時間：2023-09-15 17:13:19
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇地質檔案管理范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
抓好基礎數據文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從管與監兩方面入手，做為分管檔案工作的領導應給予各方面的支持和提供資源保障，用信息化、規范化、標準化來要求檔案的收集、整理工作。做到數據齊全，內容完整。要達到此目標，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結合，把地質檔案資料、工程勘察檔案、樁基基礎資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案等正確區分，齊抓共管，進一步做好基礎檔案收集工作。抓好基礎數據，比如地質檔案包括區域地質調查檔案、固體礦產地質檔案、石油地質檔案、海洋地質檔案、物理勘探和化學勘探檔案、水文地質檔案、工程地質檔案、地質科研檔案等。其具體內容是在地質勘探活動中產生的原始記錄、表報、總結和有關的依據、指示性文件，以及成果報告和有關的圖件、附表等。所以在收集和整理時按照檔案管理的法律法規及相關規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖片、圖紙、聲像等資料，應根據數據文件形成的特點和規律，在便于利用和保管的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，按原始地質立卷歸檔規則，如：編號與編目、范圍、術語與定義、規范性引用檔、歸檔范圍與分類、立卷歸檔要求等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數據文件管理實施細則。
2．檔案信息化，紙質檔案數字化
我院采用的是科怡檔案軟件，檔案信息化就是把我院現有傳統檔案轉化為信息化檔案。檔案信息化其實質是檔案管理模式和工作方式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案信息數字化收集、存儲、轉送，以信息化的形式為社會提供服務的轉變過程[2]。地質資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統工程，行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，地質單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化。例如在建立地質檔案資料時，地質檔案資料由分隊，普查組提交的原始地質資料及復制成果地質報告，經大隊資料室嚴格檢查驗收合格后，由檔案管理工作人員及時分類、編號、立卷、歸檔，經過計算機數字化轉換處理[3]，建立科怡檔案查詢服務系統，實現地質檔案資料的數字化管理，其它檔案如工程勘察檔案、樁基基礎資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案也都根據上述情形，將紙制檔案信息化，建立全文數據庫，既是地質工作現實要求，也是檔案管理必然取向。因此地質單位必須快速更新觀念，迅速實現檔案工作網絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現代化進程。
3．檔案管理信息化的優勢
提高地質檔案管理效率，加強地質檔案管理的信息化建設，不但使地質資料信息得到有效利用，而且可以使匱乏的資源得到開發，適應較復雜的工作環境，體現出地質資料管理帶來的經濟效益。
3．1地質資料檔案管理信息化，提高地質檔案檢索效率。
傳統的地質資料檔案管理方式，絕大多數數據的收集和管理都依靠人工進行，收集數據相對麻煩、更新起來也比較繁瑣，在這種情況下，地質資料檔案數據更新就慢。地質部門采用人工管理檔案還會造成數據疏漏，首先從這方面來說信息化地質檔案的管理方式就比傳統方式更為準確。其次，在對數據查找時地質資料檔案信息化管理方式也比傳統的方式更加快捷、方便。地質檔案管理人員，可以利用該檢索系統，根據使用者的要求，可以輸入任意一項檢索詞，如類別、資料名稱、編著、礦種、勘查程度或幾項檢索詞的組合等，都可從科怡檔案數據庫中，檢索出相關的地質檔案信息，節省了管理人員和使用者的時間，提高了檢索效率。
3．2地質資料檔案管理信息化，提高地質工作效率。
地質資料檔案管理信息化為相關部門制定政策提供比較系統、詳細、及時的資料信息，為制定部門提供合理、適時的技術支持和數據。隨著新技術、新理論越來越多的在地質檔案管理工作中得到應用，在管理方式上對地質檔案信息化管理不斷創新，地質工作就會越來越簡單，越來越適應社會環境和復雜的地理環境，越來越適應新時代不斷發展的需要。
3．3地質資料檔案管理信息化，有效地利用和開發了地質資料。
地質資料檔案管理信息化系統的有效建立，在地質工作中，我們就可以利用信息化地質資料資源，提供有效、準確的數據資料，可以為地質工作節約成本，節約無謂投資，提高地質項目成功率，為地質工作帶來可觀的經濟效益。
關鍵詞：煤田地質；地質檔案；檔案管理；規范化
中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）24-0069-02
地質檔案是地質信息的重要載體，是開展地質工作、總結工作經驗的主要信息源。地質檔案是指對地質工作活動的記錄和成果，它是在地質調查研究、礦產勘探等活動中形成的科技檔案。地質檔案有地質原本檔案和地質復制本檔案兩種形式。地質檔案一般可劃分為區域地質調查檔案、固體礦產地質檔案、石油地質檔案、海洋地質檔案、物探和化探檔案、水文地質和工程地質檔案。因此，實現地質檔案管理的規范化顯得尤為重要，更是加強檔案管理的重要方式。
對煤田地質這種國有事業單位而言，檔案管理規范化是非常重要的一項內容，是決定著能否做好檔案工作的關鍵所在。地質檔案管理工作不僅關系到煤田地質單位每一位員工的切身利益，更是關系到每一位員工工作情緒及積極性的重要工作。在對地質檔案進行管理時，應當盡可能地將所有材料及時收集及時整理歸檔，并注意對檔案進行檢查整理，保證其完整性，并根據檔案中展現的各項信息積極為地質工作的開展進言獻策，使其成為煤田地質工作的重要信息來源。地質檔案資料是地質勘探開發過程中取得和形成的原始地質資料、信息的載體和成果地質資料，是地質工作不可缺少的重要基礎資料。尤其是近幾年煤田地質的勘探和開采不斷擴大，歸檔數量也日益增長，怎樣解決電子檔帶來的規范化問題、網絡利用安全問題、資料共享和知識產權保護問題，都值得我們進一步探討。
近年來，由于國家對煤田地質越來越重視，使得地質檔案管理得到了較大程度的改變，對檔案管理的規范化也隨著社會的需求發生了改變，這就使得地質檔案管理對象和范圍越來越大，同時工作人員對自身的要求也隨之提高。我們要將地質檔案管理工作定位為一項專業服務性工作，提高工作的主動性，創建實際成效，實現地質檔案管理為科研服務、為企業建設服務的目標。結合時代形式加強煤田地質單位的地質檔案管理規范化是推進煤田地質單位發展的必然趨勢，同時在工作中，應當盡可能地使其更加規范，使地質檔案管理工作更加符合發展的需要，具備規范化的特色。
一、建立健全規范的地質檔案管理制度
不管是何種崗位，制度必然是有效約束崗位行為的重要法門。我們地質檔案管理的歸檔范圍是凡有記錄和反映本隊勘察、設計、施工活動，具有保存價值的技術資料和技術成果以及以隊為名收集的科技資料。由于時代的變化，制度也應當隨著新形勢、新任務進行及時的調整改革，并圍繞地質檔案管理工作進行逐步的完善，使地質檔案管理工作制度更加規范化、科學化。在對重要的地質檔案材料進行收集時，必須做到及時、整齊；同時在對檔案材料進行審核時，需嚴格按照有證有據、真實可靠來開展工作；在進行材料的整理和收集時，要確保檔案材料的嚴謹性；在借閱檔案時，應嚴格按照檔案的借閱條例進行，經過負責人批準后再進入查閱，若需借出則應當經過上級領導批準方可外借，并且一定要注意將地質檔案的各個部分區分開來，防止出現檔案混淆或者不安全情況；管理人員需注意對檔案進行隨時的更新，多渠道地開展收集工作確保檔案的完整性，根據時代對檔案材料的新需求，積極主動地對地質檔案材料進行補充完善。
二、對相關規章制度進行完善，對操作流程進行規范
首先，在對具體的地質調查研究、礦產勘探等地質檔案實施規范化管理的過程中，需要對相關制度進行完善，并且要以實際情況為出發點，例如，文件保密制度、歸檔制度、用戶身份確認制度等等，從而最大限度地保障地質檔案規范化管理的安全程度。加強制度建設，是實現檔案規范化的重要前提。最后，在實際的工作過程中，應該構建一個相對規范的管理制度與操作標準，需要加強地質資料歸檔接收、庫房管理、借閱利用等，將檔案館各個區域的儲存格式、處理手段進行統一，對保管、使用、收集等各個環節的標準進行完善與規范，最大限度地防止在轉換過程中或者兼容性的問題導致檔案文件被破壞，杜絕在實際操作過程中出現漏洞，每個環節做到有章可循、有記錄可查。同時更要保障文件制作與檢索過程中與檔案管理及時同步，最終實現地質檔案管理的規范化。
三、加強電子檔案儲存設備以及辦公自動化網絡的安全性
【關鍵詞】基層；地質檔案；管理策略
地質檔案中包含了地質測繪的相關數據，涉及到國土安全問題，管理中保密要求高。因此，管理人員在地質檔案管理中責任重大。而基層地質檔案管理中存在很多問題，影響到地質檔案的完整性和安全性。因此，地質檔案管理人員應積極面對當前基層地質檔案管理中存在的問題，探究有效的管理策略。現結合筆者工作經驗，簡要分析基層地質檔案管理現狀中存在的問題，并探究相關解決問題的方法。
一、基層地質檔案管理存在的問題
（一）地質檔案項目實施人員檔案匯交意識淡薄。地質工作中，有些項目實施人員缺乏完整匯交原始資料的意識，這就造成相關檔案資料的不完整性。在地質檔案匯交過程中，口述歸納原始地質資料的情況屢見不鮮。而這類行為說明項目人員在匯交檔案方面缺乏嚴謹的意識，完全屬于不負責任的行為，從而造成地質檔案原始資料不全或缺乏一定的權威性。
（二）地質檔案管理人員專業背景不足。地質檔案涉及的內容十分復雜，檔案種類繁多。在管理方面，各種資料的歸檔十分重要。在歸檔地質資料時，需要根據地質資料的內在聯系、形式特征等進行歸類整理，形成齊全成套的地質資料。在實際工作中，常常由于管理人員的專業背景不足，缺乏相關的專業知識，導致無法按照相關標準或要求進行資料分類、歸檔等，造成一些地質資料不齊全、地質檔案存放混亂等現象。
（三）地質檔案利用不當。地質工程、環境評價、道路橋梁工程等很多工程項目會涉及到地質檔案的借閱。大多數工程項目的周期較長，一些地質資料可能長期處于借閱狀態，借閱地質檔案的人員需要反復翻閱、查看，加快地質檔案的耗損。而且長時間的借閱，借閱人員的保密意識及檔案保護意識的淡化，常造成檔案損壞或丟失等現象。很多工程項目施工環境惡劣，導致地質資料得不到應有的保護，加快了地質資料的損耗速度。
（四）地質檔案管理保密措施不當。很多地質檔案中都含有保密要求高的數據內容。管理人員在工作中，主要采用以項目作為歸檔單位進行分類歸檔。因此，在同一個項目中，管理人員將未涉及保密的文件和涉及保密的文件共同歸檔保管，進而使該項目列為保密的檔案。雖然采用這一方法可以增加保密性，但實際上由于文件與非文件混合保存，在使用這些地質檔案時，很容易出現泄密的問題，反而沒有達到保密的目的。
二、基層地質檔案管理策略分析
（一）做好地質檔案匯交工作。以往地質檔案管理部門在地質檔案匯交過程中，主要以“交什么就收什么的”的態度接收資料，導致地質檔案的匯交工作沒有很好地完成，尤其是基層檔案管理中，人們在地質檔案匯交方面的重視度不夠。因此，檔案管理部門應制定完善資料匯交的相關制度，運用有效的管理體系確保地質資料的完整性和齊全性。在地質資料匯交的過程中，檔案管理人員要認真復核地質工作中各項目的實施方案、技術手段及工作精度等，嚴格杜絕隨意口頭匯交資料的行為。
（二）加強地質檔案的管理。由于地質資料中的數據多，保密級別也有一定的差異，管理人員在分類歸檔地質檔案時，要嚴格鑒別文件是否需要保密，并采取相應的歸檔和保管措施。的地質資料要單獨裝訂和保存，避免與非資料混合保存，造成管理混亂等現象。對于的資料，檔案管理部門應制定相應的借閱、歸還等制度，制定地質資料丟失、損壞的追責制度。地質資料歸檔后，檔案管理人員要及時做好資料的備份工作。在借閱時，檔案管理人員有義務告知借閱者資料的保密性，并簽訂相應的檔案借閱保密協議。資料歸還時，檔案管理人員要仔細檢查其完整性及耗損情況，一旦出現破損，應及時進行修復和復制，以免影響日后使用。
（三）規范化地質檔案工作管理。地質檔案的歸檔整理要遵循“從一而終”的原則，也就是由立項者來歸檔地質資料。項目的負責人要負責立項、勘察到資料匯總整理的過程。項目負責人在勘察過程中獲取一系列地質數據，對其進行整理后，編寫報告及驗收等資料，最后形成一份完整的地質檔案，并移交至相應的檔案管理部門。檔案管理部門的工作人員在接收到地質檔案資料后，要嚴格檢查地質資料的完整性、情況等等，做好地質檔案的審查工作。地質檔案通過審查和入庫以后，檔案管理人員要對檔案進行整理。在整理時，應該按照相關規定標準認真執行，將地質資料做好分類、裝訂、編目、裝盒等工作。在資料的管理過程中，應該加強檢查，保證地質檔案的完整性。在地質檔案變更中，應該做好登記工作，確保庫存檔案和目錄信息相符合。
（四）加強基層檔案管理信息化建設。由于紙質、實物等地質檔案借閱不便，而且很容易耗損、丟失。現階段很多基層檔案管理部門十分重視檔案管理的信息化建設。相比紙質資料，電子資料具有可重復利用、耗損低等優勢。基層檔案管理應該加強檔案管理信息化，建立全文數據庫，完整保存原始資料的掃描件和電子元件。地質檔案管理人員可以通過計算機將檔案進行歸類整理，形成一個完整的電子檔案。在檔案的借閱中，管理人員無需再手工一個個翻閱資料，直接從數據庫中提取相應的檔案，使地質檔案的保存更加安全。而且將地質檔案信息化后，能夠有效防止檔案被篡改，更好地保證了檔案的真實性和完整性。目前，雖然在地質檔案管理中采用實物和虛擬共同管理的方式，但是依然存在一定的安全隱患。檔案管理部門可以運用大容量存儲設備進行資料保存，異地存放，避免所有地質檔案存放一處，有效降低地質檔案損壞甚至丟失的風險。
（五）加強地質檔案相關人員的綜合素質。在檔案管理過程中，檔案管理人員應嚴格按照相關標準和規范來要求自己，認真做好檔案的接收登記、整理歸檔和借閱審批等工作。在地質檔案管理信息化的背景下，不斷提高自身的計算機能力，并學習地質方面的相關知識，從而提高個人的業務能力。在技術人員借閱地質檔案時，管理人員要告知其關于地質檔案的情況，做好登記、簽訂協議等工作，以嚴格舉措來增強借閱人員的保密意識。
（六）構建完善的防抵賴機制。防抵賴機制主要是對借閱地質檔案的技術人員起到威懾的作用，防止出現泄密事件。盡管借閱人員與檔案管理部門須簽訂保密協議，但泄密事件依然發生，因此，必須要有完善的防抵賴機制，不僅能夠防止出現泄密事件，也有利于在出現泄密事件后進行追查。目前最常用的防抵賴機制是采用數字水印技術，也就是在檔案中嵌入水印信息，其內容包括借閱人的姓名、登記信息、用途等等。數字水印具有識別性高、魯棒性、隱蔽性的特點。嵌入數字水印的地質資料在經過調色、扭曲、剪切等操作處理后，依然留有完整的水印信息，有效防止借閱人員去除水印信息，進而做出泄密的行為。因此，在地質檔案中利用數字水印技術，能夠有效防止泄密事件，一旦出現泄密事件，可以直接追查到泄密的人員，追究其法律責任。
三、結束語
在地質檔案的管理過程中，檔案管理人員應充分認識到地質檔案的問題。一方面，檔案管理人員要從自身做起，提高個人的業務能力，做好地質檔案的整理、保管、借閱等工作，保證地質檔案的完整性。另一方面，管理人員要加強保密意識，嚴格把控地質檔案管理工作中相關安全措施的實施情況，如按要求落實防抵賴機制等，以確保地質檔案的安全性。地質檔案的完整性和安全性一直都是地質檔案管理工作中的重點，也是難點，需要地質檔案管理人員不斷尋找有效的管理措施，提高管理水平。
【參考文獻】
[1]格日樂.地質檔案管理工作思考[J].西部資源,2015（06）:40-43.
[2]何春.地質檔案目前管理中存在的問題及建議[J].辦公室業務,2016（08）:118.
關鍵詞：地質資料檔案;地質檔案信息化;新技術;法制建設
中圖分類號：F407文獻標識碼： A
地質檔案資料是地質科研工作的真實記錄和成果結晶，是國家的寶貴財富。對其加強管理，不僅能更好地保護地質資料，更有利于地質資源的開發利用，為國家經濟建設和社會發展服務。
隨著國土資源部第七次部務會議通過《地質資料管理條例實施辦法》后，礦業開發、國土整治、城市規劃建設有序的開展。各級政府、工業部門及相關單位對地質礦產資源信息的需求不斷擴大，地質資料檔案的服務面越來越開闊。因此，做好地質檔案的管理服務系統，更好地為國家現代化建設服務，已成為地質資料管理工作者首要職責。
現今我國的地質資料管理存在管理水平、管理手段、科技發展水平等因素的制約。國家地質檔案管理和服務工作目前依然存在人才缺乏和信息化程度不高的問題。影響我國地質資料管理行業的服務水平。
1 我國當前地質資料檔案存在的問題。
（1）資料管理工作方面要提高。
單位領導主要考慮其單位的經濟效益，對地質檔案和資料管理這類不直接產生經濟效益的基礎工作重視程度不夠。相關管理人員變更頻繁、缺少專業管理培訓。
（2）保管方式要進步。
地質資料管理工作, 主要是以服務為主，現絕大多數地勘單位內部地質資料檔案的保管方式較原始。保管狀況的問題存在較多，實物資料的庫房不按照規范標準執行，甚至就地堆放。有的單位連基本的資料檔案存放庫房都沒有。地質檔案資料，按照其載體和記錄形式劃分，可以分為傳統紙質手寫地質檔案資料和以磁、光盤為存儲介質的電子地質檔案資料兩大類。紙質手寫地質檔案資料由于保管時間長，紙質老化發黃退色，文字繪圖變模糊導致信息丟失。磁盤標簽模糊辨識不清，利用難。成果資料、原本檔案以及巖心等實物地質資料的可利用程度低，維護條件達不到相關保管要求。加上服務方式較落后，信息化程度較低，手工管理模式仍舊是主流。這樣不能把珍貴的地質資料合理利用起來。
（3）硬件設施如何完備。
領導的不重視也表現在對待經費投入上面，產品設備的投入以及員工待遇培訓方面。導致設備陳舊落后，人員職業素質和操作技能跟不上，不利于資料管理的發展利用。
（4）匯交歸檔更快捷。
因為地質資料的特殊性，地質資料的生成和管理工作還不完善。相關法規法律較落后。很多單位的地質成果出于安全責任考慮推遲或者不匯交。這樣對于資料的正常互通交流，地質資源開發利用都是很不利的。
（5）原始地質資料歸檔難。
原始地質資料歸檔過程中存在很多問題，立卷不明確、分類不準確、歸檔的文件材料缺少，圖表不清晰。這些問題有些是人為因素，有些受到硬件設施局限，導致不符合地質資料立卷歸檔要求，給相關專業人員查閱利用也帶來困難。
2 完善資料管理，切實提高服務水平。
在科學技術日新月異的今天，地質檔案資料管理手段也必須更加現代化，要不斷更新設備，不斷用新知識、新理論武裝地質檔案資料工作人員的頭腦，以求用先進的技術、科學的方法管理、利用地質檔案資料。
（1）完善地質檔案管理工作
首先上級領導要重視地質檔案管理工作，要使地質檔案管理有良好的工作條件。改善庫房，添置檔案裝備，改善科技檔案管理的硬件設施。地質資料管理是一門專業工作，它要求管理人員要有高度的責任感，良好的職業道德，以及扎實的地質專業理論基礎、能熟練運用現代化地質管理軟件和先進的管理知識，深厚的管理經驗。要讓管理人員提高自身素質和業務水平。經常派相關人員參與檔案資料方面的培訓學習。使管理人員明確自己的職責，更加適應現代化資料檔案管理要求。
（2）地質檔案信息化。
傳統的地質檔案借閱工作主要通過檔案員手工整理歸類編目原始資料，編制目錄。借閱者到檔案部門登記，資料員查閱相關檔案序列，這樣提供借閱服務。工作效率低，查閱、整理、歸還等工作費時費力。隨著社會的發展，地質檔案信息化呼聲越來越高，現代計算機通訊技術日趨成熟，地質資料檔案工作越來越朝信息化方向發展。建立安全的檔案信息數據庫，并且在此基礎上把地質檔案系統做匯總，通過授權等方式為利用者提供利用權限。這樣可以為研究人員創造更方便快捷的借閱方式，提高地質檔案的利用率。建立地質檔案目錄檢索數據庫，讓地質信息資源全社會共享。使地質檔案更好的為國民經濟和發展服務。利用互聯網強大的信息處理能力，來為地質資料檔案管理服務。
（3）地質資料管理中的開發應用
地質資料包含地質工作中形成的對國家和社會具有保存價值的文字、標本、樣品、巖礦心、圖表、聲像、電磁介質等不同形式存在的地質礦產信息和實物資源。這些資料整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。利用現代化手段加以整理，將有價值的資料經過分析、篩選、融合。編制成不同的資料信息成品上傳至數據庫系統。提高資料利用率，使管理人員擺脫繁重的手工整理工作。進行深層次加工并使其成為國民經濟發展宏觀決策的重要參考依據，為全社會提供不同層次的服務，實現地質資料信息資源的經濟效益和社會效益。
（4）完善法律制度建設
各單位認真貫徹落實《地質資料管理條例》《礦產資源法》《國務院關于加強地質工作的決定》和《檔案法》。只有加強檔案法制建設，才能使地質檔案管理工作有序進行。管理人員依法結合本單位檔案管理工作的實際，制定符合各單位實際情況的規章制度,讓借閱手續操作更加規范。工作流程按照規章制度,使得計算機網絡管理檔案信息有安全保障。責任到人,獎罰分明。
隨著地質科學研究工作的發展，地質資料檔案種類會越來越繁多，管理工作也會更加艱巨、繁重。我們所有參與管理的工作人員都要樹立堅定的信心,以科學發展的眼光做好地質檔案管理工作,為我國經濟社會可持續發展作出更大的貢獻。
參考文獻：
1、於順然，鄭曉光.江蘇省地質資料管理現狀與對策[J]. 江蘇地礦信息, 2000年12月.
1）檔案管理制度有待進一步規范、健全。主要表現為檔案管理職責分散、不明確，不同單位的檔案管理可謂是各自為政、標準不一，存在著嚴重的檔案資料重復保存且利用率低下問題，需從制度上加以解決。
2）檔案管理工作水平有待提高。目前，我國部分地質勘查單位的檔案管理水平，還停留在人工收集、整理與檢索階段，可接觸和獲取的信息量較小，非常不利于檔案的二次開發和利用。
3）檔案管理工作開展欠缺協調、合作。部分地質勘測單位的檔案管理工作人員與同單位負責其他工作人員之間欠缺協調、合作，沒有更好的利用協調、合作支持檔案管理工作開展，導致檔案管理工作變成了單位里的一塊“世外桃源”，檔案管理工作效果始終不甚明為。
4）檔案管理工作未與地勘行業建設實現同步規劃、發展。任意一個地勘單位都有自己的近期、遠期規劃，規劃涉及地勘單位的未來規模、發展技術水平、形成何種人員結構等都會做出詳細規劃；而這些規劃中卻很少涉及單位的檔案管理，導致單位的檔案管理工作水平落后于地勘事業發展，勢必會影響地勘單位整體管理工作水平的提高。
5）監督、指導工作不到位問題。本級檔案管理部門工作離不開上級檔案管理部門的監督、指導，起到把關下屬單位檔案管理的作用。但在實際工作過程中，由于欠缺上級部門的監督、指導，本級檔案管理部門不能及時發現、糾正工作過程中存在的問題，導致本級檔案管理部門工作水平難以得到有效提高。
6）管理經費不足問題。部分地勘單位由于經濟效益不高影響，可用于檔案管理的經費嚴重不足，這樣用于檔案管理的設施、設備就難以及時得到更新，嚴重限制單位檔案管理工作水平的提高。
7）工作人員隊伍素質問題。較高的地勘單位的檔案管理工作水平，離不開高素質的檔案管理工作人員，特別是工作人員高水平的專業素質支持。存在部分地勘單位檔案管理工作由其他工作人員兼職現象，這些“兼職”人員的檔案管理專業素質勢必不高，加之這些人員的頻繁調動、調整也會進一步影響到單位的檔案管理工作。
8）不能得到有效開放和利用問題。新時期的我們必須充分發揮檔案及其管理工作作用，使檔案能真正的為社會主義經濟建設、社會發展服務，而這些目標的實現離不開檔案的開放和利用。開放恰恰是地勘單位檔案管理工作的短板，原因一方面是數字化檔案工作相對滯后，不能很好支持檔案開入工作，另一方面則是受到管理觀念落后影響不能大膽進行檔案開放、利用工作。
二、地質勘查單位檔案管理工作問題對策與建議
（一）建立、健全檔案管理制度，拓展檔案歸檔范圍
通過建立科學的檔案管理體系來進一步健全地勘單位檔案管理工作規章制度，是提高地勘單位檔案管理工作水平的關鍵。伴隨社會的轉型與發展，必須建立與現代社會發展相適應的檔案管理制度，必須建立與現代社會發展相適應的檔案管理體系。比如，在地勘單位內部建立專門的檔案科室，明確檔案管理工作職能，以及將檔案管理工作與單位其他工作共同納入到單位發展規劃、制度制定和考核范圍之中。
（二）做好檔案收集、整理、歸檔工作
文件收集是檔案歸檔的重要環節，收集人員要與各部門定期進行溝通聯系，建立良好的協作關系，做到重要文件、材料不分散、遺失，能夠完好無缺的歸檔。
（三）促進檔案的科學化、規范化管理
為保證地勘單位檔案管理工作的科學化、規范化，首先要增強地勘單位領導、職工的檔案管理工作意識，領導干部的檔案管理工作意識尤為重要。因為領導重視是地勘單位檔案管理工作順利開展的前提和基礎，必須視作為地勘單位重要的工作內容來抓，地勘單位檔案管理工作與其他工作同樣重要，同樣需要制定相關發展規劃來促進檔案管理工作的科學化、規范化發展。
（四）加強對檔案管理工作的監督和指導
上級檔案管理部門有責任、有必要對下級部門的檔案管理工作進行監督和指導；首先，在做好本級檔案管理工作基礎上，要加強對下級檔案管理工作的監督和指導，工作效果的堅決予以表彰，不符合相關要求、規范的堅決予以通報、批評，并限期整改；其次，逐步擴大對下級檔案管理工作的監督、指導范圍，除對工作進行成果監督外，還要嘗試監督其工作過程，保證檔案管理工作的規范化操作。
（五）加大檔案管理投入，保證管理質量
各級地勘單位都應該有計劃的加大檔案管理工作經費投入，目的在于確保地勘單位檔案管理工作的順利開展和工作水平的順利提高。無論是硬件條件還是軟件條件都需要一定經費的投入。檔案管理專用設施是檔案管理工作的硬件條件，例如檔案消毒滅菌機、防磁聲像柜、除濕機、移動密集架等對檔案具有極強的保護作用，而檔案管理系統則是軟件條件，它也是檔案管理工作逐步實現信息化的關鍵條件。
（六）加強隊伍建設，提高人員專業素質
1 設備檔案的內容
建立設備檔案的目的是為了從中了解和掌握設備一生全過程的物質形態的運動變化和價值形態的運動變化。什么是反映這兩種運動變化的定性和定量的內容呢？如果我們從設備一生的全過程去分析，不難發現設備在使用過程中，設備的技術性能將會越來越差，設備的經濟性能也會越來越低。而反映設備技術性能變化的技術性資料和反映設備經濟性能變化的經濟數據，正好是反映設備物質形態運動和價值形態運動變化過程的內容。所以應該從設備的技術角度和經濟角度去收集設備檔案的內容。設備一生的全過程，我們可以人為地將其劃分為“前半生”和“后半生”兩大階段。設備前半生的大部分檔案內容由生產設備的廠家收集完成。廠家在設備出廠時，已經將其設備前半生的大部分技術性資料歸納于設備的說明書及其有關的表格、圖冊之中；而設備前半生的經濟性數據也從設備的價值上得到反映。設備進入使用的后半生是用戶收集設備檔案內容的主要階段。
1．1 設備的技術性檔案內容
我們把用于分析和評價設備物質形態運動變化的有關定性資料和定量數據稱為設備的技術性檔案內容。根據設備的前半生和后半生兩大時間階段可把設備技術性檔案內容劃分為前半生技術性檔案內容和后半生技術性檔案內容。設備的前半生技術性檔案內容主要是指設備在設計、制造、試驗及用戶購置、運輸、安裝、試調過程中的有關技術性資料和數據。這類內容列表于表1。設備后半生技術性檔案內容是指設備運轉、維修直至退役過程中的有關技術性資料和數據。由于設備在后半生運轉過程中，設備的零部件有磨損，設備的技術性能將會隨著磨損量的增加而下降，當設備的技術性能下降到一定的程度，設備就會被迫停止運轉，就得對設備進行維修，以恢復設備的原有技術性能。有時因用戶生產任務的變更或生產任務的減少，將會出現設備轉讓和封存的現象，所以設備在后半生中還存在運轉和不運轉兩種不同狀態。根據這兩種不同狀態，又可將設備后半生的技術檔案內容劃分為設備的運轉技術性資料和非運轉技術性資料。這部分內容也分門別類的列入表1中。
1．2 設備的經濟性檔案內容
設備的經濟性檔案內容是指設備一生全過程中能反映設備價值形態運動變化的有關定量的經濟性數據資料。根據數據資料收集的時間不同，可分為設備的前半生經濟性資料和后半生經濟性資料。設備前半生經濟性資料內容是指設備在使用之前，反映其本身的價值和把設備運輸到工作地點以及設備的安裝、調試時的經濟性費用數據資料。設備后半生經濟性資料內容根據經濟費用的不同用途，又可分為設備的運轉費用、設備的維修費用、設備的間接費用、設備的停機費用和其他費用等。設備的經濟性檔案內容歸納于表2。
1．3 收集設備檔案內容時應具備的有關表格
在企業內部為了使設備檔案的內容便于收集、分類、整理、使用，設備管理部門應在企業內，系統地編印一些統一的規范化表格。這些表格應包括如下內容：
（1）設備開箱驗收單；
（2）設備安裝、移交驗收單；
（3）設備運轉試驗記錄單；
（4）設備精度檢驗單；
（5）隨機附件、工具明細表；
（6）設備運轉通知單；
（7）設備固定資料卡；
（8）設備封存通知單；
（9）設備啟用通知單；
（10）設備內部調撥單；
（11）設備事故報告書；
（12）設備重大事故報告書；
（13）設備運轉臺時記錄書；
（14）設備日常維修、保養等記錄書；
（15）設備預測診斷記錄書；
（16）設備報廢單；
（17）設備檔案內容目錄。
2 設備檔案內容的使用范圍
我們建立設備檔案的目的是為了讓其為生產服務，提高設備在生產過程中的利用率，提高企業的經濟效益，提高設備管理工作的理論水平。怎樣才能充分地利用設備檔案資料呢？要解決這個問題，就得了解設備檔案在生產中所發揮的重要作用。設備檔案按其使用性質可以劃分為技術性使用、經濟性使用和綜合性使用三大使用范圍。
2．1 設備檔案的技術性使用
設備檔案的技術性使用，就是利用設備檔案中技術性資料和信息內容對役齡期內的設備物質形態運動進行分析，借以隨時掌握設備物質形態運動的變化狀態，了解設備技術性能劣化的原因，從而采取相應的技術性措施和修理手段，及時恢復設備的技術性能。
（1）用于設備利用率的分析。根據設備檔案中記錄的實際運行臺時和設備的日歷運行臺時的比值來分析設備利用率的高低，并把設備的利用率提高到企業要求的范圍內。
（2）用于設備預測診斷的分析。即定期對設備的性能，運行中各部門的現狀進行診斷預測。這樣既能使用戶對設備的運行狀態做到心中有數，又能使用戶對設備故障的隱患、技術性能變化做到有備無患。
（3）用于設備低劣化程度的分析。即預測設備的大修周期，技術性役齡周期的多少，為設備的大修、更新、報廢提供決策的可靠依據。
（4）用于設備可靠性的分析。即對設備各主要運動狀態的技術性能、故障及事故的分析，找出故障和事故的原因，隨時掌握設備可靠性概率的大小，并根據可靠性分析的結果對可靠性不強的零部件及時采取相應的可靠性措施，以增強設備的可靠度。
（5）用于設備大、中修過程的分析。在設備大、中修期間，先考慮設備檔案中的技術性資料內容，對設備進行技術性分析，擬定正確的修理方案，借以保證設備大、中修的修理質量。
（6）用于設備改造過程的分析。當設備的技術性能已不能滿足生產的要求時，設備本身還有被利用的價值，這時可根據各方面的資料信息分析，可能做出對設備進行改型的決定。在設備改型之前必須要參考設備的技術性檔案資料，對設備進行具體的技術性分析，確定設備哪些技術數據應予改進，哪些應予以保留，從而擬定最佳的改型方案。
（7）用于設備事故率的計算與分析。根據資料記載的設備事故發生的頻數和累計時間，就可以計算出設備事故發生的頻率（即事故率），從而可以對設備的技術性能、質量加以評定，給今后重新進行同類設備的選型作為參考的依據。
（8）用于設備的維護保養的分析。即對不合理的保養周期和不能達到保養預期目的的保養方法加以改進，擬定新的維護保養周期和保養方法，從而提高設備的運行質量。
2．2 設備檔案的經濟性使用
設備檔案的經濟性使用就是指利用設備檔案中的經濟性資料、數據、信息，對設備后半生的價值形態運動變化進行分析，借此把握設備的價值形態運動變化的狀況，洞察設備經濟效益的波動趨勢。從容擬定合理的投資方案，把設備一生全過程的周期經費控制到最經濟狀態。
（1）用于設備運轉費用的分析。可以使用戶正確了解設備運轉費用的實際需要量，可以審核用戶原預定設備的各個階段運轉費用的指標是否合理，可以使企業對設備今后各階段的運轉費用計劃更加切合客觀實際。
（2）用于設備維修費用的分析。可以評定設備的維修費用是否在控制的范圍內，評定維修費用是否符合維修的原則。從經濟的角度對設備的大修期進行預測，斷定設備是否有大修的價值，給設備的大修決策提供經濟性依據。
（3）用于設備操作人員工資費用的分析。可以了解設備的操作及維修人員的配備是否合理。根據此項維修性分析的結果，可以作為企業增減設備操作人員和維修人員的參考依據。
（4）用于設備產值的經濟分析。即對設備役齡期內所獲得的產品銷售收入的分析，從中可以了解設備的產品銷售收入占企業產品銷售總收入的比例大小，從而確定設備在企業中的生產地位。
（5）用于設備周期費用的分析。可以了解設備的周期費用占企業全部投資的比例大小，從而為企業的經濟決策提供可靠的依據。
（6）用于設備經濟效益的分析。可以評價設備一生給企業帶來的經濟效益，借此來確定設備在企業中的經濟地位。
2．3 設備檔案的綜合性使用
設備檔案的綜合性使用，是適用設備檔案中的技術性資料和經濟性資料對設備的一生全過程中的運轉、大修理、改造、更新、選型、報廢等方面進行技術性和經濟性的綜合決策分析。
（1）用于設備的大修理綜合性決策分析。設備經過幾次大修后，又經過一段時間的使用，設備的性能下降，又到了大修期。根據設備檔案資料的分析，設備的技術性能還有被修復的可能，即設備的技術壽命周期還沒有到期，但修復設備要花費大量的經濟費用，即設備的經濟壽命周期已經到期了。那么就得從設備的經濟效益出發，決策該設備應否大修。
（2）對于設備性能改造的綜合性分析。設備經過一段時間的使用，設備的生產效能將會降低，有時因企業選用了高效率的新型設備，使舊設備的技術性能不能滿足生產的要求。但根據技術檔案的分析，舊設備經過局部的改造，可以達到新型設備的技術性能，可以提高舊設備的生產效率。但我們還不能單憑技術性資料做出設備改造的決策，還得從經濟的角度上，根據設備的經濟性資料信息，進一步分析，是購新設備的經濟效益好，還是改造舊設備的經濟效益好，來決策設備是否進行改造。
（3）用于新設備選型時的綜合性分析。當設備更新，或企業需要增添新設備時，要根據原同類設備的檔案資料，對設備的技術性能經濟性能進行綜合分析，選擇既能滿足生產技術性能的要求，又能取得很好的經濟效益的綜合性最佳機型。
（4）用于設備的報廢、更新綜合性決策分析。設備的報廢不單純是技術性問題，也不單純是經濟性問題，而是一個有關技術性和經濟性的綜合問題。如果不對設備進行綜合性分析，那么設備一生不可能給企業創造最佳的經濟效益，甚至會給企業造成不必要的浪費。因此根據資料信息對設備報廢、更新進行綜合性分析，選擇好設備報廢、更新的時間點是很有必要的。
2．4 設備檔案的反饋作用
如果把設備檔案中反映設備一生全過程的技術性和經濟性檔案資料，以及這些資料在企業中應用的結果以信息的形式反饋到設備的設計、制造單位，這將對提高新設備的技術性能，完善新設備的結構和制造出高效率、高經濟效益的新型設備，具有十分重要的意義。這就是設備檔案的反饋作用。
［關鍵詞］石油地質；檔案管理；特殊性；管理辦法
0引言
從實際角度來看，石油地質檔案本身具有著一定的特殊性，這也決定了其管理也與其他領域的檔案管理工作有所差異，本文將從石油地質檔案的特殊性著手展開分析，并探討其有效的管理辦法。
1石油地質檔案管理的特殊性分析
石油地質檔案的特殊性是決定其管理工作特殊性的基礎，石油地質檔案的特殊性主要表現在以下幾個方面。
1．1形成過程
石油地質檔案一般是在石油開采的整個過程中形成的，其形成過程十分漫長，這與石油開采的特征有著密切聯系。石油開采的不同階段其地質情況與油層動態也有著一定的差異性，要想確保檔案齊全完備，必須要隨著油層開采時間的推進，不斷增加新的材料，階段性進行歸檔。
1．2形成材料
石油地質檔案是石油企業認識和開發地下油層的重要依據，而石油地質檔案的形成材料一般很難直接通過勘探獲取，而是由技術人員根據儀器測試的結果及相關數據進行分析與推斷獲得的，具有間接性的特征。而這些間接性的檔案材料，對于石油開采的整個過程又是至關重要的。
1．3反映對象
石油地質檔案主要反映的是原油和天然氣在地下深處存在的環境條件及其勘探開發過程中與開采中的變化動向等等。這些狀況及變化動態只能依據從地下取得的大量測試數據及少量巖芯、巖屑進行分析、推理判斷、了解認識。
1．4利用情況
石油地質檔案是指導原油生產的重要材料依據，其在原油生產中的利用是十分頻繁的，這主要是由原油生產過程中各個環節銜接的緊密性所決定的。原油生產過程中，油氣井開發是十分關鍵的環節，油氣井的利用價值判斷需要以檔案資料作為基礎依據，而油氣井開發過程中的鉆井、勘探、測井、壓裂等各個環節也都需要以檔案資料作為指導依據，檔案資料能否充分有效的運用，影響著原油生產計劃及決策制定的科學性與合理性，也決定著原油生產的最終效率與質量。
1．5橫向聯系
在石油開發的過程中，地質情況與條件的復雜性是石油企業所必須要面對的一個重要問題，尤其在新地塊及新地層的開發過程中，很難憑借以往開采經驗制定出完全可行的鉆井開發方案。這就需要利用新開發區域附近老地塊、地層的地質檔案資料，來更加科學合理地判斷新開發地塊地層的地下情況，而同樣對于新鉆井的認識，也需要以附近已有鉆井的檔案資料作為參考依據，這也使得石油地質檔案的橫向聯系相對更加密切。
2石油地質檔案的管理辦法
2．1以專業分類為依據，進行統一化管理
由于石油開發具有很強的專業性與綜合性，其中所涉及的專業較多，常規檔案管理辦法容易產生遺漏，因此，在石油地質檔案的管理過程中，可以采取以專業分類為依據，實行分專業的統一化管理的方法，保證檔案歸類的合理性以及歸檔的完整性。在實際的石油地質檔案管理過程中，應針對勘探、開發、鉆井、測井、試油、修井等具體專業進行分類，并制定統一的管理制度章程，配置統一的檔案柜、資料盒、文件盒（袋）等，并根據專業不同進行明確的標注，嚴格按照管理制度章程的要求執行歸檔、立卷、調用、銷毀等管理工作，確保石油地質檔案管理的規范化、標準化，并保障檔案資料的有效利用與價值的良好發揮。
2．2建立檔案資料匯交中心
石油地質檔案資料與原油生產有著密切的聯系，并且由于其形成過程的特殊性，也使得其在管理中需要建立檔案資料匯交中心來提高檔案資料報送、獲取、積累以及使用的效率。匯交中心的建立，不僅能夠滿足隨時報送的需求，其也為石油地質檔案形成的漫長過程中的檔案資料積累以及定期立卷提供了有利的條件，從而保障了檔案歸檔及集中管理的時效性。同時，通過匯交中心也能夠為與油田開采相關的科研、測井、試油單位的資料獲取與利用提供便利的條件，從而提高石油地質檔案的利用效率，也能為原油生產技術水平的提高發揮推動作用。
2．3著眼微觀，做好石油地質檔案管理工作
在實際的管理過程中，還要結合石油地質檔案的特殊性，加強微觀管理工作，主要可以從檔案收集、整理、保管及利用四個方面著手。檔案資料收集方面，應具有一定的選擇性，對于重要的記錄材料，如鉆井觀察、測井等，應及時完整歸檔，對于一些較為特殊的原始記錄材料，應在統一進行處理后再進行歸檔，應能夠準確反映出真實的油層動態、油氣分布等地質情況。在檔案的整理方面，要注意結合石油地質檔案形成的階段性特征，分階段對石油地質檔案的相關材料進行及時整理，并根據油田開發以及原油開采的進度與過程，隨時收集和積累相關的檔案資料，并進行階段性的立卷以及歸檔，確保檔案的齊全完整。在檔案的保管方面，應注重根據石油地質檔案的形式、分類以及所對應的井號等，采取相應保管方式，應適應檔案的保存形式與檔案保管室的空間條件，并要滿足后續積累的需求，確保檔案保管有序規范。在檔案的利用方面，應考慮到石油地質檔案利用的頻繁性特征，可采用將檔案復印分發至各部門資料室或利用計算機管理技術，進行檔案資料的拷貝、遠程傳輸等靈活性的方法，以便于檔案的有效利用，并避免檔案的損壞丟失所造成的不良后果，充分發揮石油地質檔案的使用價值。
作者:王琴 單位:延長石油股份有限公司南泥灣采油廠
參考文獻
【關鍵詞】地質檔案；資料；研究；應用
地質檔案部門作為行業信息的重要組成部分，以嶄新的面貌服務于地質工作。隨著地質工作的廣泛開展，生產不斷發展，地質檔案數量急劇增加，地質檔案利用率也不斷提高，傳統的手工整理檔案，手工檢索已經越來越不適應現實需要，如何以較少的人力，物力更好地整理加工檔案信息，為利用者提供準確.快捷的服務，全面推廣計算機在地質檔案管理的應用勢在必行。
1 計算機在地質檔案管理中的應用
運用現代計算機信息處理技術，實現地質檔案工作技術現代化、信息傳遞網絡化。地質檔案信息傳遞網絡的主要功能和優越性主要表現為有利于檔案信息資源共享，實現遠距離檢索和傳遞。盡管計算機在地質檔案工作的所有領域都有著廣泛的應用前景，但從目前的情況來看，在地質檔案工作的每一個業務環節和每一個管理項目都應用計算機，似乎沒有多大的必要，也不太現實。比方說，每一套地質報告都有十幾張、幾十張乃至幾百張圖紙，假設平均每個地勘單位有500卷(件)檔案，每卷有50張附圖，共有25000張圖，每張圖規格為40厘米x40厘米，MAPGIS成圖每張得5天時間才能完成，且不說計算機容量及文字數量問題，單是把這些圖件送進檔案數據庫，就需要300多人手；有些業務環節和管理項目，采用手工管理的方式還沒有遇到很大的困難，還可以勝任，并且更符合效益原則，那就可以暫不采用計算機。這點和我國整個現代化建設既要考慮應用先進技術，又要充分利用豐富的勞動力資源是同樣的道理。根據檔案工作現代化基本決策目標的要求，先進技術的應用必須具有經濟上的合理性。如果用計算機把地質檔案工作的一切領域全副武裝起來，那么，技術的先進程度雖然提高了，而經濟的合理程度卻因此而降低了。這不符合檔案工作現代化的基本決策目標。筆者認為，檔案部門當前應用計算機的重點應放在編目檢索及借閱管理上，這是地質檔案工作現代化進程中的主要一步，是地質檔案部門應用計算機的重點領域。
2 對計算機地質檔案管理的研究
2.1 自動編目，地質檔案目錄，按照一定的原次序和方法，編排組織成具有一定體系的地質檔案。條目組合是地質檔案管理檢索和報道的工具:每年的報告成千上萬，手工編目太慢.而計算機能大大改善檔案手要檢索工具的質量。
2.2 聯機自動檢索，是推進地質檔案開發利用的主要手段。地質檔案是地質工作服務于我廠生產的主要載體。我廠有內部網、可以使檔案室和技術部門聯網，從而使檔案利用者直接通過計算機查到所需的檔案信息.有效地發揮檔案的價值。
2.3 地質檔案的借閱實現自動管理，可隨時掌握利用者正在調閱地質檔案數量、密級、時間、復制、摘抄等情況.
2.4 地質檔案的統計，計算機根據地質檔案數據庫的信息制作地質檔案進庫統計，利用統計進行庫房的匯總。
2.5 地質檔案的保密，計算機可以根據地質檔案密級程度設置密碼，使具有保密性質檔案做到不泄密。
2.6 地質檔案的編研，計算機系統根據地質檔案數據庫。總之后計算機技術的飛速發展為地質檔案管理提供了便捷的手段，提高了地質檔案管理的工作效率，提高了地質檔案查全率，查準率、加快了檔案的檢索速度，從而使地質檔案為我廠的領導決策，經濟建設以及地質開發部門的勘探提供了準確、便捷、快速的服務，發揮了地質檔案最大的利用價值
3 計算機地質檔案管理中的應用
3.1 計算機在地質檔案編目檢索中的應用
計算機是理想的地質檔案資料檢素設備，有了它，不僅可以提高查找資料速度，節省時間，還可以提高查全率和準確率，節約勞動力資源。在應用計算機管理地質檔案過程中，筆者曾嘗試過3種方式:FOXBASE數據庫、EXCEL文檔、地質檔案管理系統軟件。考慮到各種檢索方式的需要，要從多方面設計庫(文檔)結構。如:按檔案號、資料名稱、比例尺、作者、工作時間、工作單位、找礦手段、礦種、地區、地名進行編目。
用FOXBASE數據庫進行檢索要求很嚴，半角/全角、大/小寫狀態、語句、標點不能有一點差錯，查找起來很不方便。
用EXCEL文檔管理，它的優點是輸入文字或數字時可以用向下充填、等差/等比序列充填，非常方便快捷。缺點是查找時，只能一下一下地點“查找下一個”，一條一條地查，不能一次顯示查到符合條件的所有的內容。
地質檔案管理系統軟件檢索地質檔案資料，就解決了一次顯示一條的缺陷。而且它有單條件和多條件查詢。從利用者的角度上看，檢索系統的開發利用解決了查詢難的問題。使用地質檔案管理系統軟件后跨類別檢索不再是一個難題，只需輸入幾個關鍵詞，用鼠標輕松一點就能找到所要的檔案資料目錄。從管理者的角度上看，地質檔案管理系統軟件的開發利用為檔案管理提供了管理平臺，初步實現了信息化，促進了檔案管理規范化和現代化的進程，同時也解決了人工統計繁雜、不準確的間題。以往每年做年報統計是一件頭痛的事，要每個類別一頁一頁地統計，既煩瑣又容易出錯。利用地質檔案管理系統軟件只需輸入統計的時間段，就能得到準確的數據，管理工作也因此上了一個新臺階。從功能上看由可以隨時增加模塊，具有修改容易、操作簡單等特點，為不斷持續改進創造了條件。
3.2 計算機在地質檔案資料借閱中的應用
應用計算機進行地質資料借閱管理，首選當屬地質檔案管理系統軟件，它的檢索系統與借閱管理系統是相互關聯的。通過檢索查詢可以生成借條:點擊某一編號，計算機就會自動把這一條內容存到借條中去，并且可隨時修改，最后確定，自動打印成借條。通過借閱管理系統，能夠進行去向查詢--把某一編號輸入去向查詢，計算機會提示:“這份資料在下列人員手中”。并列出借閱時間、借閱者姓名、檔案號、資料名稱等。還可以統計使用率--使用某一份資料的人次、回次；已借出的資料有多少份，歸還了多少份，未還的多少份。避免了人工一筆一筆地統計，既節約人力，又節省時間，而且非常準確。
參考文獻
[1]張芳，羅保華，蔣蘭翎.計算機技術在現代農業中的應用[J].科技成果縱橫.2006.（6）
[2]李樹平,陳立山.電腦在珠算鑒定檔案管理中的應用[J].新理財.2009.（5）
[3]李勝華.淺談勘察設計工作提高計算機技術應用水平的途徑[J].科學與管理.2009.（15）
[4]劉緒亮.淺談醫院檔案管理[J].科技信息(科學教研)2008.(12)
[關鍵詞]地質檔案管理；信息化建設；必要性；問題；對策
中圖分類號：G850 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）15-0337-01
1 地質科技檔案信息化建設的必要性及內容
1.1 地質科技檔案信息化建設的重要意義
目前，我國經濟雖然得到了不斷發展，并且發展迅速。但是許多方面還是跟不上時代的潮流，許多傳統的管理模式已經不能滿足目前的發展需求，因此，某些特殊的行業需要進一步更新技術，變換模式，以達到更好地管理效果。就如同檔案管理的信息化建設一樣，新時代的檔案部門也需要向現代化的檔案管理邁進。地質勘查單位的檔案管理仍然使用著傳統的管理模式，這樣就導致工作效率不高且跟不上檔案生成的速度。因此，實施檔案信息化建設是十分必要的。
1.2 地質科技檔案信息化建設的主要內容
所謂的地質科技檔案信息化建設就是要借助于現代的計算機、掃描儀、電子科技以及網絡等現代化科學技術的設備來完善管理模式。檔案信息化建設的主要管理體制就是要建立一個更為高效、快捷、健全的系統，使得檔案的管理更為科學、系統，在收集或者查找時更為方便快捷，這樣還可以使得地質檔案的信息能夠上傳到云端得到共享，并且突破空間與時間的限制，最大限度地實現資源的經濟效益和社會效益。
2 地質科技檔案信息化建設存在的問題
2.1 目前我國地質科技檔案管理現狀
在我國，大部分地質勘查單位的檔案管理工作都是較為簡單的，其主要任務就是做好相關資料的收集，并且將這些資料進行分類整理，做好相應的記錄然后保存好。由于目前我國大部分的檔案都是傳統的紙質檔案，這樣的管理方式不僅不環保，還有許多弊端：第一，由于檔案是紙質的，隨著檔案的增多，其所占據的空間也會不斷加大，工作人員在管理過程中的工作量也會增多，而且檢索的難度也隨著數量的增多而加大；第二，紙質的檔案對于其存放的環境和條件有著較高的要求，不能在潮濕或者陰暗的地方存放檔案，對存放文檔的地方還要經常進行殺蟲防蟲工作，除此之外，要做好存放檔案地點的消防工作；第三，紙介質容易老化并且容易磨損，因此稍微保管不善就容易造成損失，嚴重的則會丟失原始數據。由此可見，我國的檔案管理現狀目前還不能適應經濟和社會發展需要。
2.2 地質科技檔案信息化建設存在的不足和問題
2.2.1 檔案管理人員的觀念落后
大部分的管理工作人員都認為信息化建設跟目前的檔案管理工作并沒有直接關系。無論是領導班子還是普通的管理人員，都不認為信息化管理優于手工管理，甚至有人認為利用現代科學技術的管理模式存在著會將數據丟失的更大風險等弊端，比如在沒有保存的情況下斷電，黑客入侵導致信息泄露。
2.2.2 部分地質檔案的管理人員素質較低
在我國，有許多地質單位中的檔案管理人員都不是專業的管理人員，有些是在單位里面身兼二職、或者三職，甚至有些只是兼職。這樣就導致了在管理工作上，管理人員的工作熱情不高，積極性不強，技術水平也處于低下水平，以至于更增加了傳統管理模式帶來的弊端，并且管理人員的能力低下阻礙了檔案信息化建設的進一步提升。
2.2.3 地質單位的檔案管理設備較為落后
由于大部分管理人員都不愿打破傳統的管理模式，并不認為信息化管理會優于目前的管理模式，因此，這就導致部分單位的檔案管理設備仍是以前陳舊的設備。這些設備并不能滿足目前如此大的檔案容量，所以某些單位的檔案資料堆放雜亂，甚至有些單位直接將檔案放在一些陳舊的倉庫里，導致了部分檔案資料或者數據有所損失。
3 加強地質科技檔案信息化管理的對策建議
3.1 各級管理者要重視地質檔案信息化建設工作
領導班子和直接管理人員若是不重視檔案信息化建設，那么就算引進再多的現代化設備也是不能夠解決目前存在的問題。因此，要從檔案信息化的優勢出發，修正管理人員對信息化建設的錯誤認識，以改善檔案管理模式和工作方式為目標，加強各層管理人員的管理工作并且要求他們必須重視信息化建設。由于人們對檔案信息化建設還存在著一些認識誤差，因此，在思想觀念上還需要進一步地更新和突破。除此之外，還需要對管理人員進行每周一次的再教育，使得他們的技能水平上升一個層次。
3.1.1 更新檔案管理觀念
一直以來，地質單位檔案的管理模式都受我國計劃經濟管理模式的影響，部分檔案工作者的思想觀念陳舊，認為一個完整的管理庫才是一個最安全的“保險箱”。因此，這些人往往都是不信任現代化的科技管理，要想改變目前的現狀，必須要更新檔案管理者的陳舊觀念。
3.1.2 樹立檔案信息共享的觀點
要想突破目前的區域界限，就要懂得共享資源。要更好地共享資源，就要在保證不泄露自己信息和檔案資料的前提下，利用因特網將信息和檔案結合起來，這樣才能更大限度的發揮檔案的自身價值。
3.2 重視引進新設備并加強地質檔案管理人員的培養
提升檔案管理人員的整體隊伍素質是非常必要的，要培養專業的管理人員，提高他們的工作積極性，增強工作熱情，這樣才能更好地做好檔案管理工作。因此，地質單位應投入資金聘請專業的管理人員，培養專門管理檔案的管理者，要讓其熟悉現代化技術的應用。必要時，應該引進一些新的適合地質工作的設備，這樣才能更好地管理資源，達到資源的共享，并能提高檔案管理質量，提高工作人員的工作效率。只有與時俱進，才能不被社會淘汰。
4 提高檔案工作者的信息安全素質，實現檔案管理的安全化
對于信息社會環境中的檔案管理工作者，信息安全素質是指在網絡環境中管理電子文件的信息安全的意識和能力。檔案信息安全是現今檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質，有利于拓寬檔案管理保護領域、發展檔案管理學的理論研究；完善檔案信息安全管理體系。促進檔案信息化建設和檔案管理事業的健康、有序、可持續發展具有重要的現實意義。
隨著信息化時代的到來，新領域、新門類、新載體檔案不斷涌現，給檔案工作者在素質上提出了更高的要求，同時，我們深刻認識到檔案管理工作歷來是一項重要的基礎性工作，檔案工作的責任感即檔案工作者要J識到檔案事業發展的必要性，要把工作的著力點轉向未來，深化服務意識，樹立以服務促管理，以管理完善服務的觀念，充分發揮檔案管理的綜合功能，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進經濟發展和社會全面進步的重要保證。
5 結語
總之，地質科技檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強地質科技檔案管理的信息化工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各事業單位尤其是地質檔案管理部門，應從戰略高度來重視和加強事業單位檔案管理工作，以檔案管理信息化促進事業單位管理的科學化、高效化。
參考文獻：
