時間：2023-06-21 09:11:57
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一、建立個人健康檔案的必要性與重要性
個人健康檔案形成者，主要指醫院、社區衛生服務機構、社會健康服務機構等。檔案內容，個人健康檔案不僅包括個人在醫院看病時候所用的病歷，還包括與個體健康有關在醫療、保健等過程中產生的更廣義信息資料。檔案的形式，主要有圖、檔、卡、冊、表。檔案的本質即個人在醫療、保健等個人健康管理活動中形成原始的歷史記錄，它是醫療保健過程順利進行的依據。個人健康檔案，就是個人身心健康（健康狀態、亞健康狀態的疾病預防與保護、非健康狀態的疾病治療等）過程的規范、科學記錄。它是以個人健康為核心、貫穿整個生命過程、涵蓋各種健康相關因素、實現信息多渠道動態收集、管理，滿足個人自身需要和健康管理的具有查考利用價值的不同載體和形式的歷史記錄。由此可見，個人健康檔案是個人自我保健過程中不可缺少的醫學資料，它記錄了每個人疾病的發生、發展、治療和轉歸的過程。建立健全公民個人健康檔案對完善我國公共衛生和醫療服務體系、加強疾病防治和預防保健等工作具有重要意義。
二、個人健康檔案的內容與獨特性
1、個人健康檔案的內容
個人健康檔案不僅包括個人在醫院看病時候所用的病歷，還包括與個體健康有關在醫療、保健等過程中產生的更廣義信息資料。個人健康檔案可由個人基本信息、基本記錄和專項檔案等部分組成。個人基本信息包括姓名、年齡、性別、身份證號、職業、工作單位、教育程度、婚姻、民族等；基本記錄即個人健康行為記錄：如家族史、吸煙、飲酒、就醫行為以及個人各種化驗及輔助檢查記錄、預防性記錄等；專項檔案指特殊疾患流程，是指對某一問題的進展情況進行跟蹤隨訪的動態觀察記錄。包括癥狀、體征、用藥、轉會診結果等。
2、個人健康檔案的獨特性
2.1內容的全面性與形式的多樣性。個人健康檔案不是簡單地將紙質病歷記載的各項內容輸入電腦，還記載了居民平時生活中的點滴健康相關信息，在任何時間、任何地點收集個人健康檔案，不僅能記錄病史、診斷治療情況可以完成以個人健康為中心的信息集成，而且也是在醫療過程中形成的所有文字、數據、圖表、影像等資料的有機整合。個人健康檔案的形式多種多樣，它以圖、卡、檔、表、冊等形式出現。
2.2內容變化的動態性。一份完整的個人健康檔案記錄了個體從出生到死亡過程中在各個健康狀態下的所有生命體征的變化以及客觀反映疾病病情、檢查、診斷、治療情況及其轉歸的全過程記錄。它是一個動態連續且全面的記錄過程，并通過各種形式詳細地記錄健康信息的變化，從而為將來的醫療保健以及健康管理過程提供完整的醫療診斷依據。
2.3檢索使用的方便性與靈活性。傳統意義上的查閱檔案，必須是要先通過查找索引，找到相關索引一層層進入后才能進行翻閱，這不僅速度慢，勞動繁瑣，而且檢索的查全性和查準性又無法得到保證。個人健康檔案以個人為單位，以特有的數據格式集中存儲，有利于迅速檢索查詢、調用處理各種信息，為科學研究、臨床提供全面可靠的資料，大大提高了檔案的利用效率。
2.4內容的保密性。由于個人健康檔案記錄了大量的涉及個人隱私的信息，所以它的安全控制和保密性的要求就顯得很高。個人健康檔案涉及的隱私信息主要有注冊信息，包括姓名、年齡、性別、身份證號、職業等，有對于個人健康有關的某一問題的跟蹤動態觀察記錄，如就醫行為等，還有用戶的潛在信息，即基于個人信息從中發掘出來的潛在信息。
三、進一步建立健全個人健康檔案管理制度
1、建立完善的管理流程和機制
首先是完善個人健康檔案的收集制度。個人要有自我保健意識，盡可能地將與自身健康相關的所有記錄全面、妥善地保管起來。各個衛生服務機構，如醫院、社區衛生服務中心、社會健康服務機構等要形成制度，從個人出生開始建立健康檔案，把個人健康資料納入各個醫療保健機構的檔案管理流程中。其次要確定個人健康檔案管理機構。個人健康檔案是個人健康情況的原始記錄，具有從屬性與唯一性，其歸屬權屬于個人所有。醫院等健康機構在受聘管理的期限內，負有形成。收集、歸檔和妥善管理的職責，嚴禁健康檔案的散失。要根據有關規定在一定期限內做好個人健康檔案的交接工作，保證檔案資料的完整性與延續性。再次是不斷探索好的管理方法和經驗，培養一支高素質、業務能力強的檔案管理人員隊伍，高校快捷地提供利用服務，最大限度地提高個人健康檔案的利用價值。
2、個人隱私安全與保護問題
隱私的基本涵義就是自然人對個人生活秘密和個人生活自由保有不受他人干涉的權利。個人健康檔案中有關個人信息完全屬于個人隱私，這種隱私權主要表現在個人對整個就醫、保健過程中檔案上記載的個人資訊或信息部分享有的支配權。目前，我國正在進行醫療體制和社會保障機制的改革，醫療法制尚不健全，易患糾紛日益增多，作為醫療保障體系之一的個人健康檔案工作也應納入法制軌道。如何有效保護個人隱私不被泄露，是保障個人利益的一個重要方面，應該引起足夠的重視。個人健康檔案管理機構要從提高服務質量，建立起如醫患雙方密切的信任關系，抵消提供個人信息的顧慮；制訂完善的個人隱私制度與隱私保護技術；開展個人隱私保護教育，提高隱私保護意識與行業自律管理意識等幾個方面入手，將個人健康檔案的管理與保護個人隱私權相結合，走出一條符合我國國情的個人健康檔案管理之路。
我國人力資源和社會保障個人檔案由來已久，對社會發展起到一定的推動作用，但隨著科技水平的不斷進步，個人檔案的管理工作并沒有跟上時代的步伐，缺乏現代化的管理，內部的的組織制度、人員素質等還有很大的進步空間，這些都是新時期個人檔案管理所面臨的問題和挑戰。（一）監管組織待完善，人員素質待提高人力資源和社會保障個人檔案管理的內部監管能力有待提高，業務量大、任務重的工作特點，直接導致了內部監管組織的漏洞。此外，檔案管理人員的專業素質不高也是管理工作中的嚴重問題，由于檔案管理工作的特性，往往會出現正式職工編制不足，一人身兼數職的現象，有的工作人員尚未取得相關的從業資格證書，難以保證個人檔案管理的工作質量，進而造成一些錯誤和問題，嚴重影響了人力資源和社會保障工作的穩步發展。（二）信息化建設滯后，辦公效率較低下現如今，網絡早已滲透到社會發展和人民生活的各個領域，且產生了巨大的推動與促進作用，大大提高了現代辦公的效率跟質量，然而在人力資源和社會保障個人檔案管理工作中，信息化的運用尚未完全普及和完善，管理的系統信息無法共享，難以及時核實個人的相關信息，導致各種社會保障基金問題難以預防和查處，例如重復領取、漏報、瞞報等，不利于社會保障工作的合理有序進行，加上缺乏信息化處理，辦公效率低下，大量工作積壓，導致許多信息的不大及時處理，大大阻礙了個人檔案管理水平的進一步提高。
二、人力資源和社會保障個人檔案管理的發展策略
為促進我國人力資源和社會保障個人檔案管理適應時展的要求，適應人民群眾日益提高的生活標準，需要正式個人檔案管理存在的不足和缺陷，細致分析，從中把握問題的實質并采取相應的發展策略，只有如此，才能促進人力資源管理水平的提高，保證社會保障的質量，讓個人檔案管理更好地服務于社會。
（一）提高檔案人員的綜合業務素質個人檔案管理要求工作人員有著扎實的檔案管理的理論知識，熟練掌握計算機技術，擁有高度的責任感、職業道德以及認真細致的工作態度。加強思想教育，充分認識到檔案管理的重要性和實際意義，增強自身責任感榮譽感，提高工作效率，檔案人員還要掌握并熟練運用數字化、信息化技術，努力使自己具備信息知識和網絡文化知識，通過教育培訓、學習交流等形式，不斷提高工作人員的綜合素質，建立一支業務素質過硬、工作作風優良的檔案管理團隊。
（二）加強個人檔案管理制度建設建立一套系統全面、科學合理、操作性強的內部管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度等，明確具體的責任制度，責任到人，科學設置業務科室和職責崗位，堅持政務公開，進一步規范工作流程，形成嚴格高效、統一規范的業務程序，加大監督力度，全方位監督管理，定期對個人檔案管理進行審查，嚴肅處理違法亂紀行為，切實增強檔案管理監督的權威性和執行力。不斷學習，吸取先進的管理經驗和教訓，及時調整不合時宜的規章制度，確保業務工作與時俱進，促進人力資源和社會保證個人檔案真正服務于民。
（三）建立現代化檔案管理模式加強人力資源和社會保障個人檔案管理的信息化建設，發揮網絡監督的作用，建立現代化的檔案管理模式。樹立檔案現代化管理的意識，加深對先進檔案管理知識和方法的學習，掌握先進的個人檔案管理技能，實現檔案管理的現代化。利用先進的現代化技術整理檔案，注重對網絡、對計算機的使用，使個人檔案管理數據化、信息化，發揮信息化優勢，方便管理和監督，提高工作效率，改變傳統復雜繁瑣、費時費力的工作狀態，既避免了人員分配不準的現象，有降低了人為因素對檔案管理帶來的影響。
三、結語
【關鍵詞】高校 學生 檔案工作 “學生類”檔案
2008年9月教育部和國家檔案局聯合頒布了《高等學校檔案管理辦法》（簡稱：27號令），首次明確將“學生類”檔案納入高校檔案工作的范疇。然而作為法規性、指導性文件，27號令并未頒布其實施細則，只指出“學生類”檔案的歸檔范圍。“學生類”檔案是否就是學生個人檔案，“學生類”檔案工作如何開展？
目前高校“學生類”檔案工作的現狀
1.國內學者對 “學生類”檔案解析存在很大分歧
一部分學者認為高校“學生類”檔案僅僅是指學生的個人檔案，也就是高校大一新生進校時由招辦提供的，由學生管理部門或檔案機構暫時管理的，學生畢業后又流轉到用人單位人事部門或是人才交流中心的學生人事檔案；而也有部分學者認為“學生類”檔案要和高校其他檔案一樣要在檔案機構長期保存；還有部分學者認為，“學生類”檔案是由學生的個人檔案和十大類中涉及學生個人資料兩部分組成，其中學生個人檔案是可以理解為暫時保管，但在教學類中，如增加學生登記表、畢業生登記表等。
2.目前絕大部分高校在27號令下發之后，“學生類”檔案管理工作并沒有實質性進展
27號令下發之前，學生檔案一般是指的學生個人檔案，一般是由高校的學生管理部門進行管理，學校檔案機構并不參與管理。27號令頒布之后，“學生類”檔案與其他類十類檔案一同被納入高校檔案實體管理體系。然而，由于27號令并未出臺其實施細則，缺乏實際的、可操作性的措施，再加上學生檔案的產生部門較多，內容又較為復雜，同時高校專職檔案人員數量較少。因此，目前絕大多數高校仍然是由學生管理部門管理學生的個人檔案。而檔案機構并未對“學生類檔案”工作有實質性開展。
從“檔案工作的最終目的”看“學生類”檔案內涵
什么是“檔案”？自古以來不同的國家、學者對“檔案”具體定義的探討從來沒有停息過。但不同的國家和學者都不約而同地認為，為利用者提供利用服務是檔案的工作的最終目的。國家檔案局局長楊冬權指出“做好檔案的社會服務是檔案工作的根本要求，是檔案工作的永恒的主題”。由此可見，高校學生產生的只要是對學校、學生和社會有利用價值的檔案材料都可以被稱為“學生類”檔案。為新時期指導高校檔案工作的法規性文獻，將“學生類”檔案納入高校檔案工作范疇，這是高校檔案機構“以人為本” 服務學校、學生和社會的重要體現和新時代的要求。
做好“學生類”檔案工作的幾點建議
1.“學生類”檔案工作的順利開展，領導的重視和關心是關鍵
“學生類”檔案工作是一個長期過程，僅僅依靠檔案工作人員的努力是不夠的，還需要相關領導給予關心和重視。27號令指出“高校檔案工作由高等學校校長領導”。高校校長要批準“學生類”檔案工作制度，要將“學生類”檔案工作“三納入”、“四同步”，并為“學生類”檔案工作提供充足的人力、物力和財力。
2.“學生類”檔案由高校檔案機構集中統一管理
27號令明確指出“高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構”。高校檔案機構能更好地收集整理檔案和為利用者服務。一方面，高校檔案機構在實際的工作中更了解學校、學生、社會對“學生類”檔案的需求，可以制訂出比較完善的“學生類”檔案工作制度；另一方面，高校檔案機構工作人員在檔案意識和業務技能方面都普遍高于部門兼職檔案人員。
3.加強對“學生類“檔案的宣傳力度
近年來畢業生回母校查詢個人檔案、補辦學籍檔案等情況非常多。追究其原因，有的畢業生不清楚自己的個人檔案有沒有帶走，或自己或用人單位丟失；還有部分畢業生，檔案丟失后不知道怎么辦，在哪里補辦。可以看出，很多學生和用人單位對學生個人檔案不是很重視。高校應該通過各種渠道宣傳“學生類”檔案的重要性：一方面，對內加強對學生檔案意識教育；另一方面，對外通過高校網站、檔案機構網站宣傳“學生類”檔案的內容、價值、重要性等。
4.關口下移，加強對“學生類”檔案材料的收集和規范管理
“學生類”檔案涉及的學生檔案材料內容廣泛、復雜，需要有高校檔案機構主導，學院各學生工作部門、管理部門共同協助才能做好。專職檔案人員要經常深入相關“學生類”檔案產生部門，督促兼職檔案員做好平時歸檔材料的積累和整理，在歸檔前，逐一進行手把手、面對面的技術指導與服務，針對問題及時提出解決方案，真正做到“關口前移，重心下移”，確保“學生類”檔案歸檔材料規范、齊全、完整。
為學校、學生、社會提供利用服務是開展“學生類”檔案工作的最終目的。高校檔案機構和學者應充分認識到這一點，在實際工作中有意識地、自覺地開展和改進“學生類”檔案工作方法，才能更好為學校、學生、社會服務。
參考文獻：
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關鍵詞：高校；畢業生；檔案管理
中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1005—5312（2012）27—0240—01
一、高校畢業生檔案的內容與特點
1、學生檔案的內容包括：學生個人檔案和學生整體檔案。學生個人檔案指面向學生個體設立的檔案，內含學生本人簡歷和家庭主要成員及社會關系情況、畢業自我鑒定、學期成績、學年評語（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調查表、入團志愿書、獎懲情況附件等。學生整體檔案是指面向全體學生包容學生個體的檔案，指學籍冊、招生花名冊、學生名冊，證書表冊，畢業證書發放登記表，畢業去向登記表、學科和非學科獲獎情況登記表，增減生名冊，學籍變動系列名冊，紀律、衛生、考勤和日常行為規范達標登記表等。
2、學生檔案材料形成的時間多階段性。學生檔案一般是有季節性或準季節性的。隨著高校事業的發展，高校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有長有短，形成的學生檔案材料也不一致。
3、學生檔案具有學生管理工作的重要特點。其目標非常明確，對內，便于加強對學生在校時學籍、業績、思想政治、獎懲管理；對外，則服務于社會，為社會人才系統注入文字信息。
二、高校畢業生檔案管理中存在的問題
（一）畢業生對檔案的重視程度不夠
隨著市場經濟的發展，一些畢業生就認為個人檔案“沒什么用了”，另一些就業于私營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據。
（二）檔案管理不規范
檔案管理部門只照搬規定辦事，沒有形成自己的實施細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象，收集、歸檔工作被動不及時；另外，建檔干事和輔導員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，導致了檔案內容不全、管理混亂等問題。
（三）檔案管理手段落后
目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。
三、完善高校畢業生檔案管理工作的思路及對策
（一）提高對畢業生檔案管理工作重要性的認識
一是加強宣傳力度，提高畢業生對其個人檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，畢業生檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。
二是加強自身學習，提高建（管）檔人員素質。新時期學生管理工作面臨許多新問題，同時也給畢業生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認識到畢業生檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，利用好畢業生檔案這一信息資源。
三是要有收藏家的心態，視檔案材料為至寶，及時保管。
（二）加強對畢業生檔案的科學規范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。
二是要加強收集工作，完善檔案內容。按照學院有關文件精神，結合本校實際制定相應的制度，全面收集學生在校期間的表現材料，注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料。
三是要實行專門統一管理。建立專門的畢業生檔案庫，將所有畢業生的檔案統一整理，分門別類，按照人員班級、系部、專業、姓名等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實行科學、規范的管理。
（三）創新檔案管理模式，實現現代化管理
采用先進的信息化手段加強畢業生檔案管理，建立畢業生電子檔案庫，實行畢業生檔案網上查詢，提高管理效率和水平。充分發揮網絡優勢，建立畢業生網站、QQ群等，將不屬于個人隱私的檔案內容上網，對需要保密檔案文件信息進行加密處理，對允許閱讀的用戶，當身份鑒別確認后方可進行解密處理讀出相應的數據。用人單位可以通過上網查詢并利用，實行異地信息、檔案的交流、查詢，減少畢業生在學校、工作單位、人才市場多次往返奔跑，使畢業生檔案管理更加規范、有序、方便。
一、大學生檔案管理的現狀及問題
大學生檔案對于高校畢業生來說非常重要，它反映了大學生在校期間的重要信息。大學生在校期間檔案又被稱為學籍檔案，當他們畢業后將轉化為人事檔案。人事檔案相比于學籍檔案，涵蓋內容更加廣泛，不僅有在校期間的記錄，也包含著就業協議書、就業報到證等重要內容。一般情況下，大學生畢業后，檔案將轉入畢業生就業單位的人力資源部，或委托所在地的人力資源中心等機構托管。盡管大學生檔案管理具有非常重要的意義，但還是存在許多問題。首先，大學生本人缺乏對個人檔案重要性的認識。畢業后學校把檔案直接發到本人所簽約單位或者委托人事檔案管理部門，而大學生本人卻從來未去這些部門報到過，導致這些部門無法核實信息后進行存檔。往往在過去了幾年甚至十幾年后需要時才想到去查閱，導致檔案存放地點不明確，沒有相關手續查閱自己的檔案，更嚴重的是多年的業績、成果等有價值的資料都無法續存在個人檔案中，以至于影響到職位晉級、社保繳納、工齡計算、退休工資等等。其次，檔案內容不規范，無法統一管理。主要表現檔案材料收集不全，如畢業生登記表無本人簽名，甚至有的沒有學校公章。學生成績單沒有教務部門的蓋章，甚至有些檔案使用的是復印件，形成的檔案材料沒有標明日期，無法排序，有的缺少報到證。總之，大學生檔案內容五花八門，各學校沒有統一的規范，材料類型繁多，有價值的材料不夠豐富和全面。由于很多用人單位非常看中大學畢業生的個人素養，而在大學生檔案中，缺乏大學生道德操守以及相關創新能力的證明，這不僅不能全面反映大學生的素質和水平，也影響著大學畢業生走向工作崗位后升職加薪等個人利益。最后，管理方法陳舊。在大學生檔案管理的過程中，工作人員沒有充分地意識到先進的管理方法的重要作用，依然采用傳統的大學生檔案管理方式，這就導致大學生檔案管理工作效率不高。隨著大學生擴招規模的越來越大，大學生檔案管理所要管理的檔案數量的增加，大學生檔案管理的工作效率亟待需要提高。負責檔案管理的人員用的還是老思路、老方法，這些人不具備檔案管理的新知識，往往還會出現不知道哪些材料應該歸檔、應該蓋哪種類型的公章等基本問題，造成人事檔案出現嚴重的質量問題。
二、解決問題的對策
1.1保證人事檔案的真實性、完整性
個人檔案內容的真實性是進行人事檔案工作的前提基礎，這對后續工作有著重要的意義。檔案的真實及完整性充分體現了職工干部的工作狀態及精神面貌，也可以使相關部門提拔有能力的干部時，進行準確的定位及相關評估，做出更接近個人實際情況的判斷。因此可以看得出來，這個關系到每個人自身利益的人事檔案，更是關乎個人仕途的人事檔案。這樣具有重要性的人事檔案其內容的真實性是非常重要的，一旦因為檔案內容的不真實，影響了真正具有能力和水平的人在仕途上面的發展，這不僅僅對有能力的人是一項損失，更是對社會的嚴重損失，使社會沒有能夠充分發揮培養人才的目的，發揮其社會價值。這就要求從事檔案管理的相關人員認真對有關人員的檔案進行核實、整理，使其個人檔案能夠充分反映這個人的實際工作能力和水平。但值得注意的是，將所有檔案資料整理入冊并不意味著檔案整理工作就此順利結束，檔案是隨著個人的工作經歷及事業發展所改變的，因此對個人檔案的管理要隨時改變、隨時建立，使個人的檔案完善，把個人的閱歷及經歷都體現在個人檔案中，這樣個人的檔案也就隨之豐富起來。
1.2實現人事檔案管理的目的
實現人事檔案管理工作的既定目標，是在檔案管理工作方面實現質的進步。這一定程度上使目前人事制度的管理實現體制化、規范化、科學化的道路。這也為社會的建設提供了有利的資源和保障。為此進行人事檔案的管理工作有幾點亟需注意[2]。
1.2.1按程序歸檔
檔案內資料的收集及整理要按照程序進行，把材料整理后歸檔。按照個人工作經驗及歷程將相關證明材料納入個人的人事檔案中，在個人檔案中能夠突出本人的實際業務水平的資料都要放入其中，以待在以后選拔干部的時候作為一項有力的參考依據。并且要做到檔案的更新要及時，隨時變動隨時更新，緊跟個人的社會腳步，同步個人業績。整理完相關資料要按照有關要求，將檔案交給檔案存放處進行檔案存檔的管理，對于檔案內容要求字跡清晰，手續完備，并且對于組織上形成的證明材料需要有相應的組織印章、任免資料以及聘用信息。如有審批表等一系列文件需要有相應批準機關的單位名稱、時間及文件編號等信息。個人書寫的證明材料需要本人簽名及資料形成的時間，需要一一將這些材料按照歸檔程序裝入檔案。
1.2.2檔案規范化整理
檔案管理的工作人員要做到對人事檔案規范管理，對人事檔案定期進行核實及整理，及時糾正有問題的檔案，如不該納入人事檔案的資料應該剔除，缺少的人事檔案資料需要補充進去，如發現虛假資料需要按照有關規定進行處理，對檔案的真實性進行嚴格審查，杜絕虛假資料。一旦發現問題需要及時上報，向相關部門反應情況，按照規定進行處理。
1.2.3建立符合標準的設施
檔案管理的相關設施進行升級及更新，追隨社會的步伐及大眾的需求。要配備專門的庫房進行管理，設置專門的檔案盒、檔案紙及打孔機等相關配備用品。還要配置除去空氣中的濕氣的空調，以防止紙質的檔案發霉等情況發生。而且還要配置專門的防火、防蟲等設施，保證人事檔案的安全性。
2增強檔案信息化管理水平
提高檔案的管理水平及能力是實現現代化檔案管理的最高目標，可以充分利用人事檔案對個人工作經歷的整理為人事部門的工作提供便利。為提升工作效率及管理水平，當務之急就是要使檔案管理加快信息化進程。要使計算機在檔案管理過程中發揮其自身優勢。建立電子檔案，實現電子信息化的檔案管理。建立個人的檔案系統及人事檔案數據庫，實現各省市的聯網應用及查詢。這樣就可以對人事檔案進行動態跟蹤，省時省力，便于管理人員的輸入與信息的提取，實現將固定的人事資料變成可以靈活更新的動態化信息。設置專人專戶的賬號信息，可以確保檔案的真實性，內容準確可靠。
3增強檔案管理人員整體素質
一、大學生畢業檔案現狀
每個人的人事檔案，重要性和身份證幾乎相當，個人檔案記載著一個人的學歷、工作經歷、、工作表現等，表明一個人的一生人事檔案關系。畢業后要定級轉正、申報職稱、辦理養老保險，以及職務晉級、婚姻等有關證明，都要用個人檔案。許多檔案管理部門都有一批沉寂數年的檔案，大學生畢業后往往兩三年不理會檔案，也不來辦任何手續，“往年這種情況很多，但近年來勞動合同簽訂的要求提高，簽合同必須有檔案跟隨，所以反而促進了檔案的流動。”市人社局工作人員介紹，但找不到檔案的馬大哈依然不少，畢業后忙于工作，等到用檔案的時候卻總也找不到，尤其是一些畢業生丟失了報到證，增加了尋找檔案的難度。此外，網上簽約信息也能提供方向指引，但某些公司手續不全導致信息有遺漏，有時候也幫不上忙。另外，一些高校為了方便畢業生，按照畢業生提供的單位、城市信息寄送檔案，可畢業生突然又換了工作，將寄送檔案的事情拋在腦后，等尋找的時候增加了難度。許多大學生畢業后工作不穩定，為圖方便將檔案留在自己手中，最終成了“死檔”。也有人誤以為檔案會自動跟人走，對其漠不關心，最終使自己的檔案成了“棄檔”。市人社局有關負責人提醒畢業生應根據自己的實際情況落實檔案，如果在民營企業或是合資企業工作，無論本地籍或是外地籍最好將檔案放到正規單位管理，在外地工作的學生也應將檔案轉移至工作地檔案管理中心，以免造成棄檔。
二、大學生畢業生檔案去向
畢業生參加工作后，檔案有三類去處可能：第一類，檔案隨個人到了新的單位；第二類，自己把檔案存放人才交流中心；第三類，本人把檔案暫時存放到了學校。各類方式存檔都有其獨具之處的，具體存放哪里需要依照各地實際情況或者未來歸劃來實行。新的單位，高校畢業學生將《就業協議書》交給將要畢業學校，由學校人事部門統一到畢業學生人社部門辦理畢業學生就業派遣證。需要轉移戶口的高校畢業學生，還應該持就業派遣證、畢業證書等資料到戶口所在地辦理戶口轉遷證。如果需要辦理手續的，由畢業學校一起拿到人才交流中心，經整理、核對，符合要求的，整理完手續齊全存檔。要辦理戶口的，持手續齊全存檔、復印畢業證、戶口準遷證、小二寸照片等在新工作單位或人才交流中心辦理新的手續。招聘新的單位無集體戶口的，直接遷入省或市（區）的人社部門人才交流中心集體戶口。新的單位可能有一些原因不能接納你的個人檔案，或本人自愿做一個不受約束自由職業者，可以把你個人檔案存在各地人才交流中心，優點是去留隨便，而且晉級、評職稱、各種保險等不缺，由于人才交流中心只管個人的檔案不用人，在你要一步深造或換想工作時不會因為檔案轉交困難而受到限制。缺點是人個和新的用人單位只能簽定勞動合同，這等于給別人打工，你所在的打工單位因為你可能隨時走人的不確定性而減少你的福利；另外在出示各類和檔案相關的證明時，需要去人才交流中心，如果人才交流中心和新的工作不在同一城市，也許會浪費你的時間；還有每一年都應該交一定的檔案存入費。
三、做好大學生畢業檔案管理工作的建議
（承德市人力資源和社會保障局，河北 承德 067000）
摘 要：人力資源和社會保險個人檔案管理是將有關人力資源和社會保障檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的一項基礎性工作。人力資源檔案管理就是推動人力資源的信息資源，因此為了加速人力資源的流動，必須加強人力資源的檔案管理工作，這樣才會使人力資源得到充分的利用。
關鍵詞 ：人力資源和社會保障；檔案管理
中圖分類號：C962文獻標志碼：A文章編號：1000-8772（2015）07-0196-02
收稿日期：2015-02-12
作者簡介：董麗芳（1978-），女，河北承德人，本科，檔案館員；研究方向：檔案管理；人力資源社會保障的檔案管理。
近年來，隨著經濟的不斷進步，人民生活水平的日益提高，社會保障工作日趨完善，社會保障基金規模急劇擴大，人力資源和社會保障個人檔案管理工作在當代社會顯得尤為重要，其在受到越來越重視的同時，自身的缺陷與制度的不完善也逐漸體現出來。在新形勢下為了解決好人力資源和社會保障個人檔案管理工作遇到的新問題和新情況，就需要不斷增強管理工作的能力和水平。
人力資源和社會保險個人檔案管理是將有關人力資源和社會保障檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的一項基礎性工作。對于做好人力資源和社會保障整體工作至關重要，尤其是大批國有企業改制，員工與企業解除勞動關系后給個人檔案管理工作帶來了新的挑戰，再加上一些用人較少的微小企業為了減少管理成本，往往更喜歡人事檔案管理，人與檔案脫節的問題也比較突出，如何適應新形勢下人力資源和社會保障個人檔案管理工作遇到的新情況和新問題，不斷加強人力資源和社會保障個人檔案管理工作，為黨和政府做好人力資源和社會保障工作提供完整、科學、詳實的基礎數據，是人力資源和社會保險個人檔案管理工作者面臨的重要任務。
一、人力資源和社會保險檔案管理存在的問題
（一）對勞動保險檔案管理重視不夠
勞動保障檔案數量巨大，工作環節繁瑣，管理檔案的硬件投入不足，有的地方部門由于檔案歸檔不及時，檔案保存工作不到位，甚至出現丟失的現象。
（二）社會保險檔案管理機制不健全
社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，不同的類別社會保障檔案分別由不同的部門管理，管理出現了多方管理，而且部門之間溝通困難、不及時，一個人的資料由不同機構管理，不能形成完整的檔案信息，這就加重了管理的負擔，同時給單位帶來不必要的麻煩。
（三）檔案資料收集難、歸檔不齊全
由于在日常管理檔案工作存在各自為陣的現象，致使檔案工作人員在收集和整理檔案材料時，往往收不齊，收不到，致使一些有價值的必須歸檔的資料被遺漏，給檔案工作造成損失。例如，自謀職業者或靈活就業人員參保檔案因為未及時建檔或歸檔不夠及時，就存在跨年度移交和歸檔保管，查閱困難的問題。又如平常業務經辦人員為了查詢方便不及時移交資料，致使這些對今后工作具有查考利用價值的“真品”散存在業務承辦部門，有的甚至流落在個人手中，只為局部和自己暫時使用考慮，沒有為全局的發展與建設考慮，致使部分檔案有空缺現象，這樣就影響了檔案的完整性，影響了利用工作，最終對服務日常工作造成不利。
（四）檔案管理人員業務素質不高
近年來，社會保險經辦機構雖然按照上級部門具體要求，積極開展檔案升級工作，健全了檔案機構，明確了專兼職檔案員，建立了以辦公室為主體，有關職能部門配合的上下統一聯系的檔案工作管理網絡。但在實際工作中，這種網絡體系“名存實亡”，使作用沒有更好地發揮出來，究其原因可以從兩個方面來看：一是專職檔案員調換頻繁，精力不能集中，部分檔案管理人員有看攤守業思想，沒有積極收集資料，更沒有積極主動地指導或參與業務科室檔案整理；另一方面從業務科室管理工作來看，覺得身為兼職檔案員，認為只要把現有的業務工作資料簡單地收集后裝訂整齊就行了，不清楚哪些資料應該上交檔案室，也不明白怎樣整理才算科學規范。所以，上下并沒有真正形成協調指導關系，這為以后的檔案管理工作進一步走向規范造成不利。
（五）檔案升級工作重名不重利，檔案利用效率低。
有的經辦機構只是把檔案升級工作當做上級工作任務，不得不重視檔案升級工作，花費人力、物力、財力，使管理工作達到一定的標準，但僅僅停留在升級達標，卻沒有把檔案管理工作作為一項常態性工作。個別單位在達標升級工作中只重視硬件建設而忽視軟件建設，投入大量資金購置檔案用品和檔案保護設備，對檔案室加以“包裝”，而沒有真正按照管理辦法歸檔整理，存在缺、漏現象，顯得“只可遠觀而不可細瞧”。總的看來，目前的社會保險業務檔案管理工作滿足日益復雜繁重的工作需要仍然有欠缺，檔案發揮的作用似乎有些單薄。
二、加強社會保險檔案管理的對策
（一）大力宣傳檔案法規，強化檔案意識，進一步加強檔案資料的收集。首先，各級領導要身先士卒，將檔案工作與其它各項業務工作放在同等重要地位，將其納入日常工作規劃，將檔案工作列為目標管理考核項目之中，做到主要領導親自過問，分管領導具體負責。其次，不能放松檔案宣傳工作，要充分認識到新形勢下社會保障檔案管理工作的重要地位和作用，加強對檔案工作的重要性、現實意義的宣傳，讓廣大干部真正懂得檔案管理的目的、要求和方法，不斷提高廣大干部參與檔案管理工作的主動性、積極性、自覺性，督促各科室主動上交歸檔資料。再次，動員和組織全體工作人員參與檔案工作，加（下轉203頁）（上接195頁）強對日常各類文件資料的收集、保管，注意為日后積累史料。對不能立即收集的，要做好清理和交接登記，掌握資料的著落，便于以后的整理歸檔。
（二）加強檔案管理工作隊伍建設，提高檔案人員的業務素質。檔案人員擔負著對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等基本工作，加強檔案管理工作人員隊伍建設也是搞好檔案工作的首要前提。要挑選合格的干部擔任檔案員，檔案人員必須在思想上具有高度的責任心、政治警惕性和嚴格的紀律性，在業務上要求做到熟、精、勤。檔案工作人員要轉變觀念，消除等待調卷利用檔案的思想，要積極思考如何更好的開發利用檔案信息資源，提高檔案利用效率。二是加強培訓，提高檔案管理人員的專業理論知識和實際工作能力。此外，檔案工作人員還應注重計算機管理檔案等各種知識的培訓，以便適應現代科學的發展。三是要充分發揮網絡體系作用，專職檔案員一方面主動收集散存在科室和個人手中的檔案資料，做到不缺不漏；另一方面，經常與業務部門負責檔案工作人員加強聯系，不僅在業務上給予指導，而且在具體操作上積極參與，使科室檔案和機關檔案同時進行規范化管理。四是開展經驗交流，提高檔案管理水平，互相取長補短，開闊視野，學習經驗，探討研究檔案知識，總結教訓，改進工作不足，提高工作效率。
（三）加強檔案管理達標升級工作，真正做到標準化、規范化、科學化、現代化。實踐證明，各級社會保險經辦機構開展檔案管理達標升級活動對于增強社保經辦人員的檔案意識，加強檔案規范化管理有著明顯的推進作用，它也是發展檔案事業的一種有效的手段和途徑。標準化即嚴格按照文件規定，各個環節都要達到升級標準；規范化即健全規章制度，規范管理檔案；科學化即采取有效歸檔方法，結合部門自身實際需要制定的“三合一”制度，逐步形成一個門類比較齊全、管理有序的綜合檔案規范體系；現代化即改善檔案保管條件，加強硬件設施建設，為規范化管理檔案提供必要條件。同時，把檔案管理升級工作納入綜合工作目標考核中去，讓社會保險檔案事業與社會保險業務工作同步發展。
（四）充分發揮檔案作用，為現實工作服務。一是歸檔資料要齊全，這樣才能保證查借檔案內容的廣泛性。二是建立各項查借閱制度，編制檢索工作，為查找和利用檔案提供方便。三是實現現代化管理，利用微機管理檔案，全面、準確、快速的提供檔案資料，充分發揮檔案為業務經辦工作服務的作用。四是收集檔案利用的實際效益，促進檔案利用率的提高。
社會保險檔案管理工作今后應更好地服從和服務社會保險工作的大局，從社會保險檔案管理的實際情況出發，全面貫徹落實《社會保險業務檔案管理規定（試行）》及有關法規，積極配合檔案行政管理部門，以實現檔案制度化、規范化、信息化、專業化管理為目標，以實行檔案綜合管理為手段，進一步提高社會保險檔案的管理水平，不斷推動社會保險事業的可持續發展。
參考文獻：
[1] 鍋彩虹；淺議保定市社會保險業務檔案管理[J]；青春歲月；
2010年07期.
[2] 鍋彩虹；淺議保定市社會保險業務檔案管理[J]；青春歲月；
一、高職院校現今檔案管理狀況
當今社會，部分高職院校已經開始信息化管理檔案，但在這個過程中，仍有許許多多的不足之處，技術人員的缺乏使大量工作沒有辦法開展，這也成為了高職院校的一大漏洞。當前，懂得檔案管理信息化建設的人才較少，缺乏專職的技術人員。一些工作人員缺少專業知識和基本的技能，更沒有接受過專業的檔案信息管理的教育，這些都一直制約著檔案信息化的進程。同時，檔案管理的設備也是拖延進程的一個原因。雖然部分高職院校已經開始啟用信息化管理檔案，但設備不足，技術手段落后，檔案部門所使用的計算機比較陳舊，系統早已老化，甚至都沒有一個系統的管理軟件。但尤為重要的一點就是，高職院校并沒有意識到檔案信息化管理的重要性，因為在高職院基本建設、師資力量和設備等方面，檔案信息化管理并不是被院校擺在很重要的位置，從而忽略了這個看似不重要實則很重要的一項進程。
二、高職院校成立信息化檔案管理的必要性
在這個信息時代，高職院校的信息化檔案管理建設有著舉足輕重的位置，以上通過對高職院校的檔案現狀進行分析后，我們充分認識到了檔案信息化建設對高職院校的重要作用。高職院校的信息化建設是很重要的一項工作，它標志著院校走向科技化的偉大進程，也標志著人類的進步。高職院校主要的兩種檔案管理運行穩定，能促進院校不斷發展。高職院校學生個人信息檔案管理對學生而言，是非常重要的。學生的個人檔案、成績等都掌握在學校的管理庫里。學生個人檔案的安全與完整是學生最關心的事情，學生可以看到自己發展過程中的不足并反思自己的錯誤，促進學生全面發展。而學校發展檔案的管理，對學校來說是非常重要的，它的作用和學生個人檔案對學生的重要性是一樣的。學校歷年來的發展進程全部在檔案資料庫里，從檔案中學校可以看到學校發展歷程中的優劣，總結經驗加以改正，促進學校長遠發展。檔案管理信息化的同時，我們可以看到檔案功能的全面與完善，相對于過去只有登記、錄入等單一管理方式，如今的檔案管理更具有凝聚力。我們之所以要推廣高職院校進行信息化管理檔案，就是因為在當今，檔案自動化的管理建設已經初見成效，并且大勢所趨，這必將是各大院校以后必須實行的一項準則。檔案信息化的管理方式，將是時代的趨勢，所以建立完善的信息化檔案管理是非常有必要的。
三、實施檔案管理信息化的具體措施
（一）檔案信息數字化――管理建設。檔案管理信息化打破了傳統檔案管理的形式，用電子記錄形式代替了傳統紙質記錄的形式，在一定程度上方便了檔案管理員的工作，增加了辦事效率。對于檔案管理信息化，我們首先要采取的措施就對檔案信息進行數字化的管理，把傳統紙質、聲像文件通過信息化網絡技術將其轉換為電子檔案，進行系統有序的編號，組成有規律可循的檔案信息庫。通過關鍵字的搜索，能夠快速有效地查找到對應資料，使需要查找的信息一目了然，內容全面。例如，將學生個人信息輸入到信息庫里，通過搜索該學生姓名，即可查找到該學生所有資料。對學校發展檔案管理的建設也是如此，這樣可以在最短的時間內，通過關鍵字搜索獲取最多、最全的信息，既方便又快捷。
（二）檔案信息數字化――網站建設。現如今，網站作為人們日常生活中經常用到的工具在生活中起著重要作用。檔案僅僅數字化還不夠，因為數字化僅僅供內部管理人員使用，檔案資源的利用率大大降低，且如若僅僅由檔案管理人員掌握檔案信息，學生或學校對自己檔案的查詢也將會增加檔案管理員的工作負擔，且在一定程度上浪費了學生或學校工作人員的時間。檔案進行網站建設，給予學生及學校工作人員一個固定的賬號與密碼，使學生能夠自己通過網絡查詢相關資料，節省時間的同時也降低了檔案管理員的工作強度，使其能夠對檔案管理有進一步的研究，更好地造福院校。檔案網站建設的主頁需要提供基本端口，這個端口需集服務、宣傳與交流為一體，方便學生能夠快速了解學校的發展歷程及其他內容。
（三）信息數字化管理中應注意的問題。1.檔案管理信息化，并不是完全取代傳統檔案管理，只是在傳統管理基礎上進行優化，但并不是取代。傳統檔案管理與信息化管理相互依賴，傳統檔案管理作為基礎，在一定程度上影響著信息化管理。2.檔案管理信息化分目錄與全文，但無論是哪一個，在進行數字化的過程中都會有諸多問題，例如技術問題、合作問題等。3.檔案信息管理需要有安全保障。數據的管理與使用，必須設定一定的權限。數據管理者必須經過嚴格挑選與考察，確保對信息化檔案管理技術掌握熟練，避免誤操作現象發生。對于檔案查詢者的權限，則應考慮其是否是院校學生或老師，避免被校外不良分子利用。4.檔案信息需定期備份。管理員進行定期備份能夠保證數據丟失或損壞時能夠及時恢復，保證系統盡快恢復運行。
三、高職院校的檔案信息管理應注意的環節和遵循原則
高職院校的檔案管理，需要從以下幾個環節出發：一是高職院校從自身實際出發，一定要避免盲目建設。二是高職院校的檔案信息應有系統的規范標準，使檔案管理信息化進入科學化和制度化的正規管理模式。三是處理好院校系統與其他系統的交流性和兼容性，這樣將更便于資源的有效利用。
高職院校同時也要遵循以下幾個原則：一是為了使高職院校的檔案信息充分被利用，我們要將利用率高的資源信息進行優先數字化。二是優先選擇比較稀有的高職院校檔案集中進行數字化的管理，使稀有檔案的珍貴性得到完全保護。三是通過篩選，選擇具有代表性的、有特色的檔案信息進行資源共享，對外開放。這樣，檔案的資源開放性也充分地被體現出來。
