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第1篇

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；利與弊；分析；

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-01

當(dāng)下正處于信息化時(shí)代，檔案管理工作突破了傳統(tǒng)形式的管理模式，即拋棄紙質(zhì)管理方式應(yīng)用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優(yōu)勢(shì)，能夠有效地提高管理的效率，滿足現(xiàn)展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現(xiàn)在越來越多的檔案數(shù)據(jù)被建立起來，電子檔案管理會(huì)被更加廣泛的應(yīng)用于管理工作中，所以對(duì)電子檔案管理的安全加強(qiáng)重視具有重要的意義。

一、電子檔案管理同傳統(tǒng)檔案管理的比較

電子檔案管理充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化元素的應(yīng)用，例如應(yīng)用電子信息技術(shù)等形式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)以及管理。在應(yīng)用電子檔案的過程中，不會(huì)再涉及到紙質(zhì)檔案資料的處理環(huán)節(jié)，可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和一些專門的管理軟件進(jìn)行數(shù)字化管理。電子檔案管理同傳統(tǒng)形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。

（一）歸檔時(shí)間不同。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有歸檔時(shí)間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時(shí)間，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)把文件向檔案的管理部門進(jìn)行傳輸，再利用電子數(shù)碼簽名認(rèn)證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對(duì)于傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案管理，主要是通過檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關(guān)部門，這些工作都是具有周期性質(zhì)的，必須要在實(shí)施前做好具有標(biāo)準(zhǔn)性的表格等材料，以方便各部門之間的發(fā)放工作以及回收。

（二）管理方式不同。電子檔案管理應(yīng)用電子編碼的技術(shù)，將各個(gè)不同的檔案文件貼上不同的標(biāo)簽進(jìn)行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復(fù)雜的特點(diǎn)。與電子檔案管理方式不同，傳統(tǒng)檔案管理因?yàn)樵谶M(jìn)行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。

（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發(fā)生老化以及變質(zhì)的現(xiàn)象，一旦發(fā)生這些狀況就會(huì)造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現(xiàn)以上問題的主要措施就是應(yīng)用安全備份等方式，并且聯(lián)合形成專門的文件管理部門，轉(zhuǎn)換文件的格式，將文件的格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換后進(jìn)行存儲(chǔ)。而傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)只需要保持紙質(zhì)的完整性，令其不受破損即可，但是對(duì)于保護(hù)環(huán)境卻提出了較高的要求。所以，傳統(tǒng)檔案管理對(duì)于檔案的保存更具有困難性。

（四）查詢方式不同。對(duì)于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進(jìn)行正常的查詢。例如，查詢者只有經(jīng)過申請(qǐng)注冊(cè)的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會(huì)員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統(tǒng)檔案管理要先向有關(guān)的檔案管理部門提出申請(qǐng)，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理具有諸多的優(yōu)勢(shì)。首先，應(yīng)用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因?yàn)樵跉w檔的時(shí)間以及歸檔的方式都節(jié)省了大量的時(shí)間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，例如應(yīng)用數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時(shí)間，采用專門的軟件對(duì)檔案的數(shù)據(jù)做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對(duì)紙張的利用，所以在環(huán)保工作中具有突出的貢獻(xiàn)。由于減少了對(duì)紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對(duì)樹木的砍伐，有效地保護(hù)了森林資源，具有更加重要的意義。同時(shí)，采用電子檔案管理的方式能夠降低對(duì)訂書釘、印刷和筆墨等材料的應(yīng)用。

（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應(yīng)用了科學(xué)技術(shù)增添了現(xiàn)代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對(duì)于電子文件管理工作制訂了有關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行約束其工作行為，但是以現(xiàn)有的法律規(guī)定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當(dāng)下電子檔案管理在法律規(guī)定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應(yīng)該深入的研究的內(nèi)容。其次，電子檔案管理具有的最嚴(yán)重的弊端就是文件載體容易老化以及變質(zhì)。因?yàn)槿绻陂L期使用的情況下其很可能會(huì)造成無法讀取的狀況。一旦發(fā)生這種現(xiàn)象，就會(huì)引發(fā)文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當(dāng)下有關(guān)的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護(hù)措施，防止或者避免文件載體發(fā)生老化或變質(zhì)，造成無法讀取的現(xiàn)象。例如應(yīng)用安全備份或云技術(shù)等方式，獲得了良好的保護(hù)效果。再次，電子檔案數(shù)據(jù)在進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中或在實(shí)施共享的時(shí)候，對(duì)于數(shù)據(jù)的安全保護(hù)問題也是一項(xiàng)要考慮的問題。當(dāng)下信息技術(shù)正在高速發(fā)展，給數(shù)據(jù)信息的傳送帶來便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數(shù)據(jù)過程中很容易對(duì)其安全性產(chǎn)生威脅，所以應(yīng)該引起有關(guān)的管理人員的重視，并且加強(qiáng)防范，例如應(yīng)用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應(yīng)用電子檔案管理對(duì)于工作人員提出了較高的要求。因?yàn)樵跉w檔程序中具有較復(fù)雜的程序環(huán)節(jié)，并且工作繁瑣，對(duì)于技術(shù)水平的要求較高，所以需要具備高素質(zhì)能力的工作人員。

參考文獻(xiàn)：

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[5]張承宇.基于QR碼水印的電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)[D].浙江理工大學(xué)，2013.

第2篇

關(guān)鍵詞：組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)；組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理系統(tǒng)；整合.

1.組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)及信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)是對(duì)上萬條代碼進(jìn)行信息化管理，易于實(shí)現(xiàn)資源共享。多少年來政府各部門及各企業(yè)都非常重視信息收集和整理工作，同時(shí)有相關(guān)的信息收集和整理制度，從而保證了機(jī)構(gòu)信息的準(zhǔn)確、全面。將這些信息輸入組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)管理功能的系統(tǒng)化，其優(yōu)點(diǎn)也就充分體現(xiàn)。信息化時(shí)代的到來以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的快速發(fā)展，為組織機(jī)構(gòu)代碼管理水平提供了機(jī)遇。不斷提高組織機(jī)構(gòu)代碼管理及服務(wù)水平，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，組織機(jī)構(gòu)管理信息化勢(shì)在必行。

1.1組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)

組織機(jī)構(gòu)代碼數(shù)據(jù)庫是以機(jī)構(gòu)代碼為索引，由上萬條代碼數(shù)據(jù)組成的一個(gè)數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)量比較大，為了在政府管理企業(yè)應(yīng)用中更好的發(fā)揮作用，數(shù)據(jù)質(zhì)量一定要得到保證，錄入和查詢都要真實(shí)、快速、有效。全國有各種組織機(jī)構(gòu)幾百萬，每個(gè)機(jī)構(gòu)都需要辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證，而且政府對(duì)代碼證都要進(jìn)行定期審驗(yàn)。我們已經(jīng)清楚，組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)是典型的管理信息系統(tǒng)。目前我國大中型城市已全面覆蓋和實(shí)現(xiàn)代碼網(wǎng)絡(luò)化管理，具有先進(jìn)性、實(shí)用性、穩(wěn)定性、可擴(kuò)展性的代碼管理系統(tǒng)已成為當(dāng)前代碼管理工作中不可或缺的重要的基礎(chǔ)內(nèi)容。

1.2信息管理系統(tǒng)在組織機(jī)構(gòu)代碼管理上的優(yōu)越性

1.2.1在管理模式上采用先進(jìn)的客戶機(jī)/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)通信方式進(jìn)行各級(jí)代碼管理機(jī)構(gòu)之間的數(shù)據(jù)交換，構(gòu)建代碼信息網(wǎng)絡(luò)，交流數(shù)據(jù)簡(jiǎn)潔方便。

1.2.2功能完備。包括組織機(jī)構(gòu)代碼管理機(jī)構(gòu)的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的建立、網(wǎng)絡(luò)管理、組織機(jī)構(gòu)代碼的管理業(yè)務(wù)、組織機(jī)構(gòu)代碼IC卡的管理業(yè)務(wù)。

1.2.3在數(shù)據(jù)庫方面對(duì)數(shù)據(jù)庫用戶的訪問、使用權(quán)及數(shù)據(jù)對(duì)象的訪問和使用權(quán)，進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，對(duì)數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)采用了先進(jìn)可靠的措施，使系統(tǒng)的安全性能有了保證。

1.2.4保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)代碼數(shù)據(jù)采集進(jìn)行監(jiān)控，提供了、查錯(cuò)的功能，杜絕了重碼、重名和錯(cuò)碼的產(chǎn)生，保證了代碼數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

1.2.5有效加強(qiáng)對(duì)代碼證書的管理，杜絕了重證、多證的情況。

2.組織機(jī)構(gòu)代碼信息管理系統(tǒng)特征分析

2.1組織機(jī)構(gòu)代碼信息管理系統(tǒng)需求分析

2.1.1管理模式上采用先進(jìn)的客戶機(jī)/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)通信方式，進(jìn)行各級(jí)代碼管理機(jī)構(gòu)之間的數(shù)據(jù)交換，構(gòu)建代碼信息網(wǎng)絡(luò)，交流數(shù)據(jù)簡(jiǎn)潔方便。

2.1.2功能完備，包括組織機(jī)構(gòu)代碼管理機(jī)構(gòu)的局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的建立、網(wǎng)絡(luò)管理、組織機(jī)構(gòu)代碼的管理業(yè)務(wù)、組織機(jī)構(gòu)代碼IC卡的管理業(yè)務(wù)。

2.1.3在數(shù)據(jù)庫方面對(duì)數(shù)據(jù)庫用戶的訪問、使用權(quán)及數(shù)據(jù)對(duì)象的訪問和使用權(quán)：進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，對(duì)數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)采用了先進(jìn)可靠的措施，使系統(tǒng)的安全有了保障。

2.1.4保證了數(shù)據(jù)質(zhì)量。系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)代碼數(shù)據(jù)采集進(jìn)行監(jiān)控，提供了、查錯(cuò)的功能，杜絕了重碼、重名和錯(cuò)碼的產(chǎn)生，保證了代碼數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2.1.5加強(qiáng)了對(duì)代碼證書的管理，杜絕了重證、多證的情況。

2.1.6采用window界面，集菜單、控制條、工具欄、圖形顯示于一體，加強(qiáng)用戶界面可操作性和一致性，開發(fā)運(yùn)用數(shù)據(jù)管理界面自動(dòng)生成技術(shù)，簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)庫維護(hù)操作。

2.1.7提供多樣和豐富的報(bào)表輸出功能。

2.2安全性設(shè)計(jì)要求

2.2.1不同級(jí)別的資源和數(shù)據(jù)訪問，用來防止偶然性的破壞。

2.2.2訪問規(guī)則。定義網(wǎng)絡(luò)的口令保護(hù)策略和規(guī)則，把對(duì)服務(wù)器上文件的訪問權(quán)限按不同口令分為：不可讀寫執(zhí)行、可讀可執(zhí)行、只能讀或執(zhí)行等。

2.2.3網(wǎng)絡(luò)聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的訪問。考慮哪些設(shè)備應(yīng)該鎖在集線室內(nèi)，只允許哪些人員管理和使用這些設(shè)備。

2.2.4網(wǎng)絡(luò)互連的需求和訪問級(jí)別。在不同的子網(wǎng)中使用哪些路徑選擇路由器和網(wǎng)橋過濾器。在路由器和網(wǎng)橋內(nèi)用硬件和軟件定義不同的訪問級(jí)別。

2.2.5軟件升級(jí)、審計(jì)和安裝策略。某些病毒是通過商用軟件傳播到網(wǎng)絡(luò)上的，因此由專門人員集中進(jìn)行軟件升級(jí)和安裝，任何人不能擅自安裝或升級(jí)網(wǎng)絡(luò)上的通用應(yīng)用軟件。

2.3組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)的流程分析

代碼業(yè)務(wù)豐要是面向企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)的，每個(gè)組織機(jī)構(gòu)都必須辦理代碼證，代碼證是唯一表征各個(gè)單位及社會(huì)團(tuán)體的“身份證”。我們國家要求代碼信息要真實(shí)、準(zhǔn)確，并且要求每個(gè)單位和團(tuán)體都要進(jìn)行定期的檢驗(yàn)。根據(jù)代碼業(yè)務(wù)特點(diǎn)而開發(fā)的組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)，既要做到信息采集準(zhǔn)確無誤，又要按照企業(yè)要求隨時(shí)變更，并且將變更信息數(shù)據(jù)及時(shí)更換存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫中，同時(shí)還要方便、檢索、查詢。

2.4可行性分析

目前我國有各種組織機(jī)構(gòu)幾百萬，國家要求每個(gè)機(jī)構(gòu)都需要辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證，而且每年代碼證都要定期審驗(yàn)。我們?cè)写a系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫龐大，代碼查詢很慢，在代碼辦理高峰期時(shí)很難適用于窗口的行政審批和各個(gè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行年檢，這樣不可避免的會(huì)使部分機(jī)構(gòu)出現(xiàn)重碼、錯(cuò)碼，甚至是逃避機(jī)構(gòu)年審，讓政府的行政審批捕獲不到準(zhǔn)確無誤的機(jī)構(gòu)信息。現(xiàn)在國家對(duì)代碼數(shù)據(jù)信息逐漸重視起來，原來的系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的數(shù)據(jù)處理量。新的系統(tǒng)會(huì)大幅提高窗口的工作效率，既方便企業(yè)辦理代碼業(yè)務(wù)，也讓工作人員辦公流暢、準(zhǔn)確、迅速，更重要是有利于政府捕獲到準(zhǔn)確無誤的組織機(jī)構(gòu)信息。近幾年不斷更新和研發(fā)的新系統(tǒng)不斷被應(yīng)用與代碼管理的日常工作中，且優(yōu)勢(shì)越來越明顯，不斷解決了舊有系統(tǒng)存在的遺憾。

3.組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)及其電子檔案管理系統(tǒng)流程改進(jìn)

目前技術(shù)條件下，代碼管理系統(tǒng)和組織代碼的電子文件系統(tǒng)進(jìn)行集成的工作并不難。第一，需要重新設(shè)計(jì)組織機(jī)構(gòu)代碼的業(yè)務(wù)流程、協(xié)調(diào)和執(zhí)行代碼業(yè)務(wù)和代碼電子檔案業(yè)務(wù)的同步進(jìn)行確保滿足整合后的系統(tǒng)進(jìn)程。第二，要確定新系統(tǒng)的軟件體系結(jié)構(gòu)，特別是要注意選擇的軟件體系結(jié)構(gòu)在軟件開發(fā)中的重要性，而軟件體系結(jié)構(gòu)主要取決于功能的系統(tǒng)和應(yīng)用程序環(huán)境和客戶的需求。

組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)和組織代碼電子檔案管理系統(tǒng)，具有不同的業(yè)務(wù)流程體系，因此在對(duì)兩者進(jìn)行整合前，必須對(duì)其業(yè)務(wù)流程進(jìn)行必要的優(yōu)化和改進(jìn)。整體業(yè)務(wù)組織機(jī)構(gòu)代碼可以被視為信息采集終端和中心的數(shù)據(jù)庫之間的交互流數(shù)據(jù)流。在采集基本數(shù)據(jù)后進(jìn)行處理上，再傳到數(shù)據(jù)庫進(jìn)行處理。事實(shí)上。電子檔案的記錄管理過程應(yīng)最終融化的代碼管理系統(tǒng)組織的業(yè)務(wù)流程。改進(jìn)的過程中，電子檔案工作和不作為代碼的先決條件證書印刷工作，即進(jìn)行響應(yīng)數(shù)據(jù)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)采集終端在中心，進(jìn)行電子檔案商業(yè)組織，當(dāng)信號(hào)的電子檔案服務(wù)返回的商業(yè)交易，代碼開始邁出的下一步即進(jìn)行代碼證書打印。這一過程不僅保證同步代碼業(yè)務(wù)代碼電子檔案的服務(wù)組織，并可以對(duì)其進(jìn)行有效保護(hù)，對(duì)于代碼總體業(yè)務(wù)而言具有積極作用和意義。

4.組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)及其電子檔案管理系統(tǒng)整合效能展望

組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)和組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理系統(tǒng)的集成和整合，整體提升了代碼業(yè)務(wù)流程的更高效。代碼電子檔案業(yè)務(wù)融合進(jìn)入代碼整體業(yè)務(wù)流程，進(jìn)一步規(guī)范了代碼電子檔案。實(shí)現(xiàn)代碼業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)程的高效、統(tǒng)一和有序。

組織機(jī)構(gòu)代碼管理系統(tǒng)和組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理系統(tǒng)的集成和整合效能，在 BS模式下運(yùn)行更方便，系統(tǒng)維修也更簡(jiǎn)單。代碼管理系統(tǒng)和代碼電子檔案管理系統(tǒng)的組織、 資源利用也使得代碼業(yè)務(wù)流程更合理、 充分達(dá)到代碼業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享的一體化。兩者的有效融合和整合也使得組織機(jī)構(gòu)代碼工作將更高效、 有序、 快速發(fā)展助力我國經(jīng)濟(jì)，從而提供積極作用。

參考文獻(xiàn)：

第3篇

關(guān)鍵詞：合同檔案；檔案管理；措施

隨著市場(chǎng)主體法制觀念的不斷增強(qiáng)，市場(chǎng)交易行為日趨規(guī)范，合同檔案數(shù)量與日俱增，在不同領(lǐng)域發(fā)揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計(jì)已達(dá)26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經(jīng)驗(yàn)，也存在一些需要探討的細(xì)節(jié)問題。下面以中國聯(lián)通河南省分公司為例，從三個(gè)方面對(duì)合同檔案管理的做法進(jìn)行梳理、探討。

1 合同檔案的收集

1.1 收集時(shí)間：合同檔案有其自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有的合同在幾天或幾周內(nèi)即可履行完約定事項(xiàng)，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時(shí)間較長，需要幾年甚至更長的時(shí)間，比如重大建設(shè)項(xiàng)目類合同等，這些特點(diǎn)決定了合同檔案的收集時(shí)間宜根據(jù)具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個(gè)歸檔年度內(nèi)的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個(gè)月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據(jù)合同履行進(jìn)度，分階段收集履行周期較長的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時(shí)歸檔，提供復(fù)制件作為履行合同的依據(jù)；三是隨時(shí)收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。

1.2 收集內(nèi)容：合同檔案的內(nèi)容應(yīng)包括合同審批、招投標(biāo)、簽訂、履行、變更、終止、爭(zhēng)議解決等與合同有關(guān)的文件材料，不能局限于合同本身，應(yīng)做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個(gè)方面：

1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證、技術(shù)評(píng)價(jià)報(bào)告、招投標(biāo)文件、審批文件、審簽單等。[2]

1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權(quán)委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內(nèi)容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時(shí)應(yīng)以正本為準(zhǔn)，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應(yīng)當(dāng)將正本和副本同時(shí)歸檔保存。

1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補(bǔ)充協(xié)議、爭(zhēng)議解決、法律訴訟、備忘錄、項(xiàng)目驗(yàn)收等。

1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、管理模式等所決定，但應(yīng)從源頭、過程進(jìn)行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]

1.3.1 系統(tǒng)內(nèi)合同的收集：對(duì)于通過合同管理系統(tǒng)進(jìn)行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時(shí)歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環(huán)節(jié)，沒有檔案人員的歸檔確認(rèn)信息，合同無法進(jìn)入履行環(huán)節(jié)和合同款的結(jié)算，為合同檔案的齊全完整提供了切實(shí)有效的管控手段。

1.3.2 系統(tǒng)外合同的收集：對(duì)于通過傳統(tǒng)方式簽訂的系統(tǒng)外合同，在合同簽字蓋章環(huán)節(jié)由負(fù)責(zé)合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經(jīng)辦人應(yīng)登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負(fù)責(zé)移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時(shí)留存一份歸檔。

2 合同檔案的整理

2.1 合同檔案的分類。現(xiàn)行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級(jí)類目進(jìn)行管理，但不同規(guī)模、不同性質(zhì)的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)門類，并在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認(rèn)為，合同檔案管理應(yīng)遵循現(xiàn)行檔案分類大綱，按問題或機(jī)構(gòu)將其歸入不同的類目，不宜單獨(dú)作為一個(gè)獨(dú)立門類進(jìn)行管理，以維護(hù)現(xiàn)有分類方案的嚴(yán)整性，避免出現(xiàn)“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現(xiàn)象。同時(shí)，為便于合同檔案的日常管理和開發(fā)利用工作，可借鑒文書檔案中的發(fā)文匯集管理模式，將合同及其相關(guān)文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號(hào)排列，進(jìn)行獨(dú)立管理。這樣既不改變現(xiàn)行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統(tǒng)計(jì)和利用，同時(shí)保證了工程、科研、設(shè)備等檔案的完整性和成套性。

2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價(jià)值為依據(jù)，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標(biāo)，合同條款規(guī)定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據(jù)之一。再次，合同標(biāo)的涉及設(shè)備、土地等使用年限應(yīng)作為考量因素。最后，考慮合同續(xù)簽優(yōu)惠條件等因素，根據(jù)設(shè)備的更新?lián)Q代情況適當(dāng)延長合同檔案的保管期限。比如，再次采購?fù)愋驮O(shè)備或其升級(jí)換代產(chǎn)品，可給予合同總價(jià)15%的優(yōu)惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應(yīng)當(dāng)有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法。可見，盡管鑒定合同價(jià)值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循，但只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用全面的、辯證的、動(dòng)態(tài)的觀點(diǎn)看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。

2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時(shí)，無論按機(jī)構(gòu)還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應(yīng)遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關(guān)的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進(jìn)行整理。其次，按照結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后的原則排序，不宜簡(jiǎn)單機(jī)械地按文件形成時(shí)間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當(dāng)于正式公文的定稿，應(yīng)將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機(jī)聯(lián)系、主次分明、條理清晰。

2.4 變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時(shí)，由于一定法律事實(shí)的出現(xiàn)而使合同內(nèi)容發(fā)生改變。文書檔案中合同歸檔時(shí)一般以年度為單位，對(duì)于跨年度簽訂合同變更或補(bǔ)充協(xié)議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統(tǒng)計(jì)；二是原有檔案有統(tǒng)一的編號(hào)，插入文件時(shí)將造成編號(hào)的混亂；三是增加新歸檔合同需要調(diào)整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補(bǔ)充協(xié)議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯(lián)系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關(guān)聯(lián)合同檔號(hào)及存放位置。

2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫

2.5.1 文件編號(hào)。不同單位的合同簽訂都有自己獨(dú)立的合同審批流程和合同號(hào)的編制規(guī)則，填寫文件編號(hào)時(shí)，應(yīng)以本單位的合同號(hào)為準(zhǔn)，而不是合同他方編制的合同號(hào)。

2.5.2 責(zé)任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責(zé)任者為兩個(gè)或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責(zé)任者應(yīng)填寫合同他方，便于查詢和管理。

2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯(lián)合行文，以最后一個(gè)合法簽訂人簽署的日期為準(zhǔn)，因?yàn)橹挥泻贤鞣饺亢炞稚w章后合同才能正式生效。

3. 合同檔案的信息化建設(shè)

3.1 合同管理系統(tǒng)中電子印章的技術(shù)處理方法。一些合同量較大的單位都建設(shè)了合同管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)審簽合同有利于嚴(yán)格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方?jīng)]有使用系統(tǒng)，也可能使用不同的系統(tǒng)，不太可能使用同一系統(tǒng)進(jìn)行同一合同的審簽，合同簽署環(huán)節(jié)加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實(shí)現(xiàn)，應(yīng)通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統(tǒng)中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。

3.2 檔案管理系統(tǒng)中合同檔案的模塊設(shè)置。根據(jù)前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨(dú)門類進(jìn)行管理，但在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置獨(dú)立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因?yàn)槲臅⒖萍嫉阮愋蜋n案的著錄項(xiàng)目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權(quán)簽約代表、合同對(duì)方等。但在編制檔號(hào)時(shí)，仍然按照所歸入的門類正常編號(hào)，并在備考表注明參見號(hào)。

3.3 合同檔案的數(shù)字化管理。合同檔案的數(shù)字化管理即利用OCR、存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，通過數(shù)據(jù)交換、轉(zhuǎn)存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)資源共享的工作機(jī)制。主要途徑如下：

3.3.1 搭建系統(tǒng)橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設(shè)了網(wǎng)絡(luò)版合同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過建立聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口，實(shí)現(xiàn)已辦結(jié)合同數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)，直接實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

3.3.2 下載轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)。對(duì)于因經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等原因無法建立系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

3.3.3 掃描掛接數(shù)據(jù)。通過掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)載體的合同轉(zhuǎn)化為電子合同，并進(jìn)行技術(shù)加工和處理，通過批量數(shù)據(jù)掛接方式，實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

結(jié)語：SOX（薩班斯）內(nèi)控檢查和內(nèi)部審計(jì)越來越嚴(yán)格，對(duì)境內(nèi)外上市企業(yè)合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強(qiáng)化合同檔案規(guī)范化管理，有助于提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]袁俊玲.關(guān)于合同檔案管理的若干思考[J].山東檔案，2000（4）：4～5.

[2]張?jiān)?合同檔案的特點(diǎn)及其管理[J].山西檔案，2000（4）：23～25.

[3]儲(chǔ)玲.試論合同檔案必須實(shí)現(xiàn)全面質(zhì)量管理[J].機(jī)電兵船檔案，2009（5）：33～34.

第4篇

【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【關(guān)鍵詞】合同檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，讓以企業(yè)為主體的市場(chǎng)化經(jīng)營成為了中國經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的新常態(tài)。而在市場(chǎng)化經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各類合同和檔案，是保護(hù)和證明這些經(jīng)營活動(dòng)合法性的依據(jù)，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制和經(jīng)營習(xí)慣的影響，使許多企業(yè)經(jīng)營者對(duì)于合同檔案管理工作采取了漠視的態(tài)度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。越來越多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)表明：只有研究和制定出切實(shí)有效的檔案管理辦法，才能從根本上規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)的健康發(fā)展和有序經(jīng)營。

2 合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的主要類型

根據(jù)對(duì)多個(gè)企業(yè)合同檔案管理工作進(jìn)行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)越來越多，這些風(fēng)險(xiǎn)基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)

上文講過，長期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)思維和傳統(tǒng)經(jīng)I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴(yán)重漏洞和缺位，這一類的風(fēng)險(xiǎn)是目前為止最多的。具體而言，一般表現(xiàn)為以下幾條：

①合同格式錯(cuò)誤與內(nèi)容缺失

雖然說中國的市場(chǎng)化進(jìn)程已經(jīng)進(jìn)行多年，但是相關(guān)的法制意識(shí)還沒有跟上。許多企業(yè)的合同經(jīng)手人沒有相關(guān)的法制觀念，對(duì)《合同法》的內(nèi)容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現(xiàn)合同格式的錯(cuò)誤或者必要合同內(nèi)容的漏填，從而使合同在使用時(shí)常常處于被動(dòng)地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業(yè)領(lǐng)域之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同已經(jīng)逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對(duì)于企業(yè)來說十分重要，但很多企業(yè)檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復(fù)印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業(yè)經(jīng)營者眼中都有著一個(gè)固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時(shí)為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業(yè)經(jīng)營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時(shí)將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的混亂，例如遺失，調(diào)包等等。這樣不僅會(huì)影響使用，還會(huì)產(chǎn)生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會(huì)講究人情世故，在商業(yè)活動(dòng)中更是如此，這就讓許多企業(yè)管理者在與別人訂立契約關(guān)系時(shí)一味依賴口頭或者人情關(guān)系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風(fēng)險(xiǎn)

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時(shí)間內(nèi)經(jīng)營活動(dòng)存在的憑證，只要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)都會(huì)具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中遇到的情況是隨時(shí)在變化的，因此違約風(fēng)險(xiǎn)在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風(fēng)險(xiǎn)類型，必須引起足夠的重視。然而現(xiàn)在很多企業(yè)經(jīng)營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經(jīng)營過程中經(jīng)常出現(xiàn)隨意毀約、違約的現(xiàn)象。再加上上文提到的幾條風(fēng)險(xiǎn)的共同作用，往往使得企業(yè)在違約之后面臨嚴(yán)重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。

2.3 保存過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)

合同檔案的妥善保存，對(duì)于其被正常使用并在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮法律效力是十分重要的，然而，現(xiàn)在很多企業(yè)的檔案管理者對(duì)這一塊的責(zé)任落實(shí)情況令人堪憂。不管是以往的紙質(zhì)合同檔案還是現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統(tǒng)紙質(zhì)合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)被攻擊、電腦被侵入造成的安全風(fēng)險(xiǎn)也是十分嚴(yán)重的，所以，不論何種條件下做好、做細(xì)合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的具體措施

上文對(duì)企業(yè)合同檔案管理過程中容易產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)的類型和主要表現(xiàn)做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風(fēng)險(xiǎn)，其產(chǎn)生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責(zé)不到位和具體措施不規(guī)范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施。

第5篇

關(guān)鍵詞:醫(yī)療設(shè)備;合同檔案;管理

近年來，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)療業(yè)務(wù)水平的提高，很多醫(yī)院的基礎(chǔ)診療設(shè)備和專科設(shè)備投入在增加，在采購醫(yī)療設(shè)備的過程中，也形成了大量具有法律效力的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數(shù)量巨大。因此，為了進(jìn)一步完善醫(yī)院固定資產(chǎn)管理，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當(dāng)前地方三甲醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，歸納出醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理存在的主要問題，并分析了問題的成因，最后通過規(guī)范化的管理視角，提出醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理的幾個(gè)思路，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升。

一、醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理現(xiàn)狀

由于醫(yī)療設(shè)備采購工作流程復(fù)雜、涉及的部門多、特別是大型醫(yī)療設(shè)備的采購周期較長，這就對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購合同提出了新的挑戰(zhàn)和要求，而對(duì)應(yīng)的采購合同檔案也就隨之出現(xiàn)了較為常見的問題。

（一）部分醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案資料缺乏完整性

醫(yī)療設(shè)備采購過程經(jīng)歷了使用科室提出申請(qǐng)、設(shè)備科組織院內(nèi)市場(chǎng)詢價(jià)（金額較大的需外出招標(biāo)）、報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)班子審批決策等階段。從使用科室提出申請(qǐng)開始，就產(chǎn)生了對(duì)應(yīng)的工作記錄表格，表格需要按要求填寫內(nèi)容，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，在多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批、使用科室確認(rèn)簽字、其他部門共同參與詢價(jià)并簽字確認(rèn)的過程中，難免發(fā)生漏簽字、忘記收集相關(guān)材料的情況，因此，在收集采購合同檔案材料時(shí)，資料內(nèi)容不全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（二）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案收集難度大

醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案包含的內(nèi)容豐富，從大多數(shù)醫(yī)院的檔案看，主要包括：采購合同、廉潔協(xié)議、醫(yī)院內(nèi)部送相關(guān)部門審核的內(nèi)審合同、院領(lǐng)導(dǎo)班子的決策批示材料、招標(biāo)（詢價(jià)）記錄表、使用科室的申請(qǐng)報(bào)告、可行性報(bào)告、職代會(huì)議案和決議批文、招標(biāo)文件、成交通知書、評(píng)標(biāo)報(bào)告等材料。這些檔案資料內(nèi)容豐富，經(jīng)手的人多（涉及到醫(yī)院設(shè)備科、招標(biāo)辦、院領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)銷公司等），每個(gè)檔案資料產(chǎn)生的時(shí)間沒有固定節(jié)點(diǎn)，而且有時(shí)經(jīng)銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。

（三）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案歸檔后不能封卷

醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案屬于醫(yī)療設(shè)備檔案的一個(gè)重要部分，也是整個(gè)醫(yī)療設(shè)備“生命線的開端”。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程，以醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案為開端，后續(xù)隨時(shí)都有可能需要補(bǔ)充檔案。例如某臺(tái)直線加速器采購建檔后，某天發(fā)生了故障，維修工程師到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修，更換了某個(gè)零部件，還填寫了檢測(cè)、維修報(bào)告單，那么該維修報(bào)告單、檢測(cè)報(bào)告單就需要及時(shí)收入該設(shè)備對(duì)應(yīng)的檔案盒中。因此，醫(yī)療設(shè)備檔案不能封卷，直到該設(shè)備報(bào)廢。

（四）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案檢索查閱方法單一

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備管理的信息之源，是醫(yī)療設(shè)備管理規(guī)劃化、科學(xué)化的基礎(chǔ)。一個(gè)全面、完善的醫(yī)療設(shè)備檔案庫，對(duì)設(shè)備管理具有深遠(yuǎn)的意義。目前為止，很多醫(yī)院都尚未開展檔案信息庫建設(shè)，但醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的利用率極高，因此，大多數(shù)相關(guān)工作人員只能通過Exel表格來完成醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的內(nèi)容錄入、查找工作，雖然也達(dá)到了一定的預(yù)期效果，但從長遠(yuǎn)、系統(tǒng)的信息化建設(shè)來說，這樣的查閱方法還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

二、醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理中存在問題的原因分析

（一）檔案意識(shí)不高

一方面，由于醫(yī)療設(shè)備檔案不像醫(yī)療、科研等檔案那樣能直接產(chǎn)生社會(huì)效益和采購效益，所以長期以來得不到領(lǐng)導(dǎo)、職工的重視，極少設(shè)有對(duì)應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位，專職的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識(shí)比較淡薄，忽視醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作人員由于對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，或者在兼任的醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時(shí)間，醫(yī)療設(shè)備檔案管理顯得被動(dòng)、不受重視，甚至出現(xiàn)許多醫(yī)療設(shè)備檔案資料其實(shí)只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。

（二）歸檔范圍不規(guī)范

在醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案中，從申購設(shè)備到醫(yī)療設(shè)備采購工作結(jié)束，經(jīng)歷了提出申請(qǐng)、委員/專家論證、設(shè)備立項(xiàng)、設(shè)備招標(biāo)/詢價(jià)、簽訂醫(yī)療設(shè)備采購合同五個(gè)階段。在這幾個(gè)階段中，形成了大量的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案資料，但是由于醫(yī)院各職能部門不同、檔案收集缺乏依據(jù)，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的購置報(bào)告、審批過程材料、招標(biāo)材料、醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)廠家證件材料、成交經(jīng)銷商證件材料以及授權(quán)書等資料的收集存在較大的困難，各個(gè)部門所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案歸檔范圍的不規(guī)范。

（三）醫(yī)療設(shè)備檔案管理屬于動(dòng)態(tài)管理過程

醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案不能封卷，因?yàn)樵摍n案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程，以醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案為開端，后續(xù)隨時(shí)都有可能需要補(bǔ)充檔案。醫(yī)療設(shè)備招投標(biāo)工作完成后，將所收集的材料按規(guī)定進(jìn)行整理，根據(jù)資料內(nèi)容制作醫(yī)療設(shè)備采購合同，經(jīng)醫(yī)院和成交經(jīng)銷商溝通無異議后，送到醫(yī)院的合同審核部門審核合同內(nèi)容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫(yī)療設(shè)備的價(jià)格、保修、付款方式、交貨時(shí)限等信息已確定，但這并沒有最終結(jié)束，后續(xù)將涉及設(shè)備的安裝驗(yàn)收、維修保養(yǎng)、付款、報(bào)廢等工作，所以醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。

（四）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案歸口管理問題

醫(yī)院檔案室，負(fù)責(zé)管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一移交到醫(yī)院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交醫(yī)院檔案室，存在一定的利弊關(guān)系。利的方面，主要表現(xiàn)為檔案統(tǒng)一在檔案室管理，避免出現(xiàn)重復(fù)管理、多頭領(lǐng)導(dǎo)。弊的方面，主要表現(xiàn)為醫(yī)療設(shè)備統(tǒng)一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個(gè)領(lǐng)域的檔案都具有一定的專業(yè)性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時(shí)對(duì)檔案的了解程度存在一定的局限性。

三、醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案規(guī)范化管理思路

要對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，首先，要強(qiáng)化檔案的管理意識(shí)；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。

（一）加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的管理意識(shí)

目前，醫(yī)院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進(jìn)一步完善醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的管理，應(yīng)在意識(shí)上有根本性的轉(zhuǎn)變。首先，要強(qiáng)化醫(yī)院上下的檔案管理意識(shí)，通過經(jīng)典事件、實(shí)例展現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報(bào)醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案工作情況，統(tǒng)計(jì)好借閱的次數(shù)、內(nèi)容等；最后，要加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，從專業(yè)角度提升專職和兼職檔案員的意識(shí)。

（二）明確醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的歸檔范圍

1．醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)階段：大多數(shù)醫(yī)院的設(shè)備采購申請(qǐng)都是由年度計(jì)劃采購和臨時(shí)緊急采購組成。不管是年度采購計(jì)劃還是臨時(shí)采購申請(qǐng)都是由設(shè)備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫(yī)療設(shè)備請(qǐng)購表格、配置及技術(shù)參數(shù)要求、可行性報(bào)告、提請(qǐng)職代會(huì)審議的議案等。從設(shè)備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報(bào)項(xiàng)目的匯總表格、召開論證會(huì)議的會(huì)議簽到表、會(huì)議記錄、現(xiàn)場(chǎng)照片、參與論證的專家委員投票、會(huì)議討論的原始材料、上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示報(bào)告等。從醫(yī)院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議討論結(jié)果的決策批示。從其他相關(guān)部門層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫(yī)用設(shè)備購置許可、同意增配大型醫(yī)用設(shè)備的批復(fù)等。所有這些涉及到設(shè)備購置的檔案，都必須存檔留存。

2．醫(yī)療設(shè)備采購階段：醫(yī)療設(shè)備采購部門根據(jù)采購活動(dòng)管理權(quán)限，整理需要采購的設(shè)備的主要參數(shù)及配置要求，通過媒體方式公開招標(biāo)信息，組織召開招標(biāo)會(huì)議，上報(bào)招標(biāo)結(jié)果。其中，院內(nèi)的檔案包含：招標(biāo)議價(jià)記錄表格或書面記錄、上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的招標(biāo)情況報(bào)告、院領(lǐng)導(dǎo)的決策批復(fù)等。投標(biāo)公司的提供的檔案包含：投標(biāo)文件（報(bào)價(jià)表、廠家證件、授權(quán)書、經(jīng)銷商證件、產(chǎn)品配置清單、產(chǎn)品介紹等）、外出招標(biāo)的還需要提供中標(biāo)通知書、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。

（三）完善醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的歸檔及保管形式

只有科學(xué)地整理設(shè)備檔案，將其有序存放、系統(tǒng)排列，才能提高檔案的調(diào)取、利用效率。一方面，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的歸檔現(xiàn)在大多數(shù)還只是由專職或兼職的檔案員負(fù)責(zé)收集整理，隨著當(dāng)前信息化建設(shè)的快速發(fā)展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時(shí)應(yīng)建立對(duì)應(yīng)的電子數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)的調(diào)用、查閱檔案打下良好的基礎(chǔ)，也便于檔案的管理。另一方面，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案現(xiàn)在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫(yī)院綜合檔案室，二是直接保管在設(shè)備科。為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的管理，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案趨向于統(tǒng)一移交醫(yī)院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養(yǎng)、形成更加系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理庫。

四、結(jié)語

隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科學(xué)的快速發(fā)展，各種先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備陸續(xù)進(jìn)入各級(jí)醫(yī)院，醫(yī)療設(shè)備的管理成為醫(yī)院醫(yī)療管理工作的重要環(huán)節(jié)，而醫(yī)療設(shè)備的檔案管理為醫(yī)療設(shè)備管理的重中之重。通過建立系統(tǒng)齊全的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理框架，才能用詳細(xì)的醫(yī)療設(shè)備分析報(bào)告為醫(yī)院購置醫(yī)療器械提供充分的決策依據(jù)；用詳實(shí)設(shè)備的申請(qǐng)審批手續(xù)資料、招議標(biāo)記錄、招標(biāo)承諾資料等為招標(biāo)采購的法制化、規(guī)范化提供重要的保證；用合同規(guī)定的保修期限為醫(yī)療設(shè)備的維修、保養(yǎng)提供技術(shù)依據(jù)，為保證醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。

作者:韋雙莉 單位:廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院柳州市工人醫(yī)院

參考文獻(xiàn)：

[1]史維新．醫(yī)院設(shè)備檔案的管理．蘇州絲綢工學(xué)院學(xué)報(bào)．2000（6）．

[2]鮑薇．淺析醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作．黑龍江檔案．2014（2）．

第6篇

關(guān)鍵詞：建筑 合同 要求 實(shí)施要點(diǎn)

建筑建筑合同是對(duì)建筑工程進(jìn)行整個(gè)工程進(jìn)行全面監(jiān)督的法律性文件，通過對(duì)合同的檔案管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。合同檔案的有序管理還會(huì)為施工單位進(jìn)行后期的竣工驗(yàn)收和工程費(fèi)用結(jié)算支付帶來極大便利。目前按照建筑建筑合同管理“ 各負(fù)其責(zé)” 的模式要求 ，由兩方以上形成的資料，都按照按照“ 人執(zhí)一份”的原則，由各方對(duì)自己簽署內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、有效性負(fù)責(zé)。這種合同模式在文本上明確了權(quán)利和義務(wù)的分工，也使在責(zé)任明晰的情況下，對(duì)工程的施工更加容易進(jìn)行管理。但是，在建筑建筑合同的管理過程中，因?yàn)榻ㄖㄖ贤№?xiàng)包含的數(shù)量多、種類雜、細(xì)節(jié)繁瑣，操作人員還要對(duì)以下幾個(gè)方面進(jìn)行關(guān)注：

一、建筑工程合同管理的原則

合同檔案管理是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護(hù)自身的合法權(quán)益而進(jìn)行的必要工作。通過對(duì)合同的檔案管理，一方面可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據(jù)材料；另一方面一旦雙方合同發(fā)生糾紛，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益。其主要內(nèi)容包括檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責(zé)任等。對(duì)于合同檔案的管理要遵循以下原則：

1、為合同檔案管理營造網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。在現(xiàn)實(shí)中，經(jīng)常出現(xiàn)合同缺乏統(tǒng)一的管理模式。從合同管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的合同室，工程合同管理較好。有的單位則不然，工程合同由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書合同員兼管，形成的合同分類五花八門。

2、為實(shí)現(xiàn)合同保管的有效性和秩序性，合同管理員應(yīng)該負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。

3、各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立建全合同文檔的形成、整理、歸檔工作體系，并確定一名負(fù)責(zé)合同文檔管理。避免出現(xiàn)專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏合同管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要層單位的合同管理人員來進(jìn)行合同的保管的行為。

二、建筑工程合同有效管理的注意事項(xiàng)

（一）探索新型管理模式，保持同一項(xiàng)目合同之間的有機(jī)聯(lián)系。首先，可以嘗試集中統(tǒng)一、區(qū)別管理的模式，對(duì)母公司合同管理系統(tǒng)而言，要集中管理權(quán)屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將合同定期向母公司移交；同時(shí)對(duì)子公司或其他相關(guān)單位的有關(guān)合同實(shí)行目錄管控，建立合同之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。另外，建立責(zé)任傳導(dǎo)機(jī)制，解決合同管理分散問題。由于合同的產(chǎn)生過程不在檔案管理部門，所以要確保各個(gè)項(xiàng)目上的合同文件能夠完整的收集起來，并將其立卷、裝訂、移交的責(zé)任進(jìn)行分解，明確地傳導(dǎo)給項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)和合同管理部門，通過責(zé)任分解和獎(jiǎng)懲制度，確保這部分合同檔案的齊全完整。

（二）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段合同資料的有序管理，保證歸檔合同和資料的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目從工程立項(xiàng)開始，就應(yīng)按照國家合同管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的合同管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及合同人員在工程合同形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范合同資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與合同跟蹤管理同步。

（三）加強(qiáng)對(duì)工程合同管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑合同管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高合同干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。合同管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。合同管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清合同工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程合同管理工作。合同管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把合同管理質(zhì)量關(guān)。

（四）建立健全規(guī)章制度，完善依法治檔體系。建筑施工企業(yè)大都呈現(xiàn)出投資主體、企業(yè)性質(zhì)、組織結(jié)構(gòu)和市場(chǎng)結(jié)構(gòu)的多元化特征，加上固有的分散、流動(dòng)特點(diǎn)，再靠傳統(tǒng)的行政命令手段去推動(dòng)合同管理工作顯然不行。為此，一方面應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)《檔案法》和適用規(guī)章制度的宣傳，讓依法治檔是維護(hù)國家利益、企業(yè)利益和職工權(quán)益的認(rèn)識(shí)深入到合同管理人員心中；另一方面，要抓緊清理健全相關(guān)的制度，建立與多元化特征相匹配的制度體系，制定現(xiàn)在缺失的制度，修訂或廢除不相宜的制度，建立起符合實(shí)際、相互聯(lián)系、共同遵守的合同檔案管理規(guī)范。

（五）充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程合同信息資源，做好合同信息統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對(duì)縮微合同、磁介質(zhì)合同、電子文件合同在工程合同中運(yùn)用。當(dāng)前，多媒體電子文件合同管理已趨于成熟，近幾年在工程合同管理中采用autocad光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與合同管理要求》，使得工程建設(shè)合同管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行合同管理成為可能，成為項(xiàng)目合同管理的一個(gè)發(fā)展方向。近幾年，各個(gè)建設(shè)公司也開始對(duì)照片合同、錄像合同、紙質(zhì)合同制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄，對(duì)合同管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。各部門還應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立本部門的合同檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的合同管理水平，提高各部門合同管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對(duì)合同利用，藉以提高工作效率。按照合同的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的合同資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號(hào)；對(duì)外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號(hào)采用其自然形成（特定）的編號(hào)。

（六）及時(shí)做好合同的傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使合同的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)合同的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解合同的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保合同的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效合同信息。

三、結(jié)束語

建筑建筑合同的管理是一項(xiàng)全面的、長期的、耐心細(xì)致的工作。要求管理人員在工作中程序上慎重、細(xì)節(jié)上穩(wěn)重，能夠熟悉各個(gè)合同的撰寫規(guī)范和要點(diǎn)，同時(shí)對(duì)工程各個(gè)環(huán)節(jié)還要有相當(dāng)高的認(rèn)識(shí)和理解才能做好。隨著電子合同管理等輔助工具的使用、合同管理人員自身素質(zhì)的不斷提升和合同管理理論的進(jìn)一步發(fā)展，相信建筑工程合同管理的工作強(qiáng)度會(huì)逐漸下降，合同管理工作的開展也會(huì)更加簡(jiǎn)便、高效。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉宗美.探討如何有效提高建筑工程合同的管理[J].商業(yè)文化.2011.

[2]王振華.建筑工程合同資料有效管理措施[J].山西建筑.2008.

第7篇

 

1. 工商檔案涵義

 

工商檔案是一種專門的獨(dú)立的檔案， 它是工商管理機(jī)關(guān)對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)依法進(jìn)行計(jì)劃經(jīng)濟(jì)管理的重要依據(jù)和憑證。

 

2. 工商檔案的特點(diǎn)

 

2.1工商檔案主要種類

 

工商檔案主要的種類有：企業(yè)登記檔案、個(gè)體工商業(yè)戶登記檔案、商標(biāo)檔案、經(jīng)濟(jì)合同檔案和經(jīng)濟(jì)案件檢查檔案五個(gè)門類。工商檔案的類型有很多，并且每個(gè)類別都有自己的體系， 檔案的 ，都有自己特別的形式。管理工商檔案有一般適用的方法，也有自己獨(dú)特的形式[1]。

 

2.2工商檔案特點(diǎn)

 

2.2.1 工商檔案的靜態(tài)性

 

靜態(tài)性主要是指工商檔案管理呈現(xiàn)一種靜止的狀態(tài)，主要有經(jīng)濟(jì)糾紛案件檔案和經(jīng)濟(jì)合同檔案。經(jīng)濟(jì)案件檢查檔案是工商管理部門對(duì)各種違法違章經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行查處形成的材料， 包括發(fā)案材料調(diào)查取證材料、筆錄材料、結(jié)案材料等。這些材料一旦形成，所記載和反映的事物就不再變更。事后調(diào)查的主要是原始的材料。這類檔案的用處主要是便于調(diào)查原有的資料。

 

2.2.2工商檔案的動(dòng)態(tài)性

 

這是指檔案材料形成以后， 材料的數(shù)字和內(nèi)容帶要經(jīng)常變更， 呈現(xiàn)一種動(dòng)態(tài)的變換。這類檔案包括企業(yè)登記檔案、個(gè)體工商業(yè)戶登記檔案和商標(biāo)檔案，這屬于檔案的動(dòng)態(tài)性。以企業(yè)登記檔案為例， 一個(gè)企業(yè)從開業(yè)到結(jié)束需要的材料有企業(yè)籌建、開業(yè)、資質(zhì)驗(yàn)證、年檢換照、名稱變更、經(jīng)營機(jī)制轉(zhuǎn)變等方面的材料。在營業(yè)期間， 無論是企業(yè)法人和企業(yè)性質(zhì)的變更， 還是經(jīng)營范圍和經(jīng)營地址的變更等等， 職能部門都必須依據(jù)原有的檔案隨時(shí)辦理和記載其變更情況， 離開了這些檔案， 職能部門就無法正常開展工作[2]。這類檔案的利用體現(xiàn)為現(xiàn)行機(jī)關(guān)從事本職工作提供必備的依據(jù)上。

 

3.對(duì)工商檔案管理形式的探討

 

因?yàn)楣ど虣n案具有靜態(tài)性和動(dòng)態(tài)性兩個(gè)特征，所以管理的時(shí)候不能搞一般化，而應(yīng)該具體問題具體分析，采取“ 統(tǒng)分結(jié)合， 以統(tǒng)為主” 的綜合化管理形式。

 

對(duì)于第一種類型的檔案， 因其相同于一般專門檔案， 具有靜態(tài)性的特征， 可以納入綜合檔案室集中統(tǒng)一保管。即： 經(jīng)檢檔案按“ 一案一卷” ， 經(jīng)濟(jì)合同檔案按“ 一事一卷” 的原則， 由職能部門整理立卷，逐年度向綜合檔案室移交。綜合檔案室根據(jù)全宗內(nèi)全部檔案的情況， 統(tǒng)一分類、排列、編號(hào)、統(tǒng)計(jì)、編目、提供利用等綜合管理。

 

對(duì)于第二種類型的檔案， 因其是職能部門日常工作必備的依據(jù)， 則應(yīng)由職能部門設(shè)專人專柜保管。文件材料整理立卷， 檔案的編號(hào)編目， 日常提供利用均由職能部門進(jìn)行， 綜合檔案室對(duì)其進(jìn)行目錄管理，并負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)及其它業(yè)務(wù)的監(jiān)督指導(dǎo)。如企業(yè)登記檔案， 按誰發(fā)照誰立卷的原則， 由企業(yè)登記部門分籌建企業(yè)、企業(yè)法人登記、無企業(yè)法人的營業(yè)登記和歇業(yè)企業(yè)登記四種類型分別立卷、編號(hào)， 建立登記臺(tái)帳。編制案卷目錄， 然后根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)， 分別不同類型， 建立企業(yè)分類卡片。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中，企業(yè)登記檔案呈動(dòng)態(tài)， 應(yīng)由企業(yè)登記部門設(shè)專人專柜延續(xù)保管使用。案卷目錄交綜合檔案室保存一份，以便綜合檔案室對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督管理。

 

企業(yè)歇業(yè)后， 檔案材料由動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)化為靜態(tài)， 其保管形式應(yīng)按靜態(tài)檔案處理， 即將歇業(yè)企業(yè)原有的檔案抽出組卷， 按歇業(yè)登記時(shí)間先后。

 

對(duì)兩種管理形式的思考由于主管部門對(duì)工商檔案管理形式尚沒有統(tǒng)一的規(guī)范， 其管理形式往往各行其是， 有的強(qiáng)調(diào)集中統(tǒng)一管理， 搞一刀切， 要求把機(jī)關(guān)全部檔案集中于檔案室保管， 其結(jié)果， 因有些材料變動(dòng)頻繁， 給檔案的管理和機(jī)關(guān)的日常工作造成不便;有的強(qiáng)調(diào)使用方便，將檔案材料分散到各個(gè)職能部門保管， 使綜合檔案室徒有虛名， 其結(jié)果， 違背了綜合管理的原則， 破壞了全宗內(nèi)檔案的完整性。這兩種管理形式， 都具有一定的片面性，對(duì)于工商檔案的管理都是不可取的。

 

4.工商檔案管理該如何發(fā)揮作用

 

4.1 完善制度，強(qiáng)化管理

 

制定工商檔案管理的詳細(xì)制度，加強(qiáng)對(duì)各個(gè)檔案的管理機(jī)，分類建立檔案管理室。此外可以建立電子檔案管理，促進(jìn)工商檔案管理電子化，建立企業(yè)登記電子化的工商管理檔案數(shù)據(jù)庫，完善工商信息。

 

4.2 提高工商行政管理系統(tǒng)監(jiān)管執(zhí)法和消費(fèi)維權(quán)整體水平

 

提升服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展效能通過企業(yè)信用分類監(jiān)管檔案、個(gè)體工商戶分層類監(jiān)管檔案、商品交易市場(chǎng)分類監(jiān)管檔案的綜合利用，完善12315信息系統(tǒng)、打擊傳銷規(guī)范直銷系統(tǒng)、公平交易執(zhí)法辦案系統(tǒng)，建立上下聯(lián)動(dòng)、快速反應(yīng)的綜合指揮調(diào)度平臺(tái)，形成信息互通、業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)的市場(chǎng)主體監(jiān)管機(jī)制，提升監(jiān)管執(zhí)法、消費(fèi)維權(quán)的整體水平和服務(wù)效能[3]。

 

4.3 轉(zhuǎn)變管理觀念和方式，將檔案進(jìn)行系統(tǒng)化分類

 

轉(zhuǎn)變我國對(duì)于工商檔案管理的管理觀念。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶來了互聯(lián)網(wǎng)的變化，以前紙質(zhì)的檔案已經(jīng)不能滿足時(shí)代的需要電子化的管理已經(jīng)逐步成為主要的管理方式。此外為各級(jí)政府提供輔助決策依據(jù)，引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，建立一個(gè)強(qiáng)大的完善的電子數(shù)據(jù)庫供于查閱，建立市場(chǎng)主體現(xiàn)狀、市場(chǎng)發(fā)展預(yù)測(cè)、市場(chǎng)監(jiān)管趨勢(shì)等分析模型，建設(shè)工商行政管理數(shù)據(jù)分析輔助決策系統(tǒng)， 為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供輔助決策依據(jù)， 為社會(huì)公眾提供市場(chǎng)預(yù)測(cè)和消費(fèi)預(yù)測(cè)服務(wù)。

 

4.4 完善電子系統(tǒng)及其信息資源，提高服務(wù)效率

 

加強(qiáng)對(duì)于工商檔案的管理利用，發(fā)揮檔案的作用，服務(wù)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。可以通過檔案的掃描、排序、系統(tǒng)用戶認(rèn)證等功能，完善電子檔案查詢系統(tǒng)，提高查詢服務(wù)效率，是企業(yè)方便查閱，提供工作效率，完善系統(tǒng)信息資源。

 

5. 結(jié)語

 

工商檔案的管理是否做好，對(duì)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著一定的作用。完善的工商檔案管理體系可以提高工作效率，節(jié)約時(shí)間成本，為企業(yè)提供便利。因此，我認(rèn)為需順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，將檔案進(jìn)行電子化，并建立一個(gè)強(qiáng)大的健全的電子信息系統(tǒng)，提供便捷的服務(wù)，促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。(作者單位：吉林省公主嶺市工商局)

第8篇

1.根據(jù)公司實(shí)際情況，建立合理的組織架構(gòu)，系統(tǒng)化管理合同。

筆者所在的公司實(shí)施總法律顧問制度，由公司一位高管擔(dān)任總法律顧問，下設(shè)法律事務(wù)管理部門，配備專業(yè)的企業(yè)法律顧問。法律事務(wù)管理部門在公司逐步實(shí)行綜合歸口與分級(jí)、分類相結(jié)合的合同管理體制。例如在公司市場(chǎng)營銷部、物資采購部、科技部等有合同業(yè)務(wù)的部門，設(shè)立了兼職合同管理人員，分類專項(xiàng)管理其本部門的合同，逐步對(duì)公司的合同進(jìn)行全方位、全過程的系統(tǒng)化網(wǎng)絡(luò)管理。在管理手段上，公司的合同管理涵蓋合同管理制度建設(shè)、合同審查、合同文本管理、合同專用章管理、合同檔案管理、合同考核、合同兼職管理人員培訓(xùn)等多個(gè)方面。

2.深入分析，健全合同管理制度；優(yōu)化流程，強(qiáng)化合同管理職責(zé)分工。

法律顧問首先從合同管理建章立制開始，對(duì)原有的合用管理辦法在實(shí)施中的效果、存在的問題進(jìn)行了分析和評(píng)估。在此基礎(chǔ)上，修訂公司《合同管理辦法》，梳理了合同管理核心流程，對(duì)合同的訂立、簽訂權(quán)限和職責(zé)審查、合同履行與評(píng)估等方面進(jìn)行明確和規(guī)范。對(duì)公司合同管理制度的修訂，即是對(duì)公司合同管理內(nèi)部控制的完善，旨在達(dá)成《內(nèi)部控制指引》的目標(biāo)要求，即規(guī)范和加強(qiáng)合同管理，確保合同談判、簽訂、執(zhí)行、變更、解除等過程合法有效，印章保管、使用合理規(guī)范，防止未經(jīng)授權(quán)的經(jīng)濟(jì)行為，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)公司合法權(quán)益。

3.充分注重事前防范，做好合同條款法律審核、示范文本推廣。

有效的事前防范不僅可以為企業(yè)節(jié)約大量的管理成本，而且有助于企業(yè)全面提高管理水平。筆者所在公司的合同審查，由項(xiàng)目責(zé)任部門、歸口管理部門、財(cái)務(wù)部、法律部等各個(gè)專業(yè)部門各司其職對(duì)合同進(jìn)行把關(guān)，有效地將合同訂立納入公司的各項(xiàng)管理之中，有效地實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的控制和事前防范。法律顧問一年中審查各類合同逾兩千份，都逐字逐句嚴(yán)格審查，重大項(xiàng)目則在項(xiàng)目前期就參與談判和論證，把好“事前防范”這一關(guān)。合同示范文本有利于規(guī)范公司某一類合同的簽訂，在合同簽訂這一環(huán)節(jié)進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)的防控。法律顧問堅(jiān)持開展了相關(guān)合同示范文本的推行工作，根據(jù)公司合同種類合同業(yè)務(wù)量特點(diǎn)，相繼制定了《采購合同》、《加工承攬合同》、《設(shè)備維修合同》及《技術(shù)開發(fā)合同》等示范文本。法律顧問首先查閱了以往大量的合同，進(jìn)行歸類整理；然后提煉總結(jié)完成合同示范文本草案，再與相關(guān)部門進(jìn)行了交流討論，最終修改定稿。以技術(shù)合同為例，示范文本不僅明確合同內(nèi)容，還從法律專業(yè)的角度對(duì)簽訂和履行環(huán)節(jié)、技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)度、履行期限和方式、雙方權(quán)利義務(wù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式、價(jià)款支付以及在知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等重要內(nèi)容上做出相應(yīng)說明，包括合同簽訂內(nèi)容表述指引和法律風(fēng)險(xiǎn)說明及提示。從管理的角度上，實(shí)現(xiàn)在合同內(nèi)控管理流程與管理、研發(fā)的具體結(jié)合，提高合同簽訂的水平和效率。

4.細(xì)化合同專用章管理，嚴(yán)格公司合同檔案管理。

法律顧問的嚴(yán)謹(jǐn)與細(xì)致等優(yōu)點(diǎn)，還應(yīng)發(fā)揮在公司合同章及合同檔案的管理工作環(huán)節(jié)之上。應(yīng)明確合同專用章的用印審批相關(guān)要求，以及外帶合同專用章的原則、申請(qǐng)程序、攜帶使用要求。合同文本明確記載著合同雙方的權(quán)利義務(wù)，在一定時(shí)期內(nèi)具有重要的保存價(jià)值，生效的合同文本應(yīng)納入經(jīng)營檔案管理。建立完善的合同檔案管理制度并分類保存并不可少。正由于此，對(duì)于審結(jié)用印的合同，筆者所在的公司以書面目錄和電子文檔兩種方式建立了合同臺(tái)帳，及時(shí)記錄合同編號(hào)、承辦部門、合同名稱及對(duì)方當(dāng)事人等信息，并要求各業(yè)務(wù)部門妥善保管合同訂立及履行過程中的有關(guān)資料。形成便于查找的電子信息和紙質(zhì)合同檔案，使合同自始至終都處于受控狀態(tài)。事實(shí)證明，完整合同檔案的建立，也便于總結(jié)合同履行情況，吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

5.狠抓合同管理考核，加大公司內(nèi)部合同管理檢查的力度。

為有效防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，公司法律事務(wù)部門形成了對(duì)各一級(jí)建制單位合同管理情況進(jìn)行年度現(xiàn)場(chǎng)檢查的貫例。檢查內(nèi)容主要涉及各單位內(nèi)部的合同管理職責(zé)分工、合同審查、簽訂及履行情況、合同文本管理、合同臺(tái)帳管理、合同評(píng)估、合同印章管理以及上年度合同檢查整改等情況，并與相關(guān)負(fù)責(zé)人和兼職合同管理員進(jìn)行座談交流。檢查會(huì)形成《年度合同管理現(xiàn)場(chǎng)檢查情況通報(bào)》，逐一分析各單位在執(zhí)行公司合同管理制度中尚存在的問題，評(píng)價(jià)相關(guān)部門合同管理工作，提出改進(jìn)意見；重點(diǎn)是促進(jìn)各業(yè)務(wù)單位對(duì)合同履行和合同評(píng)估、部門合同管理方面工作的開展和規(guī)范。對(duì)于不認(rèn)真執(zhí)行公司合同管理制度和審查程序的單位和個(gè)人，給予績效考核負(fù)評(píng)價(jià)。合同考核和現(xiàn)場(chǎng)檢查工作，能督促各單位執(zhí)行公司合同管理制度，在合同履行中誠實(shí)守信和全面履行。合同經(jīng)辦部門逐步重視對(duì)合同執(zhí)行中的質(zhì)量、安全、進(jìn)度等履約情況的跟蹤處理，注意利用后履行抗辯權(quán)、同時(shí)履行抗辯權(quán)和不安抗辯權(quán)等合同履行原則，依法保障自身權(quán)益。

6.注重法律知識(shí)普及，加強(qiáng)合同管理人員培訓(xùn)。

公司合同管理的每個(gè)環(huán)節(jié)涉及到不同部門的人員，人員的素質(zhì)保證是合同管理的重點(diǎn)。筆者所在的公司在各單位設(shè)有兼職合同管理員30多人，法律顧問對(duì)合同兼職管理員和經(jīng)辦人員建立了培訓(xùn)機(jī)制，每年組織一次集中培訓(xùn)。培訓(xùn)圍繞“合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范”的主題，結(jié)合實(shí)務(wù)、配合案例宣講基礎(chǔ)法律知識(shí)，剖析合同從簽訂到終結(jié)的全過程，針對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范提示，還制作令人喜聞樂見的PPT、動(dòng)畫片在公司內(nèi)部宣傳媒介上播放，以強(qiáng)化學(xué)習(xí)效果，增強(qiáng)了法律意識(shí)。法律顧問對(duì)合同管理人員培訓(xùn)的加強(qiáng)和重視，一方面促使公司合規(guī)文化生根開花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保駕護(hù)航，從深層次地鞏固了公司的合同管理內(nèi)控體系。

二、結(jié)語

第9篇

水利科研檔案管理屬水利科研的基礎(chǔ)工作。水利科研檔案既是水利科研成果的集中體現(xiàn)，也是設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、基建等活動(dòng)的重要依據(jù)。水利科研檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)規(guī)模大、涉及面廣、技術(shù)性強(qiáng)的系統(tǒng)工程。要有序推進(jìn)檔案信息化管理，必須轉(zhuǎn)換檔案管理模式及更新檔案管理理念、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，提高檔案人員素質(zhì)。

1 水利科研檔案信息化建設(shè)特點(diǎn)

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，水利科研檔案管理模式正在向以計(jì)算機(jī)管理為手段、以網(wǎng)絡(luò)傳遞為環(huán)境的數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，電子檔案將成為未來水利科研檔案的主體，新時(shí)期檔案管理模式呈現(xiàn)以下特點(diǎn):檔案信息載體電子化、檔案信息組織形式網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息查詢檢索自動(dòng)化、檔案信息流通網(wǎng)絡(luò)化。

2 檔案信息化建設(shè)影響因素分析

2.1 重“藏”輕“用”的管理觀念比較突出主要表現(xiàn)為：①注重檔案的實(shí)體管理，以及對(duì)文件材料的歸檔工作，強(qiáng)調(diào)案卷的數(shù)量、案卷裝訂的美觀；②注重檔案管理硬件設(shè)備的投入和庫房設(shè)備的齊全；③忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，將檔案的收集、保管情況作為衡量檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)，過分強(qiáng)調(diào)檔案的歸檔率，使得檔案館（室）大體上只是個(gè)科技文件保管單位，檔案資源多表現(xiàn)為一種靜態(tài)的、封閉的資源，檔案工作出現(xiàn)了一種高積累、低附加值產(chǎn)出的現(xiàn)象，檔案信息化功能弱化，利用效率不高，從而使科技成果不能快速轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力。

2.2 檔案實(shí)體編號(hào)混亂主要反映在以下幾個(gè)方面：①檔號(hào)不規(guī)范，編號(hào)方案、形式不統(tǒng)一。②在文書檔案中存在案卷標(biāo)題不規(guī)范、問題標(biāo)注含混不清、卷內(nèi)無文件級(jí)檢索目錄、文件標(biāo)題不全、責(zé)任者不明等現(xiàn)象。③組卷規(guī)則不規(guī)范、不統(tǒng)一，如有按時(shí)間組卷的，也有按職能部門管轄權(quán)限組卷的。④文書檔案、質(zhì)量檢測(cè)檔案、合同檔案和基建檔案等，均應(yīng)按文件級(jí)管理的卻硬是牽強(qiáng)組卷，按案卷級(jí)管理。

2.3 電子文件歸檔電子文件歸檔改變了傳統(tǒng)文件的歸檔過程，無論是采用脫機(jī)歸檔還是聯(lián)機(jī)（網(wǎng)絡(luò)傳輸）的方式歸檔，都要保證電子文件的安全性、原始性、真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和可讀性。但在水利檔案中，對(duì)大量的地形圖、地質(zhì)圖、遙感圖像的信息處理，要保持以上特性是一件比較困難的事情。如何規(guī)范電子文件格式的轉(zhuǎn)換、圖片文件的處理及數(shù)據(jù)壓縮等都還需要進(jìn)一步研究和探討的。

2.4 缺乏復(fù)合型檔案管理人才隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異的發(fā)展，檔案信息化需要一些既精通檔案管理業(yè)務(wù)，又具備計(jì)算機(jī)技術(shù)、慢吞吞絡(luò)知識(shí)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)知識(shí)的年輕人。目前，普遍存在檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，年齡偏大，信息處理能力不強(qiáng)，不能很快地運(yùn)用新技術(shù)處理檔案管理信息等問題。

3 加強(qiáng)檔案信息化管理的幾點(diǎn)建議

3.1 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理工作首先，要做好檔案實(shí)體的前期處理工作。筆者認(rèn)為，檔號(hào)的編制要規(guī)范，要統(tǒng)一檔號(hào)編制方案和檔號(hào)形式，檔號(hào)要能正確反映檔案的分類和排列次序，以便于保管和查找。水利科研檔案檔號(hào)宜采用：全宗號(hào)--年度號(hào)--分類號(hào)--案卷號(hào)--件（冊(cè)）號(hào)的形式；文件檔案宜采用文件級(jí)管理，檔號(hào)形式采用：全宗號(hào)--年度號(hào)--保管期限--件號(hào)。這種形式比較適合水利科研單位檔案的保管，也便于利用計(jì)算機(jī)管理。其次，檔案著錄要規(guī)范。盡量采用最精確的詞語涵蓋案卷的內(nèi)容，對(duì)于有多個(gè)稱謂的個(gè)人、機(jī)關(guān)、團(tuán)體的檔案，在著錄時(shí)應(yīng)使用同一個(gè)稱謂、同一題名，以確保檢索點(diǎn)的一致性和唯一性。

要加強(qiáng)水利檔案標(biāo)引質(zhì)量的控制，檔案的標(biāo)引包括分類標(biāo)引和主題標(biāo)引，首先要確定適合本單位使用的《分類法》和《主題詞表》以及標(biāo)引深度，在具體標(biāo)引時(shí)要正確分析檔案的主題，規(guī)范標(biāo)識(shí)符號(hào)，對(duì)檔案中有檢索價(jià)值的局部主題、隱含主題、次主題要用多個(gè)主題詞做更詳盡的標(biāo)引，盡量做到前后標(biāo)引一致；對(duì)于主題內(nèi)容相同的檔案資料或不同檔案資料中相同的主題內(nèi)容，應(yīng)注意保證標(biāo)引結(jié)果的一致性，以降低檔案資料的漏檢率，提高查全率、查準(zhǔn)率。

3.2 加快檔案管理文檔一體化的進(jìn)程文檔一體化管理是將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，要加強(qiáng)文件管理的超前控制，就必須要求每一個(gè)單位的文件、檔案類目劃分和設(shè)置要準(zhǔn)確、文件轉(zhuǎn)換格式要標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口緊密銜接起來。檔案部門應(yīng)改變傳統(tǒng)檔案工作模式，在單位網(wǎng)站的網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，讓本單位科研人員利用本單位的局域網(wǎng)站，足不出戶就將電子文件全文自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器歸檔，從而大大提高工作效率和管理水平。

3.3 利用局域網(wǎng)提供檔案信息在線服務(wù)傳統(tǒng)檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案實(shí)體的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生根本變化。因此，要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)理念和服務(wù)模式，由過去那種被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式，盡快轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式。長科院檔案部門已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了在單位局域網(wǎng)上建立檔案資料查詢網(wǎng)頁，向本單位科研人員提供數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查詢檔案資料信息，并可通過單位局域網(wǎng)的即時(shí)通信系統(tǒng)“飛鴿傳書”、“騰訊通”、電子信箱等服務(wù)方式與檔案管理人員聯(lián)系，進(jìn)行信息交流，檔案管理人員可在線回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，通過改變服務(wù)模式，提高服務(wù)質(zhì)量。

3.4 加強(qiáng)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)檔案部門應(yīng)盡快建立一支以管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合型人才為重點(diǎn)，高科技專門人才為骨干的檔案隊(duì)伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。目前應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案工作者信息人意識(shí)的培養(yǎng)，提高檔案人員處理信息的能力，熟練運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段，對(duì)檔案信息資源實(shí)施科學(xué)管理與有效開發(fā)利用。長科院正在制定切實(shí)可行的培養(yǎng)計(jì)劃，鼓勵(lì)專、兼職檔案人員通過在職培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代水利管理技術(shù)知識(shí)、外語知識(shí)等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用信息技術(shù)的能力，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。

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