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第1篇

一、電子檔案的優(yōu)點和缺點

（一）電子檔案優(yōu)點

1、效率高

電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結(jié)、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時間、人力和物力。此外，經(jīng)過計算機系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、綠色環(huán)保

利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。

3、空間占用少

電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。

（二）電子檔案缺點

電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險。因此，在電子檔案的技術(shù)難點是保障檔案的安全性。

二、紙式檔案的優(yōu)點和缺點

（一）紙式檔案的優(yōu)點

紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實性。

（二）紙式檔案的缺點

隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張在高溫、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。

三、紙式檔案與電子檔案的互補性

無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：

（一）重視紙式檔案向電子當轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量

紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對紙質(zhì)檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。

（二）建立電子檔案歸檔的工作制度

電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當避免機械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。

（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平

目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學(xué)的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應(yīng)對能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。

第2篇

在辦公室中，檔案是非常重要的資源，不但可以詳細記錄辦公室的活動情況和工作開展情況，還能夠給單位其他工作開展提供服務(wù)。首先，檔案能夠全面展現(xiàn)單位的工作情況，能夠給單位將來發(fā)展提供參考，能夠提高單位內(nèi)部的工作效率和工作質(zhì)量。其次，通過管理辦公室檔案，決策者決策時能夠通過檔案了解單位情況，從而提高決策的科學(xué)性。再次，通過檔案能夠認定關(guān)聯(lián)工作成果，對雙方合作更好進行非常有利。最后，辦公室檔案工作水平能夠體現(xiàn)單位的經(jīng)營成效和工作效率，會決定單位的資源配置和模式選擇。所以，相關(guān)檔案管理人員必須認識到檔案管理工作的重要性，并在此基礎(chǔ)上做好檔案管理工作，提高其管理效率。

二、辦公室檔案管理效率提高的策略

(一)創(chuàng)新人員理念

在開展辦公室檔案管理工作時，理念是做好工作的基礎(chǔ)，只有創(chuàng)新理念，才能夠?qū)⑾敕ㄞD(zhuǎn)變成為實踐，從而不斷的提高檔案管理的水平。而想做到這點，單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員必須提高思想認識，在詳細分析檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，進行創(chuàng)新，找到檔案管理過程中存在的問題，并采取措施解決問題，不斷的提高檔案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，檔案管理人員還應(yīng)該提高自身的服務(wù)意識，更新檔案管理思想，確定合理的檔案管理目標。在目標確定時，必須根據(jù)單位的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展需求進行，確保檔案管理工作能夠和單位日常工作需求相適應(yīng)。單位管理者也應(yīng)該重視全體工作人員思想工作的加強，通過會議等形式來提高檔案管理人員對于檔案管理的認識，并在此基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變檔案管理工作的形式，從以往的被動管理轉(zhuǎn)變成為主動管理，全面提高檔案管理工作的實際質(zhì)量。

(二)采用有效管理手段進行檔案管理

開展辦公室檔案管理工作時，選擇的管理手段會直接影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特別是在新的時期，辦公室開展檔案管理工作時，更需要與時俱進的更新管理手段。首先，檔案管理應(yīng)該和時代相適應(yīng)，需要將信息技術(shù)運用到檔案管理工作中去，實現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化。檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)需要進行檔案管理局域網(wǎng)的建立，這樣能夠方便單位人員的檔案查閱，不但能夠提高檔案管理效率還能夠提高其使用效率。其次，辦公室可以聯(lián)系相關(guān)單位來建立專業(yè)管理中心，通過管理中心來整合電子數(shù)據(jù)，給檔案管理和查閱提供方便。管理中心的任務(wù)便是收集辦公室的電子數(shù)據(jù)，并通過網(wǎng)絡(luò)來共享數(shù)據(jù)，提高其管理效率和應(yīng)用效率。

(三)重視管理機制創(chuàng)新

在辦公室檔案管理中，管理機制是效率提高的保證，有效創(chuàng)新管理機制是提高辦公室檔案管理效率的重要因素。一些單位進行檔案管理時，經(jīng)常存在和其他部門工作協(xié)調(diào)困難的情況，這是由于檔案管理機制不合理導(dǎo)致的。這便要求檔案管理工作開展過程中重視管理機制的創(chuàng)新，激發(fā)工作人員的創(chuàng)造潛力和工作動力。單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該正確認識檔案管理工作，從單位的實際需要出發(fā)，制定更加科學(xué)的管理機制，除了需要做好工作流程制定和人員選定工作之外，還需要成立單位文件閱覽中心、建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建設(shè)檔案咨詢臺。

(四)根據(jù)需要擴大辦公室檔案管理的領(lǐng)域

現(xiàn)在有些事業(yè)單位管理辦公室檔案時，普遍存在工作范圍狹窄的問題，這便需要擴展創(chuàng)新管理范圍。想要達到擴大領(lǐng)域的目的，便需要擴大檔案服務(wù)對象的范圍，給整個社會服務(wù)。很多單位的檔案針對的往往是本單位內(nèi)部，給單位的正常運行提供服務(wù)，雖然檔案在單位運行方面做出了一定貢獻，但是其作用卻沒有完全發(fā)揮出來。若是能夠讓檔案給整個社會服務(wù)，不同的個人或者組織便能夠通過檔案資源獲得自己需要的信息，發(fā)揮檔案的作用。在擴大檔案管理領(lǐng)域的同時，也必須做好人員培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，讓其更好的為檔案管理工作服務(wù)。

三、結(jié)語

第3篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室；檔案管理；工作探討

醫(yī)院辦公室檔案管理工作經(jīng)過長時間的發(fā)展和改革，逐漸的在實踐中獲得完善和發(fā)展，辦公室檔案作為醫(yī)院多年的綜合性材料，對于提高醫(yī)院的綜合競爭能力，促進醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義和作用；醫(yī)院辦公室檔案的管理質(zhì)量直接決定著醫(yī)院檔案的完整程度，對于醫(yī)院的綜合進步具有關(guān)鍵性作用，隨著社會科技的發(fā)展，醫(yī)院逐漸采取科學(xué)的管理模式對檔案進行綜合整理，通過引進先進的技術(shù)，建立數(shù)字檔案管理，豐富檔案管理方式等提高醫(yī)院辦公室的檔案管理水平。雖然檔案管理逐漸獲得了發(fā)展和改進，但是醫(yī)院辦公室檔案由于工作種類繁雜，仍然存在很大的問題，本文結(jié)合相關(guān)的問題和應(yīng)用進行分析，希望能夠提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平。

1 醫(yī)院辦公室檔案管理工作特點

1.1 檔案館內(nèi)容的復(fù)雜性

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院辦公室的檔案管理水平也逐漸發(fā)展，在對傳統(tǒng)的檔案形式進行保留和整理的過程中，通過科學(xué)技術(shù)，建立相關(guān)的影音、視屏、圖片等電子類檔案，通過電子類檔案管理，有效的提高了檔案管理的嚴密性和準確性。由于醫(yī)院工作種類繁瑣，因此醫(yī)院辦公室檔案管理也存在眾多的復(fù)雜類型，根相關(guān)的調(diào)查和分析，我國醫(yī)院辦公室檔案管理主要包括以下幾種復(fù)雜類型，首先，醫(yī)院辦公室檔案管理的過程中，業(yè)務(wù)指導(dǎo)類的檔案數(shù)量較多，眾所周知，醫(yī)院作為基醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)建設(shè)行業(yè)，工作內(nèi)容復(fù)雜、繁重，而且受到醫(yī)院自身的原因影響，醫(yī)院自身的救治工作比較多，這樣的不平衡的繁重工作任務(wù)直接導(dǎo)致醫(yī)院治療部門和檔案管理部門之間存在很大的差異和不同。檔案作為基礎(chǔ)性信息記錄，受到時代的快速性影響，檔案管理方式也不斷更新，在醫(yī)院辦公室檔案管理過程匯中，對于新的制度要求、操作標準、都需要及時的補充和發(fā)展。

1.2 相關(guān)的醫(yī)患關(guān)系檔案影響性大

醫(yī)院作為公共醫(yī)療服務(wù)衛(wèi)生機構(gòu)，面向的是整個社會的廣大人民群眾，所以醫(yī)院辦公室檔案管理中存在大量的醫(yī)患關(guān)系的檔案，隨著社會綜合素質(zhì)水平的提升，社會群眾對于醫(yī)療機構(gòu)的衛(wèi)生水平和技術(shù)問題都有了很大的提升，在進行醫(yī)療活動的過程中，患者與醫(yī)生在治療方式上也存在一定的糾紛，這樣的醫(yī)患檔案不僅與檔案管理水平有關(guān)，而且能夠直接反映出醫(yī)院本身的醫(yī)療技術(shù)問題和道德文化問題，因此，針對這樣的問題，醫(yī)院要積極做好醫(yī)患關(guān)系的檔案，加強醫(yī)患關(guān)系檔案的整理和保存。在醫(yī)院發(fā)生醫(yī)療事故或者引發(fā)醫(yī)療糾紛的問題時，相關(guān)的調(diào)查問題和解決處理都會從醫(yī)院辦公室的檔案管理進行，成為處理問題和糾紛的重要依據(jù)。

1.3 醫(yī)生調(diào)任、晉升類的檔案處理

醫(yī)院工作過程中，醫(yī)生會經(jīng)常出現(xiàn)晉升、離職等問題，作為醫(yī)院的主體工作者，加強醫(yī)生的檔案管理也是醫(yī)院辦公室檔案管理的方面；為了能夠積極推動完整的檔案管理體系，醫(yī)院辦公室要積極保證三個方面的醫(yī)生方案問題：首先，加強檔案完整性，醫(yī)院辦公室檔案管理的人員流動相對比較小，與普通單位之間存在很大的差異，只有醫(yī)院辦公室檔案工作人員的穩(wěn)定才能保障檔案管理工作的完整性和穩(wěn)定性；與此同時，加強檔案管理人員的工作成熟度也是促進檔案高效管理的措施，能夠積極提高檔案的管理質(zhì)量和管理效率。其次，注重檔案管理的科技性，隨著社會的不斷進步，醫(yī)院辦公室檔案管理工作需要跟隨時代的步伐進行改革，逐級向著信息化和科技化的法相進行轉(zhuǎn)變，這樣的發(fā)展趨勢也是檔案管理的重要發(fā)展方向，一方面能夠減輕辦公室管理工作的壓力，另一方面能夠減少不必要的人力資源的浪費。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問題

2.1 檔案管理人員緊缺

在醫(yī)院辦公室檔案管理過程中，由于工作重點不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)很容易將醫(yī)院的所有重心放在硬件建設(shè)和發(fā)展上，缺乏對于管理層面的認識，特別是很容易造成檔案建設(shè)的忽視問題。檔案管理過程需要專門的專業(yè)人才進行管理，從而才能保障檔案資源的安全性，檔案管理人員通常由行政工作人員管理，在管理過程中，很容易出現(xiàn)工作人員的職責(zé)不明確，保管制度不及時不嚴格等問題出現(xiàn)，給整個醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來很大的問題。

2.2 現(xiàn)代管理軟件水平不足

在電子技術(shù)和通信技術(shù)不斷發(fā)展的當今社會，檔案管理不在局限于手工操作、人工分類等，引進現(xiàn)代化的管理軟件成為檔案管理的必然需求，雖然使用Excei軟件進行錄入和編寫在一定程度上已經(jīng)極大的提高了工作效率，但是卻仍然無法滿足醫(yī)院檔案管理的要求，給整個醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來很大的影響，因此，對于醫(yī)院辦公室檔案管理部門要積極投入資金，加強現(xiàn)代化的檔案管理模式，從而提高醫(yī)院辦公室檔案管理的效率。

2.3 檔案收集以及歸檔不及時、不規(guī)范

醫(yī)院作為醫(yī)療服務(wù)場所，檔案數(shù)量相對于其他行業(yè)的檔案管理而言具有很大的復(fù)雜性，醫(yī)院辦公室檔案包括很多臨床科室、住院部、以及后勤部等多個部門的相關(guān)資料，檔案管理相當巨大，管理任務(wù)很重；由于檔案管理人員緊張，很多臨床科室的檔案不能進行及時、有效的整理，給后期的檔案處理帶來很大的問題，直接影響醫(yī)院的總體管理水平。

3 醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用

通過上面的醫(yī)院辦公室檔案特點和存在問題的分析，我們能夠清晰的了解到醫(yī)院辦公室檔案管理工作對于醫(yī)院發(fā)展具有重要的意義和作用，加強檔案管理是促進醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的重要保障；下面將結(jié)合醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀對醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用進行分析，醫(yī)院辦公室檔案管理主要存在以下幾個方面的應(yīng)用。

3.1 優(yōu)質(zhì)的檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分

醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的重要部分，對檔案進行合理化的管理，能夠積極提升醫(yī)院的品牌形象，提高醫(yī)院的綜合競爭能力；在實際工作過程中，掌握檔案管理的行管細節(jié)，能夠積極減少醫(yī)患問題的出現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對檔案管理給予足夠的重視，除了加強各項規(guī)章制度外，要積極對檔案價值進行合理的開發(fā)，提高醫(yī)院辦公室檔案管理的強度和力度。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理能夠積極推進醫(yī)院總體水平發(fā)展，提高醫(yī)院的品牌效應(yīng)，加強競爭能力。

3.2 完善醫(yī)院辦公室檔案管理促進醫(yī)院建設(shè)發(fā)展

辦公室檔案管理工作的重心應(yīng)該積極推進檔案完整性管理，在保障檔案管理完整性的基礎(chǔ)上，努力做好檔案的保密工作，保障檔案使用的效果和作用；與此同時，要定期對醫(yī)院辦公室檔案管理工作進行定點的抽查和監(jiān)督，從而確保整個檔案管理的工作質(zhì)量。對于一些醫(yī)患糾紛事件，檔案管理部門要注重此類檔案的價值開發(fā)，仔細分析其內(nèi)部的利弊問題和原因問題，形成完整的分析報告，從而為以后工作做出指導(dǎo)性的意見。

總而言之，醫(yī)院辦公室檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對于醫(yī)院的具有重要作用，醫(yī)院檔案管理工作是一項長期的、系統(tǒng)的工作，能夠切實推進醫(yī)院的發(fā)展，完善醫(yī)院內(nèi)部的建設(shè)發(fā)展，因此應(yīng)該對其進行重視，并不斷的在實際過程中推動醫(yī)院檔案管理工作。

參考文獻

[1]舒放.實施精細化管理，提高醫(yī)院辦公室行政效能[J].中國醫(yī)藥導(dǎo)報，2013，10（25）：159-161.

第4篇

一、將檔案工作列入辦公室主要職能和議事日程中

在機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過程中，對于檔案管理工作的重視程度正在不斷地提升，其實早在黨的十四大會議上，對其職能所屬進行了明確的定位，這為檔案管理工作的發(fā)展提供了更為廣闊的空間，是檔案管理工作在機關(guān)單位發(fā)展歷程中的一個重要的轉(zhuǎn)折。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，主要依靠單位領(lǐng)導(dǎo)的指示，對各單位的工作匯報資料進行有效的收集和整理，在經(jīng)濟市場中，這種模式已經(jīng)開始顯現(xiàn)出一定的弊端，對于日程的工作在質(zhì)量和效率方面開始出現(xiàn)不良的影響，對于機關(guān)單位高層進行決策不能提供科學(xué)的參考依據(jù)。

要將檔案管理工作作為機關(guān)單位辦公室的一項重要職能，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)和基礎(chǔ)。在辦公室工作中，對檔案管理工作要設(shè)立一個相對獨立的管理機制，實現(xiàn)檔案資料管理的獨立性，并與其他工作部門進行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，充分實現(xiàn)其服務(wù)性，并促進其作用最大程度地發(fā)揮。

二、檔案管理在辦公室工作中的重要意義

（一）檔案資料是單位領(lǐng)導(dǎo)進行科學(xué)決策的重要依據(jù)。在一個單位，尤其在國企機關(guān)單位中，決策層的工作任務(wù)主要有兩個方面：首先是對單位發(fā)展和運行的基本情況進行全面的了解。其次就是進行科學(xué)、客觀的政策的制定工作，而這也對檔案管理和制定決策之間的關(guān)系進行了闡述和明確。查閱單位發(fā)展過程中的檔案資料是獲取全面基本信息的有效手段，進而才能為科學(xué)、客觀決策的制定提供重要依??。隨著改革開放程度的不斷加深，尤其是在國企機關(guān)單位之中，檔案管理工作的重要性更加凸顯。檔案資料是對單位發(fā)展歷程中的業(yè)績、榮譽、重要事件以及一般的成長歷程的一個重要的文字記錄，在進行決策的制定過程中，能夠發(fā)揮出重要的借鑒作用，而辦公室工作主要的工作職能就是為其他部門提供輔助作用。

（二）檔案管理能夠促進辦公室工作效率的顯著提高。檔案管理工作不僅是行政部門的重要樞紐，同時也為決策部門職能的發(fā)揮起著重要的指導(dǎo)作用。新時期下，檔案管理工作模式已經(jīng)突破傳統(tǒng)模式中的對文件資料的收集和整理層面，在新模式中，檔案管理工作要對收集的信息文件進行科學(xué)有效的加工與處理。檔案資料中的大量信息要通過數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)的形式，為辦公室工作效率的全面提高提供助力，促進其現(xiàn)代化建設(shè)工作的開展，進而促進事業(yè)單位對一系列的文書以及文稿的修改，以及人事、財務(wù)等后勤工作的現(xiàn)代化、信息化以及數(shù)字化發(fā)展，從而使從事檔案管理工作的大量人員得以解放，實現(xiàn)單位發(fā)展對勞動力的解放的同時，大幅度提高辦公室的工作效率，以更好地為單位、為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（三）檔案管理為機關(guān)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供保證。在檔案管理工作過程中，所涉及到的資料內(nèi)容眾多，經(jīng)過常年累月的不斷積累，其數(shù)量是相當龐大的，尤其是在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，多為紙質(zhì)文件材料，占用的空間是比較大的，這些都給檔案管理工作增添了一定的難度。在眾多檔案資料中，其重要的級別是有差異的，一些重要的機密性的文件，更要做好保密工作，謹防泄露。將檔案資料的管理工作做好，能夠促進辦公室工作效率的提高，能夠更好地為其他部門服務(wù)，提高檔案管理工作效率的過程中，積極引用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，如計算機技術(shù)等，既方便了對檔案資料的管理，又方便對其調(diào)閱，極大提高了檔案資料的管理效率以及功效的發(fā)揮程度。

第5篇

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；效率；方法

一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。

（一）準確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內(nèi)容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現(xiàn)。

（二）嚴謹，一絲不茍精準服務(wù)。現(xiàn)代辦公室管理強調(diào)效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關(guān)注細節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細節(jié)，并且及時準確地根據(jù)管理層要求對相關(guān)工作進行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮。現(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節(jié)進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹?shù)脑瓌t，對辦公室的內(nèi)部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識，對檔案管理工作相關(guān)的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當?shù)剡\用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態(tài)度，對檔案管理相關(guān)工作進行處理。

二、 辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進度等脫節(jié)比較嚴重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現(xiàn)一定問題。

（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。

（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會出現(xiàn)新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調(diào)檔案資料等具體情況，進行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。

督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計劃和工作程序中，讓負責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業(yè)要求，針對自身素質(zhì)存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應(yīng)變，在動態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運用工作技巧，恰當?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。

（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運用。針對當前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態(tài)化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進一步建立數(shù)字檔案編號制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。

【參考文獻】

[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發(fā)，2015（12）.

第6篇

隨著辦公自動化的不斷普及，醫(yī)院檔案管理也向信息化、現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。如何在辦公自動化環(huán)境下進行醫(yī)院檔案管理，是每一個醫(yī)院所需要思考的問題。本文以辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的重要性為切入點，針對醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題進行分析，從而為辦公自動化環(huán)境下進行醫(yī)院檔案管理提出可行的建議。

［關(guān)鍵詞］

辦公自動化；檔案管理；安全規(guī)范；職業(yè)素養(yǎng)；改善措施

目前醫(yī)院檔案管理工作中還存在很多問題，如何在辦公自動化環(huán)境之下進行醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院順利運營必須攻克的難題。以目前的情況來看，現(xiàn)在的辦公自動化還未完善，存在著一些漏洞。我們要針對醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問題進行針對性的改革，改變原有的檔案管理手段，以現(xiàn)代化的電子管理方式促進醫(yī)院檔案管理的自動化。

1目前醫(yī)院檔案管理存在的問題

目前醫(yī)院檔案管理工作并不完善，從管理人員來看，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作并未配備專業(yè)的檔案管理人員進行管理。在檔案信息的收集、整理和錄入資料過程中，仍依靠大量的人力來進行操作。再檔案中，紙質(zhì)性的檔案占有極大的比例，而且量比較大，需要對其進行定時定期的整理、分類和保存。同時，醫(yī)院在檔案管理意識上的薄弱，領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員還未樹立正確的檔案管理觀念。觀念的薄弱直接影響到檔案管理的規(guī)范程度，正是因為缺少對于檔案管理工作的規(guī)范性、權(quán)威性和保密性的認識，往往導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理中會經(jīng)常性地出現(xiàn)丟失、毀壞和隨意外調(diào)等現(xiàn)象。醫(yī)院檔案管理的問題還表現(xiàn)在效率低下、權(quán)威性低等幾大特性。上述問題使醫(yī)院的檔案管理工作不能真正地適應(yīng)辦公自動化環(huán)境的要求，阻礙了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展與進步，不能按照相應(yīng)的規(guī)范對醫(yī)院的檔案進行規(guī)范操作。

2辦公自動化環(huán)境下進行檔案管理的重要性

辦公自動化就是利用電子網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段作為輔助，幫助各事業(yè)單位及政府機關(guān)進行相應(yīng)的檔案資料的管理。原有的檔案管理模式已經(jīng)不能適用時展，辦公自動化等手段的出現(xiàn)就是改革傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的重要舉措，該種手段促進了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展，改變了傳統(tǒng)的管理模式，節(jié)省了大量的人力、物力和財力，使管理人員不必再花費大量的時間去對相關(guān)的檔案資料進行分類、整理。同時，也減少了出錯的概率，提高了管理效率。對推進醫(yī)院運營的數(shù)字化、現(xiàn)代化和電子化改革都起到了良好的促進作用，為醫(yī)院進行相應(yīng)的管理體制改革、改善管理方式、提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和人文素養(yǎng)都是有重要意義的。

3辦公自動化環(huán)境下進行檔案管理的建議

3.1完善醫(yī)院檔案管理的人員配備醫(yī)院在進行檔案管理時，往往會選用相關(guān)人員兼任、輪流值班的方式。這種方式并不能真正地將醫(yī)院檔案管理落到實處。為適應(yīng)辦公自動化的要求，醫(yī)院要完善檔案管理工作的人員配備，提高醫(yī)院檔案管理人員的管理水平，提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與人文素養(yǎng)，促進醫(yī)院檔案管理工作的進一步發(fā)展。辦公自動化手段對于檔案管理工作來說還是一個較為陌生的領(lǐng)域，要配備能夠熟練掌握辦公自動化手段的高水平的檔案管理人員，并對現(xiàn)有的檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，使管理人員能夠具備相應(yīng)的技術(shù)知識，熟練的掌握相應(yīng)的技巧，便于在辦公自動化環(huán)境下對相關(guān)檔案更好地進行管理。

3.2規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理的安全性在適應(yīng)并實現(xiàn)辦公自動化的同時，要重視對檔案的安全保護。在進行檔案管理過程中，要制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范及條例，規(guī)范整個檔案的管理流程，運用計算機手段確實可以幫助管理人員提高工作效率，保證檔案管理的實用性與科學(xué)性，但是也有潛在的安全風(fēng)險，所以我們要格外注重檔案管理流程的規(guī)范性，注重檔案管理的安全性，在利用辦公自動化管理手段的同時確保檔案信息不能外泄，實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)電子平臺上對檔案管理工作監(jiān)管的有效性。

3.3樹立相應(yīng)的檔案管理意識醫(yī)院檔案管理意識薄弱是影響檔案管理工作的最大問題。醫(yī)院未能真正重視起對檔案信息的管理，會導(dǎo)致人員配備不齊全、檔案管理流程不規(guī)范等現(xiàn)象的發(fā)生，所以，當務(wù)之急就是要使醫(yī)院的檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)樹立起在辦公自動化條件下醫(yī)院檔案管理的意識。理解辦公自動化對于醫(yī)院檔案管理的重要意義。同時，醫(yī)院也要對此進行大力宣傳，將檔案管理意識植根于每個人的思想中，因為只有樹立了相應(yīng)的檔案管理意識，才能更好地利用辦公自動化管理系統(tǒng)來實現(xiàn)對醫(yī)院的檔案管理。

4結(jié)語

在現(xiàn)存的醫(yī)院檔案管理過程中，確實還存在檔案管理意識薄弱、管理流程缺少專業(yè)性與規(guī)范性和相關(guān)管理人員配備不完善、職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)素養(yǎng)較低等問題，對于檔案管理工作來說，改變固有的醫(yī)院檔案管理制度勢在必行。我們要利用辦公自動化管理系統(tǒng)等先進手段，促進醫(yī)院檔案管理工作向信息化、電子化、數(shù)字化和現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變，使整個醫(yī)院重視起相應(yīng)的辦公自動化檔案管理觀念，完善管理人員配備。通過對醫(yī)院檔案管理工作進行整改，促進醫(yī)院檔案管理的進一步發(fā)展。

主要參考文獻

［1］陳虹.OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應(yīng)用文［J］.電子技術(shù)與軟件工程,2014(3).

［2］梁帆.醫(yī)院辦公自動化應(yīng)用的幾點建議［J］.電子技術(shù)與軟件工程,2014(7).

［3］王愛華.醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的研究及應(yīng)用［J］.電子技術(shù)與軟件工程,2015(5).

［4］周洪.工作流技術(shù)在辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用［J］.電子技術(shù)與軟件工程,2015(17).

第7篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；辦公自動化；計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

信息技術(shù)的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成了社會生活中的重要組成部分。特別是在辦公領(lǐng)域，因計算機技術(shù)的有效利用而實現(xiàn)了辦公自動化，數(shù)字化信息技術(shù)成了日常辦公管理工作中的重要基礎(chǔ)。檔案管理作為日常工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其工作程序之煩瑣，工作量之大，勞動強度之高，如果按照傳統(tǒng)的工作模式，必然使工作處于低效率操作狀態(tài)，非常不適應(yīng)于現(xiàn)代化的高質(zhì)量、快節(jié)奏工作要求。引入辦公自動化聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不但優(yōu)化了檔案管理程序，而且推動了檔案管理工作的創(chuàng)新。

一、強化自動化檔案管理的必要性

檔案是極具保存價值的資料，其所記載的是單位發(fā)展歷程中所產(chǎn)生的，涉及各項工作的信息。實施檔案管理工作，就是對于檔案實體實施系統(tǒng)化管理，以利于檔案信息能夠為各項業(yè)務(wù)提供有價值的服務(wù)。在檔案管理工作中，運用辦公自動化技術(shù)輔助，并建立計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，可以塑造新型的檔案管理環(huán)境。

從安全的角度而言，檔案資料不僅僅具有保存價值，而且是推動發(fā)展的重要依據(jù)。由于檔案資料多數(shù)為紙質(zhì)保存，因此需要妥善管理，并做好各種防御措施，以避免遭到不同程度的損壞。為了避免受到水災(zāi)、火患和蟲害的威脅，單位要對于檔案管理加大力度，但是，單一的管理方式導(dǎo)致檔案資料一旦遭到損害，就很難于補救，導(dǎo)致檔案資料的遺失。

部分單位對于檔案采用了電子化處管理的方式，當紙質(zhì)的檔案經(jīng)過掃描錄入后，形成電子文件，以利于電子化的保護和管理，更為方便查閱。從目前檔案電子化管理狀況來看，電子檔案的管理依然存在著諸多的問題。面對諸多的管理軟件，要選擇適合的管理方式才能夠?qū)嵤╇娮訖n案的有效管理，以實施保護功能。對于電子文檔的保護，目的是提高檔案管理的服務(wù)功能，這就有必要建立統(tǒng)一的檔案管理體系，實施標準化管理，提高檔案管理的整體水平。鑒于電子化檔案管理硬件設(shè)施上所存在的問題，要使其在電子檔案處理中發(fā)揮功能性的作用，就要采取必要的措施，強化自身建設(shè)，將硬件設(shè)備以及管理軟件的各種優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來。實施網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理成了一種必然。

二、檔案管理與辦公自動化之間是相輔相成的關(guān)系

（一）檔案管理與辦公自動化之間具有相互促進的作用

處于信息化時代，辦公自動化在各行業(yè)中很普及。檔案管理是一項復(fù)雜而煩瑣的工作，采用辦公自動化設(shè)備實施管理，可以促進檔案工作的系統(tǒng)化。因此，辦公自動化設(shè)備的使用，對于捋順檔案管理程序，促進檔案規(guī)范化管理具有重要的作用。與此同時，檔案管理對于辦公自動化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也具有一定的推進作用。隨著檔案的辦公自動化管理的興起，開闊了自動化軟件技術(shù)的開發(fā)領(lǐng)域，自動化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案數(shù)據(jù)庫技術(shù)等等，都成了促進自動化軟件研發(fā)的方向。檔案管理與辦公自動化的相互促進和發(fā)展，為雙方的動作提供了更多的便利和迅速的發(fā)展的保障。從學(xué)科角度而言，檔案文件本身就是一種信息形式的存在，而辦公自動化是處理信息和傳遞信息的工具。因此，辦公自動化與檔案管理是有過程和結(jié)果的關(guān)系。

（二）檔案管理與辦公自動化之間存在著差異性

傳統(tǒng)的檔案處理方式主要是針對紙質(zhì)資料而言，多數(shù)為紙質(zhì)文件、照片、光盤以及獎杯等等的實體信息。辦公自動化的檔案處理則是電子技術(shù)手段的應(yīng)用。采用先進的信息技術(shù)，運用網(wǎng)絡(luò)進行文件信息的交流，從而形成了實現(xiàn)無紙化辦公的趨勢。

三、實現(xiàn)檔案管理與辦公自動化的有效融合

（一）對于檔案管理實施標準化建設(shè)

從管理體制方面入手，對于檔案文件實施協(xié)調(diào)管理。將文件的前期處理工作納入到檔案管理工作職責(zé)范圍中，為檔案管理打下良好的基礎(chǔ)。對于檔案管理要制定規(guī)范的流程，包括檔案文件的前期處理、著錄以及電子文檔格式等等，都要進行標準化處理。在設(shè)計檔案信息管理系統(tǒng)的過程中，要考慮到各項技術(shù)參數(shù)，包括數(shù)據(jù)接口標準、不同類型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標準等等，實施規(guī)范化設(shè)置，以提高工作效率。

（二）加強辦公自動化系統(tǒng)的安全維護工作

檔案管理部門要確保計算機自動化設(shè)備在安全的環(huán)境下運行，以使檔案信息的傳送安全可靠。為了防止檔案軟件受到病毒或者黑客的侵擾，安裝病毒防護軟件之后，要注意實時更新，以確保信息的高效傳輸。辦公自動化系統(tǒng)平臺被設(shè)置在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中，與外網(wǎng)建立起連接。為了提高檔案管理的安全性，要進行辦公自動化系統(tǒng)的安全維護工作。首先，使用路由器屏蔽所有的IP地質(zhì)，然后對于允許訪問的地址進行重新設(shè)置連接。其次是接入防護墻，以對外網(wǎng)進入的數(shù)據(jù)進行認證，實施有效過濾。禁止操作的業(yè)務(wù)，防火墻會予以禁止，即便是有信息通過，也會在防火墻信息內(nèi)容中有所記載。此外，防火墻還可以對于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行檢測，并針對系統(tǒng)的運行狀態(tài)予以提示。

四、結(jié)論

綜上所述，信息技術(shù)的進步，使傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)時代的要求。為了提高檔案管理的工作效率，引進辦公自動化網(wǎng)絡(luò)，不但能夠提高檔案工作質(zhì)量，而且還完善了電子檔案管理建設(shè)，以利于檔案管理工作的進一步發(fā)展。參考文獻：

[1] 陳文珊.簡述檔案管理與辦公自動化的融合[J].信息與電腦，2012（01）.

[2] 朱麗華.淺談檔案管理與辦公自動化[J].城建檔案，2013（02）.

[3] 胡新譜.高校檔案管理與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)的探討[J].科技信息，2013（07）.

第8篇

關(guān)鍵詞：辦公自動化；檔案管理；信息化

一、應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)進行檔案管理的優(yōu)勢

1.有效提升檔案管理工作的效率。以檔案查閱為例，按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，當檔案管理者根據(jù)查閱者需求提供檔案時，必須要求查找者為其提供具體檢索信息，然后通過書本檢索的方式對案卷編號進行逐個查找，最后再到庫房調(diào)閱案卷，這種檔案管理方式不僅程序復(fù)雜、耗時耗力而且很難保證其正確性。而運用辦公自動化系統(tǒng)進行檔案管理，能使系統(tǒng)在運行過程中發(fā)揮其查找功能，通過人對設(shè)備的操作控制實現(xiàn)人與設(shè)備的一體化操作，不僅程序簡便、操作快捷，而且極大的提升了檔案管理的效率。2.實現(xiàn)文檔、文字等信息的共享。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案信息的共享全部依靠手工操作來實現(xiàn)，這就導(dǎo)致檔案內(nèi)容難以被充分利用。長此以往，檔案就會因為其自身的查閱困難性而被閑置下來，不僅會造成資源浪費，而且也難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的服務(wù)功能。而應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)進行檔案管理，能使文檔通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)云儲存。這樣一來，無論是在網(wǎng)絡(luò)運行狀態(tài)下，還是在脫機狀態(tài)下，查閱者都能不受時間空間的限制而自由的進行文檔查閱，從而實現(xiàn)文檔、文字等信息的最大化共享。3.實現(xiàn)最大限度的保護檔案。由于檔案使用頻繁，而紙質(zhì)的案卷經(jīng)常翻閱會不可避免的帶來物理磨損，特別是一些年久的紙質(zhì)檔案，其紙張經(jīng)老化、脆變，已無法反復(fù)的翻閱。利用信息技術(shù)將相關(guān)檔案數(shù)字化后，就可以直接通過計算機終端進行相關(guān)的查找瀏覽操作，使紙質(zhì)檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)大大降低。除此之外，在數(shù)字化過程中還可以對檔案進行字跡顏色加深處理，最大限度的使其恢復(fù)原有的樣貌，達到保護檔案實體的目的。4.提高文件傳遞的速度和安全性。按照傳統(tǒng)的檔案管理方式，都是由檔案管理人員對檔案進行人工的收集、整理、運輸?shù)龋@樣一來檔案信息的丟失在所難免。特別是在檔案資料的運輸過程中，很多突發(fā)因素很容易就會造成檔案的丟失，從而影響檔案資料的正常使用。而隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，檔案資料不必再通過人工運輸?shù)姆绞竭M行傳遞，而是通過網(wǎng)絡(luò)共享就能快速實現(xiàn)兩地之間的檔案傳遞，即便是在共享過程中檔案意外丟失，原計算機內(nèi)通過檔案備份也能輕松解決這一問題。

二、當前辦公自動化環(huán)境中出現(xiàn)的問題

1.電子文件安全性得不到保證。由于計算機網(wǎng)絡(luò)在運行過程中存在著一定的開放性和共享性，因此檔案文件在進行傳遞時，其安全性就很難得到保證。特別是一些網(wǎng)絡(luò)黑客運用計算機技術(shù)根據(jù)自身需要對文件進行內(nèi)容的重新編排或排版后，資料就無法保持其原始性。加之目前網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)的進一步發(fā)展，更是對文檔的安全性構(gòu)成了威脅。2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足。伴隨著計算機技術(shù)的進一步發(fā)展，辦公自動化技術(shù)對檔案管理人員提出了更高的要求。但是目前很多的檔案管理人員所從事的工作與其專業(yè)并不對口，加之部分工作人員對信息技術(shù)及與檔案管理相關(guān)的軟件應(yīng)用并不熟練，這樣就很容易使檔案管理工作出現(xiàn)安全隱患，從而降低檔案管理工作的效率。

三、利用辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)文檔的高效率管理的對策

1.充分認識檔案信息化管理的重要性，加大支持力度。檔案辦公自動化建設(shè)是實現(xiàn)單位現(xiàn)代化管理的必要條件，因此單位領(lǐng)導(dǎo)必須充分認識到其重要性，把檔案信息化建設(shè)納入到工作日程。政府及有關(guān)部門也要給予檔案管理信息化建設(shè)以大力的資金支持，支持檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。2.提高檔案人員綜合素質(zhì)。單位應(yīng)加強對檔案管理工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，以使檔案管理工作人員緊跟科技發(fā)展潮流，熟練掌握一些與檔案管理有關(guān)的應(yīng)用軟件和設(shè)備，從而為提升檔案管理效率提供專業(yè)保障。加強對檔案管理工作人員的思想道德教育，使檔案管理工作人員樹立嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，具備良好的職業(yè)操守，養(yǎng)成良好的思想道德修養(yǎng)，從而為提升檔案管理工作質(zhì)量提供思想保障。

總之，在辦公自動化環(huán)境下，電子文檔管理工作的重心已經(jīng)不再是對文件進行程序復(fù)雜的搜集、整理、分析、歸檔、利用，而是在做到不改變文件儲存位置的基礎(chǔ)上實現(xiàn)對文檔的管理與利用。檔案管理人員的職責(zé)也相應(yīng)的從文檔保管員轉(zhuǎn)變?yōu)榱宋臋n審計員。這種轉(zhuǎn)變給傳統(tǒng)的文檔管理方時帶來了巨大的沖擊和改變，因此盡管目前信息化檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的進步，檔案管理效率也得到了一定的提升，仍應(yīng)意識到要想真正實現(xiàn)自動化的檔案管理任重道遠，并需要進一步加強對計算機技術(shù)的學(xué)習(xí)，以不斷提升對信息化檔案管理工作的適應(yīng)能力，切實做好電子信息時代的檔案工作。

作者:李靜 單位:龍口市城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心

參考文獻

[1]韋俊梅.文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用探析[J].人才資源開發(fā),2016(16).

[2]李偉艷.辦公自動化環(huán)境下檔案管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(20).

第9篇

【關(guān)鍵詞】辦公自動化；醫(yī)院；檔案管理

隨著科技的發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生體系的發(fā)展，我國醫(yī)院在管理水平上取得了長足進步，辦公自動化方式在醫(yī)院檔案管理中起到了重要作用，但同時，仍存在著諸多問題。如何充分利用辦公自動化、克服當下存在的問題，成為醫(yī)院檔案管理中需要重視的問題。

一、辦公自動化的概念和特點

（一）概念。辦公自動化是指利用計算機信息技術(shù)進行辦公室工作，實習(xí)信息交流、資料儲備、數(shù)據(jù)傳輸接收等，以提高辦公靈活性、精準性和可靠性。辦公自動化能夠?qū)崿F(xiàn)計算機同使用者之間的交流，是一種科技化交流管理方式。

（二）特點。在醫(yī)院檔案管理中，辦公自動化具有其顯著特征：1.迅速精準。醫(yī)院各部門對所記載資料進行迅速錄入，能夠改善傳統(tǒng)人工操作的緩慢與誤差，使檔案管理更具時效性和精準性，更加科學(xué)化、系統(tǒng)化，方便實時檢索查詢。2.資源共享性。辦公自動化最大程度上利用了計算機互聯(lián)網(wǎng)信息共享系統(tǒng)，使檔案管理更具廣泛性和規(guī)范性，辦公自動化能夠使各相關(guān)部門資料實現(xiàn)共享，加強了醫(yī)院各部門之間交流，利于提升辦公效率。3.儲存方式靈活。醫(yī)院文檔管理存儲方式由紙質(zhì)變?yōu)殡娮游臋n管理，增加里了對文本、圖像、視頻等多種直觀事物記錄，不斷節(jié)約了以往文檔管理所占用的空間，還增加了文檔儲存市場，延長文檔使用壽命，便于醫(yī)院資料長時期記錄。

二、醫(yī)院檔案管理辦公自動化存在的問題

（一）文檔管理人員缺乏專業(yè)性。辦公自動化是基于計算機信息技術(shù)進行的辦公方式，要求文檔存儲方式更加多樣化，操作精準。當下我國醫(yī)院文檔管理人員還基于傳統(tǒng)文檔管理習(xí)慣和理念，缺乏現(xiàn)代化文檔管理專業(yè)知識和操作技能，缺少專業(yè)知識培訓(xùn)，不具備專業(yè)的文檔管理能力，只是單純掌握計算機技術(shù)無法勝任這項工作。

（二）系統(tǒng)不完善。當前我國醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)實用軟件較少，管理系統(tǒng)水平較低，不利于管理人員操作。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)對醫(yī)院的針對性不強，融合度較差，與實際操作具有一定差距。同時，電子文件同電子檔案管理的轉(zhuǎn)化和錄入不具有連接性，給電子文件錄入造成一定阻礙。

（三)缺乏統(tǒng)一管理。辦公自動化為人們工作帶來極大便利的同時也存在一定問題，例如文檔存儲一般只保留最終正式文件而不會保留原始文件，文檔的存儲類別和存儲方式不具備統(tǒng)一性，會造成數(shù)據(jù)庫檢索混亂，影響文獻資料搜索。

（四）缺乏安全性。辦公自動化最大的問題在于其自身的安全隱患，電子文檔不具備固定形式，沒有特定的字跡和簽名等特殊標記，易于修改，因此不具備個人權(quán)威性和標志性，較比紙質(zhì)版更容易被改動。同時自動化文檔管理易被外來病毒侵入，造成檔案泄漏，數(shù)據(jù)混亂。電子病歷的安全涉及到病患的個人信息和隱私性，安全保密工作尤為重要。

三、加強醫(yī)院檔案管理辦公自動化的策略與建議

（一）提高人員素質(zhì)。醫(yī)院應(yīng)該加強檔案管理人員培訓(xùn)，為管理人員提供更多的理論知識學(xué)習(xí)機會和檔案系統(tǒng)操作實踐機會，制定相應(yīng)考核機制，激發(fā)管理人員競爭意識和工作熱情，落實醫(yī)院檔案管理工作，建立完善的檔案管理人員人力資源管理制度。

（二）完善檔案系統(tǒng)。醫(yī)院應(yīng)加強辦公自動化檔案管理系統(tǒng)研究，設(shè)計符合醫(yī)院基本情況的管理軟件，建立檔案管理子系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件同電子檔案之間的有效連接，便于電子文件存儲轉(zhuǎn)化。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)進行平臺搭建，實現(xiàn)各部門之間的資源共享，同時針對具體應(yīng)用建立檔案權(quán)限管理，提高檔案管理的適用性和針對性。

（三）制定管理標準。醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)制定嚴格的檔案管理標準，保證其符合國家相關(guān)部門檔案管理規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實際情況制定檔案管理分類方式和檢索查詢權(quán)限，使管理更具標準化、規(guī)范化，嚴格要求管理人員按照文檔管理標準進行操作。此外，針對醫(yī)院具體情況，調(diào)整和更新醫(yī)院檔案管理制度，定期對檔案進行檢查和修補，幫證文檔數(shù)據(jù)準確性。

（四）加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管。為了維護電子檔案管理安全性，醫(yī)院需要建設(shè)完整、可靠、精準的檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行加密、設(shè)置權(quán)限和設(shè)置防火墻等方式，加強文檔網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)和監(jiān)管力度，使用數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)對被破壞的數(shù)據(jù)進行修補和維護。為防止人為違規(guī)操作進行文檔更改，對重要的文檔建議進行加密或特殊權(quán)限設(shè)置，尤為重要的文件建議采用紙質(zhì)版。醫(yī)院辦公自動化安全直接影響到病患的個人安全和隱私安全，因此需要特別重視，病患信息的泄漏將直接影響醫(yī)院的權(quán)威性。

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