時間：2023-05-31 15:13:43
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關鍵詞 高校；檔案管理；服務模式；研究發展
中圖分類號G2 文獻標識碼A 文章編號2095―6363（2017）03―0012―01
隨著計算機技術、網絡技術的普及，高校檔案管理服務也得到了創新發展，檔案管理形式由人工變為計算機系統管理，但這還需要管理人員創新服務模式、完善服務制度，繼而提高管理效率。
1高校檔案管理服務模式論述
1.1高校服務方法的必然選擇
21世紀的今天，智能化、大數據、數字化、立體化成為時展的新名詞。實行信息化技術、計算機技術是創新工作方法的必然選擇，所以，新形勢下高校檔案管理需要由傳統的紙質管理轉變為計算機系統管理，相對于傳統的管理形式，計算機系統管理具有儲存量大、內容完善、不易丟失等特點。另一方面，高校檔案管理服務模式對高校信息資源共享具有重要的作用，教師和學生通過資源共享搜索信息，方便快捷，這也是傳統檔案管理服務模式不可比擬的。
1.2社會發展的需求
隨著時代的變遷，社會的進步，如今我國高校教育制度實現了全面改革，無論從教育教學還是管理上實現了創新，而高校檔案管理作為學校管理的一部分，只有創新服務模式才能跟上現代教育的步伐，跟上社會的發展腳步。高校檔案信息服務模式創新增加檔案信息使用率，也是順應時代的發展
1.3高校檔案管理服務模式設施要求
高校檔案實現信息化管理不只是幾臺電腦就能夠實現檔案服務新模式的，而是需要在滿足硬件條件下兼備軟件設施。根據現階段高校檔案管理服務模式狀況看，多數學校雖然兼備硬件條件、軟件條件，但是依然沒有實現服務模式的轉型，究其原因，沒有充分利用這些基礎設施實行檔案管理服務模式，因此，高校檔案管理服務模式也是規劃化的要求，需要做到物盡其用才能全面實行檔案管理服務新模式。
2高校檔案管理服務模式方法
2.1創新管理服務內容
隨著網絡信息化發展，高校檔案管理也正在朝著信息化的步伐前進，通過引進現代技術提高管理服務效率。第一，高校檔案管理服務以服務為主導進行擴展，內容涉及較多，所以，需要凸顯高校檔案管理服務影響，跟上現代化發展步伐，實行現代化服務內容，進而提升服務水平，推動高校信息服務效率；第二，在現代化技術發展中，高校檔案管理需要對有關服務內容創新，實現高校優質化管理。
2.2管理服務形式的創新
高校檔案管理服務主要以服務高校為核心，因此，服務方法對高校檔案管理工作有著直接的影響。服務方法的錯誤將會影響高校的管理形勢。所以，現代化信息技術條件下，檔案管理工作需要在服務上創新。第一，檔案管理者需要具備較高的服務意識，創新服務方法，e極主動服務，進而展現檔案管理的服務人性化；第二，高校檔案管理服務創新需要立足于長遠發展，結合當下管理現狀、結合長遠發展目標，制定一套完善的管理機制；管理人員需要朝著多樣化、人性化發展模式，提高檔案管理服務效率；另一方面，高校檔案管理者在工作時需要抱有一顆積極向上、努力做好本職工作的態度，熟知檔案管理流程，確保檔案管理的有序進行，同時確保檔案管理服務的有效實施；做好資源共享配置，注重檔案管理、檔案服務，從根本上提升檔案管理效率。
2.3檔案管理者素養提升
高校檔案管理服務模式的提升需要管理者具有專業的管理經驗，管理者水平直接影響檔案管理情況，所以，現代化發展下需要提升檔案管理者的管理水平、專業知識、綜合素養等，只有這樣才能確保檔案管理的有效進行。但是怎樣提升管理者的管理水平，成為高校檔案管理工作的重點。基于此點，筆者將其總結為幾點：第一，管理者創新服務理念。一直以來，我國傳統觀念影響較重，在其管理方式、思想意識上傳統觀念根深蒂固，因此，想要提升檔案管理服務模式需要創新服務理念，從思想意識上轉變管理方式，凸顯自身管理能力，進而提升管理效率；第二，提高管理者業務能力，特別在現代化發展下，高校管理服務需要打破傳統單一的服務形式，轉為多元化服務方法，進而推動服務業務的多元化。如果管理人員管理水平低則會對學校檔案管理造成制約，影響管理水平的提升。所以，提升管理者的業務水平得到管理水平的提升。例如：提升管理者的計算機操作技巧、多媒體技術等，從根本上確保檔案管理業務水平跟上現代化發展形勢。學校需要培養一批高水平、高素質的管理團隊，為管理水平的提升提供前提保障。另一方面，培養具有創新意識的服務團隊，根據現代化形勢創新服務模式，提升高校檔案管理的服務水平。
2.4創新服務方法
想要提升檔案服務水平需要提高服務方法，并且隨著現代教育改革的落實，高校管理服務方法也需要進行完善，進而推動高校教育、管理的同步提升。第一，管理方法的改變，由傳統的管理方法變為信息化管理，將信息技術與應用在管理中，推動高校檔案的管理的完善化；第二，促進信息化檔案管理發展，進而打造成為檔案管理服務的創新形式，應用信息化管理方法能夠節省大量的人力、物力，提升管理工作效率。
1.1云計算檔案管理更具有操作性
在傳統檔案管理工作中存在很多的硬件問題，其中管理設備上存在的問題加大了檔案管理的難度，增加了工作量，另外檔案管理人員的不重視更加導致檔案管理受到嚴重影響。又因檔案管理上缺乏一定的規章制度，難以更好的開展檔案管理工作。而在運用云計算管理后，工作量明顯地減少，服務質量不斷攀升，同時也便于檔案管理人員的操作和管理，在人員分配管理中充分顯示了檔案管理高效率。
1.2云計算檔案管理服務的主要任務
檔案資源建設是檔案服務創新中的基礎，把檔案收好、管好、用好。企業的檔案管理既有非保密性的也有保密性的，對于不同的檔案可以通過不同的級別進行管理和創新。比如關于非保密性的檔案，我們可以通過市場的形式來運作，以達到方便群眾的目的；而對于保密性檔案，我們則需要按照管理級別和權限實現網絡管理，或以銀行系統的內部網管理模式存在，或以嚴格的加密形式存在，以防止機密檔案泄密。
2.基于云計算檔案管理服務的創新
2.1云計算檔案管理的制度化
在對檔案管理制度的建立過程中，檔案管理的主要原則是進行制度化，隨著檔案室內部網絡的建設，便可以充分的利用網絡技術提高檔案管理的服務性，及時上傳檔案數據，讓檔案信息能夠第一時間查閱到，為用戶提高更優的服務。檔案管理中另一個重要方面是對檔案進行評估，健全檔案管理各個方面的內容，不斷的豐富檔案管理中的內容。不僅如此，我們還要組建專業的檔案管理人員，在管理人員中組織進行嚴格的檔案管理工作的培訓，包括整個流程各個方面的培訓，充分認識檔案管理工作的重要性。而作為檔案管理者，一定要加快檔案數據庫的建設，以便有效的實現檔案的管理和利用。
2.2實現資源共享
在構建云計算檔案管理服務后，管理者可以將檔案信息儲存到云計算中，通過自身優勢實現數據信息共享。在對檔案管理開展的過程中，要創新管理觀。在實現資源共享的檔案管理服務過程中，要根據人們生活中的需要進行調節，對部分的資源不足的現象進行補充，更大程度地讓所擁有的資源進行共享，為企業提供所需要的資源，同時享受到更加全面的服務，實現信息利用的最大化。
2.3確保信息儲存的安全性
檔案信息安全是信息時代重要的課題，這也是現代信息技術重點研究的目標。檔案管理運用云計算管理方式，可以更好的將檔案管理服務中的各個平臺整合起來，讓他們共同的發揮作用，更好的為企業提供業務訪問和數據傳輸功能。它將用戶數據傳輸到云端，保證數據的安全可以在多個服務器中打開的方式進行儲存，可以隨時獲取想要的數據，保證檔案管理服務同時更加確保了數據的安全性。
2.4制定靈活的服務模式
基于云計算機的檔案管理服務平臺可以根據需要制定相應的應用，滿足不同的需求，同時在制定相應的服務的時候，若感覺不滿意可以隨時進行退訂。同時檔案管理是一種管理和知識意識的工作，隨著社會的發展，檔案管理工作人員應該不斷的加強檔案管理意識，主要就是建立檔案管理人員要通過學習不斷地實踐鞏固，并樹立正確的人生觀和價值觀。還應要求檔案管理人員認真學習有關法律，了解檔案的真實面貌。同時要熟練的掌握檔案管理工作的技術，不斷優化自身的專業性，并在此時適當提高檔案管理人員待遇，激發他們工作積極性。
2.5高層次智能的服務
在信息技術不斷發展的今天，人們的需求也逐漸多樣化，想要得到用戶的支持，就必須滿足企業的各項需求，而云計算的檔案管理平臺具有這樣的特色，使得用戶操作起來更加容易，并且能夠迅速快捷地搜索到需求的信息資源，也因此在一定程度上增加了使用網絡搜索信息的用戶。除此之外，基于云計算的管理服務還能共享重要信息，將有效的信息展現在用戶的眼前，讓用戶享受到高層次的服務。值得注意的是，還需構建智能跟蹤平臺來加強這些服務內容，根據用戶的喜好和習慣將所需要的信息推送給用戶，充分的體現出服務的人性化，通過高層次智能的服務體現云計算的檔案管理的優勢，增加用戶對云計算的檔案管理的創新理念。
2.6針對性的服務
當今已處于計算機信息化社會，檔案管理是社會信息的財富，對于檔案室也就不再是單純的收藏機構，更確切地說應該是檔案信息的聚集的地方，通過信息的交流來促進社會的進一步發展。云計算的檔案管理平臺可以根據企業需要設置具有針對性的服務，通過對用戶的需求和個性設置所需要的服務，加強讀者自身的質量，以這樣的形式更加的體現檔案管理的服務功能，而且多樣化的服務使得云計算的檔案管理的服務功能得到更高的提升。
3.結束語
檔案管理服務模式的落后要求檔案管理實現創新傳統的檔案管理手段主要是以人工檢索和查詢為主，不僅費時費力，而且還容易出現失誤和偏差，同時還嚴重偏離了信息化社會發展的要求。檔案管理實現數字化既是時代對檔案管理者提出的高要求，也是減輕檔案管理者工作負擔和壓力重要途徑。數字背景時代下，實現檔案檢索數字化，服務手段數字化，檔案儲存數字化是改變傳統的檔案管理服務模式的具體要求。檔案管理服務模式的創新直接關系到檔案管理服務的質量和效率。因此，傳統檔案管理服務模式要求檔案管理實現創新。
二、傳統檔案管理存在的問題
檔案管理工作是順利開展管理和教育工作的重要內容和保障。隨著數字信息化的發展，的管理工作也在不斷與信息技術相結合，實現高效準確的管理。因此，檔案管理工作也需要進行創新，根據時代的需要，調整檔案管理內容和管理模式，但是當前有些檔案管理者習慣于傳統的管理模式，懶于去改革創新，尤其是部分領導對檔案管理工作的認識不到位，沒有充分的意識到檔案管理工作對管理工作有著重要的作用，片面的將檔案管理工作看作的一項無關緊要的工作，認為檔案工作做的怎樣都不會影響管理的大局，因而很多領導忽視了對檔案管理工作的督促和支持，更談不上進行那個創新。另外，受到傳統體制和思想的束縛，檔案管理者也將工作重心放在對檔案的整理、編目和檢索上，對于如何創新服務模式沒有進行合理的思考和規劃。甚至有些將檔案管理工作看作悠閑崗位，安排了一些無關人員參與管理，導致檔案管理工作者素質偏低，無法真正的完成檔案管理工作。
三、實現檔案管理創新的幾點思考
1.檔案管理的前提是實現理念的創新
傳統的檔案管理已經延續很久，檔案管理者頗習慣于傳統的檔案管理方式，導致思想觀念僵化，很難去適應新事物，接受新方法，更不用說使用新技術。但是時代在發生巨大的變化，數字化已經滲入到社會的各個角落，管理也在逐漸的實現數字信息化，因此，檔案管理工作需要緊跟是時代的步伐，創新理念，樹立管理的數字化理念，從長遠利益出發，改變傳統陳舊的管理方式，制定適合新時代數字化的檔案管理規劃，為檔案管理健康順利的發展提供可靠的保障。理念的創新是檔案管理創新的前提，只有管理理念堅持創新，才能正確恰當的引領檔案管理的進一步發展。檔案管理理念的創新具體包括數字化的管理方法，以及管理手段，創造人性化的服務環境并根據實際情況建立有效的人才運行機制。
2．檔案管理的手段是服務模式的創新
檔案管理實現創新需要采取改變傳統的管理手段，以一種新的管理手段來實現管理服務模式的創新。隨著社會形勢以及招生和就業形勢的變化，的教育和管理工作對于檔案的需求也越來越大，內容和范圍的需求也在增加，利用的次數也在增多，因此，檔案管理的服務水平迫切需要提高。為了適應新形勢的需要，檔案管理需要緊跟時代的節奏，加快檔案工作的服務力度。實現服務方面的創新，首先要改變傳統的服務方式，創新新的的服務模式，并且由被動的服務局面轉化為積極主動為其服務。實現服務方式的高效化，多元化和社會化，此外，要不斷的完善和豐富服務內容，確保哦服務工作的快速發展。
3．檔案管理發展的保障是技術的創新
1 云計算概述
云計算技術具有虛擬化、靈活定制、動態可擴展性、高可靠性和安全性、高性價比以及強大的計算、保存能力等諸多特點，在云計算技術中，主要是利用應用軟件來對硬件資源進行虛擬化管理，不同用戶可以根據需求定制各種服務資源，并隨時將自己的服務器加入到服務器群中，對提高云處理能力起到了重要作用。而且云計算服務器端還能夠為廣大用戶提供具有較高安全性的數據保存中心，用戶只需輸入用戶名和密碼就能夠實現對共享數據的訪問。另外，利用云計算技術只需使用定制軟件和服務模式，對硬件設備要求不高，能夠為用戶節約一定的成本。大量服務器共同組成的云計算云端，具有無法估量的存儲空間。
2 云計算創新檔案管理服務的優點及必要性
（一）云計算檔案管理服務的優點
一是服務全面性
計算機進行檔案管理，有利于進一步優化檔案管理服務質量和人員設置，使檔案管理工作的服務性能和操作效果更加完善。以云計算技術為依托，用戶通過軟件就能夠單獨進行操作，實現資源整合和合理配置，對檔案信息實現條理化儲存，為用戶進行檔案信息查詢提供更多便利。
二是保存持續性
云計算檔案管理工作中，采用集群的儲存方式來對檔案信息進行保存，有效保證了檔案信息的分配給可能通過。另外，各類檔案信息分類存儲于計算機服務器中，即使發生災害事件，檔案信息資源也不會受到影響，有效確保了檔案信息保存的持續性。
三是管理高效性
基于云計算基礎上，創新檔案管理服務，能夠使人員工作量大幅度降低，工作效率切實提高，有效提升檔案管理服務水平，實現檔案資源的高效配置，使檔案管理工作更具高效性、系統化。
（二）檔案管理服務創新的必要性
檔案管理工作的最終目的是為用戶提供更加優質、高效的服務，同?r檔案服務的質量還會直接關系到檔案管理工作的發展。因此在檔案管理工作中，檔案管理人員要加快創新檔案管理服務，充分以計算機技術為依托，加大對服務空間的開發力度，努力提高檔案管理服務質量和層次，更好滿足檔案需求對檔案信息查詢的需求。檔案管理人員還要具有較強的創新意識，才能在檔案管理服務中運用好現代化技術和設備，實現檔案信息的管理、存儲及服務等多方面的創新發展，努力提高檔案服務水平，更好滿足社會發展過程中對檔案信息的需求。
3 基于云計算的檔案管理服務創新措施
（一）靈活運用，實現檔案信息資源共享
云計算技術的使用，使檔案管理人員可以將數據等信息全部上傳到云計算中去，利用云計算本身的優勢做到信息共享的最大化。在檔案管理期間，要對服務進行靈活創新，根據用戶實際情況調整服務策略，保證資源完備性和實現用戶共享，從而為用戶提供最滿意的服務，使其能夠隨時通過云計算服務平臺了解信息數據等資料的查詢，實現資源利用率最大化。
（二）整合平臺，確保檔案信息存儲安全
檔案信息安全是信息時代的重要課題，這也是現代信息技術重點研究的目標。檔案管理運用云計算管理方式，將檔案管理服務中的各個平臺整合起來，共同發揮作用，更好為企業提供業務訪問和數據傳輸功能。它將用戶數據傳輸到云端，在多個服務器中進行儲存，有效的保證了數據的安全?？梢噪S時獲取想要的數據，保證檔案管理服務的同時，確保數據的安全性。
（三）加強學習，開啟檔案管理服務模式
基于云計算機的檔案管理服務平臺，可根據需要進行應用，滿足不同需求，并根據滿意與否隨時進行退訂。檔案管理是一種知識管理工作，隨著社會發展，檔案管理工作人員需要不斷加強檔案管理意識，要通過學習不斷實踐鞏固，樹立正確的人生觀和價值觀。還要認真學習有關法律，了解檔案的真實面貌。同時要熟練掌握檔案管理工作的技術，不斷提高自身專業性，也可適當提高檔案管理人員待遇，激發他們工作積極性。
（四）滿足需求，提供智能推送服務
云計算具有高智能化的跟蹤服務平臺，在實際工作中，針對用戶需求，以現有館藏資源為基礎，開展用戶智能推送服務。同時檔案管理人員還可以根據企業提供的G3數據業務建立相關服務網站，將現有檔案數據信息和資源涵蓋在網站信息及內容中，設置簡便、快捷的網站瀏覽方式，以便用戶實時獲取到所需檔案，并提供特色檔案資料查詢服務。同時將用戶興趣與愛好當做主要的選擇依據，實現信息服務個性化，
近年來，我國檔案管理行業積極致力于檔案管理工作的創新，加強檔案管理信息化建設，取得了一定的成果。但檔案管理服務模式還存在諸多問題，亟待進一步改革和創新，具體而言，其主要存在以下問題：
（一）檔案服務理念滯后
當前，“重管理，輕利用”的檔案管理理念依然在檔案部門普遍存在，社會檔案意識缺乏，很多檔案管理人員對創新服務理念不認同或不熟悉，仍然以檔案資源的收集、整理、保存等作為檔案工作的重點，被動提供檔案服務，缺乏“以人為本”的檔案管理服務理念，忽視檔案用戶個性化需求，這種落后于時代的觀念意識阻礙了檔案服務的創新工作。另外部分檔案管理工作人員理論水平、業務素質不高，服務意識淡薄，不能滿足新時期檔案服務創新工作的需要。
（二）管理體制陳舊
檔案管理工作需要配套的管理體制的約束，雖然當前我國檔案管理信息化建設取得了一定的成績，但由于我國檔案部門長期以來受封閉性管理體制制約，尚未建立完善的檔案管理制度，檔案管理模式落后，簡化利用程序方面沒有實質性的進展，導致檔案管理服務水平的提高缺乏有利的保障和監督環節。
（三）檔案服務內容簡單
目前我國檔案服務的內容大多局限于檔案實體服務，忽視檔案深層次開發，這種相對簡單、原始的檔案服務內容難以滿足信息社會下檔案用戶的高層次、個性化服務需求。而且當前很多檔案的獲取需向相關部門提交申請、等待批復等繁雜手續，影響檔案利用的時效性和及時性。
（四）檔案服務方式落后
由于檔案管理現代化水平較低，檔案現代化管理設備和手段利用率較低，當前我國檔案服務方式落后，目前仍采用傳統的手工檢索方式，各檔案館之間檔案資源處于封閉狀態沒有實現共享，未建立完善的檔案數據庫，檔案數字化進程緩慢，導致用戶檔案利用受時間、空間的制約，不利于檔案服務水平的提高。
二、新時期檔案管理服務模式創新對策
（一）創新服務理念
思想觀念創新是檔案工作創新的先導，檔案工作人員應貫徹落實科學發展觀，解放思想、更新觀念，樹立“檔案信息資源共享”和“以人為本”的服務理念，大力推動傳統檔案服務觀念向現代檔案服務觀念的轉變，從思想觀念上重視檔案服務創新，把提供檔案為社會服務的使命感和維護檔案完整與安全的責任感結合起來，由傳統的檔案封閉管理向注重檔案資源開發、開放和利用為主轉變。同時在檔案管理日常工作中，積極總結檔案工作實踐經驗，促進檔案工作理論的系統化和先進性，以更好地指導檔案實踐的創新，要求積極主動地為使用者提供更加方便快捷的信息服務，為黨和國家的各項事業、為廣大人民群眾服務。
（二）創新服務機制
合理的機制是檔案部門服務創新的保障，檔案管理相關部門應積極致力于服務機制的創新和改革，建立健全檔案服務機制。建議從以下幾個方面落實：首先，應建立依法治檔、工作順暢、高效靈活的管理體制；其次，順應信息技術的發展建立起流程合理、管理科學、上下協調的工作機制；最后建立科學合理的選才、用才和勵才的管理機制，從而為檔案服務創造良好的環境。同時以面向社會化全面發展服務為戰場，設置檔案業務咨詢機構，創建現行文件閱覽中心、專題檔案展覽場所、網上檔案目錄中心等，適當建立檔案的分級服務機制，滿足不同用戶的信息服務需求。
（三）創新服務內容
檔案服務內容應隨著時展不斷拓寬，隨著用戶的需求而不斷地創新。在實際工作中，檔案管理部門應針對不同領域，不同層次的用戶提供有針對性的檔案信息服務，由傳統的被動服務、滯后服務、單一服務向主動服務、超前服務、多元服務轉變。同時還應重視檔案信息資源的深度挖掘，將檔案中的相關信息轉化為檔案編研的成果，不斷豐富檔案管理服務的內容，促進檔案服務內容的全面性，形成脈絡清晰、類型全面、形式多樣、來源廣泛的檔案資源庫，最大限度地發揮檔案資源的社會效益。
（四）創新服務方法和手段
要實現檔案的服務功能，必須創新服務手段和方法，以適應知識經濟時代條件下對檔案服務的要求。在檔案管理服務的過程中，第一，應加大宣傳力度，擴大檔案工作的知名度和社會滲透力，加深人們對于檔案的理解和重要性的認識，提高人們對于檔案利用的熱情。第二，加強檔案管理信息化建設，加強重點檔案、專業檔案和特色檔案的收藏，建立數字化、智能化檔案館，促進檔案形式的多樣化，以滿足用戶的個性化信息需求。第三，不斷推進檔案信息資源的數字化、網絡化建設，促進檔案內部服務網和公眾服務網站建設，使其成為檔案工作宣傳和檔案信息服務的重要平臺，同時改變傳統檔案服務只能對檔案材料進行單一手工操作的方式，借助計算機網絡、電子傳輸等現代化手段建立現代電子型檔案信息服務模式，促進各綜合檔案館資源共享、優勢互補、互利共贏，為檔案工作拓寬更大的服務天地。第四，積極開展檔案編研工作，將檔案轉化為可利用的信息，以為檔案服務提供基礎。第五，應用網絡擴大檔案工作的活動舞臺與輻射面，可開展在線服務和現行文件查閱服務，提高服務的及時性和廣泛性。
三、結語
水文檔案管理服務的信息化，既要遵循檔案管理信息化的一般規律，又要兼顧水文信息生成和儲存的特殊性。基于一般規律與特殊性的綜合考慮，我認為水文檔案管理服務的信息化應著重抓好“五大建設”。
1、數字檔案室建設。這是水文檔案管理服務信息化的核心要件。目前，國家正準備提出全國數字化檔案館（室）建設方案。因此，水文數字檔案室建設正當其時。作為水文檔案存放、整理和加工中心，水文數字檔案室應當根據需要配備必要的計算機系統工作站、掃描儀、刻錄機、光盤庫和中轉服務器等信息技術設施設備。同時，根據國家統一規范的數字檔案管理規則和標準，設置相應的管理服務軟件及其傳輸瀏覽等應用系統，從而真正建立起集信息收集、加工、館藏、交流、利用于一體的現代化數字檔案室。
2、信息化網絡建設。這是水文檔案管理服務信息化的基礎支撐。根據數字化歸檔的要求，需要在水文系統構建三個對接電子網絡。一是機關內部的局域網絡。在單位內部實現各部門之間和數字檔案室與各部門之間的有效對接，并在辦公自動化、無紙化的前提下實現資料文件的數字化歸檔。二是聯結各個基層水文站的數字信息傳輸網絡。各基層的自動化和數字化水文站點的文字、圖像等數字信息要適時同步地通過專用互聯網絡傳遞到水文信息處理中心，實現適時測報分析和有選擇歸檔。三是外部電子文件傳送網絡。通過互聯網絡聯通，實現與上級主管部門、地方各級各部門的電子文件傳送與收集相對接。
3、數字檔案資源建設。這是水文檔案管理服務信息化的重要基礎。首先，要根據實際需要和有關標準，對館藏歷史檔案按照類別、年度、密級、等級進行數字化歸檔處理，以磁盤、光盤等介質進行分類陳列，并刻錄到檔案信息中央處理器以供查閱。其次，要運用歸檔整理應用軟件，對新生成電子文件和數字信息資料及時予以歸檔。第三，要盡可能地將有價值的數字檔案信息在外網空間，切實豐富外網水文信息資源的內容。
4、瀏覽查詢系統建設。數字檔案的鮮明特點就是儲存容量較大，瀏覽查詢便捷。沒有一個快捷高效的瀏覽查詢系統，再好的庫網條件也會失去其應有意義。當前互聯網已進入千家萬戶，瀏覽查詢系統軟件已經十分成熟，完全可以通過專業人士或與軟件公司合作開發檔案管理應用系統。其基本要求是項目齊全、內容豐富、查詢便捷、更新及時、結果精準。同時，既要能夠聯合使用日期、類別、主體、關鍵字進行精準查閱，也要能夠做到漢語及拼音雙識別查詢，以最大限度地提高查閱效率。
檔案是具有保存價值的社會信息資源。隨著社會經濟的快速發展，計算機技術廣泛應用于各個行業中，為各行各業提供方便快捷的服務。因此，檔案管理服務的創新也應得到重視。由于檔案具有可利用價值，新形勢下的檔案管理服務要努力創新，符合社會發展需求，對構建社會主義和諧社會具有積極的促進作用。
一、現階段檔案管理服務存在的幾點問題
1.沒有意識到檔案管理的重要性
檔案信息資料是各單位的重要資源，合理使用能夠為單位帶來巨大的經濟效益與社會效益[1]。目前，很多單位還沒有充分意識到?n案的重要性，導致檔案部門薪資待遇水平偏低，很難招聘到專業性人才。因此，檔案管理工作進程緩慢，難以跟上社會發展當代步伐，不能發揮其重要作用。
2.檔案管理人員缺乏專業性
檔案管理工作內容復雜，需要專業工作人員加大時間與精力的投入，才能保障其工作效率與工作質量。但由于單位對檔案管理工作缺乏重視，使其工作崗位處于“可有可無”的狀態，難以提高工作人員的積極性。因此，大多數從事檔案管理工作的人員，基本都是非專業性人員，沒有檔案管理的系統知識與專業技能，不具備主動革新的管理理念，從而導致了檔案管理工作的發展緩慢，難以起到服務單位、創造價值的作用[2]。
3.檔案管理機制陳舊
21世紀是互聯網+時代，信息社會的發展迅猛，利用網絡建立檔案管理服務平臺是檔案管理工作發展的必然趨勢[3]。然而，目前還是有很多單位沒有采購相關的設備，依然是傳統的檔案管理辦法。人工記錄、核實、服務，極大地阻礙了信息的更新與發展，甚至由于人工疏漏而造成巨大的經濟損失。長此以往，導致檔案信息的可利用性不強，形成了惡性循環。除此以外，紙質檔案的缺點就更加明顯，不利于長期保存，可能出現問題，造成不必要的損失。
二、推進檔案管理工作的必要手段
1.加強檔案管理的重視，支持檔案管理服務的創新
各單位必須改變對檔案管理工作的態度，充分認識檔案管理工作的重要性。單位領導要支持檔案管理工作的創新，從資金上予以資助，從制度上輔助其進行改革，要為檔案管理工作提供便利[4]。例如，在單位內部大力宣傳檔案工作的重要性，讓單位員工能夠更全面的了解檔案的積極作用，從而增加檔案的可利用性。從領導到基層人員的充分肯定與幫助，能夠提高檔案管理工作人員的積極性，激發其工作熱情，對檔案管理工作的大力整改與創新具有重要推動作用。
2.提高檔案管理工作人員的綜合素質
檔案管理工作人員的專業性是檔案管理工作的第一要素，因此，各單位要積極引進檔案管理工作的專業性人才，構建專業的人才團隊，才能更好的促進檔案管理工作的創新。
首先，單位要嚴格考核聘用人員的專業性，杜絕“任人唯親”[5]，同時，要結合應聘人員的綜合素質再決定是否聘用；其次，要對原有的工作人員進行定期專業化培訓，提升團隊的整體工作能力；最后，單位要適當調整檔案管理工作人員的薪資待遇水平，如：運用賞罰機制，對培訓不認真、考核不合格的工作人員扣除機動獎金等。用這樣賞罰兼備的制度，提高工作人員的積極性，加速檔案管理工作的發展步伐。
三、新形勢下檔案管理的創新服務措施
1.創新服務理念
檔案管理工作的服務理念要創新。檔案管理工作人員要時刻跟隨市場潮流，判斷、分析市場需求，制定符合市場經濟發展的服務理念。如，分析不同檔案資料對市場的具體影響；分析檔案資料在不同市場中的具體應用；對檔案資料進行詳細化的分類等，更直觀、便捷的讓資源服務于大眾。
2.創新服務領域
首先，擴大服務主體范圍。新形勢背景下，是信息資源大爆炸的時代，各單位都有可能涉及到檔案服務，例如黨政機關、企事業單位或者個人等，無形中導致檔案的需求增高，急需檔案管理方面擴大服務范圍，以提高檔案資源的利用率。
其次，檔案需根據社會需求，形成產業化服務。發展檔案的產業化服務，能提高檔案資源的利用率，要以服務社會、遵守法制的情況下，對檔案資料予以開發，能夠推動檔案事業的可持續發展，是保障檔案管理工作的有效經濟來源。
最后，實現檔案資源的共享服務。由于很多珍貴檔案都束之高閣，沒有被合理利用，因此，建議檔案管理人員可以將有價值的檔案資源予以共享。積極建立大數據平臺，把利于單位、社會發展的寶貴檔案資料進行收集、分類、整理，再通過互聯網放入統一的平臺中，供單位全體上下人員的查閱、下載和分享，從而實現檔案的價值。
3.創新服務手段
由于紙質檔案的劣勢，各單位急需建立電子檔案管理庫。運用互聯網，建立單位私有的檔案館。可通過網站或者APP的形式，單位工作人員通過賬號、密碼，即可登錄到檔案館中；可通過搜索欄，利用關鍵詞查找自己所需的檔案，能實現在線閱讀或者下載后離線閱讀，或者分享等操作，極大的提高了工作效率。檔案管理人員也可以利用電子檔案管理庫，方便快捷地實現信息的整理與保存等操作，實現了檔案的數字化管理，提高了服務質量。
例如，某市人才服務中心搭建的流動人員人事檔案管理網絡信息平臺“某市人才服務中心人才信息系統”，使檔案管理工作得以創新，構建了流動人才的基礎數據庫，奠定了公共服務網絡平臺的建設基礎。啟用該檔案管理系統，使該市的流動人員人事檔案管理服務水平得以提高，使檔案管理人員的工作效率得以提升，集中整合了數字檔案信息，并使流動人員人事檔案管理服務得到信息實時共享，開創了檔案管理服務的新局面。
關鍵詞：云計算；檔案管理；服務創新
在我國社會經濟的飛速發展和計算機技術創新雙重作用下，檔案管理也朝著信息化和高效化方向不斷發展，這使得檔案的查閱和管理工作更加的便捷有效。但是現如今大多數的檔案管理部門仍然按照傳統的方式進行檔案的管理，這在一定程度上阻礙了市場的順利運行和發展。檔案的管理業務在市場中屬于一種經濟聯系發展的產物，在社會和企業中都有著不可替代的作用，同時也是市場重要價值的體現。檔案管理在引入計算機云技術后，才能夠實現檔案管理的電子智能化。
1 云計算檔案管理服務的優點
1.1 服務更加的全面
檔案管理中計算機技術的廣泛應用使得檔案管理的服務質量更加的優化，同時對檔案機構中的人員設置也有了一定的影響，這在整體上更加的完善了檔案管理工作的服務性能和操作效果。以云計算技術作為依托的檔案管理能夠讓用戶通過軟件單獨進行操作，達到資源的最有效整合。檔案信息的條理化儲存，能夠跟家的方便用戶進行信息查詢與操作。
1.2 持續性更好
傳統的檔案儲存和管理方式是將紙質的答案放在固定地點存放，一旦發生意外事件如火災、水災等，就會對檔案帶來毀滅性的損失（1），這很容易對企業檔案使用帶來阻礙，難以保證答案存儲的完整性。云計算的檔案管理方式是給予集群的儲存方式來進行管理的，這樣就能夠保證檔案被分類的保存在計算機的服務器中，避免了因為災害事件造成的檔案資料損失，使得檔案的保存持續性更加的好。
1.3 操作效率較高
傳統的檔案管理需要在設備維護上投入大量的人力和經費（2），這對企業來說，是一項重大的支出成本，由于檔案的管理人員素質高低不一，也對檔案的管理帶來了一種潛在的危害，加之部分企業的檔案管理制度不夠完善，也會導致檔案管理的危險性。但是云計算的使用，能夠在很大程度上減少了檔案管理的人力工作量，能夠直觀有效的提高檔案的管理和服務水平，同時也優化了資源的高效配置，使得檔案的管理更加系統化。
2 檔案管理中服務創新的必要性
2.1 服務創新的內涵
檔案管理工作的作用任務就是為用戶提供優質服務，而服務的好壞對檔案管理工作的發展有著直接的影響。因此，檔案的管理人員有責任對檔案的管理服務進行創新。檔案管理工作在進行創新的時候，必須要以現代的計算機技術作為依托，充分的對服務空間進行有效開發，保證服務層次和質量的提高，以最大程度的滿足讀者對信息查詢的需求。
2.2 檔案的管理工作需要具備創新意識
為了能夠保證讀者問題的更好解決，檔案的管理人員需要具備一種創新意識，發揮現代的先進科技設備的真正作用。以前傳統的檔案管理都是采用的紙質印刷品進行資料的儲存，但現在，計算機技術的進步促進了儲存方式的改變，大部門的檔案管理部門都是采用聲像、光盤、磁介質等工具進行的資源管理（3），這就要求檔案館需要對服務進行相關轉變，以適應社會的需求。
3 基于云計算的檔案管理服務創新措施
3.1 檔案信息資源的共享
云計算技術的使用，使得檔案的管理人員可以將數據等信息全部上傳到云計算中去，充分的利用云計算本身的優勢來做到信息共享的最大化。在檔案的管理期間，一定要對服務進行靈活的創新，根據用戶的實際情況來調整服務策略，保證資源的完備性，保證所有的資源都可以實現用戶共享，從而為用戶提供最滿意的服務。使用戶能夠隨時隨地的通過云計算服務平臺來了解信息數據等資料的查詢，實現資源利用率的最大化。
3.2 提供智能的推送服務
利用云計算本身自帶的高智能化跟蹤服務平臺，管理人員可以能夠根據用戶的需要，在充分考慮館藏資源的情況下，為用戶智能的推動相關服務。除此之外，檔案管理人員也可以根據企業提供的G3數據業務進行相關服務網站的建立（4）。這個網站的信息和內容可以涵蓋檔案館所有的數據信息和資源，網站的瀏覽方式設置一定要足夠簡便、足夠快捷，確保用戶在手機客戶端瀏覽網站時充分并及時的獲得想要的資源信息，實現資料查詢的特色服務。
3.3 開展個性化服務
檔案管理部門可有根據云計算技術在數字資源整合方面的巨大優勢進行資源的重新劃分和整合，方便讀者的不同需求，同時，在讀者進行資源的選擇時，可以將自身的興趣和愛好當做最主要的選擇依據，實現信息服務的個性化，跟好的貼合讀者需求。根據用戶的需要和意愿，進行資料查詢服務的修改或者退訂，更好的實現檔案服務工作的個性化。
4 結束語
檔案管理服務中的云計算技術使服務更加的全面和高效，這對檔案管理工作來說是一種創新形式。對云計算檔案管理服務進行創新，進行檔案信息資源的共享，為用戶提供智能的推送服務并開展個性化的服務，才能夠保證檔案管理水平和質量的整體化提高，從而實現資源利用的最大化。
參考文獻
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關鍵詞：檔案管理服務；下崗職工；作用
檔案是個人職業生涯總體情況的總結與記錄。檔案管理有著重要的社會價值。其中下崗職工的檔案管理成為了重要的一個工作環節。從上世紀八十年代起，我國開始出現下崗職工到現在，下崗職工雖然有所減少，但是面臨的問題依然非常嚴峻。在下崗職工的管理當中，檔案成為管理的重要依據，面對下崗職工檔案管理的現狀，各級政府與部門必須加強對下崗職工檔案的管理，發揮其對下崗職工再就業所產生的作用。
一、新時期下崗職工檔案管理的現狀
下崗職工檔案管理重視程度有所提高，下崗職工的檔案管理問題越來越多地受到了各級部門的重視。一些單位對下崗職工的檔案管理，指定專門的機構與管理人員，明確職責，從為下崗職工的生活利益著想的角度出發，建立了比較完善的下崗職工檔案。同時，為了增強管理的實效性，還擴大了下崗職工檔案內容范圍，除了個人的基本資料之外，還包括個人建立、與原單位簽訂的合同材料、參加政府舉辦的下崗職工再就業活動材料等。一些單位還積極開展的檔案管理服務活動，利用掌握的下崗職工檔案材料，采取推薦、舉辦招聘會等形式，促進下崗職工的再就業。
但是，受到體制、觀念等多方面因素的影響，現在的檔案管理服務工作當中還存在不少的弊端，比如說相關部門對下崗職工的檔案管理工作的不重視，沒有應有的管理人力資金的投入，將其作為企業的負擔。同時，一些企業沒有按照規定建立完善的職工檔案制度，檔案材料不健全，影響到下崗職工檔案管理水平的提高。例如破產兼并的企業管理調動頻繁，調動下崗員工檔案流失、檔案殘缺的情況時有發生，甚至有一些企業讓下崗職工自存檔案的現象。在這種情況下，企業就無法為下崗職工管理機構提供完善的檔案材料，也就無法針對下崗職工的現狀，采取針對性的促進其就業的措施。
二、檔案管理服務對下崗職工再就業作用發揮
針對新時期下崗職工檔案管理的現狀，為了發揮檔案管理服務對下崗職工再就業的作用，提出如下建議：
1.強化宣傳、加強領導
當前，各級政府及企事業單位應該充分認識到檔案管理對于下崗職工再就業的重要作用和意義，在工作當中加強檔案管理宣傳，讓用人單位能夠認識到檔案管理的作用，從思想上重視起檔案管理工作，為檔案管理配備專門的檔案管理人員，由企業領導專門負責，強化檔案管理的領導，保證檔案管理工作的順利進行。從各級政府及勞動部門的角度來講，應把檔案工作當做透視社會現象、掌握社會就業信息的主要渠道，展開具體深入的領導宣傳活動。例如，在相關就業市場開設宣傳專欄，張貼宣傳標語，并積極利用各界媒體的力量，讓社會認識與接收檔案工作管理與服務，提高人們對檔案工作的認識，從而促進下崗職工檔案管理作用的發揮。而勞動者在工作當中，要主動配合用人單位，完善自己的檔案管理資源，下崗以后要積極的向勞動部門提供檔案，并按照勞動主管部門的要求對檔案材料進行完善，在提高下崗職工檔案管理水平的基礎上，為檔案管理服務的發揮創造條件。
2.推動下崗職工檔案管理的社會化
下崗職工再就業不只是勞動部門的職責，而是全社會面臨的一項重要社會問題，這就要求在下崗職工檔案管理工作當中，不要局限在勞動就業部門，而是要實現下崗職工檔案管理的社會化。同時，伴隨著我國社會經濟的快速發展，企業管理職能呈現社會化的特征，在職工檔案管理當中，開始有社會機構的參與，這說明檔案的社會功能不斷的凸顯。這就要求在下崗職工檔案管理當中，要推動其實現社會化。勞動就業部分應該針對當前下崗職工檔案管理社會化的現狀，積極采取針對性的措施，提高社會化管理水平，使檔案能夠更好的發揮其服務作用。比如對無力交納管理費用的下崗職工可以采取減交或者免交。對于一些滯留原單位的“死檔案”，應積極派相關人員收繳。另外，政府部門應當適當投入資金解決一些“死檔案”所存在的問題，避免檔案的流失，同時解除檔案對下崗職工的束縛，讓檔案服務于社會，從而對促進再就業產生積極的推動。
3.強化用人單位與勞動就業部分的檔案管理配合
工會是“職工娘家”，解決下崗職工再就業的問題，與各級工會的配合顯得非常重要。檔案管理部門應當與工會與就業機構合作交流，挖掘檔案深層次的就業信息，為下崗職工服務，并努力進行對檔案的加工。協同工會部門為下崗職工協調工作接收單位，積極配合就業部門宣傳以及對檔案與人才的發掘，及時向其提供下崗職工的檔案及相關資料。完善整個再就業的系統。同時，在再就業檔案管理當中，用人單位與勞動就業部門要保持積極的溝通與交流，原單位必須根據勞動就業部門的要求，完善自身的檔案管理制度，并對下崗職工會的檔案進行完善，及時提交給勞動就業部門，同時根據要求提供其他與下崗職工檔案有關的檔案材料，以完善的下崗職工檔案。下崗職工的再就業接納單位，也要按照檔案管理的要求，做好再就業職工的檔案接收及管理工作，以更好的對再就業的職工進行管理。
總之，下崗職工檔案管理對于新時期的下崗職工再就業工作具有重要意義，勞動就業部門及用人單位要重視職工檔案的完善，認真做好下崗職工檔案管理。在管理的過程中，要從幫助下崗職工再就業的角度出發，對其進行積極科學的管理，通過分析職工檔案，查找下崗職工勞動就業上的不足，開展針對性的再就業培訓，提高下崗職工的勞動就業能力，使檔案管理在下崗職工再就業當中發揮更大的作用。
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