時間：2023-08-12 09:06:53
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20xx年最新保險公司檔案管理辦法全文第一條為規(guī)范社會保險業(yè)務檔案管理，維護社會保險業(yè)務檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條依法經(jīng)辦養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會保險業(yè)務的機構(以下簡稱社會保險經(jīng)辦機構)，管理社會保險業(yè)務檔案，適用本規(guī)定。
第三條本規(guī)定所稱社會保險業(yè)務檔案，是指社會保險經(jīng)辦機構在辦理社會保險業(yè)務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。
第四條人力資源社會保障行政部門負責社會保險業(yè)務檔案管理工作的組織領導。
社會保險經(jīng)辦機構負責社會保險業(yè)務檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務指導。
社會保險業(yè)務檔案由縣級以上社會保險經(jīng)辦機構集中保存。
第五條社會保險經(jīng)辦機構配備專門的管理人員和必要的設施、場所，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備適應檔案現(xiàn)代化管理要求的技術設備。
第六條社會保險經(jīng)辦機構應當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業(yè)務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。
第七條社會保險經(jīng)辦機構辦理社會保險業(yè)務過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會保險業(yè)務材料歸檔范圍與保管期限》(見附件)進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。
第八條社會保險業(yè)務檔案分類應當按照社會保險業(yè)務經(jīng)辦的規(guī)律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用年度業(yè)務環(huán)節(jié)或年度險種業(yè)務環(huán)節(jié)的方法對社會保險業(yè)務材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。負責檔案管理的機構應當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。
第九條社會保險業(yè)務檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為20xx年、30年、50年、120xx年，各種社會保險業(yè)務檔案的具體保管期限按照《社會保險業(yè)務材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。
社會保險業(yè)務檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業(yè)務檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。
第十條社會保險經(jīng)辦機構依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務。
第十一條社會保險經(jīng)辦機構應當對已到期的社會保險業(yè)務檔案進行鑒定。
鑒定工作應當由社會保險經(jīng)辦機構相關負責人、業(yè)務人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。
鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務檔案保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應當重新確定保管期限。
第十二條社會保險經(jīng)辦機構對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經(jīng)社會保險經(jīng)辦機構主要負責人批準后銷毀。
未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
社會保險經(jīng)辦機構應當派兩人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。
第十三條社會保險經(jīng)辦機構按照有關規(guī)定，將永久保存的社會保險業(yè)務檔案向同級國家綜合檔案館移交。
第十四條社會保險經(jīng)辦機構有下列行為之一的，限期改正，并對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員依法給予處分;給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔賠償責任：
(一) 不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的;
(二) 偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的;
(三) 玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的;
(四) 違規(guī)提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個人信息的;
(五)違反社會保險業(yè)務檔案和國家檔案法律、法規(guī)的其他行為。
關鍵詞：社會保險業(yè)務；檔案管理；誤區(qū)
社會保險業(yè)務檔案是各級經(jīng)辦機構在辦理社會保險收、支、管全過程中所形成，并被保存起來以備查考的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這些記錄能夠準確反映一個參保對象從辦理參加養(yǎng)老保險手續(xù)到終止養(yǎng)老保險關系，其間所能享受到的養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等待遇。隨著社會保險制度改革從局部試點到全面推開，社會保險覆蓋范圍逐漸擴大，參保人數(shù)、參保單位不斷上升。與此同時，隨著社會保險業(yè)務量和檔案數(shù)量的與日俱增，社會保險部門所承擔的安全有序管理社會保險業(yè)務檔案的職責也日漸沉重。由于社會保險業(yè)務檔案建設是伴隨社會保險制度建立而逐步發(fā)展起來的，還屬初始階段，由于沒有全國性的社會保險檔案業(yè)務管理標準和規(guī)定，各地業(yè)務檔案管理不盡統(tǒng)一，缺少規(guī)范，因此在具體工作中容易產(chǎn)生一些“誤區(qū)”。如不及時糾正，會對社會保險業(yè)務檔案的標準化、規(guī)范化管理帶來一定的影響。
一、社會保險業(yè)務檔案管理存在管理上的“誤區(qū)”
一講到“社會保險業(yè)務檔案”，不少同志很容易將其同辦公室產(chǎn)生的文書檔案聯(lián)系在一起，因此，把形成的業(yè)務資料全部推向辦公室，由文書、檔案人員判定是否具有歸檔價值。實際上，業(yè)務檔案與文書檔案形成的范疇、利用的對象都不同。業(yè)務檔案來自于業(yè)務運行過程，是整個業(yè)務工作中的一個重要組成部分。因此，業(yè)務部門有責任對其進行收集、整理、編目、裝訂、歸檔，直至移交檔案室，實行集中統(tǒng)一管理。至于收集范圍、整理方式要達到什么程度，業(yè)務部門可與辦公室共同探討，業(yè)務部門有了解業(yè)務全過程的特長，辦公室人員有收集、歸檔、保管文書檔案的經(jīng)驗，這樣各取所長、相輔相成，可制定出比較符合本單位工作實際的《業(yè)務檔案歸檔范圍和分類方案》。在辦理業(yè)務過程中，業(yè)務部門本著誰經(jīng)辦、誰整理、誰歸檔的立卷原則，可根據(jù)歸檔范圍先分類別，以“參保單位—年度—業(yè)務環(huán)節(jié)（類別）”分類方法，先區(qū)分參保單位，再區(qū)分年度，第三區(qū)分業(yè)務環(huán)節(jié)，同一單位同一年度社會保險文件材料中，件的排列依照社保登記類、參保人員類、申報結算類、保險關系轉(zhuǎn)停類、待遇類順序排列。密不可分的材料依順序排列在一起，經(jīng)辦機構的材料在前，參保單位提供的材料在后，結論性材料在前，證據(jù)性材料在后。按照業(yè)務檔案流程編制歸檔文件目錄、加蓋歸檔章、填制備考表，然后裝盒歸檔，全部實行了“一戶一檔”的管理辦法。這樣，業(yè)務部門就完成了立卷的任務，并于次年1月底前將上年度業(yè)務檔案移交檔案保管部門統(tǒng)一編目、存檔、保管和提供利用。值得一提的是，在移交時要辦理檔案交接手續(xù)。這一過程的有分有合，有序流轉(zhuǎn)，也體現(xiàn)了各自“職能”和“責任”的不同，避免了原始依據(jù)的遺失、混雜，方便以后利用。
二、社會保險業(yè)務檔案管理存在載體上的“誤區(qū)”
目前，計算機在社會保險業(yè)務運作中應用廣泛，各種數(shù)據(jù)已通過計算機生成、存貯、共享。有人認為最初記載于紙質(zhì)的原始資料已無保存價值，認為通過計算機直接查尋更加快捷明了。這種認識存在一定的偏頗。計算機固然有其科學、準確、檢索方便、存貯量大、易于修改等特點，但紙質(zhì)文件、紙質(zhì)檔案卻始終保持和發(fā)揮著原始憑證的作用，并且有永久保存價值。這一點恰恰是電子文件所欠缺的。因為檔案的法律效力是國家《檔案法》賦予的。目前，電子文件的法律效力沒有得到《檔案法》的認可，所以遇到數(shù)據(jù)更正、司法公正時，只能依靠紙質(zhì)文件、紙質(zhì)檔案。這方面的事例不勝枚舉。即使在國外先進的國家，也重視紙質(zhì)文件、紙質(zhì)檔案的憑證作用。所以，首先要對社會保險業(yè)務檔案的載體保管有個正確認識，紙質(zhì)文件要歸檔，計算機形成的電子文件同樣要歸檔，從而發(fā)揮各自不同的利用價值。對紙質(zhì)業(yè)務資料的歸檔形式可延用文書檔案的管理方式，對電子業(yè)務資料的歸檔則通過程序控制和備份，并刻錄成光盤存放在防磁柜里永久保存，每四年再重新刻錄一次保存。
三、社會保險業(yè)務檔案管理存在操作上的“誤區(qū)”
在具體操作中，也會遇到這樣那樣的實際問題，也需要有一個協(xié)調(diào)統(tǒng)一的過程。
1.歸檔范圍
有的同志認為，凡是業(yè)務工作中形成的所有資料都要歸檔，實際上沒有這個必要。一定要視業(yè)務資料的利用價值而定，實行優(yōu)化收集，在保管期限上也可以區(qū)分一下。同時，也要防止重復勞動。例如：社會保險基金征繳部門形成的一式幾聯(lián)“征繳憑證”，因財務部門托收后將其中一聯(lián)按月整理裝訂成基金憑證，并按規(guī)定移交檔案室，這樣基金征繳（下轉(zhuǎn)第75頁）（上接第93頁）部門產(chǎn)生的一聯(lián)存放于本部門保管就可以了，因為一個檔案室存放兩套完全相同的檔案也是一種浪費，應根據(jù)需要確定歸檔內(nèi)容。
2.業(yè)務檔案形成也要有“收支兩條線”的觀念
社會保險主要有征收和支付兩塊工作，征收和支付形成的原始資料不應混雜。一個卷一個內(nèi)容，即使是以一個單位，也要分清“收”與“支”分作兩類歸檔。
3.案卷排序問題
既要貫徹檔案集中統(tǒng)一管理的原則，又要兼顧不同檔案的各自特點，分別排序，同一類別的案卷流水號從上到下，從左到右的順序排列上架，不同類別的案卷不得排列在一起。檔案上架后，對各架編制檔案存放示意圖，便于查尋。
社會保險業(yè)務檔案規(guī)范管理概況
社會保險業(yè)務檔案是各級社會保險經(jīng)辦機構在辦理養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、生育和工傷保險等“五險”業(yè)務中形成的,具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同門類和載體記錄的總和,它真實地記錄了各級社保經(jīng)辦機構從事社保管理與服務工作的過程。實踐工作中,社保業(yè)務檔案的收集、整理與保存管理內(nèi)容,也主要包括社保經(jīng)辦部門所從事的“五險”業(yè)務。其主要特點有下述“五性”:
一是廣泛性。隨著社會保險體制改革的不斷深化,特別是近幾年新農(nóng)合、新農(nóng)保制度的推行,我國參與社會保險的對象已從城鎮(zhèn)職工延伸拓展到廣大農(nóng)村和城鎮(zhèn)居民,并最終惠及到社會所有成員。而每個人在辦理社會保險時都會形成社保業(yè)務檔案。社保對象的廣泛性決定了社保業(yè)務檔案的廣泛性。
二是動態(tài)性。每個社會成員參與社會保險后,社保檔案都會隨著人員的流動而發(fā)生關系轉(zhuǎn)移,各項險種的繳費情況也會依據(jù)人員收入的增減而發(fā)生相應變化,這些情況都要在其社保檔案中形成相應的記錄。這種動態(tài)變化決定了社保檔案的動態(tài)性。
三是權益性。社會保險業(yè)務檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄,是確定參保人享受社會保險待遇的重要依據(jù),是實現(xiàn)為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件,也是維護參保對象個人權益的重要依據(jù),因此具有明顯的權益性。
四是規(guī)范性。社保檔案是按國家的有關規(guī)范要求來辦理的,即各類社會保險都有統(tǒng)一的辦理程序、統(tǒng)一繳付費標準、統(tǒng)一的表冊,不論是哪個單位的職工,其形成的相關材料必須具有很強的規(guī)范性。
五是共存性。隨著社會保險業(yè)務管理信息化的推行,社保經(jīng)辦機構通過社保業(yè)務信息系統(tǒng)隨時掌握參保對象的各種情況和動態(tài)信息,完成各類報表生成和管理。
社會保險業(yè)務檔案規(guī)范管理存在的問題
(一)思想不夠重視。長期以來,相當部分社保經(jīng)辦機構領導“重業(yè)務經(jīng)辦,輕檔案管理”現(xiàn)象較為突出,總認為檔案工作是抄抄寫寫、保管的事務性工作,不是單位的主要工作,不能給單位增形象、創(chuàng)效益,只要守好攤,不丟失,不泄密,能應付外調(diào)、查檔就行了。這些輕視檔案工作的思想一定程度上影響和阻礙了社保檔案規(guī)范化建設工作的開展。
(二)機制不夠健全。目前相當部份社保經(jīng)辦機構沒有健全職責明晰的檔案工作機制。表現(xiàn)在具體工作中履職不到位,對本單位的檔案未實行統(tǒng)一管理,各門類檔案分散保管于各個部門,形成多頭管理等問題,且管理方法各異,沒有一個完整的檔案信息中心能夠查詢到一個人的全部社會保險檔案信息。
(三)管理手段滯后。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作,需要從事這項工作的人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務能力。而實際工作來看,目前各級社會保險經(jīng)辦機構中能專職從事檔案管理工作的人員很少,且多數(shù)人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓,對社保業(yè)務檔案管理的重要性認識不足,對檔案材料的收集、整理、分類、歸檔、裝訂等業(yè)務不夠熟悉,日常檔案收集整理意識比較薄弱,存在該歸檔的沒有歸檔、檔案隨意保存、甚至丟失等情況,沒有按《規(guī)定》要求及時規(guī)范整理歸檔,嚴重影響了檔案歸檔質(zhì)量。
(四)設施不夠完善。受經(jīng)費與場地等條件限制,許多社保經(jīng)辦機構無法配備專用的檔案室,導致“七防”(防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光)措施跟不上,時間一久,不僅造成業(yè)務檔案材料霉變、蟲蛀等現(xiàn)象時有發(fā)生,而且也影響了社保業(yè)務檔案的美觀、整潔及完整。
加強社會保險業(yè)務檔案管理的對策建議
(一)提高認識,加強領導。各級社會保險經(jīng)辦機構應以人力資源和社會保障部、國家檔案局聯(lián)合頒布的《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定(試行)》為契機,加大社會保險業(yè)務檔案工作宣傳力度,利用各種宣傳手段和宣傳渠道,廣泛宣傳社會保險業(yè)務檔案規(guī)范管理工作的重要性,提高全社會的社會保險意識。
(二)加強培訓,提高素質(zhì)。社保業(yè)務檔案規(guī)范管理是一項政策性、業(yè)務性很強的工作,其質(zhì)量的好壞,很大程度上取決于檔案管理工作人員的能力和素質(zhì)。因此,檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務知識。
(三)健全制度,規(guī)范程序。社保經(jīng)辦機構在工作中形成的相關材料,構成了社保業(yè)務檔案。這些檔案材料關系到參保對象的權益記錄與待遇享受,與他們的切身利益密切相關。因此,各級社保經(jīng)辦機構要嚴格按照《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定(試行)》的相關要求,本著既方便歸檔管理,又方便檢索利用的原則,建立健全業(yè)務檔案收集、整理、統(tǒng)計、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項基礎管理制度,嚴格分類方法,合理劃定保管期限,確保社保業(yè)務檔案的真實、準確、科學、完整和規(guī)范,實現(xiàn)社保業(yè)務檔案規(guī)范管理“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的最終目的。
關鍵詞：養(yǎng)老保險；社保業(yè)務；檔案管理
一、維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養(yǎng)老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產(chǎn)生了不少爭議。
我市自1984年就開始實行養(yǎng)老保險統(tǒng)籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業(yè)務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。膠州市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊、企業(yè)職工養(yǎng)老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險權益。
隨著國有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業(yè)務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
二、社會保險業(yè)務規(guī)范化管理
在膠州市，類似楊麗的情況非常的多，在養(yǎng)老保險手冊丟失的情況下，膠州市社保經(jīng)辦機構通過歷史資料的查詢，為他們補辦養(yǎng)老保險手冊，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務檔案管理工作對社保經(jīng)辦機構來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，膠州市社保經(jīng)辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務檔案管理工作列入長遠規(guī)劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業(yè)務檔案工作作為全局管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標，與業(yè)務工作同部署、同組織、同考核。
為規(guī)范社會保險業(yè)務檔案管理，維護社會保險業(yè)務檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令我市社保所出臺了《社會保險業(yè)務檔案管理辦法》，同時對業(yè)務檔案進行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務檔案管理工作進一步開展。
社保業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。膠州市紡織廠等11家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險費，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準確數(shù)字。企業(yè)補繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險，企業(yè)職工的合法權益得到了保障。
三、社會保險業(yè)務檔案管理的統(tǒng)一與標準化
社保業(yè)務檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。實現(xiàn)社保業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。
（一）統(tǒng)一業(yè)務檔案管理工作制度
根據(jù)我市社保經(jīng)辦機構下發(fā)的《社會保險業(yè)務檔案管理辦法》等七項業(yè)務檔案管理工作制度，結合我市業(yè)務情況的實際需要，業(yè)務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務檔案管理工作制度。
（二）統(tǒng)一檔案室標準
檔案室是社保業(yè)務檔案的"家"，統(tǒng)一檔案室的標準至關重要。為此，膠州市社保經(jīng)辦機構建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等"八防"功能的檔案室，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機等專用設備。
（三）統(tǒng)一規(guī)范整檔
根據(jù)《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業(yè)務職責，社會保險業(yè)務檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機構業(yè)務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
關鍵詞：養(yǎng)老保險 社保業(yè)務 檔案管理
1 維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養(yǎng)老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產(chǎn)生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養(yǎng)老保險統(tǒng)籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業(yè)務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊、企業(yè)職工養(yǎng)老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險權益。
隨著國有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業(yè)務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當?shù)氐酿B(yǎng)老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險繳費情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養(yǎng)老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險卡，重新為她補辦了養(yǎng)老保險手冊，恢復了繳費情況。
2 社會保險業(yè)務規(guī)范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養(yǎng)老保險手冊，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務檔案管理工作對社保經(jīng)辦機構來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務檔案管理工作列入長遠規(guī)劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業(yè)務檔案工作作為社保管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標，與業(yè)務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會保險業(yè)務檔案管理，維護社會保險業(yè)務檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業(yè)務檔案管理辦法》，同時對業(yè)務檔案進行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務檔案管理工作進一步開展。
社保業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險費，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準確數(shù)字。企業(yè)補繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險，企業(yè)職工的合法權益得到了保障。
3 社會保險業(yè)務檔案管理的統(tǒng)一與標準化
社保業(yè)務檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。實現(xiàn)社保業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業(yè)務檔案規(guī)范化管理的關鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標準化。
3.1 統(tǒng)一業(yè)務檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險業(yè)務檔案管理辦法》等七項業(yè)務檔案管理工作制度，結合我所業(yè)務情況的實際需要，業(yè)務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務檔案管理工作制度。
3.2 統(tǒng)一檔案室標準。檔案室是社保業(yè)務檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機等專用設備。
3.3 統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業(yè)務職責，社會保險業(yè)務檔案共分六類三十八項，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機構業(yè)務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
首先對現(xiàn)存全部業(yè)務檔案進行重新整理、科學分類，按照省、市要求，結合我縣實際情況，對業(yè)務檔案材料按照管理類、征繳類、待遇類分類管理，進行組卷，各種門類的保管期限按永久、100年、50年、30年、10年準確劃分，由檔案室統(tǒng)一管理。其次，運用檔案查詢系統(tǒng)軟件，結合傳統(tǒng)查詢方式，建立電腦檢索和手工查詢雙重模式，以方便各類查詢需求。截至目前，平均每年提供各類查詢3000余人次。
二、注重加強硬件設備的科學配備
在我局辦公樓內(nèi)配備面積約30平方米的業(yè)務檔案管理專用庫房一間，能滿足我局檔案庫存需求；購置配備密集型檔案柜8組；安裝了滅火器、溫度計、濕度計，配備了專用計算機、打印機等，檔案盒和檔案卷皮均采用無酸卷盒、外觀和質(zhì)量符合國家要求。
三、注重日常科學管理
加強檔案庫房日常管理，嚴格按照防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲等八防措施進行日常管理，定期施放防蟲劑，防止蟲害發(fā)生，定期檢查庫房溫濕度，定期檢查業(yè)務檔案受損情況，并作詳細記錄，對受損的檔案按時檢查、修補，確保不存在安全隱患問題。檔案管理員嚴守檔案保密制度，嚴格履行崗位責任制度，建立借閱登記薄，認真落實借閱登記制度，我局歷屆檔案管理員未發(fā)生過違反規(guī)定行為。嚴格保管，做到檔案進出登記，編寫全宗指南、移交清冊、銷毀清冊、業(yè)務檔案查詢申請表、案卷定期檢查情況記錄、檔案保管期限表、檔案數(shù)量利用情況統(tǒng)計表。
四、加強檔案工作的組織領導
業(yè)務檔案管理工作納入單位年度計劃之中，制定了檔案管理工作計劃。檔案管理員定時對檔案達標工作進度和存在的問題專門進行匯報，及時解決檔案中存在的問題。分管領導不定時對業(yè)務檔案工作進行督導檢查，使檔案工作在我局的各項業(yè)務工作、精神文明建設中發(fā)揮了積極的作用。
五、加強檔案管理員的業(yè)務素能培養(yǎng)
我局配備了專職檔案管理人員，現(xiàn)任檔案工作人員具有大專文化程度、較強的業(yè)務素質(zhì)和文字表達能力。同時，我局高度重視檔案管理員業(yè)務培訓，每年都定期或不定期地組織本單位檔案員參加專業(yè)培訓，并進行《檔案法》《社會保險法》等法律法規(guī)學習。
六、加強檔案管理的制度建設
關鍵詞：社會保險；保險業(yè)務檔案；檔案管理工作
社會保險檔案是社會保障管理的重要對象，可以全面反映參保人履行繳費義務、享受社保待遇的真實情況。隨著社會保障制度改革的深化，保障范圍的越來越廣，如何做好社會保險檔案工作，已成為社保部門的一項重要任務。本文結合自己的實踐，就如何做好社保檔案工作談一些淺顯的見解。
一、加強社會保險檔案管理的必要性及重要意義
1. 加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。
隨著社會保險改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。
2. 加強社會保險的檔案管理，是社會保險業(yè)務本身的必然要求。
一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，還要辦理保險關系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。
二、社會保險業(yè)務檔案管理存在的問題
（1）建立形成的業(yè)務檔案資料不齊、不健全。不齊表現(xiàn)在有些缺身份證、戶口卡復印件，補收（補繳）歷年繳費維護明細表、個體人員參保委托申報協(xié)議書、參保單位信息采集表等資料；不健全：一方面申報單位或個人報來的參保資料未填寫申報時間、姓名、單位名稱和蓋公章；另一方面審核單位在辦理各種參保業(yè)務時，建立形成的檔案資料沒有按要求一式幾份填寫留存，并且未填寫辦理、審核時間，無經(jīng)辦人、負責人或領導的簽字，未加蓋審核章或公章；有些交來存檔的參保資料不是審核單位建立形成的原始紙質(zhì)件，而是留存的業(yè)務資料復印件（并且未加蓋鮮章），如今后有爭議事件發(fā)生，這類養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的真實性、有效性就要被大打折扣。
（2）社會養(yǎng)老保險業(yè)務存檔資料不規(guī)范。表現(xiàn)在書寫不規(guī)范，存檔材料不規(guī)范。一方面交來的業(yè)務存檔資料中姓名、身份證號與戶口卡、身份證復印件上的不一致，有寫錯、錄入打印錯的，有填寫不完整等；有的用紅色、圓珠筆填寫的，并且在業(yè)務存檔資料中劃減、修改處未加蓋審報單位、審核單位（或經(jīng)辦人員）的校對章；另一方面留存建立形成的業(yè)務檔案資料被剪得長的長、方的方，小的手這么點大；有些存檔資料是用打印廢的表格、文件來復印、打印形成的業(yè)務存檔資料，并且在廢頁面不劃掉，使人容易誤解難利用。問題突出的是建立的參保業(yè)務檔案中，出現(xiàn)補收（補繳）歷年繳費明細表打印不現(xiàn)，把空白表格或部分打印清楚的業(yè)務資料上交檔案室存檔。這些不規(guī)范、不符合要求業(yè)務存檔資料不現(xiàn)、不清楚、不確定，今后就難準確利用檔案來核實繳費等情況，就沒有利用價值。
（3）業(yè)務存檔資料移交不規(guī)范。一方面把一些沒辦結完的業(yè)務資料和審核中有明顯錯誤不符合規(guī)定參保的資料交檔案室存檔；另一方面養(yǎng)老保險業(yè)務經(jīng)辦部門移交業(yè)務存檔資料時，不按業(yè)務檔案建立形成的先后順序移交，跨年度或間隔著、倒著移交。這給業(yè)務檔案管理工作的保管存放、整理、編目、查找利用等工作帶來極大的困難和麻煩。
三、如何提高社會保險業(yè)務檔案管理的對策
（1）提高認識，把社會保險業(yè)務檔案管理擺在重要位置。隨著社會保險在保障民生、服務民生和構建和諧社會中的作用日益凸顯，加強社會保險業(yè)務檔案管理工作顯得更為重要。各級社會保險業(yè)務經(jīng)辦機構，要提高認識，切實加強對社會保險業(yè)務檔案管理工作的領導，以對現(xiàn)實負責、對歷史負責、對參保群眾負責的高度責任感，切實把社會保險業(yè)務檔案管理工作，納入社會保險工作的重要議事日程，納入年度計劃，長遠規(guī)劃和目標管理責任制考核之中，使檔案管理工作與社會保險業(yè)務工作同步發(fā)展。主要領導要親自抓，分管領導要主動抓，上下業(yè)務經(jīng)辦部門要配合抓，形成一級抓一級，層層抓落實的工作格局。
（2）加強管理，確保社會保險業(yè)務檔案積累到位。要從社會保險檔案的源頭抓起：一是抓好文件處理關。重點做好辦公室收發(fā)文件過程中積累的各種文件、函、請示、批復以及與企業(yè)簽訂的各種協(xié)議等資料收集工作。做到及時處理、及時歸檔案。二是抓業(yè)務經(jīng)辦關。做好參保登記、繳費申報、基金征繳、賬戶管理、退休審批、企業(yè)退休人員社會化管理和稽核等具體業(yè)務經(jīng)辦過程中形成的各種文件，做到一月一整理，一月一立卷。三是抓基金管理和統(tǒng)計報表關。重點是基金管理過程中形成的財務管理憑證和各科室具體負責的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料的收集、整理、立卷工作，做到及時整理、隨時立卷，按時歸檔。
綜上所述，我們要建立了比較完善的社保業(yè)務檔案管理制度與流程，還拓展業(yè)務檔案收集渠道，改善了業(yè)務檔案保管條件，豐富業(yè)務檔案門類和數(shù)量，確保業(yè)務檔案的完整和安全，基本實現(xiàn)業(yè)務檔案信息化管理。
參考文獻：
1.相關的宣傳較為滯后，有關人員沒有認識到工作的重要。一方面是企業(yè)領導沒有認識到相關問題的重要性。計劃經(jīng)濟思想在相關企業(yè)管理者的頭腦中根深蒂固，進而不重視相關的企業(yè)社會保險工作。第二方面，員工沒有認識到社會保險工作的優(yōu)勢，思想上依附嚴重，對社會保險制度考慮重重。第三方面，相關的社會保險核對審計人員由于自身素質(zhì)的限制，沒有認識到自身工作的重要性，工作散漫，效率低下，甚至出現(xiàn)挪用費用等諸多現(xiàn)象。這這些因素都對社會化管理工作的推進帶來了眾多的難度。
2.新制度的有效性不高，沒有對公平和效率進行協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。社會保險制度的一個最主要的弊端就是不能很好的處理公平和效率之間的關系，過多的重視公平，而對效率沒有給予更多的重視，這在一定程度上削減了效率的作用，具體表現(xiàn)在兩個方面：一是社會保險制度本身特點導致的低效率，包括具體有浪費和流失兩個方面。二是不能充分調(diào)動人們的工作積極性，進而在一定程度上對社會經(jīng)濟的發(fā)展產(chǎn)生影響。而設計新的社會保險制度過程時候，應該將公平和效率擺在重要的位置，做到公平與效率的統(tǒng)一。
3.相關資金配置短缺，沒有配套的相關服務條件。區(qū)域分布不對稱，結構類型方面，缺少大量一方面能夠提供生活照料，另一方面護理的相關服務機構，遠遠不能滿足社會化管理的相關要求。同時社會保險屬于微利的產(chǎn)業(yè)，在前期基礎建設過程中需要大量的投入，因此如果沒有配套的相關優(yōu)惠政策，很難解決眾多建設資金缺口大，相關服務質(zhì)量不達標，以及設施結構不合理的眾多問題。
二、加強企業(yè)保險管理的對策
隨著我國社會保險制度改革的不斷深入，企業(yè)的眾多社會保險，例如養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、生育保險以及工傷保險等都實現(xiàn)了社會化的統(tǒng)籌管理。同時企業(yè)為了加強對于保障體系的管理和服務工作，有效增強企業(yè)以及員工的合法利益，建立了相關的社會保險工作機構。同時面對新的工作，新的工作內(nèi)容，同時為了適應內(nèi)容龐雜，涉及面廣泛的專業(yè)化管理要求，企業(yè)需要做好以下的幾個方面工作。
1.加強對于社會保險的宣傳工作。社會保制度由國家立法強制實行的，相應的保險基金由勞動者、企業(yè)與國家三方共同籌資，對由于某些勞動者由于一系列原因喪失相應的勞動能力時，能夠給予的物質(zhì)幫助。這種社會保障制度的作用旨在實現(xiàn)老有所養(yǎng)、生有所保、病有所醫(yī)、傷有所療、失有所得，充分有效保障勞動者的基本生活質(zhì)量，有效地分散風險。我國社會保險事業(yè)的發(fā)展能夠?qū)ξ覈鐣Ｕ象w的建設與完善起到良好的促進作用，能夠有效提高國民地生活質(zhì)量，提高我國的社會福利整體水平。社會保險制度的水平能夠有效體現(xiàn)我國社會和經(jīng)濟的綜合實力以及發(fā)展水平。同時反映我國政治文明和社會的進步的水平。社會保險工作關系到國計民生，能夠促進現(xiàn)代社會的安全與穩(wěn)定，有效地構建和諧社會。企業(yè)要加強相關的宣傳教育工作。積極開展形式多樣的保險政策以及實例的宣講活動，同時形成相關的制度，積極促進有關的企業(yè)領導和職工理解社會保險具有的作用和意義。
2.加強社會保險管理人員隊伍的建設。企業(yè)的社會保險管理工作可以三個不同的層面，這三個不同的層面分別為操作層面、管理層面和領導層面。這三個層面的工作會對企業(yè)的社會保險管理工作產(chǎn)生直接的影響作用。因此企業(yè)在進行保險管理人員隊伍的建設過程中，應該著重抓好以下的幾個環(huán)節(jié)。
2.1設置較為合理的工作崗位。在進行社會保險管理過程中，首先要設置較為合理的工作崗位和工作機構，這樣社會保險部門有關的負責人能夠參與直接參與到企業(yè)的決策中來，進而更好地貫徹相關的國家社會保險政策制度，對企業(yè)有關的保險費的繳納以及相關待遇的落實進行統(tǒng)籌和管理。然后要制定較為科學合理的保險管理崗位。在進行崗位劃分時候要根據(jù)具體的工作內(nèi)容來進行劃分，可以劃分為業(yè)務人員、財務人員和相關的規(guī)劃監(jiān)管人員三種類。其中業(yè)務人員的職責為認真執(zhí)行有關的保險政策，辦理相關的保險業(yè)務、進行工作計劃的組織和落實，建立以及維相關的保險信息系統(tǒng);財務人員的主要職責是充分保障基金的運行，很好的處理有關的業(yè)務;規(guī)劃監(jiān)管人員的主要職責是對企業(yè)各項社會保險的工作進行計劃、運行、決策以及監(jiān)管。這些職員在工作中承擔不同的角色，工作內(nèi)容也不同。
2.2嚴格遵循相關的國家有關從業(yè)資質(zhì)的有關要求進行崗位人員的選拔和任用。企業(yè)在選拔相關的社會保險從業(yè)人員時候，需要對職工的專業(yè)知識與管理能力進行衡量，工作人員要具備相關的知識，諸如，人力資源管理、勞動經(jīng)濟學、財務會計、社會保障理論和計算機應用等，同時職工還要掌握有關的政策法規(guī)以及運行模式，此外職工還需要具有良好的責任心，表達能力、溝通能力以及協(xié)調(diào)能力。根據(jù)國家對于相關的資質(zhì)要求，企業(yè)社會保險管理人員需要通過相關的資格考核。這樣做的目的一是為了保證在相關的管理崗位上具有一批高素質(zhì)，懂得相關政策同時管理能力優(yōu)秀的人員，這樣能夠有效維護企業(yè)以及員工的利益;二是實行管理人員的資格考核制度能夠充分實現(xiàn)整個管理系統(tǒng)人員任用過程中的科學性、嚴肅性以及公平性。
2.3注重企業(yè)的社會保險的管理人員以及經(jīng)辦人員的培訓工作為了促進企業(yè)社會保險工作的改革和發(fā)展，在執(zhí)行相關的社會保險政策和規(guī)定時，要根據(jù)社會保險的具體情況，對相關的分析培訓需求、進而制定相應的培訓計劃、培訓方案，同時還要計算相應的培訓成本以及培訓收益，將社會保險專業(yè)的培訓增加到企業(yè)的常規(guī)培訓項目中來。企業(yè)在進行社會保險管理人員的培訓工作時候，要將有關的流程進行制度化和規(guī)范化，這樣能夠保證有關的社會保險從業(yè)人員，能夠及時更新和提高有關的知識和素質(zhì)，充分保障企業(yè)社會保險工作的順利進行。
3.加強對在職員工的社會保險基金的征繳以及核對工作。為了能夠充分保證企業(yè)能夠足額進行社會保險的支付，企業(yè)需要按時足額進行社會保險費用的繳納，因此對于對社會保險基金的征繳以及管理工作應該采取相關的措施，具體方法有：
（1）將社會保險的繳納情況作為考核單位的責任目標，作為相關人員工作績效的考核項目對于不能按時進行社會保險繳納的員工可以及時進行提醒，告知，并且申明利害關系，切實加強對社會保險的管理。
（2）相關人員要定期做好社會保險征繳情況的核對，審查，定期進行總結，同時上交有關的監(jiān)察部門進行審核，切實保證核對工作的有效公開進行。
（3）加強對相關在職員工的管理，嚴禁相關人員進行社會保險的挪用，切實加強相關的管理和檢查工作，相關人員要定期向企業(yè)報告社保的收繳。管理以及核對情況。
（4）壓縮相應的服務環(huán)節(jié)，前移相應的社會保險服務。在相關條件成熟的情況下，可以設置相應的服務大廳，用來開展相應的聯(lián)合服務，為企業(yè)員工提供集中、規(guī)范、方便的服務。設置相應的服務大廳，能夠隨時進行相關社會保險的政策和制度的宣傳，同時進行相關制度和政策的解釋答疑，另一方面還可以接受職工人員的監(jiān)督。只有充分聽取員工的意見，才可以積極有效對相關的社會保險服務形式進行完善，進而擴大相應的覆蓋面。
三、結語
一、加強社會保險檔案管理的重要意義
1.加強社會保險業(yè)務檔案管理，有利于保障參保對象的合法權益
社會保險業(yè)務檔案，是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確保參保個人享受社會保險待遇的重要依據(jù)，是實現(xiàn)為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，確保社會保險業(yè)務檔案的安全、完整是維護和實現(xiàn)保障參保對象合法權益的堅實基礎。
2.加強社會保險業(yè)務檔案管理，有利于提高社保經(jīng)辦機構工作效率
檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是做好社保工作的前提條件。標準和規(guī)范的社會保險業(yè)務檔案，不僅可以提供各類準確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為領導科學決策提供服務，還可以大幅度提高辦事效率。
3.加強社會保險業(yè)務檔案管理，有利于促進社會保險事業(yè)可持續(xù)發(fā)展
由于社會保險業(yè)務檔案記載了廣大參保單位和職工的繳費記錄、個人資料等參保信息，一旦出現(xiàn)管理不當?shù)那闆r，在一定程度上會威脅到社會保險事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
二、社會保險業(yè)務檔案管理存在的問題
1.重視度不夠，觀念陳舊
由于社會保險檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加上一些領導觀念陳舊、重視不夠，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，有的連一個固定的檔案室都沒有，各類檔案分割保管、分室存放；有的沒有配備專職檔案管理員，造成了社會保險業(yè)務檔案管理混亂、嚴重流失；個別業(yè)務人員也存在認識不高的問題，認為當前的工作都忙不過來，哪有時間去整理檔案資料，檔案意識淡漠，沒有充分認識到科學管理檔案帶來的經(jīng)濟效益和社會效益。
2.缺乏科學性，手段落后
近年來隨著社會保險業(yè)務量的逐步加大，有的單位對檔案實行陳舊式人工管理，缺少相應的硬件投入，查找資料，費時費力。有的雖然實行了計算機管理，但缺乏相應的軟件開發(fā)及專業(yè)人才，未發(fā)揮應有的效能，不適應工作需求。
3.管理不統(tǒng)一，多頭管理
社會保險業(yè)務檔案由于涉及面比較廣泛，不同類別的社會保險檔案都存放在各業(yè)務科室，未遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，形成了多頭管理問題。參保人員查詢個人全部社會保險檔案信息，需到相關業(yè)務科室分頭查詢，給參保人員帶來很大不便。
4.缺乏規(guī)范性，管理隨意
社會保險業(yè)務檔案材料紙張形式各異，裝訂不統(tǒng)一，給檔案的歸類與查閱帶來許多不必要的麻煩，檔案管理人員對檔案整理不及時，隨意堆放等問題不同程度存在，管理不夠規(guī)范。
5.綜合素質(zhì)差，有待提高
隨著社會保險事業(yè)的迅猛發(fā)展，人員編制配置明顯不足，檔案管理工作人員多為公益崗或兼職人員，缺乏穩(wěn)定性和基本的檔案管理知識，影響了檔案管理工作。
三、進一步規(guī)范社會保險業(yè)務檔案管理
1.加強領導，提高檔案管理意識
加大對社會保險檔案工作的重視程度，積極爭取領導對社會保險檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、檔案室緊張等現(xiàn)實問題，為建設和完善社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。同時，成立一個專門規(guī)范檔案管理的機構，對業(yè)務檔案進行合理分類，確定各類業(yè)務檔案的保管期限和管理方式，提高業(yè)務檔案管理的效率和效果。
2.整章建制，構建科學管理長效機制
依據(jù)《檔案法》《保密法》《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》等法規(guī)政策，對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，確保業(yè)務檔案分門別類、安全完整，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現(xiàn)社會保險業(yè)務檔案的集中管理。
3.科學管理，強化檔案基礎設施建設
社會保險業(yè)務檔案管理要進行科學性、系統(tǒng)性管理。如檔案室、辦公區(qū)、閱覽區(qū)各自獨立，配置必要的防火、防潮、防蟲、防塵等必要設備，要最大程度的體現(xiàn)業(yè)務信息管理系統(tǒng)，把社會保險業(yè)務檔案統(tǒng)一規(guī)范化。同時應著力進行檔案管理的軟件開發(fā)工作，由省級社會保險部門統(tǒng)一組織實施。軟件功能應包括：檔案的自動快速編目，及檔案信息的自動檢索；可以實現(xiàn)對檔案資料的快速統(tǒng)計，如對檔案的分類統(tǒng)計，綜合數(shù)字統(tǒng)計、相關信息資料統(tǒng)計等；可以進行檔案借閱的自動化管理，以便對借用者的情況、借用時間、歸還時間等進行全面掌握；實現(xiàn)“軟”“硬”一起上，社會保險檔案的微機一體化管理。
4.提升素質(zhì)，加強隊伍建設
