時間：2023-05-28 09:16:23
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企業職工人事檔案是人才的主要信息源，是記錄職工個人基本信息、成長經歷的文檔，是反映個人德、能、勤、績的信息材料，是選拔人才的重要工具，是人力資源管理、開發與利用的重要依據，也是職工個人繳納社會各種保險、退休、退職的重要依據。它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業務能力、工作狀況、獎懲等方面的綜合反映。它的原始性、真實性和完整性，決定了職工檔案具有憑證作用和法律效應。但由于個別企業對職工檔案管理的不夠重視，職工人事檔案管理混亂，沒有專門的檔案柜等設備設施，也沒有管理制度，以至造成職工檔案遺漏遺失，因此本文來研究如何加強職工的檔案管理。
一、企業檔案部門的重新定位
檔案是員工的“標簽”，也是一種企業資產，潛藏著大量有價值的知識，對檔案的有效整理保管、對檔案信息資源的開發利用，對檔案中蘊藏的各種顯性知識與隱性知識的有效挖掘轉化能提升檔案部門的地位、發揮檔案部門的價值，提高企業的經濟與社會效益，保證了企業對內對外信息溝通的順暢。企業檔案部門要實現員工檔案知識的有效挖掘轉化，需要重新對自己的角色進行定位，對自身應擔負的職能形成清晰準確的認識。企業檔案部門的重新定位也是營造基于相對信息對稱的企業檔案工作環境的關鍵舉措。企業檔案部門不能僅僅局限于對檔案進行分類、整理與保管，要主動擔負為需要信息的人們及時地提供信息；為領導決策提供依據和思路；記錄并傳承企業員工在長期的實踐摸索中積淀的經驗；為企業的研發、管理等方面提供鮮活的材料；弘揚企業文化、增強員工對企業的認同感；為企業的發展總結經驗教訓等職責。企業檔案部門還要對企業進行深入了解的基礎上，了解企業的發展動向，即使掌握最新信息，建立企業自身的知識庫，方便知識的共享，營造企業知識管理環境，使檔案部門成為企業的“信息資源中心”、“知識中心”。
二、深入挖掘企業檔案利用需求
深入研究企業員工檔案利用需求，可以有效降低企業檔案部門與檔案利用者之間的由于信息不對稱帶來的不利影響。主要從以下兩個方面著手：一方面，研究企業需求，掌握利用規律主動有效地提供企業檔案信息。企業需求是檔案信息 發利用的動力，只有通過深入細致的調查研究，了解企業各級各類人員對信息的利用需要情況，才能向他們提供最及時、有效的信息服務，有針對性地滿足他們的客觀需要。為此，企業檔案部門一方面要定期參加企業管理的各種會議和一些重大活動，了解企業當前的管理動向，及時發現問題，并主動提供有價值的檔案信息服務；另一方面，通過利用工作，收集反饋信息，總結提供利用的客觀規律，掌握提供利用工作的效果和動態，并通過分析研究，提供最便捷、有效的服務方法和途徑。從而有效降低信息不對稱現象帶來的不利影響。另一方面，要深度挖掘企業檔案信息資源，為檔案利用者服務。企業要振興發展，不但要從市場上收集各類信息為企業建設服務，更重要的是要從企業檔案資源中獲取有價值的信息。因為，企業發展具有連續性，檔案作為潛在的具有歷史價值的信息，開發及時，應用得法，會很快轉化為生產力，幫助企業在市場競爭中取勝。這樣才能盡量緩解企業檔案 發利用過程中的信息不對稱，從而解決出現的延誤和錯誤現象。
三、實施企業歸檔范圍動態更新
企業員工檔案工作的管理的不規范和信息不對稱現象嚴重影響了企業檔案的資源構成。實施企業歸檔范圍的動態更新，可以促進企業檔案部門與各部門員工之間的積極溝通，從而降低由于雙方之間的信息不對稱造成的不利影響，促進企業檔案信息資源建設。文件歸檔范圍是檔案收集的依據，對于企業檔案信息資源的建設具有關鍵的指導和約束作用。傳統企業的歸檔范圍往往是“一錘定終身”，在很大程度上不適應現代企業的需求。為了避免檔案收集的盲目性、隨意性，首先要準確界定歸檔范圍，對傳統企業文件歸檔范圍做適時適當的調整。企業檔案部門應該圍繞企業經濟目標，拓寬檔案收集的廣度；結合企業信息化進程，拓展檔案收集的深度。現代企業管理是充滿活力，不斷創新的過程，現代企業文件歸檔范圍的制定也需要隨著企業的發展而不斷發展，即真正做到“與時俱進”。
1.1企業職工檔案處理監管缺失，處置隨意性較強
對于大多數以營利目的為主的企業來講，檔案與檔案工作雖然能夠在企業日常行政管理與經營活動中發揮著較大的參考憑證作用，但它卻始終被劃歸到相對低調的工作崗位類別。與企業類別檔案，如科技檔案、產品檔案或營銷檔案等相比，職工檔案往往呈現出數量大、內容繁雜、涉及利用群體范圍廣等特點。從檔案重要程度和影響主體范圍上來看，職工檔案本應當成為企業檔案管理的重點資源，也是企業在轉制或破產過程最應被關注的檔案資源，因為職工檔案記錄的不僅僅是企業職工工作方面的信息，還與企業職工相關待遇認定與辦理其他保險業務息息相關。但是根據筆者通過實地走訪和網絡調研的結果來看，很少有企業在轉制或破產過程中會對企業檔案給予關注，即使是關乎企業員工利益的干部人事檔案和職工檔案也很少被納入到企業破產清算日程中，因此大量職工檔案由于缺乏有效的監管，被企業員工或社會人員隨意處置。據筆者調查，大部分企業所制定的檔案管理制度不夠完整，管理規范性與科學性相對較差，不同類別、不同載體和不同保管期限的檔案混雜管理，特別是干部人事檔案和職工檔案設檔隨意，材料歸檔、歸類、歸卷不規范、不及時，部分檔案材料常年堆積，難以正常歸卷，進而導致大部分企業職工檔案材料殘缺不全、內容混亂，由此很難在企業改制或破產之前被重視。與此同時，在企業破產清算或改制過程中，職工檔案往往無專人監管、后續接收單位無法落實，以至于職工檔案大多被認為是無價值材料，隨意由他人處置，造成檔案的損毀與丟失。
1.2企業職工對自身檔案保存狀態的漠視
筆者在對部分企業職工進行職工檔案管理相關問題的調查中，有超過70%的一線職工不清楚自己檔案究竟包括哪些內容，不清楚職工檔案保管的相關制度與規范；有超過90%的一線工人認為職工檔案只有到自己退休時才會發揮作用，平常并不在乎它的保管狀態如何。由此，筆者認為當前我國大部分企業職工對自身檔案保管狀態的漠視致使其在企業轉制或破產時忽略其個人檔案的處理，致使個人檔案出現丟失或損毀的狀況卻毫無察覺。據相關媒體統計，自2005年以來發生的針對職工檔案丟失與損毀而造成企業職工利益受損的案件，幾乎100%的企業職工對企業改制或破產后個人檔案的去向毫無意識，而直到自己退休或辦理相關保險時才開始關注自己職工檔案的去向問題，而那些早已破產十多年的企業根本無法準確給出職工檔案的去向，企業職工的利益難以保障。與此同時，大部分下崗分流的職工平時缺少對自身權益受損而維權的意識與能力，多數職工選擇默認、上訪或打鬧等非理方式解決問題。由此引發了不少下崗職工與企業之間的矛盾沖突事件。筆者認為對自身個人檔案保管狀態的漠視、缺少對個人檔案的保護意識、對丟失檔案而權益受損維權途徑的陌生等原因造成了大批企業職工不得不面臨“老無所養”悲慘境地的現狀。
1.3相關部門的監管不力
我國在2006年出臺了《中華人民共和國企業破產法》對企業破產過程中的法律問題進行了解釋，明確企業破產過程中各行為主體的職責。其中第四章關于“企業財產”的司法解釋對債權人的財產范圍以及在破產程序過程中的財產處理與分配進行了規定，其中并未明確企業檔案處置的相關問題。目前國內尚未針對改制或破產企業檔案處置問題出臺相關法律法規，但地方檔案行政管理部門曾經對該問題出臺相關條例，如遼寧省檔案局在1997年頒布了《遼寧省破產企業檔案管理規定》，其中第五條規定：“破產企業檔案清理移交工作應當納入企業破產工作程序。各級檔案行政管理部門作為各級破產清算組成員單位，負責組織、監督、指導破產企業檔案的價值鑒定和清理移交工作。破產企業主管檔案工作的負責人及檔案室（館）人員負責破產企業檔案的清理、移交等具體工作。”但是檔案行政主管部門真正介入到破產企業清算程序中對破產企業檔案進行接收和指導卻較難實現，特別是該規定只針對國有企業，而對私人企業、外資企業卻難以發揮約束作用。雖然我國綜合檔案館歸檔范圍中明確指出撤銷機關檔案是綜合檔案館館藏資源的主要補充源，但這個規定只針對政府機構或事業單位，而破產企業的檔案是否可以被綜合檔案館接收卻無法得到相關部門的回應。特別是像企業職工檔案這樣關乎成千上萬破產企業員工日后切身利益的檔案，人事部門、勞動部門和檔案部門都沒有接收的義務與規定。由此導致破產企業即使有上交檔案的意愿，卻沒有機構愿意接收，進而造成檔案的隨意丟棄。
2破產企業職工檔案監管與接收的流程
破產企業職工檔案監管與接收流程應納入到企業破產清算流程之中，并作為企業破產清算的必備程序要予以保留。由此，筆者結合了當前我國企業破產清算流程提出破產企業職工檔案監管與接收的基本流程（見圖1）。根據《中華人民共和國企業破產法（試行）》（1986年12月02日）、《最高人民法院關于貫徹執行<中華人民共和國企業破產法（試行）>的若干問題的意見》（1991年11月1日）、《中華人民共和國民事訴訟法》和有關法律法規的規定企業破產清算工作主要包括四個環節：企業申請破產并受理、成立企業破產清算組負責企業破產清算、破產企業財產清算、形成并公布企業破產清算報告。
2.1企業破產清算前檔案部門的工作職責
根據我國相關法律，企業進入破產程序要向當地法院申請，具體要求為：首先，嚴重虧損，無力清償到期債務的企業由其債權人或債務人向企業所在地法院提交破產申請；其次，人民法院依法裁定并宣告企業破產，企業由此正式進入破產程序。企業進入破產程序后，由人民法院自宣告之日起15日內成立清算組。清算組由人民法院與同級人民政府協商指定由企業上級主管部門、財政、計委、審計、稅務、物價、勞動人事、工商行政管理局等部門的人員和律師會計師等專業人員組成。此時，當地檔案行政管理部門要介入到企業破產清算組，負責清算過程中對破產企業檔案的清查、監管及在破產清算期企業人事檔案管理；其次根據破產企業檔案保管現狀，初步提出破產企業職工檔案清查的方案。
2.2企業破產清算中檔案部門的工作職責
企業破產清算過程中包括兩大環節：破產企業財產清算和形成破產企業清算報告。破產企業財產清算包括對破產企業的財產的保管、清理、估價、處理和分配等5項內容，其中由檔案部門直接參與的有保管、清理和處理三個環節。首先，破產企業財產保管環節。該環節是要對破產企業財產進行集中收管，凍結企業涉及企業財務、資產的活動。檔案部門在此階段的工作職責是對破產企業檔案進行封存，追回散存在機構其他部門的檔案材料；凍結企業人力資源調動、轉出和離退休程序，對干部人事檔案和職工檔案進行集中收存。其次，破產企業財產清理環節。該環節是指清算組對破產企業的財產進行權屬界定、范圍界定、分類界定和登記造冊的活動。檔案部門在此環節要依據企業檔案部門提供的各種檔案統計數據，對破產企業檔案的數量進行核實與清查，并對檔案門類與數量進行分類造冊，對在保管環節要求歸入檔案部門卻散失在檔案部門外的檔案進行追討；核實干部人事檔案與職工檔案的內容完整性與真實性，對職工檔案中存在的缺失檔案現象要求當事人或企業相關人補齊相關材料或提交檔案缺失說明。再次，破產企業財產的處理環節。該環節一般指清算組對破產企業財產中非貨幣財產變現為貨幣財產的過程。由于企業檔案不具備變現的性質，因此對企業檔案的處理主要指檔案館根據破產企業檔案的類別、質量與數量確定檔案的歸屬方案。一般來說，企業職工檔案涉及面廣，內容多而雜，且日后利用頻繁，所以這類檔案要與文書檔案、科技檔案、財會檔案等檔案要分別確定歸屬對象。最后，檔案部門要對破產企業檔案清算情況進行總結，指明對破產企業檔案的清理情況和處理情況，進一步細化破產企業檔案的歸屬流向，著重對與企業自身和企業職工切身利益相關的檔案的處理情況進行詳細說明，并將企業員工關注的職工檔案清理與歸屬流向情況進行公布。
2.3企業破產清算后檔案部門的工作職責
企業破產清算結束后，破產企業檔案的接收與保管要按照破產清算報告的內容予以執行。國有企業破產后，其人事檔案和職工檔案由當地人事或勞動管理部門負責接收，而其他檔案由當地綜合檔案館負責接收與保管。非公有制企業破產后，除職工檔案外，其他類型檔案可由當地綜合檔案館進行選擇性接收，或由所轄地街道辦事處負責接收，或者由其上級主管部門或業務主管部門負責接收，而干部人事檔案和職工檔案因涉及到破產企業員工的利益，筆者建議由當地綜合檔案館、人事部門、勞動管理部門協商建立統一破產企業職工檔案保管機構，或由勞動管理部門牽頭，綜合檔案館負責對這部分人事檔案和職工檔案進行代管。此外，在職工檔案交接過程中，破產企業代表和企業職工代表要全程參與，以保證檔案交接的準確性與公正性。
3破產企業職工檔案管理的保障措施
3.1破產企業職工檔案管理與接收監控機制
綜合檔案館應承擔破產企業職工檔案的接收與業務指導工作，特別是要介入破產企業清算流程，著重對破產企業檔案，特別是要關注該企業職工檔案的流向。由此，綜合檔案館應結合其轄區內企業人力資源管理活動和企業職工檔案管理現狀制定企業職工檔案管理的監控制度，定期對轄區內企業職工檔案管理情況進行業務指導與監督，并著重留意有破產或改制傾向的企業，為其做好破產前企業檔案的封存、清點與確定檔案接收單位的工作。具體工作可以從以下幾個方面展開：其一，結合《機關干部人事檔案管理條例》的相關內容，實施企業職工檔案的歸檔范圍與類別的標準化，定期對企業職工檔案的數量與案卷質量進行評估；其二，及時介入企業破產清算流程，檔案行政主管機構要主動介入到破產企業的清算工作中，并將企業職工檔案的提前監管與后期善后納入到企業破產清算流程；其三，積極主動聯系破產企業職工檔案接收單位，在未明確企業職工檔案接收單位前，綜合檔案館要負責對該部分檔案進行規范化整理、清點和登記，并與相關行政管理機構，特別是社會勞動保障機構、人事機構和企業管理機構協商，確定企業職工檔案的后續管理問題；其四，調研論證、建設企業職工檔案聯網數據平臺，特別要為轄區內非國有制企業職工建立職工檔案與檔案信息追蹤平臺，一方面提高對非國有制企業職工檔案管理的監控，及時掌握破產企業檔案動態，及時介入破產企業檔案接收程序；另一方面為企業員工查詢其個人檔案保存狀態提供服務平臺。
3.2建立破產企業檔案接收中心，集中保管破產企業的職工檔案
為進一步規范破產企業職工檔案的接收與保管，勞動部門與檔案部門可以聯合建立破產企業檔案職工檔案接收中心，主要負責對破產企業職工檔案的接收和善后處理，規范企業職工檔案的歸檔材料內容，為企業職工提供必要的人事檔案轉出、審核和檔案信息資源服務。2009年哈爾濱市南崗區成立了首家破產企業檔案管理中心，該中心由南崗區檔案局和勞動與社會保障局合力籌建，首批接收來自本區十余家破產或轉制企業共3萬余卷各類檔案，接收種類有文書檔案、技術檔案、經營管理檔案、死亡檔案、財務檔案等，其中職工檔案共2453卷，涉及到5000多名企業職工人事檔案的接收與日后保管，并為該區其他務工人員提供人事檔案代管和業務咨詢服務。目前，該中心已為全區共8300余名下崗職工、非公有制企業職工、其他務工人員建立人事檔案，并為全區各類企業免費提供職工檔案的建檔與業務指導工作。該中心的成立為全區勞動力市場的穩定、維護企業職工個人權益、保障企業人力資源管理與檔案管理的規范性提供了保障。而上海主要采取四種方式，有序分流管理本市國有破產企業的職工檔案。一是按照改制后企業資產和產權關系，將破產企業職工檔案移交新的企業或上級控股公司管理；二是由控股（集團）公司或子公司授權，將破產企業職工檔案管理權限委托系統資產管理中心承擔；三是根據改制企業檔案保管容量大的需求，在各系統、各行業按照區域或行業板塊，建立破產企業職工檔案集約化管理平臺；四是與上海市綜合檔案館和上海市勞動保障局協商共管破產企業職工檔案。
3.3制定并出臺相關法規，使破產企業檔案接收程序化、規范化與法制化
關鍵詞：檔案管理；企業職工；工作要點；公司發展；規范化
隨著“大數據”時代的到來，信息技術以一種空前絕后的氣勢迅速在各大行業得到應用，不斷地改變人們的生活方式與思維模式。此時，面臨著社會上每天都能產生的難以統計的原始記錄與n案調動的情況，以“文件記錄”為主的傳統檔案管理方式已不能滿足人們日新月異的需求。因此，將信息技術軟件與檔案管理工作相結合是未來不可避免的發展趨勢。在時代背景所造就的大環境下，市場經濟的發展推動了勞動合同制度的全面推行，這也為加強職工檔案管理工作增添了更多的挑戰和難關。如何抓準檔案管理工作的“痛點”、如何建設規范有序的管理流程、如何配備必要的檔案管理軟件、如何加強檔案管理監管手段，這些已經成為目前研究的主要課題。
1 當今企業職工檔案管理面臨的問題
職工檔案管理是企業人事部門一項非常重要工作。檔案中不僅包括了職工的個人履歷、個人學歷、工作經驗和工作能力，同時也是反映其思想品德的重要依據之一，是公司選拔人才不可缺少的參考物。因此，加強企業職工檔案管理工作，不僅可以為公司源源不斷地輸送人才、提升公司整體人員的技術水平，從長遠角度來看，還可以極大地滿足公司人才戰略發展需要、提升公司競爭力，在促進企業發展過程中起到推動作用。因此，仔細分析當今企業職工檔案管理的“痛點”所在，并從根本上分析造成痛點的原因，以此來抓住今后的工作要點，是促進企業良好發展必不可少的措施。從近幾年來看，我國在職工檔案管理方面的發展是十分有限的，其現有模式下存在的問題大致可以分為以下幾點：
第一，職工檔案管理不嚴謹，可能導致部分員工檔案分散、材料不完整、材料偽造等現象。隨著市場經濟的不斷發展，我國各大企業也在不斷壯大，越來越多的人員入職和人員調動大大增加了檔案管理的難度，職工檔案出現紕漏的現象屢見不鮮。比如說，對于部分中途跳槽的員工，他的檔案可能一直都分散在以前單位的檔案處，或者在轉交的過程中出現文件缺失、文件受損情況，對其日后的工作審批和退休審批造成嚴重影響；對于離職員工來說，一些企業為了省事，都讓員工自己帶自己的檔案去新單位，而不是按照法律規定寄過去。因為檔案管理“多頭”現象嚴重，有的職工在離職后甚至被迫選擇“棄檔”，使得自己的檔案長期存放在原單位，成為“無頭”檔案。而且，以文件方式記錄的檔案也存在偽造的可能性。職工利用某些不法手段刪減處分、降職等信息，并且在檔案中偽造對自己有利的內容。
第二，監管手段缺失，部分企業未建立完整的檔案管理系統。現有的法律體系中，關于“職工檔案管理”的法律非常少，除了一份《企業職工檔案管理工作規定》之外，幾乎沒有相關可以保障職工合法權益的法律規定，這就造成了監管手段單一、檔案管理可有可無的現象。在這種情況下，部分企業甚至都沒有建立職工檔案系統，這對職工的合法待遇造成巨大損害。
第三，傳統的管理技術逐漸不再適用于信息時代，職工檔案管理缺乏先進的現代化技術。計算機網絡的一個重要的用途便是進行信息登記、信息交流與信息傳遞。目前，雖然有很多企業已經采用專門的檔案管理軟件進行職工的檔案管理。但是，大多數都僅限于簡單的檔案號的錄入和檢索，記錄存放檔案的地址，不對檔案內容的個人信息進行登記。這樣的做法并沒有發揮檔案管理軟件的作用，只是方便了檢索過程，翻看檔案還是要去檔案管理處查找原始記錄。所以，實現真正意義上的檔案管理信息化，增強檔案利用效率是非常必要的。在此基礎上，安全因素也是必須要考慮的因素。對于傳統檔案管理方式來說，需要做好檔案庫的安全管理；對于數字檔案管理來說，防止非法用戶繞過安全內核、竊取信息，防止數據庫被破壞和非法存取，確保服務器的安全性是重要工作。
本文將在下節從職工檔案管理工作中的問題點出發，抓住工作中的要點所在，并在這些分析的基礎上，提出一系列具體的解決方法。
2 職工檔案管理的工作要點及建議
（一）完善檔案管理相關法律法規，建立健全的監管體系。
針對檔案管理工作監管不足的現象，盡早推出完整的檔案管理法律法規、建立健全的監管體系顯得迫在眉睫。國家應完整的法律制度，明確規定應該如何進行檔案的登記、轉交，對所有的工作進行詳細闡述，全國統一與職工檔案工作有關的法規及業務標準，以避免各地各行其是、各行其政，這樣才能真正地解決監管不足的問題。
（二）加強對檔案管理人員的技能培訓，完善職工檔案管理制度，對每一份檔案進行規范化整理。
除去對監管體系的完善之外，企業內部也必須明確自己的職工檔案管理制度。首先，應該對企業全體職工普及檔案管理的重要性，讓他們知道這是與他們未來的退休審核、養老優待等事情息息相關的，是與自身的合法權益密切相連的，不可以因為一時的省事而對自己的檔案漠不關心；其次，需要加強檔案管理人員的技能培訓，部分企業里的檔案管理人員沒有受到過專業的培訓，對自己從事的檔案工作存在一些誤區，因此需要定期對企業檔案管理職工進行知識與技能的培訓，從檔案的整理、登記、檢索、傳遞、查閱、保管等方面進行技能評測，以達到檔案分類有序、目錄清楚、裝訂整齊的目的。
（三）與時代相契合，加快企業職工檔案管理信息化進程
上文中也有提到，網絡的快速發展使得所有的行業都在往信息化方向轉型，職工檔案的信息化管理成為未來發展不可避免的趨勢。因此，在完善現有的傳統檔案管理制度的同時，應該逐漸向信息化管理過渡，建立包含詳細信息的檔案管理數據庫，加強職工運用檔案管理軟件的能力，提高檔案部門的科學管理水平與安全保護措施，促進檔案規范化、信息化進程。
3 結語
雖然現在大多數企業已經有了自己單獨的檔案管理工作流程，但是，隨著信息時代的快速發展，現有的檔案管理措施可能明天就無法滿足公司需求。在提高核心技術的基礎上，仍然需要重視檔案管理工作的要點，減少操作中存在的漏洞，對重要的設施與系統配備必要的安全管理軟件，建立完善的職工檔案管理制度。職工檔案管理比起其他工作也許顯得較為枯燥和簡單，但是，它確是公司中不可小覷的重要工作。對于每一名檔案管理人員來說，都必須以最嚴謹的工作態度認真對待檔案管理工作，加強對公司人員流動與人才輸入的管理，促進公司快速發展。
參考文獻
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關鍵詞：檔案管理；企業職工；作用
一、部分企業職工檔案管理現狀
1.企業管理職工檔案現狀
隨著改革開放步伐的加快，各類用人單位如雨后春筍般迅速而蓬勃地發展起來。用工形式簡單、用工管理混亂、職工流動頻繁，以及用人單位為縮減建檔的管理成本等因素，致使近一半企業沒有給職工建立檔案；新進職工與離職職工沒有記載,職工技術職稱及技能不能確定。因沒有文字記錄,也就沒有企業來管理,養老保險、醫療保險等應享受的待遇也使職工不能享受。
2.職工自身檔案管理現狀
職工自己因流動性強，檔案轉移手續復雜等原因而忽略了個人檔案存在的意義。有的單位因停產、解體、流轉等變故，職工失業多年無人問津，有的人甚至到了辦理退休年齡段，連檔案在哪里都不知道。還有一些企業雖然建立了職工檔案,但沒有把職工的定級表、勞動技能鑒定表等資料歸檔,致使不少個人資料遺漏、遺失。
二、職工檔案管理中存在的問題
1.企業檔案管理人員綜合素質低,不能適應檔案工作發展的需要
由于目前許多用人單位沒有專門的檔案管理人員，大多數是由人力資源保障人員或辦公室人員兼管，其一般未經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏檔案管理經驗。對職工檔案的歸檔范圍和標準不清楚，不懂得檔案的基本操作規程，使得職工檔案案卷不規范，難以保證檔案的完整性和安全性，致使檔案錯漏百出,給勞動保障部門辦理職工失業、養老、退休等手續增加了很多難度。
2.檔案管理不完善、不規范、不科學
《企業職工檔案管理工作規定》要求職工檔案要“通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶”。從實際情況來看，這條規定基本上是一句空話。郵寄或本人自帶檔案幾乎成了家常便飯。《企業職工檔案管理工作規定》的一些要求和規章制度，也少有人執行。
3.檔案保管條件太差,影響了檔案的安全
檔案管理的軟硬件設施配備較差,檔案室達不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過且過,責任意識不強,檔案業務不熟悉,年復一年,檔案管理形成了惡性循環,出現了檔案越管越差、越管越少的現象。
三、職工檔案規范化管理的有效措施
1.做好企業檔案管理的基礎性工作
企業應嚴格執行《檔案法》的各項規定,健全檔案管理制度,認真負責地為職工記錄、整理、保管好檔案材料,定期督促、檢查,發現問題及時整改,保證職工檔案資料的齊全、完整和真實。要加強對檔案管理人員的素質培養,定期參加地方檔案行政部門組織的檔案管理知識培訓,加強檔案人員職業道德和愛崗敬業教育,使檔案人員在執行政策、規范操作上適應企業需求,從而全面提高檔案管理水平。
2.分工負責，把好檔案進出關
首先，要做好人力資源部門、檔案管理部門、員工本人之間的職責分工。按照集中統一和分級管理的原則，職工檔案歸口綜合檔案室，各公司人力資源管理部門負責職工檔案的建立、更新、轉遞等工作，檔案室負責職工檔案的保管，辦理職工檔案的查閱、借閱、歸還等手續，員工所在部門、人力資源部門對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集歸檔，保持檔案的完整齊全。
其次，要抓好職工檔案的收集和整理。一是要把職工個人檔案的“歸檔范圍”明文化，使職工的履歷、招收錄用、考核培訓、政治面貌、獎懲記錄、工資、福利、保險、離職情況（辭職、解除勞動合同等）、人事異動等重要的個人材料不致遺漏；二是要及時補充檔案材料，使員工在本企業工作期間形成的各種材料能及時歸檔；三是要定期整理和規范，以逐步實現職工檔案的信息化，如建立職工檔案數據庫，提高職工檔案的使用價值。同時，要做好職檔案的補救、補建工作，特別是對未按常規手續進入企業的高管人員的檔案及時進行補建。
再次，要搞好銜接，把好檔案轉遞關。對于檔案調入，人事關系在“人才中心”的，試用期滿即由公司人力資源部門負責將檔案轉入人才中心保管；對于檔案轉出，要按照制度規定的流程，辦理嚴格的轉出手續和轉接反饋手續，嚴防丟失。
參考文獻：
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1.1為專業技術人員自身提高提供依據
醫院專業技術檔案管理工作方便了醫院專業技術人員的工作。由于專業技術檔案記下了工作人員的點點滴滴，從他們剛走進醫院的簡歷，到成長期獲得的一些證書、獎項，再到中期的職稱評定、科學研究等都是以檔案為依據的。另外，通過專業技術檔案的整理，可以讓員工發現自身的不足，進行專業技能的提升。
1.2為醫院晉升人才提供參考
由于專業技術檔案包含了專業技術人員的方方面面，所以醫院領導晉升人員的時候，也可以依照專業技術檔案進行篩選，因為這是最有效、最直接的手段。這既體現了醫院領導的公平、公正原則，也為醫院選拔了一批真正優秀的人才。
2醫院專業技術檔案管理存在的問題
2.1對專業技術檔案的重視程度有待加強
不論是醫院的領導還是員工對專業技術檔案的重視程度有待加強。因為專業技術檔案記錄著員工在醫院的一切，它相當于員工工作中的“身份證”，對于員工的職稱評定、薪資待遇、職位晉升有著非常重要的作用，同時也是醫院的身份象征。但現在不論是領導還是員工都沒有意識到。致使個人專業檔案資料經常出現問題，不是丟失就是損壞，影響了個人的考評和晉升，造成了人力和精力的浪費。
2.2專業技術檔案資料缺乏真實性
目前，由于我國醫療衛生事業的不斷發展，很多醫院引進了大批人才，這就需要對這些人員進行技術檔案管理。但目前在行業中存在一種非常不好的現象，專業技術檔案的管理缺乏真實有效性。很多人員的檔案沒有經過專門部門的審查，僅僅靠的是印象，檔案制定過程中存在虛假現象，專業技術檔案的制定有時只是一種形式。如果不對這種不良現象加以制止，會嚴重影響醫院檔案管理工作的進行。
2.3管理制度不健全
目前醫院管理制度不健全，這是影響醫院專業技術檔案建設的重要因素。這使得醫院的資料整理和收集工作得不到保障，也影響了醫院檔案建設的真實性，甚至造成了技術檔案的丟失。
3加強醫院專業技術人員管理的措施
3.1加強檔案意識宣傳，加快人事檔案管理信息化建設
首先，除了要加強檔案管理制度的建設外，還要做好宣傳工作，加強員工的檔案管理意識，增強員工對檔案管理重要性的認識。其次,在員工做好宣傳工作的同時，還要加強員工對檔案整理方面的要求和知識，從而建立良好的學習環境，促進醫院檔案管理工作的有效進行。最后，要建立統一的包括職工、病人、手術、科研等各項信息的數據庫系統，并按照數據庫的格式分類整理存放，通過數據庫進行分析整理，歸納總結，使得研究人員能夠減少工作量，加快成果的轉化。
3.2完善醫院檔案管理制度
要想加快醫院信息化管理的建設進程，完善醫院的人力資源檔案管理是必不可少的一項重要工作。而要想做好檔案管理工作,完善的檔案管理制度則是基礎性工作,這就要求各醫院要根據經濟社會的發展狀況以及醫院的實際情況,不斷修改完善醫院的檔案管理制度,利用信息化手段建立現代化的管理系統,并制定符合實際發展需要的規章制度,進行人性化、高效率的管理,保障人才資源的合理開發和利用。
3.3規范專業技術人員業務檔案資料管理
每個人的業務資料檔案都關系著其個人的發展進步,如果業務資料檔案出現問題,其個人的發展進步就會受到很大的影響。因此,業務檔案的管理是檔案管理工作的重中之重。醫院應當建立規范的業務檔案資料管理制度,按照流程仔細對檔案資料進行核對,同時密切與相關部門的聯系交流,確保業務檔案資料的及時準確、真實可靠。為了不出現以次充好、欺上瞞下的現象,醫院還要教育監督檔案管理人員嚴格按照規章制度進行業務檔案更新與管理工作,要確保在檔案資料整理歸檔時符合規定。最后，還要規范檔案資料的借閱制度,防止出現以借閱的方式私自修改檔案資料,也防止業務檔案的流失,確保業務資料檔案的安全。檔案管理人員對專業技術人員的檔案進行管理時，首先要樹立嚴謹的工作態度。同時，要和各部門保持密切的聯系，這樣才能保證資料的及時更新。另外，在材料的復印件上要印上公章，確保材料的真實性。
4小結
【關鍵詞】下崗職工；探討；檔案管理
一、要高度重視下崗職工個人信息的現實價值
下崗失業人員已歷經了生活的艱辛及工作的困苦，在生活和工作當中奉獻了很多。他們當中大部分人都是自謀職業，面對激烈的人才競爭環境，同時社會對大量人才的求賢若渴，他們在生活的艱辛中不斷努力奮斗。大家應該換位思考，站在他人的角度看待問題，為他們多想想，為這些下崗失業人員提供更多服務。在利用、儲存以及收集他們的個人信息等方面，不能馬馬虎虎，也不能置之不理，要盡最大能力幫助他們處理所遇到的困難。個人信息關系著個人未來的發展和命運，沒有人有資格對此表現出輕視的態度。如今，社會改革進程正在一步步深入，大家都面臨著嚴峻的就業壓力，強化管理與服務下崗失業人員的個人信息，不但有助于緩解下崗失業人員再就業的嚴峻形勢，還有助于促進社會和諧穩定發展。由此能夠看出，不斷健全個人檔案管理和服務的有效制度，對促進下崗職工的再就業，自身創業，實現個人信息服務社會建設有非常重要的意義。
二、現行的下崗職工個人信息管理和服務情況嚴峻
值得關注的是，目前少數單位還是十分重視下崗職工的個人信息管理和服務工作的。有些部門管理下崗職工的信息，職責分明，個人信息集全管理措施完善，方便查詢，利用便捷。有些單位進行了整體移交，全面處理好了各項信息收集管理，從個人簡介、和原企業簽訂的就業合同、下崗人員再教育資料等諸多方面對個人信息實現了完善與補充。另外，有些企業努力實施附加服務工作，推動信息資料的充分利用和發展，努力探索就業路徑，為拓展下崗人員的再就業創造機會。可是還有些部門在信息管理和服務方面還表現出少許不足之處，需要得到高度重視。比如，大家在幫助那些下崗人員查詢個人信息時，便發現有些企業對下崗人員的信息管理工作做得并不全面，未得到相應信息管理與服務上的費用與人力投入。相關管理部門把有些工作人員的個人信息隨意擱置，沒有全面得到整理和及時保存。工作人員在辦理個人退休或是開具就業證明時，查詢個人信息猶如大海撈針，無邊無際。更為嚴峻的形式是，有些企業破產后，下崗人員個人檔案丟失、信息缺失的現象屢見不鮮，甚至還有些單位讓下崗人工自己保存檔案的情況。這些現象都導致部門和單位自身不能及時提供下崗人工的再就業實時資料，從而損害了從業人員的利益。另外，少數地區勞動部門同樣不太重視合理保存下崗人員的檔案。有些信息托管單位，嚴重缺少工作責任心，把信息托管關系簡單視為寄存關系，未制定科學、規范的檔案管理措施，人力資源檔案管理的實施力度缺乏，造成下崗人員信息的完整性無法得到保障，從而制約下崗人員再就業效果的發揮。有些下崗人員在申辦有關手續過程中，根本摸不著頭腦，先從單位找到管理部門，再從人力部門找上檔案局，最終還是什么都沒有辦成，這嚴重損害了從業人員的自身利益，并且還很大程度上還損害了地區政府與企業的良好形象。
三、加大力度完善下崗職工個人信息管理和服務
目前，要全面做好下崗職工個人信息管理服務工作。首先，要建立為下崗員工服務的觀念，充分理解強化下崗員工信息管理的重要作用，多多設身處地的為下崗職工想，嚴格監管下崗員工信息管理和服務工作，將員工個人信息視為促進國計民生發展和了解社會就業情況的重要途徑，加大宣傳力度。比如，在小區、廣場等人口集中的地方設置專門的宣傳欄，寫一些宣傳語，利用計算機網絡信息技術等媒體，增強大家對下崗職工信息管理工作的了解，充分發揮出下崗員工檔案管理和服務工作的積極作用[4]。其次，要努力改進下崗職工信息管理和服務方式現存的下崗員工信息能通過單位管理員工信息到各種檔案管理機構參與管理，充分發揮出信息的社會化功能。促使檔案管理起到服務下崗職工的重要作用，推動下崗員工信息管理實現社會化。對那些遺留在原檔案管理單位的資料，尤其是那些破產的企業員工檔案，應把保存、整理和收集下崗職工信息工作，視為破產企業流程的重要過程。此外，對下崗人員“三股分流”的資料，比如有些在企業主管單位，有些在人社部門，有些在檔案部門，需要統一集中整理，所有信息都納入檔案局來執行，提升管理和服務質量水平和有效性。另外，還要適當投入資金支持，消除這些缺失檔案資料的整理費用情況，防止流失檔案，同時還能夠消除個人信息對下崗員工的約束，使檔案更好服務社會發展，進而逐步促進下崗人員的再就業和創新工作。
總而言之，加強下崗職工檔案管理和服務工作，對推動企業發展和維護社會穩定良好發展、緩解就壓壓力、處理社會各種矛盾有非常重要的作用。
參考文獻：
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關鍵詞：企業；職工檔案；管理工作；加強對策；淺析
企業職工檔案是企業組織內部生產、組織管理，以及人力資源管理部門在開展企業員工招聘、工作崗位調配、工作技能培訓、工作績效考核、獎懲、管理人員選拔和任用等實務工作環節過程中形成的，關于企業內部員工個體基本成長經歷、政治思想建制發展水平、日常工作表現狀態、以及工作崗位變動歷程的文字性實物記載資料，是基于歷史性考量角度形成的職工個體完整人生成長經歷的記錄。近年來，伴隨著我國現代市場經濟體制的良好穩定發展，人才市場建設工作的日臻完善以及現代企業人事制度改革事業的逐步完善，企業內部員工檔案管理工作在助力企業內部員工隊伍建設水平提升過程中的重要作用日漸清晰，與此同時，我國當代企業實體在現實檔案管理實務過程中存在的問題也逐步清晰，給企業檔案管理工作者切實提升自身的工作技術水準以及實務效能提出了日漸增強的現實要求，有鑒于此，本文將針對加強企業職工檔案管理工作的對策展開簡要的論述。
一、我國當代企業員工檔案管理工作現狀分析
（一）檔案材料內容填寫前后不一，內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高
“三齡二歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷、工作履歷）記載多樣，企業內部職工檔案建設與管理工作，是勞動與社會保障工作實施的基礎，是企業內部員工個體切實維護自身基本法律權益，政府相關職能部門切實落實相關政策的重要法律憑證基礎，是在現有發展實務條件下企業職工順利獲取各類基本勞動保障待遇，以及參與社會保障體系相關活動行為的重壓文字記錄載體。在現有社會發展階段環境之下，企業職工檔案記載的資料已經遠遠不再局限于對企業員工基本政治歷史發展路徑，以及工資晉級變化路徑的簡單記錄，現階段的企業職工檔案最重要的記錄功能體現在針對企業員工個體的養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險、公積金、住房補貼等項目的繳費和發放行為的關注，以及企業內部職工在進行勞動雇傭合同的簽訂和解除過程中形成的檔案文字信息。檔案材料內容的前后不統一給職工辦理相關手續帶來很大不便。
（二）企業職工檔案管理制度有待完善
緣于企業組織本身具備的利益追逐屬性，使得現代企業普遍存在職工檔案管理實務領域的淡薄意識狀態。致使企業職工對檔案的認識不夠，所以往往在填寫相關材料的時候內容不真實。致使歸檔不及時。這些都會直接影響到案卷質量。
二、加強企業職工檔案管理工作的實施對策分析
（一）實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化
干部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響歸檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，尤其是對于“三齡二歷”的鑒別是否和檔案真實性材料一致，人事部門要認真核對信息，對于不符合要求的及時退回，限期整改歸檔。
（二）切實提升企業職工檔案管理工作的地位
1.切實加強相關宣傳力度，逐步提升企業領導層的檔案管理工作意識。充分利用報紙、電視等媒體形態，逐步加強針對檔案管理工作實務領域的法律法規條文的宣傳實踐力度，要同時引入和運用正反兩個角度的宣傳實施手段，通過引入現實法院處置案例，切實轉變企業領導階層忽視職工檔案管理工作的理念形態。透過針對依法開展企業職工檔案管理工作優秀實施案例的宣傳，逐步引導企業管理層認知開展企業員工檔案管理工作的重要意義，逐步提升企業職工檔案管理工作的領導水準。
2.透過對各式各樣的輿論及培訓形式的運用，切實敦促企業員工真切而科學地認知開展企業職工檔案管理工作的性質、任務和作用，為企業職工檔案管理工作的有序推進創造充分的實務發展環境。
（三）切實規范企業職工檔案管理工作的實施體系
在實際進行企業內部人事檔案管理工作是實務過程中，應當針對無法適應現實工作實務開展環境的規章制度，及時實施有針對性的改革，以及修正，并及時建立具備充分的時代與環境適應特征的科學化檔案管理實施制度，切實促使現代企業職工檔案管理工作具備更加充分的制度化、規范化、以及科學化特質。企業實施原始檔案資料的收集工作，應當切實保障其及時性以及完整性，并且在針對原始檔案資料展開整理操作的過程中切實保障科學性以及嚴謹性，并嚴格控制檔案資料的借閱和調取行為，切實保障企業檔案承載內容的科學準確性，以及企業職工檔案管理工作實務效能的有效提升。
三、結束語
針對加強企業職工檔案管理工作的對策問題，本文具體從現狀分析和對策列舉的角度展開了論述，文中涉及了企業員工檔案管理實務過程中的諸多細節，僅供參考。
參考文獻：
[1]郭寶珍.關于加強企業職工檔案管理工作的思考[J].企業研究，2012，14：45-46.
【關鍵詞】人力資源管理 退休 檔案管理體系
一、辦理退休申報過程中出現的現象
（1）檔案模糊致使出生日期難以認定。在山東省相關人員來油田鑒定退休職工檔案過程中出現過以下的情況：例如某一退休職工的出生日期不好認定，2010年省相關鑒定人員認定該退休職工的退休日期應該為2011年的某月，但是到了2011年審查退休檔案時，該退休人員的退休日期又被認定為2010年的某月，前后認定的出生日期不同，該職工的退休時間也出現了不同，這樣對于單位和職工來說都造成了麻煩，與職工的協調工作不好做。
（2）檔案資料不全工作時間不好認定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應的資料，例如每年辦理退休時都會有一些退休職工的工作時間不好認定，多數發生在赤腳醫生、下鄉知青、民辦教師等擬辦退休職工身上，這些都是發生在幾十年前的事情，原始資料很難找到的，這就造成了部分職工本人到處去尋找材料而未果的情況發生。
從以上兩個案例來看，檔案管理工作是關系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務，現在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現出它的效果。
二、申報退休遇到問題的原因分析
（1）表象原因。一是由于歷史原因導致的職工的檔案不全，或者丟失檔案。遇到這種問題是比較難解決的，因為職工工作期間，或多或少的都有過工作單位變動情況，有些單位檔案意識淡薄，檔案材料收集不齊，不能及時補充新材料，職工的檔案在崗位跨單位調動時極易導致部分檔案材料內容不完整，跟不上個人經歷變化，職工個人接觸到自己檔案的可能性不大，所以即使丟失了檔案也不知道，等知道檔案丟失時也就到了退休的年齡，而崗位變動是幾年甚至是幾十年之前的事情，要找回檔案幾率微乎其微，這就導致了職工的出生日期和工作時間難以斷定或者和職工本人的認定不同。二是職工人事檔案記載不清。大多數單位沒有專職人員分管人事檔案工作，檔案長期無人整理，沒有經過嚴格鑒定，個別職工的檔案有涂改現象，人事檔案中工作經歷記載前后不一致，部分證明和檔案記載又有差異，增加了檔案審查鑒定工作的難度。
（2）本質原因。在辦理職工退休中出現的各種現象只是一種表象，除了歷史原因造就外，追根溯源是檔案管理環節嚴重不規范所導致的結果。過去將創造經濟效益作為頭等大事來抓，對人事檔案卻不重視，檔案意識薄弱，沒有建立良好的檔案管理體系，檔案管理人員的文化素質和業務水平不高，個人檔案意識更是薄弱，“棄檔”現象嚴重等原因導致了人事檔案出現各種問題，并且這一現象仍然還沒有徹底改變，可見人事檔案管理仍然需要關注，建立全局意識的人事檔案管理體系是必要的。
三、建立人事檔案管理體系
（1）加強檔案管理工作重要性的認識。檔案是職工退休時的基本依據，對于每一位職工來說都是非常重要的人生資料，如果保存不善就會導致職工的切身利益無法得到保障。因此要提高各單位組織、勞資等人事管理部門對檔案管理重要性的認知程度，配備符合規定的軟硬件設施，按照檔案管理相關規定確保人事檔案管理的規范性、提高檔案的質量和檔案信息的安全性。
（2）建立專職檔案管理隊伍。當前油田部分單位檔案管理不規范，受到缺員的影響沒有專門的檔案管理人員從事職工人事檔案管理工作，大多數職工人事檔案管理人員是組織干事、勞資干事兼任，檔案管理工作成為了工作的薄弱環節。材料入檔不及時，借檔、查檔程序不規范的現象時常存在。因此各單位配備專職的人事檔案管理人員成為保障檔案管理的條件之一。
（3）加大檔案管理的培訓工作。各單位檔案管理隊伍狀況、素質參差不齊，專門學習檔案管理專業的人員不多，因此油田應該適當的組織檔案管理人員進行適時培訓，提高各單位檔案管理人員的基本素質，在油田范圍內建立一支專業的檔案管理隊伍，為高質量的檔案管理提供基本的人力保障。
（4）建立職工知悉人事檔案的相關機制。長期以來，人們認為人事檔案屬于保密內容，除了負責保管和收集人事檔案的管理者能接觸到檔案外，個人可能一輩子都不知道自己的檔案里有什么材料。人事檔案作為職工個人經歷和德才能績的客觀記錄，應當對職工公開、透明，每個職工也都有權利知曉自己檔案的內容狀況和保管狀況，讓職工及時知道檔案中缺少了那些材料，及時補救，可以避免事后很多不必要的麻煩，同時也提高了檔案管理的質量。因此積極探索增加人事檔案透明度的方法，建立相關職工知悉人事檔案的機制可以有效的提高人事檔案的完整性和高質量，避免出現十幾年之后才發現檔案缺失的現象。同時應該重點考慮確保人事檔案的安全性，杜絕人事檔案造假等問題，以及維護職工的隱私權，有條件的開放部分相關信息，
（5）建立人事檔案監督檢查機制。人事檔案管理工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，必須要有一個多層面、立體化的監測考評制度，檢查機制可以起到督促作用，是高質量人事檔案管理的輔助工具，因此周期或者不定期的對各單位檔案進行檢查、抽查，可以確保人事檔案管理的及時性和規范性，提高職工人事檔案的質量，狠抓落實。
【關鍵詞】企業職工 檔案管理 規范化
一、部分企業職工檔案管理的現狀
1.企業沒有建立規范的職工檔案,職工合法權益得不到保障。目前我街道新開工或擴建的規模以上企業民營、外資企業達500多家,當地、外來職工人數已達20多萬,由于多種原因,近一半的企業沒有建立職工檔案,新進職工與離職職工沒有記載,職工技術職稱及技能不能確定,因沒有文字記錄,也就沒有企業來管理,養老醫療等應享受的待遇使職工不能享受。
2.部分企業職工檔案資料收集不規范。有四個方面的原因:一是企業在招用職工時,沒有立即為其建立檔案,故沒有招工登記表等資料。二是企業雖然建立了職工檔案,但沒有把職工的定級表、勞動技能鑒定表等資料歸檔,至使不少個人資料遺漏遺失。三是國有、鄉(鎮)企業改制后,不與職工簽定勞動合同,對辭退的老職工也沒有終止或解除合同,致使檔案中沒有《勞動合同書》或《解除勞動合同證明書》。四是企業對職工檔案管理混亂,造成職工檔案遺漏遺失嚴重。
二、職工檔案管理中存在的主要問題
1.現行檔案管理體制與經濟發展不相適應。企業職工檔案由企業多個中層部門管理,部門分工交叉重迭。如當地人才交流中心檔案室管理當地、外地大中專畢業生職工檔案,企業人事部門管理著固定工身份、合同制身份和臨時身份的職工檔案。這種管理方式,有悖于企業實行的全員勞動合同制,給企業的職工管理帶來諸多麻煩,不利于維護職工個人利益和勞動力合理有序流動。企業改制后,沒有了上級主管部門,企業對檔案管理的重視程度逐漸減弱,職工檔案或有或無的責任問題無部門追究,對已建好的職工檔案,因人員變動等原因得不到妥善保管而丟失,職工在調動工作時找不著檔案或把檔案長期存放在個人手里的現象也很多,部分企業為達到控制職工的目的,扣押職工檔案,使調離的職工辦不成調動手續,造成人走多年,檔案還在原單位的情況。這些問題的出現,影響了職工檔案管理的規范和安全,同時也侵害了職工的個人利益。
2.企業檔案管理人員綜合素質低,不能適應檔案工作發展的需要。由于部分企業沒有認真負責地填寫職工檔案材料,致使檔案錯漏百出,給勞動保障部門辦理職工失業、養老、退休等手續增加了很多難度。
3.檔案保管條件太差,影響了檔案的安全。檔案管理的軟硬件建設配備較差,檔案室達不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過且過,責任意識不強,檔案業務不熟悉,年復一年,檔案管理形成了惡性循環,出現了檔案越管越差,越管越少的現象。
三、職工檔案規范化管理的有效措施
1.依法治檔,加大對企業職工檔案的管理力度。地方檔案行政部門要突出抓好對企業依法治檔的嚴肅性和規范性,力求在檔案法制建設上有新的進展。依法治檔是促進企業職工檔案全面、規范的根本保證。地方檔案行政部門要行使行政執法能力,提早介入企業職工檔案的規范化管理進程,完善檔案執法監督機制,推進依法治檔水平。要加大對企業檔案法規的宣傳教育,著重提高全社會特別是各級企業領導層的檔案法制意識,在企業職工建檔問題上,地方檔案行政部門一定要按照《檔案法》的要求,嚴格標準,嚴格執法,嚴格監督,不當老好人,不去應付或有差不多就行的意識,更不能把《檔案法》當作一種軟法去執行。
2.建立與社會經濟發展相適應的現代職工管理體制。管理方式應適應企業發展和勞動力市場發展需要,企業職工檔案由現在的多級分散管理要逐步過渡為集中統一管理,有條件的企業獨立管理職工檔案,條件不具備的企業可以讓地方勞動人事服務中心代為管理。養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險等檔案也可以由地方勞動人事服務中心代為管理,這樣既能有效地保障了職工的個人利益,方便了企業對職工或職工檔案的管理,避免不利于職工檔案保管和利用等現象的發生,積極發揮勞動保障部門的服務職能,提高了辦事效率。
3.做好企業檔案管理的基礎性工作。企業應嚴格執行《檔案法》的各項規定,健全檔案管理制度,認真負責地為職工記錄、整理、保管好檔案材料,定期督促、檢查,發現問題及時整改,保證職工檔案資料的齊全、完整和真實。要加強對檔案管理人員的素質培養,定期參加地方檔案行政部門組織知識培訓,加強檔案人員職業道德和愛崗敬業教育,使檔案人員在執行政策、規范操作上適應企業需求,從而全面提高檔案管理水平。
4.加強企業職工檔案管理,實現檔案規范化管理,確保企業職員的合法權益得到保障。為了地方經濟發展,為了企業職工檔案規范化的管理,筆者建議地方檔案行政部門、勞動人事保障部門應從實際出發,是否聯合制定一個企業職工檔案管理的規定或實施意見,不論企業規模的大小,都必須建立統一、標準和規范的職工檔案管理體系,有條件的企業可以進行檔案信息化的管理。每年要定期對轄屬企業進行一次嚴格的職工檔案執法抽查,對職工檔案達不到要求的,要根據《檔案法》的要求進行相應的經濟處罰。必須做到不手軟,不走過場,以法辦事。
大中專院校、技工學校畢業生畢業后,其檔案資料應統一移交所在地勞動人事檔案服務中心檔案室實行綜合管理,當大中專院校、技工學校畢業生到企業工作后,勞動人事服務中心檔案室可根據企業自身管理情況,逐步地將職工檔案移交企業管理或繼續由勞動人事服務中心檔案室負責保管。
