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第1篇

建立健全檔案調(diào)歸卷制度，規(guī)范檔案利用人員在借閱、查看過程中的手續(xù)處理，確保檔案借閱前后安全無損壞。對于檔案室的管理，從業(yè)人員要有計(jì)劃性，每月每年都要有清點(diǎn)計(jì)劃，了解和掌握所管理的檔案完整安全，并做好相關(guān)的數(shù)據(jù)記錄。為了提升檔案資料實(shí)體的安全，檔案管理機(jī)構(gòu)要定期抽檢一定比例的檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，確保萬無一失。對于新的實(shí)體檔案在保存前要做好消毒除塵工作，對于老化的檔案資料要及時(shí)保養(yǎng)，搶救，采取或者有效的補(bǔ)救措施。對于級別較高的檔案可以特殊問題特殊對待，進(jìn)一步強(qiáng)化安全管理意識。

二、檔案的信息安全管理

檔案的類型越來越多，紙質(zhì)化的、電子化的、數(shù)字化的等等，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)在檔案管理的中的使用，這一定程度上給檔案資料的信息安全埋下了隱患，所以新形勢下，信息安全已經(jīng)成為檔案安全管理工作的重心。為了確保檔案信息的安全，應(yīng)該依據(jù)我國的《檔案法》，劃分檔案的秘密級別，實(shí)施檔案保密制度，從制度上確保檔案信息的安全。對于檔案，還要做好價(jià)值的評估和鑒定，科學(xué)、準(zhǔn)確的區(qū)分、判定檔案開放與控制使用范圍。檔案從業(yè)人員還要有責(zé)任意識和法律意識，對于檔案的查閱和使用必須遵循一定的審批手續(xù)和相關(guān)制度。在檔案資料的開發(fā)利用中，較高的檔案要匯編的話，應(yīng)當(dāng)經(jīng)原制發(fā)機(jī)關(guān)、單位批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得匯編入冊。檔案管理結(jié)構(gòu)和從業(yè)人員，還要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，樹立安全意識，規(guī)范操作行為，規(guī)避計(jì)算機(jī)病毒、黑客等襲擊，嚴(yán)禁用處理國家秘密信息的計(jì)算機(jī)上互聯(lián)網(wǎng)。應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，依據(jù)分區(qū)域、按等級、多層次的防護(hù)思想進(jìn)行了安全規(guī)劃、安全評估、安全加固與安全維護(hù)，并且對過去已有的安全技術(shù)實(shí)施進(jìn)行改進(jìn)與增強(qiáng)。建立操作權(quán)限管理制度，明確權(quán)限和操作范圍；建立操作人員密碼管理制度，定期修改管理密碼；建立計(jì)算機(jī)病毒防治制度，定期進(jìn)行病毒檢查等。

三、檔案的庫房安全管理

第2篇

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息安全

現(xiàn)代信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用帶來了顯著的效果，事業(yè)單位檔案管理中也逐漸應(yīng)用了信息技術(shù)，促進(jìn)了檔案管理的科學(xué)化水平以及工作效率的提升。但信息技術(shù)帶來的問題也是十分引人關(guān)注的，即檔案信息安全問題，以下筆者圍繞該問題進(jìn)行探討。

一、事業(yè)單位檔案信息安全管理面臨的難題

（一）事業(yè)單位檔案信息面臨的物理安全問題。檔案信息的物理安全主要是指檔案存放的外部環(huán)境的安全，包括存放的建筑、自然環(huán)境。當(dāng)前事業(yè)單位大多數(shù)檔案是電子檔案，在物理安全方面主要包括存儲的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和計(jì)算機(jī)自身軟件設(shè)備的安全，以及所存放環(huán)境的地理位置安全性、溫度、濕度以及防火、防盜性等各個(gè)方面。有的計(jì)算機(jī)自帶的軟件存在漏洞，電子檔案可能發(fā)生病毒損壞，有的計(jì)算機(jī)硬件存在問題會(huì)導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)無法存儲和讀取，而外部的溫度、濕度則有可能損害存儲的電子設(shè)備。

（二）事業(yè)單位檔案信息面臨的人為安全問題。檔案管理是要靠人去落實(shí)的，檔案利用也是由人進(jìn)行查閱調(diào)檔的，在這一過程中人為因素對檔案信息安全存在著很大的影響。當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息面臨的人為安全問題主要包括檔案信息安全責(zé)任意識不強(qiáng)，管理人員嚴(yán)重不足，同時(shí)管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，尤其是在電子檔案信息的管理方面由于缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，在管理中缺乏對檔案信息的安全設(shè)置，甚至有時(shí)由于誤操作可能造成檔案信息的刪除，還有的檔案管理人員缺乏保密意識，造成電子檔案信息的外泄也是典型的安全問題。

（三）事業(yè)單位檔案信息面臨的技術(shù)安全問題。在檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用給檔案管理帶來了全新的模式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)化，提高了管理的效率，但是也帶來了安全方面的風(fēng)險(xiǎn)。存儲電子檔案信息的計(jì)算機(jī)在日常使用過程中，使用外部設(shè)備連接以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境下可能遭受到病毒侵害、黑客攻擊，計(jì)算機(jī)中的應(yīng)用軟件在運(yùn)行以及更新中也可能產(chǎn)生安全隱患，尤其是一些事業(yè)單位檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備安全等級較低，在使用網(wǎng)絡(luò)時(shí)也缺乏安全防護(hù)設(shè)置。此外，技術(shù)安全還存在的另一問題就是檔案信息缺乏備份，計(jì)算機(jī)存儲量巨大，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題其所存儲的檔案信息損失也將是巨大的。

二、事業(yè)單位檔案信息安全管理的建議

事業(yè)單位檔案管理中要將信息安全管理作為首要目標(biāo)，結(jié)合上文所述存在的安全風(fēng)險(xiǎn)問題，應(yīng)當(dāng)有針對性地進(jìn)行安全管理，具體應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面著手進(jìn)行。

（一）加強(qiáng)檔案信息安全管理的物理防護(hù)。作為事業(yè)單位的檔案信息安全管理，物理防護(hù)主要是在選擇檔案室和檔案存放設(shè)備時(shí)進(jìn)行安全考慮。檔案室的安全要進(jìn)行特殊設(shè)計(jì)，進(jìn)行安全評估，包括檔案室的溫度、濕度、防火、防盜等，并根據(jù)需要配備相應(yīng)的設(shè)備，發(fā)揮檔案管理的功能，確保安全。對一些事業(yè)單位現(xiàn)有檔案室存在的問題依照上述原則及時(shí)進(jìn)行整改，消除安全隱患。物理防護(hù)還包括對存放電子檔案的電子設(shè)備硬件和自帶軟件的安全管理，要選擇性能較好的硬件設(shè)備存儲電子檔案，一般來說，計(jì)算機(jī)自帶的軟件不存在安全問題，但是如果經(jīng)過重裝系統(tǒng)或者使用中改變就有可能發(fā)生系統(tǒng)漏洞，進(jìn)而引起電子檔案的丟失損壞，這就要求檔案管理中對電子設(shè)備的軟件運(yùn)行進(jìn)行有效的安全防護(hù)。

（二）加強(qiáng)檔案信息安全管理的人為防護(hù)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的促進(jìn)下，事業(yè)單位檔案管理對管理人員的要求也提高了，為了確保檔案信息的安全，事業(yè)單位要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行防護(hù)。首先，將安全責(zé)任從上至下落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員，作為檔案管理人員要加強(qiáng)安全責(zé)任意識。其次，制定檔案安全管理的規(guī)章制度，對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范要求，對可能出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)進(jìn)行安全防護(hù)指導(dǎo)。再次，建立專業(yè)的檔案信息管理人才隊(duì)伍，安排具有專業(yè)知識的人員進(jìn)行檔案管理，例如在事業(yè)單位人員招錄中設(shè)置檔案學(xué)專業(yè)的限制來招錄檔案管理人員，當(dāng)前經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)的檔案管理專業(yè)人員大都具有良好的安全管理意識，同時(shí)也都有良好的計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用技能，在電子檔案信息管理方面能夠進(jìn)行安全設(shè)置，在操作上也能夠有效地減少錯(cuò)誤操作。

（三）加強(qiáng)檔案信息安全管理的技術(shù)防護(hù)。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息安全管理中要利用現(xiàn)有的技術(shù)建立起安全可靠的檔案信息管理系統(tǒng)，對接收入檔的檔案信息從源頭審查就強(qiáng)調(diào)安全，存儲過程中要進(jìn)行安全防護(hù)，對一些檔案信息的共享要進(jìn)行安全審查，形成整個(gè)過程的安全管理。在日常的檔案信息管理中一些電子檔案信息的存儲需要借助外部設(shè)備，也要進(jìn)行安全防護(hù)，防止病毒寫入系統(tǒng)，接入網(wǎng)絡(luò)時(shí)更要注重安全防護(hù)。此外，有必要利用當(dāng)前大數(shù)據(jù)發(fā)展建立檔案信息的備份系統(tǒng)，這樣既能夠節(jié)約存儲空間，又能夠防止檔案信息出現(xiàn)問題后喪失唯一性。

三、結(jié)語

事業(yè)單位的檔案信息安全是檔案管理的重中之重，關(guān)系到事業(yè)單位以及社會(huì)公眾的利益。現(xiàn)代信息技術(shù)不但對事業(yè)單位檔案管理起到了科學(xué)的、高效的促進(jìn)作用，同時(shí)也使得事業(yè)單位的檔案信息受到了來自網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全威脅，我們當(dāng)前要做的就是全面客觀地看待檔案信息安全威脅，積極地建立檔案信息安全管理體系。

【參考文獻(xiàn)】

第3篇

當(dāng)今對于普通的紙質(zhì)檔案，已經(jīng)有了非常成熟的管理制度和技術(shù)，一般能夠配備專門的檔案室以及專門的管理人員，下面是編輯老師為大家準(zhǔn)備的試論電子檔案安全管理。

對于文件特別是保密文件的調(diào)閱也有著嚴(yán)格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應(yīng)的措施來保障文件檔案的安全。但對于電子檔案，卻還沒有詳細(xì)的操作性強(qiáng)的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經(jīng)意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問題。

電子檔案安全可靠的運(yùn)行，不僅僅關(guān)系到數(shù)據(jù)本身的正常運(yùn)行，更重要的是關(guān)系到所有與電子檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)有關(guān)的正常業(yè)務(wù)開展，因此電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器、存儲設(shè)備、系統(tǒng)軟件等都應(yīng)具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。

防火墻是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部公共網(wǎng)絡(luò)之間的第一道屏障,是最受人們重視的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品。從理論上看,防火墻位于網(wǎng)絡(luò)安全的最底層,負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)間的安全認(rèn)證與傳輸,防火墻不僅要完成傳統(tǒng)的過濾任務(wù),還要為各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用提供相應(yīng)的安全服務(wù)。當(dāng)今的防火墻產(chǎn)品正朝著數(shù)據(jù)安全與用戶認(rèn)證、防止病毒與黑客侵入等方向發(fā)展。在電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)的連接處安裝防火墻設(shè)備，能夠根據(jù)會(huì)話信息、應(yīng)用協(xié)議、訪問用戶、被訪問者資源等進(jìn)行訪問控制規(guī)則設(shè)置，保證通過網(wǎng)絡(luò)邊界的會(huì)話層得到一定的控制，同時(shí)，為了保證整體安全性，防火墻設(shè)備自身具備高度的安全性。

另外，在電子檔案管理系統(tǒng)和各個(gè)地區(qū)服務(wù)點(diǎn)(Pointof Service,POS)之間，以及存在不同安全等級的系統(tǒng)之間的互聯(lián)邊界處也應(yīng)采用防火墻和虛擬局域網(wǎng)(Virtual Local Arca Network,VLAN)劃分等安全訪問控制措施。

第4篇

關(guān)鍵字：電子檔案 網(wǎng)絡(luò)安全 防火墻

當(dāng)今對于普通的紙質(zhì)檔案，已經(jīng)有了非常成熟的管理制度和技術(shù)，一般能夠配備專門的檔案室以及專門的管理人員，對于文件特別是保密文件的調(diào)閱也有著嚴(yán)格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應(yīng)的措施來保障文件檔案的安全。但對于電子檔案，卻還沒有詳細(xì)的操作性強(qiáng)的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經(jīng)意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問題。

電子檔案安全可靠的運(yùn)行，不僅僅關(guān)系到數(shù)據(jù)本身的正常運(yùn)行，更重要的是關(guān)系到所有與電子檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)有關(guān)的正常業(yè)務(wù)開展，因此電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器、存儲設(shè)備、系統(tǒng)軟件等都應(yīng)具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。

一、防火墻訪問防范措施

防火墻是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部公共網(wǎng)絡(luò)之間的第一道屏障，是最受人們重視的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品。從理論上看，防火墻位于網(wǎng)絡(luò)安全的最底層，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)間的安全認(rèn)證與傳輸，防火墻不僅要完成傳統(tǒng)的過濾任務(wù)，還要為各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用提供相應(yīng)的安全服務(wù)。當(dāng)今的防火墻產(chǎn)品正朝著數(shù)據(jù)安全與用戶認(rèn)證、防止病毒與黑客侵入等方向發(fā)展。在電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)的連接處安裝防火墻設(shè)備，能夠根據(jù)會(huì)話信息、應(yīng)用協(xié)議、訪問用戶、被訪問者資源等進(jìn)行訪問控制規(guī)則設(shè)置，保證通過網(wǎng)絡(luò)邊界的會(huì)話層得到一定的控制，同時(shí)，為了保證整體安全性，防火墻設(shè)備自身具備高度的安全性。

另外，在電子檔案管理系統(tǒng)和各個(gè)地區(qū)服務(wù)點(diǎn)（Pointof Service，POS）之間，以及存在不同安全等級的系統(tǒng)之間的互聯(lián)邊界處也應(yīng)采用防火墻和虛擬局域網(wǎng)（Virtual Local Arca Network，VLAN）劃分等安全訪問控制措施。

二、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測防御

網(wǎng)絡(luò)入侵防御設(shè)備（Intrusion Prevention System，IPS）在網(wǎng)絡(luò)入侵行為進(jìn)入被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)之前通過報(bào)警、阻斷等措施為電子檔案管理系統(tǒng)提供保護(hù)，目的是對網(wǎng)絡(luò)侵入行為進(jìn)行阻截，同時(shí)，在電子檔案管理中的某些網(wǎng)段也需要采用網(wǎng)絡(luò)侵入檢測系統(tǒng)（Intrusion Detetection System，IDS），即針對網(wǎng)絡(luò)侵入進(jìn)行監(jiān)測，它可以自動(dòng)識別種種侵入模式，在對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析時(shí)與這種模式進(jìn)行匹配，一旦發(fā)現(xiàn)黑客有侵入的企圖，就會(huì)自動(dòng)報(bào)警，目的是通過對網(wǎng)絡(luò)侵入者的檢測，彌補(bǔ)防火墻等邊界安全軟件的不足，及時(shí)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備也對蠕蟲木馬病毒攻擊進(jìn)行識別，并進(jìn)行有效的攔截，在電子檔案管理系統(tǒng)和Internet、POS（Pointof Service，POS）的邊界布置網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備，也能夠?qū)M(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)請求進(jìn)行預(yù)警防御，避免病毒或黑客入侵內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

在電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)中心前布置網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備，保證了不論攻擊來源于哪里，包括內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)，都能夠?qū)π畔?shù)據(jù)資源進(jìn)行有效的防御。在電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)資料中心區(qū)域，為了確保對關(guān)鍵業(yè)務(wù)的訪問不造成影響，網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備應(yīng)使用專業(yè)硬件芯片架構(gòu)，確保具有高度處理能力。此外，網(wǎng)絡(luò)侵入防范設(shè)備還需要對進(jìn)出被保護(hù)區(qū)域的大量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檢測，做到雙向防御的目的。

為了簡化布置，節(jié)約資金，本人建議電子檔案管理采用高端口密度的侵入防范設(shè)備，同時(shí)實(shí)現(xiàn)侵入防范和入侵檢測的功能，即對關(guān)鍵鏈路實(shí)現(xiàn)了串行接入，也對病毒或黑客的侵入實(shí)施防范和阻截，同時(shí)采用同一臺設(shè)備的別處端口對其他網(wǎng)絡(luò)采用端口鏡像方式接入，進(jìn)行實(shí)時(shí)入侵檢測。

三、網(wǎng)關(guān)病毒防御

傳統(tǒng)的病毒防御措施大多數(shù)都靠計(jì)算機(jī)終端殺毒軟件進(jìn)行防御，病毒已經(jīng)感染到終端后才進(jìn)行查找殺除，是一種亡羊補(bǔ)牢的方法，而且在查找殺除病毒時(shí)將會(huì)占用大量的系統(tǒng)資源，當(dāng)今病毒傳播主要依賴于Internet網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網(wǎng)關(guān)病毒防御體系。對出入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查找殺毒，阻截來自Internet的文件病毒入侵網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部，同時(shí)阻截來自Internet的黑客對應(yīng)用服務(wù)器群的入侵和破壞；阻截來自Internet的病毒對終端操作系統(tǒng)的侵入；阻截病毒的互相傳播，徹底將病毒阻隔在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)之外。

四、提高電子檔案管理人員的安全意識

在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計(jì)算機(jī)軟硬件方面的漏洞，而是計(jì)算機(jī)使用人員的安全意識。很多病毒的運(yùn)行或者非法訪問都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點(diǎn)：

第一，絕對禁止使用電子檔案管理專用電腦訪問外網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)上潛在著很多的威脅，每時(shí)每刻都有網(wǎng)絡(luò)探測工具在掃描，一旦被網(wǎng)絡(luò)攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問，輕者數(shù)據(jù)被非法訪問，嚴(yán)重的會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失或者修改破壞。

第二，不在電子檔案管理專用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經(jīng)過廠商檢驗(yàn)的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應(yīng)用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術(shù)服務(wù)。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無關(guān)的軟件，以免造成系統(tǒng)緩慢或者沖突，降低系統(tǒng)的可靠性。

第三，輕易不要使用U盤移交電子檔案。U盤是一種USB接口的移動(dòng)存儲設(shè)備，可以被隨機(jī)讀寫，是病毒最理想的傳播工具。由于U盤經(jīng)常在各個(gè)電腦之間插拔，傳染病毒的幾率很大，是病毒傳播最大的途徑之一。在電子檔案的移交過程中，應(yīng)該盡量減少U盤的使用。

第四，對于不清楚的文件，不要輕易打開運(yùn)行。很多病毒會(huì)將自己偽裝成普通文件的樣子，或者具有誘惑性、欺騙性的文件或者文件夾。檔案管理人員應(yīng)該提高警惕，對于不清楚的文件打開時(shí)一定要慎重。

此外，為了保證電子檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，還必須遵照國際、國內(nèi)的防范標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，通過系統(tǒng)的技術(shù)防御措施和非技術(shù)防御措施，建立安全保障體系，為電子檔案管理系統(tǒng)提供一個(gè)安全環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)安全是一個(gè)系統(tǒng)的、全局的問題，網(wǎng)絡(luò)上的任何一個(gè)漏洞，都會(huì)導(dǎo)致全網(wǎng)的安全問題。我們應(yīng)該用系統(tǒng)工程的觀點(diǎn)、方法來分析電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全及具體措施。一個(gè)較好的安全措施往往是多種方法適當(dāng)綜合的應(yīng)用結(jié)果。這些環(huán)節(jié)在網(wǎng)絡(luò)中的地位和影響作用，也只有從系統(tǒng)綜合整體的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)遵循整體安全性原則，根據(jù)規(guī)定的安全策略制定出合理的網(wǎng)絡(luò)安全體系結(jié)構(gòu)，這樣才能做到整個(gè)系統(tǒng)的安全。

參考文獻(xiàn)

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2.王春森.系統(tǒng)設(shè)計(jì)師[M].北京：清華大學(xué)出版社，2001.

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第5篇

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；企業(yè)檔案；安全管理

《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第十條強(qiáng)調(diào)：“ 企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理?！彪S著信息化的迅猛發(fā)展和電子檔案的廣泛應(yīng)用，檔案信息安全問題日益突出。特別是在電子檔案誕生，檔案信息載體的多樣化和電子文件、檔案數(shù)量迅速增長的情況下，如何做好企業(yè)檔案的安全管理工作？筆者認(rèn)為必須把檔案信息安全問題提高到企業(yè)管理的重要位置，采取有效措施，加強(qiáng)檔案的安全管理。檔案的安全管理應(yīng)當(dāng)包括檔案安全管理職責(zé)、檔案實(shí)體安全管理、電子檔案安全管理和檔案庫房安全管理等方面。

筆者所在的淮北華星工貿(mào)有限責(zé)任公司，是集煤炭洗選、礦山設(shè)備制造、配件加工及安裝；選煤用重介質(zhì)、高效復(fù)合浮選劑生產(chǎn)；礦用玻璃鋼管道、管材、玻璃鋼柵欄生產(chǎn)及研發(fā)為一體的綜合性企業(yè)。由于企業(yè)產(chǎn)品科技含量較高、知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案較多，因此企業(yè)非常重視檔案安全管理工作，制訂了《華星公司檔案管理制度》、《華星公司安全工作制度》、《華星公司檔案管理工作規(guī)范》、《華星公司檔案查閱制度》、《華星公司技術(shù)檔案管理辦法》等規(guī)章制度。為確保檔案安全，公司強(qiáng)化檔案實(shí)體的管理，做到責(zé)任到人，確保檔案庫房防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水“八防”工作落實(shí)到位。另一方面加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全管理，保證電子檔案的信息安全。筆者在實(shí)際工作中體會(huì)到，做好企業(yè)檔案安全管理工作，必須從以下幾方面入手：

1 加強(qiáng)檔案實(shí)體與電子檔案的管理

檔案的存在形式包括了紙質(zhì)檔案和電子檔案。企業(yè)在工作中形成的文件材料不管以何種形式保存，首先要保證檔案的信息安全。

1.1 加強(qiáng)檔案實(shí)體安全管理

企業(yè)應(yīng)確保在生產(chǎn)經(jīng)營等活動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，并及時(shí)歸檔。還應(yīng)依法定期將具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向上級檔案館移交。要建立健全檔案調(diào)歸卷制度，規(guī)范檔案提供利用過程中借閱登記、利用效果登記和及時(shí)歸卷的程序；建立檔案、人員出入庫登記制度，確保檔案安全萬無一失。檔案室工作人員每年應(yīng)對室藏檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)核對，做到登記臺賬與檔案實(shí)體相符。對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，按檔案保護(hù)技術(shù)要求進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。不同載體材質(zhì)的檔案應(yīng)分類存放、規(guī)范保存。對特殊載體檔案的存放，按其特性和要求，使用規(guī)范、合理的裝載器具加以保管和保存。檔案室對珍貴、重要的檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，并用復(fù)制件代替原件提供利用，其別珍貴重要、有特殊意義的檔案和特殊載體、對保管條件有特殊要求的檔案，可建特藏室專門管理。

1.2 強(qiáng)化電子檔案的安全管理

電子檔案指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子檔案整理、歸檔過程的安全管理包括：要建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度，保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確，歸檔時(shí)要盡可能地以主流技術(shù)統(tǒng)一電子檔案的保存格式。

電子檔案保管和利用過程中的信息安全要做到以下幾個(gè)方面：要保證電子檔案載體物理上的安全；要對電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)；要密切關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展方向，不斷對歷年來電子檔案使用的軟件升級、更新情況進(jìn)行記錄、保存，適時(shí)對電子檔案的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換；要加強(qiáng)對電子文件利用活動(dòng)的管理，保證電子檔案的信息安全。

由于企業(yè)信息化建設(shè)步伐加快，有許多重要的電子檔案都存儲于辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)里，必須采取各種措施加以控制確保安全。對于涉及檔案信息管理的辦公系統(tǒng)，設(shè)定權(quán)限，規(guī)定哪些人可以登錄系統(tǒng)，并設(shè)置登陸密碼；登錄后只能查閱到規(guī)定權(quán)限范圍內(nèi)的文件，有的內(nèi)容應(yīng)由檔案管理人員審批后才能看；并設(shè)置好借閱期限，及時(shí)跟蹤催還；查閱的文件內(nèi)容格式保存為PDF格式，不能被隨便復(fù)制；檔案管理人員還應(yīng)設(shè)置好檔案的密級程度（絕密、秘密、公開等）。為登錄系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)裝上防毒軟件，并注重及時(shí)更新。電子檔案保存在軟盤、磁盤里的，要使軟盤保持干凈并不受損害，要讓磁盤遠(yuǎn)離磁場，并做到防塵、防油漬。

2 保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全

電子檔案運(yùn)行環(huán)境主要是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全是保障檔案信息資源安全的主要問題，保證電子檔案運(yùn)行環(huán)境的安全管理就是要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全管理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全隱患主要表現(xiàn)為：存在著各種物理安全問題，如因自然災(zāi)害或人為原因?qū)τ?jì)算機(jī)硬件設(shè)施造成損害；來自內(nèi)部或外部的非法訪問，尤其是黑客的入侵不僅能盜取、修改信息，而且可以導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)部分或全部癱瘓；防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒侵害；普遍缺乏基本的備份系統(tǒng)，一旦發(fā)生問題難以及時(shí)恢復(fù)等。要確保檔案信息資源的安全，就必須消除這些不安全因素。

首先，要堅(jiān)持防管并舉，建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保密系統(tǒng)，確保網(wǎng)絡(luò)安全連接和信息安全傳輸，保證檔案信息、數(shù)據(jù)庫安全；其次，為應(yīng)付突發(fā)事件，要建立檔案信息資源災(zāi)害恢復(fù)備份系統(tǒng)，提供可靠的系統(tǒng)備份、應(yīng)用備份、數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)恢復(fù)能力，保證檔案網(wǎng)絡(luò)工作不間斷地運(yùn)行；再次，要加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全技術(shù)防范管理，檔案室應(yīng)安裝入侵報(bào)警、電視監(jiān)控、防盜屏障、周界報(bào)警等設(shè)備設(shè)施。此外，要及時(shí)做好網(wǎng)站的維護(hù)和更新工作，定期對計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢查維護(hù)，適時(shí)更新防病毒軟件。

3 建立健全檔案安全管理的制度

檔案安全管理的條款分布在《保密法》、《國家安全法》、《檔案法》等中間，并沒有專門的檔案安全管理制度，企業(yè)需要建立一套檔案安全管理制度，明確規(guī)定安全管理職責(zé)、管理要求、管理目標(biāo)、管理內(nèi)容等。

筆者所在的企業(yè)就制定了一系列管理制度：文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求以及控制歸檔質(zhì)量的措施；利用制度明確了提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查（借）閱檔案的要求；保密制度明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔(dān)保密的責(zé)任；檔案保管制度包括了保管工作原則、各門類檔案保管條件，特殊載體檔案保管方式，檔案進(jìn)、出庫房要求，對受損檔案的處置原則和要求；電子檔案管理操做制度明確了檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求；庫房管理制度明確了庫房管理員職責(zé)、庫房管理要求，進(jìn)出庫房要求等。構(gòu)建一套系統(tǒng)、透明的檔案安全管理制度，能為企業(yè)檔案安全管理的實(shí)施提供保障作用。

第6篇

1 檔案實(shí)施信息化管理的重要性

利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理不僅為用戶了解和使用其檔案信息提供了便利，也加強(qiáng)了對檔案的保存，提高了檔案管理工作的效率。詳細(xì)分析其具體作用，我認(rèn)為主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，使檔案信息中的傳遞量和服務(wù)對象大大增加。實(shí)施信息化管理以后，利用數(shù)字信息進(jìn)行檔案管理，因?yàn)閿?shù)字信息使用的空間小，傳遞過程中不會(huì)受空間的限制，再利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊等科技手段的支持，用于存儲和管理數(shù)字信息的服務(wù)器的數(shù)量會(huì)明顯增加，服務(wù)對象的范圍也更加廣泛。

其次，信息化管理的使用充分延續(xù)了使用時(shí)間，能讓檔案信息全天候?yàn)橛脩舴?wù)，并且通過網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進(jìn)行檢索更加方便快捷，為每個(gè)用戶提供其個(gè)性化檔案信息的了解和查詢。

最后，利用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案信息的輸送和傳遞優(yōu)勢更明顯，查閱者不僅可以自己利用互聯(lián)網(wǎng)直接進(jìn)行查閱，還可以把電子檔案下載到自己的電腦上，不用反復(fù)往返檔案室進(jìn)行查閱，這就讓用戶和從事檔案管理的工作人員節(jié)約了大量時(shí)間，還能方便異地查詢，使檔案信息的利用效率得以有效提高。

2 利用信息化進(jìn)行檔案管理的工作中存在的安全隱患問題

2.1 實(shí)施信息化進(jìn)行管理的過程存在安全威脅

檔案采用信息化的管理手段進(jìn)行管理以后，實(shí)現(xiàn)了信息的網(wǎng)絡(luò)查詢和網(wǎng)絡(luò)傳遞，這就為信息的安全帶來了很大的隱患，尤其是一些機(jī)密的檔案信息，容易被一些別有用心的人在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行偽造、竊取或篡改，這種情況的存在，為我們的檔案管理工作帶來了很多麻煩。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的影響，致使一些檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被病毒侵襲，致使檔案信息中的資料容易被外泄。另外，保存檔案信息的計(jì)算機(jī)都有一定的使用壽命，再加上軟件平臺的一些因素，如果采取的處理方法不妥，都容易導(dǎo)致電子信息檔案受到損失。

2.2 檔案信息本身存在著一定的安全隱患

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，普遍存在的都是紙質(zhì)檔案，這些紙質(zhì)檔案上邊都有領(lǐng)導(dǎo)的簽字和單位的蓋章，很容易鑒別檔案的合法性和真實(shí)性，自從實(shí)施信息化進(jìn)行管理以后，這些電子數(shù)字檔案很容易被復(fù)制和修改，這些都會(huì)對檔案的合法性和真實(shí)性帶來不利影響，使檔案信息的安全面臨著很大的威脅。

2.3 人為的操作失誤造成安全隱患

在電子信息進(jìn)行生成和管理的過程中，檔案管理人員自身素質(zhì)較低，安全意識缺乏以及工作時(shí)的粗心大意，都會(huì)引起操作失誤，直接導(dǎo)致電子檔案信息遺漏和丟失；另外，由于操作過程中的失誤，對操作口令的選擇缺乏謹(jǐn)慎認(rèn)真，或者與別人“共享”自己檔案信息的賬號和密碼，這些行為都會(huì)直接影響電子檔案信息的安全，使檔案信息存在被盜竊或者被泄露的隱患。

3 采用有效措施解決對檔案實(shí)施信息化管理過程中存在的安全隱患

電子檔案的產(chǎn)生對檔案管理工作產(chǎn)生的影響是巨大的，但其存在的安全隱患也不容忽視。為了避免這些安全隱患，使電子檔案呈現(xiàn)出更多積極的影響，我們必須要采取有力的措施進(jìn)行改進(jìn)。

3.1 提升檔案管理工作人員的素質(zhì)水平及安全意識

在對電子檔案的安全問題進(jìn)行解決時(shí)，首先應(yīng)注意的就是人為的因素，這也是最容易防范的一個(gè)方面。因此我們有關(guān)部門一定要注意對檔案管理的工作人員定期進(jìn)行相關(guān)知識的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對檔案有關(guān)保密法規(guī)的學(xué)習(xí)，讓他們能時(shí)刻具有安全憂患意識，提高其自身的專業(yè)素質(zhì)。另外，要加強(qiáng)對這些工作人員的安全管理，進(jìn)一步完善安全管理方面的制度，對檔案管理人員有一個(gè)制約。同時(shí)，還要在這些管理部門經(jīng)常開展計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和信息化管理等方面的先進(jìn)的科技知識的培訓(xùn)，引入更多的高科技人才參與檔案的信息化管理，提高管理人員的綜合能力，讓他們能在電子檔案的管理中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并有效解?Q問題，機(jī)智的應(yīng)對檔案管理過程中遇到的安全威脅，從而保證檔案信息的管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2 為檔案的信息化管理建立健全的保障體系

為檔案的信息化管理建立健全的保障體系，是提高檔案服務(wù)素質(zhì)，保障檔案信息安全存在的一個(gè)重要手段。首先，我們應(yīng)該讓管理信息的有關(guān)程序更優(yōu)化，聘請專業(yè)水平高的科技人員編訂專用的管理程序，以確保管理程序的安全性；其次，在這些管理系統(tǒng)中安裝正版的殺毒軟件定期查殺病毒，避免系統(tǒng)遭受病毒感染；第三，不能忽視對紙質(zhì)檔案的管理，紙質(zhì)檔案是最基本、最可靠、最原始的檔案信息的記錄，這是電子檔案所不能替代的，兩者必須要互相依存。

3.3 采取專業(yè)的技術(shù)措施保障各環(huán)節(jié)的安全

專業(yè)的技術(shù)防范手段是保障電子檔案安全最直接、最有效的方式，在對檔案進(jìn)行信息化管理過程中可采取的科技手段主要有以下幾種：

首先是對檔案信息采取加密技術(shù)。對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，使電子檔案信息變成密文，這樣檔案信息只有輸入密鑰以后才可打開，顯示信息的內(nèi)容，這樣的信息相對來說不容易被非法竊取和閱讀。

其次，在電子檔案管理中實(shí)施簽署技術(shù)。這種技術(shù)主要包括證書式的簽名和手寫式的簽名，采取這種技術(shù)以后，不僅能證明文件確實(shí)出自作者之手，而且文件內(nèi)容也不容易被被人改動(dòng)。

第三，利用權(quán)限控制的技術(shù)。這種技術(shù)的應(yīng)用，可對訪問用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，只有通過驗(yàn)證以后方可訪問檔案信息，隨時(shí)禁止無關(guān)人員入讀。

第7篇

近些年來我國發(fā)生了多起嚴(yán)重的食品安全問題，在社會(huì)上造成了非常惡劣的影響，降低了人們的生活質(zhì)量水平，威脅了人們的生命健康，不利于和諧社會(huì)的構(gòu)建。針對這種現(xiàn)象，國家政府加大了懲治力度，不斷對食品安全法進(jìn)行完善，明確不同監(jiān)管部門所承擔(dān)的管理責(zé)任，將食品安全管理責(zé)任進(jìn)行落實(shí)，對不同部門之間的工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮社會(huì)監(jiān)督作用，把人民群眾的利益放在首要地位，最大化的保證食品安全，為人們提供健康、綠色的食品。而真實(shí)高效的檔案記錄管理工作為食品安全的監(jiān)管提供了有利的保障。

一、現(xiàn)階段我國食品安全管理中存在的主要問題

1.食品安全管理法不夠完善

完善的食品安全管理法是確保食品安全的重要措施，在當(dāng)前的食品安全管理法中還存在很多漏洞，無法發(fā)揮出法律效應(yīng)，不能對食品加工商形成強(qiáng)有力的約束作用，食品安全得不到保證。食品安全監(jiān)管體制不順，不同部門之間的管理責(zé)任不夠明確，在出現(xiàn)食品安全問題的時(shí)候，相關(guān)部門沒有及時(shí)制定有效的解決措施，反而互相推卸責(zé)任，經(jīng)常出現(xiàn)“踢皮球”的現(xiàn)象，造成群眾投訴無門。部門之間的工作缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)，食品監(jiān)管環(huán)節(jié)存在較多的漏洞，對違規(guī)生產(chǎn)的食品商打擊、懲處力度不足，無法形成有效的威懾作用，各種不正規(guī)的小作坊還比較常見[1]。

2.食品生產(chǎn)商缺乏職業(yè)道德

食品的生產(chǎn)是由食品加工商完成的，從某種意義上來說，食品加工商決定了食品的質(zhì)量，很多商家缺乏自律能力，為了謀取更多的利益，逾越了職業(yè)道德底線，生產(chǎn)加工食品的原材料質(zhì)量得不到保證；商家缺乏應(yīng)有的誠信道德，消費(fèi)者在花費(fèi)了一定的金錢之后，沒有購買到同等價(jià)值的食品，且商家對生產(chǎn)的食品不負(fù)責(zé)，當(dāng)食品出現(xiàn)質(zhì)量問題的時(shí)候，沒有做出合理的處理措施，嚴(yán)重?fù)p害了消費(fèi)者的合法權(quán)益。

3.食品質(zhì)量檢測不到位

在當(dāng)前的食品質(zhì)量檢測工作中，常用的檢測方法主要包括定期檢查、突擊檢查以及專項(xiàng)抽查三種，檢測面覆蓋不夠全面，存在很多漏洞，檢測力度有待提高，檢測方法有待完善和改進(jìn)；檢測部門沒有履行自己的責(zé)任，對待上級安排的工作比較敷衍，檢測過程中容易出現(xiàn)懈怠、放松現(xiàn)象，導(dǎo)致檢測工作趨于形式化；食品質(zhì)量的檢測標(biāo)準(zhǔn)比較落后，沒有形成統(tǒng)一的、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，不能滿足現(xiàn)階段的食品安全需求。

4.食品安全宣教引導(dǎo)亟需加強(qiáng)

食品安全的教育宣傳工作不到位，群眾對食品安全常識及相關(guān)法律不夠了解，在選用食品的時(shí)候，缺乏自我分辨能力，容易出現(xiàn)誤買、誤食現(xiàn)象；沒有發(fā)揮媒體的宣傳作用及科普作用，在出現(xiàn)食品安全問題的時(shí)候，只是對事件的具體經(jīng)過進(jìn)行了報(bào)道，并沒有利用輿論作用對食品安全知識進(jìn)行宣傳，人們無法清楚的知道引發(fā)食品安全的根本原因，還容易發(fā)生類似的情況；政府與媒體缺乏有效的聯(lián)系和溝通，只能被動(dòng)的應(yīng)對輿論壓力，沒有進(jìn)行正確的引導(dǎo)，相關(guān)信息缺乏透明化和公開化[2]。

二、我國食品安全檔案管理中存在的問題

食品安全監(jiān)管檔案管理是一項(xiàng)極具政策性、機(jī)密性、專業(yè)性等的工作，必須要讓各個(gè)監(jiān)管部門意識到加強(qiáng)對檔案管理的重要性。然后在其建設(shè)過程中依然存在著諸多方面的問題，一定程度影響了監(jiān)管效能的最大發(fā)揮。

1.對檔案管理不夠重視

長期以來，食品安全監(jiān)管部門的檔案管理意識相對來說比較薄弱，很大一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識都存在一定誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄、寫、保管等事務(wù)性工作，和別的工作相比起來，似乎沒有什么利用價(jià)值或者說不能給單位創(chuàng)造直接性的經(jīng)濟(jì)效益。因而對檔案管理工作不夠重視，始終認(rèn)為無關(guān)緊要，只要做到不丟失，不泄密，能應(yīng)付隨時(shí)查檔就可以了。雖然食品安全監(jiān)管部門幾乎都有配置專門的檔案管理人員，但是他們往往都沒有真正把檔案管理工作作為單位工作的重點(diǎn)，也沒有真正的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，因此有效的檔案管理機(jī)制很難形成。

2.檔案室硬件環(huán)境設(shè)施比較差

整齊、統(tǒng)一和規(guī)范的檔案保管室是檔案管理過程中的首要要求。但是很多沒有設(shè)立專用的檔案管理室，甚至還有部分單位的檔案保管室如同雜物室一般，亂七八糟，毫無秩序可言，而雜亂的環(huán)境給檔案管理工作帶來嚴(yán)重影響，查檔是不知從何入手，存檔也不知存往何處。食品安全部門也沒有重視對檔案保管室的設(shè)施配備工作，認(rèn)為檔案管理無需太多設(shè)備設(shè)施，有人來看時(shí)有個(gè)地方找就可以，所以對于老化的設(shè)備和設(shè)施也不進(jìn)行及時(shí)更換。對檔案管理必備的條件解決落實(shí)也比較差，檔案保管室沒有完善的配套設(shè)施，加之工作人員沒有良好的設(shè)防意識，更沒有明確嚴(yán)格的管理機(jī)制，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整，這些問題都直接導(dǎo)致了部分檔案文件在管理過程中受損，并給單位造成巨大的影響和損失。

3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

三、解決當(dāng)前食品安全及檔案管理問題的對策

1.建立完善的食品安全管理機(jī)制

結(jié)合食品產(chǎn)業(yè)發(fā)展的具體情況，對食品安全法進(jìn)行修訂，完善其中的不足之處，對不同部門在食品安全管理中所承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行明確劃分，建立科學(xué)、完善的食品安全管理機(jī)制；制定統(tǒng)一的食品安全檢測標(biāo)準(zhǔn)，確保食品質(zhì)量檢測的可靠性；做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警工作，針對可能出現(xiàn)的食品安全問題進(jìn)行評估，并制定相應(yīng)的預(yù)防措施；將食品安全管理責(zé)任進(jìn)行落實(shí)，全面深入開展專項(xiàng)治理整頓，關(guān)停不合格食品加工廠。

2.發(fā)揮社會(huì)的監(jiān)督作用

食品的安全需要社會(huì)進(jìn)行監(jiān)督，只有充分發(fā)揮社會(huì)的監(jiān)督作用，與政府部門形成有效配合，才能最大化的保證食品安全。建立舉報(bào)有獎(jiǎng)機(jī)制，調(diào)動(dòng)消費(fèi)者監(jiān)督的積極性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)食品安全隱患，根據(jù)群眾提供的線索，開展相關(guān)的排查工作；利用媒體輿論力量，將不良商販進(jìn)行曝光，同時(shí)做好食品安全知識的教育與普及工作，提高群眾對食品安全的認(rèn)識。

3.食品安全檔案管理采用信息化管理手段

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，科技成果及技術(shù)的應(yīng)用，給檔案管理工作帶來了很大的便利，提高檔案工作的效率和水平。目前，用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的部門越來越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢在必行。

4.做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平

檔案管理工作人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

第8篇

所謂的知識產(chǎn)權(quán)檔案是指所有的知識產(chǎn)權(quán)的獲取以及知識產(chǎn)權(quán)的實(shí)施和保護(hù)過程中所形成的具有一定保存價(jià)值的文件材料和經(jīng)過檔案館整理后所形成的文件集合體，這個(gè)集合存在明顯的法律效應(yīng)。隨著我國改革開放不斷得到深化，我國的知識產(chǎn)權(quán)機(jī)制逐漸的完善，但是在現(xiàn)階段我國的知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的重要性認(rèn)識不足，在管理過程中存在很多急需解決的問題。

一、當(dāng)前我國知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度分析

從行政管理途徑進(jìn)行分析，目前我國的知識產(chǎn)權(quán)管理機(jī)構(gòu)分為了三個(gè)部門，一個(gè)是專利管理系統(tǒng)，一個(gè)是商標(biāo)管理系統(tǒng)，還有一個(gè)就是著作權(quán)管理系統(tǒng)。因此，我們在進(jìn)行知識產(chǎn)權(quán)管理過程中也可以將其劃分為三個(gè)系統(tǒng)，他們分別對應(yīng)的是專利的檔案管理系統(tǒng)、商標(biāo)檔案管理系統(tǒng)以及著作權(quán)檔案管理系統(tǒng)。首先，對于專利檔案來說是指對記載有專利成果的研制過程以及專利的申請、審批和權(quán)利的實(shí)施等過程中形成的文件材料，將這些材料整理之后形成一種文件的集合體；其次，商標(biāo)檔案主要涉及到了商標(biāo)注冊、使用和管理活動(dòng)過程中系列文件進(jìn)過整理和歸檔之后所形成的一種文件集合體；最后，著作權(quán)檔案是作品的創(chuàng)作。著作權(quán)的維護(hù)和轉(zhuǎn)讓過程中所形成的文件資料經(jīng)過整理和歸檔之后所形成的文件集合。依據(jù)我國已經(jīng)建立了多層次的商標(biāo)檔案管理系統(tǒng)，國家工商行政管理部門的商標(biāo)局檔案部門負(fù)責(zé)全國商標(biāo)檔案的工作的管理并接受國家檔案形成管理部門和國家工商行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)和負(fù)責(zé)。而各個(gè)地區(qū)的工商局商標(biāo)檔案部門主要負(fù)責(zé)本地區(qū)的商標(biāo)檔案管理部門，并接受上級部門的統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)。同樣對于后兩種檔案管理的也需要采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分層管理的模式，最終形成一個(gè)多級管理的系統(tǒng)，然后在此的基礎(chǔ)上，還要積極的探索和實(shí)踐，制定統(tǒng)一的管理規(guī)范，強(qiáng)化規(guī)范化管理，積極的利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，對知識產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，這樣才能發(fā)揮知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的整體優(yōu)勢，真正實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值。

二、知識產(chǎn)權(quán)檔案管理面臨的困境分析

1.知識產(chǎn)權(quán)檔案的文件來源的復(fù)雜化和多樣化

從知識產(chǎn)權(quán)檔案形成的過程來看，知識產(chǎn)權(quán)檔案的材料和文件來源十分的復(fù)雜，其來源我們總結(jié)起來主要包括了以下幾個(gè)方面，一個(gè)是政府設(shè)置的各個(gè)行政管理機(jī)構(gòu)以及各種知識產(chǎn)權(quán)機(jī)構(gòu)有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)的申請、轉(zhuǎn)讓、出版和授予權(quán)利等過程中所形成的各種官方的具有法律效力的正式文件，這些文件和材料通常都是有機(jī)關(guān)的檔案管理部門進(jìn)行整理、登記和保存，而知識產(chǎn)權(quán)的當(dāng)事人和中介也可以擁有類似的文件和材料。還有一個(gè)就是由于知識產(chǎn)權(quán)的獲取和保護(hù)過程中涉及到基層各個(gè)單位的管理工作，同時(shí)也涉及到相關(guān)科研人員的創(chuàng)作和研發(fā)的過程，所以就會(huì)有大量記載知識成果內(nèi)容以及各種形式的文件和背景材料都廣泛的分布各個(gè)基層的檔案室、資料室和當(dāng)事人手中。在進(jìn)行科研或者創(chuàng)作過程中，項(xiàng)目提出到科研成果的出現(xiàn)，這個(gè)過程中部分的關(guān)鍵性材料掌握在參與研發(fā)的科研人員的手中就會(huì)導(dǎo)致文件和關(guān)鍵性材料帶有明顯的跳槽可能，如果這種現(xiàn)象發(fā)生將會(huì)給原科研單位造成嚴(yán)重的損失。正因?yàn)橹R產(chǎn)權(quán)文件來源的復(fù)雜化和多樣化，給知識產(chǎn)權(quán)檔案管理帶來很大的困擾。

2.多樣化信息需求帶來的困擾

在改革開放不斷深入發(fā)展的大背景下，我國的知識產(chǎn)權(quán)檔案管理部門，必須應(yīng)對來自于各個(gè)方面的有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)問題的咨詢、檢查和服務(wù)，也就是需要面臨多樣化的信息需求。隨著人們法律意識的增強(qiáng)以及知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識逐漸加強(qiáng)，人們在其知識成果研發(fā)和創(chuàng)作過程中越來越重視參閱有關(guān)已經(jīng)取得某項(xiàng)知識產(chǎn)權(quán)的檔案，避免在研發(fā)和創(chuàng)造過程中出現(xiàn)侵權(quán)和重復(fù)的現(xiàn)象，同時(shí)，一旦發(fā)生了侵權(quán)事件之后，人們也會(huì)借助知識產(chǎn)權(quán)檔案維護(hù)自己的合法權(quán)益，通過知識產(chǎn)權(quán)檔案的法律效應(yīng)作為解決問題的主要憑證，基于這種情況下，我們需要有一套與我國當(dāng)前知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)機(jī)制相適應(yīng)的知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)對知識產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的、科學(xué)的管理。

三、知識產(chǎn)權(quán)檔案管理途徑分析

1.堅(jiān)持統(tǒng)一管理原則，建立健全知識產(chǎn)權(quán)檔案管理制度

統(tǒng)一管理是國家對檔案管理的總體要求，知識產(chǎn)權(quán)檔案管理要服從這一總體要求。各地區(qū)、各有關(guān)單位的檔案管理部門，應(yīng)將知識產(chǎn)權(quán)檔案管理納入本地區(qū)、本單位的知識產(chǎn)權(quán)管理和檔案管理體系，統(tǒng)一規(guī)劃、同步發(fā)展。要逐步建立健全知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等各項(xiàng)管理制度，明確歸檔范圍，并將歸檔要求切實(shí)納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)。加強(qiáng)對涉及國家利益、國家民生和國家安全方面知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理。對屬于單位和集體所有的知識產(chǎn)權(quán)檔案，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或分散保管。確定工作需要，暫時(shí)不能交本單位檔案管理部門集中保管的，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，并將檔案目錄交本單位檔案管理部門備案，待工作辦理完畢后，及時(shí)將檔案移交本單位檔案管理部門集中保管，切實(shí)保證知識產(chǎn)權(quán)檔案的實(shí)體安全和信息安全。

2.做好知識產(chǎn)權(quán)形成和保護(hù)過程中文件資料的收集與管理

知識產(chǎn)權(quán)涉及的領(lǐng)域廣，涵蓋了專利、商標(biāo)、版權(quán)及特定領(lǐng)域等多個(gè)方面，具有類型多樣、權(quán)利獲得及有效期時(shí)間跨度大等特點(diǎn)。知識產(chǎn)權(quán)文件的收集和管理應(yīng)該遵循知識產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的規(guī)律和特點(diǎn)，貫穿于知識產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的全過程。針對知識產(chǎn)權(quán)檔案的直接證據(jù)與證據(jù)鏈完整性特點(diǎn)，加強(qiáng)對具有時(shí)效性標(biāo)識和憑證作用的各種載體的附屬性資料的收集并進(jìn)行集中管理，包括專利、商標(biāo)、版權(quán)、植物新品種、集成電路布圖設(shè)計(jì)、地理標(biāo)志等知識產(chǎn)權(quán)在創(chuàng)造、運(yùn)用、保護(hù)和管理等環(huán)節(jié)形成的有保存價(jià)值的文件資料。

第9篇

【摘　要】電力檔案屬于機(jī)密事務(wù)記錄，同時(shí)反映了電力企業(yè)的發(fā)展與項(xiàng)目的開展過程?；诖?，本文對電力檔案安全管理的規(guī)范化措施進(jìn)行討論，望能給相關(guān)部門提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞 電力檔案；安全管理；規(guī)范措施

所謂的檔案安全管理所指的是檔案管理的相關(guān)企業(yè)、單位為了防止檔案受到外來因素或者自身因素導(dǎo)致檔案丟失或者損耗而做出的管理工作。通過安全管理的規(guī)范化措施可以有效地防止安全事故的發(fā)生，在最大程度上延長了檔案保存的周期，能更好地發(fā)揮檔案資源的作用。

一、電力檔案安全管理規(guī)范化的重要性

關(guān)于電力檔案就是電力部門內(nèi)部工作以及事務(wù)的事實(shí)記錄，在整個(gè)檔案文件中反映了電力企業(yè)的文化、歷史、事跡等內(nèi)容。伴隨著社會(huì)的進(jìn)展以及市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場競爭呈現(xiàn)出越來越嚴(yán)重的趨勢。企業(yè)為了在這樣的激烈競爭中獲取主動(dòng)權(quán)，就需要頂住供求關(guān)系的嚴(yán)重制約。在這樣的背景影響下，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過自身的優(yōu)勢進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)缺點(diǎn)。電力檔案所記錄的就是電力企業(yè)中所發(fā)生的一切真實(shí)的大小事務(wù)。電力企業(yè)相關(guān)部門可以通過對這些檔案的分析，針對自身企業(yè)發(fā)展策略進(jìn)行科學(xué)、合理的規(guī)劃與決策。檔案分析以及管理工作，能夠更全方位地為企業(yè)提供服務(wù)，促進(jìn)電力企業(yè)經(jīng)營管理模式的深化。電力檔案安全管理是象征一個(gè)企業(yè)邁進(jìn)現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志之一，同時(shí)，通過電力檔案管理工作還能反映出企業(yè)的管理水平。此外，通過電力檔案，可以協(xié)助企業(yè)找到錯(cuò)誤的根源，及時(shí)進(jìn)行錯(cuò)誤的修正，為企業(yè)的發(fā)展提高具有一定的促進(jìn)作用。當(dāng)前的電力檔案管理工作已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的檔案管理方式，采用了電子檔案以及紙質(zhì)檔案兩種方式進(jìn)行存儲，更加方便了檔案的使用性和實(shí)效性，提高了企業(yè)的工作效率，提升了企業(yè)的管理水平。因此電力檔案安全管理的規(guī)范化具有非常重要的作用性與必要性。

二、電力檔案安全管理的現(xiàn)狀

對于當(dāng)前的電力檔案管理工作而言，有一些管理工作人員缺乏一定的認(rèn)識，從意識上覺得電力檔案管理可有可無，從而放松了自身對檔案管理的工作要求。由于缺乏一定的重視，導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)了缺乏工作責(zé)任感、細(xì)節(jié)處理不到位以及缺少良好的職業(yè)道德。由于對電力檔案安全管理工作的不重視，也放松了自我的要求，沒有在工作學(xué)習(xí)中積累一定的檔案管理理論知識，沒有清楚地意識到電力檔案安全管理的必要性以及對企業(yè)發(fā)展的重要性。有的電力企業(yè)對檔案管理工作缺少一定的宣傳，企業(yè)管理人員對于檔案管理工作不重視，消弱了整個(gè)企業(yè)的檔案管理意識。在一定層面上影響到了企業(yè)管理工作與時(shí)代需求的接軌。在當(dāng)前我國市場經(jīng)濟(jì)得到高速發(fā)展的背景影響下，電力企業(yè)應(yīng)該做好電力檔案安全管理工作，不斷地規(guī)范檔案管理方式，更新檔案管理觀念，通過借鑒與創(chuàng)新檔案管理手段，更加全方位地、真實(shí)地反映企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r以及經(jīng)營成果。充分地發(fā)揮電力檔案管理工作人員的義務(wù)與責(zé)任，為促進(jìn)企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)競爭中獲得一席之地而作出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。

三、電力檔案安全管理的規(guī)范化措施

（一）建立規(guī)范的檔案管理準(zhǔn)則。電力企業(yè)的發(fā)展是一個(gè)時(shí)間較長、資料較多的過程。在這個(gè)企業(yè)發(fā)展過程中，要想把電力檔案進(jìn)行全面、真實(shí)地記錄是一個(gè)非常困難的工作。當(dāng)前電力企業(yè)的檔案記錄人員相對缺少，檔案管理歸檔工作缺少一定的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理準(zhǔn)則。在這樣的一個(gè)工作環(huán)境中，容易出現(xiàn)記錄檔案混亂的問題。因此電力企業(yè)應(yīng)該建立起相應(yīng)的規(guī)范化檔案安全管理?xiàng)l例。讓檔案管理工作人員以規(guī)范的檔案管理準(zhǔn)則來進(jìn)行約束與限制，通過規(guī)范、統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)歸檔工作，有效地提高檔案管理工作效率，提升檔案的真實(shí)性與具體性。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)。現(xiàn)在的市場經(jīng)濟(jì)正在高速地發(fā)展，電力企業(yè)管理模式也在不斷地更新與發(fā)展。傳統(tǒng)的電力檔案管理工作，都是兼職人員或者是暫時(shí)調(diào)派的工作人員。進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，工作人員沒有熟練的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對于檔案管理的資料收集與整理、歸檔、記錄、組卷等工作流程完全不了解，從而導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了許多的問題。比如：檔案查閱不方便、檔案資料不完整等問題。這些問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響了檔案的利用率。因此應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，有效地避免類似問題的發(fā)生，更加規(guī)范化、科學(xué)化、安全化地對電力檔案進(jìn)行管理。

（三）加強(qiáng)檔案前期管理，保障檔案管理規(guī)范化。電力企業(yè)每發(fā)展一個(gè)項(xiàng)目都是一個(gè)長期的過程，從項(xiàng)目工程的開始到結(jié)束都會(huì)產(chǎn)生許多繁雜的檔案資料，而且這些繁雜的檔案很難進(jìn)行歸檔，如果在進(jìn)行檔案管理過程中，要一直待項(xiàng)目結(jié)束才進(jìn)行整理，這樣會(huì)造成檔案管理的困難度。因此要加強(qiáng)電力檔案前期管理，從而更好地保障檔案管理的規(guī)劃化、科學(xué)化更加具備檔案記錄的真實(shí)性。

（四）用法律手段來保障項(xiàng)目規(guī)范化。電力項(xiàng)目開展的每一個(gè)階段的大小事務(wù)都要進(jìn)行檔案記錄，以便在項(xiàng)目完成之后對出現(xiàn)的問題提供檢查的憑證。因此，在進(jìn)行項(xiàng)目合同合訂時(shí)，就需要把檔案管理歸入合同當(dāng)中，通過法律的手段來保障項(xiàng)目的規(guī)范化以及完整性。這也是電力檔案安全管理的重要途徑之一。

參考文獻(xiàn)：