時間：2023-04-08 11:45:28
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前言
隨著我國科學技術不斷進步發展，教育領域逐漸普及了信息技術。高職學校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關的辦公軟件來對高職學校學生的檔案實行文字輸入以及數據處理。因此，高職學校需要構建多個含有各種功能作用的數據儲存庫，通過這個數據儲存庫來記錄存儲學校中教職工以及學生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數據能力、統計數據能力以及整理數據能力，在高職學校的檔案管理工作中，大部分學校都使用電子檔案管理來替代了傳統的紙質檔案管理，通過這樣的方式來簡化檔案管理工作，從而提高學校檔案管理的效率。為了達到新時代背景下對教育事業的標準要求，各個高職學校應當根據自身的實際情況來對電子檔案管理的有效方法進行深入探索，促進高職學校的良好發展。
一、電子檔案的優點
（一）將工作效率提升在使用傳統的紙質檔案管理的時候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數量龐大、信息繁雜的檔案信息內容中逐一尋找所要修改的學生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復雜，同時，在反復翻找的過程中，紙質檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學生的名字，就能馬上找到該學生的檔案文件，對檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡便，只要確保計算機的網絡環境足夠安全就能完成一系列的相關操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。
（二）符合當今時代的發展從現階段我國的社會經濟以及科學技術的發展情況為角度進行分析，可以發現，計算機網絡信息技術地飛速發展是社會進步發展的一個必然趨勢，計算機網絡信息技術也逐漸應用于高職學校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學以及多媒體技術教學，教師的辦公室也逐漸實現了自動化、信息化。在這樣的形勢下，為了緊跟時展腳步，使高校的檔案管理符合當今時代的發展，高職學校應當積極在檔案管理工作中應用電子檔案，從而使高職學校的檔案管理工作能夠和學校中的現代化教學技術維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學校一體化教學及管理的形成速度。
（三）提高檔案管理的質量以及水平傳統的紙質檔案管理無法實現永久保存，但是這一目標隨著電子檔案管理的到來得以實現。在高校過去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質管理，使用紙質管理來歸類以及儲存學生的檔案，由于受到外部環境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無論是儲存環境濕度過高還是溫度過高，都會在一定程度上損壞紙質檔案，從而導致檔案管理人員不得不定期將檔案轉移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過計算機就能實現快速存檔，并且沒有外部環境因素的限制，檔案管理人員只要確保計算機網絡的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實現，并且能夠使學生的檔案信息完整性在檔案管理的過程中得到有效保障，從而將高職學校的檔案管理質量提高。除此之外，由于社會的快速發展，國家越來越注重職業教育領域的發展，從而將高職學校招收學生的人數擴大。因此，高職學校中的學生數量呈現一個逐年攀升的趨勢。學生的數量增加，在一定程度上增加了對學生信息進行記錄的檔案管理所需的紙張數量。在這樣的形勢下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學校在檔案管理的工作中應用電子檔案。當電子檔案管理的方式逐漸在高職學校的檔案管理工作中展開以后，使紙質檔案管理工作中存在的管理難度以及儲存難度得到了有效降低，同時，使用電子檔案管理的方式來對高職學校學生的檔案信息進行管理還可以節能環保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節省了紙張資源，與我國當前提倡的綠色發展理念相符。最重要的一點，電子檔案管理的方式使紙質檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學校的檔案管理保存以及儲存的穩定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高職學校檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理制度不夠健全在傳統的紙質檔案管理模式轉變為電子檔案管理模式的過程中，高職學校應當加快完善自身檔案管理制度的速度，及時對其進行科學、合理的調整，積極建立一個屬于本校的電子檔案管理系統，并且采取相應的措施來確保這套系統具有一定的完整性以及有效性，從而構建出高職學校的電子檔案管理制度。但是，觀察現階段中的高職學校檔案管理工作可以發現，在高職學校的檔案管理系統以及制度中依然存在很多不足，相關制度不夠健全。例如，檔案定位準確度不高，相關管理人員的權限以及責任分配明確性不足。在大部分高職學校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統不匹配，假如在檔案管理的工作中發生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關不利狀況時，由于檔案管理制度不夠健全，導致相關工作人員無法對以上情況進行及時有效的處理，最終對高職學校造成較為嚴重的損失。在一定程度上降低了高職學校的檔案管理工作效率以及質量。
（二）電子檔案對計算機設備的依賴性比較強因為電子檔案是基于計算機網絡技術來實現對學生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關檔案信息的時候，必須使用一些計算機硬件以及軟件使達到讀取目的，例如，在對一些程序類的檔案進行檢索時，必須使用到一些類似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對檔案進行建立、儲存以及備份的過程中極易被軟件系統的網絡環境以及運行狀況所影響，在這個過程中，一旦計算機的硬件或者軟件的系統出現故障，將會對檔案的建立、儲存、備份以及保存造成不利的影響。
三、電子檔案管理在高職學校檔案管理中的實踐策略
（一）重視電子檔案管理隨著社會的進步發展，電子檔案逐漸在各大高職學校的檔案管理工作中普及應用，相關的檔案管理人員也開始重視電子檔案。為了使電子檔案的應用得到落實，從而使高職學校的檔案管理工作的質量以及效率得到一定程度的提升，高職學校的領導以及相關管理人員需要發揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對電子檔案在高職學校的檔案管理工作中發揮的作用具有一定的認知以及了解。除此之外，高職學校的領導以及相關管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實以及應用，加大對高職學校檔案管理人員的培訓力度，使高職學校的檔案管理人員能夠對檔案管理工作的重點內容以及管理精神有正確的了解以及認知。同時，高職學校還應當加大對檔案管理工作人員的監督管控力度，提高對檔案管理工作的要求以及標準，通過這樣的方式來提升高職學校檔案管理人員對高職學校檔案管理工作的積極性以及規范性，繼而使在高職學校的檔案管理工作中應用電子檔案管理的順利開展得到有效保障。
（二）提高職工對電子檔案的認知作為信息知識以及人才高度匯集的地方，高職學校應當積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關知識以及好處，將教職工對電子檔案的理解以及認知進一步提升[1]，繼而愿意主動配合高職學校完成電子檔案的實踐工作。第一，高職學校的相關負責人應當將自身具備的帶頭作用發揮出來，積極了解電子檔案的相關理論知識以及技能知識，并且主動參加相關的培訓，繼而使其他教職工對電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學校必須將電子檔案在學校內部的宣傳力度加大，讓學校的教職工能夠對電子檔案管理有一個正確的認識，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學校的檔案管理工作質量以及效率提升。
（三）加強安全管理對檔案進行安全管理是電子檔案管理中尤為關鍵的一個環節，但是，由于互聯網具有開放性較強的特點，而電子檔案管理是基于互聯網的一項信息技術，從而也將面臨著黑客技術以及計算機網絡病毒的威脅。因此，高職學校必須高度重視學校電子檔案管理的相關安全管理工作，使檔案內容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實施的時候，首先高職學校的檔案管理人員應當在建設電子檔案的過程中，對計算網絡的安全性進行檢查[2]，在確保計算機不存在病毒的情況下才能進行建檔。其次，高職學校一定要安裝正版的、具有極強防護功能的殺毒軟件，實時監測計算機的安全性，及時找出存在的安全隱患并且處理，及時更新計算機的硬件設施以及軟件程序。最后，高職學校應當積極安裝防火墻，避免發生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會被盜取或者是丟失。此外，為了做好應對各種突況的準備，檔案管理人員應當定時對電子檔案進行備份。通過以上的方式來加強對檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現問題。對自身的電子檔案設備開展定期的檢查以及維護工作，使設施中存在的隱患以及故障得到及時的發現以及解決。同時，必須要求高職學校檔案管理中負責電子檔案技術的工作人員對電子檔案管理系統中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學習相關技術，提高自身的技術水平，從而對電子檔案管理系統中存在的漏洞開展真正的修復工作，最終使電子檔案管理系統的風險得到一定程度的降低。除此之外，相關的電子檔案管理人員應當對電子檔案的相關管理軟件進行及時的維護、升級以及更新，使電子檔案的應用能夠更加符合高職學校的需求。高職學校應當積極對電子檔案管理的硬件設施進行及時的更新以及升級，將那些老化或者破損嚴重的設施淘汰，積極購入與現階段信息技術發展相符合的新型設施，使電子檔案管理的設施能夠達到電子檔案運行系統的標準，繼而實現電子檔案管理在高職學校檔案管理工作中的實施應用。
（四）健全檔案管理機制對于高職學校的發展而言，做好檔案管理工作是促進學校高效發展的一項至關重要的環節，為了能夠將電子檔案的管理工作做好，高職學校的檔案管理人員必須結合電子檔案的相關特點來健全電子檔案的相關管理機制，從而使電子檔案的管理質量以及管理效率得到進一步的提升[3]。第一，高職學校應當規定，每過一個特定時間就要對電子檔案進行歸檔，同時還要對電子檔案的質量進行嚴格的審查檢驗，一旦發現存在問題應當立即進行解決處理，使檔案能夠及時歸檔；第二，高職學校必須提升檔案管理人員對于電子檔案的理解以及認知，從而有效地制定規范的電子檔案管理機制以及相關的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專業性；第三，高職學校必須嚴格地監督電子檔案的編號分類工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開展高職學校的電子檔案管理工作。
（五）優化管理團隊電子檔案管理人員是電子檔案管理的主要構成部分，因此電子檔案管理人員的基本素養、專業知識以及技能、綜合素質等都是直接決定電子檔案管理最終的管理質量以及管理效率的關鍵因素。所以，高職學校必須優化自身的檔案管理隊伍，將管理隊伍中的成員的基礎理論知識以及專業技能提高，為高職學校順利開展電子檔案管理工作創造有利條件。第一，當高職學校的在對檔案管理人員進行選擇的時候，應當以學習能力、道德品質、思想意識、專業能力以及職業素養為篩選指標[4]，確保其專業能力、綜合素質等方面達到現階段中信息化管理的相關標準。第二，高職學校必須加大對檔案管理隊伍的建設力度，積極從社會中招賢納士，將電子檔案管理隊伍不斷地優化、擴大，從而實現高職學校電子檔案管理的品質化、高效化；第三，高職學校應當積極定期組織一些相關的技能培訓大會以及道德培訓大會，讓檔案管理人員能夠積極學習相關的計算機知識以及技術，并且培養其良好的道德素養、政治素質以及職業素養，避免發生學校檔案信息泄露或者被用于買賣等不良現象，從而對學校的安全管理造成不利影響。
關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；管理
現代科學技術水平得以提升，計算機技術與網絡通信技術應用到各個領域。在傳統方式下，檔案管理工作面對較大壓力，無法與現代技術實現有效融合。電子檔案在使用與記錄方式下，都能發揮較大意義，從而實現了紙質檔案與電子檔案的融合發展。因為檔案中記載著變遷情況，具有原始性特征，也能形成不同的價值形態，紙質檔案與電子檔案存在較大共性，所以，在對其管理期間，實現兩者的融合性，無論在信息整理、歸檔、收集等工作中，都需要促進其長期保存，基于現代化科學技術，維護其安全性，這樣不僅保證了現代方法與現代技術的充分利用，也使檔案管理工作更規范。
1電子檔案與紙質檔案
紙質檔案具有較高的留念價值，將其保存后，當一些有意義的事物產生后，會對其有效利用，紙質檔案也是人們比較熟悉的一種保存方式。一般情況下，紙質檔案主要將紙張作為信息記錄的一種形式。在事業單位中，使用的紙質檔案都為公文圖紙等，包括賬目、工作記錄等。但是，紙質檔案不容易保存，容易被破壞，也無法實現良好的保密工作。所以，企業或者事業單位的領導、管理人員需要認識到紙質檔案的重要性，以認真的態度對其處理。對于電子檔案來說，本身具備一定的保存價值，是基于計算機軟件、硬件以及數據庫進行保存的，與人們生活存在密切關系[1]。紙質檔案與電子檔案的使用都存在一定特征。紙質檔案需要保存的時間比較長，容易識別，在儲存期間，存在一定的直觀特點，是電子檔案中不具備。但是，與紙質檔案不同的，電子檔案能夠改變紙質檔案中存在的缺陷，不僅能實現自由轉換，還能對各個信息介質進行識別，對信息儲存具備較高的容納性，載體也更多樣，能夠促進信息資源的共享性發展。
2電子檔案與紙質檔案發揮的優勢
在企業與事業單位中，對檔案進行處理期間，要促進原始數據完整性。促進原始內容的完整性，保證其價值的充分發揮。當檔案數據產生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于紙質檔案與電子檔案的對比分析，電子檔案比較容易更改，但紙質檔案更方便閱讀。而且，紙質檔案中的數據信息也更穩定。當單位、企業內領導簽字、審核后，對其無法更改，其存在的真實性也比較強，具備一定的法律特征[2]。
3紙質檔案管理與電子檔案管理的融合策略
3.1檔案管理模式
在新時期發展趨勢下，檔案管理技術還比較低下，紙質檔案與電子檔案存在的特點和優勢都處于獨立發展地位。電子檔案在對信息進行傳輸、處理與開發過程中，實現了較大的便捷性和高效性，應用過程中，是各個媒體的集成化發展，具備全面性與直觀性特點，與紙質檔案相比，促進較大優勢。如果電子檔案無法得到安全保障，就要將紙質進行開發與備份保存。電子方式的實現是一個不斷發展的過程，在該階段，實現紙質檔案與電子檔案的融合，能夠實現良好的發展需要。在目前建設與發展下，紙質檔案與電子檔案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括雙套制與雙軌制。雙套制主要是實現文化歸檔的統一使用，該方式不僅能將電子檔案制作成紙質進行備份，還能實現紙質檔案的數字化發展，使紙質檔案與電子檔案的共同儲存與使用。對于雙軌制，主要是信息在生成、運轉期間實現的相互依存，它們隨著業務流程的改變而改變。該方式的使用在一定程序下能實現紙質檔案與電子檔案，工作人員對重復文件進行辦理，促進了管理形式的全面化發展[3]。
3.2檔案管理流程
在新時期不斷進步與發展下，電子商務、電子政務得以有效開展，各個企業與事業單位在內部也建立了相關辦公網絡系統，促進了紙質檔案與電子檔案的結合使用，達到優勢互補的作用。隨著國家檔案局對相關方法的推出，使紙質檔案、電子檔案在良好的環境下實現融合。在并存時期，檔案管理工作流程也產生較大變化。對檔案進行管理是，是檔案整體周期中存在的管理活動過程，其中含有鑒定工作、整理工作、歸檔工作以及儲存工作等。在傳統方式下，基層檔案都是從外部、自身內部引來的，其中，紙質檔案比較多。所以，在對其管理期間，電子檔案中也含有紙質檔案。在現代檔案管理中，需要實現電子檔案與紙質檔案的統一管理，在執行工作中，不僅在歸檔工作中更統一，在鑒定工作、整理工作以及儲存工作中都為更一致[4]。
3.3工作人員的能力
在新時期發展趨勢下，為了實現檔案管理工作的有效實施，還需要提高工作人員的能力和自身素質。在對電子檔案進行管理期間，需要基于紙質檔案管理工作進行思考，保證能夠實現電子檔案的長期保存和使用。紙質檔案與電子檔案存在較大不同，其中，最為主要是就是電子檔案管理工作中各個環節產生的技術含量比較高。因為電子檔案自身一定的技術特點和系統特點，所以，其中的電子檔案管理人員自身的專業性與自身素質都需要提升，他們不僅要掌握檔案管理工作中相關的基礎知識，還要學會計算機的應用，這樣才能保證檔案管理效率的提升[5]。
3.4管理制度與標準
在新時期發展趨勢下，為了應用新型檔案載體，實現與計算機技術的智能化管理，在對檔案處理工作中，要求實現信息的規范性與標準化。檔案信息系統的使用質量與數據信息質量存在緊密聯系，所以，要為數據信息格式設定相關標準。在新型載體檔案得以廣泛應用后期，促進業務管理各個方面更標準十分重要。如：建立統計標準、規則標準等。還需要為計算機數據庫建立相關標準，促進新型檔案信息載體格式的轉化標準，保證計算機硬件設備、多媒體設備都能充分利用。還需要為新型載體檔案管理工作制定相關的實施制度以及法律制定等，其中，在電子檔案的歸檔工作、整理工作以及儲存工作等各個環節充分利用。但是，由于電子檔案自身存在一定缺陷，導致電子檔案的真實性存在較大限制，所以，需要建立相關的法律法規，確定出電子檔案的法律地位。
結束語
電子檔案成為當今發展的主要趨勢，其含有的豐富內容能夠為工作提供信息基礎。對電子檔案進行開發利用，實現長期的保存工作，需要在技術、使用方法以及標準等方面進行改變，還需要提高管理人員的綜合素質，這樣才能實現電子檔案與紙質檔案的充分融合。
參考文獻
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一、檔案管理工作的電子化趨勢
隨著社會的進步與科技的發展，我國大多企事業單位中，無紙化辦公和自動化辦公的趨勢已經形成。在檔案管理領域，普遍實施的是電子檔案管理的模式，在社會發展的新時期，電子化趨勢是檔案管理工作發展的必然趨勢。該領域還存在一些不足，比如在檔案軟件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相應法律、法規的約束與規范的作用；在檔案分類方法的采用上缺乏適應性等。
二、實現檔案管理電子化的諸多益處
（一）充分利用最新技術，與時展相結合。檔案管理工作實現電子化趨勢，是科學技術發展的產物，唯有充分利用這種趨勢，才能實現本職工作的良好開展。通過對檔案資料的收集與整理，采用計算機技術，使之轉化為微機軟件的形式，以便更方便人們的查閱與檔案的管理。
（二）有益于工作效率的提高。與之前的紙質檔案相比，電子檔案的優勢在于其更容易書寫，更容易保存、也更易于人們查閱。電子檔案實現里對計算機技術的合理利用，發揮了計算機技術的諸多優勢，實現了對人力、物力、財力與時間的大量節約，也更大程度上提高了工作效率。
（三）可以實現資源的最大化利用。檔案管理工作注重對信息的加工，以往的紙質檔案模式受經費的影響，很多工作難以順利進行。醫院的檔案管理工作任務繁重，如果只運用紙質檔案費用很高，檔案管理工作電子化的實現，解決了這一難題。除此之外，電子信息還具備可以拷貝的特性，改變了原有紙質檔案手抄的形式，在進行查閱的時候，能夠通過拷貝輕松實現檔案備份。這使得檔案工作者的勞動成果得以體現，也使得檔案管理工作服務的范圍更加廣泛，從而實現了資源的最大化利用。
（四）加強了檔案信息的實效性。檔案信息具有時效性，醫院的檔案信息更是如此。應用以往的紙質檔案，實現對檔案信息的再加工，所耗時間較長，不利于實現檔案信息價值的最大化。電子檔案的出現，極大緩解了這一難題，因為通過對計算機的操作，人們能夠順利實現對原有檔案信息的查閱與修改，從而實現檔案管理工作的良好開展。
三、規避電子檔案管理工作中的風險問題
檔案管理工作采取電子化模式，與原有模式相比，在帶來諸多便捷的同時，亦存在著一定的風險，作為檔案管理工作者，要有規避風險的意識，使檔案信息實現最大的應用價值。
（一）是電子檔案管理工作存在風險的原因。
1.與電子檔案的特性有關。保障檔案信息安全是檔案管理工作不容忽視的問題，特別是電子檔案的出現，檔案信息安全問題更是應該加強，這與電子檔案的自身特點有極大關系。醫院的檔案信息眾多，電子檔案的信息安全受到影響，無疑會對檔案管理工作本身以及其他工作造成重大影響。所以，在日常工作中，注重電子檔案管理中的安全工作，有著極其重大的意義。
2.檔案管理工作中規范性不強。檔案管理工作中安全問題是人們較為容易忽視的問題，在對檔案管理工作的規范上表現的也不夠充分。突出表現為管理計劃的制定較為隨意，風險評估不夠徹底，檔案安全現狀不能保持等幾個方面。加強檔案管理工作中的規范性是社會新時期發展的要求，是做好檔案管理工作的有力保證。
（二）規避電子檔案管理工作中風險的措施。
1.提高檔案管理工作人員的工作素質。為了規避電子檔案管理過程中的風險問題，提高工作人員的業務素質是良好舉措。除引進一些高學歷、高能力的檔案管理專業素質人才之外，還要注重對單位的所有檔案管理工作人員的素質教育，舉行定期的培訓，提高其專業、負責的精神，真正形成忠于本職工作，實現部門間的合作互動的良好局面。
【關鍵詞】醫院;電子檔案;問題;對策
隨著電子信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往的傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。
1、醫院電子檔案管理中存在的問題
1.1檔案管理職責不明確，管理線條多
醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。
1.2醫院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。
1.3電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍
由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。
1.4檔案管理人員素質有待提高
由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。
1.5需要大量資金投入
醫院電子檔案的建設需要整體規劃,包括整個硬件平臺和網絡基礎設置,如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等,還需要進行信息的安全防護,這些都需要很大的經費投入。另外,這些電子產品更新換代速度快,生命周短,其后續的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。
2、提高醫院電子檔案管理的對策
2.1建立完善醫院的檔案管理網絡
醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。
醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協作。
2.2制定相應的電子檔案管理制度
要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。
2.3加強培訓，提高認識
檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。
2.4加大檔案管理的投入
關鍵詞：電子檔案；電子檔案管理
隨著計算機技術及信息技術應用的普及和深入，電子文件已成為檔案的主要信息來源，電子檔案的管理工作已成為檔案工作的重要課題。
1電子檔案的概念及產生
電子檔案是指單位或個人在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的、經過鑒定，具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。近些年，無紙化辦公和辦公自動化得到廣泛的應用，在提高辦公效率和降低辦公成本的同時，產生了大量的電子文件，這些電子文件通過歸檔形成了電子檔案，聲像材料的形成采用電子化手段也豐富了電子檔案的內容。同時，隨著我國檔案數字化工作的不斷推進，大量紙質檔案經過數字化處理得到的數字化成果也成了電子檔案的又一個重要來源。它越來越多地替代紙質檔案，其優越性是顯而易見的，同時檔案真實性的特質也存在缺陷，需研究與克服。
2電子檔案的優點
2．1存儲密度高
傳統的紙質檔案，占用很多的柜架及庫房面積。而電子檔案的存儲介質主要有磁盤、磁帶和光盤，這些介質的存儲密度很高，小小的一張光盤就可以存儲成千上萬件電子檔案。相當于紙質檔案占用的若干套柜架。隨著科學技術的發展，電子檔案存儲介質的存儲密度還將繼續增大，這樣大大節約了存儲的空間，可以更加充分地節省利用有限的空間資源。
2．2大大提高了檔案利用的效率
在傳統的檔案查閱模式下，找一份文件需要查看目錄，根據目錄提供的線索要素，查找有關文件，由于目錄制作的水平及查找人員的業務熟悉程度，往往查一份文件需用若干分或小時，有時甚至查不到。由于電子檔案是以電子文檔、音像圖片等計算機文件的形式保存在存儲介質中。因此，通過計算機的檢索方式可以在數秒鐘十分準確而快捷地完成對檔案信息的檢索，查找到所需文件與類似文件。同時隨著計算機網絡的迅猛發展，用戶可以通過檔案管理系統在線檢索查閱利用檔案，從而更好地服務于公眾、服務于機關、服務于社會。
3電子檔案的特性及存在的問題
3．1設備依賴性
電子檔案是存儲在各類存儲載體上的數據代碼。電子檔案的生成、檢索、查閱的過程就是對電子文件進行編碼解碼操作，這個操作過程需要借助于一定的硬件設備、操作系統和應用軟件，相應的軟硬件平臺，否則不可能實現。就設備更新方面來看，就會使電子檔案的長久保管利用帶來很大困難，現在計算機技術發展日新月異，更新換代對于計算機硬件來說幾年就會更新換代，而光盤等存儲載體可以保存幾十年。若干年后就有可很可能出現雖然有保存完好的光盤，但是已找不到讀取的設備。同時光盤也不如紙質材料，隨著時間的推移會自然消磁，會丟失所存檔案材料。所以，重要的電子檔案需打印成紙質來保存。
3．2電子檔案信息與載體的相分離性
紙質檔案的墨跡、圖形、符號是緊緊依附在紙張上的，內容與載體不可分離。而且是孤本，獨一無二，雖然有的紙質檔案可以復印，但很好辨別其原件與復印件。而電子檔案的內容與載體是分離的，一臺計算機上形成的電子檔案可復制到另一臺計算機上，而且能夠在不同計算機上傳遞，能夠突破地點時間限制。這樣，一方面電子檔案可廣泛復制傳遞方便了利用，另一方面很難識別其真偽與原件，很難保密，很難維護作者、責任者的產權。對檔案的原始性、真實性、完整性和有效性造成威脅。
3．3電子檔案的易更改性
紙質檔案一般不易更改，若更改其痕跡容易識別看出破綻。而電子檔案人們可以隨意對其進行刪改、增補、拼接、壓縮、還原等操作，這些更改不會留有痕跡。而電子檔案由于電子文件本質上是通過編碼的數字序列，并且對電子文件進行的修改可以做到輕而易舉，因此，如何判斷電子文件是否被篡改已成為電子檔案鑒定工作的一個難題。也給檔案管理與利用造成困難。
3．4電子檔案的多媒體集成性
由于電子計算機多媒體技術的應用，文字、圖形、聲像等多種媒體信息均可隨意組合、拆裝搭配構成電子檔案的內容，使得其信息量和結構要比紙質檔案復雜得多。甚至會造成同一份電子檔案的信息存在不同的載體上，這給電子檔案保管帶來很多問題。
4如何做好電子檔案管理工作
4．1建立并嚴格執行完善的檔案管理制度
為了安全高效地對電子檔案進行管理，首先要建立一套安全可信的權限管理機制，并且要求所有檔案管理人員嚴格執行，確保檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管、利用、更新和刪除等所有操作，都必須由具有相應操作權限的人員進行，嚴禁不具備相應操作權限的人員對電子檔案進行操作。同時在日常工作中，檔案管理人員嚴格執行電子檔案管理辦法，實行電子文件管理和電子檔案管理相統一，制定科學合理的電子文件歸檔制度。
4．2嚴格控制電子檔案的修改復制
由于電子檔案易更改和易復制的特性，所以在電子檔案的管理工作中，應嚴格控制電子檔案的修改及復制操作，防止電子檔案被篡改、信息丟失、失泄密等情況的發生。在實際工作中，可以將電子文檔設置為只讀、或對電子文檔進行加密，也可以將電子文檔設置為禁止修改、復制、打印等，以確保電子檔案的真實性、完整性和有效性。
4．3加強電子檔案的安全管理
①對辦公自動化系統及電子檔案管理系統與互聯網進行物理隔離，嚴禁計算機接入互聯網，避免由于計算機病毒、黑客攻擊等情況的發生；②對使用者的權限進行嚴格審核，對使用權限進行系統認證鑒權，注冊登記，保證操作動作回溯可查，責任到人；③要定期對電子檔案進行備份操作，確保電子檔案的數據安全。
4．4加強對檔案管理人員的業務學習和繼續教育工作
隨著檔案數字化工作的逐步展開，檔案工作的對象已經從傳統紙質檔案逐漸向電子檔案轉變，這就要求檔案工作者不僅要具有較高的檔案業務水平，同時還應熟練地掌握計算機技術。為了更好地將新思想新技術運用到電子檔案管理工作中，加強檔案管理人員的業務學習和繼續教育工作勢在必行。
4．5不斷研究探索電子檔案管理的新方法、新措施
在電子檔案管理實踐工作中，要不斷研究總結，遵循電子文件和電子檔案產生發展的規律，勇于創新，不斷完善電子檔案管理的各項規章制度。同時要重視電子檔案管理經驗的學習交流，吸取和借鑒其他單位企業先進的制度及方法。
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1.電子檔案載體的保護
傳統紙質檔案的載體材料是紙張，而電子檔案的載體主要是磁性物質材料，如磁帶和光盤等。因此，兩者對載體的保護有很大區別。對電子檔案載體的保護最重要的是要提供符合磁、光介質的保存環境，電子檔案所需的環境溫度為17℃-20℃，相對濕度為35%-45%，而紙質檔案保存所需的環境溫度為14℃-24℃，相對濕度為45%-60%；要避免陽光直射，以免電子檔案載體材料發生氧化反應，造成信息丟失；遠離磁場，存放電子檔案的柜架或金屬盒要有抗磁性，以免發生消磁或磁化現象；要避免機械震動，以免破壞數據信息的完整性；存放電子檔案的庫房內還應配有防腐蝕性有害氣體的設施和設備，定時進行機械通風，保證環境通風良好。另外，存放電子檔案的檔案室要配備防腐、防潮設備，遠離釋放有害氣體的工廠，要定時進行室內通風，保證檔案室內擁有良好的空氣質量。紙質檔案的耐久性可以持續幾十年甚至上百年，與紙質檔案相比，電子檔案載體材料的壽命比較短，一般僅為5-10年。因此電子檔案應每5年進行一次有效的安全性檢查，包括外觀檢查和邏輯檢查。外觀檢查，即檢查表面是否有污垢、損壞等現象；邏輯檢查，即用專用檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，以便進行有效的修正或更新。電子文件不同于直觀的紙質文件，需要借助現代化的辦公設備才能讀取，其中計算機是十分重要的工具，電子文件的顯示、拷貝，電子檔案的整理、鑒定、利用等都是在計算機上完成的。因此，為了保證歸檔電子文件的有效識讀，要注意對計算機及其軟硬件加強維護和更新。硬件包括計算機、掃描儀、打印機、復印機等；軟件包括壓縮處理的軟件以及電子檔案所依賴的計算機技術和數據參數，如音頻設備文件等。在電子檔案歸檔時應注意收集其屬性標識和相關軟件，用視頻設備獲得的動態圖像文件還應注意收集其壓縮算法和軟件。
2.電子檔案真實性的維護
由于電子檔案的形成快速便捷，在歸檔的時間上比較自由，可以在文件處理完成后立即歸檔，也可以在某一時間周期內歸檔。為了保證電子文件在傳輸、處理過程中準確無誤，防止信息失真，電子文件在形成過程中要隨時進行簽名、信息驗證和身份驗證。由于電子檔案是由一套特定的數字代碼程序組成的，凡是能接觸到電腦的人都可以對其進行修改，為防止非法訪問或隨意改動電子檔案，對電子檔案的修改、存儲、傳輸等操作要進行實時登記，并以密碼形式防止刪改，以保證電子檔案的真實性。對于需要簽署的文本，可以采用聲音批示，以彌補單純的手跡簽名的不足。有時為了保證電子文件不被非正常改動，應采取更嚴格的安全措施，如開發專門的安全保護軟件或者編寫安全程序；同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對重要的電子文件制作紙質文件加以保存。將電子檔案中的電子文件設置為“只讀”狀態，也能夠保證從計算機上讀取到信息而不做任何的改動。每一份電子檔案都有自己的相關背景，不僅是業務方面的，也包括相關的政治、經濟背景。在保存電子檔案時需要將這些背景信息一并保存，這不僅能夠有效地幫助以后的利用者了解電子文件所包含的信息內容，也有助于證明該電子檔案的真實性。
3.電子檔案完整性的維護
在保存電子檔案的過程中，為保證檔案的完整性，需要把電子檔案與其他檔案的相互關系、相對位置等元數據一并保存，相關的應用軟件也需一并保存，包括電子檔案的相關電子圖像。隨著電子檔案數量的不斷增加，其所占用的存儲空間和時間也隨之增加。為保證電子檔案的完整性，必須做好相應的備份工作。首先要對所有電子檔案進行完整的復制，在以后每次復制時，只需針對上一次完全復制后新增加的數據或修改的數據進行備份復制即可。這樣能夠避免因每次都備份所有數據信息而造成的存儲空間和保存時間的浪費，保證電子檔案在保存和恢復時的完整性。由于電子檔案依賴于計算機和計算機網絡而存在，所以要保證電子檔案的完整性必須在這兩方面做到萬無一失，即將同一電子檔案保存于兩臺以上的電腦中，以防止一臺計算機出現故障造成電子檔案不完整；同時需將同一電子檔案保存于兩種以上的網絡中，防止某一網絡被毀壞，造成電子檔案失去完整性甚至永久丟失。正是因為電子檔案在載體保護、真實性維護和完整性維護方面存在諸多要求，且比較依賴相關成熟的技術，而紙質檔案則可以真實、直觀地再現文件的原貌。因此，在一定時期內電子檔案不會完全取代紙質檔案，兩者形成并存發展、相輔相成的依賴關系。同時在檔案管理工作中也需要二者相互配合，充分發揮電子檔案的效用。
4.加強電子檔案安全性的防護
網絡的普及極大地促進了電子檔案管理工作，因此加強網絡安全不容忽視。加強電子檔案安全防護主要有兩點：一是用法律保護電子檔案的信息安全，增加法律意識；二是要創建檔案安全管理系統，確立基于角色的訪問控制模式，充分利用現代信息安全技術，保障信息的完整性及保密性。只有在安全管理制度完善落實，電子檔案數據庫安全建設，電子檔案管理系統安全運行和與相關信息安全技術結合運用的基礎上，電子檔案的安全性才能夠得到保證。
5.加強電子檔案管理人員的培養
（一）電子檔案管理能夠有效的節省人力和物力與傳統的檔案管理相比較，傳統的檔案保存工作中，由于某些重要的檔案資料，不但需要專門的人員進行管理，還需要投入大量的管理經費，但是還是不能確保檔案的絕對安全性。隨著計算機網絡的廣泛應用，給檔案的歸檔提供了更加方便和快捷的手段，并且還為檔案的提取和利用都提供了快捷的途徑，此外還為檔案的歸檔與檢索等當面提供了相當的便利。也就說說電子檔案不但加快了檔案歸檔的速度與質量，還節約了大量的人力與物力。
（二）強化電子檔案管理，能夠有效的提高檔案服務的質量檔案的電子化，其目的就是為人們提供簡單快捷的檔案管理服務。電子檔案的特點就是信息化程度高，所有的原始檔案都通過數字化的信息形式儲存在計算機中，并且經過互聯網的傳播，方便世界各地網絡在線的用戶查閱和篩選自己需要的信息。所以，強化對電子檔案的管理，不斷的利用新技術，完善電子檔案的管理模式和途徑。隨著時代的發展，許多的檔案使用者對電子檔案的要求越來越高，他們不但要求電子檔案提供原始的文字檔案，甚至有的還需要查看原始檔案的圖像以及相關的視頻資料等，由于傳統檔案的種種限制，導致是在電子檔案迅速發展的今天，已經遠遠的不能滿足人類的需求。電子檔案因為其自身的特殊性，能夠為人們提供更全面的信息服務，隨著檔案需求的多樣性與社會科學的不斷發展，檔案管理工作的服務對象以及檔案的管理方法都在不斷的變化中。但是電子檔案因為其動態、全面的服務特點，在很大程度上能夠滿足人們逐漸多樣化的需求。
二、加強電子檔案管理的方法
（一）利用風險管理方法，提升電子檔案管理的水平
電子檔案管理由于利用的計算計算機網絡平臺，致使其在存儲的過程中具有很大的危險，所以采用風險管理的方法，對電子檔案的存儲中可能遇到的危險進行分別、估計、防護并且采取相應的措施進行應對，通過這些手段的應用，將電子檔案的管理風險降低到用戶可接受的范圍內，進一步的達到電子檔案管理的安全系數。
（二）規范電子檔案管理的操作流程
傳統的檔案管理在歸檔前與歸檔后的管理部門的分工是不同的，這就在一定程度上對文檔保存的連續性造成了破壞。電子檔案是建立在計算機網絡上的虛擬信息，通過網絡這一特殊途徑，將文檔通過一定的管理流暢，順暢的將電子文檔進行歸檔和存儲，文件的生成和保存是在一個完整的環節中實現的。電子檔案的生成到永久性的保存以及銷毀是一個不可分割的過程，因此對電子檔案生成的流程應該按照不同的管理要求和流程，建立專門的管理部門進行控制，將電子檔案的操作流程系統而安全的管理起來。
（三）強化工作人員的管理，建立完善的管理體制
電子檔案作為一種新興的事物，其發展是比較晚的，因此一套完整的管理體制對電子檔案的管理工作是相當重要的。在建立完善的管理機制的基礎上，還應該通過績效考核歸納到電子檔案的管理內容中，以此來激勵管理人員的工作積極性。同時還應該投入一定的資金，在硬件設備上提供一定的支持，保證管理機制高速、有效的運行。
三、結語
【關鍵詞】電子檔案 保存 維護 維護 管理對策
信息化的時代，隨著計算機與網絡技術的普及,企業信息數字化、辦公自動化的快速發展,電子檔案已經成為企業檔案工作中必須要面臨的工作問題，并且在實際工作中產生的各種問題和難點也必須面對，需要在企業中得以合理運用。
根據多年的檔案管理工作經驗，在此著重探討分析企業電子檔案管理工作中出現的問題以及一些處理方法，拋磚引玉，和檔案管理工作的同仁們共同探討。
一、企業電子檔案管理中出現的問題
（一）電子文件原始資料的保存
目前,在計算機上起草和制作文件,已是辦公常事。往往文件一旦定稿打印后,作為草稿性的電子文件的保存就經常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取保護措施,隨意對其進行刪改,不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非,失去了歸檔保存的意義。
（二）電子檔案的完整性難維護
電子檔案材料的多樣性、結構的復雜性,儲存方式的互換性,容易造成信息缺損。當前,電子檔案儲存方式主要有光盤、磁盤和磁帶。這些媒介材料的化學性質不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應,容易造成電子檔案信息丟失，使電子檔案內容的完整性很難保障,直接影響信息再現。
（三）信息安全與保密問題
電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性,造成電子檔案與載體的可分離,使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。互聯網的開放性,使電腦病毒和蓄意破壞的電腦黑客對檔案存放載體形成威脅,載體一旦被電腦病毒感染或被黑客闖入,就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失,甚至造成整個信息系統癱瘓。
（四）電子檔案的接收格式問題
由于電子檔案的應用尚沒有全國范圍內普及,檔案文件在轉手移交過程中,會出現因兩部門存儲檔案方式不同,使用軟件不同,而使電子檔案在轉交過程中出現困難。
（五）電子檔案的長期可讀性難實現
電子檔案的內容是以數字形式存儲于各種載體上的,但由于電子檔案形成單位的不同習慣,所應用軟件、媒體不同,對同一項目所形成的電子檔案格式都不盡相同。電子檔案在以后的利用中,必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。而互不兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案,在電子檔案利用時對信息的交換、顯示會造成很大困難,導致電子檔案打不開或無法顯示而失去可讀性。即使是互相兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案,隨著科學技術的進步,電子計算機系統軟硬件技術的不斷升級,數字壓縮、解讀等技術的不斷更新換代,電子檔案在現在形成時所依賴的先進技術,在未來利用電子檔案時往往是時過境遷,新技術已經不認識老技術了。所以,將最初形成的電子檔案原始軟盤、光盤等原件載體保存起來,也并不意味著載體實物上的電子信息能完整無損地、源遠流長地被利用下去。
二、企業電子檔案管理的對策
（一）電子檔案管理的原則
企業電子檔案管理要秉承規范性、可靠性、高效率的原則。規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則,也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。要求所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行,并盡可能采用國際通用標準，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準。可靠性問題，除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規范外,文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中,要嚴格制度、堵塞漏洞,不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效,還要注意在整理、鑒定、復制、調閱等各個環節遵守操作規程,建立必要的備份等,以防止信息的丟失和失真,維護電子檔案的可靠性。而高效率，應在充分研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電子化方案和最高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定,是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵，而優良的電子化加工系統,是檔案信息電子化工程的助推器。
（二）規范電子文檔一體化管理模式
電子文件管理系統的文件管理功能是由電子文檔管理軟件預先內設的元數據需求確定的,所以說電子文檔管理要落實到以軟件為核心的解決方案上,制定相關元數據規范,自覺創建對軟件功能進行規范的平臺。以此為指導,研制有利于電子文檔一體化管理的通用元數據標準,建立電子文檔一體化管理相關的配套標準體系,顯得非常必要。解決電子檔案管理的難題,涉及宏觀政策、信息管理、相關法規以及系統設計等問題。除考慮到電子公文歸檔的需求外,還必須顧及電子文件核心流程層和特定流程層流轉的諸多問題,這是一個復雜的管理系統。而標準又是與時俱進的,需要不斷更新和升級,不能永遠停滯在一個水平上。因而,僅局限于某一個行業、某一個學科或某一個部門研究遠遠不能適應需求。而無政府盲目競爭,自由創建信息孤島,重復設計、各自為政、五花八門、互不兼容也是不行的。要解決電子檔案管理難的問題,與世界電子文檔一體化接軌,就必須建立一個頂級一元化技術權威機制,統一組織協調諸多相關機構聯合攻關,統一全國的電子文檔一體化管理模式,規范電子文檔一體化管理系統軟件開發,以保障電子文檔一體化管理的需求,已成為解決電子檔案管理難的明顯發展趨勢。
（三）采取切實可行的信息保護措施
信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前,為防止檔案信息被竊取、刪除和修改,防止網絡??黑客的進入,常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠,確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密,防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改,都具有很好的效果。應當不斷改進現代化管理手段,努力提升館藏檔案的安全保護水平。
（四）電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理要加強
軟件管理上,要積極開辟電子檔案存儲的新途徑,為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備,對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞,對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級,搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上,要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境,強化防磁設施的完善和維護,有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施,確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。
關鍵詞： 電子檔案 管理難點對策
一.電子檔案的特點
電子文件是指能被計算機系統識別、處理、按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上, 并可在網絡上傳輸的數字代碼序列。電子文件按一定手續歸檔后便形成電子檔案, 它具有如下特征：①與計算機軟、硬件等設備關系密不可分；
②與紙質檔案相比概念上有本質的區別；③更高要求的保管條件。
電子檔案材料的多樣性、結構的復雜性,儲存方式的互換性,容易造成信息缺損。當前,電子檔案儲存方式主要有光盤、磁盤和磁帶。光盤是利用激光進行信息存取的,它呈圓盤狀,由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合的檔案信息具有系統性、真實性、價值性,企業才能從中獲得更為完善的服務。
二． 電子檔案的歸檔要求
計算機特點之一是修改方便,這一特點卻是檔案部門的大敵,檔案是不允許修改的,即使有錯,作為真實的歷史記錄也是不能修改的。為了防止修改,檔案管理軟件中可將電子檔案設置為“只讀”狀態,這樣用戶只能從計算機上讀取檔案信息,而不能作任何修改。如果要用光盤,一般應該采用一次寫人多次讀出光盤即WORM光盤,這樣用戶只能讀取信息,不可以做任何修改,這種不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子檔案。
在電子文件的歸檔過程中, 應注意登記電子文件的容量及形成時間, 特別是形成時間不但要登記年、月、日還要登記時、分,因為文件只要修改其存儲容量、時間, 則和原來的文件是不一致的,這樣檔案人員就能注意到文件在復制、打開過程中是否被有意或無意的修改,如果發現文件被修改,應及時尋找原因, 防止類似情況再次發生,并盡可能恢復原電子檔案的本來面貌。
對歸檔的電子文件應注意是否被加密和壓縮,當發現文件被加密時,應及時和文件形成者取得聯系,給予解密。對壓縮的文件,由于壓縮工具眾多,一人一個方法,不利于檔案的提供利用,建議對所有壓縮的文件全部解壓后再存儲在光盤上, 這樣對電子檔案的保管、日后維護、提供利用等都是有利的。
歸檔拷貝的份數,一般為二套,分別存放在不同的地方,如果某些電子檔案利用率特別高,可做一套專門用于提供利用。保存二套的原因是由于電子檔案在長期保存過程中可能會出現讀寫錯誤,但同時同一文件同一位置出錯的可能性是很小的,這樣可大大提高電子檔案的安全性和可靠性。光盤存儲技術發展到現在也只有二十年的時間,檔案管理人員不能有太大的期望能永久保存電子檔案,在經濟能力允許的情況下,可適當考慮轉存到縮微膠片等其它更能耐久存儲的載體上。
電子檔案的保管和維護措施
電子檔案的保存,首先要求具備一個適合電子檔案載體保存的環境。電子檔案載體的保存環境,一般是指脫機存儲而言,應而要達到有關要求如歸檔光盤應直立排放,嚴防變形,不得擦洗、劃刻、觸摸盤片的處,不得彎曲、擠壓、摔打盤片,防止盤片沾染灰塵和污垢,避免陽光直接照射溫度控制在17～20℃,相對濕度35%～45%遠離熱源、酸堿等有害氣體和強磁場,對需長期保存的電子檔案最好存放在恒溫恒濕的檔案庫房中,有條件的檔案館可將光盤等直接存放在防磁柜中,防磁柜平時盡量少開啟,防磁柜的鑰匙應有專人負責。良好的保存環境,不
僅可以延緩載體的自身老化,而且還可以減慢載體上所有信息的自然衰減。
電子檔案載體,特別是磁性載體,極易受到保存環境的影響,即使在良好環境下,也難免不發生信息丟失或讀取錯誤的現象,這是由于載體在長期保存過程中材質老化及磁記錄的自然衰減所致,所以對保存的電子檔案,應每隔一年抽樣機讀檢驗一次。光盤的拷貝轉存應根據光盤的保管情況、光盤驅動器的發展和兼容情況、計算機操作系統變化情況、硬件環境的變化情況而定,當上述四個條件任何一個發生較大變化時,應考慮有必要進行轉存,轉存時特別要注意選擇最新型號的光盤、驅動器、計算機操作系統和硬件環境,這樣下次轉存的時間間隔可長一些,同時原光盤至少應保存一個轉存周期,以防萬一。
四．實現檔案電子化的途徑
(1) 檔案信息數字化。檔案信息數字化是經過電子技術處理而記錄在新的介質上的一種方式, 進而形成了新的文件和檔案, 稱為電子文件和電子檔案。電子檔案具有信息與載體之間的可分離性、信息的可變性、信息的記錄與讀取速度快、多種信息集成性、信息的可操作性等特征。電子檔案的這些特性, 使人們獲得與處理檔案信息的方式發生深刻的變革,檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快捷,可使檔案信息實現資源共享化,更大限度的滿足企業對檔案信息利用的需求。實現了檔案信息數字化就為檔案信息網絡化打下了基礎,檔案信息數字化是實現檔案電子化的有效途徑。
(2) 檔案信息標準化。檔案信息電子化形成電子檔案。電子檔案與傳統檔案的區別在于記錄方式的數字化,當使用電子技術和設備將信息記錄在光盤或磁性載體之上形成電子文件或電子檔案,其信息就不能脫離這種生成環境和設備單獨存在,電子檔案信息具有非人工識讀性和系統依賴性。電子技術及設備的不斷進步,使電子檔案形成的環境出現較大的差異,這種差異造成電子檔案信息經過一段時間后,存取性受到限制,舊的硬件及軟件已經被新的硬件及軟件所取代,舊的硬件及軟件環境生成的檔案信息在新的環境下不能被正確識別并存取。這就要求電子檔案信息實現標準化,實現電子檔案信息存儲結構及格式的標準化,形成通用的存儲標準,使之在各種不同的環境下都能被準確識別、讀取、存儲。因此, 檔案信息標準化是檔案電子化持續、長久發展的唯一途徑。
(3) 檔案信息網絡化。實現檔案信息資源網絡化就是要實現檔案信息系統與網絡技術和網絡應用軟件的集成,形成可查詢多種平臺的檔案信息管理系統,使之支持多種操作系統,具有統一的用戶界面,統一的文本格式,統一的查詢方法,用戶科直接得到所需要的檔案信息。企業科技人員通過網絡進入檔案網站,經相關手續取得許可授權,進入網站檢索相關信息,閱讀或下載所需檔案信息,以滿足企業快速發展的需求。
