時間：2022-02-14 09:04:38
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1.項目概況。2010年，我縣新綜合檔案館建設項目列入國家發改委“十二五”中央補助投資項目規劃，享受西部大開發相關政策的扶持。項目建設規模：占地面積22畝，建筑面積約4080平方米的二類標準4層樓房，其中檔案庫房1491平方米、對外服務用房1000平方米、檔案館業務和技術用房800平方米、辦公用房400平方米、附屬用房389平方米。設計應符合《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規范》，項目建成后將具有檔案保管基地、愛國主義教育基地、政府信息公開查閱中心、檔案信息利用中心、電子文件管理中心“五位一體”的功能，將極大地提升我縣檔案工作公共服務能力，更好地為全縣各項事業服務。所有列入項目建設必須在“十二五”（2015年）之前完成。
2.資金來源。項目概算投資775萬元。資金來源：國家投資469萬（每平米1900元），省檔案局補助設備購置資金80—140萬，其余由縣財政負擔。項目資金由國家發改委分年度撥付，優先考慮已經申報立項、落實了項目用地和配套資金，前期準備工作充分并已在建的縣（市區）。
3.項目立項情況。2009年，我縣完成了縣級綜合檔案館建設規劃編制工作。2010年編制了《縣綜合檔案館建設項目可行性研究報告》，取得了建設項目選址意見書、建設項目用地的預審意見、建設項目環境影響登記表等材料，完成了首次向市發改委申報的材料呈送工作。2011年委托縣城鄉規劃設計院完成了圖紙設計，并通過了省檔案局對項目建筑設計方案的審查，再次向市發改委呈送了申報材料。2012年，市發改委已向省發改委申報列入2013年中央預算內投資計劃項目，省發改委已經將項目上報至國家發改委，從省檔案局答復情況來看，2013年市只上報了我縣1個新建項目（還有1個是興國縣的已建追加資金項目），按照慣例一定能順利獲得國建發改委批準，項目資金在2013年全國“兩會”召開后可下撥。
三、下一步工作建議
關鍵詞：檔案；管理；數據現代化；信息化
Abstract: The management of personnel files to conform the requirements of the times, update the content, scope of personnel file management, file collection way, method and personnel files of service object is our personnel file managers need to face and think seriously of the problem. The personnel file management present situation and the existence question, proposed for the archives management of modernization and informatization construction of data.
Key words: file management; data; modernization; information technology
中圖分類號：[C8] 文獻標識碼：A文章編號
一、檔案管理現狀及問題分析
1.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現在的管理需求。
2.人事檔案交接手續不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調動工作時，移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節，出現人事檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現象。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。
4.檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。由于受專業和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。
5.檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。
6.人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用。
二、促進檔案數據現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。 3、分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
三、加強檔案管理信息化建設
從2013年7月開始，中央決定在全黨開展黨的群眾路線教育實踐活動，這是我黨歷史上一次非常重大而又重要的黨員教育實踐活動。
群眾路線教育實踐活動檔案，是群眾路線教育實踐活動的真實記錄，是國家檔案資源的重要組成部分, 是我黨加強思想、組織、作風和制度建設的履歷，是黨建工作的珍貴資料，對于今后工作查考、歷史研究、經驗借鑒具有十分重要的意義。因此，各單位、各部門，尤其是檔案行政部門、檔案館（室），要充分認識建立群眾路線教育實踐活動檔案的意義和重要性，必須建立起一套完整的檔案。
一、建立群眾路線教育實踐活動檔案存在的問題
一是對群眾路線教育實踐活動檔案的重要性認識不足。在建立群眾路線教育實踐活動檔案的重要性認識上，有的單位未把其列入重大、重要活動檔案的范圍，僅當作一般性工作檔案；有的單位沒有從思想上充分認識到群眾路線教育實踐活動檔案的重要性，沒有把它當作黨建工作的珍貴史料；有的單位責任感和歷史感不強，更沒有認識到它對今后工作查考、經驗借鑒、黨史研究的重要作用。
二是對群眾路線教育實踐活動檔案建立得不完整、不系統。對深入開展群眾路線教育實踐活動，有的單位沒>！
三是沒有明確群眾路線教育實踐活動檔案的規定與要求。在收集群眾路線教育實踐活動工作中，有的單位沒有明確歸檔范圍、保存期限、歸檔時間和收集此項活動材料的方法、步驟，沒有提出明確的規定和要求，致使所屬部門形成的群眾路線教育實踐活動檔案不規范，甚至有的單位根本沒有建檔立檔。
二、群眾路線教育實踐活動檔案建立的基本要求
一是加強對建立群眾路線教育實踐活動檔案的領導。各級機關、企事業單位和農村都要從講政治的高度，以對黨、對人民、對歷史高度負責的精神，加強對群眾路線教育實踐活動檔案工作的領導，依法履行對檔案工作的監督、檢查和指導職能，把建立群眾路線教育實踐活動檔案納入本單位教育實踐活動的工作范圍，指定專人負責建立群眾路線教育實踐活動檔案。各單位群眾路線教育實踐活動領導小組及辦公室撤銷后，要將整理好的檔案向本單位檔案室或當地國家檔案館移交。
二是加強對建立群眾路線教育實踐活動檔案的指導。檔案部門要抽調精干業務人員，深入群眾路線教育實踐活動辦公室指導建立檔案，把群眾路線教育實踐活動形成的材料整理歸檔。要為群眾路線教育實踐活動檔案設立單獨全宗，實行“四同步”的管理方式，即同步歸檔、同步整理、同步著錄、同步利用；紙質檔案和電子文檔并存，聲像檔案和照片檔案并重，最大限度地確保群眾路線教育實踐活動檔案的齊全、完整、規范。要按《歸檔文件整理規則》進行整理，主要文件材料保管期限應定為長期。
三是加強對群眾路線教育實踐活動檔案的服務與監管。檔案行政管理部門要及時介入，主動提供服務。要以群眾路線教育實踐活動的成果促進檔案業務建設，為群眾路線教育實踐活動存史留檔。教育實踐活動期間，各單位要努力挖掘教育活動題材與內容，積極利用現有檔案為群眾路線教育實踐活動提供優質服務，充分發揮檔案資源的作用。要進一步體現檔案行政管理職能，認真研究制定群眾路線教育實踐活動形成檔案的管理辦法，加大監督力度，做到事前有安排、事中有指導、事后有檢查，切實將此次教育實踐活動形成的材料規范建檔。
四是明確對群眾路線教育實踐活動的歸檔要求。群眾路線教育實踐活動檔案建立與歸檔總的原則是：按照群眾路線教育實踐活動開展的時間、環節、方式方法、目的要求、成果等進行整理歸檔。要把群眾路線教育實踐活動檔案按單位或部門進行分類整理，一些與其他類別有交叉或不可分的，要視具體情況靈活掌握，并在備考表、分類說明等項目中注明。也可按照已經制定的分類方案，按問題類或機構類進行歸檔，但應在本年度的整理說明中加以說明。材料整理完畢后，連同電子文件及歸檔文件目錄U盤向有關部門移交。
三、群眾路線教育實踐活動文件材料的歸檔范圍
根據檔案法規的相關規定，結合工作實際，筆者認為，群眾路線教育實踐活動的歸檔范圍：
一是關于開展黨的群眾路線教育實踐活動的會議文件材料。二是關于開展黨的群眾路線教育實踐活動的領導機構、工作職責、成員分工，建立領導干部聯系點的材料以及制定的工作計劃、安排、總結、整改措施以及向上級報送的相關文件材料。三是上級領導（含督導組）檢查指導工作的講話等材料。四是開展黨的群眾路線教育實踐活動領導小組辦公室形成的情況反映、工作簡報、學習材料、媒體宣傳報道及表彰工作文件材料。五是開展黨的群眾路線教育實踐活動的各種照片、錄音帶、錄像帶、光盤、U盤等特殊載體材料。六是召開各類座談會、征求黨內外群眾意見所形成的材料以及進行對黨員隊伍基本狀況調查摸底形成的材料。七是舉辦骨干培訓班和采取多種方式組織黨員干部學習形成的材料。八是黨員干 部形成的自我剖析材料、領導班子談心記錄、領導班子專題民主生活會記錄。九是整改和建章立制形成的材料。十是黨的群眾路線教育實踐活動各環節情況統計表及情況匯總材料、成果材料、經驗交流材料和檢查驗收材料等。
四、群眾路線教育實踐活動檔案的保管期限
根據《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》，結合實際工作，筆者認為，黨的群眾路線教育實踐活動檔案的保管期限，按內容作以下劃分：
（一）永久保存的內容。一是黨的群眾路線教育實踐活動的組織機構及工作計劃、總結類：包括成立領導小組及工作機構文件、總體工作方案、各環節工作計劃、總結等。二是會議記錄類：包括黨組會、領導小組會、黨委（黨總支、黨支部）會、黨員大會、黨小組會以及黨課記錄簿等。三是建章立制類：包括黨的群眾路線教育實踐活動的長效機制、整改方案和措施等。四是基本情況類：參加黨的群眾路線教育實踐活動黨員干部花名冊及黨員變動情況。五是領導講話材料及黨課講稿類等（永久或長期）。
（二）長期保存的內容。一是考勤考核記錄類：包括學習考勤考核記錄、群眾代表名單及監督記錄。二是好人好事記錄、教育實踐活動記錄、讀書筆記類等。三是心得體會、班子和個人剖析材料、先進典型事跡、征求意見（問卷調查表）、查擺問題臺賬、問題公示類、簡報信息、活動情況統計表、黨的群眾路線教育實踐活動基本要求和標準等。
（三）短期保存的內容。主要包括：上級單位下發的相關文件、材料，本單位群眾路線教育實踐活動的一般事務性材料，下級單位上報的相關文件材料，聲像、實物等特種載體類等。
五、開發利用群眾路線教育實踐活動檔案的幾點建議
一是搞好檔案編研。黨的群眾路線教育實踐活動檔案的編研，要遵循“寧缺勿濫、去粗取精”的原則，以求達到 “專而精”的目的。黨的群眾路線教育實踐活動檔案要從多角度、多側面、多課題的研究層面進行編研。要對教育實踐活動每個環節的重點內容進行橫向剖析和縱向研究，挖掘和展示教育實踐活動的脈絡和實踐歷程。要利用多種方式方法開展多種載體的檔案編研，如攝影、錄像檔案編研，照片檔案編研以及黨建研究等專題性檔案編研。檔案部門既可以單獨編研，也可以與本單位機關黨委等相關業務部門，以及外單位進行聯合編研，最大限度地挖掘檔案資源的價值。
