時間：2023-08-30 16:32:11
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【關鍵詞】檔案管理；改革；創新；社會主義核心價值體系
隨著我國市場經濟的飛速發展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對社會的進步、經濟的發展起到了至關重要的作用。而檔案分類指的是按照形式、內容、來源以及時間的不同將全歸檔文件進行實體分類，分成若干類別和層次，從而形成有機的體系。在我國檔案管理發展過程中，檔案的分類管理與創新一直是重頭戲。相較于過去，各種歸檔的材料在檔案內容性質、形式、載體以及數量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號、案卷目錄號、全宗號等編號方法顯然存在諸多的不足，不利于對檔案信息資源的開發和利用，因此，對檔案分類管理進行改革和創新就顯得尤為必要了。
一、檔案工作存在的主要問題
1.檔案管理人員不能滿足新時期檔案管理的要求
首先，人員配置缺乏專業性。檔案管理工作人員存在兼職多、專職少的現象，甚至身兼數職的情況也時有發生。此外，檔案管理人員工作變動頻繁，且不能及時的進行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責任歸屬的難度系數。這些都不利于提高檔案管理人員的職業技能，對改進檔案工作質量產生不利的影響。
其次，檔案人員的專業素養欠佳。其具體表現主要為：一是從事檔案管理工作的專業人才比較少，從事該崗位人員很少有專業技術職稱。二是檔案人員缺乏創新意識，由于缺乏專業的知識和技能，只能滿足于根據要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現代管理技術，從而導致現階段大多數檔案管理人員創新意識不足。三是缺乏提高檔案管理人員業務素質的培訓機制，從而影響了人員的綜合素質。
2.相關的規章制度不夠完善
現階段部分檔案管理的規章制度沒有明確細節的要求，其歸檔的效果只是籠統的說明。在歸檔的實際過程中，大多數只會歸檔紙質文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關制度的規范指導，電子歸檔會出現一些混亂。如果只是將手工記錄通過掃描存入系統，這實際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒有建立健全，在檔案管理人員職責沒有明確規定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現。
3.檔案管理條件比較簡陋
檔案室簡陋已經嚴重影響檔案工作的正常進行，甚至個別單位還存在沒有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設備，檔案材料霉變或蟲蛀的情況時有發生，嚴重影響了檔案的外觀和整潔。
二、檔案分類管理的創新改革思路
檔案歸檔整理工作的關鍵就是建立檔案分類表，做到清晰、簡化合規、層級分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開展檔案分類管理工作中，應該注重以下幾個方面：
1.檔案分類的采標
就檔案分類而言，有諸多的標準可以指導其分類，不同的分類標準，其邏輯架構也不盡相同，所以檔案分類管理中起步工作就是做好采標工作。假設某個單位或者部門在檔案分類的過程中，要遵守檔案行業的分類標準，亦或者是所屬行業的檔案分類標準，或者兼顧兩種檔案分類的標準，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標準都要以實際情況出發，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時候個別部門或單位往往沒有充分分析和調研其所選擇的檔案分類標準，這樣即便檔案分類表已經做好，實際上也無法滿足現實工作的需求。
2.檔案分類的完善
在采標慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類的框架，需要根據單位屬性、部門屬性進行適當的完善和調整。在檔案分類表調整之前，要對各個部門、各個機構的職責有一定的了解和掌握，各部門建立的文件收發登記制度要事實監督，文件收發登記表要以充分的職責分析、業務調研為基礎，進而對其所產生的文檔類型做到心中有數，這是檔案分類管理的基礎工作。實際上需要花費較多的經歷和時間來醞釀、熟悉、了解檔案分類表的調整工作，這樣才能夠確保系統的、準確的、完整的檔案分類管理。
3.檔案分類的簡化
在檔案分類進行調整和完善的過程中，應該秉持歸檔管理工作簡化的原則，對內容分類的過分追求反而使得檔案分類管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規則”的頒布和執行，在一定程度上對文書立卷的歸檔方法進行了變革，按件整理的方法實際上將很多復雜的分類工作都省去了。再加上現階段，較高的檔案管理現代化水平，使得檔案信息網上查詢和計算機檢索成為了可能，文書檔案的分類工作應該財務文書文檔按件管理的方法來起到簡化的作用。此外，檔案分類管理的工作人員，應該重視文檔管理的核心理論，即來源原則，強調在檔案分類整理工作簡化的過程中，在整理館藏檔案的過程中，要以文件的形成機關來源為基礎。
4.依法科學管理
提高檔案工作總體水平的關鍵就是提高依法科學的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進，在全國檔案信息通用數據庫的建立健全當中充分運用創新的管理手段。隨著我國檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實現了轉變，從單位人過渡到社會人，日漸頻繁的人員流動在一定程度上證明了檔案信息庫建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進性和標準性，為后期實現數字化、網絡化的信息資源、自動化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎。但是由于不同的單位具備不同的特點，在開展檔案資源信息化工作的過程中要充分考慮到其自身的特點，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設計、硬件配置不統一等做法。
5.建設高質量的檔案工作隊伍
檔案分類管理工作具有較強的科學性，這就對檔案分類管理工作人員有較高的要求，具備系統的檔案管理學知識只是其中最基礎的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學性的開展檔案的分類管理工作，增強檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開發利用提供便利的條件，從而實現系統化、標準化、規范化的檔案管理。因此，就現階段而言，著重培養年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔任檔案事業主力軍的能力和素質；對專職、兼職的檔案工作人員，要加強對其知識體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓工作落實到位，尤其是在計算機應用方面，是培訓的重點內容，這是現代社會的必然要求。同時，要積極的創造良好的內外部環境，吸收、引進、聘用高級人才。
三、檔案分類管理的意義
首先，無論是社會、城市、企業、個人的生存和發展，檔案都起到了至關重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過去的狀態和具體的情況，為后續的調查和利用奠定了良好的基礎，而檔案分類管理正是對這些信息進行篩選，并對有效信息進行充分利用，這才是信息化時代對檔案的要求。
其次，時代的發展和社會的進步，社會公眾對檔案的意識逐漸培養起來，原先人們對檔案莫不關系、毫不在意的時代已經過去了，現如今人們開始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來的積極效果，而檔案分類正是幫助人們高效的、快速的篩選出對自己有用的信息，這是社會現代化的具體表現。
最后，我國是一個人口眾多的國家，因此，就業問題一直是值得考慮的民生問題，而檔案分類管理這種檔案細化的分支，有助于該專業的學生向更深層次的方向學習和研究，有助于培養該方面的專業性人才，以此來滿足社會對檔案分類管理人才的需求，在緩解現階段就業壓力中有一定的貢獻。
四、結語
檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實現的，這是一個復雜性的、系統性的問題，在開展檔案分類管理工作的過程中，既要保持其內在的聯系，同時也要遵守客觀規律和自然形成規律。只有不斷地擴充自己的知識領域，在調查研究的時候做到深入細致，就一定可以實現科學化的檔案分類管理，盡可能的加快其轉變為生產力的速度，從而促進我國社會經濟的發展。
參考文獻：
[1]陳慧.試論煤化工項目檔案分類與檔號編制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.
[2]朱雯.婦幼保健院檔案分類與檔號編制[J].醫學信息，2013，（29）：35-35.
在個人信息法領域中，對人事檔案的基本定位，是“依特定目的而收集的并以一定方式編排的個人信息的集合”[1]。法學界在現代隱私權的基礎上，建構個人對其人事檔案的合法利益的救濟框架，完成該合法利益的權利化。按照侵權責任法的原理，對于作為人格權的隱私權的損害主要是給予精神損害賠償的救濟，也不排除對經濟損失的賠償。根據我國人事檔案制度的規定，本人是根本無法知悉檔案記載的內容為何、檔案記載是否有錯誤、被提供給何人查閱等。不少學者提出在人事檔案的管理中應尊重個人信息自決權，給予當事人請求復核、更正、刪除等權利[2]，即個人的知情與參與等權利[3]。
從個人信息保護的角度而言，與以傳統隱私權保護為基點的隱私權保護機制不同，現代隱私權在權利配置上，要求按照個人信息處理的不同階段進行權利增設與重置，在保護機制上，要求建立個人信息保護所要求的公共監管機制[4]。在目前，我國隱私權保護法制無法完成現代隱私權，特別是個人信息保護所需要的保護架構。
筆者認為，在分析人事檔案制度中，OECD所提出的八項著名指導原則（匯集限制原則、資料內容正確性原則、目的明確化原則、利用限制原則、安全保護原則、公開原則、個人參與原則、責任原則[5]），既可以作為制度分析的工具，也可以作為制度改革的借鑒。本文以我國司法實踐中關于人事檔案管理侵權的判決文書為基礎，結合上述指導原則，以類型化的方式，分析我國司法實踐的現狀，為人事檔案制度改革奠定必要的實證基礎。
二、經驗材料
在我國有關人事檔案管理侵權糾紛的司法實踐中，可以將有關的糾紛歸納為以下幾個類型：
（一）人事檔案因記載不完全導致的侵權責任
該類侵權責任，主要發生于用人單位在檔案信息收集與檔案材料制作中因所記載的事項不完全的情形中，體現為應當記載的而沒有記載，還包括記載錯誤等其他情形。
在“某制藥廠與李某財產損害賠償糾紛上訴案”[6]中，法院認為：“本案中,李某的《企業職工檔案》中只記載了李某自1986年到新疆維吾爾自治區商運司參加工作、工資審批及退休的一些情況,對1985年以前李某參加工作及調動工作的情況均未記載,致使李某1985年之前參加工作的工齡無法認定,故制藥廠應對其記載檔案不全承擔一定的民事責任”。在該案中，法院是把該類侵權糾紛作為財產損害賠償糾紛，而非作為人格權侵權糾紛予以處理的，而且在判決處理上，也沒有給予受害人以任何物質性或者精神性的損害賠償，而是判決加害人承擔補建相應的人事檔案的責任。
在“韓某與某公司財產損害賠償糾紛上訴案”[7]中，法院也認為：“某公司作為代為保管韓某人事檔案的單位理應對韓某的相關人事檔案信息妥善保管，某公司提供的《企業職工檔案》只記載了韓某1985年開始工資套改及退休情況，對1985年之前韓某參加工作的情況均未記載，且某公司對韓某1978年參加工作認可，故對韓某要求某公司賠償其工資損失的訴訟請求，本院予以支持”。
在“吳耀榮訴廣州鷹金錢企業集團公司勞動合同糾紛案”[8]中，法院確認：“由于原告檔案沒有反映原告辭職的有關情況記載，在這階段的職工花名冊也丟失，以致社會保障局無法取得能夠證明原告工作經歷的原始資料，造成原告無法享受視同繳費26年1個月年限的養老待遇，并因此無法享受視同養老保險繳費年限滿25年由政府專項資金全額資助繳納過渡性基本醫療保險費，責任在于廣州市穗光食品廠”。
本部分所研究的后兩個案件判決的重要意義在于，對因人事檔案記載不全而給當事人造成的物質損害（工資損失、過渡性基本醫療保險費損失等）給予了賠償，并沒有給予檔案關系人以精神損害賠償。
（二）人事檔案因保管不善遺失導致的侵權責任
該類侵權案件，可能發生在公共性檔案保管機構（國家機關、事業單位等所屬的檔案部門）與檔案關系人之間，也可能發生在商業性檔案保管機構（企業、職業介紹服務中心、職業介紹所等）與檔案關系人之間，是一種比較多發的人事檔案侵權糾紛類型，而且在是否具有可訴性的問題上，司法機關對行政部門所保管的人事檔案遺失與企業、事業單位所保管的人事檔案遺失，具有二元化的傾向。司法實踐往往對前者持不具有可訴性的立場[9]，而對后者持具有可訴性的立場[10]。
值得注意的是，該類民事案件在糾紛定性上比較復雜，主要是被作為侵權案件予以處理的，且主要賠償的是當事人的經濟損失，但在少數案件中對當事人的精神損害給予了賠償[11]。只有在雙方當事人之間有明確的檔案保管約定的情況下，才可能是被作為違約案件予以處理的。
在“劉巖與北京市朝陽區職業介紹服務中心保管合同糾紛上訴案”[12]中，終審法院認為：“職業介紹中心作為保管人沒有履行合同的義務將劉巖檔案丟失，職業介紹中心具有過錯，其違約行為必然影響劉巖今后就業及享受相關待遇，因此，應對其違約行為承擔相應的責任，賠償劉巖相應的損失，對于損失數額，本院依據劉巖提供的證據結合日常生活經驗，酌定為30000元”。在該案中，在當事人之間存在著明確的人事檔案保管合同（委托存檔協議），所以法院將該案作為違約案件予以處理。
在“李蔚萍訴長葛市歸僑僑眷聯合會勞動爭議糾紛案”[13]中，法院認為：“在原告達到退休年齡時因檔案丟失而無法辦理，對此被告長葛市僑聯應負保管不善的責任，具有過錯。由于無原告檔案材料，造成原告不能及時辦理養老退休手續，給原告的利益已造成一定程度的損失。對原告主張的損失，被告應予賠償”。
在“安陽市北關區彰北街道辦事處與陳建設勞動爭議糾紛上訴案”[14]中，法院支持了初審法院的觀點：“上訴人將被上訴人檔案遺失，影響了被上訴人享受相關待遇，給其取得相關利益造成了可預見的損失，故原審判決根據安陽市的人均生活水平，酌定一次性賠償被上訴人遺失檔案損失并無不當，本院予以維持”。更為重要的是，在該案中，終審法院提出了人事檔案遺失侵權之訴與勞動關系糾紛之訴的相互獨立性問題，即“關于陳建設的身份及雙方是否形成勞動關系的問題。因該糾紛同檔案遺失引起的侵權之訴不屬同一法律關系，本院不予審查，應另行處理”。
在“李傳雅與廣州鋼管廠有限公司勞動爭議糾紛上訴案”[15]中，終審法院認為：“鋼管廠遺失李傳雅檔案造成李傳雅辦理退休手續的延誤，以致于李傳雅未能享受到從2006年7月起每月增加基本養老金100元的調整，該損失應由遺失李傳雅檔案的鋼管廠承擔責任。鋼管廠應按每月100元從2006年7月起計算至本判決生效之日一次性支付給李傳雅，以后每月于當月30日前支付100元給李傳雅至其死亡時止”。該判決將不能辦理退休手續的損失用一次性支付和終身定期金的方式予以賠償，其大膽與創新，令人耳目一新。
在上述案件的損害救濟上，對人事檔案關系人主要是給予了損害賠償的救濟，但是并未言明是對物質利益的損害賠償，還是精神損害的賠償。從合同法和侵權責任法的理論而言，似乎該損害賠償主要是針對物質損害而做出的，均未對檔案關系人的精神損害予以救濟。
（三）人事檔案在勞動關系終止時未及時移轉導致的侵權責任
該類侵權責任，體現為用人單位在勞動合同終止后未能及時移轉勞動者的人事檔案而產生，主要產生于勞動爭議糾紛領域中，而且往往是被作為勞動爭議糾紛予以審理的。
在“青島晶華玻璃有限公司與王政智勞動爭議糾紛上訴案”[16]中，法院進一步闡明：“本案中，晶華玻璃公司在與王政智終止勞動關系后至今未給其辦理檔案轉移手續的事實清楚，故原審法院依據勞動合同法的有關規定，判令晶華玻璃公司為王政智轉移檔案正確，本院予以確認”。在該案中，盡管被告用人單位在相當長的時間內沒有給勞動者轉移人事檔案，但是法院并沒有因此給予勞動者損害賠償的救濟，而僅僅是判決用人單位繼續履行相應的移轉義務。
在“袁媛訴重慶銀行股份有限公司勞動爭議糾紛案”[17]中，法院認定了用人單位未為及時移轉勞動者人事檔案的違法性，即“雙方的勞動關系在1994年已解除，重慶銀行未即時為袁媛轉移檔案資料，不符合相關規定”，而且還進一步明確了勞動者訴請用人單位及時移轉人事檔案的權利屬于用人單位的在勞動合同解除后的附隨義務（后合同義務）且不適用訴訟時效的規定，即“由于原告該訴請系勞動關系解除后用人單位的附隨義務，該請求不適用訴訟時效期間的規定”。以此保護勞動者對自己人事檔案的合法利益。
（四）人事檔案去向信息告知義務不履行而造成的侵權責任
該類侵權案件，體現為用人單位在勞動者的勞動合同中終止后，長期不告知勞動者的人事檔案的去向，給人事檔案關系人（勞動者）造成損害的情形。在司法實踐中，該類案件相對較為少見，而且也是被作為勞動爭議糾紛予以處理的。
在“華某某與上海汽車電器總廠勞工合同糾紛上訴案”[18]中，法院確認：“職工檔案記錄職工的生活、工齡、工作經歷等，用人單位應當妥善保管并在職工離職后及時辦理移交手續且告知檔案的去處以便職工享受其應得的各項政策待遇。上海汽車電器總廠雖然在1993年12月履行了檔案轉移手續，但直至2008年6月才告知華某某，亦有不當之處。原審法院據此酌情判令上海汽車電器總廠賠償華某某養老退休金損失15,000元亦無不當”。
在該案中，法院不僅確認了用人單位對勞動者的人事檔案的基本義務，即在勞動關系存續期間的妥善保管義務和在勞動關系終止后的及時移轉義務，而且還確認了用人單位在勞動關系終止時及時履行檔案移轉義務后及時告知檔案去向的義務，以此保護勞動者的權益。誠為司法能動主義的一大進步。
三、對司法實踐的反思
與對人事檔案制度改革的思考
從對上述人事檔案管理侵權糾紛司法判決材料的整理歸納與初步分析，可以得出如下結論：
首先，在糾紛的性質定位上，有關人事檔案管理中的侵權糾紛的歸類，較為復雜，且多種多樣。既有作為財產損害糾紛，也有作為違約責任糾紛，還有作為勞動爭議糾紛予以審理的。在司法實踐中，還有法院敏銳地提出了人事檔案侵權之訴的獨立性問題。這一點主要是跟目前我國立法上關于人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益是否權利化以及如何權利化的規范之闕失有極大的關聯。
其次，在損害賠償的性質和范圍上，在我國有關人事檔案管理中的侵權糾紛的案件中，司法機關普遍傾向于而且也實踐了對給予當事人造成的物質損害應當給予救濟的主張，而對前述各類型侵權行為造成的精神損害，則根本就沒有或者較少給予賠償。此外，在司法救濟中，還普遍使用了非損害賠償的救濟方式，如繼續履行（及時移轉）、恢復原狀（補充建檔）等措施。這是因為在我國司法實踐中，被司法機關所看重的是人事檔案在記載不完全、遺失、不及時轉遞以及去向不明等情形中給人事檔案關系人在就業待遇、繳納社會保險、辦理養老退休等方面造成的經濟損失，忽略了人事檔案管理中的侵權行為對人事檔案關系人所造成的精神損害。可以說，存在著嚴重的將人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益財產權化的傾向。這一點與法學理論界將人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益人格權化（隱私權化）的基本觀點大相徑庭。
最后，在損害賠償的數額與方式上，法官的自由裁量權起到了主要作用，法官通常會根據當事人提供的證據和日常生活經驗相結合予以認定，既有一次性支付的損害賠償金，也有終生定期支付的損害賠償金。
綜上可以說，從OECD的指導原則而言，人事檔案管理中的侵權行為主要體現為對資料內容正確性原則、安全保護原則和個人參與原則等三大原則的違反。
從法律規范的創制而言，對人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益的保護，應當將該合法利益規定為法律上的人格權位階，特別是隱私權的范疇，為了彰顯個人信息主體對其個人信息的權利與傳統隱私權的差異，可以稱之為個人信息自決權。從司法實踐的改善而言，應當注意人事檔案關系人對其人事檔案的合法利益中的人格權因素，在司法救濟上，不僅要給予受害人因人事檔案管理中的侵權行為導致的經濟損失的救濟，而且也要給予受害人因該侵權行為而導致的精神損害的救濟。
注釋：
[1]齊愛民.拯救信息社會中的人格:個人信息保護法總論,北京:北京大學出版社,2009年版,第81頁.
[2]王秀哲.隱私權的憲法保護,北京:社會科學文獻出版社,2007年版,第243頁.
[3]張建文.論人事檔案遺失的權利救濟,北京檔案.2009年第10期,第19頁.
[4]張建文.基因隱私權的民法保護,河北法學.2010年第6期,第11頁.
[5]劉怡君.資訊化社會隱私權之研究――以日本個人資訊保護為中心，淡江大學日本研究所碩士班碩士論文,2005年6月,第84-86頁.
[6]新疆維吾爾自治區烏魯木齊市中級人民法院(2011)烏中民一終字第1059號民事判決書.
[7]新疆維吾爾自治區烏魯木齊市中級人民法院(2011)烏中民一終字第912號民事判決書.
[8]廣東省廣州市天河區人民法院(2009)天法民一初字第3137號民事判決書.
[9]許昌縣人民法院(2010)許縣法行初字第36號行政裁定書.在該案中,法院認為:原告所訴被告因保管不善將檔案丟失不屬于人民法院受案范圍，原告可以向被告或其上級機關及有關部門反映解決.
[10]張建文.行政部門所保管的人事檔案遺失的權利救濟,北京檔案.2011年第7期,第17頁.
[11]河南省安陽市中級人民法院(2009)安民二終字第55號民事判決書.
[12]北京市第二中級人民法院(2011)二中民終字第9927號民事判決書.
[13]長葛市人民法院(2009)長民初字第00699號民事判決書.
[14]河南省安陽市中級人民法院(2009)安民二終字第304號民事判決書.
[15]廣東省廣州市中級人民法院(2007)穗中法民一終字第2563號民事判決書.
[16]山東省青島市中級人民法院(2011)青民一終字第385號民事判決書.
[17]重慶市渝中區人民法院（2009）中區民初字第6132號民事判決書.
[18]上海市第二中級人民法院(2010)滬二中民三(民)終字第1315號民事判決書.
在企業的生產活動過程中，合同已經突顯出其關鍵而重要的地位，合同在企業運營過程中扮演了重要的角色，隨著企業經濟發展層次的不斷上升，企業合同檔案的管理也提上了日程，由于企業的合同檔案數量不斷增加，為了科學、規范、有效地管理好企業合同檔案，為需求者提供便捷準確的服務，需要對企業的合同檔案進行科學合理的分類管理，要采用科學有效的策略和方法，實現對企業合同檔案管理的分類管理、集中管理。
1 企業合同檔案的概念及特征
企業的合同檔案是企業活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細記載了企業的經濟活動內容，也是企業履行合同的權利和義務的全部資料，是企業預算、評估和審計不可或缺的內容。合同檔案與企業的市場經濟活動密切相關，可以分為不同的種類，如：
企業經營合同、企業技術合同、企業勞動合同、企業銷售合同、企業工程合同等，在企業的合同檔案分類中，可以呈現出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個性，有一般檔案共同的價值和職能，而合同檔案還有其個性，這主要表現在以下幾個方面：
①法律性特征。企業的合同檔案不同于一般的檔案，它的內容載體為合同，而合同是具有法律效應的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應，體現出企業的合同檔案的法律性特征。
②憑證性特征。企業的合同檔案是市場經濟的產物，在激烈的市場競爭之中，必然會產生較多的經濟糾紛，而合同是當事人履行合同義務和實施權利的憑證，也是處理經濟糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現出較為明顯的憑證性特征。
③規范性特征。企業的合同簽訂、變更和終結是在《合同法》的范圍之內有效，可以這樣認為，企業合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規范性的特征，在法律范疇之內，企業合同檔案必須包括當事人的姓名、合同數量、價款，并且還有規定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現出合同全部的法律效力，會使企業合同不完善或不規范，這樣，就在無形中使當事人的合法權益受到威脅。
2 企業合同檔案管理的分類優化措施
企業的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態，實施優化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統計和管理合同檔案。
2.1 強化企業合同檔案管理機制
在企業的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機制，要對合同檔案的相關工作如：收集、整理、編目、上架等，進行制度化的完善和優化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發揮出企業的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強化企業的合同檔案管理機制，還可以確保企業的商業機密，減少企業的風險，從而促進企業健康、有效的可持續發展。
2.2 要加強合同之間的聯系，做好合同檔案的分類整理
在企業的合同檔案管理中，要增強合同檔案之間的聯系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯系，單立類目、分類組卷，實現科學的保管和管理。同時，企業要指定獨立的部門負責合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態。
2.3 實施合同檔案的統一編號，利用分類管理
在對企業的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進行統一的編號，這個工作要依照一定的規則實施，具體如：將年度內的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區分，確定好不同的類別號，然后再依照時間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實現對企業合同檔案的保管、統計和利用。
2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全
在對企業的合同檔案管理進行分類優化的過程中，主管單位要負責合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關聯材料的收集和整理，并且對于這些相關文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。
2.5 注重企業合同檔案管理材料的變化情況
在企業的合同檔案管理分類優化過程中，規定在每年的一定時間要進行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個工作相當繁瑣和細致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關的合同文件變化情況都要進行及時的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統化。
3 優化企業合同檔案管理分類的方法
3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業的合同檔案分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。對于文書檔案的分類整理，包括企業的行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強對合同檔案分類管理的有效性。
3.2 集分式分類表
我國企業的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規范而科學的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統一的編號和整理。
3.3 分類表的使用方法
在分類表的分類歸檔整理過程中，年度、分類號、件號是合同檔案分類表中的重要元素，其中：年度是合同簽訂的年份，合同對應的分類號碼為分類號，件號是在同類的合同檔案分類中的流水號。這三個要素可以用于企業合同檔案分類管理中，便于實現對企業合同檔案管理的統一收集、整理和保管。在這種優化的合同檔案分類管理方式下，可以實現同庫保管，利于整理和查閱，實現科學有效的合同檔案管理。
關鍵詞：教學檔案；分類標準；管理系統
一、教學檔案研究的現狀
目前，不少高職院校的教學檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機制，如沒有配備專職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過專業知識與技能培訓、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問題表現在：一是對檔案管理工作的重要性認識不夠。教學檔案數量大、內容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對檔案管理工作持得過且過態度，更談不上創新；部分工作人員認為教學檔案管理工作輕松簡單，不需要專業知識，致使教學檔案管理質量和效率難以突破。二是檔案基礎工作不規范。需要歸檔的材料沒有及時歸檔，造成了在評估和重點項目申報中材料的缺失；收集的材料類別混雜，沒有及時裝盒整理；相當一部分檔案材料散存個人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時候亂翻亂抽，借閱、轉閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應用信息化技術少，與信息發展形勢不匹配，檔案管理效率差。
二、教學檔案管理研究的方法
本課題主要采用三種研究方法：一是調查法。通過同類高職院校中檔案管理的相關經驗和做法，收集到更多有關教學檔案管理工作辦法，尋找本課題實施的理論依據以及可以借鑒的優秀經驗；二是比較研究法。將現代化的檔案管理與傳統的檔案管理方法相比較，找出兩者的優缺點，將兩者優點相互結合。三是個案研究法。以湖南水利水電職業技術學院（以下簡稱“我院”）教務處檔案為實例進行試點。
三、教學檔案管理系統研究的結論與對策
（1）建立了教學檔案分類標準：DA/T22——2000規則同樣適應于高職院校教學檔案的管理，并能在配套制度環境中發揮作用，能夠為教學檔案管理提供有效規范。可以建立與DA/T22——2000規則相適應的教學檔案分類標準。通過建立的教學檔案實體分類目錄，按照《歸檔文件整理規則規范》建立相適應的編號，以教務處的檔案為案例，以“件”的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體的過程。對歸檔文件進行合理的分類，要體現出文件之間的內在聯系，使教學類檔案成為一個有機整體，便于系統的提供利用，而且對排列、編目后續工作的開展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。結合我院實際工作以及機構設置的特點，參照《歸檔文件整理規則》中關于歸檔文件分類的要求，制定我院歸檔文件分類方案。采用年度—機構（問題）—保管期限三種分類法，并可以組合成許多種復式分類法。一級類目的標識，采用類目名稱主詞和漢語拼音的第一個字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學）的簡稱。檔號模式規定為“年度號+分類號+案卷號”。如2014年教學綜合性第1號卷的檔案為2016-JX11-001，分類號（類目）的設置學院文件數量的多少可分為一級、二級或三級類目。2016-JX01-1～N（保管期限為“永久”時從“1”～“N”件排列流水件號）（2）建立教學檔案管理制度：通過建立檔案分類標準來規范教學檔案管理，必須有配套的制度，需依據檔案相關法律法規，研制學院的檔案管理工作規范框架。在調查的過程中發現，大家對檔案不夠重視，很多的檔案規章都不是很熟悉，檔案意識的加強，需要全院的各個部門都引起重視，我們根據《中華人民共和國檔案法》、國家教育委員會《高等學校檔案管理辦法》等檔案法規，并結合學院檔案工作實際，形成《湖南水利水電職業技術學院檔案工作規范體系》，為加強學院的檔案工作，充分發揮各類檔案的作用，更好地為學院教學、科研及其他各項工作服務。對于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統計和編研提供利用等業務環節有以下相應的制度《湖南水利水電職業技術學院檔案管理實施辦法》《湖南水利水電職業技術學院檔案實體分類方案》《湖南水利水電職業技術學院各類檔案工作規范》《湖南水利水電職業技術學院綜合檔案室工作職責》《湖南水利水電職業技術學院檔案材料保管期限規定》等制度，組成檔案工作規范體系。通過學習檔案規章和學院檔案工作規范，對加強全院職工檔案歸檔意識，促進檔案建設的標準化、規范化起到重要作用，進而提高學院檔案管理水平，更好地發揮檔案資源的社會、經濟效益。（3）提出教學檔案信息化管理系統開發方案：采集.NET技術與物聯網技術研究檔案管理系統，結合DA/T22——2000規則，通過建立的檔案實體分類標準，進行信息交換和通信，以實現智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理，可以有效地提高檔案管理質量和效率，能極大地提升學院檔案管理信息化水平。檔案管理系統的功能需求：檔案管理系統是建立在現代信息技術的普遍應用基礎上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數字化的形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實現檔案的網絡查詢、借閱、歸還、催還，對檔案查詢和利用情況進行統計分析，使檔案管理人員對檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統的管理員能夠對錄入的信息要求準確、完全；對錄入的數據隨時作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統管理員和一般用戶設置建立完善的權限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。加快檢索速度，促進檔案的規范化和正規化，對做好學院檔案信息化工作，對檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統計與利用有著積極的推動作用。總而言之，隨著高職院校的發展，根據人才培養質量的需要，發現原來確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應當前教學改革發展，給當前的檔案建設工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數據時代高職院校的教學檔案與DA/T22——2000規則相適應的教學檔案管理系統研究，為教學檔案的規范管理和教學檔案管理系統的分類提供了依據，適應當前人才培養的需求，對教學檔案分類進行研究，以適應檔案現代化管理發展的需要。
參考文獻：
[1]錢愛華.完善高校教學檔案歸檔范圍與分類標準的思考[J].蘭臺世界，2013（5）.
關鍵詞：高校檔案 規范化 新途徑
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（a）-0223-01
高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成擁有一定保存價值的文字、聲音、影像資料。檔案工作是高校重要的基礎工作，從1987年國家教委下發的《關于加強高等學校檔案工作的幾點意見》，到2008年國家教育部下發的《高等學校檔案管理辦法》，都體現出國家對高等教育檔案管理工作的重視程度。從學校自身看，在知識經濟和信息化時代，加強高校檔案規范化管理，對于夯實高校基礎工作，體現核心競爭力都具有重要的意義。
1 新時期高校檔案管理工作規范化的意義
檔案的規范化管理是指注重檔案管理不同階段的相互關聯、配合，形成檔案管理合力，通過“合規”操作，體現出檔案在收集、分類、保管、利用等方面的層層銜接與遞進關系，以便于更好的提高高校檔案管理效率。一方面，實現高校檔案規范化管理，可明確檔案管理的工作流程。檔案管理是一個系統工程，在“收集、分類、保管、利用”等每個環節都有特定的任務，只要某一個環節出現了紕漏，就會影響到整個檔案系統的準確性。而規范化管理，通過明確每個環節的工作重點和工作任務，能夠從細節抓起，通過強制性的合規操作，實現“依法治檔”，促進整個檔案系統的科學性和完整性，推進高校檔案管理的信息化、現代化和檔案利用知識化進程。另一方面，實施規范化管理，可以提高檔案管理人員工作的工作主動性。檔案的規范化管理，能夠明確每個部門、每個檔案管理人員的工作責任，通過明確某一環節的目標，使得每個部門、每位工作人員能夠各盡其職，工作職能上沒有沒有重疊和交叉，防止在檔案管理過程中的各部門間“推諉”、“扯皮”、“不作為”和“齊抓不共管”的現象發生。
2 高校檔案管理工作規范化的新途徑
高校檔案的規范化管理滲透到檔案的收集、分類、保存、應用等四大環節，只有做到每個環節既相互獨立又互相聯系，才能夠體現出規范化的集約與高效。
2.1 高校檔案的收集階段
收集階段是高校規范化檔案管理的第一步，在收集過程中，需要對高校在教學、學術研究、學生工作、招生就業等方面的工作內容進行系統的分析與嚴格的把關鑒定，并能夠及時的收集有保存價值的資料。在實際工作中，首先要明確相關部門的職責，依法治檔、依法管檔、“應收盡收”，使高校檔案工作有章可循，為檔案的收集提供質量保障。當前，高校普通在學生檔案收集方面較為薄弱，而在檔案收集過程中將重點放到教學與學術研究、教師檔案等方面。高校檔案必須以師生為本作為自己的發展方向，以“使用者至上，服務第一”的原則，收集、開發檔案，以為使用者提供提檔便利條件作為最終目標，在檔案的收集中體現人文關懷，樹立“全納”和“大檔案”的服務理念，使檔案收集工作服務于學生。
2.2 高校檔案的分類整理階段
檔案的分類是高校檔案管理系統的第二階段工作，在這一環節中，要求高校檔案管理部門將收集的各類檔案按其形成的內容、特點進行科學分類、系統編目，明確檔案層級及信息間的邏輯關系。在分類階段，做好過程控制與監督檢查，實現程序化分類控制是關鍵因素。要明確高校檔案分析的“分類前—分類中—分類后”的標準，做到事前有依據、計劃與布置，事中有檢查、監督，事后有驗收、總結。要摒棄傳統的根據“歸檔時間”進行分類的方法，大力實施“復合型”分類法。
2.3 高校檔案的保管階段
檔案的保存與管理是檔案工作最重要的環節，高校要盡最大的努力實現檔案的“無破損”、“零丟失”管理，延長檔案保存的周期。對于數字化檔案，要引入穩定度高、集成性高的軟硬件檔案管理系統，推進檔案數據庫資源的數字化、信息化進程，做好日常的數據庫更新與維護，高校要指定專人進行系統軟件硬件升級，建立相關的數據備份與保密制度，購置有效的防火墻，加強網絡安全，為數字檔案的管理與利用提供可靠的運行平臺。要進一步落實好檔案管理的相關“標準化”建設，根據學校自身實際，出臺《檔案標準化保管辦法》以及《檔案標準化管理實施細則》、《檔案標準化保管考核規定》等規章制度，推進檔案的“標準化”進程。
2.4 高校檔案的利用階段
“以人為本”是科學發展觀的要求，以檔案的使用者為本位更是現代檔案管理的核心理念。高校檔案的收集、分類、保管等前三個環節能夠確保檔案的“應保盡保”和合理編排、安全保存，那么高校檔案的利用則是檔案管理工作的最終目標。高校檔案管理部門要在合理設置密級，保證安全性的前提下，廣泛創新檔案利用手段，通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式，使高校檔案得到有效的利用，擴大檔案利用的覆蓋面，增強檔案利用的服務效能。檔案管理部門可根據用戶的要求，為每個用戶建立“檔案數據包”，為其提供閱讀和提檔咨詢服務，主動建立與檔案使用者的聯絡紐帶，為其查詢和導航檔案資料，使檔案管理工作服務于學校的各個部門，為學術研究提供資源庫，為學生的成長與發展提供參照物，為學校領導的重大決策做好參謀。
總之，在知識經濟和信息化時代，加強高校檔案規范化管理，對于夯實高校基礎工作，體現核心競爭力都具有重要的意義。實現高校檔案規范化管理，可集約化檔案管理的工作流程、提高檔案管理人員工作的工作主動性。在未來的發展中，檔案的收集階段，要明確部門的職責，做到“應收盡收”，進一步完善檔案管理結構；在檔案的分類階段，要實現程序化分類控制；在檔案的保管階段，要整章建制，做好數據庫維護；在檔案的利用階段，要體現人本理念與個性人服務；最終才能夠更好的實現高校檔案管理工作的規范化。
參考文獻
[1] 嚴小蕾.高校檔案工作規范化管理芻議[J].四川檔案，2012（4）.
電子文件分類的優越性
（一）電子文件分類有利于提高電子檔案檢索效率。電子文件只有做到科學分類，才能實現檢索高效、便捷。計算機檢索的原理就是利用計算機將用戶所提出的文檔信息檢索標識與計算機檢索系統中的標引標識進行比較，并將檔案數據庫符合條件匹配的檔案信息作為檢索結果提供給用戶利用。如果，城建檔案管理部門沒有制定電子文件分類方案，對形成的電子文件進行科學的分類標引，歸檔的城建電子檔案索引則雜亂無章，制約了機檢速度和檔案的查準率和查全率。
（二）電子文件分類是電子檔案存儲與備份的基礎。城建電子文件的分類，就是把立檔單位在城建檔案信息數據的一體化管理系統所形成的文件，按照文件形成的領域范疇、項目、時間、來源、內容和形式上的聯系，分成若干層次和類別，構成有機的體系。城建檔案分類的內容廣泛，例如，城市建設工程檔案分類有：工業、民用建筑工程；市政基礎設施工程；公用基礎設施工程；通信、電力、交通基礎設施工程；園林建設、風景名勝建設工程；市容環境衛生設施建設工程；城市防洪、抗震工程等范疇。如果電子文件形成單位沒有制定分類策略，歸檔的各類城建電子檔案在服務器的存儲物理位置，不能按照電子檔案的保存價值分別劃分物理存儲空間，也不能實現留其精華、刪除無保存價值電子文件的科學管理方法。電子文件分類是城建電子檔案存儲與備份的基礎，主要體現在以下三個方面：一是分類是保持電子文件有機聯系的重要舉措。一個城建檔案館的所有電子文件，如不經過分類，難免是一堆雜亂無章的電子數據。其存儲在文檔服務器的數據是呈現出無序排列的現象，只有對其進行合理的分類，不但能夠揭示出電子文件之間的內在聯系，而且真正使城建檔案館的電子檔案成為一個有機整體，便于系統存儲、備份和系統提供利用。二是電子文件分類是后續整理城建電子檔案環節有序開展的基本前提。就整個電子文件整理工作的程序而言，只有經過分類，城建電子檔案管理其后的一系列環節才易于著手和逐步深入。三是電子文件分類的優化可為城建電子檔案的全面管理創造有利條件。文檔服務器存儲與備份策略的制定，都與電子文件的分類方案和分類的質量密切相關。所以，各級城建檔案管理部門對電子文件分類的優化，可為各類城建電子檔案的有序、有效管理奠定基礎。
制定合理的電子檔案的存儲與備份策略
（一）歸檔電子城建檔案數據大集中的存儲策略各級城建檔案館應根據電子文件分類方案，制定電子檔案存儲與備份策略，對歸檔的電子檔案數據進行科學組合，合理劃分存儲服務器的數據存儲區域，便于備份工作的開展。為實現城建檔案信息數據資源的共享，城建檔案信息資源庫的建設，必須打破目前小而全的數據管理方式，應采取城建檔案數據大集中方式，即將分散到各分支機構城建檔案數據庫，集中存儲到上屬主管單位城建檔案部門控制的計算機服務器中，建設符合國家電子檔案管理規范與統一數據標準的城建檔案信息數據資源庫。
（二）根據分類標準，合理進行城建電子檔案數據組合根據電子文件分類方案，歸檔的電子檔案需要按一定的規則組合到計算機存儲服務器或者脫機保存的光盤、硬盤、磁帶等存儲載體。由于光盤，特別是DVD光盤的存儲海量化和日趨成熟，歸檔電子檔案的脫機保存一般可采用DVD光盤。對不同類型、不同作用的檔案要有不同的存儲策略，如依據電子檔案利用與保存價值從不同角度可分為：內部與外部使用(封閉與開放系統)；永久、30年、10年；重要與不重要；項目與重點工程建設、憑證與非憑證；保密與非保密；遷徙與非遷徙。從保持文件的自然聯系和方便管理利用出發，遵循一些基本規則對歸檔的電子檔案數據進行合理組合：一是將同一保管期限的文件組合，以便于按不同保管期限定期拷貝，以延長歸檔電子檔案的保管壽命；二是將同一密級的文件組合，以便于保密管理；三是將同一分支機構的城建檔案歸檔部門的項目文件組合，以便于查找利用和復制。四是將同一類型的文件組合，如將字處理文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、視頻文件、多媒體鏈接文件分別組盤，以便于借助特定的技術環境進行閱讀利用。
（三）城建檔案信息管理系統的數據存儲與備份策略歸檔城建電子檔案數據采用微型計算機硬盤和DVD光盤的方式存儲與備份，已適應不了采用城建檔案數據集成化管理方式的需求，其存儲和備份的數據由單機版城建文檔管理的案卷級和文件級的數據，擴展到城建電子管理系統生成經鑒定歸檔的全文數據、多媒體文件、圖像文件、檢測數據等技術因素元數據。為有效地進行海量城建檔案數據的存儲與備份，必須合理制定存儲與備份策略。一是合理劃分存儲空間。按照城建檔案分類屬性、建設項目、歸檔年度、保管期限對數據進行存儲空間分配，按照來源關系，如城市規劃、通信、電力、橋梁、道路、園林、環境衛生、市政、公用、房地產管理、人防等，對歸檔的城建電子檔案數據進行科學排序。同時利用虛擬存儲技術提高硬件的綜合利用率。例如采用SAN的虛擬存儲技術，將所有異構環境的存儲資源，在一個統一的控制器控制下，做一個統一的分配與調度，可使存儲空間從40%提高到80%。二是根據城建電子文檔管理需求，采用切合實際的備份方式。在城建檔案信息一體化管理系統生成的數據，可根據本單位的數據管理財力和文檔人員、計算機技術人員配備情況，采用如下備份方式：磁帶庫、光盤庫備份。由文檔人員和計算機技術人員按照本單位數據生成和保管歸檔需求，設計備份時間，在規定的時間內，由生產機實時向備份機發送關鍵數據，將數據傳送到遠程備份中心制作完整的備份磁帶或光盤的復制工作。遠程數據庫異地備份。根據《電子公文歸檔暫行辦法》和《電子文件歸檔管理規范》的有關規定，歸檔的電子公文，實現異地保管。就是在與本單位主數據庫所在生產機相分離的備份機上建立主數據庫的一套備份。網絡數據鏡像備份。這種方式是對文檔管理系統的數據庫數據和所需跟蹤的重要目標文件的更新進行監控與跟蹤，并將更新日志實時通過網絡傳送到備份系統，備份系統則根據日志對磁盤進行更新。遠程鏡像磁盤異地備份。通過高速光纖通道線路和磁盤控制技術，將鏡像磁盤延伸到遠離生產機的地方，更新方式為同步或異步，其鏡像磁盤數據與主磁盤數據完全一致，。采用不同方式文檔數據備份，必須要考慮到數據恢復的問題，包括采用雙機熱備、磁盤鏡像或容錯、備份磁帶異地存放、關鍵部件多套備件等多種災難預防措施。這些措施能夠在系統發生故障后對文檔數據進行系統恢復。
檔案部門應積極參與電
子文件分類與電子檔案存儲、備份工作建立一個完善的電子文件分類、存儲與備份系統，城建檔案部門要從城建電子文檔系統的使用者轉變為參與者，這就要求檔案工作者必須深入到現行電子文件管理工作領域，對本單位產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲、備份工作進行指導，將電子文件分類知識融合到城建檔案數據存儲與備份工作中。
（一）根據城建檔案信息管理系統生成的電子文件屬性，如文本文件、數據文件、計算機程序文件、圖形文件、設計文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈結文件等,設定固定的類別代碼，，用以指導計算機技術人員結合分類編碼、保管期限合理設計數據存儲與備份的策略。
（二）積極參與系統實施方案的討論。城建檔案部門應負責文檔數據存儲與備份試點課題與檔案學知識互相結合的論證工作，完成對現場電子數據分類與存儲、備份三者之間有機聯系的調查，提出切實可行的城建檔案存儲與備份策略，供計算機部門技術人員參考。
關鍵詞：城管檔案；檔案管理；檔案整理
檔案是指國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國城市化建設進程的不斷加快，城市規模的不斷擴大，城市管理過程中形成的各類檔案增長迅速，已經成為了城管工作中的一項重要工作內容。城管檔案是指在城市管理活動中直接形成的具有保存價值的各類形式的城市管理活動歷史記錄。城管檔案在城市管理與發展中發揮著重要的作用，是城市各項管理工作重要的參考與依據，也是反映城市管理水平的重要指標之一。
1 城管檔案的重要性
城管檔案是對過去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實的城管檔案可以為機關工作提供備查依據，對城管檔案進行調研，則可以深入挖掘城市管理工作內在的規律，為城市管理工作的發展提供最基礎的參考資料。隨著我國城市化進程的不斷加快，城市人口、規模不斷增擴，城市管理工作的難度也不斷增加，問題不斷增多。城管檔案在此種發展形勢下，其重要性越發突顯，成為我國解決城市矛盾問題、提升城市管理水平、指引城市發展方向的最重要的數據信息來源與依據。
2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問題
目前，我國城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來負責進行。城管局是城市管理中負責綜合行政執法的部門，是由原事業單位“城管辦”、“聯合執法大隊”演變而來。工作內容繁雜、檔案管理意識不強等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項次要性的工作。對城管檔案管理工作重要性的認識不足使得城管檔案工作在相當長的一段時間內處于被動的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。
歸檔整理是檔案管理工作的重要環節，也是檔案管理工作的基礎與起點。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過程中，存在著諸多問題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問題較為突出的環節。
在檔案分類上，沒有根據工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，而既使用“機構”又使用“問題” 標準來進行分類是較為常見的問題，這種分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法等方法的現象多有存在，這些分類方法不是全國統一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯系、形成規律以及文件內容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
對于歸檔文件的排列問題，《歸檔文件整理規則》中有著明確的規定：歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間排列。但在實際的工作中，按文號排列、按問題排列或是全部文件都按時間順序排列的現象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。
3 歸檔整理問題的成因分析
任何問題的存在都有其產生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問題也不例外，只有對問題的成因進行深入分析，才能有效的解決問題。就城管檔案管理中的歸檔整理問題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業水平與素質因素，當然，更深層的原因也與管理者對檔案工作的重視程度有關。
檔案管理是一項專業性較強的工作，而檔案整理環節，尤其是檔案的分類，是最能體現其專業性的地方。目前，城管系統內的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態，遠未達到專業化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設有專職檔案員的部門較少，而即便在設有專職檔案員的部門，具備檔案專業高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業人才的缺乏，導致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發展。長時間停留在表面意義上的管理，未能達到專業化的管理水平，對城管檔案管理工作向更高層次發展造成了重要影響。
城管檔案管理專業人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項制度的建立與完善缺少了專業指導。如專業人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無法從單位實際出發來有效規范檔案的歸檔整理工作，導致了分類方法不具體、檔案保管期限設置不合理等問題的發生。
4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法
4.1 加強檔案管理專職專業人員的設置與引進
專職與專業人員的設置與引進既是兩個方面的事情，同時也是合二為一的。目前，多數城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務的增多，兼職檔案員已經無法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時，專職的崗位設立也體現了對檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業人才的基本條件。而對于專業檔案管理人才的引進，要從多渠道、多方面來進行，要從城管部門人力資源戰略層面出發來進行。單位應投入更多的資金支持，應提供更多的人才吸引條件，加強人才培訓與平臺的提升建設，為人才的發展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質、高水平的檔案管理專業人才投身到城管事業，才能為城管檔案管理的長遠發展打下堅實的人力資源基礎。
4.2 加強現有檔案管理人員的專業技能培訓
加強對現有檔案管理人員專業技能的培訓無疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應對《文書檔案管理歸檔文件整理規則》進行學習領會，對實施細則要加強理解。培訓內容應以日常工作的常用技能與常見問題進行重點加強，要少理論性多實用性，注重實效。培訓應定期舉行，可以派員進行外部培訓，也可以在單位內部組織，聘請省市檔案館的專業人士進行指導講座。
4.3 制定科學合理的檔案分類方案
檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內容，因此，制訂科學合理的檔案分類方案對于檔案歸檔整理工作來說是至關重要的。檔案分類方案要根據國家檔案局2006年公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規則》來制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動情況，維護其歷史面貌。
科學合理的檔案分類方案，需要專業的檔案管理人員來完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內容。鑒于城管局檔案管理的專業水平，可以在檔案分類方案的制定時請上級檔案管理部門進行協助指導，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規則順理成章的進行。
5 結束語
檔案整理工作的基本任務是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴格有序的工作基礎。城管檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業的檔案管理人員外，對于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強檔案管理工作重要性的宣傳，強化檔案管理意識，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內容。
參考文獻
1、編制要求
根據拉西瓦水電站工程建設情況，原《水電廠企業檔案分類表（6～9大類）》（簡稱6～9類）中的類目設置不能滿足工程檔案分類的需要。因此，為能準確的反映工程科技活動，管理工程檔案，以“類別劃分明確，分類層次清楚、類別設置靈活、適應計算機管理，能夠準確地反映本工程的性質和特點。”為編制要求，對類目做了相應的設置和調整。
2、編制過程及分類依據
2.1編制過程
為了使檔案分類大綱編制的具有科學性和完整性，達到既貼近施工過程中的收集、方便組卷，同時能滿足水電廠在生產運行中的檔案管理需要，編制工作從兩個方面入手，一是針對拉西瓦工程施工過程中管理的特性；二是根據科技檔案管理的原則，進行了科技檔案分類大綱的編制工作。
2.2主要依據
根據黃河水電公司科技信息標準化管理目標，使科技檔案更好地為工程建設、生產運行以及未來發展服務，考慮到公伯峽、蘇只水電站已經形成了統一的科技檔案分類大綱基本模式，故將《拉西瓦水電站科技檔案分類大綱》中的檔號結構形式確定為“目錄號（代號）+分類號（一）+分類號（二）+案卷號”。
3、檔號組成說明
依照拉西瓦水電站工程檔案分類的需要，科技檔案號由目錄號和分類號（一）、分類號（二）搭配與案卷號一并組成，各號之間用“―”分隔。
檔號結構形式：4段16位，用0～9標識。
目錄號（代號）+分類號（一）+分類號（二）+案卷號
既1021―0000-0000-0000
案卷號
分類號（二）
分類號（一）
目錄號（代號）
4、各大類檔案號形式
4.1 6大類：產品（生產）類
檔號為：1021+6大類+年度+案卷號
4.2 7大類：科學技術研究類
檔號為：1021+7大類+課題號+案卷號
4.3 8、9大類：8大類“基本建設類”，9大類“設備儀器類”
例如：8022施工圖（按合同標段組卷）
檔號為：1021+8022+（單位工程+分部工程）+案卷號（四位號均為案卷順序號）。
[關鍵詞] 復式分類法；多級目錄；檔案分類
[中圖分類號] G27 [文獻標識碼] A 文章編號：1671-0037（2014）01-42-2
檔案分類是檔案管理工作中的重要環節，既是上承檔案收集的基礎工作，又是下啟檔案整理的關鍵程序，是資料組織從無序到有序、從原始到科學的第一步；影響檔案管理人員選擇檔案分類方法的因素復雜多變，能恰當運用科學的方法將檔案分類，有助于實現檔案便于利用的目標，值得每一位檔案員深入了解，認真學習。本文將介紹一般的檔案分類方法及其使用過程中的常見問題，逐步深入了解目前檔案分類中的復式分類法及多級目錄結構編制之間的關系，探索復式分類法與多級目錄配合使用的妙處。
1 檔案分類方法
1.1 常用的三種檔案分類法
1.1.1 年度分類法。年度分類法以形成和處理文件的年度為標準，將檔案分成各個類別。適用于使用文書檔案逐年歸檔工作制度的單位。
1.1.2 組織機構分類法。組織機構分類法是根據文件的承辦單位將檔案進行分類，即按照立檔單位的內部組織機構將檔案分成若干類別。適用于內部機構穩定、機構頭緒不多的單位。
1.1.3 問題分類法。問題分類法是以文件內容所設計的問題為標準，將檔案分成各個類別。適用于存在時間不長，組織機構模糊不清、檔案數量不大的終結全宗。
2 檔案分類法使用過程中的常見問題
2.1 使用年度分類法時難以正確區分文件年度
由于文件產生過程的成文日期、簽署日期、日期等不盡相同，因此檔案員在鑒定文件所屬年份時需多動腦筋、細心思考。以下的文件值得檔案管理員認真思考，區分歸檔的所屬年度：
《**公司2013年工作計劃》（成文日期：2012年12月15日）
《**公司2012年工作總結》（成文日期：2013年1月6日）
《**公司2012～2015三年發展規劃》（成文日期：2013年1月15日）
《**公司第三屆科研成果交流會》（該會議于2012年12月16日召開，2013年1月4日閉幕，會議材料需歸檔的包括會議通知、會議議程、開幕詞、交流的科研論文、獲獎名單等）
以上文件的年度劃分，沒有一成不變的參考標準，必須從文體種類入手，細心分析，遵循原則，正確處理：
2.1.1 法規性的文件以批準日期為依據；
2.1.2 指導性的文件以簽署日期為依據；
2.1.3 會議記錄以開會日期為依據；
2.1.4 計劃、總結、預算、決算、統計報表以該文件內容針對的時間為依據；
2.1.5 跨年度計劃以開始年度為依據；
2.1.6 跨年度總結以最后年度為依據。
2.2 在使用組織機構分類法時，文件屬于多個組織機構（部門）的或為多個組織機構（部門）所利用的，檔案管理員往往為圖工作簡便，只在其中一個組織機構（部門）的檔案中保管該份文件。這有悖于檔案管理便于利用的最終目的。正確的做法應該是在各組織機構（部門）分別備份。
2.3 問題分類法常見的類別設置，檔案工作者在為立檔單位設類之前，用通過調研，對立檔單位的主要職能、內部機構設置等情況有深入了解，根據實際情況擬定類別，試以某公司為例：
問題分類法容易遇到年度跨度大、涉及部門多的情況，可歸入“綜合管理類”或設“總類”。
檔案管理員應注意在檔案管理過程中不斷完善類目，其體系應為逐漸完善的動態過程，對不盡合理之處或實際工作有變動的情況需及時調整改良。
因此，單一的檔案分類方法在現實情況下是無法滿足實際工作需求的，將上述三種單一的檔案分類方法綜合使用，能使檔案分類呈多維立體的態勢，最終服務于檢索與利用，這就是檔案分類中普遍運用到的復式分類法。
3 多級目錄
多級目錄在電子檔案出現以后發展迅速，該目錄結構也稱為樹形結構。在多級目錄結構中，每一個根目錄包含若干子目錄，在子目錄中又包含下一級子目錄，這樣類推下去就構成了多級目錄結構。采用多級目錄結構的優點是建檔單位可以將不同類型和不同功能的文件分類儲存，方便檔案的管理和查找。如果僅僅依據以上的檔案分類方法，可將檔案目錄平面鋪開，形成多級目錄。然而，這種單一、扁平的結構在工作中是無法滿足實際需求的。只有將多級目錄與復式分類法的巧妙結合結合，使扁平的結構立體起來。
4 復式分類法
以年度分類法、組織機構分類法、問題分類法為基礎，由年度和組織機構、年度和問題靈活組合形成的檔案分類方法叫復式分類方法：
4.1 復式分類法的常見類型：
4.1.1 年度-組織機構分類法。
即先將立檔單位內的檔案按年度分類，然后在每個年度類下再按組織結構（部門）進行分類。適用于內部組織機構經常變化但不復雜的立檔單位，適合現行機關的檔案使用。
4.1.2 組織機構-年度分類法。
即先將立檔單位內的檔案按照組織機構分類，然后在每個組織機構（部門）下按年度分類。適合內部組織機構穩定的立檔單位，一般多用于撤銷機關的檔案分類。
4.1.3 年度-問題分類法。
即先將立檔單位內的檔案按照年度分類，然后在每個年度下按問題分類。適用于立檔單位內部組織機構變化復雜，或由于組織機構間分工不明確、文書工作不正規等難以區分文件所屬機構、沒有內部機構或內部機構簡單的立檔單位。
4.1.4 問題-年度分類法。
即先將立檔單位內的檔案按照問題分類，然后在每個問題下按年度分類。適用于撤銷機關檔案和歷史檔案。
檔案管理員能根據上述四種復式分類法，編制多級目錄，如圖所示：
如此，復式分類法的立體維度結構形成。
4.2 使用復式分類方法應以立檔單位的實際情況靈活設置，適當變動。試看以下例子：
某公司在成立之初由辦公室、生產車間、采購部、銷售部和研發部五個部門組成，由于該公司主要經營范圍是加工生產，檔案管理人員按組織機構-年度分類法來分類整理檔案；其后幾年內，企業人員變動較大，因為加工訂單充裕，公司領導層決定增設生產線，提高盈利效率，生產車間增加到3個，撤并研發部，辦公室分立成行政辦公室和總務后勤兩個部門。這樣的例子在企業檔案管理中是頗為常見的，檔案管理人員應及時作出靈活的應對，對企業檔案的分類方法做出調整，以免影響檔案的利用效率，甚至導致檔案管理混亂。該單位可將原先的組織機構-年度分類法調整為年度-組織機構實現檔案的科學管理。
4.3 在以上復式分類法的基本模式下，按照檔案管理的實際情況與保管年限結合使用，組合成以下的復式分類方法，使檔案管理更趨條理化：
小結：檔案管理的分類方法是將檔案資料從內容到形式理出立體層次、縱橫維度的過程。是一門充滿理趣的學科，需要檔案管理員用心用腦關注本單位的實際情況，用耐心和恒心去構筑適用好用的框架，在此過程中，多級目錄的使用千變萬化，但萬變萬變不離其宗，把握好根目錄和二級目錄的維度是關鍵，不少檔案管理員將多級目錄編成簡單的序列，抹殺了多級目錄的價值，實在可惜。在二者的完美配合下，實在不難建立合理的檔案實體管理體系，更好地對檔案實行科學管理與信息資源的開發利用。
參考文獻：
[1]中華人民共和國檔案法實施辦法[S].
[2]張虹，姬瑞環.檔案管理基礎[M].中國人民大學出版社，2008.
