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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914(2011)09-263-02
物業檔案是隨著物業管理的出現而產生的，物業管理自產生至今只有百余年，我國引進這一模式僅僅20多年。在這短的時間里，盡管檔案管理不是物業管理工作的主要環節，然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展后，幾乎每一個環節都離不開檔案，無論是維修、養護物業設施，還是了解業主及物業使用人情況，又或是收取管理費用、開發經營活動等，都要用到物業檔案。如，某住戶在收樓后準備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁；裝修方案還包括改動原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業檔案的一部分。如果物業檔案管理得不好。甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至會需要重新測量，這就造成了不必要的浪費。由此可見，物業管理工作要能規范有序地開展。加強物業檔案管理尤為重要。
一、物業檔案管理的特點
1.動態性。物業管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對象是物業，服務的對象是物業的業主或住用人。相關對象的情況通常不會是一成不變的。物業可能需要進行維修、養護；業主可能因物業的買賣、交換等權屬變更而變更；住用人更有可能因租賃關系的改變而頻繁變動，因此，相對應的物業、業主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動。這就決定了物業檔案管理必須及時準確，動態性較強。
2.完整性。物業檔案主要可分為兩大部分：一部分是物業公司日常運作形成的普通檔案，包括行政管理和經營管理檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人員檔案、榮譽檔案等；另一部分是基層物業管理處日常運作形成的物業管理專門檔案，包括物業日常巡檢冊、物業維修檔案、物業租賃檔案、業主及住戶檔案、物業服務檔案等。物業檔案是以―個物業單位為對象組成案卷的，該物業不管發生何種變化，所產生的文件材料都須添加進去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了一個物業單位的變遷過程，從而需要物業檔案管理完整規范。
3.相關性。物業管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯系。許多檔案如機關文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業檔案則會隨著物業的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調閱。這就充分體現出物業檔案管理與人們的日常生活的密切相關性。
4.靈活性。物業檔案和某些檔案如產權檔案、人事檔案相比。具有一定的公開性，因為物業檔案記錄著有關物業及對物業進行管理的情況，這部分檔案內容對與本物業有關的所有人員來說都是公開的，像物業的維修檔案，有關綠化、環衛、保安的檔案等。但物業檔案又具有一定的隱密性，因為它也包含著大量的隱私內容和一定的公司機密。這部分檔案內容是不便于公開的，如住戶的個人資料、物業中各個單元的產權資料、公司的重大決策等。這就要求物業檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無限公開。
二、物業檔案管理中存在的問題
1.企業領導對物業檔案管理重視不夠。很多物業企業領導認為物業檔案管理工作是“安置型”工作。由于領導對檔案工作重視程度不夠，對物業檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳。長期以來造成了很多企業沒有專門的檔案庫房，檔案管理設施設備，檔案信息資源開發不足，員工檔案意識不強。物業檔案利用率低。重“藏”輕“用”。
2.物業檔案管理人員素質有待提高。目前，物業企業的檔案管理人員往往由前臺接待或客服人員兼任，沒有專門的檔案管理人員。由于領導的不重視，加上自身對檔案工作重要性和責任性認識不夠重視，很多工作人員存在應付了事的思想，工作不安心，對本職工作缺乏熱情；物業檔案管理人員平時缺乏一些專業知識的培訓，許多檔案人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上發展的要求，缺少創新和活力，專業素質和管理水平都有待提高。
3.物業檔案收集資料欠齊全。物業檔案是通過接收、征集等手段逐步積累起來，物業檔案由物業管理文件材料經過整理、歸檔轉化而來的。物業管理文件材料的形成、積累工作直接影響到物業檔案的完整性、準確性、系統性，可以說沒有收集工作，就不可能有完整的檔案。目前很多物業檔案管理人員在辦理物業檔案的過程中往往會收集不齊，一方面工作人員對物業檔案收集流程不熟，會忘記一些重要的步驟，如該簽字蓋章的沒有簽字蓋章等；另一方面對物業檔案應收集的文件材料要求不清，如裝修申請表中的裝修內容填寫不完整等。有時業主不交資料，檔案管理人員也不及時催繳，時間的延誤就會造成失檔的現象，從而會導致收集資料不齊。
4.物業檔案管理制度不健全。俗話說“沒有規矩，不成方圓”。很多物業企業檔案管理的相關制度不健全、落實不到位，檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案整理不規范：檔案管理人員在整理過程中有的沒有按照文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符。卷內資料漏失現象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是檔案綜合管理力度不夠；三是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。有的雖然制定了制度，但由于管理不規范，在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規范化發展。
三、提升物業檔案管理水平的建議
1.領導重視，增強全員檔案管理意識。(1)領導要重視物業檔案管理工作，建立健全物業檔案管理制度，落實責任，加強管理，切實做到把物業檔案工作作為物業質量管理和目標管理的重要考核依據。(2)組織全員認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》。加強檔案管理、保護檔案資料的宣傳工作，并不斷加強檔案法制建設，提高對檔案工作重要性的認識，提高全體工作人員的檔案意識。(3)配備專業檔案管理人員，加大對檔案管理人員的培訓力度，培養檔案管理人員的責任感，嚴肅認真的工作態度和全心全意的服務思想。
2.全面提高物業檔案管理人員素質。物業檔案管理工作是一項長期性，需要耐心和細心的工作，要提升物業檔案管理水平，提高物業檔案管理人員素質是基礎。(1)檔案管理人員要自覺樹立愛崗敬業精神，認真遵守“忠于職守，埋頭苦干，優質服務”的檔案職業道德規范，以勤為本。無私奉獻，不斷培養實干精神和嚴謹、細致、認真的工作作風。要明確檔案工作者的職責任務，既做好檔案收集和保管工作，又要不斷強化依法治
檔意識。(2)檔案管理人員要熟悉檔案的分類、收集、整理、鑒定、保管、借閱、銷毀的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指導；積極參加各項業務培訓，與其他單位的檔案管理人員相互交流工作方法和經驗，不斷學習，不斷提高。
3.收齊資料，做好整理。(1)要做到檔案資料邏輯上的辯學性。檔案收集工作做得好與壞，各部門移交的文件齊全與否，直接決定和影響了檔案管理工作的質量。檔案的內容來自各個方面，在形式上也不盡一致，因此，收集、立卷、歸檔、整理、著錄時一定要遵循規范。做到科學、簡潔，起到綱舉目張的作用。(2)要做到檔案資料的原始性。檔案的本質特征是原始性和記錄性的統一，絕對原始性指的是檔案只能是原件原稿，相對原始性指的是除原件原稿是檔案外，有些檔案復制件、圖書及資料也是檔案。這些原始資料對于經營目標的實現、“各以查考性”和物業企業發展戰略的確定起著關鍵性作用。(3)要做到檔案資料的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份檔案，就需要保存與檔案內容相關的有用的信息。收集到的物業檔案信息資料，統一交給檔案員集中整理，在整理過程中重點是要根據內容、來源進行分類，做到條理清晰、便于查閱。在整理過程中，可以將檔案制成標準化的圖、檔、卡、冊、表。
4.完善規章制度，依法管檔。(1)物業企業要建立健全并認真貫徹落實物業企業檔案管理方面的各項規章制度，對物業企業檔案的歸檔制度、利用制度、保密制度、保管制度、檔案人員崗位制度做出明確而嚴格的規定，建立動態的管理機制，使檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的及時更新，促進檔案管理工作的制度化、規范化發展。(2)檔案管理人員要嚴格按照規章制度執行，規范檔案管理。一是對檔案的使用實行嚴格的管理，借閱時必須登記后才能借出，歸還時須本人來歸還簽字，檔案管理人員對資料進行檢查，如有破損，立即修復，嚴重的要追究有關人員的責任；二是對檔案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用電子文件存檔時要注意留有備份，以免電腦病毒侵入后中毒，什么檔案都沒有了，平剛要做一系列的防范工作。
2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。
3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。
6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
物業檔案是在物業管理活動中形成的,反映物業狀況、業主和住戶變遷以及物業服務企業管理、服務、經營活動情況,具有查考利用價值的不同載體和形式的歷史記錄。它是小區物業管理基本狀況的綜合反映,是開展物業管理工作的基礎和依據,一般歸業主所有。
一、根據物業管理特點完善檔案內容
物業檔案的形式多樣,主要有檔、圖、卡、冊、表。“檔”是指在物業管理活動中形成的各類文字材料,包括早期介入文件、接管驗收文件、委托管理合同副本、租賃合同副本、業主和住戶來訪記錄等,是物業檔案的主要組成部分。“圖”是指根據實際需要繪制的房屋分幢平面圖、房屋分戶平面圖、房屋分層分間平面圖、屋內線路圖、管道走向圖、井下水道位置圖等。“卡”是指根據需要制作的內容濃縮、檢索方便的各類卡片,包括設備保養卡、維修記錄卡等。“冊”是指為了增加信息容量,提高管理效率而建立的業主繳費手冊、綠化管理手冊等。“表”是指房屋驗收質量登記表、業主情況登記表、房屋裝修申請表等。物業檔案管理狀況是考察評定物業服務企業資質情況的依據,是檢驗小區物業管理水平的標志,所以加強物業檔案管理至關重要。
二、建立健全物業檔案管理制度體系
物業服務企業應根據《檔案法》、《公司法》、《合同法》、《物業管理條例》等有關法律法規來制定物業檔案規章制度,使其覆蓋物業檔案的收集、整理、歸檔、移交、日常保管、提供利用等各個環節,以制度的形式對其具體操作行為作為規范。在此基礎上要狠抓落實,明確責任,依法管理,確保物業檔案各項管理制度的執行力度和執行效果,做到有章可循、有法必依,使物業檔案管理逐步變成自覺的行動,逐步進入制度化軌道。
三、加強物業檔案流轉的規范性
物業檔案是某一區域物業管理的原始記錄,具有從屬性與唯一性,其產權屬于全體業主共同所有。但其使用保管權卻時常異動:小區建成后,在辦理物業承接驗收手續時,由小區建設單位向小區物業服務企業進行相關檔案的移交,包括竣工總平面圖,單體建筑、結構、設備竣工圖,配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料,設施設備的安裝、使用和維護保養等技術資料,物業質量保修文件和物業使用說明文件以及物業管理所必須的其他資料;物業服務企業在受聘管理的期限內,對物業檔案負有形成、收集、歸檔和妥善保管的職責;并應在物業服務合同終止時將上述資料移交給業主委員會;物業服務企業變更后,業主委員會再將物業檔案移交給新的物業服務企業,原物業管理單位也應該將物業開發建設的文件材料和在物業管理中形成的維修養護、更新改造的物業檔案材料向新的物業管理單位移交。移交時,雙方要查驗移交檔案的數量及質量,并履行簽字蓋章等相關移交手續,確保物業檔案的來源清楚,去向明確。
四、注重物業檔案在物業管理中作用的實現
在物業管理中,物業服務企業在為小區居民服務的過程中形成了大量的動態檔案,包括各種交費、報修、維修記錄,業主出租情況記錄,、投訴及解決辦法記錄,參與街道、社區居委會活動記錄,冬季、雨季以及重大節假日進行安全檢查的記錄,對房屋共用部位和公共設施進行日常管理和維修養護的記錄,對違反規劃私搭亂建和擅自改變房屋用途等行為的記錄等。這些物業檔案系統而翔實地記錄著物業管理各方面的情況和數據,其準確性和真實性遠遠超過通過社會問卷調查得來的結果。因此,物業檔案就成為物業管理研究素材的基本來源,是物業服務企業開展物業管理、提供物業服務、處理突發事件、解決物業糾紛的重要依據。通過物業檔案,物業服務企業可以全面地了解業主(或住戶)的情況與需求,從而為業主(或住戶)提供各種有針對性的服務和開展適當的經營活動。例如,當從檔案中了解到住戶大部分是工作繁忙的高收入階層時,可以提供清潔家居、代洗衣服、汽車清洗養護等服務;而如果住戶中老年人較多,則可開設“老年人活動室”等場所。
五、加強物業檔案管理中現代化手段的應用
關鍵詞 創新 物業檔案 服務民生
一、物業檔案的主要內容
1.物業房屋管理檔案。房屋管理檔案是一戶一檔，其具體內容包括：（1）業主辦理進住手續的委托書；（2）業主戶口本、身份證、業主家庭詳細情況登記表；（3）房屋交用通知單、業主入住證明、入住時房屋鑰匙的交接驗收單；（4）交付業主文件清單、房屋驗收清單、收樓工作流程確認單；（5）物業管理服務合同、房屋電卡、燃氣卡交接簽收單；（6）房屋室內裝飾裝修管理服務協議、裝修施工注意事項、裝修管理手冊、施工隊的保證書、防水改動責任書、裝修施工證，施工人員臨時出入證、身份證及暫住證等；（7）更換物業產權人及其他變更資料等。
2.物業基建和設備類的科技檔案。開發商移交物業的建筑、設備設施等驗收竣工圖紙、洽商檔案以及與物業管理相關的技術文件、證件等物業維修檔案，具體內容包括：（1）竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料；（2）設施設備安裝、使用和維護保養等技術資料；（3）物業質量保修文件和物業使用說明文件；（4）物業管理所必需的其他資料。
3.物業文書檔案。在物業文書歸檔過程中，應及時收集物業各項管理服務的文件材料，包括：（1）物業管理企業在承接物業、辦理各種手續中所產生的文件資料；（2）小區物業站的報修登記表、零維修服務分戶臺帳，接待、回訪復查等檢查記錄表；（3）房屋及公用設備設施日巡檢維修記錄和維護保養記錄，大、中修及更新改造工程驗收記錄表；（4）物業小區的公用綠地、花木、養護與管理記錄；（5）公共環境、公共場所、房屋公用部位的清潔衛生、垃圾收集和清運的管理記錄；（6）保安、交通和車輛停放秩序的管理記錄等。
4.物業合同檔案。物業合同檔案主要包括：（1）小區業主委員會與物業管理企業訂立的物業服務書面合同；（2）物業管理區域內，供水、供電、供氣、供熱、通訊、有線電視、寬帶等單位委托物業管理企業代收費用及定期檢驗協議；（3）房屋及設備修繕的工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同等。
二、利用物業檔案，為百姓的安居生活服務
1.著眼長遠，物業公司早期介入開發建設項目。物業公司早期介入開發項目管理是為業主把好質量驗收關，建立完整、有效的物業房屋檔案，減少物業管理中的矛盾和糾紛，完善物業后期管理的基礎。目前，有許多物業管理單位沒有提前介入到開發建設時期，物業接手后給使用和管理服務帶來很多缺憾，物業服務質量不盡如人意的事情時有發生，如高層斷電、房間泡水、屋面漏水等等。這嚴重影響了業主的生活質量，直接導致服務投訴的增加，業主往往將找開發商解決不了的問題遷怒于物業，拒絕繳納物業管理費等等。物業公司前期介入可以將潛在的矛盾糾紛化解在萌芽狀態。
2.立足當前，物業公司利用檔案化解矛盾。物業檔案在處理糾紛、化解鄰里矛盾中發揮著重要作用。前一時期，在筆者公司管理的住宅小區內，有部分業主反映夜里睡覺時經常被較強烈的噪音吵醒。物業工程部及時委派了技術人員。為查找問題的根源，技術人員到物業檔案室查閱了工程設備相關的檔案資料，并與設備一一核對，結果發現是水泵房里的電磁閥裝置按反了。經過與物業檔案的對比研究，技術人員改裝了電磁閥自動進水裝置，解決了噪音擾民的問題。還有小區高層斷水時有發生，居民時有投訴。為解決這一問題，專業工程師及維修人員天天蹲守在泵房，查找問題產生的原因，并多次到物業檔案室查閱技術檔案資料。經過認真仔細調研，找出了斷水的原因，即變頻器經常死機。找出問題所在，就可以解決高層斷水的問題。諸如此類的事件還很多，由此可見，物業檔案在妥善處理突發性、群眾性事件時做出了突出貢獻。
三、更新觀念，創新物業檔案服務
1.強化檔案意識，把物業檔案全面納入物業管理工作之中。住宅小區的物業檔案在城市規劃建設管理中起著重要的作用。物業檔案是隨著物業管理行為的出現而產生的。在物業管理工作中，幾乎每一個環節都離不開檔案，無論是維修、養護物業設施，還是了解業主及物業使用人情況、收取管理費用、開發經營活動都離不開物業檔案。物業管理工作的好壞很大程度上依賴于物業檔案。因此，物業管理企業應該把加強檔案的管理作為一項重要的工作來抓。將檔案工作納入企業的物業管理活動之中，健全物業檔案的各項規章制度；從小區前期物業的決策論證、規劃、設計、拆遷、施工、竣工等跟蹤入手，凡是與小區管理有關的資料都要及時收集、跟蹤建檔，保證各種資料的完整準確，發揮其應有的作用；明確物業檔案管理的崗位職責，實施全方位管理，保證檔案的質量，促進物業管理和服務水平的提高；培養物業企業員工的檔案意識；實施物業檔案的網絡化管理；改善檔案的管理條件，加大人、財、物的投入，為提高物業管理服務質量提供保障。
【關鍵詞】物業管理；物業檔案；和諧社會；保障
【中圖分類號】TU942.62 【文章標識碼】B 【文章編號】1326-3587（2012）04-0159-01
檔案管理是物業公司的各項管理工作的關鍵環節。本文筆者通過對物業檔案的特點、發展趨勢、社會功用的解讀，來闡述物業檔案在物業管理中和促進社會和諧上的作用，來說明物業檔案管理工作在物業管理工作中的重要性。
一、物業檔案管理現代化
1、物業檔案管理現代化的含義和內容。管理現代化就是把管理工作信息化和最優化。隨著現代科學技術的發展，無論是物業管理還是檔案管理，都在向著現代化的管理目標邁進，物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。
2、物業檔案管理標準化。我國現行的檔案管理標準包括基礎標準、業務技術標準和相關標準，國家檔案局編制的《檔案工作標準體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領域內所有的標準。
3、現代化對物業檔案工作人員的要求。檔案管理現代化是不斷完善深化的過程，這一過程也要求檔案人員不斷提高自身的素質，包括思想意識、知識結構和操作技能等。
二、物業檔案的特點
1、檔案種類多樣化。由于物業檔案的主體包括物業服務公司、物業服務人員、物業的使用者、物業的開發商、設計者、工程設計方、承建商，以及政府有關部門如計委、國土局和房管局、城市規劃局等單位。
2、載體形式多樣化。物業檔案種類的多樣化決定了物業檔案形式多樣，主要有圖、文字、卡、冊、表。其中“，圖”是指根據實際需要繪制的各類平面圖、示意圖。
3、檔案的動態性較強。物業可能需要進行維修、養護，業主可能因物業的買賣、交換、繼承等權屬變更而變更，住戶更有可能因租賃關系的改變而頻繁變動。
4、公開性和隱秘性并存。物業檔案具有一定的公開性，因為物業檔案記錄著有關物業及對物業進行管理的情況，這部分檔案內容對與本物業有關的所有人員來說都是公開的，如物業的維修檔案，有關綠化、環衛、保安的檔案等。
5、檔案的完整性。物業管理專門檔案是以一個物業單位為對象組織案卷的，該物業不管發生何種變化，所產生的文件材料都須添加進去，體現出一種完整性。
6、和人們的日常生活息息相關。物業管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯系。物業檔案則會隨著物業的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調閱。
三、物業檔案的作用
物業檔案最重要的內容是物業管理專門檔案，它包括兩個部分：一部分是物業本身的檔案，包括開發建設成果的記錄和物業公司接管后對物業進行維修養護和更新改造情況記錄；另一部分是物業業主和住用人的檔案，包括業主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯絡電話或地址、租金、管理費繳交情況等。物業檔案的作用主要體現在這兩部分檔案上。
四、當前物業管理行業存在的主要問題
1、企業規模總體偏小。由于房地產開發規模普遍較小，開發方大多自行組建物管公司或成立物業管理處等，造成了一般物業企業難以快速實現高規格、大規模發展，企業規模總體偏小的現狀。
2、物管投訴多，社會認可程度低。物業投訴產生的重要原因，一方面是物管企業提供的服務和住戶期望與理解產生了一定差距。另一方面是開發方沒有足夠重視所建物業后期管理須要的客觀條件與運作成本。還有政府未下力氣引導群眾對物業管理消費形成正確認識，造成其社會認可度偏低。
我們應該充分認識物業檔案管理在推動和諧社會的建立上的重要作用，物業檔案管理對構建和諧社會主要有以下三方面社會功能：
一、它具有教化和益智的社會功能
現代物業管理追求的是一種小區的情調、小區的感覺、小區的文化與品味，使住戶有一種情感的歸屬。這樣的物業管理，能增長住戶的見識，開闊視野，陶冶情操，在潛移默化中提高居民的素養。應盡可能多地提供特色服務，努力做到“人無我有，人有我新”。比如在小區內可建立局域網，物業公司通過網絡向業主和使用人及時各種服務通知和信息，同時也利用網絡來加強物業公司和業主，以及業主和業主之間的溝通。只有通過這些普通小區沒有的特色服務，才可以提升小區的管理品位。
二、具有促進居民身心健康的功能
在衣食無憂的現代都市人群中，追求舒適、個性的生活小區正成為人們更高層次需求的集中表現。生活在高檔小區，享受著高檔物業管理，能產生“物我兩忘”的身心體驗。這樣人就會心情舒暢，心胸開闊，身心健康，提高生活質量。因此，就要求物業公司首先在人員的選擇上，應根據崗位的要求，制定嚴格的錄用標準，把好進人關。比如對管理人員，應盡可能地選用那些具有酒店管理經驗的，利用他們良好的服務意識，增加物業服務的內在品質。在安全護衛隊員的選擇上，除了外形的要求，還要在其綜合素質，思想品質等方面進行嚴格的考察和篩選，并輔以不斷的培訓，提高其工作責任心，以最大限度地保證小區的安全。
三、具有社交和繁榮文化的功能
一、加強物業管理小區檔案工作是建設和諧社會的需要
物業管理檔案是物業管理企業在對住宅區、工業區、商住樓、寫字樓等小區進行管理過程中形成的各種不同形式的歷史記錄，包括在日常管理和服務過程中形成的各種載體形式的檔案。加強物業管理小區檔案工作是建設和諧社會的需要，因為，社區建設需要對社區資源和社區力量進行整合，物業管理是社區管理的一部分，是社會建設的重要內容，檔案是物業管理企業進行小區管理的基礎，規范并加強物業管理小區檔案工作是強化社區管理的一項基礎工作，特別是現在隨著物業管理小區綜合治安、助殘扶困、環境保護、群眾性文化活動的組織和開展等都成為物業管理工作的重要內容，與此相應，其過程中形成的檔案內容也豐富多彩，涉及社會生活的方方面面，與老百姓生活密切相關。
二、物業管理小區檔案的具體內容
1.企業日常運行形成的管理檔案。如行政管理、人事管理、財務管理等檔案。包括物業管理企業自身形成的黨群工作、行政管理、業務管理檔案及人事和會計檔案。
2.企業接收的檔案資料。對物業管理公司來說，主要是指在接管驗收開發建設單位移交的新建物業或接管驗收已經投入使用的原有物業時所收到的文件、圖紙材料，如：設備檔案、基建檔案、業主資料。具體包括項目前期準備資料、驗收材料、交接材料：如建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、項目立項批復、施工許可證、建設項目命名、更名審批資料；物業移交會議紀要或移交證明；驗收證明資料，供水、供電、供氣、供熱、通信、有線電視等共用設施設備清單準許使用文件，設施設備明細表、合格證、使用說明書、保修協議；圖紙；水、電、氣、消防等單項竣工驗收報告；物業質量保修文件和物業使用說明文件；承接查驗所必需的其他資料。業主資料主要是物業業主和住用人的檔案，包括業主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯絡電話或地址、租金、管理費繳交情況等業主基礎信息登記表、業主購房資料。
3.物業管理活動中形成的業務檔案。如：業主報修登記簿、維修單、回訪記錄；門崗、巡邏、監控室交接登記簿，值班記錄表，報警記錄登記表，大宗貨物出門記錄；園林綠化、物業租賃、車位使用、社區文化建設及在對物業進行較大規模的改建、擴建、維修、養護時所形成的檔案材料。這部分檔案最大特點就是動態性較強，都屬于管理過程中形成的資料，因為物業檔案管理工作是一項動態性較強的工作，當物業的產權發生變動或房屋因大修、改建等原因發生變化時，其物業檔案資料也應及時變更，才能確保物業資料的完整、真實并準確反映物業的狀況；另外，當物業管理企業在對物業管理小區進行管理時，也會不斷形成新的資料。所有這些，都就要求物業檔案及時補充、更新，并做到管理規范化、科學化、動態化、系統化。
三、物業管理小區檔案的作用
1.有利于和諧社區的創建。目前，隨著小區物業管理水平的不斷提高，社區保障體系和社會化服務網絡的完善，很多物業管理企業積極參與社區精神文明建設和安全文明小區的創建活動，配合相關部門開展豐富多彩的社區文化活動，關心和扶助老年人、殘疾人等弱勢群體的生活，這些活動都得以物業管理檔案為依托，可以說，幾乎物業管理的每一個環節都離不開檔案，無論是維修、養護物業設施還是了解業主及物業使用人情況，或是收取管理費用、開發經營活動等，都要用到物業檔案。比如，對小區物業、小區道路的維護、維修就必須參考小區規劃、設計和小區建筑物的竣工圖及地下管線等方面的資料，物業管理公司只有通過圖紙才能了解物業的分布，占有、結構、面積、層數、建成年份以及各戶房屋與土地的權屬范圍和面積，了解物業使用、維修、改建后在結構與功能上的變化情況，從而為正確使用和維護物業提供了重要依據。因此，做好物業管理小區檔案工作，對促進社區發展，提高人們居住質量、生活質量和城市管理水平，全面建設和諧社會有著十分重要的意義。
一、物業檔案的概念
檔案來源于文件，文件是檔案的前身。一切檔案都是在文件使用完畢或辦理完畢后轉化而來的。
（一）檔案的定義
“檔案”一詞在我國始見于明代，但最經常被引用的出處是清康熙十九年（1680年）的《起居注》。該年十月，在批閱秋審眾犯冊時，“上問：‘馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本身亦有功牌，其罪如何？’大學士明珠奏曰：‘馬哈喇之父、叔陣沒，皆系松山等處事，部中無檔案，故控告時部議不準。
我國對檔案學的研究從本世紀二三十年代開始。至今，全國檔案界對檔案一詞的定義多有論及，提法各異。何魯成在《檔案管理與整理》中寫道：“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書。”1960年第一期《檔案工作》雜志社論中寫道：“檔案是本機關在工作和生產中形成的，具有一定保存價值的，并且經過立卷歸檔，作為真實的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料（包括技術、影片、照片、錄音帶等等）。”1985年國家標準局的《情報與文獻工作詞匯基本術語》和《檔案著錄規則》中檔案定義為“國家機構、社會組織和個人從事政治、經濟、科學文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態的歷史記錄。”1996年7月5日修正公布的《中華人民共和國檔案法》從法的角度規定了檔案的范圍：檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄（《中華人民共和國檔案法》第二條）。
（二）物業文件與物業檔案
物業管理工作形成的文件主要有兩大部分，即物業管理公司日常運作形成的普通管理文件和物業管理實際操作接收和形成的多種專業性文件。這些文件完成了現行功能之后，就過渡為物業檔案。
物業管理公司日常運作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、財務管理文件等。物業管理處接收的專業性文件包括接管驗收時接收房屋的建筑工程資料、設備和產權資料；形成的專業性文件包括住戶入住后不斷形成并補充的業主（住用人）資料；常規物業管理過程中形成的物業維修文件、物業租賃文件和管理服務文件；物業管理公司開辦多種經營活動形成的經營管理文件等。
（三）物業檔案的分類
物業檔案是物業管理公司在從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業管理的不斷發展和完善，物業檔案的種類也不斷增加，但總的來看，物業檔案基本上可分為兩大部分：一部分是物業公司日常運作形成的普通檔案，包括黨群工作檔案、行政管理和經營管理檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人員檔案、科研檔案、聲像檔案、榮譽檔案等；另一部分是基層物業管理處日常運作形成的物業管理專門檔案，包括物業清冊、物業維修檔案、物業租賃檔案、業主及住戶檔案、物業管理服務檔案等。
二、物業檔案管理現代化
（一）物業檔案管理現代化的含義和內容
管理現代化就是把管理工作信息化和最優化。隨著現代科學技術的發展，無論是物業管理還是檔案管理，都在向著現代化的管理目標邁進，物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。
檔案管理現代化的內涵包括兩方面：一是指現代科學技術和方法的應用；二是要達到優化、取得最佳效益。對物業檔案管理來說也是如此。
（二）物業檔案管理標準化
我國現行的檔案管理標準包括基礎標準、業務技術標準和相關標準，國家檔案局編制的《檔案工作標準體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領域內所有的標準。由于物業管理工作在我國僅有十幾年歷史，物業檔案管理更是檔案行業和物業管理行業中雙重的新課題，所以國內尚未制訂出關于物業檔案管理的標準。在具體工作中，應盡量參照各相關標準，如《檔案著錄規則》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《檔案號編制規則》、《檔案工作基本術語》等作為工作指導。對一些較為成熟的物業管理公司來講，如果條件具備，完全可以自行制訂本公司的物業檔案管理標準。
（三）現代化對物業檔案工作人員的要求
檔案管理現代化是不斷完善深化的過程，這一過程也要求檔案人員不斷提高自身的素質，包括思想意識、知識結構和操作技能等。
樹立科技進步和科學管理的觀念是提高人員現代化意識的基礎。既然現代化是一個永無止境的進程，人員也就必須習慣于不斷反省、不斷思變，在總結經驗、著手當前的同時放眼未來。既然物業檔案管理是一個新課題，就必然存在許多有待完善之處，在巨大的潛力可挖掘。物業檔案管理這一領域是大有可為的，要想永立這一行業潮頭，必須有要有前瞻性，首先就是要打好思想意識這個基礎。
三、物業檔案的特點
（一）檔案種類多樣化
由于物業檔案的主體包括物業服務公司、物業服務人員、物業的使用者、物業的開發商、設計者、工程設計方、承建商，以及政府有關部門如計委、國土局和房管局、城市規劃局等單位。因此，在物業服務活動中就形成了各種類型的專門檔案，如產權檔案、會計檔案、科技檔案（基建檔案、設備檔案）等專門檔案。這也是物業檔案不同于其他類型的專門檔案的一個顯著特點。
（二）載體形式多樣化
物業檔案種類的多樣化決定了物業檔案形式多樣，主要有圖、文字、卡、冊、表。其中“，圖”是指根據實際需要繪制的各類平面圖、示意圖。 “文字”是指在物業服務活動中形成的各類文字材料，包括早期介入文件、接管驗收文件、房屋及設備的修繕工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同、業主和住戶來訪記錄、代收費用的協議等。這部分材料數量大、種類多，是物業檔案的主要組成部分。“卡”是指根據需要制作的內容濃縮、檢索方便的各類卡片，包括設備保養卡、維修記錄卡等。“冊”是指為了增加信息容量、提高管理效率而建立的業主繳費手冊、綠化管理手冊等。“表”是指房屋驗收質量登記表、業戶情況登記表、房屋裝修申請表。
（三）檔案的動態性較強
物業可能需要進行維修、養護，業主可能因物業的買賣、交換、繼承等權屬變更而變更，住戶更有可能因租賃關系的改變而頻繁變動，因此，相對應的物業及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去，從而形成物業檔案的一個顯著特點——動態性較強。
（四）公開性和隱秘性并存
物業檔案具有一定的公開性，因為物業檔案記錄著有關物業及對物業進行管理的情況，這部分檔案內容對與本物業有關的所有人員來說都是公開的，如物業的維修檔案，有關綠化、環衛、保安的檔案等。但物業檔案又具有一定的隱秘性，因為它也包含著大量的隱私內容，這部分檔案內容是不便于公開的，如業主（或住戶）的個人資料、物業中的產權資料等。
（五）檔案的完整性
物業管理專門檔案是以一個物業單位為對象組織案卷的，該物業不管發生何種變化，所產生的文件材料都須添加進去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了一個物業單位的變遷過程，體現出一種完整性。
（六）和人們的日常生活息息相關
物業管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯系。許多檔案如機關文書檔案、審計檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業檔案則會隨著物業的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調閱。
四、物業檔案的作用
物業檔案最重要的內容是物業管理專門檔案，它包括兩個部分：一部分是物業本身的檔案，包括開發建設成果的記錄和物業公司接管后對物業進行維修養護和更新改造情況記錄；另一部分是物業業主和住用人的檔案，包括業主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯絡電話或地址、租金、管理費繳交情況等。物業檔案的作用主要體現在這兩部分檔案上。
五、當前物業管理行業存在的主要問題
1.企業規模總體偏小。由于房地產開發規模普遍較小，開發方大多自行組建物管公司或成立物業管理處等，造成了一般物業企業難以快速實現高規格、大規模發展，企業規模總體偏小的現狀。
2.物管投訴多，社會認可程度低。物業投訴產生的重要原因，一方面是物管企業提供的服務和住戶期望與理解產生了一定差距。另一方面是開發方沒有足夠重視所建物業后期管理須要的客觀條件與運作成本。還有政府未下力氣引導群眾對物業管理消費形成正確認識，造成其社會認可度偏低
六、產生以上問題的原因主要有以下三方面
（一）觀念落后，認識錯誤
1.關于物業管理：物業管理是針對物業產權多元化發展狀態而產生的，業主自管則不在《物業管理條例》調整范疇，不屬于條例規定和承認的物業管理。
2.關于物業收費標準：由于各類物業的類型不同，其管理服務的項目有所差異，需要管理服務的內容和管理服務的難度、深度及細度也不盡相同。不同物業的收費標準應根據不同類型的物業，不同管理服務項目，不同物業管理服務標準，按照國家計委、建設部等有關規定，分別測定出不同物業項目管理服務費的收費標準，報當地物價行政主管部門備案后施行，這才是最科學的收費標準。
（二）配套法規政策規定實施細則嚴重滯后
由于配套政策規定實施細則嚴重滯后，使現實中出現的很多問題沒法快速裁判。物業管理涉及方方面面，一些糾紛問題的解決上，主管部門因缺少可依據的配套法規與細節難以出據權威意見，造成公說公有理婆說婆有理。
七、恰當用物業檔案解決物業管理中存在的問題，推動和諧社會的建立
解決當前物業管理中普遍存在的熱點、難點問題，我們應轉變觀念，多方下手，觀念的轉變不僅在于物業管理公司，業主的轉變也是不可或缺的，觀念可以用合同、協議等方式來體現，雙方互相認可，彼此遵守執行，自然矛盾就減少了，即使有不愉快發生，也便于劃分責任，快速解決問題，這也就要求訂立合同時要嚴謹、細致、科學、合理，合同定立后要正確妥善保存，具體在合同中需要體現哪些理念，怎么體現？這都對我們物業檔案管理工作者提出了新要求。
1.業主與物業管理企業是平等關系。在物業管理工作中，物業管理企業受托對物業實施管理，給業主和使用人提供服務，物業管理服務合同一簽訂，雙方就是平等的合同關系，沒有主仆這種帶有奴性的錯誤區分。
2.業主委員會與物業管理公司應當目的相同。業主委員會與物業管理公司目的應是一致的，即共同管好小區。
3.物業管理企業不是什么都管。物業管理公司終歸是企業，職責是以合同的形式約定的，很多社會問題不在物業企業職責范圍之內。
4.物業管理服務不是“免費的午餐”。不少人習慣于過去住房的福利型政策，對物業管理“誰受益，誰付費”原則不理解，甚至持抵觸態度，拒交管理費。其實，業主在享受物業管理提供服務的同時，就有支付物業管理服務費、維護物業完好的義務。事實上物業管理公司實施物業專業化管理，為業主和使用人提供服務，是需要投入成本的，物有所值是最簡單的道理。
5.物業管理治安防范不是看家護院。物業管理公司給住戶、使用人提供的是安全防范服務。物業管理公司主要是按照服務承諾落實相應的防范措施，住戶、使用人不能認為交了物業管理費用，就可以放松警惕性，應以積極的態度做好個人和家庭的安全措施，防患于未然。
6.物業管理企業不是水電供應商。由于歷史的原因，物業管理企業普遍一直為水、電等公用事業部門無償向業主、使用人代收水、電費用，甚至承擔因業主、使用人拖欠、拒交水電費而墊付，物業管理企業“賠了夫人又折兵”。
7.物業管理企業應當依法維權。對于物業公司來說，業主、業委不一定就是弱勢群體，實踐中住戶往往可以任何借口或理由拖欠、少交、拒交管理服務費，而物業企業卻沒有很好的辦法應對解決。另外，一些部門、機構人為導致增加物業管理企業負擔。因此，物業企業也有依法維權的權利。
8.在物業管理區域內不光是物業管理公司說了算。個別物業管理企業因缺乏有效學習而沉醉在理所當然的“管理者”角色里，沒有依照相關規定，自己想怎么干就怎么干，成為物業管理行業的害群之馬，這些則應由主管部門查處糾正。
我們應該充分認識物業檔案管理在推動和諧社會的建立上的重要作用，物業檔案管理對構建和諧社會主要有以下三方面社會功能：
（一）它具有教化和益智的社會功能
現代物業管理追求的是一種小區的情調、小區的感覺、小區的文化與品味，使住戶有一種情感的歸屬。這樣的物業管理，能增長住戶的見識，開闊視野，陶冶情操，在潛移默化中提高居民的素養。應盡可能多地提供特色服務，努力做到"人無我有，人有我新"。比如在小區內可建立局域網，物業公司通過網絡向業主和使用人及時各種服務通知和信息，同時也利用網絡來加強物業公司和業主，以及業主和業主之間的溝通。只有通過這些普通小區沒有的特色服務，才可以提升小區的管理品位。
（二）具有促進居民身心健康的功能
在衣食無憂的現代都市人群中，追求舒適、個性的生活小區正成為人們更高層次需求的集中表現。生活在高檔小區，享受著高檔物業管理，能產生“物我兩忘”的身心體驗。這樣人就會心情舒暢，心胸開闊，身心健康，提高生活質量。因此，就要求物業公司首先在人員的選擇上，應根據崗位的要求，制定嚴格的錄用標準，把好進人關。比如對管理人員，應盡可能地選用那些具有酒店管理經驗的，利用他們良好的服務意識，增加物業服務的內在品質。在安全護衛隊員的選擇上，除了外形的要求，還要在其綜合素質，思想品質等方面進行嚴格的考察和篩選，并輔以不斷的培訓，提高其工作責任心，以最大限度地保證小區的安全。
其次，在服務標準上，不能局限于普通住宅小區的服務要求，可參照商務寫字樓和酒店服務的標準，制定專門的保潔、綠化、維修和安全防范服務標準。如對小區內的單元樓道，至少每天進行一次拖、掃、抹，同時加大保潔巡視力度，最大限度地保證樓道地面、扶手的整潔。大力提倡社會效益和環境效益。物業公司應努力在小區內營造以美化、亮化、香化為主題的良好的居住、生活、休閑環境，讓住戶真切的感受到居住在這兒就是一份品位和一種尊榮。
（三）具有社交和繁榮文化的功能
關鍵詞：檔案管理;物資企業;應用;改進
1檔案的價值
檔案是企業在生產經營中直接形成的歷史記錄。檔案在內容上是原始記錄，是信息和知識的源頭，一旦形成一般不能隨意修改。檔案不僅內容紛繁，而且種類多樣，如文書檔案、財務檔案、人事檔案、業務檔案等。檔案的價值是檔案在利用過程中產生的實際效益。
1.1歷史文化價值
檔案的價值是“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”。檔案作為一種特殊的文獻，是人類活動的產物，具有特殊的價值，其憑證價值是任何資料都無法替代的。檔案的珍貴在于原始性、真實性和多樣性。
1.2經濟價值
對于人事檔案和業務檔案來說，人事檔案記錄著一個人的學習經歷、工作經歷、職務職稱以及個人的基本信息。這些材料已經成為很多商家關注的目標，往往擁有的信息越多，商家謀利的概率也就越高。業務檔案被視為企業重要的無形資產，是企業知識產權檔案的組成部分，具有極高的市場價值。
1.3情報價值
傳統的檔案信息主要發揮參考價值和憑證價值。如今，越來越多的人已經意識到檔案材料作為一種知識資源所具有的情報價值。企業檔案是企業知識的重要組成部分，其完整的記錄了企業的宏觀和微觀發展情況，具有無可比擬的資源優勢，也是情報信息的重要來源。
2檔案管理在物資企業經營中的作用
物資企業的檔案是在各項生產、經濟活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理是物資企業管理的一部分，是保存企業歷史真實面貌的一項重要工作。
2.1參考作用
檔案是物資企業發展的重要憑據，是企業發展的原始記錄。對重大項目的實施方案、計劃、策略、業務的評審材料等進行保管，可為后續物資管理型企業的發展提供參考。
2.2憑證作用
由于財務的原始記錄即原始憑證，是記載各單位經濟活動的最初的書面材料。通過一定的單、表、卡片、臺賬等形式反映企業生產經營活動，是企業會計核算中最原始、最基本、使用最多、數量最龐大的憑證材料，是進行經濟核算的重要依據。財務檔案有很強的憑證依據性，不僅是經濟決策的重要依據，還對保護國家財產、執行國家財經紀律起到監督作用。
2.3可追溯作用
當物資企業與其他企業發生糾紛、訴訟時，檔案可發揮證據作用，提供了與爭議企業進行談判及可追溯的依據。
3檔案管理存在問題
3.1重視不夠
長期以來，部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、一收一放的事務性工作，不是主要工作，不能創造經濟效益。對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無法適應企業追求精細管理的需要。
3.2標準化程度較低
對檔案工作標準化重要性認識不足，檔案部門所執行的標準與國家標準有所偏差。一些基層檔案管理人員認為檔案工作標準化只是推薦實行而不是強制執行，其價值和意義不大，所以沒有嚴格執行。在檔案的處理、保存和管理等細節上，僅是執行標準化管理的一部分規定，管理過程粗放。
3.3隊伍建設方面
隨著企業管理信息化水平不斷提高，為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。由于企業將發展重點放在經營上，對檔案工作重視支持不夠，導致愿意投身檔案管理事業的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業培訓而致使業務能力無法適應檔案管理工作的發展需求。
3.4電子歸檔實施效果不佳
信息技術在各領域的廣泛應用實現了社會的快速化、智能化建設。目前許多企業的歸檔已將紙質檔案改為電子檔案，更有利于保存、分類和整理。但是，由于信息技術在檔案應用上不夠普及，檔案人員思想認知不清，操作技術不熟，導致由紙質檔案到電子檔案的轉變承接不夠全面，制約了檔案硬件的更新換代。
4改進檔案管理的措施
4.1做好檔案宣傳，強化服務意識，提高服務水平
利用多種形式宣傳檔案的歷史文化價值、經濟價值、情報價值，提高對檔案工作重要性的認識，取得各方面的高度重視和支持。檔案人員要樹立服務觀念，增強服務意識，明確服務方向，端正服務態度，提高服務質量。服務質量高低是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是檔案工作者義不容辭的責任。
4.2加強檔案標準化建設
要保證檔案工作標準化質量，加強對檔案標準化實施的培訓和監督。培訓和監督可以由檔案行政管理部門組織，更新檔案標準化的相關知識，及時糾正標準化實施過程中偏離標準的做法，促進標準化活動正常有序的開展。
4.3建立健全檔案工作規章制度
完善的制度是進行高效管理的手段，任何一項工作的順利開展，都需要相關的制度做保障。檔案部門應建立健全檔案的歸檔制度、保管制度、保密制度、查閱制度及利用制度，并納入崗位責任中監督考核。
4.4加強檔案隊伍建設
提高檔案管理專業性，增強檔案人員的的責任感與使命感，不斷提升專業能力，培養高度的職業敏感性，及時做好檔案歸檔工作。企業應重視對檔案管理人員的選拔，定期對其進行專業培訓，保證持證上崗，建設一支具有較高專業水平和職業素養的檔案管理隊伍。
4.5加快檔案的信息化建設
關鍵詞：養老保險社保業務檔案管理
1維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。
隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。
2社會保險業務規范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。
社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。
為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。
3社會保險業務檔案管理的統一與標準化
社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。
3.1統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。
3.2統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。
3.3統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。
