時間：2023-06-07 15:58:05
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論文摘要：檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢，是21世紀檔案事業持續發展、不斷創新的必然趨勢和歷史性任務。
隨著信息化浪潮涌現，信息化從理論方式技術手段，都深刻地影響著檔案管理現代化的發展進程，不斷賦予檔案管理現代化以全新的內涵。我們要正視這種發展與變化，準確地反握新時期檔案管理現代化的新趨勢、新要求，以檔案資源信息化推動檔案管理現代化。
近年來，雖然檔案工作得到較快的發展，檔案管理現代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案工作現代化的步伐。
1檔案工作現代化的必要性
實現檔案工作現代化是社會主義市場經濟對檔案工作的要求。在建設社會主義市場經濟的過程中，要從總體上提高現代化水平，必須摸清國際國內的動態，了解過去和現狀，以及今后的發展趨勢，才能確定今后努力的目標和方向。而要做到這一點，就要求檔案部門能迅速、準確地提供現代化所需的檔案材料。面傳統的管理方法則無法滿足這種需要，春有采用現代化手段，才能在較短時間內，迅速查閱到利用者所需要的檔案材料，及時提供利用。所以，實現檔案工作現代化，是適應我國實現現代化，趕超世界先進水平的必然要求。
實現檔案管理工作現代化是檔案事業發展的需要。隨著檔案事業的不斷發展，檔案的種類和數量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時，利用者也對檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態，無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會影響檔案事業的發展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務。面科學技術的發展，特別是電子計算機及通訊技術的廣泛應用，能為實現檔案工作現代化提供可靠的物質基礎。
2檔案管理工作現代化的主要內容
新時期檔案管理現代化是一個相對的、運態的、發展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內容。新時期檔案管理現代化是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理現代化理論和工作體系正逐漸形成和發展。
2．1檔案工作技術現代化
它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來，實現工作手段的現代化。它涉及廣泛運用電訊設備、電子計算機技術、印刷技術、復制技術、縮微技術、聲像技術。比如：廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統計工作，并把電子計算機與現代化的縮微技術、通訊技術有機結合起來，將會有效地實現檔案管理自動化。
2．2檔案工作組織與管理現代化
檔案事業的建設和檔案工作的組織與管理，經系統論、信息論、控制論等現代化的科學理論為指導，運用管理科學的原理，遵循檔案工作的客觀規律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學化、管理機構高效化，管理工作現代化，檔案工作標準化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果，管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先是檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。
2．3檔案干部知識化
由于設備的現代化和管理的科學化，需要建設一支具有現代化科技知識和業務知識的檔案專業干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養和積極進取的精神，還應懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術操作和管理，在檔案專業有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應檔案工作現代化的需要。
2．4檔案資源信息化
在信息時代，信息化已成為各行各業現代化的與主導，以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息和系統加工和計算機網絡和傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現代化的出路在于信息化，可以預見，在未來20年，檔案資源信息建設作為檔案管理現代化的核心內容，將不斷推動檔案管理現代化的發展。
2．5檔案保護現代化
傳統意義上檔案保護現代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現代化以及檔案載體保管保護水平的現代化。隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現代化將成為今后研究的重點內容，而且，它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。
2．6檔案管理標準化
檔案管理標準化也是檔案管理現代化的一項重要基礎，檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的，檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作有了統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡和溝通更依賴于統一的標準與規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。
3檔案工作現代化的作用
利用計算機檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節約利用者查閱檔案的時間，提高服務質量。
利用計算機和現代通訊設備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心。
縮微技術與計算機的廣泛運用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。
一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。
依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。
隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。
最早產生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。
檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。
一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
【關鍵詞】檔案管理；信息化；數字化；管理效率
0.前言
檔案管理信息化對檔案工作者提出了新的技能要求，檔案信息數字化、網絡化是時展的要求。數字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時間、空間的限制，在任何地點、時間只需有一網的電腦，就可以進入檔案管理系統查閱所需要的檔案信息。檔案信息數字化、網絡化不僅是提高檔案利用率非常有效的手段，而且還能提高檔案的管理效率。
1.檔案工作的信息化
一是隨著社會的發展，公民的知情權在很大程度上得到提高。檔案信息的開發更多地關注現實和大眾需求，檔案工作者要有信息意識，應具備對信息真偽進行準確鑒別、區別對待的能力。二是現代傳媒技術的發展使檔案信息的傳播形式呈現出多樣性的特征。原有檔案信息的編輯速度不能適應高速的信息傳播和應用速度，這就需要檔案工作者具備在新的傳媒技術條件下對信息的有效檢索、評價、使用和傳播的能力。三是現代傳播手段給檔案信息傳播帶來了很大的便利，但網絡黑客技術、病毒、木馬等安全隱患一直存在。檔案工作者必須樹立信息安全意識，在傳播過程中，不僅要注意自身的保密工作，更要注意避免丟失信息造成信息遺漏。四是隨著公眾的檔案意識和信息意識的增強，利用檔案信息的用戶不再局限于專業人員和政務系統工作人員，因此信息傳播內容要具備廣泛性與實用性。
2.檔案信息的數字化
檔案信息化建設作為一個系統工程，而檔案信息的數字化則是這個系統工程中的基礎部分，沒有檔案信息的數字化，檔案信息化建設就無從談起。
對紙質檔案進行數字化處理主要有三種方式：第一種是通過計算機人工錄入；第二種是通過掃描儀掃描由字符識別軟件（OCR）識別，制成文本文件；第三種是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內容，由數碼照相機或掃描儀按頁拍照或掃入計算機制成圖形文件。前兩種方式占據空間小，是一種真正意義上的全文數字化，但紙質檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時采用前兩種方式就會暴露出如下致命弱點：采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時還不能馬上勝任此項工作，差錯率大且核對困難，投入大，收效慢；用OCR字符識別的準確率低，尤其對于手寫體字跡或印刷質量稍差的字跡；而第三種方式實現容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓，即可操作機器，且工作可以定量化，差錯率相對較低，即便有一些錯掃、漏掃等，也能很快被發現。如果能采用先進的高速掃描機，那么對檔案信息數字化無疑是如虎添翼。另外，還因為圖像掃描保持了檔案原件本來面目，可以使利用者在看到文字內容的同時，也能看到紙質檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。對于實物檔案則可以通過用數碼相機對實物進行拍照， 以數字圖像的形式存儲到計算機存儲設備中。
對于聲像檔案的數字化主要包含兩方面內容：一是將普通攝像機拍攝的模擬視頻信號可以通過專門的視頻采集設備將之數字化，并加工成數字視頻檔案；二是指通過數碼攝像機拍攝下來的錄像，本身就是數字視頻，輸入到計算機直接就可以通過視頻編輯軟件加工成數字化視頻檔案。
通過運用計算機技術與多媒體技術，所有的檔案信息都能以數字化的形式存儲，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強化；而且更有前景的是數字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉換到另一種媒介，給長期以來沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標簽”。
3.數字化檔案信息的管理
我國各級各類企業檔案部門開展檔案管理數字化的實踐與探索始于20世紀90年代，隨著計算機、信息網絡技術的發展，檔案管理信息化的應用技術和水平也隨之不斷發展和提高，大致可以歸納為三方面的發展方向。第一、檔案文件目錄信息檢索系統的建立與應用。檔案文件目錄信息檢索系統的應用，應該說是計算機技術與檔案工作的最早結合點。由于檔案館（室）的庫藏檔案數量巨大，檔案的利用頻繁，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案部門利用計算機技術進行檔案目錄或專題文件級目錄著錄，以達到快速檢索的目的，檢索工具的數字化帶來的優勢盡顯無遺。第二、“文檔一體化”管理。1992年國家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門嘗試利用計算機技術實現文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時到文件辦結歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過程。“文檔一體化”操作管理軟件與傳統手工操作相比，避免應歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質量。第三、檔案工作數字化管理系統的建設。我國檔案工作數字化管理起步時間較晚，目前還是以針對上述檔案信息檢索系統和文檔一體化數據庫系統的管理為主，停留在檔案工作數字化管理的初級階段，數字化管理的優勢和潛能并未充分發掘出來。檔案工作作數字化管理系統實際上是一個可以涵蓋檔案行政管理和業務管理、檔案信息開發利用工作等諸方面的大型的系統工程，如檔案自動編目和自動檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作輔助管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動化、檔案庫房保護技術現代化、檔案數據庫設計與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業務環節，也是檔案管理智能化、自動化的具體體現，更是檔案管理數字化全面實現的基礎。
4.檔案信息利用網絡化實現信息的高度共享
檔案信息只有在傳遞過程中才能體現出它應有的價值，以往信息存在于一次文獻即檔案原件或經過處理的二次文獻范疇內。人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、靜電復制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數字化后以數字形式存在時，數字網絡系統就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能。數字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時進行多向傳遞，形成傳遞網絡，而且通過因特網可以方便地進行遠程傳遞，不受時間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時間任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。
檔案信息傳輸平臺應首先構建的是檔案館局域網也可稱為內網，一般的要求是在遵循統一的通信協議前提下，通過網絡連線將各個部門和所屬各單位檔案部門的計算機資源整合在一起。各部門和各單位的個體計算機通過網絡共享網絡信息資源，同時為檔案館核心數據庫提供檔案信息。其次是構建外網、公眾網等，可使檔案信息通過數字網絡系統進入信息交流的大動脈——互聯網，實現檔案資源的共享。
檔案信息化建設的最終目的就是要切實加強檔案信息資源的合理配置和科學管理，使檔案信息資源實現數字化、標準化、系統化、網絡化，以滿足社會各方面日益增長的利用檔案信息的迫切需要。
[關鍵詞]檔案 公司發展 現代化 管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）10-0331-01
雖然檔案管理工作現階段取得了許多新突破，建立完善了檔案管理的各項規章制度，初步建立了檔案目錄計算機檢索功能，提高了工作效率，但仍存在許多問題：
一、開放意識與創新意識不強
檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現狀”、“不講求社會效益和經濟效益”等舊觀念。
二、許多基層單位重“藏”輕“用”
一些部門在工作中，忽視了檔案的作用，檔案信息資源開發不足，造成大量信息資源閑置。
三、檔案收集工作缺乏力度
收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，收集歸檔工作處于被動地位，一般是移交什么就接收什么，應該歸檔的材料散失在個人手中，檔案缺失嚴重。
四、檔案管理與服務存在脫節現象
由于公司檔案資源不夠豐富。只注重產品、基建、設備、人事、文書等檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與業務有關的資料的收集整理，影響了公司檔案的系統性和完整性；檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代或者缺失現象。
五、檔案管理人員少，專業素質不高、工作積極性不高
檔案專業人員所占比例小，多數為傳統檔案工作“傳、幫、帶”的“繼任者”或長期沿襲下來的工作經驗。許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時展，缺乏創新和活力。
通觀檔案工作中諸多問題，不難發現，要想檔案管理工作走上系統化、規范化、標準化、正規化的道路，必須從以下幾方面入手：
（一）要有效地推進檔案的系統化管理
需要建立新的檔案工作機制，進行部門整合，設立檔案中心，加強檔案行政管理部門在公司行政管理職能的組織地位。檔案中心應在傳統的產品、會計、人事等檔案管理職能中增設底圖保管職能和曬圖職能，這樣集中統一管理，藍底不分家，檔案中心直接掌握曬制底圖的部門、數量、流向，全程監控公司技術檔案資料完整與安全，防止失密和泄密，檔案中心具有檔案實體保管和業務監督指導雙重職能。
（二）完善檔案管理制度
要想企業走的更遠、更穩，必須有完善的制度做支撐，要從領導、部門、員工三方面進行努力：
1、要有效地推進檔案的規范化、標準化管理，最關鍵的是領導要有重視檔案的意識。單位領導或主管和分管檔案部門的領導參與上級部門組織召開的檔案方面的宣傳會、培訓會、經驗交流會，從而增加對檔案的了解，檔案意識就會進一步提高。才能帶頭去遵守檔案管理制度，為員工樹立標桿，這才是推進檔案規范化、標準化管理的重中之重。
2、要有效地推進檔案的規范化管理，必須要建立健全檔案中心管理制度和與各相關部門之間的工作制度。做到有章可循，有法可依。具體有以下兩方面：
（1）內部管理。建立健全納入檔案管理工作的領導負責制度、目標管理制度、綜合計劃制度，使檔案管理的各項工作環節都按一定的標準來進行。如制定案卷質量標準，使分類組卷達到最佳水平；制定檔案接收標準，以確保進室質量；制定整理、鑒定、檢索、利用等標準，使各項管理工作規范化、統一化。建立健全檔案管理工作流程管理制度。通過抓好各個環節的質量控制，對檔案工作管理質量的提高具有重要意義。
（2）外部協調。督促和領導相關部門制定檔案工作制度，明確目標，督促相關業務人員對檔案工作人員進行文件的解讀和培訓。督促和領導本單位收文、行文機構向檔案室歸檔工作，賦予檔案工作人員指導行為和歸檔的權利，保證檔案工作的順利進行。同時，建立與相關部門的資源共享制度。每個人的人事檔案是動態的不斷變化的，人事部門隨時會產生任免、調資等歸檔材料需要及時放入個人檔案袋中，面對檔案工作人員少，工作量大的情況，對這些材料進行整理、編號的過程是一個重復費力的環節。如果人事部門信息庫增加“人事檔案號”項目，使打印出來的人事檔案材料直接帶上檔案號，可以大大提高工作效率
3、要有效地推進檔案的正規化管理，必須要加強檔案工作人員的管理和培訓：
（1）檔案工作人員必須要有較高的政治素質，要有埋頭苦干、無私奉獻的高尚的道德情操，必須忠誠可靠，意志堅定，嚴守公司秘密，這是由檔案工作的性質和特點決定的。檔案工作人員也要履行《檔案法》賦予的權利，對檔案的前期控制工作進行監督、指導、檢查。
（2）適時舉辦檔案基礎知識和業務技能培訓，培養適應新時期檔案工作發展要求的人才。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請業務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到先進單位學習檔案管理先進經驗和操作技能，以促進檔案工作健康、平衡發展。
綜上所述，要想有效的推進檔案工作的系統化、規范化、標準化、正規化管理，需要領導、員工、職能部門三方面的努力，缺一不可。
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2、依法治檔，建章立制。法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。
3、加強業務，提高能力。檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，還應要求檔案員真正堅持“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”理念。加強檔案人員自身業務建設，一方面積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，另一方面建立檔案工作網絡，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員，運用現代化管理知識和先進技術設備提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養、提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步、推動檔案事業發展的關鍵。
4、穩定隊伍，改善條件。要采取切實措施，建立一支有較好政治、業務素質的相對穩定的檔案干部隊伍。專職檔案干部屬專業人員，與教學、科研、圖書管理人員同等對待，按有關規定，認真做好專業技術職務聘任工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調動。檔案部門的經費，應列入學校預算，統籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備，從學校經費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備，以便于開展工作。檔案館（室）的庫房建設，應列入學校基本建設規劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。
5、注重收集，科學管理。學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集整理，一方面，要根據事業單位檔案管理的要求，抓好上級單位發給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，要強化文書管理，抓好學校活動所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。檔案人員在復印文件材料時，對有價值且需要歸檔的文件材料應當留下原件，以備日后歸檔。同時，要按照檔案管理的要求，在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫，做好檔案的編目、檢索、編研工作，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供檔案利用工作的需要。
6、提供服務，開發利用。檔案管理的根本目的在于檔案利用。學校檔案信息資源的開發與利用，要堅持按規章制度辦事，注重改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。強化學校檔案室的服務功能，努力開發其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學校特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構高效化、檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務。
1.1創新與安全的挑戰
以往施行的檔案管理機制的重點第一是方便搜索，使用，第二是保障檔案安全。檔案管理體系縱向運用前進時，會體現和別的運用體系綜合的狀況，例如文檔管理整體性。針對這種綜合，要用革新思想來解決好各個部分的沖突。并且電腦體系以及網絡自身在安全部分都存在不足，硬件：人為亦或者自然災難；軟件：受到病毒侵入。并且還沒有有關的內部手段進行管理、安全思想脆弱等要素，容易讓網絡不法分子趁虛而入。
1.2標準化、法制化的挑戰
因為檔案本身的繁瑣性，國內政府的檔案管理系統十分繁瑣，不集中管理比較突顯。因為多處管理，各自有各自的規則，導致了管理規范化統一難。檔案方面依據的法律法規較少，乃至對達50年歷史的檔案一定要密封級別都沒有相關的法律根據，導致很多的檔案由于密級狀況沒辦法施展其作用。
1.3技術支持不全面
一是電子文件在性質上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設初期，有大量的紙質檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案，目前我們多數單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內完成轉化的要求。
2如何改進檔案信息化管理工作
2.1轉變管理模式
伴隨著現代化管理措施以及裝置的引入，尤其是電腦、縮微、光盤、多媒體等技術的前進為現在檔案管理的前進供應了優越的條件，現在措施推動以往的檔案管理形式面對著新的前進。現在，檔案管理作業的關鍵也符合數字化管理的需求，檔案管理從以前的實物改變到信息能源的管理，使用信息為管理宗旨，對產生的各類檔案開展數字化制作，使用現代化措施對檔案信息能源開展管理。檔案使用信息化能夠多次重復、多平臺的使用，必須經過信息化，才能夠完成檔案信息能源的運用價值，可以為經濟前進、科學技術前進等方面供應更加完整、更加便利、更加高效的服務；可以創建出更高的社會以及經濟利益，促進其成為將來信息社會前進的珍貴戰術能源。
2.2加強基礎設施建設
電子電腦措施是現在新措施改革的先進措施。電子電腦擁有計算數據塊、精準度高，儲存資料以及邏輯辨別性能高并且主動開始計算等特征，在文件的管理上，使用電腦開展資料的收取、搜索、讀閱、奉還，還有辨別到時間需要消滅的資料等檔案的管理作業。在檔案管理中，使用電腦進行檔案的搜集、收拾、編寫搜索方式、實質簡介以及編寫內目次，還能夠供應庫房使用。在特別檔案作業中，例如編寫大規模搜索工具、為檔案的研發作業供應服務和檔案計算等作業。所以第一先把電子電腦裝置到硬件上，提升各種檔案管理室使用電腦以及網絡措施的運用水平，慢慢提升檔案信息化程度。第二要創建以及健全局域網絡。使每一項作業都網絡化，增強檔案的使用。
2.3建立有效的信息系統
首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統，不能實現系統間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數據完整歸檔，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。
2.4提高檔案工作者專業素質
現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，檔案管理者必須具多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學及檔案自動化管理等有關專業知識和基本技能。再次，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學習相關知識，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造及培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法建立復合型人才群體和梯隊型人才結構。
3結束語
關鍵詞：船舶檔案管理；新理念；信息化
中圖分類號:F407.474 文獻標識碼：A
引言
隨著社會經濟的不斷發展和科學技術的迅猛進步，我們社會已經金熱了信息化的時代。在此時代背景下，加強信息化建設以成為各行各業的必然要求。船舶檔案能夠較為準確的反映航道及水運的發展軌跡。因此，加強船舶檔案管理的信息化建設對航道的維護、建設等具有更加重要的作用。
一、創新檔案管理理念，實現船舶檔案管理信息化的積極作用
（一）提高船舶檔案管理的辦公效率
在傳統的手工式檔案管理中檔案的收集、整理、保管、分類等各個環節都需要人工的參與，而眾所周知人工參與的過程中出現失誤的幾率較大，對檔案管理造成了極壞的影響。而實現船舶檔案管理信息化則可在一定程度上有效保證信息錄入的準確性，進而達到節省時間的目的，使檔案管理工作的辦公效率得到明顯提高。
（二）信息化管理有利于船舶信息資源間的共享
傳統手工式的檔案大多僅有一份，復制或抄寫較為困難，對需求信息的查找也較為困難，因此在管理上難以實現船舶信息資源的共享。而實現了船舶管理的信息化后，對計算機、網絡、大型數據庫等技術的應用就使船舶檔案的管理顯得更加便利，資源之間的共享就更加方便。
（三）信息化管理有利于船舶檔案的穩定性保存
傳統的紙質檔案在保存方面的穩定性不夠高，尤其是紙質的信息特別容易受到外界環境如火災、水災、腐蝕、蟲鼠嚙咬等嚴重影響。即使不受外界環境的影響，經過較長時間后紙質檔案必然會出現各種自然損耗現象。但是，檔案的信息化管理則可以使檔案信息與檔案載體之間實現異質分離，以便于信息化檔案的長久保存和及實的查詢利用。
（四）信息化管理有助于提高船舶信息傳遞的速度及安全性
在日常的檔案管理工作中，文件之間的相互傳遞通常采用傳統的郵政系統手段，一方面傳送時間會受到距離長短的限制，另一方面還常常會發生工作人員將某些文件在傳遞過程中丟失或延誤的情況，給檔案管理人員的歸檔工作及其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而利用計算機網絡技術進行管理，則可以直接通過網絡進行傳遞，有效地提高了文件傳遞的安全性和及時性。
二、創新檔案管理理念，實現船舶管理信息化的有效措施
（一）深化對船舶檔案管理的認識，加強組織領導
要想創新檔案管理理念，實現船舶檔案管理信息化，首先應當深化相關工作人員對船舶檔案管理的認識。這就要求各局、分局及船間的各級領導尤其是主管領導必須加強檔案管理的責任意識，充分認識到船舶檔案管理在航道事業發展過程中的重要意義。其次，應加大船舶檔案管理的硬件設施建設的資金投入，為檔案室配置計算機、打印機、掃描儀、復印機等現代化辦公設備。
（二）建立健全船舶檔案的三級管理機制
除深化對檔案管理的認識外，建立健全船舶檔案的三級管理機制也是創新檔案管理理念、實現船舶檔案管理信息化的關鍵所在。這就要求船舶信息化管理工作必須明確各級管理人員的職責，實現管理的制度化、規范化。其一，明確檔案管理督導員職責，即制訂相關管理規定及規章制度，負責各種資料、報告、文件的收集整理和歸檔管理；制訂船舶維修、保養方案、計劃，督促員工按操作規程行駛船艇和按規定對船舶進行保養、維修；制訂各種應急方案，掌握天氣變化情況，正確指揮船艇機動，保證船舶在緊急狀態下按正確方法操縱，確保船艇安全等。其二明確船舶管理員的職責，即定期對船舶狀況進行排查，并將檢查的結果及時歸檔；加強對船舶動態監控，及時對駛入非運營水域附近的船舶、違反安全管理規定的船舶發出警告并及時采取有效措施；發生水上交通事故立即向船務部主管領導報告并接受海事部門的調查處理等。其三明確船舶崗位人員職責，即協助檔案管理員將各個傳播的信息落實到位，確保信息的準確度；對于存在安全隱患或重大不安全因素，及時匯報并進行整改或停止作業，并及時記錄相關信息；協助健全各種管理制度等。
（三）進一步推進船舶檔案管理的現代化進程
隨著社會經濟的發展和科學技術的不斷進步，進一步推進船舶檔案管理的現代化進程則顯得十分重要。這就要求船舶檔案管理必須進一步引進科學的管理思想，并不斷創新管理方式。尤其是面對信息網絡時代的沖擊，盡快使船舶檔案管理脫離傳統的手工管理逐步變成計算機管理，運用計算機加強船舶技術檔案管理的收集、傳遞、開發和利用，充分發揮計算機技術在檔案管理中的積極作用。如利用計算機條碼技術將各個船只的機械設備進行編碼，然后統一錄入計算機數據庫。這樣就可以利用數據庫管理技術對各個船只的使用情況、維修保養情況等進行匯總、整理和管理，以提高檔案管理的質量及效果。
（四）加大對船舶信息的開發力度
加強檔案信息化管理的目的就是方便日后對信息的利用。因此，加大檔案部門對船舶技術檔案的利用率及對信息的開發力度，也可以加快檔案管理的信息化建設。這就要求船舶檔案管理人員在日常工作中堅持服務的宗旨，針對航道生產及船舶運營的特點，不斷擴充檔案服務的內容及領域，并提高檔案服務額質量和水平。
（五）引進并培養檔案信息化管理的人才
提高船舶設備檔案管理人員素質也是實現船舶技術檔案管理信息化的重要方面。因此，檔案管理部門必須重視工作人員的素質培養，可定期組織開展一些檔案管理的學術交流活動， 邀請檔案管理專家來局講座、指導，或組織檔案管理人員到先進單位參觀學習。其次，提高檔案管理人員的政治素質，使檔案管理工作人員要有高度的政治責任心、政治敏銳性和嚴明的政治紀律， 避免失密和泄密現象的發生。再者，應提高檔案管理人員的綜合業務素質。尤其是深造計算機應用及檔案管理的能力，以保證檔案管理人員隊伍的穩定。
結語
綜上所述，創新檔案管理李奶奶，實現船舶檔案管理的信息化建設對船舶行業的進一步發展具有重要意義。因此，我們必須從深化認識，引進和培養信息化管理人才，建立健全三級管理制度等方面不斷探究實現船舶管理信息化的有效途徑。
參考文獻
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一、檔案管理的特性
檔案是人們在社會活動中?e累和保存下來的歷史記錄，由于社會活動的復雜性，歷史上存留下來的檔案不計其數，管理工作的本質就是進行較長期的管理。正是由于檔案管理的長期性、重要性，所以必須要針對檔案保管工作加以研究。但是在實際的檔案管理工作過程中，由于有著多個不同的工作層而，并且每個不同層而所呈現出的特性也有所差異，從某種程度上來說，檔案管理本身限制了檔案在社會中的流通性，自身有著較為封閉的特性，這直接導致檔案管理工作中有著利用、保管的矛盾性存在。人們不斷尋找許多更合理的管理方法，使其更好地服務社會，這就需要通過新的視角和高度重新審視當前檔案管理的熱點問題。
二、檔案管理現代化的背景以及必要性
檔案管理現代化就是指管理者秉承著現代管理理論科學，以現代的管理方式與手段為基礎，利用先進的科學設備與技術，管理員充分發揮自身的主動性、創造性、積極性，進而對檔案的管理以往的傳統管理方式進行改革，讓檔案管理完成到現代化、智能化、系統化的轉變。基于社會經濟不斷進步的基礎上，現代科學計算機技術也得到了長足的發展，尤其是網絡信息技術逐漸的應用于各行各業的各個領域中。
在當前社會飛速發展的過程中，通過檔案管理現代化管理工作的執行，實際上有著至關重要的作用，首先，能夠高效、安全的直接通過互聯網電子形式的方式來對于檔案信息加以收集和管理，各個方面的信息檔案能夠更加便利的進行查閱，同時還能夠持續性的對檔案本身管理環境加以改善，最大限度的降低?n案信息所需要的存儲空間，這對于現代社會中大量檔案原件檔案管理起到了.定的促進作用。
三、檔案管理現代化
檔案管理現代化主要是管理人員基于現代化理論科學，通過有效管控方式，借助先進設備以及技術系統，全面激發管理人員主動積極性以及創新實踐能力，進而全面更新傳統檔案管理模式，令其向著現代化、系統性、智能化方向不斷發展。在社會經濟快速發展的同時，現代科技實現長足進步，特別是網絡信息手段更廣泛的滲透至各行業領域。伴隨現代社會信息化水平的提升，檔案管理也面臨更為嚴峻的挑戰與考驗，而信息檔案則漸漸通過多重形式展現，總量不斷增加，令檔案管理難度以及任務量明顯增長，對調檔工作也提出了高標準要求。檔案管理現代化體現了重要的現實意義，可有效合理的匯總搜集電子檔案信息，便利的查閱檔案內容，優化檔案管理工作環境，合理縮減存儲空間，對原件檔案管理體現了有效的影響作用。
四、檔案管理原理在檔案管理現代化中的應用分析
（一）整分合原理
要想充分展現出檔案管理的重要性，提高檔案管理的效率，需要結合檔案管理的實際情況及檔案管理原理的要求，對檔案管理做好系統化和合理化的規劃工作，并對檔案管理人員的工作內容進行明確的分工，明確自身的職能，將各個分工的事項進行有機的結合。從狹義的角度對檔案管理工作進行分析可知，檔案管理工作包括存儲、整理、收集、編研、統計及整理等方面的工作內容。從廣義的角度對檔案管理工作進行分析可知，主要包括學會、宣傳出版、檔案館工作等方面的工作內容。為了充分展現出檔案管理的重要性，提高檔案管理的工作效率，確保檔案管理的可靠性，要求檔案管理部門人員需要明確自身的職責，對實際的檔案管理工作進行分析，制定出合理的檔案管理工作目標，提升檔案管理效果，減少檔案管理人員的工作量。檔案管理目標是檔案管理人員希望能夠達到的理想檔案管理程度，是檔案管理人員工作的主要方向，有助于提高檔案管理工作的績效水平。各檔案管理部門在制定完檔案管理目標后，要求每個檔案管理人員明確自身的職責和工作任務，做好明確的分工工作，提高檔案管理工作的組織性。
（二）系統管理
系統管理是檔案管理諸多原理的理淪基礎，其主要含義是指在檔案管理過程中將所有檔案管理的工作內容科學地匯聚成一個整體，通過對整體工作內容的劃分和整合來實現對檔案管理工作內容的有效規劃，充分地發揮檔案管理過程中侮一個工作環節的作用，清除掉檔案管理工作中重復和不必要的內容，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質量，更進一步促進檔案管理工作的有序進行和健康發展。
（三）反饋
反饋是實行檔案管理現代化的指路明燈。檔案管理工作的信息反饋在于肯定檔案工作的自身價值。要將檔案信息所輸出的經濟效益、社會效益全方位的進行反饋，才能認識到檔案工作的重要作用。檔案信息輸出后，一方面承受著社會的檢驗，一方面被社會所利用，實行統一化的管理，簡化反饋程序，有利于檔案管理的改進與完善。
（四）加強管理的重視程度
加強對檔案管理的重視程度格外重要，只有從思想上重視檔案管理工作，才能夠管理好檔案。檔案管理的目的就是通過對各類檔案進行整理和分類，從而為經濟社會各方面發展提供理論和政策依據。重視檔案管理，對檔案進行系統化的控制，能夠最大程度的節約人力成本，提升管理效率，為社會服務，為國家發展作出貢獻。
關鍵詞：檔案信息化；建設；檔案管理
檔案信息化的核心是轉變保存方式，將以實體保存的檔案管理模式轉化為以數字化信息保存的檔案管理模式，從而達到長期保存檔案信息，實現檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當前，大多數檔案管理部門已經實施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設還處于發展探索階段，在實施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設與檔案管理的思考，提高檔案管理質量，實現檔案資源的合理利用。
一、影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素分析
（一）對檔案信息化建設缺乏正確認識
檔案信息化建設改變了傳統檔案管理方式，是對檔案管理服務理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認識，未認識到信息技術對檔案管理的影響，信息技術對檔案管理的影響主要體現在三方面：一是利用信息技術實現檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實現檔案信息化的建設能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實現檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認識到檔案信息化建設的優勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設缺乏正確認識是影響檔案管理效率的因素之一。
（二）對運用信息資源存在錯誤觀念
對運用信息資源存在錯誤觀念是影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統檔案管理理念認為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現代信息化檔案管理的核心是實現資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發揮檔案資源更大的作用與價值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。
（三）檔案部門信息化水平存在差異
由于各地的經濟水平不同，檔案部門的信息化施設以及管理人員的專業能力都會存在一定的差距，導致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經嚴重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計算機輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機操作，無法實現資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導致網絡技術的優勢未被發揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。
二、加強檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考
（一）加強電子文件的管理
隨著計算機檔案網絡的建立，越來越多的重要文件被傳輸到網絡上，致使電子文件的檔案管理至關重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網絡的技術部門，保證電子文件歸檔制度化、專業化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復制，避免出現檔案信息丟失的情況。
（二）建立網絡檔案
建立網絡檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網絡檔案需要做到以下兩點：一是建立檔案網站，發揮網站的優勢，通過建立內部服務網站以及公眾服務平臺，提高檔案管理的服務功能，使網絡檔案成為檔案信息服務的平臺，大力宣傳網絡檔案信息，實現檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設備，硬件設備是提高檔案管理能力的基礎，信息化的檔案管理離不開計算機設備的支持，必要的硬件設備是保證網絡檔案信息交換，共享的基礎條件。研究表明建立網絡檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規章制度實施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉變管理方式，從傳統的管理方式轉化為現代化的管理方式，依照工作重點提供信息，組織信息，從而達到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高檔案管理人員的業務素質
檔案管理人員的業務素質決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業務素質至關重要，提高檔案管理人員的業務素質主要需要做到以下幾點：一是選擇具備專業能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網絡上對檔案進行儲存、接收，并對檔案格式進行修改等工作，需要管理人員具備計算機知識與能力，因此需要選擇具備專業能力，業務素質較強的管理人員。二是定期進行培訓，技術在不斷地發展，檔案管理人員也需要不斷地學習，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時俱進，提高管理人員的業務素質。三是建立競爭機制，合理設置崗位，做到人盡其才，充分發揮管理人員的主動性，并激發管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設與檔案管理具有重要的意義，有助于轉變傳統的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關內容，加深對檔案信息化建設與檔案管理的了解，提高信息化建設與檔案管理的能力。總之，對檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考是具有重要價值的。
參考文獻：
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