時間：2023-02-27 11:14:56
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匯交工作做為檔案管理工作的第一個環節，其質量直接關系到歸檔檔案的價值，這就要求匯交工作必須全面并且精細。隨著計算機技術的廣泛應用，地質報告的編寫、圖鑒的制作等工作都利用計算機完成。因此，近年來匯交的地質成果資料除了紙質版本外，都配有電子文件。從而，匯交驗收工作必須對紙質報告和電子文件分別進行。
（一）紙質地質檔案的匯交及驗收
紙質地質檔案驗收的重點在于匯交資料的完整性和規范性。完整性主要檢查匯交資料是否齊整。每一套地質報告都由報告正文、附表、審批文件、附圖（附件）等組成。匯交驗收不僅要查移交清單與移交文件是否相符，還應根據卷內目錄核對資料是否齊全。在匯交中最容易遇到的問題是附圖短缺，因此，僅根據移交清單清點，無法查明原報告圖紙的缺失。規范性主要檢查匯交資料是否按照規范進行編制，如：報告正文打印裝訂是否符合規范、內容是否有殘缺；圖紙打印是否完整，是否按照手風琴疊圖方法正確疊圖等。每套匯交的地質報告需要有兩套，一套用于存檔，一套用于后期借閱利用。
（二）電子地質檔案的匯交及驗收
國土資源部下發的《成果地質資料電子文件匯交格式要求》（2006年）對地質資料電子文件匯交工作做出了具體規定，包括電子文件的命名、電子文檔的格式、電子文件在存儲介質中的組織形式、電子文件的匯交及驗收等。因此，對于電子文件的匯交和驗收工作可以按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）、《電子檔案移交與接收辦法》（國家檔案局檔發[2012]7號）和《成果地質資料電子文件匯交格式要求》規定要求進行。
二、地質檔案的整理及保存
（一）地質檔案的整理
保管期限的劃分。根據《科學技術檔案工作條例》第一章第三條的規定，地質檔案屬于科技檔案范疇，在保管期限的劃分上分為永久、長期、短期三種。中心館藏的地質檔案盡管年代跨度大，但其對地質工作都具有不同的利用價值，且館藏資料數量總體不大，管理難度和成本都不高。因此，中心館藏地質檔案的保管期限都定為永久。隨著今后勘探開發程度的提高，再根據實際情況對年代久遠的地質檔案重新評估定級。分類劃分。對于地質檔案采用“3•X•X—XXX”方式編號，類目號采用三級類目編號，案卷順序編號使用三位阿拉伯數字。一級類目號為“3”。根據《山西省煤炭地局檔案分類大綱》的劃分，地質勘查類檔案編號為“3”。二級類目編號范圍為“1—8”，代表地質檔案類型，共8類；三級類目編號范圍是“1—7”，代表山西省境內不同煤產地（表1）。三級類目使用省內煤炭系統慣用的分區方法，按照山西省地理區域共劃分為六大煤田和五個煤產地。案卷順序號采用三位阿拉伯數字編號，編號從001號起，順序編寫。每組編號可以滿足最多999卷地質檔案歸檔。目前館藏歸檔數量最多的類目中，也僅有270卷地質檔案，其他各類目下存檔數量為幾十到一百不等，考慮每年檔案增加總數僅10卷左右，因此采用三位數進行編號可以在較長時間滿足需要。對于成果地質資料的組卷順序，地質行業有著規范要求，順序為報告正文、附表、附圖、其他附件，因此卷內編號時需保持原有順序。盡管每套報告卷內文件數量大相徑庭，但總數都不會超過1000件，因此編號可以采用三位阿拉伯數字編號。以報告正文為001號，依次排序。排號順序為報告正文附表各類圖紙其他附件。值得注意的是圖紙的排序應按照附圖目錄中的順序依次排序。另外，對于包含電子文件的地質檔案，在編制索引目錄時應將電子文件的文件名及保存路徑與相應紙質檔案的索引信息對應。
（二）地質檔案的保存
紙質地質檔案需裝入無酸紙盒存放在密集架上。由于地質檔案有各卷內件數相差大，借閱使用頻率高的特點，選用的檔案盒就需要同時兼顧結實牢靠、便于取拿、尺寸合理（經濟性）等特點。因此，承裝地質檔案的檔案盒選取了薄（220×30×50mm）、厚（220×306×75mm）兩種尺寸。由于檔案盒在密集架上是垂向排列，管理員只拿檔案盒的脊部，因而檔案盒脊部需顯示便于查詢定位的基本信息，包括檔號、案卷題名、盒內檔案的卷內順序號范圍、盒數及盒序號等。庫房應做好“八防”工作，并對庫存檔案進行定期抽檢，對因多次借閱利用發生磨損的的檔案及時修復，或使用電子檔案復制。電子地質檔案保存需刻錄三套，一套用于存檔、一套負責借閱查詢、一套異地保存。光盤須根據數據容量規模選用檔案級CD-R或DVD-R，刻錄光盤經過校驗后用光盤記號筆在光盤印刷層上標記案卷題名、檔號等基本信息，并裝入光盤盒中放入防磁柜豎直保存，避免擠壓。據《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）規定，光盤的保管溫度為17℃-20℃，相對濕度介于35%—45%之間，較紙質檔案都有很大區別。[1]對于電子檔案，庫房除了做到“八防”工作，還應重點防范磁場和酸性氣體對光盤載體的影響。存檔的光盤每4年進行一次抽檢，抽樣率不低于10%。[1]
三、地質檔案的利用
服務于生產是地質檔案的落腳點，但高頻率的翻閱使地質檔案極易產生過度磨損，因此，規范的查借閱程序，不但可以使地質檔案發揮應有作用，還可以得到充分的保護。地質檔案的借閱需由申請人提出，作為申請人主體的只能是法人單位，不允許以個人名義申請借閱，并且中心只向局屬各勘查院提供原件外借服務，對系統外單位的申請只提供查閱服務。局屬各勘查院借閱時，經辦人應攜帶個人身份證明及單位委托書或介紹信，國土部門批準的項目立項書等材料向中心提出申請；系統外單位提出申請時還應提供組織機構代碼證及相應的地質勘查資質證明。檔案部門接到申請后，審核申請材料齊備后報送局地質處審核。對局屬各勘查院提交的材料，地質處審核立項真實性和資料借閱范圍是否符合勘查范圍；而針對系統外單位提出的申請，還要審核立項審批材料的真實性等。通過審核的申請，提交分管局領導授權方可借閱。鑒于地質勘查工作對地質資料依賴程度高、使用時間長的特點。地質檔案的借閱時間以30天為界限，到期后如仍需繼續使用的，需攜帶檔案原件，到中心辦理續借手續。檔案原件需經管理員清點，并檢查無污損后，方可續借。這樣既可以滿足地質工作需要，又可以在最大程度上使借出的資料得到監控和保護。
四、其他影響因素
（一）提高管理員素質
無論管理制度如何完備，作為檔案管理主體的管理員的素質對管理效果都有著決定性作用。[2]因此，提高檔案管理人員素質是十分重要的。對于地質檔案的管理員來說，除了具備扎實的檔案管理知識外，還應具備一定的地質專業知識。由此可見，對檔案管理人員地質知識的培訓也是提升地質檔案管理水平的重要一環，與管理制度的完善是密不可分的。
（二）提高數字化程度
隨著計算機技術在地質工作和檔案工作中的普及，可以利用現代計算技術對生產年代久遠，并僅有紙質版本的地質檔案進行數字化，這樣可以有效地延長這些檔案的保存時間，降低由于長期借閱造成的紙質檔案的破損，延長檔案壽命。[3]
五、結語
關鍵詞:檔案規范性文件;制定技術;文本規范
行政規范性文件僅指國家機關(行政機關和授權組織)為執行法律、法規的需要依法定權限制定和的具有普遍約束力的決定、命令及其他規范性文件,包括行政機關自己制定的內部管理方面的規范性文件。地方檔案規范性文件是法律、法規、規章的延伸和具體化。法律、法規、規章規定不夠具體的,地方檔案規范性文件可作細化規定。法律、法規、規章沒有規定的,地方檔案規范性文件制定機關可以根據本地具體實際,制定一些具有本地特色的地方文件。本文僅就各級人民政府及其工作部門頒布施行的地方檔案規范性文件在制定技術中存在的問題進行分析。
1地方檔案規范性文件概況
據2010年3月對《法律圖書館》網站的不完全統計,自1957年7月安徽省人民委員會公布實施《安徽省各級國家機關整理積存檔案暫行辦法》以來,我國各級政府及其工作部門頒布的與檔案工作相關的地方規范性文件大約有562個。詳見表1論文
2對我國地方檔案規范性文件的分析
應該說,自1957年7月《安徽省各級國家機關整理積存檔案暫行辦法》公布實施以來的50多年間,各地各級黨委、政府及其工作部門在檔案工作實踐中頒布施行的地方檔案規范性文件遠遠大于562個。這些規范性文件不但是推動我國檔案事業法制化進程的重要基礎,也是促進我國檔案事業不斷發展和進步的主要工具和重要保障,為今后轉型期地方檔案規范性文件的制定提供了寶貴經驗。同時,地方檔案規范性文件還存在許多不足和薄弱環節。下面,從制定技術的角度,對地方檔案規范性文件在制定根據、法律淵源與效力、名稱、適用范圍、頒布時間與實施時間的間隔、形式結構等六個方面存在的問題進行分析。
2.1地方檔案規范性文件的制定根據分析
在我國,行政機關制定行政規范性文件是以“根據”為原則的。由于原網站改版或升級,造成《法律圖書館》網站與部分文件的鏈接錯誤,致使部分文件無法查閱到全文。562部(含首次頒布與修訂本)地方檔案規范性文件,可以查閱到全文的有370部,其中,342部指明了制定依據,占92%;28部沒有指明制定依據,占8%。詳見表2。
檔案規范性文件制定依據的比例高低排序分別是:省級人民政府(含副省級城市),省級檔案局,省級檔案局與其他廳、局、辦聯合,市級檔案局,省級其他廳、局、辦單獨或聯合,市級人民政府,省級人民政府辦公廳(室)和省委辦公廳(室)單獨或聯合,市級人民政府辦公廳(室)和市委辦公廳(室)單獨或聯合,市級其他局、委、辦單獨或聯合。
從總體情況看,地方檔案規范性文件大部分注意到了對制定根據的表述,但仍然存在表述過于籠統的問題。
第一,同樣內容的規范性文件,法律依據多少不一。如有關“城市建設檔案管理”的規范性文件共有90部,其中,法律依據最多的有7部,最少的沒有說明法律依據。第二,有些規范性文件只是籠統地說明依據“有關法律法規和規章”、“有關法律、法規的規定”、“國家有關法律法規規定”等,沒有說明具體依據哪一部或哪幾部法律、法規。例如,2006年s月,《江蘇省司法廳關于印發<江蘇省法律援助案件檔案管理辦法>的通知》等11部規范性文件就存在這種問題。
除了上述規范性文件以外,還有相當一部分規范性文件在說明具體依據某部法律后,還加有“和其他有關法律、法規的規定”的表述。這里的“其他有關法律、法規的規定”指的是與檔案有關的法律、法規,還是與文件有關的法律、法規;是與公民有關的法律、法規,還是與機關、團體、企業有關的法律、法規;是刑法、民法,還是行政法,應該有進一步的明確表述。在《中華人民共和國立法法》(以下簡稱《立法法》)實施多年之后,仍然出現此類問題,說明地方各級政府及其工作部門在起草、制定、檔案規范性文件時,還沒有嚴格遵循《立法法》的規定和要求。
2.2地方檔案規范性文件的淵源與效力分析
從廣義上來說,行政規范性文件是介于行政立法行為和行政執行行為之間的一種“在一定程度上可反復適用、具有弱普遍約束力”的“準行政立法行為”,是規章以上行政法淵源重要而有益的補充。因此,行政規范性文件在行政管理領域內的效力,總的來說,“應低于同類行政法規、規章而高于據其所作出的集體行政行為”。從法律效力來看,370部地方檔案規范性文件的法律效力都較低,不得同憲法、法律、上級和同級行政法規、行政規章相抵觸。
由于經驗與技術的欠缺,地方檔案規范性文件在制定過程中,不僅存在與上位法相抵觸的問題,同樣存在與本級人大或人大常委會制定的其他地方性法規相抵觸的問題。一是制定主體不合法。不管是檔案行政機關,還是企事業單位或是社會團體,誰都可以制定有關檔案行政管理的規范性文件。特別是某些大中型企事業單位制定的關于加強本單位檔案管理辦法的某些內容,明顯與本地檔案行政管理部門制定的規范性文件相悖。這些都是因制定主體不合法而造成的。二是越權現象較嚴重。與制定檔案規范性文件有關的越權行為,既有上下級檔案行政機關的縱向越權,亦有同級檔案(或非檔案)行政機關的橫向越權,目前,以后者居多。三是與檔案行政法規、行政規章不相符。有的檔案部門為使本部門的史料編纂多出成果,而對應開放的檔案遲遲不予開放。國家檔案局與國家物價局對檔案利用收費已有明文規定,而有的檔案部門則借此機會自行制定收費標準,擴大收費范圍,提高收費標準,在社會上造成不良影響。四是與制定規范性文件的法定程序相違背。按照國家規定,制定某些專業檔案管理的規范性文件,檔案部門需要與有關專業行政主管部門聯合發文。此類文件往往先有檔案部門起草,專業主管部門會簽,有時因時間關系,會簽手續不全,也照發不誤。這樣,就造成主辦、協辦機關不明,各自職責不清,出現問題相互推諉,自然會影響這些規范性文件的行政執法效力。五是不符合法律規定的方式。文件制定主體在起草、制定檔案規范性文件時常有很大的隨意性,使用的名稱也較混亂。有的只需發個“通知”、“意見”之類的文件也要冠之以《規定》、《辦法》,甚至《條例》。一些市縣檔案規范性文件詞不達意,時常出現錯別字。由此可見,最具特色和最為具體的檔案規范性文件更需要引起制定主體的高度重視和法制部門的嚴格把關。
2.3地方檔案規范性文件的名稱分析
從形式上看,370部地方檔案規范性文件中,265部用“辦法”,139部用“通知”,56部用“規定”,2部用“條例”。在265部采用“辦法”的法規中,又分“辦法”、“暫行辦法”和“管理辦法”三種不同用法。從制定技術的角度來講,“條例”作為法的形式,是對某一方面的社會關系或某一方面行政工作做比較全面、系統的規定。“辦法”和“通知”是規范性公文中使用范圍最廣、使用頻率最高的文種。它是領導機關或職能部門對特定范圍內的工作和事務制定相應措施,要求所屬部門和下級機關貫徹執行的法規性公文。“辦法”作為一種立法形式,其功能是對某類社會關系或行政工作做出比較全面、系統與具體的規定。“規定”是落實某一法律、法規,具體規范某項工作而制定的,具有較強的約束力,且內容細致,可操作性較強。一般來講,地方人大及其常委會通過的地方性法規應采用“條例”,地方政府規章和規范性文件應采用“辦法”。
2.4地方檔案規范性文件的適用范圍分析
由于規范性文件的內容種類不同,適用的范圍也就不同。從規范性文件的適用范圍來看,370部地方檔案規范性文件涉及內容最多的有:檔案管理,檔案事業,檔案工作,城市建設檔案,企業檔案,城市地下管線檔案,重大活動或重大事項檔案,人物或名人檔案,建設項目檔案,村民委員會或居民委員會檔案,征集檔案,收集檔案,查閱或利用檔案,司法檔案,技術檔案,移交檔案,等等。涉及內容較少的有:檔案法,檔案卷,信用檔案,行政復議檔案,移民檔案,電子文件管理,檔案事業發展規劃,檔案整理,鑒定或銷毀檔案,檔案信息,檔案信息化,檔案寄存,檔案中介,檔案搶救,行政執法檔案,檔案保證金,檔案庫,檔案驗收,檔案登記,開放檔案,檔案綜合管理以及眾多其他專門檔案和檔案機構與檔案人員,等等。從數量和內容來講,當前急需的檔案行政執法,檔案行政復議,檔案信息組織和檔案信息化,電子文件管理,檔案事業發展規劃,檔案開放,檔案鑒定與銷毀,檔案寄存,檔案搶救,檔案中介,政府信息公開和檔案信息服務,檔案資源整合,檔案工作崗位責任制,電子文件中心建設等方面的規定明顯偏少或空缺。一方面,說明相應的上位法缺位,另一方面,說明制定主體缺乏探索和創新精神。這應是未來各級政府及其工作部門重點規范的內容和領域。
2.5地方檔案規范性文件的頒布時間與實施時間間隔分析
從制定技術上講,法律法規的頒布時間和實施時間應間隔一段距離,以便法規的宣傳和推廣。這樣,既有利于檔案政策和法規部門對法規的實施有一定的心理準備,也有利于社會成員的學習與消化,使法律法規實施后能夠取得較好的效果。
從370部地方檔案規范性文件頒布時間和實施時間的間隔來看,177部頒布時間和實施時間是同一天,占47.83%。167部相隔一段時間,占45.14%。其中,10天以內的10部,11～20天以內的16部,21～30天以內的30部,31～40天以內的24部,41～50天以內的28部,51～60天以內的13部,60天以上的13部。最長的相隔為79天,最短的只有4天,平均為35天。19部只有發(頒)布時間,沒有開始實施的時間,占5.14%。在370部地方檔案規范性文件中,有21部明確規定了失效時間,占5.7%。
我們認為,首次頒布的檔案規范性文件,頒布與實施的時間間隔應當稍大一些,修訂的檔案規范性文件,頒布與實施的時間間隔應當稍小一些,甚至可以頒布與實施為同一時間。新(頒布)的規范性文件應明確宣布自施行之日起,舊的和其他有抵觸的規范性文件同時廢止。
2.6地方檔案規范性文件的形式結構分析
370部檔案規范性文件,有119部屬于復雜結構,占32.2%。分為總則、附則、章等若干部分,各部分都有標題,條文也較多,要件數量多而且全面。其中,116部有總則、分則、附則等,有章、條、款之分,每一章都有標題;有3部沒有附則。116部中,有58部設有罰則。116部中全文12章的1部,9章的1部,8章的11部,7章的23部,6章的49部,5章的27部,4章的4部,平均為6章。全文最多的是65條,最少是14條,平均為34條。
有213部介于簡單結構與復雜結構之間。要件多于簡單結構但少于復雜結構,沒有章的設置,也沒有各部分標題、附則等要件,只有條、款之分,條文較復雜結構少,其中最多的48條,最少的9條,平均為21條。有38部屬于簡單結構,只有款之分,條文較復雜結構少了許多。370部規范性文件均沒有目這一層次。從字數看,最短的只有129個字,最長的有10482個字,平均為2815個字。
另一個值得注意的問題是,同一內容的規范性文件,其形式結構差異很大。如有關“城市地下管線檔案”的規范性文件有21部,其中1部有章,20部沒有章;條文最多的為28條,最少的沒有設條,直接用數字標明順序;字數最多的為3051個字,最少的只有1484個字。由此看來,各地各部門制定的檔案規范性文件能夠結合自身實際,有的放矢,注重解決實際問題,實現了形式和內容的多樣化,逐步避免了地方檔案法規普遍存在的照抄照搬現象。這是值得充分肯定和需要進一步保持和發揚的地方。
在370部地方檔案規范性文件中,有58部設有獎勵或制裁的條款,占15.7%。
行政規范性文件和行政法規、規章都具有法律約束效力,都可以作為行政行為的依據,效力最高的應該是行政法規,其次為規章。因為,根據1996年10月1日起實施的《中華人民共和國行政處罰法》中的相關規定,行政法規、規章可以設定行政處罰,行政規范性文件明確規定不得設定行政處罰。其次,根據《中華人民共和國行政訴訟法》的相關規定,人民法院審理行政案件,以法律、行政法規、自治條例和單行條例為依據,同時參照規章,并沒有包括行政規范性文件。據此,地方政府及其工作部門在今后制定地方檔案規范性文件時,應當取消行政處罰,適當保留獎勵條款。這樣,既可以避免與法律抵觸,又可以起到自身獨特的作用。
參考文獻:
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【關鍵詞】工程資料；工程文件；辨析；維度
古羅馬著名學者塔西陀曾說：“要想認識自己，就要把自己同別人進行比較。”因此，對公路建設工程文件和工程資料進行比較分析，對于公路工程檔案管理人員認知能力，提升業務能力，進而服務公路工程建設和發展，意義重大。
一、工程文件與工程資料的概念混淆現狀
工程文件與工程資料概念混淆的現狀，在實際工作中經常發生。檔案人員經常要求施工單位“請抓緊時間把某某工程資料整理好，準備工程交工驗收”。這種說法是不準確的，混淆了工程文件和工程資料兩者的概念 ，準確地應稱“某某工程文件”。檔案人員提出的要求經常提到“工程資料”的提法，并且要求“專兼職檔案人員具體負責工程項目資料的整理、歸檔工作”。但實際要求是如何做好公路建設“工程文件”的收集、整理、歸檔工作。工程資料只有收藏，是不需歸檔的。不可否認，公路工程建設中也有工程資料需要按資料要求收集、整理、保存。但是公路工程建設中直接形成的工程文件的收集、整理、歸檔才是工程檔案的主要和重點內容。檔案人員在提出歸檔要求表述不準確，主要是在工程文件與工程資料的概念上沒有搞清楚，相互混淆所致。
凡是經各級檔案行政管理部門頒發或推薦的檔案工作法律、法規、規章和辦法等，對工程文件和工程資料的表述都十分準確，兩者之間有著嚴格的區分。但是，有些沒有經國家檔案局聯合頒發的文件甚至是國家標準，對工程文件和工程資料的表述就比較混亂。如國標GB 50319―2000《建設工程監理規范》中“7.1監理資料”。到底是工程監理文件還是監理資料分不清楚，也鬧不明白。從該《規范》的內容上看，確實屬于在工程監理活動中直接形成的監理文件，應當收集、整理、歸檔，而從該《規范》的字面上看，又是工程監理資料，就不應該歸檔。這樣就給工程管理、工程檔案和監理人員帶來了不應有的麻煩。
二、工程文件與工程資料異同辨析的維度分析
公路建設工程文件是指公路工程建設活動全過程中直接形成的，具有保存和查考價值的，各種形式與載體的真實記錄。而公路建設工程資料是指通過交流、贈送、購買和匯編而來的，僅供工程建設參考和借鑒的技術材料。兩者的根本區別就在于是否是建設工程直接形成的。是工程建設直接形成的工程文件就必須歸檔，而工程資料是游離于工程建設以外形成的，只有參考價值而沒有查考價值，不屬于工程文件歸檔內容和范圍，決不能進工程檔案。因此，辨析工程文件與工程資料區別的的基本維度在于：是否是在建設工程活動中直接形成的，是直接形成的就是工程文件，就必須歸檔，不是直接形成的就是工程資料，就不應歸檔。只要把握住這個關鍵點，就能從根本上區分工程文件和工程資料，也就搞清楚了兩者之間的概念和含義。
三、工程資料與工程文件區別的外延辨析
外延是一個概念所確指的對象范圍。公路建設工程文件概念的外延是指工程文件的對象范圍，這個范圍是確指的，是不能任意擴大或縮小。工程資料也有其自身的概念，根本不是工程文件概念的對象范圍。因此，工程資料是不能轉化為工程文件的。在實踐中公路工程的檔案管理人員常見的錯位認知有以下幾個方面：
（一）借用外單位的地質資料向工程文件轉化的誤區
有的工程建設單位在建設活動中，為趕工期，節約經費，有不少項目的地質資料是向有關單位借用或購買復制過來的，雖然有些資料是反映相鄰單位的地質情況，但與工程地段相距近，當其中部分地質資料作為設計依據時，應將此地質資料轉化為建設工程檔案。如果這樣做就必然會陷入借用地質資料向工程文件轉化的誤區。首先這些地質資料是借來的或購買的，是其他工程形成的；其次根本不是本公路建設工程范圍內地質鉆探形成的真實記錄，而是相鄰單位相距較近地段的地質資料。再次是此資料只有參考價值，而決不能成為本工程的設計依據。工程地質是復雜多變的，是看不見摸不著的，有的相距幾米就會有不同的探測結果，更不用說相鄰單位或相近地段的地質資料了。因此，上述所說的地質資料只能作為本工程資料保存，決不能歸入工程文件。否則，工程檔案的準確性根本無法保證，后患無窮，貽害子孫。
（二）預測活動中收集的資料向建設工程文件轉化的誤區
在實際工作中還出現過一下情況，因為任何重要的工程項目、科研課題都需要進行科學決策，而科學決策的基礎是預測，在預測活動中收集的大量資料，如反映技術發展趨勢，市場發展前景等有關的論文、文章，一旦作為預測的基礎資料時，就將此類資料歸入檔案。這種做法也是個誤區。針對公路工程建設而言，任何其他工程、科研課題形成的技術預測報告，科研課題形成的技術論文、文章都是資料，只有參考和借鑒作用，并且是部分內容的參考和借鑒，更不能轉化為工程文件，只能作為工程資料保存。只有在本工程的預測活動中，直接形成的預測報告、科研報告，哪怕把其他工程、科研課題的論文、文章絕大部分內容被抄寫到新形成的預測報告、科研報告中，也是本工程文件，才能歸入本工程的檔案。
（三）替代設備資料向設備文件轉化的誤區
在實際工作中，有不少施工單位的設備圖紙因種種原因而丟失、損壞，在設備維修中，使用了同型號不同廠家生產的或同類型不同規格的有關圖紙資料，此類圖紙資料已由原來的參考作用轉化為依據作用，應歸入科技檔案。如果這種做法就會陷入替代設備資料向設備文件轉化的誤區。圖物相符是工程竣工圖和設備隨機圖不可改變的原則。上述圖紙雖然是同型號或同類型，但是，是不同廠家、不同規格的設備圖紙，制作、安裝、調試也決不會相同，只能借來作參考，而不具有依據作用，絕對不能歸入本設備的檔案，即便是歸檔了，這些圖物不符的圖紙又有何用？要歸檔也必須是設備維修中參考、借鑒其它設備圖重新繪制的圖紙。假如設備圖紙丟失或損壞，也只能復制同一廠家、同一型號、同一規格、同一批次的設備圖紙替代歸檔，也是補救的措施之一。
（四）新技術新工藝的有關資料向科技文件轉化的誤區
在公路工程建設過程中，經常會遇到利用新技術新工藝進行的施工活動，由于采用外來新技術、新工藝資料而創造的操作方法，使產品的優質品率和數量大幅度提高。這些新技術、新工藝大多來自外來技術資料的消化吸收，我們的檔案人員就認為，如果不把這些有關的技術資料歸入檔案部門，那么產品檔案就不完整、不準確。筆者認為運用新技術、新工藝借鑒、吸收、消化的外來技術資料，只有設計出新圖紙，編制出新的操作方法和新工藝流程，記錄改革創新工藝的真實過程的技術文件，才能歸入檔案。參考、消化、吸收外來技術資料不需歸檔保存。假若歸檔保存，產品檔案的不準確性就會更大，以后對這些設備保養、維修的技術參數就無所適從。
1、開展國土資源宣傳工作。在4.22地球日、6.25土地日、8.29測繪日等主題日開展相關的咨詢宣傳活動。到小學開展2-4次國土資源專題講座，在2個村社向廣大村民開展國土資源宣傳咨詢和講座活動，發放宣傳材料，解答法律法規方面的疑問。
2、開展土地執法監察工作。做好土地執法動態巡查的制度建設，落實好動態巡查的效果。結合開展基本農田保護、地質災害群測群防工作，和村社密切配合，力爭取得預期效果。
3、開展基本農田保護工作。完善制度建設和做好“七有”標準的落實。在重點地段更新制作基本農田保護標志牌。
4、做好地籍管理的相關工作。完善檔案資料的收集整理歸檔工作，編寫目錄和檔案封面。
5、加強開展國土資源業務專業學習和政治理論學習，撰寫相關論文在市級媒體刊物以上發表，在《中國國土資源報》上發表報道2篇，報送信息報道6篇以上。
關鍵詞：檔案 信息 規范化 管理 措施
進入信息時代后，我國檔案數量與日俱增，其中，地質行業資料有以地球系統科學為核心的基礎地質研究成果，研究方法，以及圖文地質資料，實物地質資料，圖書文獻等館藏資源。以上信息主要以新聞，出版物，期刊，圖件、數據庫、圖集、應用系統、實時數據、科普等方式展示。實現檔案工作規范化管理的根本目標就是要實現檔案保管的系統化和案卷的完整化，進而促進檔案信息資源的價值最大化和利用便捷化。要充分地開發和利用檔案信息資源，基礎和前提是要實現檔案管理的規范化，這兩者是相輔相成、互相促進的。
1 更新觀念，提高檔案信息資源服務的主動性
要充分做好檔案信息資源的開發利用工作，就必須樹立社會服務觀念和市場經濟觀念。一是要確立主動服務的觀念。檔案部門工作人員只有確立主動服務的觀念，才能產生自覺的服務行動。二是要確立開放觀念。檔案工作者只有從封閉走向開放，主動融入社會，了解并把握檔案利用的需求，才能有效地開發和傳遞檔案信息。三是要確立競爭的觀念。檔案工作者必須增強憂患意識，從而產生開發檔案信息資源的強大動力。四是要確立市場觀念。在市場經濟條件下，所有工作都必須以市場需求為導向，并與市場經濟競爭相適應。
2 豐富館藏，深層次開發檔案信息資源
要按照《檔案法實施辦法》和《檔案法》的相關規定，多渠道、多層次地征集和收集檔案資料，特別要收藏科技、經濟和地方特色等方面的檔案資料，豐富館藏，提高館藏質量。要逐步擴大檔案信息的開發規模，系統地開發和利用各級檔案館的館藏檔案信息，深入研究經濟活動方面的檔案資料，根據研究成果寫成論文或報告，提供給有關方面作為參考。要針對社會熱點問題開發檔案信息資源，把現實信息和館藏信息加以整理匯編，提供給有關部門作為解決熱點問題的參考，為推動本地區的社會經濟發展做貢獻。
3 擴大科技檔案的利用范圍
檔案工作的根本目的是為了使檔案得到更好的利用。要按照《檔案法實施辦法》和《檔案法》的規定及時進行調整，根據情況適當放寬對部分檔案的限制。特別是科學、經濟、文化、技術等類檔案，要擴大向社會開放的范圍，進行科技檔案信息的交流和成果的推廣，實現知識和信息的共享。檔案部門要積極參與成果的轉讓，建立科技檔案信息中心，對檔案進行加工和整理，并開展科技檔案信息的交流，以促進科技成果盡快轉化為現實生產力。
3.1 加強網絡環境建設，創新檔案服務手段。加快檔案信息的互聯網絡建設，實現檔案信息的網絡化，以達到資源共享的目的。建立檔案管理部門網站，開展網上利用等相關服務。積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索。以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源的數據庫建設，實現檔案信息資源的數據庫化和數字化。
在網上公開部分檔案目錄，以方便利用者查詢檢索。
開展在線服務，方便利用者在網上與檔案管理部門進行信息交流，并提供查詢和資信服務。
3.2 加強橫向聯合，實現信息資源共享。在這個高速發展的信息時代，人類的信息和知識總量在急劇增長，單獨一個文獻部門不可能將所有信息和知識全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括檔案管理部門在內的所有文獻部門應當建立一個完整的社會信息系統，建立聯合目錄，形成網絡，實行資源共享，方便信息利用者更多也更廣泛地獲取信息和知識，更好地滿足社會多方面的需要。
3.3 規范新老檔案員的工作交接手續。過去有的單位老檔案員在調換工作時，幾乎不清點收藏檔案數量，鑰匙一交，“拍屁股走人”，這就致使新檔案員在接工作后，不熟悉檔案家底，不知道各種門類、各種載體檔案的分類方案和檔案保管期限的規定，最終在整理檔案時無從下手。這樣草率的交接工作影響了單位檔案業務工作的正常開展。為避免今后再發生這類情況，《認證標準》要求新老檔案員在交接工作時，必須當面點清收藏檔案的數量和門類，登記臺賬必須與實物相符，雙方或三方（主管檔案工作的辦公室主任參加）在交接清單上履行簽字手續，以分清責任（認證時，查近10 年的交接手續）。
4 提高個人業務素質，搞好檔案編研
要實現檔案工作的規范化管理，檔案工作人員必須提高自己的業務素質。關于檔案工作的基本理論知識和具體操作的業務知識，可以通過參觀學習和業務培訓等方式逐步提高。檔案工作者學習掌握外語，是新形勢下對檔案管理人員提出的一項新任務，因為隨著越來越多的部門對外開放步伐的加大和加快，很多檔案部門中不可避免地會出現一些外事檔案，如果管理人員不會外語，也就不認識自己管理的對象，不利于工作的正常開展。
檔案工作者要努力學習并掌握計算機知識，逐步學會使用計算機管理檔案。隨著辦公現代化的發展，越來越多的現代化辦公設備進入了檔案館（室），這些設備逐步變成了檔案人員的工具，如果檔案工作者不會使用工具，那么就不能正常地開展工作，因此學習使用各類現代化設備，也是檔案工作人員必須學習的知識。
5 結束語
為社會發展提供地學信息和檔案查詢等專項服務，是新時期國家賦予地質調查檔案管理工作的重要職責和使命。作為地質調查機構的專門處室，應該站在的季度上，加強，積極推進，充分挖掘、整合和展示中國地質調查工作的信息資源，為提高地質調查工作服務，提升地質檔案管理和開發利用工作做好支撐。
參考文獻
［1］ 張福玲.淺談檔案規范化管理與信息資源開發利用［J］.當代礦工，2008（10）
關鍵詞：網絡 教育 成功 服務
正文
網絡教育服務發展的主要任務就是創造符合學習者需要和期望的服務結果的機會，也就是澄清服務提供商和學習者之間的正確的需要。學習者對服務過程和結果的理解和觀點，就形成了質量的理解和此項服務的滿意度。例如，以學習者客觀評估網絡教育服務的意見作為評價網絡教育服務質量的標準之一。
在網絡教育服務質量的研究中，網絡教育服務的資源和服務過程的資源結構安排也是非常重要的。如果能發揮網絡教育服務資源的潛能，也就是發揮服務群體的潛能，網絡教育服務將能提供更優質的服務。網絡教育服務的資源可被理解為網絡教育服務人員、技術資源、提供的硬件設備，還有組織結構。提供的網絡教育服務資源必須符合顧客的需要和希望是網絡教育資源的最基本要求。網絡教育服務資源的質量好壞密切關系到是否能夠提供優質的網絡教育教育服務。網絡教育服務資源是網絡教育服務的先決條件之一。
從學生角度著眼，同傳統教學相比，遠程教育學生與教師在時間和空間上處于分離狀態，媒體教學資源取代了傳統的老師、粉筆和黑板，這一點同傳統教學是截然不同的，學生對于知識接收機制也不一樣。如何有效組織利用學習資源，保證對學生的有效引導，如何建立學生與教師之間雙向通訊和反饋機制來保證學生在自學過程中克服學習困難和心理問題，都是學生在學習過程中必須要解決的問題，也是學習支持服務的重要內容。
因此只有針對遠程教育與傳統教育的差異建立學習支持服務模式，并針對遠程教學的全過程和學生遠程學習過程中的行為特點，提供有針對性的全方位的服務，在觀念、制度和模式上大膽創新，做好學習支持服務，才能夠確保遠程教育大規模發展的同時，保證教育質量，從而保證當代遠程教育的迅速發展。
中國地質大學（武漢）遠程與繼續教育學院紹興學習中心依托建設單位是紹興市職工中等專業學校，學校隸屬紹興市總工會，是1985年4月經浙江省教育廳批準成立的一所地區性、綜合型成人中專學校。2003年11月學校與中國地質大學（武漢）簽訂辦學協議，正式成為中國地質大學遠程與繼續教育學院的校外學習中心。
中心自成立以來，始終堅持基于互聯網的教學技術模式，將網上管理和網下管理結合起來，將管理和服務結合起來，逐步形成了一整套與教學和教學管理模式相適應的學生服務體系。包括：咨詢服務、學生日常服務、個性化學習指導服務、教材服務、考試服務以及校外學習中心服務等一系列完善的助學、導學服務體系，全方位打造學習支持服務，確保教學工作的實施和教學成果的獲得。目前學習中心共有注冊學生12000余人，已畢業近10000人，在讀生2000余人。連續五年度被中國地質大學（武漢）遠程與繼續教育學院評為“示范學習中心”；2007――2011年度被浙江省紹興市教育局評為“紹興市遠程教育優秀校外學習中心”。中心的主要成功經驗是：
一、追求站點管理更規范
幾年來，我們始終把現代遠程教育視為一種嶄新的教育手段，視為培養造就人才的重要舉措。因此在辦學指導思想上重點突出了“三個堅持”：即堅持把“三個育人”和“三個面向”作為辦學的指導思想；堅持把國家教育工作的路線、方針、政策作為辦學的根本依據；堅持把主辦學校的規章、制度和要求作為辦學的基本準則。注重把好辦學方向、生員質量和教學質量三關。同時，在開展遠程教育工作中，我們始終堅持“以人為本，質量立校，創新強校和資源共享”的理念，把培養崗位型、技能型和應用型人才作為辦學目標。實踐中，著重掌握遠程教育的主要任務，教學模式、管理體系、教學手段、保障條件等，一系列舉措有效保證了教學管理工作的順利開展。
1、我們把國家的政策規定視為辦學的靈魂，融會貫通辦學的各個環節之中，堅持依法辦學，依法治教。面對市場經濟形勢，我們注意處理好社會效益與經濟效益，國家利益與個人利益的辯證關系，牢牢把握教書育人這根主弦。“學習中心”設立以來，我們在辦學行為上做到了“三無”：即無以校外學習中心的名義舉辦其他教學活動和經營活動；無以校外學習中心名義發放畢（結）業證書和培訓資格證書；無設置站外站、站外點的行為。嚴肅了政策規定，維護了主辦學校的權益。
2、認真做好收費工作是開展遠程教育的重中之重，因此我們始終不渝地嚴守國家的政策規定，在收費工作中牢牢把握“三條依據”：一是當地物價部門的名文規定，二是主辦學校當地物價部門的名文規定，三是主辦學校的名文規定。堅持做到“三不”：即不擅自擴大收費項目；不擅自提高收費標準；不搞無政策依據的收費。近年來，我們沒有出現任何違規收費的現象，也沒有收到任何學生的投訴。
3、健全服務機構。雖然國家經濟形勢轉好，但網絡教育招生依然十分嚴峻，為保持良好的發展勢頭，學校由校長親自擔任試點高校網絡教育紹興市職工中專學習中心負責人，主管招生、教學、教務管理等工作。年學校下設網絡教育招生辦公室、學歷教育科、財務室和綜合辦公室。現有管理人員13人。招生辦公室負責網絡教育招生宣傳、入學考試、上報學生信息、負責發放入學通知書和學生注冊報到等工作。學歷教育科承擔學習中心的教學教務管理工作，配合試點高校網絡教育學院做好學生學籍管理工作，承擔網絡學院下達的教學環節的組織管理工作。財務室負責學習中心的收費和學生學雜費的管理和結算等。辦公室負責學習中心的后勤服務等工作。
4、修訂管理制度。為保證整個教學管理、學生學習服務支持工作過程的制度化、規范化，學習中心自成立初期就重視規章制度的建設，目前除了學校內部管理制度、學校檔案管理制度以外，有關現代遠程教育的規章制度就有10多個。同時學習中心把落實管理職責，明確管理目標作為網教工作的重中之重，特別是要求信息管理員認真做好網絡維護、信息傳送、文本處理等學習支持服務工作，以確保網院―中心―學員之間的信息暢通，以便及時執行上級下達的各項文件通知，傳達好相關會議精神。
5、開展教育研究。現代遠程教育是一種嶄新的教學方式和手段。為了不斷提高辦學質量我們堅持在實踐中學，在學習中，做到教學與研究有機結合，不斷增強辦學能力。具體抓了“兩個環節”：一是堅持從書本上學習。我們訂購了遠程教育的資料，要求所屬人員利用業余時間抓好自學，把遠程教育的目的、要求、方法、標準等滲透在腦海里，聯系在工作中，使教育者先受教育。二是組織業務研究。我們每半年要組織召開一次遠程教育工作業務研討會，重點學習政策規定，兄弟單位的做法、經驗，解剖自己的工作學習，研究教育措施、辦法。通過學習研究，豐富了知識，開拓了視野，增強了做好遠程教育的責任感和事業心。
二、實現招生工作更高效
招生是辦學的硬指標，它直接關系到學校的生存與發展。面對招生市場的生員爭奪戰，我們始終堅持“政策在胸，紀律在握，積極工作，嚴守法紀，實事求是，擇優招錄”的基本原則。在實踐中做到了“三實”、 “三不”：即實事求是地張貼主辦學校提供的招生廣告；實事求是地進行口頭宣傳；實事求是地把握入學者的條件；不搞跨市宣傳和招生；不搞誤導、錯導和誘導招生廣告；不把不符合條件的學生招收入學。學校多次召開招生工作會議，研究部署招生對策，根據生源市場的情況采取了靈活的招生形式。從校領導做起，層層明確落實招生任務，將招生任務與教職工的業績考核掛鉤。不斷加大招生宣傳力度，通過報紙、電視、網站宣傳招生。以2012年為例：全校教師齊心協力、克服重重困難，招生工作終于取得良好成績，全年共計招生800人，注冊交費近785人。在激烈的競爭環境中，許多教師成為了出色的業務員。
三、推進教學管理更科學
教學管理是網絡教育的關鍵，只有不斷強化教育管理的規范化意識，才能確保網絡教育的持續穩定發展，這是學校全體教職員工形成的共識。在明確的辦學方向指引下，學校積極踐行規范管理的思想，重點從五個方面加以落實：
（1）加強入學教育管理。每年級新生報到注冊時，學習中心均舉行新生開學典禮，進行入學教育。我們把網絡教育學生入學教育主要分為三部分進行：一是有關網絡教育的知識教育。包括網絡教育的思想、教學內容、教學方法等。二是遠程教育技術知識的教育。包括計算機的基本操作技能、常見的工具軟件的使用方法、網絡基本技術訓練、如何上網瀏覽教學資源、如何利用電子郵件交流信息等。三是教學資源介紹。各專業、各門課程都有哪些教學資源、如何查找教學資源等，了解遠程教育的教學組織形式，教學資源的特點、學習支持服務方式等。
（2）加強教學計劃、教材管理。我們能認真執照網絡學院制定的教學計劃，提前征訂下一學期教材及輔導材料。今年完成了地大網院十幾個專業兩萬余冊教材的征訂工作，同時建立了教材管理檔案。
（3）加強日常考試管理
今年學習中心共組織各類期末考試、入學考試、補考計十余次。在每次考試之前，都對全校教職工進行嚴格分工，做好各項準備工作。認真制作考務手冊，制作考試座位表，安排和布置考場，并做好監考老師的安排工作。另一方面嚴格考試操作程序，從各類試卷下載、印制、裝訂、分裝、保管、核對均實行專人負責。考試結束后及時收集、整理、檢查試卷，封卷，統計缺考、免考名單。
（4）加強統考工作管理。除了常規的學期考試外，學習中心也非常重視本科專業的《計算機應用基礎》、《大學英語》兩門課程的統考工作。隨著教育部對網絡教育統考工作的推進與深入，為保證本科學員順利通過網絡教育的統考，確保高通過率，我們加強了考前面授教學。聘請紹興高校專業課教師為學生講重點、講難點、講方法、講思路，引導、幫助學生進行自主學習。我們為學員安排了一個月時間的面授輔導，整理下發考試復習資料，如2012年，學員參加本科統考合計參考人員達 300人次。計算機通過率為80%，大學英語通過率達到68%。
（5）加強畢業工作管理。按照網院要求下載論文資料，制訂論文寫作管理規范，將資料、寫作規范、任務書、選題表、論文范例及時下發給學員。認真做好本科學生的畢業論文答辯工作，2012組織180名本科學員參加了由網絡學院組織的畢業論文答辯，832位學員取得了專科、本科畢業文憑。
四、拓展支持服務更靈活
我們在遠程教育工作中，注重處理教與學、師與生的相互關系，提倡能者為師，以強幫弱，取長補短。一是師生互動。我們堅持教中有學，學中有教。尤其對學生提出的重點、難點和疑點問題老師認真負責的解答和指導。老師在教學中還注重采取提問式和研討式等方法，給學生創造獨立思考和互相切磋的機會，活躍教學氣氛，增強教學工作的趣味性。二是小組互動。我們根據教學班的人員情況，合理編班編組，成立了班委會，選配了班干部和學。每個學習小組又成為一個協助組，遇到難題共同研討，共同會診，群力攻關。三是座談討論。我們經常組織召開座談和研討會，收集情況，征求意見，讓師生在一塊共同研討，學術交流，起到了助學的效果。
五、提升檔案管理更完善
論文摘要：檔案信息化、信息化建設一直是新時代檔案管理追求的目標，上個世紀末開始的計算機信息技術的高速發展是我國檔案信息化管理的契機。本文對檔案信息化、信息化建設進行了一些討論。
在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實踐及學習中逐步有了一些認識，現將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。
一、究竟什么是檔案信息化？什么是檔案信息化建設？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。
檔案信息化和檔案信息化建設各遵循什么原則呢？
檔案信息化應遵循以下三個原則：
1、規范性原則：制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規，如：字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網絡用戶的服務格式）及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。
2、安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網絡安全管理策略等。
3、效益性原則：由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據自身的能力，根據館（室）藏基礎，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進行數字化，提供獨具優勢的服務。因為從某種意義上說，特色就是優勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵所在。在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，做到按“需”數字化。
以我單位為例：我單位現保管著管理類檔案、產品檔案、科學技術研究檔案、基本建設檔案、實物檔案、照片檔案、地質檔案等多種類別的檔案。但其中以地質檔案的利用率最高。地質檔案中詳細的記錄著每一口油水井的動、靜態資料以及每口井從投產到目前的生產數據，油水井演變過程，能給我們提供初始條件下地下儲層的情況，是原油生產建設的主要依據，是科學決策的基礎條件。有效利用地質檔案為油田的高效開發和穩產提供了強有力的保障。因此我室就將地質檔案做為檔案數字化工作的重點，集中投入大量的人力、物力、財力率先對二十一萬余份地質檔案進行了檔案信息數字化工作。
那么檔案信息化建設又需要遵循什么原則呢？在進行檔案信息化建設時，應遵循的基本原則是：
1、文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。
2、歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路，是深化檔案社會化服務的必然要求。它是一項耗資大、要求技術含量高的業務建設。作為企業內部的檔案館（室）要想在信息化建設中有所建樹，使檔案工作適應社會和時展的需要，并能將檔案信息化建設落到實處還應該堅持前瞻、協作、實用、人才儲備四項原則。
1、前瞻原則：檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業內部的檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。
2、協作原則：檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業內部的檔案館（室）來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協作的原則，加強與企業內各個部門的溝通、協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。
3、實用原則：檔案信息化建設不僅在量，更在于質，在檔案信息化建設中，檔案館應堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進行數字化處理，更應有選擇地對館藏檔案進行全文數字化，在信息服務的特色內容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務滿足社會需求，使自己的信息具備"惟一性"，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點擊你的網址；根據利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優質、高效的服務。
4、人才儲備原則：由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。
檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。
參考文獻：
楊公之：《檔案信息化建設導論》
論文摘要:基建工程中相應的檔案管理至關重要,檔案管理滲透于建設整個過程,地位特殊。本文就管理以及監控中的不足,提出了應對策略。
基建檔案在整個企業檔案中有著非常重要的地位,對檔案資料進行管理與監督,雖然對工程建設沒有直接影響,但是卻貫穿于整個建設過程中的方方面面。將基建檔案管理好,能夠為企業之后工程擴建、設備檢修、技術改造等提供齊全并且真實的資料。因此,對基建中檔案的管理以及監控加以重視十分必要,想要提高檔案的真實性與可靠性,應當與基建進度保持同步對項目中涉及到的環節采取高效監控,確保檔案資料的管理以及監控緊跟工程建設的步伐。
一、基建工程項目中檔案資料監控以及管理中的不足
對工程中的檔案資料進行管理,實際上即對工程施工整個過程里涉及到的相關資料進行收集、整理、進行合理編制并且歸檔、保管。因為工期較長,因此資料的形成也需要較長時間。項目方面有些工程較多,并且分散面廣,由于動態管理而使人員流動性高,相關責任較難落實。
1.1資料收集不夠全面
例如,某些工程上的設計有變動,在編制資料的時候,只將變更通知書進行記錄,卻未對相應的施工進行記錄;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見;部分交接驗收記錄沒有簽認手續等。對基建工程中檔案進行管理是有序管理以及動態控制高度結合的工作,必須以實事求是、科學嚴謹的態度嚴格執行。
1.2資料不夠準確
資料上的隨意性比較嚴重:對相同工序檢查出的數據,按照其相似的數據填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查;部分監測數據在所允許的誤差范圍內,害怕數據受到質疑,便填了一些留有余地的數據;引起不必要的麻煩;有的人以為只要檢查得出的數據在相應的誤差范圍內即可,便隨意填了一些看起來很合理的數據。準確性的檔案體現出自身價值的關鍵所在,必須本著嚴謹、負責任的態度來認真落實。
1.3收集與整理不夠及時
對工程對應的檔案資料進行管理應當從合同簽訂完成后準備開工時就著手,如圖紙會審紀要以及開工報告等,對于施工過程,根據規定對其及時予以規范記錄,努力做到開工有報告、進場有合同、變更有手續、驗收有根據、施工有記錄、對照有標準,每一個環節都應當及時、到位。實際工作中,卻離上述要求有較大距離,記錄往往延遲,之后補“回憶錄”的現象較為普遍。
二、管理以及監控措施
2.1與工程建設同步,進行全程監控
2.1.1及時對相關人員進行培訓,提高工作質量
一切工程合同中都對其檔案的移交進行了明文規定,施工單位作為檔案的最直接的接觸方,施工單位能否適應檔案管理相應的要求以及標準,樹立檔案意識等都會對檔案的質量產生很大影響。有些單位僅僅較為重視入廠安全,卻缺乏檔案管理方面的培訓。因此,必須及早對相關監理人員進行培訓,樹立檔案思想,這樣才能夠確保資料能夠收集齊全并且質量較好。同時,對施工單位相關人員開展文件整理、檔案管理、交工技術等培訓,加強建檔以及歸檔意識,熟悉其歸檔要求、收集范圍、整理標準等。
2.1.2資料分發時必須加強監控
基礎建設工程在施工過程中,承建方的資料室在工程竣工以及檔案驗收中起著十分重要的作用,同時負責圖紙以及其他資料的發放。未來確保竣工時所需檔案高質量,相應的管理者應當親自參與監控資料分發的工作,分發前首先將需歸檔部分保存之后再分發,特別是像詳勘這些數目有限的資料,必須妥善保管。這樣才能夠在保持圖紙清潔的同時使歸檔資料比較齊全。
2.1.3立項時應當加強資料監控
工程項目在立項、審批、勘察之前,相應的管理部門并沒有成立,自然就缺少檔案管理者。而工程準備時相關材料往往比較分散,部分文件在其文書相關部門,部分文件放置在規劃部,并沒有經過應有文書處理程序,同時,投招標以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒有對上述比較分散的相關資料進行及時收集,久而久之,會使收集上述文件的難度加大,甚至可能導致文件丟失。所以,在工程項目立項的前期,就應當及時介入檔案的收集以及整理,由專人負責。
2.1.4對新設備的檢驗加強監控
新設備到貨后,隨之會有相應的圖紙資料,值得注意的是,進口設備對應的外文資料往往是與其設備一起放置,而國產設備所提供的使用手冊又不足,這些環節時常會出現漏洞。缺乏細致認真的態度,就可能丟失設備資料。所以,必須建立合理的設備開箱檢驗相關的制度并且貫徹執行,對開箱權限予以明確。
2.2完善制度,明確責任
對基建工程進行檔案管理是很必要也十分重要的,管理過程應當是有目標、有計劃、有落實、有責任的活動。所以,承建單位必須建立由副經理或者總工程師領導,質量生成或者工程檔案部門負責專管,下面的各級主管相應的分片領導,由檔案管理者以及項目經理負責,由施工管理者來具體落實,并且對各級各類人員的權責予以明確規定。對于大型的工程項目部門一定有現場的檔案管理員,對于中型或者小型項目部門,應當有兼職人員對資料進行收集以及企業應當適時對檔案工作者進行業務相關的培訓,提高其業務水平以及工作質量。依照檔案資料管理的重點在現場的特點,加強建立完善的工程檔案編制、收集、歸檔以及整理的制度。
2.3發揮合同的法律效應
檔案管理部門應當參與起草合同的相應管理工作,將文件材料的歸檔以及積累當作合同中的重要內容獨立為一條款,明確要求竣工文件材料相應的驗收時間、質量以及份數、副本內容、歸檔范圍,使相應的承建單位也對檔案管理有足夠的認識與重視,這樣以來,就以法律形式保證了歸檔工作的落到實處。
參考文獻:
[1] 田冬梅. 淺談地質檔案資料現代化管理的現狀與對策[j]. 吉林地質, 2009;01
文獻標識碼 B
文章編號 1009－6019－(2010)－07－02
收集整理地方病防治資料并按類別分卷歸檔，充分利用地方病防治第一手資料科學研究，出版研究文集，地方病防治論文專輯、地方病防治示范縣資料匯編、制訂地方病防治“十五”、“十一五”、“十二五”規劃，篡寫地方病防治簡史等有著重要意義。數十年來，為科學地、準確地、真實地反映我市地方病防治起源、歷程，查閱了各年代防治方法、調查數據、各類專業期刊、專著、編著、培訓班交流論文，各年度政府工作報告，統計局統計報表，人口數據等，整理利用。在整理歸檔過程中，我們的體會主要有以下方面。
1 保證檔案資料的完整性
由于歷史原因，有許多資料往往記錄不全，缺項較多，缺頁、缺行、缺角現象較多，也有一部分總結報告中修改、涂改、污損嚴重，遇到這些情況，要認真、反復地前后對比，找回當事人回憶，找佐證材料，尋找同一份報告，類同報告核實資料、數據，力爭在最大程度上保證資料完整性。
2 保證資料的科學性
各年代資料時間跨度長，所反映的東西也因目的不同，調查及檢查手段不同，結論差異也很大。例如，對某事件的調查，從時間上有公歷、農歷之分，從年齡上有周歲、虛歲之分，從里程上有公里、華里之分，從度量衡上有公斤、市斤、16兩、10兩之分，從檢測方法上更有估計數，大約數、目測數、儀器測量數，各年代的檢測儀器也各不相同，七十、八十、九十年代的儀器大多為機械控制，2000年后大多為數控，計算機自控，所測定的數值精確度相差甚遠，往往越是年代長久，與近代的測定數值可比性越小。所以既要保留資料原始準確性，也要考慮可比性。
3 保證科學資料的可靠性
對某一事件的調查中，調查人員總指揮、參加人員專業技術水平、實際工作經驗、測量儀器的先進性都對調查事件起著至關重要的作用。例如在我市1996年大骨節病全國監測點調查，由衛生部專家組、西安交大醫學院，省、市、縣專業人員組成，可靠性相對大些。近年的定邊縣動物一號病，氟中毒、布魯氏菌病調查，由省、市、縣專業人員組成，調查的可靠性亦大些。
4 保證檔案資料的準確性
從我們所收集整理的檔案資料中，大多數屬地方病的專項流行病學調查資料，根據資料年份不同，調查對象不同，調查方法不同，各年份結論也有差異，也有部分資料出現明顯的錯誤。例如：某縣調查全縣碘缺乏病病情，各鄉鎮調查結果匯總后，誤將各鄉鎮的患病率一欄相加的和64.2％作為全縣的患病率，實際患病率是2.36％，及時給予更正并注明。
5 保證檔案資料的連續性
地方病防治歷程遠遠流長，經歷了幾十個年頭，為保證防治資料的連續性，我們努力使調查資料完整連續。例如：對歷史上一些撤縣，并縣，撤鄉，并鄉(鎮)的資料力爭保持原貌，能歸類統一的盡力統一，有些資料按屬地該移交的移交，或者將復印件交至歸屬區域保管，使這些資料具備完整性、連續性、可比性，更好地為地方病防治服務。
6 保證檔案資料的權威性
