢索時隨機調出，組成各種不同類型信息檢索工具，通過網上開展電子檢索服務，從而方便地互傳、互換信息。可使任何一位利用者不受時間、空間的限制，在任何時間、任何地點只需有一網的電腦，即可進入城建檔案管理系統查詢自己需要的信息。這種網上利用服務的開展，將會使城建檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入一種良性的循環狀態。
五、結束語
科技的發展對城建檔案技術管理工作提出了新的要求，本文結合筆者個人工作經驗，談了數字化信息建設在城建檔案技術管理中的應用，希望能為城建檔案技術的提高做出自己的貢獻。
【參考文獻】
[1]羅婷婷;;如何提高城建檔案的管理質量[J];才智;2011年18期
[2]曾娜;吳建華;;城市公共安全信息資源建設——兼論城建檔案與城市公共安全的關系[J];中國名城;2011年06期
關鍵詞：城市建設；檔案管理；數字化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
1.檔案管理數字化概述
所謂的數字化信息技術實質上就是一種集電子技術、通信技術、計算機技術、信息技術、網絡技術等諸多先進技術于一身的綜合性技術。受科學技術發展的推動，傳統的檔案管理也逐步向電子檔案管理轉變，這就要求我們應當將數字化信息技術有效地應用到電子檔案管理當中，以此來提高檔案管理的工作效率和質量。
傳統的檔案管理工作基本上都是依靠檔案管理人員手工操作來完成， 這不僅費時而且費力，工作效率也相對較低，而通過應用數字化信息技術之后，借助計算機這一平臺作為檔案管理的基礎，管理人員便可以隨時隨地借助計算機的多種功能對各式各樣的數據信息進行整理、歸納、檢索，這樣一來便無需在翻閱厚厚的紙質檔案，從而能夠節省大量的時間，工作效率自然會獲得顯著提高， 檔案管理也變得更加快捷。
此外，與傳統的資質檔案相比，電子 文檔基本上都是一些數據，這些數據能夠全部存儲在計算機的硬盤當中，從而并不會占用較大的空間，管理起來也十分方便， 這也為檔案管理人員快速完成工作提供了非常便捷的條件。通過對一些檔案管理人員進行調查了解發現，應用電子信息技術 進行檔案管理的人員要比仍采用手工作業的人員輕松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可見，電子信息技術值得大范圍推廣使用。
2.城市建設檔案管理數字化建設存在的突出問題
2.1檔案本質屬性影響。原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現出真實的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理數字化中，檔案多數以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發都在計算機上進行，具有便于修改、便于復制特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。這就引發了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
2.2缺乏統一標準和規范。檔案工作的標準化、規范化是數字化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足；計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境；檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案數字化建設的步伐。同時，在日常檔案管理中只有根據其來源，才能形成相應的法律責任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，缺乏法律依據使得大量的電子檔案無法充分發揮其應有的使用價值，相關法律條例的制定迫在眉睫。
2.3缺乏組織領導。在數字化建設過程中，城市建設檔案管理部門是主體、是基礎。
2.4缺乏人才。城市建設檔案管理數字化建設需要既懂檔案管理，又掌握現代信息技術的復合型人才。而各級檔案管理部門現有檔案人員專業知識單一，普通操作型人才居多，系統開發、程序維護、咨詢服務和信息導航復合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理數字化建設的質量和速度。
2.5傳統慣性制約。隨著檔案管理數字化建設的推進，由于計算機和網絡管理與傳統檔案管理的方法有很大的區別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統工作手段方法之間在使用上的差異，容易產生天然的困難甚至“抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現，都是城市建設檔案管理數字化建設的障礙。
3.城市建設檔案管理數字化建設的幾點建議
3.1建立和完善檔案數據庫，保證檔案的真實性可靠性。首先，通過法規約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。其次，通過對電子文件存在的系統相關要素的規范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統地記錄背景數據和規范、控制信息流轉環節等方式。再次，提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環境進行備份的方式。最后，分離數字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現因為數據格式及軟硬件環境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以 XML 作為標識規范的方法，等等。
3.2 建立檔案管理標準，逐步統一完善規范。標準化、規范化是檔案數字化建設的前提和必要條件。檔案工作部門必須遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎性工作，要嚴格按照統一的標準進行規范整理。國家出臺了一系列相關標準，除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質文件、檔案管理共用的標準外，還有電子文件管理專用的標準和規范，為檔案管理數字化提供法律依據。
3.3加強人才隊伍建設，儲備后續發展力量。要選拔那些具有扎實專業知識功底、較好的學術造詣、表現出發展潛力的人才，為他們提供施展才華的舞臺，使之有所作為。對已經確定并不斷成長起來的人才，要加強培養力度，不斷提高從業人員素質。要根據城市建設檔案管理數字化建設的需要，變被動坐等為主動出擊，積極引進有信息專業技術特長和熟知檔案管理工作人才，創造良好的留人環境，為檔案管理工作輸送新鮮“血液”。
3.4加快城市建設檔案信息網絡化建設
自建設部《全國城市建設檔案數字化建設規劃與實施綱要》頒布實施以來，各地城市建設檔案網站不斷興建和完善，社會各界從網絡上獲取越來越多的城建信息資料，從而解決了許多實際問題，城市建設檔案資源共享的局面得以拓展。當前，應繼續加快城市建設檔案信息網絡化建設。城市建設檔案數字化建設要納入政府電子政務建設的整體框架內與電子政務同步建設，逐步實現公文管理和城市建設檔案管理的規范化與一體化。要利用電子政務平臺，積極開展城市建設檔案信息網上查詢服務，全面提高城市建設檔案利用的效率和質量，最大限度地滿足社會各界對城市建設檔案利用的需求。
3.5積極開展宣傳教育，轉變傳統觀念。要組織開展專題宣傳培訓教育活動，增強大家轉變傳統觀念的自覺性和積極性，強化創新教育，引導全體人員在城市建設檔案管理數字化建設上下功夫，協助檔案管理部門做好機制創新、技術創新、制度創新和管理創新等方面的工作，確保數字化建設的順利進行。
3.6要加強組織領導，增強決策落實力度。要成立主要領導掛帥的工作領導小組，積極推動城市建設檔案管理數字化建設，落實責任，明確任務。工作領導小組要勇于開拓、改革創新，不斷凝聚各部門合力，進一步提高科學決策、政策對接、化解矛盾等能力，集中精力謀劃和解決在城市建設檔案管理數字化建設中遇到的各種問題，確保圓滿完成任務。
4.結語：
在高科技、信息技術迅猛發展的今天，城市建設檔案的數字化管理是發展的大趨勢，是一項長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合。
參考文獻：
關鍵詞：城市建設檔案；信息化；數字化；建設管理
一、引言
城建檔案是城市規劃、建設及其管理活動中形成的極具保存價值的文字、圖表、音像等不同格式的文件資料，在我國城市建設中起著不可替代的作用[1]。而現如今，傳統的城建檔案管理模式正逐漸被信息化以及數字化管理模式所取代，因此，相關部門十分有必要加強對這方面的研究實踐，以應對未來城建檔案信息化管理工作中可能遇到的各種問題。
二、當前實行城市建設檔案信息化與數字化建設管理的現實意義
（一）有助于滿足當前城建檔案管理需求
現如今，城市化進程的快速推進，產生了大量的城市建設檔案，而以往傳統的城建檔案管理模式卻難以與當前城市建設形勢相匹配，使得城建檔案管理工作中總是暴露出一些問題，比如工作效率低或者信息共享困難等。所以，現在的城建檔案管理必須要與時俱進，積極引進以及使用信息化結合數字化管理的方式，以妥善處理城建檔案中紙質檔案積壓等問題。
（二）有助于提高城建檔案管理效率
在過去，城建檔案的存儲媒介為紙張，在檔案保存與管理過程中，受客觀因素影響很大，為了保存這些紙質檔案，相關部門還需要在存儲環境以及檔案維護等方面投入大量Y本。盡管如此，紙質檔案在管理過程中依然會因反復調閱而產生破損、字跡模糊或者丟失等問題。這些都會嚴重影響到城建檔案管理效率。而在信息時代，隨著信息技術以及數字技術的靈活運用，檔案管理人員可以將城建檔案管理從傳統模式解脫出來，將紙質檔案轉化為電子檔案，在優化城建檔案管理方式的前提下，實現城建檔案管理的規范化以及標準化，以發揮其應有作用。
三、新時期強化城市建設檔案信息化與數字化建設管理的有效措施
（一）加強基礎設施建設，推進城建檔案信息的網絡化建設
想要實現城市建設檔案的信息化與數字化管理，首先就要將檔案信息轉化為有生命力、流動的資源，即數字化信息。相關部門需要配備統一化的信息設備，完成檔案部門計算機管理系統全覆蓋，為機關、企業配備全、快、準的檔案信息。與此同時，對現有的計算機檔案管理系統進行改進以及優化，就檔案信息進行自動全文存儲、檢索、自動標引以及文檔信息系統的一體化管理等[2]。另外，城建檔案信息的存儲應采取高容量載體，包括計算機的磁盤存儲系統以及光盤存儲系統等。以上述方式來應對和解決檔案信息存儲難的問題，同時還能幫助相關管理人員提高工作效率，減輕工作強度。最后，各檔案管理部門需要主動學習和借鑒其他檔案館信息化管理成功經驗，將城建檔案信息化建設納入到議事日程中來，特別是要注重城建檔案信息化管理的建設與政府電子政務建設的和諧統一向前發展，以帶動自身進步。
（二）做好電子檔案的保存工作
目前，存儲電子文件的媒介大多為化學磁性材料，從理論上講，這種材料是可以長期保存的。但是由于電子文件的發展形成過程相對較短，實施貯存中的驗證還比較缺乏，因此，在讀取光盤時會頻頻發生磨損現象，進而影響到光盤內電子文件的完整性，嚴重時還可能造成電子文件丟失等問題。基于此，一些需要長久保存且極具價值的電子文件，需要相關人員定期復制、檢查。
（三）加強人員培訓，提高管理工作效率
相關部門必須要將提高檔案管理人員自身素質以及工作能力作為重點，給予其足夠的學習以及深造機會，通過不斷的學習來提高其知識水平以及理解水平。與此同時，還需要定期組織檔案管理人員學習最新的知識與技術，緊跟時展步伐，用科學的知識以及工作方式武裝自己，從而在工作崗位上發揮自己的優勢。另外，在平時的城建檔案管理工作中，還需要定期對人員的能力及素質進行考核，加深其對知識的理解與掌握，不斷強化自身城建檔案信息化與數字化管理水平，以此來形成一個合理的、科學的信息化檔案管理平臺。
四、結語
總之，城市建設檔案的信息化與數字化建設管理，不僅可以實現城市建設檔案管理的歷史性跨越以及質的突破，同時也能促進我國檔案業的良性發展。對此，相關部門或機構需要加強基礎設施建設，推進城建檔案信息的網絡化建設，做好電子檔案的保存工作，加強人員培訓，提高管理工作效率，從而充分發揮城建檔案在城市建設中的關鍵性作用。
參考文獻：
【摘要】目前，檔案管理最大的發展趨勢就是數字化管理，這為城市建設檔案管理提供了全新的發展方向。本文從城市建設檔案數字化管理入手，闡述城市建設檔案數字化管理的利用，提出實現城市建設檔案數字化管理的組織保障。
關鍵詞 城市建設檔案；數字化管理；利用；組織保障
我國城市正在飛速發展著，越來越多的城市建設檔案隨之發生變動，傳統的檔案管理方法逐漸凸顯出準確度差、投入高、勞動量大、效率低等缺點，跟城市在信息時代的發展要求不符。此時，數字化管理為城市建設檔案管理提供了新的選擇。為了更好地在城市建設檔案工作中利用數字化管理，我們首先要做的就是為數字化管理的實現提供組織保障。
一、城市建設檔案數字化管理的利用
（一）館藏城市建設檔案數字化。在城市建設檔案工作中利用數字化管理，主要是通過對多媒體技術、計算機技術進行融合和利用，協調處理傳統紙質介質的檔案資料，將其轉化成數字信息，從而使所有館藏的城市建設檔案信息都用數字化的形式來存儲。城市建設檔案數字化管理的利用具備明顯的實效性，工作效率大大提升，這是城市建設檔案館實現檔案工作數字化最核心的基本點。
（二）城市建設檔案管理現代化。城市建設檔案的數字化管理不僅涵蓋了一切傳統檔案館的效能，還新增了檔案編碼目錄、檔案信息檢索自動化、檔案資料安全存儲以及計算機輔助管理檔案業務工作、輔助檔案信息立卷、檔案館實現辦公自動化、檔案自動化標引、安全保護技術現代化、檔案數據庫的建立、輔助檔案館庫房管理等各方面的功能，這是城市建設檔案工作有效利用數字化管理的另一個基本點。
（三）檔案資源的利用共享化。當下，城市建設的步伐越來越快，各種城市建設檔案資料依然以紙質文字的形式存在于城市建設檔案的信息空間當中。為改變這一傳統的方式，以實現資源共享，數字化管理是唯一行之有效的手段。具體地，城市建設檔案館充分利用信息網絡，直接將資料信息傳遞給每一個用戶，從而實現城市建設檔案資源的利用共享化，完成城市建設檔案為社會服務的根本目的。
二、實現城市建設檔案數字化管理的組織保障
（一）建立集中的城市建設檔案管理模式。我國檔案管理主要有兩種模式，即分散制、集中制，城市建設檔案管理也一樣。城市建設檔案的分散管理模式具體是指檔案館內各個不同的部門采取不同的方式管理檔案資料，而集中管理模式具體是指城市建設檔案館對檔案實行集中管理，具體體現在兩個方面：一方面，對館內的所有城市建設檔案進行集中管理或相對集中管理。另一方面，統一建立城市建設檔案管理制度。較分散管理模式而言，城市建設檔案集中管理模式的優勢在于：對檔案管理進行整體規劃，避免在對新型檔案或跨類別檔案的管理上出現交叉、空白，能促進統一檔案發展規劃的形成，同時對城市建設檔案的利用和安全也更有利。
城市建設檔案數字化管理不僅涵蓋了館內所有的檔案類別，還需要數字信息技術的支持，更離不開其他專業部門的配合——它不是一個專業、一個部門就能獨立完成的。在集中管理模式下，城市建設檔案數字化管理能得到更有效、更全面的組織和實施，且能構建統一的檔案信息資源利用平臺，以順利開展城市建設檔案服務工作。
（二）檔案館領導要給予足夠的重視，并提供支持。城市建設檔案數字化管理的實現涉及到各方面的工作，不管是部門協調、人員組織，還是業務推廣、資金保障等，我們要想做好檔案工作及檔案的數字化管理，得到領導足夠的重視和支持是最重要的前提。從實踐結果來看，我國大多數檔案館的數字化管理進程較慢的主要原因是得不到必要的技術支持、資金支持等。因此，檔案館領導應積極將城市建設檔案數字化管理提上工作日程，如針對檔案工作時間節點緊張、錄入目錄的工作量巨大等問題，為工作人員配備一定數量的短期外協工，專門協助檔案館工作人員完成數字化加工、錄入目錄、整理資料等工作，確保城市建設檔案數字化管理按期順利實現。
（三）建立健全實現數字化管理的組織網絡。城市建設檔案的根本目的在于提供利用，為城市規劃、建設及發展服務。在城市建設檔案的數字化管理時代里，檔案的形態及管理方式均發生了重大改變，致使檔案服務方式也發生了相應變化。在這樣的情況下，城市建設檔案館有必要成立城市建設檔案數字化管理的工作小組、領導小組，以建立健全組織網絡，做到層層分工落實，確保檔案數字化管理早日實現，為服務奠定基礎。如城市建設檔案館積極建設檔案數字化管理體系，由各部門主管共同組成專門的領導小組，負責城市建設檔案數字化管理的總體協調、安排及監督等工作；由檔案館全體工作人員及每一個部門的檔案兼職人員共同組成專門的工作小組，負責將各項檔案數字化管理工作落到實處，進一步明確每一個工作人員的任務和職責。
參考文獻：
1 城市檔案信息化和數字化管理建設的重要性
在社會發展的進程中，城市也得到了極大的發展，這就使得以往的城市建設檔案管理模式已經無法適應現今城市發展的需求，所以，需要嚴格的依據城市發展的需求，針對檔案信息化和數字化建設進行管理，這也是城市檔案建設管理工作中的一個重要項目。而要想使得這一項目可以達到其理想的完成目標，就需要重視以下幾點要求：
首先，就是在城市不斷發展的進程中沒想掛機呢的檔案檔案所需要存儲的信息量也在逐漸的增加。就現階段來說，我國城市建設檔案主要還是將紙質檔案作為主要的檔案類別。而在城市發展的進程中，各個行業也得到了極大的發展，尤其是房地產行業，其發展的速度更快。這也就使得城市建設檔案的數量不斷的增加，從而為城市建設發展提供了更加豐富的參考資料，但是同時也使得城市建設檔案在管理上呈現出諸多的問題。
以當前的城市建設檔案管理工作開展的具體狀況來分析，該工作在開展的過程中，選用的工作形式較為落后，這樣的落實的管理工作模式，導致城市建設檔案在管理上呈現出效率低下以及信息無法共享的難題。從而在很大程度上使得城市建設檔案資料無法及時的進行整理，導致檔案出現堆積的現象。
面對上述狀況，就需要在對城市建設檔案管理工作進行開展的過程中，可以實現信息化和數字化建設管理，依據這種新型的管理方式以更好的推動城市建設檔案管理工作的開展。
其次，就是需要針對信息資源的需求量實施高效的優化。在城市發展建設的過程中，城市無論在進行規劃還是在進行基礎優化的過程中，都需要嚴格的以及建設檔案，并針對城市的發展狀況做好相應的記錄，以此形成建設檔案，不斷的對建設檔案中的內容進行豐富。通常而言，在城市建設檔案中，包含的專業部門就是城市規劃以及建設等多個部門。就這一點來分析，針對開發所產生的信息實施良好的管理，可以使得城市建設檔案的實際效用最大限度的發揮出來，提升其應用的價值，以更好的為城市建設和發展提供服務。
城市發展以城市建設檔案作為載體，記錄真實的城市發展信息，為了能夠最大限度的滿足城市建設檔案管理工作的需求，就需要合理的采取相應的措施來對城市建設檔案進行資源的重新優化配置，使得城市建設檔案的形式更加的豐富，并且在存儲介質上進行改進。擺脫傳統紙質檔案的束縛，建設城市建設檔案管理的新方式，努力的實現城市建設檔案管理的信息化和數字化，以最大限度的滿足現今城市發展的實際需求。合理的利用高新技術手段和各種新型的數碼處理技術，來有效的針對城市建設檔案實施收集、整理、整合以及利用等，確保城市建設檔案資源能夠實現優化，以更好的為城市建設和發展而服務。
2 城市建設檔案數字化和信息化建設管理的“三個化”功能
當城市建設的步伐加快，也就是城市建設檔案提升的開始。城市建設檔案數字化管理與傳統意義上的檔案管理相比，有著很大的不同，其重點，筆者以為城市建設檔案數字化管理具有“三個化”的功能，簡稱為“三化”：即館藏檔案數字化、檔案管理現代化和檔案資源利用共享化。
一是館藏檔案數字化。城市建設檔案數字化管理，通過運用計算機技術與多媒體技術融為一體的各類傳統介質的檔案資料，進行協調處理后并轉化為數字信息，使所有館藏信息都以數字化的形式儲存，城市建設檔案數字化管理的實用性明顯，效率提高，這是城市建設檔案數字化建設的一個核心基本點。
二是檔案管理現代化。城市建設檔案數字化檔案管理，不僅包含了傳統檔案館的一切效能，它還包括了檔案編碼目錄和檢索自動化、檔案全文儲存與檢索自動化，計算機輔助檔案業務工作管理、輔助立卷、檔案標引自動化、檔案館辦公自動化、檔案庫房管理、保護技術現代化、建立檔案數據庫等一系列功能，這是城市建設檔案管理數字化建設的又一個基本點。
三是城市建設檔案資源利用共享化。目前，城市建設發展，促使各種城市建設檔案的檔案資料，仍以文字形式存在于城市建設檔案這個信息空間里。要改變這種方式，從查閱到資源共享，唯一有效的辦法，就是通過信息網絡的傳媒作用，直接傳遞到各個用戶，從而實現城市建設檔案利用的信息資源共享化，完成為社會、為城市建設服務的根本目的。
3 城市建設檔案數字化信息化管理工作開展的可行性
一是明確城市建設檔案數字化信息化管理目標。要結合我區城市建設發展需要，確定城市建設檔案數字化信息化建設方案，確立以數字化信息化建設，促進城市建設檔案館內外各項工作現代化的實施步驟，并對城市建設檔案的數字化信息化進行長遠的規劃，使得城市建設檔案的數字化、信息化建設工作得以穩步推進。
二是購置城市建設檔案數字化信息化管理設備。要逐步加大信息化建設的投入，每年安排一定的經費購置電腦等現代管理設備，在數字化信息化建設要加大資金投入，合理建設館內館外局域網，為建立現代化城市建設檔案管理奠定了良好的硬件基礎。
三是開發城市建設檔案數學化信息化管理系統。要建立城市建設檔案辦公自動化網絡系統，該系統涵蓋了檔案接收、業務指導、整理等主要日常工作，以提高工作效率，滿足為全社會和城市建設發展服務的需要。
