時間：2023-05-30 14:35:03
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2017年是深入實施“十三五”規劃的重要一年，是推動檔案強省建設向縱深發展的關鍵之年，如何將2017年全省幾項重點工作任務落到實處，見到成效，下面省局幾位處長圍繞一些“小目標”給大家指出了“路線圖”“時間表”和“任務書”。
2017年，省局業務指導處將圍繞檔案事業發展中心任務，認真貫徹省委、省政府兩辦《關于加強和改進新形勢下全省檔案工作的意見》，針對我省檔案事業發展中的檔案館室硬件建設規范化率低、業務水平高低分化嚴重的問題，加大檔案管理規范化建設督導力度，認真履行檔案行政管理職能，推進檔案基礎工作扎實開展。
一、鍥而不舍的繼續推進檔案館建設，重點對已獲得中央補助資金但未_工的11個縣級檔案館項目進行督導，提高我省縣級館開工率；對于已建成的市、縣檔案館新館的設施設備配備情況予以督導；完善縣級綜合檔案館項目建設動態數據庫，及時更新相關數據；積極做好2018年度縣級檔案館申請中央資金補助指導工作。
二、加大民生檔案接收進館工作力度，在11個設區市各選一個縣級館作為試點建立民生檔案查閱中心，年內完成試點掛牌工作。按國家局要求，適時開展市、縣綜合檔案館業務考核試點工作。
三、繼續開展對省直單位年度檔案工作監督指導工作，實地檢查不少于60家；同時督導各市縣對直屬機關單位開展相關監督指導工作，要求三年內全部檢查一遍，以此為抓手全面提高各單位的案卷整理質量和檔案歸檔率。
四、印發《河北省檔案局關于加強檔案室建設的意見》（暫定名），以此為契機，推進機關團體及企事業單位檔案工作目標管理認定工作，推進檔案室工作的規范化建設，確保檔案安全。
五、以建立全省各系統檔案利用服務網絡平臺工作為抓手，著力提升檔案信息化應用層次，逐步解決檔案數字化率低、信息共享度差等問題，圍繞實施“存量數字化、增量電子化”戰略，推進各系統檔案信息化建設。
六、繼續深化農業農村檔案工作，宣傳貫徹《村級檔案管理辦法》；配合省農業廳做好農村土地確權檔案整理驗收相關工作；對全省土地確權檔案進行專項統計并逐步建立數據庫；依據國家局相關文件精神，啟動精準扶貧、美麗鄉村建檔工作。
七、加強對省監管企業檔案工作的監督指導，全面完成省屬企業文件材料歸檔范圍和保管期限表的審核批準工作，督導二、三級單位文件材料歸檔范圍和保管期限表的編制工作。
八、加強對省重點建設項目檔案工作的監督指導，對2017年省級重點建設項目進行登記，建立完善省級重點建設項目數據統計工作制度；開展省級重點建設項目檔案檢查驗收工作。
關鍵詞 畜禽標識；養殖檔案；對策；貴州遵義
中圖分類號 S851.33 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2016）20-0248-02
Implement Situation and Countermeasure About Animal Identification Mark and Archives Administration Management Method in Zunyi City
HU Xiao-quan 1 WU Bo-tao 2 ZHANG Ping 1 LI Bo 1
（1 Agriculture Bureau of Honghuagang District in Zunyi City of Guizhou Province，Zunyi Guizhou 563000； 2 Agriculture Commission of Zunyi City）
Abstract The management method about animal identification mark and archives administration in Zunyi City was implemented.It not only promoted working ability of local veterinarian and established trace-ability mechanism about life cycle of animal，but also improved prevention and treatment mode of local animal diseases，in order to ensure food safety.It plays a very important role in people′s health and social stability.But there were some problems in the implementation process.The countermeasures to improve the management method about identification mark and archives administration of animal were also proposed.
Key words animal identification mark；archives administration；countermeasure；Zunyi Guizhou
貴州省遵義市自2007年實施《畜禽標識和養殖檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）以來，市、區（縣）、鎮3級政府非常重視，相關業務部門、官方獸醫、動物防疫員、動物檢疫員、養殖戶等按《辦法》要求認真貫徹執行，10年來為全市人民的畜禽產品安全默默保駕護航，為食品溯源積累了寶貴的經驗。但隨著現代科技信息的高速發展以及經濟一體化，我國與世界溝通交流越來越緊密，人民日益增長的物質文化需要同落后的社會生產之間的矛盾越來越明顯，遵義市的畜禽標識和養殖檔案管理需與時俱進地改革，筆者通過走訪市縣鄉的動物疫病預防控制中心、動物衛生監督所、中心城區屠宰場、養殖場、鎮農技服務中心以及市民群眾，對該項工作的成效進行調研，同時針對出現的困難提出相應對策。
1 主要做法
遵義市是貴州省下轄的地級市，地處中國西南腹地，位于貴州省北部，曾管轄15個縣（區）233個鎮1 800多個村，有700余個規模養殖場。截至2015年12月31日，共申領動物標識5 159.2萬套，其中豬耳標3 685.9萬套，牛耳標649.9萬套，羊耳標823.4萬套，移動智能識讀器130多臺。
1.1 標識管理
對于標識的申報、保管、發放、使用、登記、回收、銷毀管理，市、縣、鄉都明確有專人負責管理，有相應的臺帳。年底由鄉鎮根據標識庫存數和動物存欄量向縣級申報下一年度的標識數量，縣級統計標識數量后向市申報，市再向省申報，省級統籌后，向中標的標識生產企業下定單。在第2年春季動物防疫之前，縣（區）動物衛生監督所會收到由企業發來預定的標識和配備的耳標鉗，查收無誤后會在網絡平臺上簽收，并登記入庫，然后按需發放到各鄉鎮，鄉鎮又按村組實際情況發放到包村的動物防疫員手中，由動物防疫員按《辦法》要求，給動物配帶免疫標識或替換已破損的標識，并用移動智能識讀器進行數據采集后上傳信息。當帶標動物進入屠宰場被屠宰后由駐場動物檢疫員回收標識，然后集中到一定數量后，由縣（區）級動物衛生監督所組織銷毀并上報市級部門[1]。
1.2 檔案管理
農業部提供的《養殖檔案》，按省、市、縣逐級分配下發到鄉鎮。各鎮將散戶的養殖檔案發放給包村的動物防疫員，由動物防疫員負責填寫，而對養殖場（戶），由該場的負責人據實填寫并保存好養殖檔案，隨時備查。縣級動物疫病預防控制中心根據動物防疫實際要求制作《防疫檔案》，印發給養殖場（戶），由該場的動物防疫技術人員據實填寫備查，散戶由包村動物防疫員統一填寫。
1.3 監督管理
市動物衛生監督所負責指導、監督、管理全市動物標識工作，縣級具體負責本轄區的動物標識的監督管理工作，要求動物防疫員和養殖場（戶）保證動物標識和養殖檔案記載的信息要相互對應，且保證信息的連續性、完整性和真實性。如發現與《辦法》第三十條所提及的6種情形之一吻合，對動物、動物產品實施追溯和對違法責任人按照《中華人民共和國畜牧法》《中華人民共和國動物防疫法》或《中華人民共和國農產品質量安全法》進行查處[2]。
2 主要成效
《辦法》實施10年，全市春秋季動物防疫期間，豬、牛、羊掛標率達95%以上，運輸環節掛標率達100%，成效非常顯著。
2.1 食品安全監管從源頭抓
《辦法》的實施，延伸了監管鏈條，并實現了產品的可追溯體制，使有問題的動物、動物產品可以追溯到動物的原產地及其親本，從而對違法者依法查處。
2.2 動物疫病防控有依有據
建立養殖、防疫檔案管理制度有利于動物疫病的檢測、控制和撲滅，為“早、快、嚴、小”控制動物疫病提供決策依據。
2.3 動物品種改良有史可鑒
準確的動物標識和詳細的養殖檔案，為保護地方種畜禽資源、促進動物遺傳改良增加了遺傳評估的可靠性記錄，給動物后裔測定提供了良好的信息資料，特別對遵義市本地白山羊的保種遺傳工作提供了準確的基因信息。
3 存在的問題
《辦法》實施過程中，調研發現制度有待完善，管理尚存漏洞，技術有待于升級等，具體表現在以下幾方面。
3.1 宣傳工作不足，重視不夠
由于宣傳過于片面、走形式，部分農戶不理解掛標的含義，拒絕給動物進行免疫、掛標，認為掛標是多余的事情。動物防疫員也認識不到位，沒有及時對動物掛標，而是在出欄時補掛，或者直接將耳標交給農戶，給檔案的建立和追溯增加了不確定因素[3]。
3.2 保障不力，落實存在差距
市、縣（區）通過文件、會議等要求各鄉鎮加強標識和檔案管理，但部分地方執行不夠理想。原因是鄉鎮的中心工作很多，農技干部又少，資金投入少，目前停收檢疫費，沒有檢疫返款，利益驅動不足，標識和檔案管理隨意性大，特別是規模養殖場領取的標識數量遠遠大于動物存欄量，使動物經紀人有隙可乘。
3.3 畜禽標識訂購計劃不夠科學
據統計，從2007年開始使用畜禽標識以來，全市共簽收畜禽標識44 712 065枚，發放32 051 437枚，結余12 660 628枚，由于標識庫存量大，有些鄉鎮甚至出現2年用不完的現象。
3.4 硬件設備技術質量有待提高
耳標鉗經常出現鉗針折斷、塔簧脫落等而不能使用，標識也經常出現輔標被打裂、標識上的數據信息不耐腐蝕和磨損而不被識讀器識別，識讀器在山區信號強度不好，收發數據經常出現失敗，故耳標鉗和智能識讀器在基層配備數量和質量上略顯不足。
3.5 耳標讀取困難影響檢疫出證
由于耳標遺失、污損，識讀器出現故障，耳標數據信息讀取困難，給動物檢疫出證、檢疫監督執法工作和養殖戶對所飼養動物的市場銷售帶來一定程度的障礙和干擾。
4 對策
4.1 加強宣傳和動物防疫信息體系建設
建議加強宣傳和問責力度，建立完善的動物標識和養殖檔案管理網絡體系、動物及動物產品追溯管理體系，將人事檔案、物資、疫情動態、免疫進程等信息進行共享。
4.2 增加人財物投入，強化日常監督管理
針對新常態下鄉鎮中心工作多的情況，建議市、區政府加強人力、物力和財力的投入，強化畜禽標識申購、發放、佩戴的監管，同時強化溯源設備管理和信息上傳。
4.3 修改并完善《辦法》
《辦法》第十九條規定，縣級動物疫病預防控制機構應當建立畜禽防疫檔案。但在現實工作中不具備可操作性，縣級人員少、任務多、工作量太大，建議改在鄉鎮一級，根據實際工作量，核實人財物配比或以政府購買社會化服務方式來實現。
4.4 建立畜禽標識代碼
畜禽標識代碼與畜主身份證信息相關聯，一戶一個畜禽標識代碼，出欄時有多少數量的動物就加施多少相同標識代碼的畜禽標識，這樣做一是可以同樣溯源，又可以減少基層的工作量；二是可以避免動物標識的脫落，減少無效數據和浪費動物標識；三是減少了動物的應激反應，有利于動物生長；其四是由于新畜禽標識比較干凈，規范操作便于準確識讀，方便動物及動物產品電子出證時的耳標號的填寫。動物更換圈舍時使用檔案記載，出欄時加施并記入檔案內進行追溯。
4.5 統一代碼，共享資源
建議養殖代碼和畜禽標識代碼統一，但發放應該有具體、嚴謹、科學的形式要求把養殖戶申請養殖代碼的過程具體化，使得養殖代碼成為養殖場的“戶口本”，而不僅僅是一個號碼，在賦予這個號碼的同時，發給養殖者由當地行政部門監制的、一個可記錄的本子，使之持“戶口本”到各級職能部門免費領取疫苗、畜禽標識、補貼、辦理保險等，領取后并在這個“戶口本”上作相應的記載，該“戶口本”的內容必須和養殖檔案相一致。這樣有利于規范和提高養殖戶的檔案意識，也有利于對防檢疫工作的監督[4]。
4.6 加大研發力度，確保技術與時代同步
建議各級財政加大畜禽標識和養殖檔案工作建設的研發投入，加大智能終端的開發應用，開發手機終端養殖檔案及檢疫申報平臺，利用云端大數據技術，開發電子養殖檔案，當畜禽一出生，由養殖戶根據畜禽標識代碼在家中利用手機平臺輕松建立養殖檔案。
5 研發方向
在疫苗中加入“免疫標識信息載體”，在動物免疫時一起注射在動物體內，這種“免疫標識信息載體”在畜禽身體內不影響畜禽的生長繁殖，也不影響人們的飲食安全，同時又能被智能終端所識別，加載與電子養殖檔案相對應的數據共享，實現高科技對信息數據的高效、智能的應用。這樣既可減少動物防疫員給動物加掛動物免疫標識的工作量，又可以減少動物因加掛動物免疫標識受的應激反應，從而推動動物福利事業的健康發展。
總之，只有嚴格按照法律的要求，繼續緊抓畜禽標識和養殖檔案管理，提高科技信息水平和自身管理素質，同時不斷加強宣傳、督查、法治工作，才能發揮畜禽標識在動物防疫和保障畜禽和畜禽產品質量安全的作用，以保障遵義市畜牧業健康穩定的發展。
6 參考文獻
[1] 劉燕，黃世娟.淺談畜禽標識及疫病可追朔體系建設存在問題及對策[J].廣西農學報，2015，30（3）：47-49.
[2] 王秀清，韋人，陳玲，等.規模奶牛場養殖檔案的建立和管理[J].中國奶牛，2011（21）：46-48.
[關鍵詞]檔案管理者；管理新技能；提高
一、關于“技能”的新內涵
相對于觀念的間接影響和基礎而言，是否有新技能，是能否適應檔案管理現代化環境的直接因素和現實。當然“技能”一詞的涵義是動態的，而非靜態的。就象聯合國教科文組織對“文盲”的定義一樣，強調一個人不僅要掌握信息語言，會斷文識字，更重要的是掌握不斷豐富和發展的信息語言和計算機操作技術。從檔案界整體人員的素質而言，在電子文件時代來臨之前，更新技能已經到了刻不容緩的地步了。
二、加強培訓，掌握新技能
就整體而言，要真正實現檔案管理現代化，檔案界缺乏相關的專業技術人才。雖然目前廣大檔案部門擁有豐富的檔案管理專門人才，也有一支力量不小的計算機技術人員隊伍，然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮，有機結合程度不高；而至于兼具兩方面專業知識的人才、一身兼兩任者，則更鳳毛麟角，少之又少了。
要改變這種不缺人但人才匱乏的局面，需要我們走內舉外引之路，加強人才培養力度，培養一支有志獻身于檔案工作的專業人才隊伍。具體采取三個方面的措施：
第一，各高等院校的檔案專業教育，要加強檔案管理新知識、新技術運用的教育，要把檔案管理現代化，尤其是檔案計算機管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學問題，放到一個重要的位置?？傊叩仍盒n案專業要對檔案專業學生進行新知識與新技能的系統教育，盡快培養出一批既掌握檔案學知識、又懂得新技術運用的專業管理人員。從根本上說，只有高等院校檔案專業加強專業管理人員的教育與培養，才是真正解決檔案管理現代化人才短缺問題的措施。
第二，加強檔案干部的再培養和繼續教育。目前，我國檔案部門已經普遍開展了檔案干部的繼續教育。把新知識、新技能培訓放到第一位，樹立用人新理念，以追求專業素質與操作技能并舉的雙重效應。
第三，走出去，通過各種途徑，向社會廣泛吸納、引薦、引進所需的專業人才，來壯大檔案工作隊伍，提高檔案人才隊伍的質量。
現代高科技的運用與電子文件的大量產生，帶給檔案部門的壓力是無形的，但又是巨大的。雖然檔案部門和檔案人員談不上有“優勝劣汰”的競爭，但是如果不能主動適應隨新科技發展帶來的新變化，必將使檔案部門的工作水平滯后于社會的整體發展水平，不能勝任信息社會中提供檔案信息服務的職責，最后也必將嚴重影響社會對檔案工作的評價，檔案部門和檔案人員的地位也會進一步下降。因此，檔案部門和檔案人員在面對技術革命的沖擊時，要有一種憂患意識，要立足于本職工作，加強知識和技能的培養，以主動適應工作對象、工作環境和工作手段的發展變化。正如有些同志所言，對于電子文件管理，檔案部門和檔案人員要做到既冷又熱。所謂冷，就是要牢牢把握檔案部門、檔案工作者的基本職能和歷史使命，維護檔案的完整與安全，方便社會各方面的利用。所謂熱，就是要加緊學習計算機技術，學習電子文件形成和管理知識，研究這方面的問題，迎頭趕上，適應這種形勢。
三、檔案管理人員必備的知識技能
在檔案管理現代化環境中，檔案管理人員需要具備哪些知識與技能呢？我國1999年出版的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，就分析過這個問題，并指出電子檔案管理人員必備的知識技能包括三大方面。我們認為這與檔案管理現代化環境中檔案管理人員所需要的知識技能是相一致的。
（一）檔案管理基礎知識
1.檔案學概論
了解檔案的起源與發展，特別是中國檔案的產生與發展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質屬性和檔案種類的劃分等。
2.檔案管理學
了解和掌握以檔案收集為重點的檔案館（室）的館藏建設方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法；掌握檔案管理和利用中有關信息的反饋技術和方法等。
3.檔案保護技術學
了解紙質檔案耐久性的檢測指標及方法，掌握造紙原料質量、纖維質量、造紙工藝與紙質耐久性的關系；了解各種紙質檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護條件；了解檔案館庫溫濕度控制的依據，掌握檔案館庫內外溫濕度變化的一般規律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術和方法等。
4. 文書學
了解文件的概念，明確文件及公務文件的特點、功能及其表現；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。
（二）計算機應用及自然科學基礎知識
1.自然科學基礎學科
學習高等數學、普通物理學、普通化學、電子學、自動化技術等。了解自然科學的基礎知識和物質運動規律，掌握工程技術的設計方法、材料的物理化學性質、電子及電路原理等。
2. 微電子技術
微電子技術是微小型電子元器件和電路的研制、生產以及用它們實現電子系統功能的技術專業學科。在這項技術學科領域內最主要的是集成電路技術。微電子技術是隨著集成電路技術、特別是規模型集成電路技術的發展而發展起來的電子學方面的分支學科。這門學科是電子計算機技術、通信技術的基礎。認真學習微電子技術，就是要了解和掌握電子技術原理，特別是集成定電路方面的基礎知識，為學習電子計算機和通信技術打好基礎。
3. 電子計算機技術
學習電子計算機技術，目的是了解與電子計算機技術的發展過程、分類及發展趨勢。懂得電子計算機的算術基礎、數理邏輯、脈沖及邏輯電路、運算方法及運算器、控制器、內存儲器及外部設備等，掌握電子計算機的基礎知識和工作原理。
4. 電子計算機軟件技術
目的是了解熟悉電子計算機使用的二進制和其他數制的轉換關系、機器語言、匯編語言及各種高級計算機語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。
5.現代通信及電子計算機網絡技術
如果說建立在微電子技術及軟件基礎上的電子計算機是現代社會的“大腦”的話，那么由程控交換機、光纜、通信衛星及其他現代化通信設備和電子計算機網絡設備交織而成的覆蓋全球的電信網絡，就是現代社會的“神經系統”。學習現代通信技術，就是要了解現代通信的工作原理及所需設備的作用、性能及發展趨勢，掌握信息存儲、傳輸的方法和技術，為管理電子文件、電子檔案打好技術基礎。直接管理電子檔案的人員，應掌握網絡操作技能，要達到國家規定的中級以上水平。
6.辦公自動化（OA）及電子計算機輔助設計（CAD）技術
電子計算機在國家機關、社會團體及生產設計、制造等部門的應用，主要體現在辦公自動化（OA）和電子計算機輔助設計（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動化、電子計算機輔助設計、輔助制造等基本知識，就掌握了電子文件從產生到運作的過程及規律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術要求。
7. 電子計算機技術在檔案部門的應用知識
電子計算機在檔案部門的應用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質等載體檔案的管理效率，開發檔案信息資源為社會服務，而大量使用電子計算機技術；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計算機。前者經過多年的實踐和推廣應用，已被廣大檔案工作者接受并發展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學習電子計算機在檔案部門的應用知識，就是要了解電子計算機在檔案部門的應用情況及發展趨勢，掌握各種應用的典型范例，熟悉其相應的應用程序等，以便在前人的基礎上，更深入一步地拓寬電子計算機在檔案部門的應用范圍。電子檔案管理人員的電子計算機操作應達到國家規定的中級以上水平。
8. 設備維護知識
電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設備，如電子計算機及外部設備、數字通信的一系列設備、電源設備、調控設備等等。了解這些設備的工作原理并對這些設備進行保養、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學、電子計算機技術，而且要涉及到電工、電子學等方面的專業知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養、維修設備的實際操作技能。
9. 標準化知識
電子文件、電子檔案管理離不開標準化。它涉及到標準制定、貫徹、修訂等知識和方法；涉及到電子計算機信息處理、信息技術管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標準內容。了解并制定、完善這些標準，才有可能做好電子文件、電子檔案的管理工作
一、檔案管理
檔案是對各項工作可靠的固化記錄，也是最憑證性的文字資料，隨著技術的發展，檔案管理工作融入例如大量科技元素，加快了工作的效率，提高了工作的系統性，同時對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。
二、檔案管理人員需具備的素質
1.專業技能。檔案管理作為一門管理科學，具有較強的綜合性，不僅要求管理人員具有較高的工作熱情，還學要一定的專業知識和業務技能；同時還需要一定的理論知識作為支撐；此外隨著計算機技術在檔案管理中的應用，還學要檔案管理人員對計算機技術、多媒體技術等現代技術有較強的認識和運用。此外，還需要數字化檔案管理、計算機操作、縮微技術、復印技術、錄像、照相、視聽資料的使用及保護技術等。
2.較好的工作能力和態度。檔案管理工作因為其工作的特殊性，不僅要求檔案管理員有較好的工作能力，還學要較強的工作認識，首先是較好的保密意識，檔案是涉及工作、個人信息的重要內容，檔案管理員對檔案內容掌握程度和調取工作比較容易，因此個人要有較高的保密意識，才能勝任；其次是協調能力，檔案工作是與多部門相關聯的工作，要求檔案管理人員與多部門溝通，收集材料，保證工作的順利完成；再次是創新能力，檔案工作瑣碎復雜，在工作中如果墨守成規，缺乏對新技術的應用和創新思維的利用，難以將檔案工作便捷化。
三、提高檔案管理人員素質的必要性
1.信息技術更新快。隨著信息社會的到來，信息技術已經應用到各個方面，在檔案管理中也應用廣泛，例如電子檔案和音像檔案，因此需要提高檔案管理人員的信息技術來滿足工作需要。
2.檔案工作語言多元化。經濟全球化必然帶動各個行業流動頻繁，因此檔案管理中單一的語言模式已經不能滿足需要，作為國際性的交流需要其他語言在檔案管理中得到應用，因此加強檔案工作人員的外語水平勢在必行。
3.檔案管理工作需要便捷化。檔案管理工作涉及單位各方面資料，信息繁多而復雜，如果采用傳統方法對檔案的存儲、提取、利用等，不僅費時費力，還會導致血多珍貴資源無法開發和利用，所以需要對管理人員和設備進行更新升級。
4.檔案管理工作人員素質亟待提高。由于部分單位對檔案管理的作用不被重視，對檔案管理工作重視程度不夠，導致了在檔案管理人員的招收上很隨意導致了工作人員出現多方面的問題，首先是責任意識不強，由于認識不夠，在工作過程中馬虎拖沓；其次是能力不夠，檔案管理人員為非專業認識，缺乏專業知識和培訓，對檔案管理工作操作不規范，影響工作質量；最后是工作能力不全面，在信息化時代，信息技術日新月異，部分檔案管理人員技能單一，對信息技術認識、學習、利用不夠，大大降低了檔案工作質量。
四、提高檔案管理人員綜合素質的途徑
1.端正工作態度。通過強化檔案管理人員的工作態度來端正職業道德素質，首先要讓工作人員認識到做好檔案工作是管理工作的重要內容，其次鼓勵工作人員具有奉獻精神，能夠在平凡崗位上做出卓越成績；最后增強責任心，培養檔案管理人員認真負責的態度。
2.加強崗位培訓。崗位培訓通過對進行業務知識集中學習來提高檔案管理人員素質，不僅能補充工作人員的業務知識還要對人事檔案及其基礎理論、工作任務、要求、程序、方法進行系統的學習。同是在崗位培訓過程中需要在時間和內容上進行科學的設置，將培訓內容通過理論聯系實際、突出重點達到學以致用的目的，最后采用實際操作與理論考核并行的考核方式，對培訓效果進行檢驗。
3.鼓勵開展業務自學。作為已在職的工作人員，培訓學習畢竟只能作為學習的輔助手段，還需工作人員針對工作中的不足之處進行自學，以提高工作能力，在單位中可以鼓勵檔案管理人員對計算機技術、外語能力以及檔案管理方面的課程學習，通過不影響工作的情況下，鼓勵檔案管理人員考取技能等級，進行鼓勵之余，將知識轉化為能力，運用到實際的檔案管理之中。首先，檔案管理人員應積極參加培訓，不斷地增強檔案管理基礎知識，熟練掌握檔案的管理理論和方法，其次，檔案人員需具備豐富的文字知識、寫作知識等與檔案相關的基礎知識，以備開展檔案記編工作。
一、大學生檔案管理在大學生就業中的重要作用
（一）為畢業生和用人單位提供查閱服務
大學生檔案記載著大學生在校期間的學習、生活和社會實踐等情況，反映學生的綜合素質，是學生過去人生經歷的記錄，是畢業生用來向用人單位推薦自己最有權威的資料；而對用人單位而言，完整的大學生檔案可以為用人單位的人力資源管理奠定基礎，用人單位在選拔人才時，可以用來作為重要的參考依據。
（二）做好畢業生檔案傳遞工作
大學生檔案管理工作中比較重要的一個環節就是畢業生檔案傳遞工作。當畢業生畢業時，大學生檔案通過轉遞工作與學生就業實現同向流動，實現“人檔合一”的檔案管理要求。轉遞工作結束后，意味著學校對畢業生的管理工作也就此告一段落。
二、大學生檔案管理工作中存在的問題
（一）大學生對檔案的重要性認識不到位
筆者了解到在很多高校，大學生平時沒有關心檔案去向的意識，只在用人單位要調檔時，才去想辦法查詢其去向。學生的建檔意識也比較薄弱，平時老師讓學生填寫各種表格時，會出現用圓珠筆填寫，身份證號碼填錯等問題。很多學生平時不注意收集材料，對于自己入團、入黨時間不清楚，何時擔任什么職務，獲得什么獎勵，也沒有記錄。
（二）大學生檔案管理缺乏標準，不規范
檔案材料不健全，如畢業登記表沒有畢業生本人的簽名，學生成績單沒有教務處的蓋章，甚至有很多是復印件。檔案材料沒有標明日期，導致排序工作無法進行。
（三）大學生檔案管理的技術相對落后
在這個信息技術高速發展的時代，雖然有很多高校已經采用了電子檔案管理模式，當大學生檔案大部分還是以手抄為主，這就導致檔案的收集、查詢和傳遞工作變得不是很便利。
（四）缺乏專業性的檔案管理人才
目前，大學生檔案管理工作，大部分是由高校輔導員兼任的，這些人缺乏專業的檔案管理知識，而且還要從事其他的學生工作，對于檔案管理工作很難投入全部的時間和精力。有些大學有專門的檔案管理人員，但都是安排的家屬和閑置人員，不懂得專業的檔案管理工作，更別提信息化管理檔案了。
三、加強大學生檔案管理的應對措施
1、加強大學生檔案自我管理意識教育。一方面把培養大學生檔案自我管理意識作為“大學生素質擴展計劃”的內容，把檔案基礎知識學習列為大學生必選課，從而系統而又全面地對大學生進行檔案基礎知識教育，讓大學生明白檔案的價值，提高檔案自我管理的意識。另一方面，在高校要大力開展《中華人民共和國檔案法》的宣傳教育活動，開設檔案知識的講座，傳授檔案知識，提高學生的檔案意識。
2、加強法律法規建設，使檔案管理工作有法可依、有章可循。高校相關部門可以根據實際需要，依照《檔案法》制定本校的《大學生檔案管理工作》細則，使大學生檔案管理工作能夠順利開展。
從目前來看，筆者認為，編寫上崗教材較易出現三個問題：其一，內容過多，編著者想要面面俱到。比如，編著者試圖通過一本教材涵蓋各門類檔案，以及檔案工作的各個方面。其二，學理性的知識點過多，教材的實務性不夠明顯。比如，利用相當的篇幅介紹公文寫作、格式排版和檔案發展歷史。其三，章節邏輯不夠明確，章節前后內容有所重復。比如，在聲像檔案章節中已經介紹了照片檔案的利用環節，而在后面的檔案利用章節又有所涉及。
二、編寫原則
參照上述上崗教材中容易出現的問題，我們認為，上崗教材的編寫應遵循如下原則：
（一）簡約而不簡單上崗教材應更多地突出實用性，與實際工作相結合，減少理論部分的編寫，縮小涉獵范圍，突出檔案如何整理、如何組卷這些重點，做到教材內容簡約而不簡單。
（二）章節有效銜接不重復狹義的檔案工作包含收集、整理、鑒定、統計、保管與保護、利用六個環節。而按檔案的內容來看，又通常將其分為“文書檔案”、“科技檔案”、“專門檔案”。同時，還包括近年來逐漸興起的“聲像檔案”、“電子檔案”。這些內容大多相互交叉。所以在教材編寫時，我們要合理安排體系框架，設定好章節先后次序，不要出現重復編寫、交叉編寫、邏輯不清等問題。如遇到不同檔案類型的公共性問題，可單設章節統一講授。
（三）章節名稱明確且合理一個章節的名稱要能涵蓋本章內容主旨且具有一定的合理性。比如，教材在編寫“文書檔案管理”和“科技檔案管理”前，介紹“文書文件”和“科技文件”的知識是必要的，且“文書文件”和“科技文件”檔案人員有機會能夠接觸到，故在此章節編寫中，加入“文書文件”和“科技文件”的基礎知識部分會更好，其名稱也可定為“文書文件與文書檔案管理”、“科技文件與科技檔案管理”，而不應是“文書檔案管理”或“科技檔案管理”。相反，就“會計檔案”和“人事檔案”而言，由于“會計文件”和“人事文件”檔案人員幾乎不接觸，故教材章節不用將其列入，標題則可直接定為“會計檔案管理”“、人事檔案管理”。
（四）針對性選取檔案門類就教材而言，檔案門類顯然不能全部涉及，要挑選普遍的檔案類型編寫。例如，僅就專門檔案來說，其內容包含有會計檔案、人事檔案、商標檔案、訴訟檔案等。因此，應挑選“會計檔案”、“人事檔案”，或本地區、本系統常見的檔案類型編入其中，有重點、有針對性地構建教材體系。
（五）合理組成教材體系第一，從整體到局部。比如，第一部分設定為綜合概述，有利于學員宏觀把握檔案行業的基本常識，為之后三個部分打好基礎。第二，邏輯明確。比如，將第二部分、第三部分分為“紙質檔案管理”和“非紙質檔案管理”，從邏輯上合理涵蓋了全部的檔案類別。其中，在“紙質檔案管理”章節，按檔案內容的標準，再次進行劃分為“文書檔案”、“科技檔案”、“專業檔案”，這種劃分在檔案分類上也是符合邏輯的。第三，分和有序。比如，“會計檔案”、“人事檔案”、“電子檔案”、“聲像檔案”都有自身的特殊性，故這四個門類的檔案管理章節一次性編寫收集、整理、鑒定、統計、保管與保護、利用六個環節內容。相反，“文書檔案”和“科技檔案”在收集、整理、鑒定環節各有特色，故在教材中分別編寫，而在統計、保管與保護、利用環節有較強的共通性，故在教材中作整合編寫，以此避免重復。
三、檔案專業在職上崗教材的體系組成
根據上述五個基本原則，筆者認為，一本檔案專業在職教育上崗教材的體系應由如下方面組成：
（一）第一部分的內容組成教材體系第一部分稱之為“綜合概述”，由“第一章：檔案概述”和“第二章：檔案工作概述”組成。其中，在第一章里，教材應基本涵蓋檔案的基本概念、特點、種類與劃分依據、價值與性質等內容；在第二章里，教材應基本涵蓋檔案工作的構成、內容、特點、性質、基本原則、注意事項、相關專業術語、廣義和狹義之分，以及檔案法等內容。需要注意的是，由于在職教材偏重于實操性的特點，第一部分作為綜合概論，不要過多涉及檔案的理論內容，如“檔案”一詞的詞源解釋、從古至今的檔案發展史等內容。
（二）第二部分的內容組成教材體系第二部分稱之為“紙質檔案管理”，由“第三章：文書文件與文書檔案管理”、“第四章：科技文件與科技檔案管理”，以及“第五章：專門檔案管理”組成。具體為：在第三章里，教材應細化為三個小節。首先是“文書文件基礎知識”，即涵蓋檔案前期（處于文件階段時）的相關內容；其次，依照文件級、案卷級的整理方法分別劃分為“以件為單位的檔案管理”、“以卷為單位的檔案管理”，并涵蓋其收集、整理、鑒定等內容，而“保管與保護”、“統計與利用”環節，由于其與科技檔案有共通性，故放在第四部分特別講授。在第四章里，教材應分為“科技文件基礎知識”、“科技檔案管理”兩節內容。其中，由于前者不是檔案人員的主要工作，向學員簡單介紹為主；后者為檔案人員的主要工作，故應作詳細講授，內容涵蓋收集、整理、鑒定等內容，“保管與保護”、“統計與利用”環節，與文書檔案在第四部分同講。在第五章里，教材應選取專門檔案中常用的兩個門類開設章節，即“會計檔案管理”、“人事檔案管理”，與第三章、第四章不同的是，由于專門檔案各門類間共通性不大，故本章一次性講授收集、整理、鑒定、統計、保管與保護、利用六個環節內容。其中，由于“人事檔案”不屬于檔案部門直接的業務內容，故可以作適當說明或簡要介紹。
（三）第三部分的內容組成教材體系第三部分稱之為“非紙質檔案管理”，由“第六章：聲像檔案管理”、“第七章：電子檔案管理”組成。與第五章類似，由于這兩種門類的檔案具有特殊性和代表性，故這兩章內容依然從收集、整理、鑒定、統計、保管與保護、利用六個環節講授。
思想意識的轉變
港航檔案管理工作要適應新的經濟體制的要求，就要從舊的保守的思想意識中解脫出來，解放思想，更新觀念，由落后保守型向現代開放型轉變。社會主義市場經濟是競爭的經濟，一是靠科技，二是靠信息。而港航管理的檔案作為港航工作及航道、船舶、船員的基礎資料，其地位、作用、法律價值將日益突出。檔案工作人員要從現代化建設的高度出發，進一步增強做好檔案管理工作的自信心和自豪感。
就港航檔案的性質來說，港航檔案來源于社會，服務社會，與人們的生活有著密切的聯系。就其內容來說，港航檔案主要包括有：綜合檔案、海事檔案、運政檔案、工程技術檔案等等。由于這些檔案的存在，無論是港航工作人員，還是航運企業、船員以及有關社會單位都有利用這些檔案的需求，特別是港航機關工作人員在日常業務工作中，是離不開港航檔案的，無論是發放各類證書，還是船舶安全檢查，都要利用到檔案。因此，在這種情況下，檔案人員要主動適應改革和變革，調整工作思路，一改倉庫保管員的形象，從根本上轉變觀念，形成與市場經濟相適應的思想觀念，把工作重點轉移到為建設社會主義市場經濟服務上來，為知識經濟服務上來，以思想觀念上的跨越求得工作上的突破。
服務意識的轉變
檔案是社會活動的真實記錄，服務于知識經濟和社會發展，而服務意識的強弱、服務效率的高低，直接關系到檔案事業的發展。作為一個檔案管理工作人員，要敢于掙脫枷鎖，消除偏見，徹底拋棄檔案工作無人重視的思想，把檔案工作有聲有色的開展起來。港航檔案工作本著為水上交通安全服務、為水運企業服務、為社會服務的宗旨，改變過去那種庭院式管理檔案的方式，站在時代的高度以新思想、新觀點、新做法、突破傳統的檔案工作服務模式，找準自己的位置，貼近時代，服務時代，用于突破原有不適應知識經濟的服務體系，在創新中提高服務意識。
在目前經濟開放，船舶買賣活躍的狀況下，船舶經濟案件甚至刑事案件也隨之增多，特別是在辦理船舶買賣、抵押、租賃的時候，經常會引起一些糾紛，詳細完備的港航檔案就可為警方破案提供線索，為法院判決提供依據，為銀行貸款提供憑據，為律師辯護提供原始材料，充分發揮港航檔案的服務功能。
工作方法的轉變
工作要由被動型向主動型轉變。要以檔案的開發利用為工作中心，擺正位置，主動參與，創造性的開展工作。從保護檔案角度出發，檔案人員責任重大。檔案工作人員要具備較高的思想與業務素質，要有強烈的時代精神，不僅需要有愛崗敬業、服務奉獻、甘為人梯的思想境界，而且還要成為一專多能的復合型人才，應具備厚實的基礎知識，有正確認識和科學思考、解決問題的能力，有扎實的專業基礎知識和與之相關的邊緣學科知識，掌握現代化管理技術，具有人力資源及信息資源管理和開發的能力，從而成為檔案專業的“行家里手”。
要真正的走出去，改變過去那種封閉、半封閉的工作狀態。充分利用《檔案法》賦予的權力，發揮監督指導的功能。要在正確思想的指引下，不斷總結經驗，探索新規律，創造出豐富多彩、靈活多樣的工作方法。對于港航部門來講，就是在做好本職工作的同時，加強對各種存檔資料的檢查力度，采取有效的制約機制，增強檔案管理人員的責任感，從而做好港航檔案管理工作。
科學技術應用的轉變
目前港航部門的檔案管理工作絕大部分仍然處在原始的保管狀況下，采用的仍然是手工分類、裝訂、人工檢索的方式，工作量大，查詢速度慢，利用效率低，不能適應現代化工作的要求。隨著科學技術的快速發展，舊有的檔案管理工作方式、方法已跟不上現代社會高節奏、快速度的步伐。
具有現代化管理知識地質檔案管理工作者需要掌握現代化管理知識，尤其是那些與地質檔案信息有關的可引用到檔案管理上來的技術。如：檔案工作者必須熟悉和掌握復印、掃描、縮微以及電子計算機等現代化技術知識。要通過現代信息處理技術對現有的各種檔案進行數字化處理和存儲，加強檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設才能適應檔案工作發展的需要，掌握這些技術的目的主要原因在于不斷改進檔案管理手段，提高工作效率。現代科技發展迅速，檔案工作人員如果不及時掌握新知識，檔案管理就很難與時代的發展保持同步。
近年來，地質檔案在不斷增加新的管理內容，如檔案資料類型日趨多樣、檔案的利用方式和服務手段日益創新等，以及數字化技術、信息化技術等現代技術手段的推廣應用，使地質檔案資料的開發利用和服務更趨于高效率和現代化，更需要一批會管理，懂技術，責任心強的專業化程度高的地質檔案管理人員。加強專業知識學習，增加工作能力地質檔案資料管理涉及多學科、多專業的內容，地質檔案多數是區調項目、礦產資源評價項目、物化探項目、水工環項目、科研項目等形成的成果報告。由于地質檔案資料的特殊性，它對質量的要求比其它行業來得更迫切，它為地質找礦和社會經濟發展服務提供了重要依據。
為了更好地管理這些極其重要的地質檔案資料，要求管理人員要具有地質資料管理基礎知識和地質專業基礎知識。因此加強專業知識的學習，是地質檔案管理人員做好本職工作的首要條件。加強業務和各項技能培訓，提高綜合管理水平地質檔案資料現代化管理需要專業素質較高的，具有綜合性地質知識的專業人員。地質系統應該經常組織培訓：一是要以《地質資料管理條例》為重點加強法規的培訓，要知法，懂法，守法；二是要進行專業知識及現代化管理技能的培訓。
一、單位文書檔案管理的特點
（一）文書檔案管理的重點是收集和保存。在一個單位的日常組織和運營過程中，要產生很多的檔案文件，這些檔案文件大多涉及到單位的人事關系、單位組織運營過程中的記載、單位日常文件、單位的書報以及相關物品的存檔檔案等。其在管理的過程中就是將這些東西用檔案記載的方式記錄下來，并且通過分類的方式存放在檔案管理室內。所以，單位的文書檔案管理重點就是將各種資料收集起來，并且做出有效的歸類和記載，在此基礎上進行檔案的保存。文書檔案管理的重點也就放在了資料的收集和保存層面。所收集的資料要求要全面，并且針對檔案所作出的歸類要科學，方便人們的查閱。
（二）單位的文書檔案管理主要是文書工作。單位的文書工作主要包含了文件資料的收集、記載、歸類、整理以及存檔等工作。單位的文書工作的全過程也就是檔案從收集到整理保存的過程。但是，單位檔案的工作是在文書工作的基礎上對單位的檔案進行收集和整理保存的。所以文書工作就成為了單位檔案工作的基礎。檔案主要是來自于文書的工作，文書部門將單位組織和運營過程中的相關資料通過整理和保存，進行整理，定期的向單位的檔案部門提供歸檔。所以，單位的文書工作在很大程度上直接決定了單位檔案的質量。
二、單位文書檔案管理中存在的問題
（一）文書工作與檔案工作的銜接問題。文書工作與檔案的管理工作有一定的聯系，但是兩者之間又有很大的區別。所以，在現實工作中，只有將單位的文書工作與單位的檔案管理工作相互結合，形成統一的管理整體，才能夠在實際工作中取得更好的效果。在實際工作中，大部分的單位都是將單位的文書工作與檔案管理工作分開進行。這樣的工作方式是一個比較科學有效的方式，但是在這樣的工作方式下，單位的文書工作與單位的檔案管理工作就產生了一定的距離。文書工作人員在工作的過程中不重視檔案管理的后期工作，而檔案的管理人員也很少會考慮文書工作的相關問題。這樣的話就使得單位的文書工作與檔案管理工作出現了更大的距離，使得相互之間的銜接存在比較大的漏洞，從而影響到了單位檔案工作的質量。
（二）文書檔案工作人員的缺乏。當前，在實際工作中，單位的文書檔案工作人員一般情況下都是由別的部門工作人員兼任。這樣雖然在一定程度上節省了人力資源，并且也節省了開支。但是，文書檔案工作本身是一項比較專業性的工作，其要求文書檔案的工作人員能夠有比較好的專業基礎知識，要有一定的檔案管理知識和經驗。所以，這樣的用人模式使得在單位的檔案工作中存在諸如檔案管理范圍不明確，檔案收集不及時、檔案的材料真偽不明、檔案的分類出現錯誤等。這些問題主要是由于文書檔案的工作人員自身疏忽造成的，這也在一定程度上反映出了檔案文書檔案管理工作人員的自身素質問題。
（三）領導的重視程度不足。文書檔案的管理工作，在當前大多數的單位中都是一項比較瑣碎的工作，同時也只是眾多辦公室職能中的一個小部分。大部分的領導對單位的檔案管理工作不夠重視。大部分領導的心中都認為檔案的管理工作只是一個比較簡單的工作，并且在單位的眾多職能部門中也只是一個次要的部門。所以，單位的檔案管理投入缺乏，使得單位的檔案不能發揮出應該有的作用來。
三、提高單位文書檔案管理水平的建議
（一）提高單位文書檔案管理工作的地位。要想提高單位文書檔案管理工作的地位，首先就要求單位的領導必須要轉變傳統的思考模式，重視單位的文書檔案管理工作。同時，要從多個方面入手，有效的規范單位的文書檔案管理工作。同時，要加大對單位文書檔案管理工作的投入，引進相關的專業設備，著手對單位的文書檔案管理工作進行信息化改造。單位領導要對文書檔案管理工作進行重視，就必須要認識到文書檔案管理工作的重要作用。在決策的過程中要有效的參考文書檔案所保存的資料。只有這樣才能夠有效的提高單位文書檔案管理工作在單位中的作用。
