時間：2023-05-25 15:09:33
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一、電力檔案數字化編研的發展概述
近年來，我國能源產業發展規模日益擴大，我國電力事業發展速度持續加速，電力企業的發展也相應擴大規模，電力企業發展的過程中電力檔案管理作用也越來越明顯，電力檔案管理的價值在電力企業發展與運行中也越來越重要。電力檔案的發展逐漸滲透到了電力企業發展的每一個環節和角落，對于信息網絡技術發展而言是一種全新的管理方向，電力企業檔案管理的有效性對電力企業的發展穩定性影響很大，管理者通過對檔案的分析，可以看出電力企業發展存在的問題，并及時采取相應措施予以解決。檔案編研工作是對電力檔案的一種信息化的整理，目前電力部門檔案工作中需要針對電力檔案數字編研提出具體的執行方式，這也是目前亟待解決的難題。信息時代前提背景下，電力企業的檔案數字化編研必須根據不同檔案內容的載體形態、不同記錄方式、檔案信息的電子掃描數據、數據庫存的共享與轉化、電子數據的刻錄與貯藏等開展相應的檔案管理工作，持續化發展電力檔案事業，強化現代化管理的價值，實現電力企業檔案管理與電力企業本身持續發展的緊密結合。
二、電力檔案數字化編研需要注重的細節
在實際工作中我們體會到， 除了做好電力檔案電子資料的錄入、清理、存檔、保管這些基礎工作外， 還要抓好以下兩個環節：
第一、網絡安全對信息數字化的影響這一環節 檔案的管理者一項重要的工作就是要維護和保證檔案信息的安全與完整。計算機技術的廣泛應用于發展，保證了網絡化共享與信息安全技術的開展，電力企業的檔案管理向著網絡化與信息化轉型，對電力企業的發展起到了非常大的幫助。電力企業檔案管理必須注重對檔案資料收集原文件的了解，詳細掌握檔案中各種數據的詳細情況，檔案數據中包括一些具體信息，比如聲音、視頻、文字、照片等多種信息與數據的儲存，檔案管理人員要運用計算機技術將這些收集到的數據進行儲存與網絡化共享，保證電力企業內部的每一位員工都可以通過網絡獲得這些資料，利用這些資料詳細的掌握電力企業內部的發展狀況，對一些發電設備和電力系統做出維修的預測，對電力管理制度有了全新的認識。
第二、電力部門檔案人員在編研過程中， 即使請有關的業務人員配合進行， 也需要檔案人員具備一定的專業知識的基礎。在與業務人員進行充分的交流過程中， 通過閱讀和分析業務技術報告和總結， 才能恰當選擇反映專業特點和內容的編研題目及適合的類型， 共同完成對檔案信息的深層次加工， 逐步提高開發利用檔案信息資源的能力， 最大限度地發揮檔案自身的使用價值。如檔案人員在工作中要熟練掌握各項安全工作規定及分局運行、修試、工程安裝工作的基本原理、工藝流程。當然， 這并不是要求檔案人員要成為電力專家， 但應該做到“耳熟能詳”。
三、電力檔案數字化編研的重要性
3.1加強電力檔案數字化編研與電力企業生產的關系
不斷加強電力檔案數字化編研發展，提高員工的重視程度，加強電力檔案數字化編研的積極發展，提高電力企業數字化檔案的靈活操作性，保證信息化的電力企業檔案可以幫助企業內部員工了解電力設備與企業運行的正常發展狀況，為電力企業的健康發展提供有力的信息支持，為電力企業的健康發展做出信息支持。檔案管理數字化的編研要與電力企業生產關系緊密結合，要保證電力企業內部員工遵守各項電力檔案的管理規范，嚴格按照制度管理電力檔案，對涉及電力企業關鍵性因素的電力檔案發展情況做出詳細的工作計劃。比如： 電力建設與改造項目工程的大項投資、重大改造、企業機構重大調整、高層領導調整任用等， 以及與員工個人利益相關的調資、晉級、職稱評定等都在門戶網站平臺上公開， 從而增強企業民主管理、民主決策的透明度。如采用計算機豐富的圖表處理軟件和打印技術， 編輯出版一系列具有濃郁電力企業特色的宣傳品， 制作宣傳圖板陳列在活動室， 編制專題性統計分析， 使有關材料做到圖文并茂， 色彩鮮艷， 生動直觀， 新穎好看。
3.2加強電力檔案管理的技術創新
提高電力檔案數字化編研重要性的認識，將新時期電力檔案管理工作推向一個新的高度。數字檔案管理系統技術先進、功能完備、運行穩定， 可以極大滿足檔案工作要求。紙質檔案受保管條件、保管環境的制約， 容易出現墨跡受潮而使檔案材料文字字跡不清， 會極大地限制檔案信息的利用。數字檔案管理系統有效推動電力系統電子文件的及時歸檔和有效管理， 改變了手工管理紙質檔案的傳統模式， 解決了傳統檔案管理中手工勞動量大、檔案借閱難的問題， 實現了紙質文件和電子文件歸檔的同步管理， 提高了檔案的歸檔效率、檢索效率和資源共享水平。
四、加強電力檔案數字化編研發展的幾點建議
4.1建立有效的領導管理模式
領導應當明確自己的職責，切實加強對數字化檔案管理體系建設的組織管理，建立一套行之有效的檔案管理制度，以綜合檔案數字化管理為基礎，建立數字化檔案管理網絡，使整個系統形成一條線，一環連一環，真正使組織領導機制得到強化。
4.2建立數字化檔案管理體系的保障機制
建立電力企業數字化檔案的管理體系保障機制，主要目的是為了提高數字化檔案的管理效率，降低電力企業內部的管理風險，增加生產的安全性。要建立一支數字化檔案管理專業隊伍，培養專業化的操作人才和專業知識較為豐富的實際操作性員工，才能保證數字化檔案管理體系的健全。電力企業的各級領導必須要積極發展數字化檔案管理的培訓工作，加大對數字化檔案管理系統建設的資本投入，全面的采用數字化與信息化技術改善檔案管理的發展狀況，提高內部員工的信息化檔案管理意識，保證電力企業內部生產與日常維護的正常運轉。培訓中要針對不同人群給予不同特長的培訓，幫助檔案部門建立獨特的培訓機制，經常性的舉辦數字化檔案管理講座，幫助員工加強自我的電力檔案數字化編研工作能力，獲取業務知識。
4.3加強網絡安全管理
對于網絡安全問題的總體構建應該從病毒的防治、防止惡意攻擊、解決信息存貯和傳輸安全問題、操作系統安全問題以及災難恢復和數據備份等方面來進行。對于病毒的防治，應該結合檔案部門的具體情況，在工作站、文件服務器、互聯網網站安裝防毒軟件，進行多層次防御。對于防止惡意攻擊，目前比較有效的解決方式有兩種：防火墻設置和安全島設置。從功能和實現原理上看，防火墻技術更為大眾化，不會給檔案管理部門帶來較大的經濟負擔。
參考文獻：
[1] 杜鵬.淺談數字化檔案管理體系的建立.黑龍江科技.2012.03：30-33
一、醫療機構檔案電子化管理的必要性
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使醫療機構檔案的生成方式發生很大變化，文件的起草、簽發、催辦、歸檔等過程，以及化驗結果、病理報告、手術安排、療程控制等過程均可以在計算機和通訊線路中進行。這樣一來，檔案的前身就以機讀文件為主要形態，那么檔案自然也以機讀形式存在，這種檔案的利用方式與紙質載體檔案具有很大差異。這種變化預示著檔案電子化管理成為檔案管理工作發展的必然趨勢。
（一）電子化管理節省存儲空間
紙質檔案在立卷歸檔后需要占用大量的空間來存放，而電子檔案只需占據極小的存儲空間。例如，一張光盤的容量可達600MB―4000MB，它可以存儲35萬張打印紙上的文字信息或10萬頁的圖形信息。這就相當于把一個文件柜里的檔案內容壓縮到一張光盤上，對于存檔量大而空間較小的檔案館（室），電子化管理可以節省大量的空間。
（二）電子檔案復制的精確度較高
紙質檔案復制或縮微品拷貝時經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制是通過數字化的信息處理，精確度較高，幾乎不存在這些問題，可以實現復制件內容與原件內容完全相同，有效避免信息丟失。
（三）電子化管理的操作簡捷，工作效率高
電子檔案的形成和歸檔都可以借助計算機及相關的軟件系統，減少了人工操作步驟，簡化了工作流程，提高了工作效率。在查詢利用時，還可以借助計算機對電子檔案進行查詢，只要輸入查詢條件，就可以迅速提供查詢結果。即使在檔案存儲量很大、查詢條件模糊的情況下，計算機也可以較快地顯示查詢結果，使得檔案查詢工作方便快捷。
（四）電子化管理的傳遞更加快捷
電子檔案是在一定的計算機和網絡環境下產生的，其傳遞既可以使用移動存儲設備來進行，也可以通過網絡來進行，傳遞起來更加方便快捷。與紙質檔案相比，電子檔案可以同時傳遞給多個利用者，不受存儲載體的限制，簡化了檔案的逐個傳遞過程，節省了傳遞時間，提高了工作效率。
（五）電子化管理可以促進檔案的新分類
實行檔案電子化管理后，醫療機構檔案傳統的分類方法將被打破，取而代之的是醫療信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分布在幾個管理模塊中，計算機按照規定指令，根據工作目標隨時設立和調整類目，檔案的分類更能貼近醫療工作各方面的實際情況，分類也將更詳細、更科學、更規范。
二、醫療機構檔案管理現存的問題
（一）對檔案管理工作缺乏足夠重視
檔案是醫療機構的重要資源，但不少醫療機構都存在“重醫療、輕檔案”的思想，認為檔案工作不能給單位帶來經濟效益，對檔案工作的重要性認識不足，致使醫療機構檔案信息資源開發不足，制約了檔案管理工作的發展。
（二）設施不完善，電子設施的投入力度不夠
重視不夠導致了對檔案工作的投入不足，管理設施不完善。當前許多醫療機構都存在檔案庫房面積狹小、安全保管不到位、辦公設施陳舊、管理工作手段落后等問題。雖然計算機、網絡、多媒體技術廣泛應用于醫療機構的日常工作之中，但檔案工作未能完全實現管理手段現代化的及時轉變，有些單位對實現檔案電子化管理所必需的計算機、掃描儀、管理軟件等相關電子設施的投入力度不夠，檔案的收集、整理、檢索大多還停留在手工階段，檔案管理的現代化水平偏低。
（三）標準化和規范化工作有待加強
檔案電子化管理的前提是基礎工作的標準化和規范化，但目前許多醫療機構的庫藏檔案業務基礎相對薄弱，案卷質量不高導致電子化轉換工作任務繁重;歸檔文件材料的多樣性造成現行的檔案整理、分類方法及有關規定已不能完全適應;各單位檔案管理系統和網絡建設各行其是、層次不一，其規范性、開放性、服務性、共享性較低，無法適應檔案信息資源共享的要求。因此，提高檔案管理的標準化和規范化水平，成為亟待解決的問題。
（四）管理人員的業務素質有待提高
實現檔案管理電子化，要求檔案管理人員必須具備較高的技術層次、完善的知識結構和熟練的操作技能。目前，很多醫療機構都缺乏具備現代高技術水平的高層次、復合型檔案管理人才，大部分管理人員的專業素質和文化程度偏低，缺少系統的專業培訓，難以適應檔案管理現代化發展的趨勢。
三、醫療機構檔案電子化管理的實施途徑
（一）提高對檔案工作及其電子化管理重要性的認識
檔案管理是醫療機構日常管理工作的重要內容，是一項基礎性管理工作。醫療機構檔案是各級各類醫療機構建設和發展過程的原始記錄和真實寫照，能為其當前的經營和管理提供研究依據和決策參考，所以應該提高對檔案工作重要性的認識。醫療機構實施檔案電子化管理，既符合新時期檔案事業發展的新趨勢，又是提升醫療機構整體管理水平的要求，各級衛生行政主管部門及其管轄單位對此項工作都應高度重視，加快推進。
（二）加強電子化管理設施建設
一整套現代化的軟件、硬件設施，是實現檔案電子化管理的物質基礎。在硬件方面，應購置計算機、掃描儀、刻錄機、服務器等;在軟件方面，應購置和開發檔案管理軟件，建設檔案信息管理網絡，并使檔案管理系統與本單位的其他各項工作相銜接，確保各類電子文件和電子檔案的收集、整合、控制和傳遞工作快捷、平穩、有序進行。
（三）建立健全電子化管理的標準化和規范化體系
為避免在檔案管理中出現無法可依、無章可循的混亂情況，醫療機構必須建立健全檔案管理的規范化和標準化體系。通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作具有統一科學的準則和依據，將檔案各項工作有機聯系起來，保證檔案管理工作的有序、規范、高效運行，實現經濟效益和社會效益的優化。各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等，都需要建立一系列具有可操作性的標準和規范，從而形成檔案管理標準化體系，并保證貫穿到檔案管理工作的各個環節之中。
（四）加強電子化管理人才隊伍建設
1.加強檔案基礎理論和業務技能培訓
為使檔案管理者具備扎實的檔案（下轉第73頁）（上接第76頁）學基礎理論和業務知識，應有計劃地組織檔案管理人員認真學習檔案工作的法律法規、規章制度、管理標準和理論知識，并在實際工作中考察他們的應用能力和實踐能力，不斷提高他們的業務技能。
2.加強檔案電子信息技術培訓
建立檔案電子化管理系統，要求檔案工作者必須熟悉計算機操作知識和電子信息管理系統的各種功能，以確保系統的平穩有序運行。對于計算機基礎薄弱的人員，應從基礎知識和基本操作入手，結合管理系統的基礎功能進行培訓;對于具有一定計算機應用基礎的人員，培訓的重點可以放在信息的規范采集、系統的全程運用和網絡知識的應用方面。為鞏固培訓成果，還應將檔案電子信息技術的理論水平和操作能力作為重要指標，納入對檔案管理人員的考核范疇中去。
3.留住現有人才，積極引進人才
事業單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷的優勢，保證對時展的滿足，實現檔案管理的現代化和電子化，才能實現基層事業單位檔案管理工作的良好開展，進而為事業單位的其他工作打下堅實的基礎。在闡述事業單位檔案管理現代化和電子化的內涵以及要求下，對當前事業單位中檔案管理中存在的弊端進行分析，隨后提出相應的解決辦法。
關鍵詞：
事業單位；檔案管理；信息化；現代化
隨著信息技術的快速發展，檔案管理工作需要走上信息化和時代化的道路。目前，中國的事業單位均面臨著深化改革的重要任務，檔案管理工作對于事業單位來講是必然的，因此事業單位中的檔案管理人員需要與時俱進，對檔案的管理方式進行及時更新，最終實現檔案信息管理的電子和現代化。
1檔案管理現代化和電子化的優勢和特征
檔案對事業單位的全部日常工作實現了詳細的記錄，可以有效提升事業單位的工作效率，其管理有著十分重要的作用。因此若能夠進一步提升檔案管理的水平，將檔案管理的現代化和電子化進程實現推進，則代表著檔案管理的水平將會出現極大的進步。檔案管理將脫離傳統的紙質媒介。在信息的收集上，電子檔案更容易對檔案信息進行接受和存儲，很好的避免了物理空間的占據。[1]在處理和檔案的選擇上，電子檔案同傳統檔案對比會更加便利和快捷。電子檔案隨時都能夠從電子設備上抽調出來，為工作所服務。并且在信息的選擇上，只需要將相應的功能健進行點擊就能夠對大批量的數據進行處理，且具有準確無誤的效果。在信息的加工上，若電子檔案需要綜合處理以及修改數據，則可以隨時進行，但是紙質檔案沒有如此方便的功能，在緊急情況下，傳統檔案無法滿足快速的社會發展需要。
2我國事業單位中檔案管理的現狀和缺陷
我國當前的檔案管理辦法比較傳統，其中存在較多的弊端和不足。首先是規范化的問題，我國當前的現代化和電子化檔案管理方式存在嚴重的不規范性。具體的表現方式有工作人員在處理電子檔案上。[2]電子檔案的體積較小，攜帶便利，但是某些工作人員意識不到檔案信息的重要性和機密性，在管理中大手大腳，將檔案實行隨意的處理，導致了檔案的遺失和泄露。某些工作人員只會將檔案進行上傳，對檔案信息的規范管理和重要數據的備份管理技能掌握不足，極易導致電子設備在出現故障后，輕易的就將電子檔案丟失。且有著電子檔案的設備在出現遺失后，十分容易造成檔案信息的泄漏，造成國家和事業單位的難以避免的損失。對此提升檔案管理人員的業務能力和個人素質十分重要，要保證對檔案管理的工作人員實施培訓和教育，保證其可以對檔案管理的重要性進行充分認識，保持高度警覺，避免出現檔案丟失或是遺漏等情況。上述內容中涉及的電子檔案安全性問題，一方面是由于檔案管理人員的工作缺陷造成的；另一方面還可能有電子檔案管理中的技術問題所導致的。有的事業單位缺乏與時俱進的思想，對老化的電子存儲設備沒有實現及時的更換，導致了存儲在其中的電子檔案的損壞和故障的發生。有的事業單位的電腦配置十分落后，處理速度緩慢，這些極有可能會導致檔案管理數據處理的效率。此外，計算機的軟件未進行及時更新，造成檔案數據會出現不同的錯誤。為檔案的管理造成一定的麻煩。以上事業單位電子檔案管理中存在的各種缺陷，需要不斷強化和提升事業單位檔案管理人員的管理安全意識，對電子存儲的設備進行及時更新，充分做好備份工作，保證正常檔案處理工作的有序和穩定實施。
3全面實現單位檔案管理現代化和電子化的方式
在社會經濟的不斷發展中，信息技術已經逐漸變得普及，傳統的檔案管理方式已經無法滿足經濟發展的需求，因此需要在本質上實施改變，事業單位檔案管理工作是其開展高效性和秩序性工作的必經之路，是實現社會穩定發展的重要保障。
3.1建立并健全檔案管理制度，提升工作人員專業素養
3.1.1建立并健全管理制度。事業單位在自身的改革中，實現了管理水平和手段的相應提升，但是事業單位在實行檔案管理中，需要建立并健全管理制度。在管理制度的建立中，可以保證事業單位工作人員的明確自己的具體工作任務，盡職盡責的完成檔案管理工作。
3.1.2加強檔案工作人員培訓的力度。加強檔案工作人員培訓的力度，提高他們的檔案管理水平，轉變檔案工作人員的傳統思想和理念，讓他們學會利用現代化設備地進行檔案的管理與存儲，并能利用網絡實現檔案查詢、管理相統一，充分提高檔案工作效率。
3.1.3事業單位檔案管理人員要進行定期考核。實現對事業單位檔案管理人員的定期考核，保證相關工作人員對檔案管理工作重要性的充分了解，并實現對相關管理工作的掌握，由此為完善檔案管理工作打下堅實的基礎。[3]
3.2通過計算機對檔案的庫房實現管理
借助計算機對檔案內的資料實施管理，是檔案管理現代化和電子化的重要途徑。在基層事業單位管理制度的逐漸完善中，通過計算機技術對庫房資料實行管理。這樣會為工作人員對檔案保存期間的全方位管理帶來極大的便利，保證資料庫房安全性的全面提升。
3.3實現檔案保存和查詢的電子化和現代化
計算機技術得到了普及，實現了傳統手寫錄入和查詢檔案方法轉為電子化。在檔案的接手中，管理人員需要進款的對檔案的內容展開整理，并在隨后實施錄入，實現對資料內容的統一保存。在電子錄入信息的過程中，將紙質文檔轉化為電子形式，這樣不但更加有利于檔案的保存，同時還能為檔案資料的查詢帶來極大的便利。
3.4構建檔案管理的網絡系統
檔案管理的現代化和電子化在轉型過程中，一定要充分形成專業的網絡系統。這樣既能方面事業單位中的管理人員對檔案的管理，還能將檔案的信息管理推向專業化和網絡化道路。在科技化時代的發展下，任何科技管理技術都實現了動態發展。
3.5確保電子檔案信息和數據的安全性
電子設備使用管理起來比傳統的紙質檔案方便快捷，但是電子設備一旦出現故障、丟失、被盜將對檔案信息和數據造成毀滅性的損失。因此，安全對于檔案信息來說必須作為重點作務，要高度重視。
3.5.1要提高檔案管理人員的安全意識。加強檔案管理人員的電腦技術培訓、網絡安全教育，讓他們充分認識到檔案信息安全的重要性，同時要讓他們學會如何使用與保戶電子信息設備，學會處理分析數據，維護檔案信息等方面的知識。
3.5.2要及時更新備份電子檔案存儲設備。隨著電子科技水平的發展，電子檔案存儲設備也在不斷的更新，因此檔案部門要及時進行設備更新與備份，應用與最新電腦設備相匹配的電子檔案存儲設備，防止因設備更新不及時而丟失檔案現象發生。這就要求檔案部門領導要高度重視檔案管理工作，加強檔案管理工作的投入力度，及時改善檔案存儲環境，以保障檔案信息數據的完整保存。
4結論
基層事業單位檔案管理工作的現代化和電子化是時展的需求，是社會進步的需要。因此在未來的一段時間內，檔案管理的現代化和電子化是實現事業單位改革和管理的主要任務。實現檔案管理制度的建立和健全，運用高科技手段武裝紫衫，強化對管理人員的培訓和教育，保證事業單位檔案管理符合現代化和電子化的要求，為其更好的使用社會發展做出充分保證。
參考文獻
[1]朱藝.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].才智,2014,36:373.
[2]葛影.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].中國市場,2015,28:126+139.
1 現代化和電子化檔案管理的特點及優點
檔案記錄了事業單位日常工作的方方面面，在提高事業單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當重要的。因此，如果能夠進一步提高檔案管理水平，推進檔案現代化和電子化進程，意味著檔案管理的水平會有突飛猛進的發展。檔案管理現代化是檔案管理水平提升的基礎。檔案管理不再是以前的單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用。檔案管理的現代化是加強檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應用等檔案功能發揮作用的時候，檔案管理的現代化也就體現出了對比傳統的檔案管理方式的優勢。檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。傳統的紙質檔案肯定不能適應當今社會發展的需要，因為紙質媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數據，而且容易損壞，電子檔案就發揮出了它的重要作用。電子檔案對比傳統檔案的優勢體現在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備就行，不會造成空間的浪費。各種檔案都可以統一進入到電子檔案進行管理，這比傳統的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優勢。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時可以從電子設備上抽調出來供工作使用，而且在選擇信息的時候只需要點擊相應的功能鍵就能處理大批量的數據，而且準確無誤，這是傳統的檔案管理方式無法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數據，隨時隨地都可以進行，而紙質檔案則沒有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統檔案不能滿足迅速發展的社會需要。
2 我國目前檔案管理的現狀及不足
雖然目前我國的現代化和電子化檔案管理方法比傳統的檔案管理方式具有不可比擬的優勢，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問題。首要面臨的問題是規范化問題。我國目前的現代化和電子化檔案管理方式不具有規范性。具體表現在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規范有效地存儲電子檔案，重要數據沒有備份，這就容易造成一旦電子設備出現故障，那么電子檔案就會出現遺失的情況。而且，一旦電子存儲有電子檔案的設備遺失，就會造成檔案泄露，給事業單位和國家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質極其迫切和重要，要加強工作人員的培訓和學習，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進檔案管理的現代化和電子化進程。在這一方面，事業單位需要加強對檔案管理人員的培訓，讓他們學習新的檔案管理方法和思路，讓他們認識到檔案管理不是一項簡單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現代化和電子化檔案管理的發展趨勢，才能提高事業單位工作的效率。
上面的論述已經提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術本身存在的一些問題和漏洞。一些事業單位沒有與時俱進的思想理念，沒有及時更換老舊的電子存儲設備，這就容易導致一旦電子設備出現問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數據管理的處理效率。另外，計算機的軟件沒有更新，導致一些檔案數據出現錯誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關的事業單位能加強檔案管理意識，及時更新電子存儲設備，及時維護檔案數據，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩定進行。
3 提高檔案管理水平的途徑
首先，我們必須明確即便是再現代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數據分析。因此，事業單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應的理念，是不可能適應現代化的檔案管理模式的。因此，事業單位應該加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的檔案管理水平，轉變他們傳統的檔案管理思想和理念，讓他們學會如何應用好電子設備來處理龐大的檔案數據，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力，是事業單位提高工作效率的首要任務。
提高目前檔案管理水平的第二個方面是要確保電子檔案信息和數據的安全性。電子設備比起傳統的紙質檔案雖然方便快捷，但是電子設備一旦出現故障，對檔案信息和數據具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說必須作為基本任務來重視。首先，要想確保檔案信息和數據的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。加強對檔案管理人員的電腦技術培訓，讓他們學會如何綜合分析處理數據，如何維護檔案信息，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，提高電子檔案存儲設備的時效性。要經常及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，及時更換必要的硬件設施，保證電子設備的運營能夠配合日常的工作需要。這就需要事業單位提高工作管理意識，加強對檔案管理工作各個方面的投入，力圖改善現有的檔案存儲環境和處理數據的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數據的應用及時和有效。
關鍵詞：企業；電子檔案管理；問題；策略
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-00-01
一、前言
隨著計算機在企業辦公，管理工作中的廣泛運用，很多企業的資料，檔案都開始以電子檔的形式存在和儲存。傳統的企業檔案主要以歸檔立卷方法進行整理，通常比較繁瑣和復雜， 工作量大，而且缺乏客觀真實性，查找起來也不是很方便和快捷，而電子檔案管理相對于傳統的紙質檔案管理來說，有很多優勢，如智能管理與識讀、高效集成與可用性、信息存儲的海量和高密度性。本文作者通過分析我國目前企業檔案電子化的管理現狀，發現了一些存在的問題，并且提出解決的方案和建議。
二、企業電子檔案管理的概念和目前存在的問題
企業電子檔案主要包括在企業正常運行的過程中，產生的與公司業務有關系的文件，圖片，影像資料等。電子檔案相對于傳統的檔案來說，只是一種存在形式的區別，一般是指以字節、比特方式儲存于磁盤、光盤、磁帶等介質中，然后通過閱讀解碼的軟件將數據，圖表，文字等信息在用戶面前顯示出來。①
當前我國的企業檔案管理電子化存在以下幾個主要問題：
(一)企業檔案管理電子化普及程度不高
電子辦公在很多國內企業中都有普遍的運用，大多企業單位都在使用計算機進行文件處理和部門之間的溝通交流的工具以及日常會議通知等事務性工作。但是電子檔案管理是屬于企業電子化辦公的更深層更系統化的運用，國內企業中能夠真正使用計算機管理檔案的仍然很少。在實行有限的檔案管理電子化的部分公司中，即使是有將計算機運用于管理檔案中，但管理層次也僅僅局限于較簡單和膚淺的目錄管理，而處于不同目錄下的電子文檔等資料則仍然是很分散的，檔案管理電子化有名無實。
(二)企業人員對于檔案電子化管理認識不足
目前，在很多企業中，利用電腦進行文書的書寫，圖表的制作已經是很普遍的了。但是對于已經制作好的文件，在打印使用完之后，電子版的保存工作往往會被人忽視。長此以往，公司電腦中的文檔處于不斷被刪除，修改，或者覆蓋的狀態，對于這種檔案往往就沒有整理管理的價值了。②除了不同企業工作人員對檔案電子化管理沒有概念之外，連有些檔案管理人員都沒有一個正確的認識，他們認為檔案電子化管理就是在管理中應用一定數量的計算機、復機印、掃描機、刻錄盤。
(三)電子化管理自身的難題
首先，由于電子檔案的儲存方式主要是光盤，磁帶等形式，存在復雜性，不穩定性，和儲存方式的互換性。當儲存介質性質發生變化時，儲存的信息就很容易造成丟失缺損、覆蓋、刪除，不利于完整重現信息。③
其次，電子檔案的安全性較低。由于電子檔案存放位置沒有一個統一的標準和規定，具有一定的隨意性，而且電子檔案的開放性相對于傳統的文書檔案更加高，電子檔案的獲取也很容易，導致檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。
另外，電子檔案的儲存和顯示都需要一定的格式和軟件，但是不同的企業和單位使用的版本都會存在一定的差異，而互不兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案，使得同一個電子檔案無法在不同的使用終端無法共享，失去可讀性。
三、企業電子檔案管理的有效措施
(一)制定標準，完善企業檔案信息化規范體系
在以及實行辦公電子化的企業中，領導應當高度重視企業檔案電子化管理的重要性，并督促建立有關制度。應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。在檔案信息化建設中，必須嚴格執行檔案部門有關檔案數字化、電子文件歸檔管理等技術規范標準；結合企業的實際情況，制定系統標準化的企業檔案信息化管理標準、業務規范、技術規范等。將檔案電子化管理滲透到公司的每個角落。④
(二)提高企業檔案工作者的信息素質
要改掉傳統對于檔案管理人員的看法，在信息時代，為了適應電子化的管理，檔案工作者必須要有較高的計算機操作技術、信息網絡技術。除了普通的管理人員，還要有一批負責企業電子檔案的開發利用的精通信息管理應用技術的專業人才。
(三)用先進的的電子、數碼設備硬件來輔助檔案管理電子化發展
檔案電子化管理需要人才也需要必要的先進設備。企業要在設備方面加大投入，除了一些必須的設備，如計算機、服務器、掃描、照像設備等電子、數碼硬件等之外，還需要進一步建立檔案電子化的載體和數據庫，實施內部局域網絡，整合內部OA和ERP系統資源，為儲存、保護、利用、歸集、開發企業的檔案，創造有利的硬件條件。
(四)建立安全，共享性強的檔案管理的電子數據庫
在符合國家規定的標準下，選擇使用范圍最廣的統一檔案電子化的格式和軟件。將之前的文書式的檔案通過電子輸入、掃描、照相等手段，全部轉換成電子檔案，建立一個完整的檔案數據庫。在建立檔案數據庫的基礎上，還要保證數據庫的安全，這就要求在檔案數據庫之外設置安全防護墻，防止偷竊信息和黑客的攻擊，對于可以接觸到數據庫的人員要進行嚴格的審查。
四、結論
總之，企業要想真正實現電子化辦公，檔案管理電子化是其中的一個非常重要的部分。而要想實現檔案管理電子化，首先必須建立起一整套科學、嚴謹、合理的電子檔案管理制度，從而實現電子檔案管理的標準化和規范化，提高檔案人員的個人專業素質，要適應信息技術發展的需要，積極采取措施抓好自身知識更新，企業要從上到下重視檔案管理這一工作，加大投入建立安全，完整地檔案電子數據庫，做好企業的電子檔案管理工作。
注釋：
①劉金川.企業電子檔案管理的問題與措施[J].工會論壇(山東省工會管理干部學院學報),2009(05).
②李莉.企業電子檔案歸檔與管理研究[J].蘭臺世界,2008(07).
③秦艷梅,周玉英.淺談電子檔案管理中幾個關鍵問題及其對策和建議[J].黑龍江史志,2009(15).
④蔣艷霞.企業檔案管理與電子信息技術[J].河北農業科技,2008(23).
參考文獻：
[1]劉金川.企業電子檔案管理的問題與措施[J].工會論壇(山東省工會管理干部學院學報),2009(05).
一、加強檔案信息電子化管理的重要性
檔案信息電子化，就是以館、室、藏檔案資料、紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。加強檔案信息電子化管理，是貫徹中央以信息化帶動工業化發展戰略的重要行動，具有重要的意義。
1、加強檔案信息電子化管理，是電子政務發展的需要
檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是電子政務建設不可缺少的重要公共信息資源；檔案信息化建設是電子政務建設的重要組成部分；大力開發檔案信息資源，服務社會和各級政府，對于我國“三個文明”的建設具有重大意義。對此，進行檔案信息化建設，加快檔案資源的開發應用，是電子政務發展的需要。
2、加強檔案信息電子化管理，是提高檔案資源利用率的需要
隨著電子商務時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入社會信息網絡的新天地。而傳統的檔案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“選題一選材一編輯～出版”的工作方式，從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。檔案信息電子化，建立企業信息資料庫，選取最能體現企業優勢、樹立企業良好形象的信息資源上網，企業通過網絡，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領市場。
二、當前檔案信息電子化管理存在的問題
隨著電子信息技術的廣泛應用、辦公自動化、文檔雙軌制的推行，對檔案信息電子化管理提出新的挑戰。當前，檔案信息電子化管理還存在許多問題，主要表現如下：
1、硬件和軟件設施有待完善
目前，許多檔案館的計算機硬件配置高低不一，通用性較差，一些設備安裝在低配置的計算機上，無法實現其自身的功能。比如掃描儀、數碼攝像機、數碼照相機等一些高端設備，在比較落后的計算機上根本無法使用。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，這嚴重制約了檔案信息電子化的進程。
2、缺乏標準化、規范化
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。
目前，由于歷史原因，館、室、藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，制約了檔案信息工作電子化。
3、檔案人員素質有待提高
實行檔案信息電子化，必須有高技術人才來管理。目前，許多檔案部門工作人員只會一般的計算機操作，沒有較高的知識層次和先進的技術水平，缺乏檔案、信息處理復合型人才，無法充分使用現代化設備，制約了檔案信息電子化建設。
三、新形勢下加強檔案信息電子化管理的途徑
加快檔案信息自動化系統建沒，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。因此，必須提高對檔案信息電子化的認識，采取各項措施，提高檔案信息電子化管理水平。
1、完善硬件和軟件設施
檔案部門領導要有現代化管理意識，增強檔案信息電子化管理意識，要在基礎硬件、軟件開發、信息收集和利等方面加大投入，完善計算機、數碼攝像機、數碼照相機、掃描儀等設備配置。加大軟件開發力度，加快開發一套綜合功能強大的檔案信息管理軟件，使各地檔案信息數據能相互轉化，使利用起來快捷方便。
2、提高檔案標準化、規范化水平
檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范。當前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件混亂，嚴重影響了系統整體水平的提高。因此，必須制訂《數字化聲像檔案著錄規則》《檔案資料數字化懷準》《紙質檔案數字化操作規程》《照片檔案數字化操作規程》《縮微膠片數字化操作規程》《錄音檔案數字化操作規程》《錄像檔案數字化操作規程》《多媒體信息采集操作規程》等規章制度，提高檔案標準化、規范化水平。
3、提高檔案人員素質
【關鍵詞】鄉鎮檔案管理;紙質檔案;電子化
一、我國鄉鎮檔案管理中的問題
鄉鎮檔案管理對于加強我國鄉鎮社會文化與經濟建設都有著重要的意義，但我國目前鄉鎮檔案管理的狀況不容樂觀。目前我國鄉鎮檔案管理工作中存在的問題主要包括：鄉鎮領導對檔案管理工作重視不足，認識不到檔案管理對于鄉鎮經濟發展與社會建設的重要意義，缺乏對檔案管理工作的有效安排;鄉鎮檔案管理制度不完善，缺乏有效的管理機制，不能形成完整的檔案管理體系，缺乏制度保障，導致鄉鎮檔案的收集與歸檔不完整，檔案管理實際操作缺乏規范性，影響檔案管理工作的質量;檔案管理設備落后，技術更新緩慢，鄉鎮受制于發展速度與水平等因素，很多地區在檔案管理設備上不能及時有效地更新，甚至在檔案保護設備與方案上也很不完善，這不僅影響著檔案管理的質量，還埋下了檔案因缺乏有效保護出現丟失、腐蝕、以及污損等情況，影像檔案的使用;檔案管理人員頻繁變動，交接工作復雜繁瑣，易出現漏洞，新任管理人員不易掌握檔案管理技術要點，加之缺乏有效的監督管理機制，致使鄉鎮檔案管理工作效果不理想。
二、鄉鎮檔案管理方式
紙質檔案管理，我國大多數鄉鎮在檔案管理工作中人主要應用紙質檔案，對紙質檔案的管理在管理過程中的很多環節相對較復雜，工作量也較大，這些都是由與紙質檔案的載體紙張的特點決定的。紙質檔案在使用中存在著一定的優點，有與紙質檔案不易修改，及時修改后也會留下痕跡，如果重新抄錄也很難時間內完成，這也增加了紙質檔案的真實性與可靠性。但與此同時，紙質檔案易燃且易污損，這也一定程度上增加了紙質檔案的保存難度;紙張受到版面的限制，其承載檔案信息的量十分有限，而鄉鎮檔案隨著經年累月的積累，往往檔案的信息量十分巨大，也使得紙質檔案的體積十分龐大，對檔案存儲空間也有很大的要求。
電子檔案管理，隨著現代信息技術的發展，電子計算機與信息化辦公技術在政府工作中廣泛得到應用，部分鄉鎮政府也通過有效的改革措施，加強了辦公現代化信息化的建設，在檔案管理方面，也逐漸開始采用電子化的管理方式。電子檔案主要是建立有效的檔案管理系統，通過計算機進行檔案信息的錄入，通過電子存儲設備進行檔案信息的存儲，利用網絡進行檔案的傳輸與分享，檔案的管理主要是通過檔案管理系統與計算機的操作來完成，相對紙質檔案管理繁瑣的過程，具有更強便捷性。電子化的檔案管理也將是我國鄉鎮檔案管理未來發展的主要趨勢。
三、鄉鎮檔案管理電子化的優勢
鄉鎮檔案管理電子化能夠安全有效的實現檔案的長期保存。紙張的易損性導致紙質檔案在保存的過程中容易出現腐蝕、污損等情況，造成檔案信息無法辨認，給檔案管理工作造成困難，而電子檔案在應用中，只需將檔案信息通過計算機錄入管理系統，并通過電子信息存儲設備進行有效保存，在保存中不會出現腐蝕或損壞的問題。
鄉鎮檔案管理電子化能夠更方便實現檔案信息的收集、整理、查閱、修改、傳遞、分享等管理操作。利用計算機操作能夠更快的進行檔案信息錄入，在檔案信息收集中有很大優勢，同時計算機的信息處理能力也能夠更好的實現大量繁雜的檔案信息的有效整理，在檔案的查閱中也免去了在檔案庫中翻找的麻煩，只需簡單的操作，就能將檔案調出進行查閱，檔案的修改也可以通過計算機輕松完成。
四、檔案管理紙質到電子化對鄉鎮檔案管理的必要性
（一）鄉鎮檔案管理電子化是檔案管理信息化建設的要求
鄉鎮檔案既是鄉、縣制訂計劃，總結經驗，指導工作的依據，也是落實黨的政策，解決民事糾紛的憑證，又是鄉鎮開展農業科研，發展農業經濟所必須的參考資料，對于豐富縣檔案館館藏也是一個重要的來源。鑒于鄉鎮檔案的重要性，在2000年的《全國檔案事業發展“十五”計劃》中國家檔案局明確把信息化檔案建設作為“十五”期間的一項戰略任務確定下來，隨后2002年了《全國檔案信息化建設實施綱要》，將檔案管理應用系統建設與推廣作為一項重要內容，要求全國各級檔案部門認真組織學習落實。鄉鎮檔案管理的電子化是鄉鎮檔案部門貫徹執行國家加強信息化檔案建設的戰略方針的必然要求。
（二）檔案管理電子化是解決鄉鎮檔案管理中出現的問題的有效途徑
鄉鎮檔案對鄉鎮的發展有著重要的意義，它真實準確地記錄著鄉鎮的發展歷程，為鄉鎮在新時代變革中的各項決策、事務留下憑證和依據。然而我國鄉鎮檔案管理實際工作中，存在著很多問題，檔案管理電子化對于接解決我國鄉鎮檔案管理中的一些問題有很好的效果。電子化檔案管理能夠通過簡便的錄入操作，進行檔案信息的收集與整理，大大減輕了檔案管理人員的工作壓力，也能夠更好的保證檔案信息收集工作的完成;電子化檔案管理可以通過管理權限的設定促進檔案管理制度的完善，確保檔案管理的規范性與可靠性;電子化檔案管理方式操作簡單，管理效率也更高，在檔案管理人員的更換過程中，可以更快的完成檔案管理工作的交接，同時，新任檔案管理人員也能夠更容易的掌握檔案管理的操作要領;除此之外，鄉鎮檔案管理電子化還能夠有效的解決鄉鎮檔案部門檔案積存過多，檔案庫數量及存儲空間不足的問題。在此基礎上加強鄉鎮政府對檔案管理的重視，將能夠有力的推動我國檔案事業的全面發展。
參考文獻
【關鍵詞】電子檔案 現代化 檔案價值 管理措施
一、檔案管理
近年來的社會發展中，隨著各種科學技術、經濟結構的出現，傳統的單純以手工檢索、人工調卷為主的檔案管理方式逐步無法滿足社會發展和經濟建設要求，更是無法適應時展要求，形成了一套以檔案管理理念、信息觀念和現代化社會發展觀念為主的工作方式。這種檔案管理措施和方法是變傳統的靜態檔案為動態檔案、變紙質檔案為電子檔案的一種管理模式，也是搞好和促進社會發展的一種新型、現代化管理模式。截至目前的社會發展中，檔案管理事業和管理工作人員為了能夠順應時展潮流，在社會發展中逐步形成了以多個方向去進行教學和歸納，形成了一批有一拼的復合型人才，也是一個堅持不斷創新、用于探索和實踐的現代化檔案管理措施。檔案在目前的社會發展中越來越發揮出其重要性作用，是社會各行業在發展中都不可缺少和忽略的工作環節，也是目前社會發展中最值得我們關注和重視的工作環節。截至目前，檔案管理工作中逐步形成了一套綜合化、系統化、全面化和合理化的發展流程和發展體系，更是實現了以適應時展和社會經濟要求為一體的綜合性發展模式。尤其是在近年來，隨著電子檔案的出現與完善，以電子計算機為主的檔案管理越來越受到人們的重視與關注，并形成了一套綜合性的發展模式和發展趨勢，成為目前社會發展中人們關注的重點話題。
二、電子檔案的管理原則
（1）規范性原則。規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規范性原則的要求是：所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準。這樣做，不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸的效率，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術方案。
（2）效率原則。檔案信息的電子化工作面廣量大，耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。首先，應在充分分析研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電子化方案，包括最優化的工作流程、最合理的技術模式（信息存儲格式、信息組織模式）和最適宜、先進、高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵；而優良的電子化加工系統，則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統的建設配置可能需要較大的投入，但它具有一次性投入而長期受益的特點。構建良好的檔案信息電子化加工系統，將極大地提高檔案信息電子化加工的速度，加快電子化的發展進程。
三、檔案管理工作中存在的問題
檔案管理作為當前社會發展中最為關鍵和重要的環節，其不僅在企業經營和工作中受到了人們的關注和重視，同時在國家政府工作中更是得到了人們的高度重視和關注，成為了整個社會發展中最為關鍵和重要的環節。就目前的檔案管理工作進行總結和歸納，其中還存在著諸多的缺陷和問題，對其進行研究和探索發現，其主要問題表現在以下方面：一是檔案管理缺乏系統的管理，并且在工作之中對管理人員專業知識和工作素質不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統化的管理方式，通過相關的科學技術成果促進企業工作方式的轉變，檔案作為企業工作的重點方式，其在管理和工作中通過信息技術的完善來促使檔案工作合理進行，并且形成系統化的工作模式和方法。二是管理人T的素質較低，導致管理力量薄弱。這是目前檔案工作中存在的主要問題，同時也是目前檔案管理工作中的重大缺陷。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的管理制度和檢查、考核方案。三是檔案管理中配套設施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命和保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。
三、應對和研究措施
（1）檔案是社會信息的重要組成部分。文獻信息是信息資源的主體，開發和建設好文獻信息資源，將對社會信息化起巨大作用。已納入信息系統的檔案工作，在管理上必須建立科學的信息接收、加工、存儲、輸出、反饋系統。檔案工作者必須強化信息意識和信息觀念，變靜態檔案信息為動態檔案信息，搞好信息資源的開發和利用。目前，許多電子文獻信息已收入數據片中（包括以紙質、磁盤、光盤為載體的文獻檔案），并已加工上網。
（2）增強經濟效益觀念。保存檔案的目的在于開發利用。檔案來源于社會實踐，又應用于社會實踐，具有廣泛的社會價值，能夠為社會各界進行有效的服務。所以，以開發、利用檔案信息為突破口，開展有償服務，既有利于社會進步，又有利于自身的發展。從開發利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實現檔案的價值，盡快地把檔案信息轉化為生產力。
（3）加速觀念更新步伐。高新技術推動下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質，有高尚的情操志趣，對國家社會有強烈的使命感和責任感，還要有堅實的檔案理論基礎，掌握多專業、多學科的科學知識，有嚴謹的科學態度和追求真理的強烈欲望以及樸實的工作作風，也要有創新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻的精神。
綜上所述，檔案資源的開發與利用，是檔案管理現代化的核心，因此，面對經濟時代的迅猛發展，檔案管理必須因勢利導，運用信息技術改造傳統的檔案管理工作，實現檔案管理網絡化，加強檔案管理信息高速公路建設，大力培養檔案管理新型人才，更好地為社會主義現代化建設服務。
一、電子文件定義及其特點
所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、檔案信息電子化的益處
從長遠看，檔案信息電子化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現一次投入，多次產出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務范圍。
三、檔案信息電子化的必然性
檔案信息的電子化建設是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。
第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
第二，形勢發展的需求。21世紀是信息化的時代，一般檔案館都藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設。
第三，社會強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細內容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
四、積極應對檔案信息電子化帶來的影響
電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策：
第一，做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
第二，解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止損失。
第三，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應電子化建設的發展，適應新技術的需要，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接技術革命最根本的對策。
第四，電子檔案是通過計算機、磁盤、光盤、打印、備份等形成的，與紙質檔案相比有其自身特性，由于簽名非傳統意義上的“親筆簽名”，法律上能否認可、如何認可；圖像、聲音的形成、技術鑒定水平及準確與否，電子檔案文件的法律依據等，都決定、制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義。而這些在目前尚未制定立法，因此，也沒有依法制定的相應規范和制度。對于檔案管理領域內的電子化管理這一法律法規性很強的工作，更需要法律、法規和制度進行規范。
