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第1篇

關(guān)鍵詞：檔案；管理；數(shù)字化

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1005-913X（2014）01-0114-01

企業(yè)檔案是企業(yè)在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng)過(guò)程中形成并積累的對(duì)當(dāng)前與未來(lái)具有重要參考價(jià)值與借鑒作用的信息記錄，具有原始性、憑證性、權(quán)威性、廣泛性、連續(xù)性和可擴(kuò)充性等特點(diǎn)。尤其是科技檔案在工程建設(shè)中的作用越來(lái)越大，不論是科研、設(shè)計(jì)，還是改建或擴(kuò)建等都離不開它，并且已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的巨大推動(dòng)力量。社會(huì)各界對(duì)科技檔案信息的需求與日俱增。

一、庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化面臨的問(wèn)題

隨著社會(huì)信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理和時(shí)代接軌的產(chǎn)物，是檔案管理中的一種新型模式。

檔案管理電子數(shù)字化具有以下優(yōu)點(diǎn)：一是可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率；二是檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上傳閱，既降低了原文紙質(zhì)資料的磨損率，還可實(shí)現(xiàn)異地查詢。

但將庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化還面臨著許多問(wèn)題：一是檔號(hào)不規(guī)范，沒有目錄號(hào)，一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用；四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼，如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、兩頁(yè)紙一文一卷，有的五、六百頁(yè)紙一類一卷。總之，綜合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)、館藏量越大的，存在的類似問(wèn)題就越嚴(yán)重。

只有實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，才能保證數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。這需要從以下方面著手開展：一是全面普查案卷，去糟取精；二是重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化；三是結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作；四是統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率；五是規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。

二、做好數(shù)字化建設(shè)中的管控，是取得著錄工作多、快、好的必要條件

（一）精心組織，做好過(guò)程管控

為確保檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行，公司應(yīng)組織人員向完成數(shù)字化工作的兄弟單位學(xué)習(xí)管理經(jīng)驗(yàn)，并提前與清華紫光公司溝通，估算工作量，協(xié)調(diào)工作現(xiàn)場(chǎng)，協(xié)商工作方式，合理安排人員配置，部署工作流程。建立檔案出入庫(kù)制度，做到出庫(kù)有登記，歸還有檢查。做好人員進(jìn)場(chǎng)前的培訓(xùn)工作，制定工作計(jì)劃，做到出庫(kù)、掃描、裝訂、檢查一條龍，保證各個(gè)環(huán)節(jié)無(wú)堆積現(xiàn)象。

為保證項(xiàng)目進(jìn)程科學(xué)合理，針對(duì)公司實(shí)際情況，按照文書檔案——科技檔案——照片檔案的順序合理安排掃描計(jì)劃，并做到緊跟進(jìn)程隨時(shí)檢查，將檢查出的問(wèn)題反饋給項(xiàng)目組及時(shí)整改，縮短工作環(huán)節(jié)。與項(xiàng)目組簽訂保密協(xié)議，對(duì)項(xiàng)目組人員及時(shí)登記備案，做到公司信息不外漏。

為保證回庫(kù)紙質(zhì)檔案齊全完整無(wú)損壞，實(shí)行領(lǐng)取登記制度，并派專人負(fù)責(zé)回庫(kù)檔案的驗(yàn)收、檢查、裝訂，對(duì)破損檔案進(jìn)行修補(bǔ)，有效預(yù)防檔案遺失損壞問(wèn)題。

（二）強(qiáng)化驗(yàn)收管理

對(duì)于掃描完成的數(shù)字化檔案，執(zhí)行三級(jí)驗(yàn)收方式。初步驗(yàn)收，做到隨時(shí)錄入隨時(shí)跟蹤，進(jìn)入項(xiàng)目工作現(xiàn)場(chǎng)，檢查錄入數(shù)據(jù)是否與實(shí)際檔案相符，對(duì)修整不到位的提出整改要求；掛接驗(yàn)收，為保證出庫(kù)資料完整明確，文書檔案按年度出庫(kù)，科技檔案按建設(shè)項(xiàng)目出庫(kù)，要求紙質(zhì)檔案資料回庫(kù)的同時(shí)，必須將相應(yīng)的電子件掛接到系統(tǒng)上，檔案人員在系統(tǒng)內(nèi)及時(shí)檢驗(yàn)，不積壓；試運(yùn)行驗(yàn)收，項(xiàng)目完成后，及時(shí)在公司網(wǎng)頁(yè)發(fā)通知，開放相關(guān)人員使用權(quán)限，要求技術(shù)人員針對(duì)本單位實(shí)際情況查找問(wèn)題，有效防止錯(cuò)掛漏掛現(xiàn)象。

（三）以檔案數(shù)字化工作為契機(jī)，全面梳理核對(duì)已入庫(kù)檔案，提高檔案準(zhǔn)確率

檔案數(shù)字化工作，是科技信息化提升的一種表現(xiàn)，檢修公司通過(guò)本次電子化工作的深入開展，對(duì)公司檔案進(jìn)行了一次全面細(xì)致的檢測(cè)排查，發(fā)現(xiàn)了一些檔案遺留問(wèn)題，比如條目錄入錯(cuò)字、頁(yè)碼編寫錯(cuò)誤等進(jìn)行了改正，公司檔案準(zhǔn)確率得到有效提高。

（四）密切配合，克服困難，保證掛接質(zhì)量

第2篇

船舶檔案主要是指有關(guān)于船舶方面的文字、圖像以及聲音和其他類型為載體的原始記錄和資料，在過(guò)去的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)船舶檔案的保存一直以紙質(zhì)形式存在，并且這種檔案保存形式也應(yīng)用于社會(huì)個(gè)行業(yè)中，為我國(guó)科學(xué)文化事業(yè)提供了重要的幫助。紙質(zhì)檔案作為事件記錄的原始載體不僅具有唯一性的特點(diǎn)，不能隨意復(fù)制和更改，更由于其自身的真實(shí)性和直觀性，在鑒定上較為簡(jiǎn)單而受到了人們的喜愛。但是隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展以及檔案量的逐漸增加使得原有的檔案保存形式已經(jīng)不適用于當(dāng)今社會(huì)，船舶檔案數(shù)字化已經(jīng)成為了不可阻擋的歷史潮流。

一、船舶檔案數(shù)字化工作的發(fā)展現(xiàn)狀

鑒于紙質(zhì)存儲(chǔ)檔案對(duì)于外部環(huán)境的要求較高以及檔案工作量的不斷加大，各方面對(duì)于船舶檔案管理工作都提出了更高的要求，在這樣的環(huán)境背景下進(jìn)行船舶檔案的數(shù)字化建設(shè)顯得勢(shì)在必行。檔案數(shù)字化工作主要就是指通過(guò)對(duì)智能信息處理技術(shù)的利用，將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶以及錄像帶等為儲(chǔ)存介質(zhì)的原始檔案材料借助于現(xiàn)代化的掃描、壓縮手段將其轉(zhuǎn)化為圖片文件以及聲音文件和錄像文件的格式，并且在運(yùn)用儲(chǔ)存管理技術(shù)將其儲(chǔ)存到各類介質(zhì)上，便于在需要的時(shí)候能夠通過(guò)快速檢索手段將其查找出來(lái)予以利用。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，逐步建立小范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，逐漸向全國(guó)范圍擴(kuò)展，以便為需要者提供查詢、搜索之需。船舶檔案數(shù)字化的最大優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)在于資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化以及使用方便化。

從發(fā)展的趨勢(shì)上來(lái)看，船舶檔案數(shù)字化發(fā)展是檔案管理工作整體發(fā)展趨勢(shì)的方向，檔案自起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，將會(huì)有利于檔案的修改和復(fù)制，在數(shù)字化狀態(tài)下的的檔案能夠提供更加高效的利用效率和質(zhì)量，能夠更好地滿足船舶行業(yè)乃至全社會(huì)的需要。但是就我國(guó)目前的發(fā)展情況上來(lái)看，限于種種客觀原因的限制使得計(jì)算機(jī)技術(shù)在船舶檔案的管理工作中始終沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用和價(jià)值，檔案的保密性和社會(huì)公眾的需求兩者之間的矛盾成為了影響船舶檔案數(shù)字化工作的最大掣肘之一，造成了檔案數(shù)字化的發(fā)展速度相對(duì)于社會(huì)數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展來(lái)說(shuō)存在著很大的滯后性，不能有效地滿足各方需要。

二、船舶檔案數(shù)字化的利與弊

（一）船舶檔案數(shù)字化的積極影響

從發(fā)展的角度上來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，資源建設(shè)主要包含兩部分，一是對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化，二是對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔和電子檔案管理。借助于這種數(shù)字化形式可以對(duì)檔案原件起到很好地保護(hù)作用，使電子文件形式的檔案替代原件的使用，進(jìn)而避免原件檔案的過(guò)度使用而損壞，并且在數(shù)字化副本異地保存的條件下，輸出縮微膠片還能夠做到永久保存和使用，通過(guò)這種手段即使檔案資料出現(xiàn)了重大災(zāi)難和意外情況也不至于使檔案資料產(chǎn)生毀滅性的破壞。船舶檔案數(shù)字化還能夠有效地改善檔案利用方式，一方面數(shù)字化后的檔案能夠做到共享使用，這樣就能夠提供檔案的利用效率，擺脫孤本的限制;并且當(dāng)需要對(duì)檔案進(jìn)行利用時(shí)，利用者將會(huì)打破時(shí)間的限制，能夠隨時(shí)使用需要的文件。最為重要的是船舶檔案數(shù)字化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的主流趨勢(shì)，社會(huì)的發(fā)展要求船舶檔案必須進(jìn)行改變和創(chuàng)新，以適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)需要。

（二）船舶檔案數(shù)字化所帶來(lái)的隱患

船舶檔案數(shù)字化在為檔案管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)也帶來(lái)的相應(yīng)問(wèn)題，其中最為突出的就是檔案信息的安全問(wèn)題。鑒于船舶檔案數(shù)字化工作后，其接觸的范圍和廣度也將會(huì)變得，因此面臨安全風(fēng)險(xiǎn)的幾率也隨之增大。檔案數(shù)字化主要的安全問(wèn)題來(lái)自于四方面，分別是網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題、系統(tǒng)安全問(wèn)題、應(yīng)用安全和病毒防范問(wèn)題以及檔案數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題是指基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施不可能保證一直正常運(yùn)行，在其運(yùn)行過(guò)程中很有可能出現(xiàn)各類故障，進(jìn)而影響到檔案管理;二系統(tǒng)安全則是指檔案數(shù)字化的相關(guān)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可能存在系統(tǒng)漏洞，在這樣的環(huán)境下檔案信息很有可能被竊取和利用;應(yīng)用安全及病毒的防范則是由于網(wǎng)絡(luò)病毒是伴隨著網(wǎng)絡(luò)的存在而存在的，如果不能進(jìn)行有效地處理很有可能使檔案信息面臨病毒的威脅;而檔案信息數(shù)據(jù)的安全則是指應(yīng)當(dāng)對(duì)船舶檔案信息進(jìn)行一定的加密處理，否則很有可能加大檔案信息數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，一般情況下用戶在訪問(wèn)檔案信息和數(shù)據(jù)時(shí)，檔案信息都是真實(shí)和完整的，如果不對(duì)用戶的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置變更，而任由他人進(jìn)入系統(tǒng)，將會(huì)使檔案信息處于無(wú)保護(hù)狀態(tài)，隨時(shí)都存在被更改和利用的風(fēng)險(xiǎn)，這也是檔案數(shù)字化所帶來(lái)的主要問(wèn)題。為此，在船舶檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展過(guò)程中還應(yīng)當(dāng)對(duì)安全管理技術(shù)進(jìn)行不斷地研究，為檔案信息的安全提供更加可靠地保障。

三、紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案工作的思考

從形式上的變化來(lái)看，船舶檔案數(shù)字化工作的最大變化在于儲(chǔ)存介質(zhì)發(fā)生了變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲(chǔ)存轉(zhuǎn)變成了電子文件形式的儲(chǔ)存。從某種程度上來(lái)講，數(shù)字檔案的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來(lái)使其得以實(shí)現(xiàn)，例如各類檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞以及檔案資源的共享和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等等。無(wú)論是對(duì)于儲(chǔ)存的老檔案來(lái)說(shuō)，還是對(duì)現(xiàn)在的電子文件形式的新檔案來(lái)說(shuō)都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化的原則去進(jìn)行，確保紙質(zhì)檔案能夠被完整的轉(zhuǎn)換為數(shù)字化，電子文件能夠歸檔，數(shù)字化檔案能夠被有序的保管、傳遞和利用，盡量避免各自為政、互不兼容現(xiàn)象的發(fā)生。對(duì)于船舶檔案數(shù)字化工作來(lái)講，建立一套標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是必不可少的工作，在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案的過(guò)程中一定要發(fā)揮出標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的引導(dǎo)性作用，保證技術(shù)上能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)調(diào)性和整體性的統(tǒng)一。而在現(xiàn)實(shí)的工作中，還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案局所頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對(duì)電子文件的歸檔和管理要進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，對(duì)于文字型電子文件、掃描型電子文件、視頻和多媒體電子文件以及音頻電子文件等各類檔案都應(yīng)當(dāng)采取通用的格式予以儲(chǔ)存和管理。

與此同時(shí)，在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案的過(guò)程中我們還應(yīng)當(dāng)注重為數(shù)字化檔案提供一種良好的運(yùn)行環(huán)境。船舶檔案數(shù)字化主要就是指借助于信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有效利用。對(duì)于檔案的數(shù)字化管理來(lái)說(shuō)，最為重要的就是技術(shù)性支撐，檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的管理平臺(tái)和技術(shù)手段作保證，這也是當(dāng)今社會(huì)進(jìn)行檔案管理所必須具備的條件。但是從難度系數(shù)上來(lái)講，檔案數(shù)字化屬于一項(xiàng)全方位的系統(tǒng)工程，其中包含了文件格式標(biāo)準(zhǔn)制定以及系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境中其他標(biāo)準(zhǔn)制定等諸多內(nèi)容，這使得船舶檔案的數(shù)字化在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中還有很長(zhǎng)一段路要走。針對(duì)于紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案仍然有很多基礎(chǔ)性工作要做，為此在轉(zhuǎn)換過(guò)程中主要應(yīng)當(dāng)做好如下幾方面。其一是要制定網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)，為數(shù)字檔案信息提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境;其二則是要制定相關(guān)的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，為數(shù)字化形式的船舶檔案應(yīng)用提供便利條件和有效規(guī)范，在數(shù)據(jù)源、代碼以及電子公文格式上要遵循自身的標(biāo)準(zhǔn);其三就是要制定好應(yīng)用支撐標(biāo)準(zhǔn)，為數(shù)字化檔案信息提供應(yīng)有支撐和服務(wù);最后則是要制定出合理有效地信息安全標(biāo)準(zhǔn)，為信息管理和應(yīng)用創(chuàng)造一個(gè)安全的環(huán)境。船舶檔案數(shù)字化工作要堅(jiān)持從自身的立足點(diǎn)出發(fā)，在紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換過(guò)程中要注重對(duì)門類和多元化檔案資源的有效整合，最大限度上做到檔案資源的合理配置，強(qiáng)化船舶檔案的管理水平。

第3篇

關(guān)鍵詞：科技圖書檔案 管理 自動(dòng)化化

中圖分類號(hào)：G258 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）02（b）-0254-01

延安市科技館于1987年建成圖書資料室，又細(xì)化成圖書檔案室。主要是為延安市、縣區(qū)及周邊的科研人員快速有效地提供有價(jià)值的科技信息的查閱，了解掌握科技最新動(dòng)態(tài)提供服務(wù)。近年來(lái)，隨著辦公現(xiàn)代化設(shè)備的不斷發(fā)展、推廣，科技圖書將運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)管理圖書檔案，進(jìn)而逐步的實(shí)現(xiàn)科技圖書檔案工作的現(xiàn)代化，圖書檔案與其是兩種不同的概念，但兩者之間又存在著密不可分的關(guān)系。如何把握科技圖書檔案工作自動(dòng)化，科學(xué)有效地進(jìn)行組織管理，協(xié)調(diào)管理，使之成為科技人員之家，充分發(fā)揮科技圖書檔案工作的重要性，為科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和各項(xiàng)工作服務(wù)的作用。這是目前圖書檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)一個(gè)十分重要而又需要加以研究的問(wèn)題。

1 圖書檔案工作現(xiàn)代整體管理是兩者相互聯(lián)系共同發(fā)展的必然要求

1.1 圖書檔案一體化是新的管理模式，圖書與檔案的諸多相似之處是一體化的基礎(chǔ)

隨著圖書管理走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，檔案工作現(xiàn)代化也勢(shì)在必行。由此可見，圖書與檔案是同一事物不同階段的產(chǎn)物，兩者同出一源，各具有獨(dú)特的功能。

隨著科學(xué)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于我們的生活工作和各個(gè)領(lǐng)域，這就要求我們工作人員能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)，具有較高的知識(shí)水平和操作水平。辦公自動(dòng)化的推進(jìn)，為圖書檔案工作自動(dòng)化管理創(chuàng)造了條件，我們可以通過(guò)電子計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，可以將同性質(zhì)相互聯(lián)系的工作連為一體，就能實(shí)現(xiàn)圖書工作與檔案工作的整體化管理。如果圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化各自為陣，互相脫節(jié)，科技圖書檔案工作上不去，那么，圖書情報(bào)信息與檔案信息這兩種本是同一事物的信息，就會(huì)被重復(fù)整理，重復(fù)向計(jì)算機(jī)輸入，這樣，計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)就得不到充分發(fā)揮，將直接影響科技科研工作的正常有序進(jìn)行。

1.2 圖書檔案工作自動(dòng)化從實(shí)踐要求兩者一體化體管理

隨著辦公自動(dòng)化與檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，使我們這些事業(yè)單位相繼開始了圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化的實(shí)際工作，制約圖書檔案工作自動(dòng)化的因素很多，但起決定性作用的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)水平，重視程度及解決問(wèn)題的決心。從實(shí)踐證明來(lái)看，迫切需要實(shí)現(xiàn)圖書檔案工作自動(dòng)化的整體管理。科技圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化分別形成于地市、縣區(qū)各職能部門之中，由于地域條件限制和資金使用不集中，現(xiàn)代化設(shè)備不配套，加之本地技術(shù)力量所限，目前自動(dòng)化工作尚處于分散的，小規(guī)模的開發(fā)實(shí)驗(yàn)階段。但圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化同是辦公自動(dòng)化的組成部分。因此，人們研制辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，能夠較好的把握?qǐng)D書處理與檔案管理之間的關(guān)系，從整體的連貫性，在充分考慮圖書、檔案工作不同階段上，使計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)開發(fā)規(guī)模、方法、功能等不同要求前提下，從信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效上使圖書檔案管理工作成為一體。

2 對(duì)實(shí)現(xiàn)圖書檔案工作辦公自動(dòng)化整體管理的看法

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，為圖書檔案工作自動(dòng)化的協(xié)調(diào)發(fā)展提供保證

市縣區(qū)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管圖書檔案的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該開拓視野投入一定時(shí)間，了解關(guān)注此項(xiàng)工作。從圖書檔案工作自動(dòng)化的整體上考慮問(wèn)題，有計(jì)劃地組織相關(guān)人員對(duì)重點(diǎn)課題的研究、統(tǒng)籌安排各工作程序和工作環(huán)節(jié)之間的相互銜接，協(xié)調(diào)好圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化的關(guān)系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

2.2 統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)好圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化的關(guān)系

圖書檔案工作具體有形，專業(yè)學(xué)術(shù)方面資料的收集，是整個(gè)科技圖書檔案工作的基礎(chǔ)，也是圖書檔案工作的起點(diǎn)。起點(diǎn)至關(guān)重要，對(duì)于提高科技人員查閱有效率，促進(jìn)科技事業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展有著不可替代的重要作用。因此，圖書檔案自動(dòng)化應(yīng)該著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)，圍繞檔案管理這個(gè)中心，根據(jù)檔案管理的要求，應(yīng)當(dāng)看到，圖書檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化是社會(huì)發(fā)展的必然。實(shí)踐證明，圖書檔案工作是相輔相成的，它們是互補(bǔ)的，不可相互代替，科研人員在研究一個(gè)課題時(shí)，首先是去查閱圖書資料，然后就是查考相關(guān)檔案資料，圖書檔案的雙重服務(wù)給科技人員帶來(lái)的，不僅是圖書檔案利用上的便利，更是把圖書與檔案結(jié)合起來(lái)的一種理想的配套服務(wù)。是科技人員可以信賴的綜合信息服務(wù)工作。因此，圖書檔案工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化迫在眉睫。

2.3 抓好標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化的統(tǒng)一協(xié)調(diào)

圖書檔案自動(dòng)化工作單靠組織管理，行政手段去安排是不夠的，必須通過(guò)制訂和推行各種標(biāo)準(zhǔn)，使分工合作有統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，做到制度有規(guī)定，組織有保證，職責(zé)有分工，工作有安排，收集有保證。使兩者在技術(shù)上保持前后銜接的協(xié)調(diào)一致。從而達(dá)到成果共享。為使圖書檔案工作自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)達(dá)到兼容性、一致性、合作性的要求，圖書工作標(biāo)準(zhǔn)與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)協(xié)調(diào)配套。從圖書檔案工作自動(dòng)化整體上考慮，重視并加強(qiáng)圖書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

綜上所述，圖書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，而自動(dòng)化又是建立在標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)之上的，因此，收集科研文獻(xiàn)力求真實(shí)、完整，對(duì)于整個(gè)圖書檔案工作自動(dòng)化系統(tǒng)質(zhì)量的優(yōu)劣至關(guān)重要。因此，應(yīng)大力加強(qiáng)圖書工作標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一圖書檔案的標(biāo)引語(yǔ)言，同時(shí)，要加強(qiáng)科學(xué)管理，廣泛增強(qiáng)科技人員的圖書檔案意識(shí)，建立一定的檢查監(jiān)督制度，采取有力的措施，確保科技圖書檔案工作自動(dòng)化順利有序的開展，為圖書檔案工作自動(dòng)化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

第4篇

一、企業(yè)歷史檔案數(shù)字化的意義

第一，有利于避免原檔案受到損害。企業(yè)的歷史檔案基本上都保留了較長(zhǎng)的時(shí)間，紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的流逝，極易造成損壞，出現(xiàn)字跡模糊、辨認(rèn)不清、紙張發(fā)黃、蟲子侵蝕等現(xiàn)象。實(shí)施數(shù)字化檔案管理，能夠?qū)⒅匾臍v史資料以電子檔的形式保存下來(lái)，從而避免原件檔案的丟失，更好地保存好企業(yè)的歷史資料。

第二，是適應(yīng)社會(huì)信息發(fā)展的必然趨勢(shì)。目前，人類的文明程度逐漸加深，信息化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，檔案的數(shù)字化管理是適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展的新形勢(shì)。它能夠?qū)嵤┳詣?dòng)化辦公管理，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化資料管控，將大量的信息以電子化的樣式保留下來(lái)，進(jìn)而滿足時(shí)代進(jìn)步的新要求。

第三，有助于提高檔案管理的水平，減小工作量。對(duì)企業(yè)的歷史檔案開展數(shù)字化管理，不僅能夠更好地保留原件，避免信息的丟失，還可以減小工作量，提高工作效率。利用數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的快速檢索和查閱，精確地查找想要獲取的信息，大大節(jié)約了工作時(shí)消耗的人力、物力和財(cái)力。

二、企業(yè)歷史檔案外包工作存在的風(fēng)險(xiǎn)

開展數(shù)字化檔案信息管理是現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，它能夠極大地降低工作的強(qiáng)度和力度，提高工作效率。但是由于數(shù)字化對(duì)技術(shù)水平要求較高，使得很多企業(yè)不得不將一部分業(yè)務(wù)外包出去，這就存在著很大的工作風(fēng)險(xiǎn)，具體而言主要有以下幾個(gè)方面：

（一）檔案外包對(duì)檔案管理部門造成的風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理部門承擔(dān)著管理檔案的艱巨任務(wù)，但是如若相關(guān)人員過(guò)份依賴外包公司，自身的檔案數(shù)字化技術(shù)不過(guò)硬，就存在著受控于人的危害。將一定的工作外包出去，目的是要減小工作量，改變工作現(xiàn)狀，提升工作效率。然而，當(dāng)外包工作過(guò)大，企業(yè)自身的數(shù)字化水平不高的時(shí)候，往往會(huì)將企業(yè)最重要的信息資料和檔案也外包出去，引起重要信息的丟失。與此同時(shí)，企業(yè)數(shù)字化設(shè)備落后，系統(tǒng)軟件的升級(jí)也會(huì)受到阻礙，不利于日常工作的維護(hù)，使得檔案管理部門成為擺設(shè)。

（二）外包企業(yè)的管理不力可能使得檔案在外包中遭受損失。企業(yè)檔案工作開展外包必須要選擇合適的企業(yè)承接工作，但是目前市場(chǎng)上的外包公司數(shù)量過(guò)多，真正能夠保證高質(zhì)量、高水平服務(wù)的卻較少。企業(yè)在將歷史檔案外包的過(guò)程中，如果沒有選擇好企業(yè)，只是草草地簽了一個(gè)協(xié)議，不僅不利于保護(hù)好檔案信息，還會(huì)造成外包工作的失敗，引發(fā)工作風(fēng)險(xiǎn)。

三、歷史檔案數(shù)字化外包工作的應(yīng)對(duì)措施

根據(jù)企業(yè)歷史檔案在外包過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，我國(guó)相關(guān)單位一定要做好嚴(yán)格的把控，以積極的態(tài)度完善工作質(zhì)量。

首先，企業(yè)在選取外包公司的時(shí)候要慎重。外包商一定要具有承擔(dān)工作的經(jīng)驗(yàn)，技術(shù)水平要達(dá)標(biāo)，且取得過(guò)工作資質(zhì)。另外。檔案資料在外包前還要組織團(tuán)隊(duì)進(jìn)行分析，找專家聽取意見，對(duì)外包商的能力、技術(shù)開展審核，選擇信譽(yù)好的公司承接工作。

其次，企業(yè)要與外包商簽訂工作協(xié)議。在協(xié)議內(nèi)部細(xì)化工作的具體方法和內(nèi)容，并提前說(shuō)明外包工作失敗要承擔(dān)的賠償義務(wù)，使其具有法律效力，以更好地保管檔案信息和資料。

最后，在外包工作開展過(guò)程中還要加強(qiáng)監(jiān)督和管理。企業(yè)要健全符合檔案數(shù)字化項(xiàng)目管理的實(shí)際規(guī)范，完善檔案數(shù)字化項(xiàng)目安全保障體系，定期派人去監(jiān)督外包工作的進(jìn)展情況，進(jìn)而做好安全防護(hù)管理，提高工作質(zhì)量。

第5篇

醫(yī)院檔案室工作計(jì)劃范文一

20xx年全市檔案工作的總體要求是，認(rèn)真貫徹落實(shí)黨的xx屆x中全會(huì)以及省委、xx和xx市委全會(huì)精神，根據(jù)上級(jí)檔案部門的工作部署，以貫徹落實(shí)省“兩辦”《實(shí)施意見》和xx市“兩辦”《通知》精神為主線，以堅(jiān)持“三個(gè)走向”為根本要求，以“五檔共建”為主抓手，抓基層、夯基礎(chǔ)、強(qiáng)法治、重人才，力爭(zhēng)為“xx”規(guī)劃收好官、為“十三五”規(guī)劃謀好篇，努力開創(chuàng)具有xx特色的檔案工作新局面。

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)、深入貫徹落實(shí)省“兩辦” 《實(shí)施意見》和xxx市“兩辦”《通知》精神

繼續(xù)深入學(xué)習(xí)省“兩辦”《實(shí)施意見》以及xx市“兩辦”《關(guān)于認(rèn)真貫徹落實(shí)實(shí)施意見的通知》精神，結(jié)合xx檔案工作實(shí)際，提出xx市《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》的貫徹落實(shí)意見方案，提請(qǐng)瑞安市“兩辦”出臺(tái)貫徹落實(shí)的實(shí)施意見。

二、緊緊圍繞市委、市政府中心工作提供檔案服務(wù)

1、圍繞市委、市政府重大部署和重點(diǎn)工作，繼續(xù)做好“五水共治”，“三改一拆”、“x商回歸”等檔案工作。

2、圍繞紀(jì)念抗戰(zhàn)勝利70周年，收集抗戰(zhàn)資料，配合市委宣傳部等做好紀(jì)念抗戰(zhàn)勝利70周年宣傳工作。

三、全面推進(jìn)“五檔共建”工作

(一)增強(qiáng)法治意識(shí)，推進(jìn)法治檔案建設(shè)

1、增強(qiáng)檔案法治意識(shí)。各立檔單位要強(qiáng)化檔案法治意識(shí)，健全檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)，確保將本單位檔案收集齊全、整理歸檔、依法移交，切實(shí)做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。圍繞全面深化改革要求，建立健全檔案政務(wù)事中事后監(jiān)督制度，推進(jìn)權(quán)力清單和責(zé)任清單制度的規(guī)范運(yùn)行。

2、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和行政管理工作。深入鎮(zhèn)街(社區(qū)、村)、機(jī)關(guān)部門和企事業(yè)單位進(jìn)行檔案工作業(yè)務(wù)督查指導(dǎo)，組織開展重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。加大行政執(zhí)法力度，推進(jìn)《檔案法》在基層貫徹實(shí)施，提升基層檔案工作規(guī)范化水平。

3、深入開展檔案普法宣傳。以《檔案法》頒布實(shí)施28周年和“6.9國(guó)際檔案日”為契機(jī)，組織開展檔案常識(shí)和檔案普法宣傳。

(二)加強(qiáng)館室共建，推進(jìn)智慧檔案建設(shè)

1、加快館藏檔案數(shù)字化，積極配合xx市“館際一體化”建設(shè)。按照檔案的利用率、重要程度、破損程度等，制定館藏檔案數(shù)字化加工進(jìn)度計(jì)劃，今年將完成館藏檔案數(shù)字化加工100萬(wàn)頁(yè)。利用新檔案大樓建設(shè)之機(jī)，推進(jìn)數(shù)字檔案館軟硬件平臺(tái)建設(shè)，配合xx市局做好xx市“館際一體化”建設(shè)。

2、加快推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。以省級(jí)規(guī)范化數(shù)字檔案室和xx市級(jí)示范數(shù)字檔案室創(chuàng)建活動(dòng)為載體，確定今年我市數(shù)字檔案室創(chuàng)建對(duì)象，力爭(zhēng)完成10家以上機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位建成數(shù)字檔案室”的目標(biāo)。

3、開展檔案登記備份、電子檔案的歸檔和移交工作。力爭(zhēng)基本完成進(jìn)館單位的室藏重要傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換和備份工作。爭(zhēng)取把電子文件歸檔和電子檔案移交接收利用納入本地信息化項(xiàng)目。

(三)整合檔案資源，推進(jìn)民生檔案建設(shè)

1、加大檔案的接收、征集力度。繼續(xù)做好鎮(zhèn)街、部門到期檔案的接收，開展“三重一特”檔案征集工作，完善“xx名人”、“xx方言”建檔工作，完善“文化大禮堂”建檔工作。繼續(xù)開展瑞安改革開放“口述歷史”的采集和建檔，名鎮(zhèn)名村建檔工作。開展民間檔案征集工作，加強(qiáng)與民間檔案文獻(xiàn)收藏人員的聯(lián)系和溝通，做好民間檔案文獻(xiàn)征集和收藏的登記工作，努力征集散存在民間的珍貴檔案資料。

2、加強(qiáng)民生檔案指導(dǎo)管理。開展涉民檔案調(diào)研，加強(qiáng)重點(diǎn)涉民檔案規(guī)范化建設(shè)的監(jiān)督指導(dǎo)，整理、編寫《xx市民生檔案目錄》，推進(jìn)民生檔案資源整合。繼續(xù)做好勞動(dòng)人事檔案的指導(dǎo)管理工作，加強(qiáng)出生醫(yī)學(xué)證明、學(xué)籍、宅基地審批等民生檔案的指導(dǎo)管理。

3、加強(qiáng)檔案資源共享利用。優(yōu)先安排民生檔案數(shù)字化加工，提升查檔系統(tǒng)軟硬件設(shè)備設(shè)施功能，深化“異地查檔，跨館服務(wù)”工作，完善檔案利用體系，推動(dòng)檔案資源共享利用。

(四)強(qiáng)化安全監(jiān)管，推進(jìn)平安檔案建設(shè)

1、加強(qiáng)檔案館(室)建設(shè)。各立檔單位應(yīng)重視檔案館(室)軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案館(室)制度管理，確保檔案實(shí)體安全。

2、加強(qiáng)檔案信息安全。做好檔案與電子文件的安全管理、保密管理和應(yīng)急處置，做好重要檔案異地備份，完成檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)測(cè)評(píng)。相關(guān)單位應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范數(shù)字化加工外包管理，確保檔案信息安全。認(rèn)真做好“平安xx”建設(shè)檔案工作考核，加強(qiáng)檔案安全監(jiān)管。

醫(yī)院檔案室工作計(jì)劃范文二

一、指導(dǎo)思想

以XX大精神為指導(dǎo)，認(rèn)真學(xué)習(xí)社會(huì)主義關(guān)于“科學(xué)發(fā)展觀”理論，深入貫徹執(zhí)行《檔案法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》、《8號(hào)令》，認(rèn)真落實(shí)上級(jí)關(guān)于檔案工作的有關(guān)精神，緊緊圍繞醫(yī)院的中心工作，充分發(fā)揮檔案服務(wù)功能，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，為教育事業(yè)及廣大教職工服務(wù)。

二、工作目標(biāo)

加強(qiáng)學(xué)校檔案建設(shè)，用好“超星”軟件管理系統(tǒng)。進(jìn)一步鞏固和提高學(xué)校檔案管理水平，充分利用檔案信息資源，拓展檔案的教育功能、信息功能和服務(wù)功能，創(chuàng)建省三星級(jí)合格檔案室，使學(xué)校檔案工作達(dá)到規(guī)范化管理的要求。

三、主要工作措施

1.工作具體分工，既責(zé)任到人，又共同合作，齊心協(xié)力，完成工作目標(biāo)。

2、歸檔文件齊全完整，并按照本校制訂的歸檔范圍和保管期限表，準(zhǔn)確劃分保管期限。

3、按照常熟市檔案局常檔〔20XX〕8號(hào)《關(guān)于印發(fā)20XX年度檔案執(zhí)法、業(yè)務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)的通知》文件精神認(rèn)真學(xué)習(xí)，及早熟悉并掌握“標(biāo)準(zhǔn)”內(nèi)容，逐條對(duì)照，逐項(xiàng)落實(shí)，扎扎實(shí)實(shí)開展好本校的檔案工作。

4、嚴(yán)格按照歸檔文件整理辦法操作，強(qiáng)化收集，簡(jiǎn)化整理，細(xì)化檢索，深化利用，不斷推進(jìn)歸檔文件整理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

5.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，支持檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

6.向升級(jí)為省二星級(jí)、省三星級(jí)的檔案室學(xué)習(xí)取經(jīng)，通過(guò)省級(jí)驗(yàn)收。

7.堅(jiān)持原則秉公辦事，做到被服務(wù)的對(duì)象高興而來(lái)，滿意而歸。

四、重點(diǎn)工作安排

1、做好本院20XX年資料的收集工作。貫徹執(zhí)行新保管期限表( 8號(hào)令 ),做好20XX年檔案資料的整理、編目、歸檔工作。7月30日前完成年度文件材料歸檔，并上報(bào)歸檔文件整理目錄及歸檔文件整理說(shuō)明。

2、積極開發(fā)檔案信息資源，做好加工、整理、編研、開發(fā)、利用工作，拓寬檔案的信息功能、教育功能和服務(wù)功能，力求反映學(xué)校特色，努力提高編研質(zhì)量。繼續(xù)規(guī)范、完善全宗卷及各類匯編。

第6篇

高校數(shù)字化的檔案信息從傳輸、存儲(chǔ)到顯示利用都要通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)是生成和利用數(shù)字檔案信息的基礎(chǔ)和前提，離開計(jì)算機(jī)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)的傳輸，數(shù)字化的檔案信息就不可能讀取和顯示，因此，數(shù)字化檔案信息對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)有很強(qiáng)的依賴性。然而眾所周知，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)具有一定的不安全性，因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的某些隱患，有時(shí)會(huì)使檔案信息遭到毀滅性的破壞，這就產(chǎn)生了檔案信息的安全問(wèn)題。如何確保數(shù)字化檔案信息的保密性、完整性、真實(shí)性和可利用性，給高校檔案數(shù)字化工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)，對(duì)高校在檔案數(shù)字化進(jìn)程中采取先進(jìn)技術(shù)和有效措施，保障高校檔案信息安全提出了較高的要求。

二、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化給高校檔案工作帶來(lái)了新的生機(jī)，數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢?cè)跒樯鐣?huì)提供廣泛信息服務(wù)的同時(shí)，也給高校檔案的信息安全帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。例如：在數(shù)字化加工過(guò)程中，有的高校利用勤工助學(xué)學(xué)生或通過(guò)外包實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，存在對(duì)學(xué)生培訓(xùn)不夠和對(duì)數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)、加工場(chǎng)地、加工人員和加工成果等方面監(jiān)管不到位，管理不規(guī)范的問(wèn)題；有的高校檔案管理人員沒有經(jīng)過(guò)正規(guī)的機(jī)要保密培訓(xùn)，在工作實(shí)踐中，對(duì)已觸“紅線”的檔案信息資料繼續(xù)以常規(guī)方法掛網(wǎng)；有的政府信息安全部門對(duì)進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的單位指導(dǎo)不到位等等。

1.高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中沒有完整的法律法規(guī)制度保護(hù)信息安全。

目前，各高校全文數(shù)字化工作主要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)。法規(guī)制度分散零亂，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，對(duì)于高校檔案信息安全保障法規(guī)不成體系，缺少專門的法規(guī)。

2.高校檔案數(shù)字化沒有統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

目前，沒有一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，來(lái)保證高校檔案數(shù)字化工作能夠安全、科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。

3.高校檔案數(shù)字化評(píng)估、防范少，檔案信息安全缺乏預(yù)警能力。

高校檔案信息安全保障體系的各部分建設(shè)仍處于相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護(hù)混為一談。人員崗位職責(zé)不明確，業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，有越崗代崗現(xiàn)象，有的操作人員在相關(guān)計(jì)算機(jī)上使用與檔案數(shù)字化無(wú)關(guān)的軟件，難免帶來(lái)病毒侵襲等隱患，造成數(shù)字化系統(tǒng)癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護(hù)的水平上，不能主動(dòng)防御和動(dòng)態(tài)保護(hù)檔案信息安全。

4.高校檔案專業(yè)人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發(fā)展能力。

在檔案信息開發(fā)和利用過(guò)程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護(hù)衛(wèi)者。隨著檔案信息化的推進(jìn)和檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案工作者的要求也越來(lái)越高。在檔案信息安全保障體系建設(shè)中，專業(yè)的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎(chǔ)。

法律制度是高校檔案數(shù)字化工作生成、管理、存儲(chǔ)、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則的統(tǒng)稱，包括政策、法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。連續(xù)、有效、健全的制度是科學(xué)應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)程安全風(fēng)險(xiǎn)的保障。通過(guò)科學(xué)的制度建設(shè)，約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素，調(diào)動(dòng)各方面人員應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的積極性才是根本。在數(shù)字化進(jìn)程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強(qiáng)法制管理，充分運(yùn)用法律手段，規(guī)范檔案管理人員對(duì)數(shù)字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項(xiàng)工作納入法制化、規(guī)范化的軌道，進(jìn)而提高檔案管理部門對(duì)檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中應(yīng)遵循的相關(guān)法律法規(guī)包括：《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關(guān)部門一方面要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，嚴(yán)格執(zhí)法，切實(shí)起到保障高校數(shù)字化檔案信息安全的作用，另一方面針對(duì)高校檔案信息安全面臨的復(fù)雜問(wèn)題，上級(jí)有關(guān)部門要進(jìn)一步完善高校檔案信息安全的法律法規(guī)，盡早出臺(tái)有效的專門的法律依據(jù)。同時(shí)，高校也要根據(jù)自身的實(shí)際情況，修訂數(shù)字化檔案信息安全管理辦法。

2.制定檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是高校檔案信息安全的前提。

檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是一種多學(xué)科、綜合性、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，其目的在于保證檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，保證利用者和設(shè)備操作者的人身安全。面對(duì)數(shù)字化檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，制定數(shù)字化檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)對(duì)保證高校數(shù)字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)，保證高校檔案數(shù)字化工作科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及基礎(chǔ)通信工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通技術(shù)等方面；二是應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，基于部分高校檔案數(shù)字化信息也會(huì)面向公眾，為社會(huì)提供必要的服務(wù)，所以要制定字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)等；三是應(yīng)用支撐標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及信息交換平臺(tái)、電子記錄管理和數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)，能給高校檔案數(shù)字化提供各種支撐和服務(wù)；四是信息安全標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及安全級(jí)別管理、身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制、加密算法和數(shù)字簽名方面的標(biāo)準(zhǔn)；五是管理標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內(nèi)容。

3.安全技術(shù)保障是高校數(shù)字化檔案信息安全的核心。

數(shù)字化檔案信息是高科技產(chǎn)物，因此也需要高科技技術(shù)來(lái)保障檔案數(shù)字化信息服務(wù)、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中面臨的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)多種多樣，歸納起來(lái)主要有：軟硬件配置不當(dāng)、數(shù)字化技術(shù)不成熟等等，這些都會(huì)對(duì)信息安全構(gòu)成隱患，但只要有防范意識(shí)，絕大部分風(fēng)險(xiǎn)都可以規(guī)避。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中涉及到的信息安全技術(shù)主要有以下幾種：一是防火墻技術(shù)。它是設(shè)置在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道屏障，在外部網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)之間建立起一個(gè)安全網(wǎng)關(guān)，從而防止發(fā)生不可預(yù)測(cè)的、潛在破壞性的侵入。它可以通過(guò)監(jiān)測(cè)、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，盡可能地對(duì)外部屏敝網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息、結(jié)構(gòu)和運(yùn)行狀況，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。二是數(shù)據(jù)加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)一般與防火墻技術(shù)配合使用，它是為提高信息系統(tǒng)及數(shù)字檔案信息的安全性和保密性，防止機(jī)密信息被外部破析所采用的主要技術(shù)手段之一。三是反病毒技術(shù)。反病毒技術(shù)包括預(yù)防病毒、檢測(cè)病毒和消除病毒三種技術(shù)。四是訪問(wèn)控制技術(shù)。在操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中規(guī)定了訪問(wèn)控制的權(quán)限，如規(guī)定文件建立者具有可讀、寫、修改或執(zhí)行的權(quán)限。強(qiáng)制性訪問(wèn)控制引入了安全管理員的機(jī)制，增加了安全保護(hù)，可防止用戶無(wú)意或有意地使用自主訪問(wèn)的權(quán)利。五是安全審計(jì)技術(shù)。通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)發(fā)生的各種訪問(wèn)情況記錄日志，并對(duì)日志進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)而對(duì)資源使用情況進(jìn)行事后分析，它也是發(fā)現(xiàn)和追蹤事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校數(shù)字化檔案信息安全的關(guān)鍵。

數(shù)字檔案信息安全管理是以數(shù)字檔案信息及其載體為對(duì)象的安全管理，它的任務(wù)是保證高校數(shù)字檔案信息的使用安全和信息載體的運(yùn)行安全。數(shù)字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統(tǒng)全面科學(xué)的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為基礎(chǔ)的、體現(xiàn)“防患于未然”為核心的、動(dòng)態(tài)的數(shù)字檔案信息安全管理。數(shù)字檔案信息安全管理活動(dòng)包括建立機(jī)構(gòu)、制定計(jì)劃、開展培訓(xùn)、落實(shí)措施、檢查效果和實(shí)施改進(jìn)等過(guò)程。學(xué)校檔案部門必須成立一個(gè)安全管理工作組，負(fù)責(zé)實(shí)施和監(jiān)控整個(gè)檔案數(shù)字化信息安全管理活動(dòng)，對(duì)檔案數(shù)字化信息及信息處理設(shè)施的威脅、影響、脆弱性及三者發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估；不定期對(duì)人員進(jìn)行安全策略及安全技術(shù)的培訓(xùn)，有效地遏制來(lái)自外部和內(nèi)部的攻擊，增強(qiáng)安全防護(hù)能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力，確保高校數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容和信息載體的安全。

5.高素質(zhì)的人才是高校數(shù)字化檔案信息安全的保證。

人員管理是高校數(shù)字化檔案信息安全工作中最關(guān)鍵的部分，也是最難的部分。應(yīng)對(duì)各個(gè)時(shí)期的安全風(fēng)險(xiǎn)，有效管理參與人員應(yīng)建立在以下兩個(gè)假設(shè)之上：一是人人都可能帶來(lái)不確定的安全風(fēng)險(xiǎn)因素，人人都肩負(fù)著保證信息安全的職責(zé)。在對(duì)外部非授權(quán)用戶制定防護(hù)措施時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的管理、培訓(xùn)、監(jiān)督和審計(jì)工作。二是參與人員分工不同，每類人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計(jì)劃中，應(yīng)明確主管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、管理人員、數(shù)字檔案形成者和利用者的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

第7篇

國(guó)外早在20世紀(jì)80年代就開始了檔案材料的數(shù)字化處理，我國(guó)開始于20世紀(jì)90年代末。目前，我國(guó)檔案信息化管理正處于快速發(fā)展時(shí)期，全國(guó)各級(jí)各類檔案館大都進(jìn)行過(guò)至少一次的全館檔案信息的數(shù)字化，但是效果卻不盡如人意。

2 存在的主要問(wèn)題

1、理解認(rèn)識(shí)達(dá)不到一定的高度

許多人認(rèn)為檔案管理工作沒有實(shí)質(zhì)上的意義，它只是保管一類的工作，沒有過(guò)多的技術(shù)含量，認(rèn)為只要保管好資料即可，在需要的時(shí)候能查詢的到相關(guān)資料就行，對(duì)檔案管理不關(guān)心不重視，處理資料也帶有一定的隨意性。

2、檔案管理工作方式單一滯后

在檔案管理工作中，很多單位、部門的管理都沒有一套完整而獨(dú)立的檔案管理軟件，都還是依靠人工完成，效率比較低。在錄入上，有時(shí)為了趕進(jìn)度只是錄入了最基本的信息或只機(jī)械地將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化采集，這種情況很容易導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)不完整，造成檔案歸檔不及時(shí)，檔案漏?摺⒆柿弦怕┑任侍猓?從而不能有效利用。

3、缺乏檔案數(shù)字化方面人才

我國(guó)的檔案管理工作有著專業(yè)性、機(jī)密性等特點(diǎn)，需要專職人員去保管，但往往在實(shí)際操作中，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這方面的管理工作不是太重視，很少去培養(yǎng)這樣一個(gè)專業(yè)人才，很多單位保管這些資料的人員還兼職著其他的工作。一旦出現(xiàn)檔案問(wèn)題，管理人員沒有專業(yè)的知識(shí)和能力對(duì)問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的處理，無(wú)法充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用，致使檔案工作還停留在原始、粗放的工作層面，絲毫沒有技術(shù)含量可言。

4、資源結(jié)構(gòu)不合理

在檔案信息化建設(shè)中，數(shù)字資源短缺且資源結(jié)構(gòu)不合理的問(wèn)題相當(dāng)嚴(yán)重，受紙質(zhì)版檔案的限制，數(shù)字檔案資源及其結(jié)構(gòu)亟待豐富、優(yōu)化，如不及時(shí)解決該問(wèn)題，勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)質(zhì)量及進(jìn)程帶來(lái)負(fù)面影響。

5、注重?cái)?shù)據(jù)的存儲(chǔ)與維護(hù)問(wèn)題，確保電子文件真實(shí)性與安全性

檔案管理信息化建設(shè)需做好其安全防范工作，對(duì)系統(tǒng)管理進(jìn)行重點(diǎn)維護(hù)，最大程度上保障數(shù)據(jù)信息安全，確保檔案信息資源的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和有效性。由于信息化檔案管理存在一定風(fēng)險(xiǎn)，因此對(duì)于保護(hù)手段的要求較高，管理者需重點(diǎn)做好安全防范工作，比如可定期進(jìn)行殺毒，安裝防火墻進(jìn)行預(yù)防等，確保電子檔案安全可靠。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考與建議

1、加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，加強(qiáng)人員隊(duì)伍的建設(shè)

傳統(tǒng)檔案管理容易將工作重點(diǎn)集中于檔案保存、檢索與使用中，沒能充分的利用大數(shù)據(jù)給我們帶來(lái)的快捷，所以檔案的數(shù)字化建設(shè)是目前工作的重要任務(wù)，檔案管理工作人員要及時(shí)的錄入人員的信息，做到實(shí)時(shí)更新，不斷提高檔案信息化水平和服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理的快捷性，這就需要提高檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，做好材料的歸檔、保存、傳閱等工作。

2、強(qiáng)化管理意識(shí)，加大投入力度

第一、關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，投入資金和精力配置設(shè)備，彌補(bǔ)數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足帶來(lái)的一系列問(wèn)題，培養(yǎng)專職人員，把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計(jì)劃；

第二、單位分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，及時(shí)解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題，從而提高檔案的現(xiàn)代化管理工作。

第三、檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)做好頂層設(shè)計(jì)。為讓檔案數(shù)字化建設(shè)在各部門得到切實(shí)推廣，筆者認(rèn)為各部門應(yīng)立足實(shí)際做好檔案數(shù)字化建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)，避免貪大求全。

具體可從以下幾點(diǎn)著手：1、注重檔案數(shù)字化系統(tǒng)用戶操作的實(shí)用性，簡(jiǎn)易性；2、規(guī)范檔案數(shù)字化操作流程，檔案數(shù)字化工作中，“補(bǔ)掃”現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給該項(xiàng)工作造成重大壓力，應(yīng)根據(jù)實(shí)際，切實(shí)制定一整套規(guī)范化的操作流程，避免漏掃等情況的發(fā)生。

第四、要大力加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理人才培養(yǎng)。廣大基層事業(yè)單位人員普遍年齡偏大，學(xué)歷偏低，專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，計(jì)算機(jī)操作水平一般。檔案從業(yè)人員已經(jīng)不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)需要，應(yīng)著力培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的管理型和技術(shù)型人才。

第五、應(yīng)積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視與支持。只有得到領(lǐng)導(dǎo)高度重視，才能在人、財(cái)、物等多方面得以充分保障，才能讓檔案數(shù)字化工作得以有效落實(shí)。如果各職能部門都能通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查閱或利用所需要的電子文檔原文信息，而不再受檔案原文不能共享的限制，不僅有效地保護(hù)檔案實(shí)體的安全，而且還能提高工作效率，降低檔案信息利用的成本，實(shí)現(xiàn)資源共享。

4 檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)

對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，往往檔案管理工作的對(duì)象均是數(shù)量龐大、內(nèi)容繁雜，并且關(guān)系到單位方方面面。如若離開了信息化技術(shù)，單靠人力來(lái)進(jìn)行整理與分析，無(wú)疑檔案的整理與存檔均是一項(xiàng)龐大的工程，然而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是用傳統(tǒng)的文書立卷方法立卷，當(dāng)發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時(shí)，就要拆卷，有要對(duì)卷內(nèi)文件從新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫，重新編號(hào)、重新裝訂，而利用計(jì)算機(jī)立卷發(fā)現(xiàn)文件遺漏時(shí)，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了；二是人工立卷歸檔時(shí)，經(jīng)常需要對(duì)文件進(jìn)行接邊的切邊，稍不留神，就會(huì)破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字，而使用計(jì)算機(jī)立卷歸檔，不僅降低了檔案工作人員的工作量還提高了工作效率和工作質(zhì)量，既能完整地保存文件的全貌，又能按時(shí)完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來(lái)，集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。

第8篇

（1）檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)

隨著電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化程度逐步加深，截止目前，勘探設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)已經(jīng)相當(dāng)完善，普及率較高，但是到目前為止，很少有檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)，檔案管理網(wǎng)站系統(tǒng)可更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源的服務(wù)工作。截止目前，我國(guó)已頒布了40多項(xiàng)與檔案信息化有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，但是這些標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于陳舊，且標(biāo)準(zhǔn)間內(nèi)容不一，加之宣傳力度不夠，很難實(shí)現(xiàn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)執(zhí)行。

（2）檔案信息化建設(shè)的缺少資金投入。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)巨大資金投入的建設(shè)，目前，多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案的管理不重視，導(dǎo)致資金投入不到位，難以有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。我院已將檔案管理納入日常工作管理中，檔案管理工作得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，但受到科技資金數(shù)額的限制，仍難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)進(jìn)程。

（3）檔案信息化建設(shè)人才缺乏。

從信息產(chǎn)業(yè)部的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可知，我國(guó)產(chǎn)業(yè)信息化的發(fā)展與人才的需求是極不平衡的。尤其是檔案管理方面，企業(yè)忽視檔案的重要性或僅僅重視檔案專業(yè)知識(shí)的需求，而忽略信息化人才的需求與培養(yǎng)，導(dǎo)致在檔案信息化的管理與維護(hù)中出現(xiàn)一系列的問(wèn)題。針對(duì)勘探設(shè)計(jì)企業(yè)來(lái)講，人才缺乏主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，當(dāng)前檔案管理人員的信息化素質(zhì)過(guò)低，雖然可進(jìn)行基本技能操作，但缺乏專業(yè)的技能培訓(xùn)與教育；第二，缺乏具有信息化專業(yè)只是的檔案管理人員，在軟件系統(tǒng)的開發(fā)、使用與維護(hù)過(guò)程中，受專業(yè)信息知識(shí)的限制，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，只能尋求技術(shù)人員的幫助，不僅浪費(fèi)時(shí)間，同時(shí)也制約了檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量。

（4）檔案信息資源整合不完善。

目前，勘探設(shè)計(jì)企業(yè)檔案資源的質(zhì)量與數(shù)量都得到很大提高，多樣化、多途徑成為當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)利用的主要特點(diǎn)，檔案資源需求也呈現(xiàn)出全面化與豐富化。但是，多數(shù)勘探設(shè)計(jì)企業(yè)內(nèi)部部門間溝通不足，缺乏溝通與協(xié)調(diào)，無(wú)檔案信息化合作意識(shí)。由于各部門間軟件環(huán)境不同，導(dǎo)致一次輸入的資源難以多次利用，或難以進(jìn)行轉(zhuǎn)換，這樣，必然會(huì)出現(xiàn)多次重復(fù)性勞動(dòng)，嚴(yán)重影響了信息資源作用的發(fā)揮。檔案信息資源整合不完善已成為制約檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)。

2 勘探設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施分析

（一）完善檔案信息化工作體系

只有構(gòu)建了相應(yīng)的工作體系，才可以更加順利地建設(shè)檔案信息化。具體來(lái)講，要明確管理體制，完善運(yùn)行機(jī)制，貫徹執(zhí)行電子文件管理等相關(guān)規(guī)定，同時(shí)，構(gòu)建電子文件管理機(jī)制，以便全程管理電子文件。要結(jié)合檔案法，賦予檔案局相應(yīng)管理職能，在信息化建設(shè)中，檔案部門積極協(xié)調(diào)，對(duì)工作體系進(jìn)行統(tǒng)一建設(shè)。另外，在電子政務(wù)建設(shè)中，也需要適當(dāng)提升檔案信息化工作的比重，以便同步進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。要對(duì)法規(guī)制度等進(jìn)行完善，規(guī)范工作行為，編制檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)規(guī)劃和工作任務(wù)分解表等，明確目標(biāo)任務(wù)、完成時(shí)限以及責(zé)任單位等；在此基礎(chǔ)上，完善現(xiàn)有法律法規(guī)，強(qiáng)化監(jiān)督檢查和執(zhí)法。

（二）推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享

資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，要結(jié)合這個(gè)中心開展其他工作，要將檔案數(shù)字化和資源共享作為工作重點(diǎn)。首先，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，按照相應(yīng)原則，科學(xué)編制工作計(jì)劃，強(qiáng)化監(jiān)督檢查工作，以便順利開展檔案數(shù)字化工作；同時(shí)，在用戶使用需求得到滿足的基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄，投入相應(yīng)人力、物力和財(cái)力資源，各部門協(xié)同工作。此外，實(shí)行紙質(zhì)和電子文件雙歸檔制度，并關(guān)聯(lián)并存規(guī)定范圍內(nèi)的文本和圖形文件，實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索。其次，要逐步推進(jìn)檔案信息資源共享，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，有機(jī)融合本系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)，在網(wǎng)上操作信息的生成、整理和歸檔全過(guò)程。

（三）創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段

檔案信息化建設(shè)主要目的是提高檔案的利用效率，需要采取一系列的措施，不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段；可以提高檔案信息遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)能力，結(jié)合我國(guó)相關(guān)規(guī)定，科學(xué)設(shè)定檔案公開級(jí)別，并構(gòu)建檔案信息資源網(wǎng)上公開評(píng)估體系，主管部門以固定形式向指定網(wǎng)站上需要公開的信息，各級(jí)檔案部門借助鏈接方式整合相關(guān)資源，逐步完善檔案信息資源網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢。對(duì)于部分無(wú)法公開于網(wǎng)絡(luò)上的檔案，可以應(yīng)用政府信息申請(qǐng)公開程序，對(duì)使用者身份信息確認(rèn)之后，提供遠(yuǎn)程查閱服務(wù)，借助于網(wǎng)絡(luò)檢索，相關(guān)人員可以更加便捷地查閱檔案。安全建設(shè)也需要引起重視，要及時(shí)升級(jí)各種殺毒軟件，應(yīng)用先進(jìn)的身份認(rèn)證和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)，同時(shí)強(qiáng)化訪問(wèn)控制，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)建，明確規(guī)定備份機(jī)房和技術(shù)條件，保證檔案信息安全。

3 推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的幾點(diǎn)建議

（一）明確企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)在于提高檔案信息為企業(yè)各項(xiàng)建設(shè)服務(wù)的能力。建設(shè)以數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)化和信息共享為主要內(nèi)容的數(shù)字檔案館，加快基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，并結(jié)合企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理的需要，不斷充實(shí)、不斷完善；構(gòu)建文書檔案管理信息系統(tǒng)、科技檔案管理信息系統(tǒng)和科技資料管理信息系統(tǒng)；建立企業(yè)檔案信息共享的安全保密機(jī)制；引進(jìn)和開發(fā)必要的數(shù)據(jù)庫(kù)，以滿足企業(yè)市政設(shè)計(jì)人員的研發(fā)工作需要。

（二）企業(yè)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和實(shí)現(xiàn)途徑

企業(yè)檔案管理多是采用手工作坊式的操作。各種歸檔材料從形成、歸檔、整理、保管到利用都是手工來(lái)完成。企業(yè)檔案信息化建設(shè)就是要改變這一狀況，使海量紙質(zhì)檔案變革為膠片化、數(shù)字化檔案，將傳統(tǒng)檔案館變革為數(shù)字檔案館。為此，檔案管理模式必須向網(wǎng)絡(luò)化、計(jì)算機(jī)化方向發(fā)展，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)及其他存儲(chǔ)模式等先進(jìn)手段，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

（三）檔案信息建設(shè)中應(yīng)注意的問(wèn)題

一是建設(shè)跨企業(yè)的檔案信息資源共享平臺(tái)，以資源共享彌補(bǔ)資源的不足；二是做到館藏檔案數(shù)字化和現(xiàn)代文件歸檔的電子化，建設(shè)企業(yè)電子文件中心；三是積極探索實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和企業(yè)政務(wù)建設(shè)有效銜接的途徑，使檔案信息資源與企業(yè)公共信息平臺(tái)的信息實(shí)現(xiàn)對(duì)接。 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)存在的普遍問(wèn)題，也是電子檔案管理的難處。一方面，現(xiàn)有檔案工作人員要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，努力使自己成為復(fù)合型人才；另一方面，企業(yè)檔案部門也要加強(qiáng)人才結(jié)構(gòu)的調(diào)整，有計(jì)劃地引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，加快實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案專業(yè)技術(shù)的融合。

第9篇

1規(guī)范操作原則在農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中,無(wú)論是紙質(zhì)載體數(shù)字化,還是接受電子文件,都必須制定和實(shí)施農(nóng)業(yè)科技檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,統(tǒng)籌規(guī)劃,有序推進(jìn),實(shí)現(xiàn)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、程序規(guī)范化,盡可能避免在保管和使用中出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象,提高數(shù)字化工作的質(zhì)量和效率。2安全管理原則任何事情的發(fā)展都是矛盾的結(jié)合體,農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)雖然比傳統(tǒng)的管理模式有較大優(yōu)勢(shì),但同時(shí)也對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的保密提出了更高的要求。眾所周知,隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此,在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中,必須采取有效的安全防范措施,充分保證農(nóng)業(yè)科技檔案信息的安全性。3效益優(yōu)先原則農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入大量的財(cái)力、人力、物力,因此,必須以利用需求為導(dǎo)向,將年限較長(zhǎng)、具有館(室)藏特色、最為珍貴以及利用頻率高的農(nóng)業(yè)科技檔案優(yōu)先數(shù)字化,達(dá)到效益最大化。4分工協(xié)作原則農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)相當(dāng)繁瑣,涉及面廣,必須堅(jiān)持分工協(xié)作、整體配合、長(zhǎng)期堅(jiān)持、相互理解的工作理念,充分發(fā)揮單位各個(gè)部門和各類人員的作用,明確工作任務(wù),落實(shí)責(zé)任分工,真正做到各司其職,各施其能,協(xié)調(diào)配合,共同推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)。

二、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1建立高效的農(nóng)業(yè)科技檔案信息采集和存儲(chǔ)平臺(tái)根據(jù)數(shù)字化檔案管理的要求,健全農(nóng)業(yè)科技檔案信息采集平臺(tái)。一是,建立電子檔案目錄和電子檔案錄入接收工作室(即電子文件備份站),配備計(jì)算機(jī)設(shè)備,實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和電子文件的采集工作;二是,建立掃描工作室,配備普通平板掃描儀、高速掃描儀、專用照片掃描儀、縮微膠卷轉(zhuǎn)換儀等設(shè)備,實(shí)現(xiàn)科技檔案由傳統(tǒng)介質(zhì)向電子信息的轉(zhuǎn)換;三是,建立安全可靠的科技檔案信息存儲(chǔ)平臺(tái)。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采取磁盤陣列柜、磁帶機(jī)、光盤庫(kù)等設(shè)備,進(jìn)行磁盤陣列自動(dòng)備份、光盤刻錄備份、磁帶備份、異地備份,實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全存儲(chǔ)。2建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)配合數(shù)字化檔案的建設(shè)目標(biāo),逐步建立動(dòng)態(tài)更新的農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理系統(tǒng),綜合檔案室內(nèi)建立農(nóng)業(yè)科技檔案檢索數(shù)據(jù)庫(kù),在室外建立與農(nóng)業(yè)科技相關(guān)的電子文件歸檔系統(tǒng),并實(shí)現(xiàn)接口統(tǒng)一,動(dòng)態(tài)及時(shí)歸檔。3建立和完善農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源庫(kù)完善資源庫(kù)建設(shè)是做好農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn),主要有兩個(gè)不同層次:一是,農(nóng)業(yè)科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。根據(jù)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)選定農(nóng)業(yè)科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu),將室藏農(nóng)業(yè)科技檔案的案卷級(jí)目錄和卷內(nèi)目錄全部輸入微機(jī),建立科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù),并加強(qiáng)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量控制,規(guī)范著錄標(biāo)引,包括著錄格式的標(biāo)準(zhǔn)化、著錄數(shù)據(jù)的完整性和著錄數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化;二是,農(nóng)業(yè)科技檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。利用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等技術(shù)將館(室)藏紙質(zhì)載體的農(nóng)業(yè)科技檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理,并將掃描件與機(jī)讀目錄對(duì)應(yīng)掛接,實(shí)現(xiàn)全文檢索。4建設(shè)農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)包括農(nóng)業(yè)科技檔案信息網(wǎng)站建設(shè)、內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)等,與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng),建立上至國(guó)家科技檔案館,下聯(lián)農(nóng)業(yè)部門和農(nóng)業(yè)科研單位,形成四通八達(dá)的“農(nóng)業(yè)科技檔案信息高速公路”,向廣大科技人員提供農(nóng)業(yè)科技檔案各類信息的服務(wù),充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案的作用。