時間：2023-10-26 11:27:04
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一、何為知識管理
知識管理是管理科學更深一個層次的理念及思想的延伸，知識管理的發(fā)展主要是依靠人們的知識資源的高度重視和深入了解。一般情況下大眾把知識管理范圍劃分為兩種：第一是隱性知識，第二是顯性知識。顯性知識又稱明晰知識、外顯知識是指“能明確表達的知識”，即人們可以通過人際交流、書籍、期刊雜志、軟件和數(shù)據(jù)庫等方式獲取，能表明其含義的。在行動中所蘊含的未被表述的知識，稱為隱性知識。知識管理是指組織的管理者通過對組織內外部的顯性知識和隱性知識的獲取、存儲、傳遞和應用活動進行管理和利用，以達到提高組織創(chuàng)造價值的能力。
知識管理其實是一種管理理念，它必須與實際的企業(yè)管理相結合才用其生命力。筆者認為，相對于企業(yè)而言，知識管理是指企業(yè)以信息化的手段來管理企業(yè)的各類智力資本，使之與企業(yè)其他資本相結合，為企業(yè)各項業(yè)務發(fā)展服務，推動企業(yè)整體向前發(fā)展。
二、知識管理與檔案管理的關系
檔案記錄著人類在歷史社會活動中的全過程的事實、數(shù)據(jù)、知識、經驗、教訓等，是知識的一種表現(xiàn)形態(tài)，具有存儲信息的知識功能。檔案管理是通過對檔案的收集、整理、管理、開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案留存歷史，服務當下的價值。通過檔案信息資源的開發(fā)利用，是有效傳遞顯性知識和隱性知識的有效途徑。
檔案管理與知識管理的關系，有學者認為，知識管理是現(xiàn)代檔案管理工作的新階段，也有人認為知識管理是檔案開發(fā)利用階段的一個組成部分，筆者認為知識管理是檔案管理新的發(fā)展方向，是組織檔案開發(fā)利用的一次升華。對于檔案來說大致經歷了以下兩次革命，第一次為法國大革命時期頒布的《穡月七日檔案法令》，標志著檔案由封閉走向開放，素有“檔案人權宣言”之稱；檔案的第是基于信息技術革命，帶來的檔案管理手段的進步，解放了檔案工作人員，有計算機和軟件代替了原來繁雜的人工操作。筆者認為檔案管理的第三次革命，將是以知識管理為發(fā)展方向的檔案管理變革，知識管理將喚醒沉睡的海量檔案信息資源，將帶來社會、組織對檔案的極大重視。
或者我們可以這樣認為，知識管理是工作的手段，檔案管理是工作的內容，而檔案是企業(yè)的資本、資源，通過知識管理的方式來管理企業(yè)的檔案資源并配置優(yōu)化。
三、企業(yè)檔案知識管理的開展需要哪些基礎工作
可以說，到目前為止，知識管理還是一個概念化的管理理念，在檔案管理中應用知識管理的模式更是一個創(chuàng)新大膽的嘗試。因為建立一種新的管理模式就意味著對舊的管理模式及其組織結構的否定。知識管理之于舊的管理體系，是推到重建，還是逐步優(yōu)化，并沒有絕對的對錯之分。企業(yè)的檔案管理在向知識管理過渡中，應根據(jù)實際情況，實事求是，量力而行。
企業(yè)檔案管理要發(fā)展成知識管理，需要做好以下幾個方面：
第一，企業(yè)檔案知識管理要建立在檔案信息化高度發(fā)達的基礎上。可以說檔案信息化是檔案知識管理的基礎。檔案知識管理要建立在海量的檔案信息資源的可獲取、可挖掘、可傳播、可理解的基礎上，在傳統(tǒng)紙質檔案的基礎上開展檔案知識管理，效率低、質量差。對傳統(tǒng)的紙質檔案進行數(shù)字化加工，開發(fā)檔案系統(tǒng)與其他各業(yè)務系統(tǒng)接口，收集電子文件，通過數(shù)據(jù)挖掘技術和大數(shù)據(jù)技術，開展數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)分析、語義處理與可視化數(shù)據(jù)挖掘問題，研究深層次知識挖掘的方法和技術。
第二，企業(yè)檔案知識管理要建立在新型的人與檔案之間的關系上。要建立檔案知識管理，需要檔案充分的融入企業(yè)的各項工作中，讓企業(yè)員工在工作中能隨時隨地的能查閱到檔案，并能確保在工作中形成的顯性和隱性的知識能通過檔案的形式進行保管和分享。
在信息技術尚未廣泛運用在企業(yè)日常管理之前，檔案管理位于整個企業(yè)線性管理的未端，與其他企業(yè)運營模塊之間是一種單程的點對點關系。隨著信息技術的發(fā)展，各種信息系統(tǒng)中企業(yè)運營和發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用。信息化成為企業(yè)管理和運營不可或缺的重要手段。檔案作為信息，也逐漸成為企業(yè)發(fā)展的智力資本。這種變化不但給檔案利用模式帶來了根本性的變革，也對檔案管理者提出了新的更高的要求。
第三，企業(yè)檔案知識管理要建立在新的檔案管理體制。在目前的企業(yè)檔案管理體制中，由企業(yè)的的檔案部門集中統(tǒng)一管理全企業(yè)的檔案，需要同時負責收、管、存、用等各個業(yè)務環(huán)節(jié)，而企業(yè)的檔案負責人人數(shù)基本都是很少，在應付基本的檔案管理工作已經顯得捉襟見肘，更別提開展檔案知識管理。要企業(yè)通過增加檔案工作人員來滿足檔案知識管理，估計也很少有企業(yè)有如此的先進之名。企業(yè)檔案管理體制的變革，開展檔案管理的社會化，打破以往專職檔案員開展檔案管理工作，發(fā)展成為企業(yè)全員參與，企業(yè)檔案管理和檔案信息資源和檔案知識開發(fā)中。甚至是開展企業(yè)檔案知識管理外包，由專門的信息資源和知識管理公司負責企業(yè)檔案知識開發(fā)和提供利用工作。
第四，應作好用戶需求分析，根據(jù)需要，建立符合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃的知識管理體系。不同的企業(yè)對知識管理的需求是不一樣的，同一企業(yè)在不同的發(fā)展階段也是不一樣的。企業(yè)的檔案管理在向知識管理過渡中，實事求是的分析企業(yè)實際的需求和發(fā)展現(xiàn)狀，以及企業(yè)本身信息化建設的水平。并梳理各業(yè)務在檔案利用中的具體需求，結合企業(yè)業(yè)務和原有檔案管理模塊，以用戶需求為導向，以企業(yè)自身發(fā)展為牽引，建立符合企業(yè)長遠發(fā)展檔案知識管理系統(tǒng)。參考文獻：
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一、目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀
目前，在醫(yī)院檔案管理中存在不少問題，現(xiàn)在很多醫(yī)院仍然引用傳統(tǒng)的管理模式，而這些傳統(tǒng)的管理模式存在的問題是獲取信息慢，員工之間交流不足，內部向心力不夠，醫(yī)院工作效率低下，而且每個人的信息不健全，如想要知道治療骨質增生病癥的患者查詢前臺醫(yī)護人員，詢問主治醫(yī)生有哪些，這時這些醫(yī)院往往會出現(xiàn)很多問題，或者無法快速知道主治醫(yī)生的當值與不當值人員名單，或者要讓患者等很久，而且由于內部交流不足，醫(yī)生之間無法互相進步，從而也導致醫(yī)院工作效率低下，無法實現(xiàn)進一步發(fā)展。
二、在醫(yī)院檔案管理中應用知識管理的必要性
1、知識管理是經濟、社會發(fā)展的需求
隨著時代、經濟的進步，我國經濟發(fā)展也進入一個新的階段，知識在經濟發(fā)展中發(fā)揮著更加重要的作用，而醫(yī)院檔案管理也在這種新形勢下發(fā)生著變化，由以前的人工管理到紙質的文件管理再到計算機電子信息管理，以后醫(yī)院檔案管理還會有新的管理模式出現(xiàn)，如果醫(yī)院一直保持傳統(tǒng)的管理模式，總有一天會被社會所淘汰的。其次，醫(yī)院也是一個帶有盈利性質的組織，并不是慈善機構，也需要賺取一定的利益的，在這方面醫(yī)院與企業(yè)有著相似的地方，那么醫(yī)院也就帶有市場經濟的特征，所以應用知識經濟管理是適應社會發(fā)展的需要。
2、知識管理是醫(yī)院進步發(fā)展的需要
現(xiàn)在部分醫(yī)院甚至還存在紙質檔案管理，不管是對患者來說還是對醫(yī)院來說這種模式有著很多的不便之處，不管是在工作人員的排班上還是在患者的就診上都存在很多的不足，而且醫(yī)院也是需要盈利的，并且醫(yī)院之間還是有一定的競爭的，醫(yī)院的消費者是廣大患者，醫(yī)院是救治患者、為患者解除病痛的地方，它需要在有限快速的時間內，為患者安排就醫(yī)，如果引進知識管理，就可以快速為患者安排當值醫(yī)生，同時增進工作人員的經驗交流，提高醫(yī)護人員的知識和時間能力，更好地為患者服務，在得到患者的信賴后才能更好地促進醫(yī)院進步發(fā)展。
三、促進在醫(yī)院檔案管理中知識管理應用的措施
1、在思想上破除陳舊的觀念，樹立新的知識管理理念
醫(yī)院要想改革首先就是思想上的轉變，沒有思想轉變作為前提，任何實際行動都是失敗的，而這種思想轉變是一種自然而然地過程，目前，也有一些醫(yī)院也開始引進知識管理，而醫(yī)院檔案管理任務繁重，想要快速轉變也是需要一個過程的，首先就是搜集信息，輸入信息，其次就是分類整理，在其中還要明確知識是為了服務人們而存在的，同時醫(yī)院也是一種服務廣大人民的機構，那醫(yī)院要做的就是靈活應用這種服務，將這種服務貫穿于醫(yī)院檔案系統(tǒng)及工作人員的思想中。在思想轉變過程中，廣大醫(yī)護人員樹立新的知識管理理念，學習計算機信息管理知識，學會接受新事物，為醫(yī)院及個人進一步發(fā)展出力。
2、在行動上引進知識管理模式，并創(chuàng)立層次化、結構化的檔案管理方式
在知識管理實踐的應用上首先要解決的就是技術與人才問題，醫(yī)院檔案管理的改變要想實現(xiàn)紙質檔案向電子檔案轉變，需要的首先是引進適當?shù)碾娮釉O備，更新醫(yī)院系統(tǒng)，醫(yī)院在這方面還要引入相應的技術管理人才，負責信息搜集、分類、管理、更新等。其次，醫(yī)院要在新引入的系統(tǒng)中輸入醫(yī)院相關人員的信息，而信息分類可以先按科室分，分為內科、外科、神經科等等，然后在科室內部檔案按照醫(yī)院內部人員的工作經驗進行分類，同時醫(yī)院還可以在對應的科室樓層安裝電子顯示器，主要顯示目前科室當值人員名單和未來幾天內的值班情況。對患者檔案管理可以采用一卡通的形式，在每位患者就診時給予一張電子卡，里面記錄就診日期、科室、主治醫(yī)生、病癥、服用藥品名稱及計量等，不管是哪位患者，只要有卡，醫(yī)院就可以顯示其檔案信息記錄，在一定程度上可以明確醫(yī)院與患者的職責，減少不必要的爭端。這種方式就是知識管理模式下層次化、結構化的檔案管理。
四、小結
[論文提要]探討知識管理與檔案信息管理的關系，研究二者融合的必要性與可行性。
21世紀的人類社會正在全面朝著知識時代邁進，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊含著大量知識的文獻，這已經成為包括檔案界在內的整個文獻界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認同。處于知識經濟和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領域，在知識經濟時代提升自身工作的價值，為社會的發(fā)展發(fā)揮更大作用。
一、檔案信息管理與知識管理融合的必要性
計算機技術的發(fā)展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發(fā)展契機，互聯(lián)網以它獨有的魅力展現(xiàn)了一個動態(tài)的世界。這個世界是一個非線性的、動態(tài)性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動態(tài)的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受，只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網絡環(huán)境中，為適應知識管理的需要，必須率先實現(xiàn)由靜態(tài)的保管信息狀態(tài)到成為動態(tài)知識元的過渡，即實現(xiàn)檔案信息知識化。
1、知識管理是適應知識經濟發(fā)展要求的必然選擇
“知識管理”原是基于企業(yè)對知識創(chuàng)新需要而發(fā)展起來的一種管理活動或者說是管理體制。在知識經濟時代，知識因素參與經濟活動的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經濟活動中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業(yè)和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就檔案信息管理而言，其發(fā)展只有融入到知識經濟中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價值，實現(xiàn)全方位效益。知識經濟的顯著特征在于知識成為最重要的生產要素，因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應成為檔案信息管理活動的首要目標。信息技術的發(fā)展和高科技手段的運用，使檔案載體的多元性、內容的創(chuàng)新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優(yōu)質的服務理念引發(fā)了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動化、網絡化管理應運而生，這些環(huán)境和機制的轉變都是檔案信息管理適應知識經濟發(fā)展所做出的調整與選擇。
2、檔案工作自身的發(fā)展呼喚建構知識資源管理的創(chuàng)新體系
傳統(tǒng)的檔案管理方式以檔案實體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動受到時空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機構低效的運作方式，落后的管理形式，相對呆板的服務機制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會、知識經濟形態(tài)中充分利用和開發(fā)檔案信息資源的原則，不利于向開放式的知識型檔案管理職能轉化，檔案管理在注重檔案實體管理的同時，更加關注檔案信息的管理、檔案信息的流動及發(fā)揮檔案信息作為知識資源的作用，側重于將知識從來源、生產、存儲、整理，到流動、傳播、交流，直至學習、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。作為信息社會眾多信息源中最基礎的部分，檔案信息資源對推動經濟發(fā)展和促進科技創(chuàng)新極為重要，其科學管理和有效使用，對科學決策、資源共享、產品開發(fā)、提高效率都產生著積極影響。調節(jié)檔案信息管理行為，逐步建立起與知識經濟發(fā)展相適應的知識型檔案管理體系是檔案信息管理工作發(fā)展的迫切要求。
二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析
檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。
2、從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析
知識管理已經有了自己的一套管理理論、技術與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析
目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術、網絡技術的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產出低的內耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓、引進管理設備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)。現(xiàn)實的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。
4、從二者管理的目標和動機分析
檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內容信息的開發(fā)利用”。內容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內容信息，其目的和動機是使檔案的內容信息在社會生活中發(fā)生作用，實現(xiàn)價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。
知識管理的主要目標是管理組織的顯在知識，發(fā)掘組織的隱含知識，實現(xiàn)隱含知識向顯在知識的轉化，在組織內實現(xiàn)知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識的增值，從而提高組織的競爭力。
檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經營決策、生產管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發(fā)檔案的信息內容，為各項工作服務，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。
知識經濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術的知識管理無疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。
三、知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新
1、知識管理可以完善檔案信息管理職能
作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應的轉變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我們認為主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案信息管理的智能化服務，實現(xiàn)檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予檔案職業(yè)更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。2、知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務流程再造
業(yè)務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程
與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務流程再造。對檔案管理業(yè)務流程再造，應依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務流程上進行統(tǒng)一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。
3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術
知識管理對檔案管理技術提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產、經營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現(xiàn)代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發(fā)，所以很難適應知識管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術在組織生產、管理中的大量應用，又為檔案管理提供了一個很好的轉變契機，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實體管理向運用信息技術、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉變。
所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識管理系統(tǒng)，推動知識管理水平的提高。
四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識
提供優(yōu)質、高效的檔案知識服務，實現(xiàn)檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標，也是檔案部門與其他部門和外界聯(lián)系的紐帶。信息技術的發(fā)展為檔案管理提供了一次新的發(fā)展契機，互聯(lián)網以它獨有的魅力展現(xiàn)了一個動態(tài)的世界。檔案知識智能化服務可以通過建設知識倉庫，提供知識導航，知識咨詢等方式實現(xiàn)。在日益發(fā)展的網絡環(huán)境下，這種服務的方式將更容易實現(xiàn)，在內部，可以通過構建內部網來實現(xiàn)知識的傳遞和共享。內部網是建立在網絡互聯(lián)的基礎上，實現(xiàn)將內部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，從而實現(xiàn)知識的傳遞和共享的目的。對于外部的知識傳遞，可以構建相應的外部網，實現(xiàn)和用戶、市場的知識交流。內部網的用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網和萬維網的用戶則可以通過檔案管理機構的主頁或者鏈接的站點，直接鏈接到知識服務子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識服務。
五、知識管理有助于提高檔案管理人員素質
關鍵詞：檔案管理；知識管理；應用；分析與闡述
檔案管理在企事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，因此企業(yè)在實際發(fā)展過程中應該保存各項信息，周圍有那個才能方便及時的查閱以及相關提取等，這樣能夠在真正意義上促進企事業(yè)單位的良好發(fā)展。對于檔案管理來說是一種新型的管理模式，不僅我們提供了信息管理模式，而且還能促進檔案管理自身效率的提高。另外，針對知識管理以及檔案管理內涵進行深入研究，這樣才能真正提高檔案管理效率。本文將針對檔案管理中知識管理應用進行針對性的分析。
一、知識管理內涵概述
伴隨著知識不斷發(fā)展當前已經逐漸成為一種價值性的資源為主體的管理方式，在知識社會體系發(fā)展過程中，對于知識本身來說具有價值性的特點，對企業(yè)良好發(fā)展具有決定性意義，在當前形勢下?lián)碛休^多的知識對于企業(yè)自身發(fā)展至關重要。在知識經濟時代，當前社會是一個競爭時代的社會，要想在激烈競爭中占有一席之地，企業(yè)就應擁有較多知識，知識自身也應得到及時的更新。因此，企業(yè)發(fā)展中知識成為了關鍵性因素，知識管理應該以知識為核心，通過整合知識這種資源和利用，才能在激烈競爭中獲得優(yōu)勢，真正促進企業(yè)良好發(fā)展。總而言之，知識管理來說在很大程度上是伴隨著社會發(fā)展演化來的，在新的形勢下，應該將知識管理進行有效利用，這樣才能促進企業(yè)競爭力的不斷提高。
二、檔案管理中知識管理發(fā)揮的重要作用
對于檔案來說主要是人們在實踐中以及過程中沉淀具有價值意義的一種信息符號，在整體上主要是將知識信息得到傳播的一種主要形式，同時也是顯示知識的一種代表，具有權威性。但是在實際管理中還是較為落后，大多數(shù)是使用立卷式保存，這樣傳統(tǒng)管理方式已經不能順應社會發(fā)展要求，最終逐漸會被淘汰。
三、檔案管理中面臨的現(xiàn)狀
（一）檔案管理中的電子化
在信息時代不斷發(fā)展的今天，在新的形勢下，檔案管理真正實質上與電子化存在較大的相同之處。將原存中的紙質檔案轉化成信息化儲存，這樣的方式不僅能實現(xiàn)檔案信息中的真正共享，還能保證信息自身存在的真實性，對于檔案閱讀以及提取也是較為方便的。這樣能夠使檔案管理在管理內容對社會大眾提供服務發(fā)揮著重要的作用。積極構造信息化檔案管理系統(tǒng)，不僅能提高檔案管理真正效率，還能使檔案管理發(fā)揮自身科學化的特點，同時還能為人們所采用，真正實現(xiàn)檔案管理為社會服務這種目的。
（二）檔案工作管理中面臨著一些實際問題在檔案實
際管理中一些工作人員實際素質較低，在信息時代不斷發(fā)展的今天，對檔案實現(xiàn)電子化存儲以及管理具有一定的要求，但是在實際管理中一些實際檔案管理人員中會存在年齡較大的人群，這類人群自身沒有經過較為全面的培訓，同時對電子檔案系統(tǒng)也是比較陌生的，最終不能對檔案進行存儲和管理。其次在具體管理中存在著檔案工作設備較差這種現(xiàn)象的發(fā)生，檔案工作設備沒有更新，最終導致實際中的設備呈現(xiàn)出老舊的狀態(tài)，同時工作效率較差，這樣的形式最終會導致工作容易出現(xiàn)故障。最后對檔案工作者來說存在著錯誤的認知觀念，缺乏相應意識，進而導致實際工作較為粗糙，這樣的方式是不能實現(xiàn)對檔案保護的。
四、在檔案管理中知識管理具體應用
（一）在檔案管理中知識管理能夠更加的細化
在傳統(tǒng)檔案管理中將檔案卷宗進行管理，實際中的管理對象主要是以卷宗內容為主體。將知識管理運用在實際檔案管理中，可以進行篩選信息，這樣的方式能夠實現(xiàn)檔案中知識元的管理，真正實現(xiàn)檔案管理的細化。在整體上消除了傳統(tǒng)檔案管理中檔案人員遇到的一些難題，同時也解決了實際中檔案資料查詢以及利用較為困難的狀況，進而提高了實際檔案管理的效率。
（二）提高實際中的檔案知識服務
在整體上通過將知識管理運用在檔案管理中，能夠實現(xiàn)將知識管理以及信息技術相結合，最終實現(xiàn)將檔案知識存儲以及閱讀結合開來，這樣能夠使得檔案知識服務智能化，能夠滿足用戶多樣化需求，真正使檔案效率不斷提高。
（三）提高實際檔案管理的重要意義
在實際檔案管理中將知識管理注入其中發(fā)揮著重要的作用，這種方式對檔案管理來說不僅是知識管理中較為詳細的內容，而且還能將傳統(tǒng)中檔案存儲為重點專向為檔案知識為主體的檔案管理。這樣檔案管理思維方式下，能夠實現(xiàn)檔案管理中的實際意義，在整體上通過將檔案知識進行整合，進而促進檔案管理自身價值的提升，提高實際檔案管理發(fā)揮的意義。
（四）積極推進檔案管理人員基本素質的不斷提高
在當前信息時代不斷發(fā)展狀況下，只有將檔案管理人員基本素質提高上去，才能積極利用檔案知識，能夠在整體上實現(xiàn)知識管理意義。在實際檔案管理中工作人員應該進行積極培訓，這樣的方式不僅能夠有效提高管理人員自身專業(yè)水平，還能有效的將知識管理靈活運用在檔案管理知識體系中。另外，檔案管理人員在服務意識這一環(huán)節(jié)應該進行培訓，這樣能夠在工作中積極轉變觀念，進而為社會服務。最后積極鼓勵檔案管理人員在工作中多學習他人身上的長處，進而彌補自身存在的不足，這樣才能獲得自身成長以及良好發(fā)展。
五、結束語
總而言之，對于知識管理是一種新型的資源管理理念，在實際檔案管理過程中應該把握知識管理中的內涵以及意義等，這樣才能掌握知識管理發(fā)揮的重要作用，在真正意義上使知識管理應用在檔案管理中，同時也促使檔案管理現(xiàn)存問題得到徹底的解決，將檔案管理變?yōu)闄n案知識管理，進而使得檔案管理工作內容發(fā)揮出真正的意義，不僅能夠為工作人員所利用，而且還能提高檔案管理的效率，為大眾所服務。
作者:唐行俊 單位:青州市社會保險事業(yè)管理局
參考文獻
[1]陳松樺.知識管理在檔案管理中的應用研究[J].才智,2010,26:312.
一、企業(yè)知識管理的特征及核心內容
1.知識管理的定義
由于知識管理是管理領域的新生事物，所以目前還沒有一個被廣泛認可的定義。根據(jù)網絡的定義，知識管理是對知識、知識創(chuàng)造過程和知識的應用進行規(guī)劃和管理的活動，是為企業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。
2.企業(yè)知識管理的特征
首先，重視企業(yè)知識的流動、共享和創(chuàng)新，運用集體的智慧提高企業(yè)的應變能力和創(chuàng)新能力，增強企業(yè)的競爭能力；其次，重視對企業(yè)員工的精神激勵，賦予員工更大的權力和責任，充分發(fā)揮員工的自覺性、能動性和首創(chuàng)性；再次，重視企業(yè)知識和人才，促使企業(yè)成為學習型組織。
3.企業(yè)知識管理思想的核心內容
企業(yè)知識管理是指對企業(yè)內外各種信息和知識進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的運用，促進知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識增值，從而提高企業(yè)的應變能力和創(chuàng)新能力。其核心內容為企業(yè)是一個運用知識、創(chuàng)造知識的組織，知識是企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源和競爭資本之一，企業(yè)要加強對知識資源的管理、開發(fā)和利用，同時通過知識共享充分實現(xiàn)知識的價值，豐富企業(yè)的知識資源，并建立促進知識共享的機制。除此之外，企業(yè)應致力于為客戶提供蘊含知識的產品和服務，將知識管理應用于企業(yè)的經營管理模式當中，使其成為促進企業(yè)創(chuàng)新、增強企業(yè)自身“造血”功能的有力工具。
二、知識管理在企業(yè)檔案管理中的運用
企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資產，是企業(yè)重要的信息資源，只有將企業(yè)檔案管理和知識管理相融合才能充分發(fā)揮檔案的作用，進一步挖掘檔案的潛在價值。因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應成為檔案管理活動的首要目標，同時，將知識管理靈活運用于檔案管理活動當中也是新時期檔案學發(fā)展的現(xiàn)實要求。
1.實現(xiàn)檔案管理業(yè)務流程再造
業(yè)務流程再造是指對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計。對檔案管理業(yè)務流程再造，應依據(jù)文件生命周期理論，將企業(yè)文件、檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體，打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務流程上進行統(tǒng)一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔到保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務流程有助于加強企業(yè)文件、檔案的知識管理，同時強化了對企業(yè)各項業(yè)務管理工作的服務功能，提高整個企業(yè)的工作效率。
2.拓展和完善企業(yè)檔案管理職能
隨著企業(yè)知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案管理的職能也在發(fā)生相應的轉變，企業(yè)需要擁有全新的檔案管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案管理的智能化服務，實現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源的共享。這就要求我們轉變觀念，將檔案管理真正看成是企業(yè)知識管理的重要組成部分，在企業(yè)知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予企業(yè)檔案職業(yè)更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。
3.實現(xiàn)檔案知識信息化、智能化服務
信息技術的發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供了新的發(fā)展契機。檔案知識智能化服務可以通過建設企業(yè)知識倉庫，提供知識導航、知識咨詢等方式實現(xiàn)。在日益發(fā)展的網絡環(huán)境下，這種服務方式將更容易實現(xiàn)。在企業(yè)內部，可以通過構建企業(yè)內部網(Intranet)來實現(xiàn)知識的傳遞和共享。對于企業(yè)外部的知識傳遞，可以構建相應的企業(yè)外部網(Extranet)，實現(xiàn)企業(yè)和客戶、市場的知識交流。內部網的用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網和萬維網的用戶則可以通過檔案管理機構的主頁或企業(yè)的站點，直接鏈接到知識服務子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識服務，當然這種外部的服務可能要受到某些限制，但絲毫不能阻止知識管理時代的大趨勢。
4.提高檔案工作者的從業(yè)素質
隨著現(xiàn)代企業(yè)管理模式的不斷完善和發(fā)展，企業(yè)管理人員的素質也在不斷提升，而企業(yè)檔案管理人員的素質一直是企業(yè)檔案管理水平的重要制約因素之一。知識管理要求作為信息管理、知識管理參與者的檔案工作人員必須提高自身素質，掌握管理學和現(xiàn)代企業(yè)管理知識，熟悉企業(yè)業(yè)務流程。知識管理給企業(yè)檔案工作者提出了更高的要求，并賦予其新的職能定位。擺脫傳統(tǒng)管理思維的束縛，融入新的知識管理機制，在信息時代，開拓思維，創(chuàng)新管理，無疑會給企業(yè)檔案工作插上騰飛的翅膀，也必將迎來企業(yè)檔案工作新的轉折。
作者:杜克 單位:中國第一汽車集團公司
參考文獻:
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關鍵詞：檔案管理 電子文件 紙質檔案 差異
自我國進入21世紀以來,世界信息化的高度進步極大的促進了我國信息化領域的蓬勃發(fā)展,而電子文件以其傳播速度快、復制和修改簡單等諸多優(yōu)點受到社會廣大群眾的青睞,目前已經成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時有效的分析電子文件與紙質檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設符合社會發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理。以下筆者從多個角度對檔案管理中電子文件與紙質檔案的差異進行粗淺的探索。
1、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息載體的壽命差異
目前我國檔案管理主要分為電子文件管理、紙質檔案管理兩種。紙質檔案的保存壽命的長短主要取決于紙張的纖維素。因為在紙質檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學作用就會使紙張纖維素發(fā)生氧化和水解反應,造成紙質檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對紙質檔案的保存要注意排除外界環(huán)境的化學影響,使用科學、合理的保存手段可以加強紙質檔案的保存壽命直至千年以上。
電子文件的載體主要是由磁性物質或者是光盤所構成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點,直接影響著電子文化信息的再次使用。同時,在受到外界磁場影響時,也極易導致磁盤和磁帶的退磁、消磁現(xiàn)象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進行,主要由保護層、盤基、記錄介質等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應作用下極易發(fā)生物化性質變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩(wěn)定,電子文件與紙質檔案相比,電子載體的壽命要相對短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。
因此,針對電子文件使用壽命短、不穩(wěn)定、易氧化等諸多特點,想要有效的提高電子文件的有效壽命,應該將電子文件存放在非陽光直射并且通風的環(huán)境中,同時對電子文件的使用壽命做詳細的標注,在臨近電子文件載體保質期時,應該及時進行電子文件的復制,以免造成不可彌補的檔案信息損失。
2、檔案管理中電子文件與紙質檔案技術壽命的差異
當紙質檔案形成時,它所使用的紙張就會與字跡、內容永遠的結合在一起,非人為變動的情況下不會出現(xiàn)絲毫的改動。
而電子文件主要是依托于計算機,通過計算機技術將電子信息與載體結合在一起,并且通過計算機進行識別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術過時,其載體上的信息將無法識讀。主要表現(xiàn)在兩個方面:一方面由于計算機技術革新,以至于新的存儲技術代替舊版的存儲技術。如曾經使用到的存儲載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術發(fā)展中,最初的5英寸軟盤計數(shù)機早已不法識別;另一方面由于經濟體制的變化,致使原生產模式消失。如單個生產廠家所生產的電子文件設備,由于某種經濟原因而導致廠家破產、倒閉,而使其銷售的產品無法再找到配套的產品,以至于計算機無法在識取電子文件信息。
因此,對電子文件來講技術壽命所到來的影響遠遠大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對每一份生成的電子文件都要相應保留一套運行電子文件的操縱系統(tǒng)、硬件設備等讀取電子文件相關的技術或者在技術更新?lián)Q代時,及時做好電子文件的一系列轉換工作以適應新技術革新下,電子文件的可讀性和可管理性。
3、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息保護的差異
在檔案管理中我們對紙質檔案信息保護的目標主要是延長紙質的使用壽命。因為紙張和紙張上記錄的內容、信息在客觀條件下是結為一體的,在保證紙質文件形體的同時其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態(tài)。
而對電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險。同時電子病毒作為電子文件信息保護中一個不容忽視的隱形殺手正無時無刻的危險者計算機的系統(tǒng)程序。因此在檔案管理工作中,加強對電子文件的信息保護尤為重要。
在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩(wěn)定的環(huán)境下,檔案管理部門應該加強對電子文件的看管,使用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等方法。數(shù)據(jù)加密是指對電子文件中的電子信息進行處理,形成一種難以識別、讀取的數(shù)據(jù)模式。數(shù)字水印法是指將作者的標識隱藏于電子文件之內,以確保即便文件被拷貝時,作者的相關重要標識仍然不會被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數(shù)字時間印章法則是通過計算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時,由于信息封鎖其修改和刪除時間與網上初始確認時間不符,其電子文件內容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時,加強對計算機防火墻技術,存儲和錄入人員職責的權限控制,以此形成科學、有效的檔案信息管理系統(tǒng)。
4、檔案管理中電子文件與紙質檔案管理方法的差異
電子文件與紙質檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現(xiàn)在以下兩個方面上:首先,電子文件與紙質檔案在歸檔的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。因為電子文件是由計算機將電子信息與信息載體緊密結合在一起技術過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復雜而又多變的環(huán)境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進行數(shù)字簽名、信息認證、加密保護等等手段,以確定電子文件的真實性、準確性和原始性;其次,在電子文件與紙質檔案在分類和編目的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計算機中早已形成一個系統(tǒng)的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時,可以馬上為電子文件自動生成一個唯一的文件號,并且給出電子文件想對應的分類號和檔案號。同時,可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動強度和工作時間;最后,電子文件與紙質檔案在利用方式的不同,導致其管理方式存在一定差異。因為利用者想要查詢電子文件時必須要通過計算機進行識別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊會員時才能通過遠程登錄等方式,經過檔案管理中心確認其身份獲取查閱電子文件的授權資格后,才能進行有關電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對利用者進行借閱登記并且提供相應的電腦繳費查詢功能。
5、結語
綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結晶,為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機遇和挑戰(zhàn)。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質檔案的管理知識,更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同,管理的注意事項。同時,掌握先進的計算機網絡技術,以此加強電子文件的檔案管理工作,做到與時俱進,滿足我國社會主義信息化發(fā)展的需求。
參考文獻
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關鍵詞：企業(yè)檔案管理知識管理人員素質
檔案作為記錄人類歷史的文件，在人類社會中起著非常重要的作用。對于企業(yè)檔案是記錄企業(yè)各項活動，存儲各類信息的主要載體，是企業(yè)不可再生的資源和財富，是企業(yè)重要的知識資源。隨著企業(yè)信息化進程的推進，在企業(yè)檔案管理工作中，引入知識管理的理念為企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理帶來新的發(fā)展契機。
1、企業(yè)檔案管理與知識管理
1.1、企業(yè)檔案管理
企業(yè)檔案管理不僅是積累和保存了企業(yè)知識，維護著企業(yè)發(fā)展的真實歷史全貌，而且在保護企業(yè)的合法權益不受侵犯和保護企業(yè)核心競爭力等方面也起到了重要作用，是企業(yè)知識資源管理的重要手段。就是說，企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，而企業(yè)檔案管理就是對知識資源的一種管理活動和過程，包括對企業(yè)文件的形成、收集、篩選、整理、歸檔的監(jiān)督和控制，及其對檔案的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索和開發(fā)利用等工作。
1.2、知識管埋
知識管理是應用現(xiàn)代信息技術對知識進行積累組織、評價、傳遞和應用、創(chuàng)新，以實現(xiàn)知識的價值，提升企業(yè)的核心競爭力。知識分為顯性知識和隱性知識兩個方面。顯性知識的來源于組織在自身各項職能活動中直接形成的文件、檔案以及外來的文件、資料，而這些文件、檔案屬于知識的范疇，是檔案管理和知識管理共同的管理對象。隱性知識是大量存在企業(yè)員工頭腦中的知識，隱性知識是企業(yè)知識資源的主體部分。隱性知識往往具有獨占性，它是企業(yè)的核心知識資源，也是企業(yè)核心競爭力的源泉。實現(xiàn)隱性知識的顯性化、檔案化，對其進行有效存儲，是企業(yè)檔案實現(xiàn)知識管理的一項重要任務。
1.3、知識管理對企業(yè)檔案管理的要求
檔案管理是知識管理的一個重要組成部分，作為一種新的管理理念和方法，知識管理對檔案管理模式、業(yè)務流程、信息技術和人員素質等方面都有新的要求。1）管理模式。從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案管理的智能化服務，實現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源的共享；2）檔案管理業(yè)務流程再造。在知識管理中把企業(yè)文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體，打破企業(yè)文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務流程上進行統(tǒng)一的設計。包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程，實現(xiàn)文檔一體化管理；3）檔案信息化。推進檔案信息化建設，在網絡環(huán)境下實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫、信息庫多樣化管理；4）人員素質。在檔案專業(yè)結構上要進行合理配置，除需要信息技術專業(yè)人員外，對檔案工作人員的自身業(yè)務知識的補充和更新提出了更高的要求。要具備信息技術的使用能力，信息獲取、信息分析和信息加工處理能力，這樣才能勝任數(shù)字化和現(xiàn)代化的企業(yè)檔寨管理工作。
2、企業(yè)檔案管理實現(xiàn)知識管理的關鍵
2.1、在于知識的共享和創(chuàng)新
知識管理的核心是實行知識的共享與創(chuàng)新，它可直接提高企業(yè)的核心競爭力。在知識資源管理中，企業(yè)檔案不只是"歷史的記憶"和"原始的記錄"，不僅僅處于"備查、待考的史料狀態(tài)"，要全面應用現(xiàn)代信息技術，以快速、直接、集成的方式提供服務，并在此造價值。從以檔案實體的保管、利用為重點，轉向以檔案信息的數(shù)字化存儲，網絡化傳輸，建立綜合檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息共享。通過檔案信息管理系統(tǒng)平臺，為企業(yè)在新產品研發(fā)及企業(yè)經營活動提供快速的、主動的、全方位的服務中心，充分發(fā)揮檔案信息資源的知識價值，從而提高企業(yè)生產效率，縮短新品研發(fā)周期，助推企業(yè)的管理水平和創(chuàng)新能力的提升。
2. 2、在于知識的拓展
知識管理可以拓展檔案管理的領域。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區(qū)別，將文件和圖書等排除在管理職責之外，極大地限制了自身活動的范圍。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現(xiàn)實工作服務，脫離于企業(yè)價值創(chuàng)造過程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領域。知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態(tài)的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識強調在企業(yè)各項生產、經營、管理活動創(chuàng)造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業(yè)價值創(chuàng)造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務活動直接相結合，成為企業(yè)工作中必不可少的組成部分。
3、如何做好企業(yè)檔案的知識管理
3.1、抓好企業(yè)檔案的信息管理
知識管理的重點在于顯性知識與隱性知識的相互轉化。因為企業(yè)只有把國內外和自己積累的知識，通過歸檔、整理、提煉傳遞給企業(yè)員工，轉化為員工的知識，并運用到每項工作中去，才能對企業(yè)目標發(fā)生作用。企業(yè)檔案的信息管理主要是集中對已有的如文件、檔案、電子信息等媒介載體的管理，在信息增值鏈上，要將數(shù)據(jù)提升為信息，并對其進行采集與選擇、組織與排序、壓縮與提煉、歸類與導航等，對信息的外部特征的進行和組織，對信息內容進行提煉、比較、挖掘分析等進行信息管理。
3.2、實行檔案數(shù)字化，服務網絡化
在現(xiàn)伐信息技術條件下，對企業(yè)的各種實體形式文件、檔案、資料等知識資源必須按照統(tǒng)一的和規(guī)范的格式進行數(shù)字化處理、電子化存儲，整合成為知識資源庫。檔案數(shù)字化工作要迅速發(fā)展，檔案數(shù)字化的規(guī)楱要不斷擴大，檔案數(shù)字化的規(guī)范要日漸成熟 ，逐漸形成檔案數(shù)字化加工市場，檔案數(shù)字化對象更不斷豐富，不僅僅局限在檔案方面，更擴展到照片、圖像、錄音、錄像、縮微膠片等不同種類，載體檔案的數(shù)字化。只有數(shù)字化的信息和知識，才能不受時間和地點的限制，及時地提供服務。并要構建綜合辦公自動化平臺（OA系統(tǒng)），推進文檔一體化的實現(xiàn)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的網絡化服務。
3.3、培訓檔案管理隊伍，提高人員素質
推進檔案知識管理的關鍵是人才。檔案管理拓展為知識資源管理之后，原有的檔案人員從檔案的保管者轉變?yōu)橹R資源的管理者和提供者，其工作性質、內容和方式都發(fā)生了根本轉變，對其能力和素質提出了更高的要求。首先，要求能熟練地運用現(xiàn)代信息技術，能夠采
用計算機和網絡技術來改進檔案管理手段。其次，能夠積極了解想要獲得知識的人員和部門的要求并幫助他們有效獲取所需的知識和技巧。三是，能積極通過文件收集、借閱等服務主動引導各知識的擁有部門提供他們的獨有的知識，而不僅是提供工作活動中形成的文件材料，進而豐富檔案信息資源，提高知識資源的質量。四是，通過檔案內容的研究、編輯、開發(fā)利用檔案中蘊涵的知識，力求知識最優(yōu)化地再利用。五是，檔案人員還要不斷地參加系統(tǒng)的知識更新學習與繼續(xù)教育培訓，不斷擴展自己的知識，才能適應社會發(fā)展的客觀需要。
結束語：知識管理是企業(yè)管理未來的發(fā)展方向，是運用集團的智慧，提高企業(yè)應變能力和創(chuàng)新能力的手段，用知識管理思想改變傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式--檔案管理模式是檔案工作順應時展趨勢的明智之取，有事檔案事業(yè)在現(xiàn)有管理條件基礎上實現(xiàn)跨越式發(fā)展的必然選擇。
參考文獻：
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關鍵詞：知識管理 檔案管理 模式建立
1、基于知識管理的企業(yè)檔案管理概析
檔案管理工作在發(fā)展過程中，與知識管理有著較為密切的關系。首先，兩者的管理對象一致。檔案管理的對象是檔案和文件，而知識管理所管理的是知識。檔案、文件屬于知識的范圍，因此是知識管理的重要內容。其次，兩者有著相似的管理目的。檔案管理的本質目的是為多項活動提供檔案管理服務，并滿足用戶的需求，這也是檔案管理的落腳點和出發(fā)點。知識管理的本質目的是將知識價值轉變?yōu)槠髽I(yè)的競爭力。知識管理和檔案管理都是在恰當?shù)臅r間為人們提供需要的信息，目的相近。最后，兩者有相似的流程。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作流程為：檔案的接收、整理、鑒定、報關、統(tǒng)計以及服務，而知識管理的流程是知識的產生、征集、保存、加工、整理、評估和利用。檔案管理與知識管理都是對相對分散的對象進行收集和保存，使它們集中化，接著通過整理和加工促進其有序化，接著通過鑒定和評估促進其優(yōu)化，最后實現(xiàn)它們的價值。
2、基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式建立策略
2.1 創(chuàng)設重知識管理的企業(yè)檔案管理模式理念
基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式在建立過程中，首先應該創(chuàng)設重知識管理的檔案管理模式理念，完成從傳統(tǒng)的檔案收藏中心到如今的知識創(chuàng)新中心的轉變，建立基于知識管理的數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館不僅具備以往檔案館的管理功能，還應該具備知識管理和服務功能，建立起以知識生產、處理為基礎，提供知識地圖、知識搜索等工具，以知識庫為中心的知識管理系統(tǒng)。另外，基于知識管理的數(shù)字檔案管理，還應該具備人本管理功能，不僅從技術的角度進行知識的開發(fā)和利用，還應該從人的角度實現(xiàn)以人為本的知識管理，充分挖掘檔案管理人才的潛力，使得企業(yè)的檔案管理工作在知識管理的引導下，變得更加高效有序。
2.2 兼設知識服務的圖情檔案一體化管理
檔案學、情報學和圖書館學等同宗同源，隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，各個學科之間的交叉也越來越多，企業(yè)檔案管理工作中圖情檔一體化管理更是非常必要。以知識管理為背景，推行圖情檔一體化管理，是被動的信息服務到主動的知識服務的創(chuàng)新。信息服務是在用戶簡單提問的基礎上提供文獻檢索及傳遞服務，不會分析和考慮文獻和信息是否對用戶有較大的幫助。同時由于素材的限制，信息服務不會對提供的知識進行科學的提煉和分析，不會關系到一些創(chuàng)新知識的管理和開發(fā)。而知識服務就不同，知識服務能順應社會發(fā)展并體現(xiàn)社會特征，其核心是知識創(chuàng)新、以人為本，目的是為用戶解決實際性的問題，具有持續(xù)性、主動性、創(chuàng)新性、效用性、知識性和針對性的特點。同時也能對顯性知識中的隱性信息進行開發(fā)，根據(jù)用戶的問題，進行信息的動態(tài)收集、選擇和分析，較深層次的加工、開發(fā)出能為用戶解決問題的知識。
2.3 提高檔案管理者知識水平促進管理效果
檔案管理者在企業(yè)檔案知識庫中具有重要作用，掌握了企業(yè)全部的知識以及企業(yè)管理、生產或活動的全部記錄，如專利文檔、技術文檔、商標文檔和技術文檔等，能為企業(yè)實現(xiàn)巨大的效益。檔案管理者的管理技能和知識素質是企業(yè)基于知識管理的檔案管理工作順利開展的保障，首先，應該對檔案管理者進行宏觀管理知識的培訓，促使他們掌握常規(guī)的檔案管理方法、項目管理方法和溝通方法等，同時具備基本的企業(yè)管理知識。其次，企業(yè)檔案管理者應該具備處理檔案、情報和圖書這三部分信息的技能。知識經濟社會中，檔案、情報和圖書是企業(yè)檔案知識的來源，檔案管理者必須具備處理、融合這三種信息的能力，順應時展。
2.4 宣揚知識共享、鼓勵學習的企業(yè)文化
企業(yè)在建立基于知識管理的檔案管理模式時，一定要重視知識，不斷提高整個企業(yè)的學習力量。首先，應該及時發(fā)現(xiàn)知識缺口。因為內外部原因，企業(yè)會產生對某項知識的需求，但自身的知識儲備和該需求不能匹配，即知識缺口。如今的經濟時代，知識是企業(yè)競爭優(yōu)勢保持的重要資源，所以應該及時發(fā)現(xiàn)知識缺口并彌補。其次，應該突破學習阻礙，包括障礙、官僚作風、溝通缺乏等。重點培養(yǎng)企業(yè)成員的團隊精神和價值觀，強化知識共享，使得學習成為檔案管理的一部分。最后，應該創(chuàng)建平等互動的交流平臺。通過弱化等級觀念、簡化層次結構，讓員工能平等的反饋和傳播知識，形成開放性、成長性、學習型的知識共享平臺，如此才能有利于企業(yè)的知識更新，為基于知識管理的檔案管理模式的建立奠定豐厚的知識基礎。
3、結語
在知識管理的時代背景下，企業(yè)檔案管理不僅僅是檔案的收集和管理，更應該是檔案的在再次開發(fā)和重新利用。本文首先對知識管理和檔案管理二者之間的相關性進行了分析，然后從重知識觀念的創(chuàng)設、圖情檔一體化的建立、管理者素質的提高和知識共享企業(yè)文化的宣揚四方面具體闡述了基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式的建立，對于企業(yè)提高檔案管理效率、促進發(fā)展水平有一定的作用。
參考文獻
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關鍵詞：檔案管理 信息化管理 高職院校
隨著國家大力發(fā)展高等職業(yè)教育事業(yè)，教育改革的深入，對于高職院校來說，學生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)每年都會出現(xiàn)大量錄入、遷出等變動，檔案數(shù)量隨之也增長非常快， 檔案的變動、更新、維護，確實是對檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。如何對高職院校的檔案信息資源進行高效的管理？如何實現(xiàn)高職院校檔案信息化建設？我認為計算機化的現(xiàn)代檔案管理是大勢所趨，隨著信息化程度的提高，電子檔案越來越廣泛地應用于日常辦公與管理，以促進實現(xiàn)高職院校檔案管理的科學化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，使每個學生和教職工的檔案更健全、更完善。
1 高職院校檔案管理目前的現(xiàn)狀
1.1 高職院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、滯后現(xiàn)象。目前，檔案管理工作在很多院校都得不到相應的重視，同時對檔案管理工作的重要性缺乏必要的認識。在這些高職院校看來，學生數(shù)量，以及由學生產生的經濟效益才是第一位的，在他們的意識形態(tài)中根本沒有將檔案管理工作放在第一要位，檔案管理工作不會對學院的長遠發(fā)展起到任何的影響，進而在一定程度上忽略了檔案管理工作。這種認識主要體現(xiàn)在學校的領導方面，同時在學校的有些教職員工身上也有所體現(xiàn)。但是，還是有許多同志在從事檔案管理工作的過程中，對檔案管理工作具有比較強的意識，這些員工對檔案管理工作都有明確的認識。因為檔案管理工作是一項具有內部性和保密性的工作，同時也是默默無聞的工作，根本沒有人注意，因此，檔案管理工作的重要性，有的同志卻看不到。甚至有些同志認為，檔案管理員的工作就是進行檔案管理，而與自己沒有任何關系；有的同志對檔案管理工作的重要性流于口頭形式，而在實際工作中卻又是另外一碼事。上述情況充分地證明了，在學校的教師隊伍中有相當一部分人對檔案管理工作缺乏正確的認識。
1.2 檔案管理機制和方法比較落后。學院的檔案分為：干部人事檔案、文書檔案、科技檔案、財會檔案等幾大類。按理說這些檔案應該統(tǒng)一歸到一起管理，但目前學校，都沒有理順關系，存在各自為政、材料分散管理的格局。比如要查一個教師的人事檔案要在組織部門或人事部門或辦公室去查詢；查這個教師的教學情況、教學獎懲的材料，又要在教務處或師資科查找。所以分散的管理模式，在一定程度上影響檔案材料的真實性。檔案材料形式單一，未實現(xiàn)電子文檔的方式存儲文件檔案。檔案管理工作的模式比較落后，降低了檔案的使用價值。目前，在許多高職院校其檔案管理工作還處于手工、紙質處理階段，根本不具備進行現(xiàn)代化管理的設備和手段，檔案資源的存貯和共享根本不能實現(xiàn)。
1.3 高職院校檔案管理工作量大。對于高職院校來說，每年都有新生入校、老生畢業(yè)、就業(yè)或繼續(xù)深造、新教師入校參加工作，教職工的調出等一系列的學生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動、變化呈現(xiàn)出數(shù)量大、變動比較頻繁，以及跨區(qū)域調動等，另外，對檔案進行維護、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、財力等。
1.4 有待實現(xiàn)檔案信息電子化、現(xiàn)代化管理。隨著科學技術的不斷發(fā)展，計算機和網絡得到推廣和使用，在這種環(huán)境下，傳統(tǒng)的以紙為載體的檔案管理將會受到嚴重的沖擊。電子化檔案管理已成為當今的發(fā)展趨勢，其在檔案管理中的優(yōu)勢還沒有得到充分的展示。當前學校檔案管理依然是紙質檔案作為保存的主流，書寫速度慢，工作量大，嚴重影響了案卷質量和收集時間。在高校數(shù)據(jù)庫中，如果現(xiàn)代化設備和電子信息技術沒有應用到檔案管理工作中，那么電子信息管理只是一種稱謂，在檔案管理中只能起到檢索、交換、備份的作用。當前，對檔案進行電子化管理，還處于推廣階段。在檔案管理中，對于自動化軟件的選擇和使用，其管理工作人員還沒有真正發(fā)揮計算機和網絡的優(yōu)勢。
2 檔案管理工作建設中的對策
2.1 對檔案工作加強管理，強化教職工的檔案意識。通常情況下，高職院校要建立規(guī)范化、科學化的管理制度對檔案館進行管理，進而提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要在一定程度上，豐富館藏信息，做到檔案工作有據(jù)可查，進而使檔案工作為學院發(fā)展提供服務。因此，領導要不斷更新觀念，提高建設檔案的意識，對學院的各項工作通過檔案資料進行處理和規(guī)劃，進而為檔案工作奠定基礎；在檔案管理工作的過程中，需要全體教職工積極配合，進而使檔案管理工作落到實處，從領導干部到具體的工作人員、到全院教職工都要與時俱進，對檔案管理工作進行改革，進而滿足社會發(fā)展的需要。最大限度地爭取領導對檔案管理工作的支持，真正意識到檔案工作的重要性，同時將檔案管理工作納入議事日程，將檔案管理工作與其他工作進行同時布置，同時檢查，同時驗收。另外，要不斷鞏固和強化教職工的檔案管理意識，從思想和行動兩個方面，讓他們真正意識到檔案管理工作對學院和個人的發(fā)展都具有非常重要的作用，進而在實際行動中，主動配合檔案部門的各項工作，積極的參與到學院檔案建設中去。
2.2 建立和完善規(guī)章制度，對檔案工作進行科學化、規(guī)范化管理，同時不斷提高檔案管理人員的素質。通常情況下，建立健全規(guī)章制度是開展檔案管理工作的前提和基礎，對于檔案管理工作來說，其頭緒眾多、并且瑣碎繁雜，如果不通過制度進行管理，那么就會出現(xiàn)無章可循、無所適從的混亂局面。因此，一定要完善諸如《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等一系列規(guī)章制度，對各類檔案進行及時歸檔處理，實施檔案管理細則，明確檔案的歸檔范圍，以及保管期限和立卷歸檔等。進而為檔案資料的長期有效地收集和保存奠定制度保證。通常情況下，建立完善檔案管理制度，為實現(xiàn)規(guī)范化、科學化管理提供制度保證。管理人員素質的高低關系到檔案管理質量的高低，所以管理人員首先應具備優(yōu)良的思想政治品質、樂于奉獻、吃苦耐勞的精神，其次就是要精于業(yè)務、有豐富的專業(yè)知識、扎實的專業(yè)基礎知識、豐富的現(xiàn)代檔案管理經驗，以及使用計算機的能力等。學院通過不定期的專業(yè)技術培訓，不斷提高檔案管理人員的綜合能力，不斷豐富檔案管理人員的專業(yè)的技術管理知識、健全現(xiàn)代管理手段，不斷提高學院的檔案管理水平。
2.3 計算機實現(xiàn)電子文檔檔案管理大大的提高了工作效率。學院應把檔案工作需要的經費納入學校經費預算，把檔案信息化建設納入學校信息化建設總體規(guī)劃，與數(shù)字化校園建設同步，為檔案機構添置必要的現(xiàn)代化設備，以便開展工作。原來的手寫、紙質的檔案管理、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、存儲都需要耗費大量人力，而且還容易疏漏出錯。采用信息技術可以使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便，從而減少管理人員的工作繁瑣性和工作量，相應的也提高了工作效率。
2.4 檔案管理實現(xiàn)電子化、現(xiàn)代化是必然趨勢。管理人員必須努力學習微機使用、管理知識，實現(xiàn)檔案管理電子化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的建設。目前計算機技術和網絡技術的普及應用，形成了一個信息化的社會，這不僅提高了辦事效率，也為實現(xiàn)檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。傳統(tǒng)的紙質檔案靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱、對于距離較遠的跨省市區(qū)的單位共享或調度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困難等因素。利用現(xiàn)代化信息手段，高效的辦公自動化軟件的應用把檔案工作人員從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，從而實現(xiàn)檔案的體系管理，使檔案資料索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調度更便捷。而電子文檔的存儲方式多種多樣，如光盤、U盤、移動硬盤等環(huán)保、存儲量大、儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，具有很強的穩(wěn)定性和可靠性。
隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，對檔案信息進行電子化、現(xiàn)代化管理，在一定程度上為數(shù)據(jù)量大、更新快的高校檔案管理提供了便捷。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工管理檔案方式已經無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技術管理知識、完善現(xiàn)代化管理手段、增強創(chuàng)新意識，才能使學院檔案管理工作邁上新臺階。
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