時間：2023-05-23 11:31:44
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1.電子化的檔案載體
傳統的人事檔案管理資料主要為紙質的載體，檔案管理人員需要花費大量的時間、精力考慮如何存儲和保管人事檔案資料，紙質化的檔案載體需要耗費很大的存儲空間。隨著信息技術的發展，目前人事檔案資料已經可以用電子化的方式實現。檔案管理人員只要使用使用計算計，就能完成電子化文檔的處理工作，只要擁有大容量硬盤，就能存儲海量的人事檔案資料。
2.數據化的檔案管理
如果人們需要一份人事檔案資料，檔案管理人員需要花費大量的時間在檔案的分類中查找。隨著信息化的發展，人們可以使用數據化的方法管理電子人事檔案資料。人們可以預先制作一套管理模板，然后輕松的為電子人事檔案添加分類標簽，需要人事檔案資料時，人們只要輸入查找命令，只花一、兩秒鐘的時間人們就查找到需要的資料。
3.分級化的查閱方式
隨著信息技術的發展，企業或部門均有屬于自己的門戶網站，人們可以進入門戶網站查閱自己需要的人事檔案資料。然而，這些人事檔案資料根據保密的程度具有分級性。比如說非企業或該部門的人員只能查閱已經對外開放的人事檔案資料；企業人員可以根據自己的權限查閱一些較為保密的資料；企業單位或負責人可以查閱非常機密的人事檔案管理資料。
4.網絡化的共享平臺
在信息化的時間，人事檔案資料已經成為展現部門或企業實力的一種途徑；也成為企業或部門里人與人之間相互了解的一種途徑；同時也成為人們熟悉自己工作環境的一種途徑。人事檔案資料已經成為一種可供共享的資料，這種共享性給企業或部門工作的開展帶來很多便利。
二、信息化的人事檔案管理模式的革新
1.革新封閉性的服務對象
舊時代的人事檔案，一般應某個單位、某個組織的需求而建立，它服務的對象為這個單位或這個組織的人，這種服務的對象影響人事檔案的記錄范圍，即該人事檔案記錄的主要是與這個單位與組織有關的事。信息化的人事檔案的共享性要求人事檔案管理人員必須全方面的記錄人事檔案資料，這種人事檔案資料比過去的資料具有更多的價值。
2.革新單一性的資料來源
舊時代的人事檔案資料，一般由人事檔案相關的當事人自行填寫，或由管理人事部門的工作人員填寫。由于個人因素，這使人事檔案管理資料可能會出現偏差。在信息化時代，檔案管理人員可用多種渠道采集檔案資料，使用新的檔案采集模式，能使人事檔案資料更全面。
3.革新指定性的查閱人群
舊的人事檔案資料由檔案管理人員專門保管，只有指定的人群才能夠向檔案管理人員要求調閱人事檔案。因為查閱的人群范圍有限，所以舊的人事檔案管理模式的利用率較低。在信息化的人事檔案管理模式里，人們可以在自己權限的范圍內自主的查閱人事檔案管理資料，獲得自己需要的信息。
4.革新被動性的管理方法
舊的人事檔案的管理方法為由人事檔案管理人員采集和管理人事檔案資料，日后，檔案管理人員會根據企業或組織活動的開展補充和更新資料，這種管理方法非常的被動。在信息化的時代，人們要求檔案管理人員優化人事檔案資料，使這些資料能位部門或企業創造更多的價值，人們的需求使檔案管理人員必須主動的思考如何才能做好人事檔案管理工作。
三、信息化的人事檔案模式表現的形式
1.社會性的服務對象
過去的人事檔案管理模式以封閉的方式為企業或部門提供資源服務。然而信息化的技術共享性的特點，使人事檔案資料成為一種推動企業或部門工作的重要資源，人們從人事檔案資料能了解到企業或部門工作的情況。這使人事檔案管理要以整個社會成員為對象提供服務。廣泛的服務對象是大人事檔案管理的方向。
2.廣泛性的資料來源
隨著信息技術的發展，人們可以從多種渠道得到各種信息，這就使人事檔案資料的來源變得多元化。人事檔案的管理人員可以從人們的記錄、相關部門的紀錄、網絡渠道、其它社會渠道得到人事檔案資料，檔案管理人員需要全面的收集這類資料，并合理的篩選與整理，才能使人事檔案資料具有更多價值。
3.多樣性的查閱人群
隨著信息技術的發展，人們會根據自己的需要查閱人事檔案管理資料。比如一部分企業或部門外的人員為了了解企業或部門的運作情況，需要查閱人事檔案資料；企業或部門的人力資源管理部門為了作好人力資源的配置，需要查閱人事檔案資料；部門或企業的工作人員在工作時，有時需要負責某項工作的人員與自己配合，他們也需要查閱人事檔案資料。多樣性的查閱人群要求人事檔案資料更真實、更全面。
4.開放性的管理方法
由于過去人事檔案管理模式的封閉性，使人事檔案的管理由檔案管理人員說了算，他們得不到有效的建議和幫助。隨著人事檔案共享化，人們在使用人事檔案資料時能夠了解到人事檔案管理現有的弊端，他們能給人事檔案管理人員更多建議，人事檔案人員能根據諸多意見改變管理方法，使人事檔案管理的水平進一步提高。
【關鍵詞】人事檔案；歸檔管理；工作
為了指導醫院進行人事檔案管理，政府部門下發了《干部檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等文件，在條例的要求下，醫院要把人事檔案管理工作認真貫徹落實。同時，在規劃醫院的總體發展目標和醫院的業務建設過程中，也應當將人事檔案管理工作放在重要位置。
一、加強人事檔案歸檔管理工作的重要作用
醫院工作人員眾多，按照規定收集、整理、鑒別、分類和歸檔醫院的人事檔案是醫院基礎工作內容的一部分。一般而言，醫院可據此進行業務考核和工作調動。人事檔案中，針對醫院工作人員真實的歷史工作表現、工作實際等有翔實的記錄。同時，醫院會根據歸檔制度，對工作人員的德、能、績、勤、廉方面動態信息進行補充（具體包括工作任務、論文、論著、成果獎勵等），以保證為考核提供參照。現階段，人事檔案有紙制及電子數據兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規定實施管理。
二、醫院人事檔案歸檔管理的現狀
現階段，關于醫院人事檔案的歸檔管理，遇到了一定的問題，現存的干部人事檔案中，關于干部綜合能力、素質的績效考核材料非常有限。這在某種程度上不利于醫院實施考核。通常，檔案中的考核材料應該比較完善，包括個人的德、能、勤、績四項的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激勵員工方面發揮的作用非常小，與預期效果相差甚遠。此外，在醫院人事檔案中，難以完整地了解個人的績效情況。其中，僅僅存在一個人的某一階段的業績成果，而不能提供個人量化考核動態信息。在醫院人事檔案管理中，對于績效考核形成的材料并沒有得到很好的管理，其整理和歸檔都不同程度地存在問題，以至于開發和利用不能正常進行。同時，醫院的人事檔案管理在績效管理方面較為欠缺，主要是因為其缺少科學的管理方法。隨著時代的發展，人事管理對檔案工作有了更高的要求，在此情菹攏必須更新管理方法。否則，人事工作需求的變化將會打亂檔案管理的秩序。
三、加強人事檔案歸檔管理工作的具體方法
人事檔案管理在人事工作變化的前提下，應從檔案材料收集、歸檔和驗收把關上加強管理，以確保檔案的查、借、用、轉等程序更加規范。
（一）檔案材料的收集要全面翔實。目前，關于加強人事檔案的歸檔管理，應注重人員績效方面的材料收集管理。醫院的主要工作內容是臨床工作，按照此工作性質，業務、行政管理等部門分別擁有醫務人員的績效材料。為了收集材料的全面翔實，應按期驗收績效考核文件材料，并根據人員的教學、醫務、護理工作立卷和移交材料，確保二級管理單位上報檔案材料的全面翔實。同時，為了保證人事檔案的歸檔管理工作的全面而規范，應針對負責課題兼職檔案人員，進行技術培訓，提高責任心，認真負責地做好課題文件材料的積累、立卷與歸檔工作。
（二）檔案材料整理要各負其責，協力合作。在績效檔案歸檔工作中，具體有項目收集、鑒別、整理、登記、歸檔、保管、利用等多個環節，涉及不同部門。對于這些環節的整體運作，應該由各部門各負其責，通力合作。如在課題資料整理中，人事檔案室有自己的職責范圍，課題組也有相應的職責權限，兩個組織各司其職，將課題各階段形成的文件材料整理完善。另外，對于課題文件材料的積累，應該由醫務人員負責，人事檔案室和課題組應進行督促、指導。歸檔的績效檔案文件材料也有嚴格的要求，第一，必須是原件；第二，材料必須翔實，且沒有缺處；第三，文字不得出現涂改痕跡；第四，確保承辦單位準確，個人簽字清晰，形成材料的時間有效。
（三）檔案材料的歸檔要嚴格把關驗收。醫院檔案管理室應嚴格把關。以科研課題為例，課題（項目）負責人主持立卷歸檔的責任制較為適合。一旦科研項目完成或部分完成，歸檔時間應確定，一般為項目結題或鑒定后不超過20天，且由課題組負責人整理文件材料。課題形成積累的全部文件材料，應由課題兼職檔案員負責匯總，對于文件材料應進行系統整理、立卷，并按時移交。醫院綜合檔案室在收到科研項目文件材料后，出具“歸檔證明”給科研主管部門，并完成簽署意見、加蓋檔案室專用章等一系列工作。歸檔過程中，針對三類材料可予以退回，一類是材料不齊全；一類是材料不完整；另一類是對象不明確的。對于退回的應及時進行補辦。此外，為了提高管理水平和工作效率和質量，對于醫院人事檔案管理，應加快推進其信息化建設進程。
四、結語
綜上所述，醫院的人事工作中，離不開人事檔案。醫院設置檔案管理室，應提供更規范的檔案管理服務。為此，醫院管理者應從服務的角度出發，加強人事檔案的歸檔管理工作。只有這樣，才能為人事管理提供第一手資料，確保領導在人才選拔和干部任用上有可靠依據。加強人事檔案的歸檔管理，對于服務工資、職稱等人事管理工作非常有利，應該得到醫院人事檔案人員的重視。
【參考文獻】
[1]理文.我國干部人事檔案管理研究[D].安徽大學，2013.
一、人事檔案管理流程中的風險
隨著社會的發展和科學技術的進步，特別是我國社會主義市場不斷完善和人事制度改革的進一步深入，傳統的管理方式不能適應新形勢發展的需要，人事檔案的管理出現了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應現代社會發展的需求，亟待人們加以解決。
1.人事檔案材料內容質量不高
當前許多人的人事檔案質量不高，缺乏利用價值，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細致的、實際性的少；反映個人經歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個人道德品質、業務能力、技術專長的少；反映過去情況的多，反映當前情況的少。尤其是一些材料定性結論多，定量描述少；或者只講優點，避免缺點；內容空乏，個人總結和組織意見盡是套話，無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。另外，由于鑒定審查不嚴、檔案管理人員責任心不強等原因，也導致了人事檔案造假問題日益嚴重，嚴重影響了人事檔案的真實性和嚴肅性，給人事工作帶來諸多麻煩，同時也使得人事檔案在對人們職業信譽維持方面的作用大大降低。
2.人事檔案的管理不規范，檔案丟失、變更、損毀嚴重
檔案在歸檔后，需要大量的反復查閱。由于檔案量巨大，當需要查詢檔案時，需花費按小時計，甚至一天的時間在檔案室查找，耗時、耗力；檔案資料沒有安全可靠的備份，一旦出現人力不可抗拒的意外事件，原始檔案極易丟失、損壞，但恢復、修補困難。長時間保存，檔案紙張、字跡也極易褪色、霉變，將會造成無法挽回的損失。由于檔案需反復查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾；一些檔案的歷史已經很久遠，且紙質較差，已經不能適應當前查詢、翻閱的要求，而且，對這部分檔案的直接查詢，所造成的破壞將是無可補救的。
3.檔案的整理不規范，檔案管理工作者觀念上重政治輕業務
整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作，把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖已立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。
盡管我們對人的評價標準是從政治和業務兩個方面來全面反映一個人的基本情況。然而，由于受“左”的思想影響，我們總是會自覺不自覺地將政治作為唯一的標準來評價人，并且將政治思想與品德作風、工作表現分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業務觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴格把屬于反映個人政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側重于政治思想表現材料的收集，能反映個人業務能力的材料相對較少，即使有也是數量有限或者補充不及時。
二、防范人事檔案管理的風險
針對人事檔案管理存在的風險，結合當前管理水平與實際，通過對人事檔案的內容、管理方法、管理制度等進行改革與完善以防范管理流程中的風險。
1.努力提高人事檔案材料的質量
1.1強化各級領導的檔案意識
檔案工作中出現的諸多問題，其根源在于組織人事部門和單位領導的檔案意識淡薄，沒有從思想上真正認識人事檔案及其工作的重要性。因此，增強組織人事部門和單位領導的檔案意識，爭取領導的重視和關心，是解決當前人事工作中存在的問題，提高工作質量和水平的根本途徑。
1.2提高人事檔案工作者業務素質
隨著科學技術的飛速發展和廣泛應用，檔案工作者面臨著知識化、專業化的嚴竣挑戰，加強科學文化知識的學習，拓寬知識面，更新知識結構是檔案管理者的當務之急。此外，還應加強業務素質的培養，以適應人事檔案管理日益復雜、逐漸現代化的發展趨勢。及時掌握黨和國家最新的人才政策、人事制度以及當前人才流動規律，了解組織人事部門的現實需要，主動提供全面、準確的人事檔案，為人事管理工作服務。
1.3補充具有個性的人事檔案材料。
針對人事檔案內容陳舊和“千人一面”的狀況，有關部門應在人事檔案材料內容建設上注意補充能反映當事人個性的檔案材料。具體而言，一是反映個人全面素質的檔案材料，如反映當事人身體素質、知識素質、能力素質和心理素質等方面的材料，其中有關個人心理素質和能力素質的材料應是重點補充的內容。在反映心理素質的有關內容中，應側重反映當事人的個性、合作與團隊精神、創新意識等；二是反映個人業務考績方面的檔案材料。對不同的工作崗位而言，具體業務考績的標準應有明顯不同。
2.加快人事檔案信息化管理進程，提高檔案工作質量水平
在人事檔案管理工作中，盡可能地運用當代科學技術的新成果，先進的管理方法、先進的科技手段與工具，提高人事檔案工作的效率和水平。通過文件掃描、光盤存儲等技術，實現檔案的備份存儲和計算機管理，減少原件的 損耗，并實現檔案信息的資源共享。
3.健全各種規章制度，建立適應時代要求的人事檔案管理體制。
應遵守《檔案法》，以及上級主管部門頒布的各種規章制度，各單位還應結合本單位的特點和實際，制定本單位的人事檔案收集歸檔補充制度、檢查審核制度、交接轉遞制度、查閱借閱制度等，做到有法可依。規章制度制定以后，一定要認真貫徹執行，排除一切人情干擾，堅決按各種制度和規定手續辦事，做到有法必依，執法必嚴；對各種利用檔案進行造假或謀取私利現象，一經發現，必須嚴加處理，做到違法必究。
關鍵詞：流動人員 人事檔案 檔案管理 重要性 措施
近年來，我國改革的日益推進，經濟的不斷發展，極大地促進了人員的流動，隨之產生了流動人員的檔案管理問題。一般來說，人事檔案主要是來自于人事管理過程之中，其中主要記載著一個人的基本情況，如學歷、工作、政審、黨團、獎懲、晉升等各方面內容。關于流動人員檔案管理工作，國家頒布實施多項制度，明確提出有關部門應當高度重視這一項工作。對于流動人員檔案管理單位來說，其應當選擇各種有效方法，切實加強管理，充分發揮檔案信息的作用，推動社會不斷向前發展，并充分保證人才處于合理的流動狀態之中。鑒于此，本文指出流動人員人事檔案管理工作的重要性，提出相應的有效措施，希望能夠與業界同人共同探討這一個課題。
一、流動人員人事檔案管理的重要性分析
人事檔案與勞動者的利益息息相關，并且對人事檔案工作體系的完整性具有一定的影響。因此，做好流動人員人事檔案管理工作具有非常重要的意義。
（一）適應我國市場經濟發展
做好流動人員人事檔案管理是建立與完善社會主義市場經濟發展的必要要求，故而只有建立以市場主導的人力資源配置體制，做好流動人員人事檔案管理，方能有效地促進人才合理流動機制的完善。對此，筆者認為應注重做好人員人事檔案的管理，更新傳統的管理模式，促進單位人向社會人的轉變，以此滿足市場經濟發展的需要。
（二）落實社會公平、政治民主、構建和諧社會的需求
有效地做好流動人員人事檔案的管理工作，這是與構建和諧社會的要求相適應的，依法治檔也是做好流動人員人事檔案管理制度的重要途徑。要構建一個和諧的社會，應將法治融入國家與社會生活中去，故而做好人員人事檔案的管理也一定要向法治的道路上前進。由此，做好流動人員人事檔案管理能夠有效地滿足促進落實社會公平、政治民主與構建和諧社會的需求。
（三）有助于人才資源的科學配置
利用開展流動人員的人事檔案管理工作，能夠保證人才資源不斷趨向于科學配置，具體來說：能夠促使單位貫徹用人的自，并能促使人才自主擇業；同時，有助于進一步疏通人才進出渠道，將各種人才流動的體制掃清，促使單位不斷改革用人制度，并且能夠推動政府部門轉變職責，使其服務空間不斷拓寬。
（四）為企事業單位的選人用人提供指導
就企事業用人單位而言，利用人事檔案能夠幫助他們準確選用人才、評價人才，促使他們科學管理人才。同時，人事檔案里面對流動人員的經歷、表現以及工作狀況等進行了記載，包括受教育程度、工作經歷等等，同時其中的信息具有非常高的權威性。其一，流動人員和用人單位雙方的合法權益往往能夠利用人事檔案來進行描述，其二，人事檔案能夠推動雙方形成良好的人事關系。
（五）有助于人才從“單位人”轉變為“社會人”
通過有效管理流動人員人事檔案，能夠營造一種良好的環境，利用該環境，人才能夠順利完成“單位人”轉變為“社會人”這一個過程。由于受到傳統體制的束縛，人才流動或多或少會受人事檔案的影響，導致現實中“人走檔不走”這一問題非常普遍，這樣就使流動人員的生活、工作面臨一系列的困難。流動人員在身份認定、就業、工齡計算等方面，均離不開人事檔案為其提供證明。基于此，應當對流動人員的人事檔案加強管理。
二、流動人員人事檔案管理的有效措施
（一）完善管理體制
對于流動人員人事檔案管理，應當推行集中統一、歸口管理，人力資源社會保障部門屬于該項工作的主管機構，同級黨委組織機構對其具有指導和監督的職責。具體來說，流動人員人事檔案應當通過縣級及以上人力資源社會保障機構、人才服務與公共就業組織授權的機構負責代為開展管理，別的沒有通過授權的單位，無權對流動人員人事檔案進行管理。對個人保管檔案的行為一律禁止。對于那些跨地區流動人員的人事檔案，具體可以通過工作單位與戶籍所在地的公共就業與人才服務組織進行管理。
（二）完善經費保障制度
國家相關部門明確指出，從今年1月1日開始，將人事關系檔案相關費用取消，包括借閱費、傳遞費、保管費、證明費等。基于此，地方相關單位也應當將流動人員人事檔案基本公共服務免費提供給相關人事部門。同時，各地必須把該項工作的經費納入同級財政預算，經費數額具體應當根據所保管的流動人員人事檔案數量而定。除此之外，還應當對相關基礎設施加大資金投入力度，以充分確保該項工作順利進行。
（三）認真做好檔案收集工作，使其內容不斷完善
流動人員人事檔案管理中，檔案材料能夠為人事檔案的利用提供前提條件。為充分發揮人事檔案的作用，其中的材料一定要全面，同時要真實。一般來說，可以通過下面的措施來收集檔案資料：構建收集網絡并不斷對其完善，在此基礎上，來收集流動人員的檔案材料，這個過程中，一般應當充分考慮檔案材料形成的具體特點，通過各種收集方式（跟蹤、定向、定時等）來收集；利用和用人單位或流動人員簽訂人事檔案管理合同的方式，明確兩者的權責，還應采取相應的有力措施，保證材料能夠及時歸檔；對那些接收或流出的檔案材料，無論誰都不能將其扣留，一定要保證其齊全性。
（四）努力提升檔案管理工作者的素質
流動人員認識問題非常復雜，在管理其檔案的過程中，具有很大的難度。對那些檔案管理工作者而言，在平時的工作中，可以利用參加培訓、自學等途徑，使自身業務素養不斷提升。對于檔案管理單位來說，應當多為工作人員提供學習的機會，具體可以通過舉辦培訓班、開展業務報告會、經驗交流會等方式，調動員工的學習積極性，使他們綜合素質不斷提高。也可以通過引進優秀的檔案管理人才的方式，注入新鮮血液，帶動整體素質的提升。
（五）引入信息化管理方法
首先，檔案資料電子化。為方便對檔案進行管理，一般而言，可通過現代化設備技術，例如掃描儀、電腦等，把檔案保存在電腦中，并通過有關技術來處理檔案信息，把資料盡可能的轉化為數據信息，然后對其實施信息化管理，這樣應用計算機就能夠實現對檔案的查閱、利用等，同時還能夠在很大程度上降低人員流動引起的偽造、涂改等不良現象。其次，檔案庫管理現代化。利用信息化技術來管理檔案庫，構建起人事檔案數據庫，并不斷對其完善，利用internet構建起開放的數據庫群。
（六）注重檔案利用，全力開發人才資源
在一大批的流動人員之中，存在著許許多多的高學歷、高職稱的專業人才，而如何有效地開發這些人才資源亦成為一項較為重要的工作。而要做好流動人員人事檔案管理，既要充分發揮檔案信息，為人才的科學配置提供保障，又需提升科學的管理水平，以此建立流動人員基本信息數據庫，為人才資源的大力開發作準備。
三、結束語
綜上所述，為提高流動人員的檔案管理的有效性，應當完善管理機制，完善經費保障制度，做好檔案收集工作，不斷提高檔案管理人員的素質，應用信息化管理方法，只有這樣，才能真正將流動人員人事檔案管理工作做好，為人才合理流動奠定基礎。
參考文獻：
一、人事檔案在不同單位中的常見問題
（一）政府機關及事業單位。在政府機關及事業單位中，人事檔案主要存在的問題是：首先，內容單一不全面。人事?n案一般是人事管理中長期形成并記載的，包括了員工個人及家庭的基本情況和信息，能夠記錄個人的特殊才能、工作表現、道德品行和主要經歷等，通過所在單位集中保存以備后期查閱。人事檔案中較為重要的內容就是個人才能和工作表現的內容，但是在很多政府機關及事業單位的人事檔案中，往往缺失最重要的部分，只有簡單的人員簡歷及自然情況。很多人事檔案對人員的工作表現、個人特點、業績情況等都沒有詳細的記錄，無法從檔案中看出個人特長和特點，這樣的人事檔案無法提供有效的信息，便不能成為單位后期選拔人才的依據。其次，人事檔案的管理手段相對落后。在近些年現代化技術高速發展的背景下，人事檔案也有著規范化和科學化的要求。但是很多單位現階段對人事檔案的管理仍然處在傳統的管理方法中，檔案收集和管理不當的問題時有發生，很多檔案分散甚至丟失，對人事考察的整體性有嚴重的影響，這樣的現狀無疑降低了人力資源的使用效果，無法適應當前的人力資源管理發展現狀。
（二）中小企業。一是人事檔案真實性差。與政府機關及事業單位不同的是，中小企業的人事檔案存在嚴重的失真性。尤其是近些年，隨著科技的發展，檔案造假更為便利，個人信息內容偽造等問題更為嚴重。假學歷、假工作經驗、假年齡、假身份等問題在中小企業的人事檔案中頻頻出現。造成這種失真情況的原因主要有兩個，其一是中小企業的人事檔案管理人員不夠重視檔案管理工作，工作態度存在問題，對審查不夠細致和嚴格。其二是人事檔案管理人員普遍工作經驗少，管理水平有限，對信息的真偽程度難以有效辨認，面對虛假信息沒有有效的渠道進行鑒定或驗證，只能夠被動的接收和錄入信息。這類虛假信息的存在嚴重影響了中小企業人力資源管理工作，不僅影響員工評估工作，更給企業發展帶來安全隱患。二是人事檔案缺失。中小企業的人事檔案缺失問題比較嚴重。受到市場經濟的影響，終身雇傭制在中小企業中很少施行，頻繁的人員流動使得員工用工時限縮短，對人事檔案管理工作帶來巨大的挑戰，加重的檔案管理難度也使得檔案缺失更易出現。部分企業受到能力限制甚至干脆不為員工建立人事檔案。這一現狀使得企業在用才、選才、識才方面存在安全隱患，亟待改善。
（三）大型國有企業。一是人事檔案時效性較差。受到我國國情的影響，我國的大型國有企業中，人事檔案管理方式與事業單位類似，管理內容往往集中在對人員經歷的記錄，這些檔案大都3-5年才整理一次，每次整理時不再審核檔案中已有的材料，而每次新加入的東西僅僅局限于一些工資變動表格和績效考核表格，材料程式化嚴重，能夠反映人員現狀的材料較少，難以為企業管理者提供足夠有價值的信息。二是人事檔案管理技術水平相對落后。我國的大多數國有企業普遍沿用了傳統的人事檔案管理方法，以紙質的方式存放和管理，依然沒有形成數字化的管理模式。這些企業受到其自身特點影響，全國各地的分公司較多，人員崗位變動較多，很多人員需要跨城市調配，當人員離開所在城市后檔案卻仍然留在原城市，人檔分離的問題給檔案的查找和存放帶來嚴重困擾，也浪費了很多財力物力。
（四）外資企業。一是忽視人事檔案管理。外資企業也是當前各類企業中的龐大分支，外資企業與其他企業不同，其對人員的考核往往更注重績效，因此更多的關注人員招聘和培訓，對人員的人事檔案沒有給予足夠的重視，僅存的檔案大都以紙質為主，有些企業甚至沒有紙質檔案，直接將人員檔案委托給有關機構保存。由此可見，外資企業的人力資源管理上存在忽視人事檔案管理工作的問題。二是輕視人事檔案管理人員。外資企業當前還普遍存在的問題是，盡管其對人才和人力資源比較重視，但是卻對從事檔案管理的人員沒有足夠的關注，在外資企業從事檔案管理的人員大都職位和薪資較低，都是人力資源部門中最低層次的人員，在企業發生重組或重大變動時，會被最先裁減。因此，外資企業中從事人事檔案管理的人員在不斷減少，人員流動性對其工作積極性和整體工作水平產生了影響。
二、解決人事檔案管理問題的策略
（一）改變觀念，提高重視。從上文的分析中能夠看出，各類企業中出現人事檔案管理問題時，往往都是受到思想觀念的影響，企業的領導者未能夠重視人事檔案管理人員及工作是主要原因。如果能將人事檔案管理工作提升到戰略層面上，（下轉第188頁）（上接第180頁）便可以通過人事檔案為企業決策者提供更加客觀的依據，幫助管理者對員工能力、素質及特點進行更為綜合的分析。
（二）加強時效性和真實性。傳統的人事檔案普遍將重點放在對個人的歷史記錄上，每次整理檔案的間隔時間較長，因此出現失真的可能性很大。現代檔案管理應當徹底改變這一現狀，縮短檔案整理的時間間隔，不斷增加個人近期情況和綜合評定，合理拓展存檔范圍，將個人可公開的信息進行分類，存儲并補充最新信息，確保檔案得到及時的更新。同時，還應當盡可能保證檔案內容的真實性，在進行檔案錄入時嚴格審核內容的可靠性，不能讓檔案形同虛設。
（三）采取先進手段進行現代化管理。在信息技術高速發展的今天，陳舊的管理模式對人事檔案管理工作產生著嚴重的影響，因此應當盡可能的采用最先進的科技手段，實現網絡化、自動化和一體化，改變傳統的紙質媒介人事檔案，形成數據化的檔案資料，在企業內部開發數據平臺，形成資源共享。
【關鍵詞】人事檔案管理;工作現狀
一般來說，干部都有著較高的文化素質，專業技能都較強，為事業單位的發展不斷奮斗，做出了極大的貢獻。干部人事檔案的管理工作，是事業單位發展的重要內容。然而，我國許多事業單位對這方面工作還沒有重視起來，當需要對干部檔案進行調用的時候，往往要花費許多的時間，甚至經常會出現檔案殘缺的現象。這樣一方面影響了干部人員的利益，另一方面也阻礙了事業單位的發展。事業單位要想取得更好的發展，那么就需要重視干部人事檔案管理工作，要促使檔案管理的質量得到進一步的提升。
1、人事檔案管理工作的主要現狀
1．1管理體制較為混亂。現如今，許多事業單位在對人事檔案進行管理時，還在使用傳統的管理方法。在管理上實行“檔隨人走”，這主要表現在以下幾方面，單位人員的檔案有一些在交流中心、有一些在人事部門，還有單位人員的檔案在勞動部門，管理的主體不夠清晰。此外，管理模式乃是采用封閉式的管理，人力、資金等都沒有到位，而且重復浪費的現象也非常嚴重。
1．2人事檔案法規尚不健全。因為我國的人事檔案法律在建設過程中，仍處于探索的階段，在操作過程中還存在以下幾方面的問題:一是人事檔案的觀念還非常淡薄，二是普法工作的開展力度還有待加強，三是公眾對人事檔案的認識還非常模糊，四是法律法規也需要得到進一步的完善。
1．3檔案整理不夠規范。在人事檔案的管理過程中，要將個人材料歸檔成冊，這是進行檔案管理的前提。然而，許多單位在這方面沒有做到位。材料散亂，甚至有一些檔案資料都沒來得及清理，有些檔案盡管已經立卷成冊，但是沒有按照規范的格式來進行分類，從而使得檔案的利用非常不便。隨著社會的發展，社會各企業、各單位對工作人員的學歷要求逐漸提升，有許多干部通過其他方式，提升了自己的文化水平，但是因為學習渠道的差異，有的干部是通過函授提升了自己的知識水平，從而使得有些人事檔案中的學歷材料不夠完備，并且難以補辦。
1．4管理手段還較為落后。當前，在許多單位的人事檔案管理中，還在使用傳統的管理方法，依舊在使用紙質檔案管理方法。隨著網絡信息時代的到來，計算機技術得到了迅速的發展，許多企業都在工作過程中應用了計算機技術，在工作過程中也有相應的辦公軟件，極大的提升了企業員工的工作效率，極大的提升了企業的經濟效益。例如采用電子檔案管理，建立相應的數據庫管理，購買相應的檔案管理系統等等，都能夠極大的提升檔案管理的工作效率。
1．5棄檔的現象非常嚴重。隨著社會的不斷變化與發展，許多“單位人”逐漸轉變為“社會人”，這就導致“棄檔”的現象相當普遍。“棄檔族”主要由以下幾種群體組成:第一類群體是大學畢業生，一般情況下，當學生在畢業之后已經找到了工作單位，那么就會將檔案寄到其工作單位的組織部門，對于那些畢業之后還沒有找到工作的學生，那么就會將檔案寄回到其原籍的人才中心，因為這些大學生對檔案的重要性還沒有一個很好的認識，在找工作的時候也不會在意檔案究竟在哪，有些就直接放棄自己的檔案資料。第二類群體是辭職人員，當找到新工作時，這些人員沒有與原來的工作單位解除勞動合同，或者是他們不愿意履行違約責任，所以會選擇“棄檔”，也有一些新的工作單位并不是非常重視應聘者的檔案，這些單位只在乎應聘者的工作經驗以及工作能力，所以這些辭職者就索性選擇“棄檔”。第三類群體是辦理移民定居國外的人員，因為他們的檔案對其已經沒有多大的作用，故此就直接選擇“棄檔”。
1．6不同的單位在檔案管理時的標準不同。在新的干部人事檔案材料整理細則出來以前，入檔材料所規定的尺寸為16K大小，但是在檔案整理中還存在著一些問題，例如，許多人員的檔案因為工作的更換，導致其檔案也會隨之流動，有些單位的檔案材料是16k，而有些則小于16k，這樣一來，就極大地影響了檔案的整理工作。
2、完善措施
2．1健全干部人事檔案的規章制度。在今后的工作中，要對人事檔案管理工作的規章制度進行完善，使管理工作能夠有序進行，能夠做到有據可依，使人事檔案工作能夠逐步規范化，發揮人事檔案的真正作用。對所收集而來的干部檔案材料，要從表述上是否準確，手續上是否完備等方面進行仔細的鑒別，使人事檔案的收集工作能夠不丟失、能夠客觀反映干部的真實信息。
2．2促使管理人員的素質水平有所提升。在對干部人事檔案進行管理時，管理人員的素質水平相當關鍵，決定了檔案管理工作質量的高低。在網絡信息化不斷發展的今天，對檔案管理人員提出了更高的要求，只有加強管理人員的專業素質，才能夠使其有面對挑戰的能力，才能夠更好地完成檔案管理的工作。(1)對管理人員要加強思想政治教育。干部人事檔案有著以下幾種特性，一是機密性，二是真實性，三是現實性，這就對檔案管理人員提出了更高的要求，要求其能夠抵制各種違法的行為，能夠對干部檔案材料進行維護，確保檔案材料的真實性。(2)對管理人員進行相應的培訓。檔案管理工作，屬于一個專業性較強的工作，它的內容不是永遠不變的，其標準也會隨著時代的變化而發生改變。故此，要將檔案管理的工作人員組織起來，對他們進行專業知識的培訓，規范他們在工作中的標準，使不同單位之間的檔案管理，能夠逐漸保持一致性，減少檔案整理工作的重復性。
2．3不斷加大資金投入，改善檔案室的硬件以及軟件條件，使檔案室的環境得到極大的改善。在檔案管理中，硬件設施的好壞對管理工作的效率有著極大的影響，故此需要加大對檔案室的資金投入，配備檔案管理過程中所需要的一切設備設施，并且做好以下幾方面的預防措施，一是防蟲。因為檔案大多都是紙質的文件，所以很容易受到蟲類的影響，故此防蟲工作非常重要。二是防潮。如果檔案室過分潮濕，那么檔案文件很容易受到影響，會導致字跡模糊，在今后的檔案利用中，會難以認清檔案的字跡，從而給工作帶來不便。三是防火。因為檔案室的資料基本都是紙質材料，遇火最易燃燒，所以一旦發生火災，很容易導致檔案資料的焚毀，所以一定要做好防火措施，裝上一些必備的滅火措施。利用計算機管理軟件建立檔案數據系統，這樣一方面能夠反映干部的具體情況，還能夠對干部的學歷、崗位變動等信息錄入其中，使得干部檔案的信息有著較強的時效性以及準確性。總之，將信息化手段運用到檔案管理工作中，能夠極大的提升檔案管理的工作效率。
2．4對干部人事檔案的材料內容進行豐富。要圍繞干部工作的大局，使干部人事檔案的利用價值得到進一步的提升，在對干部的基本情況進行收集時，也要對檔案的材料內容進行豐富。第一，要將干部的工作情況、重大活動等情況收入檔案資料之中。第二，對干部的繼續教育情況等進行收錄。第三，建立干部認可檔案，本著以下幾方面的認可原則:(1)技術人員學術認可，(2)企業人才市場認可等，分別建立技術人員學術成果檔案，建立黨政干部考核考察檔案。這些內容都能夠切實的反映干部的面貌，以便對干部有著更全面的了解。綜上所述，對干部人事檔案進行管理，是一項非常重要的任務，它關系到我國社會的發展，也對干部人員的利益有著重要的影響。在事業單位中，干部人員是其中的一股重要力量，為事業單位的發展做出了巨大的貢獻。加強對干部人事檔案的管理，一方面能夠維護干部人員的切身利益，另一方面也有助于事業單位的發展。故此，一定要重視對干部人事的檔案管理工作，要完善檔案管理工作的法律法規，使管理工作能夠有據可依，能夠更加規范化、科學化。要加強對檔案室的資金投入，完善硬件設施，并將信息化技術應用到管理過程中，促使檔案管理工作能夠得到更好的開展。此外，要不斷提升管理人員的業務水平，因為管理人員工作是否專業，會對檔案管理工作的開展有著較大的影響。如此，檔案管理工作的質量就會大大的增強。
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關鍵詞:人事檔案;問題;管理體制;對策
中圖分類號:F292.92 文獻標識碼:B 文章編號:1009-9166(2010)011(C)-0098-01
引言:人事檔案是個人經歷和實踐的歷史記錄,是個人思想品德、業務能力、工作表現和成長過程的真實寫照,也是歷史地了解干部、選賢任能的重要依據,在社會發展的不同階段和歷史時期,人事檔案都發揮了無可替代的作用。隨著經濟體制和人事制度改革的不斷深入,人事檔案工作面臨著前所未有的挑戰。為適應市場經濟發展的需要,傳統的人事檔案管理體制必須進行改革。
一、現狀分析
隨著我國社會主義市場經濟的逐步建立和發展,原有的人事檔案管理的弊病日漸暴露,嚴重影響了人事檔案管理和使用。當前企業人事檔案管理工作中存在的問題有:
1、人事檔案材料內容質量不高
由現狀所述,當前企業許多人的人事檔案質量不高,缺乏利用價值,其人事檔案材料空洞的、形式的多,細致的、實際性的少;反映個人經歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多,反映個人道德品質、業務能力、技術專長的少;反映過去情況的多,反映當前情況的少。尤其是一些材料定性結論多,定量描述少;或者只講優點,避免缺點;內容空乏,個人總結和組織意見盡是套話,無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。
2、“無頭檔案”突出
隨著人事制度改革的深化,人才流動日趨頻繁,人檔分離現象也日趨增多,其中最突出的表現是大量“無頭檔案”的出現。“無頭檔案”是指查不到當事人下落的人事檔案,這種檔案主要產生于下述情況:一、人員主管機關變動與檔案的流動未同步進行。二、轉遞工作不準確。三、收進轉出登記制度不嚴,有的人事檔案管理部門不堅持定期的檢查核對制度,對漏轉、錯收不易發現,隨著時間的推移,這些檔案也會成為“無頭檔案”。
3、傳統的人事檔案管理體制不適應新的形勢
隨著社會主義市場經濟的建立和我國人事制度改革的不斷深入,傳統的人事檔案管理體制在以下幾方面都表現出明顯的不適應。具體表現為管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統的三大類管理、管理方法上實行“檔隨人走”、管理模式上實行封閉式管理,人力、物力、資金不到位,重復浪費極為嚴重。
二、問題形成的緣由
1、管理機制滯后
人事檔案管理還是沿用長期以來形成的以“計劃管理”為核心的各項制度,“計劃”色彩濃厚,缺少應有的生機與活力,機制滯后,已不能適應檔案工作發展的需要。一方面檔案材料收集制度過分“行政”化。材料收集是人事檔案工作的重點和難點,目前,主要是依賴于政府的行政手段,但隨著政府職能的轉變,這項工作的難度將越來越大。
2、整理不規范
對于企業人事檔案工作來說也應如此。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提,許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂,甚至根本沒有清理,有些單位檔案隨已立卷成冊,但沒按要求的格式進行分類處理,給檔案利用帶來了諸多不便。
3、人事檔案意識淡薄
中新網曾經公布了一項調查數據:在2068名被調查者中,認為“工作中注重的是能力,檔案沒用”的占到被調查者人數的49.03%,另有12.33%的人表示“無所謂”,只有38.64%的人認為“擇業自由,但檔案不能遺棄”。這些數據將目前社會上人事檔案意識淡薄的事實擺在我們面前,機制不適應或規定不合理等因素可以很快改進,但這種社會整體意識上的欠缺是非常嚴重的,這是導致大量棄檔現象發生的最主要的原因。
三、完善的措施
1、完善企業人事檔案內容制度
具體可從以下四個方面做起:第一,強調“個性化”與“辨識度”;第二,減少主觀內容;第三,擯除冗余內容;第四,擴充新內容。
2、建立適時的人事檔案管理體制
要打破各級部門條條塊塊都管人事檔案的舊管理體制,實行相對集中統一管理的體制。縣級機構的人事檔案可由該縣檔案館統一管理,不必分散在縣直各機關,由專門的檔案機構和人員管理,這樣可防止部門、單位之間互相推誘扯皮,而且便于社會利用,提高利用效率。縣級以上機構的人事檔案不宜與縣級機構一樣完全實行集中管理,但應相對集中。一個規模較大且人數較多的企業、學校、機關的人事檔案應集中管理,不應分散在各科室和部門。其次,應建立與現代人事政策制度相適應的人事檔案管理制度,而不僅僅是單一的干部檔案管理制度。此外,將人事檔案管理真正納入整個檔案事業系統,接受國家檔案行政管理機關的宏觀指導,而不應將檔案工作重要組成部分之一的人事檔案管理獨立于該系統之外。
3、加快實現人事檔案管理的信息化
關鍵詞：石油企業；人事檔案管理；現狀；創新思路
隨著經濟的繁榮昌盛，石油企業逐漸規模加大，企業員工與日俱增，人事檔案信息也變得紛雜龐大，公司人事部門采用的傳統的管理模式已經難以滿足人事檔案管理需求。檔案管理作為人事工作的基礎，目前還存在著許多問題。人事檔案管理工作與企業的發展密切相關，因此做好人事檔案管理工作至關重要。提高人事檔案管理工作要求貫徹落實科學發展觀，通過科學的方法切實提高檔案管理工作的效率，為人事工作的開展奠定堅實的基礎。
一、石油企業人事檔案管理工作現狀
1.認識偏差
對人事檔案管理的認識偏差造成石油企業檔案管理工作停滯不前，無法發揮檔案在企業中的巨大作用。一些領導認為檔案室就是存放資料的地方，只要分一個房間，一個員工就足以，認為檔案管理工作可有可無；還有些領導將人事檔案和企業檔案混為一談，完全忽視檔案的搜集整理和利用開發。很多檔案管理人員沒有經過專業的培訓，不清楚檔案收集整理、歸檔裝訂、管理利用的一整套檔案管理工作的操作流程，工作時消極怠工，意識薄弱，造成檔案混亂、檔案流失等現象，嚴重影響檔案管理工作的進展。
2.能力不足
石油企業逐漸規模加大，企業員工與日俱增，人事檔案信息也變得復雜而且比較專業，但是目前石油企業內部檔案管理人員一般都是由別的部門的員工兼任，沒有專業的檔案管理人員，身兼數職造成檔案管理人員沒有足夠的時間和精力精細地完成檔案管理工作，就算檔案管理員工想要將這份工作完美地做好，奈何缺乏相關的管理知識和技術操作水平，心有余而力不足，這種情況經常會造成檔案歸檔不及時，對于同一個問題的檔案信息反饋不連續，檔案信息不具備連續性和時效性，也就失去了檔案的價值。（1）設備落后石油企業內部設備落伍也會影響檔案管理的效率，運用于檔案管理的硬件配置低，檔案信息化建設緩慢。檔案管理信息化勢在必行，因為其有助于提高檔案管理的效率。但是由于種種因素的制約，石油企業檔案管理信息化的建設步伐十分緩慢。探究其中的原因，我們可以歸結于資金投入太少，導致檔案管理的設備配置低端，硬件軟件設備亟待更新的問題。目前石油企業主要以紙質和電子檔案并存的形式儲存檔案。但是石油企業的檔案信息龐大而瑣碎，只有采取最先進的管理方式，才能管理好檔案，發揮出檔案的最大效用。（2）理論不足我國的石油企業檔案管理理論還處于相對滯后的情況，不能跟上國際水準，這就導致石油企業檔案管理人員沒有專業的理論指導，造成檔案管理工作成了無源之水。目前石油企業檔案管理方面由于相關的理論指導和法律約束的缺乏，導致了很多問題，比如在石油企業變更產權之后檔案的流向問題以及石油企業檔案的法律地位問題等等。
3.石油企業人事檔案管理工作的創新思路
（1）重視檔案管理工作要想切實提高石油企業人事檔案管理工作的效率，首先必須要轉變觀念，在內心深處認識到檔案管理工作的重要性。企業領導要改變對檔案管理的陳舊觀念，樹立檔案管理在企業發展中的核心地位，重視檔案管理，在企業內部加強檔案管理重要性的宣傳，領導要起到領頭人的作用，帶領全體員工提高參與檔案管理的積極性。（2）建立良好的管理機制良好的管理機制有利于提高檔案管理工作效率，最大限度實現檔案的價值。企業可以建立一個高效運行的信息管理系統，方便各個部門能夠快速利用檔案信息，也便于檔案管理人員進行管理，在整個企業內部實現無障礙資源共享。管理機制一旦建立并投入使用，就要求每名員工各司其職，明確責任，各個部門緊密配合，實現檔案信息系統的安全高效運行。（3）提高檔案管理人員素質石油企業人事檔案信息瑣碎龐大，這就對檔案管理工作者有了較高的要求，能力不足的工作人員恐怕難以勝任如此專業的工作。檔案管理人員可以通過學習相關的檔案管理專業知識，提高自身的檔案管理職業素養，有效提升自己的檔案管理工作效率。當然僅僅學習檔案管理工作的專業知識是不夠的，要成為一個優秀稱職的檔案管理工作人員，還必須具備熟練操作計算機的技能，這就要求企業定期組織檔案管理人員進行計算機培訓，強化員工的科學技術教育，使得員工應用信息系統管理人事檔案的能力不斷提高。（4）檔案管理的信息化建設網絡信息技術的普及為人類生活帶來了極大的便利，石油企業的檔案管理信息化勢在必行。首先要建立一個信息網絡系統便于人事檔案的管理，網絡信息系統的建立可以使得石油企業各個部門的人事信息通過網絡聯系起來，更加方便管理和查詢。其次，企業要不吝重金，加大檔案管理信息化的投入。檔案管理的設備設施要健全先進，保證網絡信息系統高效有序地運行，真正提高石油企業檔案管理的效率。
二、結束語
石油企業中的檔案管理工作是整個管理工作中的一個重要環節，是記錄石油企業人才資料的憑證，關乎著石油企業的發展和人事流動的方向，影響著石油企業職工的工作定位和工作質量。我們要借鑒歷史，展望未來，不斷改革創新檔案管理工作的方式，發揮檔案的作用，使得檔案管理工作能夠促進石油企業的發展。
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關鍵詞：人事檔案；檔案管理；管理效能
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A
一、當前人事檔案管理的現狀及問題
1.管理意識薄弱人員素質較低
我國現階段許多企事業單位對人事檔案管理工作的意識還不是很高，認為單位的生存發展與人事檔案管理工作不掛鉤。因此，管理工作只是浮于表面，根本落不到實處，應付了事的現象時常發生。由于管理意識的缺乏，導致許多單位的人事檔案管理部門的員工都是調配其他部門的非專業職員甚者將盡退休的員工安排這一崗位，這樣的舉措，往往導致檔案管理部門不僅存在非專業人員而且人員流動性加大，降低了單位人事檔案管理工作的有序開展。
2.管理制度不夠健全
制度是一切活動有序進行的保障，人事檔案管理制度也不例外，一個企事業單位有序開展的基礎保障就是健全的管理規章制度，而我國目前大部分的單位都缺乏相應的檔案管理制度，我們不難發現，許多企事業單位出現重大問題的究其原因，最終都是因為人事檔案管理制度的不完善，若要提升人事檔案管理效能，首先要健全人事檔案管理的制度，制定一套可行的管理方法。
3.管理方法陳舊缺乏創新
我國一些企事業單位的人事檔案管理方法陳舊，效率低下，并且人事檔案的材料得不到相應的更新，嚴重影響了單位的人事檔案管理效能；另外，有些單位缺乏相應的檔案管理工作監督小組，嚴重阻礙了人力資源部門正常有序工作的進行。
二、提升人事檔案管理效能的具體措施
1.要按流程對人事檔案進行管理
進行人事檔案工作管理要按照一定的流程進行，收集、歸檔、整理、利用、借閱等環節的進行都要在一定的規章制度上進行，為人事檔案工作的不斷提高奠定一定的基礎，因此我們要做到：
1)做好材料的收集工作
對材料進行收集時要按照相關的規章制度進行，對員工的工作業績、崗位履職情況、員工基本情況的材料等要盡可能的收集完全，對牽涉到員工個人利益的各種保險、各類合同等文件材料也要進行收集，對社會發展需求的材料要不斷的補充完善，這樣在保證人事信息多元化的同時，保證了其內容不斷的豐富，資料收集的更加完整。
2)強化檔案鑒定工作
在人事檔案管理工作中，鑒定工作是其中比較薄弱的環節，因此進行檔案材料鑒定的過程中，對死亡人員檔案、無頭檔案的鑒定要提高效率，對不具參考價值的文件材料、虛假內容要進行剔除，對人事檔案的內容進行優化，對人事檔案的管理工作的整體水平進行不斷的提高。
3)加強檔案保管工作
人事檔案保管工作中，促進保管方式的現代化、保管范圍的明朗化是其重要的發展方向。目前的保管范圍的劃分對當前的人才流動的情況無法進行真實的反映，因此相關的人員對其保管工作要進行進一步的明確，對無法歸置的新資料要進行統一保管，保證移交先關部門的準確性和效率，對新部門、新體制的建立等都要有一定的積極促進作用。
4)加強檔案傳遞
對人事檔案進行管理的過程中，對人事檔案轉入和轉出的憑據材料要加強控制，保證認識檔案管理人員素質和責任意識的不斷提高，對及時補救錯漏等要創造好的條件。
5)利用人事檔案，發揮作用
人事檔案工作的全局工作中，對其利用有很大的影響，相關的人事干部等要根據當前社會新形勢的發展，對認識檔案的作用進行發揮，對其利用的范圍進行擴大，對利用手續進行簡化、對利用的限制進行放松，對人事檔案管理工作的新形式進行不斷探索、潛心研究，保證能夠多視角、多途徑地保證為社會提供更加豐富的人才信息，保證能夠為我國事業單位的具體改革等做出自己的貢獻。
6.加強人事檔案管理監督工作
監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。做好利用監督還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。
7.加大人事檔案管理信息化與網絡化建設的投資
人事檔案管理工作要想實現網絡化與信息化的管理模式，不僅不能離開思想基礎，同時也不能離開物質方面的基礎條件，只有雙管齊下，才可以保證人事檔案管理工作信息化與網絡化建設的目標得以實現。鑒于此，人事檔案管理機構應當積極拓展融資的渠道，并且要依照單位的現實狀況，將各個科研成果充分運用起來，積極開闊人事檔案管理互聯網領域當中新的經濟增長點。除此之外，人事檔案管理機構還應當積極發掘內部的信息技術專業人才，讓他們從事人事檔案管理信息化與網絡化建設方面的工作，將其的才能充分利用起來，如此，不僅能夠有效加快人事檔案信息化與網絡化建設的速度，同時又能夠有效節省資金投入，可謂一舉兩得。
8.優化人事檔案管理制度，增強人事檔案的動態性和真實性
進行人事檔案管理的過程中，對不適應新情況、新形勢的規章制度等要進行及時的改革，保證新的規章制度的發展能夠適應新形勢的發展，人事檔案管理制度更加的合理科學，逐漸朝著制度化和法律化的方向轉變，對檔案材料的登記制度、傳遞等制度監理和完善，實現動態的管理和考核，對遺漏丟失的材料要及時的進行查找補救，運用現代科技和信息技術，保證檔案材料的完整。
9.做好人事檔案材料的管理
為了使人事檔案能夠真實地全面反映個人全貌，要把員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。遇有聘任、晉升需要查檔、調檔時要及時將抽出的材料歸回原位，并按人事檔案工作有關規定，按照統一標準進行整理裝訂。人事檔案管理人員必須具有良好的職業道德和工作責任心，及時收集與人事檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。
綜上所述，要提升人事檔案管理的效能，應不斷增強管理意識，適應經濟發展的需求，對管理人員進行有效的培訓，并且在管理工作中，加強計算機等高新技術的運用，有效的提高人事檔案管理的效能，增強企事業單位的核心競爭力。
參考文獻：
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