時間：2023-06-01 15:26:37
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論文摘要:高校科研檔案反映了一所大學的學術水平和實力。科學有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價值，有助于高校的持續發展和促進地方經濟社會的進步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開展科研檔案管理工作。
科研檔案是人們在從事科學活動中形成的，并經過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。科研檔案管理工作是高校科研活動的基礎和真實記載，直接反映著一個高校的學術水平，是一所高校實力的憑證，對學校的教學和科研工作的可持續性發展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學校科學管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環節。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發了《科學技術研究檔案管理暫行規定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。
一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:
（一）科研項目檔案
科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因
（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。
（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。
（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態。
（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高校科研檔案材料。
鑒于此，高校科研檔案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。
三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解
（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。
（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。
（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。
（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題。“檔案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。
同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高校科研檔案開發利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。
為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:
(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。
(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。
(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。
總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高校科技人員的檔案意識，做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現代化管理水平，讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發揮應用的積極作用。
參考文獻：
1、關月英.高校科研檔案管理工作初探[J].新疆醫科大學學報，2007.10.30（10）
關鍵詞：高校 科研項目 檔案 開發利用
高校科研項目檔案是高校科研管理工作的重要環節，是高校檔案工作的一個重要組成部分，是一種重要的信息資源，是知識創新、科技創新以及成果轉化的基礎和依據，它在科研工作中發揮著知識儲備的作用。科研項目檔案的管理是科研檔案管理的主體和重點，其科學管理手段對科研工作的進程、效率和質量起著重要的作用，同時也影響著科研項目檔案的收集及檔案價值的實現，所以，研究分析高校科研項目檔案管理中存在的問題，探討解決問題的途徑，對于提高高校科研檔案整體管理水平、發揮科研項目檔案的利用效益、更好地為教學和科研服務有著積極的意義。
1 高校科研項目檔案信息的重要地位
高等學校既是高等教育的“陣地”，也是科技創新的“戰場”。在經濟和科技全球化的今天，國家的創新能力已經成為決定該國在國際競爭格局中地位的重要因素。高校因其覆蓋了理學、工學、農業，醫學、歷史、文學、哲學、法學、教育學、經濟學、管理學等各學科，擁有很強的基礎研究、應用研究和開發研究能力，在國家創新體系中擁有不可或缺的、獨特的地位和作用。據統計，“十五”期間，我國高校承擔各類科研課題達61.9萬項，其中高校主持的國家“973”項目占立項總數的57.05％主持“863”項目占立項總數的40％。在獲獎方面，高校所獲國家自然科學獎的占全國授獎總數的55.07％；高校獲國家技術發明獎占全國授獎總數的64.4％；高校獲國家科技進步獎數占全國授獎總數的53.57％。2006年以來，高校科研立項數以及在獲得的國家科技獎勵方面又有了新的進展。高等學校已經成為國家創新體系中的一支重要力量，成為解決國民經濟重大科技問題、實現技術轉移和成果轉化的生力軍。
高校科研項目檔案是高校在課題研究過程中形成的，歸檔保存備查的文字、圖表、聲像、實物等各種載體的歷史的、原始的記錄。項目檔案的形成積累過程凝聚著科研人員的智慧。一項科研課題的檔案，就是一部生動的科研教科書，能從總體上反映出學校及國家的科研水平。項目檔案所蘊含的具體信息，對于今后的科研工作具有積極的史鑒意義。因此，項目檔案信息在高校和國家科研中占有舉足輕重的地位。
2 高校科研項目檔案管理的現狀及障礙分析
2.1 科研管理體制對高校科研項目檔案管理工作的影響
近20年來，隨著高等教育事業和國家科技事業的不斷深化和發展，高校科研項目的來源渠道豐富寬廣，下達及指導高校科研項目的主管部門已由原來比較單一的科技口發展為多渠道管理。在這樣的背景下，高校的科研項目在校內也由多個部門管理，比較普遍的管理模式是教務處(高教研究所)分管教育教學改革研究項目，宣傳部或學校黨委辦分管高校思想政治教育理論與實踐項目，團委分管大學生科研項目，研究生處及相關教學單位分管研究生創新科研項目，其他研究項目由科研處分管。各部門你管你的，我管我的，管理手段和操作方法各異，由于崗位職責的限制性，缺少部門之間的協調，在一定程度上造成了項目研究過程材料的缺失。有些管理部門歸檔的材料只有項目立項、批準、下達研究經費和結題的文書通知，而項目申請書、合同書、結題材料都沒有，歸檔材料根本不能反映出研究的過程，有的甚至不能反映出研究成果。
2.2 高校科研項目的特點對科研項目檔案管理工作的影響
受管理體制的支配，高校科研項目檔案無論在內容，還是在其形成規律方面，都有著其鮮明的特點，這些特點對科研項目檔案管理工作也產生影響，主要表現在幾個方面
首先，高校科研隊伍的多層次性和科研方向的多樣性，決定了科研項目檔案來源的廣泛性和課題研究內容豐富、形式多樣，也決定了科研管理涉及的部門多、制約因素多。從宏觀層面上看，上級有關主管部門對高校科研項目檔案管理缺乏外部關系的統籌協調，對課題研究只具有引導、服務作用，而對課題研究過程中的檔案資料管理不具有約束九從管理層面上看，有關職能部門對科研項目檔案的認識、定位等等方面，仍有較大的差異性，從微觀的層面來看，由于科研項目是幾個部門各自分管，管理人員處于“各自為戰”的狀態，對檔案的管理在操作上有較大的隨意性，管理水平參差不齊。這些情況都嚴重地影響著高校科研項目檔案的案卷數量和質量。從復雜的實際環境條件來看，要真正做好科研項目檔案管理工作難度還是很大的。
其次，高校科研課題專業性強，研究周期長。高校從事的研究項目類型不同，研究對象和采用的研究手段各異，涉及的專業學科廣泛，因而使得記錄其研究活動的項目檔案也不同，由于開發類科研項目從開題到研究成果的取得，每個環節都必須經過反復地研究和試驗，要取得最終成果，往往要耗費很長的時間，特別理工科的開發研究。這就需要研究人員及管理部門在研究期內堅持長期做好日常檔案資料的收集整理工作，但在實踐中卻很難堅持做到。
2.3 檔案觀念和責任心對科研項目檔案管理工作的影響
隨著社會信息化進程的不斷加快，人們在理論上對于信息的重要性有了一定的認識，但是人們在社會經濟生活的實踐中，由于受到各種因素的影響，陳舊傳統的觀念和思維定勢仍具有很大束縛性，這在某種程度上制約著檔案管理工作向更深層次發展。某些研究人員及相關管理人員檔案觀念薄弱，沒有堅持把科研項目檔案工作納入研究工作的計劃之中和崗位職責中，不注意對科研項目從始至終各個環節所產生的材料進行收集積累，只注重結論性、成果性材料的積累，使最終的檔案材料成套性很差。有的是研究人員之間、協作單位之間由于科研成果的權屬之爭，而引起爭原始材料，爭報獎勵而不愿主動把材料集中管理。由于項目檔案專業性很強、技術含量高，有的研究人員害怕泄密，歸檔時避重就輕，把一些不太重要的材料交來，而抽去反映成果水平的關鍵技術材料。加之，學校檔案部門人員對科研課題不熟，業務水平有限，未審查出來。另外，檔案工作人員業務指導不到位，研究人員不了解收集檔案的重要性，這些，都影響到項目材料歸檔的質量和數量。
3 對加強科研項目檔案管理的幾點思考
科研項目檔案管理與科研工作管理是一個有機的整體。科研項目檔案特點決定了科研項目檔案管理是一項很復雜、要求很高的工作。因此，應加強對現行科研項目管理體制的研究。應該說，現在各高校科研項目檔案的多頭管理體制及運作方式，都是在特定條件下對不同范圍的具體選擇。高校應有怎樣的科研項目管理體制，如何建立完善高校科研檔案
管理體制，理順檔案管理關系、程序，科研管理部門以及檔案部門應當積極探索。而在當前的管理環境下，應加強做好以下工作
3.1 建立健全科研項目檔案管理規章制度
建立健全管理制度和工作標準，既是檔案工作順利進行的可靠保證，也是實行檔案工作科學管理、規范管理的依據及準繩。要做好科研項目的檔案管理工作，離不開制度的支持，制度內容應包括科研項目從開始到結題的過程材料的管理，明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式，如項目檔案的收集內容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，才能使各個業務環節都有章可循。
一個科研項目檔案作為記錄科研活動全過程的一套完整文件材料，雖然是在項目研究活動最后結束完成的，但作為科研檔案之中的每一部分材料又恰恰是各個不同階段的產物。即所謂科技檔案完成于項目研究之末，又形成于研究活動之中。必須把必要的行政手段和經濟手段納入法規和軌道，把科研項目檔案的形成、積累、歸檔工作具體納入到科技管理的各個環節。各個階段中去。因此，在現行管理體制下，科研處、教務處(高教研究所)、宣傳部、團委、研究生處等管理部門應堅持用規章制度來履行各自的職能。要負責督促科研工作人員對研究項目歸檔工作超前控制，一開始就要著手抓，并一抓到底。檔案部門工作人員要抓科研項目檔案建設，多渠道、多形式進行項目檔案收集、整理、歸檔的指導工作，才能使科研項目檔案的建檔工作進入到規范管理的軌道。做好高校項目檔案管理工作，是一項功在當代，利在千秋的事業，要努力建立高校檔案工作可持續發展和現代化管理的運行機制，首先要提高歸檔率、完整率和案卷合格率，這一基礎環節不抓好，隨后的開發利用工作難以發揮效益。
3.2 理性認識科研項目檔案的價值，做好科研項目檔案的開發利用
1 高校科研檔案管理實施模式研究
1.1 統一管理制度。在保護知識產權以及促進教學研究檔案開發的基本原則之下，建立高校科研檔案管理中統一的管理制度是現階段提升高校檔案管理質量的有效途徑。第一，統一高校科研檔案管理制度不僅能夠全面、完整地對所有知識產權問題進行及時記錄與轉讓，同時這一過程對于知識成果的有效管理也大有裨益。第二，檔案管理部門與使用者之間并不存在利益關聯，因此，檔案管理工作的開展在保密性方面就得到了充分體現。第三，對于知識產權問題的及時記錄與保存在有效保護高校檔案信息與資料的同時也實現了檔案管理工作的統一化開展，這對檔案管理工作質量也是一種保證。第四，統一管理制度的建立一定程度上還是一種知識產權保護意識的體現，這對相關知識產權法律的普及與推廣有著重要的推動作用。需要注意的是，高校檔案管理工作的開展是對高校科研研究過程與成果的及時記錄，這一真實運行軌跡有著不可忽視的歷史價值，同時也是對高校自身科研成果的重視，因此，這一保護機制的構建就顯得尤為重要。
1.2 高校科研檔案管理中的“四同步”。科研檔案作為高校科研工作者的智慧凝聚，需要在檔案管理過程中體現必要的檔案管理責任意識，珍惜廣大教職工的科研成果，因此，必要的“四同步”管理就顯得尤為必要。“四同步”管理是一種檔案管理責任制度的集中體現，這一管理制度也是基于對知識產權的有效保護，其基本內容主要包括以下幾點：①計劃任務的傳達以及科研文件的歸檔必須同步實施；②計劃任務的查詢以及相關科研文件與資料的搜集也必須同步開展；③對于科研成果的驗收以及相關課題材料的整理也需要同步；④高校檔案管理部門在證明材料搜集以及上報資料登記方面也需要表現出一定的同步性特征。基于“四同步”檔案管理原則指導下高校科研檔案管理工作的開展需要針對文件材料的形成與積累進行必要的立卷與整合，確定文件管理期限，做好科研檔案的封面簡介，突出高校本身在科研檔案管理過程中的主動性。這一較為完整的科研檔案管理模式在實際運行過程中需要高校檔案管理各部門通力配合，在加強自身宣傳工作的同時也需要切實保障自身科研資源的完整性，促進知識產權問題的有效解決。
1.3 物質獎勵與精神獎勵并舉。高校科研檔案管理工作的開展也需要對應必要的考核和評比措施，針對科研材料以及科研成果進行定期的課題質量評選，對于其中課題研究存在重大突破的教職工給予必要的物質獎勵和精神獎勵。相反的，對于破壞高校科研檔案管理秩序的個人或是集體也應對其追究相關事件責任，并給予適當的批評以及懲罰。對于科研檔案管理過程中存在杰出貢獻以及取得較大進步的科研人員作出表揚以及物質獎勵。物質獎勵與精神獎勵并舉不僅能夠促進高校科研檔案管理工作不斷得到優化，同時也能針對其中存在的問題給予及時糾正，做到獎懲分明，促進科研工作者工作積極性的提高，也推動高校科研檔案管理工作不斷得到優化與完善。
1.4 人才隊伍管理與建設。基于知識產權保護的管理核心已經成為當前高校科研檔案管理的主要發展趨勢，而其中專業人才隊伍的建設與管理問題直接關系到高校科研檔案管理的質量，是體現科技元素以及時展對于檔案管理重要促進作用的主要方面。在這樣的發展背景下，高校科研檔案管理工作的開展更應該重視對人才的培養，提升專門科研檔案管理人員的知識產權保護意識，樹立以人為本的管理理念，促進科技手段在科研檔案管理中的有效運用。傳統科研檔案管理模式過分注重對人員專業知識與技能的培養，而忽視了服務性本質在科研管理工作中的體現，這與當前終身教育的思想顯然是不相適應的。因此，只有不斷強化高校科研檔案管理人員的綜合素養，才能更好地促進檔案管理模式的構建。
2 高校科研檔案管理的利用途徑
2.1 實現高校科研檔案管理的多渠道開發。高校科研檔案管理中檢索手段的更新是對信息管理系統的有效運用，而這一信息管理系統不僅包括了相關信息的處理與加工過程，同時也在輸出和利用方面實現對檔案信息的及時編輯與歸檔。作為高校科研檔案管理多渠道開發的主要環節，信息檔案管理制度的建立從編研速度以及信息目錄建立等多方面形成了有效的系統框架，而這些功能在現階段資源使用過程中顯然是不夠完善的。現代化信息檢索系統的建立對于當前高校科研檔案管理工作開展而言無疑是系統功能的呈現過程，這對提高信息檢索的速度極為有利。現代化網絡通訊手段在高校科研檔案管理中的應用還是對高校現有檢索系統的有效更新，通過網絡信息的使用來合理促進檔案管理工作的開展。第一，從信息管理中心角度實現對高校科研檔案管理的全方位查詢，這對于高校科研信息的有效整合意義重大。第二，強化圖書情報與高校科研檔案管理之間的聯系，在高檔設備使用方面解決科研檔案管理過程中的經費不足問題，這也是現代化制度與體系在高校科研檔案管理工作中的有效體現。隨著當前網絡通訊技術的飛速發展，高校在科研檔案管理方面也形成了必要的校園網絡系統，將辦公自動化內容移入高校科研檔案管理工作當中，這是高校檔案管理工作的重要組成部分，而這一信息系統的完善對于檔案資料的開發與利用也勢必產生深遠影響。
2.2 重視高校科研檔案管理過程中的法制建設。社會主義市場經濟發展下高校科研檔案管理工作的開展面臨著前所未有的機遇與挑戰，這一新問題的出現使得法制建設問題在高校科研檔案管理工作開展中顯得尤為重要。高校科研檔案管理在實施監管過程中應切實加強對科研成果及商業秘密的安全保護，通過各種法律手段的運用來突出法制建設對于高校檔案管理工作的重要意義。知識產權問題是高校科研檔案管理過程中尤其需要重視的問題，因此，必要的產業管理工作開展以及信息中心加工就顯得尤為必要，這是體現科研檔案管理價值的重要方面，同時也是體現科研檔案管理市場化格局形成的有效依據。法制建設的核心在于從信息市場的構建方面體現高校科研檔案管理的優勢，及時關注市場發展動態，在促進高校科研成果創新的同時也要關注科研檔案管理對于高校管理領域的重要指導作用。
2.3 在反饋機制中突出高校科研檔案管理的整合功能。高校科研檔案管理中反饋機制的構建從信息的整理與搜集等方面突出了對科研檔案管理的整合功能，這也是必要的管理體制在檔案管理工作中的體現。從高校科研檔案信息管理的側重點出發，不同信息反饋機制的構建對于科研檔案管理的利用途徑也提出了有價值的參考建議，類似科研檔案的編碼與信息搜集，或是相關檔案管理制度的構建都在一定程度上促進了高校科研檔案管理工作中反饋機制的有效構建。值得注意的是，高校科研檔案管理工作中反饋機制的構建應當是具體且具備一定的針對性特征的，如此反饋機制的構建才能從根本上促進高校科研檔案管理工作的有效開展。從反饋機制當中所獲得的反饋信息可以輔助高校科研檔案管理工作進行必要的分析與數據調查，這是高校自身管理機制的優化過程，同時也是其整合與實踐功能在具體檔案管理工作中的有效體現。
2.4 從配套設施方面促進科技手段的融入。當前高校科研檔案管理工作中對于先進科學方法的掌握顯得不夠到位，現代化檔案管理配套設施并沒有在高校科研檔案管理中發揮重要作用，這就需要高校科研檔案管理工作能夠從配套設施建設方面突出檔案管理工作與現代化科學技術手段的有效融合，切實提高科研檔案管理工作的質量與效率。第一，檔案信息資源當中檢索工具的使用能夠最大限度體現高校科研檔案管理工作中的科技元素，信息編制過程的完成、檔案信息的檢索等都是體現科技手段的重要方面。各種檢索工具的使用，像全引目錄或著錄卡片使用等，都是技術手段在檔案管理工作中的有效運用。第二，互聯網技術及網絡通訊技術的快速發展也為檔案資料的搜集與整體提供了便捷途徑，電子檔案的建立或是計算機網絡輔助檔案管理工作的開展都使得高校科研檔案管理工作的開展在彰顯自身信息化發展趨勢的同時也表現出一定的智能化特征，這是數字化處理方式對于高校科研檔案管理工作的積極影響。
論文摘要:高校科研檔案反映了一所大學的學術水平和實力。科學有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價值，有助于高校的持續發展和促進地方經濟社會的進步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開展科研檔案管理工作。
科研檔案是人們在從事科學活動中形成的，并經過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。科研檔案管理工作是高校科研活動的基礎和真實記載，直接反映著一個高校的學術水平，是一所高校實力的憑證，對學校的教學和科研工作的可持續性發展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學校科學管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環節。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發了《科學技術研究檔案管理暫行規定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。
一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:
（一）科研項目檔案
科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因
（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。
（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。
（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態。
（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高校科研檔案材料。
鑒于此，高校科研檔案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。
三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解
（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。
（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。
（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。
（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題。“檔案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。
同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高校科研檔案開發利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。
為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:
(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。
(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。
(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。
總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高校科技人員的檔案意識，做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現代化管理水平，讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發揮應用的積極作用。
參考文獻：
1、關月英.高校科研檔案管理工作初探[j].新疆醫科大學學報，2007.10.30（10）
1 高校科研檔案的作用及意義
開展科學研究是高校的三大職能之一，作為真實記錄科研活動過程的科研檔案，對高校開展科研管理具有重要作用和意義。
首先，科研檔案是開展科學研究的基礎與前提。高校科研檔案是記錄科研人員研究成果與歷史史實的原始資料，是最可靠的情報源和信息源。任何科技進步均是在前人研究成果基礎之上進行的繼承和借鑒，高校搞科研亦是如此，通過科研檔案了解過去和同期國內外對某課題的研究情況，從而進行創新和發展，因此，科研檔案是高校科研工作的重要基礎。
其次，科研檔案是提高教學質量的重要保證。培養德才兼備并適應社會發展需要的專門性人才是高校的重要任務，作為教師，不僅自身要及時掌握了解所教專業的最新前沿動向，還要不斷更新教材，通過利用科研檔案，將科研中取得的新技術、新經驗充實到教科書中，傳授給學生，從而提高教學質量。
最后，科研檔案是檢驗科研工作質量、評價科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要條件和依據。高校科研檔案記錄了高校教師、科研部門在科研實踐和管理過程中，形成的各類具有保存價值的原始文字、圖表及聲像材料。一所高校科研工作開展得如何，從科研經費、人員投入、科研成果的產出等各方面予以體現，而這些均可從科研檔案中找到依據，從而做出公正客觀的評價。同時，科研檔案也是科研人員辛勤勞動的結晶，為教師及科研人員的職稱評定、考核、獎勵起到了真憑實據的作用。
2 高校科研檔案管理中存在的問題
2.1 制度不健全，權責劃分不清，造成檔案收集不齊全。《科學技術檔案管理暫行規定》中明確指出，科研檔案是科研管理的重要組成部分，必須在單位科研管理工作中予以體現。然而，現實中，似乎只要沾上“檔案”二字，工作就應劃歸檔案部門。雖然，檔案部門按照相關規定制定了科研檔案管理辦法，但缺少科研管理部門的配合約束，使得科研檔案從開始便出現斷鏈。科研管理部門作為歸檔單位，往往收到什么材料就歸什么材料，只相當于扮演了一個“二傳手”，不僅對檔案材料中出現的問題，不能做出解釋，無形中，還增加了歸檔工作的返工率，并且，長期的傳統粗放做法使得他們認為，檔案材料的鑒定、整理均是檔案人員的事情，只要將材料送達即可，給檔案部門增加了很大工作量。檔案部門與科研管理部門是平級職能部門，缺少必要的溝通，“隔行”造成了檔案人員對科研項目管理及內容的認識不足，許多重要材料未能及時歸檔，造成科研檔案材料收集不齊全。
2.2 科研檔案分類不適應新情況，檔案整理不規范。隨著高校科研工作的快速發展，老的科研檔案管理模式已不適應現實需要。首先，體現在科研檔案的分類上。過去，在計劃經濟體制下，科研項目種類少，來源相對單一，分類簡單，歸檔范圍不明確，除了科研管理綜合類（KY11）外，即按科研項目（KY12）進行組卷。隨著時間的推移，相繼出現諸多科研類材料，如橫向科研項目、科技獎勵成果、學生科研項目、學術會議、行業標準、國家標準、學術論文著作，等等，沒有明確可歸入的類別，便魚龍混雜歸入一類。其次，體現在科研材料的整理不規范。因為前期的分類不明確，給科研檔案材料的整理帶來一定麻煩，如獎勵證書、專利證書、各類標準、學術著作等是按卷整理還是按件整理？大小不一、材質不同如何裝盒？
2.3 科研檔案查詢服務不靈活，資源利用匱乏。長期以來，科研檔案的利用一直較為謹慎，主要是因為牽扯到保密和個人知識產權問題。作為科研項目，它的價值不僅是一個發明、創新，還可以創造經濟效益。檔案部門在管理科研檔案時不愿承擔責任，而將審批權全部推向科研管理部門。有時，科研管理部門一時沒人，而利用者又急用，使個人查詢極為不便。
正是因為科研檔案的敏感問題，檔案部門沒有建立開放科研檔案目錄，從而造成科研檔案信息資源長期被壓制在檔案館內，而不能很好地發揮作用。
2.4 上級指導部門沒有針對性地對科研檔案進行專項檢查。雖然，每年，上級檔案部門組織了各項檢查，但很少有針對高校檔案內容的專項檢查，尤其是高校科研類檔案檢查從未觸及。通過對科研檔案的檢查，可以促進科研檔案管理工作，及時發現問題、解決問題，并引起學校領導對科研檔案工作的進一步重視。
3 解決對策
3.1 建立新的科研檔案管理體制，完善科研管理網絡，做到分工明確，責任到人。第一，為了利于科研檔案的科學化管理，應從管理體制上進行改革，科研管理部門應為科研檔案的主要負責部門，檔案部門為輔助管理部門，即具體操作上，由科研管理部門利用行政管理職能完成科研材料的歸檔，檔案部門則主要行使檔案業務的指導、監督、檢查和保管、利用工作。
第二，科研管理部門要與檔案管理部門進行深入溝通，建立一套規范、可操作性強的科研檔案管理制度，明確分工和職責，共同做好科研檔案的各項管理工作。第三，通過全校各部門設立的科研秘書，形成科研檔案管理網絡。對科研秘書的職責中，要強調做好本部門科研檔案的歸檔檢查工作，同時，檔案部門要定期對科研秘書進行檔案業務培訓和指導。第四，建立科研檔案的收集行政制約制度。通過科研管理部門、人事部門與檔案管理部門的聯合，在涉及教職工切身利益的相關環節進行行政制度約束，進一步確保科研檔案的收集齊全。如教職工的職稱評定材料由檔案部門審核蓋章，年底科研工作量的報送材料由檔案部門進行審核驗收，凡未在檔案目錄登記之列的，均可將材料收集歸檔。同時，為了保證課題項目的每個環節材料齊全，可由科研部門按比例抽取課題科研經費作為檔案材料歸檔保證金。
3.2 建立科學的分類標準，細劃歸檔范圍，規范操作流程，嚴把檔案整理標準。科學研究類檔案在我國沒有統一的分類標準，作為高等院校的科研檔案分類，主要是參照《高校檔案實體分類辦法》、《高等學校檔案管理規范》兩個規定，但其也只是對高校科研檔案的分類作了一個泛泛的基本要求。
為了適應現實科研發展的需要，如想較全面地收集齊全各類科研檔案材料，必須對原來的科研檔案分類進行細劃，如“KY12”為縱向科研項目，“KY13”為橫向科研項目，“KY14”為獎勵證書，“KY15”為論文、論著，“KY16”為專利證書，“KY17”為學生科研項目等，根據需要，可再分三級目錄。歸檔范圍上，可針對學校產生的科研項目種類，按類別劃分歸檔范圍，使立卷人能更好地把握歸檔內容，確保檔案材料的齊全。整理上，在參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和《高等學校檔案管理規范》的基礎之上，可采取卷件結合的整理方式，科研課題項目以卷整理，科研管理類文件材料以件整理，獎勵證書參照實物檔案管理，按件保管；專利證書、行業標準、學術論著等按件整理保管。一個科研項目以結題、鑒定時間為檔案歸入年度，后期的成果、獲獎材料按相應年度劃入相關類目下。
做好歸檔流程的設計和規范化工作很必要，科研管理部門為科研檔案的主要歸檔單位，而各課題項目組為具體立卷人，只有設計一套具體可行的歸檔流程，既保證歸檔管理工作的規范化，又通過實現科研管理行政職能的約束力，確保檔案材料的收集完整。
3.3 建立科學系統的科研檔案信息數據庫。為適應現代信息化管理的需要，無論是科研管理部門還是檔案管理部門，科研檔案電子信息資源對其而言都十分重要。二者可以通過信息對接處理，完善科研檔案數據庫，實現雙贏作用。
科研管理部門利用科研管理軟件在行使工作職能的過程中，建立了大量的科研管理檔案數據庫，通過與檔案管理部門的管理系統對接，一方面，實現了科研管理中的電子文件信息的歸檔，并完成了科研項目的網絡歸檔工作。檔案管理部門則通過對紙質科研檔案的掃描錄入處理，建立館藏科研檔案資源信息數據庫，與前期科研管理部門的信息數據通過二合一對接，形成一個大科研檔案數據庫，從而保證了科研檔案數字化信息的完整性。大信息庫的建立，方便了科研管理部門的工作，從而實現互惠互利的良好效果。
3.4 確保科研檔案安全的情況下，提高科研檔案的服務利用方式。《高等學校檔案部門業務建設規范》11.3中指出：“已建館的學校，對館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密可需要控制使用部分外，均應按國家規定，報校長批準后，分期分批向社會開放。”該條也應適用于科研檔案。可以組織相關人員對學校館藏科研檔案進行認真鑒定，建立開放科研檔案目錄，以方便更多的人來使用查詢科研檔案。
[關鍵詞] 新形勢；高校科研檔案管理；創新
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 063
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0129- 02
0 前 言
目前，高校作槲夜科研的主要陣地，其科研水平影響著我國教育事業的發展，同時，高校科研檔案的管理影響著高校的教育水平和科研水平。此外，隨著社會的不斷發展及高等教育的不斷進步，科研項目急劇增長，這給高校的檔案工作提出了挑戰。當前高校科研檔案管理工作存在一些問題，如：管理人員素質不高、管理制度不完善、檔案利用效率比較低等問題，這就需要高校不斷創新科研檔案管理，進而滿足社會的需求，促進高校的健康發展。
1 高校科研檔案的特點
高校科研檔案指對科學研究實踐活動中產生的具有極高價值的數據、文字、圖像、音頻、視頻等進行科學整理歸檔，最終形成的檔案材料，主要包括：（1）國家的實用專利與發明專利；（2）橫向課題，關于社會經濟效益；（3）關于國家、省市及地方的縱向課題。高校科研檔案記錄著學校一直以來的科研活動，為將來高校的發展提供重要科技信息資源，極大程度上對高校的長遠發展起著推動作用，并對高校的教育水平與科研水平進行直接反映。高校的科研檔案主要分為：科研項目檔案、科研文書檔案、科研成果檔案。此外，高校科研檔案作為一種原始信息的載體，完整記錄了大量的科研成果，通過科技技術能夠最大程度的發揮檔案中的信息資源，進而促進高校教育事業與科研事業的發展。
2 高校科研檔案的意義
2.1 保障高校的教學工作與管理工作
高校科研檔案在高校整體工作中占重要地位，代表著高校的輝煌歷史與發展進程，保障著教學工作與管理工作的順利開展。其管理工作記錄著一直以來高校的科研資料，并為今后高校科研工作人員開展科研立項、申報、研究過程、科研結題及評獎、評優提供最具原始價值的憑證，并提供可靠、真實的信息資源。高校通過科研檔案能夠對課題前期的研究狀況進行深入了解，再結合了解內容進行課題科研活動。
2.2 保障學校的發展及教學質量的提高
高校將培養符合國家與社會發展需求的優秀人才作為主要任務。高校教師能夠通過利用科研檔案豐富自身學識，改進自己的教學方法，并能夠向學生傳授更加全面的知識，進而提高教學質量，促進學校的健康發展。
2.3 高校開展科研管理的根本依據
從高校科研檔案的內容與形式來看，其主要是科研項目開展過程中形成的檔案材料，其中包含文字材料、音像材料、經費使用情況、財務賬目等，相關科研項目配套檔案材料是高校科研檔案管理的重要部分。科研檔案作為高校科研檔案管理工作的憑證，高校開展科研管理需要對科研項目開展中前期檔案材料、中期檔案材料和后期檔案材料進行科學合理的歸檔，進而保證科研檔案管理工作的順利進行[1]。
3 新形勢下高校科研檔案管理的現狀
3.1 缺乏科研檔案歸檔意識
我國對檔案及科研檔案規定：一方面，對于相關規定的立卷歸檔材料，必須依據規定定期向檔案管理人員上交，任何人不能夠將其據為己有；另一方面，對于科研項目開展或完成階段，需要對原有材料進行整理，并在審查后進行歸檔。
目前，有部分高校在科研檔案的歸檔意識比較薄弱，沒有充分認識到科研檔案歸檔的重要性。在開展科研項目過程中會存在一些現象，如：有的科研人員會將科研的最終資料據為己有，有的科研人員會推遲上交一些珍貴材料、專利證書、論著等科研材料；這些現象是缺乏科研檔案歸檔意識，將導致高校科研檔案存在不完整和不穩定的問題，進而影響高校科研檔案的管理工作。
3.2 不完善的科研檔案管理制度
當前，高校科研檔案管理制度的制定主要是依據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》。然而這種管理制度在實際運用中并沒有很好的效果，約束性較低。特別是高校科研檔案管理部門在實施檔案上交工作時，往往只是通過解釋、口頭、說明的形式進行，就導致了科研管理工作的開展難度加大。
3.3 科研檔案管理相關人員素質較低
據調查，高校科研檔案管理的相關人員中較多是兼職，而具體的專業性全職人員比較少；同時，其中兼職人員往往沒有經過專業培訓就上崗，且人員流動較快；全職人員由于人數較少，其在科研檔案管理工作中工作量就較大，而其精力與時間都是有限的，這就會導致科研檔案管理工作出現一些困惑和問題。此外，伴隨教育事業的快速發展，科研項目越來越多，這也使得高校科研管理工作量不斷加大，但管理人員的不足將大大地降低高校科研管理工作的質量。
3.4 較低高校科研檔案利用效率
由于科研項目具有較強的專業性、較深的研究程度及領域較廣等特點，而科研檔案的管理人員對諸多的知識與學科難以全面了解；此外，高校科研管理工作人員存在落后的工作手段、開發能力低、檢索落后、信息意識較低等問題，這些因素就會導致高校科研檔案利用效率較低[2]。
4 新形勢下高校科研檔案管理的創新思考
4.1 增強科研檔案歸檔意識
在高校科研檔案管理工作中，增強相關人員的科研檔案歸檔的意識能夠有效地提高高校科研檔案管理工作的質量，有利于將高校科研活動準確地、真實地記錄，進而更好地為高校開展科研項目服務。對于科研檔案的管理人員而言，由于其負責著整個科研檔案管理工作，因此，高校應重視對科研檔案管理人員的教育，使其樹立正確的科研檔案管理的意識，并使其認識到高校科研檔案材料歸檔的重要性，進而使科研管理人員的專業能力與服務水平不斷提高，更好地高校科研檔案管理工作服務。
4.2 完善的科研檔案管理制度
高校科研檔案管理必須具有制度化與常態化，具體做到：（1）制定切實可行的科研檔案收集、接收、整理、儲存、開發利用與管理等方面的規章制度，要求高校科研檔案管理工作必須做到有范圍的歸檔、有標準的立卷、有規定的借閱、有措施的管理，并⒅街什牧蝦偷繾硬牧賢時進行歸檔，進而使高校科研檔案管理更具有客觀性、準確性、完整性、規范性；（2）建立健全科研獎勵機制，積極鼓勵科研人員及時主動上交科研檔案材料，并制定嚴格的歸檔標準與措施，向科研人員普及檔案管理的法制教育，進而促進高校科研檔案管理工作更加科學與規范；（3）利用先進的科技手段完善科研檔案的管理，將計算機、多媒體等引進高校科研檔案管理的各個環節中，加快對檔案材料的收集與整理，進而實現科研檔案管理的標準化、規范化，同時還能夠嚴格做好檔案的保密工作。
4.3 提高科研檔案管理人員水平
面對高等教育的不斷發展，科研檔案呈多元化的方向發展，這就需要科研檔案管理人員具備比較專業的相關理論知識與先進的信息技術，并充分了解國家檔案管理的相關法律法規。具體做到：（1）組織科研管理人員進行專業培訓，進而提高管理人員的檔案管理能力與水平；（2）要求科研檔案管理人員具備良好的職業道德修養，并不斷豐富自身的專業知識，進而提高自己的業務能力，更好地為高校科研檔案管理工作服務。
4.4 提高高校科研檔案利用效率
（1）高校科研檔案管理人員樹立檔案服務代管理的工作理念，摒棄“重藏輕用”的傳統思想，應該具有與時俱進的檔案服務意識與檔案創新管理措施；（2）高校對科研檔案管理投入充足的資金，使高校科研檔案管理人員能夠具有創新的工作手段、較高的開發能力、先進檢索、較高的信息意識，進而讓科研人員能夠及時的獲取科研檔案材料，并對科研檔案資料進行充分利用；（3）高校與相關科研機構共同創建科研檔案資源的共享平臺，進而使高校科研成果的信息與其他機構科研成果的信息實現網絡資源共享，使高校科研成果的社會效益與經濟效益得到更好地發揮[3]。
5 結 語
總之，在新形勢下，高校科研檔案管理部門需要及時認清自身的不足，跟上時代的步伐，創新高校科研檔案的管理模式，進而提高學校的教育水平和科研水平。同時，高校科研檔案管理人員需要不斷提高自身專業能力，進而更好地為高校科研檔案管理工作提供服務。
主要參考文獻
[1]彭插三.高校科研檔案管理體系構建的系統管理研究系統管理研究[J].北京檔案， 2016（6）：32-33.
關鍵詞：高校科研檔案管理科研人員
在國家剛剛的《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》（公開征求意見稿）中，提出要通過提升科學研究水平，充分發揮高校在國家創新體系中的重要作用，全面提高高等教育質量。教學與科研向來作為高校的兩大中心任務，而在新時期利用科研推動教學的趨勢越發明顯。高校科研管理人員做好對科研檔案的建檔與管理，對保障和提升整個學校科研工作的質量與水平無疑也起著非常關鍵的作用。基于此，本人結合實際工作體會，談一下對科研檔案管理工作的一點淺見，僅供同行借鑒參考。
1．明晰高校科研檔案歸檔范圍
高校科研檔案是高校教師及專職研究人員在從事科研活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等形式的書面材料。要做好科研檔案的歸檔管理工作，前提是需要明晰當前高校科研檔案歸檔的主要范圍。
總體來說，科研檔案包括以下幾項：
1)科研成果檔案：主要包括科研人員出版的著作、發表的論文、撰寫的研究報告以及科研成果獲獎的證書等。同時包括反映上述情況的年度或季度科研統計表。
2)科研項目檔案：主要包括項目申報書、項目合同書、項目審批書（立項書）、調研報告、方案論證、結項報告和結項證書，以及在項目進行過程中所形成的實驗數據、實驗報告等。
3)科研人員檔案：主要包括從事科研工作的人員基本信息，包括研究領域的學科分類、研究方向、研究團隊情況和系所分布等，同時包括科研管理人員的信息。
4)科研管理文件檔案：主要指國家、省級及高校關于科研發展的管理文件和高校年度科研發展總結和規劃等。
2．當前高校科研檔案管理中亟待完善的方面
第一，不少科研管理人員對科研檔案管理工作缺乏應有的重視。導致許多檔案管理工作的滯后，甚至落實不到位，出現混亂、缺失、損壞等人為事故，在一定程度上影響了科研人員的持續研究，也使他們的內心受到了一定傷害。 第二，一些科研人員出于個人利益考慮而影響到科研檔案歸檔的及時性與完整性。高校科研本身存在著一種潛在的內部競爭，一些科研人員為了個人榮譽、個人利益、知識產權的保密等等，將其在科研工作中的一部分科研資料私自保留，不愿上交學校科研部門，導致應該共享的科研資源不能及時歸檔，從而使得高校科研工作的很多材料不能及時、完整地歸檔，從客觀上影響了科研檔案歸檔的完整性。
第三，高校科研工作的廣泛性影響科研檔案形成的系統性。高校科研工作的廣泛性，一是指科研項目的廣泛性，隨著高校科研水平的不斷提高，科研項目的來源渠道不斷拓寬，尤其是各種橫向課題的增多；二是指高校科研工作范圍的廣泛性。高校科研項目研究周期長，不僅包括科研項目研究的準備階段、研究階段、鑒定階段，還包括成果轉化的后續實驗、開發、推廣等過程。
第四，科研檔案管理制度不健全。在科研檔案歸檔工作中，檔案部門不能經常與科研管理部門聯系，對于接收來的材料是否完整心中無數，因而大大降低了科研檔案的利用價值。另外，檔案部門雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在某些工作環節中，管理制度仍然不夠健全，還缺乏必要的配套措施和有效的制約手段，致使檔案管理部門不能依據有效的規定運作。
3．改進高校科研檔案管理工作的幾點建議
第一，提高高校科研人員的科研檔案管理責任心和意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。檔案部門要利用各種場合和機會深入宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》等文件，提高科研人員對檔案工作重要性的認識，增強他們的檔案法制意識，把科研材料歸檔看作是自己的應盡責任。
第二，加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此，對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后對每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題分年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏。 第三，建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統。
第四，推廣科研檔案的開發利用。科研檔案管理的工作要考慮其開發利用的問題。目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上，游離于先進的信息技術之外，主要是靠手工翻閱檔案目錄，查閱起來既耽誤時間，又浪費人力。高校校園網絡化的建設和使用，為科研檔案的管理提供了便利條件，也是檔案能夠充分發揮其提供信息資源職能的前提保證。檔案工作人員應主動以現代管理學方面的知識武裝自己，學習應用現代辦公技術，徹底擺脫長期沿襲的手工管理的方法，利用網絡傳輸，將有關科研文獻、數據、圖紙等科研檔案信息聯機上網，既便于查閱也便于管理。網絡化的管理彌補了手工操作的許多不足，省時省力，既提高了科研檔案信息資源的利用率，也提高了科研檔案的管理效率。
參考文獻：
[1]國家中長期教育改革和發展規劃綱要（公開征求意見稿） [e b/o l].moe.edu.cn, 201 0-3 -31.
[2]楊國祥．檔案管理學[m]．北京：機械工業出版社，2004.
關鍵詞：高校科研檔案管理科研人員
在國家剛剛的《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》（公開征求意見稿）中，提出要通過提升科學研究水平，充分發揮高校在國家創新體系中的重要作用，全面提高高等教育質量。教學與科研向來作為高校的兩大中心任務，而在新時期利用科研推動教學的趨勢越發明顯。高校科研管理人員做好對科研檔案的建檔與管理，對保障和提升整個學校科研工作的質量與水平無疑也起著非常關鍵的作用。基于此，本人結合實際工作體會，談一下對科研檔案管理工作的一點淺見，僅供同行借鑒參考。
1．明晰高校科研檔案歸檔范圍
高校科研檔案是高校教師及專職研究人員在從事科研活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等形式的書面材料。要做好科研檔案的歸檔管理工作，前提是需要明晰當前高校科研檔案歸檔的主要范圍。
總體來說，科研檔案包括以下幾項：
1)科研成果檔案：主要包括科研人員出版的著作、發表的論文、撰寫的研究報告以及科研成果獲獎的證書等。同時包括反映上述情況的年度或季度科研統計表。
2)科研項目檔案：主要包括項目申報書、項目合同書、項目審批書（立項書）、調研報告、方案論證、結項報告和結項證書，以及在項目進行過程中所形成的實驗數據、實驗報告等。
3)科研人員檔案：主要包括從事科研工作的人員基本信息，包括研究領域的學科分類、研究方向、研究團隊情況和系所分布等，同時包括科研管理人員的信息。
4)科研管理文件檔案：主要指國家、省級及高校關于科研發展的管理文件和高校年度科研發展總結和規劃等。
2．當前高校科研檔案管理中亟待完善的方面
第一，不少科研管理人員對科研檔案管理工作缺乏應有的重視。導致許多檔案管理工作的滯后，甚至落實不到位，出現混亂、缺失、損壞等人為事故，在一定程度上影響了科研人員的持續研究，也使他們的內心受到了一定傷害。 第二，一些科研人員出于個人利益考慮而影響到科研檔案歸檔的及時性與完整性。高校科研本身存在著一種潛在的內部競爭，一些科研人員為了個人榮譽、個人利益、知識產權的保密等等，將其在科研工作中的一部分科研資料私自保留，不愿上交學校科研部門，導致應該共享的科研資源不能及時歸檔，從而使得高校科研工作的很多材料不能及時、完整地歸檔，從客觀上影響了科研檔案歸檔的完整性。
第三，高校科研工作的廣泛性影響科研檔案形成的系統性。高校科研工作的廣泛性，一是指科研項目的廣泛性，隨著高校科研水平的不斷提高，科研項目的來源渠道不斷拓寬，尤其是各種橫向課題的增多；二是指高校科研工作范圍的廣泛性。高校科研項目研究周期長，不僅包括科研項目研究的準備階段、研究階段、鑒定階段，還包括成果轉化的后續實驗、開發、推廣等過程。
第四，科研檔案管理制度不健全。在科研檔案歸檔工作中，檔案部門不能經常與科研管理部門聯系，對于接收來的材料是否完整心中無數，因而大大降低了科研檔案的利用價值。另外，檔案部門雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在某些工作環節中，管理制度仍然不夠健全，還缺乏必要的配套措施和有效的制約手段，致使檔案管理部門不能依據有效的規定運作。
3．改進高校科研檔案管理工作的幾點建議
第一，提高高校科研人員的科研檔案管理責任心和意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。檔案部門要利用各種場合和機會深入宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》等文件，提高科研人員對檔案工作重要性的認識，增強他們的檔案法制意識，把科研材料歸檔看作是自己的應盡責任。
第二，加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此，對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后對每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題分年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏。 第三，建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統。
第四，推廣科研檔案的開發利用。科研檔案管理的工作要考慮其開發利用的問題。目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上，游離于先進的信息技術之外，主要是靠手工翻閱檔案目錄，查閱起來既耽誤時間，又浪費人力。高校校園網絡化的建設和使用，為科研檔案的管理提供了便利條件，也是檔案能夠充分發揮其提供信息資源職能的前提保證。檔案工作人員應主動以現代管理學方面的知識武裝自己，學習應用現代辦公技術，徹底擺脫長期沿襲的手工管理的方法，利用網絡傳輸，將有關科研文獻、數據、圖紙等科研檔案信息聯機上網，既便于查閱也便于管理。網絡化的管理彌補了手工操作的許多不足，省時省力，既提高了科研檔案信息資源的利用率，也提高了科研檔案的管理效率。
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關鍵詞：檔案管理；研究；高職院校科研
1.科研檔案的含義及作用
科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。
高校的科研檔案，是高校知識產權的重要載體，凝結了高校科研人員在實踐中創造的科技成果、經驗和思維，其中儲藏著大量的科學技術成果、發明創造、工藝方法等。因此認真做好科研檔案管理，合理利用科研檔案，能大大提高科研工作水平，為知識創新、技術進步發揮重要作用。
2.高等職業院校科研檔案歸檔范圍
目前，依據高職院校科研活動的內容和特點將科研檔案大致分為科研項目檔案和科研綜合檔案。
2.1科研項目檔案歸檔內容
2.1.1科研項目準備階段
準備階段收集的管理文件有：開題報告與課題論證材料，科學基金及重大項目申請報告及批件，任務書、協議書、委托任務書、合同，課題研究計劃等。科技材料有：文獻調研、綜述報告，實驗方案，應用前景調研報告，市場預測、應用前景分析報告，開發工作方案等。
2.1.2研究實驗階段
立項后的項目進入實驗階段，需要收集的管理文件有：課題研究計劃執行情況表、進展報告表，計劃調整與撤銷報告等。科技材料有：重要的實驗、測試、原始記錄，數據處理材料，設計文件和圖紙、技術說明、使用說明，階段工作小結，重要的照片、底片、錄音、錄像帶等。
2.1.3項目驗收階段
驗收階段需要收集的管理文件有：工作總結，科研投資和經費決算材料，鑒定證書或視同鑒定證書，鑒定會材料、驗收評價意見，使用意見，經濟效益和社會效益的證明材料等。科技材料有：研究報告、研制報告，論文和專著，工藝技術報告，技術訣竅報告等。
2.1.4成果推廣應用階段
推廣應用階段需要收繳的管理文件有：成果被引用情況材料，成果宣傳報到材料，轉讓合同、協議書，生產定型鑒定材料，成果推廣投產后反饋意見，技術展覽會的材料等。科技材料有：國內外學術交流材料，開發和推廣應用方案及實施情況材料，擴大生產的設計文件工藝文件，市場調查、分析報告等。
2.1.5成果申報和獎勵階段
成果申報和獎勵階段收集的管理文件有：科技成果登記表、報告表，科技成果獎勵申報書及批件，獲獎材料（獎章、獎狀、證書），專利申請書和證書等。
2.2科研綜合檔案歸檔內容
科研綜合檔案是學校科研的重要組成部分，主要包括：上級有關部門科研工作的文件及學院的上報材料，學院科研工作的規章制度，關于科研機構設置的請示、批復，學院學術委員會成員名單，學院科研成果受獎情況，上級下達的科研計劃、任務，學院上報的科研計劃、總結，學院科研成果登記表及重大科研項目執行情況，學院評選先進科技工作者的文件材料，學院召開科研專項會議的文件材料，學院組織開展的科研經驗交流活動的文件材料，學院舉辦或承辦的課題研討活動的文件材料，學院有關科研活動的交往活動、外事活動的記錄材料，學院編印或出版的科研論文集以及反映學院科研動態和成果的報紙、刊物等。
3.科研檔案管理工作存在的主要問題及原因分析
3.1科研檔案材料收集不完整
科研人員在完成科研項目后，收集的材料主要是一些結果性和部分依據性材料，項目實施性材料歸檔較少，這使得科研成果檔案在為連續性研究提高參考和使用時，出現一些科研成果檔案材料不完整的缺陷。主要是因為科研工作人員檔案意識薄弱，在收集科研成果檔案時只注重科研項目的結果性材料，重點是收集科研項目中的研究成果，諸如論文、著作等，而在科研項目實施過程中形成的材料，卻很少關注和收集。此外，科研人員將自己的科研成果視為個人私有財產，許多珍貴材料，如獲獎證書、專利證書、論著等材料不愿意上交或推遲上交，有些科研人員則認為自己的科研成果是專門用來申報專業職務所用，不愿意將原件歸檔。這些都導致了科研檔案不完整。
3.2科研檔案管理人員配備相對不足
科研檔案管理人員占主體力量的是兼職人員。一方面，大多沒有受過檔案工作的相關培訓，對科研檔案管理缺乏規范性。另一方面，科研檔案管理人員兼作其他工作，沒有充足的時間和經歷從事科研檔案管理。
3.3行之有效的科研檔案管理制度缺乏
科研檔案管理大多參照、借鑒常規性檔案管理辦法，缺乏相應的科研檔案管理制度、辦法和實施細則。檔案管理人員只能在口頭上做一些說明、解釋，而不能做硬性要求，監督力度非常小，這是因為沒有相應的制約手段。
3.4科研檔案利用價值范圍比較窄
科研檔案歸檔后，檔案管理部門一般只將科研檔案向從事項目研究的科研人員提供參考，并未將成果應用于教學等環節，使得科研成果利用價值范圍比較窄。
4.科研檔案管理的建議
4.1完善科研檔案管理制度
完善的科研檔案管理制度是檔案工作的基礎，是學院科研管理的重要部分。應結合學院實際，制定和完善科研檔案管理制度，對科研檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等做出明確規定。真正做到科研檔案的形成、管理與科研項目的立項、中期檢查、結題驗收的全部過程同步進行，使科研檔案具有客觀性、真實性、系統性、連續性和完整性，確保科研檔案的利用價值。
4.2強化科研檔案意識
學院可創造一系列的檔案培訓、外出學習和經驗交流機會，加強科研檔案管理人員與科研人員的檔案意識。
4.3明確科研檔案分工
明確科研檔案管理部門的職責與分工，對相關人員，如科研管理部門（包括科研部門和系部管理人員）和項目負責人，分別建立科研檔案規定職責，制定科研檔案歸檔范圍，及時做好科研檔案收集、整理、歸檔，形成職責明確的科研檔案管理工作機制。
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