時間：2023-05-30 14:34:57
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【關鍵詞】企業檔案；管理體系；建設措施
企業檔案對于企業自身的發展有著極其重要的作用，為此做好企業檔案的管理，加強企業檔案管理體系的建設就顯得非常必要，如何加強企業檔案管理體系的建設，成為了相關工作者急于探討解決的問題。基于此，本文就加強企業檔案管理體系建設的措施進行了探討，給出了一系列相應的措施，相信對有關方面的需要能有一定的幫助。
1.建立與完善檔案管理組織與制度體系，打好“依法治檔”攻堅戰
檔案管理組織與制度體系是檔案管理法治化的一把大刀，是“依法治檔”的根本保障。在組織體系中，特別要打破過去每個部門設立一名兼職檔案員的做法，尊重“誰形成誰移交”的原則，把形成檔案的所有崗位都列入檔案管理組織體系范圍，并且把每個部門的主要技術負責人指定為部門主要兼職檔案人員。新型的組織機制，注重檔案管理網絡功能的發揮與網絡結構的包容性，無論部門與人員如何調整都不會削弱網絡功能，強調責任到具體“崗位”與“人”，是檔案管理體系的組織基礎與人力保證。由于現代企業經營模式的綜合性和多樣性，所形成的檔案屬文書檔案的范疇，而建設工程檔案則屬于科技檔案的范疇，應按照檔案各自的形成規律和管理標準進行科學管理。結合企業實際編制檔案的分類方案，制定各類檔案的管理標準。并注重檔案信息的管理，用科學的方法和現代化的管理手段借助計算機技術，對檔案信息進行綜合管理，建立數字化全文數據庫，實現科學、方便、快捷的檔案管理和利用。
在制度體系中，首先要對國家、地區與行業的規范作全面深入的總結與梳理，在尊重國家規范的前提下，從行業的角度，結合企業自身的特點進行制訂與修訂。要突出在信息化背景下“收集是檔案第一要務”“簡化整理”“注重服務功能”，強調規范的實際可操作性。宏觀層面修訂《檔案管理辦法》，微觀層面修訂各類檔案的收集、整理、保管、利用、考核等全過程的檔案管理規范體系，制訂側重于企業信息化、檔案數字化、資源整合與共享的檔案信息化管理規范體系，以及檔案管理的各類制度體系。對于信息化的新產物――數碼照片、視頻文件的管理，結合實踐，進行科學創新，制訂《照片與視頻檔案管理規范》。制度體系建設是一項長期的工作，要不斷去探索、發現、改進、優化制度中存在的問題，并記錄下來，積累到一定程度集中修訂與完善，保障制度的有效發揮，堅決打好“依法治檔”的攻堅戰。
2.創建信息時代檔案流程管理體系，避免制度流于形式與表面
在傳統檔案管理中，往往制度流于形式，工作銜接上不協調，細節上缺乏具體的操作方法，存在責任不明、有令不行、執行不力等問題，致使檔案收集難、管理難等問題。在日常管理中，很多時候職能部門并不是不愿管或不愿配合，而是缺乏具體的落實與操作細則去指導實踐。流程就是執行力，是規范的具體落實，而規范又是流程管理的執法依據，兩者相輔相成。流程管理就是將檔案管理的目標進行逐個分解，并具體落實在流程上面，各個環節緊密聯系，有嚴格的先后順序，讓處于流程環節中的所有人都懂得，檔案的事務分別由誰來做、怎么做以及如何做好的標準就一目了然。檔案流程化管理，有利于職責清楚、責任分明，消除了人浮于事、扯皮推諉、執行不力的痼疾，徹底消除原有工作環節之間的摩擦，大大提高檔案管理的效率與管理品質。房地產的檔案現代化管理也是如此的。房地產檔案管理要朝著現代化信息化的發展， 要吧電子管理工程建設起來， 把電子信息技術運用到各種檔案考核，檔案管理之中去。
3.定期下達《歸檔任務書》，打破制度的框框，解決檔案收集難
收集是檔案的第一要務，是傳統檔案工作中的難點。《歸檔任務書》是把各門類檔案所要收集的資料集中匯編并明細，將責任落實到崗位與人。《歸檔任務書》打破了規范的條條框框，尤其在業務操作上缺乏靈活性以及其內容與形式在辦法、規范中所不能表達的地方，講究實用性與可操作性，是對管理規范的重要補充，是流程管理的進一步細化與落實，是檔案管理體系的重要組成部分。它緊緊圍繞“收集是檔案工作第一要務”的宗旨，做到“檔案收集全覆蓋”“責任落實全到位”“歸檔資料全明細”，每年根據企業發展的實際情況修訂、編制成冊，并在頭年12月份定期下達，可以徹底解決檔案收集難的問題。
《歸檔任務書》主要包括收集范圍明細表、歸檔文件要求、移交時間及移交要求。特別是收集范圍用各類明細表的形式，羅列重要檔案項目資料的詳細清單，讓部門人員有針對性地去收集。
4.實現規范化操作，規范檔案管理操作流程
（1）要對檔案管理的流程有明確的認識，結合企業的內外因素，全面掌握企業的業務進行情況，對企業業務的了解不能停留在表面，還要更加深入全面的分析，以了解業務活動的方方面面，對企業的業務活動爛熟于心，對其面臨的問題，問題的對策等等也要下足功夫。
（2）要確定檔案的來源，也就是說確定檔案在哪些業務過程中形成，這是檔案整理歸檔的依據，要切實重視起來，避免出現問題。
（3）就要按照一系列流程完成企業檔案管理的程序，檔案管理工作要做到細心、認真，發現錯誤及時糾正，以保證檔案具有實用價值。
房地產企業要想做大做強，就一定不能忽視管理的重要性，我們不難看出，一個企業的生死存亡往往就決定于一個企業的管理水平的高低，企業要樹立正確的認識，將管理貫徹企業生產經營的始終，對于房地產企業來說，檔案管理應當引起足夠的重視，作為企業管理活動中的重要一環，其作用不容小覷。俗話說，千里之堤毀于蟻穴，一個小小的紕漏就可能引發大的危機，所以對企業來說要不斷提高檔案管理水平，使其為實現企業利潤的最大化服務。
5.全面整合檔案資源，構建檔案信息網絡化與共享
服務整合檔案資源，實現網絡共享，是檔案工作的最終目的與方向。它是以檔案管理系統軟件為橋梁，通過電子數據的導入、與企業主要業務系統之間的接口鏈接開發等手段，實現檔案資源的全面整合，通過條目檢索與全文檢索，實現檔案資源的共享服務。房地產企業檔案管理的過程， 需要尋求多個企業的合作， 行業的合作也將為房地產檔案管理提供更多的發展空間。各企業在合作的過程之中， 可以互相學習， 吸收各自的發展經驗和優勢， 提高自身的競爭力。
在信息化的現代企業，要配置適合信息量大、傳播速度快、網絡化的檔案管理的軟硬件設施設備，開發檔案管理系統與企業主要業務系統的關聯接口，通過創建數字化檔案室與檔案登記備份，實現傳統檔案、企業各業務系統，各類電子文件等檔案資源的全面整合與網絡共享服務，構建檔案信息的網絡化收集、管理、存儲、服務等各環節的管理體系。
6.結語
綜上所述，加強企業檔案管理體系的建設對企業自身的發展有著極大的促進作用，因此，我們就需要通過有效的途徑，采取有效的措施，做好檔案管理體系相應的工作，以完善和提高檔案管理體系的建設，從而在一定程度上促進企業的發展。 [科]
【參考文獻】
【關鍵詞】項目檔案；檔案信息化；組織機構
隨著國家對軍工研究所固定資產投資力度的加大，對項目竣工驗收的要求也越來越嚴格，固定資產投資項目檔案（以下簡稱項目檔案）驗收作為項目竣工驗收的重要組成部分，其管理體系日益受到關注，如何有效地提高項目檔案管理水平，順利完成項目竣工驗收任務，是理論與實踐亟待解決的問題。
一、 軍工研究所項目檔案管理面臨的挑戰
（一）上級機關對項目檔案管理的嚴格要求。早在2007年國防科工局就下發《固定資產投資項目檔案驗收辦法》，對項目檔案的驗收組織、驗收申請、驗收要求提出了具體指導意見。隨著國家對軍工研究所固定資產投資力度的加大，對項目檔案的管理和驗收要求也越來越嚴格。2013年國防科工局下發《國防科技工業固定資產投資項目竣工驗收實施細則》，明確規定“項目進行竣工驗收應完成項目檔案單項驗收”，并指定項目主管部門負責其所屬單位項目檔案單項驗收工作。隨后各軍工集團也出臺相應規定，進一步規范項目檔案的驗收工作。如中國兵器工業集團于2014年印發《中國兵器工業集團公司固定資產投資項目檔案驗收評分細則》，作為項目檔案歸檔與驗收量化標準的依據，該細則從項目檔案基礎管理、項目檔案完整性、準確性、系統性、項目檔案的保管與利用和檔案驗收工作6個方面提出了量化評分標準。
（二） 軍工研究所傳統項目檔案管理模式已經落后。軍工研究所固定資產投資項目具有建設周期長、投資金額大、涉及單位多、參與人員廣、專業技術跨度大等特點，批復周期之長可達48個月，項目從資金計劃下達到竣工，需要完成數百套國內外設備及軟件的訂購與安裝，同時也需要完成大量的基建工程建設，涉及部門往往包括軍工研究所所有技術部門、信息安全部門及若干機關單位部門。此外，隨著軍工研究所信息化水平的提高，OA辦公系統、固定資產投資系統、檔案管理系統等一批管理軟件陸續建立，項目檔案的信息化管理水平也亟待提高。
（三）傳統項目檔案管理體系已不適應軍工研究所精益化、信息化管理的要求。目前很多軍工研究所正進入向精益化、信息化轉型升級階段，項目檔案的管理體系建設也要及時跟上軍工研究所的發展步伐。項目檔案的管理需要大多數部門的參與，項目檔案管理部門需要通過實用高效的管理體系，明確每個人在項目檔案管理中的責任、工作內容及目標，變靜態管理為動態管理，逐步推進項目檔案精細化管理的建設步伐。軍工研究所很多項業務，都或多或少與項目檔案業務有流程和數據層面的關聯，因此改進項目檔案管理體系，實現與相關信息系統集成，才能更好地服務于軍工研究所主營業務。
二、軍工研究所項目檔案管理體系建設的指導原則
軍工研究所項目檔案管理體系建設的最終目標為高質量通過國防科工局項目檔案驗收。要實現這一目標，必須保證項目檔案管理的高效有序，并通過信息化技術、領導機構設置、制度約束、激勵評價、溝通交流等手段，對項目檔案管理全過程進行有效控制。具體指導原則是：
（一）加強各部門協調。項目檔案管理涉及到方方面面，是一項系統工程，必須各層級各部門集成推進，成立項目檔案領導組織機構，建立項目檔案管理團隊，統籌協調，實現聯動，共同建設項目檔案管理創新體系。
（二）完善相應的制度建設。要緊密結合研究所機構設置、職責分工，制定相應的規章制度，全方位、多角度對項目檔案管理形成約束機制，有力保障項目檔案管理體系的作用。
（三）融入信息化建設。只有以信息化為手段，使目標管理與過程控制相結合，加強階段性檢查，才能確保目標實現。
（四）創建激勵機制。應該充分調動研究所各技術部門、機關人員的積極性和創造力，多方面促進項目檔案管理。
（五）打通溝通交流通道。通過參加項目主管部門例會，參加項目設備到貨驗收、終驗收會議，不定期走訪項目實施部門，增進項目了解，掌握項目資料情況。
三、軍工研究所項目檔案管理體系建設的內容
軍工研究所項目檔案管理體系建設主要內容可概括為：組織機構建設、信息化建設、管理機制建設、激勵評價體系建設、協調交流機制建設。
（一）組織機構建設。為建立健全軍工研究所項目檔案管理體系，形成“統一管理，分工負責”的檔案管理體制，維護項目檔案的完整、準確、系統與安全，軍工研究所應該成立項目檔案工作組織機構，由分管檔案工作的副所長擔任檔案工作領導小組主任，各部門領導作為檔案工作領導小組成員，主要職責是貫徹國家和上級部門有關項目檔案工作的制度和規范，負責項目檔案工作的組織領導以及重要問題的決策，負責對各單位項目檔案工作日常管理、整改落實情況進行評審、評比和獎勵。這樣項目檔案管理工作有了強有力的領導機構，保障軍工研究所項目檔案工作的領導力以及資金、人員、管理等順利落實。
（二）信息化建設。以信息化手段為支撐，規范項目檔案管理及歸檔流程。加強項目檔案的過程管理與控制，（下轉第131頁）（上接第128頁）必須在管理手段上有所創新，為此應將項目檔案的管理納入軍工研究所檔案管理軟件中，并和項目主管部門的管理軟件深度融合，以實現項目檔案信息資源的全周期管控。以某軍工研究所為例，該研究所項目檔案的管理融入新上線的數字檔案館軟件中，并與固定資產管理系統做了接口，實現了項目檔案資料的在線歸檔。通過該接口，各類項目文檔簽署完成后，即可發起歸檔申請。同時在即將上線的檔案門戶網站上預置了項目檔案入口，通過創建項目檔案門戶的方式，為項目參與各方提供一個高效率信息交流和共同工作的環境。
（三）管理機制建設。將項目檔案工作要求納入項目建設實施計劃，與項目建設實行同步管理。各部門在簽訂項目建設合同時，必須將項目文件材料的收集、整理和歸檔要求納入合同條款，以明確責任。簽訂基建項目設計、施工及監理合同、協議時，應當設立專門條款，明確需要提交的項目文件材料范圍、份數，以及整理要求和歸檔責任。簽訂設備儀器研制或外購合同、協議時，應當設立專門條款，明確供方需要提交的文件材料清單及份數等要求。設立專（兼）職項目檔案人員，負責項目竣工驗收前管理類、基建類、設備儀器前期文件材料等項目文件材料的收集、整理和歸檔，負責組織、協調和指導項目勘察單位、設計單位、施工單位和監理單位編制項目竣工文件和整理項目文件。
（四）激勵評價體系建設。成立考核機構，制定考核標準，對項目團隊及個人的檔案資料移交情況進行定期化、制度化考核，執行激勵與處罰。考核標準主要包括項目檔案工作組織領導情況、歸檔項目檔案的完整性、規范性、及時性，對項目檔案情況的熟悉程度等，同時給兼職檔案員發放一定津貼，提高各實施部門和個人參與項目檔案工作的積極性。建立短期激勵體制和長期激勵體制，短期激勵是在每年年底評選出優秀兼職檔案員、優秀固定資產投資建設項目先進單位和個人，長期激勵體制是在項目驗收通過后，組織評選項目先進單位與個人，以激發項目檔案工作參與者的積極性與主動性。
（五）協調交流機制建設。項目檔案管理部門積極參加軍工固定資產投資建設項目例會。及時掌握各實施部門的工作進度，并將近期項目檔案工作中出現的問題進行探討，參會人員集思廣益，對項目檔案的管理提合理意見或建議。在參加項目例會的同時，綜合檔案館常以走訪形式或開驗收會的方式到各實施部門溝通交流，召開部門工作會議，了解項目檔案工作中遇到的問題，并根據各部門遇到的具體問題具體分析，為項目實施部門排憂解難，共同促進項目檔案管理工作的進步。
【參考文獻】
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[3]劉守華.用檔案規范助推工作規范[J].中國檔案，2015（1）：30-31.
1.缺乏學科檔案管理的有效機制
學科檔案要得到妥善的管理就要有一定的制度做保障，但是在實際的學科檔案管理中，高校缺乏有效的管理制度，管理工作無據可循，必然會出現嚴重的問題。有些高校即使有管理制度，但是在實際的實施過程中，不夠徹底，只是流于形式，無法從根本上解決管理中出現的問題，規范學科檔案管理。
2.學科檔案的管理手段滯后
目前的學科檔案管理中，還有很大一部分學校人工進行操作，對檔案進行整理、分類、歸納等，由于工作的任務量比較大，人工操作很容易出現錯誤。高校的學科檔案管理沒有適應現代社會的發展需要，仍然采用原始的管理手段，效果必然會受到影響。
二、加強大學學科檔案管理建設的有效對策
1.逐步完善學科檔案管理制度
為加強高校學科檔案管理，就要建立完善的管理制度，為檔案的管理工作提供有力的依據，首先學校要建立各級檔案管理機構，分級對學檔案進行管理，其次要建立完善的學科檔案管理制度，把學科檔案的管理工作納入到日常工作中來，使其更加規范、科學，能夠合理地反映學校的學科建設情況。學校的檔案管理部門的專家和學者，要定期到各級檔案管理部門進行指導和監督，組織管理人員把學科檔案進行系統整理，加強管理。
2.實現信息化的學科檔案管理
在以往的學科檔案管理中，經常是人工操作，在管理中很容易出現不必要的失誤和錯誤，為加強管理工作的質量和效率，高校要積極利用現代化的技術手段，利用計算機進行檔案管理，以提高管理工作的整體效果。在學科檔案管理工作中，可以利用計算機收集和整理相關的學科檔案信息，建立學科檔案的信息庫，整合所有學科信息資料，建立完善的信息管理體系，并且建立校內各院校之間的信息溝通和聯系，能夠及時找到自己所需的學科信息。由于高校的人數逐年增多，學科檔案的數量也逐漸增多，面對龐大的信息量，如果靠人工進行整理和查找，不僅費時費力，結果也不一定理想，為此，我們可以利用計算機的優勢，對學科檔案進行保管，在需要時，能夠及時準確的找到相關資料，提高工作的效率。
3.加強對學科檔案的評估和檢查力度
在高校管理中，為了提高學科檔案的管理，就要切實加強對學科檔案的評估和檢查，提高廣大教育工作人員的檔案意識，促進檔案管理工作的有效進行，在檔案管理工作中，加強評估和檢查，可以及時發現檔案中存在的錯誤，并加以改進，使檔案管理工作更加規范、科學。在學校的整個考核中，要把學科檔案管理工作的審查作為其中的一項，切實提高各級管理人員的學科檔案的管理意識，促進學科建設的穩步發展。
4.提高學科檔案管理人員的素質能力
加強學科檔案的管理工作，也要切實提高學科檔案管理人員的素質和能力，使檔案管理人員學習先進的知識，明確網絡化管理和操作的流程和步驟，在實際的工作中能夠更加高效，能夠完美的處理各種問題，強化學科檔案的管理工作。隨著科學技術的不斷發展，新技術的不斷應用，就要求檔案管理人員具有一定的創新精神和能力，能夠適應社會的發展，促使檔案管理工作更加順利的開展。
三、結束語
【關鍵詞】高校 檔案管理 質量保障
高校檔案管理的工作是衡量高校教育水平的重要因素，對高校的可持續發展起著重要的作用。而且隨著高等教育事業的不斷發展，社會的多元化以及政策的改動，高校檔案管理質量保障體系需要不斷完善。規范管理，重視改革，構建科學的評估體系，才能使高校檔案管理的工作與時俱進。
一、高校檔案管理工作中的問題
目前，隨著高校教育事業的不斷發展與進步，高校檔案管理的工作卻顯得有些滯后。調查顯示，部分高校對檔案管理工作不給予重視，使高校教育水平有所下降，高校正常運行中遇到諸多問題，主要體現在以下幾方面。
（一）高校檔案工作重視不夠
目前，部分高校缺乏對高校檔案的管理，不給予重視。有的甚至沒有制定規范的制度，有的雖然制定了一些規章制度，但是并沒有落實到實處。這些都是高校對檔案工作重視不夠的表現，從而導致高校頻繁出現檔案丟失、破損嚴重等現象，嚴重影響了高校管理工作的進行。
（二）沒有建立長期的管理規劃
目前，部分高校缺乏對檔案管理的長期規劃，影響高校管理工作的可持續開展。雖然有的高校也制定了規章制度，但是并沒有建立長期的高校檔案的管理規劃，只在一時有顯著的作用，但長久下去不利于高校教育事業的發展。因此，建立高校檔案的長期管理規劃至關重要。
（三）資金投入不足
對于部分高校來說，科研事業和人才培養一直是重點事項，因此對于檔案管理工作就缺乏資金的投入，導致高校的工作無法高效的進行。主要體現在以下幾方面：首先，缺乏對緊急事故處理的資金投入以及規避風險。例如：檔案長期受潮，導致檔案字跡不清楚，但是卻沒有資金的投入對其進行規避。其次，對于剛剛接手檔案管理的職員，但是缺乏資金的投入，未對其進行嚴格的培訓，這就使高校教育事業不能高效的進行。
（四）缺乏規范的管理制度
目前，對于部分高校來說檔案管理僅僅是簡單的堆砌，并沒有經過嚴格的制度分類排放，沒有妥善的保存和歸檔。問題主要體現在以下幾方面：首先，檔案的缺失和遺漏嚴重。例如：在教師做評價時，有的學生沒有上交，沒有做到及時歸檔。其次，檔案管理沒有完善的規章制度，檔案借閱經常出現過期未還，也有可能造成檔案的缺失。
（五）檔案管理措施的落后
目前，全球信息化大爆炸，信息化的管理系統已經相當完善。但是部分高校檔案管理的措施還是很落后，采用紙質統計管理明顯不及信息系統的管理。人工管理檔案浪費人力又浪費物力，并且效率低，出錯率高，這樣下去不利于高校檔案管理的進程。
二、高校檔案管理質量保障體系的建立
綜上所述，高校的檔案管理質量保障體系都有所完善，但是想要更好的適應社會的發展，該體系還需要不斷完善。針對上述存在的問題，下述給予了適當的解決措施。
（一）建立完善的管理制度
為了解決高校檔案的管理不規范，不能及時歸檔，遺漏缺失等問題，高校需要建立完善的檔案管理質量保障體系。用來約束借檔者的行為規范，提高高校教育工作的效率。高校需要做到下面幾點：首先，隨著社會的進步，規章制度用來約束人們的行為，可以使社會更高效的運行。因此，高校需要制定嚴格的規范制度，用來規范借檔者的行為。其次，高校間的實際情況不盡相同，各高校應該根據自身實際情況，制定出適合本校的最佳制度。
（二）建立完善的管理體系
對于信息化的今天，建立完善的高校檔案管理體系，可以深入到高校的方方面面，在一定程度上可以提高高校的檔案管理效率，為教師和學生提供更好的服務。如何建立完善的管理體系，可以從以下兩個方面進行：首先，高校檔案管理不僅要保存和管理紙質版的檔案，而且要對紙質版的檔案進行電子版保存，以備日后的查找及永久保存。利用數據庫對高校檔案保存的紙質版材料進行儲存和備份，數據庫可以對檔案進行檢索，這樣既有效地保存了紙質版檔案，又可以提高師生們查閱檔案的效率，通過數據庫向師生們進行檔案的展示，同時也可以開放很多系統的功能，減少用戶的查詢時間，便于其他人進行查閱。
（三）建立健全的考核機制
對于高校檔案的管理者來說，他們的工作就是服務廣大師生，服務的質量好與壞只有通過建立完善的考核機制才可以評鑒。另外，通過完善的考核機制，既能提高高校檔案管理者的工作激情，而且還能夠提升他們的服務意識和服務態度。建立完善的考核機制可以從以下幾個方面著手，首先，要制定詳細的考核制度，結合高校檔案管理的特點，細化其標準，考核對象為全體高校檔案管理者，考核內容包括工作情況和工作內容，老師和學生們要對高校檔案管理者的服務態度和效果進行評價，客觀上做出評價。其次，加強檔案管理隊伍的建設，提高他們的素質。加強高校檔案管理者在互聯網這方面的培訓以適應新世紀的要求，對那些服務態度好或者工作很出色的高校檔案管理者進行一定的物質和精神獎勵。
三、結語
高校檔案管理的工作是衡量高校教育水平的重要因素，對高校的可持續發展起著重要的作用。在新時期的挑戰下，需要高校檔案管理質量保障體系的不斷完善，建立完善的管理制度與體系，以及建立健全的考核機制，使高校教育事業高效的用作。
參考文獻：
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測繪科學技術檔案是指在測繪生產、科學研究、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的各種技術文件、技術標準、原始紀錄、計算資料、成果、成圖、航空照片、衛星照片、磁帶、磁盤、圖紙、圖表等……。緣于人們的不熟悉與不了解，在許多人眼里，測繪一直被認為是個范圍較窄且很專業的領域，但各種各樣基于空間位置服務的社會應用都離不開測繪作保障。進入信息化社會后，據統計人們每天所接觸到的信息中80％以上與地理空間信息有關，尤其隨著計算機技術、空間技術和信息技術的發展，地理信息產業已經成為測繪事業發展的重要內容，測繪技術已由傳統的模擬測繪、數字化測繪轉向信息化測繪，測繪的范疇已經得到極大的擴展。同時，測繪檔案亦由模擬紙質檔案轉向基礎地理信息數據檔案資料，特別是現階段測繪成果檔案的更新換代主要以遙感影像數據、航片為數據源，數字測繪成果檔案的數據量將跳躍性增長，一個省級的數字測繪成果檔案資料的數據量就達到幾十TB，其信息服務面也迅速擴大，延伸到社會的每一個角落，影響著人們的生活。
現階段的測繪檔案利用
現階段我國正處于實現工業化、城鎮化與信息化的歷史進程中。測繪檔案首先為城市信息化提供城市電子政務與行業信息化建設、社區信息化、城市電子商務與智能交通、城市公眾信息服務等保障。其次，影響我國經濟社會發展的一個“瓶頸”一資源問題，即水源、能源、土地等問題，測繪檔案在土地詳查、資源勘探、農業水利建設、能源開發等諸多方面發揮著重要作用。第三，在環境災害監測、“三防”體系建設、抗災與災后重建等方面，測繪檔案的保障作用愈加顯現。第四，隨著電子政務信息化體系的建設，測繪檔案作為基礎資源廣泛應用于政府管理決策平臺建設、社會公共管理事業建設等領域。
通過對最近幾年測繪檔案的提供利用統計分析研究，有以下特點與趨勢值得我們思考：
1.模擬紙質測繪檔案的提供量總體呈下降趨勢。模擬紙質測繪檔案由于現勢性差、更新周期慢、產品單一，難以滿足計算機輔助設計應用，隨著信息時代的到來，其應用將逐漸減少。
2.數字測繪檔案的廣泛使用是必然趨勢。數字測繪檔案具有現勢性好，產品類型多樣化，更新周期快，便于計算機輔助設計，可以方便實現噴繪紙質地圖，適應性強等特點。隨著社會信息化水平的提高，“數字地球”理念深入人心，各地“數字城市”框架建設全面鋪開，政府決策部門使用數字測繪檔案建設管理決策平臺，都增加了對數字測繪檔案的需求。另一方面，政府正在加大基礎測繪事業的發展，大力推進數字測繪檔案的共建共享工作，對社會公益性事業實行測繪成果無償提供使用，促進測繪成果在政府科學決策、社會公共管理事業方面的支撐保障作用，可以預見，數字測繪檔案在社會各領域利用的增長空間是非常大的。
3.信息化建設戰略的實施是現階段數字測繪檔案需求不斷增長的重要因素，與此同時促進了測繪事業特別是地理信息產業的發展。隨著政府公共管理的信息化、電子政務的發展，數字測繪檔案應用已延伸到社會管理、公共安全管理、應急管理等全新的領域，與以往狹窄的領域差異可謂巨大。如廣東省完成的應急管理系統建設、抗震系統建設、地質災害及氣象預警預報系統建設等政府公共管理服務、輔助決策平臺，其中，數字測繪檔案成果是基礎框架、底層，支撐了上層業務的運行。
4.測繪檔案提供利用與國家實施的一系列項目特別是重大項目建設的數量呈正相關分布。一系列重大項目的實施帶動了測繪檔案提供數量的快速增長，兩者的關聯性大大增強，呈現周期性變化。第一，重大項目建設由于經濟周期的影響，啟動的建設項目數量有其周期性；第二，不同性質的重大建設項目測繪檔案的需求差別很大；第三，測繪檔案的利用也有其應用的周期性。這決定了測繪事業的發展要深度融合到經濟社會的建設中，大力生產能滿足社會急需的測繪檔案。
測繪檔案服務管理體系建設研究
測繪檔案的管理與服務是一個系統的公共服務工程，即提供豐富、可靠、適用的測繪檔案，包括提供模擬地形圖產品、基礎地理信息數據產品以及其他標準或非標準的測繪檔案。筆者認為測繪檔案服務體系建設應考慮以下幾個方面：
1.重視測繪檔案管理與服務工作
測繪檔案管理與服務是國際社會普遍認同的一項重要公益性事業，政府應給予重視與財政支持。現今的測繪檔案管理與服務已非傳統的手工作業，隨著計算機技術與測繪技術的深度融合，高檔計算機、大型服務器、磁帶庫、磁盤陣列、大型繪圖儀，以及遙感圖像處理、地理信息系統、數據庫管理等工具已經成為測繪檔案工作不可缺少的工具，沒有公共財政的支持難以適應現代測繪事業的發展，難以發揮對經濟社會建設的保障支撐作用。
2.館藏檔案資源數字化
測繪檔案館保存著大量不同年代的測繪檔案，這些地圖檔案是我國測繪科技發展的真實記載，亦是測繪文化的歷史沉淀。由于年代久遠或被重復提供查閱利用，這些地圖檔案存在磨損或失真的危險。通過利用數字化技術將地圖檔案資料轉化為數據資源形式，實現檔案資料基于電子文件的形式進行查閱和提供，避免頻繁使用檔案原件，這對科學長遠地保存地圖檔案資料和方便使用是十分重要的，也順應了數字檔案館所主張的檔案管理信息化的新趨勢。
3.檔案服務管理信息化
(1)檔案目錄數據庫與元數據庫是信息化管理的基礎性資源，檔案目錄數據庫主要實現檔案資源管理的問題，元數據庫主要實現檔案資源利用的問題，屬于信息資源目錄體系。信息資源目錄體系是支撐信息資源的開發利用的重要技術基礎，作為信息資源共享與交換的基本手段，必將在今后的政務、商務以及面向公眾的信息服務中發揮更大的作用。測繪檔案是基于地理位置服務的信息資源，可根據空間特性，構建基于網絡化的測繪檔案目錄和元數據系統，實現目錄信息資源的空間可視化表達、檢索方式的多樣化，促使傳統的條目式目錄向圖文一體化轉變，單一滯后的交流方式向多樣的網絡化模式轉變。
(2)完善測繪成果副本與目錄匯交機制，覆蓋國家級、省級、市縣級的測繪檔案目錄與交換體系的建立，是實現跨行
業、跨部門的數據交換機制的重要基礎與途徑，屬于測繪事業共建共享與社會信息化的組成部分。
(3)檔案管理與服務系統的開發：建立相關的規范、制度、標準與流程，實現歸檔與服務的信息化、智能化，能快速、準確滿足用戶的需求。
4.實現測繪檔案由檔案管理機構向信息服務機構轉變
測繪檔案事業作為基礎公益性事業，提供公共服務，追求最大的社會效益是測繪檔案管理服務機構的核心價值與主題。信息社會的發展要求檔案管理工作從檔案實體管理轉到信息管理上來，樹立開放的服務理念，改變“重藏輕用”的觀念，捕捉社會需求信息，進行測繪檔案的深層開發，如在測繪檔案的基礎上開發各種專題應用、編研測繪檔案成果、開展人文教育以傳承測繪文化等，通過多種形式、多種渠道向社會各界提供測繪檔案信息服務，做信息的服務者，而不僅是保管者。
5.加強測繪檔案專業學術研究
以往的測繪服務模式偏地圖生產輕服務，測繪檔案專業學術薄弱，缺少與檔案行業和系統內的學術交流活動和聯系，測繪和檔案學會中未設置涵蓋測繪科技檔案技術的委員會。今后必須關注測繪檔案專業學術研究，培養研究氛圍，創造條件，讓更加的人參加到這個體系中來。
6.人才興檔
[關鍵詞] 高校； 檔案管理； 信息化
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 02. 064
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）02- 0126- 01
0 引 言
隨著信息化技術在現代辦公管理中應用的不斷普及，在檔案管理工作中借助于信息化的手段進行管理，已經成為當前檔案管理工作的主要技術手段。通過檔案管理信息化，不僅可以大幅度地提高高校檔案管理工作效率，同時也可以提高檔案管理工作質量。但是現階段，由于部分高校檔案管理工作部門的管理理念較為落后，在檔案管理模式上還存在一些問題，導致高校檔案管理工作的整體信息化水平較低。因此，創新高校檔案管理工作，實現高校檔案管理工作的數據化、網絡化、智能化以及信息化，已經成為當前高校檔案管理工作改革的重點，這對于提升高校檔案管理整體水平也具有非常重要的意義。
1 高校檔案管理工作信息化建設的意義研究
（1） 高校檔案管理信息化有利于實現檔案資料的深度開發利用。檔案作為高校教學科研活動的重要記錄，具有較高的信息價值，傳統的人工檔案管理模式在檔案整理完成后，借閱使用效率較低，因而各種有價值的資料得不到開發利用。通過信息化的檔案管理手段，實現了檔案資料采集、整理、歸檔保存以及查詢使用的快捷化，能夠隨時隨地地為有需求的用戶提供相應的資料查詢服務，因而有助于提高檔案資料的利用價值，對于高校教學科研活動的順利開展也非常有益。
（2） 高校檔案管理工作信息化是高校教學改革發展的基本要求。在現代化的管理理念下，高校的管理工作早已經步入了信息化、自動化與數字化管理的階段。對于檔案管理工作而言，同樣也應該結合時展的需要，將信息化的檔案管理作為數字化校園建設的重要內容，實現高校信息資源網絡體系的健全，并實現高校檔案管理工作的標準與規范。
（3） 高校檔案管理工作信息化能夠推動文化科技的傳播利用。高校檔案資料作為一個高校教學以及科研活動為主體的資料集，最突出的特點是具有較高的文化科技含量，通過高校檔案管理信息化建設，能夠將這些寶貴的資源與社會相聯通，因而能夠實現文化科技資源的廣泛傳播與利用，這對于推動社會文化科技的進步具有重要的意義。
2 高校檔案管理工作信息化建設的基本內容
（1） 軟硬件設施的建設。高校檔案管理工作的信息化離不開軟硬件設施的支持，對于硬件設施主要是提供用于檔案管理工作所需要的計算機以及存儲設備，工作主要內容是做好計算機以及電子文件存儲設備的安全維護與數據備份管理。對于軟件設施，則主要是選擇操作容易、維護簡便以及具有查詢功能的管理軟件。通過充分、全面的軟硬件設施，確保高校檔案管理信息化的順利開展。
（2） 高校檔案信息資料。高校檔案信息資料的收集整理主要是按照規范、標準以及統一的數據格式對各種電子文件資源進行整理，可以在檔案管理信息部門設置中心系統，作為收發、存儲以及整理電子文件的中轉站，提高信息的收集以及保管工作的效率。
（3） 檔案管理系統的安全保密。由于部分高校檔案信息資料屬于具有一定密級的資料，因此對于這些資料，既要確保檔案資料的真實、可靠、完整，同時也要確保電子檔案數據庫處于安全可靠的狀態，對這些電子檔案進行訪問使用必須經過相應的授權后方可執行。
3 高校檔案管理信息化完善策略研究
（1） 實現高校檔案管理信息體系的標準化。提高高校檔案管理信息化建設水平，應該注重對高校檔案管理信息化體系的建設制定相應的標準。高校檔案管理部門可以結合國家制定的《電子文件歸檔與管理規范》以及《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等規范性的文件，并結合高校管理部門的實際情況，制定標準的工作流程，指導高校檔案資料的收集整理以及歸檔保存工作。通過這種制度管理的方式實現高校檔案管理的標準化與規范化，促進高校檔案管理工作的順利開展。
（2） 結合高校的實際情況建立檔案數據庫以及網絡平臺開展檔案管理工作。高校檔案管理部門應該根據自身的檔案類型將其分為教學科研檔案、黨政管理檔案、教學設備檔案、基建檔案、人力資源管理檔案以及學籍檔案等幾種類型，分門別類地建立檔案資料數據庫。其次，應該根據高校檔案管理的數據庫，建立檔案資源共享網絡平臺，通過網絡平臺，高校內部或者是社會機構可以通過相應的權限，對高校檔案資料進行查詢，進而提高高校檔案資料的使用效率。
（3） 提高高校檔案管理部門的工作隊伍的整體水平。高校檔案管理工作人員的能力水平直接關系到高校檔案管理工作質量，因此對于高校檔案管理工作的改進應該提高檔案管理工作人員的能力水平。重點針對檔案管理軟件的使用、資料數據庫的維護以及檔案管理理論對工作人員進行教育培訓，以提高其工作能力，確保高校檔案管理工作水平的提高。
4 結 語
高校檔案管理工作信息化不僅可以確保高校日常教學以及科研活動的順利開展，同時也可以推動高校自身的建設發展，對于提高高校的教學科研水平也具有非常重要的作用。因此，高校檔案管理部門應該充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，并積極地完善信息化的檔案管理體系的建設，推動高校檔案資源的共享以及文化交流的深入開展，實現高校辦學水平的不斷提高。
主要參考文獻
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摘 要 近年來，隨著網絡技術的普及運用，社會逐漸面向信息化、數據化發展，如何保障信息系統運行的安全性、高效性以及準確性是當前各行業急需解決的問題。在大數據的發展步伐中，信息系統的規范化運行維護以及體系建設日趨重要，檔案管理系統運行維護的主要目的是保證網絡系統的高速運行，逐步提高企業檔案管理的信息化程度，以此更好的促進數據歸檔的有效性。基于此，本文簡要提出企業檔案管理系統運行維護以及體系建設的要點，并以石油企業為例，提出當前我國石油企業檔案管理系統工作中存在的主要問題以及解決措施，得以為相關工作人員提供理論參考依據。
關鍵詞 企業檔案管理系統 運行維護 體系建設
隨著信息化技術的快速發展，檔案管理系統在各個領域中的運用更加廣泛，發展空間也隨著擴大。現階段，為了適應社會發展的步伐，企業對其檔案管理系統的運行質量提出了更高的要求，同時，企業檔案管理工作中信息化技術的優勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時期企業發展中必不可少一項工作方式以及工具，其運行水平直接關系到企業檔案管理工作的正常運行，尤其是在石油企業中，強化其檔案管理系統的運行維護以及體系建設具有重要的意義。因此，相關工作人員應當積極分析檔案管理運行系統中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。
一、企業檔案管理系統運行維護和體系建設要點
在企業檔案管理系統的運行管理工作中，通過有效的手段維護以及管理一個已經建設完畢信息系統，保障其長期性的順利運行并長時間發揮其運用效益，比新系統的建設更具價值。
（一）企業檔案管理系統任務
在企業檔案管理實踐工作中發現，信息管理系統的運行以及維護并非簡單的維持系統的順利運行，同時，也包含多方面的工作任務，具體如：在保證系統正常運行的基礎上，對系統運行功能的應用加以推廣；不斷充實、修改、更新系統中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統的運行風險以及系統錯誤；逐漸完善以及強化系統功能；實現檔案信息系統的實時監控；創新相關新系統的建設；充分發揮檔案的利用率等。
（二）企業檔案管理系統建設原則
在企業檔案管理系統的建設過程中，應當遵循三個基本原則：（1）預警性原則。一般來說，企業檔案管理運維系統包括多種預案，爭在系統出現故障性問題或者系統的緊急狀態，能夠及時預警并找出相關應急措施，這對于系統運行維護效率的提高以及運維成本的降低具有重要意義。（2）科學性原則。企業檔案運行維護管理系統的不能處于事務性處理這一局面，同時，各級運行維護系統應當避免問題的重復性處理，逐步實現系統工作的科學化。（3）指導性原則。在實際的系統運維中得出，系統問題的發現以及解Q與系統的完善與開發、系統優化機制以及相關業務流程具有緊密的聯系，因此，企業檔案管理系統運行維護工作具備指導性原則。
（三）企業檔案管理系統建設功能
運行維護技術對于檔案管理系統平臺功能有著至關重要的影響。一方面，系統平臺應當實現問題的分析、處理以及問題反饋的高速運行，保障信息系統的正常工作，以此逐步實現系統數據的準確性目標。另一方面，系統平臺應當具備指導以及操作功能，企業分公司在使用管理系統的過程中，由于存在系統更新、工作人員缺乏經驗、業務變動等問題，常常由于系統缺乏有效的功能指導，應當系統功能的發揮。在系統工作環節，通過有效的指導以最大限度的降低數據故障以及系統故障，能夠降低系統運行維護的壓力，并逐步提高系統運行維護的準確性。
另外，針對企業方案管理系統而言，還應當具備系統優化功能，即在系統運行維護過程中及時發現系統存在的問題，并不斷積累解決問題的經驗，進而通過系統的優化設計以及系統功能的不斷完善，進一步提高系統的運行功能。同時，檔案管理系統也應當具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統故障及其解決措施，這對于系統信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉、系統功能運行指導等方面的信息，能夠為系統的推廣運用奠定良好的基礎。
（四）制度保障體系的必要性
在企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設過程中，管理人員應當建設相關制度保障體系，比如系統運行維護管理制度、考核制度以及應急制度等，以此不斷提高系統運維系統的有效性以及實用性。從某種程度上來說，運維制度的完善是系統安全穩定運行的前提，系統管理人員的有效維護，能夠降低系統運行中的風險，有效改善系統工作的質量以及系統服務水平。通過科學的考核以及激勵體制，合理評價信息系統管理人員的行為，不僅能夠激發其工作熱情，同時也能夠有效提升工作效率，促進系統運行維護的健康發展。
二、石油企業檔案管理系統運行維護和體系建設現狀
石油企業是我國經濟產業發展中的重要組成部分，企業管理人員應當提高對于其檔案管理系統維護管理工作的重視，建設統一化的信息資源管理平臺。現階段，石油企業的檔案管理系統全面記錄著企業的發展歷史，是企業發展方向的一大依據，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發展目標、揚長避短，促進企業的長遠發展。同時，通過檔案資料的管理方便與企業領導及時了解其各個單位的發展情況，并以檔案作為實際出發點制定一系列管理方案，保障企業經營的有效性。當就目前而言，我國許多石油企業的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進。
（一）真實性問題
一方面，現代社會處于信息化發展的新時代，檔案是石油企業中重要的信息資源，管理人員應當確保其真實性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關重要數據的安全，使用檔案文件時很有可能出現信息篡改或者數據遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業檔案信息的真實性。另一方面，在石油企業中，石油企業的檔案管理系統中多為圖表資料，檔案資料的負責人不明確，無法保障資料的權威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發現，因此，企業檔案管理的真實性問題是應當逐漸引起重視。
（二）保密性問題
隨著信息化技術的進步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經難以適應社會的發展，文件檔案容易出現遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計算機作為網絡終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。
（三）長久性問題
隨著辦公系統的數據化發展，許多單位逐步面向無人辦公狀態發展，信息化文件檔案的運用范圍也不斷拓寬。現階段，企I信息、數據均可以儲存在電子檔案中，工作人員只需手動操作就可以在較短時間內得到企業所需要的信息，企業檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計算機出現故障，就會導致檔案信息在較短時間內全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業檔案管理的長久性發展。
（四）廣泛性問題
檔案管理按照原來傳統管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準確、快速的找到相關文檔，檔案不能被廣泛應用。企業檔案管理系統運行維護后，可以快速定位檔案位置，準確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內容得到更好的運用，充分發揮歷史檔案資源的作用。
三、企業檔案管理系統運行維護和體系建設措施
（一）庫房的智能化管理
隨著信息化技術的不斷推進，其在企業各個領域的運用更加深入，有關工作人員應當以計算機技術作為基礎，建設全新的、能夠與之適應的檔案庫房管理系統，并充分發揮計算機的優勢，通過其時效性特點逐漸實現庫房的實時監控，有效控制庫房的空調設備以及溫度，在提高工作效率的同時，逐步實現庫房管理的現代化以及智能化。
（二）建設檔案管理相應的網絡
現代化社會的信息數據量不斷擴大，檔案管理部門的工作質量已經逐漸成為企業市場競爭中不可忽視的一個成分，因此，在這一時代中，企業應當不斷完善其檔案管理模式，充分發揮企業檔案管理系統的價值。建設檔案管理系統是改善傳統管理方式中問題的主要手段，信息化系統的建設不僅能夠促進計算機技術在檔案管理中的推廣化運用，同時也能滿足數據量劇增情況下人們的工作需求。企業應當根據自身的實際發展需求，不斷創新更加方便的管理方式，通過計算機的硬件共享，有效建設檔案管理部分與企業其他部門的聯系，實現檔案資源的共享。
（三）提高工作人員綜合素質
在石油企業中，檔案管理工作人員的素質直接影響其工作水平，因此，管理人員應當提高重視，定期組織企業檔案管理系統運行維護管理與體系建設的工作人員開展培訓工作，在提高其職業技能的同時，強化對于工作人員職業素養的培養。同時，石油企業應當加大人員培訓投資，邀請相關專家舉辦講座培訓活動，需要指出的是，在實際的培訓過程中，管理人員不僅要重視理論知識的學習，也應結合實際案例進行實際演練，以此培養工作人員發現問題，解決問題的能力，為企業檔案管理工作質量的提高創造條件。
（四）積極引進信息技術的應用
近年來，我國經濟發展速度較快，信息技術逐漸被運用在各個領域。尤其是在企業檔案管理國策過程中，信息技術的運用從根本上轉變了以往的工作方式，在企業的經營過程中發揮著積極作用。然而，就現階段來說，我國信息技術水平與發達國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業的檔案管理系統運行與體系建設并不完善，因此，相關管理人員應當樹立正確的意識，充分意識到技術發展的中心作用，引進國內外先進管理技術，通過有效措施提高信息化系統在檔案管理中的可靠性。
四、結語
石油企業的發展不僅關系到人民的正常生活，同時也影響我國國民經濟的健康發展。企業檔案管理系統運行水平影響著企業的正常運營，在信息技術的支持下，企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設水平將進一步提高，有關人員應當引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進企業的健康發展。
參考文獻：
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隨著我國第三產業的飛速發展，“服務”這個詞一時成為人們關注的熱點。越來越多富有創新意識的人們嘗試著將這個詞融會貫通于社會各個領域，最終使其獲得了更為廣闊的發展空間和延伸意義。近年來，“服務型政府”的建設便是將第三產業的思想應用于公共事業管理的典型例子。這種思想上的創新領先于制度創新，又能夠拉動制度創新。隨著“服務”概念的進一步普及，服務思想應用于公共管理在人們生活中的表現越來越細化，信息化時代之下服務主導型圖書館用戶檔案的管理體系建設就是一個極好的探索。這不僅體現了創新的思想，還具有極大的實用價值。
一、信息化時代的獨特需求
社會信息化的發展就像雙刃劍，既為社會其他領域的發展提供了機遇，同時也帶來了一些挑戰。我國信息化的技術基礎有相當一部分來源于國外引入，并非本土自然發展而成，因此為之后的深入發展埋下隱患。就短期來看，信息化過程中帶來的挑戰主要體現在三大方面：第一，當今社會是一個信息爆炸的時代，正確的、錯誤的、簡單的、復雜的各種信息混合在一起，加大了人們辨識區分有效信息的難度。龐大的信息量本來就使人頭昏腦脹，對于龐大的信息還要進行甄別則更為頭痛。第二，信息的交互性進一步增大了管理難度。信息數目和信息正誤是選取信息的第一步操作，而有關信息的第二步操作是探究信息之間的關系。在現實生活中，只選取信息是不夠的，因為各種信息之間存在著廣泛性聯系，就如同在構建計量經濟模型中也要檢驗解釋變量之間的多重共線性一樣，我們在實際生活的方方面面也要考慮到信息的交互性。第三，這也是現實節奏加快的要求。信息化的產生和發展加快了人們的生活節奏，人們逐漸形成一種共識，就是追求高效便捷的處理方式。然而信息化雖引發了這一需求，但由于我國信息化發展不足，很多時候并不能滿足這一需求。
在此基礎上分析信息化中我國服務主導型圖書館用戶檔案管理的制約因素：數字化進程緩慢、資源閑置浪費、分類體系混亂、思想意識淡薄等。[1]這與信息化進程中存在的問題基本對照。數字化進程緩慢，換種說法就是指我國當前的相關技術不完善普及度不高，這既與我國大量從國外引入、本土技術薄弱的歷史有關，又反映出信息作為一種特殊資源具有其它資源難以企及的復雜度。資源的閑置浪費主要由龐大的信息量引起，在當前圖書館用戶檔案管理特別是人工管理中，面對龐大的信息管理人員很容易把一些不常用到的資源邊緣化從而減少工作負擔。而對于圖書館和用戶來說，有些潛在的需求資源就這么被閑置，得不到充分利用。我國服務主導型圖書館用戶檔案管理中分類體系混亂主要由信息的交互性引起。各種信息之間存在著廣泛性聯系，人們很難做出明確的界定。與此同時，不同的人對于同一本書的認定也會有所不同，因此，管理人員想要綜合所有用戶的意見對資源作出明確分類是不現實的。我國服務主導型圖書館用戶檔案管理的第四個制約因素某種程度上正是源于前三個因素，管理的難度使部分管理人員安于現狀，不積極尋求解決方案，反而認為圖書館管理工作無關緊要。
二、服務主導型圖書館
服務主導型圖書館的制度建設是緊扣核心理念層層鋪展開來的。其中，用戶檔案管理制度是其他一切制度的基礎。因為，服務主導型圖書館是“以用戶為中心”，圖書館用戶檔案是圖書館用戶的一切相關資料，包括姓名、性別等基本信息，也包括出入記錄、借閱記錄和使用資源記錄等。[2]服務主導型圖書館的制度建設應著力于解決當前圖書館用戶管理工作中存在的問題。上文中提到數字化進程緩慢，換種說法就是指我國當前的相關技術不完善普及度不高，所以相關部門在制度中應明確規定出用于圖書館用戶檔案系統建設的經費開支。有了經費作為保障，圖書館才能與時俱進地更新信息系統，提供優質服務。如果這一點做好了，那么我國服務主導型圖書館建設中的資源閑置浪費問題迎刃而解。只要登入系統，鍵入搜索書目，有關該書目的相關書籍都一一呈現。人員搜索也是如此。服務主導型圖書館用戶檔案中的分類體系混亂，不僅包括書目，還包括用戶級別。這一問題應該主要依靠完善制度建設來解決，服務主導型圖書館應在廣泛收集用戶意見的基礎上擬定合理的用戶檔案制度規定，這樣才能令行禁止、有條不紊，收到令人滿意的效果。我國服務主導型圖書館用戶檔案管理的第四個制約因素某種程度上正是源于前三個因素，管理人員的思想意識淡薄一方面要著力解決前三個問題，為管理人員的監督管理打下的良好基礎；另一方面要加強相關宣傳教育，肯定用戶檔案管理對服務主導型圖書館的重要意義，也肯定用戶檔案管理對用戶獲得完美需求體驗的重要性。
三、用戶檔案管理
創新和發展向來離不開客觀環境，服務主導型圖書館的用戶檔案管理也是如此。創新和發展總是從社會提供的各種要素中抉擇出先進的活躍的因素，進而逐步替代掉那些陳舊的落后的因素。信息化時代為服務主導型圖書館的構建提供了物質技術保障，服務主導型圖書館的建設正是為其用戶檔案管理體系的革新提供了機遇。[3]從范疇來看，三者呈現出層層遞進的關系，用戶檔案管理體系隸屬于服務主導型圖書館的基礎建設，而服務主導型圖書館又囊括于信息化時代大背景中。而逆向來看，信息化時代背景是推動服務主導型圖書館建設的洪流，而服務主導型圖書館客觀上要求高效的用戶檔案管理體系。
首先，與時俱進、開拓創新，結合當前時代背景，服務主導型圖書館的用戶檔案管理區別于之前的人工管理。以信息系統為核心構建用戶檔案管理體系是服務主導型圖書館最突出的特點。在以往的用戶檔案人工管理中暴露出很多問題，比如管理人員的登記錯誤或記憶錯誤，再比如業務繁忙時人工登記的緩慢低效，等等。相比之下，信息系統能夠很好地解決這些問題，信息系統以嚴格精密的計算機為基礎，不僅能夠在很短時間內快速處理大量數據，而且遵照既定程序運行使其失誤的風險被控制在極低的范圍。正是由于信息系統的強大優越性，我國很多高校圖書館都已經開始使用這種圖書館用戶登錄和使用模式。
其次，服務主導型圖書館的理念要求圖書館在用戶檔案管理過程中不僅要滿足多數用戶的基本需求，而且應體現多元化因素、滿足用戶的差異化需求。從用戶檔案設計來說，圖書館的信息系統在包括用戶基本信息的同時也應該設置一些可選信息。借助可選信息，圖書館能夠構建豐滿的用戶需求模型，深入了解到用戶的多樣性偏好，然后根據不同用戶的特質能夠貼心高效地給出用戶滿意的建議和服務。
最后，建立完善的服務主導型圖書館的用戶檔案管理規定是極為重要的。服務主導型圖書館是以用戶為中心的圖書館，但這并不意味著服務主導型圖書館要滿足用戶的各種合理和不合理需求。此外，用戶范圍的劃定也是不可忽略的問題。完善的用戶檔案管理規定就是對服務主導型圖書館“服務”理念之外的補充，它合理規定著用戶范圍、用戶級別等基本問題，成為服務主導型圖書館日常管理中最最基礎的準則。
關鍵詞：數字檔案館；檔案管理體制；影響
當前社會，信息技術在不斷發展，傳統的檔案管理體制遠遠不能滿足現代社會的需求，所以，進行數字檔案館建設成為一種必然趨勢。對數字檔案館進行一定的研究有利于促進數字檔案館的建設。數字檔案館建設既需要相應的技術支持，同時需要恰當的管理體制。在20世界90年代就已經出現了數字檔案館，這是一種更為先進的檔案管理方式。通過資源共享促進資源的有效利用。在信息技術進程日益加快的現代社會，我國也要重視信息技術的發展，充分地對數字化進行利用，促進我國數字檔案館建設更加高效，提高檔案管理的工作效率。
1 數字檔案館建設對檔案管理體制的影響
1.1 提高檔案的利用率
魍車牡蛋腹芾砉ぷ韉鬧匾內容是保管檔案，主要的工作重心是防止檔案的信息被泄漏。采用這樣的管理體系充分地體現檔案的價值。所以，檔案管理工作應該保證檔案信息儲存完好，同時能充分地發揮檔案的價值，將之前的檔案管理工作轉變為檔案服務管理。數字檔案館的建設利用信息技術的優勢使得檔案利用效率提升，檔案使用方式更加靈活，數字檔案館的建設突破了原有的檔案管理的弊端，提高檔案利用率。
1.2 改變檔案管理職能分配關系
傳統的檔案管理使得檔案的使用價值被限制，而數字檔案館假設有利于改變行政層級管理體系，借助數字檔案館的建設成果為利用者提供更加有效的服務。數字檔案館屬于一個虛擬的檔案管理系統，具有加強行業部門之間溝通與交流的作用，相對于傳統的檔案管理以收集為主的形式而言，數字檔案館的建設能提供更多的便利。再次，數字檔案建設對檔案管理工作中的相關職能分配產生影響。在傳統的檔案管理中通常由檔案局進行統一管理，所有的檔案管理部門從從屬于這個系統。但是數字檔案館的建設需要檔案管理的各個部門參與其中。檔案管理工作不僅限于一個技術性問題，需要借助技術對整個檔案管理行業進行管理與變革。
2 數字檔案館建設的具體內容
2.1 提高對數字檔案館建設的認識，實現數據共享
數字檔案館的建設規模不斷增大，相關的工作人員要提高對數字檔案館建設的認識，意識到數字檔案館建設的重要性，促進思想轉變。信息技術的發展，使得人員對檔案的利用次數增加，為了滿足人們的需求必須要完善相應的技術服務設施建設，找到一條更加便捷的查詢途徑。對技術進行不斷地革新有利于提高檔案管理工作的工作效率，使得數字檔案管理中存在的問題得到有效的解決，最終做好數字檔案館的建設工作。其次，在數字檔案建設過程中要實現資源的共享性，使得檔案資源的價值得到充分地發揮。原來的檔案歸檔只需要在檔案館里進行，數字檔案館的歸檔方式發生變化，在業務系統中完成檔案資源的轉移，并且不能被隨意改動。因此，數字檔案觀要建立相應的網絡管理系統，在管理系統中做好檔案數據庫之間的設置，包括儲存信息、管理信息等硬件設備。
2.2 建立網絡管理系統促進數字檔案館建設
在傳統的檔案管理方式中，檔案管理人員習慣被動工作。而數字檔案館的建設需要求檔案管理的各個部門都參與到檔案管理中。相對于傳統的檔案管理工作而言，數字檔案管理不只是一項技術性工作。相關的檔案管理人員需要積極地參與到系統方案設計中，綜合檔案管理的實際情況以及現實需求，提出可行的建設性意見。數字檔案館的建設需要檔案管理人員端正態度，提高服務水平，將數字檔案建設的成效提供給人們使用。主動地與相關行業交流數字檔案館的事宜，在提供數字利用時，要重視信息的安全與保密性，不能在為得到允許的情況下將信息泄漏給其他的單位。
2.3 更新管理理念促進數字檔案館建設
數字檔案館管理系統主要提供收集、管理、儲存與利用這集中功能，并對用戶的權限進行管理，進行數據備份，維護檔案數據的安全。檔案工作人員的工作不只是對檔案進行管理或保存，還要提供相應的服務。數字檔案館的建設需要檔案管理人員進一步更新思想，利用數據平臺為更多的使用者服務，所以，檔案管理人員要樹立“服務為本”的思想，提升自身的工作效率，為使用者提供檔案查閱等服務。
2.4 培養高素質檔案管理人才，做好檔案安全保障工作
培養更加專業檔案管理人才有利于促進數字檔案館建設穩定發展。由于數字檔案建設是對信息的高度集成化過程，相應地對專業技術人員提出更高的要求，需要檔案管理人員掌握信息知識與檔案管理知識。所以，在數字檔案館建設過程中要做好人才引進與儲備，定期地對檔案管理人員進行培訓，提高其專業知識水平。其次，數字化建設的檔案資源更加開放，所以，檔案管理人員要做好檔案安全工作。在進行數字檔案建設時要增強安全設置，對查閱資料權限進行分級設置，充分地利用數字系統做好相應的系統防護工作。
3 結語
總而言之，數字檔案館建設對檔案管理體制的變革具有積極作用，能完善檔案管理體制。數字檔案館建設還有利于促進我國的現代化建設。但任何事情都不是完美的，數字檔案建設會為檔案管理工作帶來一定的挑戰，因此，檔案管理的相關部門要結合當前存在的問題以及數字檔案館建設發展需求，制定有效的對策，促進數字檔案管理水平提高。提高管理人員對數字檔案館建設的認識，更新管理人員的思想，促進其樹立“服務為本”的意識，為利用者提供更便捷的服務。其次，定期地對檔案管理人員培訓提高其專業素質，培養出更多的優秀人才。最后要建立信息管理系統，實現數據共享，做好相應的檔案安全保障工作。
參考文獻
[1]趙同瑛. 數字檔案館建設對檔案管理體制的影響[J]. 檔案天地，2014，06：41-42.
