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（一）檔案管理完整延續
通常而言，醫院辦公室檔案管理人員較為穩定，可以有效地促進檔案管理的延續性與完整性。在日常工作中，醫院辦公室檔案進行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。
（二）檔案文書工作細致
檔案質量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關于醫院發展與建設的媒體相關報道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。
二、醫院辦公室檔案管理目前存在的問題
（一）檔案管理人員緊張
由于工作重點不同，醫院領導易將重點放在醫院的硬件建設與發展上，對檔案建設容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過程中，易出現工作人員職責不明確，保管制度不嚴格及借閱手續無章可依的現象。
（二）現代化管理軟件不足
隨著科技水平的發展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進現代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進行錄入與編輯，但仍適應不了醫院檔案管理的需求。
（三）檔案收集及歸檔不規范
醫院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關文書。因為檔案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時收集，或者各科室在檔案的書寫過程中存在這樣那樣的問題，都直接影響著檔案的質量。
三、醫院辦公室檔案管理的應用
（一）優質醫院辦公室檔案管理是醫院文化建設的重要部分
辦公室檔案是醫院建設與發展的重要見證，對檔案進行合理化管理，其質量的提高可以提升醫院的品牌形象。在實際工作過程中，領導應給予足夠重視，除了完善各項規章制度，保持檔案“藏“的功能外，對檔案價值進行合理開發也應該提上重要的議事日程。優質的醫院辦公室檔案管理，可以真正達到“以檔案促進醫院發展，以檔案成就醫院品牌”的效果。
（二）完整的醫院辦公室檔案管理促進醫院建設與提升
辦公室檔案管理工作重點應該是保持檔案的完整性。同時應努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應定期對醫院辦公室管理工作進行督查與考核，以保證檔案管理工作的質量。對一些臨床糾紛案件檔案，應注重對其檔案價值的開發。完整收集糾紛檔案，仔細分析醫院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報告后，供醫院決策者在今后工作中進行借鑒與指導。
（三）延續的醫院辦公室檔案有利于促進醫院迎檢與審核
為了更好地規范醫院管理與質量控制，每年或者每幾年會對醫院進行分級管理考核與檢查。在各項檢查與審核過程中，需要有各科室歷年的規范性文書及指導性規章制度。檔案管理的延續性就可以幫助醫院從容應對各項檢查，真正做到有備無患。
（四）規范的醫院辦公室檔案管理可以促進醫務人員素質的提高
檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機關取證的重要證據。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對醫院各科室進行檔案相關知識的培訓，告知檔案的用紙規范、裝訂規范及歸檔規范。有條件的，可以在各科室抽調專人進行檔案管理。
（五）醫院辦公室檔案價值的開發利用可以促進醫院發展
醫院辦公室檔案是醫院發展的重要歷史憑證。對其完整、延續性的歸檔后，合理正確地開發其價值，可以促進醫院更好的發展。根據醫院工作的特點，可以對三類檔案進行重點管理，分別為“醫德醫風類”“繼續再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫務人員相關。醫學知識更新速度快，醫療舉措日新月異，醫務人員對新知識對醫療舉措的渴求更明顯。醫務人員是醫院發展的核心力量，可以最大限度地增強醫院的核心競爭力。醫院辦公室檔案管理人員可通過信息化手段，定期對這三類檔案進行信息分析，了解醫院醫務人員的動態變化，了解醫務人員開展繼續再教育的現狀及趨勢。所進行的分析報告，可以為醫院決策者提供參考，促進醫務人員整體水平的提高。
（六）網絡化醫院檔案管理可以促進節約型醫院建設
檔案以文書類居多，每年醫院都會有大量的醫療相關檔案歸檔。按國家規定，醫療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長時間。醫院為了保存相關檔案，需要花巨資添置相關設備。推行網絡化檔案管理后，醫院信息化進程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數字化影像可以減少沖洗影像資料而帶來的巨大投入，大大地節約了檔案成本。有報道稱，某醫院2009年被選全院科室檔案網絡化管理后，共為醫院節約270余萬元。同時，網絡化辦公室檔案管理后，可以根據醫院每個科室的特點，由檔案秘書自行設立分類要求，明確細致地填寫相關檔案內容，有效地提升醫院辦公室檔案管理質量。
四、結束語
【摘要】本文對辦公室的信息收集與檔案應用工作進行了簡要分析，指明特點并提出對策，以期給相關的改進檔案管理工作提供有益的借鑒。
關鍵詞 單位；信息收集；檔案
單位辦公室作為單位內部的中心樞紐部門，在整個單位運作中占有十分重要的位置，是單位對外的窗口，并起到了上情下達、下情上報的連接作用。單位信息的收集和檔案作為單位各項工作的真實記錄，對促進單位的未來發展具有重要的促進作用，為此，在新時期，現代單位必須充分認識到信息檔案在單位發展中的重要作用，積極做好辦公室的信息收集和檔案應用工作，以不斷提升辦公室的工作水平和工作效率。
一、單位辦公室信息收集以及檔案管理工作的特點
隨著現代信息技術的快速發展，單位辦公室的信息管理工作已經開始以計算機為中心，并通過各類現代化的辦公設備對各類信息進行快速的收集、整理、儲存與使用。單位辦公室信息收集工作的具體特點可以從以下幾方面分析。首先，信息的來源廣，數量多，傳播速度快。單位在其日常的運營工作中，必須進一步增強信息收集工作的敏銳性，對于單位內外部的重要信息進行及時地報送，以確保單位管理層能夠及時掌握情況，作出反應。其次，單位辦公室的信息收集工作具有很強的參謀性。單位辦公室對真實可靠信息的收集，可以及時反映單位問題，幫助各級領導快速掌握單位發展狀況，并有針對性地制定解決問題的對策。但是，單位辦公室還必須主動對信息的深度進行開發，不斷挖掘信息的深度和廣度，并及時做好檔案存儲工作，為單位的發展提供真實的信息記錄。最后，單位辦公室的信息收集工作和檔案管理工作逐漸向著信息化方向發展，單位需要制定完善的檔案利用信息收集標準，并及時對檔案的利用數據進行分析和統計，以便為單位的未來發展提供更加真實可靠的信息依據。
二、新時期加強單位辦公室信息收集與檔案管理的對策
加強單位辦公室的信息收集和檔案應用管理工作可以有效提升單位管理效率，打破單位封閉的信息收集局面，在單位內部形成全方位、多視角的信息檔案系統，提高單位內部的信息傳遞效率。為此，筆者從以下幾方面分析加強單位辦公室信息收集與檔案管理的對策。
（一）現代單位必須創新單位發展理念，高度重視信息收集和單位檔案應用工作。單位領導應該始終將信息的收集和檔案管理工作作為一項基礎工作來抓，并在單位內部形成共同做好檔案管理工作的良好氛圍，建立檔案管理網絡，為單位檔案工作的有序開展奠定良好的基礎。為此，單位辦公室的檔案室必須制定嚴格的檔案管理標準，對信息收集和檔案進行規范化管理，進一步改進辦公室的檔案管理條件，通過引進先進的技術設備，逐步實現對單位信息的電子化處理，提高單位檔案的查全率和查準率。比如，為了提高檔案應用的有效性，辦公室可以將信息的收集進行分類歸納，將檔案管理工作與現代信息技術加以有效整合，充分發揮單位檔案的作用和功能。
（二）單位辦公室要注意提高信息檔案的利用效率。辦公室可以通過豐富單位辦公室的檔案門類以及內容等，不斷完善單位內部的各項規章制度，促進單位檔案管理工作的規范化發展。除此之外，單位還必須加強信息檔案的安全管理工作，提高單位信息數據的安全意識，比如，單位可以依照檔案工作規范，在辦公室開展檔案分類大綱的編修工作，確保各類信息檔案數據的完整性、安全性和系統性。
（三）單位辦公室必須注重對單位內部各類日常信息資源的收集工作，為檔案存儲奠定基礎。單位要想提高檔案應用的效率，就必須確保信息資源的完整性，對收集到的信息資源進行及時的存儲保存，并做好相關的移交工作；對于委托人的文件內容，必須按照國家的相關保密規定進行保存，不能隨意公開或者泄露單位內部的工作機密；除此之外，單位辦公室的檔案服務部門對檔案的整理工作也應該符合國家規定的業務標準。比如，在單位信息的日常收集工作中，相關工作人員必須要有積極的參與意識，深入了解單位各項活動的內容，了解單位各個部門的工作進展和具體安排，以更加快速地為單位發展提供檔案信息服務。
（四）單位辦公室應該創新信息收集和檔案管理理念，注重信息技術在檔案管理工作中的應用。現階段很多單位辦公室的信息資源存在信息收集不全面，部門之間缺乏有效溝通的問題，為此，單位辦公室的主管部門可以通過采用相關信息技術，在單位內部實行信息收集、管理、鑒定、檢索的信息化建設，對于工作中存在的信息數量過大、內容籠統等問題，借助信息技術手段對其進行細化分類，優化檔案的種類，以更方便相關工作人員快速查找所需要的信息資源。
參考文獻：
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關鍵詞：高校二級學院；電子檔案；管理；精細化
中圖分類號：G472.4 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2015）21-0000-00
2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規定了高校檔案的具體內容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）執行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經費保障、缺乏具體經驗等諸多問題。
與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關規定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據校級層面的制度要求和經驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數計的檔案信息不僅是學院發展的歷史，同時也是未來學院發展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發展發揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規范化和精細化顯得尤為重要。
一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難
1.辦公室電子檔案的概念界定模糊
《電子文件歸檔與管理規范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。《規范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉和發展過程中，發揮著協調穩定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。
2.辦公室電子檔案的標準化難以實施
學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內容的完整性、分類的規范性、時間的延續性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統紙質版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規定、檔案內容保存不夠完整、分類不夠規范、形式單一、時間不連續、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。
3.辦公室工作人員缺乏相關專業知識和意識
由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業背景，欠缺檔案管理的相關知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。
4.辦公室電子檔案管理相對粗放
日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統的紙質版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關規定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關規定，從而造成電子檔案內容的不連續、不完整、不規范。
二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐
1.總結經驗，調整細節，建立電子檔案整理存檔標準
通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結日常工作要點，將職責內工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關規定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調整、文檔格式的規范和文件命名的精準，從細節著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現工作痕跡和業績。
2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內容范圍
在工作人員自我總結的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協調整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內容，落實到人，相互監督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數據庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。
3.組織業務學習，開展技能培訓
學院定期召開業務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關業務知識，熟悉檔案管理的業務規定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。
4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準
隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。
5.以評促建，對優秀工作者進行表彰
進行學院辦公室電子檔案內部的評比，對檔案整理優秀的工作者進行表彰。對已經整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優點與不足，提升員工自身工作能力。
三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義
1.精細化管理，統一業務標準
通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內各項工作的基本內容和歸檔要求，對學院日常工作的業務流程和數據匯總做出精細化的規范，做到統一業務領導、統一管理制度、統一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內容能夠有一致性和延續性。
2.精細化管理，約束業務行為
通過制定檔案管理制度，約束工作人員養成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發現并糾正工作中出現的問題。
3.精細化管理，重視信息安全
學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統紙質版檔案。[4]必須通過精細化管理，監管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網絡威脅的侵入。
4.精細化管理，提高工作效率
通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。
5.精細化管理，提升服務水平
通過檔案整理和檔案回顧可以總結日常工作中優秀的工作方法，提升基層服務水平，創造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協調發展。
6.精細化管理，保證數據支持
建立較為完整的學院辦公室電子檔案數據庫，能夠簡化信息查詢流程，節約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數據支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]
參考文獻：
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[2]青瑋，張妍.高職院校檔案工作人員現狀與素質要求[J].北京勞動保障職業學院學報，2013（3）：46-48.
[3]王學梅.以創新推進高校教學檔案的電子化管理[J].淮海工學院學報（社會科學版），2010（8）：130-131.
一、辦公室檔案管理工作具有的特點
（一）收集、保存資料是重點。檔案是對事件、人物、過程的一種真實記載，檔案管理可以為后人提供一定的借鑒與應用。所以，辦公室檔案管理應該將重點放置在對于文件、書報等資料的收集上，然后做好資料的分類保存與整理，再配合信息化手段進行保管。
（二）檔案種類過于繁雜。辦公室檔案管理包含了諸多方面的內容。比如：單位的會計檔案、特種載體檔案、行政管理檔案等等，也包含了單位的各種協議、合同，上級單位印發的紅頭文件等，另外，還包含了錄像、錄音等電子檔案。所以，辦公室的檔案種類非常多，注重辦公室檔案管理，才有利于工作效率的提升。
二、辦公室檔案管理工作規范化的主要途徑
（一）做好檔案管理程序的規范化。管理程序的規范化是檔案管理規范化最鮮明的特征。對于檔案的立卷、存檔以及調檔等工作制定出工作流程，并且在日常工作當中嚴格地按照流程執行，確保每一項工作都明確到人，保障其準確與真實。另外，注重簡化檔案管理程序，盡可能在管理質量與管理效率得以保障的前提下簡化辦公室管理程序，這樣可以避免將多余的時間與精力花費在檔案管理問題上。
（二）深化檔案管理意識，將檔案規范化管理納入領導干部議事日程中去。領導干部應該對檔案管理引起足夠的重視，支持辦公室檔案管理工作的正常開展，能夠幫助其共度難關，為辦公室檔案管理工作的開展提供支持。領導干部對辦公室檔案管理工作認識的深度決定了辦公室檔案管理工作的發展前景。所以，需要根據辦公室檔案管理工作的特點，開展檔案宣傳，培養領導干部的檔案管理意識，能夠為之后的規范化檔案管理打下良好的基礎。
（三）著力于檔案管理人員的素質提升。辦公室檔案管理工作與檔案管理人員的素質之間是相輔相成的。提升管理人員的綜合素質，可以提升檔案管理規范化開展的工作效率，同樣，檔案管理工作規范化能夠提升檔案管理人員的綜合素質。對于檔案管理人員而言，素質的提升不僅僅是專業素質與專業技術能力的提升，同時還包含了檔案管理人員自身的綜合素質，特別是思想道德品質方面。由于檔案管理工作責任重大，所以，需要選擇人品優秀、技術過硬，政治可靠的人員來從事這項工作。
（四）將檔案管理人員理論能力與實踐能力相結合。單位應當多組織辦公室檔案管理人員一起分析，總結經驗，并且邀請辦公室檔案管理人員參加各種論壇講座和檔案研討會，讓檔案管理人員對于現階段國內外的檔案管理動態有一定了解。另外，讓檔案管理人員多學習網絡通信技術、數字化技術、多媒體技術等，通過現代化的檔案管理來提升其工作效率，確保辦公室檔案的管理工作能夠跟上時代的步伐。
（五）開展檔案信息化建設。隨著現代化信息技術的廣泛使用，計算機已經在各個領域普及，這就使得傳統模式下的檔案管理工作很難適應信息化社會的發展需要。檔案管理數字化、資源利用網絡化已經成為現今社會檔案管理工作的主流模式，它不僅可以實現非涉及機密檔案資源的共享，同時也避免了紙質檔案因為長時間的翻閱而造成的損耗，對于檔案資源起到了良好的保護作用。所以，實現現代化的檔案管理工作，能夠提高檔案系統的實際應用功能，有利于檔案管理的規范化，同時也是檔案開放程度與利用程度得以提升的主要途徑。
一、辦公室檔案管理基本概念
所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對企業中的人員情況與事件進行詳細記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時效性，因此檔案的管理人員應該對企業檔案定期進行歸納與清除。
二、辦公室檔案管理中存在的缺陷
不管企業從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因為受到不斷更新的科學技術的沖擊，以往傳統的管理方式在向新的管理方式過渡中存在諸多問題，這些問題主要表現在以下幾個方面：
（一）檔案管理人員認識程度不足。因為辦公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據企業的實際發展狀況與時代變化速度轉變管理理念，不能及時吸收新的管理手段與策略。同時由于管理從業人員缺乏專業且系統的檔案知識，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會存在諸多缺陷。在實際管理工作中若管理人員的職業責任感與思想道德達不到應有高度，那么極有可能會影響整個企業的正常運轉。
（二）管理人員的管理方式與企業的發展進程不相符。社會的創新與發展，使各行業的崗位分工更加精細化，對檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內容也都呈現著多元化的發展態勢。為了迎合社會發展步伐，檔案管理工作在新時代的影響下也有了新的任務與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無法真正貼合企業的實際發展需要。在具體管理中不能運用計算機軟硬件設備對檔案歸類與云端儲存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導致檔案管理工作效率無法提升，一些重要文件經常發生丟失現象，在檔案的編輯、分類、儲存中還會出現人工操作失誤、管理難度增大現象。
（三）檔案管理軟硬件設施較為落后。在檔案管理中，一些具有時效性的文件要求進行自動化管理。企業引進管理軟硬件設備需要經費，在實際的管理工作中，企業能夠給檔案工作劃撥的經費有限。
三、完善辦公室檔案管理工作的對策
在企業辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業應該積極引進先進的管理設備、轉變管理人員觀念、優化管理工作，促進資源共享，對存在的不足加以改進與完善。
（一）增強管理人員的管理意識，制定且完善管理制度。在眾多的企業中，大多數都存在著對管理工作認識不到位或是忽視管理工作的現象。因此企業與管理領導與員工應該增強對管理工作的重視程度，不斷汲取先進的管理方法，增強自身的管理水平，轉變適應時代與企業未來發展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質量，繼而增強企業各個部門工作效益，提升企業競爭實力，促進企業蓬勃發展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應該明確不同類別檔案的管理流程；規范檔案標準程序，使用現代化信息管理設備對檔案進行分類，優化管理工作。針對機密性文件應該做好保密工作，在軟硬件設備中做好加密處理并設置使用權限。
（二）踐行先進的數字化檔案管理方法。?n案管理工作量越來越大，行業分工也越來越細致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲存等工作流程中出現的失誤頻率，極其有必要踐行先進的數字化檔案管理方法，將計算機硬件設備與軟件技術、網絡技術作為發展的基礎條件，創建不同形式的管理機制體系，進而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創建數字化檔案管理體系中，應將傳統的紙質檔案歸納到數字化管理工作中，通過不同形式的文件增強對紙質文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。
企業中的各個管理部門同時還能打破時間與空間的限制，實現檔案文件的云端共享，方便調用與儲存，以此種方式來提高檔案管理工作的實用價值，并且不斷豐富檔案管理工作服務。實現辦公室檔案的數字化，企業應該將其作為重點工作來抓，也只有這樣，才能迎合時展需求，推動企業走在時代的前端，在同行業中站穩腳跟。
關鍵詞：辦公室；信息化；電子檔案；管理
1 電子檔案特點
（一）是一種信息化的檔案管理模式
隨著科學技術的不斷發展，檔案管理工作逐漸脫離了傳統的紙質時代，逐漸向信息化方向發展，電子檔案是信息化時代的典型代表。與管理模式落后的紙質檔案管理模式不同，電子檔案管理擁有先進的設備。近幾年，各單位的辦公室都開始建立檔案管理系統，檔案管理工作不斷向信息化方向轉變。
（二）內容更加豐富，模式更加多樣化
近年來，電子檔案不斷向多樣化方向發展，檔案管理的范圍不斷擴大，管理方式更加多樣化。相對于傳統的紙質檔案管理，電子檔案的內容和模式更加豐富和多樣化，給辦公室檔案管理帶來了便利。
（三）歸檔復雜，存儲信息更加準確安全
3、傳統的檔案管理是靠紙張來記載和展現信息，存在管理繁瑣，存儲信息少等多方面弊端。雖然電子文件相較于紙質文件的歸檔比較復雜，即要經過數字簽名、信息確認、身份驗證以及加密保護等一系列操作。但是這卻保證了電子文件的安全，從某種程度來說，防止了信息泄露事件的發生。
2 辦公室電子檔案管理中存在的問題
（一）辦公室檔案管理組織不健全
據調查，目前各單位辦公室檔案管理組織存在很多不足，原因在于各單位在建立檔案管理組織和管理制度體系時沒有根據本單位自己發展的獨特優勢和需求來建立檔案管理體系，缺乏創新思維和獨特性。在這種情況下，各單位想要做具有本單位特點的檔案管理工作相當困難。眾所周知，有很多單位都建立了檔案管理體系，但這些單位只進行表面工作，缺乏內在管理，導致單位辦公室檔案管理組織不健全，集中體現在電子檔案管理的保存不完整以及保密工作存在極大的安全問題，在應用檔案時效率低下，給單位辦公室人員帶來極大的不便。因此，辦公室檔案管理組織不健全這方面的問題急需解決。
（二）辦公室人員對檔案信息的安全意識缺乏
隨著科學技術的不斷發展和完善，辦公室的檔案管理工作有了很大的突破，工作環境越來越透明，越來越公眾化，檔案工作在理念上實現了質的飛躍。正如人們所說，科技是把雙刃劍，任何事物都具有雙面性。積極方面，檔案工作的快速發展給辦公室工作人員工作的效率，激發了工作人員工作的積極性，節省了大量時間。但也有不利的一面，網絡黑客猖狂，一些破壞分子對辦公室檔案管理蓄意破壞，給辦公室檔案管理工作帶來了巨大隱患。這些檔案都涉及本單位的一些重要信息，如果系統遭到破壞，信息泄露，將會對本單位造成巨大損失。但辦公室里的監管人員，他們沒有深刻認識檔案信息泄露的嚴重性，缺乏專業知識以及安全意識，對檔案信息管理這方面的安全很難顧及。因此各單位要十分重視，并加強對他們的專業培養。
3 做好辦公室電子管理工作的措施
（一）電子檔案收集方面
檔案收集是一份巨大的工程，要從檔案的內容，屬性多方面進行分析。內容方面：根據內容的重要性來對他們進行時間的保存以及材料是否和內容一致來確定移交時間，電子檔案的收集需要增加新的信息到數據庫。電子檔案信息存在丟失的隱患，工作者要熟悉檔案信息的內容，計算機的特性，文檔管理的操作，避免在收集過程中沒有保存。
（二）電子檔案整理和歸納方面
自動化的操作方法讓檔案的整理和歸納的方式發生了翻天覆地的變化，目前檔案的整理與歸納大部分都使用計算機操作，檔案的整理與歸納主要以電子文檔的方式保存。檔案管理的工作人員要有熟練的操作技巧，要學會使用新科技產品，在信息交換是避免發生丟失的意外。防止信息泄露，是每個工作人員做好電子檔案整理和歸納的重中之重。
（三）電子檔案管理方面
1、保障系統標準化
電子檔案的管理系統必須標準化，為了確保管理系統的標準化，必須要規范計算機的應用，建設完善的數據庫，確保各項設施使用的標準化，實現電子檔案信息的共享，保證檔案的監管質量，用極少的資金獲得最大的利益。硬件設施是電子檔案管理系統重要部分，要有極好的計算機硬件，較完善的檔案庫，于此同時，要制定統一的使用標準以及使用方式，能夠及時對檔案管理進行分類，盡早的實現檔案管理系統的標準化。要針對軟件使用統一標準和檔案記錄過程產生的信息，制定比較簡單的管理程序，使檔案管理內容實現最優化。提高電子檔案管理系統的標準化信息。
2、加強保密工作
除了確保系統標準化之外，還要加強電子檔案管理的保密工作。檔案保密是檔案管理的重中之重，也是提高管理工作的重要方法。信息技術的發展讓人們的保密意識不斷增強，人們必須充分發揮信息技術的優勢，增強檔案管理的保密工作，確保檔案的安全。在應用計算機對檔案進行管理時，必須確保計算機相當安全，要創造安全的環境，避免一些主觀原因造成檔案信息的泄露。檔案管理人員必須提高安全意識，小心使用外網，防止病毒的侵入造成檔案信息的丟失。工作人員必須確保工作環境的安全，必須定期對計算機進行檢查，重要的文檔必須要進行多層保護，設置使用權限，強化安全監控，確保檔案信息絕對安全。
3、進行數字化建設
電子檔案管理也離不開數字化的建設。現在是一個網絡技術時代，管理部門儲存了眾多的信息資源，計算機在有網環境中，檔案的儲存量越來越大，因此，管理部門必須加強數字化的建設，實現數字化管理和自動化管理。從而實現檔案的分類以及歸檔，要不斷完善管理信息的服務。在完善檔案管理的過程中，管理部門必須遵循相關的法律，適當結合管理檔案的要求，不斷實現檔案的規范化，在檔案管理過程中，要確保信息的真實化，集體化和數字化，充分發揮其使用價值，建設數字化檔案管理需要部門各部門人員的相互配合，相互合作。
4、進行標準化信息建設
隨著科學技術的不斷發展，檔案管理由原來的紙質管理逐漸演變為自動化和數字化，要想提高管理工作的效率，必須加強檔案信息的標準化，要不斷完善信息的管理系y，根據工作的特點，對軟件的研發不斷加強，從而促進檔案的分析、管理和收集等的工作。加強檔案信息化以及自動化的完善，此外，要建設標準化和信息化的數據庫，加強檔案信息的安全，并充分利用計算機技術和相關軟件，加強對電子檔案的信息化管理標準化建設，確保檔案管理的有效進行。
關鍵詞：辦公室；檔案文書；管理對策
辦公室作為管理機構的一個重要組成部分，扮演著上傳下達的角色，不僅是上下級部門之間溝通的橋梁，也是處理各類事件的主要部門。這就對辦公室檔案文書管理工作提出了更高的要求，能否做好檔案文書的管理，將直接影響到整個辦公室的管理水平。不斷的創新辦公室檔案文書管理工作方式，提高其工作效率，對于實現組織的長期發展有著至關重要的作用。
一、辦公室檔案文書管理工作的特征概述
辦公室檔案文書管理工作主要具備以下幾個特征：第一，收集相關資料，并完成存檔工作；第二，相關類的文書檔案的形成與管理工作；第三，工作內容繁瑣復雜。以下是針對三個特征的具體分析。
（一）資料收集與存檔
辦公室檔案文書管理工作通過記載過去所發生的事情的信息，保存好第一手資料，為以后資料的引用提供了很好的借鑒價值。同時，檔案的管理對于資料的安全性以及完整性有著更高的要求，必須要將事件發生的詳細過程以及涉及到的相關人員都進行詳細的記載，再通過相關的紙質檔案呈現出來，緊接著安排相關人員進行分類處理，并做好存檔工作。檔案文書管理工作主要包括的流程為：資料的收集、編輯成冊、分類保存、提供借閱。
（二）相關類文書檔案形成與管理工作
該特征主要包括以下內容：第一是對相關的較為分散的文件來進行收集與整合；第二是根據文件的等級來進行分類；第三是對文件的實施進行計劃與監督；第四是對文件的落實進行督促；第五是在末期進行文件的整理與歸檔。一方面，檔案是從文書中產生的，另一方面，檔案也能夠反作用于文書。所以，文書與檔案的質量是相互影響的。
（三）工作內容繁瑣復雜
檔案的文書管理工作相對于一般工作而言都會更加的復雜，因為檔案的內容較多，也較為繁瑣。如果想要將相關的信息能夠真實完全的記載，完全依托于人工是無法完成的，還需要借鑒相關的現代化技術，來實現科學化的管理。同時文書檔案的形式也較為豐富，不僅有相關政府以及上級所下達的紅頭文件，也有單位內部的合同、責任書與協議書等等文書資料。
二、加強辦公室檔案文書管理工作的對策建議
現代化發展對于辦公室檔案文書管理工作的水平、效率與質量都提出了更高的要求，在整個辦公室的管理中，檔案文書管理是一個極為重要的組成部分，它能否順利的完成直接關系到辦公室能否正常運作，進而直接影響到整個單位的發展。正如上文所分析的，檔案文書管理工作內容繁瑣復雜，要進行合理科學化的管理存在著一定的難度。如何能更好的提高辦公室檔案文書管理工作的水平與效率，以下作出具體分析。
（一）科學化的檔案文書管理系統的建立
在現有的管理體系中，分別由兩個部門來進行檔案和文件的管理，這樣的管理模式在操作中存在著許多的不便，不僅難以進行文件的前期管理，而且給檔案文書后期的整理工作也帶來了許多不便。所以建立一個更加科學化、規范化的管理體系在檔案文書的管理中顯得尤為迫切。首先，安排檔案的專門管理者來進行文件的前期收集，這樣才能保證責任到人，利于文件的系統形成，并且給查閱帶來很大的便利。其次，將管理程序安排的更加規范化和科學化，將管理的流程也安排的更加細致化。最后，還要嚴格遵守國家和公司相關的法律規定，以及已經制定的審核和簽發制度，避免出現肆意濫發無用文件的現象。這樣才能保證整個檔案文書管理工作系統化的形成，便于進行統一協調的管理。
（二）不斷提升檔案文書資料的收集能力
相關檔案文書資料的收集是進行檔案文書科學化管理的首要基礎，所以要提升檔案文書的管理水平與質量，就必須著眼于提升檔案文書資料的收集能力，其具體的提升對策表現為以下幾個方面：第一，對檔案文書按照標準進行分類，其中格式必須保證統一規范，分類的層次清晰明朗；第二，規定相關的收發文書的具體程序；第三，對已經收集到的資料進行相對應的編號，保證入庫資料的完整性。這種過程中，特別值得注意的是針對那些保存價值較大的公文、會議資料、圖表、音頻和照片應在使用完畢后，進行綜合整理歸檔，進行統一管理，以保證有價值資料的保存效率。
（三）加強相關工作人員的專業水平
檔案文書處理工作是辦公室管理的一項基本工作，要建立一個完善的檔案文書管理體系，只是單純的依靠制度和規定的約束是不夠的，必須不斷的加強相關工作人員的專業水平，提高工作團隊的整體素質。在現實工作中，存在著部分工作人員并無相關工作經驗，同時給人也未經過專業的培訓，對檔案管理的相關知識并不熟知，使得工作人員的素質與崗位的要求存在著較大的差距。所以，必須從以下幾個方面來提升工作人員的素質：第一，要保證工作人員態度上的重視，使其認識到檔案文書管理工作的重要性，在必要的情況下可以采取一定程度的激勵措施；第二，要不定期的舉行相關的培訓，不斷的豐富工作人員的專業知識，可以加強計算機知識的學習，將現代化的技術引入到檔案文書管理工作中，例如防止病毒入侵對檔案的安全性產生隱患。
結束語
辦公室作為管理機構中的一個重要組成部分，其工作內容豐富多樣，不僅需要處理部門內部的本職工作，還肩負著上傳下達、統籌協調的職責，這樣也就提升了辦公室檔案文書管理工作的復雜度。因此在現實的管理工作中，重視科學技術的引進，使之能在管理模式和管理形式上到一定的創新，才能緊跟時代的步伐；同時相關工作人員素質的提高也是刻不容緩的，人力資源是基礎，只有保證了人員的素質，才能更好的健全辦公室檔案文書管理體系，不斷的提升其管理水平，進而促進單位長久健康的發展。
參考文獻：
[1]陳黎. 信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新[J]. 辦公室業務，2013，01：191-194.
[2]王俊杰. 辦公室檔案管理的工作改進及人員素養要求[J]. 黑龍江科技信息，2013，04：109.
關鍵詞：交通管理單位；辦公室；檔案管理；優化路徑
一、交通管理單位辦公室檔案管理工作的內容
辦公室工作是交通管理單位所有工作的結合點，而檔案管理工作又是辦公室工作的基礎。國內交通管理單位的辦公室檔案管理主要包括四方面內容。分別是檔案的收集工作、檔案的整理工作、檔案的鑒定工作以及檔案的保管工作。
（1）檔案的收集工作
交通管理部門的辦公室檔案管理的收集工作非常復雜，涉及資料、數據非常多，在這種狀況下，做好檔案管理工作就變得尤為重要。交通管理單位辦公室檔案收集工作是檔案管理的基礎和前提。隨著檔案管理的發展，數據的記錄形式出現了巨大的更新和變化，越來越多的檔案文獻不再使用紙質的形式，記錄形式顯示出了多樣化的特點。隨著互聯網和計算機技術的引入，交通管理部門辦公室檔案記錄的形式變得更加的豐富，出現了文字資料，圖片資料乃至視頻資料等多種形式。這在一定程度上，增加了辦公室檔案收集作業的難度。檔案文件以各種形式存儲在數據庫中以確保文件的完整性，這些都是交通部門辦公室檔案收集工作的內容。
（2）檔案的整理工作
交通管理部門的辦公室檔案管理的整理工作同樣非常復雜，由于交通檔案文件的格式是各種各樣的，檔案形成事件極其的散亂，搜集到的各種類型的交通檔案材料混合在一起，非常需要有效的整理方法。和其他檔案相同，交通部門的檔案也需要根據不同的分類標準進行分類整理，化零散為系統。目前，交通管理部門辦公室檔案的整理工作是借助計算機完成的，在科學的算法下，根據交通檔案的時間、地點、形式等因素進行整理。
（3）檔案的鑒定工作
交通管理單位的辦公室檔案資料內容非常多，不同檔案的重要性也不盡相同，所以，交通部門檔案的收集工作、整理工作和保存工作還與檔案價值的大小有很大關系。對于不同檔案重要程度的判定就是所謂的檔案鑒定工作。交通部門檔案管理人員要分出工作內容的主次，然后再開展其他工作。
（4）檔案的保管工作
對于交通部門的檔案來說，檔案的保管工作至關重要，很多無法預測的交通事故都需要檔案的信息。做好交通部門檔案的保管工作對保障檔案信息完整性和安全性都有著積極的意義，并且可以提高交通部門檔案的使用效率。
二、交通管理單位辦公室檔案管理的信息化建設
（一）檔案管理信息化建設的含義
信息化是檔案管理模式轉變的大趨勢，傳統檔案管理工作的重點在與檔案實體的保管作業。而信息化建設使得檔案管理由實體檔案向著數字化信息檔案轉變。檔案管理的信息化建設需要把檔案信息進行數據化的處理，使檔案管理的各個環節，諸如傳遞、接收、存儲等環節連為一體，優化檔案信息的共享機制。在檔案管理信息化建設的進程中，管理工作者需要借助多種技術手段，比如，數據庫技術、掃描技術、數據處理技術等。在這些技術的幫助下，傳統的形式的檔案文件系統化地連接在了一起，構成有序的檔案信息庫。
（二）檔案管理信息化建設的可行性
隨著信息技術的發展，數據技術開始廣泛應用到各行各業中，也為科學化檔案管理改革提供了契機。目前，國內絕大部分地區的交通檔案管理部門都配有信息化的網絡，并且有關檔案管理人員也能夠進行信息化的操作。交通管理單位對檔案管理信息化建設的嘗試，為宏觀的檔案管理工作的變革提供了經驗。我國陸陸續續地制定了一系列關于信息化檔案管理的規范標準，相關的法律也在不斷地健全，這種舉措大大增強了交通管理單位對檔案管理的重，對檔案管理信息化的建設具有非常積極的意義。
三、交通管理單位辦公室檔案管理的優化路徑探究
交通管理單位的日常工作會產生很多檔案資料，檔案管理又是辦公室工作的重要部分，優化交通單位的檔案管理工作的路徑要求交通部門辦公室人員有著較高的專業素養。在新的形勢下，交通管理單位的辦公室人員要轉變思路，優化檔案管理模式，創新檔案管理辦法，以保障交通管理單位日常工作的開展。
（1）提高交通管理部門辦公室人員的專業素養
隨著數據技術的發展，檔案管理的模式和辦法也在不停地發展，各種高科技的輔助工具出現在了交通部門的檔案管理工作中。計算機、數據庫已經成為了交通部門最基礎的檔案管理工具，并且給辦公室工作帶來了非常大的便利，同時也引發了很多問題。為了優化交通單位的辦公室檔案管理工作，就必須提高從事檔案管理工作的辦公室工作人員的專業素養。
對于交通單位的人力資源部門來說，要做好檔案管理人才的招聘工作，從源頭上保障辦公室檔案工作人員的業務能力，以保證工作效率。辦公室要加強對新入職員工的培訓工作，此外，在日常工作中也要注重加強同事之間的檔案管理的交流與互動。這樣做不僅可以提高其檔案管理的業務能力，還能提高辦公室檔案管理人員的團隊合作能力，進而提高交通部門檔案管理工作的效率與質量。
（2）打造更加科學的交通部門檔案管理制度
交通行業的飛速發展對交通檔案管理工作提出了越來越嚴格的要求，為了使得交通檔案管理更加地規范化、科學化，交通部門必須制定與檔案信息化管理相適應的規章標準，以確保交通信息檔案管理做現代化與標準化的推行。對于交通部門的辦公室來說，進行高效率的檔案管理工作，就必須認真應對自己工作中的不足，參考先進的檔案管理的模式打造檔案管理者的考核評價制度，以優化交通部門檔案的管理制度。
（3）優化交通部門檔案管理的硬件建設
在信息化高度普及的形勢下，辦公室檔案管理工作對硬件設施的要求越開越高。交通部門的檔案管理室要按照業內檔案管理工作的標準來設置，要有計算機、滅火器、溫度濕度監測裝置等，這是設備都是保障交通信息檔案安全必不可少的。交通部門的采購人員要嚴格控制這些設備的質量，以優化交通部門檔案管理的硬件建設。
【關鍵詞】新時期；辦公室檔案管理；信息化
辦公室檔案管理工作是對國有企業以及事業單位日常工作的記錄跟蹤，并對日常各項工作進行規范整理，是國有企業和事業單位一項常規性工作。目前，我國事業單位和國有企業正在進行體制改革，事業單位職工與國企員工比較混雜，所以對檔案管理工作提出新的挑戰。檔案管理工作比較復雜，檔案內容不清晰，檔案信息化程度低等問題，不利于辦公室檔案管理工作有效的開展。因此，必須提高辦公室檔案管理工作的效率。
一、新時期辦公室檔案管理工作的意義
辦公室檔案是企業和事業單位珍貴的歷史資源，它具有重要的社會價值和經濟價值。辦公室檔案記錄了企業和事業單位日常經營活動中的一切內容，包括了企業、單位職工的個人信息、日常經營活動信息、資金運轉情況等。這些信息能夠為企業和事業單位經營活動提供一定的參考價值。辦公室檔案詳細記錄了企業和單位從創立之初到發展的整個過程，以及公司在發展過程中取得的一些知識成果，如果發生產權糾紛，單位可以從檔案中找到相關的信息，維護自身的合法權益。
二、辦公室檔案管理面臨的主要問題
（一）企業、事業單位領導不重視辦公室檔案管理。事業單位和國企在發展過程中，單位的領導對檔案管理工作不太重視，對檔案管理沒有建立長遠的發展規劃，所以一些前期的舊檔案要么被遺失，要么被銷毀，檔案資源的完整性比較差。
（二）沒有建立健全辦公室檔案管理制度。當前，我們國家很多事業單位的檔案管理并沒有形成一套系統的管理方法，也沒有充分發揮事業單位檔案的作用，很多單位的檔案純粹是為了應付上級的檢查。在實際工作中，檔案的收集、填寫、收藏也沒有按照檔案管理的要求進行，檔案的填寫比較隨意，因此檔案信息有時候存在不少錯誤。
（三）辦公室檔案管理信息化程度低、管理人員素質低。由于領導不重視檔案管理工作，因此對檔案管理部門投入的資金有限，也沒有建立檔案信息化管理。很多事業單位還是以文檔、圖文信息的檔案為主。辦公室檔案管理工作是一項專業性很強的工作，由于事業單位不重視檔案管理，因此辦公室檔案管理人員大多是從其他部門抽調過來的，很多人不具備檔案管理知識，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。
三、新時期加強辦公室檔案高效管理的措施
（一） 完善辦公室檔案管理機制。事業單位的領導要重視檔案管理工作，只有領導重視了，才能上下一心做好檔案管理工作，提高檔案管理的工作效率。首先，建立檔案管理責任機制，明確每個檔案管理工作人員的崗位職責，一旦檔案出現問題，可以及時找到檔案管理相關的責任人。這樣就避免出現因為工作人員消極怠工，導致檔案信息填寫出現問題。其次，建立檔案管理工作流程。當前檔案管理人員的專業能力不高，為了提高檔案管理的效率，必須建立檔案管理流程。這樣在日常的工作中，檔案人員可以按照工作流程進行工作，完成檔案收集檢索、收藏等工作。最后，要建立檔案管理突發事件的應急預案。檔案室一旦出現非人力造成的意外事件，導致檔案出現了損壞或者遺失，檔案管理部門要立即對檔案進行修復和再建工作。
（二）提高辦公室檔案管理人員的專業技能。辦公室檔案的管理工作是一項技術含量比較高的工作。特別是隨著計算機網絡技術在檔案管理工作中的廣泛應用，對檔案管理人員提出了更高的要求。首先，他們不僅需要具備檔案管理的相關知識，還要學會熟練使用計算機、掃描儀等電子設備。這就要求我們的檔案管理工作人員必須與時俱進，不斷學習新的技術和新的知識，不斷提高自身專業素養。其次，單位可以定期組織相關的檔案管理培訓，通過多種方式增強檔案管理工作人員的專業技能，同時也要加強對檔案人員的思想教育和責任意識，讓他們在工作中增強責任感和保密意識。最后，事業單位要加強對檔案管理隊伍的建設，面向社會公開招聘專業的檔案管理人才。
（三）加強辦公室檔案管理的信息化建設。計算機網絡技術的發展，給辦公室檔案管理工作帶來了新的發展契機。將檔案管理工作與計算機技術有效地結合，能夠大大提升辦公室檔案管理的工作水平。利用計算機系統可以將檔案進行分類整理，不僅能提高管理人員的工作效率，還能夠提高檔案的利用率。
四、結語
檔案管理工作是一項比較繁瑣的工作，它涉及到檔案信息的收集、整理、檢索、收藏、查閱等多個環節。為了提高辦公室檔案管理工作的效率，檔案管理部門要不斷創新管理方式，加大對檔案管理的資金投入，促進檔案管理工作的發展。
【參考文獻】
[1]楊穎.試論新時期如何提高辦公室檔案管理的有效性[J].卷宗，2015，5（10）：89-89.
