時間：2023-04-08 11:46:31
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作為醫院重要事件與公文活動的資料匯總,文書檔案記載著醫院的發展史,是醫院實現良性管理的依據。醫院文書檔案管理有三大特點。其一是規范性,文書檔案多數都屬于醫院領導部門的公文,醫院文書檔案管理的重點就是對該類公文進行管理,它的規范性集中體現在公文的類型、檢查、傳遞等方面都規定嚴格。其二是服務性,文書檔案作為醫院或者部門的決策、參考資料,有著很強的服務性。只有重視其服務性,才能進一步優化醫院領導工作效率以及文書檔案信息化管理,便于患者進行更好的查詢服務。其三是保密性,由于文書檔案記錄著醫院內部很多重要信息,因此必須要避免信息資料的泄露,以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當,損害醫院的形象與聲譽。可信的文書管理工作,是醫院實現可持續發展的重要保障。
2醫院文書檔案管理對策
2.1提高醫院文書檔案現代化管理意識
醫院應該具有文書檔案的現代化管理意識。從醫院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領導做起,只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學管理意識。當醫院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進行完善,對相關的硬件配套進行更新,以嚴格的制度做好文書檔案的規范管理,進一步深化醫院的文書檔案管理能力。與此同時,醫院文書檔案管理主要服務于醫院的醫療診治工作,在現代化科技信息發展過程中,醫院文書檔案管理者必須通過職業素養提升來熟練運用計算機技術強化醫院文書檔案的現代化管理,既為醫院的醫療服務提供資料查詢幫助,又能讓醫院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應該具有高度服務意識,認真收集、整理、管理醫院文書檔案,加強檔案的匯編與分類工作,讓醫院在醫療服務中有據可依、有章可循。
2.2優化文書檔案管理工作
在科學技術的發展影響下,醫院醫療衛生體系的改革正在持續進行,在目前形勢下,醫院文書檔案隨著現代化科技的發展而出現了新的管理要求。醫院的文書檔案管理需要通過現代化技術設備更新來提高工作效率,以促進文書檔案管理科學化。故而醫院應該完善文書檔案信息管理系統,利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容,對文書檔案的全文進行掃描存入,對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索,以節省醫院文書檔案管理資源,節省檢索時間,將檢索中的認為失誤率降低,保證檢索準確率,優化醫院文書檔案管理效率。并且,針對文書檔案進行實體管理系統完善,保管室內安裝溫濕度自動調控系統以及防盜設備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫院可以根據自身情況適當投入資金更新軟硬件設備,確保文書檔案收集更及時,運用網絡技術優化管理效率,促進文書檔案管理合理化。
2.3以制度保證醫院文書檔案管理質量
文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長期的堅持不懈。規范、完善的文書檔案管理制度是確保醫院文書檔案管理工作制度化、規范化化的重要保證。醫院需要認真執行國家檔案局的管理政策,從自身的實際情況出發,對文書檔案材料的規范范圍、保管時間進行明確規定,通過正確界定范圍、準確劃分管理期限,使醫院文書檔案可以準確地反映醫院情況,且保管方面、利用有效。對醫院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發利用、保密與銷毀、管理職責等進行更為完善的規定。加強文書檔案管理的工作執行力,使文書檔案管理切實為醫院的醫療衛生事業發展服好務。將文書檔案管理制度落到實處,院長牽頭、分管領導負責、檔案管理部門逐級負責,加強文書檔案管理的監督考核,如果發現了問題必須立馬解決,以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。
2.4提高醫院文書檔案管理者的素質
醫院應該可信運用文書檔案實現經濟效益提升,提高文書檔案管理效率,而這一切又必須以醫院文書檔案管理者的職業素養提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫院的健康發展有著米奇聯系,醫院需要全面加強檔案管理者的職業素質,通過講座宣傳、考察交流、培訓等方式來提高檔案管理者的專業能力以及管理素質。引導他們通過現代化的新管理方法來落實文書檔案管理,同時可以利用現代電子技術管理方式來優化文書檔案管理效率,使文書檔案管理和醫院的可持續發展同步進行。
3結語
隨著科技的不斷發展，網絡計算機技術不斷地應用到各行各業中，醫療機構作為現在必不可少的一個機構，其管理過程也應該加強對現代化技術的應用。計算機在檔案管理中的應用較其他領域仍有很大差距?，F在，一些醫院的檔案管理僅停留在檢索工作，計算機的許多優勢仍未被發現和使用。比如海量的儲存量，靈敏的辨別力等。這些都是一種資源的浪費。所以，提高醫院的檔案管理軟件，開發計算機在檔案管理方面的應用范圍已經是勢在必行。
二、檔案管理改革的措施
（一）提高全體員工的檔案管理意識
領導重視是前提，要想提高檔案管理水平，首先要把檔案管理作為重要的議事日程。作為醫院的首要內容來抓，和醫院的業務水平同步策劃，同步實施。堅持做其他工作時都不忘檔案工作，堅持不懈的抓檔案管理的教育宣傳。提高所有人員對檔案管理的深刻認識，并采取多種方法，利用各種培訓和學習的機會全員學習；聘請專家進行知識講座，并進行當場指導；利用各種報欄和宣傳模式宣傳、印發資料；各科學習，提高全員的檔案管理制度的認識，使所有醫護人員深刻意識檔案管理的重要性，并且積極的參與到檔案的管理和維護的工作中。讓檔案的管理工作更好的為醫院的發展做出貢獻。
（二）提高檔案管理人員的專業素質和水平
檔案管理人員在一定程度上影響了檔案管理的工作質量，所以，醫院領導應該重視檔案管理人員的培訓，定期對檔案的管理人員進行專業技能的培訓和教育，同時可以適當的聘請專家或權威人士進行講座，對于表現出色的員工為其提供更好的發展平臺，并且鼓勵員工不斷地學習，從而提高管理水平。
（三）應用現代化的管理設備并且重視檔案管理信息化
隨著科學技術的不斷提高，利用現代化的管理技術對檔案管理已是勢在必行，檔案管理部門應結合現在的形勢，，努力為檔案管理創造有利條件，力爭用反應敏捷、方便查閱的計算機作為管理工具，建立系統的管理網絡，并在系統網絡上編制與之匹配的自動化應用軟件，構建醫院信息管理網絡。從而提高辦公的速度和質量，便于相關人員查閱，實現檔案的快速利用，在保密條例不受影響的條件下，利用信息技術，實現資源共同利用，該系統方便使用者快速準確的查找所需資料，并且實現了檔案資料一體化管理。計算機網絡給檔案管理提供了新的發展平臺，保證醫院檔案管理工作的順利進行。
三、結語
任何事物都有其自身的運動規律，那么，也就具有其自身的特點。醫院科技檔案也是如此，只有認識到其特點才能按科技檔案特有的運動規律進行科學管理，才能發揮科技檔案的作用。
1．1科技性
科技檔案最根本的特性是科技性。醫院科技檔案是科學技術研究活動的真實性歷史記錄，對科技成果的科學性、創新性、實用性價值的鑒定與數據處理決策具有重要的作用。一切科研項目科學技術性質的文件，如不加強管理，出現疏漏，將嚴重影響科學研究工作。人民醫院是一所綜合性的三級甲等醫院，科技檔案質高量大，有效應用現代信息技術管理科技檔案迫在眉睫。
1．2專業性
專業性是科技檔案最突出的特點之一。科技檔案的專業性不僅使它們同一般檔案相區別，而且使不同專業形成的科技檔案彼此之間互相區別，甚至連表達知識的術語、圖形、符號等也很不相同。醫院科技檔案來自不同專業的科技活動，類型最為豐富多樣，而且同一種類的醫院科技檔案隨著它所記載的科技活動的不斷深入，其專業性也得到了相應地加強。因此，反映在科技檔案上，就是不同專業科技檔案具有明顯不同的內容和表達內容的方式。
1．3再生產力
科技成果的利用不是一次性的，而是可以重復利用的。它能否得到最大限度的開發利用和有效轉化，這需要通過分析與研究，從中吸取有借鑒的有價值的信息以促進科技的發展和進步。通過開發科技檔案信息資源，就能將科技資源廣泛應用于各個領域，充分發揮科技檔案在經濟建設中的作用。
2科技檔案管理存在的問題
2．1保存難度大
人民醫院傳統的儲存檔案方法是以紙質為主要的存儲載體，極小部分以磁帶、影像帶、膠片為介質和電子文檔形式儲存，科技檔案也不外如此。這些存儲介質很容易受環境影響而出現發黃、霉變、破損、受潮等問題，難以永久保存和備份。而且隨著檔案數量的與日俱增，存儲空間的需求也越來越大，使醫院維護和管理檔案的所占用的空間與成本也越來越大。
2．2查詢難度大
目前很多醫院仍沿用傳統的以人工為主的科技檔案管理模式。人民醫院傳統的科技檔案資料查詢的流程是：查科室、查時間，到案卷目錄，再查到文件目錄，根據文件目錄記錄的檔案號信息查到檔案所在庫房的存放地址，然后庫房調卷，辦理相關手續，查閱非常耗時、耗力。而且一些檔案經過反復查閱后，已經出現了破損現象，有的甚至遺失，對檔案管理造成了很大困擾。
2．3利用效率低
因為紙質檔案具有易損壞、低效率、不便于統計和查詢等問題，很多醫務人員感覺很觸頭，不愿意查詢，無形中使檔案的利用率顯著降低。對于一名醫務工作者來講，利用醫院科技檔案資源進行科研工作非常重要，通過分析與研究，開發科技檔案的利用價值。因此，為提高科技檔案利用率，醫院科技檔案管理進行數字信息化建設刻不容緩。
3加快科技檔案管理信息化
管理手段的現代化是科技檔案管理信息化的核心手段，要加快檔案管理信息化的建設，筆者認為主要做好以下幾方面的工作。
3．1職業素質
科技文件材料的形成是科技檔案的源頭性工作。科技工作在自然狀態下不會形成完整、合格、規范性的科技文件，需要檔案工作者的積極干預及參與才能形成合格的檔案。一個現代化醫院檔案管理系統，必須具備具有現代化管理水平的檔案管理者，科技檔案更是如此。在醫院現代化科技檔案管理工作中，工作人員不僅本身要具備檔案管理專業知識，還要懂得現代化科學管理檔案的實質內涵和特點。檔案管理人員一定要認識到醫院科技檔案現代化管理是一項實現醫院科技檔案管理工作科學化、現代化的高標準系統工程，需要檔案工作人員全面掌握科學管理科技檔案的綜合技能，提高自身職業素質。
3．2思想認識
計算機能否成功地應用在醫院科技檔案信息管理中僅僅依靠具體工作人員具有現代化管理水平還遠遠不夠，院領導的支持和各部門管理人員的積極參與，尤其是上級領導思想認識的提高非常重要。在科技檔案管理工作上，大院長需指定專門的分管院長進行管理把關，把科技檔案信息化建設作為醫療系統現代化建設和服務工作現代化建設的一個重要內容，逐步建立起科技檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率，為醫院醫療水平的提高起到積極的推波助瀾的作用。
3．3軟、硬件設施
加快科技檔案信息化的建設，實現檔案網絡化管理，配置與科技檔案管理信息化相適應的軟、硬件設備必不可少。利用計算機管理可以減少儲存科技紙質檔案所占用的有效空間，保存信息方便簡單；微機的儲存量豐富而廣泛，由計算機編出的文件分類、主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統，無論是對醫院本身查找資料，還是對其他查閱檔案的人都會快捷而準確，使用者還可以通過電腦、筆記本、手機等方式接入數據中心及時查閱，省時省力，提高工作效率。所以，醫院應創造條件，力爭全部使用電子計算機進行管理，自成體系，實現檔案管理的自動化、網絡化、現代化。
1.1檔案管理人員的綜合素質比較低
檔案管理是一項規范化、科學化、制度化的系統工作，需要專業的管理人員進行檔案管理。但目前醫院的檔案管理人員文化水平參次不齊，有的檔案管理人員沒有豐富的理論知識，有的檔案管理人員沒有接受過系統的培訓，導致醫院的檔案管理觀念比較落后，檔案管理方法比較陳舊[4]。
1.2檔案管理硬件設備投入不足
目前，醫院經常將各種高科技硬件設備應用于醫療、科研等方面，但在檔案管理方面，則缺乏必要的硬件設備。隨著經濟的快速發展，人們的生活水平越來越高，人們自身的健康關注程度也越來越大，醫院的就診量逐漸增加，需要收集的檔案信息也逐漸增多，由于醫院的檔案管理硬件設備不能滿足醫院的發展需求，如果僅依靠檔案管理人員進行手工收集檔案資料，則會花費很長的時間和精力，這會極大的降低檔案管理工作的工作效率和質量。
1.3檔案管理分工不明確
受各種因素的影響，醫院檔案管理存在著分工不明確的現象，一般情況下，醫院的綜合檔案室只管理科技檔案、實物檔案、文書檔案、音像檔案等檔案資料，而病歷切片檔案、醫療設備檔案、會計檔案、X線膠片檔案等檔案信息則是由醫院各科室進行分類管理的，這對檔案的完整管理和安全管理有較大的影響。
2.創新醫院檔案管理工作的策略
2.1建立完善的檔案管理制度
檔案管理制度的建立和完善對醫院檔案管理工作的順利進行非常重要，因此，醫院要根據實際情況，結合《醫院衛生檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規，建立和完善符合自身發展的檔案管理制度，并將檔案管理制度落實到實際工作中，從而對醫院檔案管理人員的行為進行約束[5]。完善的檔案管理制度能讓檔案管理的每一個環節都有章可循，醫院要建立合理的獎罰制度，對表現良好的檔案管理人員進行獎勵，對工作散漫、違規操作的檔案管理人員進行處罰，從而有效地提高檔案管理人員的工作熱情，為檔案管理工作的順利開展提供保障。
2.2提高檔案管理意識
檔案管理的主要目的是為了開發利用檔案信息，發揮檔案的作用，達到信息共享，因此，醫院領導和檔案管理人員要不斷提高自身的檔案管理意識，將醫院檔案管理同醫院的發展建設聯系起來，做到檔案管理與醫院業務同步發展。醫院要加大宣傳力度，讓醫院的所有職工都認識到檔案管理的重要性，認識到檔案管理為醫院帶來的經濟效益和社會效益。醫院檔案管理人員要加強對醫院病案、文書、財會、設備、基建等各種檔案信息的開發利用，從而有效地提高醫院檔案的利用率，為醫院的發展提供服務。
2.3提高檔案管理人員的綜合素質
醫院檔案管理是一項專業性系統工作，對管理人員的綜合素質有很高的要求，因此，醫院要積極的引進專業的檔案管理人員，確保醫院檔案管理工作穩定、有序的開展，同時醫院要根據現有檔案管理人員的實際情況，制定合理的培訓計劃，定期對檔案管理人員進行培訓，不斷提高檔案管理人員的技術水平[6]。醫院檔案管理人員要積極的學習各種與檔案管理相關的知識，豐富自己的檔案管理理論知識，并將這些知識合理的運用于檔案管理的實際工作中，同時要善于總結，不斷積累工作經驗，從而全面提高自身的業務水平。要注重對檔案管理人員進行思想教育，幫助檔案管理人員樹立正確的人生觀、價值觀，強化檔案管理人員的責任感，確保檔案管理人員能嚴格的按照規章制度進行檔案管理；要注重培養檔案管理人員的創新意識，鼓勵檔案管理人員在工作中創新方法，創新思路，從而更好地為醫院的發展服務。
2.4加大檔案硬件設施的投入
在新時期，醫院要想提高檔案管理水平，就需要根據醫院的發展情況，加大對檔案硬件設施的投入，從而提高檔案管理的建設力度，提高檔案管理的現代化程度。醫院要將計算機網絡技術應用到檔案管理中，采用計算機進行檔案資料的收集、傳輸、歸檔、檢索等，醫院要建立自己的局域網，對病歷、圖書資料、人事檔案等進行編制，并使用專門的軟件進行管理，這樣不僅能有效地減輕檔案管理人員的工作強度，提高檔案管理人員的工作效率，還能促進醫院檔案管理的網絡化發展。
3.總結
1.1人力資源檔案管理制度相對落后
隨著人力資源制度的不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化，有沒有一套完整的檔案收集強制性制度，造成部分引進人才的個人檔案不全面，加之，人力資源檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。近年來，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人力資源檔案時，發現有一些人才因缺少原始檔案材料，無法辦理正常流動手續。
1.2人力資源檔案管理方式和手段相對落后
人力資源檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人力資源檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人力資源檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室一直和醫院政工科在一起。由于醫院人力資源管理人員編制不足，人力資源管理工作量大，人力資源檔案管理都是其他人力資源管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，還一直采取手工編輯、檢索，致使人力資源檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫院人力資源檔案管理的設想
隨著醫院規模的不斷擴大，新修的住院部大樓投入使用和經濟實體增加，人力資源需求不斷增加。人力資源制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人力資源眾多、管理多元化的特點，也給人力資源檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人力資源管理（含檔案）的整體管理水平。
2.1增強對人力資源檔案開發
縣級醫院人力資源檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人力資源信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。
2.2加強和完善人力資源檔案管理制度
實行人力資源檔案的社會化管理制度，制定《醫院人力資源檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強人力資源檔案有效利用
人力資源檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此，是組織工作、人力資源工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人力資源檔案管理，實行干部人力資源檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立健全衛生技術人員業務檔案
建立衛生技術人員檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。
衛生技術人員檔案包括：
（1）基礎材料：個人基本情況；學歷、學位證明；繼續教育及專業技術進修證明、證書；專業技術工作總結；參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。
（2）專業技術資格任職材料：專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表；專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。
（3）衛生技術成果材料：著作專題研究報告，學術論文（分級），專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。
（4）其它材料：醫德醫風評價材料；參加專業學術會議的證書、證明；優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀；專業技術失誤差錯材料。這些為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。
2.3.2實行人力資源，促進人力資源檔案的社會化開放式管理
隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人力資源檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。近年來，我院對自行引進的大中專緊缺人才的檔案，逐步實行制度，將引進人才的個人檔案托管給平昌縣人才服務中心，促進了人才流動，促進了人力資源檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。
2.3.3建立以人力資源信息管理系統
以人力資源檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人力資源信息系統，完善財務工資系統，人力資源上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，醫療保健系統可以直接從人力資源信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統也可以直接從人力資源信息系統中收益，如院辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質
新形式下要不斷提高檔案管理人員的專業技術水平。檔案管理人員要努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，學會使用科學的管理方法。醫院要配備優秀的檔案專業人員并不斷加強對檔案管理人員的培訓，關心他們的工作、學習、生活。
2.5改革人力資源檔案管理手段
引進計算機管理軟件，建立人力資源檔案的信息存儲和檢索系統，實現人力資源檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為縣級醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。
人力資源檔案管理作為人力資源管理的一部分，加強檔案管理對提升縣級醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益等方面，都將發揮很大的作用。
（一）規范化、標準化的檔案歸檔
檔案的歸檔主要會分為紙質檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計算機網絡平臺實現檔案歸檔工作，以實現信息化和現代網絡化為目標，著眼于建立高標準、高性能的系統。利用計算機網絡平臺，歸檔工作需要對每一個環節都進行明確的規范，使各個層面達到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發揮出整體優勢。
（二）醫院部門之間的共同協作
在辦公自動化的背景下，檔案自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，醫院的自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個檔案管理部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統性的特點。
二、改善辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作的具體措施
（一）轉變傳統的方式，促進高效檔案管理
在辦公自動化的背景下，文件自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案檔案管理需要系統性的特點。
（二）制定標準化、規范化的檔案管理制度
辦公自動化下的檔案管理具有及時、方便、快捷等的優點，同時伴隨著這些優點下的問題就是檔案管理工作必須要標準，統一和規范化。第一，如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權問題，尤其是文件歸檔的前期容易發生這樣的情況。因此，單位必須制定一套標準，規范檔案的管理工作。第二，在業務流程和技術操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應制定統一的格式和標準，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。
（三）建立專業檔案管理隊伍
檔案，是指對國家和社會有保存價值的文字數據記錄。屬于國家所有的，由國家檔案局會同國家有關部門確定具體范圍；屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的，由省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍。醫院衛生檔案是醫學知識儲備的財富，是醫療科技儲備的一種形式，是廣大醫療衛生工作人員的勞動成果和智慧結晶。規范化的檔案管理對于儲存數據、資源共享具有十分重要的意義。
檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，在醫療、教學、科研等活動中的作用日益顯著[1]。檔案資料微觀上記載了醫院診療過程和結果，宏觀上反映了醫院的醫療水平和質量，具有不可替代和無法復制的特性，這兩大特性決定了醫院衛生檔案的重要性。完整的衛生檔案不僅可以真實的反映具體病案信息，也可以從中分享資源，為日后的疾病診治積攢經驗，提供借鑒，應該說衛生檔案是每一家醫院都不可或缺的醫療資源和寶貴財富。
2．對醫院衛生檔案管理現狀的分析
2.1制度不健全，未做到細節量化
醫院衛生檔案管理制度仍然延用粗線條，未引入精細管理模式，只簡單的約束管理范圍和方式方法，卻未細分若干管理單元，造成衛生檔案的混亂無序，即影響信息檢索又降低管理效率，無形中干擾了檔案信息的利用質量。
2.2基礎不夯實，人力物力投入小
由于衛生檔案管理細分不夠，致使檔案管理工作量降低，以筆者所在的三級甲等醫院為例，日均300件檔案的存儲量，卻僅有11名工作人員，除做好基本的幾項歸檔工作外，其他細分內容無暇完成。而且檔案室設備簡陋，未實現信息化，所有工作全部由人工完成。
2.3管理不規范，從業人員素質低
衛生檔案管理的規范化關鍵還在于管理人員的能力和素質。目前醫院對衛生檔案管理人員的素質要求門檻過低，對文化素質、業務素質、信息化水平以及政治素質等方面要求的均不嚴格，以至于檔案管理人員頻發違背管理原則的問題，對學術領域研究不能及時總結和發表成果，以及對管理問題不能及時發現等等。
3．醫院衛生檔案管理規范化措施
3.1加強制度建設，形成制度管理的有效模型
檔案靠管理，管理靠制度。只有具備精細的管理制度，才能提升檔案管理的質量水平。為此，醫院要把制度建設放在首位，做到細節量化，對每一操作環節和流程進行規范化運作，即要有標準規范，又要有激勵和考核，不斷促進管理人員實施規范化的管理程序，提升衛生檔案的管理質量。
3.2補強基礎工作，加大檔案管理的基本投入
信息化是現代醫院衛生檔案管理的必由途徑，各家醫院均應結合本院的實際設計開發相應的管理軟件，并盡可能的開發普及通用型的管理軟件，以便于院與院間的信息交流和資源共享。檔案室應引進密集架，實現檔案分類的專業化和自動化水平。
3.3規范管理流程，提高從業人員的能力素質
對檔案管理人員實行素質達標考核制和從業資格審核聘用制，保證管理人員的政治素質、文化素質、業務素質以及身體素質達標，做到檔案管理人員即能保證檔案信息的機密性、又能保證管理質量，同時能夠及時總結和提煉工作中的經驗做法進行學術領域交流，不斷提升醫院衛生檔案管理的規范化水平。
（一）對于醫院檔案管理工作重視程度不足
醫院管理部門對于醫院檔案在學術研究、行政管理以及臨床應用等方面的重要作用認識不足，沒有充分認識到檔案資料這一信息資源的重要意義，因此造成了醫院內部的檔案管理意識薄弱，檔案資料的收集整理不完善，檔案資料零星不全，難以有效的借閱查詢利用。
（二）醫院檔案管理的現代化水平不高
當前我國醫院檔案管理工作的現代化水平仍然相對較低，檔案管理機構的設置較為混亂，導致檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強，沒有明確的檔案管理工作目標以及管理手段。此外，也沒有結合醫院的實際情況制定標準規范的檔案管理模式，而且對于檔案資料的開發利用也相對較為薄弱，這些問題造成了醫院檔案管理工作水平得不到有效的提升。
（三）醫院檔案管理信息化水平較低
造成醫院檔案管理工作效率較低的主要原因就是由于醫院檔案管理工作的信息化水平不高，雖然采用了計算機錄入的檔案記錄方式，但是檔案在收集整理、歸檔保存、檢索查詢等管理流程方面的信息化程度不高，檔案資料的數據庫平臺建設也不完善，造成了檔案資料的管理效率與管理質量不高。
（四）醫院檔案管理的安全性相對較差
由于部分醫院對于檔案安全管理重視不足，因此很容易由于安全漏洞造成保密檔案資料的泄露。特別是對于一些涉及到病患隱私的檔案資料，缺乏完善嚴密的檔案管理制度，對于一些過期需要銷毀的檔案卷宗也沒有及時的進行銷毀，這也是檔案管理工作中需要重點解決的問題。
二、現代化的醫院檔案管理對策研究
（一）完善醫院檔案管理制度體系
醫院檔案管理制度對醫院檔案管理工作具有指導性的作用，是醫院檔案管理工作的基礎依據。建立現代化的醫院檔案管理體系，基礎條件就是建立標準完善的醫院檔案管理制度體系。首先，檔案管理部門應當結合醫院的實際情況，制定檔案管理工作標準以及管理模式，重點整合、共享管理資源，確保檔案管理工作的順利開展。其次，完善各種檔案管理工作具體管理制度的制定，尤其是對于檔案分類管理標準、檔案整理標準、檔案著錄標準、檔案保密管理要求、檔案信息化管理制度等內容，確保醫院檔案管理工作在資料整理、歸檔保存、數據錄入、檢索查詢等不同階段工作的實施均有據可循。最后，應該制定醫院檔案管理工作的標準化流程，在檔案的歸集、整理、立檔、目錄編制、查閱以及銷毀等不同階段制定完善的工作細則，確保醫院檔案管理工作的有序開展。
（二）強化醫院檔案管理意識，提高檔案管理的整體業務水平
首先，醫院管理者應該充分認識到醫院檔案管理工作對于醫院正常管理以及發展的重要作用，重視檔案工作的開展。增加資金投入重點確保醫院檔案管理工作經費充足、設施齊全、人員崗位設置合理，為醫院檔案管理工作的順利實施開展提供良好的條件。其次，應該強化對于檔案管理工作人員的培訓教育，提高檔案管理工作人員的日常歸檔意識與檔案管理業務水平，結合采取定期考核、責任管理以及獎懲制度，通過對檔案管理工作人員的管理實現檔案管理工作的科學化、規范化、制度化以及現代化。
（三）采用信息化的管理模式，提高檔案管理的服務水平
提高醫院檔案管理工作效率與工作質量，實現檔案資料的有效整合與共享，必須完善檔案信息管理系統建設，并將其作為檔案管理工作的主要平臺，這也是提高醫院檔案管理的開發利用以及使用服務水平的關鍵措施。檔案管理部門應當結合信息化的檔案管理手段，充分借助信息化管理在數據資料準確、資料處理高效方面的優勢，將醫院的檔案管理工作流程進行信息化的改造，通過檔案資料管理信息系統對檔案實行統一管理，通過信息系統實現檔案材料的及時收集與更新。借助于資料數據庫信息數據平臺，完善行政檔案、人事檔案、財務會計檔案、藥械設備檔案以及醫療檔案等子模塊建設，促進內部檔案資料信息的準確性與流動性。同時對于沒有保密要求的資料，將數據全面整合作為共享，向授權用戶提供網絡遠程查詢服務，真正提高檔案資料管理服務水平。（四）完善檔案管理的保密工作保密工作是檔案管理的重要環節，特別是醫院檔案資料中由于部分涉及到科學研究以及病患隱私的資料，需要妥善的進行保密管理。對于檔案資料的保密工作，應該嚴格按照國家檔案管理工作方面的法律法規，執行檔案管理制度。絕密檔案與非絕密檔案嚴格分開管理，絕密檔案必須設置完善的安全管理措施，明確保管期限與保密期限要求，確保保密工作的實效。對于超過保管期限的檔案，應該超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限提前編制銷毀計劃及清單，經過審核批準后及時進行檔案銷毀工作，并在銷毀檔案清冊中進行詳細的記錄，同時注銷銷毀檔案的在冊目錄。此外，應該注重提高檔案管理工作人員的保密意識與工作作風，對于泄密問題嚴查責任人，并及時解決泄密問題造成的影響，實現檔案管理工作的嚴格與標準。
三、結語
財務檔案主要包括會計賬簿、會計憑證、個人報表、工資和津貼以及獎金的核算等資料，同時也還有一些政策上面的文件以及相關的法規文件等，這些檔案不僅反映了會計工作的過程，也能夠醫院的財務管理提供最真實有效的依據。聲像檔案是醫院在社會以及醫療過程中通過錄制手段獲得的具有保存價值的照片、錄音帶、光盤等資料，是醫院真實面貌的有效記錄載體，是醫院檔案管理中一個重要的組成的部分。
二、醫院現代化檔案管理的意義
所謂檔案的現代化管理主要是指在國家信息化的進程中進行統籌規劃的情況下，根據信息的安全共享、高效流動以及優質服務為原則下，使用現代化的信息技術手段——包括信息技術與計算機網絡，對醫院的檔案進行數字化的管理和網絡監控，從而能夠有效的實現醫院檔案資源的高效利用、現代化管理以及授權共享。具體來說，醫院現代化的檔案管理有如下的意義：首先，醫院現代化的檔案信息管理能夠改變傳統的歸檔方式，由于采用了計算機的科技手段，所以比較節約成本，實現檔案資源的永久的儲存以及保護。使用信息技術可以對檔案的原件在電子掃描以及數字轉化的作用，最后是通過電子文檔的方式進行存儲的，同時再采用數字化手段根據文檔的形式、內容以及所屬的關系進行分類，有助于后期使用過程中的檢索，改變了手工傳統歸檔的方式，節省了時間和空間，提供了工作的效率。其次，醫院檔案的現代化管理能夠有效的提升檔案資源其自身的效益以及價值，對其固有的價值進行放大，實現了檔案管理的高效利用以及其應有的價值。由于檔案管理，其采用信息化的手段，所以這改變了傳統的檔案的利用方式，能夠實現檔案使用的安全性以及高效性，所以在這一點上來說是真正的體現了檔案資源的自身價值。所以，與傳統檔案管理相比，他少了很多在存儲和使用上的限制與約束，放大了檔案的實際價值。再次，醫院檔案的現代化管理，有助于改變檔案利用方式，不受時間和空間限制。在傳統的檔案管理中，檔案管理通常會受到諸多因素的限制，從而導致其在使用過程中手續比較繁瑣，效率低下。通過采用信息化的技術，使用計算機進行檢索，不僅效率提高，而且準確性更好，能夠最大限度的獲得檔案的資源，實現檔案的安全共享。最后，醫院檔案的現代化的管理可以說從根本上改變了檔案管理的模式，不僅提高了管理的質量，也大大的提高了管理的效益，實現了檔案管理的信息化。以往傳統的檔案文件主要是紙質的，由于紙質本身的特性，所以在存放以及管理中會涉及到很多的問題，比如防潮、比如堆放等問題，而且隨著檔案的增多要擴大存放的建筑，并且做好防火防蟲以及防腐的工作，從而避免檔案的損壞，這極大的導致了檔案管理的費用增加。通過現代的檔案管理，采用數字化的手段進行管理，能有節省空間，優化資源的配置，降低管理和維護費用。
三、醫院檔案管理中存在的問題及其原因
醫院檔案管理在醫院的正常運行中起著重要的作用，但是由于受到傳統觀念以及經濟方面的影響，所以一些醫院在實際的工作中還是存在著一些問題的。
（一）醫院對于檔案管理的重視明顯不夠
通常來講，醫院其主要的工作與任務是進行醫療救治行為，其管理的重點應該是提高醫療的水平，改善醫院的環境，從而為病人提供更加優質的服務。并且加上檔案管理不會給醫院帶來任何的經濟方面的收益，所以醫院在日常的運行以及自身建設等方面都會忽視醫院檔案的管理工作，認為該項工作不僅不能帶來經濟效益，還會增加醫院的開支消耗。在這種思想的指導下于是出現了很多的醫院對于檔案管理重視程度明顯不夠，認識不到檔案管理在醫院管理中所發揮的作用的必要性，造成對于檔案資料收集不夠，保存不好，資料存放沒有連續性和系統性。
（二）檔案的管理制度不夠健全，檔案收集效率有待提高
在醫院的管理中，都會制定相應的適用于本院的、健全的醫院醫療、后勤管理以及行政管理方面的制度，但是具體涉及到檔案管理的制度方面，卻是不夠健全。并且，由于沒有將檔案人員的納入到員工考核的指標體系內，所以就會造成這些人員在檔案的收集過程中不夠用心，效率很低，最終會導致醫院在檔案這一部分很不齊全，這會導致后續的很多問題的發生。
（三）檔案利用的意識較為薄弱
雖然做好檔案管理的工作對于醫院其他工作的開展有重要的作用，并且有效的利用這些資源也可以為醫院帶來一定的經濟收益和社會效益。但是，因為檔案工作的效益不是直接的，而是間接的體現出來，所以醫院在檔案管理方面一直存在輕視的現象。醫院的領導以及相關工作人員對檔案管理的社會效益以及經濟效益意識薄弱，導致檔案信息的利用效果大打折扣。
（四）醫院對檔案現代化管理的投入不足
由于醫院對于檔案管理的信息化認識不夠，尤其是院領導的重視程度不夠，所以醫院在檔案管理現代化建設方面還是存在著投入不足的問題，從而使得檔案管理的硬件條件跟不上，整體的基礎設施較為落后。檔案管理的現代化建設需要配備計算機、移動硬盤以及專業掃描儀和專用機房等，而很多的業務部門的工作人員都是兼職到檔案管理這一塊的，存在著計算機混用的問題，再加上沒有大容量的服務器，所以直接的影響到了醫院檔案管理的現代化建設。
四、做好醫院現代化檔案管理的創新思考
（一）轉變觀念，增強管理意識
要做好醫院現代化的檔案管理工作，就要醫院上上下下必須對其觀念進行調整和轉變，增強他們的管理意識，尤其是領導的管理意識，要充分的認識到檔案管理工作對于醫院事業發展的意義，將檔案管理真正的納入到議事的日程中來，明確職責，采取措施，制定相應的考核辦法、考核目標以及規劃，并且在經費、設施以及人員方面相應的加大投入的力度，從而保證檔案的管理工作能夠順利進行，也保證醫院的業務更好發展。
（二）建立并健全現代化的檔案管理制度
要建立并健全醫院現代化的檔案管理制度，這是保證醫院檔案管理能夠有序、規范進行的重要保證。所以，醫院應該根據自身的醫院實際，按照《醫藥衛生檔案管理辦法》《檔案法》的相關要求，制定出科學、完整、可行的制度，并且在制度的執行過程中要嚴格，落實各項任務，明確各個職責以及相關的獎懲措施。同時，要在醫院的考核和表彰中，將檔案管理人員也納入進來。
（三）提高人員素質，高效利用檔案資源
通過制定培養的計劃，采用進修、教育以及培訓來提升檔案管理工作人員的知識水平以及業務的素質，組織相關的人員學習管理的各方面知識，不斷優化人員的結構，為管理人員提高學歷提供支撐，也要注意隊伍的梯隊建設，不僅做好指導也要做好傳幫帶的工作。檔案管理的目的就是要利用檔案的資源，來為醫院發展助力。所以檔案的管理人員應該要認識到檔案的價值，充分的發揮檔案的作用，通過不同的手段多渠道的開發并且要掌握檔案的信息，深入到一線進行調研，充分的了解教學和科研對于檔案工作的要求，及時的為需要的人員提供優質的服務，特別是在檔案的管理中要科學的分類，做到統一管理、集中存放以及統一考核，利用檔案為醫院的發展創造社會效益和經濟效益。
（四）加大投入，切實夯實現代化檔案管理的基礎
