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中圖分類號：G27 文獻標識碼：A
在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設勢在必行。
1 檔案信息化建設的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。可見檔案信息化的內容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、、經濟文化等方面的信息進行融合處理的信息化。
2 檔案信息化應遵循以下三個原則
2.1 規范性原則：制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規。
2.2 安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網絡安全管理策略等。
2.3 效益性原則：由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據自身的能力，根據館（室）藏基礎，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。還可以根據館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進行數字化，提供獨具優勢的服務。因為從某種意義上說，特色就是優勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵所在。在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，做到按“需”數字化。
3 促進檔案信息化建設的幾點建議
3.1 檔案工作人員要樹立檔案信息意識
檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設與其他社會信息事業相互結合，共同發展。
3.2 提高檔案信息化水平技術
3.2.1 配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統軟件的開發應用或完善，可通過計算機系統軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。
3.2.2 檔案中心目錄及全文的數字化。檔案信息數據輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程。
3.2.3 對上網信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全。
3.3 提高檔案信息管理水平
信息技術的廣泛采用和電子政務的加快推進，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉變。現今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現檔案管理現代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統開發和檔案利用過程中發揮著重要作用。
3.3.1 檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經過軟件的整合和開發，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經濟社會發展過程中的一筆巨大的文化財富。
3.3.2 “工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設工作付諸實施的重要媒介。信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優點于一身，是疏通信息化建設管理脈絡，提高檔案工作質量和效率的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。
3.3.3 從安全角度來說，優良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。
4 對今后開展檔案信息化建設的展望
4.1 總體規劃，分步實施
檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現代化、信息化的指標體系。我們要科學地進行檔案信息化建設首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照上級總體目標和階段要求，著手調研、制定未來的檔案信息化建設目標和發展規劃，使檔案信息化與院信息化保持同步發展。同時，要清醒地認識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現。
4.2 突出重點，務求實效
當前檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應用系統，要在引進成熟軟件的基礎上，主要做好與現有辦公軟件的數據接口工作。
4.3 規范流程，強化服務
檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規范化。對于不適應、不符合的堅決予以整改。要引進國際、國內檔案管理的先進方法，對照提高。同時要轉變工作理念，從傳統的“保管”上升到“服務”的理念。明確信息資源關鍵在于利用，否則再好的信息化技術手段都是“擺設”。
[關鍵詞]檔案；信息化；管理
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）02-0000-01
1.檔案信息化概述
檔案信息化概念是在檔案行政管理部門規劃和組織下，在檔案活動中全面應用現代技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用的活動和過程。隨著檔案信息化成為一種趨勢，中辦發[2004]34號文件《全國檔案信息化建設實施綱要》明確了檔案信息化的目標和任務，是要提高計算機管理檔案的普及率；建設和完善局域網，按要求做好政務網和互聯網的接入工作。檔案的信息資源建設是檔案信息化建設的核心任務、是信息化建設取得實效的關鍵；信息資源開發程度是衡量檔案信息化水平的重要標志。
對于從傳統檔案向檔案信息化管理，已經基本完成了紙質檔案數字化的工作，就是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。紙質檔案數字化能讓檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，滿足人們的檔案利用需求，這也是檔案信息化的初級階段。
當前檔案信息化工作主要包括幾個重要部分，如檔案目錄的數據建設，這可以從根本上提高檔案利用效率、質量；檔案全文數據庫建設，可以保護檔案信息、提高利用效率、提高檔案質量，并且能夠實現全文檢索；加強檔案多媒體數據庫建設。在檔案信息化過程中，要努力使檔案信息化建設與本地區信息化建設同步發展，把信息化作為檔案基礎業務建設的重點內容，同時要堅持檔案信息化建設發展、服務、安全三項基本原則。
2. 提高檔案信息化管理的建議
2.1 提高對檔案信息化建設工作的重要性認識
檔案信息作為社會信息資源的重要組成部分，有著不可替代的原始性、真實性、可靠性以及廣泛的社會性等特點。檔案信息化建設要按照信息共享、網絡共建、遠程利用、服務為主的指導思想，要發揮檔案部門的優勢，大力開發檔案資源，充分利用現代化計算機網絡技術，面向社會、公眾以及市場，著力提高檔案信息服務水平。要加強檔案信息化建設工作的領導，把檔案信息化建設納入本單位的工作議事日程，有計劃、有步驟開展檔案信息化建設工作。增加投入，確保檔案信息化建設工作順利開展，提高檔案查閱利用效率，逐步實現全縣檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化，為我縣經濟社會發展提供優質、高效、快捷的檔案信息服務。
2.2 要加快信息化建設，進一步提高檔案工作的信息化水平
加強檔案信息化建設工作人才隊伍建設。縣檔案局（館）要積極創造條件，配齊配強檔案信息化建設技術人才。各單位要配備專兼職檔案工作者，且能熟練掌握和操作計算機。縣檔案局要加強對全縣檔案工作者的培訓和指導，提高全縣檔案工作者開展檔案信息化建設的能力和水平，為開展檔案信息化建設工作提供人才保障。
2.3 建立完善的檔案信息化保障體系
檔案信息化標準規范建設標準規范是進行檔案信息化建設的重要基礎之一，是不可或缺的必要條件，然而在前期數十年的建設中，由于經驗不足使得重復建設比較常見，而且各地建設都是按照自身需要發展，所以造成一種無標準可遵循的狀態，而沒有標準規范建設則會使得后期檔案信息化工作越加艱巨。另外，檔案信息化是一個長期任務，需要付出巨大的財力和物力，所以檔案信息化建設必須從制度上、財務體系上、人員安排上予以保障，只有這樣才能夠使得檔案信息化順利推進，不斷滿足新時代對檔案管理的需求。
2.4 數字檔案信息安全管理
隨著信息化建設的不斷推進和信息化設備的日益增多，為了確保檔案信息在網絡中的安全流轉，避免被黑客竊取和病毒破壞，檔案信息化網絡建設中信息安全技術應用不夠全面，使得檔案信息系統變得非常脆弱，易受來自各方面的攻擊。從事黑客的人或組織可能會不斷地尋找檔案網絡系統上的的漏洞，以潛入檔案信息系統。一旦網絡被人攻破，機密的數據、資料可能會被盜取，網絡可能會被損壞，給我們的工作帶來難以預測的損失。另外，世界上每天都有新的計算機病毒產生，同樣會威脅檔案網絡的安全。
2.5 在系統硬件設備方面要求做到：
（1）只要制定健全的網絡安全管理制度，做好檔案數據的日常備份，并且加強網絡設備和機房報警裝置的管理。（2）內外網物理隔離。根據國務院及有關安全保密部門的網絡安全規定，涉及國家秘密的計算機信息系統，不得直接或間接與國際互聯網或其它公共信息網互相連接，必須實行物理隔離。因此，對檔案部門的內部網絡和國際互聯網，要嚴格地進行物理隔離，防止不宜公開的內部檔案信息通過網絡連接泄露到外部公眾網。（3）多子網網關技術，是目前認為最有效的一種防攻擊的網絡安全技術。即將內部網絡劃分成若干個安全級別不同的子網，實現內部一個網段與另一個網段的物理隔離。這樣，就能防止某一個網段的安全問題在整個網絡傳播。針對某些網絡，在某些情況下，它的一些局域網的某個網段比另一個網段更受信任，或者某個網段比另一個更敏感，通過信任網段與不信任網段劃分在不同的網段內，就可以限制局部網絡安全問題對全局網絡安全造成的影響。（4）為了便于管理利用交換機或防火墻將所有的MAC地址與客戶段IP地址綁定。當網絡用戶被分配或自行設定一個IP地址以后，防火墻系統就能接收到相應的地址廣播，在防火墻系統上列出相應的IP地址與MAC地址，并可以選擇是否把這個IP地址與相應的MAC地址綁定，這樣可限定IP地址只能在一臺指定的工作站上使用，既可以防止IP地址冒用，又大大方便了日常網絡的IP地址管理。（5）每個廠家的物理設備有它獨特的優點也有它不可克服的致命弱點，因此在選用檔案網絡設備時，盡量選用不同廠家不同型號的設備，做到優勢互補，封堵網絡漏洞，增強系統的安全性能。
2.6 系統安全和應用安全，要求做到
需要一種有效的防黑客掃描工具，定期對網絡機器設備進行掃描。如果發現有黑客入侵或網絡結構和系統結構的變化，及時發現危險信號并報警，而且能夠有效糾正錯誤，調整檔案網絡安全策略。同時能夠對檔案網絡的信息進行安全審計，自動形成日志，記錄檔案網絡運行情況。另外，具備對局域網服務器、客戶段以及其它網絡設備的病毒監控、消息監聽功能，具有對局域網內所有設備進行自動查殺毒的能力。
檔案系統數據的安全是檔案網絡安全的核心，為了有效防止攻擊和惡意篡改，要采用數字證書、動態口令、加密等手段，同時在存儲方式上采用熱備份、冷備份、遠程存儲等措施保存好檔案數據，確保檔案系統遭到攻擊或癱瘓后，能以最快的速度恢復。
采取措施對檔案信息、數據的來源設置跟蹤機制。一旦發現有攻擊行為，檔案系統應該能夠及時報警，自動采取相應的對策。如關閉有關服務、切斷物理線路的連接等保證檔案數據、信息良好的可靠性。
單一的產品不能同時完成多項功能。比如，防黑客的產品不能用來防病毒，不同強度控制不同風險，我們不能僅指望靠單一的網絡安全產品來做到一勞永逸。我們必須進行統一的、均衡的安全策略的管理及實施，全面提高檔案信息系統的安全防護能力。
3.結束語
檔案信息化建設是一項艱巨的任務，是一個長期的過程。在檔案信息化建設過程中，一定要高瞻遠矚，具有一定的前瞻性，遵循標準，同時考慮以后的需求以及系統升級的可能性；同時，檔案信息化建設又不可好高騖遠，應該根據自身單位的實際情況，分步驟進行檔案信息化建設。
參考文獻
關鍵詞：城建檔案；信息化管理；建議
引言
當前這個信息化的時代，信息化技術成為知識經濟時代最為寶貴的資源，而信息化的發展程度已經成為衡量一個地區或者國家社會發展程度與經濟發展水平的關鍵指標。城建檔案指的是在城市管理、規劃以及建設活動進程中所產生的對社會、國家具有重要保存意義的聲像、圖標、圖紙以及文字等各類載體的文件資料。進行城建檔案信息化管理，采用信息化技術推動城建檔案社會化、規范化以及系統化的發展，其對于進一步加強城市建設管理具有十分重要的現實意義。
一、城建檔案信息化管理的內涵
與傳統城建檔案的實體管理模式不同，城建檔案管理信息化主要以系統論、信息論和控制論為理論指導，充分運用信息技術對原有管理模式進行機制創新和流程再造，實現城建檔案管理現代化。為此，城建檔案信息化建設主要包括五個方面的內容：基礎設施建設、信息資源建設、標準規范建設、資金人才投入、信息開發利用。這五個方面中，基礎設施建設是基礎，信息資源建設是核心，標準規范建設和資金人才投入是保障，信息開發利用是目的。
二、城建檔案信息化建設應具備的幾大核心要素
（一）、城建檔案信息化建設中的基礎設備
基礎設備不僅是城建檔案信息化建設的物質基礎，更是城建檔案信息資源開發與利用的重要平臺，因此，要想做好城建檔案信息化建設，首先應做好基礎設施的構建。
（二）、城建檔案信息化建設中的應用系統
應用系統關系到城建檔案信息化建設的速度與質量。它不僅僅是城建檔案信息進行采集、處理、加工、管理、傳遞的重要應用軟件，更是信息資源開發與利用的重要技術保障。因此，可以說應用系統集中體現了城建檔案信息化建設的效益。
（三）、城建檔案信息化建設中的標準規范
隨著網絡信息技術的不斷延伸與擴展，在構建檔案管理信息化建設的同時，也要切實保證檔案信息資源的真實性與可靠性。因此，構建與遵循檔案信息化建設的標準與規范，也早已成為檔案信息化建設的重要基礎。
（四）、城建檔案信息化建設中的人才隊伍
檔案信息化人才作為城建檔案信息化建設的直接執行者，其個人素質、專業技能水平的高低，直接影響到檔案信息化建設成功與否。因此，可以說檔案信息化人才是檔案信息化建設的關鍵。各級檔案部門在構建檔案信息化建設中，應該高度重視檔案信息化人才隊伍的建設，從而為檔案信息化管理提供更好的服務。
三、城建檔案信息化管理的措施與建議
（一）注重城建檔案電子文件的收集
在信息化技術的不斷推動下，城建檔案電子文件正在持續增加。由于城建檔案本身具有極強的專業性質，這就對城建檔案電子文件的收集、歸檔提出了較高的要求。所以，必須要建立健全城建檔案電子文件的收集、歸檔體系，進一步規范城建檔案電子文件的收集、歸檔時間、范疇、方法以及標準等各個方面，從而有效提升城建檔案電子文件的歸檔效率。在必要情況下，可以嘗試把城建檔案電子文件的收集、歸檔與員工的績效進行掛鉤。城建檔案機構還應當適當增加相應的人力、物力，加快檔案電子化歸檔的速度，為城建檔案信息化管理奠定扎實的基礎。除此之外，因為城建檔案本身的特殊性質，針對信息資源數據庫的建設應當選擇GIS 軟件，通過構建GIS 數據庫，便于城建數據資料的檢索、管理以及查詢，同時能夠便于數據資料的進一步加工與提取。信息資料數據庫中存儲的信息主體應當包含城建資料與城建檔案的二次信息與詳細內容，同時還應當與建設項目空間位置信息整合成為一個具有連續性的空間數據庫，城市基本比例尺地形圖應當作為背景數據庫。詳細的數據種類應當囊括地名、環保資料、城市園林綠化、地下綜合管線、市政共用設備、城市勘測、城市建筑以及城市規劃等信息資源。
（二）、建立健全城建檔案保密體系
城建檔案傳統的紙質管理模式，能夠方便檔案管理人員進行相應的收集、登記、查詢、保存以及轉移，而城建檔案在實施信息化管理以后，因為互聯網本身所具有的高風險，保密工作就變得越來越重要。我們可以參考發達國家在城建檔案保密工作的做法，比如美國的城建檔案只是針對本人或者其所授權的人進行開放，并不會對所有的公眾進行開放，在某些州中，未經城建檔案主體授權而看其檔案屬于違法行為，并且對執法部門也不例外。這就需要城建檔案部門建立健全相應的保密體系，通過制度進行有效地制約，保障城建檔案信息查詢系統與電子文件只有在獲得授權的情況下才能夠進行使用。
（三）、注重城建工程檔案信息管理系統的維護與更新
城建工程檔案信息化建設是一個動態的過程，每年每月甚至每天都有大量工程檔案信息會補充進來，這些數據的變化要反映到信息管理系統中，就要求管理人員注重系統的維護與更新。工程檔案資料的維護與更新要遵循《建設工程文件歸類整理規范》、《建設電子文件與電子檔案管理規范》的要求，統一數據格式和標準，實現文件、圖紙檔案編目與檢索自動化，電子文檔、影像資料全存儲與檢索自動化。及時地對城建工程檔案信息管理系統維護與更新，可以使檔案更好地服務用戶，提升城建工程檔案信息管理水平。
（四）、突破重點，做好信息化建設的關鍵環節
當前建檔案管理信息化建設要重點突破：第一是抓好硬件基礎設施的建設。利用現有資源構建城建檔案的信息資源中心，為城建檔案的信息化管理提供扎實的硬件保障。第二是做好全省統一的城建檔案數據庫的建設。嚴格按照法規和標準，積極打造開放式的分布式數據庫群。首要的是構建好各類專業數據，依據城建功能建立各專題資源庫，包括規劃方案數據庫、地下管線數據庫、污水垃圾治理專庫等等。在此基礎上，進一步建設和完善綜合數據庫。第三是做好應用系統的建設。這個系統應包括城建檔案工程指導系統、檔案接收系統、檔案數據處理系統、工程跟蹤系統等等。在應用系統建設中，要加強對檔案信息資源的使用、維護和安全性的設計要求，確保打造一個全面、有用、高效、安全的城建檔案管理信息系統。
結束語
總而言之，隨著我國城鎮化建設步伐的加快，城市基礎設施、住宅及公共設施建筑、工業建筑等大量城建工程如雨后春筍般地涌現。如何做好這些城建工程檔案資料的管理，使其發揮檔案的功能和價值，更好地服務城市建設，顯得尤為重要和必要。如果仍采用傳統的檔案管理模式，其新增的巨量數據資料處理、保存難度大，很難適應如今飛速發展的信息化社會要求。改革傳統城建工程檔案管理模式，大力推行電子化、數字化、信息化新型檔案載體勢在必行。
參考文獻
[1] 任雪華. 濰坊市城建檔案綜合信息管理系統的設計與實現[D]. 山東大學，2012.
【關鍵詞】信息化；城建檔案信息化；數字化
一、城建檔案信息化的概述
隨著信息化時代的到來，特別是辦公自動化技術和網絡技術的發展，影響著當今世界經濟和社會發展趨勢，信息化水平的高低能夠作為一個國家或地區綜合實力的衡量標志，已經成為我國國民經濟信息化發展的重要戰略方向。其中，城建檔案信息化也在不斷發展，通過改變傳統的檔案信息形式和管理方式，對城建檔案信息進行分類整理，并且有效地開發其資源，推動了整體工作效率和服務質量的迅速提升。
城建檔案信息化，是指通過利用現代信息技術，建立城建檔案信息資源庫，提高城建檔案接收、管理、指導、決策的效率和水平，從而提升了城建檔案工作的經濟和社會效益的過程。通過建立城建檔案信息化，可以減少檔案錄入量，達成數據共享，方便信息查詢、統計、分析等，從而提高了檔案的利用率。一般情況下，城建檔案主要靠人工管理，這樣會產生對報表統計、分析的工作量和難度，如果是通過計算機將數據錄入形成數據庫進行管理，使用人員就可以通過網絡連接實現即時查詢，不但不受時空限制，而且在數據查詢導出方面，使用人員可以按照自己的需求來設計出符合自身個性化的檔案信息。建立城建檔案信息化管理后，將收集的檔案信息利用城建檔案管理軟件系統進行整理、歸檔，建立涵蓋業務范圍的城建檔案數據庫的信息網絡，有利于數據庫的開發利用工作，從而對服務領域逐步開拓創新。通過城建檔案信息化，大大提升了科技人員對城建檔案的開發利用，也為城建相關的工作者減少了工作量，相對應地提高了工作效率。
二、城建檔案信息化的發展趨勢
城建檔案信息化以計算機等現代化設備設施的運用為基礎，加快城建檔案信息資源的利用，從而推進城建檔案管理手段的信息化。當前形勢下，城建檔案信息資源如果要被政府、社會和群眾充分開發利用，將有用的統計數據、資料和決策整理歸檔，就必須重視對城建檔案信息化建設，這也是一種必然發展趨勢：
1、城建檔案信息資源的建立必須迎合全球信息化的新趨勢。隨著計算機技術的不斷更新開發利用，對城建檔案信息中聲像、電子文件的接收管理，將檔案信息數據庫進行控制和優化其質量，推動建立科學化的檔案信息數據庫。城建檔案信息化的建設能夠為城建相關工作者提供豐富的信息資源，推動著城建檔案迎合并且融入全球信息化的數字時代，也將成為城建檔案信息化建設的必由之路。
2、城建檔案信息化的最終目的是提供服務功能，這就決定了城建檔案工作必須走數字信息化之路。傳統的城建檔案信息已經不能滿足當今社會發展的需求。很多中小型城市城建檔案機構鑒于各個方面的制約因素，信息化程度低，管理方法相對與大型城市比較落后，依然采用人工檢索，工作量負荷重，導師工作效率比較低。因此，中小型城市應當以提高工作效率為目標，利用計算機整理歸檔實現信息化管理和建立城建檔案檢索目錄數據庫，通過數據庫自動化檢索來推動工作效率的提高，將成為中小型城市城建檔案信息化建設的重要戰略之一。順應數字信息化之路，將推動城建檔案的服務功能產生變化，在施工管理過程中，必將整理歸檔大量的電子檔案，這就促使城建檔案工作必須邁進數字信息化之路。
3、城建檔案信息化決定了城建檔案工作產業化的形成。由于大量的電子文件與電子檔案需要整理歸檔，讓城建檔案信息能夠得到有效地應用，就必須將城建檔案信息的真實歷史永久的存儲并且能夠很好的服務于社會，推動著提供信息、服務社會的城建檔案工作融入信息產業化的潮流之中。
三、城建檔案信息化建設的建議
1、加強城建檔案信息化基礎設施建設
基礎設施建設主要從兩個方面看：一方面是硬件，對城建檔案信息管理的計算機應當根據實際需求，不能片面追求最新、高級高性能的計算機硬件和網絡設備，只要城建檔案信息化運行性能要求的計算機，符合實際的必要的網絡設備，如掃描儀、DV等，應用于城建檔案管理服務領域，就能滿足硬件設備的需要。另一方面是軟件，要求能夠將業務、事務、服務順利完成外，更應該與信息資源數據庫系統兼容，將數據庫形成的全過程有效地整合起來做到相輔相成。有條件的地方，應當與辦公自動化或電子政務的基礎設施共同建設，形成一個系統平臺和設備環境。
2、加強專業人才隊伍建設
其一，將人才培養納入信息化的規劃中，重視提高從業整體素質。當前從事城建檔案的工作人員，很多存在知識面比較窄、知識結構混亂，城建管理信息化建設要求對檔案工作人員知識面廣且新，知識結構清晰，不但要求工作人員具有較高的知識與水平，而且在很大程度上要求他們知識更新的速度，所以，要求對從業人員在新技術、新設備、新方法方面進行繼續深造再教育，普及計算機硬件、軟件知識，促使檔案從業人員熟練掌握和運用現代化網絡技術的技能。其二，引進具有城建檔案信息管理的專業人才。根據城建檔案管理的從業人員現狀看，必須引進具有不但熟悉城建檔案管理基本知識，而且掌握計算機網絡技術，擅長使用城建檔案管理軟件，還要具備文檔存儲、編輯、檢索、利用等工作的高級專業人才。只有加強人才隊伍建設，培養和引進專業人才，為了城建檔案管理信息化工作能夠適應信息化時代的發展趨勢，就應當加強從業人員的隊伍建設，吸納并培養一大批具有城建檔案信息化管理的專業人才。
3、建立城建檔案信息化安全的保障系統
城建檔案信息資源必須受到國家相關法律的保護，提供信息安全的法律保障，通過建立合理而健全的管理體制，授權分級用戶管理。將使用信息資源的人員分層授權，通過實時記錄登錄人員的操作行為，并利用訪問日志進行跟蹤和監管。在檔案數據信息安全方面，不但要進行在線式備份系統保護，而且還應根據信息資源的重要程度，分出不同的安全等級，有利于建立綜合性強的備份系統。此外，必須安裝城建檔案信息數據庫服務器的防火墻和防病毒軟件，更好地規避非法入侵和病毒感染。
4、優化信息利用方法，推動檔案信息傳遞
開發利用是城建檔案工作的最終目的。所以，必須適應信息化時代的發展，不同程度轉變信息利用的方法，檔案利用者能夠不受到時間與空間的束縛，隨心所欲地通過網絡查詢各自需要的城建檔案信息資源。注重整理歸檔與城建檔案相關的圖書、資料，豐富城建檔案信息資源并且科學地管理好城建檔案。目前，城建檔案主要服務于科研方面，在服務經營方面卻很少，我國絕大部分的城建檔案館，不管是從經濟方面，還是從檔案信息資源需要方面，由科研轉型為經營，都需要比較長的時間才能實現。因此，各城建檔案館必須研討出長遠規劃，制定出具有可行性、持續性、穩定性的方案，這樣才能更好地推動城建檔案信息為城市現代化建設、經濟繁榮發展，提供優質的服務。
參考文獻：
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[3]胡佩,周雪.論城建檔案信息化建設[J].浙江檔案,2011(12).
關鍵詞：檔案管理信息化；問題；建議
1檔案管理信息化存在的問題
1.1檔案管理的信息化意識不足
實現企業檔案管理的信息化不是一項簡單的工作，需要大量的時間來逐步完成，而且投資較高。因此部分企業選擇繼續使用傳統的檔案管理模式，而將資金更多的用于例如設備改造、產品銷售等直接投資上，疏于對檔案的管理，忽視對檔案管理人員的業務培訓，導致管理人員缺乏經驗、缺乏服務意識，使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而，事實上雖然檔案管理信息化的應用不能直接為企業創造效益，但是通過對檔案的合理管理能夠為企業的發展提供可靠的支持，間接為企業創造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業的發展。
1.2檔案管理信息載體的破損
在企業信息化的背景下，磁性載體的電子檔案成為繼紙質載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網絡技術的應用，許多企業實現了工程設計、施工和產品研發中的二維繪圖、三維仿真模擬設計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等，這些載體會因為各種原因而發生破損，例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用.嚴重的還會導致系統運行出現問題。
1.3標準化建設不夠完善
檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉變過程中，必須有相關的規范與標準對其進行指導。信息化是一個非常嚴密的信息系統，各個業務環節的相關信息為數據處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現，為企業檔案管理信息化提供數據計算的標準卻難以滿足企業的需求，企業管理和業務流程以及工作程序標準、數據交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業發展提供支持的因素將給企業內部或企業之間的數據交換或資源共享造成諸多不便，甚至會嚴重制約企業獲得更多的經濟效益和社會效益。
2改善檔案管理信息化建設的建議
2.1設立有效的信息系統，安全、合理、充分地使用電子檔案
想落實檔案信息化，就一定應設立實用的文件檔案管理計算機信息系統，對此，檔案管理部門應做好以下幾項工作：第一，規范和改進在運用計算機情況下文件檔案管理工作流程，讓其適應檔案信息管理的要求；第二，按照文件處理程序來進行檔案信息化系統軟件功能設計；最后，在信息系統中設立健全的內部控制制度，保證檔案的安全。
2.2增加檔案工作者的專業素質，落實檔案管理的科學化
現代化的設備必須由人來操作，同樣檔案工作信息化由人來落實。檔案管理者應具備多元化知識結構方可適應要求，現代化知識會成為每一位檔案工作者知識中的要素，此外，也深刻地影響檔案管理人員的知識結構和檔案工作隊伍的結構，故設立一支具有現代科學業務知識和技術知識的專業隊伍是尤為關鍵的：第一，檔案管理者應該具有多元化的知識背景。現代科學成果在檔案管理中的大量使用，促使檔案工作者應不斷掌握和學習管理、理論和文化等相關知識，其中極為重要的是數學、計算機等學科的知識，它們對檔案管理執行信息化、現代化具有直接作用。第二，全面了解檔案專業知識，例如：具備檔案自動化管理、目錄學、文書學、檔案管理學、檔案學以及檔案修裱、復制、編研、檢索、標引、著錄等相關檔案基本技能和專業知識。第三，從檔案管理現代化發展情況來看，檔案工作者應該具備熟悉進行檔案信息分析與研究、檔案管理現代化技術、提供高層次檔案信息咨詢與服務等三方面的能力。檔案管理人員應該不斷學習相關知識，上級檔案管理部門應傾力創造條件，有計劃的選派檔案管理人員進行離崗培訓，進行深造，還能夠運用以強帶弱、以老帶新的辦法，互學互幫等確立梯隊型人才結構和復合型人才群體。
2.3增加檔案工作者的信息安全素質，落實檔案管理的安全化
對于信息社會環境中的檔案管理工作者，信息安全素質是指在網絡環境中管理電子文件的信息安全的能力和意識。檔案信息安全是目前檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質，非常有利于發展檔案管理學的理論研究、拓寬檔案管理保護領域；健全檔案信息安全管理體系。推動檔案信息化建設和檔案管理事業的可持續、有序、健康發展具有重要的現實意義。
院在工作活動中形成的各種載體檔案，是醫院的重要資源和寶貴財富。隨著醫院服務模式的轉變，醫院檔案信息化管理工作中必將成為醫院管理的重要組成部分。醫院檔案信息化管理已勢在必行，現就醫院檔案管理信息化的重要性進行分析，并提出了實現醫院檔案管理信息化的措施及建議。
【關鍵詞】 醫院綜合檔案信息化 重要性 措施
1 醫院綜合檔案管理的現狀
醫院檔案涵蓋了醫院管理的各個方面，包括文書、人事、病歷、財務、基建等很多重要檔案。但由于醫院對檔案管理的意義認識不足，重視不夠，醫院檔案管理還處在比較落后的手工管理階段，存在著設備技術落后、存儲空間有限、資料容易遺漏、檢索困難、查找麻煩的諸多不足，使檔案開發利用率低，發揮的作用不大，醫院綜合檔案管理已跟不上醫院日趨發展的需求。加之，在醫院人才培養中，一直以來重視醫療技術人員素質的培養，沒有把檔案人員素質的提高和繼續教育納入計劃和要求。檔案工作隊伍存在著專業知識老化，知識面窄，知識結構不合理、缺少高層次的檔案專業人才等問題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統的經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力。這些情況已嚴重阻礙了醫院檔案事業的發展。
2 實現醫院檔案管理信息化的重要性
（1）檔案信息化是發展醫療衛生事業的必然要求。檔案信息化可以促進醫院信息化建設和規范化管理，提高醫院信息化管理水平。隨著醫院信息化建設的不斷深入，HIS、PACS、LIS、OA等系統已滲透在醫院各個領域，電子病歷的使用，辦公自動化的實現，使醫院檔案管理信息化已迫在眉睫。檔案的信息化建設業已成為醫院檔案工作發展的必然趨勢和工作重點，它的發展與成熟也勢必對醫院的現代化管理帶來更深遠的影響。
（2）檔案信息化是加強醫療衛生工作的需要。醫院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫務人員的醫、教、研、學提供豐富、翔實的信息資源，而且也能為醫院領導的決策和管理提供準確、完整、可靠的原始數據，而檔案信息化在充分發揮檔案的這些功能方面有著獨特優勢。隨著醫療業務的不斷深入和發展，檔案信息資源的開發和利用也顯得更為重要。對于承擔著日益繁重的醫療衛生任務的綜合醫院而言，實現檔案信息化是適應醫療業務工作需要和時展的必然要求。
（3）檔案信息化可為醫療業務工作提供高效、優質的服務。實現檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能改變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為醫院的醫療、教學、科研等業務工作服務。
（4）檔案信息化可使信息發揮最大效益。隨著現代科學技術的發展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質檔案高出許多倍。紙質載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。
3 醫院檔案信息化管理的應對措施
（1）醫院檔案管理納入醫院發展規劃。檔案信息化管理應緊密聯系醫院的發展戰略，醫院領導要充分認識到，醫院多年積累的檔案對醫院發展的重要性，只有醫院領導足夠重視和支持，把醫院檔案管理納入發展規劃，才能把醫院綜合檔案管信息化落到實處。
（2）加強檔案信息化建設中軟件配套工作。建立相對穩定的檔案信息化管理體系，這是檔案工作向信息化邁進的必由之路。檔案信息化建設應與醫院的網絡建設同步進行，實現資源互補。我院信息中心已在籌劃檔案網絡與醫院網絡的設密權限，嘗試以檔案室為中心將院內相關計算機進行內部聯網。將信息建立在統一的管理平臺上，方便使用者在任何一臺計算機上查看相關資料，在實現資源共享的同時也體現了數字化檔案管理的時效性。醫院正在逐步完善檔案信息網絡系統，逐步實現辦公自動化一體化的構想。
（3）加大資金投入，完善信息化設備。在檔案信息化管理中，首先需要配置穩定、可靠、安全和較高性能的信息化硬件設施，以滿足信息化環境下檔案資源的采集、管理、利用等基本需求。根據實際條件，配置掃描儀、刻錄機、音視頻數字化采集和轉換設備、數碼相機、數碼攝像機，存儲設備等現代化設備。并在醫院內部構建一個檔案網絡平臺。把數字檔案存儲在專門的數據服務器上，檔案檢索工作站通過網絡訪問，為用戶提供查詢、更新、事務管理等服務。促使檔案管理逐步從傳統的手工、經驗管理向現代化的科學管理邁進。
（4）加強檔案管理人員培訓。要實現醫院檔案信息化，提高檔案管理的質量和檔案資源開發利用的效率，需要利用現代科學技術手段和方法進行管理，這就要求醫院檔案工作者不僅要具備檔案管理專業知識素養，還要具備熟練掌握現代化信息技術的能力。醫院要采取多種方法培養和提高檔案工作者的綜合素質，通過不斷學習和培訓，才能適應信息技術不斷發展的需要。
（5）信息化檔案安全防范。檔案管理人員必須要有風險防范意識，聯合醫院信息中心部門，加強檔案信息系統的實時監控，防止電腦黑客的資取、篡改檔案信息和破壞檔案信息系統。同時，要給檔案系統安裝防病毒軟件，防止電腦病毒入侵。同時，作好檔案的保密工作。
總之，實現醫院檔案管理現代化是確保醫療事業可持續發展的需要，是醫院現代信息管理的重要組成部分。檔案工作者要充分認識到加強檔案信息化管理的重要性，不斷提高自身的素質，熟練運用現代設備和信息技術，創造性地開展工作，促進醫院的檔案事業蓬勃發展。
參 考 文 獻
關鍵詞:信息化 建筑工程設計 檔案管理
中圖分類號： TU198 文獻標識碼： A
檔案信息化建設，特別是建筑工程設計項目要建立電子檔案，對于檔案管理人員來說其工作方式不再是只將發行的設計文件按冊登錄、完成借閱，而是要面對大量的電子文件。大一點的項目要對上千個電子文件進行收集、整理、編目等。建立電子檔案要做信息系統所需的大量而細致的工作，是紙介檔案管理時初期工作量幾倍甚至幾十倍，這對檔案工作者來說是挑戰也是契機。
1 目前我國建筑工程設計檔案管理現狀
建筑工程設計檔案是設計項目的重要組成部分之一，直接反映著工程建筑物的質量的安全性和可靠性，建筑工程設計檔案從工程建設項目的招標和投標開始，貫穿于工程建設立項報建審批，工程建設項目的勘察設計，工程建設項目的施工以及施工后期的質量驗收等環節。 從中，我們不難看出，建筑工程設計檔案是對工程設計全程全方位的記錄，建筑工程設計檔案在一定程度上反映著建筑工程質量的安全性和可靠性。
1．1 檔案管理信息化建設緩慢
隨著我國科學技術的不斷發展和創新，建筑設計行業加快了建筑工程設計檔案信息化建設的步伐。雖然加大了建筑工程設計檔案管理信息化建設的關注和投資力度，但是據相關的資料顯示，目前我國的建筑工程設計檔案信息化建設還是十分的緩慢，根本無法滿足我國經濟發展和城市建設的需求。在建筑工程設計檔案信息化建設過程中，由于多數檔案的來源地不盡相同，因此信息相對的都比較分散，很難進行統一的規范的管理; 其次，部分的建筑設計單位的檔案管理部門在工作過程中還是更側重于實體檔案管理，對建筑工程設計檔案管理的信息化建設的力度還是十分的薄弱。
1．2 檔案管理信息化建設動力不足
目前，我國的建筑工程設計檔案管理在信息化建設還處于初期的起步階段，在建設過程中還存在著很多的不足和漏洞，同時，在工程建設檔案管理信息化建設過程中，人才緊缺也是阻礙建筑工程設計檔案管理信息化建設的一個主要因素之一，檔案管理人員對建筑工程設計檔案管理的信息化建設的重要性認識不足，在工作過程中出現走形式，無法確保工程建筑檔案管理信息化建設的真實性和可靠性。
1．3檔案管理信息化建設目標不明確
一直以來，檔案管理人員對實物資料的收集總是能采取各樣方法與手段使其齊全、系統，但面對電子文件收集、整理等工作的時候，往往存在不太了解其工作意義，不明白實物資料與電子文件資料之間如何發揮互補作用以及電子文件系統收集以后怎樣發揮其利用上高效率的優勢。究其根本原因主要是由于我國的建筑工程設計檔案在信息化建設過程中并沒有十分明確的目標，這就成為致使我國的建筑工程設計檔案管理信息化建設發展緩慢的直接因素之一。
2 基于信息化的建筑工程設計檔案管理建設的方法
近些年來，建筑設計行業逐漸認識到了工程設計檔案管理信息化建設是促進行業向現代化發展的重要力量，因此，不少企業和單位紛紛加大了建筑工程設計檔案管理信息化發展的關注和投資力度，完善建筑工程設計檔案管理信息化的基礎配置，力求能夠不斷的提高建筑工程設計檔案的收集和管理能力以及檔案的再利用效率。
2．1 增強建筑工程設計檔案管理的現代化意識
建筑工程設計檔案作為建筑工程的重要組成部分之一，直接反映著工程建筑物施工質量的安全性和可靠性。一直以來，建筑工程設計檔案信息化的發展和建設都比較緩慢，封閉性較強，開放性不夠，自然也就無法實現與時俱進，導致檔案的實際利用在一定程度上成為了空話。為了能夠進一步提高建筑工程設計檔案管理的有效性，增強建筑工程設計檔案管理的現代化意識，將檔案管理工作和信息化建設進行有機的結合，確保在工作過程中能夠擺脫傳統工程設計檔案管理模式的束縛和影響，積極的摸索和建立一套健全的科學的建筑工程設計檔案信息化管理模式，為我國的經濟發展和社會建設做出應有的貢獻
2．2 加大對建筑工程設計檔案管理人員的培訓力度
檔案管理人員作為建筑工程設計檔案管理的主要執行者和參與者，檔案管理人員的綜合素養和業務技能直接影響著建筑工程設計檔案管理工作的科學性和合理性。隨著我國科學技術的不斷發展和創新，我國多數的檔案管理人員在對建筑工程設計檔案進行管理的過程中卻還是沿用著傳統的管理方式，顯然已經無法滿足我國現階段經濟發展和社會建設的需求，加大對建筑工程設計檔案管理人員的培訓力度，是實現我國建筑工程設計檔案管理信息化的關鍵因素。建筑工程設計檔案管理人員在工作過程中需要不斷地充實自我，豐富自己的知識面，從而不斷的提升自己在檔案管理工作中的具體價值; 同時相關的管理部門也需要不斷的培養和強化建筑工程設計檔案管理人員的現代化意識，提高檔案管理人員對計算機技術的掌握和應用能力，為實現檔案管理的信息化建設奠定堅實的基礎和保障
2．3 樹立建筑工程設計檔案信息化管理的安全意識
隨著信息技術在我國的不斷發展和創新，為建筑工程設計檔案管理提供了更加方便快捷的管理方法和途徑，在一定程度上提高了我國建筑工程設計檔案信息化管理以及利用的效率和質量，但是由于信息技術的不確定性同樣也給我國建筑工程設計檔案的信息化管理埋下了一定的風險隱患。目前在我國，部分的建筑設計單位檔案管理部門在進行建筑工程設計檔案的信息化建設過程中，忽視了對檔案的機密性和安全性的相關設置，導致部分的建筑設計檔案出現丟失后或泄密的問題，給相關的建筑單位和管理單位造成了十分巨大的影響，阻礙了我國建筑行業的健康持續發展。針對這種情況，相關的管理部門在進行建筑工程設計檔案的信息化建設過程中，需要結合建筑工程設計檔案中的具體內容的機密性對部分檔案進行加密設置，通過運用相關的計算機操作技術提高機密檔案的安全性和可靠性，將建筑工程設計檔案的信息化管理和實際運用進行有機的結合; 同時，在建筑工程設計檔案管理信息化建設過程中，還需要加大對檔案紙質文件的保管力度和維護工作，從而進一步提高我國建筑工程設計檔案管理的科學性和有效性。
一、高校畢業生檔案管理工作呈現的特點及產生的問題
一是高校畢業生數量多且連年持續增加。1997年我國高校招生制度改革，各高等學校不斷擴大招生規模，高校畢業生數量也隨之逐年增加。據統計，2001年全國高校畢業生114萬人，2016年高校畢業生高達765萬人。高校畢業生總量多且數量的快速增長，使得高等學校的檔案管理工作量瞬間加大，以至于不得不臨時湊人手、拉隊伍，不少高校疲于應付。
二是高校畢業生檔案管理相關工作時間上相對集中。由于高校畢業生工作的特殊性，高校畢業生檔案管理所涉及到的學校檔案整理、轉出，地方接收檔案、整理入庫等工作，從時間上看相對比較集中，高峰期大致從每年的6月中旬到10月下旬。高校畢業生的檔案管理工作在時間上相對集中，階段性工作量突然增加，這一特點也無形增加了高校和地方檔案管理部門在檔案管理工作方面的壓力。
三是高校畢業生檔案管理工作信息化水平偏低。其一，高校檔案管理部門在整理檔案時依然采取文字標注信息的方式進行，費時費力，容易出錯。其二，大部分高等學校在畢業生檔案轉出后，都無法實時查詢或跟蹤檔案去向，給急需用檔的高校畢業生帶來諸多不便。其三，地方檔案管理部門接收高校畢業生檔案整理入庫時，亦多采用人工整理數據的形式，信息化水平不高，加之檔案來源單位眾多，工作量大且繁瑣，效率不高。其四，雖然目前大多數地方檔案管理部門都已支持網頁查詢畢業生檔案去向，但查詢方式較為單一，當前已廣泛普及的微信公眾號、手機APP查詢等方式利用度還不高。
二、利用信息化做好高校畢業生檔案管理的幾點建議
（一）高等學校要提高檔案管理信息化水平
高等學校要改善檔案管理人員隊伍結構，在不斷提高現有工作人員信息化水平的同時，也要注重吸納信息化專業技術人才加入檔案管理隊伍，加大專項資金投入，提高軟硬件配備水平，有針對性的開發檔案管理軟件，本著有利于簡化和規范畢業生檔案管理的原則，探索推廣使用條形碼、二維碼等信息化方式標注畢業生檔案信息，逐漸改變畢業生檔案信息標注方式。高等學校要暢通畢業生檔案去向查詢渠道，探索普及開通網站、微信公眾號、手機APP等多種查詢方式，以方便畢業生實時掌握其檔案流向。
（二）地方要促進檔案信息化建設提高服務水平
隨著計算機技術、網絡技術以及各類信息化設備越來越多的應用于我們的工作和生活，使得我們獲取信息的方式更加方便、速度更加快捷，工作效益和生活質量大幅度提高。在此大背景下，地方檔案管理部門作為政府直接服務高校畢業生就業創業的窗口部門，為服務對象提供檔案管理相關服務的質量和效率，直接關系著政府在人民群眾中的形象，因此，地方檔案管理部門提供相關服務的質量和效率尤為重要，以信息化技術為核心的檔案管理智能化系統工程建設應為“必修課程”，從基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設、人才隊伍建設、安全保障建設等方面入手，構建完善的檔案管理信息化系統工程，實現硬件、軟件以及人員的全面信息化。
（三）決策部門要大力推動檔案管理信息化水平建設工作的開展
論文摘 要：信息時代的到來使檔案信息化和數字檔案館的建設變成了可能，本文首先對相關概念及其重要性做了必要的說明，其次針對目前高校在檔案館建設過程中存在的問題進行了分析，最后提出了相關的策略意見。
1.檔案信息化與數字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。
數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
2.高校檔案信息化與數字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統、應用程序以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數字檔案館是檔案管理更加規范和標準的要求。高校檔案館館藏數量不斷增加，現行存儲空間有限，需要通過數字檔案館來緩解。以網絡技術為主的檔案數字化已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，是電子檔案管理重要性的體現。
高校檔案信息化與數字檔案館建設是檔案開發利用，實現服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現數據共享，充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統檔案工作的重大變革。
3.高校檔案館數字化建設中存在的問題
3.1觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。通過數字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入管理系統之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。
3.2技術層面的問題
⑴高校數字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統的面向文字信息的結構化關系數據庫不能滿足這一現實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數據庫；
⑵通信網絡是傳遞數字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展；
⑶標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數字檔案的著錄標準、全文數據庫的標準等還沒有形成規范；
⑷高校數字檔案館建設的目的是為了實現檔案信息資源的共享，將數字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
4.相關策略建議
4.1加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數字化治理技術標準及規范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規范高校檔案信息化工作。
4.2重視檔案管理軟件的開發和應用
高校要重視檔案管理軟件的開發和應用。在軟件開發方式上，應依照國家標準并結合高校實際，統一規劃，創新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發工作，最終形成一批有自主知識產權的、符合檔案工作發展趨勢的管理軟件。
4.3安全性方面的建議
數字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生，確保檔案數據庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數字檔案館數據安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4.4重視檔案信息化人才隊伍的建設
數字檔案館建設是一項高科技項目，要根據建設需要，培養和引進一批人才，構建一支知識結構合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設正常運行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質的同時，要加大培訓力度，加強對他們在應用新技術、新設備、新方法方面的培訓，普及信息技術知識，提高他們掌握和運用現代化技術的技能；其次要根據檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質現代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長，開發檔案信息化的項目和產品等。
5.結語
數字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數字檔案館將影響到高校在各個領域的發展，為現代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內外先進經驗，不斷推進檔案數字化、信息化建設。
參考文獻
[1]范文霞.加強高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內蒙古電大學刊，2007（09）
