時間：2023-05-29 16:16:01
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇檔案的數字化管理范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
1．標準規范建設。這是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、掃描、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范，并指導實施的過程。房產檔案信息化的標準、規范相當于信息高速公路上的“交通規則”，對于確保計算機管理的房產檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有重要的意義。
2．基礎設施建設。主要指房產檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的房產檔案信息網絡，才能充分發揮房產檔案信息化的整體效益。
3．應用系統建設。主要內容包括房產檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它關系到信息建設的速度與質量，集中體現了房產檔案信息化建設的效益和房產檔案信息服務的效果。
4．檔案信息化資源建設。主要內容包括館藏檔案數字化和電子文件的采集和接收。主要形式包括檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化房產檔案全文及專門數據建設。
5．人才隊伍建設。房產檔案數字化管理，不僅需要檔案專業人才、計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。
一、當前我國檔案管理的主要問題分析
管理制度的發展滯后致使棄檔、死檔等現象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠的角度來看，我國制度的改革以及社會的發展隨著人才流動壁壘的減少。我國檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當前我國檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現象較為嚴重。甚至出現一些“自持檔案”的現象。隨著社會的發展，檔案本身的嚴肅性、準確性以及唯一性，逐漸已經被很多人視同為“雞肋”。
（一）“人檔分離”。因為傳統檔案管理存在較多的問題，加上目前的檔案流動性比較大，因此檔案內容和個人之見出現了一定的偏差，部分檔案，比如認識檔案就不能夠對當事人的實際情況進行體現，作為人事檔案應該要能夠對當事人的各項基本資料體現。檔案一旦何其主體之見失去了聯系，就會出現人檔分離的情況，檔案的價值自然就沒有了，因此檔案必須要和實際相符，這是其特質也是其要求。
（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網絡上，已經長期開始定期公示“長期失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網及人力資源網站將很多這樣失去聯系超過5年且被公示又無人認領的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當前我國面臨的該類棄檔現象已經成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統計，當年在全國范圍內就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。自從90年代以來，我國的新用工制度就讓流動人口的數量變得更大了，企業單位對檔案的管理也開始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開始產生了變化。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統一的城鎮企業職工基本養老保險等制度，辦理退休以及養老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。
目前社會的流動性比較大，很多的地方都有了相應的服務機構以及檔案管理機構，這樣檔案就會逐漸的和其主人失去聯系，導致了目前的很多檔案均是沒有用的“死檔”，而檔案管理機構對于這些聯系不到本人，無法收取檔案費用的部門也是比較嚴重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當事人不進行手續的辦理亦是如此，所以檔案部門只能夠將這些檔案進行封存，隨著檔案的積累越來越多，這樣的棄檔也在增加。導致了檔案價值的喪失，其實檔案在我國來說，因為國企和事業單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。
二、我國人事檔案發展的方向和趨勢展望
（一）人事檔案管理向信息化方向發展。因為人事檔案中對個人的過往記錄比較多，雖然是紙質的，也是具備了唯一性，其管理會有問題，增加了風險性，而且遺失后的補辦也是比價困難的，這是目前檔案管理比較常見的問題。我國的檔案事業發展后，政府部門對于檔案信息化管理和數字化管理的關切也是比較多的，但是實際的情況卻并不樂觀，并沒有取得比較好的發展和利用。但要在全國范圍內盡快形成統一的信息化、數字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數字化進程已初現成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務”項目，這些項目將分類整理的紙質檔案進行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內容相對應和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進入到“數字檔案庫”中查詢當事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當事人或查詢單位開設證明。
（二）電子化、數字化、信息化是其主要的方向。我國的電子技術獲得了比較大的發展，而數字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應用前景更加廣闊，加上我國的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復雜，如果不進行數字化管理，將會是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業中也是使用比較多的，數字化人事檔案管理是單位對檔案個人進行了解的一個窗口，實際的應用價值比較大。
關鍵詞：數字化、檔案管理、網絡化
中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A文章編號：1006-026X（2013）12-0000-01
前言
21世紀是一個信息技術發展日新月異的時代，信息技術在各個行業各個方面的運用已經越來越普遍，并逐漸成為各個行業競爭的有力技術手段已經各方面進步和發展的不竭動力。而對于信息量巨大，工作量頗高，提供大量信息資源的檔案管理工作來說，計算機技術、網絡技術等數字化技術的變革的沖擊，為其帶來了巨大的機遇以及挑戰，正確的認識檔案管理的數字化發展，并使其向數字化的方向發展，使得檔案管理更加的系統、及時、準確和高速，從而實現對資源更加地有效利用和分享。這樣能夠促進檔案管理行業的發展，減小管理工作過程中的工作量及難度。
一、我國檔案管理的現狀
我國檔案管理是以服務社會主義現代化建設檔案資源為目的，其主體是依據《檔案法》建立的檔案館，檔案館也是集中管理、保存檔案的基地，它能實現諸多檔案管理功能比如：收藏功能、存儲功能、宣傳功能以及傳播功能。同時在我國這樣一個歷史悠久，古文化燦爛的國度，檔案管理不僅具有重要的意義，并一直得到重視，并取得了巨大的發展。發展到現階段，隨著網絡技術、通訊技術等信息技術的進步和發展，對檔案管理也產生了極大的影響。近年來，檔案管理過程中信息化、數字化技術得到了成功地應用，使得檔案管理方面產生了巨大的變革，電子式的文件大批量的產出，以及計算機技術下紙質檔案數字化的進步，促進了檔案包含信息內容的加速，并逐漸出現檔案管理對象檔案實體與檔案信息管理工發生分離的情況。正如我們所知，檔案它是能夠被我們傳輸、表達、感受的，以圖像、文件等為載體的一種信息。現階段，網絡信息技術的發展，必然會導致不同區域的使用人員共享檔案信息的情況，憑借各種數字化技術，檔案管理的工作也將突破地域，形成“移動中的檔案館”，建立起全國乃至全世界范圍內的檔案管理中心，檔案信息將更加容易獲取和傳播。
二、數字化檔案管理的內容及特點
信息化建設的關鍵是實現信息資源的共享以及高效的利用，無論從哪個方面來說檔案都是信息資源的中心，因而對檔案規范化以及標準化的管理已受到社會各行各業的廣泛關注。正是在這樣的背景下，為適應各行業發展的客觀需求，數字化檔案管理運用計算機網絡技術并結合數據庫系統對文字檔案、圖像檔案等檔案形勢進行數字化的管理，全面的管理，并進一步實現檔案系統與辦公系統的無縫銜接。數字化檔案管理是由若干年前西方“數字化圖書館工程”的概念演變而來，是一種利用多種計算機多媒體技術的新型檔案管理形式，基于高速網絡實現跨庫檢索并對海量檔案信息庫群進行管理。
數字化檔案管理包括諸多方面的內容，主要可完成以下工作：首先是以計算機網絡技術，多媒體技術以及現代通信技術為基礎，建立起能過在外部進行信息調整的公共網絡系統。其次是將不同時期、不同類別的檔案信息庫以及多種其他信息庫作為基礎信息，形成能夠將傳統檔案信息轉化，自動生成電子檔案的數據庫形式。再則是實現智能處理，實現數據庫到知識庫的轉變，并運用自然語言進行全網絡的檔案搜索，實現檔案信息的全網絡共享。最后是建立成立體化，全方位一體化的使用體系，及時地處理和提供各類檔案信息，并保證信息資源使用過程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。
數字化檔案管理作為一種基于互聯網的分布是檔案管理系統，能夠根據不同的需求提供各類檔案信息服務，數字化檔案管理主要有以下幾種特點及優勢：
1、實現經濟效益的提高。
如今，社會經濟得到的飛速的發展，造成現實的辦公效率難以應付海量的信息，由此形成了尖銳的矛盾，在傳統辦公方式之下，一直是一種粗狂型的模式。也就是一種單純的以增加人員和辦公用具來解決這些問題的手段，這種方法造成企業管理成本大幅度的增加，相反數字化檔案管理一改傳統紙質載體的檔案信息，將其轉化為機讀的檔案信息，不僅在很大程度上減少了管理費用，節約了大量實體空間，還能有效地方便查詢，進而避免了印制紙質資料而造成的浪費和成本的增加。
2、實現辦公效率的提升
數字化檔案管理能夠做到資料的及時歸納和盡早利用。譬如，在企業人事管理的過程中，需要管理對象眾多，并且有極大的流動性和負責性，員工調動，退休等都會伴隨著檔案的移動，要想一絲不茍地準確記錄和了解這些動態的信息，按照以往的管理模式必將消耗大量的人力、物力，而且還可能造成延后。但是利用數字化的檔案管理方式，通過計算機網絡就能輕松準確的統計這些信息，同時回過頭來要想查詢這些信息也是什么的簡單和方便，可以使得相關的工作人員做到對所有信息進行實時的控制和處理。并且，由于計算機技術以及信息都不受物理空間的限制，因而數字化的檔案管理更是能實現檔案的無界性，由此檔案庫也由實體的檔案館變為可供隨時隨地利用的信息處理中心。
3、實現檔案的高效利用
傳統的檔案管理都是在檔案室或者檔案館內進行的，而且是以紙質材料為載體的，這樣給使用者帶來了諸多不便，然而數字化檔案管理則能夠使人們更加方便和精確的獲取所需的檔案信息，網絡化的檔案管理更是能使使用者不受時間以及空間地域的限制，從而大大提高檔案信息的利用效率。
三、數字化檔案管理建設應注意的問題
數字化檔案管理能給我們帶來諸多方面的便利，但與此同時也存在著多個方面的問題和有待克服的困難，為了實現全面檔案管理的數字化建設在，實踐過程中應注意一下幾個方面的問題：
1、系統工程的構建
我們必須認識到檔案管理數字化建設是一項系統的工程，它包括設計、開發、整理等多個方面的工作，而且日常的記錄、保管等工作也具有相當大的工作量，所需要的設備也是多種多樣。為了提高管理系統的效率還應管理查詢系統的設置以達到資源查詢及共享的目的，并進一步開發操作系統、加密系統等已全面提高檔案管理的水平。
2、保證檔案的安全性及可靠性
運用計算機技術的數字化檔案管理最重要的一點就是安全性的保證，全網絡資源共享對其安全也提出了更高的要求。現在網絡技術發展迅速，應注意及時更新保護系統以保證管理系統的安全運行，防止其被惡意破壞或侵入。
3、注意與辦公系統的高效銜接
與辦公系統的銜接將有助于企業對自身進行數字化檔案管理，實現企業財務管理、人事管理等的有效結合，提高檔案管理的效率。實行科學完善的管理規章制度，實現文檔一體化，電子檔案及紙質檔案同步保存，并在兩者之間建立有效的銜接通道，做到數字檔案管理的有跡可循，提高數字檔案的可靠性。
一、 關鍵詞：檔案數據庫；檔案數字化管理；電子文件
信息經濟已成為當今社會經濟發展的新動力和新增長點，信息化成為各企業競爭的制高點。作為企業各個領域、各種生產和社會活動歷史記錄的檔案，其信息載體也正在快速地向數字化發展，數字檔案將成為未來5-10年內新產生檔案的主體。面對這樣的形勢，如果缺乏完善的檔案館數字化解決方案，企業各領域的信息化發展必然也會受到制約。目前，要實現檔案館的數字化管理，我認為要加強以下三個方面的工作。
二、 首先是檔案數據庫的建立和維護。
檔案數據庫是檔案數字化管理系統的核心部分。檔案數據庫設計是檔案計算機處理系統設計的核心和基礎，其效能往往影響到整個系統的功能和效益。檔案數據庫的設計要經歷由現實世界經過概念世界向機器世界轉換的過程。它要解決的問題是：針對一個檔案工作應用領域，設計優化的數據庫邏
輯結構和物理結構，使之滿足用戶的信息管理要求和數據操作要求，有效地支持各種應用系統的開發和運行。數據庫設計的目標是為用戶和各種應用系統提供一個高效率的運行環境。數據庫的設計過程應考慮的約束條件有：計算機軟硬件環境、數據庫管理系統的能力、用戶的需求及系統對完整性、安全性的要求。計算機管理檔案的實質是用數據處理的方式管理檔案信息。檔案計算機管理要適應資源共享的需要建立綜合性網絡數據庫，應遵循多個原則，側重于檔案管理與生產、經營、管理、科技活動的銜接，實現數據管理、整理編目、利用查詢、安全保密等多重功能。其次是現有館藏檔案的數字化，實現從檔案機讀目錄的管理到檔案原文信息的數字化管理。
三、 檔案數字化管理
在對館藏檔案資源進行分級鑒定、有序整理的基礎上，有計劃地分期分批把紙質檔案、照片檔案以及錄音、錄像檔案等進行數字化加工，使這些信息與現有檔案資源數據庫并網。在此筆者著重提及的是紙質檔案和照片檔案的數字化。二者數字化的原理和技術相同。紙質檔案檢索查找不便，保管和利用都受到一定程度地限制。利用數字圖像技術，將紙質檔案文件以及照片、圖片、底片等通過輸入設備(數碼像機、掃描儀、數字攝像機等)所獲得的并以數字格式存儲的圖像，在電腦上利用各種圖象處理軟件，對圖像進行各種技術處理，如對污損、殘缺圖像進行修復、OCR 圖像文件的管理、檢索、打印輸出等，以提高保管質量和現代化管理水平。對這些檔案進行數字化，可以極大地提高檔案和利用效率。一般而言，一個完整的計算機數字圖像應用系統包括輸入、存儲、處理、輸出等主要環節。基于輸入設備的核心技術主要有光點轉換技術、色彩管理技術、色彩校正技術、動態色彩樣正技術、三色同步掃描技術；處理技術主要有色彩增強技術、增強圖形技術、位增強技術、圖像處理軟件；存儲與檢索技術主要涉及圖像壓縮格式(TIFF 與JPEG 格式)和檢索查詢技術；輸出技術可采用不同方法和設備進行：屏幕顯示輸出、熱轉換打印輸出、彩色噴墨打印輸出、數碼擴印技術、膠片記錄儀等。一個理想的數字圖像系統，不應孤立地考慮某一個環節的處理方法和技術，而是要尋求整體綜合效果，系統的每一個環節都必須符合要求，才能保證獲得滿意的最終效果。數字化的設備的性能，決定了數字圖像的質量。
三、是電子文件的收集與歸檔。
1.電子檔案的特點：
（1）、虛擬性：電子檔案是在計算機中產生和處理，其信息形態是數字化的，在沒有與數據處理系統及硬件、軟件相結合時，它是無法顯示出來的，是非實際的事物，因而具有虛擬性。
（2）、依賴性和不可識別性。電子檔案要依賴于計算機軟、硬件和數據庫與網絡系統，離開計算機等設備電子檔案不可用。其對設備的依賴性體現在：一是數字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術設備更新，五是加密。
（3）、信息存儲的高密度性。無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于以往各種人工可識讀的信息介質，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。
（4）、載體的多樣性。傳統的檔案，記錄信息的載體是紙，變化也是紙張規格的大小，但電子檔案載體有磁盤、有磁帶、光盤等，呈現多樣性。
（5）、信息共享性，傳統檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息。
（6）、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實體進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復制、傳___________輸、便于異地調閱或形成文件。電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”實現異地遠程調閱，給人類、經濟、商務、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題如：（一）數據的易消失性；（二）信息的不安全性；（三）信息的易改動性；（四）信息的易出錯性。由于電子檔案這些特性，決定了電子檔案在收集、整理、鑒定、編目、檢索、保護、利用等方面有其自身的特殊要求。
2.電子檔案的收集。
電子文件從文書轉化為檔案過程中，無需分類，組卷，因為在計算機上可以多角度進行分類、組合、檢索，可以盡情地表現文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯系，因此無需專門分類、組卷。所以就不存在“案卷”這一基本單位了。電子檔案在接收方式上可以采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進入檔案部門網絡規定的地址，從網絡歸檔、移交、在接收的過程中，需要必要的設備條件、技術條件和業務準備。檔案部門需要配置專門的電子文件格式轉換設備，對接收檔案進行統一轉換以解決不同格式電子文件的識讀問題。
3.電子檔案的整理。
由于電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，可以根據不同的需要，利用自動化系統對電子文件進行自由組合分類，所以電子文件的整理在歸檔前就由各機關單位將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件處于一種有序狀態，并對電子文件進行了分類和編號，組織建立了數據庫。對于脫機保存的歸檔電子文件，即電子檔案其整理工作主要就是組盤，按一定規律，將相關文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。
4.電子檔案的鑒定。
電子檔案的鑒定分為內容鑒定和技術鑒定兩個方面，電子檔案內容鑒定主要是對文件的內容及某些形式特征進行充分的技術分析，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現。技術鑒定包括可讀性鑒定，無病毒鑒定和介質鑒定等。電子檔案的鑒定程序為歸檔以前確定歸檔文件，并劃分保管期限；檔案室在接收電子文件時，進行內容鑒定和技術鑒定，對未進入檔案室的電子文件在保管一定時期后再鑒定，以確定其是否需要繼續保存。
5.電子檔案的保護。
電子檔案的保護是電子檔案管理工作中的重點。電子檔案多為磁性材料，其存放環境和防護設備與紙質檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度，防磁性等條件的要求高，需對庫房溫濕度進行嚴格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防磁場和電場的設施，電子檔案還要嚴格防范計算機病毒，因而保管條件更復雜，保管難度更大。具體要求為：（1）控制適宜的溫濕度。對磁性載體，推薦溫度為18℃，相對濕度為40%，光盤保存推薦溫度為14℃-24℃，相對溫度為45%-60%。（2）防止灰塵。灰塵可以造成電子文件載體表面的污染和劃傷、載體的腐蝕、降解、滋生霉菌等。灰塵是電子檔案載體的最大天敵，在電子檔案的保管過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。（3）防止外來磁場和機械震動的影響。外來磁場作用于磁性載體上，能使磁性涂層發生消磁或磁化，破壞記錄信息，影響讀出效果。要防止外磁場的影響，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等，并避免強烈的機械震動。（4）防止光線和有害氣體的影響。有害氣體具有酸性和氧化反應，使盤基老化、脆性增大、強度下降，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
6.電子檔案的利用。
電子檔案的全文數字化使得利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據需要對其信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等，滿足利用者的各種需求。檔案人員還可以按照一定的專題對電子檔案進行編輯，形成檔案匯編或其他形式的編研成果提供利用。
（一）全面考慮各種實施要素
明確目標后，應確定各種實施要素，即數字化檔案信息的重點發展項目，如全文信息化項目、局域網數字化服務項目、廣域網信息服務項目等等。各種實施要素需采用不同的評估方法，可借用某些指標性體系。
（二）保障系統的建立
構建保障系統也是為了保障數字化檔案信息管理的順利實施，保障系統指的是數字化檔案信息管理體制、運行及保障機制。即檔案信息的數字化建設及實施需要各項規章制度、組織、機構、人力、財力及物力的支持，更無法脫離保障系統。
二、加快立法，確保數字化檔案信息的法律效力
（一）加快立法
我國已經頒布了《合同法》，其中涉及到電子信件、合同、電報、傳真、電子信息交換、郵件等等有形的內容形式，對于實現我國數字化電子檔案的法律效力具有積極的作用。此外，有關《政府信息公開條例》也對破壞政府信息的違法分子進行了刑事及行政責任的規定。就某種意義而言，偽造電子檔案數字簽名的后果，和破壞印章、文件所應承擔的法律責任相同。如今，逐步實現數字化電子檔案法律效力已然成為一種趨勢，除采用技術、方法來保障其完整性與可靠性以外，還應加快立法，明確其法律地位。
（二）加強監控，確保數字化檔案信息的法律效力
為了確保數字化檔案信息具有足夠的法律效力，不少國家紛紛制定標準化監控及管理程序，以進一步明確數字化檔案信息的重要性。在完善的監控程序及高效的管理體系下，想要確保數字化檔案信息的真實性與完整性并非一件難事，但是，應當注意把握前端控制及全面管理的思想。除此以外，應當著重強調的一點是電子檔案數字化進程中的著作權及數字化權等問題。目前，不少法律案件均涉及到數字化權問題，為保障著作權者的合法權益，在檔案信息的數字化過程中，應對檔案來源進行鑒別，看其是否受到《著作權法》的保護，若在《著作權法》的保護范圍內，應全面考慮檔案信息數字化權問題。若不受《著作權法》保護，則無需考慮這些問題。同時，還應確認檔案信息的所有權，數字化檔案信息仍屬復制行為，必須同著作權人積極協商，給予其足夠的報酬，并獲得其許可之后，方可將其檔案信息收錄數據庫中。
三、引入新型安全技術，保障數字化檔案信息的安全性
關鍵字：檔案管理；數字化；技術變革
中圖分類號：F299.23；G270.7
隨著互聯網信息技術的發展，數字化技術運用到人們工作和生活的許多個方面，在檔案管理中，數字化也得到了極大的運用。檔案管理的數字化就是在檔案管理過程中利用計算機技術和信息技術，使檔案變成數字化和網絡化的利于管理和處置的電子檔案。采用數字化的存儲方式，能夠節約大量的存儲空間，方便檢索，便于保存，對于更好的高效利用檔案資源有著積極的意義。在檔案數字化的運用中，要堅持真實性、安全性、便捷性等原則，提升檔案數字化管理的效率。
一、檔案管理數字化的意義
實現檔案管理的數字化管理是十分必要的，檔案管理數字化技術的運用主要是指利用計算機、數字攝影和掃描等先進技術，將檔案資料以數字化信息的形式進行保存并加以利用，形成系統的檔案管理信息庫，進一步提高檔案管理的質量和效率。方便快捷的檔案數字化管理將改變以往傳統的管理模式，有效地提高管理效率。
檔案管理數字化主要具有兩個方面的意義。一是數字化能夠節約檔案管理的空間。紙質檔案比較厚重，占據較大的空間，保存紙質檔案需要較大的場地，在保管的過程中，對于庫存的條件要求比較高，在搬運的過程中需要的人力財力也比較高。而采用數字化的存儲，更夠有效的節約存儲的空間，存儲較為便捷。二是數字化資源方便檔案的處置和共享。采用數字化檔案管理的模式，檔案檢索利用都較為方便，且電子化的檔案館也方便讀者進行查閱下載，這有利于對檔案資源行進行有效的管理和處置，以達到檔案資源的高度共享。
二、檔案管理數字化的現狀和問題
雖然我國進行檔案的數字化管理的時間還不是很長，但也取得了可喜的進步，自上個世紀九十年代行業實行檔案數字化管理以來，檔案管理逐漸從手工管理向信息化轉變，既保護了檔案信息，又加快了檔案的開發和利用，全面提高了檔案管理的合理性。但檔案管理數字化技術的運用還是一個不穩定的、易出現問題的新事物，這也體現了事物發展的普遍規律，發展都需要過程，不會一蹴而就。所以，對于不成熟的檔案管理數字化管理工作而言，并不是十全十美。當今檔案管理數字化技術的運用所出現的問題可以歸納為以下幾點。
（一）檔案管理的數字化系統不健全
檔案數字化管理的目的就是為了方便檔案的存儲查閱和利用，這就需要建立起完整的檔案管理的數字化系統。從檔案的存儲管理和利用都有著一套較為便捷的平臺。但是就目前來說，檔案管理的數字化系統并不健全。長時間以來，檔案管理資料的作用只是為提供咨詢或者證明等簡單的服務，在實際利用效果和服務上都缺乏深入和創新，使得檔案管理工作只是停留在表面，開發程度還不夠，所以很多服務還無法開展。
（二）缺乏標準的檔案數字化管理標準
在如今經濟和科技都快速發展的時代背景下，信息技術與計算機技術越來越發達，為人們的生活、工作提供了很多便利，但事物的屬性都是相對的，大量信息的每日更新使得檔案管理資料在搜集與整理的過程中都存在著一定難度，這可能會造成資料的缺失和錯誤。對于檔案管理的數字化建設，需要統一的標準和流程。但是目前，我國在檔案管理標準化建設還沒有統一的標準，對于檔案管理的數字化的相關規范和要求還不夠健全。
（三）缺乏專業的檔案管理人才
對于檔案創新形式的運用，最重要的是要培養熟悉檔案數字化管理的人才。但是目前來說，我國對于檔案管理學方面的培養力度還不夠。很少有專門的大學開設檔案管理學，所培養的專門性人才還不多，難以滿足檔案數字化管理的現實需要。
三、檔案管理數字化的改進措施
（一）培養專業性人才
人才是第一生產力，這一點在各行各業中都有很明顯的體現，當然，行業中的檔案數字化管理工作同樣注重人才的培養和利用。只有擁有大量既懂得先進計算機技術，又懂得檔案管理的人才，這一領域才能在時代洪流中獲得更好的發展。而我國檔案管理數字化管理人才的培養主要可以從兩方面入手。首先，對已有的數字化檔案管理人才進行專業知識的培訓，使他們逐漸改變陳舊觀念，更新知識結構，提高創新能力和管理能力，進一步改善該行業的人才結構。其次，要積極吸納高水平、高技能的數字檔案管理人才，要從招聘、管理、激勵等方面，留住人才。
（二）加強標準體系的建設
缺乏標準化的檔案數字化管理會造成檔案管理資料保存的不完整且不規范，那么檔案管理的數字化管理就失去了滿足社會需要、加快檔案管理建設的意義，更不用談檔案管理數字化應有的價值。然而，目前檔案管理數字化管理中，這種現象還普遍存在，一些檔案館的數字化管理手段和管理制度還不標準、不規范，這極大的阻礙了檔案管理數字化管理的正常發展和創新。于是，加強檔案管理數字化建設就具有重要意義，只有健全了相關體系，保證檔案管理信息的規范和完整，那么數字化技術在檔案管理中才能得到更好的利用。此外，規范檔案管理的標準和體系，會對檔案管理數字化建設、發展產生極大的促進作用。
（三）健全電子檔案數據系統
原始的檔案管理資料大多是紙質的，通過人工錄入或者用掃描儀進行掃描等兩種方式，將紙質版的檔案資料轉化為數字版的檔案資料。這是數字檔案制作的兩種最主要的形式，但前者是一種效率較低、容易出錯且占用大量人力資源的方式，而通過掃描儀將紙質版檔案轉變為電子版檔案就是一種比較實用的方法了。但要保證檔案管理資料不遺漏、不缺失，就要健全電子檔案數據系統的建設。這主要體現在兩方面，首先，數字檔案的管理人員通過掃描儀在將紙質檔案轉變為數字檔案時，也要將紙質版資料重新錄入，并及時修改、補充、更新數據資料；此外還要講原始的紙質資料保存完好，因為數字檔案在存儲或傳輸的過程中可能會出現很多不可控的因素導致資料的丟失或損壞。
四、結論
檔案管理數字化極大地節省了人力資源，將人力逐漸轉向服務行業，簡化檔案管理流程的同時，還提升了檔案管理的質量和效率。在運用數字化進行檔案管理的過程中，要注意堅持可用可查可共享的基本原則，簡化檔案的查詢流程，方便檔案的使用。為了推進檔案數字化的進程，必須進一步培養專業的檔案管理人才，加強檔案標準化體系建設，進一步健全電子檔案的數據系統。
長期以來由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用和價值，檔案利用需要與檔案所提供的檔案信息，利用方式之間的矛盾遲遲難以解決造成。檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。檔案管理的數字化建設已經成為加快國家信息化步伐和發展我國檔案事業的需要。如果不重視檔案室數字化檔案館的建設，不能在網絡上有效的傳遞檔案信息，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被信息社會淘汰。
檔案管理數字化是經濟社會信息交流的必然需求。隨著經濟社會的發展，社會各階層對檔案信息的需求日益增大，對檔案信息的要求也更加復雜，社會各階層，各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁。人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流平臺。實現檔案館之間的檔案信息資源共享。檔案管理數字化是實現檔案管理現代化的重要手段，當今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐。瞄準社會對檔案信息資源的需求和加快創新，提高服務水平和管理效率，一味停留在傳統檔案管理止步不前，守著金山找飯吃，無疑是不現實的。因此檔案工作只能堅持與時俱進。
由于傳統的檔案大都保管在檔案室、檔案館、又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準確的查找到自己需要的檔案，網絡化的實現，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用率。
數字化檔案管理使資料能及時歸檔，盡快提供利用，按照以往的傳統管理，必須歸檔后才能查找，而通過網絡計算機管理的數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，數字化檔案事實上成為了無墻界檔案，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供方便信息控制中心。
數字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發，與傳統載體的檔案相比，數字化檔案的最大特點是能夠通過網絡迅速流動，數字化檔案的管理，研究和建設將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從保管，利用職能向信息采集、管理和信息服務智能轉變。今后隨著計算機，網絡的進一步發展，信息高速公路的進一步拓寬，數字化檔案管理將會得到更好的發展。
各國檔案館都在尋求相適應的現代化檔案運作模式以增強自己在網絡社會中的競爭力，更好的為社會和讀者服務，成為未來社會的公共信息中心和樞紐。在我國，檔案館大部分已經完成檔案業務管理自動化建設，未來的重點應該是檔案的數字化和網絡化建設。
檔案數字化系統分為日常業務管理、檔案數字化采集系統和數字化閱讀系統三大部分組成。每個部分縱向和橫向的各個節點都應到達一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力，部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成是不現實的，不可能齊步走。
日常業務管理包括文件查閱借閱登記，上級來文登記，公文處理擬稿等檔案室日常辦理的業務，這些有些部分已經形成數字化管理，但是還有一些依然用傳統的紙質記錄。為了實現數字化檔案管理就要一步一步盡量利用計算機進行日常檔案管理工作，慢慢形成一套日常業務管理工作的體系，依照體系將常用日常業務綜合起來，保證信息化數字化處理的時候能做到安全、準確、無誤。
檔案的數字化采集系統指的是檔案在收集的時候把紙質文件轉換成數字信息存儲在電腦中進行保管，轉化的途徑有專業的掃描儀，數碼相機，攝錄機等數字設備。實質是檔案信息的數字化，它是指將檔案信息內容轉換為計算機所能識別的數字代碼的過程。檔案數字化通常包括檔案數字化輸入；檔案數字化轉換；數字化檔案接收。將傳統檔案信息輸入計算機，由計算機提供檔案信息為社會服務。
數字化閱讀指的是，將數字化保存的文件提取，進行閱讀。最重要的就是通過網絡進行檔案文件的檢索和查閱。如果能做到這一步就真正的實現了檔案數字化信息化的建設。
檔案網絡化是充分利用現代網絡技術，將各種數字化檔案信息融為一體，進行管理、傳輸、檢索和利用，真正實現檔案信息資源的共享。檔案網絡化管理改變了傳統管理模式下各類信息資源自立門戶、分而治之的狀態，它是檔案信息化的重要標志。現代網絡技術的快速發展，已經形成了融開放式與互動式于一體的信息網絡環境。在此環境下，一方面檔案作為一種信息，融入信息社會化的浪潮是必然趨勢；另一方面檔案管理可以突破傳統時空的局限，在空問上實現異地歸檔、查詢，在時間上真正實現全天候服務。
數字化檔案管理的好處：
1、提高整個部門的工作效率
實施檔案管理的信息化后，部門管理員工可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。
2、提高整個部門的技術水平
企業的信息化、數字化、網絡化是發展的大方向，每個部門都這方面投入很多的精力。只有實現檔案工作的信息化，才能和礦業公司的發展相協調，適應不斷變化的外部環境。
3、有效的進行檔案的收集工作
檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動；檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動，如果沒有一個好的管理平臺（管理工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。
4、有效的為科研服務
檔案管理的信息化，將檔案在網絡上共享，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了研究院整體的工作效率和競爭力。
5、有效的為決策服務
科技檔案是研究院最寶貴的無形資產，是研究院投入大量資金、經過科技人員辛勤勞動，由檔案管理人員分類、編目，最終成為研究院的核心競爭力是研究院領導決策的依據。而文書檔案通常是由院領導親自起草，親自下發的，是領導決策的具體體現。所以檔案的信息可以更好的對檔案進行利用，為決策提供依據。
6、部門職能變保管為服務
檔案管理信息化以后，公司的無形資產（企業檔案，包括文書檔案、科技檔案等）可以在網絡上方便瀏覽（有相關的權限控制），為公司領導和設計部門提供優質服務，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內部信息的信息中心。
檔案數字化技術是為了順應新時代新發展的時代潮流，是加強檔案管理效率提升的重要途徑，同時其也是目前檔案事業機構應值得推廣的一項先進技術。另外為了使信息數字化檔案的使用價值更為高效，相關檔案管理機構應該積極學習計算機信息應用的先進技術，從而使檔案資料的使用價值能更好的為社會服務。
參考文獻：
關鍵詞：城建檔案，數字化，作用
Abstract: the digital service function of the municipal files plays an important role in promoting the municipal files work to walk road of the information, which is beneficial to the work of the municipal files of quick and convenient; Members of the file information form, structure, the change of the municipal files work must be decided to step into the digital age.
Keywords: members of the file, digital, role
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
計算機技術、網絡通信技術、高密度存儲技術、多媒體技術的高速發展，使城建檔案的載體從紙張到磁盤、光盤、U盤、移動硬盤等出現了大量的電子文件。為適應信息化發展的需求，傳統的檔案管理模式必須向現代化的管理模式轉變。我們城建檔案事業要善于運用現代化信息技術來提高城建檔案的信息服務功能，使城建檔案在城市建設中發揮其應有的重要作用。
一、城建檔案信息化建設的歷史背景
城建檔案信息化的發展基本上是跟著計算機技術的發展走過來的。不管采用了什么新技術，但是本質上，實現的功能就是一個：用計算機這種現代化手段來實現城建檔案的接收、管理和檢索利用。只不過是隨著計算機技術的發展，同一個功能用了不同的、更高的技術來實現而已。
1、20世紀八九十年代是我國檔案館的重要發展階段。從總體上看， 20世紀90年代以前的檔案館以收藏紙質檔案為主，通過卡片式或書本式目錄或指南反映館藏，這時檔案館業務工作的開展基本上以手工為主。
2、20世紀90年代以后，計算機開始進入檔案館，出現了機讀式檢索工具與一定數量的機讀檔案，計算機在檔案館中的應用為檔案館進入自動化階段揭開了序幕。這時檔案館對于計算機的運用還主要以單機形式為主，通過功能簡單的檔案管理系統完成檔案的著錄與檢索利用工作，大量的工作還是以手工為主。
3、21世紀初到現在，以計算機技術、數據存儲技術、網絡通信技術為核心的信息技術全面滲透到檔案館領域，將檔案館推向自動化發展階段。這時相當一部分檔案館尤其是大型綜合檔案館和大型企業檔案館建起了館內局域網，用戶可以通過局域網訪問檔案館的機讀目錄、光盤數據庫和檢索系統。一小部分檔案館實現了與互聯網的連接，大量的檔案目錄數據庫在該時期建立起來，為檔案館館藏檔案的網絡化服務奠定了基礎。
4、《全國城建檔案信息化建設規劃實施綱要》指出目前還未建立計算機管理系統的館要建立城建檔案計算機管理系統，實現城建檔案計算機輔助作業和輔助管理；正在進行館藏檔案目錄數據庫建設的館應完成數據庫的建設，全面實現館藏檔案檢索計算機化；已建成城建檔案計算機管理局域網絡系統的館，應實現與政府部門政務網的銜接和專題數據庫建設；正在開展城建檔案數字化轉換和信息資源建設的館，要完成數字城建檔案館和網絡信息服務系統的構架。
總之，城建檔案館需要將電子文件收集歸檔、保管、并向社會提供利用服務，這就是數字城建檔案館產生的歷史背景，也是時代賦予城建檔案館的任務。
二 、信息化是城建檔案事業發展的必然要求
我們城建檔案現在的主要現狀是在工程環節中形成大量的電子文件未能得到有效收集，造成資源流失、重復加工。傳統的城建檔案管理已不適應信息化的發展趨勢，使城建檔案館的寶貴資源沒有得到很好的開發利用。所以我們應該積極利用現代信息技術，全面采集、提煉和開發城建檔案信息資源，把城市地上、地下的建筑物、構筑物信息進行數字化處理，實現檔案管理的科學化、規范化、動態化和信息化。
第一個方面，全球信息化的大趨勢決定城建檔案工作必須適應新形勢。目前的社會是一個以信息為主導的時代，人們獲取信息的手段和方式也步入信息數字化時代。各行各業以互聯網為依托，進行著數字化生存和發展。城建檔案信息是城市建設、規劃及其管理過程中形成的寶貴的信息資源，在這種時代背景下必定要融入數字時代，信息化建設是必由之路。
第二個方面，未來的數字化信息社會對城建檔案服務功能的需求決定了城建檔案工作必須走信息化之路。傳統的實體利用形式已經難以滿足社會對城建檔案信息的需要。未來的數字化信息時代，必將促使城建檔案館的社會服務功能發生變化。各部門的信息化建設、電子政務建設尤其是建設系統信息化的建設等等方面，建設單位、施工單位、監理單位、設計單位等單位基本上都已應用計算機制作檔案，這樣就產生了大量的建設電子文件， ――這些在建設工程管理環節中形成的大量電子檔案的接收、管理、利用要求城建檔案工作必須步入信息化、數字化管理。
第三個方面，城建檔案的信息形態、結構的變化，決定了城建檔案工作必須步入數字時代。建設工程在勘察、設計、施工、監理各工程環節中計算機輔助施工、計算機出圖等等形成大量的建設電子文件；勘察設計行業CAD技術得到普遍應用；甲乙級設計單位計算機出圖率達到100％；計算機輔助施工技術（CAC）也在建筑施工領域得到應用；建設工程管理中已普遍實現了計算機輔助管理。城建檔案作為城市建設的資源庫，將不容置疑的步入信息化時代，向數字化發展邁進。
第四個方面，城建檔案信息產業化的發展趨勢決定了城建檔案工作必須步入數字時代。 在我們建設領域產生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應用；如何保證在信息時代城鄉建設活動中的真實歷史記錄長期保存下來并向社會隨時提供利用。以提供信息、服務社會為主導的城建檔案事業必將融入信息產業化的潮流之中。這種需求、這種信息產業化的發展趨勢，決定了城建檔案工作必將步入數字時代。
四、城建檔案信息化建設的近期主要任務
數字城建檔案館――是城建檔案管理技術與計算機技術、網絡技術和多媒體技術等結合的產物，代表著城建檔案事業的發展方向，也是城建檔案信息化的表現形式。那什么是數字城建檔案館呢？數字城建檔案的定義是，一個依靠信息技術接收、管理城建檔案并通過網絡為城市規劃、建設、管理提供支撐、保障、服務的應用系統。對城市的發展而言，數字城建檔案館的建設是一項極具有戰略意義的工程，是城市的基礎平臺建設工程，是城市信息化水平的提升工程，是城市信息化服務能力的建設工程，建設好這樣一個工程，意義重大，影響深遠，非常必要。
從城建檔案工作實際出發，推動城建檔案信息化的進程。 以需求為導向，以應用促發展，把發展作為主題，把信息化作為主線和動力，把卓有成效地為城市建設和社會發展服務作為根本出發點的職能要求。積極開展、探索電子檔案接收與管理，加強對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔的監督與指導。 加強電子文件的歸檔管理，加大對城建電子檔案的接收力度。創建城建檔案特色數據庫，基礎地理信息數據庫， 地下綜合管線數據庫，規劃審批成果數據庫，重要竣工項目數據庫城市規劃方案數據庫，聲像資料數據庫。
數字城建檔案館可以進一步強化傳統城建檔案館的檔案信息服務功能，提供新的管理和服務機制。數字城建檔案館構建了虛擬的城建檔案信息環境，用戶所需的城建檔案信息可以通過網絡動態的進行組織，而不管其是否是本館的館藏，城建檔案服務也可以突破館界的限制，有效地利用城建檔案信息。我們應建成全方位、多層次、技術先進的城建檔案信息化管理、服務體系，實現資源共享。深層次開發城建檔案的內在價值，為城市的規劃、建設和管理提供全方位的信息，提高城市建設的科學化管理水平。建成門類比較齊全的城建檔案基本信息數據庫和專業信息數據庫，信息服務達到及時、準確和權威；信息資源的開發和利用達到較高水平，并取得較好的社會效益和經濟效益，使城建檔案信息化成為城市建設事業不可缺少的有力保證。
作者簡介：
檔案管理數字化具有很多的有點和意義，主要表現在以下幾個方面：第一，檔案管理數字化可以使得檔案的儲存空間變得更加簡略，它可以節省很多文字信息的存放空間。我們可以利用現代的網絡存儲技術，將那些紛繁復雜的紙質的檔案資料以數字化的形式放在計算機里面，這樣可以避免紙質檔案的殘缺和破損；第二，檔案管理數字化可以提高我們的檔案信息管理的時效性，縮了我們在整理檔案信息資料時的加工時間；第三，檔案管理數字化把檔案信息的利用率迅速提升。現在的網絡技術如此發達，檔案管理數字化可以將檔案信息和最新的科學技術連接在一起，同時在以先進的網絡技術和計算機技術為基礎，可以充分得將檔案管理數字化的功能發揮出來。我們可以利用現代網絡系統將整理的檔案信息的成果快速的發到各個部門，延展了我們的信息的可利用范圍；第四，檔案管理數字化可以縮短查找檔案信息的查找時間。傳統的手工檔案信息在檢索時，是需要大量的查找時間的，我們得先檢索檔案目錄，在進一步查找，這個過程中需要很多的時間和浪費人力。而在檔案管理數字化中，我們進入頁面，只需要搜索相關信息的關鍵詞就能快捷地找到相應的檔案資料。
2、關于落實檔案管理數字化的方法問題
2.1既然檔案管理數字化能夠給我們的生活帶來這么多的方便和快捷，那么如何真正落實檔案管理數字化的方法就是我們面臨的重要問題。我們要保證檔案的原件處于安全狀態，同時要把檔案信息的利用率提高。這樣我們就得注重檔案管理數字化，這是比較基礎的工作。那么在進行檔案數字化的管理時我們需要從以下幾個原則上進行把握：第一，遵循方便利用的原則，這是數字化管理的主要目的和要求；第二，掌握排序的原則。在管理檔案數字化中，我們要提前建立好每個文件的相關的目錄數據庫，這是數字化工作得以開展的基礎，在目錄數據庫建立中，我們要注重質量，準確無誤地對檔案信息資料進行整理、著錄、分類以及編頁，這樣就能可以建立一個質量很高的文件目錄和案卷目錄。同時我們也為檔案數字化打下了牢固的基礎，杜絕了數字化管理在源頭上的錯誤。這一定程度也決定了管理檔案數字化的勝負；第三，掌握復制克隆的基本原則。我們要在管理檔案數字化中注意信息的完整性，在進行縮微、鑒定整理、數字化以及仿真復制這些工作中，要進行合理安排和布局，不要出現掃描錯誤，不能多次重復掃描。當然我們不能因為信息的敏感程度和重要程度不同而對有的信息進行刪除，這樣會造成檔案的不完整性，從而給檔案的利用帶來不必要的麻煩。要盡可能地保持檔案的原來面貌，減少損害檔案原件的可能性。
