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第1篇

關(guān)鍵詞：電子檔案；優(yōu)越性；缺點(diǎn)；對策

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）23-0289-02

隨著電子計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)越來越廣泛地應(yīng)用于人類社會活動的各個領(lǐng)域，各行各業(yè)都在利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢來加快自身信息化建設(shè)的步伐，人類社會活動中產(chǎn)生的電子文件越來越多。電子文件保管系統(tǒng)作為信息管理系統(tǒng)的一種，為檔案工作提供了自動化、系統(tǒng)化的管理手段，有效的電子檔案管理是實(shí)現(xiàn)人類社會性原始?xì)v史記錄在信息時代得以真實(shí)、完整、可靠保管的有力保證，能夠快速、及時地滿足單位行使各項職能時對文件、檔案信息的需求。我們應(yīng)當(dāng)立足于檔案學(xué)、信息學(xué)以及管理學(xué)的交叉融合，順應(yīng)并做好紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時代電子檔案管理的需要，探索電子檔案中所面臨的問題。

一、電子檔案形成的優(yōu)越性

存儲空間小，電子檔案的形成可以有效地節(jié)約檔案占用空間。所有電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點(diǎn)，而且與紙質(zhì)檔案管理方式是相通的。無限增長的紙質(zhì)文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據(jù)極少量空間的優(yōu)點(diǎn)能夠很好地解決這一矛盾。例如，一張光盤容量可達(dá)600―4 000MB，可存 35萬張打印紙上的文字信息或 10萬頁圖形信息；而且，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言。相比之下，紙質(zhì)文件的笨重就顯而易見了。電子檔案的加入，豐富了檔案管理體系，為傳統(tǒng)的檔案利用開辟了一條新路。

以XX發(fā)動機(jī)廠為例，每年歸檔的紙質(zhì)會計類檔案就可高達(dá)五百余本，足以占用兩個標(biāo)準(zhǔn)文件柜。且需時刻做到防塵、防霉、防蟲，要求檔案庫必須有嚴(yán)格的空氣溫度、濕度，溫濕度過高或過低都會對紙質(zhì)檔案造成損壞。相比較電子檔案來說，占用空間少、不會生霉等優(yōu)點(diǎn)是紙質(zhì)檔案無法企及的。

另外，電子檔案還具備操作方便，復(fù)制時不容易丟失信息的特點(diǎn)。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對電子檔案的檢索更加方便。紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理幾乎不存在這些問題，所以，完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。

1.具有多種表現(xiàn)形式。隨著多媒體電子計算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動。

2.傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享。一份紙質(zhì)檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質(zhì)檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且，一個終端上的電子文件也可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點(diǎn)，使異地利用成為可能，消除了利用者的域隔閡，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約，利用者可以把獲得的信息隨心所欲地加工處理，變成自己所需要的信息產(chǎn)品。

3.電子檔案的形成可以提高檔案管理工作效率。電子檔案的產(chǎn)生，使計算機(jī)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。檔案人員可通過簡單的操作進(jìn)行查詢和利用，從傳統(tǒng)的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，這將會推動檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個新臺階。

二、電子檔案存在的缺點(diǎn)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式就不再發(fā)生變化，只要抓好保管，就能確定檔案的原始性和真實(shí)性。與紙質(zhì)文件不同的是，電子文件建立在高科技的基礎(chǔ)上，其內(nèi)容和形式是相對獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于刪改變化，并且可以儲存于不同的載體，人們無法從其所包含的內(nèi)容、形式和載體特征確定電子文件的原始性、真實(shí)性以及是否完整等。

1.原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。

2.真實(shí)性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

3.完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4.安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

另外，收集過時的電子計算機(jī)軟硬件，提供利用，讀取那些過時的、技術(shù)記錄在載體上的信息內(nèi)容，這就要廣泛收集、保管過時技術(shù)全套軟硬件，還必須保管操作這些過時技術(shù)的某些技能，還有老化和維護(hù)問題，代價十分昂貴。

綜上所述，電子檔案管理是檔案工作的一個新領(lǐng)域，針對現(xiàn)代化辦公條件下電子文件和電子檔案的大量產(chǎn)生，制定文檔一體化的管理模式是非常必要的。與傳統(tǒng)的歸檔移交相比，電子文件的收集可以說是在瞬間完成的。在整理方面，分類、立卷、編目這種檔案實(shí)體的整理工作將被多途徑的電子檢索方式代替，由于電子文件和載體的可分離性，其內(nèi)容可不受載體的限制和束縛，所有的信息線索都可以借助計算機(jī)的邏輯判斷功能和運(yùn)算速度，多途徑、多角度地組配，甚至可以網(wǎng)上立卷，根據(jù)不同需求按文件的不同特征組成各種虛擬卷。

三、電子檔案的維護(hù)

維護(hù)電子檔案的完整與安全是檔案工作者的基本職責(zé)之一，為保證電子文件的原始性、安全性和具有保存的價值，檔案部門必須重視電子檔案，嚴(yán)格制定電子文件的操作制度和安全保密制度，對電子文件實(shí)施全程監(jiān)控，實(shí)行層層負(fù)責(zé)制，所有經(jīng)辦人員在電子文件的形成、移交、提供和利用過程中都應(yīng)履行簽字手續(xù)，并建立電子文件備份系統(tǒng)以防止其在利用過程中信息的損壞，采取定期復(fù)制以及定期對計算機(jī)病毒進(jìn)行檢查、防治，對重要文件的存儲和傳輸實(shí)行加密技術(shù)處理等措施，以確保電子文件的完整與安全，實(shí)現(xiàn)文檔一體化的管理。

四、對檔案人員的要求

高技術(shù)的應(yīng)用需要高技術(shù)的人才來管理。檔案教育應(yīng)及時調(diào)整專業(yè)格局，從課程內(nèi)容、教學(xué)方法和手段、教育層次和形式等方面全面更新。建立在高科技平臺上的電子文件、檔案必須由具備高科技素質(zhì)的管理型和復(fù)合型人才隊伍來管理，因此在加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè)中，除提高其政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)著重提高其計算機(jī)使用操作技能。在電子文件日益發(fā)展的今天，檔案人員要想管好它，必須了解形成電子文件的相應(yīng)技術(shù)和設(shè)備，以及相應(yīng)的電子計算機(jī)硬件技術(shù)。對在職人員進(jìn)行各種形式的再教育，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的需要。應(yīng)注意引進(jìn)多方面的人才，將懂檔案業(yè)務(wù)，具有計算機(jī)專業(yè)知識的人員充實(shí)到檔案隊伍當(dāng)中來，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊伍。

以XX發(fā)動機(jī)廠為例，1994年，該廠共有專兼職檔案員20人，其中，本科畢業(yè)以上的1人，大專畢業(yè)以上3人，中專及以下的16人。隨著檔案的增加和專業(yè)對口的要求，到2013年，該廠共有專兼職檔案員50人，其中，本科及研究生畢業(yè)以上的40人，大專畢業(yè)的10人。排除近20年中檔案員正常退休，從這一數(shù)據(jù)中可以看出，現(xiàn)代化的檔案管理對人才的知識能力及水平也相應(yīng)提高了要求。

五、電子檔案信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題

第一，注重檔案管理的安全性。在建設(shè)初期一定要注意電子檔案的保存，防止檔案的遺漏損失，保證歸信息的安全、完整。

第二，加快電子檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，對現(xiàn)有的信息化管理平臺進(jìn)行有效集成。信息化是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，有效集成的信息化管理系統(tǒng)是檔案管理信息化的平臺，在進(jìn)行檔案信息化時，要充分考慮信息化水平，循序漸進(jìn)，逐步推進(jìn)。

第2篇

【論文關(guān)鍵詞】電子檔案　電子檔案管理　電子檔案利用

【論文摘要】當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

一、電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1、提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達(dá)檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。

3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強(qiáng)對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義進(jìn)行分析。

1、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力

在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險。然而，計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

2、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機(jī)存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實(shí)現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。 轉(zhuǎn)貼于

3、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

隨著社會的進(jìn)步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

三、做好電子檔案管理和利用的主要措施

由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。

1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源

要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

2、規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失

電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對重要信息的完整保存。

4、加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識

電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

四、小結(jié)

現(xiàn)代社會正在跨入“信息時代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 余慧玲. 試論電子檔案的歸檔、保管與利用[J]. 韶關(guān)學(xué)院學(xué)報·社會科學(xué)， 2009，30(7).

第3篇

【關(guān)鍵詞】電子檔案；檔案管理

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）08-079-01

隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案的載體經(jīng)歷了從紙質(zhì)檔案到電子檔案的演變，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案逐漸成了檔案管理重要形式，做好電子檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作。

一、電子檔案所引發(fā)的問題

首先，電子檔案真實(shí)性難以保障。因為電子介質(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷電子檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)巍Ｔ谶@種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。

其次，電子檔案完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件編輯時，如不及時保存，經(jīng)常會因為斷電等原因?qū)е滦畔G失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

最后，電子檔案對元數(shù)據(jù)和背景信息有很強(qiáng)的依賴性。一方面電子檔案的元數(shù)據(jù)必須依附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子文件的原貌。另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，操作者互不見面，體現(xiàn)背景關(guān)系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補(bǔ)充這部分背景信息，將會給將來的檔案的有效利用帶來隱患。

二、如何做好電子檔案管理的措施

1.采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)保存。

2.要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。

3.要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機(jī)的更高功能對電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用埽瑥亩鴮﹄娮游募M(jìn)行特定的保護(hù)。而且由于計算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對獨(dú)立性以及計算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。電子檔案需傳輸時，要使用局域網(wǎng)，讓電子檔案只能在局域網(wǎng)的范圍內(nèi)傳輸，給電子檔案的傳輸控制在一個IP地址范圍內(nèi)，防止檔案流向外網(wǎng)。比較常用的辦法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的ip地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，檢測不安全的攻擊行為。

4.要根據(jù)電子檔案自身的特點(diǎn)，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣才能向社會提供有利的信息資源，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。

（一）做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

（二）優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

第4篇

電子政務(wù)無論從廣義上還是狹義上理解，都離不開對電子文件的管理。而當(dāng)代文件管理所依據(jù)的一個重要理論就是文件連續(xù)體理論。它起源于20世紀(jì)80年代，是繼傳統(tǒng)的文件生命周期理論之后，又一被國際檔案界所廣泛接收的文件管理理論。該理論認(rèn)為：文件演化為檔案的過程是一個連續(xù)的過程，即從文件創(chuàng)建（包括創(chuàng)建之前的文件管理系統(tǒng)的設(shè)計）到作為檔案保管和利用是一個一致的、連續(xù)的管理過程。文件連續(xù)體模型見下圖。

根據(jù)文件連續(xù)體理論，文件管理者與檔案工作者可以在文件連續(xù)運(yùn)動的任何階段對文件進(jìn)行管理，以達(dá)到他們各自的、但又是協(xié)調(diào)一致的目的。這樣檔案工作者就可以提前至文件連續(xù)體的前端，即文件創(chuàng)建的起始端，對文件進(jìn)行管理，如檔案工作者在文件管理系統(tǒng)設(shè)計時就介入工作，在文件創(chuàng)建時就對文件進(jìn)行鑒定，在確保文件能夠長期保管的條件下對文件進(jìn)行保管等等，以保證文件在它們存在的整個過程中得到適當(dāng)?shù)墓芾怼＿@種管理其本質(zhì)就是前端控制管理，對電子檔案管理來說，尤其需要這樣性質(zhì)的管理。

電子檔案是需要前端控制管理的。這是因為電子檔案如采用后端控制的管理，那么從電子文件的整個管理過程來看，只是進(jìn)行了半程管理。因為在后端控制管理情況下，電子文件是在其移交到檔案部門后才對它們進(jìn)行管理，這實(shí)際上就是沿襲紙張檔案的管理模式，這種管理模式是根據(jù)傳統(tǒng)的文件生命周期理論來設(shè)計的，但將這種后端管理模式用于電子檔案管理，在實(shí)踐中就暴露出了許多問題，其中最大的問題就是無法解決電子檔案的憑證性的問題，因為電子檔案特點(diǎn)之一是載體與信息的可分離性，因此，其信息很容易在載體上被刪改，這樣等到電子文件歸檔之后再去控制管理，那么在這之前的電子檔案在文件階段是否被篡改過，其在文件階段的處理、運(yùn)作的背景信息是否完整等這樣具有憑證價值的信息就很難確定，很難控制，由此，運(yùn)用這種后端控制管理模式來管理電子檔案，也就很難使電子檔案具有憑證價值，這也就是為什么傳統(tǒng)的文件生命周期理論要讓位于當(dāng)代文件連續(xù)體理論的原因之一。

而依據(jù)當(dāng)代文件連續(xù)體理論對電子檔案采用前端控制管理，就可從檔案管理的要求出發(fā)，對電子檔案的控制與管理提前到電子文件的設(shè)計與創(chuàng)建之時，即在電子文件起始端就對電子文件進(jìn)行控制與管理。這樣就可由電子檔案后控制的半程管理擴(kuò)大到全程管理，即文檔一體化管理。實(shí)現(xiàn)這一管理模式后，電子文件從其產(chǎn)生的第一步起至以后文件運(yùn)行的每一階段都可根據(jù)檔案管理的要求去對其進(jìn)行控制，從而保證了電子文件在歸檔時是能夠符合檔案管理要求的，使電子檔案具有原始性并具有憑證價值。

從國際檔案理事會的電子文件管理策略看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系

20世紀(jì)90年代，國際檔案理事會電子文件委員會在調(diào)研了世界上國家級和省級的100多個檔案館后所制定的《電子文件管理指南》（1997）中提出了四項電子文件管理的基本策略，應(yīng)該說這四項基本策略是比較全面的，它是把電子文件的管理分為四個階段，即：電子文件設(shè)計階段、創(chuàng)建階段、管理階段和利用階段，然后，分別提出管理策略：

1．電子文件設(shè)計階段的管理策略：即檔案部門對電子文件的管理應(yīng)該介入電子文件的整個生命周期，以確保電子文件產(chǎn)生和保管符合可靠性、憑證性和可保管性的原則。

這里所說的檔案部門“應(yīng)該介入”并不是指檔案部門在整個文件生命周期對涉及有關(guān)電子文件的所有行為負(fù)責(zé)，而是指要在整個文件生命周期中推進(jìn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理和實(shí)踐，也就是說，檔案部門的職能要擴(kuò)展到整個文件生命周期。

2．電子文件創(chuàng)建階段的管理策略：檔案部門應(yīng)該確保電子文件的創(chuàng)建者所創(chuàng)建和保存的電子文件是可靠的、具有憑證價值的和可保管的性能。

這條策略并不是要檔案部門包辦文件創(chuàng)建人員的責(zé)職，也不是指文件創(chuàng)建人員不能勝任管理文件，而是指檔案人員應(yīng)該就如何創(chuàng)建符合檔案部門需求的電子文件對文件創(chuàng)建人員進(jìn)行指導(dǎo)、傳授方法。

3．電子文件管理階段的策略：檔案部門必須管理電子文件的鑒定過程并對電子文件實(shí)施智力控制，即對電子文件實(shí)施有效的著錄。

4．電子文件利用階段的策略：檔案部門必須明確地提出電子文件保管和利用的需求，以確保電子文件的有效性、利用性和可理解性。

從以上這四條電子文件管理的基本策略中我們可以清晰地看出，在進(jìn)行電子政務(wù)建設(shè)時，所產(chǎn)生的電子文件要能夠成為電子檔案，檔案部門就必須將其職能延伸至文件部門，與文件部門共同對電子文件進(jìn)行前端管理、全程管理和文檔一體化管理。

從國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489 信息與文件 文件管理》看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系

雖然20世紀(jì)80年代有了文件連續(xù)體理論，20世紀(jì)90年代又有了電子文件管理策略，但它們并沒有提出具體的可操作的步驟、方法與工具。如在實(shí)際電子政務(wù)建設(shè)中，政府部門如何將文件管理系統(tǒng)設(shè)計成符合檔案管理要求的文件管理系統(tǒng)，這便是一個關(guān)鍵問題。

2001年9月，由國際標(biāo)準(zhǔn)化組織頒布實(shí)施的國際上第一個關(guān)于文件管理的標(biāo)準(zhǔn)――國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489 信息與文件 文件管理》，就在國際層面上為各國政府部門的文件管理提供了可操作的步驟、方法與工具。該標(biāo)準(zhǔn)的頒布實(shí)施在國際上引起極大的反響。目前該國際標(biāo)準(zhǔn)已被采用為國家標(biāo)準(zhǔn)的有：美國、英國、法國、德國、澳大利亞、新西蘭和加拿大等。

國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489 信息與文件 文件管理》共分為兩個部分，第一部分提出了如何系統(tǒng)而有效地對文件進(jìn)行管理的宏觀框架，文件管理的要求和文件管理系統(tǒng)的設(shè)計等一般的規(guī)定；第二部分提出了如何將第一部分內(nèi)容加以實(shí)施的詳細(xì)的指南，例如如何建立文件管理的政策和進(jìn)行職責(zé)分工，如何進(jìn)行文件管理系統(tǒng)的設(shè)計，如何對文件進(jìn)行處理、控制、分類、存貯和利用等等，提供了一系列的實(shí)際指導(dǎo)。

在該標(biāo)準(zhǔn)的第一部分，首先提出了作為文件應(yīng)具有的如下特征：

1． 文件應(yīng)該正確地反映所要傳達(dá)的內(nèi)容、所決定的事項和所采取的行動，文件應(yīng)該能夠滿足相關(guān)事務(wù)處理的需要，并可用來作為說明與解釋的依據(jù)。

2． 文件的內(nèi)容應(yīng)始終與記錄下來的事務(wù)處理的元數(shù)據(jù)相鏈接，如文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)、背景信息元數(shù)據(jù)及相關(guān)文件元數(shù)據(jù)。

3． 文件應(yīng)具有真實(shí)性，其能夠證明文件中所記錄的事務(wù)處理，能夠證明文件形成的責(zé)任者，以及文件形成的時間。

4． 文件應(yīng)具有可靠性，其內(nèi)容應(yīng)是可信的，能夠完整準(zhǔn)確地表達(dá)其所證明的事務(wù)處理、事務(wù)活動和情況。

5． 文件應(yīng)具有完整性，其構(gòu)成部分應(yīng)是完整齊全的，而沒有被非法篡改過。

6． 文件應(yīng)具有可利用性，可被查詢、檢索、顯示和解讀，并能夠在事務(wù)活動和機(jī)構(gòu)職能背景下能夠被確認(rèn)。

很顯然，文件的這些特征與檔案的憑證性要求是完全一致的，甚至可以說，如果一份文件具有了如上特征，就可以認(rèn)為這份文件具有了檔案的憑證價值。也正是由于該國際標(biāo)準(zhǔn)的制定充分考慮了檔案的要求，所以引起了許多國家文件管理機(jī)構(gòu)和檔案部門的高度重視。

在2002年10月，聯(lián)合國教科文組織提出了一份報告《電子文件的真實(shí)性》，這份報告從保存人類遺產(chǎn)角度專門強(qiáng)調(diào)：根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489 信息與文件 文件管理》所提出的文件的特征，檔案工作人員必須要在電子文件產(chǎn)生之前參與電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計，以保證電子文件應(yīng)具有的檔案的憑證性。

美國國家檔案局在2003年7月提出的《美國國家檔案館戰(zhàn)略發(fā)展指南》中也強(qiáng)調(diào)了在政府文件管理中實(shí)施《ISO 15489 信息與文件 文件管理》的重要性，并提出了《美國文件管理重新設(shè)計方案》。

澳大利亞檔案館則向政府部門提出建議：在設(shè)計、開發(fā)文件管理系統(tǒng)時要充分考慮《ISO 15489 信息與文件 文件管理》標(biāo)準(zhǔn)，并按該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)施。

英國檔案館則正在進(jìn)行一項為期二年的研究項目：《ISO 15489 對文件管理的影響》。

可見，在電子政務(wù)的建設(shè)中，實(shí)施電子文件的檔案管理，這已成為文件部門和檔案部門的共同認(rèn)識，其實(shí)這不僅是文件部門與檔案部門工作職責(zé)的需要，而且更重要的是人類保存自身歷史遺產(chǎn)的需要，是人類社會自身發(fā)展的需要，而國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489 信息與文件 文件管理》則為實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)在國際層面上提供了實(shí)施的規(guī)范與技術(shù)。

關(guān)于電子政務(wù)與電子檔案管理關(guān)系的思考

從以上的分析中，我們可以看出電子政務(wù)與電子檔案關(guān)系至少可以歸納為以下幾點(diǎn)：

1． 電子政務(wù)是電子檔案管理的源頭；

2． 電子檔案管理是電子政務(wù)的效率所在。

由于有了以上兩點(diǎn)，因此：

3． 電子檔案管理是電子政務(wù)建設(shè)不可缺少的重要內(nèi)容；

4． 電子政務(wù)建設(shè)在本質(zhì)上涵蓋了電子檔案的管理。

所以，任何在理論或?qū)嵺`上將電子政務(wù)與電子檔案隔裂開來都是不科學(xué)的。

由此，為了實(shí)現(xiàn)在電子政務(wù)中的電子檔案管理，從電子政務(wù)角度講應(yīng)該：

1． 在電子政務(wù)的系統(tǒng)設(shè)計時，應(yīng)有電子檔案管理的設(shè)計；

2． 在電子政務(wù)的建設(shè)時，應(yīng)有檔案部門人員的參與；

3． 在電子政務(wù)的實(shí)施時，應(yīng)有檔案部門人員的指導(dǎo)。

而從電子檔案管理角度講：

1． 檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、擴(kuò)大職能，參與電子政務(wù)的建設(shè)；

2． 檔案人員應(yīng)更新知識，從而有能力參與電子政務(wù)的建設(shè)；

3． 檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)能適應(yīng)電子政務(wù)的需要。

但是，從目前我國電子政務(wù)建設(shè)與電子檔案管理關(guān)系上看：

1． 在理論上，研究還缺乏深入的研究，其研究成果還跟不上我國電子政務(wù)迅速發(fā)展的實(shí)際，差距還很大；

2． 在實(shí)踐上，制定的標(biāo)準(zhǔn)還很不適應(yīng)電子政務(wù)發(fā)展的需要，如2002年最新頒布的國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》還只是一個電子文件后端控制管理模式的標(biāo)準(zhǔn)，不能適應(yīng)我國電子政務(wù)建設(shè)電子檔案前端控制管理模式的需要。

3． 對國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489 信息與文件 文件管理》還少有研究，在我國電子政務(wù)建設(shè)還沒有引起重視，而該國際標(biāo)準(zhǔn)的頒布在國際上卻掀起了一股風(fēng)暴，引起極大的反響。

由于以上原因，造成了在我國電子政務(wù)建設(shè)中，檔案部門還只是形式上參與，而在實(shí)踐中卻很少參與，可是，我國每年在電子政務(wù)上的投資卻高達(dá)幾十億、甚至上百億，在這樣情況下，又怎能保證這樣的電子政務(wù)建設(shè)其文件管理是能夠符合電子檔案管理的實(shí)際要求的呢？！

結(jié)論

第5篇

電子文件是能被計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，并按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。在計算機(jī)顯示器或者打印機(jī)上看到的文字、圖紙等構(gòu)成的電子文件形態(tài)，只不過是電子文件的某種輸出形式而已。過去、現(xiàn)在和將來，使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報、商業(yè)信息，都可以利用計算機(jī)進(jìn)行處理。而且電子文件越來越被政府機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體以及個人廣泛地認(rèn)識和應(yīng)用，成為勢不可擋的潮流。

一、電子檔案的整理

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。

1．科技電子文件歸檔。科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

(1)基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

(2)設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設(shè)計院設(shè)計的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。

2．文書電子檔案整理。一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一，按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二，將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機(jī)對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

二、電子檔案的保護(hù)

由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定保護(hù)措施。

1．軟磁盤的保護(hù)

(1)目前市場上存在各種各樣的產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時要根據(jù)內(nèi)容的特點(diǎn)選相應(yīng)的種類。

(2)把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到一年，就讀不出數(shù)據(jù)。

(3)規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無塵、無腐蝕氣體無強(qiáng)磁場干擾、無震動和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40％~50％，溫度控制在14℃~24℃。

(4)加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計算機(jī)的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。

(5)對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

(6)在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2．光盤的保護(hù)

(1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14℃~24℃，相對濕度40％~65％。

(3)注意避光。光盤材料的塑料保護(hù)層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤，定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。

第6篇

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理； 紙質(zhì)檔案管理； 安全管理； 措施

隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)的廣泛應(yīng)用，使得文件的存儲形式發(fā)生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質(zhì)文件，成為了一種最為重要的檔案存儲形式。為了更加有效地保護(hù)珍貴的歷史資料，有保存價值的紙質(zhì)資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當(dāng)前，電子檔案由于技術(shù)水平、技術(shù)力量方面的欠缺，與紙質(zhì)檔案管理相比相關(guān)的保護(hù)技術(shù)還不是很完善。為了很好地應(yīng)對新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對紙質(zhì)檔案、電子檔案兩者的管理現(xiàn)狀、保護(hù)技術(shù)差異進(jìn)行深入的分析，并提出具有實(shí)際可行性的電子檔案保存對策，最后找到一個適合電子檔案管理的現(xiàn)代化管理模式。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案在保管中的差異

（一）管理觀念上的差異。檔案的一個重要環(huán)節(jié)就是對電子文件進(jìn)行歸檔，過去缺乏專業(yè)知識和專業(yè)設(shè)備，沒有引起高度關(guān)注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長期以來，檔案管理主要采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思維模式，想要進(jìn)行電子檔案認(rèn)識的轉(zhuǎn)變，就必須要構(gòu)建新的電子檔案管理運(yùn)用思想模式，把“后現(xiàn)代管理觀念”運(yùn)用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質(zhì)檔案的“現(xiàn)代管理觀念”。

（二）保存壽命的差異。紙質(zhì)文件的字跡、制成材料及字跡材料將會永遠(yuǎn)的成為一體。它的內(nèi)部因素、保護(hù)環(huán)境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內(nèi)部因素、保護(hù)環(huán)境對它的使用壽命有影響，但起到關(guān)鍵影響的要數(shù)技術(shù)革新。電子文件的形成就要依賴于計算機(jī)將載體和信息結(jié)合，它的識別也需要通過計算機(jī)。

（三）保護(hù)措施的差異。當(dāng)前，防和治是紙質(zhì)檔案最為重要的保護(hù)措施。防指的是減少或杜絕不利因素對檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護(hù)環(huán)境的保護(hù)措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長久保存因素的檔案，盡可能修復(fù)損壞檔案，使其恢復(fù)原貌，同時，加強(qiáng)檔案抵御不利因素的能力。電子檔案與紙質(zhì)檔案在保存環(huán)境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長期使用，不僅要注重保存環(huán)境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據(jù)展開維護(hù)。

（四）自然保存環(huán)境對載體影響的差異。電子檔案和紙質(zhì)檔案在載體性質(zhì)上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環(huán)境要求。

1.溫、濕度影響的差異。電子檔案和紙質(zhì)檔案有著不同的載體性質(zhì)，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談?wù)劀囟群蜐穸仁侨绾斡绊懠垙埖模邷馗邼窨梢约涌旒垙埖乃猕D氧化反應(yīng)，內(nèi)部化學(xué)反應(yīng)使得紙張的字跡材料發(fā)生洇化、擴(kuò)散的現(xiàn)象。而溫度和濕度對電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時會加快各種因素的作用，進(jìn)而使得制品發(fā)脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長期處于高溫環(huán)境，它可能就會發(fā)生變形。此外，溫度的變化也會造成聚酯盤基膨脹或收縮，進(jìn)行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩(wěn)定性都受到影響。光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發(fā)生變形。一旦光盤表面發(fā)生細(xì)微彎曲，數(shù)據(jù)讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當(dāng)處于濕度大的保存環(huán)境，磁性載體涂層粘合劑容易發(fā)生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形，極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結(jié)論：溫度、濕度對紙質(zhì)檔案、電子檔案都有著不同程度的影響。

2.灰塵影響的差異。灰塵給紙張帶來的負(fù)面影響是很多的，包括機(jī)械磨損、帶來霉菌及使紙張粘結(jié)成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來的載體損壞主要來自三個方面：一是物理損壞，二是化學(xué)損壞，三是生物損壞。物理損壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀；化學(xué)損壞主要由灰塵中的化學(xué)成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發(fā)生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見；生物損壞主要是因為灰塵作為霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地而引發(fā)了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸對磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數(shù)據(jù)發(fā)生丟失。

3.外來磁場和機(jī)械振動影響的差異。對紙質(zhì)檔案來說，機(jī)械振動、磁場對其是沒有影響的。對電子檔案來說，機(jī)械振動、磁場對其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度決定著信息的記錄和讀取。當(dāng)磁性涂層剩磁消失時，磁體載體記錄的信息將消失不見。磁性載體極易受到外來磁場的作用，其結(jié)果就是磁性涂層剩磁發(fā)生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個客觀事實(shí)是，生存的環(huán)境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動機(jī)、電視機(jī)等。因此，進(jìn)行電子檔案保存時，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)，要盡可能地避免外磁場影響、避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動。

（五）管理人員素質(zhì)要求的差異。與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴(yán)格的技術(shù)、理論要求，這就要求電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統(tǒng)檔案管理知識，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術(shù)。

二、 電子檔案的安全管理策略

（一）改善電子檔案宏觀管理的對策。主要有以下3點(diǎn)：

1.加快相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定。當(dāng)前，電子檔案管理需要相對復(fù)雜的技術(shù)環(huán)境，因而采用更加科學(xué)、更加標(biāo)準(zhǔn)的管理方法，這樣管理起來才會更加全面、細(xì)致。為了推進(jìn)電子檔案管理，我國制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理》要求和《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，前者規(guī)范了CAD電子文件的光盤存儲和保管，后者對電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進(jìn)行了細(xì)致的規(guī)定。

2.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)工作。電子檔案管理的一個重中之重就是電子檔案的安全防護(hù)工作，一是要想做好安全防護(hù)工作就需要嚴(yán)格把關(guān)信息存儲載體制成材料，電子檔案制成材料的質(zhì)量直接關(guān)系到電子檔案載體的保存壽命的長短。二是從環(huán)境和設(shè)備的安全、良好的室內(nèi)環(huán)境、機(jī)器設(shè)備和磁介質(zhì)處于適宜溫度環(huán)境等方面保證計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全。三是從使用權(quán)限、文件屬性、登錄限制等方面保證計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，這樣的話就有利于服務(wù)器文件、數(shù)據(jù)的保護(hù)。四是重視、做好數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)工作，確保數(shù)據(jù)庫、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網(wǎng)絡(luò)攻擊等方面預(yù)防病毒。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來磁盤、光盤，在使用時要進(jìn)行病毒檢測，看是否存在病毒。

3.加強(qiáng)對電子檔案管理知識的培訓(xùn)。近年來，社會更加青睞于辦公自動化，隨之帶來了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理知識，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識，如此才能很好地順應(yīng)時代潮流，促進(jìn)電子檔案的安全管理。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)訓(xùn)練，對檔案人員電子文件和電子檔案管理知識的培訓(xùn)。同時，組織檔案人員去相關(guān)單位學(xué)習(xí)、交流，取長補(bǔ)短，促進(jìn)好的經(jīng)驗推廣，從而培養(yǎng)更多高素質(zhì)、高能力的檔案人員。

（二） 改善電子文件微觀管理的對策。主要有以下3點(diǎn)：

1.檔案管理工作提前介入電子文件的運(yùn)作和管理中。由于電子文件的獨(dú)特特征，檔案管理的要求應(yīng)該向前延伸到文件管理工作中。我國檔案部門為了實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案保管分段管理目標(biāo)，正積極采取有針對性的策略。要想實(shí)現(xiàn)電子文件的連續(xù)管理就必須有科學(xué)的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運(yùn)行、歸檔應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并制定相關(guān)人員或?qū)ｉT機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時對相關(guān)數(shù)據(jù)、設(shè)備環(huán)境進(jìn)行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔；長期保管的電子文件與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案需要統(tǒng)一歸檔；對已歸檔的電子文件采取科學(xué)的技術(shù)管理措施和制定嚴(yán)格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實(shí)性、完整性得到保障。

2.電子文件采取分布式管理。電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行集中管理，那樣的話會帶來許多不必要的麻煩，如設(shè)備的頻繁更新會造成資金的浪費(fèi)，此外，當(dāng)設(shè)備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。再如網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)電子文件的及時歸檔，而集中管理是定期管理，會帶來成本增加、效率降低等一系列負(fù)面影響，正是因為這些問題的存在，國外更多地采用“電子文件的分布式保管”。當(dāng)前，我國電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認(rèn)可。但一些辦公自動化網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了分布式管理，電子文件的實(shí)時歸檔也運(yùn)用了這樣的方式。

3.電子檔案真實(shí)性問題的解決。電子文件可以被不留痕跡地改動、隨意地更換載體，因而要想實(shí)現(xiàn)電子檔案的真實(shí)管理就需要采取一些有針對性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數(shù)電子簽章。2004年4月，國務(wù)院信息化辦公室向中國電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院（CCID）簽發(fā)了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務(wù)書，電子簽章具有法律效應(yīng)，電子合同、電子文件的形式要與相關(guān)規(guī)定的書面形式要求相符，這樣電子形式的要約和承諾才具有真實(shí)性。

三、結(jié)語

要想做好電子檔案的安全保護(hù)及管理工作，需要對紙質(zhì)檔案和電子檔案的差異有一定程度的了解。此外，不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據(jù)創(chuàng)建獨(dú)特的保管方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能說明認(rèn)識到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質(zhì)檔案管理的重要性。當(dāng)社會上出現(xiàn)大量電子檔案時，不僅重視電子檔案管理，也重視紙質(zhì)檔案管理，合理、科學(xué)地開發(fā)各類檔案資源，不僅可以為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，還將促進(jìn)電子檔案時代檔案事業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

第7篇

［關(guān)鍵詞］檔案管理；檔案安全；實(shí)體檔案；電子檔案

檔案指國家機(jī)構(gòu)、企業(yè)社會組織和個人從事各項經(jīng)濟(jì)社會活動直接形成的具有保存價值的文字、聲像等不同載體的歷史記錄。檔案是歷史的真實(shí)記錄和全面反映，是積累和傳播知識的重要載體，是開展科學(xué)研究和工作的可靠依據(jù)，是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，是建立信用的工具，是維護(hù)團(tuán)體和個人權(quán)益的重要保障，更是推動科學(xué)文化發(fā)展的根本。檔案的安全是檔案管理的核心，能否安全有效管理實(shí)體及電子檔案是發(fā)揮檔案作用的關(guān)鍵。只有完整、真實(shí)、準(zhǔn)確地收集有價值的檔案，規(guī)范、合理地保管和保存原始檔案，科學(xué)地分類并做好登記工作，才能最大限度地發(fā)掘利用檔案的價值。

一、實(shí)體檔案的特點(diǎn)及安全管理

（一）實(shí)體檔案的特點(diǎn)

實(shí)體檔案相對電子檔案而言，實(shí)體檔案專業(yè)性強(qiáng)。實(shí)體檔案記錄著具有不同專業(yè)性質(zhì)的內(nèi)容，要保證實(shí)體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業(yè)務(wù)知識，科學(xué)管理檔案。實(shí)體檔案具有成套性。實(shí)體檔案涵蓋了記錄社會活動的全部內(nèi)容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用。實(shí)體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質(zhì)、簡帛、簡牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標(biāo)本實(shí)物等，這是實(shí)體檔案最顯著特點(diǎn)。

（二）實(shí)體檔案的安全管理

要堅持常規(guī)安全管理。根據(jù)檔案的性質(zhì)，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對檔案進(jìn)行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據(jù)材質(zhì)不同，有針對性地分類進(jìn)行溫度、濕度的監(jiān)控，減少環(huán)境因素對檔案的侵蝕。定期對庫房進(jìn)行全面檢查，對老化、破損、褪色、霉變等受損的實(shí)體檔案，需要利用科學(xué)手段及時進(jìn)行搶救，并對檔案數(shù)字化信息進(jìn)行異地、多地、多材質(zhì)備份。檔案工作人員須對珍貴、重要的檔案進(jìn)行復(fù)制，并用復(fù)制件代替原件提供利用。要執(zhí)行檔案安全借閱制度。要做好全面、系統(tǒng)、安全地保存檔案資料，建立有序、完整的檔案制度，制定完善的借閱登記、利用效果登記和及時歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內(nèi)使用，確需借出者，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并自覺遵守借閱時間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫登記制度，定期清點(diǎn)核對，做到出入庫登記與檔案實(shí)體相符，確保檔案去留有跡可循。要樹立高度的安全管理意識。這是檔案安全管理的重要因素。保證館藏檔案的完整、安全，杜絕一切檔案介質(zhì)和檔案內(nèi)容的損毀、丟失、泄密事件的發(fā)生，是檔案工作的永久主題。工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等每個環(huán)節(jié)都要認(rèn)真、細(xì)致，維護(hù)好檔案的完整。維護(hù)安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命，還要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。檔案管理人員不只是對檔案進(jìn)行收集、登記的簡單工作，要掌握大量的檔案保存、修復(fù)知識，會利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)使檔案在安全的前提下發(fā)揮最大的社會價值。要加強(qiáng)檔案安全體系等建設(shè)。要全面開展檔案安全體系的建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理體系的理論研究；執(zhí)行相關(guān)國家政策和法律法規(guī)；做好人員、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)保障等。檔案安全工作，實(shí)行總監(jiān)負(fù)責(zé)制，領(lǐng)導(dǎo)重視全員參與，專人負(fù)責(zé)；并與上級檔案管理體系保持高度一致，與同一層次的檔案管理機(jī)構(gòu)做好協(xié)調(diào)和配合，避免出現(xiàn)銜接松散、管理縫隙和漏洞。

二、電子檔案的特點(diǎn)及安全管理

（一）電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案，是指通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案工作方式、安全管理的對象、安全設(shè)施及技術(shù)設(shè)備都在發(fā)生變化。檔案以電子文件形式歸檔、保存、管理、應(yīng)用正成為檔案工作的重要組成部分。電子檔案有其自己的特點(diǎn)。操作便捷，效率提升。在檔案歸檔時形成的電子文件，按照檔案管理規(guī)范將其增加、刪除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕跡，確保檔案頁面的整潔。與其文件處理系統(tǒng)融合可使檔案目錄信息自動生成，大大降低了檔案管理人員的工作量，提升工作效率。傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案的處理環(huán)境是計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)終端，為此不受時間和空間的限制。存儲空間小，容量無限大。電子檔案占據(jù)極少量空間，幾乎無重量和體積可言。表現(xiàn)形式多樣、全面、形象、生動、安全。[1]

（二）電子檔案的安全管理

自然災(zāi)害、電磁干擾、電源故障、設(shè)備被盜被毀及人為操作失誤等多種因素仍時刻威脅著檔案的安全，但電子檔案的安全威脅還不僅于此。電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都有可能存在一些安全漏洞，造成檔案泄密、信息被竊取、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果。在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對的方法，加快構(gòu)建應(yīng)急檔案的長效機(jī)制，以保證檔案信息的安全性。[2]電子檔案安全管理，首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責(zé)任心和思想覺悟，加強(qiáng)其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動時，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對于利用檔案信息者，先要確認(rèn)其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下進(jìn)行電子檔案的瀏覽、使用和復(fù)制。并嚴(yán)格規(guī)定存儲介質(zhì)的使用范圍，杜絕病毒感染的渠道和通過存儲介質(zhì)泄密的可能。為了保障電子檔案的唯一性和真實(shí)性，電子檔案的內(nèi)容須預(yù)先進(jìn)行加密處理。在完善的合作存取控制下，防止在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息的遺失。電子檔案存儲設(shè)備必須存放在加密管理的機(jī)房內(nèi)，只允許指定負(fù)責(zé)人員進(jìn)入。檔案工作，是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是為社會、企業(yè)提供現(xiàn)代化建設(shè)史料研究，開展各項工作的根據(jù)和條件。隨著科技的發(fā)展，檔案的形式和管理方法都在不斷發(fā)生著變化。

電子檔案只是在檔案的發(fā)展變化中出現(xiàn)的新的形式，也存在著它的有限性和安全問題。如何科學(xué)、合理地將實(shí)體檔案與電子檔案的管理相結(jié)合，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，是值得檔案管理人員思考的問題。檔案工作者肩負(fù)著“為黨管檔、為國守史”的歷史重任，應(yīng)始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，合理構(gòu)建三維檔案安全管理系統(tǒng)，主動適應(yīng)新形勢，提升檔案安全保障的能力，及時采取更加有效的安防措施，切實(shí)保障檔案實(shí)體安全和信息安全。[3]

作者:姜艷麗 單位:大慶油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部

〔參考文獻(xiàn)〕

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財富，2008，（9）：19-20.

第8篇

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；優(yōu)劣；綜合

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）05-00-01

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)飛速發(fā)展的大環(huán)境下，電子檔案無可替代地成為檔案管理的重要形式，但電子檔案受電腦的控制，存在一定的缺陷，這時就需要紙質(zhì)檔案來補(bǔ)充，將兩者有機(jī)結(jié)合，使之優(yōu)勢互補(bǔ)，對檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、電子檔案管理相對于紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢

1.管理效率的提升。電子檔案使檔案信息資源迅速聚集，讓檔案信息資源得到高效利用。檔案真實(shí)地記錄了人類的社會活動，檔案完整程度越高，連續(xù)性越強(qiáng)，其質(zhì)量和價值就越大。反之則其價值就會降低。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的保存、交流和傳遞實(shí)際是通過其載體的保存、交流和傳遞實(shí)現(xiàn)的。這樣不管從體制、方式，還是手段，都給檔案信息的積聚和統(tǒng)一管理帶來很大障礙，檔案連續(xù)性、完整性和積聚性的效應(yīng)就無法實(shí)現(xiàn)，使得紙質(zhì)檔案易分散，不便集中統(tǒng)一管理。[1]電子檔案信息的承載介質(zhì)發(fā)生了根本性變化，能集成多元化信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當(dāng)時的活動真實(shí)地再現(xiàn)出來。這些信息可以通過磁帶、磁盤、光盤得以保存，甚至脫離載體貯存在計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，而且信息可以遷移，使生產(chǎn)和管理效率得到極大的提高。電子檔案的這種優(yōu)勢大大改善了紙質(zhì)檔案不便于集中統(tǒng)一管理的弊端，提高了檔案信息資源的利用率。例如，在過去的高考中，全國各地的考生資料和填報志愿信息，都必須將紙質(zhì)檔案收集好，并在全國各地的范圍內(nèi)進(jìn)行運(yùn)輸和傳遞，費(fèi)時費(fèi)力，進(jìn)行查閱時也必須逐項翻閱，效率低下，而隨著科技的發(fā)展，電子檔案的投遞極大地提高了高考招生的工作效率，江西考生的資料上傳后，北京院校立即可以在網(wǎng)上查閱到，完全省去了檔案運(yùn)輸、分發(fā)的繁瑣環(huán)節(jié)，極大地提高了管理效率。

2.存儲空間的壓縮。紙質(zhì)檔案雖然穩(wěn)定、永久、直觀和方便閱讀，但其占用空間大，信息存儲量少，而且檔案載體在頻繁的利用中會受到很大損壞。電子檔案高密性的存貯特點(diǎn)讓信息收集對象更廣、收集范圍更寬、收集空間更大，使檔案信息能系統(tǒng)、科學(xué)、及時地服務(wù)于社會。電子檔案載體（包括磁盤、磁帶、光盤等）信息存貯量是以往各種信息介質(zhì)無法比擬的。例如，目前一張普通的光盤容量可達(dá)600MB-4 000MB，僅用60片光盤可以貯存30萬卷的檔案信息，這相當(dāng)于一個中等規(guī)模的省級檔案館的貯存量，60片光盤僅用一個書包就可裝完，而30萬卷的檔案信息換成紙質(zhì)檔案則將把600立方米的空間擠得滿滿當(dāng)當(dāng)。

3.資源共享的實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案使檔案信息資源受到極大的限制，很多時候，眾多的用戶無法同時享用某一檔案資源。電子檔案以數(shù)字化形態(tài)存在，方便信息資源共享，突破了地域、行業(yè)、國界的限制，使全世界不同種族、膚色、信仰、語言的民族暢通便捷地交流，縮小不同地區(qū)、國家間的距離障礙，使資源共享范圍得到極大地擴(kuò)展，滿足更多人對檔案資源的利用需求。例如，過去人們?yōu)榱瞬殚喣稠椯Y料，只有去圖書館進(jìn)行借閱，高峰期還要排隊等候他人歸還，極不方便，而電子檔案的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了眾多用戶可借助互聯(lián)網(wǎng)同時查閱同一份資料，而且理論上用戶人數(shù)可以實(shí)現(xiàn)到無限多。

二、電子檔案管理相對于紙質(zhì)檔案管理的劣勢

電子檔案與紙質(zhì)檔案都是人類在社會實(shí)踐活動中用來指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作的信息傳輸工具。但相對于比較成熟完善的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案也有著自身的劣勢。

1.載體壽命有待驗證。紙張是紙質(zhì)檔案的主要載體，人類對保護(hù)紙張壽命的技術(shù)已很成熟。紙質(zhì)檔案的壽命可以達(dá)到上百年乃至上千年。電子檔案載體材料通常是磁性物質(zhì)和光盤。磁性物質(zhì)材料易出現(xiàn)退磁、消磁等現(xiàn)象，一般只有3-5年的壽命。光盤主要由金屬、石英、高分子聚合物構(gòu)成，利用激光存取信息，其壽命或許有70年左右，但還需等進(jìn)一步驗證才得以知曉是否有70年壽命。

2.環(huán)境的要求嚴(yán)格電子檔案與紙質(zhì)檔案載體都會受到自然環(huán)境的影響，只是影響程度不相同而已。紙質(zhì)檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會出現(xiàn)霉菌、色斑或紙張老化，但科學(xué)的防范措施能減輕水解和氧化反應(yīng)的危害程度。[2]相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案在受到溫濕度、灰塵、光線、有害氣體等因素的影響時，會使電子檔案載體發(fā)生氧化反應(yīng)而變形，或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，或使載體老化、變質(zhì)、磁粉脫落導(dǎo)致電子檔案載體上紀(jì)錄的信息無法被計算機(jī)系統(tǒng)讀出，從而使電子檔案信息失去保存價值。

3.安全保護(hù)困難。紙質(zhì)檔案的安全保護(hù)實(shí)際上就是對紙張的保護(hù)。只要做好了防霉、防蛀、修裱加固破損紙張、恢復(fù)擴(kuò)散字跡、進(jìn)行一些必要的縮微復(fù)制等工作，紙質(zhì)檔案就得意長期保存。電子檔案的安全保護(hù)工作就比較困難，它的安全與載體的壽命、環(huán)境因素、系統(tǒng)本身脆弱、電腦病毒等等一系列因素的影響。如，電子檔案信息在聯(lián)機(jī)狀態(tài)時，上網(wǎng)的載體沒有處于嚴(yán)密的保護(hù)狀態(tài)下，很容易受到網(wǎng)上黑客的攻擊。

4.原始性保存不易。紙質(zhì)檔案看得見，摸得著，它以最直觀的形式展現(xiàn)了信息的原始性。而電子檔案的信息與載體可分“家”，信息與載體不一定結(jié)合在一起，使得信息的大小、貯存空間、位置都不確定，致使電子檔案的原始性不易被認(rèn)可。此外，電子檔案載體的不同也會使其內(nèi)容有所變化。比如，文本檔案經(jīng)過不同的格式復(fù)制轉(zhuǎn)換后，檔案信息的原始性就很難被人們所接受。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案的綜合管理

從電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)劣比較中，不難得出結(jié)論：電子檔案與紙質(zhì)檔案必然會長期并存協(xié)同發(fā)展。面對這種形勢作為檔案工作者就要把電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。對于管理人員，電子檔案和紙質(zhì)檔案管理和控制要有專業(yè)人員；管理流程上，電子文件、紙質(zhì)文件必須在統(tǒng)一的管理流程當(dāng)中；信息資源的開發(fā)利用上，電子文件和傳統(tǒng)文件信息資源必需綜合開發(fā)利用。

由于電子檔案與紙質(zhì)檔案管理上存在著顯著的差異，要設(shè)計一套能同時管理這兩種類型檔案的管理系統(tǒng)并非易事，需要我們檔案工作者以及相關(guān)技術(shù)人員的共同努力。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳招娣.電子文件管理的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺世界，20011（9）：15.

第9篇

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；電子檔案；應(yīng)用；淺析

將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中，實(shí)際上也是信息社會發(fā)展的必然結(jié)果，相應(yīng)的也使得高校相關(guān)檔案管理工作的內(nèi)容也發(fā)生了變化。雖然電子檔案的重要性不言而喻，但是很多的高校卻并沒有引起高度的關(guān)注和重視。正是由于對其缺乏一定的認(rèn)識和了解，加上部分人員的電子檔案應(yīng)用意識的欠缺，從而使得高校的檔案管理工作存在諸多的問題，同時也造成了類似檔案內(nèi)容流失、檔案資料不全等問題的頻繁出現(xiàn)。在這樣的情形之下，高校電子檔案的應(yīng)用價值則難以得到體現(xiàn)，最終必然使得大量人力和物力資源被浪費(fèi)，并且也不利高校教學(xué)事業(yè)的發(fā)展。

一、高校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用問題

（一）相關(guān)電子檔案管理人員的素質(zhì)低下。隨著社會的進(jìn)步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是電子檔案管理人員的素質(zhì)低下，這也就使得他們難以做好相關(guān)電子檔案的管理工作。雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業(yè)。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓(xùn)，因此在檔案管理中無法及時對相關(guān)材料進(jìn)行收錄和整理，進(jìn)而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應(yīng)用，而這樣只會加大后期相關(guān)資料管理和查詢的難度。

（二）電子檔案應(yīng)用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)時代，學(xué)校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現(xiàn)在技術(shù)資金的投入上。在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設(shè)施的建設(shè)上，比如教學(xué)樓、食堂、宿舍等公共設(shè)施等建設(shè)方面，以致于沒有足夠的資金應(yīng)用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關(guān)部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負(fù)責(zé)人卻不能根據(jù)實(shí)際需要統(tǒng)籌安排資金，盲目購置各類數(shù)字化資源與設(shè)備，這無疑也造成了巨大的資源浪費(fèi)。雖然電子檔案應(yīng)用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發(fā)展產(chǎn)生了諸多的阻礙。

二、加強(qiáng)電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用

（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強(qiáng)，同時也就對相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識，還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識，進(jìn)而才能有效提高自己的工作的能力。二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進(jìn)行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。

（二）加大對電子檔案應(yīng)用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用趨勢逐漸有所加強(qiáng)，在信息化技術(shù)的時代，加大技術(shù)資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進(jìn)電子檔案管理工作的發(fā)展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現(xiàn)代化設(shè)備的購置資金投入。比如利用計算機(jī)進(jìn)行檢索則更加便捷；通過微縮技術(shù)、掃描技術(shù)等則能對檔案資料進(jìn)行有效的保護(hù)。也只有利用現(xiàn)代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應(yīng)用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現(xiàn)代化的設(shè)備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現(xiàn)代化的管理模式。總而言之，作為高校，在對電子檔案應(yīng)用進(jìn)行資金配置的時候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學(xué)性。

三、結(jié)語

雖然高校檔案管理室只是存儲相關(guān)資料的一個地方，但是只要對這些資料加以合理利用，則能展現(xiàn)其存在的價值和意義。尤其是隨著社會的不斷發(fā)展和變化，人們對于高校電子檔案的應(yīng)用重視性也逐漸有所加大，相應(yīng)的也意味著相關(guān)工作人員肩負(fù)更大的使命和責(zé)任。總之，借用電子檔案的應(yīng)用來保障高校檔案管理工作的順利開展，才能確保每一位師生的利益不受侵犯。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊小華,唐日梅.關(guān)于高校人事檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識[J].沈陽建筑大學(xué)學(xué)報2006(01).