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關鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
引言：隨著城鎮化進程的加速發展，城市建設規模的不斷擴大，道路、市政配套、房屋建設較之前有了巨大變化。住宅及商業用地不斷推出，商品房及商業辦公用房的建設工作已經成為城鎮化發展的主要表現。在此建設過程中，房地產企業作為投資建設的業主方，有著重要的地位。房地產企業作為業主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗收需要通過，一是工程實體驗收，二是工程檔案驗收。由此可見，工程檔案與工程實體同等重要，兩者密不可分。房地產企業作為一個企業來說，不單單只有工程檔案，在運行過程中還會形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營銷檔案、財務檔案等。本文以項目公司為例，就如何做好這些專業檔案的管理工作來進行探討。
1、房地產企業項目公司檔案管理現狀
1.1制度執行力度不夠，領導重視不夠，各部門檔案未能集中統一管理。集團檔案管理制度下發已經較長時間，制度培訓也已開展幾次，但僅憑檔案管理員個人能力，無法完成集中統一管理，公司領導對檔案管理工作沒有切實的重視，對集中統一管理沒有要求，對一些財務檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門檔案沒有集中統一管理。其實說白了，就是專職檔案管理員，只有責任，沒有權利。公司賦予專職檔案管理員有對接集團及外部相關單位一切檢查及制度執行的責任，但對下，卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權利，致使制度執行不下去。
1.2由于辦公條件的限制，要實現檔案的集中統一管理難度較大。檔案室過小，辦公地點不固定。往往很多項目公司，辦公地點根據項目地點來定，無法長期固定在一個辦公場所，經常搬遷，導致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環境限制，公司無法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無法容納公司所有專業檔案的入庫保管工作。分配給各部門僅是較小的一個個的檔案室，各部門自行保管部門檔案。
1.3兼職檔案管理員專業知識不夠，人員變動較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負責本部門檔案業務工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業，招聘時也未注明需有檔案管理業務知識。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動機率較大，移交工作較頻繁，導致移交不細致，有檔案遺漏現象。
1.4資料繁多，歸檔不及時，尤其工程施工過程資料。房地產企業檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財務檔案、成本檔案、營銷檔案等，這些檔案分別由責任部門負責收集整理歸檔，經辦部門由于考慮到資料的后續利用問題，往往不會移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料，往往是現場施工完成后補，等工程竣工后才能完整移交。
1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來講，大家對電子檔案的歸檔意識不強，電子檔案都放在經辦人電腦里，兼職檔案管理員對電子檔案的內容及數量并不清楚，造成收集不及時，不完善，從而導致公司電子檔案歸檔工作的嚴重缺失。更有一些對電子文件隨意進行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來源對待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價值。
2、就目前檔案管理的現狀，解決辦法
2.1加強制度學習，嚴格貫徹落實制度要求集中統一管理。確定檔案收集整理歸檔的統一標準，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認真學習檔案管理制度，加大各部門負責人對部門檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導大家嚴格按制度執行。建立獎懲措施，對檔案整理較好移交及時的個人予以獎勵，對未按照規定整理移交的予以處罰。
2.2克服辦公地點不固定的弊端，搬遷過程中切實做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時拆箱整理。不定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查，督促及時整改，對各部門檔案室進行定期檢查，對檔案整理不規范情況進行整改復查，對檔案庫房里設備不合要求情況進行整改。每年定期對各部門檔案室檔案歸檔情況進行統計，切實掌握各部門檔案狀況。
2.3定期組織兼職檔案管理員進行檔案管理制度培訓，加強業務知識學習。公司定期組織兼職檔案管理員進行集中培訓學習，相互溝通，對資料收集過程中產生的問題進行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。
2.4針對各專業檔案內容繁多，歸檔不及時現象，制定統一的標準，明確歸檔的時間節點和歸檔范圍。公司專門設置兼職檔案管理員，負責各部門歸檔資料的收集整理工作，對經辦人員進行催收，及時整理歸檔入庫。施工過程中的資料，需由施工單位資料員進行收集整理，過程中督促施工單位資料員，不定期對施工過程資料進行現場檢查，發現問題及時整改落實，對資料不及時現象進行嚴肅處理，杜絕事后補資料。
2.5電子檔案的收集主要靠經辦人自覺移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經常組織全員培訓，讓大家養成電子檔案自覺移交檔案管理員的習慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤，使用可保存50年以上無障礙使用的優質只讀光盤，索尼、三菱等進口光盤。使用專門的光盤檔案盒，并對每份光盤檔案進行說明。
3、總結
針對目前大多數房地產項目公司來說，要徹底解決檔案管理方面的問題，歸根結底是制度的制定和貫徹落實。房地產企業根據自身情況及條件，制定一套切實可行的檔案管理制度及獎懲措施，根據企業發展的程度不斷完善各項檔案管理制度，堅持走依法治檔的道路。引導企業領導重視檔案管理工作，明確領導的職責要求，形成企業領導主管，各部門協同，檔案部門檔案管理員具體負責的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實處，才能保證房地產企業檔案的完整性、準確性。企業保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準確性，才可能對最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無意義的。
參考文獻：
[1]郭美孝：建設項目檔案收集歸檔存在的問題與對策[J].機電兵船檔案，2008（1）.
[2]高峰：淺談房地產建設項目檔案管理[J].浙江檔案.2000.6.
[3]董桂英：房地產企業的檔案管理[J].蘭臺世界，2006.4.
關鍵詞：房地產企業；檔案管理；現存問題；應對措施
中圖分類號：F293文獻標識碼： A
一、房地產企業檔案管理工作現狀及存在問題
1、檔案意識不強，檔案利用率低
企業檔案工作對企業的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企業帶來巨大的社會效益和經濟效益。但是許多企業長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
2、重視程度不夠，普遍采取分散管理模式
企業是以營利為目的的獨立經營、自主核算的社會組織，房地產企業主要從事房地產的開發、銷售以及后續的管理和服務等等；由于房地產企業公司內部檔案管理相關的應用技術與開發軟件相對較少，對檔案管理方面的關注度也遠遠不夠。
在企業內部，對檔案管理工作的重視程度普遍較低。大多數人都沒有意識到檔案的重要性，公司的檔案也大都是各部門單獨整理、保管；而且人事檔案、財務檔案這類機密檔案更是單獨存放，這就導致了普遍采取分散管理狀態。
3、歸檔文件齊全完整程度較差
從歸檔文件完整程度來看，由于房地產企業檔案種類多、數量龐大，因此歸檔工作也比較復雜，不認真的話就會出現有些文件光有正本找不到副本，有些文件的批復和請示不完整。還有一些不正式的文件，如公司領導開會時的講話、活動策劃，歸檔時容易忽略；一些關于公司重要活動的照片和錄音這類特殊資料也沒有及時整理保存；房地產企業數量最多的是基建檔案，因此在這一塊很容易出現不是缺少施工資料，就是缺少了房屋開發利用合同等等，導致歸檔的文件不完整。
4、檔案管理制度不健全
因為房地產企業是新興行業，所以有關這方面的專門管理制度還不夠齊全。一些制度在建設方面存在對檔案管理理解不到位的現象，并且對檔案的歸檔范圍界定的不夠明確，致使不能及時對檔案進行歸檔保管，不能有效的開發利用檔案。這些問題對房地產企業檔案管理工作的開展造成了很大的阻礙，嚴重影響了公司對檔案資源的有效利用，對公司的發展產生了影響，使企業經營管理與檔案管理嚴重脫節。建立健全的檔案管理制度是檔案管理的一項基礎性工作，是檔案工作規范化的要求，也是檔案集中統一管理的需要。
二、房地產企業檔案管理工作發展趨勢
1、房地產企業檔案管理信息化
現代社會都是電子信息化的社會，隨著科技的發展，對電子信息的應用也是越來越廣泛。房地產的檔案現代化管理也是如此的。房地產檔案管理要朝著現代化信息化的發展，要把電子管理工程的制度建設起來，把電子信息技術運用到各種檔案考核、檔案管理之中去。同時，也要建立一套非常嚴格、緊密的系統來規范檔案信息系統。檔案管理之中的各種操作程序也是要實行電子信息化。
2、房地產企業檔案管理的簡便化
未來房地產檔案管理將會朝著越來越簡便化發展。房地產的檔案管理一般是一個很繁瑣的工作，管理人員每天都要面對大量房地產檔案的管理，未來這一工作將變得更加簡單。房地產的檔案管理也會在政府人員的要求和政策的實施等方面減少手續，都會降低要求。房地產的檔案辦理程序也將減少，這樣大大加速了房地產企業辦事效率。也同時，推動了房地產企業快速發展，促進整個行業經濟快速發展。
3、房地產企業檔案管理的透明化
隨著網絡信息的快速發展，房地產檔案管理也變得更加透明。現代社會的經濟發展，人們在追求經濟利益的基礎之上，無形之中增加了人們對經濟財富追求的手段，這樣給社會帶來很大的弊端。未來房地產檔案管理也許會通過網絡管理，讓人們在不同地點、不同時間都可以看到房地產的檔案管理。這樣也增加房地產行業的檔案透明度。
三、加強房地產企業檔案管理工作的對策
1、加強現代化檔案管理人才教育培訓
房地產的現代化發展是需要人才支撐的，培養現代化管理人才是提高產業能力的一個重要手段。房地產檔案在過去幾十年的發展，經歷了傳統的發展模式，由傳統的手寫記錄慢慢地在向著現代化管理轉變。現代化管理需要現代化管理人才，人才需要教育培訓。所以，房地產企業在培育現代化檔案管理人才的策略是必需的。
2、掌握現代化管理技能，提高綜合素質
以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，企業檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己成為具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。
3、利用現代化技術，提高效率
檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。如利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務于社會。
4、發揮專職檔案人員的創新主體作用
專職檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位，提高檔案工作的自身價值，發展檔案事業。
5、加大行業的合作管理
現代化的管理也是需要合作才能實行的。房地產企業檔案管理的過程，需要尋求多個企業的合作，行業的合作也將為房地產檔案管理提供更多的發展空間。各企業在合作的過程之中，可以互相學習，吸收各自的發展經驗和優勢，提高自身的競爭力。房地產的檔案管理在合作和交流之中不斷地進步。
四、結語
房地產檔案管理工作將朝著信息化、簡便化、現代化方向不斷發展。作為新時期的檔案管理工作人員，我們要正確認識檔案管理工作的現狀和未來發展方向，提高工作者的自身素質，主動做好檔案利用工作，力求提供真實的統計數字、文件、資料等，并加工處理、編輯，為科學決策提供依據，實現企業利潤最大化，促進企業健康發展。
參考文獻：
[1]林東芳.談如何加強房地產企業檔案的規范化管理[J].管理學家，2013（16）
關鍵詞：地產開發企業；工程檔案；檔案管理
Abstract:Real estate development enterprises in the project file has the general engineering archives in common, but also have their own characteristics, fully understand and master these characteristics and management requirements, to strengthen the real estate development enterprises project archives management and fully play its role, has very important significance. This article through to the real estate development enterprise group Rongqiao group of field investigation, combined with the current Chinese real estate enterprise engineering archives work status, real estate development enterprise engineering characteristics, real estate development enterprise project the role of archives, as well as enterprises engaged in real estate development project archives management in several key link, talks about a bit shallow understanding
Abstract:Key words: real estate development enterprise; project archives; archives management
中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
中國房地產業作為新興的朝陽產業、支柱產業,在新一輪發展周期中,呈現出一片繁榮景象。隨著房地產開發企業隊伍不斷壯大，作為房地產開發企業一項重要的基礎性工作——房地產開發企業工程檔案的管理工作，亦逐步引起包括企業自身在內的社會各界的廣泛重視。房地產開發企業的工程檔案除具有一般工程檔案共性外，還有其自身的特點，充分認識和掌握這些特點及其管理要求，對加強房地產開發企業工程檔案管理并充分發揮其作用，具有十分重要的意義。
房地產開發企業工程檔案的特點及其管理要求
房地產建設是一種融設計和制造為一體的生產過程。房地產工程檔案資料有其固有的特點，它所記載的事物，具有非常直接的實踐指導作用，并具有很強的憑證性、考查性、說明性以及工具性。基建工程的復雜性決定了房地產工程檔案必須具備真實性、完整性、成套性和原始性的特點。房地產開發企業工程檔案除具有一般工程檔案的共性外，還有其自身的特點。
形成周期短，歸檔時間快
房地產開發企業因事設崗，其基建管理人員一般是動態的，處于經常的變動之中，且公司在各方面都需要投入大量精力和費用，因此特別講究效率，要求盡快出效益。企業開發的工程進度快，時間跨度一般較短，由此相關的技術文件形成周期短，歸檔時間也就相應加快。這就要求公司檔案工作人員在工程開工時即要開始進入文件材料的階段性積累和整理工作，避免匆匆忙忙的后補甚至人為的制造。
設計變更補充多
工程技術材料既反映工程建設活動的現實狀況，又反映工程建設過程中變更修改的歷史狀況。由于市場經濟效益和工程建筑使用功能的要求，加上基建工程設計本身不可避免地會存在某些缺陷、疏漏或差錯，以及物質供應的變化可能改變設備材料的使用等不可預見的意外情況，房地產企業在工程建設過程中會經常產生設計更改、補充圖紙和修改文字的現象。有時有的圖紙需要多次地修改、補充，部分圖紙甚至成套作廢，需重新設計換版。除圖紙一直處于變更補充外，由此產生的技術聯系單、設計更改通知單等數量也特別龐大。
圖紙的頻繁變更與修改是不可避免的，也是必要和允許的，但又是嚴格的。對于工程檔案的這個特點，工程檔案工作者要隨時了解圖紙變更的情況，做好變更材料與該工程技術文件材料的配套管理，避免對外提供已經作廢的或已修改過的錯誤圖紙。同時還要嚴格審批手續，建立健全修改制度，明確修改責任，及時、準確地做好施工現場和庫存藍圖的修改、換版和作廢圖紙的回收、作廢工作，確保底圖與藍圖的一致性、圖紙與施工安裝現場的一致性。
內容涉及范圍廣
房地產開發企業因其性質有別于其它企業，所以形成的工程檔案涉及范圍和內容相對其它工程檔案更為廣泛。如融僑地產公司在工程的立項、開發與建設過程中，不僅要與政府各部門、各專業管理部門，相關企業發生審理與往來關系，還要與政府的外資管理部門、專業銀行等部門發生更為直接的聯系和往來。另外，房地產開發公司的工程檔案，特別是外資房地產企業，文字記錄雖然主要為中文，但不少是外文，尤其是成品半成品的證明書，大多為外文。這就要求我們不僅要做好工程檔案的收集保管工作，還要做好各方面信息的配套保存。為了適應這種實際需要，可以把公司的相關信息如市場調研報告、可行性報告等進行匯集、編排、貯存、應用，并納入工程檔案管理的范疇。
檔案保管年限長
房地產企業由于涉及多方，其開發的工程項目一旦產生經濟糾紛、追加工程投資、設備材料購置索賠等情況，處理不妥，會產生極為嚴重的影響。同時房地產企業的經營方式方法等有別于其他企業，工程檔案中的工程檢驗評定檔案作為工程建設結果的總結，在交付使用后的很長時間內都將發揮重要作用。因此，對房地產企業的工程檔案及其相關文件須保管較長的年限，以備查考。
提供利用效率好
關鍵詞：房地產企業 檔案工作 規范管理
所謂房地產企業，是指從事房地產開發、經營、管理和服務活動，并以營利為目的進行自主經營、獨立核算的經濟組織。房地產相對于傳統的機械、電子等行業起步較晚，屬于改革開放后的新興產業，對檔案管理方面的關注與研究也相對比較少，而且由于房地產行業發展速度較快，檔案管理更是無法滿足其發展要求。然而，檔案工作是房地產企業運行和生產的參考和依據，事關群眾的基本生活，是關系國計民生的大事。因此，房地產企業檔案的規范化管理尤為重要。
一、房地產企業檔案
1.房地產企業檔案的范圍
房地產檔案一般是指房地產權屬檔案，包括權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理活動中直接形成的，保存備查的各種文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對于房地產企業而言，房地產權屬登記檔案只是一小部分，房地產企業檔案還涉及建設項目檔案、文書檔案、合同檔案、人事檔案、會計檔案等企業生產經營活動過程中形成的檔案，可能是房地產開發建設過程中形成的，也可能是房地產管理、使用過程中形成的。
2.房地產企業檔案的特殊性
首先，房地產企業檔案具有很強的專業性。房地產企業檔案是房地產企業在生產、管理活動中形成的權證、合同、文件、圖紙、照片、光盤等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產產權的歸屬和沿革，反映了房地產企業的經營與發展狀況，是在特殊的專業背景下按照專業要求形成的，有相對統一的格式和行文規范，并且專業術語較多，如土地界限認定、房地產面積丈量、房地產平面圖測繪等，專業性十分明顯。
其次，房地產企業管理類檔案的構成以合同為主體。從土地開發到經營、管理、服務，每一項活動的開展基本上都要簽訂合同。房地產企業的經營運作離開各種合同就不可能得以完成和推進。通過這一系列的合同，將各個相關的部門和單位聯系起來，共同推進和完成一個項目。據統計，合同在房地產企業管理類檔案中所占的比例高達百分之五十以上。因此，在進行房地產企業檔案的規范管理時，必須要認識到這一點。
最后，房地產企業檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產企業的檔案與專門的房管機構不同，不僅有房地產權屬登記檔案，更多的是專業的項目檔案、合同檔案，以及企業內部行政、經營管理活動中形成的檔案。涉及內容龐雜，領域寬泛，種類繁多。這就要求在檔案規范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統地進行分析，以防出現規范沒有涉及到的空白區。
二、房地產企業檔案規范化管理的必然性
加強檔案的規范化管理，是提高企業檔案管理工作的重要手段，也是衡量一個企業檔案整體管理水平的重要指標。加強房地產企業檔案的規范化管理，是企業發展的必然選擇。
加強檔案的規范化管理是時展的必然要求。隨著改革開放和市場經濟的發展，信息時代的深入，標準化、規范化已經成為現代企業的標志和企業發展的必然選擇。檔案工作也不例外，必須要適應現代化和辦公自動化的時代需要。推動檔案管理工作的規范化、標準化是其必由之路。
加強檔案的規范化管理是房地產企業提升管理效率的必然要求。房地產開發企業的檔案管理是房地產行業單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產企業的開發項目由于其規模大、工期長，在執行過程中形成的材料多。特別是由于其關聯和涉及的部門和單位環節眾多，因此需要在建設項目檔案管理的過程中做到規范化、標準化，僅僅依靠傳統的手工方式已經是難以實現對其進行有效的管理了。
三、房地產企業檔案的規范化管理
1.完善管理制度，規范房地產企業檔案管理行為
加強檔案制度建設，做到依法管理檔案，這是我們做好檔案工作的依據和保障。首先，我們應該以《檔案法》、《城市房地產管理法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》等法律規范，結合房地產企業發展對檔案工作的要求，制定企業自己的檔案管理規范，明確檔案工作原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責，規定檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用要求等檔案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，構建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、提供利用制度、統計制度、保密制度、崗位責任制等的企業檔案管理制度體系，并編印成冊加以落實執行。同時，要隨著時間、環境、事物的發展變化要適時修改、補充和完善，以適應企業和檔案事業的發展要求。
2.梳理業務流程，明確需求，規范檔案工作的各個環節
流程梳理是指圍繞企業的內、外部要素，對整個企業的業務運行情況展開深入、全面的分析、整理、提煉，明確管理或業務活動的關鍵節點、信息化管理要解決的重點問題、可能的解決方式、完成程度、實現深度等。對業務活動進行調研，明確各業務環節所要形成的檔案，這是制定歸檔范圍的首要步驟。規范、合理的流程是應用系統的基礎條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網絡化的辦公環境下，流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷毀等工作環節，建立科學規范的房地產企業檔案管理工作程序，保障每個環節之間能夠互相檢查、校對、制約，發現問題并且能夠及時糾正。
3.明確職責和分工，保證工作質量
所謂崗位職責是指一個崗位所要求的需要去完成的工作內容以及應當承擔的責任范圍。明確崗位職責可以最大限度地實現勞動用工的科學配置，有效地防止因職務重疊而發生的工作扯皮現象，提高內部競爭活力，更好地發現和使用人才，提高工作效率和質量，規范操作行為。房地產企業的崗位職責可以分為三個層次：一是企業層，企業應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核；二是部門層，各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責；三是檔案人員層，專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。
4.加強宣傳教育培訓，優化檔案工作環境，提高隊伍素質
加強房地產企業檔案管理工作，需要一支既懂檔案管理，又精通房地產管理和熟悉計算機知識的檔案專業隊伍，同時還需要企業全員的支持和參與。因此，房地產企業要加強對專兼職檔案員的培訓，既要培訓現代化檔案管理的專業知識，加強對計算機技能的培訓，還要使其了解企業各項業務工作及其形成的文件，熟悉房地產管理活動。同時，加強檔案宣傳，使企業全員樹立檔案意識。因為無論是哪個部門或個人，在企業的生產經營過程中，都會形成一定的活動記錄，而這些記錄的一部分會對以后的活動具有查考價值，需要歸檔保存。為了保證檔案收集的及時、規范、完整，必須需要全員的參與和支持。
5.不斷評估、優化檔案管理，提升規范水平
目前，房地產企業的檔案數字化建設處于成長階段，還存在諸多問題，主要表現在：一是企業員工檔案意識、法律意識淡薄，檔案管理力度不大，軟硬件設施不健全，無法實現檔案數字化；二是企業考慮成本因素，實行檔案數字化外包，承包商在數字化過程中只考慮進度，而對細節問題重視不夠，數據錄入錯誤、掃描頁數缺漏等，使數字化的檔案無法利用；三是沒有建立統籌管理機制，集團與分公司各自為政，沒有實現跨區域資源共享；四是沒有必要的檢索、統計、分析工具，電子檔案的利用途徑單一，利用效率不高，利用效果不明顯；五是配套措施不健全，缺少信息存儲，網絡防火墻、數字加密、應急電源等必需設備，給電子檔案的安全構成了嚴重的威脅；六是技術支持力度不夠，許多企業檔案管理人員缺乏計算機技能，而又無法及時得到技術人員的支持，遇到問題無法及時解決，造成投資巨大的數字化檔案管理系統成為“空中樓閣”。
為充分利用檔案信息資源，提升檔案價值，為房地產企業經營管理提供優質的服務，筆者認為，房地產企業檔案數字化建設應從以下幾點加強：
一、做好檔案數字化基礎建設工作
（一）硬件基礎建設。檔案數字化建設需要根據房地產企業發展規劃，及房地產檔案自身的多樣性、復雜性、利用的頻繁性的特點，配置高性能的服務器及大容量的服務器，建立暢通無阻的網絡環境。對于跨區域辦公的集團公司，要考慮遠程網絡連接的解決方案；對檔案收集與管理部門，配置電腦、影像掃描設備、備份設備等，做好硬件基礎建設。
（二）軟件基礎建設。如果說硬件是檔案數字化建設的骨架，那么軟件就是檔案數字化建設的靈魂。因此，選擇優秀的檔案數字化管理系統，將成為檔案數字化成敗的關鍵。檔案數字化系統應具備如下特性：1、與企業OA系統無縫連接，實現文檔一體化管理。隨著信息化程度加深，辦公自動化系統已成為房地產企業員工工作所依賴的平臺，也成為檔案形成收集的主要平臺。2、強大的圖像處理工具與成熟的數字化加工流程。根據房地產檔案管理的特點，開發強大的掃描與圖像處理工具，高效高質量進行圖像處理。3、高效的檔案利用查詢平臺。建立房地產企業網上檔案信息服務平臺，完善數字檔案建設，是進行電子檔案的保管和提供檔案信息服務的最佳手段。現在，房地產企業的各種生產、經營、管理活動都離不開信息的傳遞和交流，房地產企業各分公司及各部門之間的信息溝通交流越來越依賴于計算機與網絡。4、嚴謹的安全控制系統。由于電子檔案具有易改性等特點，因此在建設檔案信息化系統時應充分考慮信息安全。5、檔案數字資源由集團統一管理，各分公司互通有無，實現資源共享。
二、加強宣傳工作，提高房地產企業檔案意識和法律意識
房地產檔案管理工作是一項政策性、業務性較強的工作，但目前人們對房地產檔案管理工作及其重要作用認識不夠，房地產檔案意識和依法治檔的意識相對薄弱，一些房地產單位往往不主動向城建檔案館報送檔案，有些建設行政主管部門存在著“重建設、輕檔案”的現象，使建設單位因檔案缺失造成巨大損失而影響城市建設與管理。因此，必須提高全社會特別是房地產部門的檔案意識和法制意識。房地產檔案部門要加大對房地產檔案工作的宣傳力度，以依法治檔作為檔案宣傳工作的切入點，讓全社會了解、重視、支持房地產檔案工作。一是要以宣傳《檔案法》、《城建檔案管理辦法》等一系列政策、法律、法規為主要內容，利用新聞媒體、網站等大力宣傳房地產檔案工作的重要作用，引起民眾對房地產檔案工作的重視，擴大社會影響，增強全社會的房地產檔案意識。二是要不斷強化房地產檔案工作者的意識，建立和完善與之相配套的管理制度和辦法，提高房地產檔案干部的整體素質，使其樹立起強烈的信息意識、開放意識、培養理論研究能力以及運用現代科技管理檔案的能力，造就一支業務精通、作風過硬、執法公正、知識全面的房地產檔案管理隊伍。三是加強對房地產部門，尤其對房地產檔案工作中的違法單位、個人的宣傳和教育、堅持以教育為主、處罰為輔，使房地產檔案管理行為符合法制要求。
三、打造數字化管理隊伍
實現房地產檔案現代化管理，離不開高素質的管理人才，人才資源是實現房地產檔案管理現代化的前提，是開發利用房地產檔案的基本條件。房地產檔案的信息化建設，要求檔案管理隊伍中不但有既掌握檔案專業知識，又熟悉房地產產權、產籍管理基本知識的檔案專業管理人才，而且需要具備系統開發或維護、數字化加工與管理、標準化建設、數據庫運行管理、信息資訊等方面能力的人才。
四、加強檔案信息安全建設
[關鍵詞]房產檔案 規范化管理 管理措施
中圖分類號：F293.3；G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）07-0369-01
一、房產檔案的范圍與特殊性
1.房地產企業檔案的范圍
房地產檔案一般是指房地產權屬檔案，包括權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理活動中直接形成的，保存備查的各種文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對于房地產企業而言，房地產權屬登記檔案只是一小部分，房地產企業檔案還涉及建設項目檔案、文書檔案、合同檔案、人事檔案、會計檔案等企業生產經營活動過程中形成的檔案，可能是房地產開發建設過程中形成的，也可能是房地產管理、使用過程中形成的。
2.房地產企業檔案的特殊性
首先，房地產企業檔案具有很強的專業性。房地產企業檔案是房地產企業在生產、管理活動中形成的權證、合同、文件、圖紙、照片、光盤等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產產權的歸屬和沿革，反映了房地產企業的經營與發展狀況，是在特殊的專業背景下按照專業要求形成的，有相對統一的格式和行文規范，并且專業術語較多，如土地界限認定、房地產面積丈量、房地產平面圖測繪等，專業性十分明顯。
其次，房地產企業管理類檔案的構成以合同為主體。從土地開發到經營、管理、服務，每一項活動的開展基本上都要簽訂合同。房地產企業的經營運作離開各種合同就不可能得以完成和推進。通過這一系列的合同，將各個相關的部門和單位聯系起來，共同推進和完成一個項目。據統計，合同在房地產企業管理類檔案中所占的比例高達百分之五十以上。因此，在進行房地產企業檔案的規范管理時，必須要認識到這一點。
最后，房地產企業檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產企業的檔案與專門的房管機構不同，不僅有房地產權屬登記檔案，更多的是專業的項目檔案、合同檔案，以及企業內部行政、經營管理活動中形成的檔案。涉及內容龐雜，領域寬泛，種類繁多。這就要求在檔案規范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統地進行分析，以防出現規范沒有涉及到的空白區。
二、地產檔案規范化管理的必然性
加強檔案的規范化管理，是提高企業檔案管理工作的重要手段，也是衡量一個企業檔案整體管理水平的重要指標。加強房地產企業檔案的規范化管理，是企業發展的必然選擇。
加強檔案的規范化管理是時展的必然要求。隨著改革開放和市場經濟的發展，信息時代的深入，標準化、規范化已經成為現代企業的標志和企業發展的必然選擇。檔案工作也不例外，必須要適應現代化和辦公自動化的時代需要。推動檔案管理工作的規范化、標準化是其必由之路。
加強檔案的規范化管理是房地產企業提升管理效率的必然要求。房地產開發企業的檔案管理是房地產行業單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產企業的開發項目由于其規模大、工期長，在執行過程中形成的材料多。特別是由于其關聯和涉及的部門和單位環節眾多，因此需要在建設項目檔案管理的過程中做到規范化、標準化，僅僅依靠傳統的手工方式已經是難以實現對其進行有效的管理了。
三、房地產企業檔案的規范化管理
1.完善管理制度，規范房地產企業檔案管理行為
加強檔案制度建設，做到依法管理檔案，這是我們做好檔案工作的依據和保障。首先，我們應該以《檔案法》、《城市房地產管理法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》等法律規范，結合房地產企業發展對檔案工作的要求，制定企業自己的檔案管理規范，明確檔案工作原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責，規定檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用要求等檔案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，構建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、提供利用制度、統計制度、保密制度、崗位責任制等的企業檔案管理制度體系，并編印成冊加以落實執行。同時，要隨著時間、環境、事物的發展變化要適時修改、補充和完善，以適應企業和檔案事業的發展要求。
2.梳理業務流程，明確需求，規范檔案工作的各個環節
流程梳理是指圍繞企業的內、外部要素，對整個企業的業務運行情況展開深入、全面的分析、整理、提煉，明確管理或業務活動的關鍵節點、信息化管理要解決的重點問題、可能的解決方式、完成程度、實現深度等。對業務活動進行調研，明確各業務環節所要形成的檔案，這是制定歸檔范圍的首要步驟。規范、合理的流程是應用系統的基礎條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網絡化的辦公環境下，流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷毀等工作環節，建立科學規范的房地產企業檔案管理工作程序，保障每個環節之間能夠互相檢查、校對、制約，發現問題并且能夠及時糾正。
3.明確職責和分工，保證工作質量
所謂崗位職責是指一個崗位所要求的需要去完成的工作內容以及應當承擔的責任范圍。明確崗位職責可以最大限度地實現勞動用工的科學配置，有效地防止因職務重疊而發生的工作扯皮現象，提高內部競爭活力，更好地發現和使用人才，提高工作效率和質量，規范操作行為。房地產企業的崗位職責可以分為三個層次：一是企業層，企業應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核；二是部門層，各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責；三是檔案人員層，專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。
4.加強宣傳教育培訓，優化檔案工作環境，提高隊伍素質
加強房地產企業檔案管理工作，需要一支既懂檔案管理，又精通房地產管理和熟悉計算機知識的檔案專業隊伍，同時還需要企業全員的支持和參與。因此，房地產企業要加強對專兼職檔案員的培訓，既要培訓現代化檔案管理的專業知識，加強對計算機技能的培訓，還要使其了解企業各項業務工作及其形成的文件，熟悉房地產管理活動。同時，加強檔案宣傳，使企業全員樹立檔案意識。因為無論是哪個部門或個人，在企業的生產經營過程中，都會形成一定的活動記錄，而這些記錄的一部分會對以后的活動具有查考價值，需要歸檔保存。為了保證檔案收集的及時、規范、完整，必須需要全員的參與和支持。
5.不斷評估、優化檔案管理，提升規范水平
質量管理體系當中有一個重要循環，那就是“計劃”、“執行”、“檢查”、“行動”，它代表了全面質量管理的全部過程，是一個螺旋上升的過程。將這一循環應用到檔案的規范管理之中，才可以保障管理的可持續發展。而要實現這一循環發展離不開對管理的評估和檢查，離不開對檢查反饋結果的修正和改善。這就要求檔案部門要定期聽取業務部門對檔案工作的意見反饋，及時進行改正，進而有效推動檔案工作的可持續發展。
總之，房地產企業檔案工作的規范化管理不是一朝一夕的事情，需要統籌規劃和全面落實。不僅需要企業領導的重視，還需要企業全員的參與、支持，更需要檔案人員的不懈努力和付出。
參考文獻
1 房地產檔案管理風險相關問題
1.1 信息化風險問題
互聯網的迅速發展，完善了檔案管理模式，提高了檔案管理的有效性，但通過信息化的方式，進行檔案管理會帶來一定的風險，比如計算機病毒、黑客侵犯、數據不準確以及管理等方面，這些因素的危害性較大，病毒黑客會導致檔案信息泄漏，使得檔案信息被他人切取，給企業造成了很大的損失，因此這些因素使得房地產檔案管理工作存在一定的信息化風險。
1.2 投資風險問題
投資風險也是影響房地產檔案管理工作的一項重要的因素，房地產企業一般考慮到運行過程中可能發生的因素，就會采取異地檔案備份，但是在這種情況下，如果進行異地檔案備份，就會投入很多的成本，包括人員方面以及設備方面等，投資風險就會慢慢凸顯出來。在投資的過程中，如果得到的回報與投資無法實現協調平衡，就會很容易產生投資風險。比如在實行網絡檔案建設的過程中，會引入大量的計算機、掃描儀等等設備，加大了資金的投入，在進行投資時，管理不到位，投資風險就會不可避免。
1.3 知識產權風險問題
現今階段，房地產檔案管理在信息化建設下就是為了能夠達到資源共享。但是涉及到資源共享，在某種程度上很有可能會誘發到知識產權問題上，資源分享的過程中，無法對資源信息進行有效的保護，會使得資源信息出現篡改以及丟失的情況，房地產檔案管理互聯網制度還并不完善，與檔案有關數據信息在分享參考時，知識產權風險問題就會產生。
1.4 人員素質有待提高
互聯網信息化的發展，對于檔案管理人員提出了更高的要求，但部分檔案管理人員缺乏檔案管理知識，信息觀察力也不足，無法及時將檔案進行歸總，信息技術的應用不廣泛，不具備信息技術操作能力，當前在房地產企業中，既能夠掌握房地產業務又能夠運用互聯網技術的人員少之有少，很多檔案管理人員在實際的過程中經常會出現失誤，檔案管理不到位，給房地產企業帶來了不利的影響。
1.5 缺乏檔案管理重視
在房地產企業中很多對檔案管理并不重視，普遍認為房地產檔案的管理工作即文件復制粘貼，進行簡單的統計，并不是房地產登記所重要的工作，也無法對登記產生一定的利潤效益，只要確保檔案不會丟失以及信息不竊密等即可，這樣的思想意識嚴重的影響了檔案管理工作的進展。因此部分房地產企業對檔案管理缺乏認識，從而出現了各種風險，給檔案管理工作產生了不好的因素，影響了企業的發展。
1.6 檔案管理技術手段較為落后
在市場經濟體制下，房地產檔案管理離不開互聯網信息系統，但部分房地產企業檔案管理部門在信息系統開發方面還存著不足，無法實現規范化、科學化，由于技術方面認識不足，還有一些資金方面的局限，導致互聯網自動化技術比較滯后，無法對信息系統的各個功能進行更新，還有計算機設備也沒有及時的更換，使得信息系統在房地產檔案管理方面得不到很好的發揮，還有部分房地產企業沒有專門的檔案管理部門，無法將檔案管理工作落實到位，依舊延續著傳統的紙質檔案激勵，沒有運用先進的技術手段，限制了檔案管理工作的進展。
2 房地產檔案管理風險的應對策略
2.1 房產檔案抵御風險的能力
房地產企業應加強房產檔案管理，最大限度的避免風險的產生，應對檔案管理人員加強認識，為他們講解風險的危害性。在進行異地備份的情況下加強管理，合理的運用檔案數字化處理，新檔案在歸總時需進行電子化的處理，如果需要進行紙質記錄檔案，與此同時也應采取電子檔案，將電子檔案進行備份，防止丟失以及泄漏，檔案采取一式三份的形式，這樣的情況下，一份檔案丟失還有其它的備份，一定程度上避免了風險源的產生。
2.2 完善信息?c資料檢索體系
為了使房地產企業檔案資料的完整性，應對其進行全面的核對，對檔案的內容要認真的核對，確保檔案的內容與現實所要記錄的內容一致，如果發現檔案內容存在問題，不符合實際的情況，應及時的采取調整，按照一定的程序對檔案采取分類編目，創建案卷號、文號等多方面目錄，設置可靠的檢索資源，方便于用戶能夠迅速的查找。另外不斷的擴大檢索范圍，完善檢索的條件，使得用戶能夠及時的查找到房地產信息，但在這個過程中需要對檔案采取防護措施，避免丟失。
2.3 健全檔案管理體系
房地產檔案信息至關重要，應不斷的健全檔案管理體系，保證檔案管理工作的有序進行，確保檔案的準確性與有效性，房地長檔案管理過程劃分為三方面，收集信息、整理信息以及信息歸檔，需要重視這三方面的流程，為檔案的信息共享與傳遞創在良好的條件，在這個過程中需要不斷的對檔案進行更新，定期對檔案進行核實與監督，對從中所發現的問題，比如信息不一致、信息空缺以及信息丟失等問題應及時的解決，保證檔案信息的完整性，使得檔案管理工作更加規范化。
2.4 提高工作人員的素質
房地產企業應加強人員的管理，提高熱人員的檔案管理知識，提高信息觀察力，及時將檔案進行歸總，對人員進行技術方面的培訓，使其能夠精通互聯網信息技術，提高人員的職責意識。強調應要求人員學會使用計算機上技術對房地產登記信息統計，合理的對房地產資源進行整合，從中能夠挖掘出重要的信息資源，認識到檔案管理的重要性，企業應加強對人員的培訓力度，可以實施獎勵的措施，通過人員的業績，為他們實施獎勵，提高人員工作的積極性，增強他們的歸屬感，更好的對檔案進行管理，從而能夠使檔案管理工作有序的進行。
2.5 做好房地產檔案的風險評估工作
在房地產檔案管理中，應對風險采取一定的評估，從而掌握風險產生的成因以及風險的危害性，從而能夠針對性的運用應對方法來解決這些風險，對檔案存在的某一個特定的風險進行分析，對其所產生的概率進行研究，然后再決定運用哪一種方法解決這一風險比較有效，久而久之，就能夠避免這種風險產生。在進行風險評估工作的過程中，需要結合實際情況來進行，最好請這方面的專家來進行風險評，有效的減小風險帶來的危害。
根據現在的房地產現狀來說，房地產檔案的管理要遠遠落后于其他的檔案管理，這是因為房地產檔案與房屋產權檔案有著很大的關聯，房屋產權檔案的管理工作比較落后，在房地產檔案的信息錄入時，需要大量的錄入工作。由于兩者檔案有著極大的關聯性，錄入信息時就需要對數據進行處理，這就需要很大的人力物力，正因為種種原因，導致房地產檔案管理不能夠快速發展。在對房地產電子檔案管理中，使用計算機進行檔案的管理是房地產檔案管理的重大突破。房地產電子檔案的信心化管理有著科學、標準、規范等優點，這樣的管理大大提高了房地產電子檔案管理的效率。
1.房地產電子檔案信息化管理內涵
1.1信息化管理內涵
信息化管理是在管理過程中運用信息技術，將電子計算機與現代管理相結合的管理，實現管理方式的創新。目的是為了提高管理效率，實現管理資源的有機整合，提高企業的市場競爭力。房地產電子檔案信息化管理內涵。在網絡信息技術不斷發展的今天，檔案管理也由傳統的管理模式向電子檔案管理方向發展。房地產電子檔案信息化管理是指對房地產員工檔案實現電子信息化管理過程。員工電子檔案在企業發展過程中具有非常重要地位，而且是不能隨便改變的，紙質檔案隨著時間的變化會產生一定程度的變質，還會受到水火等自然災害的影響。同時對紙質電子檔案的管理要投入大量的人力、物力。電子信息技術的出現，對房地產企業電子信息檔案管理產生了積極的作用，也促進了房地產電子信息檔案管理的革新。
1.2房地產企業電子檔案管理的意義
房地產企業實行電子檔案信息化管理是網絡信息技術發展的必然趨勢，檔案信息化管理最為典型的意義就是實現了電子檔案與紙質檔案的分離，在傳統檔案管理過程中，紙質檔案管理方式雖然能夠取得一定的效果，但是會隨著時間的變化變質損壞。電子檔案信息化管理的實施作為一種新型的檔案管理方式，能夠加強檔案管理水平，提高檔案管理的效果。而且電子信息化檔案管理節約了大量的人力、物力。傳統檔案管理需要人力對檔案進行分類、整理，既要花費時間，而且效率比較低下。實現房地產電子檔案信息化管理不僅能夠提高房地產檔案管理水平，也是企業適應現代化發展的必然趨勢。
2.房地產電子檔案信息化管理存在的問題
2.1管理人員素質不高
在電子檔案之前，我國檔案管理采取的是紙質檔案管理的方式，檔案管理不需要專業的知識，只需要工作人員認真負責就可以。而且傳統檔案管理的思想觀念在工作人員心中根深蒂固，也沒有樹立運用電子信息來管理檔案的思想。由于管理人員素質不高，導致房地產企業檔案管理發展滯后。在實際檔案管理工作中，由于對計算機掌握不熟練，對電子檔案管理安全缺乏意識，這些都影響到房地產電子檔案信息化管理。因此，要提高房地產電子檔案信息化管理就必須不斷提高管理人員的素質，加強對計算機的培訓，熟練掌握計算機，加強信息化管理水平和技術。
2.2傳輸信息不夠真實
電子信息技術發展帶動了房地產檔案信息化管理，但是也帶來了一定不利的影響因素。電子檔案保存比較方便，也不容易變質，但是卻可以更改。這對房地產的重要信息保存構成了一定的威脅。在市場經濟利益的誘惑下，部分檔案工作人員私自更改檔案，獲取利益。因此，電子信息技術的發展給房地產企業的檔案管理也產生了一定的威脅，房地產管理工作人員在管理工作中要避免信息的更改，建立完善的監督管理機制，保證信息的真實可靠。
2.3電子檔案時間保存問題
房地產紙質檔案保存受到時間的影響，電子檔案信息化管理也受到時間的影響，但是影響比紙質檔案要小些。比如電子檔案受到電子產品壽命的影響，如果對電子信息更新不快，電子檔案就會丟失。所以，房地產檔案管理人員要保證及時的更新信息，對房地產檔案進行有效的保存
2.4計算機病毒的影響
在現代信息技術不斷發達的今天，計算機黑客比較多，黑客會對房地產電子檔案產生攻擊，影響房地產電子檔案的管理。同時，計算機病毒也在不斷變化，隱藏性比較大，容易造成計算機程序癱瘓，信息丟失，導致房地產電子檔案信息丟失。
3.加強房地產電子檔案信息化管理對策
3.1確定適用標準
房地產檔案信息化管理能夠使房地產內部人員實現信息的交流共享，管理簡單、方便。在對電子檔案的管理中，明確管理的適用范圍、管理方法、工作流程等至關重要，只有明確了適用標準，才能夠使在對全部的數據進行處理時有一定的規范流程、操作標準，形成一個科學、可行的管理方法。進三十年來，我國的房地產行業發生了翻天覆地的變化，取得了巨大的發展。尤其是在最近幾年，房地產頁的交易數量呈直線上升趨勢，交易的流程、事項也更加具體，交易手續也增多，這使得對房地產數據的處理增加了一定的壓力，同時也給房地產檔案的管理帶來了大量的工作。房地產檔案關系到房地產公司的自身利益，同時也關系著人民群眾的切身利益，尋找更加科學的檔案管理方法是企業以及相關部門對房地產檔案管理的重中之重。在日常的房地產檔案管理中，也不可掉以輕心，必須認真的對待每一組數據，如實記錄。對非電子檔案的管理、保存尤為重要，比如保存室的溫度、濕度必須要嚴格控制在標準范圍之內，防火、防水也要齊全。對于電子檔案，也應有嚴格的管理方法，對檔案的查閱、接受等按流程操作，圖片、照片、音像等也應有嚴格的管理規范。
3.2建設高質量的檔案信息數據庫
房地產的檔案管理主要由兩個主體組成，分別為：檔案的原件和檔案內的數據。而要實現房地產檔案的信息化，就是把房地產的紙質檔案錄入計算機中，然后經過專門的系統對這些錄入的信息進行收集、整理、分類、計算等，將紙質上的檔案信息轉化為電子信息，這不僅能夠操作方便，查閱、修改保存等也非常方便。然后，并不是所有的檔案都可以在一個系統中使用，因為管理方法的不同，每個部門都有著自己的檔案管理系統，這導致了檔案可能在不同的系統中會呈現出不一樣的效果。因此，在沒有同意的檔案處理系統的情況下，當一個部門將整理好的檔案傳送給另一個部門時，就有可能無法呈現出原部門想要表達的效果，這大大阻礙了檔案電子信息化的發展。在當地產檔案的管理工作中，應要利用掃描儀、錄入員以及相關專業人員對信息及時錄入，并把檔案信息整理保存，同時應當對錄入的房地產信息建立一個數據庫，可以供查閱者收索，方便查看。從經濟方面來看，房地產電子檔案并不屬于商品，但這卻對一個企業有著重要的影響，可以為企業計算盈虧、制定企業發展規劃，同時也能夠為人們提供更加豐富的房地產信息，使得人們更加了解房地產行情。在對檔案管理時，管理人員也應當盡量利用好房地產檔案網站，與行業內相關的人員進行交流、探討更好的管理方法，為房地產檔案的管理出謀劃策，同時為廣大人民提供更高質量的服務。
3.3重視人員素質的提高
檔案的管理員是檔案與用戶之間的橋梁，同時也是檔案的控制者，檔案管理工作者決定著用戶將看到什么樣的檔案，因此，檔案管理員的素質培養特別重要，這直接影響到房地產公司的對外形象。從目前房地產檔案管理人員隊伍來看，許多的房地產部門都缺乏著高技術管理員，大部分管理人員還處于中下的管理水平，在一定程度上影響了公司的形象，也為公司、用戶在查閱檔案時帶來阻礙。到目前為止，雖然房地產方面引進了先進的管理設備，但人才仍然是處于空缺時段，培養更多的專業人才是改善房地產管理的重要手段。同時，專業的高技術人才能夠更加科學、合理的進行檔案管理，能為公司、用戶提供更加優質的服務，以此，重視房地產管理人員的素質，提高房地產管理人員的專業技術。加強檔案信息管理。
3.4加強房地產電子檔案信息管理
要加強房地產電子信息技術管理就必須對檔案信息及時更新，提高信息管理的保密性。對重要的電子信息進行分類管理，對過期的電子信息進行刪除，做到及時更新，保證信息管理的真實性和保密性。而且在黑客泛濫的今天，電子檔案信息管理的規范化發展就必須不斷提高電子檔案信息化管理技術，建立電子檔案加密技術，防止黑客的入侵。
4.結語
1.1安全性
“互聯網+”的應用雖然給房地產檔案管理工作帶來了極大的方便，在在運用數字化管理技術的時候，首先需要遵循的就是安全性的原則。由于房地產檔案往往具有極高的商業價值，這樣導致了一旦檔案信息流失將會給房地產業造成無法估量的損失。因此在實際的管理過程中，檔案管理人員需要注重對檔案信息的安全性管理，并定期的對相關的軟件進行升級，從而使得房地產檔案信息能夠得以長時間的保存。
1.2真實性
對于在房地產檔案管理過程中，在使用數字化技術的時候，還需要注重檔案信息的真實性。嚴禁相應的管理人員在實施管理的過程中篡改相應的檔案信息，并且對于檔案信息的記錄和保存需要進行嚴格地核對，以保證所儲存的檔案信息的真實可靠。
1.3簡便性
在進行檔案管理的過程中，之所以需要使用到“互聯網+”技術的應用，主要是為了方便人們更好地進行房地產檔案的管理和查閱。因此，在運用數字化技術的過程中，還需要保證檔案信息管理的簡便性。這樣當相關人員需要查閱檔案信息的時候，能夠一改以往的查閱方法，可以使其在不同的時間、不同的地點都能對所需要的檔案信息進行快速的讀取，更為重要的是還能更改以往一份檔案在同一時間只能一人讀取的缺點，最終更好地為房地產業的發展服務。
1.4可讀性
可讀性是指在對房地產檔案信息進行保存、壓縮和傳送之后，相關的使用者能夠真實準確的對所接收的檔案信息進行閱讀。可讀性的應用原則，其一是需要保證檔案信息處理之后的真實準確性，其二是對于使用者來說能夠進行仔細地閱讀。如果對于數字化技術的應用，喪失了可讀性這一特性，那么在房地產檔案管理的過程中對于“互聯網+”技術的應用將會變得徒勞無功。
2.互聯網在房地產檔案管理應用中存在的問題
2.1房地產存量檔案數字化問題
對于房地產檔案信息，人們一直使用傳統的手工信息加工方式，所耗費時間長，資料占用面積大，查找麻煩，容易損壞和變霉。這樣的處理方式因其效率低、保密性差、費時費力，一旦發生意外難以彌補。更重要的是傳統方式形成與保存的房地產檔案無法在網絡中傳輸，在“互聯網+”環境中無法使用。
2.2房地產電子文件的檔案屬性認定問題
房地產檔案是指房產管理部門在進行房地產管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、表冊、卡片以及聲像、電子文件等材料。盡管在房地產檔案定義中已將電子文件列人其中，但是在實踐中，每當要求提供憑證時，仍然要求提供紙質原件或復印件。網絡上可以傳輸的電子文件信息仍然不能作為憑證使用，電子文件的檔案屬性仍沒有得到確定與認可。
2.3信息標準化不統一
房地產檔案信息來源、形式、格式多樣化，程序軟件無統一，入內容也無法保持相同。雖然國家頒布了電子文件相關標準，但對于房地產檔案管理則無相應的行業標準，兼容性較差。
2.4信息安全性較低
“互聯網+’，背景下房地產網絡檔案為各企業、監管部門及社會大眾提供了極大便利，然而其安全性卻令人擔憂。房地產檔案管理的硬件設備配備落后，如電源ups系統缺失、硬盤備份不及時、網絡傳輸通道紊亂、密鑰準入制度不健全等，這些都是檔案管理過程中存在的安全隱患。
2.5制度有待完善
“互聯網+”時代對房地產檔案管理更加嚴格，科學合理的制度是重要保證。很多房地產企業并沒有重視檔案管理的制度建設，導致很多制度缺失，如檔案信息安全防范制度、信息安全追責制度、檔案信息共享制度等。制度上的缺失使得檔案管理存在極大的不安全性，人的不安全行為及物的不安全狀態均沒有得到有效制約，使得檔案管理工作更加嚴峻。
2.6信息真實性與唯一性的確認問題
在“互聯網+”環境下，由于多方參與、多家使用、多頭存儲，難免出現涉及同一項目、同一人等的房地產網絡檔案信息不一致的情況，這樣就會有一個在出現這類情況時，由誰，如何判定其真實性與唯一性的問題。
3.基于互聯網的房地產檔案管理問題的解決辦法
3.1提升管理人員水平
房地產檔案管理人員水平直接影響信息準確及安全，企業要加強對相關人員的技能培訓，特別是管理技術、應急能力、安全防范及責任心等方面。有條件的企業可為相關人員提供學習平臺，與其他企業進行而對而交流，不斷汲取別人長處。房地產企業要構建年齡、知識結構合理的檔案管理人才梯隊，通過引入高素質的大學生充實管理隊伍，也可對企業自身的專業人員加強培訓，從而提高相關人員的業務素質。
3.2加快房地產檔案數字化進度
互聯網的發展是迅速的，房地產檔案管理可以借其發展趨勢完成數字化。建立電子檔案，并保持電子檔案和紙質檔案保持一致性。
3.3強化檔案資源標準監理正規體系
對于房地產檔案信息的管理工作，需要有強有力的監督管理體系，這樣能夠使得檔案信息更加的完整和標準，這樣對于數字化技術的應用才能更加得心應手。
3.4明確數字化房地產檔案的認定屬性
目前電子檔案的作用比較有限，一般不會作為有效的證明材料，缺乏法律屬性。主要是目前的證明材料還是以紙質檔案為主。隨著互聯網的發展以及人們對檔案信息調用的方便性要求越來越高，人們對電子檔案的使用范圍會越來越大。
3.5檔案數據動態化管理
房地產數據因主客觀因素時常變動不可避免，如房屋坍塌、繼承、租賃、買賣等，房地產企業要及時更新數據，以確保檔案的時效性和準確性。特別是我國基礎建設加快，街道、地名等變化較快，房地產檔案數據要實行動態化管理及時修正，避免數據遲滯性。因此，房地產各相關單位要與檔案管理部門或機構溝通保持暢通，使檔案數據動態化管理成為常態。
