時間：2023-03-21 17:15:27
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三資企業檔案管理存在著比較大的差異，從檔案工作的開展情況上看，大致分為三種類型：
1檔案管理工作開展得比較好、有一定業務基礎。這類企業的檔案工作一般歸屬于總經理辦公室，由原中方檔案員兼管，檔案工作的開展基本按照國家規定的各項程序進行，建立了明確的檔案管理制度，對于檔案的收集、整理、登記、分類等工作做得比較規范。
2檔案工作剛剛起步，基礎比較薄弱。這類企業一般規模比較小，開辦時間也比較短，各崗位人員比較緊張，沒有配備專門的檔案人員。但企業領導具有一定的檔案意識，檔案工作處于初創階段，并為檔案工作創造了一些條件，這對企業今后檔案工作的發展還是有利的。
3檔案工作無人管理或無中方人員管理。這種類型的企業不少，其中又分為兩種情況：
其一，企業不重視檔案工作，領導缺乏檔案意識，不設檔案人員，企業在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴重。
其二，較大規模的外商獨資企業中，外方對檔案工作比較重視，也設有外方人員對檔案進行管理，但是中方無權對其檔案進行管理，造成這部分檔案信息的流失。
三資企業是改革開放后出現的新生事物，三資企業的檔案管理也對傳統的檔案管理理論提出了新的研究課題。究詰起來，造成三資企業檔案信息的流失這一問題的主要原因表現在以下幾個方面：
1檔案分散，所保存的檔案中原件少，復印件多，外方的檔案尤其是技術檔案，中方無法保管。對于外方來講，怕技術泄密是檔案分散保存的一個重要原因。從國外引進的重要技術資料、市場信息等科技檔案，一般都控制在外方手中，中方的檔案工作無法開展，沒有有效的控制手段。而企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記、合同公證等檔案掌管在相應的當事人手中，事后不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。這些問題直接導致檔案信息資源的部分流失，也使得檔案的憑證作用減低。
2檔案人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業知識。三資企業為提高工作效率，往往不設立專門的檔案人員，而采取兼職的辦法。三資企業中的人員一般來講綜合素質較高，但是缺乏檔案方面的系統理論和實踐知識。在企業中缺乏有效的檔案管理制度，沒有把檔案工作納入職責范圍。這也使得檔案工作在三資企業很難開展，導致一大部分檔案信息的流失。
3在三資企業中從投資者的角度看，檔案不能給企業帶來效益或者說短期內無法從對檔案的投入上獲得回報，所以索性不對檔案進行投入。尤其是從資方的角度看，企業建設速度越快，越早日投產，贏利越早，短時間內收回投資即已經達到目的，無須再額外投入，從一開始就沒有把檔案工作納入企業建設中去。這就使得檔案工作的發展置后于企業發展速度，也造成一部分檔案信息資源流失。
檔案信息是一種無形資產，是國家的寶貴財富，在改革開放的今天，對三資企業發展過程中檔案的管理，也是對國家財產的有效保護。為使檔案信息資源不流失，針對上述問題應主要采取以下對策：
1加強對三資企業檔案工作的宏觀管理。根據檔案法規和有關規定，建立健全與三資企業體制相適應的檔案管理制度。檔案行政主管機關應加強對三資企業檔案工作的管理，使企業檔案工作納入企業管理計劃，力爭使檔案工作的發展跟上企業的發展速度。檔案行政主管機關還應主動了解情況，上門為專兼職檔案人員進行有針對性的服務，幫助其建立符合三資企業特點要求的檔案分類體系，為三資企業檔案工作發展提供有效的支持。
計算機信息技術下的城建檔案管理工作是具有一定的復雜性和技術性的，需要高素質、綜合型的管理人才。因此，在城建檔案管理中，對于從事城建檔案管理人員的專業素質、技能水平都有很高的要求，需要管理人員具備認真負責的工作態度、責任心和使命感，還需要有檔案專業知識和計算機應用能力。
二、計算機信息技術在城建檔案管理中的應用
1．促進了城建檔案管理工作的系統化發展
在計算機信息技術運行下，計算機信息系統可以對城建檔案的所有資源和數據信息進行綜合統一，能夠涉及城建檔案資源管理的總的全部的范疇。更為關鍵的是，使用先進的城建檔案管理系統軟件，可以實現生產系統和財務系統兩者的有機聯系，在系統集成作用下確保了資源數據的統一。因此，從這一層面上講，計算機信息技術的應用可以充分地實現城建檔案管理的系統化發展。
2．提高了城建檔案管理工作的精細化程度
計算機信試析計算機信息技術在城建檔案管理中的實施要點文/呂艷萍息技術是社會發展的先進技術，主要的工作形式是按照電子化、信息化、網絡化的特點進行的。因此，它在城建檔案管理中的應用是在電子技術的支持下，把檔案資源按照電子數據的形式進行合理分類保存。
3．擴大了城建檔案的資源開發范圍
傳統的城建檔案管理資源的開發，主要范疇是在已有的圖文資料和比較容易獲得的小范圍資源的基礎上開展的，這主要是因為在資源的存儲以及傳輸技術上存在不足。在現代計算機信息技術的條件下，可以構建出一套強大的城建檔案信息管理系統，不論是在時間上還是空間上，城建檔案管理都會有較大的突破，而且還可以提高城建檔案的服務質量以及其所發揮的效用。
三、城建檔案管理的計算機信息技術條件
1．設備的配置方面
實行計算機信息技術，就必須要有完善的相關設備的配置。在整個系統中，最基礎的配置設施就是軟件、硬件系統，它是城建檔案信息化管理不可缺失的基本構成要素。軟件方面主要包括數據管理、編制排版、檢索查詢、實體管理、安全保密以及系統的維護等功能，而且一定要能夠涵蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定以及統計等部分；軟件系統要有一定的實用性、通用性和可擴展性；在硬件方面主要有計算機和必要的網絡周邊設備、打印機、掃描儀、照相機等部分。這樣可以充分地滿足網絡化和數字化模式的城建檔案管理服務的日常需要。
2．電子化檔案建設方面
確保檔案信息安全是檔案工作中最基本、最核心的任務之一。檔案信息安全關系到國家檔案文獻遺產和歷史文化的長久傳承，關系到國家核心信息資源的有效控制。只有在切實保障檔案實體和檔案信息絕對安全的前提下，檔案事業才能健康順利地發展。檔案信息安全觀是檔案工作者在工作實踐中形成的對檔案信息安全本質的認識和看法。隨著形勢任務的發展變化，檔案信息安全管理的內涵在不斷豐富，外延在不斷拓展，形式在不斷更新，必須以全面的、開放的、發展的、多維的眼光來審視檔案信息安全工作，摒棄那些陳舊的、狹隘的、落后的思想觀念，確立新的檔案信息安全觀。與傳統的檔案信息安全觀不同，新的檔案信息安全觀強調檔案信息安全是一個全面的、動態的、均衡的防護整體。所謂全面的，即檔案信息安全觀要由過去單一的、傳統的檔案保管、保護觀念向全面的檔案信息安全保障體系建設戰略轉變。所謂動態的，就是要居安思危，提高風險意識，開展風險評估，根據存在的問題，動態調整檔案信息安全保障體系。所謂均衡的，就是避免檔案信息安全保障體系出現任何環節的短缺而對整個檔案信息安全系統構成的威脅。
二、完善檔案建立信息安全設施，夯實基礎，強化機制
為了確保檔案信息安全，必須首先將建立檔案信息安全體系作為第一要務，以科學、合理、完善的檔案信息安全管理體制機制達到保障檔案信息安全的目的。諸如建立檔案信息安全危機預防與危機管理機制；實施重要檔案信息備份制度，提高抵御各種突發事件影響的能力；處理好檔案信息利用與保護的關系，提高檔案利用過程中檔案實體與信息安全的保障能力；完善受損檔案搶救制度，采取搶救和保護措施，把損失降到最低等各項制度措施，認真做好檔案信息化建設過程中的檔案信息安全保障工作。
三、健全檔案建立信息安全制度，明確責任，形成常態
對檔案信息安全構成威脅的因素來自各個層面和各個領域。因此，需要構建一個全面的法規制度體系，即國家、地方和檔案部門從三個不同的層面建立健全檔案信息安全法律法規體系，來保障檔案的絕對安全。當前，檔案信息安全管理的條款分布在《保密法》、《國家安全法》、《檔案法》、《檔案法實施辦法》和檔案工作的各項條例條令等規范之中，尚未形成專門的檔案信息安全管理制度或法律體系，需要我們依據國家的有關法規、結合檔案信息安全保障的具體實際，建立一整套具體可行的檔案信息安全管理制度，明確規定檔案信息安全的管理職責、管理要求、管理目標、管理內容等，依法實施組織管理，并形成常態化的趨勢。有了科學完善的檔案信息安全管理的法規，關鍵就在于具體、有效落實。必須在建立健全各項規章制度的基礎上抓好落實，要加強對檔案資源監測，嚴格檔案的管理和利用活動，依法管理，按章辦事，科學有效地實現檔案的管理與保護。依法嚴厲查處破壞檔案、危害檔案信息安全的行為，對污染環境、盜竊檔案、破壞檔案的重大事件要嚴肅查處，堅決打擊。同時還應當注意到：檔案信息安全是檔案工作的中心內容，不但要確保檔案在收集、整理、保管、編研中的信息安全問題，還要進一步強調責任意識，通過各級檔案部門和業務人員的分層包干、分層負責，消除檔案業務管理工作中可能出現的各種檔案信息安全隱患，確保檔案信息安全，努力做到萬無一失。
四、建立檔案建立信息安全隊伍，注重科研，培育人擦
關鍵詞：檔案知識發現公安數據庫
在當前的社會轉型期，社會治安形勢日益復雜，突出表現是犯罪率明顯上升，新型犯罪不斷涌現，大案、要案層出不窮，犯罪的滋生速度快速遞增。這一嚴峻形勢使公安機關面臨著極大的壓力，而公安機關檔案管理信息化建設，對于警務創新、提高執法效率、更有效地打擊與制止犯罪具有不可估量的作用。檔案工作是公安工作的一個重要組成部分。隨著社會日益進入信息化時代，公安檔案作為一種重要的信息資源，在公安機關打擊各種違法犯罪活動、維護社會治安穩定的過程中，發揮著越來越重要的作用。改革開放以來，黨和政府高度重視檔案資源的管理和利用，公安機關的檔案工作取得了很大進步。但是，我們也應該看到，由于種種原因，目前的公安檔案管理工作還存在一些問題，應在實踐中努力解決。
1公安檔案信息化的現狀
目前，公安部正在實施金盾工程，大力進行信息化建設，從而使公安機關的檔案存儲方式發生了根本變化，由紙質檔案轉變為電子檔案。各地各警種分別建設了各自的數據庫來存儲相關的檔案信息，不僅刑事案件檔案資料(包括犯罪痕跡物證、被盜搶車輛或物品、犯罪嫌疑人等信息)，而且居民戶籍、旅館流動人口、出入境人員、在逃人員、重點監管人員、機動車、駕駛員、道路交通、消防管理等檔案資料都以電子檔案的形式加以存儲，并在維護社會治安、打擊犯罪等工作中發揮了重要作用。如根據在逃人員數據庫進行網上比對來抓捕通緝犯，極大地提高了抓捕效率。
另一方面，由于公安檔案信息系統建設中存在以下問題，警方目前只能從這些檔案信息中進行簡單查詢和統計匯總等工作，從而制約了檔案信息效能的發揮，阻礙了警方工作效率的提高。
1．1各警務數據庫彼此缺乏聯系，警方各部門間的檔案信息不能共享。刑偵、治安、戶政、消防、邊防、交通等各部門分別投入大量的人力、物力、財力建立了自己的一套信息網絡，然而由于種種原因，這些網絡未能有效互連，導致檔案信息不能在數據庫之間互相貫通、共享，以致形成了一個個的“信息孤島”。
1．2警務數據庫中檔案數據的異構性問題突出。各地警方一般根據本地財力等條件進行金盾工程建設，信息化的標準、水平不一。目前各警務數據庫中檔案信息的種類繁多，且信息標準、信息存量、運行方式乃至軟件版本等也都存在著一定的差異，兼容性不強，成為制約檔案信息共享的一大障礙。
1．3許多公安應用軟件不能充分滿足業務需要。表現在軟件開發環境不成熟，功能比較單一、運行不穩定，時常造成檔案信息丟失、泄密，甚至貽誤正常業務工作：有的公安機關投入了巨額資金建設信息網絡，卻因應用軟件不配套，只能進行簡單的檔案文件傳輸，從而使整個系統的運行效率很低。
2知識發現技術對公安檔案信息化建設的意義
不可否認，公安檔案信息化建設取得了巨大成績，各警務數據庫已存儲了大量的檔案信息。能否充分發揮這些檔案信息的作用，是衡量公安檔案信息化建設成效的重要標準，也是提高警方工作效率的關鍵。如果將知識發現技術應用于警務數據庫系統，則能從海量的檔案數據中自動發現令人感興趣的知識，如自動發現原本需經領域專家分析才能得到的案件線索等，從而為警方進行科學決策提供必要的支持，這對于提高公安檔案的利用效果和警方工作效率，進而提高公安檔案信息化建設水平都具有重要的意義。知識發現技術的作用具體體現在以下幾個方面：
2．1在案件偵破方面，總結各類案件的發生規律，預測未來的防范重點，指出可疑人的特點，劃定犯罪嫌疑人的范圍，對案件進行串案并案，為案件偵破提供偵查方向和線索。
2，2在交通管理方面，監測路面狀況和交通流量，總結交通事故的發生規律，及時制定對策，有效疏導交通，以及減少交通事故的發生。
2，3在警力配置方面，科學、合理地安排警力，以應對突發事件：在消防調度決策中對人員、車輛配置、水源安排、最佳路線選擇等提供最佳方案。
3知識發現技術發展與應用概況
數據庫中的知識發現(Knowl-edgeDiscoveryinDatabases，KDD)，又稱數據挖掘(DataMin-ing,DM)，是從海量的檔案數據中提取出需要的知識的技術，當今的世界正處于一個“數據爆炸”的時代，但是要從浩如煙海的檔案數據中獲取真正有用的或感興趣的知識卻非易事，即所謂“人們被數據淹沒了，卻饑餓于知識”，于是數據庫中的知識發現(KDD)技術應運而生。KDD一詞首次出現在1989年8月由美國人工智能協會組織的第11屆國際人工智能聯合學術會議上，此后，KDD研究吸引了越來越多的研究者。近年來，國內外高校以及IBM、Microsoft、NASA等公司、機構競相投入大量資金以推動KDD的理論和應用研究，眾多企業也正在或將要實施以知識發現為基礎的商務智能項目。一個著名的例子是美國加州WalMart超市對長期積累的顧客購物檔案數據進行數據挖掘，結果發現購買紙尿布的顧客通常也會購買啤酒。經進一步調查發現，這一地區的不少已婚男子常在下班回家的路上幫太太買紙尿布，順便會買一些啤酒，于是銷售主管立即進行貨架調整，將紙尿布和啤酒的貨架擺在一起，并在附近擺放了許多佐酒的小食品，結果幾種商品的銷售量都顯著上升。
在警務領域，美國警方使用通用或商務數據挖掘工具，已實現了對知識發現技術的初步應用。如FBI將MicroStrategy商業智能平臺的報表及分析軟件應用于反恐及調查工作，以及警方將地理信息系統(GIS)與犯罪信息中心(NCIC)相結合，從中發現犯罪線索、總結發案規律和進行犯罪預防等。
我國警方現已初步建成了一些警務檔案信息系統，但目前這些系統并不支持真正意義上的知識發現任務，國內在警務領域對知識發現技術的研究離實際應用尚有相當遠的距離。
4實現警務領域知識發現所要解決的關鍵技術問題
知識發現研究的發展趨勢是強調面向領域、面向最終用戶和面向實際應用，在警務領域應重點研究解決以下問題：
4．1數據倉庫和元數據技術。通過運用數據倉庫技術來集中各個孤立的數據庫中的數據資源：通過元數據來管理異構的數據，最終可實現各部門的數據共享。
4．2適合警務應用的數據挖掘技術和算法。特別是能夠適應不同數據質量和融合語義的知識發現算法，在知識發現中對新技術的應用，以及分布、并行算法的設計與實現等是決定知識發現質量的關鍵。
[論文摘要]檔案資源是國家信息資源的重要組成部分，檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門合作，多環節配套的系統工程。在文化創意產業的歷史新時期，檔案信息管理的創新是十分必要的。
我國已進入文化創意歷史時期，檔案信息管理創新對于文化創意有著重要的基礎作用和助推作用。
檔案資源是國家信息資源的重要組成部分，如何利用現代信息技術，特別是數字化網絡技術，實現文化創意實現深層次開發，是國家信息化建設給檔案行業所提出的新課題。因此，加快檔案信息系統化建設和管理就成為擺在我們面前的當務之急。
一、檔案信息化是文化創意的基礎
信息化包括六大要素，即信息資源、信息網絡、信息技術應用、信息產業、人才培養及信息政策法規。從這個意義上說，檔案信息化就是指檔案信息數字化、網絡化和自動化，從這個意義上說，檔案信息化就是指檔案信息數字化、網絡化和自動化，即在檔案收集、整理、編目、檢索和利用等各方面通過廣泛應用現代信息技術，全面開發檔案信息資源，加快實現檔案管理現代化的進程。承擔著人類“記憶”功能的各類檔案，是政治、經濟、文化等各項社會活動的原始記錄，是知識的積淀、智慧的結晶的階梯。它根植于人類社會的方方面面，產生于政府行政、軍事指揮、經濟籌劃、生產建設、社會治理、科技文教等各項活動。無論文化創意多么富有含金量和創新性，沒有這些學習資源的積累，再有能力創意與策劃者都是無源之水、無本之木。所謂長期積累，偶然得之，就是如此。
檔案信息內容的廣泛、多樣、豐富和本源性、回溯性和連續性等特征，在文化創意的思維活動中有著獨到的作用。檔案翔實地記錄著不同的歷史時期對社會具有保存價值的事實或數據、經驗或教訓、科技發明或理論構想，構成信息社會政治、經濟、科技、文教等活動賴以繼承、發展和創新的知識背景。它,與電臺、電視臺、報社、出版社、情報所、圖書館等各種信息生產、貯存、傳播的單位一樣，是知識經濟時代不可缺少的、十分重要的信息源單位，具有特殊的戰略價值。
我國即將迎來文化創意產業的期，加快檔案信息系統化建設和管理，對于文化創意不僅具有基礎性的支撐作用，同時，還具有創新意義。
二、檔案信息資源管理創新是文化創新的需要
總書記在黨的十七大報告中，提出了推動文化大發展、大繁榮的嶄新課題，意義重大，令全國人民振奮，令世界華人鼓舞。十七大政治報告用了相當的篇幅論述文化發展問題。“文化軟實力”、“文化創造活力”、“文化生產力”、“文化產業群”等新名詞頻頻閃現。報告提出，弘揚中華文化，建設中華民族共有精神家園是當今社會的一大主題。世界已經進入文化產業時代。以十七大為標志，我國已進入了文化創意產業這一新的歷史時期。文化創意產業已經成為我國支柱性產業之一，為了使文化創意產業更好的發展，迫切需要相應的理論跟進和指導，文化創意的特征和規律的研究具有理論價值和實踐價值。為了更好地為文化創意產業服務，我們有必要加強文化創意產業的基礎理論建設，也就是說，作為文化創意基礎建設的重要組成部分的檔案信息創新，也將有提到議事日程。
創意產業是以文化發展經濟為理念的，依靠的是文化資源優勢，使人文資源和文化優勢成為新的經濟增長點。文化是發展創意產業的靈魂。離開文化，創意產業如同沒有靈魂的軀殼。文化創意是對文化資源創造性的開發和利用，是文化對經濟社會發展滲透力、影響力的挖掘和拓展。高校既是培養高素質人才的重要基地，也是先進文化的創新基地和重要輻射源。高校作為社會文化、科學的中心，既是人類文化集中傳播的地方，也是新文化的誕生地。圖書館、檔案館等均為創意活動提供了良好的基礎平臺。
另外，文化創意產業歷史時期，歷史地把包括檔案信息資源在內的與信息業相關的行業、部門置于基礎的戰略地位，為帶動行業素質的提高和行業整體水平的全面進步，必然賦予檔案行政管理工作創新的任務和職責，檔案工作由于在文化創意歷史時期的新的使命，檔案信息工作的創新任務就凸現出來了。
三、為文化創意產業提供優質的信息資源的對策
現代社會在信息資源開發的廣度和深度、時間與空間上帶來規模化效益。因此,文化創意，無疑給傳統的信息行業帶來了全新的視角，檔案、圖書及其他文獻的存在形式和傳播方式,導致信息行業必須為文化創意提供準確、新穎的優質信息資源。
從目前的情況看，網上信息是檔案行政部門管理、指導、監督工作的“盲區”和“真空地帶”。從檔案信息資源為文化創意產業服務的要求出發，檔案行政部門應盡快行使對網上檔案信息管理的職能，加快建立檔案信息資源網,實施對網上信息資源的創新，用以適應時代的需要。
要加快實現檔案信息自動化系統和標準化、規范化建設。目前，主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。隨著文化創意產業的蓬勃發展，檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。并且一定要創新。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設的創新，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
創意產業是科技與文化相結合的新興產業。它迎合了一個重要的全球趨勢，即經濟與科技、文化的一體化。進一步說，經濟的、文化的、知識的、信息的、科技的乃至心理的因素在創意產業發展中越來越具有主導性、決定性的作用。它需要文化創意的碰撞、科學方法的推動、高新技術的支撐和數字文化的融會。所以，檔案信息工作必須為之提供優質的信息資源。
潛在的人才信息
經濟的競爭和技術的競爭終歸到底是人才的競爭，是在企業內部受重視的人才的數量和人才的質量，對于整體的檔案建設中不僅僅是要加強檔案管理的技術性人才的培養和利用，還是要對人才的信息檔案的人才的基本型控制，因此，加強企業的檔案管理的人才信息檔案的培養，例如：整體的企業發展中的專長、教育背景等。
在企業的技術創新中，企業的檔案管理不僅僅是需要調控整體的技術性設施的信息資源管理，針對檔案管理的信息資源的開發與傳播進行綜合性控制，這樣在調控資源建設中最大限度的為企業的發展提供準確、超前的資料信息，這樣在調控檔案信息的服務體系中進行管理與控制，這樣在調控中從而提升管理層面的控制，提高企業的現代化的管理水平。
企業技術創新中的檔案信息服務的發展方向
檔案信息化的建設服務是為了在特定的信息化管理中進行的檔案信息化控制的服務措施性建設，在檔案信息化服務當中，不僅需要調控企業發展的各個途徑的服務性建設，還能為企業的發展檔案管理提供系統化的信息管理，這樣提供系統化的信息服務。檔案的信息化管理不僅僅需要在調控資源建設中運用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調控信息資源建設，增強服務手段，并進而開拓服務領域，增強服務水平，提高整體的服務質量，為技術創新的服務體系創造有效地服務支撐，把握檔案管理的信息化服務方向。
1檔案信息數據庫開發服務。在企業的文獻管理檔案服務工作中，檔案的信息化調控不僅僅是擁有了服務的信息資源，還可以根據企業的整體性建設進行綜合性的調整，這樣建立有系統、完整的專題的數據庫，在信息資源建設中設立一定的平臺，為用戶提供特色的服務管理。在檔案管理中將有價值的檔案信息進行管理，這樣在檔案建設中不僅僅需要加強對信息資源的檢索控制，更重要的是企業的信息提供一個平臺，能使非檔案管理的部門也能查詢到檔案信息。
2檔案信息咨詢分析與情報研究服務。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務管理模式，還需要對企業的檔案管理建設進行有效的技術性調控，這樣在基礎性情報管理中結合自身的發展情況，進行不同層次的進行研究與開發，對基礎性的調控進行項目的跟蹤研究、聘雇研究或者發展研究等，提出相應的對策，參與到企業管理隊伍里來。
3為檔案管理提供培訓服務。在檔案管理信息化建設中加強檔案的技術創新能力，作為企業整體的檔案服務部門，不僅可以定期的舉行一定的培訓工作，還能利用電子定期的為企業提供一定的信息技術或者信息理論等方面的培訓工作，進而提高檔案培訓人員的素質水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類進行調控，還能掌握一定的社會地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進行科學性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業自主創新和實施品牌的傳略服務。
4提供人才交流信息。企業的檔案信息化部門的調控中加強檔案管理的學習，這樣在整體的企業管理流程中，將自身的建設融入到信息化調控中去，這樣使得資源的調控性建設能夠有效地運作，并把整體的檔案管路信息化進行調控，完善企業的檔案管理自動化系統，并積極主動的進行資源的規范化建設，編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告供企業決策者分析和判斷，提高服務水平。
1 推進檔案信息化并確保檔案信息安全的重要意義
隨著現代網絡化進程的不斷深入，檔案管理信息化過程中對安全保密的要求越來越高。實施檔案信息化管理后，加強了自動化、效率化、網絡化的進程，數據經錄入后能夠被反復并且終身使用，提高了數據信息的共享，同時便于搜索，打破了傳統的“一本一本，一頁一頁”的檢索形式，實現了即時即地查詢，從而提高了工作的效率。
另外，數據檔案的信息化有利于信息數據的二次使用和研發，提供了整個工作的工作效能和市場的運用能力，使得檔案資料由單一的管理數據變成一種可再生能源。檔案信息化管理有利于提高整個單位的技術水平，為協助走向一體化的進程打下了堅實的基礎。
推進檔案信息化本身又是一把雙刃劍，資料的存儲與利用在實現高效便捷的同時也面臨黑客攻擊、設備老化、人員素質等諸多問題，一旦檔案信息特別是的重要檔案信息被泄露或遺失將造成重大政治影響和經濟損失。全力確保檔案信息安全成為檔案管理業界應當高度重視并認真加以研究解決的重要問題。
2 當前檔案信息化建設工作中應當引起高度重視的問題
檔案管理是一項具有機密性和專業性的工作。然而，在現實地檔案信息管理中由于制度不完善、信息系統漏洞、管理人員組織欠缺、故障原因等導致數據缺失或泄露，給檔案管理的安全保密帶來了不良的影響。
2.1 制度管理不完善
制度是檔案管理信息化的保障。然而，一直以來，我們國家在檔案信息化管理過程中的立法規范建設還存在一定的滯后性，尋找相關依據標準的時候不夠明確，另外，很多單位對檔案管理的重視程度不高，因此沒有形成健全的檔案管理的保密性法規制度，這為檔案管理過程中埋下了隱患。另外，管理規章制度不完善，借閱歸還手續沒有做好管理登記，人員流動的材料交接手續沒有按照正常的章程進行清點。
2.2 信息系統漏洞存在
現如今，安全形勢不容樂觀，人們往往關注硬件設備，而對信息系統的管理缺乏一個整體的規劃和系統的分析。此外，隨著攻擊手段和攻擊方式的不斷進步，原來的防御系統無法抵御日益強大的病毒和黑客，檔案管理系統的保密性越來越受到威脅。再者，硬件環境的不健全，為檔案信息化管理設置了障礙。比如，少數企業、事業單位的檔案信息化管理的存儲技術相對落后，用于檔案管理的基礎設施破舊，經常性發生故障，不僅不利于數據的更新，還會導致信息的缺失。
2.3 管理人員素質參差不齊
管理人員是檔案管理系統中的重要一部分。但是，一直以來的檔案管理人員所表現出來的品德缺失，職業素養不強越來越引起人們的關注。在過程中存在，管理人員保密意識不強、工作疏忽、監守自盜、惡意攻擊竊取等等現象。例如，有的人員容易將自私的思想帶到實際工作當中，缺乏大局觀念；有的人員對組織的忠誠度不夠，往往為了一己私欲將檔案數據占為己有，通過不正當的交易手段獲取錢財；有的人員由于生活習慣的偏差，經常性泄露信息；有的人員專業水平不夠，沒有經過專業的培訓，他們對計算機的操作能力不強，錯誤的使用導致硬件軟件破壞，數據缺失。例如，管理人員未經授權復制、偽造、銷毀相關檔案數據，影響信息的完整性和準確性。
2.4 故障導致數據丟失
在實踐過程中，由于運行環境的變化，硬件的破壞、系統的崩潰、不正當的操作或者病毒惡意的侵入和破壞等原因可能導致數據的殘缺或丟失。
3 破解檔案信息化帶來的保密安全難題應當采取的舉措
檔案信息化所帶來的保密安全問題直接聯系著一個單位的命脈。針對現在檔案信息化管理過程中存在的問題，通過分析研究，提出了要健全管理制度、完善信息系統、提高管理人員的素質（忠誠度、保密性、業務能力）、加強數據庫的定期備檔等方面的應對措施。
3.1 健全管理制度
國家要加強對檔案管理信息化的管理，通過制定一系列法律法規來規范檔案管理，為檔案管理的安全保密提供法律保障。各單位要根據信息化發展程度和工作實際，建立規范有效地信息化檔案管理機制。通過不斷地梳理檔案管理的業務流程，制定一套有利于發展的技術規范來細化工作流程和步驟。通過建立科學的、合理的、符合單位實際和特點的檔案信息化管理制度，制定可操作性強、便于更新的操作規程，形成約束力強、人性化的執行體系，落實責任歸屬制度，將檔案管理的職責權限分配到人，進一步明晰各種責任關系，做到賞罰分明。
3.2 完善信息系統
我們要按照“總體規劃、分步實施”的原則，除了要健全配置刻錄機、掃描儀、打印機等計算機硬件設備外，要不斷加強軟件的研制，廣泛運用現代化先進技術加強對計算機的監控管理程序、故障檢查和診斷程序、數據庫管理程序等研究和完善。通過網絡安全技術的鉆研和開發，為提高檔案管理信息化的保密性和安全性提供基礎保障條件；采用對訪問權限、網絡監測控制、防火墻的裝置等來加強對保密安全的管理。在實際的管理工作中，我們要按照自身的行業特點，依據單位實際情況，注重實效，深化管理，研發和推廣能夠適應單位檔案管理性質和特點，符合單位檔案管理職能需要的個性化信息化管理軟件，進而提高工作效率和使用程度。
3.3 提高管理人員的忠誠度和保密性及業務能力
管理人員隊伍建設是檔案信息化的關鍵，在很大程度上決定著檔案信息化發展的成效。檔案管理人員要更新現代化管理觀念，用發展的動態的眼光看問題，及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高管理人員的綜合能力和綜合素質，加強在計算機網絡、系統操作、工程技術等方面的培訓，同時要關注并重視管理人員的價值觀人生觀、對組織的認同感等的培養。例如，我們在檔案管理人員隊伍建設中，要加強人員的知識培訓，提高隊伍的綜合素質，完善整體的知識構架。同時，要招兵買馬，加強優秀管理人才的引進，尋找一些專業型、復合型人才，提升隊伍的綜合競爭實力。
3.4 加強數據庫的定期備檔
首先高校人事檔案信息化建設順應了高校人事制度改革。隨著高校的不斷發展，要求高校要加強與創新高校管理體制，其中高校的人事制度是高校管理制度改革的核心，通過高校人事改革推動高校人力資源的不斷完善，而高校人事制度的改革需要完善的人事檔案管理模式，即高校能夠快速的獲悉高校人力資源的各種信息，便于高校對人力資源的優化配置，而這就必須要依賴具有信息共享性質的信息化管理系統平臺；其次人事檔案管理信息化實現了高校人力資源的最大配置。人事檔案信息化管理就是通過計算機系統將高校的人力資源信息統一納入到信息共享平臺中。通過人事信息的網絡化管理實現了對人事信息的分類管理，便于及時的了解高校人力資源的個人信息，比如我們決定對某位教師進行獎勵時可以直接通過計算機信息平臺調取它的個人信息，而不再需要進行大面積的搜索，大大提高工作效率；最后有利于對實體檔案的保護。實體檔案是以紙張的形式存在，這樣人們在查找相關信息時需要不斷的翻閱紙質檔案，人們在翻閱的時候不可避免造成對紙質檔案的破壞，而實施檔案信息化后人們利用實體檔案查找信息的次數將大大減少，從而有效的避免一些重要的紙質檔案損害的現象出現。
2高校人事檔案管理信息化建設存在的問題
2.1信息化管理的意識薄弱長期以來我國的高校人事檔案管理工作主要采取的是手工操作模式，對于信息化建設的認識程度不夠，其主要表現為：一是高校人事檔案的存在比較分散，結合筆者多年的工作經驗分析，高校的人事處、教務處以及學生處都存有相關的人事檔案，可以說人事檔案存放的不統一，不利于檔案信息化的構建。同時高校的人事信息收集情況也存在大量的問題，由于當前高校基本實施的二級院校獨立管理的模式，造成高校對二級院校的人事檔案信息了解不清楚，檔案信息收集的不及時對檔案信息化系統的構建會產生深遠的影響。二是高校的人事檔案管理工作仍然處于傳統的手工管理模式，并且以紙質形式為主，沒有充分的利用計算機技術實現檔案信息的數字化。三是高校的人事檔案信息化硬件基礎相對比較匱乏。經過筆者對多所高校的基礎設備調查發現，高校對信息化建設的重視程度還是比較高的，高校檔案管理人員配置了電腦、打印機等基礎設備，但是掃描儀、照相機的配置率不高，而這些設備的短缺必然會影響人事檔案信息化的建設進程。
2.2人事檔案信息管理系統功能性比較差信息技術的不斷發展為高校人事檔案信息系統發展提供了重要的平臺支撐，基于信息技術的不斷發展，各個高校基本上都建立了人事檔案信息管理系統，但是就這些信息管理系統的運行效果看，其還存在不少的問題：一是高校檔案信息管理系統應用的數據庫比較簡單，造成不能及時的對一些數據進行處理，影響人事檔案的工作效率；二是人事檔案管理系統的應用性比較差，很多院校的管理系統沒有建立開放式鏈接功能，造成人事檔案管理系統的利用率比較差，比如信息管理系統應用的程序比較滯后，其不能兼容原始檔案信息，造成人們不能利用信息管理系統查詢需要的信息；三是人事檔案信息管理系統的建設標準存在滯后性，導致現有的信息管理系統無法兼容一些文件格式。
2.3信息安全保護措施不完善人事檔案在某種程度上講具有保密性，因為人事檔案中記載了大量的個人信息，實現人事檔案信息化管理就需要面臨信息安全的問題，通過采取一系列安全保護措施避免因網絡安全而出現個人信息泄露的事件。但是高校在人事檔案信息系統應用中往往會忽視安全工作：一是高校的管理者對安全的重視程度不夠，意識不到人事信息的重要性，因此他們不愿意在安全防護方面投入更多的資金；二是對人事檔案信息管理系統的安全性能的檢測、維護等工作落實不到實處，很多計算機網絡安全管理人員不嚴格按照相關的規范對計算機網絡進行必要的安全檢測，比如不及時根據網絡安全漏洞進行系統升級等。
3高校人事檔案信息化建設的具體對策
3.1強化高校人事檔案管理人員的信息化意識實現高校人事檔案管理信息化前提就是要強化人事檔案管理人員的信息化意識，提高他們對檔案工作的重視程度：一是高校的管理者要具有人事檔案信息化建設意識。信息技術的不斷發展，構建信息管理模式是新型高校發展的基礎與主要趨勢，一所高校的信息化建設水平很大取決于高校管理者對人事檔案信息化的重視程度，如果高校的管理者具有信息化意識，那么他們就會增加對高校人事檔案管理信息化建設的資金投入、制度完善等工作。二是提高人事檔案管理人員的信息化意識。檔案管理人員是檔案工作的具體操作者和使用者，如果他們沒有較高的信息化意識，那么無論學校的信息化建設水平多高，高校的信息化工作都不能取得理想的效果。當然高校的工作人員也要具有信息化意識，信息化建設離不開檔案信息的支持，如果高校人員不注重對相關檔案信息的收集，那么信息化建設也不能取得理想的效果。
3.2建立人事檔案網絡化管理體系隨著網絡技術的發展，高校基本上實現了信息化管理模式，高校的網絡基本上覆蓋了高校的各個環節，高校網絡已經融入到日常的教學活動中，因此穩定、全面的網絡覆蓋率為高校人事檔案信息化建設提供了重要的物質基礎，為檔案管理拓展了網絡資源共享平臺。首先高校要建立基于檔案信息的身份驗證系統。高校人事檔案管理系統要根據用戶的需求建立基于開放程度和開發范圍的控制系統，根據級別不同對其授權的范圍也要不同，比如對于一般人員只允許其具有查閱相關資料信息的權利，而沒有修改、輸入相關信息的功能。其次要合理設計人事檔案信息資源數據庫。數據庫的設計要遵循以下原則：規范數據庫的命名、控制字段的引用、庫表重復控制以及頭文件處理等。并且要保證數據庫的容量要符合高校的發展規模。最后加強學校內部不同院系之間的人事檔案信息共享程度，基于當前高校實施二級院校獨立管理的模式，導致二級院校之間的人事檔案信息的共享程度不高，因此高校要充分利用網絡技術實現人事檔案信息的共享。
3.3做好人事檔案數據資料的保密工作高校實施人事檔案信息管理在給高校的人事檔案管理工作帶來便利條件的同時，也給高校的檔案信息安全產生巨大的威脅，首先系統軟件的升級可能造成人事檔案電子信息的兼容問題，造成電子信息的不識別，影響用戶的正常使用，比如在傳統人事檔案信息轉化為電子數據時，其轉化的格式與高校的信息管理程序不兼容，這就導致人事檔案信息不被系統所識別。二是加強對高校檔案信息管理系統的安全技術防護措施。基于網絡環境的復雜性，一些網絡病毒、黑客等會侵犯高校的人事檔案信息系統，造成相關信息的泄漏或者丟失，為避免此種現象高校信息管理部門要通過設立防火墻、定期升級殺毒軟件以及做好加密技術等提高高校人事檔案信息管理系統的安全。三是做好人事檔案信息管理系統的網絡技術，高校的人事管理信息系統要杜絕與社會網絡相聯，從網絡源頭杜絕外來不良行為的入侵破壞。
3.4提升檔案信息化管理人員的綜合素質，實現檔案管理人員專業化高校人事檔案信息化建設需要一批懂計算機技術的專業人才，因此高校要加強對現有檔案管理人員的培訓力度，鼓勵檔案管理人員進行深層次的學習，通過系統的教育培訓提高他們的專業技能。提高人事檔案管理人員的政治素質。檔案管理人員必須要有高度的政治意識和保密意識，以較強的責任心對待人事檔案管理工作。高校要積極的引進優秀的檔案管理人才，提升整個高校檔案管理工作水平。
首先，要建立一套安全有效的會計檔案管理制度與財務管理適應，如操作管理制度、數據管理制度、機房管理制度等，這些管理制度同樣也是構成單位內部控制體系的重要組成部分。網絡安全是會計檔案的生命線，可以通過權限管理、加強密碼設置、安裝正版防毒工具等有效措施，使系統內部的數據得到安全保護。其次，對會計檔案資料實行電子文件與紙質文件共同管理的制度，將兩者同步歸檔，既對紙質文件照常整理歸檔，又對電子文件中的相應的會計信息數據錄入存檔，起到資源共享，共同互補的作用。最后，建立嚴格的會計檔案使用權限管理制度，既要防止內部人員對外泄密，也要防止外部人員向內竊取。
（二）從基礎做起，加強日常會計檔案管理工作。
會計檔案因存儲量大，可以通過計算機硬盤或刻錄光盤等將會計數據儲存。但電子的會計檔案資料易復制、易更改。而紙質的會計檔案數據，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會計檔案管理的要求遠比紙質會計檔案要提升許多。同時，會計檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質，是單位整個經濟活動的全部真實記錄。因此，會計檔案的完整性尤為重要。首先，對電子設備和防病毒軟件時時進行更新與維護。隨著信息網絡技術的不斷更新與進步，計算機網絡病毒的攻擊力也越來越強，使得會計信息的重要數據容易被破壞。其次，定期對會計電子檔案進行備份。建議對數據進行雙重備份，并存放在不同的地點，以防止意外災害給整個財務信息化系統造成無法挽回的后果。最后，注意電子檔案的存放方式。由于會計電子檔案對周圍環境要求苛刻，采用磁性介質保存的會計檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現了電子檔案管理的脆弱性。如果存放不當，就有可能造成會計檔案信息的銷磁或者數據的丟失，所以應遠離磁場，嚴密保管。
（三）注重綜合型人才的培養。
