時間：2023-08-21 17:10:29
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本標準規(guī)定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核。
本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準
下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構(gòu)成為本標準的條文。
財政部會第4號《企業(yè)財務通則》。
財政部會第5號《企業(yè)會計準則》。
財政部財工字(92)574號《工業(yè)企業(yè)財務制度》。
華中電力集團電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)
3管理職責
會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。
4管理內(nèi)容與要求
4.1基本任務
4.1.1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計本局形成的會計檔案，做到保管妥善、存放有序、查閱方便。
4.1.2做好會計檔案的查閱、復制利用工作，為全局經(jīng)營管理工作服務。
4.1.3負責對本局形成的財務檔案的歸檔工作進行業(yè)務指導。
4.1.4負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批準銷毀的會計檔案。
4.2歸檔范圍
4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映本局經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，具體包括:
1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。
3)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。
4.2.2局財務部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應當歸檔打印出的紙質(zhì)會計檔案外，還應將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。
4.2.3會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。
4.3歸檔要求和時間
4.3.1本局每年形成的會計檔案，應由局財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊(做到卷內(nèi)無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。
4.3.2當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務部保管一年，期滿之后，第二年由局財務部編制移交清冊，向局檔案館移交。
4.3.3編制會計檔案移清冊時，應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度等內(nèi)容。
4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案人員應會同局財務部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。
4.4會計檔案的管理
4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)、《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行編號、劃分保管期限。
4.4.2根據(jù)計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。
4.4.3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內(nèi)容后，按“年度——會計名稱——案卷號”的順序排架。
4.5會計檔案的鑒定與銷毀
4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、25年4類。
4.5.2全局職工工資表、年度財務報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊、銷毀清冊等，定為永久保管。
4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。
4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。
4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、固定資產(chǎn)報廢清理后的卡片、月、度會計報表其保管期限定為5年。
4.5.6主要財務指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。
4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務部提出段意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
4.5.9局分管領(lǐng)導須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
4.5.10銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導報告。
4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
4.6會計檔案的利用
4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢索工具，積極主動地提供檔案，為全局經(jīng)濟工作服務。
4.6.2歸檔保存在會計檔案只供本局財務人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分管領(lǐng)導批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續(xù)。
4.6.3查閱或復制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。
4.7會計檔案的保管
4.7.1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間，濕度控制在45%～65%之間。
4.7.2庫房內(nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕。
5檢查與考核
關(guān)鍵詞：會計檔案；存在問題；應對辦法
一、會計檔案的特點
會計檔案是所有經(jīng)濟實體在經(jīng)濟活動中形成的會計憑證、會計賬簿、和財務報表、財務決算等具有保存價值應作為歷史資料長期保存的專業(yè)材料。由會計檔案的定義可以看出，會計檔案由會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務決算等會計材料組成。
（一）會計資料具有以年度劃分整體性的特點
會計資料是以一個年度為一個整體的，從1月到12月產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等相互關(guān)聯(lián)，到年末形成一個財務決算，作為一個年度的結(jié)束，形成一個不可分割的整體，保持會計檔案的完整性、整體性、不可分割性是會計檔案管理好壞的基礎。
（二）會計資料的種類的固定性
會計資料每一筆的形成都是不同的，內(nèi)容多樣，業(yè)務量大，但是它的組成形式卻基本相同，主要由會計憑證、會計賬簿和會計報表三部分組成。
（三）會計資料的收集整理具有規(guī)律性
一個會計年度從業(yè)務的發(fā)生開始，不斷的形成會計憑證，記錄會計賬簿，月末形成會計報表，年末形成會計決算等，能連續(xù)不斷的記錄業(yè)務每一個經(jīng)濟活動，并進行必要的數(shù)據(jù)分析，能保證經(jīng)濟業(yè)務間的相互聯(lián)系，為以后業(yè)務的開展提供歷史數(shù)據(jù)，這種規(guī)律性是其他檔案所沒有的。
（四）會計資料歸檔特殊性
會計檔案是以數(shù)字記錄業(yè)務發(fā)生的數(shù)字檔案，是反映經(jīng)濟業(yè)務的歷史資料。會計憑證、會計賬簿和會計報表、財務決算都有特定的格式和記錄的內(nèi)容，與其他文字資料不同，會計檔案的裝訂樣式、保管形式也與一般文件資料不同，具有特殊性。
二、會計檔案存在的重要作用
（一）會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史和重要物證
會計檔案是單位經(jīng)濟活動的重要載體。會計憑證，會計賬簿，編制會計報表，年末編制年度決算，形成了一年整體的會計檔案，多年會計檔案連續(xù)起來，能夠直接反映每個歷史時期單位各項經(jīng)濟活動。使會計檔案具有連續(xù)性和制約性的特點。
（二）會計檔案是查處打擊經(jīng)濟問題重要依據(jù)
會計檔案連續(xù)客觀地記錄了各項經(jīng)濟活動軌跡，在審計中會計檔案為之提供了重要的憑證，可以為查處經(jīng)濟犯罪的蛛絲馬跡提供可靠的書面證據(jù)。
（三）會計檔案是經(jīng)濟發(fā)展研究的重要資料
會計檔案記錄了經(jīng)濟活動的發(fā)展軌跡，記錄了經(jīng)營過程中經(jīng)歷的成功和失敗，為經(jīng)濟發(fā)展研究提供各種精準的數(shù)據(jù)和歷年對比資料，具有重要利用價值。
（四）會計檔案是對經(jīng)濟實體會計監(jiān)督的重要資料
會計檔案在審計和工商、稅務、檢察院等行政機關(guān)的檢查過程中有極高的使用效率。各個行政機關(guān)首先就會對經(jīng)濟實體的會計憑證、賬簿、財務報表等原始資料進行審核，綜合評估被審查單位經(jīng)濟業(yè)務是否依法合規(guī)，會計處理是否實事求是。通過對會計流程和業(yè)務處理的審核，發(fā)現(xiàn)單位財務處理和內(nèi)部財務管理方面的問題，從而做出整改建議或處理決定。
三、會計檔案管理工作中存在的問題
（一）對會計檔案歸檔整理工作的重要性認識不充分
單位領(lǐng)導不夠重視，財務人員管理意識淡薄，導致財務日常工作與會計檔案管理相脫節(jié)。多數(shù)單位只對會計日常核算是否合法重視，對會計檔案管理置之不理，沒有設置財務檔案管理人員，對財務檔案管理人員的監(jiān)管更是少之又少。會計人員培訓學習中，很少進行會計檔案的裝訂和保管進行培訓，大多數(shù)是由會計人員兼管，會計人員大多忙于日常會計核算，疏于檔案管理工作，對檔案的基本規(guī)范，檔案的歸檔范圍和標準不明確，使得歸檔整理的會計檔案不規(guī)范，不能達到科學歸檔管理的要求。
（二）會計檔案資料歸檔不完整
大多數(shù)經(jīng)濟實體單位只認為會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料應該整理歸檔，卻對會計文件材料如：財務預算、決算，單位制定的財務制度等會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，日積月累會計檔案的完整性和連續(xù)性受到了嚴重影響。
（三）會計檔案管理人員綜合素質(zhì)需要進一步提高
綜合素質(zhì)的提高是多方面的，思想意思和業(yè)務水平是提高綜合素質(zhì)的關(guān)鍵。一些單位財會人員兼管財務檔案缺乏應有的專業(yè)知識，不遵守會計法關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定，規(guī)章制度不能認真落實，重日常財務核算輕會計賬務保存管理，不按法律法規(guī)執(zhí)行，偽造、篡改、更換記錄憑證的現(xiàn)象也個別出現(xiàn)：也為自設假賬、自建賬外賬等違規(guī)行為創(chuàng)造了便利條件。造成會計核算工作不嚴謹不規(guī)范，導致會計信息嚴重失實，千里之堤潰于蟻穴，會計人員一點點小過失長期積累嚴重影響了國家宏觀決策、危害極大。
（四）財務檔案管理部門設立不完善、歸檔不規(guī)范
單位設立財會檔案管理部門是當代財務工作的迫切需要，也是法律法規(guī)的剛性要求，但實際工作各單位對財務檔案工作均重視程度不夠，管理規(guī)范，大多數(shù)段位都沒有設立專門的財務檔案管理部門，財務檔案管理工作由會計人員兼任。財務會計檔案的整理、歸檔、保管、銷毀工作不受重視，大多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，也沒有按照會計法的規(guī)定定期銷毀，由于多種因素導致會計檔案的鑒定銷毀工作無法完成，造成已經(jīng)過期的會計檔案仍長期存放無人管理，嚴重影響了檔案管理整體工作的質(zhì)量和成果。
關(guān)鍵詞：高校；財務檔案；管理；利用
高校財務檔案是記錄和反映高校發(fā)展過程中經(jīng)濟業(yè)務往來的真實記錄，與其他檔案材料相比較，有其獨特性，實物憑證多，查詢利用率高。特別是近年來出現(xiàn)的高校合并熱使高校規(guī)模日益擴大，高校財務檔案庫藏劇增，給檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。作為高校檔案的重要組成，高校財務檔案管理水平的高低是權(quán)衡一個高校綜合水平的一項非常重要的指標，所以，做好高校財務檔案管理是建設現(xiàn)代大學管理體系的重要工作之一。
1 高校財務檔案組成
從中國現(xiàn)代會計管理體系來看，高校財務檔案主要由下面兩部分組成。第一部分是會計核算材料，主要包括：①會計憑證。②賬本。③工資津貼表。④財務報告。⑤銀行存款對賬本。⑥余額調(diào)節(jié)表。⑦會計檔案移交。⑧銷毀表。⑨保管表等。第二部分是財務收入收據(jù)，主要包括：①行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據(jù)。②單位往來款票據(jù)。③學生學費收據(jù)。④校內(nèi)收據(jù)。⑤服務業(yè)統(tǒng)一收據(jù)等實物票據(jù)。[1]
2 高校財務檔案的特點
2.1 真實性。高校財務檔案是記錄高校經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料。學校發(fā)展過程每單經(jīng)濟業(yè)務往來的具體情況，都是由一張張具體而有效的票據(jù)憑證及時真確地記錄在案。檔案具有不能修改的特性，它決定了任何時候出現(xiàn)任何與經(jīng)濟有關(guān)系活動的憑證都必須是真實有效的，財務檔案保存的就是高校所有財務往來的直接證據(jù)。
2.2 專業(yè)性。財務會計是一門專業(yè)性較強的學科，財務檔案因其專業(yè)性特點，必須由財務部門專業(yè)人員整理、裝訂、造冊歸檔，根據(jù)現(xiàn)行管理制度要求和實際需要須在財務管理部門管理保管1到2年后才會將實物案卷移交高校綜合檔案館收藏保管。對一般的檔案管理人員來說，對歸檔后的財務檔案卷宗的分類管理與利用存在一定的難度。
2.3 利用性。高校財務檔案在高校檔案利用過程中，是利用率比較高的。它可分為兩個階段：第一階段是在財務部門管理利用的頭兩年，這一階段主要是財務內(nèi)部審核、結(jié)算和相關(guān)業(yè)務查詢；第二階段是移交學校綜合檔案館之后的查詢利用，主要為高校的審計、財務、總務、后勤等部門及高校的老師、高校畢業(yè)學生等個人需要查找相關(guān)財務憑證展開服務的。特別是每年的高校財務審查、不同層級和目的的審計等都需要大量查閱財務憑證，以便一一核證相關(guān)問題。所以說高校財務檔案具有較高的利用性。
3 高校財務檔案管理措施管見
3.1 單獨設立財務檔案館藏庫房或財務檔案館藏專柜，專門收藏財務檔案，實施專項管理。這是根據(jù)財務檔案的真實性、專業(yè)性和利用性三大特點而提出的具有針對性的管理措施之一，它不同于學校日常活動和管理產(chǎn)生的文字和圖片檔案，它還有唯一性、不可復制的特點，如果管理不善出現(xiàn)損毀或丟失，那就會造成無法挽回的損失，這也是從檔案法所要求的安全性這個重要環(huán)節(jié)出發(fā)考慮的。不少高校由于領(lǐng)導意識和硬件、經(jīng)費等因素，對高校檔案管理沒有給予足夠的重視，沒有給財務檔案設置獨立的庫房或?qū)９瘢皇侨斡蓹n案館人員根據(jù)現(xiàn)有的庫房條件，與其他檔案卷宗混合歸放在一起，給管理與利用造成了很大的不便，甚至造成卷宗的錯放或丟失，造成不可挽回的損失。
3.2 遵循財務會計專業(yè)特性，科學制定管理規(guī)范與查閱流程。財務會計業(yè)務是每個工作日都會產(chǎn)生財務會計實務憑證的，時間性強，業(yè)務量大，實物憑據(jù)大小長短不一，卷宗多，歸檔后只有進行有效管理，才能達到方便查閱利用。
（1）按編年目錄有序上架歸檔。財務專用庫房檔案柜檔案上架順序，以年份為基準，排列方法按S走向排列，上架。每個檔案柜都要做好標簽，注明該柜財務檔案的年份、排列序號等說明，基本要求是做到一個小標簽就是該柜子卷宗的小說明書。
（2）柜內(nèi)組件編目要詳細明了，一目了然。財務實物的賬本、附件等財務檔案的上架，要注意做到每組檔案都有編目，并做好標簽說明，標準是做到打開柜子，面對一柜子的賬本、附件資料，可以隨手拈來不費工夫，提高利用效率。
3.3 加強檔案專業(yè)人員財務知識的提高。財務檔案管理是一項專業(yè)性特點較強的工作，一般是由財務人員收集、整理、編造卷宗，在財務部門保存1到2年后才移交到高校檔案綜合館的。由于財務工作人員整理財務實物憑據(jù)時一般都只是按照財務會計管理的要求編造卷宗的，與目前綜合檔案管理的規(guī)范不完全一致，這就是我們通常所說的財務檔案的特殊性，也是給綜合檔案館管理帶來困難和挑戰(zhàn)的原因之一。因為檔案工作人員一般都是非財務專業(yè)的，對財務會計實物憑據(jù)造冊歸檔不太熟悉，這種雙向知識性差異導致了管理和利用上的隔閡。檔案管理人員因為不熟悉財務知識，在財務檔案利用中，常出現(xiàn)找不到要找的財務檔案而需要財務人員配合的尷尬局面。所以，加強財務人員的檔案知識培訓，與加強檔案人員的財務知識普及都是非常必要的，還要創(chuàng)造條件積極促進高校財務和檔案部門的業(yè)務交流，使財務檔案管理工作做得更規(guī)范，利用效率更高。
4 做好高校財務檔案利用的幾點技巧
4.1 提高檔案利用的質(zhì)量。按照檔案管理法規(guī)的規(guī)定，檔案館一般只提供查詢、復印等利用，不外借，財務檔案更不例外。財務檔案利用率最高的是財務憑證，高校財務每年都會遇到學校財務部、審計處、高校上級財務主管部門等的審查，高校設備、后勤等部門及學生、老師對財務檔案的查詢利用。尤其是審計部門，常常一審就是要查好幾年上百卷憑證。而憑據(jù)復印是查詢過程中常遇到的難題之一。因財務檔案的特殊性，實物憑證一卷的厚度達3厘米，而且長短大小不一，參差不齊，復印難度大，每次復印出來，很難達到工作需要的標準。但隨著科技的進步，電子影像技術(shù)，甚至是手機也可以被應用到檔案利用工作中來。如面對需要復印的憑證，可以用相機或手機把憑證拍攝成照片，利用網(wǎng)絡技術(shù)傳輸?shù)诫娔X，再利用計算機合成WORD文檔，經(jīng)過PHOTOSHOP等圖片軟件處理，頁面修正、黑白對比度的調(diào)整等技術(shù)手段的處理，一份清晰完整的財務憑證就可以提供給利用者，效率也大幅得到提高。
4.2 財務憑證查詢前后的歸檔技巧。財務檔案查詢、審計部門的審計，所涉及的原始憑據(jù)少則一個月，多則一年，甚至好幾年，有時搬出來的卷宗堆積如山，用后歸檔工作瑣碎繁重，但周而復始的反復查詢利用，要求歸檔上架要恢復如初，才能為下一次的查詢工作提供準確無誤的服務。下面就財務憑證利用前后的查找、歸檔上架的實際工作技巧做一些介紹。
①整理。面對需要審計的憑證，管理人員需要預先根據(jù)查詢或?qū)徲嬚咛峁┑哪攴莘秶谐鲳^藏清單，核對無誤后打印2份清單（一份供檔案管理人員使用，一份供審計或者利用的部門工作人員使用），然后根據(jù)清單去庫房查找實體憑證。如果遇到卷宗錯放號碼年份排列不順等情況，則需要對憑證單重新整理按年排序。如遇到一次要審計一批多年上百卷的，管理人員必須提前準備多個箱子，按一年一箱在箱子上編好年份，把需要查找的憑證按年份入箱，以備審查。
②憑證利用后歸檔。憑證審計后，必須完整歸檔上架。如遇一次性審計數(shù)量較大，加上現(xiàn)實庫房條件不是很好，空間擁擠，光線暗淡，在歸檔上架時就非常容易出錯，會給下次利用帶來困難。歸檔上架順序可按如下規(guī)程操作：a.上架憑證按年、月分類。b.核對上架憑證年份、月份與檔案柜年、月編號必須相同。c.核對上架憑證年、月、卷號和憑證盒編號必須相同，無誤才能安全上架。一般一盒放置2卷憑證，每次利用后，最好把盒里原有的憑證與將要上架憑證核對憑證號是否相連，做到利用一次核對一次，不能絲毫有差錯。如：2013年5月份第44卷憑證不小心放進2013年6月第44卷位，那么下次需要再利用，就必須對2013年所有憑證排查才能找到，造成不必要的時間浪費，影響工作效率。
萬事就怕認真，做財務檔案管理工作也一樣。檔案管理人員平時要多加強財務知識的學習，掌握財務檔案的特點和規(guī)律，對管理的財務庫房和專柜做到了如指掌，才能把此項工作做得有條不紊。無論遇到多大量的財務審查，都能將工作順利完成。檔案事業(yè)是平淡的，平淡的事業(yè)上開出嬌艷的花，是我們檔案人義不容辭的職責。
檔案管理工作是局管理基礎工作的組成部分，是維護本局經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。局檔案是指本局在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，其構(gòu)成是以科學技術(shù)檔案為主體，包括計劃統(tǒng)計、財務管理、經(jīng)營活動、勞動工資、教育培訓和黨、政、工、團工作等方面的材料。為規(guī)范局文件材料的歸檔工作，完整、系統(tǒng)保存企業(yè)檔案，認真改造檔案行政管理和保管利用兩種職能，依法管理檔案事業(yè)，全面提高檔案工作的“三服務”水平。
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理辦法》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》的要求和《廣電集團梅州供電分公司檔案管理辦法》，特制定我局檔案管理辦法。
一．文件材料的歸檔范圍
我局在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應列入歸檔范圍，主要有：
一）生產(chǎn)技術(shù)管理方面
1、上級下達的技術(shù)性指示、命令、決議和決定；
2、主要技術(shù)問題的請示和批復；
3、本單位近期電力規(guī)劃；
4、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)和安全方面的規(guī)程制度；
5、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)的年度計劃、工作總結(jié)和統(tǒng)計年報；
6、有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)管理，技術(shù)引進和技術(shù)改造等管理形成的各種文件材料；
7、有關(guān)生產(chǎn)調(diào)度、通報、自動化、安全監(jiān)察、用電管理工作形成的各種文件材料；
8、質(zhì)量管理、標準計量、信息工作等管理中形成的各種文件材料。
二）計劃統(tǒng)計方面：有關(guān)各種計劃統(tǒng)計年報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動形成的各種文件材料。
三）勞動工資方面：有關(guān)定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護、保險、獎罰等工作中形成的各種文件材料及名冊、年報表。
四）財務管理方面：有關(guān)財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。
五）教育培訓方面：有關(guān)干部、職工教育和技能培訓的文件等。
六）黨、政、工、團工作方面：有關(guān)黨務工作以及組織，紀檢監(jiān)察、宣傳、人事、保衛(wèi)工作所形成的各種文件材料、行政管理、共青團和工會工作中所形成的各種文件材料等。
七）基本建設（工程）方面：是指工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。
八）設備、儀器方面：有關(guān)設備供貨合同、設備廠試驗報告、合格證、說明書等出廠文件材料。
九）局各部門單位與其他法人或組織之間簽訂的各類經(jīng)濟合同、技術(shù)合同、購電合同、并網(wǎng)協(xié)議等合同、協(xié)議。
十）歸檔：文件材料主要包括紙張，光盤、磁帶、照片、膠片，物等各種載體形式。
二．歸檔時間
一）各項管理工作中形成的文件材料，應在第二年第一季度內(nèi)，將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審查后，交辦公室歸檔。
二）基建項目文件在其項目鑒定，竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段，單項歸檔。
三）會計文件材料在會計年度終了后由財務部門按歸檔要求負責收集、整理、立卷、歸檔，保管一年后由財務部門編造清冊，經(jīng)部門負責人審定后移交檔案部門保管。
四）重要會議（如電力工作會議、黨代會、團代會、職代會、工代會等）文件材料應在會議結(jié)束后十五日內(nèi)交辦公室整理歸檔，重要會議記錄應在第二年的一月份交辦公室歸檔。
五）合同、協(xié)議簽訂后移交一份給辦公室歸檔。
六）重要設備、儀器開箱時，有關(guān)業(yè)務部門應在檢查驗收設備出廠技術(shù)文件材料，在開箱驗收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。
七）局員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結(jié)束后及時歸檔。
八）光盤、磁帶、照片及底片膠片、實物等形成的文件材料在工作結(jié)束后及時歸檔。
九）下列文件材料應隨時歸檔
1、縣級供電企業(yè)體制改革形成的文件資料包括接管代管縣由供電企業(yè)的有關(guān)情況、文件、合同、會議紀要、議案、工作方案、實施細則等方面的文件材料。各職能部門專（兼）職資料員在文件材料形成后及時移交辦公室歸檔。
2、變更、修改、補充的文件材料。
3、內(nèi)容機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。
4、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中的文件材料。
5、其他臨時性活動形成的文件材料。
三．文件材料的歸檔要求
一）歸檔的文件材料必須準確地反映企業(yè)在各項活動的真實內(nèi)容和歷史面目。
二）生產(chǎn)建設活動中形成的科技文件材料（含宿微膠片、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤等），由項目負責人指定有關(guān)人員負責收集、整理后交辦公室歸檔保管。
三）各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其生產(chǎn)范圍，指定有關(guān)人員負責收集整理后交辦公室歸檔。
四）歸檔文件應為原件。因故無原件的榀為具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。
五）歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應復制。
六）辦公室在接收歸檔材料時應全面檢查歸檔文件的質(zhì)量。交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。
四．文件資料檔案的保密管理
一）對機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須由局分管領(lǐng)導批準，只準在檔案室查閱。
二）文書資料檔案原則上只能在檔案室閱讀使用，不得外借，如確因工作需要，須經(jīng)局辦公室領(lǐng)導批準。
三）非財務部人員查閱會計檔案，須經(jīng)局財務部領(lǐng)導批準。
四）檔案資料未經(jīng)批準，不準擅自復印，經(jīng)批準同意借出或復印的檔案，不準轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷，私自摘抄，不得帶出局外，更不得劃道填字、涂改、損壞文件。
關(guān)鍵詞：會計檔案；科學管理；財會部門
會計檔案是指機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織的財會部門或會計人員在經(jīng)濟活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎工作規(guī)范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規(guī)定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎工作。規(guī)范會計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內(nèi)容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計檔案在各項事業(yè)中的重要作用。
1會計檔案的特點及作用
1.1會計檔案的特點
會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨有的特點，會計檔案的特點主要表現(xiàn)如下：
（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經(jīng)濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。
（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟活動和財務收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟業(yè)務收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。
（3）形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。
1.2會計檔案的作用
會計檔案作為一種經(jīng)濟檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實準確的財務信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟活動和經(jīng)營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業(yè)單位對外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會計數(shù)據(jù)，而會計數(shù)據(jù)也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務方面的確鑿證據(jù)。第四，國家統(tǒng)計部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中也有相當一部分來源于財務數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經(jīng)濟、社會的發(fā)展，經(jīng)濟活動更加多樣化和復雜化，會計檔案則保留了全部經(jīng)濟活動的痕跡，為日后分析經(jīng)濟情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓提供依據(jù)。只有加強會計檔案的科學管理，才能充分發(fā)揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機構(gòu)和企事業(yè)單位及時、準確、全面地提供高質(zhì)量的會計信息。
2會計檔案科學管理工作中存在的問題
2.1對會計檔案管理工作的重要性認識不夠
有的單位領(lǐng)導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內(nèi)部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結(jié)束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業(yè)務非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化贅理標準知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓與學習。不少單位重會計業(yè)務，輕會計檔案管理，存在會計業(yè)務與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規(guī)定的。
2.2會計檔案管理制度不夠健全
有些單位的財務部門，領(lǐng)導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業(yè)經(jīng)營機制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會計檔案管理在內(nèi)的機制并未有效建立和健全，缺乏相應的監(jiān)管機制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會計檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實際不相吻合，沒有專門的適應現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟為基本特征的市場經(jīng)濟體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
2.3會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范
會計檔案不規(guī)范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規(guī)范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。
2.4會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進一步提高
就目前一些部門和單位的實際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設法偷稅。這不僅給國家稅收征管設置人為障礙，而且造成會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
3完善會計檔案管理工作的對策
3.1統(tǒng)一思想，加強領(lǐng)導，提高認識
各單位要加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設立檔案管理部門的，應在會計機構(gòu)中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作。《會計檔案管理辦法》第3條規(guī)定，國家機關(guān)，社會團體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應建賬的個體工商戶和其他組織。應當依照本辦法管理會計檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強會計檔案管理工作的領(lǐng)導……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強會計檔案的管理，如果不加強這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
3.2制定規(guī)范，健全會計檔案管理各項規(guī)章制度
要做好財務檔案管理工作，必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務、經(jīng)濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用
3.3規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導批準后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務時為止。
3.4加強會計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質(zhì)
會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權(quán)力；其次，會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓學習更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務水平，使企業(yè)會計檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學、更加適應建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
4結(jié)語
在財務檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進而對企事業(yè)增強活力、競爭力，適應社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。
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(一)管理依據(jù)的特殊性
歸檔管理的會計檔案材料是財務管理工作中直接產(chǎn)生的，具有原始性、唯一性的文件材料，按照法定程序收集整理歸檔以后，更具有系統(tǒng)性和連貫性，成為可以作為法庭證據(jù)的依據(jù)性材料。為了保證會計檔案管理的合法有效，國家不僅在《會計法》中對會計檔案的管理做出了明確規(guī)范，并且專門制定、頒布了《會計檔案管理辦法》予以規(guī)范，這在其他門類檔案中是不多見的。在此基礎上，各個大型國有企業(yè)包括我公司在內(nèi)都制訂了專門的會計檔案管理制度，使會計檔案成為企業(yè)檔案管理中最為規(guī)范、明確、高效的門類之一。
(二)來源的特殊性
由于企業(yè)的自身特點，使檔案管理的前期階段，即歸檔材料的形成、積累，歸檔前整理和按時移交，成為檔案管理中最難以規(guī)范化管理的階段。因為歸檔材料的形成主體成分眾多，素質(zhì)參差不齊；歸檔材料產(chǎn)生的時間、處所及環(huán)境條件各異，所以歸檔材料質(zhì)量的可控性較難提高，會計檔案的來源同樣存在這些問題。雖然會計檔案歸檔材料是由專業(yè)的會計機構(gòu)及會計人員移交給檔案部門，而且在移交歸檔前進行過審查，但是會計憑證來源各異，數(shù)量繁多；會計賬簿專業(yè)性強，分類嚴格；其他會計資料種類繁雜，難以準確分辨，這些特點在其它門類的檔案中都是不多見的。此外，對于會計檔案歸檔材料積累、整理方法、質(zhì)量及歸檔時間界定等要素均有明確、嚴格的規(guī)定，同樣也有別于其它門類檔案。在歸檔時間上，當年的會計檔案在會計年度終了后由財務部門自行保管一年，待下一個年度才移交歸檔；在整理方法上，會計檔案歸檔材料是由會計人員而不是檔案人員負責組卷及裝訂，以確保卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。
(三)管理的特殊性
會計檔案是經(jīng)濟活動的直接憑證，與企業(yè)經(jīng)濟活動的聯(lián)系非常緊密。因此，會計檔案歸檔范圍必須涵蓋經(jīng)濟活動的全過程，必須如實反映經(jīng)濟活動各環(huán)節(jié)之間的客觀聯(lián)系，這就要求會計檔案管理人員必須對企業(yè)財務部門和會計人員的業(yè)務工作有一定程度的了解并積極配合；會計檔案歸檔材料種類多樣，壽命周期長短各異，保管期限各不相同，有3年、5年、10年、15年、25年和永久等六個檔次，這是會計檔案獨有的特點；由于會計檔案數(shù)量多，特別是短期保存的數(shù)量大，需要經(jīng)常進行價值鑒定和及時銷毀。在我公司，只有會計檔案能夠做到定期組織進行鑒定、銷毀。這些方面均與其他門類檔案有明顯區(qū)別。
(四)利用的特殊性
由于會計檔案涉及企業(yè)的經(jīng)濟利益，具有明顯的經(jīng)濟價值和嚴格的保密要求，必須依法依規(guī)嚴格管理，無關(guān)人員不應當接觸。因此要求企業(yè)檔案部門做出適應會計檔案自身特點的專門規(guī)定，對利用會計檔案的主體、時間、地點及管理要求做出明確、細致的要求。要對利用者的資格進行限制和審查，采取措施保證在利用會計檔案的過程中不致造成失密、泄密，要規(guī)定明確的利用程序并對整個利用過程實行嚴格有效的監(jiān)督管理，在確保館藏會計檔案完整與安全的前提下，積極開發(fā)館藏會計檔案信息資源。
(五)信息化管理的特殊性
自2005年我公司檔案信息化建設起步以來，由于各門類檔案信息化建設難度不一，因此進展步伐也各不相同，而會計檔案信息化就是其點比較鮮明的一類。可以說，會計檔案信息化建設的速度是最快的，又是最慢的。所謂進度最快，即會計檔案是最先完成案卷目錄數(shù)據(jù)庫建設的門類；所謂進度最慢，即直到今天，我們也沒有完成會計檔案卷內(nèi)目錄數(shù)據(jù)庫的建設，更不用說檔案全文數(shù)據(jù)庫建設了。事實上，會計檔案本身的特點已經(jīng)決定，后兩個數(shù)據(jù)庫的建設既沒有必要性也沒有可行性。這個特點與其它門類檔案數(shù)據(jù)庫建設工作日新月異的局面形成鮮明的對比。
二、企業(yè)會計檔案管理的實用方法
(一)企業(yè)會計檔案管理制度的建立和實施控制
會計檔案和其它各門類檔案一樣，必須依法管理，堅持“照制度辦事，按程序操作”的要求。
1.在制度建設方面應當抓好三個層次的工作：一是制訂專門的會計檔案管理制度；二是在國家相關(guān)法規(guī)修訂、企業(yè)實際情況變化等情況下，應及時對會計檔案管理制度進行修訂；三是在實際工作中，應逐步建立健全會計檔案接收、管理、利用和鑒定銷毀的具體操作程序，使會計檔案的管理真正處于有規(guī)可依、有章可循的良性環(huán)境。
2.在制度落實方面，要采取有力措施保證管理制度的有效實施和閉環(huán)控制，確保管理制度落到實處。應當做到三個納入：一是將檔案管理制度（包括會計檔案管理制度）納入企業(yè)的管理制度體系，確保檔案管理制度的效力；二是將檔案管理制度的內(nèi)容納入職工培訓課程，確保檔案管理制度的宣傳貫徹；三是將檔案管理制度的實施納入企業(yè)的經(jīng)濟責任制考核范圍，與各單位的工作績效掛鉤，這樣才能確保檔案管理制度的切實執(zhí)行。
(二)企業(yè)會計檔案材料的歸檔前控制
歸檔前控制是檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié)，也是一個容易被忽視的環(huán)節(jié)，在會計檔案管理工作中同樣如此。因為會計檔案在歸檔之前都是由專業(yè)會計人員管理，往往使檔案人員產(chǎn)生“會計檔案是歸檔前管理最規(guī)范的一類檔案”的慣性思維，從而放松對會計檔案材料的歸檔前控制。我們在長期的管理實踐中認識到，會計檔案管理人員必須提高對歸檔前控制這個環(huán)節(jié)重要性的認識，必須采取有效手段確保檔案歸檔環(huán)節(jié)的質(zhì)量和效率。會計檔案材料的歸檔前控制主要包括三個方面的內(nèi)容。首先是對歸檔材料進行現(xiàn)狀調(diào)研，切實掌握歸檔單位分管領(lǐng)導及責任人是否有變化，弄清應歸檔材料的數(shù)量及保管現(xiàn)狀，以及可能影響歸檔工作進度與質(zhì)量的其它情況，做到心中有數(shù)；其次是要與歸檔單位的領(lǐng)導及責任人保持溝通，建立經(jīng)常、及時、良性的信息交流；第三是針對調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問題進行有的放矢的業(yè)務指導，包括宣傳會計檔案管理法規(guī)與制度，傳授歸檔材料組卷、裝訂及保管的方法與要求，共同商討解決問題的思路與辦法等等，特別是在歸檔單位責任人員發(fā)生變動后，這項工作的重要性更是不言而喻。一般來說，歸檔前管理工作越及時、主動、細致，會計檔案材料的接收歸檔工作就會越順利。
(三)企業(yè)會計檔案材料的接收歸檔
會計檔案的接收歸檔工作是會計檔案規(guī)范化管理不可缺少的基礎環(huán)節(jié)，必須按照“規(guī)范、明確、高效”的要求有序進行。從上世紀九十年代末期開始，我們就逐漸摸索出一套行之有效的工作程序。每年剛過春節(jié)，我們就開始與歸檔單位溝通，在充分協(xié)商的基礎上制訂印發(fā)當年的會計檔案歸檔計劃，確定各單位的歸檔次序、時間安排、歸檔材料內(nèi)容、歸檔手續(xù)以及聯(lián)系方式，當然每年都要不厭其煩地重申歸檔要求，以保證歸檔計劃的可執(zhí)行性。然后就是為歸檔材料的進館做好必要的準備，包括柜架的規(guī)劃安排、位置調(diào)整、裝具準備等各項工作，在此期間往往還要關(guān)注與指導歸檔單位制作歸檔材料交接清單的進度與質(zhì)量。會計檔案歸檔材料的接收工作既是技術(shù)活也是體力活。按照交接清單逐卷清點，核對名稱、編號、數(shù)量，精神高度集中，不敢稍有懈怠；一卷檔案不過一兩斤重，但是要連續(xù)將幾千卷檔案在短時間內(nèi)進行清點、搬運、消毒、上架，不僅要求有較強的手腦協(xié)調(diào)能力，還要求有較好的身體素質(zhì)。
(四)企業(yè)會計檔案的安全保護
會計檔案接收入庫以后，雖然組卷、裝訂環(huán)節(jié)的工作已由會計人員完成，但是仍然有許多管理工作要做。首先是歸檔材料的清潔消毒就與其它檔案不同，其它檔案都是先消毒后裝訂，文件材料之間的間隙大而松散，臭氧氣體容易進入，消毒時間不需要太長；而會計檔案是已經(jīng)裝訂完畢然后消毒，臭氧氣體難以順利進入紙張之間，不但要求檔案在消毒柜中翻開擺放，還要適當降低檔案的擺放密度，適當延長消毒時間，使消毒殺菌盡可能徹底。其次是會計檔案的裝具即卷盒種類多、規(guī)格多。會計憑證、會計賬簿和會計報表的外形尺寸各不相同，因此除了會計報表與其它會計材料采用各門類檔案通用的卷盒外，我們還專門為會計憑證與會計賬簿量身定做了不同規(guī)格的卷盒。第三，會計檔案的保護、保密管理要求高。我公司于2013年為會計檔案庫房安裝了帶指紋鎖的門禁系統(tǒng)，改進了防盜實時監(jiān)控系統(tǒng)，進一步提高了會計檔案的安全防護水平。此外，還有會計檔案案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄和備考表的制作；總賬、分類賬和檢索工具的建立；由于檔案鑒定、銷毀而形成柜架空間，必須經(jīng)常進行倒架調(diào)整，比其它檔案管理頻繁得多；會計檔案的數(shù)量最多，庫房面積最大，日常清潔衛(wèi)生工作量也最大。這些工作看起來瑣碎，但是缺一不可。
(五)企業(yè)會計檔案的利用管理
利用會計檔案最重要的就是要把握好開發(fā)檔案信息資源與保障檔案完整安全這兩者之間的辯證關(guān)系。首先，利用會計檔案的主體必須是持證上崗的專業(yè)會計人員，因此檔案部門應當掌握本企業(yè)的持證會計人員名單，并且定期與財務管理部進行溝通，對名單進行更新；其次，利用會計檔案必須事先經(jīng)公司財務部領(lǐng)導書面批準，并有檔案部門領(lǐng)導簽字確認，以確保利用的目的是因工作需要；第三，利用會計檔案必須在檔案部門設置的專用閱檔室內(nèi)進行，必須有會計檔案管理人員現(xiàn)場服務，閱檔室內(nèi)還應當配備監(jiān)控攝像頭、電話等必要設施；第四，如果需要復制檔案，必須在審批手續(xù)中明確說明，并由會計檔案管理人員在檔案部門內(nèi)部進行。
(六)企業(yè)會計檔案的鑒定及銷毀
到期會計檔案的鑒定銷毀是會計檔案管理的最終環(huán)節(jié)，也是考驗一個檔案工作者素質(zhì)的試金石。美國國家檔案館前館長、著名檔案學家巴克先生曾經(jīng)告誡我們：“人類的檔案遺產(chǎn)具有唯一性，不論由于何種原因失去其中任何一部分，都是整個人類的損失。”這句話成為我們每次鑒定銷毀工作之前必須重溫的信條。為了確保會計檔案鑒定銷毀工作的質(zhì)量，首先必須組織鑒定工作小組，由企業(yè)總會計師擔任組長，財務部門、檔案部門領(lǐng)導及相關(guān)工作人員參加。其次應由檔案人員制作案卷級鑒定清冊，并確保清冊的內(nèi)容與提交鑒定的檔案在順序、數(shù)量、內(nèi)容各方面準確對應。第三，采用逐卷鑒定的方法對到期的會計檔案進行價值鑒定。在鑒定前，應要求參加鑒定的會計人員事先做好相應準備，對提交鑒定的檔案是否涉及未辦結(jié)的債權(quán)債務，是否涉及正在辦理的違法違紀案件等內(nèi)容要心中有數(shù)，以免造成珍貴證據(jù)的滅失。第四，鑒定工作結(jié)束后，檔案管理人員要按照鑒定結(jié)論，將經(jīng)過鑒定的檔案分為兩個部分，對應當繼續(xù)保存的檔案重新標識、消毒、回庫；對應當銷毀的檔案建立銷毀清冊，辦理審批手續(xù)后，送到有資質(zhì)的銷毀單位，采用化紙漿的方式進行銷毀。最后，將銷毀清冊等鑒定工作資料完成簽字手續(xù)后，及時歸檔，永久保存。
(七)企業(yè)會計檔案信息化建設要點
我們必須清醒地認識到，無論會計檔案有什么樣的特殊性，信息化建設都是會計檔案管理的必由之路，這是不以我們意志為轉(zhuǎn)移的客觀規(guī)律。首先，扎實的檔案管理基礎工作是信息化建設不可缺少的前提條件；其次，會計檔案信息化建設應當是企業(yè)檔案信息化建設的有機組成部分，并且應與整個企業(yè)的信息化建設同步進行；第三，會計檔案信息化建設應當適應企業(yè)財務會計信息化建設的實際情況，遵循其自身的客觀規(guī)律，實事求是地進行。我們的設想是，對于會計賬簿類，數(shù)據(jù)庫建設到案卷級；在其他三個類別中，對于已經(jīng)歸檔的檔案，數(shù)據(jù)庫建設到案卷級，對于今后歸檔的檔案，在財政部下發(fā)的《企業(yè)會計信息化工作方案》正式實施后，根據(jù)實際情況，可能直接建設全文數(shù)據(jù)庫。因為這個方案將對現(xiàn)行的會計檔案形成方式和載體形式做出重要調(diào)整：除會計憑證類繼續(xù)采用紙質(zhì)載體外，其它三類材料即會計賬簿類、會計報表類和其它會計材料類都將可能全部或者大部分采用電子載體，不再采用紙質(zhì)載體。這必將會使會計檔案管理工作發(fā)生相當大的變革，我們應當盡早做好相關(guān)準備工作，以適應形勢發(fā)展的需要。
三、結(jié)束語
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；會計檔案；信息化
醫(yī)院會計檔案是醫(yī)院日常業(yè)務活動的真實記錄，反映醫(yī)院經(jīng)營過程中的各種經(jīng)濟活動，從會計報表到財務分析，從預算資料到?jīng)Q算資料，從會計憑證到記賬憑證，從成本核算到工資發(fā)放，一系列的財務管理過程最終形成會計檔案。營改增后，電子發(fā)票數(shù)量逐日增加，用戶可以通過掃碼或郵箱獲取電子發(fā)票，一些建立網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的企業(yè)，已不需要粘貼紙質(zhì)發(fā)票，實現(xiàn)了無紙化報銷。中國電信廣東分公司2012年開始會計檔案電子化試點，每年節(jié)約成本1000萬元，每年節(jié)省庫房約400平方米，不需異地調(diào)卷，立卷環(huán)節(jié)減少，工作效率提高。在物聯(lián)網(wǎng)、云存儲、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新技術(shù)不斷推陳出新、飛速發(fā)展的背景下，醫(yī)院完善會計檔案管理信息化已迫在眉睫。
一、醫(yī)院會計檔案信息化的現(xiàn)狀分析
1.醫(yī)院會計檔案管理面臨的問題。（1）檔案數(shù)量愈見增多。按照新《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，會計檔案中數(shù)量最多的會計憑證保管期限由15年增至30年，很多年難以銷毀，銷毀檔案所騰挪的空間又不足以存放新產(chǎn)生的會計檔案，為庫房存儲空間帶來極大壓力。（2）紙質(zhì)會計檔案查檔不便。會計檔案經(jīng)移交檔案室后，財務人員及其他職工如需查閱會計檔案必須到檔案室，一旦財務人員與檔案工作人員某一方無法到場，就無法進行檔案查閱。（3）電子發(fā)票報銷未開展。自2016年開始，電子發(fā)票已被各行各業(yè)使用，而在很多醫(yī)院，仍停留在紙質(zhì)載體的管理層級，甚至在電子發(fā)票日益增多的情況下，財務報銷仍需將電子發(fā)票驗證打印，電子發(fā)票的便利與現(xiàn)行紙質(zhì)發(fā)票的管理制度已然無法對接，甚至某種程度上反而增加了職工報銷的難度。2.醫(yī)院會計檔案信息化的法律保障。信息技術(shù)得到廣泛應用，電子檔案及其法律效力逐漸得到認同。2015年，國家稅務總局《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》（國家稅務總局公告2015年第84號），于2015年12月1日起，在全國范圍推行增值稅電子普通發(fā)票。2015年12月，財政部和國家檔案局聯(lián)合了新修訂的《會計檔案管理辦法》中，認可了電子會計檔案的地位和效力。2019年4月26日公布的《國務院關(guān)于在線政務服務的若干規(guī)定》第十二條提到：符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。2019年12月26日公布的《最高人民法院關(guān)于修改<關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定>》中提到：“電子數(shù)據(jù)包括下列信息和電子文件：……文檔、圖片、音頻、視頻、數(shù)字證書、計算機程序等電子文件；其他以數(shù)字化形式存儲、處理、傳輸?shù)哪軌蜃C明案件事實的信息。”2020年新修訂的《檔案法》中明確提出：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”這些法律法規(guī)的出臺與修改為電子會計檔案提供了法律保障。3.醫(yī)院現(xiàn)行管理系統(tǒng)的現(xiàn)實依據(jù)。醫(yī)院現(xiàn)有OA系統(tǒng)、HRP系統(tǒng)、電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)學設備管理系統(tǒng)、LIS系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等，分屬各部門管理與運行，互不關(guān)聯(lián)，輸出與存儲格式不同，與檔案管理系統(tǒng)互不兼容。這些業(yè)務系統(tǒng)是醫(yī)院在信息化建設方面的進展與體現(xiàn)，同時是信息化未能同步規(guī)劃、同步建設所帶來的負面結(jié)果，但也為醫(yī)院信息化整體構(gòu)建奠定了一定的基礎。各自業(yè)務系統(tǒng)的運行或多或少都在產(chǎn)生電子文件，如財務工作中，工作核算、績效考核、各項明細賬目等都通過財務管理系統(tǒng)進行分析與生成；人事工作中，職工花名冊、職務職稱任免等都在人事系統(tǒng)中管理。目前，醫(yī)院會計檔案信息化需要解決的是各業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接、及電子文件歸檔問題。
二、頂層設計：跨系統(tǒng)的信息共享平臺
1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)兼容對接。大數(shù)據(jù)、云存儲時代，數(shù)據(jù)集中、共建共享是發(fā)展趨勢，高度系統(tǒng)集成是會計檔案信息化的關(guān)鍵，分散式檔案管理已不適應發(fā)展需求。新修訂的《檔案法》第三十六條提到，推進電子檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)相互銜接。第四十一條，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。構(gòu)建醫(yī)院信息資源服務平臺，集成辦公系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等各業(yè)務工作系統(tǒng)，分系統(tǒng)內(nèi)各自部門運行，并最終都與檔案管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)。對各業(yè)務系統(tǒng)中應歸檔的原始數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集，所有系統(tǒng)內(nèi)形成的電子檔案都可直接歸檔至檔案管理系統(tǒng)，并通過檔案管理系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)。2.統(tǒng)一標準，技術(shù)規(guī)范設計科學。在醫(yī)院層級實行統(tǒng)一管理流程、統(tǒng)一元數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)一歸檔標準。財務管理系統(tǒng)作為重要部分，既包含前段財務業(yè)務流程，也應符合電子檔案的歸檔格式與標準要求。首先，梳理財務業(yè)務工作，確保會計憑證、賬簿、報表輸出電子格式，明確電子會計檔案的歸檔范圍及歸檔流程，確定“單套制”與“雙套制”的適用范圍。其次，制定數(shù)據(jù)接入技術(shù)規(guī)范，包括文件格式、接入頻率、背景結(jié)構(gòu)、校驗規(guī)則等標準，實現(xiàn)數(shù)據(jù)在線歸檔。3.利用優(yōu)化，歸檔與查檔流程簡化。紙質(zhì)會計檔案的歸檔流程可細分為打印、組卷、編目、裝訂、裝盒、上架。實現(xiàn)跨系統(tǒng)的信息共享后，對于實行“單套制”保管的會計檔案，可以省略打印、手動組卷、裝訂、裝盒、上架等過程，將組卷、編目、移交等流程轉(zhuǎn)至系統(tǒng)間進行。財務人員在財務管理系統(tǒng)中對待移交檔案定期移交，編制目錄并根據(jù)統(tǒng)一設定的檔號規(guī)則生成檔號，打印移交清單，經(jīng)領(lǐng)導審批后提交歸檔，編目信息、電子會計檔案元數(shù)據(jù)等信息一并移交。檔案管理系統(tǒng)接收移交數(shù)據(jù)后，對歸檔信息各項要求進行審核，確認無誤后歸檔流程完成。查檔利用流程進一步優(yōu)化，電子會計檔案移交后，擁有權(quán)限的財務人員可自行查閱系統(tǒng)內(nèi)生成的電子會計檔案，也可通過檔案查詢功能申請查閱存量會計檔案的原文“數(shù)字化”版本；普通職工查檔經(jīng)由財務人員審批并提交申請（如圖1）。
三、電子會計檔案：數(shù)字化走向“單套制”
1.存量會計檔案數(shù)字化。選取重要程度高、用戶利用率高、紙張損壞率高的存量會計檔案進行數(shù)字化掃描。存量會計檔案的數(shù)字化可以解決異地利用的困難，方便財務人員的查檔需求，提高工作效率，同時，在會計檔案保管期限到期銷毀后，可延長電子會計檔案保存期限，以備可能性的查考。存量會計檔案“數(shù)字化”的范圍應進行明確限定。會計檔案的利用主要集中在形成時間的近十年，形成時間越久的會計檔案，其利用率會相對越低，隨時間推移，基本呈逐步下降的趨勢。同時，醫(yī)院會計檔案的利用范圍相對集中于藥品采購、大型設備購置、“三公”經(jīng)費、科研課題經(jīng)費、固定資產(chǎn)等方面。因此，可以將數(shù)字化范圍限定在以下三個方面，建立專題數(shù)據(jù)庫，方便利用。（1）會計憑證。利用率高的原始憑證和記賬憑證進行原文掃描，甚至是保存為OCR識別后可以全文檢索的雙層PDF/OFD格式；（2）非計算機生成、手工填寫的總賬、明細賬、日記賬；（3）非計算機生成、手工填寫、永久保存的年度財務報告、部門決算。2.電子會計檔案“單套制”。電子檔案“單套制”已勢在必行，雖然目前實行全部電子會計檔案“單套制”在短期時間內(nèi)難以實現(xiàn)，但部分會計檔案“單套制”具有現(xiàn)實可操作性。財務部門推進電算化后，核算、內(nèi)控等業(yè)務工作都在計算機端生成、查閱，打印出的明細賬、工資冊除了保存?zhèn)淇纪夂苌俦回攧杖藛T查閱，極大地浪費紙張與庫房空間。實行電子會計檔案“單套制”，記賬憑證、工資發(fā)放清冊、總賬、明細賬、會計報表、固定資產(chǎn)卡片等經(jīng)由財務管理系統(tǒng)生成，在財務管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接的基礎上，都可直接歸檔至檔案管理系統(tǒng)，可以不打印紙質(zhì)版本（如表1）。逐步擴大“單套制”適用范圍，提高電子會計檔案占比，通過條碼條、影像系統(tǒng)掃描等方式關(guān)聯(lián)原始憑證與記賬憑證；通過與其他業(yè)務系統(tǒng)信息共享，對單位內(nèi)部形成的原始憑證進行數(shù)據(jù)交換，減少原始憑證打印步驟，分階段、分批次逐步推進電子會計檔案的開展。從實踐來看，“單套制”“雙套制”將會長期并存，但信息技術(shù)的應用和依賴會越來越強，因此，推進電子會計檔案“單套制”，甚至向“單軌制”管理探索勢在必行。
四、技術(shù)支撐：區(qū)塊鏈技術(shù)保障“四性”
電子會計檔案管理的風險因素主要是如何保障真實性、完整性、可用性和安全性。運用區(qū)塊鏈技術(shù)可以對“四性”進行信息檢測與安全保障。區(qū)塊鏈技術(shù)將各個區(qū)塊通過指針形成不可逆的鏈式結(jié)構(gòu)，每個區(qū)塊都含有非對稱公鑰與私鑰、數(shù)字簽名、時間戳等信息，且每個區(qū)塊都含有上一個區(qū)塊的哈希值，以此來驗證信息的有效性，并允許下一區(qū)塊的生成。區(qū)塊數(shù)據(jù)存儲于節(jié)點上，節(jié)點之間再通過網(wǎng)絡形成共享平臺。如檔案管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)可以看作區(qū)塊鏈中兩個節(jié)點，各自系統(tǒng)中的每一條包含加密信息的元數(shù)據(jù)就是區(qū)塊。財務管理系統(tǒng)依照統(tǒng)一標準，對數(shù)據(jù)進行捕獲，由財務部門對元數(shù)據(jù)信息加密，提出移交存儲請求，通過區(qū)塊鏈共識機制將信息封裝成新的區(qū)塊，存儲于區(qū)塊鏈中，檔案管理系統(tǒng)通過區(qū)域鏈獲取此信息。由于區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特點，一旦遭受網(wǎng)絡攻擊，必須掌握全部數(shù)據(jù)節(jié)點的51%，才可以操控修改網(wǎng)絡數(shù)據(jù)，篡改難度大，幾乎不可修改，從而保證檔案信息的真實性。區(qū)塊鏈智能合約機制可以按照預設的規(guī)范流程自動執(zhí)行，通過時間戳等技術(shù)記錄信息狀態(tài)，可追溯信息，保障可靠性。運用區(qū)塊鏈技術(shù)收集數(shù)據(jù)信息，減少人為參與，并通過共識機制檢查文件格式、數(shù)據(jù)背景等元數(shù)據(jù)信息，各節(jié)點相互配合，保障完整性。區(qū)塊鏈技術(shù)是新型的分布式數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)存儲于財務管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)兩個節(jié)點上，即使某一系統(tǒng)信息遭到篡改或丟失，只要另一系統(tǒng)正常運行，數(shù)據(jù)仍可恢復，并繼續(xù)更新記錄，從而保證可用性。區(qū)塊鏈技術(shù)并不是獨立的，而應與大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)融合實踐，只要有利于會計檔案信息化的建設與發(fā)展，都應用辯證與發(fā)展的眼光看待。
五、人才保障：培養(yǎng)復合型人才
培養(yǎng)兼具檔案、財務、計算機三方面基礎知識的復合型人才，彌補精細化分工的弊端。無論是系統(tǒng)的開發(fā)運作，還是利用工作的審核批準，都無法脫離“人”的參與。現(xiàn)代社會，分工愈加細化，工作專業(yè)化的同時也造成復合型人才的缺失。同時，系統(tǒng)互聯(lián)，數(shù)據(jù)信息高度集中，對相關(guān)管理人員的要求更高。財務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通，在運行過程中，必然會遇到歸檔與利用的各種問題，具備財務知識與檔案知識，可以解決歸檔的具體范圍與在線利用操作細節(jié)。同時，系統(tǒng)互聯(lián)構(gòu)架于信息技術(shù)之上，掌握基礎的計算機技能和互聯(lián)網(wǎng)知識，可以自行處理簡單的系統(tǒng)問題，減少因計算機人員忙碌而造成的在線查檔延遲。因此，對涉及財務歸檔及利用的部門都要指定專人負責，并定期組織培訓，包括財務、檔案、計算機知識、職業(yè)道德等方面內(nèi)容，由淺入深，逐步深化拓展培訓深度與廣度，為醫(yī)院會計檔案的智慧化管理儲備人才。
在新技術(shù)飛速發(fā)展的時代，會計檔案管理信息化建設是適應技術(shù)發(fā)展的必要過程。構(gòu)建電子會計檔案管理平臺，可以節(jié)約管理成本，減少資源浪費，由對會計檔案的實體管理轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)管理，由基礎核算工作轉(zhuǎn)向管理監(jiān)督工作，發(fā)揮檔案的決策輔助作用。開展電子會計檔案與檔案管理的共建共享，實行部分會計檔案“單套制”保管，甚至向“單軌制”管理模式探索，可以有效地提高檔案利用效率，節(jié)約財務人員頻繁到檔案室查檔的時間，節(jié)省職工報銷審核來回奔波的時間。
參考文獻：
[1]孔繁杰.創(chuàng)新檔案管理，打造綠色賬本[J].中國檔案，2015
關(guān)鍵字：會計檔案；管理；問題；思考
中圖分類號： E232.5文獻標識碼： A
檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營不可或缺的工具，真實、完整、準確地記錄著企業(yè)開展工作活動以來的原始情況。會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)資料，是檢查企業(yè)經(jīng)濟活動的重要依據(jù)。會計檔案是由人類社會實踐活動中留存下來的歷史真跡，是一筆寶貴的歷史文化財富，對國家、企業(yè)、社會、個人都具有重要的利用價值。比如，當清查拖欠費用、固定資本、稅費、生產(chǎn)成本及訴訟等細節(jié)問題時，就可以發(fā)揮會計檔案作為經(jīng)營管理的憑證支持和參考作用。
1、會計檔案管理中存在的問題
1檔案室簡陋、條件差、管理方式落后，領(lǐng)導不夠重視。會計檔案室設施不齊全、落后陳舊，檔案裝備不統(tǒng)一，辦公場所空間狹小，會計檔案都沒足夠的地方保存。檔案管理信息化進程緩慢，大多數(shù)企業(yè)未裝配檔案管理專業(yè)軟件和先進的檔案技術(shù)設備，原因是這些軟件使用起來雖然方便，但價格相對高，對使用人員的計算機知識要求也很高，所以現(xiàn)在的多數(shù)會計檔案不能快捷地搜索，而要通過人工去翻閱目錄查找，會計檔案的整理也采用手工方式，從而不能滿足檔案工作的需要。領(lǐng)導對會計檔案管理工作的認識存在誤區(qū)，認為會計檔案工作是保管資料、實物的事務性工作，不是企業(yè)的主要工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付上面的檢查和提供借閱、查檔就行了，忽視了在平時工作中對會計檔案的搜集整理和歸類工作，導致忽然想查找有利用意義的會計憑證、賬簿及報表等資料都找不著，這表明了對會計檔案管理工作缺乏細心了解，忽視會計檔案對個人、集體和企業(yè)利益的重要性，這種輕視會計檔案管理工作的思想已無法適應現(xiàn)在的檔案管理制度需求。
1.2移交會計檔案不及時、不完整、不嚴密。實務中存在有些財務人員未能在會計年度終了及時歸檔，而是按自己的時間整理歸檔會計檔案，從而導致一些會計資料的遺失或損毀。財務部對會計檔案移交工作不夠重視，領(lǐng)導把關(guān)不嚴。在會計檔案移交時，只移交電子形成的資料，而對于當年手中收集的所需歸檔資料隨處亂放，不作為移交的內(nèi)容之一，容易導致在年度歸檔時缺少應歸檔的附件原始憑證，還有些企業(yè)在歸檔時，將合同、報告等單獨從憑證后抽出來裝訂，結(jié)果造成這些重要的合同與會計憑證無關(guān)聯(lián)性，查找起來也顯得特別困難，使會計檔案存在不完整，證據(jù)鏈缺失。會計檔案移交手續(xù)不嚴密，一些移交檔案的資料員或者檔案管理人員工作馬虎，隨便檢查，隨便清理，該簽字的不簽字，檔案人員對移交過來的會計檔案保管清冊沒認真核查，導致紙質(zhì)檔案與電子檔案無法一致對應，從而忽視檔案移交工作的基本要求和程序。還有，財務資料員檔案意識淡薄，對會計檔案工作重視程度不夠，只注重本職工作，而在工作中形成的關(guān)鍵和重要資料卻不注意收集、整理和保管，導致檔案不完整，缺乏系統(tǒng)性和原始性。
1.3檔案管理人員和移交會計檔案的資料員對檔案管理意識不強以及業(yè)務素質(zhì)不高。例如，財務資料員未正確區(qū)分會計檔案的保管期限，造成會計檔案管理混亂；有些財務人員對會計檔案的范疇理解不夠完整全面，在實務中沒把握好哪些屬于會計檔案，哪些屬于非會計檔。由于檔案人員時常更換，缺乏相對穩(wěn)定性，而且檔案人員的業(yè)務技能不夠熟練，對檔案管理工作沒有精益求精和鉆研的精神。還有很多人認為檔案工作枯燥無味，是與外人隔絕、浪費青春的工作，從而很多人都不愿意從事此項工作。移交會計檔案的資料員覺得歸檔工作可以敷衍了事，檔案管理人員也這樣覺得的話，后續(xù)就會導致會計檔案的不真實和不完整；也有另外一種情形：會計檔案借出后，檔案管理人員不及時要求借閱人歸還，時間久了，造成會計檔案丟失或主要的附件丟失；在崗的專責人員一身多職，不會很重視檔案管理，沒有時間去理會計檔案，有時只是應付一下而已。
2、對會計檔案管理過程中存在的問題進行思考
2.1統(tǒng)一認識，加強領(lǐng)導，提高檔案管理重要性的意識，規(guī)范管理。各企業(yè)必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，保證會計檔案妥善保管、有序存放，完整歸檔，嚴防毀損、散失和泄密。各單位的領(lǐng)導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導工作的日程中，使會計檔案管理走上法制化的軌道。領(lǐng)導還應加強對會計檔案設備的更新，完善檔案庫，推進會計檔案保管和利用的信息化體系建設。
2.2建立健全會計檔案管理的規(guī)章制度。必須將檔案管理工作納入日常化工作，促進會計檔案的規(guī)范化、有序化、合理化，明確要求、責任，制定檔案工作管理目標，并建立健全一套檔案管理制度，規(guī)范會計檔案的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使會計檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依。
2.3提高會計工作人員和會計檔案管理工作人員的業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。提高會計檔案的案卷質(zhì)量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化、完整性、真實性整理的熟知、熟練程度決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。會計檔案管理工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備業(yè)務知識和職業(yè)道德素養(yǎng)。因此，各企業(yè)應加強對會計工作人員和會計檔案管理工作人員的培訓，樹立職業(yè)責任心和科學管理意識，強化會計檔案管理知識和操作技能作為會計工作人員和會計檔案管理工作人員崗前培訓的重要內(nèi)容，從而提升會計檔案管理質(zhì)量水平，對企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展起到重要作用。
2.4不定期抽查檔案的保管情況。公司財務負責人或?qū)徲嬝撠熑藨欢ㄆ趯嫏n案進行抽查，包括會計檔案是否裝訂好，擺放整齊，按類別放好；檔案柜上貼的檔案清單是否與實質(zhì)存放的會計檔案一致、完整，看有沒丟失憑證或賬簿，擺放是否有規(guī)律，是否按時間順序擺放，發(fā)現(xiàn)問題要當場指正并避免類似情況發(fā)生。
3、結(jié)語
總之，會計檔案的收集、征集、整理、保管、保護、鑒定與利用、制度建設都是不容忽視的。提高會計檔案重要性的認識程度，做好會計檔案的保管工作，使得企業(yè)規(guī)范化、科學化生產(chǎn)經(jīng)營，記錄著企業(yè)真實完整的經(jīng)濟活動。
參考文獻：［1］陳會改.基層國土所檔案管理存在問題與思考［J］.檔案與建設，2013（8）
［2］杜江華.檔案管理存在的問題和解決途徑［J］.時代報告：學術(shù)版，2013（1）
一、項目檔案管理的特點
固定資產(chǎn)投資項目建設的過程是多部門多單位共同參與的復雜過程，內(nèi)部往往會涉及規(guī)劃部門、項目管理部門、財務部門、物資部門及資產(chǎn)管理部門等，外部也離不開設計方、施工方、監(jiān)理方以及供貨商等多家參建單位的協(xié)作，因此歸檔文件材料來源廣泛，內(nèi)容繁雜，不僅有招投標資料、勘察設計資料、施工資料，也有監(jiān)理資料及竣工驗收資料等，不僅有基本建設類檔案、設備儀器、計算機類檔案，還有會計類、管理類檔案產(chǎn)生，既有文字材料也有圖紙等技術(shù)資料，不僅有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還有照片、錄像資料以及光盤等其它載體的檔案，不僅涵蓋了土建、水工、暖通、電氣等多專業(yè)還會涉及合同、財務、審計、招投標、采購等多個管理領(lǐng)域，此外由于后續(xù)設備大修、項目改造產(chǎn)生的新材料的補充歸檔，使得項目檔案管理也是一個動靜結(jié)合的過程。
正是基于項目檔案以上這些特點，決定了項目檔案從收集歸檔、保管利用到鑒定銷毀必然是一項復雜的管理與技術(shù)并存的系統(tǒng)工程。為實現(xiàn)項目檔案的有效管理，企業(yè)檔案工作者必須要對項目檔案管理工作進行全面的規(guī)劃和科學的統(tǒng)籌，通過合理的整合，形成完善的項目檔案管理體系，采取重點建設與綜合管理相結(jié)合的方式，全面實現(xiàn)項目檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)和安全，不斷提高項目檔案管理水平。
二、構(gòu)建項目檔案體系建設，提高項目檔案管理水平
（一）組織體系建設
企業(yè)應建立由單位領(lǐng)導分管，檔案部門集中統(tǒng)一管理，相關(guān)部門共同參與的自上而下的項目檔案管理體制，明確部門和人員職責，理順項目檔案相關(guān)單位之間的關(guān)系，促進項目檔案各項工作協(xié)調(diào)開展。要根據(jù)實際配備合理的專兼職檔案工作人員，不斷強化項目檔案管理部門的管理權(quán)限，并賦予他們指導、監(jiān)督和檢查的權(quán)利，從而保障項目檔案從宏觀控制到微觀管理的有效開展。
建立項目檔案收集歸檔管理網(wǎng)絡，將規(guī)劃部門、項目管理部門、財務部門、設備管理部門、采購部門及設計方、施工方、監(jiān)理方等納入網(wǎng)絡建設范圍，明確各部門責任分工，實行崗位責任制，形成企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)部門對檔案管理部門負責，設計、施工、監(jiān)理方等外部參建單位對項目管理部門負責，各分包方對總包方負責的分級管控模式，確保項目檔案工作責任層層落實，防止管理重疊和空當出現(xiàn)，杜絕扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，確保項目檔案管理工作有效開展。
（二）制度體系建設
要不斷完善現(xiàn)有項目檔案各項規(guī)章制度，構(gòu)建全新的項目檔案制度體系，包括標準、規(guī)范、制度及流程等，并覆蓋項目檔案管理工作各環(huán)節(jié)，確保執(zhí)行有力，落到實處。
要結(jié)合實際制定本單位的項目檔案管理實施辦法，明確項目檔案歸檔范圍及保管期限，制定本單位的項目檔案分類編號方案及整理標準，不斷提高項目檔案管理規(guī)范化水平。補充完善項目檔案收集歸檔制度、項目檔案保管制度、項目檔案利用制度、項目檔案鑒定銷毀制度等項目檔案基本業(yè)務制度和項目檔案安全保密制度等專項制度;與有關(guān)職能部門配合，建立聯(lián)合的項目檔案監(jiān)督檢查制度及相應的獎懲制度，進一步完善項目檔案各項業(yè)務流程如招投標文件歸檔流程、設計文件收集流程、項目檔案驗收流程、項目檔案利用流程及項目檔案鑒定銷毀流程等，確保項目檔案管理工作有章可循，依法實現(xiàn)項目檔案的規(guī)范管理。
（三）資源體系建設
要加大項目檔案收集歸檔和整理力度，提高項目檔案案卷質(zhì)量，建成內(nèi)容豐富、確保檔案完整、準確、系統(tǒng)的項目檔案資源體系。
企業(yè)要深入貫徹執(zhí)行項目檔案 “三納入”、“四參加”、“三同時”工作，項目專兼職檔案人員應從項目啟動開始，全程跟蹤，一站到底。加強檔案人員與項目建設人員之間的溝通，積極指導相關(guān)部門開展項目檔案工作，確保項目檔案工作與項目建設同步開展。檔案部門要結(jié)合項目實際及時制定合理的收集歸檔工作計劃，對時間跨度較小，工程比較單一的，可以在工程完工后集中統(tǒng)一歸檔，對持續(xù)時間比較久的大型項目要實行預立卷制度，明確各階段項目檔案的收集重點，加強重點材料的收集工作，提高項目檔案收集效率。相關(guān)部門在與設計、施工、監(jiān)理等外部單位簽訂合同時，應將項目文件材料的歸檔和整理要求納入合同條款，并建立檔案部門與財務部門聯(lián)動的質(zhì)量保證金支付審批程序，對歸檔質(zhì)量不合要求的不予支付，以便有效解決項目檔案歸檔中出現(xiàn)的問題，確保項目文件材料的歸檔質(zhì)量。
要加強項目檔案整理工作，切實維護項目檔案文件材料之間的有機聯(lián)系，提高案卷質(zhì)量。檔案移交歸檔時要編制歸檔說明，按載體性質(zhì)分別提交歸檔目錄。檔案部門要認真做好文件材料的歸檔質(zhì)量檢查工作，確保項目文件材料手續(xù)完備，簽字齊全，真實有效。及時做好項目改擴建或設備大修的項目文件材料補充收集歸檔工作，真正實現(xiàn)項目檔案的動態(tài)管理;對到達保管期限的項目檔案要及時進行鑒定，對無保存價值的檔案及時進行銷毀，努力提高項目檔案整體質(zhì)量。
（四）利用體系建設
項目檔案管理部門要不斷強化項目檔案服務意識，增強服務觀念，在傳統(tǒng)利用方式的基礎上積極探索新的服務模式，開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展提供高質(zhì)量的檔案利用服務。
要積極推進項目檔案數(shù)字化建設工作，加快項目檔案計算機管理信息系統(tǒng)建設工作，不斷滿足項目檔案網(wǎng)絡化服務的要求，提高項目檔案利用效率。
要加強項目檔案編研工作，多角度的開發(fā)實用的項目檔案編研資料，從而轉(zhuǎn)被動利用為主動服務。如編制項目投資建設情況統(tǒng)計分析及企業(yè)設備能力分析對比等，為企業(yè)發(fā)展提供重要的參考依據(jù)，提供超前的檔案服務。
要加強項目檔案利用效果的反饋工作，通過收集匯總利用單位的反饋信息并進行分析研究，從而提高項目檔案利用的方向性，不斷提升服務質(zhì)量。
（五）安全體系建設
要建立人防、物防、技防三位一體的項目檔案安全防范體系，既要確保項目檔案實體的安全，也要確保項目檔案信息的安全和保密。（下轉(zhuǎn)第47頁）
